La conversión hacia ICD-10 y su impacto en la educación

“La conversión hacia ICD-10 y su impacto en la educación a los profesionales de
la salud y en la reingeniería de los procesos.”
Por:
Ing. Oscar Misla Villalba, MSEE, MSBME; CIRACET Corp.
La frase “Información para Acción” es una ya muy conocida en el campo de la salud especialmente cuando
se aplica desde el punto de vista de epidemiología, estadístico y de salud pública. Las tareas de
prevención, promoción y protección; así como la práctica de una salud poblacional eficiente siempre han
requerido un dato preciso, a tiempo y cada vez más abarcador. El contar con el dato y la información
correcta apodera a los estrategas de salud con las herramientas necesarias en la toma de decisiones.
De igual forma; además de apoyar la salud pública y la epidemiología de campo, el poder contar con mayor
información sobre las condiciones clínicas de los pacientes y los procesos relacionados a su tratamiento
redunda en una mejor calidad del cuidado y en servicios más costo efectivo. A tono con los cambios
constantes que se llevan a cabo en el mercado de la salud y debido a las requisitos impuestos por las
diversas reformas, es imperativo poder tener más y mejor información del punto de cuidado y que la
misma describa los diversos aspectos que impactan los síntomas, condiciones, tratamientos y, en fin, el
bienestar de las personas.
…ante un gran reto
Al presente, considerando las limitaciones que ofrecen nuestras estructuras actuales de codificación de
información clínica las cuales ya no han de ser suficientes para el tipo de detalle y la cantidad de
información que se requiere, nuestro mercado se prepara para la introducción a no más tardar del 1 de
octubre del 2014 de la versión 10 de la clasificación internacional para condiciones y enfermedades –
“International Classification of Diseases, versión 10 or ICD-10”.
La nueva versión, la cual se introdujo a nivel internacional en el año 1992 por la Organización Mundial de
la Salud y ha sido implantada desde entonces en diversos países; i.e. Canadá en el año 2002, sustituirá la
versión actual en uso en los Estados Unidos, ICD-9. Efectivo el 1 de octubre de 2014 la plataforma de
codificación ICD-9 ya no podrá ser utilizada para codificar condiciones de salud, ni para recibir pagos
correspondientes. En Estados Unidos, y en Puerto Rico, la nueva versión de ICD incluye, 69,000 códigos
para enfermedades (comparado con 14,000 para ICD-9) y 72,000 códigos para codificar los
procedimientos institucionales (comparado con alrededor de 4,000 para ICD-9). Esto, tal y como se señaló
anteriormente, se debe en parte a la necesidad de incluir mayor especificidad y nuevas dimensiones del
dato tales como; cuan aguda y severa es la condición, lateralidad, lugar de ocurrencia de la enfermedad,
aspectos de tiempo, causas externas relacionadas, factores socioeconómicos y planes de tratamiento al
momento; entre otros. Según diversas fuentes, en el caso de diabetes, por ejemplo, se aumenta de
alrededor 60 códigos a 300 mientras que para el caso de fracturas donde no hay unión se va de 1 código
a 1,400 posibles opciones. Esto se logra principalmente aumentando, en el caso de los diagnósticos, a
siete (7) los posibles caracteres que se usan incluyendo prácticamente todas las letras. En el caso de los
códigos para los procedimientos ahora los mismos serán alfanuméricos y se extienden de igual forma
hasta siete (7) caracteres.
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La introducción de esta nueva versión de los códigos es necesaria y, una vez adoptada entre los
profesionales de la salud, redundará en mayores beneficios en cuanto a la calidad del cuidado al paciente,
mejor planificación, mejores protocolos, mejor educación, mejor control de gastos, mayores ingresos y,
en fin, todo un mercado más efectivo. Aún con lo antes descrito; tal y como ha sido comúnmente
publicado; “el ambiente relacionado a generar buena documentación clínica que resulte en una buena
codificación de diagnósticos en base de ICD-10 se tornará muy complicado antes de comenzar a mejorar”.
Esto se debe en parte a que se requerirá de parte del codificador ampliar el conocimiento en
nomenclatura y teoría clínica mientras aumentan el uso de sistemas de información y bases de datos para
generar información que sustente la codificación y sugiera alternativas de códigos entre tantas posibles
opciones. De parte del personal clínico (en especial aquellos en cardiología, obstetricia, ortopedia,
medicina interna y emergencia) se requerirá una documentación mucho más específica la cual debe
incorporar cualquier información relevante previo a su intervención en el cuidado de un paciente. De
igual forma, se requerirá una mayor y mejor colaboración con el personal codificador la cual pudiese
incluir sostener talleres dedicados a optimizar la documentación escrita entre ambos grupos. (La meta
principal debe siempre ser el entendimiento de las partes de que su documentación será compartida e
interpretada por otro y no solo por ellos mismos.) En fin, la mayoría de las áreas, el personal a cargo de
la administración de los departamentos y todo el personal clínico se verá afectado. Ver Figura # 1.
