Manual PDF (Attendance Management)

Guía Básica - Control de
Asistencia ZKSoftware
SCIMIC TECHNOLOGIES SAC
SCIMIC Technologies
Soluciones reales en gestión.
Trabajamos para proveerle las
soluciones mas simples.
Permitiéndole comprenderlo
fácilmente y usarlo en su
Integridad.
ZK Software
Software de Control de Asistencia
Hecho por Scimic Technologies
Nuestro software de Control de Asistencia es una
herramienta que facilita la administración del cumplimiento de
horarios del trabajador y realiza un seguimiento de la
asistencia, ausencias y tiempo adicional incurridos de los
trabajadores.
BENEFICIOS
- Proporciona mayor rapidez en consultas de tiempos,
asistencias y justificación de inasistencias.
- La automatización de control de asistencia reduce los
errores ya que se evitan los registros manuales.
- Información segura de las marcaciones, sin opciones a
fraudes.
- El mismo software se pueda usar para cualquier tecnología
del equipo de marcación sea este de proximidad o de
huella digital.
- Soporta el crecimiento de su personal sin disminuir el
rendimiento del sistema..
- El software permite la asignación de los horarios, goce
físico de vacaciones, justificaciones y permisos.
- Incluye indicadores de gestión de la asistencia.
- Todos los reportes generados por el sistema son
exportables a Excel.
Contenido
3
Contenido del Manual
Uso del Equipo
5
1 Procedimientos
...................................................................................................................................
Operativos Recomendados
5
2 Pantalla
...................................................................................................................................
Principal
6
3 Registro
...................................................................................................................................
de Empleados
7
Uso del Sistema
12
1 Interfaz
...................................................................................................................................
de Trabajo
12
2 Recursos
...................................................................................................................................
Humanos
12
Definir Departam
..........................................................................................................................................................
entos
12
Registro de Em
..........................................................................................................................................................
pleados
14
3 Parámetros
...................................................................................................................................
de Asistencia
16
Mantenim iento
..........................................................................................................................................................
de Horarios
16
Mantenim iento
..........................................................................................................................................................
de Turnos
18
Asignación de..........................................................................................................................................................
Turnos
19
Reglas de Asistencia
.......................................................................................................................................................... 22
Registro de Feriados
.......................................................................................................................................................... 23
4 Excepciones
................................................................................................................................... 25
Perm isos/ Salidas
..........................................................................................................................................................
de Trabajo
25
Olvidos de Marcaciones
.......................................................................................................................................................... 27
Registros de ..........................................................................................................................................................
Sobre Tiem po
28
5 Comunicación
................................................................................................................................... 30
Configuración..........................................................................................................................................................
de Com unicación
31
Carga y Descarga
.......................................................................................................................................................... 33
6 Reportes
................................................................................................................................... 36
Reportes en Pantalla
.......................................................................................................................................................... 36
Reportes Im presos
.......................................................................................................................................................... 40
Impresión de
.........................................................................................................................................................
la Vista en Pantalla
41
Exportación de
..........................................................................................................................................................
Datos
42
Scimic Technologies SAC.
3
ZK Software
Software de Control de
Asistencias
Parte
I
Uso del Equipo
1
Uso del Equipo
1.1
Procedimientos Operativos Recomendados
5
Procedimientos Operativos Recomendados
1. Instal ar el di sposi ti vo, conectarl o a l a corri ente y encenderl o.
2. Enrol ar a l os usuari os regi strando sus huel l as di gi tal es, contraseñas y/o tarjetas. Asi gnar
l os usuari os con pri vi l egi os (admi ni stradores para que sol o l os responsabl es puedan
tener acceso a l a admi ni straci ón).
3. Después de regi strar a l os usuari os, veri fi car si l a huel l a, contraseña y tarjeta
regi stradas son vál i das.
4. Confi gure l a comuni caci ón entre el equi po y el si stema. Luego descargue l a i nformaci ón
de l os usuari os al software. La data puede ser transmi ti da, dependi endo del equi po, por
TCP/IP, RS232 y RS485, USB o Memori a USB.
5. Veri fi car que el equi po muestre el día y hora correcta. Entonces se puede empezar a
regi strar asi stenci as.
6. Descargar l os regi stros de asi stenci a en l os l apsos de ti empo conveni entes. Puede ser
al i ni ci o o fi n de mes, a l a qui ncena, o a l a semana, de acuerdo a su eval uaci ón de
asi stenci as.
Como Registrar su Asistencia Correctamente.
Enrolar una huella digital presionando el dedo índice, medio o anular en el sensor (el pulgar o
el meñique no son recomendables).
