EVALUACION DE DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS
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EVALUACION DE DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS NOMBRE DEL EMPLEADO: _______________________________________________ CARGO: _________________________ AREA__________________________________________ PERIODO DE LA EVALUACION :___________________________________________TIEMPO EN EL CARGO:____________EVALUADOR:_______________________________________ FECHA:___________________________________________________________ NOTA: Para la siguiente evaluación, tenga en cuenta el desempeño del empleado con relación a la descripción del perfil ocupacional y las habilidades específicas para cada cargo. GRADO DE VALORACION COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES: NO APLICA Mejoramiento Continuo: Generar, desarrollar y mantener procesos y procedimientos que contribuyan al logro de los objetivos organizacionales. Muestra interés en adquirir y desarrollar conocimientos, que ayuden a realizar de manera eficaz los procesos. Realiza acciones de mejoramiento buscando mayores niveles de eficiencia y eficacia. Aplica la formación y la capacitación de manera efectiva en la labor desarrollada. Es receptivo(a) a los cambios que la organización requiere y genera en los procesos y procedimientos internos y externos. Cumple con las disposiciones establecidas en la empresa, para el manejo integral de residuos sólidos y peligrosos. Previene y/o mitiga los impactos ambientales que se pueden derivar de las actividades del proceso. Identifica y contribuye a mitigar los aspectos ambientales generados durante la ejecución de los procesos. Servicio al cliente: Disposición para realizar el trabajo con base en el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos, cumpliendo con las políticas básicas organizacionales. Se anticipa a las necesidades de los clientes, brindando soluciones inmediatas. Realiza las actividades asignadas buscando la calidad en el servicio y la satisfacción de los clientes (internos y externos). Transmite un verdadero interés por entender las necesidades del cliente, buscando toda la información y apoyo para atender quejas, peticiones y reclamos. Es recursivo(a) en la búsqueda y aplicación de soluciones a situaciones complejas de acuerdo al cargo. Responsabilidad: Responder por los procesos y procedimientos competentes al cargo y las necesidades y expectativas de la organización. Cumple procedimientos, controles y políticas definidas por la organización y por el S.G.C, en los cuales tiene responsabilidad. Cumple con los objetivos asignados o alcanza los resultados esperados. Sus actuaciones en el ámbito laboral y social generalmente dejan en alto la imagen y el buen nombre de la Empresa. Optimiza los recursos y/o materiales que se le asignan para el desempeño del trabajo. Cumple con los aspectos legales asociados a los procesos en que interviene. Cumple y/o hace cumplir las políticas y normas de salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente evitando riesgos. Realiza las funciones con cuidado, no necesita correcciones en el trabajo que realiza. Es puntual y demuestra permanencia y continuidad en el lugar y actividades de trabajo. Comunicación: Capacidad de generar, transmitir, entender y asimilar información formal y no formal, utilizando eficazmente los diferentes medios a disposición de la organización. La forma de comunicarse y los medios que utiliza contribuyen a la eficacia de los procesos y procedimientos y al logro de los objetivos. Escucha activa y atentamente las instrucciones e información dada por los diferentes medios y personas de la organización para alcanzar los objetivos. Utiliza el conducto regular en el manejo de información y comunicación. Acata los llamados de atención. Expresa ideas completas, con orden y lógica. Contribuye con su actitud, vocabulario y conversaciones a la buena imagen de la empresa. Realiza comentarios constructivos de mejora para los procesos con su jefe inmediato y evita comentarios de pasillo. Capacidad de recibir sugerencias, información y datos de los clientes (internos y externos) que contribuyan hacia la competitividad de la organización. COMPETENCIAS ESPECIFICAS: Capacidad de dirección : Habilidad para generar confianza y acción para que el personal a cargo cumpla con los objetivos de la organización. Tiene claridad conceptual sobre los objetivos estratégicos de la empresa. Convierte la evaluación del desempeño en una oportunidad de acercamiento entre él y los miembros de su equipo, y no en una crísis. Conoce y es consecuente de los desarrollos y problemas de su área. Sabe trasmitir a su equipo de trabajo los objetivos estratégicos de la empresa y ofrece guías sobre como lograrlos desde su área. Planeación y Organización : Planear, organizar, dirigir y delegar las actividades que competen con la ejecución del plan y el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Planea, prioriza y verifica el desarrollo de las actividades y tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos organizacionales y de su área. Ejecuta y/o hace ejecutar los planes y programas que correspondan a su área en el tiempo establecido. Delega, controla y hace seguimiento a tareas del área para su pronta ejecución. Diseña mecanismos de control que permiten el monitoreo permanente de los procesos. Manejo y solución de problemas : Capacidad para detectar, analizar y solucionar problemas de forma oportuna y que contribuya al mejoramiento continuo y al logro de los objetivos organizacionales. Prevé y analiza situaciones que pueden afectar el cumplimiento de los procesos y procedimientos de acuerdo a las normas establecidas. Propone y documenta periodicamente acciones correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo a lo establecido en el S.G.C. Busca alternativas y da solución a los problemas que están afectando el cumplimiento de los procesos y procedimientos . Visión Estratégica: Comprender los cambios del entorno, y las oportunidades y amenazas que nuestra organización tiene en el mercado para definir las mejores estrategias que nos permitan la supervivencia y crecimiento. Se mantiene informado sobre el sector, la actividad y las tendencias del mismo. Define estrategias y desarrolla acciones que den permanencia, crecimiento y competitividad a la organización. Trabaja de manera proactiva para que su área contribuya al logro de las necesidades y expectativas presentes y futuras de los clientes. Motiva a todo el personal de la empresa hacia el logro de los objetivos organizacionales. Aporta desde su cargo a la política y objetivos del S.G.C. Demuestra capacidad de pensamiento estratégico y lo relaciona con el logro de los objetivos organizacionales. Relaciones interpersonales : Habilidad para escuchar, observar y entender a las personas, manteniendo buenas relaciones en un clima de cordialidad, estimulo y respeto. Su trato con las personas es respetuoso y amable, independientemente de su nivel o cargo. Se relaciona con facilidad. Propicia o contribuye a tener un ambiente de trabajo tranquilo. Responde con naturalidad las inquietudes de las personas con quienes interactúa y las satisface de manera oportuna y adecuada. Iniciativa y creatividad : Habilidad para crear y desarrollar ideas y métodos novedosos que contribuyan con el mejoramiento de los procesos y procedimientos. Que tienen que ver con el área y con la organización. Participa activamente en los diferentes comités o grupos interactivos de la empresa. Busca alternativas de solución y mejora a problemas, procesos y procedimientos. Es recursivo al presentar soluciones efectivas a las situaciones inesperadas del área o de la empresa. Contribuye a agilizar y mantener actividades y procedimientos flexibles para una mejor eficiencia del área. .Estabilidad emocional : Actitud que asume para enfrentar situaciones adversas, así como también la manera de controlar sus impulsos, y las estrategias y recursos que emplea para solucionar las dificultades. Ante la presión laboral asume con tranquilidad las actividades asignadas y las ejecuta. Asume una actitud positiva y controla sus impulsos ante situaciones adversas ( alta tolerancia a la frustración) Observa y analiza situaciones tomando decisiones oportunamente, siendo recursivo y estratégico, emprendiendo una acción y corroborando antes los hechos. LIDERAZGO Y SUPERVISIÓN : capacidad de orientar a las personas hacia el logro de los objetivos de la organización y estimular su capacidad motivadora. Orienta al personal hacia el cumplimiento de normas, políticas y reglamentos de la organización. Presta atención a las dificultades que se presentan en el equipo de trabajo y aporta elementos para su solución. Realiza seguimiento a los procesos y a las personas en pro del mejoramiento de los mismos. Supervisa y vela por el cumplimiento de todas las disposiciones legales aplicables al proceso. Identifica, evalúa y controla los aspectos ambientales que se pueden derivar de las actividades del proceso. Es capaz de detectar alternativas que faciliten el cumplimiento eficiente de su labor. Posee alta capacidad de concentración al realizar las labores asignadas. Gerenciamiento estratégico: Capacidad para pensar, proponer, actuar y decidir teniendo en cuenta los objetivos y metas estratégicas de la organización. Genera acciones efectivas para potencializar desarrollos o para neutralizar los problemas de la organización. Su aporte de ideas para la realización de proyectos o acciones que apunten a la estrategia de la organización se caracteriza por poseer muchos elementos de innovación y creatividad, a la vez que son realizables y Demuestra su capacidad de pensamiento estratégico y logra interrelacionarlo perfectamente con sus metas y objetivos tácticos. Gerenciamiento de recursos: Es el manejo racional y eficiente de los recursos que posee la organización (personal, tiempo y dinero). Cuando sabe que una decisión tiene altas implicaciones en el cumplimiento de las políticas de gastos, hace análisis minuciosos y sabe explicar con claridad la relación costo/beneficio. Es eficiente en la toma de decisiones que tiene que ver con el manejo de los recursos de la organización. Desde su área hace uso racional del papel. Desde sus funciones hace uso racional del consumo del agua y la energía. Logra el compromiso e involucra al equipo en la aplicación de mecanismos de autocontrol de los costos que genera su área. Demuestra un profundo entendimiento del servicio, los negocios, los mercados, la tecnología, las finanzas y las necesidades relacionadas con los clientes. Entiende la organización como un todo y es capaz de interpretar las relaciones que se dan al interior y hacia el entorno. Conocimiento del negocio: Conocimiento de la organización, del sector en que esta se desempeña y de su entorno económico y tecnológico de forma que puedan identificasen de manera proactiva las necesidades de cambio y mejoramiento. Identifica de manera proactiva las necesidades de cambio y mejoramiento y ejecuta acciones. Se asegura que en su área se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente. Sus informes sobre ejecución presupuestal son completos, incluyen comparaciones con su planeacion, planes de contingencia y proyecciones a corto y largo plazo. Puntaje total FIRMA DEL JEFE INMEDIATO FIRMA DEL EVALUADO CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-01 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Mayo/ 09 CARGO: GERENTE CARGO JEFE INMEDIATO: JUNTA DE SOCIOS DEPARTAMENTO: GERENCIA TRABAJADORES A CARGO: TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA I. NATURALEZA DEL CARGO: Representar, controlar, dirigir, organizar y coordinar todas las operaciones de la empresa de acuerdo con las pautas otorgadas por la junta de socios. ALCANCE: La gerencia es un cargo de naturaleza directiva y administrativa, donde se establecen las políticas y estrategias de toda la organización con el fin de cumplir los objetivos propuestos. Este cargo es totalmente autónomo. II. FUNCIONES: 1. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Representar legalmente la empresa en todos los actos necesarios. Velar y promover el cumplimiento de los estatutos y normas vigentes en la empresa. Velar por el desarrollo de los sistemas de la empresa, aplicando las tecnologías que se requieran. Fijar las políticas y objetivos tanto administrativos como de calidad de la empresa, de manera clara, medible y alcanzable que permitan el desarrollo integral de la empresa en los aspectos técnicos, económicos, administrativos y de calidad. Integrar todas las áreas de la empresa a través de la dirección, coordinación, control y supervisión. 2. DESARROLLO DE PERSONAL: Nombrar y contratar y remover a todo el personal al servicio de la empresa, MANUAL DE FUNCIONES GERENTE Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-01 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Mayo/ 09 con arreglo a las normas legales y reglamentarias en cuanto a las condiciones de ingreso, permanencia y retiro del servicio. Realizar las operaciones y celebrar los contratos necesarios para el normal funcionamiento de la empresa, en concordancia con las políticas trazadas por la junta directiva. 3. ANALISIS DE INVERSIONES: Presentar a la junta directiva el proyecto de presupuesto y la ejecución presupuestal. Analizar la inversión más rentable, teniendo en cuenta la recuperación de esta, y proponerla a la junta directiva para su aprobación. Coordinar con el departamento contable para determinar la colocación de los excedentes financieros en entidades confiables y de mayor rentabilidad. 4. INFORMES: Presentar anualmente a la junta directiva, a más tardar el último día del mes de marzo, el balance general de la empresa y un informe sobre el estado de ejecución de los planes y programas y demás actividades desarrolladas. Presentar informes a las entidades gubernamentales que así lo soliciten, previamente auditado por el revisor fiscal de la empresa 5. CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS: Vigilar y promover el buen recaudo de los ingresos, ordenar los gastos y llevar el control administrativo de la ejecución presupuestal. Establecer dentro de la organización un control estricto de niveles de autorización para los desembolsos de efectivo. 6. GENERALES: Todas las demás funciones que los estatutos y la junta directiva le asignen. MANUAL DE FUNCIONES GERENTE Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-01 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Mayo/ 09 III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACION: Administrador de empresas o Estudios universitarios en economía o ingeniero industrial o áreas afines. FORMACIÓN: Conocimiento de productos eléctricos y de construcción. EXPERIENCIA: 4 años en cargos ejecutivos o como administrador de empresas afines. COMPLEJIDAD: Las labores son de gran responsabilidad, ingenio, destreza para los negocios. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISION: De todas las actividades y labores que se realizan en la empresa. POR INFORMACION CONFIDENCIAL: Tiene conocimiento de toda la información de la empresa. POR RELACIONES CON EL PUBLICO: Con todo el personal de la empresa, clientes, proveedores, y entidades relacionadas a la empresa. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico y visual medio. MENTAL: Requiere un alto nivel mental por las diversas y complejas toma de decisiones y solución a los problemas de manera oportuna y efectiva LOGISTICA: Requiere de una oficina con dotación adecuada para largas jornadas sentado, espacio para distribución y archivo de documentos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: MAYO/ 2009 REVISADO POR NOMBRE : LEONARDO BETANCURT CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL FECHA: Mayo/ 2009 FIRMA FIRMA FIRMA CARGO: COORDINADORA SGC MANUAL DE FUNCIONES GERENTE FECHA: Mayo/ 2009 Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-02 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO CARGO JEFE INMEDIATO: GERENTE DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO TRABAJADORES A CARGO: TODO EL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE LA EMPRESA I. NATURALEZA DEL CARGO: Asistir al gerente en los temas administrativos, relacionados con la eficiencia de los procesos y de la gestión de los recursos. ALCANCE: La dirección administrativa es un cargo de naturaleza directiva y administrativa, que apoya y vela por el cumplimiento de las políticas y gestión de la gerencia. II. FUNCIONES: 1. CONTROL Y COORDINACION: Revisar que las operaciones de todas las áreas de la empresa, se ejecuten de la manera adecuada y cumpliendo los objetivos. Implementar el programa de control interno de la empresa. Controlar el nivel de gastos administrativos (teléfonos, cafetería, honorarios, servicios en general, etc.) Hacer cumplir el reglamento interno de trabajo y manual de convivencia. Hacer el seguimiento al presupuesto anual, verificando que se cumple tal y como se estipulo. Velar por el mejoramiento continuo de las habilidades técnicas y administrativas en el ámbito individual y de las personas a su cargo. Hacer seguimiento del plan de capacitaciones y velar por su cumplimiento. Recibir el informe financiero mensual que elabora el revisor fiscal, para analizarlo de manera conjunta con el gerente. . MANUAL DE FUNCIONES DIRECTOR ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 1 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-02 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/2010 2. DESARROLLO DE PERSONAL: Trabajar conjuntamente con la coordinadora de calidad y el coordinador de recurso humano, para el desarrollo de las competencias del personal. Servir de puente entre los empleados y la gerencia 5. INFORMES: Emitir mensualmente un informe al gerente, donde se incluya el análisis de los indicadores de los procesos. 6. GENERALES: Velar por el mejoramiento de las habilidades técnicas y administrativas del departamento. Analizar la información del sector de manera conjunta con el director comercial, para desarrollar estrategias. Velar que el personal esté vinculado con los procesos de calidad y que cumplan los procesos. Buscar alianzas y soporte en los proveedores, para fortalecer el conocimiento del personal. De manera conjunta con la gerencia, definir las políticas generales de la empresa, las cuales deben desagregarse en las políticas de crédito, inventarios, ventas y pago a proveedores. Identificar las fortalezas y debilidades de los puestos de trabajo, para generar acciones de mejora. Definir de manera conjunta con los dueños de procesos los indicadores, que se adecuen a la realidad de la empresa. Elaborar las licitaciones de negocios potenciales y servir de soporte a los vendedores que se hagan responsables de alguna de ellas. Revisar los objetivos de calidad y adaptarlos a las necesidades de la empresa. Implementar una herramienta que permita manejar eficientemente el inventario, por tipo de producto. MANUAL DE FUNCIONES DIRECTOR ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 2 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-02 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/2010 III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Administrador de empresas o ingeniero industrial. FORMACIÓN: Manejo de personal. Manejo financiero. EXPERIENCIA: 1 año en cargos ejecutivos. COMPLEJIDAD: Las labores son de gran responsabilidad, ingenio, concentración y destreza para el manejo financiero, administrativo y del personal. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISION: De todas las actividades y labores que se realizan en la empresa. POR INFORMACION CONFIDENCIAL: Tiene conocimiento de toda la información de la empresa. POR RELACIONES CON EL PUBLICO: Con todo el personal de la empresa, clientes, proveedores, y entidades relacionadas a la empresa. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico y visual medio. MENTAL: Requiere un alto nivel mental por las diversas y complejas toma de decisiones y solución a los problemas de manera oportuna y efectiva LOGISTICA: Requiere de una oficina con dotación adecuada para largas jornadas sentado, espacio para distribución y archivo de documentos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GOMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA MANUAL DE FUNCIONES DIRECTOR ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 3 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-03 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/2010 CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO TRABAJADORES A CARGO: TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA I. NATURALEZA DEL CARGO: Asegurar que se cumplan los requerimientos del sistema de gestión de la calidad dentro de la empresa. ALCANCE: Este cargo es de carácter administrativo con incidencia sobre los procesos administrativos y productivos de la organización. II. FUNCIONES: 1. GESTION DEL SISTEMA DE CALIDAD Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad. Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Velar por el desarrollo de los sistemas de la empresa, aplicando las tecnologías que se requieran. Controlar el tratamiento de los servicios no conformes. Elaborar y actualizar el manual de calidad. Elaborar y actualizar los procedimientos referentes al sistema de gestión de calidad. Realizar el control de los documentos y registros. Identificar y registrar cualquier anomalía relacionada con la calidad, recomendando soluciones. MANUAL DE FUNCIONES COORDINADORA DE CALIDAD Página 1 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-03 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/2010 Controlar el adecuado mantenimiento de la maquinaria y equipo de la organización. Promover el sistema de gestión de la calidad y dirigir su implementación. Gestionar las soluciones a las quejas y reclamos, internos y externos. 2. CONTROL Y COORDINACIÓN: Trabajar conjuntamente con la Dirección administrativa y comercial para el desarrollo de las competencias del personal. Servir de soporte a los coordinadores de los procesos para la correcta implementación del sistema de calidad. Liderar las reuniones de retroalimentación y socialización de los procesos. Programar las diferentes capacitaciones requeridas para la socialización y manejo del sistema de gestión de la calidad. Programar las auditorias internas y coordinar su realización con los auditores internos. 4. GENERALES: Las demás funciones necesarias para el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa y del sistema de calidad. Todas las demás que su jefe inmediato le atribuya. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller FORMACIÓN: Conocimiento de la norma ISO 9001 y de procedimientos de calidad. EXPERIENCIA: 6 meses en labores similares. HABILIIDAD: Habilidad en el manejo de Internet, sistemas y representación gráfica de resultados. MANUAL DE FUNCIONES COORDINADORA DE CALIDAD Página 2 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-03 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/2010 RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De todas las actividades y labores concernientes al sistema de gestión de la calidad que se realicen en la empresa. POR INFORMACION CONFIDENCIAL: Tiene conocimiento de todo el sistema de calidad de la empresa. Para el adecuado desarrollo de sus funciones requiere de la documentación generada en cada uno de los procesos. POR RELACIONES CON LOS EMPLEADOS: Para guiarlos en la solución de problemas referentes a la calidad. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Para suministrarles información acerca de las actividades y garantizarles la calidad total de los materiales y servicios prestados. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: El cargo demanda gran esfuerzo visual, atención y cuidado así como esfuerzo físico moderado. MENTAL: Requiere de un alto nivel mental por las diversas y complejas toma de decisiones, solución de problemas de manera oportuna y eficaz, trabajo bajo condiciones estresantes. LOGISTICA: Requiere de una oficina con dotación adecuada para largas jornadas sentado así como equipo de computación con acceso a Internet, espacio para distribución y archivo de documentos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GOMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES COORDINADORA DE CALIDAD APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-04 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 CARGO: COORDINADOR DE COMPRAS CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Realizar los contactos con los proveedores de la empresa tanto para su selección, evaluación, reevaluación así como para las negociaciones y compras en sí. ALCANCE: Este cargo es de carácter administrativo con incidencia sobre los servicios de la organización. Las compras dependen de las políticas de la empresa y deben ser aprobadas las negociaciones previamente. II. FUNCIONES: Identificar las necesidades de buscar otros proveedores de materiales de la organización. Seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores de materiales de la organización. Diligenciar las órdenes de compra para los proveedores. Hacer los pedidos de mercancías que estén por agotarse o de aquellas que este por debajo del punto de reorden. Hacer los pedidos de mercancías que estén por agotarse o de aquellas que estén por debajo del punto de reorden. Calcular los stocks mínimos y máximos por producto, al igual que su rotación. Conciliar con los proveedores cualquier diferencia entre lo pedido y lo recibido, bien sea en cantidad, calidad, precio o fechas de entrega. Solicitar información sobre las técnicas y tecnologías de los proveedores. Informar al coordinador de bodegas y despachos y a la dirección administrativa y comercial, las capacitaciones ofrecidas por los proveedores MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR DE COMPRAS Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-04 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 para el personal operativo y comercial de la empresa. Las demás funciones necesarias para el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa. Elaborar el informe mensual de indicadores y plantear acciones de mejora. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller FORMACIÓN: Sistemas e Internet básico. EXPERIENCIA: 6 meses en cargos relacionados con productos eléctricos y de construcción. HABILIDAD: Organización, solución de situaciones conflictivas y capacidad de negociación. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De todas las actividades y labores concernientes a las compras de materiales. POR INFORMACION CONFIDENCIAL: Es quien maneja los precios y conoce las condiciones comerciales pactadas con los proveedores. POR RELACIONES CON LOS EMPLEADOS: Para retroalimentarse del desempeño de los proveedores y para coordinar las capacitaciones ofrecidas por los proveedores. POR RELACIONES CON LOS PROVEEDORES: Para suministrarles información acerca de los productos necesitados así como de los requisitos que deben cumplir para poder comprarles. Retroalimenta sobre sus evaluaciones. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: El cargo demanda gran esfuerzo visual, atención y cuidado así como esfuerzo físico moderado. MENTAL: Requiere de un alto grado de concentración y organización. MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR DE COMPRAS Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-04 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 LOGISTICA: Requiere de una oficina dotada con equipo de computo y software que le permita manejo de base de datos de los proveedores. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GOMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR DE COMPRAS APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-05 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Junio/ 2011 CARGO: COORDINADOR DE LOGISTICA CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: BODEGAS TRABAJADORES A CARGO: CONDUCTORES, AUXILIARES DE BODEGA Y DESPACHOS. I. NATURALEZA DEL CARGO: Coordinar, dirigir, organizar y planear todas las tareas referentes al departamento de bodegas, con miras a la eficiencia en el despacho, recibo y almacenamiento de la mercancía y el control optimo de los inventarios y personal a su cargo. ALCANCE: Este cargo es de carácter administrativo con incidencia en los procesos operativos de la empresa. Actúa en estrecha relación con el coordinador de compras y la dirección administrativa y comercial. II. FUNCIONES: 1. CONTROL: Coordinar diariamente las tareas a desarrollar por el personal de bodegas y almacén. Autorizar las devoluciones teniendo en cuenta el tiempo en manos del cliente, y estado del producto; (no puede ser superior a 180 días y/o procedimiento establecido). Hacer inventarios físicos por muestreo una vez por semana y total una vez cada seis meses. Este debe ser verificado con el sistema. Revisar y dar visto bueno a toda la documentación de bodega. Controlar los niveles de stock mínimos y máximos. Monitoreo de vehículos MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR BODEGAS Y DESPACHOS Página 1 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-05 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Junio/ 2011 2. LOGISTICA: Cotizar y negociar las tarifas de las transportadoras. Gestionar ante las Transportadoras entregas especiales. Solucionar cualquier problema referente a la logística de las bodegas y de los despachos. Controlar despachos especiales de acuerdo a los programas de entrega suministrados por los clientes. . Identificar fallas en el proceso y proponer acciones de mejora. 3. RECEPCION Y DESPACHO: Planear los despachos de mercancías con los Auxiliares de bodega. Programar y coordinar los Viajes y entregas a diferentes ciudades para la entrega de mercancía, de acuerdo a las prioridades. Resolver cualquier contratiempo en los despachos y recepción de materiales. Autorizar los préstamos de mercancía. 4. INFORMES. Informar a la dirección sobre el desempeño de los empleados del área. Elaborar el informe mensual de indicadores de gestión con su respectivo análisis y plantear acciones de mejora. 