Presupuestos de gastos

ADMINISTRACIÓN
GENERAL I
HERRAMIENTAS
DE
PLANIFICACIÓN
Dr. Alfredo Rébori
Se han desarrollado distintas técnicas para ayudar a los gerentes en
uno de los aspectos más desafiantes de la planificación estratégica:
la evaluación del entorno. En la actualidad, los gerentes pueden
evaluar el contexto con mayor precisión utilizando técnicas
estructuradas como:
Análisis del Entorno.
Pronósticos
Benchmarking
Se ha comprobado que las organizaciones con sistemas de análisis del entorno
avanzados tienen mayores utilidades y aumento de ingresos.
Análisis del competidor: Búsqueda de información básica acerca de los
competidores: ¿quiénes son? ¿qué están haciendo? ¿en qué forma nos
afectará lo que hagan?
Análisis global: Puesto que los mercados globales son complejos y
dinámicos, los gerentes han extendido el ámbito de sus esfuerzos y análisis
con el propósito de obtener información decisiva sobre las fuerzas globales
que pudieran impactar en sus organizaciones.
Escenarios: Es un punto de vista consistente de lo que probablemente suceda
en el futuro. El propósito de este ejercicio no es predecir el futuro sino
reducir la incertidumbre, al desarrollar situaciones potenciales bajo
condiciones específicas diferentes.
Los análisis del entorno crean la base para los pronósticos. La
información obtenida mediante el análisis se utiliza para desarrollar
escenarios. Estos, a su vez, establecen las bases para los pronósticos,
que son predicciones de resultados futuros
Pronóstico de ingresos: Consiste en predecir los ingresos futuros, elemento
decisivo para la planificación. Generalmente, se empieza por revisar cifras de
ingresos históricas, que pueden ajustarse para reflejar cualquier tendencia
significativa detectada durante el análisis del entorno.
Pronósticos tecnológicos: Predicciones de cambios en la tecnología y de
cuando los nuevos adelantos tecnológicos pueden volverse económicamente
factibles.
Pronóstico cuantitativos: Aplican un conjunto de reglas
matemáticas a una serie de datos anteriores para predecir
resultados futuros.
Pronósticos cualitativos: Utilizan el juicio y las opiniones de
conocedores para predecir futuros resultados.
Las técnicas para pronosticar son más eficaces cuando el entorno no
se encuentra en un proceso de cambio continuo.
Se trata de la búsqueda de las mejores prácticas entre competidores y no
competidores que conduzcan a un desempeño superior. La idea es que la
gerencia puede mejorar la calidad de al analizar y copiar los métodos de los
líderes en varios sectores.
Formar un equipo de planificación para la comparación externa. Este deberá
identificar que es lo que deberá ser comparado, con cuáles organizaciones
compararse y determinar el método de recolección de datos.
Recopilar información interna de las operaciones propias y externamente de
otras organizaciones.
Los datos se analizan para identificar deficiencias en el desempeño y
determinar la causa de éstas.
Se prepara y pone en práctica un plan de acción que dará como resultado
igualar o exceder los estándares de otros.
Un presupuesto es un plan numérico para
asignar recursos a actividades específicas que
implica estimar ingresos y gastos corrientes y
de capital para un período determinado.
Presupuestos de ingresos: Se trata de un presupuesto que proyecta
las ventas futuras, tomando en cuenta a los competidores, los gastos
por publicidad, la eficacia de la fuerza de ventas y otros factores, por
lo que su exactitud es difícil de lograr.
Presupuestos de gastos: Un presupuesto que presenta las actividades
primarias emprendidas por una unidad y asignan un monto específico
a cada una.
Presupuestos de utilidades: Presupuesto utilizado por unidades
distintas dentro de una organización que combinan ingresos y gastos
para determinar la contribución de la unidad a las utilidades. Casi
siempre se utilizan en aquellas organizaciones que cuentan con
múltiples divisiones e instalaciones.
Presupuestos de efectivo: Anticipa cuanto efectivo tendrá una
organización y cuanto necesitará para cubrir sus gastos. Este
presupuesto puede revelar flujos de efectivo insuficientes o excesivos.
Presupuestos de gastos de capital: Se trata de un presupuesto que
pronostica las inversiones en edificios, propiedades y equipo
principal. Permite que la gerencia pronostique requerimientos de
capital futuros para mantenerse actualizados en proyectos de capital
importantes y asegurarse de que está disponible suficiente efectivo
para hacer frente a estos gastos conforme se presenten.
