manual del usuario

Sistemas Integrales de Automatización, S.A. de C.V.
Sistema de Control de Asistencias
MANUAL DEL USUARIO
Periférico Norte Km. 30.5 Santa Gertrudis Copo
C.P. 97110 Mérida, Yucatán. México.
Teléfono Conmutador (999) 930-2575.
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Nomiplus Control de Asistencias
TABLA DE CONTENIDO
I. Introducción. ____________________________________________ 4
Funciones Generales _____________________________________ 5
Símbolos utilizados a través del Manual ____________________ 10
Símbolos utilizados en el Sistema NomiPlus
Control de Asistencia____________________________________ 11
F1-Ayuda en Línea ____________________________________ 11
Barra de Control ______________________________________ 12
Barra de Acceso Rápido ________________________________ 14
Barra de Estado del Sistema _____________________________ 15
Integración con sistemas de la Línea NomiPlus ______________ 16
Capítulo 1 Instalación y Activación del Sistema _________________ 17
Requerimientos del Sistema ______________________________ 18
Instalación del sistema___________________________________ 18
Instalación Monousuario________________________________ 18
Instalación Multiusuario Red Novell ______________________ 20
Instalación Multiusuario Windows NT _____________________ 22
Instalación en la Estación de Trabajo ______________________ 24
Instalación Red Punto a Punto ___________________________ 25
Actualización de Versiones Anteriores _____________________ 26
Ejecutar Nomiplus Control de Asistencias __________________ 27
Activación del Sistema___________________________________ 28
Activación en Actualización del Sistema ___________________ 30
Forma de Registro ______________________________________ 31
Capítulo 2 Archivos________________________________________ 32
Catálogo de Empleados __________________________________ 33
General _____________________________________________ 33
Tarjeta de Asistencias __________________________________ 35
Residencia___________________________________________ 36
Experiencia __________________________________________ 36
Defaults_____________________________________________ 37
Centros de Costos ______________________________________ 39
Líneas ________________________________________________ 40
Puestos _______________________________________________ 41
Supervisores ___________________________________________ 42
Plantas _______________________________________________ 43
Departamentos_________________________________________ 44
Turnos________________________________________________ 45
Turno Normal ________________________________________ 45
Turno Abierto ________________________________________ 46
Turno Flotante________________________________________ 47
Definición de Códigos de Pago ____________________________ 49
Grupo de Usuarios______________________________________ 53
Definición de Usuarios___________________________________ 54
Importar checadas______________________________________ 56
Archivo SUA __________________________________________ 60
Exportar a Nóminas ____________________________________ 61
ASPEL-NOI _________________________________________ 61
Macro Pro: __________________________________________ 63
Nomipaq 4.5.5._______________________________________ 63
Nomipaq 7.2.2. Windows_______________________________ 64
Ramsal Windows _____________________________________ 66
Mantenimiento de Archivos.______________________________ 69
Información de la Empresa_______________________________ 73
Datos de la Empresa:___________________________________ 73
Opciones del Sistema:__________________________________ 73
Configuración General __________________________________ 75
Códigos de Ausencia.____________________________________ 78
Importar Empleados ____________________________________ 79
Empresas _____________________________________________ 80
Alta de la empresa_____________________________________ 80
Cambio de Empresa ___________________________________ 80
Manejo de Multiempresas. ______________________________ 81
Capítulo 3 Asistencias ______________________________________ 82
Calendarización de Asistencias____________________________ 83
Calendarización de Faltas________________________________ 85
Calendarización de Cambios de Turno _____________________ 87
Jalar Relojes___________________________________________ 89
Poleo Automático_______________________________________ 92
Poleando ____________________________________________ 92
Parámetros __________________________________________ 92
Ver Errores __________________________________________ 92
Transacciones__________________________________________ 94
Asistencias ____________________________________________ 97
Asistencias de Empleados ________________________________ 97
Motivo de Ajuste______________________________________ 98
Más información ______________________________________ 99
Captura de Asistencia de Emp. __________________________ 100
Ajustes en Tarjeta Checadora ___________________________ 101
Poner Asistencia Automática ____________________________ 102
2
Transportar__________________________________________
Checadas Inválidas____________________________________
Recalcular ___________________________________________
Acumular Asistencias__________________________________
Registrar Ausentismo __________________________________
Procesos _____________________________________________
Cafetería ____________________________________________
Capítulo 4 Relojes _______________________________________
Definición de relojes ___________________________________