Figura # 1
2
En jurisdicciones donde ya hoy día se utiliza la base de ICD-10 para codificar se reportó inicialmente
reducciones significativas en el rendimiento del personal de codificación al trabajar sus expedientes en
comparación con su rendimiento usando la plataforma anterior de ICD-9. Para hospitales de cuidado
agudo esto se estima representó el doble del tiempo para procesar un expediente. En el caso de Canadá
el rendimiento se redujo por un 50% y aún luego de los primeros 12 meses de haberse ido en vivo la
reducción se mantenía en un 25% lo que significó una merma en el volumen de expedientes procesados
y por ende en el recobro o asignación de fondos. Efectos adversos similares se evidenciaron en otras
partes en cuanto al aumento de facturas denegadas por documentación errada o incompleta. En EU
diversos grupos profesionales estiman que hospitales de alrededor de 250 camas pueden llegar a perder
hasta $2.5 millones en el primer año.
Si consideramos que dicha conversión ocurre de forma paralela a iniciativas de gran importancia, algunas
con fechas de cumplimiento más cercanas, tales como las recetas electrónicas, la adopción del expediente
médico electrónico y cambios en los estándares y requisitos de calidad, i.e. “5 Stars Rating”; entonces
podríamos estar de frente a una “tormenta perfecta”. Este sería el caso de no tomar las precauciones
correspondientes y llevar a cabo todas las iniciativas encaminadas a optimizar los procesos en nuestras
instituciones, capacitar al personal clínico y administrativo, y desarrollar/configurar nuestra
infraestructura de sistemas de información todo a tono con ICD-10.
… metodología, objetivos y aspectos claves
A manera de una meta común, cada proveedor debe identificar maneras en las que se minimice la brecha
entre su documentación clínica y su codificación de diagnósticos en términos de ICD-10. Para esto se
deberán establecer las mejores formas de comunicación entre personal clínico y los codificadores y/o
facturadores. Para dirigir una iniciativa de cambio como esta es importante entender las causas, los
requisitos que se presentan y los diversos componentes con los que hay que trabajar. La conversión hacia
ICD-10 es sin duda alguna una iniciativa del personal, los procesos y la tecnología. A medida que los
procesos en las instituciones y los sistemas faciliten una buena captura del dato de manera que se pueda
presentar toda la información necesaria a un codificador debidamente adiestrado, se maximizará la
capacidad de lograr un expediente completo y el máximo recobro posible. Por el contrario, el no implantar
la iniciativa correspondiente correcta representará atrasos significativos en el proceso de generar facturas
y completar expedientes mientras que se reducirán los ingresos y aumentarán las facturas denegadas.
Son muchas las alternativas para manejar la conversión hacia ICD-10 que se han presentado a nivel de los
distintos foros a nivel nacional y por medio de las entidades profesionales correspondientes. Sin lugar a
duda el método de mayor aceptación es aquella que incorpora aspectos relacionados a:
1. Caracterización e identificación de oportunidades para mejorar.
a. Por medio de una evaluación de expedientes históricos completados, una
caracterización de los procesos de documentación clínica y codificación actuales,
un análisis estadístico del recobro en ICD-9 por código o grupos de códigos, junto
con una cualificación de los sistemas de información relacionados se identifican
y miden áreas con oportunidad para mejorar al igual que se proponen procesos
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donde se debe incluir nueva infraestructura. Este ejercicio de igual forma permite
que se optimicen y enfoquen los adiestramientos que serán necesarios para el
personal clínico y los codificadores basados en los peritajes existentes de cada
grupo.
2. Remediación /Optimización
a. Basados en los aspectos identificados en la caracterización inicial se establecen
por orden de prioridad aquellos aspectos que se deben mejorar y cual habría de
ser la metodología para alcanzar los objetivos. Al mismo tiempo se presenta cuál
será el calendario y los recursos a cargo. Estos planes de remediación incluirán,
entre otros, áreas tales como procesos de documentación clínica y mejoras
necesarias en la codificación, manejo del ciclo de ingresos (“Revenue Cycle
Management”), las capacidades del sistema de información del hospital, el uso
de formas y las áreas de peritaje del personal.