Registro Correcto
Centre el dedo en la ventana del sensor con la mayor área
de contacto posible.
Registros Erroneos
No muy abajo o muy arriba
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No a un costado
No Inclinado
Poco contacto, toca solo la punta del dedo
Adopte el modo correcto para presionar el dedo en el sensor para evitar operaciones
erróneas, así como degradación del desempeño del equipo.
1.2
Pantalla Principal
Mantener presi onado el botón Menú por un momento hasta que l e muestre l a si gui ente pantal l a.
1. Gestión de Usuarios: Navega por l a i nformaci ón bási ca de l os usuari os como: ID, nombre,
huel l a di gi tal , tarjeta, contraseña y pri vi l egi os, además de l as opci ones de agregar , edi tar o
borrar usuari os.
2. Comunicación: Se confi guran l os parámetros de comuni caci ón entre el equi po y l a
computadora, i ncl uyendo l a di recci ón IP, Mascara, Puerta de Enl ace, Baud Rate, Número de
Equi po, cl ave de comuni caci ón, etc.
3. Sistema: Maneja l a data y confi gura l os parámetros del si stema, i ncl uyendo parámetros
bási cos, parámetros de i nterface, parámetros de huel l a di gi tal y de regi stro de asi stenci as,
pantal l a y otros.
4. Fecha/Hora: La Fecha y hora del equi po debe ser preci so para asegurar el regi stro de
Uso del Equipo
asi stenci as.
5. Pen Drive (Memoria USB): Para transferi r por medi o de una memori a USB l a
i nformaci ón de usuari os y l os regi stros de asi stenci a al software o a otros equi pos.
6. Auto Test: Para probar automáti camente si l as funci ones de cada modul o están
operati vas, i ncl uyendo l a pantal l a, el sensor, l a voz parl ante, el tecl ado y el rel oj.
7. Record: Para consul tar l a data de regi stros de asi stenci as al macenada en el equi po.
8. SysInfo: Informaci ón del si stema como el estado del equi po, l as versi ones, etc..
1.3
Registro de Empleados
1. Agregar un nuevo usuario:
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
ID
Nombre
FP
PWD
Tarjeta
Privilegio
Numero de Identi fi caci ón del Personal .
Nombre del Usuari o
Huel l a Di gi tal del Personal . Pueden usarse hasta 10 huel l as por persona.
Cl ave. Del 1-8. Para usar una cl ave para marcar l as asi stenci as
Si se usa una tarjeta para el regi stro.
Sol o l os admi ni stradores ti enen acceso a l as opci ones de confi guraci ón.
REGISTRAR HUELLAS DIGITALES
Presionar adecuadamente la huella digital 3 veces en el sensor ,
la calidad de la muestra se visualizara en la pantalla. Si las
muestras son aceptadas presionar OK para capturar otra huella
digital, presionar ESC para retornar a la interface anterior
REGISTRAR CLAVE O PASSWORD
Ingresar l a clave con números del 1 al 8, l uego presi onar OK para guardar o ESC para cancel ar.
Cuando se guarde se mostrara una l l ave
que si gni fi cara que se ha defi ni do una cl ave para
Uso del Equipo
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el usuari o.
REGISTRAR TARJETA
Solo para equipos con lector de tarjetas de proximidad
Acercar la tarjeta hasta que reconozca y se muestre el éxito del registro. Luego
presionar Ok para guardar o ESC para cancelar
2. Manejo de usuarios
Muestra l a i nformaci ón de usuari os regi strados en el equi po. Aquí tambi én se pueden edi tar
o el i mi nar.
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Seleccionar al empleado con las teclas
direccionales y
Presionar este botón
para mostrar
el menu y entrar a la opcion de:
Significa que el empleado es dministrador
Nuevo Usuario: para agregar un nuevo
Significa que una clave se ha asignado al empleado. usuario
Significa que una tarjeta se ha asignado a un
empleado.
Borrar: Se puede borrar la huella, la tarjeta, el password
o el usuario.
buscar: busqueda por ID de un usuario
Edita: ingresa a la pantalla para editar la
informacion del empleado. adicionar una
huellas, cambiar contraseña, cambiar el
tipo de usuario, etc..
ZK Software
Software de Control de
Asistencias
Parte
II
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
2
Uso del Sistema
2.1
Interfaz de Trabajo
Aquí usted podrá visualizar los diferentes puntos de acceso para el uso del sistema, y los diferentes accesos
para la emisión de reportes de asistencia.