Configuración: ______________________________________
Conexión:__________________________________________
Tablas: ____________________________________________
Perfiles ______________________________________________
Perfil. _____________________________________________
Creación/ Modificación de Mensajes_____________________
Creación / Modificación de Periodos _____________________
Definición de Empleados ______________________________
Generación Automática del Filtro _______________________
Resumen para definir Perfiles __________________________
Mensajes ____________________________________________
Definición de Mensajes _______________________________
Definición de Empleados ______________________________
Generación Automática de los mensajes __________________
Resumen para definir Mensajes _________________________
Accesos______________________________________________
Definición de Empleados ______________________________
Generación Automática de la lista de Acceso ______________
Resumen para definir Accesos __________________________
Campanas ___________________________________________
Configuración ________________________________________
Definición de Funciones ______________________________
Parámetros. ________________________________________
Tiempos de Operación. _______________________________
Configuración de Puertos. _____________________________
Características de los Gafetes. __________________________
Mensajes en Pantalla._________________________________
Empleados Asignados__________________________________
Zonas de Tiempo______________________________________
Empleados ___________________________________________
Archivos_____________________________________________
Programar___________________________________________
Poner a Tiempo_______________________________________
Programa de Comunicaciones: TACOMM ________________
Configuración del SIASACOM __________________________
Programa de Comunicaciones SIASACOM________________
Parámetros _________________________________________
Acciones __________________________________________
Capítulo 5 Reportes ______________________________________
Reportes_____________________________________________
Reportes Generales____________________________________
Catálogo de Centros de Costos _________________________
Catálogo de Departamentos ____________________________
Catálogo de Empleados._______________________________
Catálogo de Líneas. __________________________________
Catálogo de Plantas __________________________________
Catálogo de Puestos. _________________________________
Catálogo de Supervisores. _____________________________
Códigos de Ausencia _________________________________
Códigos de Pago ____________________________________
Definición de Turnos _________________________________
Listado de Bajas_____________________________________
Reportes de Control de Asistencias_______________________
Acumulado de Horas _________________________________
Calendarización de Asistencias _________________________
Calendarización de Faltas _____________________________
Calendarización de Turnos_____________________________
Personal que Llegó Antes _____________________________
Personal que Llegó Tarde _____________________________
Quién está en la planta hoy? ___________________________
Reporte de Ausentismo _______________________________
Reporte de Excepciones. ______________________________
Reporte de Tiempo de Ausencia ________________________
Reporte de Tiempo Extra ______________________________
Reporte de Transacciones _____________________________
Retardos Menores ___________________________________
Tarjeta Anual _______________________________________
Tarjeta Checadora ___________________________________
Reportes de Relojes ___________________________________
Definición de Accesos ________________________________
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Nomiplus Control de Asistencias
Definición de Campanas _______________________________ 169
Definición de Perfiles _________________________________ 169
Definición de Relojes _________________________________ 169
Empleados Asignados en Perfiles ________________________ 170
Reportes especiales. ____________________________________ 171
Gráficas _____________________________________________ 172
Reporteador __________________________________________ 176
Apéndice A Soluciones a Eventos Diarios_____________________ 179
Apéndice B PROCESO DIARIO DE OPERACIÓN_____________ 183
Actualización de la base de datos de empleados._____________ 183
Efectuar el proceso de “Jalar relojes” ____________________
Procesar checadas inválidas. ____________________________
Impresión del reporte de ausentismo. _____________________
Impresión del reporte de excepciones. ____________________
Ajustes a base de datos de asistencias. ____________________
Apéndice C CUESTIONARIO CONTROL DE ASISTENCIAS ___
Definición de Turnos. __________________________________
Turno Normal ______________________________________
Turno Flotante ______________________________________
Definición de Códigos de pago: __________________________
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Nomiplus Control de Asistencias
I. Introducción.
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Nomiplus Control de Asistencias
El Sistema NomiPlus Control de Asistencias le permite llevar el control administrativo de la asistencia de su personal en su empresa,
logrando contabilizar las horas exactas trabajadas, evitando así pagar de más o de menos, permitiendo aplicar los criterios de control y
redondeo que su empresa requiera.
