Sistemas de Información: Trabajo Práctico Nº5

Sistemas de Información: Trabajo Práctico Nº5
Análisis y Diseño de Sistemas de Información
El desarrollo de un Sistema de Información (SI) comprende varios componentes o pasos
llevados a cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del
cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes: Software,
hardware, personas, base de datos, documentación y procedimientos.
En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar
su Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una
mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.
Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de
Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La
información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de
Diseño del sistema de información.
Bibliografía recomendada:
“Análisis y Diseño de Sistemas” – III Edición.
Kendall & Kendall.
Pearson Educación.
“Sistemas de Información Gerencial. Administración de la empresa digital” - X Edición.
K. Laudon – J. Laudon.
Pearson – Prentice Hill.
Consigna:
Contestar las siguientes preguntas previamente a trabajar sobre el caso práctico. Considere
que cada una de las respuestas debe contener al menos 200 palabras.
1) Defina Sistemas de Información
2) ¿Cuál es la función del análisis de SI? ¿Cuáles son los objetivos de dicho análisis?
Mencione al menos 5 elementos a analizar en todo SI.
3) ¿Qué se entiende por análisis de requisitos o requerimientos?. ¿En qué partes se
encuentra dividido el análisis de requisitos?
4) ¿Qué es un estudio de viabilidad del SI y para qué sirve? Mencione al menos 3
áreas principales de interés en las que se debe basar el estudio de viabilidad.
5) ¿En que se basa el análisis Económico y Técnico de SI y que permite determinar?
6) ¿Qué es el modelado de la arquitectura del Sistema?
7) ¿A qué se refiere con especificaciones del Sistema?
8) ¿Qué es el diseño de SI y cuáles son las etapas que encierra?
9) ¿Para qué sirve un diseño de la salida de los SI?
10)
¿Qué es el diseño de Archivos?
11)
¿Qué es el diseño de Interacciones con la Base de Datos?
12)
Mencione al menos 4 herramientas para el Diseño de Sistemas
Página 1 de 1
<
Análisis de requerimientos - Introducción
El grupo laboral de la Administración de Ciencias Médicas de la Universidad de Buenos Aires
se compone de las siguientes tipos de nombramientos; nombramiento temporal, empleado
regular, y contrato de servicios profesionales. Todos estos nombramientos componen un
grupo laboral de alrededor de 1000 personas de las cuales aproximadamente 500 personas
son empleados regulares. Los empleados regulares son los únicos miembros que tienen
derecho a una cobertura médica cubierto por la Universidad.
En vista de esto, el Director del Departamento de Recursos Humanos ha solicitado el
análisis del problema existente para realizar posteriormente el diseño e implantación de un
sistema computarizado que ayude a manejar de una manera más eficiente todo el proceso
de manejo de información de las coberturas médicas.
El Departamento de Recursos Humanos es el encargado de la administración de los
documentos concernientes a los empleados que tienen derecho a este según su contrato de
empleo. Actualmente esta información la recopilan mediante un formulario que se le
suministra al empleado en la oficina del Departamento de Recursos Humanos y luego este
formulario es almacenado en un área de archivos. Cuando surge por ejemplo una
información que es requerida por la gerencia (Departamento de Contabilidad) la persona
encargada de manejar los expedientes en los archivos físicos tiene que dirigirse hasta el
área de Base de Datos.
IMPORTANCIA DEL PROYECTO
Dado que la Universidad de Buenos Aires es en sí un sistema, muchos de los proyectos que
se realizan en las diferentes unidades del sistema universitario son evaluados para analizar
la posibilidad de que los mismos no sólo puedan implantarse en dicha unidad, sino en todas
las unidades. Esto significa que el esfuerzo logrado por Ciencias Médicas para el desarrollo
de este proyecto podría ser de beneficio para toda la institución.
Hasta el día de hoy ninguna unidad del sistema universitario posee esta herramienta, por lo
que el éxito del proyecto es significativo y vital. Entre las razones para solucionar este
problema se encuentran:
•
•
•
•
•
•
Manejo rápido de la información solicitada por las diferentes oficinas a la
Administración.
Muchas personas califican el servicio provisto como promedio, ya que aunque las
solicitudes son realizadas, a veces hay que esperar mucho tiempo para que se realicen.
Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida y sobre todo
económica ya que el uso de papeles se reduciría considerablemente.
Actualmente no existe ningún medio computarizado que permita por ejemplo actualizar
la información en una manera rápida y clara.
Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida y sobre todo
económica ya que el uso de papeles se reduciría considerablemente.
Se reduce la pérdida de horas de trabajo.
La Administración de Ciencias Médicas cuenta con una de las infraestructuras en
tecnologías de información más completas y seguras de todo el sistema universitario.
Además, la Administración cuenta con un presupuesto especial (aprobado por el rector)
para el desarrollo de nuevas tecnologías de información, las cuales puedan servir en
beneficio para la comunidad universitaria. Los fondos para el desarrollo del nuevo sistema
Página 2 de 2
<
pueden ser obtenidos de este presupuesto ya que serán utilizados para mejorar un servicio
en el recinto.