5. NIVELES DE INVENTARIO: Implementar sistemas de almacenamiento para procurar niveles adecuados de calidad, cantidad y oportunidad en los suministros, conociendo las necesidades de reposición, índices de rotación y demás que son requeridos para la elaboración del programa anual de compras. Coordinar con el área comercial los productos que requieren promoción o debe darse de baja. MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR BODEGAS Y DESPACHOS Página 2 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-05 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Junio/ 2011 6. DESARROLLO DE PERSONAL: Guiar a los auxiliares de despacho, auxiliares de bodega y conductores en la ejecución de su trabajo. Diseñar y aplicar métodos correctivos y sistemas que hagan más ágil y eficiente su departamento. Entregar materiales, herramientas y maquinas solicitadas por los auxiliares de bodegas para realizar las labores, señalando el estado físico en que se encuentran. Todas las demás que su jefe inmediato le atribuya. III. REQUISITOS FORMACION, EXPERIENCIA Y HABILIDADES EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo o formación del sena FORMACIÓN: (Proporcionable) conocimiento de productos, manejo de procesos logísticos (recepción, despacho y trazabilidad de mercancía), sistemas e Internet EXPERIENCIA: Adquirible dentro de la organización HABILIDAD: Toma de decisiones complejas, organización, manejo adecuado de relaciones interpersonales, capacidad de mando y responsabilidad. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN: Su trabajo y el de los auxiliares de bodega y conductores. Es responsable de todo el departamento. POR MANEJO DE MATERIALES: Los que se almacenan en todas las bodegas y puntos de venta. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja datos sobre materiales existentes en bodega, precios de compra de materiales, rutas de vehículos transportadores, precios de venta y listado de clientes. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Con personal de otras áreas. Con proveedores y con clientes. MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR BODEGAS Y DESPACHOS Página 3 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-05 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Junio/ 2011 CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual alto. MENTAL: Requiere alta concentración, cuidado, manejo de personal, destreza e ingenio en el manejo de inventarios LOGISTICA: Equipo de computación con bases de datos pertinentes. ELABORADO POR NOMBRE : MARIA DORIS GIL H. CARGO: COORDINADORA RECURSO HUMANO FECHA: JUNIO/ 2011 REVISADO POR NOMBRE : LESLIE VANESA DUQUE N. CARGO: COORDINADORA CALIDAD. FECHA: JUNIO/ 2011 APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FIRMA FIRMA FIRMA FECHA: JUNIO/ 2011 MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR BODEGAS Y DESPACHOS Página 4 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-06 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 CARGO: COORDINADOR CONTABLE CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD TRABAJADORES A CARGO: AUXILIAR CONTABLE I. NATURALEZA DEL CARGO: Coordinar las actividades y funciones del departamento contable y propender por el buen funcionamiento de esta área. ALCANCE: Este cargo es de carácter administrativo con autonomía plena para la ejecución de sus labores. II. FUNCIONES: 1. ACTUALIZACION DE CONTABILIDAD: Revisar que todos los pagos sean justificados y debidamente soportados. Elaborar los comprobantes de egreso con su respectivo cheque con base al plan de pago autorizado por el gerente. Elaborar las notas de contabilidad a que haya lugar para corregir o reclasificar cuentas, terceros o valores. Elaborar el costeo mensualmente. Elaborar notas de inconsistencia de productos. Conciliar los bancos mensualmente al momento de recibir el extracto. Liquidar la nómina quincenalmente y consignarle a cada empleado lo que corresponda en su respectiva cuenta. Realizar mensualmente el pago correspondiente a EPS, Fondos de Pensiones, ARP y Cajas de compensación, vía Internet. Ingresar al sistema las consignaciones que se efectúan diariamente. Responder los requerimientos recibidos por la DIAN, previa instrucción y MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR CONTABLE Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-06 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 aprobación del contador. Estar pendiente de créditos de los bancos. 2. INFORME: Informar al gerente sobre los pagos que se deben realizar para lograr los descuentos financieros. Expedir anualmente certificados de ingresos y retenciones para cada uno de los empleados. 3. CONTROL: Elaborar arqueo de caja diario de acuerdo al formato para este fin. Coordinar todas las funciones del auxiliar contable y del auxiliar de facturación. 4. ADMINISTRACION DEL PERSONAL: Contactar a la persona encargada del mantenimiento del sistema o el programa contable cuando se requiera. Coordinar y tener conocimiento de la correcta liquidación de la nomina y las prestaciones sociales. 5. GENERAL: Cumplir con todas las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. III. REQUISITOS FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES EDUCACIÓN: Contador público o auxiliar de contabilidad FORMACIÓN: Sistemas básicos, programa contable EXPERIENCIA: Un año en el cargo requerido. MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR CONTABLE Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-06 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 HABILIDAD: Atención, responsabilidad, agilidad, concentración, organización y proactividad. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN: De su trabajo. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Ya que conoce movimientos de cuenta y de dinero de la empresa. POR RELACIONES CON EL PUBLICO: Con el personal en general, clientes de la empresa, proveedores, bancos. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO / VISUAL: Requiere esfuerzo físico / visual medio. MENTAL: Requiere de un grado de concentración alto. LOGISTICA: Requiere de un equipo de computación conectado a la red de la empresa y con el programa contable para acceso a las bases de datos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GOMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR CONTABLE APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-07 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Agosto/06 CARGO: COORDINADOR FACTURACION Y CARTERA CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: COMERCIAL Y CARTERA TRABAJADORES A CARGO: AUXILIAR DE CARTERA I. NATURALEZA DEL CARGO: Vigilar, promover y ejecutar el buen recaudo de los ingresos, aplicando los procedimientos establecidos, y contando con una información confiable de cartera vencida y por vencer. ALCANCE: Cargo de carácter operativo con incidencia en la prestación de los servicios de la organización. Trabaja en conjunto con el coordinador comercial y con el coordinador de bodegas y despachos. II. FUNCIONES: 1. CONTACTOS CLIENTES: Contactar clientes con cartera vencida de difícil cobro. Aclarar estados de cuentas de los clientes. Coordinar la cartera de los vendedores y clientes de difícil cobro. Aprobar los despachos para los clientes de crédito. 2. DE CONTROL Responsable del manejo del efectivo y cuadre de las ventas de contado. Manejo de caja menor. Mantener actualizada la base de datos de los clientes activos, e ingresar los datos de los nuevos clientes. Recopilar la información necesaria para la apertura de créditos. MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR CARTERA Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-07 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Agosto/06 3. INFORMES: Elaborar reporte de los pagos que se recibieron de clientes que estaban en cartera vencida. Elaborar el análisis de crédito a los nuevos clientes. Reportar a gerencia las facturas vencidas y los clientes que están en mora. Preparar referencias comerciales cuando el cliente lo solicite y se le pueda otorgar. Establecer e informar al coordinador de bodegas y despachos, así como a los asesores comerciales de los clientes a los que no se les puede despachar mercancía a crédito por mora. Elaborar el informe mensual de indicadores de proceso y proponer acciones de mejora. 4. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Asesorar al gerente en la implementación de políticas de cartera. Proponer y convenir convenios de financiamiento de la deuda. Todas aquellas que le asigne el jefe inmediato Buscar estrategias que permitan tener un buen manejo de la cartera, las cuales deben ser diferenciadas para cada una de las clasificaciones de la cartera. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo. FORMACIÓN: Sistemas EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares HABILIDAD: Organización, atención, responsabilidad, agilidad, concentración. MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR CARTERA Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-07 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Agosto/06 RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN: De su trabajo POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja datos de cartera, record de ventas y listado de clientes de la empresa POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Con los clientes de la empresa y con personal de otras áreas POR EQUIPO: El equipo de sistemas para consulta de cartera. CONDICONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual medio MENTAL: Requiere buen manejo de relaciones personales, y destreza para negociar. LOGISTICA: Requiere de un equipo de computación conectado a la red de la empresa y con el programa contable para acceso a las bases de datos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GOMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR CARTERA APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-08 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/ 2010 CARGO: DIRECTOR COMERCIAL CARGO JEFE INMEDIATO: GERENTE DEPARTAMENTO: COMERCIAL TRABAJADORES A CARGO: ASESORES COMERCIALES, AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE, ASISTENTE DE VENTAS I. NATURALEZA DEL CARGO: Planear, implementar y dirigir las políticas y presupuestos de ventas y servicio al cliente. Coordinar y controlar las actividades de la fuerza de ventas interna, externa y el e-comerce, basándose en la información confiable de clientes y productos. ALCANCE: Cargo de carácter administrativo con incidencia en la prestación de los servicios de la organización. Trabaja en conjunto con el coordinador de cartera, coordinador de compras y con el coordinador de logística y director administrativo. II. FUNCIONES: 1. EXTERNAS: Visitar a los clientes más representativos de la organización periódicamente. Recoger información del mercado, en todos los medios disponibles para aumentar el número de clientes y lograr objetivos de ventas. Buscar la apertura de nuevos mercados y oportunidades de negocios. Supervisar la presentación de licitaciones y propuestas para contrataciones oficiales y privadas. Coordinar eventos de presentación de la compañía, participación en ferias y exposiciones del sector. Velar por el mejoramiento continuo de las habilidades técnicas y administrativas en el ámbito individual y de las personas a su cargo. Controlar las actividades desarrolladas por los funcionarios de su área. MANUAL DE FUNCIONES DIRECTOR COMERCIAL Página 1 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-08 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/ 2010 3 .DE CONTROL Supervisión de las actividades de ventas y recepción de los informes periódicos de ventas. Verificar el cumplimiento del presupuesto general e individual de ventas. Asignación de clientes y zonas de ventas. Contratación y remoción de asesores comerciales. Supervisión aprobación y contratación del diseño de volantes, y avisos publicitarios para las distintas campañas promocionales y publicitarias. Organización de promociones y remates de saldos y mercancías de baja o ninguna rotación, y comunicar el plan de acción a la fuerza de ventas y al web master. Supervisión y aprobación de los diferentes diseños propios de la página web. Dirección y supervisión de las actividades del web master, la pagina web, sus actualizaciones, correos dirigidos y en general la actividad de e-comerce. Mantener actualizada la presentación de la empresa en medios impresos y electrónicos. Mantener actualizado el portafolio de productos. Mantener actualizadas las listas de precios. Supervisar que se mantenga actualizada la información pertinente para licitaciones y contrataciones. Liderar y ejecutar en coordinación las actividades de capacitación para la fuerza de ventas, en técnicas de ventas y productos. Entrenamiento de nuevos vendedores. Recoger información del mercado, en todos los medios disponibles para aumentar el número de clientes y lograr los objetivos de ventas. Buscar la apertura de nuevos mercados y oportunidades de negocios. Elaboración de los presupuestos anuales de ventas. Coordinar las actividades de atenciones a clientes, materiales promociónales, obsequios y regalos navideños. 4. INFORMES: Elaborar reporte de las ventas mensuales por vendedor y totales de la empresa con sus graficas. Presentar informe mensual de indicadores de proceso, con su respectivo análisis. Elaborar el informe de vinculación de nuevos clientes, clientes reactivados y clientes retirados. Reportar a gerencia el cuadro resumen general y de cotizaciones por vendedor. Presentar informe trimestral de nuevas oportunidades de negocios y apertura de nuevos mercados. Emitir mensualmente un informe al gerente, donde condense todo lo referente MANUAL DE FUNCIONES DIRECTOR COMERCIAL Página 2 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-08 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/ 2010 a su departamento. 5. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Asesorar al gerente en la implementación de políticas comerciales y de manejo de vendedores. Proponer y gestionar convenios de financiamiento a los clientes. Todas aquellas que le asigne el jefe inmediato. Velar por el mejoramiento de las habilidades técnicas y administrativas del departamento. Todas las demás que su jefe inmediato le atribuya. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES EDUCACIÓN: Administrador de empresas o Ingeniero comercial, ingeniero Industrial, Economista y/o profesional de mercadeo o su equivalente. FORMACIÓN: Sistemas. EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares. HABILIDAD: Organización, toma de decisiones, responsabilidad, capacidad de mando y coordinación, dirección, buenas relaciones interpersonales, capacidad de liderazgo. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN: De su trabajo y del área comercial POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja datos de ventas, producto, cotizaciones, licitaciones, record de ventas y listado de clientes de la empresa. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Con los clientes de la empresa y con personal de otras áreas POR EQUIPO: Computador portátil, video beam y ayudas audiovisuales, acceso a las bases de datos. MANUAL DE FUNCIONES DIRECTOR COMERCIAL Página 3 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-08 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/ 2010 CONDICONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual medio. MENTAL: Requiere buen manejo de relaciones personales, y destreza para negociar. Lo mismo que toma de decisiones en solucion a los problemas de manera oportuna y efectiva LOGISTICA: Requiere de un equipo portátil de computación conectado a la red de la empresa y a Internet, video beam y con acceso a las bases de datos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES DIRECTOR COMERCIAL APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 4 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-09 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Septiembre/ 2011 CARGO: COORDINADOR RECURSO HUMANO CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: ADMINISTRACION TRABAJADORES A CARGO: TODO EL PERSONAL I. NATURALEZA DEL CARGO: Soportar a la empresa y al Gerente en cuanto a las labores operativas requeridas para la adecuada administración del personal y de la empresa en general. ALCANCE: Cargo de carácter operativo, con incidencia en la administración de la organización. Actúa como soporte operativo al Gerente. II. FUNCIONES: 1. MANEJO DE PERSONAL: Gestionar las afiliaciones a EPS, ARP, Caja de compensación, Fondos de pensiones de los empleados. Coordinar las capacitaciones internas. Solicitar la documentación necesaria para la hoja de vida y afiliaciones a los empleados. Hacer entrega de los certificados de ingresos y retenciones de los trabajadores, expedidos por el área contable. Elaborar reportes a EPS y ARP de accidentes de trabajo. Colaborar en la evaluación de desempeño del personal, evaluación de competencias y evaluación de clima organizacional. Realizar las cartas y certificaciones solicitadas por los empleados. 2. DESEMPEÑO DE EMPLEADOS: Verificar el conocimiento, la ejecución y el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa por parte de los empleados. MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVA Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-09 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Septiembre/ 2011 Analizar, diseñar y evaluar los procedimientos que se realizan en cada área y entre áreas para hacerlos más eficientes y evitar trámites innecesarios, verificar que se estén ejecutando. Realizar las evaluaciones de desempeño periódicamente y generar planes de acción. 3. DESARROLLO DE PERSONAL: Trabajar conjuntamente con el coordinador de calidad para el desarrollo de las competencias del personal. Cotizar, pedir presupuesto, comprar y entregar las dotaciones a los empleados. Llevar registros de novedades de personal. Apoyar a los empleados en la solución de problemas que interfieren en el desarrollo normal de las actividades. Velar por el cumplimiento del reglamento interno de trabajo. Aplicas sanciones disciplinarias cuando se requieran, mediante el procedimiento establecido en el reglamento interno de trabajo y manual de convivencia. Expedir constancias y certificaciones derivadas del desempeño de las funciones de la administración del personal. Mantener actualizados los manuales de funciones. Actualizar y aplicar las normas, estatutos y todos los manuales existentes. Ser el intermediario entre la EPS, ARP, Comfamiliar y fondos de pensiones y los empleados cuando sea necesario. Mantener informada y/o autorizar los permisos del personal en conjunto con los coordinadores de cada área. Atender quejas, reclamos y observaciones de los empleados. 4. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL: Coordinar la ejecución de los trabajos de salud ocupacional. (capacitaciones) MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVA Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-09 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Septiembre/ 2011 Elaborar reportes a EPS y ARP de accidentes de trabajo. Estar atento a los compromisos y convenios adquiridos en el comité de salud ocupacional y seguridad social. Mantener actualizado el panorama de riesgos. Exigir y verificar el uso de los elementos de protección por parte de los empleados, al igual que el cumplimiento de las normas establecidas. Atender las diferentes visitas de los asesores de las EPS, ARP, fondos de pensiones, Fondos de cesantías y todos aquellos que tenga que ver directamente con la seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa. Tener en cuenta los certificados de prevención y promoción (bomberos), estar pendiente de la fecha de vencimiento de los extintores (recargas pertinentes). Fondos de cesantías y todos aquellos que tenga que ver directamente con el personal. 5. ARCHIVO: Manejar el archivo general de los empleados. Mantener las hojas de vida de cada uno de los empleados actualizadas con sus respectivos certificados y documentos pertinentes. Manejar el archivo Administrativo. 6. GENERALES: Las demás funciones necesarias para el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa. 7. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN: Participar en la selección de las personas a vincular, exigiendo para su incorporación el lleno de los requisitos del cargo a cada uno de los aspirantes. MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-09 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Septiembre/ 2011 Desarrollar programas de inducción y capacitación para el personal nuevo y el vinculado con anterioridad a la empresa. (Ver manual de inducciones) Adiestrar al personal vinculado y al que asciende o traslada. Convocar el personal para las vacantes de acuerdo a los requerimientos del cargo. Elaborar y aplicar entrevistas, exámenes, encuestas etc. Que sen necesarias para la determinación del perfil del aspirante. Hacer los diferentes contratos de trabajo que sean necesarios. 8. INFORMES: Elaborar un informe sobre los resultados de las evaluaciones de desempeño y proponer acciones de mejora. Elaborar un informe sobre los resultados de las evaluaciones de proveedores de servicios y suministro de dotación y hacer seguimiento a su evolución. Evaluar y elaborar un informe sobre la eficacia de las capacitaciones (modelo de evaluación y formato de las preguntas debe ser realizado por cada coordinador de área según sean sus requerimientos. Dichas evaluaciones se deben hacer: Evaluación personal operativo: Se toma una muestra representativa y se aplica la evaluación a tal muestra. Evaluación personal Comercial: Determinada y estructurada por el Director Comercial, debe aplicarse a todo el personal de ventas. Elaborar un informe mensual de indicadores y plantear acciones de mejora III. REQUISITOS: MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVA Página 4 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-09 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Septiembre/ 2011 FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo, formación SENA FORMACIÓN: Sistemas. Manejo de Internet, administración de recurso humano EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares HABILIDAD: Responsabilidad, organización, buenas relaciones interpersonales, alto grado de concentración, trabajo en equipo, liderazgo, comunicación, Pro actividad RESPONSABILIDAD: POR RELACIONES CON EL PUBLICO: Con el personal administrativo. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/ VISUAL: Requiere un esfuerzo visual medio. La mayor parte del tiempo permanece sentada y está expuesta al sonido de los teléfonos permanentemente. MENTAL: Requiere alto grado de concentración, atención de varias tareas al mismo tiempo. LOGISTICA: Requiere de un puesto de trabajo ergonómico por permanecer sentada. Equipo de oficina adecuado para la ejecución de sus labores, como computador, teléfono, fax, entre otros. ELABORADO POR NOMBRE : LESLIE VANESSA DUQUE CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: SEPTIEMBRE/ 2011 REVISADO POR NOMBRE : MARIA DORIS GIL APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: COORDINADORA RECURSO CARGO: GERENTE HUMANO FECHA: SEPTIEMBRE/ 2011 FECHA: SEPTIEMBRE/ 2011 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVA FIRMA Página 5 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-10 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Junio/ 2010 CARGO: AUXILIAR DE INVENTARIOS CARGO JEFE INMEDIATO: COORDINADOR LOGISTICA DEPARTAMENTO: BODEGAS TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Mantener actualizada la información pertinente a los inventarios de la compañía. Servir de soporte a la coordinación de bodegas y despachos y a la coordinación de compras en lo referente a inventarios. ALCANCE: Este cargo es de carácter administrativo con incidencia sobre los servicios ofrecidos por la organización. Trabaja en estrecha relación con la coordinación de compras y la coordinación de bodegas y despachos. II. FUNCIONES: 1. CONTROL: Recibir los pedidos de los asesores comerciales. Ordenar la separación de los diferentes pedidos . Crear los códigos de los artículos en la base de datos al momento de compra de artículos nuevos, cuando no exista la referencia. Codificar las compras. Elaborar remisiones para las ventas a los clientes. Verificar que todas las remisiones estén soportadas con una orden de pedido. MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE INVENTARIOS Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-10 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Junio/ 2010 2. RECEPCION Y DESPACHO: Coordinar los despachos de mostrador. Informar las existencias de material a los asesores comerciales. 3. NIVELES DE INVENTARIO: Apoyar en la implementación de sistemas de almacenamiento óptimos. Registrar los movimientos diarios de mercancía para mantener los inventarios actualizados. Informar oportunamente a la coordinación de compras las variaciones en los inventarios y necesidades de compras. Identificar los stocks máximos y mínimos de inventarios 4. DESARROLLO DE PERSONAL: Servir de soporte a los auxiliares de despacho, auxiliares de bodega y conductores en la ejecución de su trabajo. Diseñar y aplicar métodos correctivos y sistemas que hagan más ágil y eficiente su departamento. Todas las demás que su jefe inmediato le atribuya. III. REQUISITOS FORMACION, EXPERIENCIA Y HABILIDADES EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo o formación del SENA FORMACIÓN: Sistemas básicos. Conocimiento de productos eléctricos y de construcción EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares. HABILIDAD: Organización, concentración y toma de decisiones complejas, responsabilidad. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN: De su trabajo. POR MANEJO DE MATERIALES: No aplica. MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE INVENTARIOS Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-10 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Junio/ 2010 POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja datos sobre inventarios, stocks, precios de compra de materiales, listado de proveedores y de clientes. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Con personal de otras áreas y en ocasiones con clientes. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual bajo MENTAL: Requiere alta concentración, cuidado, manejo de personal, destreza e ingenio en el manejo de inventarios LOGISTICA: Equipo de computación con bases de datos pertinentes. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECDIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE INVENTARIOS APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-11 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 CARGO: AUXILIAR DESPACHOS CARGO JEFE INMEDIATO: COORDINADOR LOGÍSTICA DEPARTAMENTO: BODEGA TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Coordinar las actividades de la bodega a cargo, manteniendo información actualizada de la mercancía que sale e ingresa de las bodegas, así como del estado de las mismas. ALCANCE: Cargo de carácter operativo, con incidencia en la prestación de los servicios de la organización. Trabaja en coordinación con la coordinación de Bodegas y despachos, los auxiliares de bodega y conductores. II. FUNCIONES: 1. COORDINACION Y CONTROL: Propender por que todas las bodegas se encuentren ordenadas, para un buen desempeño de las labores y preservación adecuada de los productos. Inspeccionar y controlar que las mercancías existentes se conserven en óptimas condiciones. Verificar que los materiales separados concuerden en todo sentido con el pedido del cliente para realizar un buen despacho. Chequear la mercancía (cantidades, tipo de producto, marca, medidas) de acuerdo con la remisión, al momento de recepción o despacho de mercancía. Velar por el adecuado almacenamiento y cuidado de las mercancías de su bodega así como por los bienes muebles e inmuebles para que estén en condiciones óptimas permanentemente. Velar por la seguridad de la bodega a cargo. MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DESPACHO Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-11 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 2. INFORME: Entregar la documentación debidamente firmada a la coordinación de bodega. 3. DESPACHO Y RECEPCION: Verificar que los camiones sean cargados de acuerdo a la programación de entregas y remisiones separadas. Organizar de manera adecuada y supervisar el cargue de los camiones con respecto al trayecto o recorrido a realizarse. Realizar los despachos de manera oportuna y adecuada. Verificar la mercancía que entra y sale de las bodegas, tanto en calidad como en cantidad. 4. GENERALES: Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato y que propendan por el beneficio de la organización. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller, formación del SENA FORMACIÓN: Conocimiento de productos eléctricos y de construcción. EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares. HABILIDAD: Trabajos repetitivos, organización, responsabilidad, atención. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De su trabajo. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Ya que maneja la información de las MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DESPACHO Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-11 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 bodegas, información sistematizada de los productos. POR RELACIONES CON EL PUBLICO: Con las personas de todas las Áreas, clientes, transportadores. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO / VISUAL: Requiere esfuerzo físico / visual medio. MENTAL: Requiere de un alto grado de responsabilidad, concentración. LOGISTICA: Requiere de los elementos de protección necesarios para su integridad física. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DESPACHO APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-12 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Mayo/ 09 CARGO: AUXILIAR CONTABLE CARGO JEFE INMEDIATO: COORDINADOR CONTABLE DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Apoyar a la coordinación contable en las funciones de dicho departamento. ALCANCE: Este cargo es de carácter administrativo. Actúa como soporte operativo de la coordinación contable. II. FUNCIONES: Pasar todas las declaraciones de impuestos de acuerdo al borrador entregado por el contador. Informar al coordinador contable si se presenta alguna anomalía en los documentos a su cargo o en la ejecución de sus labores. Revisar los listados de facturación y devoluciones registrados en el sistema. Contabilizar gastos y elaborar sus respectivos cheques. Reembolso. Causar las negociaciones con el régimen simplificado. Diligenciar formatos de registros de proveedores. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato y por el gerente, que contribuyan al buen funcionamiento del departamento contable. III. REQUISITOS: MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR CONTABLE Página 1 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-12 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Mayo/ 09 FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Auxiliar contable o estudios universitarios en contaduría pública, administración financiera o carreras afines. FORMACIÓN: Sistemas, programa contable. EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares HABILIDAD: Atención, responsabilidad, agilidad, concentración. RESPONSABILIDAD: POR INFORMACIÓN: Es responsable de la documentación contable generada, debe mantenerla actualizada y completa. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: El cargo demanda gran esfuerzo visual, atención y cuidado así como esfuerzo físico moderado. MENTAL: Alto grado de concentración. LOGISTICA: Requiere de equipo de computación con acceso a las bases de datos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : LEONARDO BETANCURT CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: MAYO/ 2009 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVOY COMERCIAL FECHA: MAYO/ 2009 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR CONTABLE APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: MAYO/ 2009 FIRMA Página 2 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-13 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 CARGO: AUXILIAR DE FACTURACIÓN CARGO JEFE INMEDIATO: COORDINADOR DE CARTERA DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Mantener en orden y al día la facturación, estar al tanto de la misma llegado el caso de que un cliente solicite dicha información. ALCANCE: Este cargo es de carácter administrativo con incidencia en la prestación de los servicios y cumplimiento de los requisitos de los clientes. II. FUNCIONES: 1. ACTUALIZACION DE CONTABILIDAD: Facturar las remisiones que fueron despachadas, después de ser revisadas por la gerencia o su delegado. Elaborar las devoluciones de mercancía de los clientes de acuerdo con los procedimientos establecidos o después de ser autorizadas por el gerente. Ingresar las compras autorizadas por la gerencia al sistema. En el proceso de facturación se deben verificar las bases de retención en la fuente de acuerdo a las condiciones convenidas con el cliente, información que ha sido suministrada por el coordinador 2. INFORMES: Archivar todos los documentos contables en debida forma. 3. GENERALES: Revisar semanalmente los documentos elaborados como comprobantes de egreso, notas de contabilidad y notas de devolución de mercancía, MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR FACTURACIÓN Página 1 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-13 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 verificando que se encuentren con los soportes respectivos y en su orden consecutivo. Cumplir con todas las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo o formación Sena FORMACIÓN: Sistemas EXPERIENCIA: Seis meses en el cargo solicitado. HABILIDAD: Atención, concentración, agilidad, organización. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De su trabajo POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Movimiento de la mercancía y los precios que se manejan por parte de la empresa. POR RELACIONES CON EL PUBLICO: Con el personal de contabilidad, ventas y clientes (externos). CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO / VISUAL: Requiere esfuerzo físico /visual alto. MENTAL: Requiere de alta concentración y responsabilidad. LOGISTICA: requiere de equipo de computación con acceso a las bases de datos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR FACTURACIÓN APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 2 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-13 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR FACTURACIÓN Página 3 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-14 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Septiembre/2011 CARGO: ASESOR COMERCIAL INTERNO CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL DEPARTAMENTO: COMERCIAL TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Atender de manera ágil a los clientes telefónicos y de mostrador, brindándoles una asesoría oportuna y precisa para la venta de los productos ofrecidos por la organización. Asesorar a los vendedores externos, vendedores de mostrador y clientes en los aspectos técnicos. Elaborar cotizaciones manuales, telefónicas y escritas. ALCANCE: Cargo de carácter operativo con incidencia directa en la prestación de los servicios de la organización. Ejecuta sus funciones de acuerdo a los lineamientos establecidos por la dirección comercial. II. FUNCIONES: 1. SERVICIO AL CLIENTE: Atender y orientar a los clientes que soliciten el producto, con la información necesaria para que tomen la decisión mas adecuada. Atender las llamadas de los clientes que soliciten los servicios vía telefónica. Elaborar cotizaciones cuando los clientes lo soliciten, de manera que obtengan información completa acerca del producto. Servir de soporte a los asesores comerciales externos. Orientar a los clientes para la recepción de quejas, reclamos y sugerencias, remitiéndolos al departamento de servicio al cliente. Atender los clientes que visiten las instalaciones de la compañía. Realizar las remisiones de las ventas en mostrador. Elaborar la requisición de material especial o de baja rotación, en el formato MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL INTERNO Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-14 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Septiembre/2011 FOR-C-08 según los requerimientos del cliente. Verificar las condiciones comerciales definidas para cada cliente. Hacer seguimiento a las cotizaciones realizadas. Diligenciar el formulario de creación del cliente y solicitar los documentos requeridos para la solicitud de crédito. 2. GENERAL: Informar a la dirección administrativa y comercial de cualquier anormalidad durante la prestación de los servicios. Cumplir con los procedimientos estipulados en el proceso de ventas. Mantener organizadas las listas de precios. Mantenerse actualizado en productos y procedimientos. Asistir y participar de las capacitaciones y reuniones programadas por el área. De no asistir puntualmente se tomarán medidas correctivas. Todas aquellas que su jefe inmediato le asigne. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo FORMACIÓN: Sistemas básicos. Conocimiento de productos eléctricos y de construcción. EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares. HABILIDAD: organización, relaciones personales, servicio al cliente, poder de persuasión y convencimiento, aptitud verbal. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De su trabajo POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja Listas de precios. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Con personal de todas las áreas y con el público. MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL INTERNO Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-14 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Septiembre/2011 CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual medio. MENTAL: Requiere buen manejo de las relaciones interpersonales. Manejo de clientes y situaciones de presión. LOGISTICA: Requiere de Terminal de venta para acceso a base de datos de precios e inventarios, así como de la documentación requerida para las ventas y despachos. ELABORADO POR NOMBRE : LESLIE V. DUQUE REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADOR SGC CARGO: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION FECHA: SEPTIEMBRE/2011 FECHA: SEPTIEMBRE/2011 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL INTERNO APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: SEPTIEMBRE/2011 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-15 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Septiembre/2011 CARGO: ASESOR COMERCIAL EXTERNO CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR COMERCIAL DEPARTAMENTO: COMERCIAL TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Ofrecer el portafolio de productos a los clientes externos o de otras ciudades, de manera permanente, brindándoles una asesoría oportuna y precisa para la venta de los productos ofrecidos por la organización. Elabora cotizaciones a los diferentes clientes. ALCANCE: Cargo de carácter operativo con incidencia directa en la prestación de los servicios de la organización. Ejecuta sus funciones de acuerdo a los lineamientos establecidos por la dirección comercial. II. FUNCIONES: 1. SERVICIO AL CLIENTE: Viajar a las zonas que le sean asignadas para la consecución de nuevos clientes, visitas a los antiguos y activación de clientes inactivos. Diligenciar formulario de solicitud de crédito cuando se requiera para la creación del cliente. Atender y orientar a los clientes que soliciten el producto, con la información necesaria para que tomen la decisión mas adecuada. Elaborar cotizaciones debidamente diligenciadas, cuando los clientes lo soliciten, de manera que obtengan información completa acerca del producto y de las condiciones comerciales. Hacer seguimiento de las cotizaciones realizadas. Diligenciar correctamente las órdenes de pedido requeridas por el coordinador de bodegas y despachos para el envío de los pedidos de los clientes. MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL EXTERNO Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-15 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Septiembre/2011 Elaborar la requisición de material especial o de baja rotación, en el formato FOR-C-08 según los requerimientos del cliente. Hacer autorizar los pedidos por la coordinación de cartera. Realizar las gestiones de recuperación de cartera. Participar en las capacitaciones programadas. Cumplir con los procedimientos estipulados en el proceso de ventas. Realizar seguimiento a los pendientes generados. 2. INFORMES: Diligenciar el formato de seguimiento de cotizaciones. 3. COORDINACION Y CONTROL: Verificar el cupo de sus clientes con la coordinación de cartera previa aceptación del pedido. Verificar los inventarios previa compromiso de fecha de entrega al cliente. Cumplir con las metas establecidas por la organización. Recaudar la cartera de sus clientes. Hacer cumplir las normas en cuanto a cupos establecidos. Solicitar los documentos necesarios a los clientes para avalar las ventas. Hacer un seguimiento constante de la cartera de sus clientes. Mantenerse actualizado en productos y procedimientos asistiendo a los programas de capacitación. Asistir y participar de las capacitaciones y reuniones periódicas de ventas programadas por el Coordinador de Área. De no asistir puntualmente a tales reuniones se tomarán medidas correctivas. 4. GENERALES: Todas aquellas que su jefe inmediato le asigne. MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL EXTERNO Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-15 MANUAL DE FUNCIONES Versión 07 Septiembre/2011 III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo. FORMACIÓN: Conocimiento de productos eléctricos y de construcción. EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares. HABILIDAD: Organización, relaciones personales, servicio al cliente, logro de metas, poder de persuasión y convencimiento, aptitud verbal, buen estado de salud física y sicológica. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De su trabajo POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Información importante con efectos graves. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Precisa relacionarse con personas de afuera y normalmente para este tipo de contactos; además de un conocimiento muy profundo de los temas tratados es muy importante el tacto psicológico. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual bajo MENTAL: Requiere alto manejo interpersonal LOGISTICA: Requiere de los listados actualizados de los precios, artículos y disponibilidad. Debe conocer los estados de cartera de los clientes y requiere los documentos necesarios para las cotizaciones y pedidos. ELABORADO POR NOMBRE : LESLIE V. DUQUE REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADOR SGC CARGO: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION FECHA: SEPTIEMBRE/2011 FECHA: SEPTIEMBRE/2011 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL EXTERNO APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: SEPTIEMBRE/2011 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-16 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/ 2010 CARGO: MENSAJERO CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Realizar todas las labores de mensajería necesarias para el funcionamiento de la organización. ALCANCE: Este es uno de los cargos de mayor incidencia dentro de la firma, porque es quien comunica a la empresa con el exterior y quien realiza todas las tareas de mensajería requeridas para que marche de manera adecuada en cuanto a pagos e información. Todas sus labores están sujetas a la dirección de la directora administrativa y financiera y/o gerente general. II. FUNCIONES: Diligenciar toda labor de mensajería que se presente en la empresa. Trámite de documentos, cobros, pagos etc. Llevar a cabo las demás funciones asignadas por el jefe inmediato o el gerente. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller FORMACIÓN: Curso de conducción EXPERIENCIA: 3 meses en cargos similares HABILIDAD: Agilidad, responsabilidad, organización, discreción, honradez RESPONSABILIDAD: MANUAL DE FUNCIONES MENSAJERO Página 1 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-16 MANUAL DE FUNCIONES Versión 04 Junio/ 2010 POR INFORMACIÓN: Debe velar por el buen cuidado de la información (paquetes) puestos a su disposición. POR MATERIALES Y EQUIPOS: Es responsable por los materiales y equipos puestos a su disposición para el desempeño de sus funciones y de los encargos para entregar o recoger. POR DINERO: Responsable por los dineros destinados para entregar o recoger. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: El titular del cargo permanece la mayor parte del tiempo caminando y esta sometido a los riesgos de la calle, como son: ruido, polución, delincuencia callejera, entre otros. MENTAL: requiere de un nivel medio de concentración mental LOGISTICA: Requiere de vehículo en optimas condiciones y teléfono celular para comunicación con la empresa durante los viajes. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES MENSAJERO APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 2 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-17 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 CARGO: AUXILIAR DE BODEGA CARGO JEFE INMEDIATO: SUPERVISOR DE BODEGA DEPARTAMENTO: BODEGA TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Recibir, entregar, chequear y controlar la mercancía de la empresa, con base al procedimiento establecido. ALCANCE: Cargo de carácter operativo, con incidencia en la prestación de los servicios de la organización. Trabaja en coordinación con el supervisor de Bodegas, despachos, y conductores. II. FUNCIONES: 1. CONTROL: Recibir, chequear, organizar la mercancía que ingresa a la empresa Separar la mercancía de acuerdo a la remisión, observando: (cantidades, tipo de producto, marca, medidas). Velar por el adecuado almacenamiento y cuidado de las mercancías de su bodega Evitar la presencia de personas y objetos ajenos al área de trabajo.. Velar por que los bienes muebles e inmuebles estén en condiciones óptimas permanentemente. Velar por la seguridad de la bodega en la cual labora. Orden y aseo 2. INFORME: MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE BODEGA Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-17 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 Entregar la remisión debidamente firmada al área correspondiente. Informar oportunamente cualquier anomalía, falla o deterioro de los bienes o instalaciones de la empresa. 3. DESPACHO Y RECEPCION: Separar y alistar los pedidos basados en las remisiones. Cargar y descargar los vehículos de la empresa. 4. OPERACIÓN: Operar los equipos (montacarga, cuenta metros) para desarrollar las actividades naturales de su cargo. 5. ASEO: Mantener el área de trabajo limpia y organizada. 6. GENERALES: Cumplir con las demás funciones que le asigne su jefe inmediato. III. REQUISITOS FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo, formación Sena FORMACIÓN: Conocimiento de productos eléctricos y de construcción EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares HABILIDAD: Trabajos repetitivos, concentración, responsabilidad, compromiso. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: El trabajo que ejecuta. POR MANEJO DE MATERIALES: Responsable por herramientas y dotación que le sean entregadas, equipos a su servicio y por la mercancía que manipula. MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE BODEGA Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 POR INFORMACIÓN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-17 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 CONFIDENCIAL: No tiene acceso a información confidencial. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Establece contactos frecuentes con otras dependencias y con clientes al momento de la entrega de mercancía. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Se requiere un esfuerzo físico alto y permanente; el visual es medio. Requiere de los elementos de protección necesarios para su integridad física. MENTAL: Requiere concentración en el desarrollo de sus actividades. : ELABORADO POR NOMBRE : MARIA DORIS GIL H. CARGO: COORDINADORA RECURSO HUMANO FECHA: JUNIO/ 2011 REVISADO POR NOMBRE : LESLIE VANESA DUQUE N. CARGO: COORDINADORA CALIDAD FECHA: JUNIO/ 2011 APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FIRMA FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE BODEGA FECHA: JUNIO/ 2011 Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-18 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 CARGO: CONDUCTOR CARGO JEFE INMEDIATO: COORDINADOR LOGÍSTICA DEPARTAMENTO: BODEGAS TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Transportar los productos de la empresa desde las bodegas y almacenes hacia los clientes y desde los proveedores hacia las bodegas y almacenes. ALCANCE: Cargo de carácter operativo, con incidencia en la prestación de los servicios de la organización. Trabaja bajo la dirección de la coordinación de despachos y los auxiliares de bodega. II. FUNCIONES: 1. TRANSPORTE: Cargar y descargar la mercancía de los vehículos. Transportar la mercancía en la ruta que le sea asignada y en las condiciones adecuadas previamente establecidas. Transportar la maquinaria, y herramienta al sitio donde es requerida para mantenimiento y reparaciones. Desplazarse a otras ciudades cuando el Jefe Inmediato o las funciones de su cargo lo requiera 2. INFORMES: Llevar la bitácora del vehículo y controlar sus consumos y mantenimientos. Comunicar a la coordinación de bodegas sobre los inconvenientes e imprevistos que se presenten en el viaje. 3. CONTROL: Hacer el mantenimiento preventivo requerido por el vehículo para su buen funcionamiento. MANUAL DE FUNCIONES CONDUCTOR Página 1 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-18 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 Velar por el buen manejo y cuidado de la mercancía que transporta. Solucionar imprevistos en la carretera. 4. GENERAL: Aquellas funciones que su jefe inmediato le asigne. III. REQUISITOS FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: primaria básica y / o bachillerato. FORMACIÓN: curso de conducción EXPERIENCIA: Un año como conductor. HABILIDAD: Atención, concentración, destreza, toma de decisiones, responsabilidad. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De su trabajo POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Rutas de viaje para entrega de mercancía. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Con personal de bodega. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual alto. MENTAL: Requiere alto grado de concentración. LOGISTICA: Requiere de vehículo en optimas condiciones y teléfono celular para comunicación con la empresa durante los viajes. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES CONDUCTOR APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 2 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-19 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Agosto/06 CARGO: SERVICIOS GENERALES CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Mantener organizada y limpia las diferentes áreas de la empresa, y estar atenta de los visitantes de la empresa para atenderlos. II. FUNCIONES: 1. ASEO: Mantener las instalaciones organizadas y limpias. Lavar y organizar los utensilios de la cafetería. 2. SERVICIO AL CLIENTE: Preparar el café, ofrecer a los visitantes y mantener los implementos de cafetería en buenas condiciones. 3. SERVICIO AL EMPLEADO: Servir café y agua dos veces al día a los empleados, una en la mañana y otra en la tarde. Limpiarles los puestos de trabajo. 4. GENERALES: Realizar las compras de los insumos requeridos para el aseo y cafetín de la empresa. Almacenar y controlar el consumo de dichos insumos. Atender otras funciones relacionadas con el cargo y las que sean asignadas por su jefe inmediato. MANUAL DE FUNCIONES SERVICIOS GENERALES Página 1 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-19 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Agosto/06 III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES EDUCACIÓN: No es necesario ningún nivel de estudio. FORMACIÓN: No aplica. EXPERIENCIA: Tres meses en el cargo o experiencia similar. COMPLEJIDAD: Las labores requieren responsabilidad, agilidad y orden. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN: De su trabajo, equipos y utensilios a cargo. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: no maneja ningún tipo de información sobre la empresa. Debe ser altamente discreto. POR RELACION CON EL PUBLICO: Con personas de todas las áreas y visitantes. ESFUERZO: FISICO / VISUAL: Requiere esfuerzo físico medio. MENTAL: Requiere un bajo nivel mental. LOGISTICA: requiere de los implementos necesarios para realizar sus funciones inherentes y que se encuentren en buen estado. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : MONICA RUIZ CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: AGOSTO/2006 CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FECHA: AGOSTO/2006 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES SERVICIOS GENERALES APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: AGOSTO/2006 FIRMA Página 2 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-20 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Agosto/07 CARGO: VIGILANTE CARGO JEFE INMEDIATO: COORDINADOR LOGISTICA DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Velar por la seguridad de la empresa, evitando robos u otra situación que ponga en amenaza el normal funcionamiento de las bodegas y en las oficinas. ALCANCE: Cargo de carácter operativo con incidencia en la seguridad de la empresa en general. Trabajando en coordinación con la dirección administrativa y comercial, la coordinación de bodegas y despachos y el gerente, siguiendo los reglamentos y lineamientos de la empresa de vigilancia prestadora del servicio. II. FUNCIONES: 1. TRANSPORTE: Revisar los carros que son cargados para despacho de mercancía de acuerdo a las remisiones y programaciones de despacho. 2. INFORMES: Comunicar al coordinador de bodegas, a la dirección administrativa y comercial y al gerente sobre los inconvenientes e imprevistos que se presenten en la empresa. 3. CONTROL: Verificar las condiciones del parqueadero, tanto de las motos y vehículos del personal como de los clientes. Requisar al personal operativo en las horas de salida. 4. GENERAL: MANUAL DE FUNCIONES VIGILANTE Página 1 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-20 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Agosto/07 Recibir y entregar el puesto de trabajo con los reportes correspondientes. Queda estrictamente prohibida cualquier relación con los trabajadores de Casa del Bombillo, aparte de las requeridas para la ejecución de su cargo. Aquellas funciones que su jefe inmediato le asigne. III. REQUISITOS FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: primaria básica y / o bachillerato. FORMACIÓN: curso de seguridad, manejo de armas. EXPERIENCIA: Un año como guarda de seguridad en empresas de vigilancia. HABILIDAD: Alta atención y concentración, imparcialidad, capacidad de manejo de situaciones conflictivas. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De su trabajo, de los inventarios de las bodegas y de los autos dispuestos en el parqueadero. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Movimientos internos, llaves, claves de seguridad, manejo y rotación de inventarios. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Con personal de bodega. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual alto. MENTAL: Requiere alto grado de concentración. LOGISTICA: Requiere tener un arma de fuego para ejercer control en caso de presentarse una novedad. Requiere de teléfono para comunicarse inmediatamente con la empresa de vigilancia y/o policía de ser requerido. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES VIGILANTE Página 2 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-21 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 CARGO: AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR Y COMERCIAL DEPARTAMENTO: COMERCIAL TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Brindar soporte al área comercial en la atención de clientes y solución de diferencias. ALCANCE: Cargo de carácter administrativo con incidencia sobre los servicios ofrecidos por la organización. Posee autonomía en la realización de sus funciones y trabaja bajo los lineamentos de la dirección comercial. II. FUNCIONES: Llamar a los clientes para resolver las diferencias en cuanto a especificaciones. Atender los reclamos de los clientes que no pueden ser resueltos por los asesores comerciales. Hacer seguimiento a los pendientes y colaborar en su solución. Mantener la estadística pertinente a las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes. Verificar que se le da correcto trámite a las quejas y reclamos presentados por los clientes y realizar el seguimiento pertinente. Realizar las encuestas de satisfacción de los clientes. Proponer acciones de mejora según de acuerdo con la información recopilada en las calificaciones de los proveedores y las encuestas realizadas a los clientes. Generar los reportes de los indicadores del área comercial y servicio al MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR SERVICIO AL CLIENTE Página 1 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-21 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 cliente. Atender a otras funciones relacionadas con el cargo y las que sean asignadas por su jefe inmediato. Registrar todas las peticiones, quejas y reclamos y hacer seguimiento. Elaborar el informe mensual de indicadores del proceso y proponer acciones de mejora. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller FORMACIÓN: Sistemas, Excel, Internet, servicio al cliente EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares HABILIIDAD: concentración, Organización, capacidad relaciones para personales, seguir servicio instrucciones, al cliente, aptitud verbal, responsabilidad, pulcritud. RESPONSABILIDAD: POR RELACIONES CON LOS EMPLEADOS: Para remitirles las necesidades o inquietudes de los clientes. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Para suministrarles información acerca de las soluciones y estado de las peticiones, quejas y reclamos. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: El cargo demanda gran esfuerzo visual, atención y cuidado así como esfuerzo físico moderado. Estricto orden. MENTAL: Demanda un alto grado de concentración y manejo de situaciones conflictivas. Ecuanimidad. LOGISTICA: Requiere de una oficina totalmente dotada donde sea posible la atención personalizada a los clientes, equipo de computación para manejo de bases de datos y conectado a la red de la empresa. Requiere de una línea telefónica directa para la atención telefónica de los clientes. MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR SERVICIO AL CLIENTE Página 2 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-21 MANUAL DE FUNCIONES Versión 06 Junio/ 2010 REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GOMEZ GIL CARGO: COORDINADOR SGC CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR SERVICIO AL CLIENTE APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 2 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-22 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 CARGO: SECRETARIA DE GERENCIA CARGO JEFE INMEDIATO: GERENCIA DEPARTAMENTO: ADMINISTRACION TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Soportar a la empresa en cuanto a correspondencia, comunicaciones, archivos y todo lo inherente con servicios generales de secretariado. ALCANCE: Cargo de carácter operativo, con incidencia en la prestación de los servicios de la organización. Posee autonomía para la ejecución de sus funciones pero no tiene poder de mando ni de decisión. II. FUNCIONES: 1. INFORMES Y COMUNICACIONES: Recibir y hacer llamadas que estén de acuerdo a las funciones inherentes a su cargo. Recibir la correspondencia vía correo, e-mail o fax, archivar los necesarios y entregar los que van dirigidos a una dependencia o empleado específico. Informar al gerente los saldos bancarios diarios. Enviar toda la correspondencia necesaria vía fax, e-mail, correo certificado o mensajero. 2. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Realizar los pedidos a la papelería, después de haber sido autorizados. Controlar el almacenamiento y distribución de la papelería e insumos generales. Entregar los cheques a los proveedores o en su defecto hacerles la consignación correspondiente con la autorización de la gerencia y a la MANUAL DE FUNCIONES SECRETARIA DE GERENCIA Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-22 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 programación de pagos. Servir de apoyo al gerente para la realización de las actividades gerenciales. Mantener organizada y al día la documentación gerencial. 3. ARCHIVO Archivar la correspondencia enviada y recibida. Archivar toda la documentación de la empresa, como minutas, certificados, contratos, etc. 4. GENERALES: Las demás funciones necesarias para el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa. Todas las demás que su jefe inmediato le atribuya. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller FORMACIÓN: Secretariado sistematizado, Sistemas e Internet EXPERIENCIA: 6 Meses en el cargo de secretaria general o ejecutiva. HABILIDAD: Relaciones personales, organización, capacidad de concentración, trabajo bajo presión, manejo del tiempo. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De su trabajo POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Información de consignaciones realizadas y recibidas, datos de cotizaciones. POR RELACIONES CON EL PUBLICO: Con el personal administrativo y público en general. MANUAL DE FUNCIONES SECRETARIA DE GERENCIA Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-22 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2010 CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/ VISUAL: Requiere un esfuerzo visual medio. La mayor parte del tiempo permanece sentada y está expuesta al sonido de los teléfonos permanentemente. MENTAL: Requiere alto grado de concentración, atención de varias tareas al mismo tiempo y organización. LOGISTICA: Requiere de un puesto de trabajo ergonómico por permanecer sentada. Equipo de oficina adecuado para la ejecución de sus labores, como computador, teléfonos, fax, entre otros. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE :ESTEFANY GÓMEZ CARGO: COORDINADORA SGC FECHA: JUNIO/ 2010 CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES SECRETARIA DE GERENCIA APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-24 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Junio/ 2010 CARGO: ASESOR COMERCIAL DE MOSTRADOR CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL DEPARTAMENTO: COMERCIAL TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Atender los clientes de mostrador, brindando una asesoría oportuna y precisa para la venta de los productos ofrecidos por la organización. Elabora cotizaciones a los diferentes clientes. ALCANCE: Cargo de carácter operativo con incidencia directa en la prestación de los servicios de la organización. Ejecuta sus funciones de acuerdo a los lineamientos establecidos por la organización. II. FUNCIONES: 1. SERVICIO AL CLIENTE: Atender los clientes de mostrador que visitan la empresa para cotizar o comprar. Atender y orientar a los clientes que soliciten el producto, con la información necesaria para que tomen la decisión mas adecuada. Elaborar cotizaciones manuales, cuando los clientes lo soliciten, de manera que obtengan información completa acerca del producto y de las condiciones comerciales. Realizar las encuestas de mostrador de acuerdo a los requerimientos del S.G.C. y el procedimiento. Hacer seguimiento de las cotizaciones realizadas. Diligenciar correctamente las órdenes de pedido requeridas por el coordinador de bodegas y despachos para el envío de los pedidos de los clientes. Hacer autorizar los pedidos por la coordinación de cartera. MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL DE MOSTRADOR Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-24 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Junio/ 2010 Elaborar las facturas en el sistema POS para venta por mostrador Servir de soporte a los asesores comerciales externos. Diligenciar el formato de creación de clientes y solicitar los documentos requeridos para la aceptación. 2. COORDINACION Y CONTROL: Verificar las existencias para las ventas directas por mostrador al cliente. Cumplir con las metas establecidas por la organización. Mantenerse actualizado en productos y procedimientos asistiendo a los programas de capacitación. Asistir a las reuniones periódicas de ventas. 3. GENERALES: Todas aquellas que su jefe inmediato le asigne. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller FORMACIÓN: Conocimiento de productos eléctricos y de construcción. EXPERIENCIA: 6 meses como auxiliar de bodega en la empresa, o experiencia equivalente en ventas de mostrador. HABILIDAD: organización, relaciones personales, servicio al cliente, poder de persuasión y convencimiento, aptitud verbal. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: De su trabajo POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Información importante con efectos graves. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Precisa relacionarse con los clientes de MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL DE MOSTRADOR Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-24 MANUAL DE FUNCIONES Versión 03 Junio/ 2010 mostrador, además de un conocimiento muy profundo de los temas tratados es muy importante la habilidad para vender. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual bajo MENTAL: Requiere alto manejo interpersonal LOGISTICA: Requiere de los listados actualizados de los precios, artículos y disponibilidad. Requiere los documentos necesarios para las cotizaciones y pedidos. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADOR SGC CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL DE MOSTRADOR APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-26 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2011 CARGO: AUXILIAR OPERATIVO DE LOGÍSTICA Y PENDIENTES CARGO JEFE INMEDIATO: COORDINADOR LOGISTICA DEPARTAMENTO: BODEGA TRABAJADORES A CARGO: CONDUCTORES Y AUXILIARES DE BODEGA QUE LOS ACOMPAÑAN I. NATURALEZA DEL CARGO: Coordinar, dirigir, planear, organizar y controlar los conductores y auxiliares de bodega que los acompañan, para realizar oportunas entregas a los clientes. Responsable de la operación, mantenimiento y reparación de la flota de transporte. ALCANCE: Este cargo es de carácter operativo con incidencia en la operación de despachos, asiste al Coordinador de Logistica en la operación de los vehículos y del departamento de Bodegas y despachos. II. FUNCIONES: 1. CONTROL: Supervisión y control de gastos de operación, mantenimiento y reparación de los vehículos. Control de las bitácoras de los vehículos Control de recorridos sus tiempos y consumos Control vigencia documentos de los vehículos Ingreso al sistema del material pendiente de entrega a los clientes y devoluciones. Informar periódicamente a los asesores comerciales los pendientes con sus clientes. 2. LOGISTICA Velar por el adecuado mantenimiento de la flota Evaluar los proveedores de transporte y de mantenimiento de vehículos Registra las rutas diarias por vehiculo y conductor MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR OPERATIVO DE LOGISTICA Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-26 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2011 3. DESPACHO Programar y coordinar las entregas locales y viajes a otras ciudades. Seguimiento de los pendientes pedidos a los proveedores .Coordinador con compras y los proveedores el envió de la mercancía faltante en los pedidos. Coordinar con los supervisores de las bodegas el despacho de pendientes con el sistema (primeros en entrar – primeros en salir). 4. INFORMES Informar al Coordinador de Logistica sobre el estado y operación de los vehículos. Presentar mensualmente el cuadro de control de gastos comparativo mes a mes de los vehículos y sus desplazamientos. Reporte de novedades en despachos, pendientes y devoluciones. Indicadores correspondientes al área. 5. DESARROLLO DE PERSONAL III: Guiar a los conductores y auxiliares en la ejecución de su trabajo Todas las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato REQUISITOS FORMACIÓN EXPERIENCIA Y HABILIDADES EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo, formación Sena. FORMACION: Sistemas, manejo de Internet. EXPERIENCIA: 6 meses como auxiliar de bodega en la empresa. HABILIDAD: Responsabilidad, organización, buenas relaciones interpersonales. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISION: Responsable del trabajo de los conductores y sus auxiliares. POR MANEJO DE MATERIALES: Los transportados en los vehículos POR ELEMENTOS A SU CUIDADO: Los vehículos de la empresa destinados a entregar mercancías. MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR OPERATIVO DE LOGISTICA Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-26 MANUAL DE FUNCIONES Versión 05 Junio/ 2011 POR INFORMACION CONFIDENCIAL: Maneja datos sobre rutas de vehículos de transporte propios y de empresas que prestan el servicio, precios de venta, listados de clientes y contenido de los despachos. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico/visual alto. MENTAL: Requiere concentración y orden mental para planear. LOGISTICA: Manejo de equipo de computación. ELABORADO POR NOMBRE : MARIA DORIS GIL H. CARGO: COORDINADORA RECURSO HUMANO FECHA: JUNIO/ 2011 REVISADO POR NOMBRE : LESLIE VANESA DUQUE N. CARGO: CDOORDINADORA CALIDAD FECHA: JUNIO/ 2011 APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FIRMA FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR OPERATIVO DE LOGISTICA FECHA: JUNIO/ 2011 Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-28 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Junio/ 2010 CARGO: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ANTE EL S.G.C. CARGO JEFE INMEDIATO: GERENTE DEPARTAMENTO: CALIDAD TRABAJADORES A CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD II. FUNCIONES:. 1. DE CONTROL Asegurarse de que se establezcan, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Coordinar con el ente certificador las visitas de seguimiento y de renovación del certificado del sistema de gestión de calidad. Velar por el cumplimiento de las actividades programadas en el cronograma del sistema de gestión de calidad. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del S.G.C. y de cualquier necesidad de mejora. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES EDUCACIÓN: No aplica FORMACIÓN: Conocimiento del sistema de gestión de calidad de la empresa. EXPERIENCIA:. No aplica MANUAL DE FUNCIONES REPRESENTANTE DIRECCION ANTE EL S.G.C. Página 1 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-28 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Junio/ 2010 REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADOR SGC CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA MANUAL DE FUNCIONES REPRESENTANTE DIRECCION ANTE EL S.G.C. Página 2 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-29 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Junio/ 2010 CARGO: SUPERVISOR DE BODEGA CARGO JEFE INMEDIATO: COORDINADOR LOGISTICA DEPARTAMENTO: BODEGA TRABAJADORES A CARGO: AUXILIAR DE BODEGA I. NATURALEZA DEL CARGO: Recibir, entregar, chequear y controlar la mercancía, con base al procedimiento establecido. ALCANCE: Cargo de carácter operativo, con incidencia en la prestación de los servicios de la organización. Trabaja en coordinación con los auxiliares de Bodegas, despachos y conductores. II. FUNCIONES: 1. CONTROL: Chequear la mercancía (cantidades, tipo de producto, marca, medidas) de acuerdo con la remisión, al momento de recepción o despacho de mercancía. Evitar la presencia de objetos ajenos al área de trabajo. el acceso de personas extrañas al área, en el sitio de trabajo. Velar por que los bienes muebles e inmuebles estén en condiciones óptimas permanentemente. Velar por el adecuado almacenamiento y cuidado de las mercancías de su bodega. Velar por la seguridad de la bodega en la cual labora. 2. INFORME: Entregar la documentación debidamente firmada al auxiliar de inventarios para MANUAL DE FUNCIONES SUPERVISOR DE BODEGA Página 1 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-29 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Junio/ 2010 diligenciar su respectiva remisión. Informar oportunamente cualquier anomalía, falla o deterioro de los bienes o instalaciones de la empresa. Reportar al coordinador de compras los artículos que requieren reposición inmediata de acuerdo a su consumo. 3. DESPACHO Y RECEPCION: Coordinar con los auxiliares de bodega la separación y alistamiento de los materiales para el despacho. Definir la forma adecuada para el empaque de la mercancía Cargar y descargar los vehículos. Mantener actualizado el listado de pendientes generado por el auxiliar operativo de logística, con el fin de hacer la entrega de los pendientes tan pronto como se reciban los materiales en bodega. 4. OPERACIÓN: Operar los equipos (montacarga, cuenta metros) para desarrollar las actividades naturales de su cargo. 5. ASEO: Mantener el área de trabajo limpia y organizada. 6. GENERALES: Cumplir con las demás funciones que le asigne su jefe inmediato. III. REQUISITOS FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller, formación SENA FORMACIÓN: Conocimiento de productos eléctricos y de construcción. MANUAL DE FUNCIONES SUPERVISOR DE BODEGA Página 2 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-29 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Junio/ 2010 EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares. HABILIIDAD: Organización, manejo de relaciones interpersonales, responsabilidad. RESPONSABILIDAD: POR SUPERVISIÓN: El trabajo que ejecuta. POR MANEJO DE MATERIALES: Responsable por herramientas que le sean entregadas, equipos a su servicio y por la mercancía que manipula. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: No tiene acceso a información confidencial. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Establece contactos frecuentes con otras dependencias y con clientes al momento de la entrega de mercancía. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: Se requiere un esfuerzo físico alto y permanente; el visual es medio. Requiere de los elementos de protección necesarios para su integridad física. MENTAL: Requiere concentración en el desarrollo de sus actividades. REVISADO POR ELABORADO POR NOMBRE : MARIA DORIS GIL H. CARGO: COORDINADOR RECURSO HUMANO FECHA: JUNIO/ 2011 FIRMA APROBADO POR NOMBRE : LESLIE VANESA NOMBRE : HILDEBRANDO DUQUE NATAL GOMEZ CARGO: COORDINADOR CALIDAD CARGO: GERENTE FECHA: JUNIO/ 2011 FECHA: JUNIO/ 2011 FIRMA FIRMA MANUAL DE FUNCIONES SUPERVISOR DE BODEGA Página 3 de 3 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-30 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Junio/ 2010 CARGO: ASISTENTE DE VENTAS CARGO JEFE INMEDIATO: DIRECTOR COMERCIAL DEPARTAMENTO: COMERCIAL TRABAJADORES A CARGO: NO APLICA I. NATURALEZA DEL CARGO: Brindar soporte al área comercial en la atención de clientes y solución de diferencias. ALCANCE: Cargo de carácter comercial con incidencia sobre los servicios ofrecidos por la organización. Posee autonomía en la realización de sus funciones y trabaja bajo los lineamentos de la dirección comercial. II. FUNCIONES: Recibir las llamadas de servicio al cliente y direccionarlas. Llamar a los clientes para resolver las diferencias en cuanto a especificaciones. Dar soporte a los vendedores en el envío de correos electrónicos. Realizar cotizaciones a los clientes. Colaborar con la atención del mostrador. Realizar todas las actividades relacionadas con mercadeo y promoción, todas las tareas necesarias para la logística operativa de área de ventas. 1. COORDINACION Y CONTROL: Verificar las existencias para las ventas directas por mostrador al cliente. Cumplir con las metas establecidas por la organización. Mantenerse actualizado en productos y procedimientos asistiendo a los MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE DE VENTAS Página 1 de 4 CASA DEL BOMBILLO No. 3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DOC-RH-02-30 MANUAL DE FUNCIONES Versión 02 Junio/ 2010 programas de capacitación. Asistir a las reuniones periódicas de ventas. III. REQUISITOS: FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES: EDUCACIÓN: Bachiller, tecnólogo, formación SENA FORMACIÓN: Sistemas, Excel, Internet, servicio al cliente EXPERIENCIA: 6 meses cargos similares HABILIIDAD: Organización, relaciones personales, servicio al cliente, concentración, capacidad para seguir instrucciones comerciales. RESPONSABILIDAD: POR RELACIONES CON LOS EMPLEADOS: Para remitirles las necesidades o inquietudes de los clientes. POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Para suministrarles información acerca de las soluciones y estado de las peticiones, quejas y reclamos. CONDICIONES DE TRABAJO: FISICO/VISUAL: El cargo demanda gran esfuerzo visual, atención y cuidado así como esfuerzo físico moderado. Estricto orden. MENTAL: Demanda un alto grado de concentración y manejo de situaciones conflictivas. Ecuanimidad. LOGISTICA: Requiere de una oficina totalmente dotada donde sea posible la atención a los clientes, equipo de computación para manejo de bases de datos y conectado a la red de la empresa. Requiere de una línea telefónica directa para la atención telefónica de los clientes. ELABORADO POR NOMBRE : LILIANA MARIN REVISADO POR NOMBRE : ESTEFANY GÓMEZ GIL CARGO: COORDINADOR SGC CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: JUNIO/ 2010 FECHA: JUNIO/ 2010 FIRMA FIRMA APROBADO POR NOMBRE : HILDEBRANDO GOMEZ CARGO: GERENTE FECHA: ENERO/2010 FIRMA MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE DE VENTAS Página 2 de 4 MANUAL PARA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Aplicativo que permite la evaluación de las competencias laborales de los empleados de la empresa. Opciones: Permite elaborar una encuesta clasificando cada pregunta por categoría y subcategoría. Se asigna una contraseña de acceso a cada encuestado. La encuesta para un empleado en particular puede ser contestada tanto por él como por su jefe inmediato, quien tendrá la posibilidad de responder las mismas preguntas. El resultado obtenido será el promedio de las dos respuestas para cada pregunta. La calificación de cada pregunta es un valor entre 1 y 4. Restricciones: Admite un máximo de 2 categorías y 15 subcategorías De que consta Consta de 2 aplicativos, uno para el administrador y otro para el encuestado, los cuáles no deben ejecutarse de manera simultánea. Procedimiento para el encuestado Al ejecutar el aplicativo llamado encuesta, se escoge quién lo va a diligenciar, si el colaborador o el jefe inmediato. La encuesta se activa con la cédula del colaborador y la contraseña de acceso, una vez tenga acceso a las preguntas empieza a correr el tiempo, que será máximo de 3 horas para contestar, después de este tiempo se perderá el acceso a la encuesta y no podrá terminar de contestarla, ante lo cual deberá pedir tiempo extra al administrador o jefe de talento humano. La ventana que se muestra arriba corresponde a la interfaz a través de la cual se debe responder la encuesta. fig 1 fig 2 fig 3 fig 4 fig 5 Funcionamiento de los botones - Fig. 1: Permiten escoger entre cualquiera de 4 respuestas, las cuales tendrán una escala de calificación de 1 a 4. - Fig. 2: Estos botones deben usarse para pasar de una pregunta a otra, si no se elige una respuesta se puede posteriormente regresar y responder, puede hacer clic en cualquiera de las posibles respuestas pero en caso de que se desee responder con posterioridad la pregunta deberá hacerse clic en el botón de la fig 3. - Fig. 4: Se debe oprimir éste botón al salir del aplicativo para que las respuestas dadas queden debidamente registradas y grabadas; puede salir en cualquier momento; el aplicativo registrará y recordará las preguntas evacuadas permitiendo continuar con posterioridad la contestación de la encuesta sin sobrepasar las tres horas máximas para responder. - Fig. 5: permite las siguientes dos acciones: saltar a una pregunta específica, anotando el número de la pregunta y luego haciendo clic en el botón de la flecha. 2- Cuando ya se ha avanzado en la contestación de la encuesta y se han dejado preguntas sin responder, el botón “siguiente” permite rápidamente llegar a la primera de las preguntas que han quedado pendientes por responder, debe hacerse después clic en el botón de la flecha para que la pregunta aparezca. Aplicativo Administrador Permite crear y editar la encuesta, establecer los parámetros de trabajo, análisis y presentación de resultados. Se ejecuta el aplicativo Administrar Tiene 3 bloques de opciones: Datos de la encuesta, parámetros de la encuesta y análisis de resultados. Datos de la encuesta: Se puede crear el listado de preguntas a través de la plantilla de preguntas, haciendo clic en el botón “elaborar encuesta” y el de colaboradores a través de la plantilla encuestados, haciendo clic en el botón “lista de encuestados” pero se recomienda hacerlo en una hoja de cálculo de Excel en formato Excel 95, cuyo formato hace parte de los archivos entregados con el aplicativo. El aplicativo tiene la herramienta para posteriormente importar la tabla de Excel a la tabla de preguntas del programa. | Las tablas a importar son la encuesta y los encuestados, ningún archivo de Excel debe recibir algunos de estos nombres pues al importarlas sobrescribirán las tablas del programa y las dañará, en realidad debe tenerse cuidado de que ninguna tabla de Excel tenga el mismo nombre de un tabla del programa a la que se piense importar datos. Nota: Abra el archivo LEAME_importar para conocer las restricciones, limitaciones y alcances de la herramienta de importación. Con la tablas de encuestas y encuestados construidas se construye la tabla con todas las preguntas por cada encuestado, en la cual reposarán las respuestas tanto del encuestado como de su jefe inmediato y que servirán para realizar el análisis y la generación de resultados. Procedimiento para los datos de la encuesta Como elaborar las preguntas de la encuesta Como llenar la lista de encuestados Como generar la tabla de respuestas Parámetros de la encuesta Consiste en un conjunto de datos que pueden variar de una encuesta a otra, de una pregunta a otra y que facilitan la presentación y la compresión de la encuesta, facilitando a la vez el diseño de la misma. Los nombres de las categorías y subcategorías son de responsabilidad y conocimiento del diseñador de la encuesta, debe anotarse aquí que son máximo 2 nombres de categorías y 15 nombres de subcategorías. Proponer respuestas se refiere a la relación lógica que existen entre la pregunta y la forma de la respuestas, por ejemplo, si la pregunta se refiere al nivel de formación del encuestado, unas posibles respuestas lógicas serian de la forma muy alta, alta, media, baja; pero si se quiere calificar la calidad de servicio al usuario, las posibles respuestas lógicas podrían ser Excelente, bueno, regular, malo. Resultados se refiere a la calificación que se le asigna a los resultados de la encuesta. Análisis de resultados Informe por categoría Presenta los resultados tabulados y en forma gráfica por categoría para toda la empresa. Los resultados pueden presentarse como el promedio de las respuestas del jefe inmediato y del encuestado o separadamente por cada uno de ellos, ésta opción se puede escoger en el menú desplegable “tener en cuenta la evaluación de:” Los resultados se presentan como una valor entre 0 y 1. La tabla puede ser enviada a Excel para darle cualquier tratamiento adicional a los datos, no previsto en el programa. Informe por subcategoría Separa los resultados por categoría y subcategoría y presenta los resultados tabulados y en forma gráfica. La tabla puede ser enviada a Excel para darle cualquier tratamiento adicional a los datos, no previsto en el programa. Análisis de resultados Se puede elegir a un solo encuestado y se visualiza los resultados de ese colaborador (trabajador) por categoría y graficar el resultado en pantalla. La gráfica puede copiarse fácilmente para enviarse a otro aplicativo facilitando la realización de informes y otro tratamiento de los datos no previsto en este aplicativo. El botón VER RESULTADOS muestra los resultados para la totalidad de los encuestados. Nota: Todas las gráficas producidas utilizan una herramienta ofrecida gratuitamente por su diseñador en idioma inglés, de modo que algunas partes de la interfaz aparecen en ese idioma, su traducción completa requeriría dedicación especial. El aplicativo permite enviar las tablas a Excel para que se le puedan hacer análisis adicionales o tratamiento a los datos no previstos en este aplicativo. Tiempo Adicional El botón tiempo adicional está previsto para los casos en que un encuestado no responda oportunamente la encuesta. Con su documento de identidad el administrador de este aplicativo podrá dar tiempo adicional para que termine de responder la encuesta. Esto con el fin de tener control del proceso de evaluación de los encuestados. Como elaborar las preguntas de la encuesta (regresar) La plantilla de preguntas y la lista de encuestados pueden crearse directamente en el aplicativo, pero se sugiere realizarlas en una tabla de Excel por comodidad, se proveen con este aplicativo dos archivos en Excel 95, grabar siempre las modificaciones en el mismo formato. El archivo plantilla_preguntas.xls permite crear la lista de preguntas, los comentarios ayudan a entender cómo llenar la tabla, el archivo lista_encuestados.xls permite construir la lista de encuestados, los comentarios le ayudan a entender cómo llenar la tabla. Mantenga una copia intacta de estos archivos originales y trabaje sobre copias. Como llenar la lista de encuestados (regresar) Trabaje sobre el archivo en Excel 95 lista_encuestados.xls, no trabaje sobre el original, cree una copia. Nunca actualice el formato del archivo guarde siempre en formato Excel 95. Nota: recuerde nunca grabar archivos en Excel que vaya a usarse para importar datos al aplicativo con el mismo nombre de las tablas del aplicativo que tienen extensión *.dbf. Al importar dañaría las tablas del programa y este quedaría inoperante. Como generar la tabla de respuestas (regresar) Con la plantilla de preguntas y la lista de encuestados ya construidas e importadas se hace clic en el botón formulario por encuestado. Aparecen las tablas plantilla y encuestados con los datos que se importaron de lista_encuestados.xls y plantilla preguntas. Después de verificar que la información en las dos tablas es correcta, se hace clic en el botón generar tabla encuesta/encuesta. Los datos de las dos primeras tablas se combinan en una única tabla que contendrá la información generada por las respuestas de los encuestados y a partir de la cual se generaran los informes y resultados. Importar datos - - En el menú archivo se elige la opción importar aparece la ventana En hoja de cálculo elegimos la tabla a importar plantilla_preguntas.xls o lista_encuestados.xls. Aparecen los datos contenidos en ella en la cuadricula tabla a convertir. Se elige en tabla de muestra entre encuesta o encuestados y se hace clic en mostrar. Se muestran los datos que contenga en ese momento esa tabla o una única fila con algunos datos, si se usaron las tablas de Excel que se entregan con el aplicativo para este propósito todos los nombres de los campos entre la tabla mostrada en las dos cuadriculas tabla a convertir y tabla de muestra coinciden, los títulos de cada columna aparecen en negrita si coinciden entre las dos tablas, los que no estén en negrilla no tenían un equivalente entre las dos tablas y el usuario deberá hacerlos coincidir manualmente para lo cual debe conocer el tipo de datos que hay en las columnas de cada tabla que desea hacer coincidir. La coincidencia entre datos no debe ser solo visual, sino que deben coincidir en su tipo, es decir si los datos de la tabla de Excel son numéricos deben hacerse coincidir con datos de tipo numérico en la segunda tabla, si en Excel hay una fecha debe hacerse coincidir con una fecha en la segunda tabla; en el formulario (ventana) en el espacio Equivalencia entre campos se encuentra la herramienta que facilitará construir esa equivalencia. Los únicos campos que debe considerar son aquellos que en las tablas de Excel aparecen con comentarios indicando como deben llenarse. Una vez se esté seguro que todos los campos necesarios tienen su equivalente en la segunda tabla, se hace clic (en su orden) en la casilla de verificación a la izquierda de finalizar conversión y luego en ésta y terminar. Los datos de la tabla de Excel seleccionada habrán sido importados. Exportar - - Se hace clic en el Menú Archivo, se elige exportar y podrán exportarse los datos de cualquiera tabla con extensión .dbf. Esta herramienta permite seleccionar que columnas (campos) de una tabla se desean exportar, aplicar filtros que permitan seleccionar solo una parte de los datos contenidos en la tabla y elegir el formato de exportación. Al exportar se tiene libertad de elegir el nombre y ubicación del archivo de exportación. Ya exportado, el usuario podrá darle otros usos que considere a los datos. Limpiar tablas - Se hace clic en el Menú Archivo, se elige exportar y podrán exportarse los datos de cualquiera tabla con extensión .dbf. Podríamos querer evitar confusiones con datos preexistentes de encuestas ya realizadas e iniciar de cero. Se puede dejar cualquiera de las tablas de la lista mostrada en blanco simplemente seleccionándola y haciendo clic en el botón limpiar tabla