Evita los errores de captura del personal que procesa las nóminas ya que NomiPlus Control de Asistencias exporta la información de
las horas a su sistema de nómina existente o bien al sistema NomiPlus Nómina y Recursos Humanos de la línea NOMIPLUS.
Realiza un control estricto de horas extras, horas de descanso trabajadas, horas de día festivo, faltas, retardos, incapacidades,
ausentismo, vacaciones, permisos con goce o sin goce de sueldo o cualquier otro concepto o incidencia que desee definir.
Podrá asignar parámetros de redondeo de entradas y salidas, visualizando a través de reportes o en pantalla, la hora real en que se
registro su asistencia, la hora programada en que se debió haber presentado, el número de terminal en que se marcó, si la checada fue
ajustada por el supervisor o no, así como cada una de las excepciones ocurridas por empleado como son: Horas de Menos, Corrección
de Supervisor o usuario, Ausencias, Checó Antes, no checó, falta trabajada, entre otros.
A continuación se listan las características generales del sistema.
Funciones Generales
Definición de Configuración general
Usted puede configurar su sistema NomiPlus Control de Asistencias para elegir las funciones y características del mismo que desea
utilizar en el futuro y descartar aquellas que no utilizara.
Información general de la Empresa
El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con un módulo para guardar los datos generales de su empresa, esto le permite
personalizar su sistema.
Definición de Etiquetas de campos de Número, Credencial, RFC, IMSS
El manejo de etiquetas personalizadas le permite designar un nombre específico para los campos Número, Credencial, RFC, IMSS de
manera que se ajusten a las necesidades organizacionales de su empresa.
Manejo de Multiempresas
En los casos en que usted desee controlar la información de asistencias y tiempos a más de una empresa, el sistema NomiPlus Control
de Asistencias le ofrece la posibilidad de configurar varias empresas de manera separada en el mismo sistema. Si controla las diferentes
empresas por separado, los datos asociados a cada empresa se manejarán por separado. Esto es, los catálogos no se mezclaran y al
reportar la información, solamente aparecerá la información de la empresa con la que se este trabajando. Es como tener un sistema
NomiPlus Control de Asistencias para cada empresa.
Manejo de Usuarios y uso de grupos de acceso al sistema
Esta característica le permite proporcionarle seguridad a su sistema NomiPlus Control de Asistencias, de tal forma que solo las
personas con una clave de usuario podrán utilizar el sistema y dependiendo del grupo de usuarios en el que se encuentren serán sus
posibilidades de acceder a las opciones del mismo.
Compatibilidad 100% con las terminales de registro CA500, Time America y HandPunch
El sistema NomiPlus Control de Asistencias ofrece una confiabilidad del 100% en las conexiones con las terminales CA500, Time
America y HandPunch gracias a que tiene el control desde la misma aplicación.
Barra de Acceso Rápido
El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con una barra de acceso directo a las funciones más utilizadas del sistema, lo cual
facilita su manejo.
Barra de estatus del sistema
La barra de estado del sistema NomiPlus Control de Asistencias es un elemento que proporciona al usuario datos acerca de si el
sistema esta realizando alguna operación, también señala el estatus del usuario.
Ayuda
El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con una guía completa de ayuda que ofrece información completa y detallada
acerca de todas las funciones y catálogos del sistema.
Exportación a otros Sistemas
ƒ Exportación de Archivo de movimientos al SUA.
ƒ Compatibilidad con la nómina Nomiplus.
ƒ Exportación a las nominas comerciales: ASPEL NOI, NOMIPAQ, RAMSAL, MACRO PRO, PROCESA, SAP R3 y demás
nóminas a través de archivos ASCII.
Mantenimiento de Archivos
ƒ Inicialización de Archivos
ƒ Compactación de Archivos
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Nomiplus Control de Asistencias
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Definición y mantenimiento de índices de ordenación
Archivar y Dearchivar información
Reparación de fallas de archivos
Exportación e Importación de la información a otros tipos de formatos: ASCII, EXCEL, MULTIPLAN, LOTUS.