La inversión en equipo y programado es pequeña en relación con otras instituciones debido
a los acuerdos establecidos entre la Universidad y las compañías que proveen dichos
equipos y programados. Esto no solo permite el desarrollo de este proyecto, sino el de
muchos otros que se encuentran propuestos. Por último, se utilizarán recursos (personal)
de la Universidad para el desarrollo de éste.
La solución fue propuesta es un sistema computarizado para agilizar los métodos y
procedimientos relacionados con la administración de los procesos que envuelven el manejo
de información de las coberturas médicas de los empleados que son sometidas al
Departamento de Recursos Humanos.
Este sistema permitirá mejorar la calidad del servicio provisto por la oficina de Cobertura
Médica, identificar aquellas áreas con mayor índice de problemas, y proveer al usuario de
una herramienta para generar la actualizar la información de planes médicos de una
manera rápida y eficaz.
TECNOLOGÍAS A UTILIZAR
Actualmente la universidad tiene un acuerdo con la compañía Microsoft Corp. que permite
la adquisición de licencias de programas a bajo costo. Entre ellos se encuentra el programa
“Office”, el cual es el “standard” impuesto por la Oficina de Gerencia y Presupuesto para
todas las empresas de gobierno. Dentro del “Office” se encuentra la versión “Professional”,
que incluye el programado “Access”. Dado que todas las computadoras del recinto tienen
instalado el “Office Professional” podríamos aprovechar esto utilizando el programado
“Access” como una opción a bajo costo para diseñar el “frontend”, que consta de las
pantallas e informes completamente funcionales. Todo esto aplica solamente al personal
administrativo del sistema, el cual consta de:
•
•
•
•
El Rector
La Administración
El Vicedecano
Dos administradores del sistema: el “project manager” y el técnico de mantenimiento
En resumen, la parte lógica del sistema constará de:
1. La parte del usuario – compuesta por una forma instalada en un Web Server con acceso
a los usuarios de la oficina de Cobertura Médica.
2. La parte administrativa – compuesta de pantallas e informes diseñados utilizando
“Access”, las cuales estarán enlazadas a la base de datos.
3. Un sistema de DBMS para almacenar los datos, que será “SQL Server”.
Además, se recomienda adquirir una licencia del programado “Office Developer” para el
desarrollo del proyecto, ya que contiene componentes adicionales de programación para
“Access” y una aplicación llamada “Packaging Wizard”, que se utilizará para la creación del
CD que contendrá las herramientas para instalar el sistema en cada computadora del
personal administrativo.
Teniendo en cuenta que la Administración se encuentra analizando la posibilidad de
implantar varios sistemas para el Decanato, y dado el hecho de que el sistema
recomendado almacenará y procesará una gran cantidad de datos, es vital el que se escoja
un servidor que provea los recursos necesarios para realizar ambas tareas sin que se afecte
el rendimiento. Hay que enfatizar que en el servidor se instalará más de una base de datos.
Página 3 de 3
<
Entre las especificaciones para este equipo se encuentran las siguientes:
•
•
•
Doble procesador a 3.0 Ghz, preferiblemente Intel Xeon, ya que estos están diseñados
para el procesamiento de tareas de alto rendimiento, como lo son las bases de datos
Una cantidad considerable de memoria (aproximadamente 8 GB)
Que contengan dos arquitecturas de discos duros:
o 2 discos en RAID 1 para almacenar el sistema operativo y el SQL Server
o 4 discos en RAID 5 para almacenar los datos
El equipo no sólo contendrá estos sistemas, sino que servirá como controlador de dominio,
por lo que su utilidad será múltiple. Esto permitirá implantar una forma de seguridad más
robusta, ya que las cuentas de “SQL Server” autenticarán contra las cuentas de usuario del
servidor, lo que se conoce como “mixed mode authentication”.
El Recinto cuenta con una infraestructura de telecomunicaciones que es administrada por la
Oficina de Tecnologías de Información. La oficina implantó hace unos años un “Firewall” que
protege al recinto de accesos no autorizados y la distribución de las computadoras dentro
de la red fue realizada utilizando el concepto de redes privadas. Ya que el sistema de
manejo de órdenes de servicio se utilizará solamente a nivel interno, ésta es la estructura
más apropiada para la implantación del sistema sin arriesgar la seguridad.