2.2
Recursos Humanos
En esta seccion usted podra configurar las areas de la empresa y el registro de cada empleado
2.2.1
Definir Departamentos
En este modulo se proporcionan indicaciones para administrar cada departamento,
principalmente agregar o borrar departamentos y enrolar personal a los departamento.
Uso del Sistema
Si desea agregar un
departamento haga click en la
opción AÑADIR, introduzca el
nombre del departamento en el
cuadro de dialogo y presione
ENTER para grabarlo
Si desea borrar un
departamento, debe seleccionar
el departamento que desea
borrar y dar click en la opción
BORRAR y confirmar SI.
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Para enrolar usuarios en cada
departamento primero de click
en la empresa principal y luego
en EMPLEADO, luego quitar
todos los empleados de la
empresa principal y cerrar.
Seleccione el área o
departamento a donde se va a
agregar el personal y de click en
EMPLEADOS, luego seleccione el
personal que va a agregar al
departamento y Click en
AGREGAR
2.2.2
Registro de Empleados
El registro de los empleados puede realizarse desde cualquiera de estos tres puntos
Uso del Sistema
15
En esta ventana podra ingresar los datos de los empleados, se le asigna el mismo numero de ID que
esta en el equipo de control de asistencia.
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2.3
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Parámetros de Asistencia
De acuerdo a lo establecido se ingresara primero las horas establecidas, luego se creara los horarios
semanales agrupando las horas creadas anteriormente para asignar a cada empleado su horario
semanal. Tambien se puede crear horarios por meses.
2.3.1
Mantenimiento de Horarios
Se ingresa a MANTENIMIENTO DE HORARIOS
Click en Cancelar
Uso del Sistema
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Registre un nombre a cada periodo de tiempo, luego asigne en la semana de trabajo
Todos los horarios se configuran en 24 horas.
HORARIO ENTRADA:
la hora fija de entrada
HORARIO SALIDA:
la hora fija de salida
TOLERANCIA ENTRADA (MIN): tolerancia de entrada depende de las políticas de la empresa
TOLERANCIA SALIDA (MIN): a partir de cuantos minutos antes puede salir y aun se marca como
salida en hora.
INICIO ENTRADA:
a partir de que hora puede marcar, se recomienda 2 horas antes de la
hora de entrada
FINAL ENTRADA:
hasta que hora es permitido la tardanza
INICIO SALIDA
A partir de que hora puede salir, pero se marcara como salió temprano si
esta fuera del rango de salida
y la tolerancia.
FINAL SALIDA
hasta que hora puede salir, esto incluye lo máximo de hora extra que
puede tener el empleado
CUENTA DIA DE TRABAJO se pone en decimal para obtener un día de trabajo, en la suma de
horarios creados
CUENTA EN (MIN):
convierte las horas trabajadas en horas contadas, aquí se puede convertir
en menos horas, y se contabiliza en minutos. Ej., el horario de ventas esta presente 9 horas pero
se le descuenta 1 hora de refrigerio por que no se puede definir su horario fijo de almuerzo por
diversos factores, para convertir en 8 horas, se pone en esta opción en minutos 8 x 60m = 480. Y
de aquí se contabiliza las horas trabajadas.
CAMBIO DE COLOR:
fácil identificación.
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se recomienda cambiar los colores al momento crear los horarios para su
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2.3.2
Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Mantenimiento de Turnos
Después de configurar los periodos de tiempo, podrá configurar la programación de turnos.
Después de configurar los periodos de tiempo, podrá
configurar la programación de turnos,
La pantalla se divide en CAMBIOS y PERIODO DE
TIEMPO, en la parte de CAMBIOS se edita el nombre,
la fecha de inicio, la cantidad de ciclos. y en Periodo
de tiempo se visualiza la configuracio de la semana.
Importante: la fecha de inicio debe ser configurado
correctamente para que los reportes sean correctos.
Seleccione el periodo de tiempo de la lista de la
izquierda y seleccione el(los) días que desea
asignarles dicho periodo de tiempo, click en OK y
puede nuevamente agregar mas horas en el mismo
CAMBIO con otro día y completar la semana de
trabajo.
Uso del Sistema
2.3.3
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Asignación de Turnos
Si al personal no se le asignan los tunos programados, el sistema no podrá contarlos en los
reportes de asistencia, el personal tiene que estar asignado a un turno para validar la entrada y
salida y contabilizar el tiempo de trabajo
Despues de configurar los turnos, se asigna los turnos al personal
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Indicar a que empleados se va asignar los horarios creados.