Ambiente Windows
NomiPlus Control de Asistencias funciona bajo Windows 95/98/NT/2000/XP.
EMPLEADOS
Clasificación de los empleados
Catálogos de clasificación: Plantas, Líneas, Departamentos, Centro de costos, Puestos. Le permite organizar a los empleados de su
empresa de forma eficiente.
Catálogo de Supervisores.
Es una excelente forma de organizar a los empleados de su empresa, pues aunque en su empresa no existan supervisores de ningún tipo,
usted puede asignar un grupo de empleado a un “supervisor” específico y así hacer referencia a ese grupo de empleados más adelante
tan solo dando como referencia la identificación de su supervisor.
Definición de Turnos Normales, Abiertos y Flotantes
El manejo de turnos permite a su sistema NomiPlus Control de Asistencias tener un control absoluto sobre los horarios de trabajo de
sus empleados. Permitiendo definir diversos tipos de turnos según las necesidades de la empresa.
Definición de Códigos de Pago
Permite determinar las políticas de cálculo de horas para poder calcular el tiempo real productivo que un empleado a trabajado.
Calculándose la información del tiempo que sus empleados trabajan, reportando con exactitud el total de horas que un empleado ha
trabajado durante un periodo, además de tiempo extra, llegadas tarde y demás.
Catálogo de empleados
Capture todos los datos necesarios del empleado, como información general, residencia, experiencia. Además la tarjeta de asistencia
permite tener una información detallada de las transacciones de cada empleado.
Manejo de Defaults en captura de empleados
La función Defaults se utiliza para asignar datos común a un grupo de empleados cuando se adiciona al catálogo
Consulta de Tarjeta Checadora en catálogo de empleado
Es un informe de las transacciones que el empleado ha tenido en la terminal en el periodo actual.
Importación para la tabla de empleados
Desde un archivo ASCII, permite adicionar nuevos y actualizar los existentes por medio de un formato predefinido directamente en el
sistema.
Longitud de Número de empleado y credencial 15 caracteres
Permite llevar un número de identificación personal aun en empresas grandes.
ASISTENCIAS
Acceso directo al Módulo de Relojes desde el sistema
Usted puede acceder directamente al módulo de relojes con tan solo un clic en el botón de acceso directo.
Extracción directa de los relojes de manera fácil y sencilla
Usted puede extraer la información de los relojes directamente con tan solo un clic en el botón de la barra de acceso directo.
Poleo automático de las terminales
Le permite programar la auto extracción de información de cada una de sus terminales.
Consulta de Errores en poleo Automático
Además le permite consultar las veces que este proceso de poleo automático ha fallado y en que fecha y hora.
Importación de las transacciones
Podrá importar información de las terminales comerciales LINX, TEMPUS (CRONOS), AMANO y demás a partir de un archivo
ASCII.
Calendarización de Asistencias y Faltas
Captura de todo tipo de incidencias necesarias para el control de asistencia y la exportación a la nómina.
Calendarización de Cambios de Turno
Permite de igual forma asignar cambios en los turnos de los empleados con el fin de controlar el cambio temporal de horarios, por
ejemplo, cuando un o un grupo de empleados laborara durante un mes en el horario de la noche, solo tiene que realizar la asignación de
cambios de turnos.
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Nomiplus Control de Asistencias
Consulta de Histórico de Transacciones obtenidas de la terminal
Guarda todas las transacciones obtenidas de una terminal específica.
Reprocesamiento de las transacciones de la terminal
Después de traer las transacciones de cualquier terminal, recalcula la información de control de asistencias para tenerla actualizada.
Consulta de las transacciones capturadas manualmente
Identifica que transacciones han sido grabadas desde el sistema y que usuario las capturo.
Consulta y Modificación de asistencias de Empleados, día por día
Puede consultar y modificar las transacciones de los empleados grabadas en el sistema a detalle día por día
Captura Masiva de asistencias de Empleados
El sistema le permite realizar transacciones no solo a un empleado específico sino también a un grupo de ello. Esto facilita la tarea de
capturar checadas faltantes
Consulta y Ajustes en Tarjeta Checadora de la asistencia semanal de los empleados
Realizar ajustes directamente a la Tarjeta Checadora del empleado.