ETAPAS Y TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
Actividad
A. Análisis del problema
B. Formulación de preguntas para la entrevista a la
administración (gerencia)
C. Realización de entrevista a la administración
D. Análisis de la entrevista (análisis necesidades)
E. Creación y revisión del “Data Flow Diagram”
F. Diagrama de procedimiento
G. Creación de Base de Datos
H. Diseño básico de pantalla de usuarios, creación de
programación PHP y “stored procedures”, creación de
pantallas parte administrativa
I. Creación manual sistema
J. Pruebas al sistema
K. Presentación a la gerencia, aceptación de cambios
L. Realización de cambios (de ser necesario)
M. Presentación a los usuarios, aceptación cambios
N. Informe de cambios solicitados por usuarios a la
gerencia
O. Realización de cambios (de ser necesario)
P. Creación manual usuario
Q. Adiestramiento a usuarios y gerencia
Actividades que
le preceden
Ninguna
Tiempo
estimado
2 días
Ninguna
2 días
B
A,C
D
E
E
1 día
1 día
4 días
2 días
2 días
G
5 días
F,H
F,H
J
K
I,L
M
5 días
3 días
1 día
3 días
2 días
1 día
N
O
P
3 días
5 días
1 día
ANALISIS DE COSTO / BENEFICIO
Página 4 de 4
<
COSTOS ACTUALES
- SALARIOS
Estimado de salario basado en tiempo dedicado al proyecto
Project Manager (Sueldo: $30000 anual según sueldo U.P.R.)
Tiempo dedicado al proyecto: 4 horas diarias @ $16.60/hora por 6 meses
Técnico de sistemas a cargo del mantenimiento (Sueldo: $22000 anual según
UPR)
Tiempo dedicado a mantenimiento: 1 hora diarias @ $12.22/hora por 1 año
Total salarios
- PROGRAMADO
Programa “Office XP Developer”
Easy Mail Objects 6.0 (componente especial de programación para envío de
correo electrónico a través de sistemas construidos en “Access”)
Programa “SQL Server 2000”
Licencias de uso (CAL) de “SQL Server” (6 @ $65.00 c/u)
Total costos programados
COSTO
$8000.00
$2932.00
$10932.00
$125.00
$499.00
$375.00
$390.00
$1379.00
- EQUIPO
Servidor Dell PowerEdge 4600
$11226.00
- Total (salarios + programado + equipo)
$23537.00
BENEFICIOS
Beneficios Tangibles (se mide por tiempo o dinero)
1. Reducir a un 0.01% el tiempo necesario para realizar un informe de último momento
a la alta gerencia (esto es en los informes ya existentes en el sistema. Aquellos que
son solicitados por primera vez su tiempo será reducido al 3%).
2. Reducir en un 80% el tiempo requerido para buscar la información relacionada.
3. Reducir en un 30% en costos por reparaciones, ya que el sistema ayudará a que el
tiempo de respuesta sea casi inmediata.
Beneficios Intangibles (no se mide por tiempo o dinero)
1. Aumentar en un 100% la precisión de los informes estadísticos.
2. Reducir a un 25% las situaciones causadas por el efecto de no haber realizado una
tarea a tiempo ya que de no ser reparada, podría causar daños a otras áreas o equipo.
Página 5 de 5
<
1. Tareas a desarrollar
Elaborar una documentación que integre los siguientes contenidos:
a) Organigrama jerárquico.
Se pide elaborar un posible organigrama jerárquico para la Facultad.
b) Análisis de factibilidad (operacional, técnica, económica y financiera).
Se pide elaborar para cada factibilidad al menos 4 preguntas dirigidas a diferentes
personalidades o sectores de la Facultad enfocando distintos factores (operacionales,
técnicos, económicos y financieros) que permitan determinar la viabilidad de la
sistematización.
c) Delimitación del Proyecto
Para ello se pide lo siguiente:
1. Descripción de subsistemas: Describa brevemente los subsistemas:
2. Relaciones entre los actores principales.
d) Requerimientos
Se
•
•
•
pide elaborar un plan de entrevistas que especifique:
Usuarios a entrevistar.
Secuencia en la que serán entrevistados.
Un plan de entrevista para cada usuario.
e) Conclusiones
Elabore una conclusión grupal sobre el trabajo.
Página 6 de 6
<
Apuntes para considerar
a) Organigrama jerárquico
Siempre es valioso disponer de las dependencias funcionales entre los distintos
componentes de una organización (departamentos, personas, etc.), lo cual ayudará a
averiguar cuales son los subsistemas funcionales que la componen y por tanto son
susceptibles de informatizar.
b) Análisis de factibilidad
Resulta sumamente importante reconocer las partes sobre las cuales centraremos el
estudio del Sistema de Información o dicho de otra forma, que subsistemas de información
se van a analizar. Es muy importante realizar un estudio de este tipo para asignar
prioridades sobre los subsistemas. En este sentido se estudiará la factibilidad operacional,
la factibilidad técnica y la factibilidad financiera y económica.
c) Delimitación del Proyecto
•
En este apartado el alumno deberá tomar una decisión sobre cual o cuales subsistemas
se va a desarrollar (hay que tener en cuenta que todos los sistemas no son igualmente
complejos).
d) Requerimientos
A partir de este momento el alumno ya está en condiciones de realizar el análisis de
requerimientos o análisis de requisitos, de tal forma que debe de averiguar cuales son los
puntos clave sobre los cuales centrar el análisis de su sistema global.
• Entrevistas: Este es el método más corriente para recoger información del usuario. Es
un proceso continuo utilizado por el alumno para construir gradualmente un modelo del
sistema y para obtener conocimientos sobre los problemas del sistema.
Página 7 de 7