Presupuestos variables: Cuando los presupuestos se basan en la
suposición de un volumen específico único, se denominan
presupuestos fijos. Pero hay costos que varían mucho de acuerdo al
volumen, por esta razón los presupuestos variables se han diseñado de
manera de otorgar flexibilidad ante los cambios
Presupuestos incrementales: Es un tipo de presupuesto que
asigna fondos
a los departamento de acuerdo a las
asignaciones del ejercicio anterior. Una unidad de la
organización tiene múltiples metas y actividades. El
presupuesto incremental no se fija en esta diversidad y hace
énfasis en asignar fondos a las unidades más que a sus
actividades.
Presupuestos de base cero: Requieren que los gerentes
justifiquen detalladamente ssu solicitudes de aprobación de
presupuestos, para cada período presupuestario, partiendo de la
nada sin importar asignaciones previas. Este tipo de
presupuesto le otorga al gerente la responsabilidad de justificar
porque su unidad debe recibir ese presupuesto.
La programación detalla que actividades necesitan realizarse, el orden en
que han de completarse, quién hará cada una y cuando deben ser
terminadas. Algunas herramientas de programación útiles son:
Gráfica de Gantt: Es una gráfica de barras con el tiempo en el
eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Las
barras muestran la producción tanto planificada como real,
durante cierto período. Muestra visualmente cuando se supone
que deben realizarse las tareas y las compara contra el avance
real de cada una.
Gráfica de Carga: Es una gráfica de Gantt modificada. En lugar
de listar actividades en el eje vertical, los cuadros de carga listan
departamentos enteros o recursos específicos. Esto permite que
los gerentes planifiquen y controlen para la utilización de la
capacidad. Las gráficas de carga programan la capacidad por
estaciones de trabajo.
Análisis de red PERT (Técnica de evaluación y revisión del
programa): Las gráfica de Gantt y de carga son útiles siempre y
cuando las actividades programadas sean pocas e independientes
unas de las otras, pero si el proyecto es grande y las actividades
están relacionadas entre sí se utiliza la técnica PERT.
La red PERT ilustra la secuencia de actividades necesarias para
terminar un proyecto y el tiempo o costos asociados con cada
actividad. Un gerente que utilice ésta técnica, debe pensar en:
•lo que tiene que hacerse,
•determinar que acontecimientos dependen el uno del otro e
identificar áreas de problemas potenciales.
PERT también facilita comparar los efectos de acciones alternativas
en programación y costos
Análisis del Punto de Equilibrio: Técnica para identificar el punto
en el cual el ingreso total es igual a los costos totales. Este análisis es
muy usado para hacer proyecciones de utilidades. Es muy útil para
los gerentes porque señala la relación entre costos, ingresos y
utilidades.
El punto de equilibrio puede calcularse mediante el uso de la
siguiente fórmula.:
Total de Costos Fijos
Precio Unitario – Costos Variables
Análisis Gráfico del Punto de Equilibrio
Ingresos Costos ($)
Área de Utilidad
Punto de Equilibrio
Ingresos
Totales
Costos
Totales
Costos
fijos
Área de Pérdida
Producción final
Programación lineal: Técnica matemática para resolver problemas
de asignación de recursos. El objetivo es optimizar y combinar
recursos limitados para producir una determinada cantidad de
combinaciones de resultados finales.
La relación entre las variables es lineal, por lo que un cambio en una
de las variables vendrá acompañado de un cambio proporcional en la
otra. Los tipos de problemas que pueden resolverse con P.L. Son:
Selección de rutas de transporte que reduzcan al
mínimo los costos.
Asignación de presupuestos limitados entre
diversos productos.
Asignación óptima de personal entre proyectos.
Determinar cuanto de cada producto conviene
fabrican con recursos escasos, tomando como
referencia la utilidad por unidad de cada uno.
Teoría de colas: Técnica que equilibra el costo de tener una fila de
espera contra el costos del servicio para atender esa cola. La teoría
de colas o espera en fila sirven para, por ejemplo, determinar cuantas
cajas de un banco o supermercado deberán estar disponibles de
acuerdo al flujo de clientes en un determinado momento del día.
Teoría de la probabilidad: Uso de la estadística para analizar
patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en planes futuros.
Utilizando probabilidades, se puede asignar las mismas a diferentes
estados de naturaleza y tomar decisiones en base a dichas
probabilidades de ocurrencia.
Análisis marginal: Ayuda a los tomadores de decisiones a optimizar
ingresos o minimizar costos. Es una técnica de planificación que
evalúa el incremento de costos o ingresos en una decisión.
Simulación: Modelo de un fenómeno del mundo real que contiene
una o más variables que pueden manipularse con el fin de evaluar su
impacto.
Los gerentes recurren cada vez más a la simulación como una
herramienta de planificación, para probar diversas opciones
mediante el cambio en el valor de ciertas variables del modelo, para
determinar cual es el impacto de estas modificaciones y tomar
decisiones en consecuencia.