Asignación total de Asistencia Automática individual o grupal
Usted puede asignar asistencias automáticas desde el sistema sin que el personal tenga que siquiera realizar sus transacciones en la
terminal. Por ejemplo para personal que tiene un horario variable o flexible, o que labora por algún tiempo en un lugar remoto.
Asignación de Asistencia Automática de los registros faltantes de la asistencia
El sistema NomiPlus Control de Asistencias le permite completar transacciones olvidadas o no registradas por los empleados.
Posibilidad de transportar la asistencia de un día a otro.
Puede Asignar una asistencia a cualquier otro día, por ejemplo cuando se trabaja un día Sábado o Domingo con el propósito de liberar
un día próximo para un puente o vacaciones.
Almacenamiento de checadas inválidas de credenciales no existentes o inactivas en el sistema
Lleva un histórico de cuando de cuando las terminales reciben transacciones de credenciales que no están asignadas en el sistema.
Reprocesamiento de las checadas inválidas
Después de recibir transacciones inválidas usted puede asignar estas credenciales inválidas y recalcular la información de control de
asistencias para empleados nuevos.
Proceso de Recalcular las horas a pagar de un periodo específico
Usted puede cambiar las condiciones de pago según sus necesidades actuales, y en ese momento recalcular de nuevo la información de
los empleados para actualizarla.
Proceso de Acumulación de Horas, el cual proporciona toda la información referente a las horas trabajadas
El empleado puede acumular horas de diferentes tipos: normales, tiempo extra, de descanso, días festivos y demás. Este proceso utiliza
todas estas horas para calcular el tiempo efectivo que trabajo el empleado.
Proceso de Registro de Ausentismo, para determinar el total de días de ausentismo aplicados a un empleado
Determina el total de días que el empleado falto a trabajar.
Procesos Especiales
El Sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con un módulo especial que le permite al usuario agregar procesos especiales
utilizando código de MS Visual FoxPro para procesar la información de control de asistencias según sus necesidades.
FUNCIONES DE LOS RELOJES
Definición del catálogo de relojes disponibles
ƒ Trabaja con terminales CA500, Time América y HandPunch
ƒ Agrupación de las terminales
ƒ Asignación de tabla de Configuración, Perfiles, Mensajes, Accesos, Empleados, Zonas de Tiempo y Campanas
ƒ Definición de uso de Semáforo
ƒ Definición de uso de FIU
ƒ Modos de Comunicación: Serial, Serial Lan, Módem, y TCP
Definición de Tipos de Configuraciones
ƒ Definición de Funciones disponibles en la terminal, así como sus niveles de captura
ƒ Definición de Lectores de entrada
ƒ Definición de parámetros de configuración
ƒ Tiempos de los mensajes
ƒ Configuración de las velocidades de los puertos de comunicación
ƒ Parámetros del Módem
ƒ Características de las Credenciales
ƒ Mensajes en la pantalla del reloj que se despliegan
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Nomiplus Control de Asistencias
ƒ Encabezados de la impresión de transacciones
Perfiles
A través de ellos podrá definir las restricciones de horarios de registro y el personal activo.
ƒ Lista de mensajes a desplegar por parte del perfil.
ƒ Acciones a tomar al desplegar el perfil
ƒ Periodos con los Horarios de despliegue de los mensajes
ƒ Asignación de los Periodos a los empleados
ƒ Definición masiva de los perfiles a partir de los horarios de los empleados
ƒ Asignación Única de un Periodo a todos los empleados
ƒ Mensaje cuando se checa fuera de los horarios definidos
ƒ Mensaje cuando no existe la credencial en el perfil
Mensajes
Podrá desplegar mensajes personalizados por cada empleado o su nombre.
ƒ Definición de todos los mensajes disponibles
ƒ Asignación de Mensajes a los empleados
ƒ Definición masiva de un mensaje a un grupo de empleados
ƒ Desplegar el Nombre del empleado
Accesos
A través de un relevador podrá controlar el acceso a áreas restringidas.
ƒ Definición del Modo de Acceso: Desactivado, Automático o Siempre Activo
ƒ Mensajes para Modo Desactivado y Siempre Activo
ƒ Tiempo de duración del acceso
ƒ Definición de la ventana de Acceso
ƒ Asignación de los empleados autorizados
ƒ Definición masiva de los empleados
ƒ Asignación del accesos todos los empleados
Campanas.
