Gestión Cooperación v2 - Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN
Código: MPA4
Fecha: 02/10/2013
Versión: 2.0
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Responsables:
Sede Dirección General : Servidores públicos Oficina de Cooperación y Convenios
Dueño: Jefe Oficina de Cooperación y convenios
Regional: Director regional
Zonal: coordinador zonal
1. Objetivo del Macro proceso: Gestionar recursos de cooperación técnica y financiera; promover alianzas para el apoyo y fortalecimiento a los programas y
proyectos que adelanta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
2. Política Operacional: La Oficina de Cooperación y Convenios se compromete a gestionar recursos de cooperación técnica y financiera, y promover alianzas
para el apoyo y fortalecimiento a los programas y proyectos que adelanta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
3. Ciclo del Proceso
3.1 PLANEAR
Proveedor
macro
misionales
procesos
Macro proceso Gestión
de Cooperación.
Entradas
Actividades
Salida
Líneas
de
cooperación
priorizadas
por
los
macroprocesos misionales.
Compilar las prioridades de
Cooperación identificadas por
los macroprocesos.
Portafolio de cooperación del
ICBF
macro
misionales
Listado
de
Aplicativo SICO
Identificar
cooperación
Matriz
de
cooperantes
Macro-proceso
Gestión
Cooperación
contactos.
demanda
de
Responsabl
e Actividad
N
R
Z
Cliente
posibles
procesos
X
de
3.2 HACER
Proveedor
Entradas
Actividades
Macro proceso Gestión
de Cooperación
Actas de Comités de
Gestión a la cooperación.
Macro
misionales
Estudios Previos
Gestionar recursos de
cooperación y promover
alianzas
Gestionar ante el proceso
Gestión de Contratación, la
suscripción y formalización de
los acuerdos de cooperación.
Organizaciones
Nacionales
Internacionales
procesos
e
Gestionar los recursos de
contrapartida
nacional
necesarios para la suscripción
de acuerdos de cooperación.
Salida
Cliente
Matriz de gestión de la
cooperación
Macro proceso Gestión
de Cooperación
Memorando de Entendimiento
Convenio de Cooperación
Convenio de aporte
Macro
procesos
misionales
Cooperantes
Responsabl
e Actividad
N
R
Z
X
F03.PR07.PE02 Versión 7.0
MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN
Código: MPA4
Organizaciones
Internacionales
Agencia Presidencial de
Cooperación
Internacional
de
Colombia
Ministerio de Relaciones
Exteriores
Proyectos de Cooperación
Sur- Sur.
Fecha: 02/10/2013
Coordinar con la Agencia
Presidencial de Cooperación
Internacional de Colombia y con
el Ministerio de Relaciones
Exteriores
la
gestión
de
cooperación Sur- Sur
Actas de comisión mixta
Versión: 2.0
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Macro
procesos
misionales
Organizaciones
Internacionales
F03.PR07.PE02 Versión 7.0
MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN
Código: MPA4
Cancillería
Organizaciones
internacionales
Solicitudes de información
de
organismos
internacionales
vía
Ministerio de Relaciones
Exteriores.
Fecha: 02/10/2013
Responder las solicitudes de
informes
internacionales y
compilar las recomendaciones
internacionales a cargo del
ICBF
Versión: 2.0
Reporte
General
Compromisos Internacionales.
Aplicativo SICO
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Ministerio
de
Relaciones Exteriores
X
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MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN
Código: MPA4
Fecha: 02/10/2013
Versión: 2.0
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3.3. VERIFICAR
Proveedor
Macro
misionales
procesos
Entradas
Informes del comité técnico
operativo y/ o actas de
supervisión de convenios
y/o memorandos de
entendimiento.
Actividades
Salida
Cliente
Gestionar junto con la instancia
correspondiente del ICBF el
seguimiento a convenios.
Reportes tipo ficha. Aplicativo
SICO.
Macro
procesos
misionales
Cooperantes
Responsabl
e Actividad
N R
Z
X
Memorando y/o correos
electrónicos en los que
cuales se solicita
información a los macro
procesos misionales
Macro
misionales
procesos
Correo electrónico de los
macro procesos misionales
respecto a los avances
frente
a
las
recomendaciones
internacionales.
Realizar seguimiento a
recomendaciones
internacionales a cargo
ICBF
las
del
Reporte de recomendaciones
internacionales.
Aplicativo
SICO.
Ministerio
de
Relaciones Exteriores
X
Reporte tipo ficha. Aplicativo
SICO.
3.4. ACTUAR
Proveedor
Entradas
Actividades
Salida
Cliente
Responsabl
e Actividad
N
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R
Z
MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN
Código: MPA4
Macro procesos y
procesos
Informes de auditoría
AC/AP
Fecha: 02/10/2013
Definir acciones de mejora
Versión: 2.0
Macro
procesos
y
procesos
Ente certificador
Proceso de Evaluación
Independiente
Reporte de AC/AP en
aplicativo I Solución
Ente certificador
Proceso de Evaluación
Independiente
4
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X
Sistema de Información de Cooperación SICO
Sistema de información para la gestión de archivo SIGA
I Solución
Revisó
Sistemas de Información
Elaboró
Janeth Alemán Sánchez
Profesional Especializada encargada de las
funciones de jefe Oficina de Cooperación y
Convenios
Diana Lorena Bruno
Clara Botero Fitzgerald
Aprobó
Rocio Enciso Garzon / Subdirectora de Monitoreo
y Evaluación encargada de las funciones de
Direccion de Planeación y Control de Gestión
Nota 1: Consultar los indicadores de procesos en el Tablero de Control en el Modulo SPR del SIM
Nota 2: Consultar los riesgos del macroproceso en el Mapa de Riesgos y para su actualización, consulte la GUIA DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGO.
Nota 3: Consultar las normas internas y externas que aplican al macroproceso en el Normograma.
Nota 4: Consultar los documentas en el listado maestro de documentos
NATURALEZA DE LOS CAMBIOS
Ítem
Modif.
1
2
Nombre del ítem
Objetivos del
macroproceso
Política operacional
Descripción del Cambio
Se modificó el objetivo con el fin de tener una caracterización acorde con las funciones de
la Oficina.
Se modificó la política operacional con el fin de tener una caracterización acorde con las
F03.PR07.PE02 Versión 7.0
MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN
Código: MPA4
Fecha: 02/10/2013
Versión: 2.0
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funciones de la Oficina y orientada a detallar el proceso de gestión de recursos.
3
Ciclo del proceso
4
Sistemas de
información
Los cambios se realizaron en todo el ciclo del proceso.
Las actividades se modificaron desde el planear, hacer, verificar y actuar. Así mismo, las
entradas y salidas del proceso.
Se incluyó (3) sistemas de información de manejo de la oficina:
-Sistema de Información de Cooperación SICO
-Sistema de información para la gestión de archivo SIGA
- I Solución
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