Indicar si el personal registra Horas Extras y se asigna el horario
Uso del Sistema
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Aquí se escoge que horario se va a asignar y el rango de tiempo que es valido este horario
Importante el rango de horario debe ser bien asignado, de lo contrario los reportes pueden salir
sin información
Se puede asignar distintos horarios de acuerdo a la fecha que se asigne
Se puede añadir mas turnos con fechas distintas, se guardan los cambios.
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2.3.4
Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Reglas de Asistencia
Todos los calculos estadisticos de asistencia cumpplen con las reglas de asistencia que se configuran
en esta ventana.
Uso del Sistema
Reglas de Asistencia
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Ingresar el nombre la empresa.
Definir cuando no se realiza una
marcacion, si se considera falta o se
aplica una sancion en minutos.
Se define las horas extras y partir de
cuantos minutos se cuentan para el
calculo del reporte
2.3.5
Registro de Feriados
En los días festivos, de acuerdo a las leyes y regulaciones de cada lugar, el personal tendrá el día
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
libre y no tendrá registro de asistencia durante ese periodo.
Se configura todos los dias festivos no laborables
Uso del Sistema
2.4
25
Excepciones
Las excepciones se dan deacuerdo a la situacion que se presenta, estan pueden ser
• PERMISOS Y SALIDAS DE TRABAJO
• OLVIDO DE MARCAR
• REGISTRO DE SOBRETIEMPO
2.4.1
Permisos/ Salidas de Trabajo
Cuando el personal tenga un viaje de negocios o pida permiso para salir y no pueda registrar su
asistencia normal, con el fin de asegurar que los resultados finales de las estadísticas sean
correctos, se requiere que utilice esta opcion.
Primero debemos configurar los tipos de permisos que puede tener la empresa
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Click Aqui para configurar los Tipos de
Permisos
Editar o añadir un tipo de permiso
Editar el nombre del permiso
Definir el tipo de tiempo del permiso, si es por horas o
dias
definir el simbolo del Tipo de Permiso
Se activa la casilla de Cuenta a licencia
cuando se considera falta, pero al
desactivarla, en el reporte se considera como
horas trabajadas
AHORA SE DESIGNA EL PERMISO AL EMPLEADO QUE SE SOLICITE
Uso del Sistema
Ingresar a la siguiente opcion
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1° Se escoge el area donde se
encuentra el usuario.
2° Se escoge la usuario o usuarios
que se les va a asignar el permiso
3° Añadir el permiso.
.
Luego ------>
Verificar a los usuarios que se les va a asignar la salida
1° indicar la fecha de inicio y fin del permiso
2° Fijar las horas de inicio y fin del permiso
3° Elegir el tipo de permiso, anteriormente ya configurado.
5° Guardar los cambios
2.4.2
Olvidos de Marcaciones
Estas marcaciones se realizan solo cuando el personal se olvida de marcar.
Ingresar a esta opcion:
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
1. Indicar el usuario que se le asigne la
marcacion
2. Indicar el tipo de marcacion
3. Indicar la fecha y hora de la marcacion
4. Click en añadir.
2.4.3
Registros de Sobre Tiempo
Primero se debe verificar que la opcion este habiltada, dentro de Reglas de Asistencia usted debe
configurar a partir de cuantos minutos se consideraran los sobre tiempo.
Uso del Sistema
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•Ingresar a REGLAS DE ASISTENCIA y a la
pestaña CALCULOS
•Activar la casilla si se desea contabilizar las horas
extras (en cualquiera de las 2 versiones del sistema)
Segundo se tiene que verificar que en Mantenimiento de Horarios, el horario creado para el empleado
tenga un rango de salida por encima de las horas extras estimadas, se recomiendo poner 23.59 horas o
mas si es que puede quedarse mas tiempo.
Aqui se considera la salida por encima de las horas extras del horario que
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
se va a asignar al usuario.
Para Asignar que personas o grupo de personas pueden contabilizar horas extras, se configura junto
con la Asignación de Turnos
Aqui usted habilita las dos casillas para que la persona que asigne el horario pueda contabilizar horas
extras
En el momento de Asignación de Turnos se activa estas 2
casillas para indicar que el usuario contabiliza horas extras.
2.5
Comunicación
Uso del Sistema
2.5.1
31
Configuración de Comunicación
La configuracion de la comunicacion entre el sistema y el equipo se realiza segun el modelo del equipo.
CONFIGURACION ETHERNET
Se realiza cuando el equipo se encuentra conectado a la red de la empresa o esta conectado
directamente a una computadora. (La conexion directa se realiza con un cable CROSSOVER)
Se debe asignar al equipo un numero IP fijo que este dentro de su rango de IP permitidas, debe ser una
IP libre, al equipo se le configura como una PC adicional en la red.