Permite activar los timbres de aviso de horarios para la comida, salida y demás.
ƒ Definición de los días y horarios de activación de campana
Programación de las terminales
ƒ Actualización de la hora y fecha de la computadora
ƒ Actualización de la hora y fecha de las terminales
ƒ Activación de la extracción de la información de asistencia remota.
ƒ Ejecución desde el servidor del servidor de validación de la asistencia remota
ƒ Ejecución del programa de comunicación de las terminales TIME AMERICA
ƒ Ejecución del programa de comunicación de las terminales CA500
ƒ Consulta del Catálogo de Empleados
ƒ Mantenimiento de Archivos
REPORTES
El sistema contiene una variedad de reportes, clasificados en Generales, de Asistencia, Relojes y Cafetería, los cuales cubren las
necesidades más generales en el control de asistencias.
Adicionalmente se pueden generar más reportes según las necesidades del cliente, listados dentro de la clasificación de Especiales
Los reportes se pueden visualizar en pantalla, mandar a papel, grabar en archivo ASCII o enviar vía e-Mail.
Catálogo de empleados
Catálogo de puestos
Catálogo de departamentos
Códigos de ausencia
Catálogo de supervisores
Definición de turnos
Códigos de pago
Catálogo de líneas
Catálogo de plantas
Catálogo de centros de costo
Listado de bajas
Reporte de excepciones
Acumulado de horas
Calendarización de asistencias
Calendarización de turnos
Calendarización de faltas
Reporte de tiempo extra
Personal que llego antes
Personal que llego tarde
Retardos menores
Reporte de puntualidad
Reporte de ausentismo
Tarjeta Checadora
Reporte de asistencia diaria
Etiquetas
Permite Imprimir etiquetas con información de los diversos catálogos del sistema
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Tarjeta anual
Quien esta hoy?
Reporte de tiempo de ausencia
Reporte de transacciones
Definición de campanas
Definición de accesos
Definición de perfiles
Empleados Asig. en perfiles
Definición de relojes
Acumulado de cafetería
Transacciones de cafetería
Detalle diario de cafetería
Nomiplus Control de Asistencias
Reporteador
El sistema contiene una herramienta para que el usuario pueda generar listados personalizados de los diversos catálogos fijos del
sistema.
Gráficas
ƒ Graficador Estadístico de la información de Asistencia
ƒ Gráficas de Puntualidad, Horas Normales vs. Extras, Ausentismos, Índice de Rotación
ƒ Diversos tipos de gráficas: Barras, Líneas, Áreas y pastel
ƒ Impresión de Gráfica
ƒ Exportación de Datos o Imagen a otros sistemas
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Nomiplus Control de Asistencias
Símbolos utilizados a través del Manual
Con la finalidad de facilitar la compresión y la de proporcionar mayor información sobre los temas contenidos en este manual de
usuario, se utilizan los siguientes signos o símbolos, los cuales se localizarán en la parte izquierda del párrafo correspondiente.
Información importante: Se refiere a información y/o proceso que será necesario considerar o ejecutar al realizar algún
cambio de configuración al Sistema NomiPlus Control de Asistencia
Tip: Consejo para realizar determinado proceso de una manera más fácil.
Referencias cruzadas: Cuando la información o tema que se esté tratando se mencione o explique también en otra
página del manual, se indicará este símbolo de Referencia cruzada, junto con el número de
página correspondiente. Por ejemplo:
Pág. 80
Personal Técnico: Se recomienda que dicha función sea realizada por personal técnico especializado que
proporcione mantenimiento al sistema. Consulte a su departamento de sistemas o a su
distribuidor autorizado.
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Nomiplus Control de Asistencias
Símbolos utilizados en el Sistema
NomiPlus Control de Asistencia
Los siguiente símbolos (gráficos y teclas de funciones) se emplean en nuestro sistema NomiPlus Control de Asistencia (el cual
abreviaremos como Sistema NOMIPLUS-TA a través de este manual) .
