Técnicas de Impresión para Negocios - Caso de Estudio

InterContinental Hotels Group
Hospitalidad, Viajes y Ocio
Caso práctico
Construimos una gestión administrativa
de talla internacional para una compañía
hotelera líder global.
Xerox ayuda a IHG a gestionar los
servicios de impresión de toda la empresa.
Antecedentes
Con siete marcas reconocidas en todo el
mundo y más de 4.500 hoteles en 100 países
y territorios, InterContinental Hotels Group
(IHG) es una de las empresas hoteleras más
importantes del mundo. Se trata de una
compleja empresa internacional con actividad
ininterrumpida y una fuerte competencia en
todos los países.
El reto
"Xerox nos está ayudando a transformar
el negocio con la optimización de
nuestra gestión administrativa hasta
tal punto, en cuanto a la producción
documental, que nuestros directivos y
el personal de recepción tienen ahora
más tiempo para escuchar a nuestros
clientes y atenderles como se merecen.
En nuestro negocio, esto nos da
margen competitivo."
– Paul Snyder
Vicepresidente de operaciones
(América) InterContinental
Hotels Group
Para mantener el liderazgo en el sector y
acelerar el crecimiento, IHG siempre busca
la forma de abordar mejor el interés de su
negocio principal: cuidar con esmero a millones
de huéspedes, mediante la externalización
de procesos de negocio no estratégicos y
operaciones de gestión interna para dejarlos,
por consiguiente, en manos de expertos.
Es por ello que nos pidieron ayuda para mejorar
el sistema de gestión documental de su sede
central, en Atlanta, que supervisa todas las
operaciones en América del Norte y del Sur.
IHG quería reducir costes, mejorar la eficiencia
y la rentabilidad de la infraestructura
administrativa, establecer un moderno centro
de producción de impresión interno y crear un
modelo de servicios de gestión de documentos
que pudiera reproducirse en otras instalaciones
y hoteles de IHG.
Para alcanzar tales objetivos, IHG dirigió su
mirada a un proveedor de servicios estratégicos
que ya le había ayudado a ahorrar más de
1 millón de dólares anuales en un importante
proyecto de servicios de asistencia en TI... Xerox.
Expansión de servicios documentales inmejorables.
Valor maximizado con distribución mundial.
La solución
Los resultados
Para ayudar a IHG a mejorar la eficiencia de sus
servicios documentales de Atlanta, realizamos
una evaluación detallada de sus oficinas con la
ayuda de herramientas y metodologías basadas
en Lean Six Sigma.
El programa de optimización de oficinas supuso
para IHG algunos beneficios importantes.
• Mejoraron de forma significativa la calidad
y fiabilidad de los servicios documentales
disponibles para empleados y clientes de IHG.
• Mejorar la calidad, la eficiencia y el
coste de los servicios documentales en
las oficinas centrales de IHG en Atlanta
Trabajamos en estrecha colaboración con el
equipo de IHG para implementar un plan de
optimización de oficinas que permitiera sustituir
los antiguos e ineficaces equipos por avanzados
sistemas multifunción e impresoras a color de
tinta sólida.
• Introdujo en las oficinas de la empresa
nuevas y potentes capacidades de
escaneado, que facilitaron el aumento de
la eficiencia, la automatización de procesos
comerciales basados en documentos
y la reducción del consumo de papel y
suministros.
• Construir una base firme para agilizar y
automatizar los procesos empresariales
Un componente clave del plan era transformar
la infraestructura administrativa de IHG, de
un activo de capital de coste fijo difícil de
gestionar, en un modelo eficiente basado
en la “utilidad”, con una estructura tarifaria
simplificada de "pagar lo que se usa", y una serie
de servicios gestionados que cubrían desde el
equipo, los suministros y la salida impresa, hasta
el mantenimiento y la asistencia.
A continuación, trabajamos en colaboración
con IHG para crear un centro de impresión
interno gestionado de forma profesional que
dotara a los empleados de capacidad para
producir documentos de alta calidad y reducir la
necesidad de las costosas impresiones externas.
Además de esto, implementamos una
estrategia de “oficinas verdes” en IHG, basada
en utilizar menos equipos de producción pero
haciéndoles más productivos y energéticamente
más eficientes. El empleo de papel reciclado y
la copia e impresión a dos caras también eran
importantes para mejorar la sostenibilidad.
• Convirtió una infraestructura de coste fijo,
ineficiente y difícil de gestionar en un servicio
gestionado optimizado que funciona sobre
un modelo basado en la “utilidad” con un
sistema tarifario simplificado de pago por lo
utilizado.
• Ayudó a IHG a reducir el consumo de energía
y de papel, y a reducir su impacto en el medio
ambiente.
A la luz de los excelentes resultados de Atlanta,
comenzamos a trabajar con IHG para desplegar
el programa de optimización de oficinas
en hoteles e instalaciones de toda América
del Norte y del Sur aprovechando nuestra
capacidad de prestación de servicios global.
El centro de impresión interno desarrollado
por IHG y Xerox también tuvo unos resultados
espectaculares.
• Dotó a los empleados de un método más
sencillo de crear documentos de aspecto
profesional que reforzaran la marca IHG.
• Aumentó la productividad, al permitir a los
empleados enviar trabajos por la red desde
sus mismos ordenadores.
• IHG ahorró más de 1 millón y medio de
dólares al reducir la necesidad de realizar
costosas impresiones en el exterior.
Y todos estos servicios confluyeron también en
un requisito clave del cliente: permitieron a IHG
liberar valiosos recursos para centrarse en su
misión principal: cuidar con esmero a millones
de huéspedes cada año.
Acerca de Xerox Services. Xerox Corporation es líder mundial en procesos de negocio, tecnología
de la información y servicios de externalización de documentos. Nuestra exclusiva combinación
de experiencia y capacidad de prestación de servicios globales permite reducir costes, agilizar
los procesos operativos y aumentar los ingresos, facilitando el camino para que pueda ocuparse
exclusivamente de lo que mejor sabe hacer: su auténtico negocio.
Para obtener más información sobre cómo ayudamos a las empresas centradas en la
hospitalidad, los viajes y el ocio, visite www.xerox.com/services o llame al 1-800-ASK-XEROX.
©2012 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. XEROX®, y XEROX y Design® son marcas comerciales de Xerox Corporation
en los Estados Unidos y en otros países. 06/12 D233
Resumen del caso
El reto
• Reducir los gastos de impresión en el
exterior
• Crear un centro de impresión interno
fiable con capacidad de salidas en color
• Desarrollar un programa que sirviera
de modelo para implantarlo en todo el
mundo
La solución
• Evaluación detallada de la
infraestructura administrativa basada
en Lean Six Sigma
• Optimización de oficinas con modernos
equipos multifunción Xerox®
• Centro de impresión interno
gestionado por Xerox con envíos por
la web
• “Oficinas verdes” con las
recomendaciones de los expertos en
sostenibilidad de Xerox
• Plan de prestación de servicios en todo
el mundo
Los resultados
• Infraestructura administrativa más
rentable y eficiente
• Gestión fiable del parque de equipos
con una estructura de precios de pago
por uso simplificada basada en la
“utilidad”
• Mayor productividad derivada de los
documentos digitales y de los procesos
de trabajo automatizados
• Ahorro de más de 1,5 millones de
dólares al año en impresiones externas
• Salida impresa en color con calidad
profesional que realza la marca
• Magníficos servicios de externalización
documental, fácilmente aplicables en
toda la empresa
• Relación a largo plazo destinada a
ayudar a IHG a intensificar su enfoque
en los objetivos principales y alcanzar
sus metas estratégicas