•Configuracion del equipo en la red de la empresa o conexion directa a una PC
Se edita el numero IP y se ingresa el numero IP que se asigno al equipo
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Se realiza la conexion
•Se verifica si esta conectado
CONFIGURACION CABLE USB, solo para equipo que soportan este tipo de conexion
Uso del Sistema
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•Se realiza la conexion entra el sistema y el equipo y se verifica.
2.5.2
Carga y Descarga
Esto es el intercambio de datos entre el software y el equipo. La utilidad de intercambio es
utilizada para descargar o subir datos de registros e información de usuarios. . Antes de empezar
este procedimiento, primero complete la conexión del dispositivo.
CARGA DE DATOS DE USUARIO DEL SISTEMA AL EQUIPO
Una vez conectado el equipo se ingresa aqui para cargar al equipo los
datos de los usuario
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
1° Indicar el area
2° Indicar los usuarios que se desean subir la informacion
3° indicar el tipo de informacion a subir
4° cargar la informacion
5° Verificar la finalizacion de la operacion
DESCARGA DE INFORMACION DE USUARIOS DEL EQUIPO
AL SISTEMA
Uso del Sistema
Ingresar en DESCARGA INFORMACION DE USUARIO
1° navegar Usuario en Dispositivo
2° Indicar los datos a descargar
3° descargar los datos
4° Verificar la descarga
DESCARGA DE MARCACIONES
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Ingresar a DESCARGA DE REGISTROS DE ASISTENCIA
Automaticamente se descargan los registros y da una confirmacion de finalizacion
2.6
Reportes
Para visualizar e imprimir reportes se necesite que todo este configurado, todos los horarios y
todos los empleados
2.6.1
Reportes en Pantalla
Los reportes en pantalla usted lo puede visualizar y tener un calculo exacto de las horas trabajadas del
personal
Para ingresar en los reportes
Interfaz de trabajo
Ingresar aqui
Uso del Sistema
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Tenemos 4 pestañas en la parte de reportes.
MOVIMIENTOS
Usted visualizara el reporte si todas las configuraciones están correctamente realizadas y según
las reglas de asistencia que ha seleccionado con cada empleado.
Se escoge el area y se indica el renago de fachas para sacar
portes
Click en calcular y se visualizara los reportes segun la
configuracion programada.
Aqui usted podra visualizar los reportes segun la configuracion
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
realizada
MARCACIONES
Se podrá visualizar todas las marcaciones que se realizaron en el equipo, así como las invalidas
(no están dentro del rango establecido, repetidas (que se repitieron en la entrada o salida).
Calcula el reporte según el area y el rango
de tiempo que deses
Verifica todas las marcaciones que se
realizaron en el equipo
se verifica las marcaciones invalidas que son
por que no estan dentro de los parametros
configurados
se verifica las marcas repetidas, se
encuentran dos o mas marcaciones dentro
de un lapso de tiempo configurado.
Uso del Sistema
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MISCELANIOS
Podrá visualizar marcaciones que están fuera del rango de fechas pero que podrían ser validas,
(venir un domingo o feriado) o que tuvieron alguna excepción que sea auditable.
Generar el reporte y click en miscellaneous
RESUMEN DE CALCULO
En la pestaña RESUMEN DE CALCULOS, podrá
visualizar WTIEMPO o tiempo trabajado en
unidades de horas, TPO AST tiempo asistido en
unidades de horas, NDIAS_OT tiempo extra en
unidades de horas.
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2.6.2
Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Reportes Impresos
Para imprimir reportes se necesite que todo este configurado, todos los horarios y todos los
empleados.
Se indica que área se desea sacar el reporte o que persona del área, también se configura el rango
de tiempo y se da click en CALCULAR.
Una ves que se visualiza el reporte, usted va a tener que editar algunas columnas que no se
utilizan, primero de click derecho en el reporte
Una vez terminado la edicion de columnas se da click en GUARDAR ACTUALES para guardar la
configuracion
Uso del Sistema
2.6.2.1
Impresión de la Vista en Pantalla
CREAR REPORTE DE LA PANTALLA ACTUAL
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2.6.3
Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
Exportación de Datos
Para exportar los datos del cuadro que esta visualizando a un archivo de Excel que pueda ser
editado tiene que hacer click derecho dentro del reporte y escoger la opción EXPORTACION
AVANZADA.
Uso del Sistema
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Guía Básica - Control de Asistencia ZKSoftware
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Soluciones Reales en Gestión
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