Es importante leer con detenimiento esta sección para familiarizarse con las pantallas, teclas de función así como los botones gráficos o
iconos, ya que éstos son símbolos estandarizados de nuestro Sistema NOMIPLUS-TA.
F1-Ayuda en Línea
NomiPlus Control de Asistencias ofrece ayuda en línea para asistirlo a usted cuando lo requiera. Para presentar el Asistente para ayuda,
presione la tecla F1. Se mostrará la siguiente pantalla:
Fig. I- 1
El contenido de la pantalla de ayuda, variará dependiendo desde qué módulo se haya presionado la tecla de ayuda (F1). Por ejemplo, si
estando en el catálogo de Empleados, se presiona la tecla F1 se mostrará una pantalla con información de ayuda de captura para el
catálogo Empleados, como se ilustra en la siguiente pantalla:
Fig. I- 2
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Nomiplus Control de Asistencias
Utilice el botón de desplazamiento (localizado a la derecha de la pantalla) para desplazar la información de ayuda en la
pantalla, de una manera más ágil.
Utilizando las flechas de desplazamiento (localizado a la derecha de la pantalla) la información se desplaza de una manera
más lenta.
Barra de Control
La barra de control de NomiPlus Control de Asistencias nos permite a través de sus botones de desplazamiento y de búsqueda un acceso
rápido a la información. Esta barra se encuentra localizada en la parte inferior de cada una de las pantallas del Sistema, tal y como se
ejemplifica a continuación.
Barra de control
Fig. I- 3
La Barra de control contiene los siguientes botones:
Desplazamiento
Inicio. Permite desplazarse hacia el primer registro de la pantalla.
Anterior. Efectúa un desplazamiento al registro anterior.
Siguiente. Esta opción permite desplazarse hacia el siguiente registro.
Final. Realiza un desplazamiento hacia el último registro.
Búsqueda
Localizar. De acuerdo al índice (orden de búsqueda) que se encuentre seleccionado se realizará la búsqueda del
registro. De no encontrarse el registro específico, pondrá un mensaje en la parte superior derecha:“
El Registro no fue encontrado”, en caso contrario, mostrará la información.
Seleccionar Índice. Esta opción permite cambiar el orden en el cual se va a realizar una búsqueda o el orden en el cual se
va a desplegar la información. Al seleccionar esta opción se desplegará un menú con varios tipos de
ordenamiento, para que Ud. seleccione el que desee, como se muestra a continuación.
12
Nomiplus Control de Asistencias
Acepta la Selección
Cancela la Selección
Fig. I- 4
Consultas Masivas. Esta opción permite consultar la información del catalogo actual en forma de columnas y renglones,
permitiendo revisar la información de una manera rápida, además podrá seleccionar los registros que
cumplan con el criterio que Usted requiera. El criterio se realiza seleccionado un campo a la vez de
la base de datos que se esté consultando en ese momento, relacionarlo con un símbolo de
comparación ( ==,=, >, >=,<,<=, <>, IN) , y escribir en la casilla contigua el texto a considerar en la
comparación. Ya formado el criterio Usted debe agregar este criterio mediante el botón AGREGAR
(puede agregar más de un criterio). Ya finalizado la creación de los criterios, puede ordenarlos,
según el orden que desee mediante los botones de Mover arriba (⇑) y Mover hacia abajo (⇓). En
caso de querer visualizar la información de forma agrupada , entonces presione el botón GRUPO.
Finalmente presione el botón TABULAR para que se realice la consulta según el o los criterios
especificados. Los registros que cumplan con la condición o criterio serán mostrados en forma
tabular. (Ver Fig. I- 5).
Fig. I- 5
Las opciones disponibles para la consulta masiva son:
Base de Datos. Selecciona la base de datos sobre la cual se va a aplicar la condición de búsqueda.
Orden.
Define el orden en el cual se va a desplegar la información.
Criterio.
Muestra las condiciones que se agregan. Las flechas nos indican las prioridades de
las condiciones que haya agregado.
Tabular.
Muestra en forma tabular los registros que cumplen con las condiciones de
búsqueda.
Resetear.
Inicializa las condiciones de búsqueda. Esto es, se borran todas las condiciones
agregadas en el área de Criterio.
Salir.
Abandona la pantalla de consultas.