3. Simulación de facturación y auditorías de expedientes completados
a. Repetición del proceso de documentación y codificación usando diagnósticos
ICD-10 para medir progreso y mejoras a medida que se optimizan los procesos y
se adiestra todo el personal. Las pruebas en vivo deben llevarse a cabo por un
periodo alrededor de 6 meses y se debe incluir en algún momento a las
aseguradoras.
4. Apoyo en vivo a todos los impactados complementado por un apoyo en línea
a. Se habilita una vez se comienza en vivo para minimizar el impacto económico que
se espera durante la curva de aprendizaje y adopción del personal clínico y
codificador de la institución. Ciertos conocedores recomiendan que las
instituciones deben planificar crear de antemano una reserva de fondos de hasta
3 meses para poder subsanar problemas que se encuentren con el reembolso y
las facturas devueltas por codificación incompleta o errada. Existen herramientas
electrónicas y bases de datos que asisten en el proceso de conversión de códigos
a la base ICD-10; sin embargo estas deberían ser adquiridas y se basan en la
presunción de que la documentación clínica que se ha generado en cada
encuentro médico está optimizada.
5. Educación en línea para adultos por entidades universitarias o certificadas en el tópico.
(Debe ocurrir de forma paralela una vez se lleva a cabo la caracterización inicial.)
a. Para personal clínico y codificador. Para ambos grupos de profesionales la
educación debe enfocarse en:
i. anatomía, fisiología, terminología médica, pato fisiología, farmacología,
ICD-10 CM y ICD-10 PCS. Se debe proveer énfasis en:
1. epidemiología y prevalencia de enfermedades principales
2. etiología de enfermedades.
3. funciones genéticas de nuestro cuerpo
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factores de riesgos de enfermedades
funciones de cuerpo, incluyendo las psicológicas
deficiencias y funciones de la estructura corporal
limitación y dificultad para ejecutar actividades corporales.
Por ejemplo; quien documente y/o codifique no deberá solo
indicar dolor abdominal; sino que deberá también indicar las
regiones y órganos del área afectada para así ser más específico.
b. Cada usuario debe poder tomar los cursos según su disponibilidad en cualquier
momento y los mismos deben estar adaptados a su nivel de peritaje según se
haya identificado
c. Que se provean exámenes a través de la internet disponibles cuando el personal
desee tomarlos
d. Se debe poder configurar para atender especialidades
e. Las plataformas educativas existentes ofrecen referencias y apoyo visual
f. Los programas deben incluir suficiente detalle para incorporar el detalle y la
especificidad necesaria con ICD-10. Esto requerirá una gran cantidad de horas de
estudio por usuario.
… visión y posibles beneficios de los próximos 12 meses
Son muchas las posibles teorías que se presentan en contra de atender correctamente esta conversión.
Entre ellas se asegura a la administración y finanzas que esta iniciativa la maneja el personal de sistemas
de información, que solo toma un poco de tiempo para estar listo por lo que se puede esperar hasta el
2014, que el reto de conversión se atiende exclusivamente con la conversión hacia el sistema de
información del hospital y el módulo de expediente médico electrónico, o que simplemente el reembolso
no se verá impactado. Todos los “mitos” anteriores han sido ya previamente disputados y deben ser
responsablemente obviados. Ver Figura # 2.
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Figura # 2
Por lo tanto, independientemente del método que escoja su institución para preparase se debe empezar
a la mayor brevedad pues se estima que el proceso de estar preparado debe tomar entre 24-36 meses y
el mismo debe incluir simulación. Actualmente faltan solo 12 meses antes de enfrentar como mercado
dicho cambio y la capacidad que tengamos como instituciones hospitalarias, médicos, aseguradoras y
demás participantes del sector salud para prepararnos será la clave para poder hasta cierto punto
asegurar la estabilidad de cada uno y de la industria.
El Ingeniero Oscar Misla Villalba posee un bachillerato en ingeniería biomédica de
la Universidad de Marquette, una maestría en ingeniería eléctrica de la
Universidad de Puerto Rico, una maestría en ingeniería biomédica de la
Universidad de Connecticut. Completó su Residencia en Ingeniería Clínica en el
Hospital de la Escuela de Medicina de Yale en New Haven y posee certificados en
manejos de información clínica y conceptos cardiovasculares para ingenieros del
Massachusets Institute of Technology. Desde 1998 actúa como Presidente y
principal ingeniero consultor en CIRACET Corp. (www.ciracet.com) empresa
certificada ISO 9001 dedicada a la consultoría de tecnología para el cuidado de la
salud.
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