Fotografía
Si se tiene el sistema de Identificaciones Nomiplus Id, al presionar éste botón aparecerá la foto del empleado que esté
consultando en ese momento.
Edición
Agregar. Con esta opción es posible agregar un nuevo registro a la Base de datos que esté accesando en ese momento.
13
Nomiplus Control de Asistencias
Borrar. Esta opción permite borrar el registro que actualmente se esté desplegando en la pantalla.
Salir. Abandona la pantalla en que se encuentra
Grabar. Permite grabar el registro que ha sido agregado a la Base de datos.
Cancelar. Permite salirnos de la pantalla Agregar Registro, sin grabar nada.
Barra de Acceso Rápido
La Barra de Acceso rápido es una herramienta que le permitirá de manera sencilla accesar a las tareas y opciones más comunes para
trabajar con el sistema. Al accesar al sistema esta siempre se desplegará y usted podrá hacer uso de ella inmediatamente.
Fig. I- 6
Cátalogo de Empleado
Módulo de Relojes
Jalar de Relojes
Asistencias de Empleados
Asistencia en Tarjeta Checadora
Historico de Transacciones
Impresión de Reportes
Reporte de Empleados
Reporte de Acumulado de Horas
Reporte de Tarjeta Checadora
Reporte de Quién esta en la Planta Hoy?
Reporte de Personal que llego Tarde
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Nomiplus Control de Asistencias
Barra de Estado del Sistema
Por medio de la barra de estado podrá visualizar en que opción se encuentra el sistema y los pasos que esta realizando cuando se
procesa alguna información, así como el porcentaje de avance que tiene un proceso del sistema. Adicionalmente se podrá identificar el
usuario que esta trabajando en ese momento.
Fig. I- 7
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Nomiplus Control de Asistencias
Integración con sistemas de la Línea NomiPlus
El sistema NomiPlus Control de Asistencia comparte información con los demas sistemas de la linea nomiplus como se muestra en el
siguiente diagrama:
NomiPlus
Control de Asistencia
NomiPlus
Cafetería
NomiPlus
ID
NomiPlus
Nómina y Recursos Humanos
Fig. I- 8
Todos los sistemas comparten la información general de los empleados, a partir del mismo directorio de datos generales –Directorio
BDS dentro de la instalación de los sistemas- permitiendo ser capturada en Nomina, Asistencias o Identificación; a su vez los sistemas
intercambian la información necesaria para su funcionamiento propio, las relaciones con cada sistema son:
Nómina a Control de Asistencias
Catálogo de Empleados, Clasificación y Asignación de políticas de pago
Control de Asistencias a Nómina
Totales de Horas Laboradas, Extras, Asistencias, Faltas y demás información para calculo
de pago.
Control de Asistencias a ID
Información de Empleados
ID a Control de Asistencias
Fotografía de los empleados e Información
Control de Asistencias a Cafetería
Catálogo de Empleados, Clasificación, Asistencia del Día
Cafetería a Control de Asistencias
Información de Bonos consumidos para reportes.
16
Nomiplus Control de Asistencias
Capítulo
1
Instalación y Activación del Sistema
Objetivos
En este capítulo el Usuario encontrará toda la información
referente a la protección del Sistema Nomiplus Control de
Asistencia, así como los datos y pasos a seguir en el proceso de
activación del mismo.
Así mismo se detalla el proceso de instalación del Sistema bajo
ambiente mono y multiusuario. Y se incluye los procedimientos de
instalación del Sistema, tanto para Sistemas nuevos, como para
las actualizaciones.
17
Nomiplus Control de Asistencias
Al instalar el sistema NomiPlus Control de Asistencia en su computadora se copiaran todos los archivos necesarios para su
funcionamiento, así como las bases de datos distribuidas en los directorios correspondientes, para su correcta instalación, siga las
indicaciones que a continuación se muestran.
Requerimientos del Sistema
Los requerimientos mínimos recomendados para el correcto funcionamiento del sistema son:
•
•
•
•
•
•
•
•
Computadora Pentium II mínimo 400 Mhz o superior
Memoria RAM de 64 Mb o superior
Disco duro con 500Mb disponible para la instalación y datos
Unidad de CD ROM
Puerto Paralelo para conexión de candado del sistema
Sistema Operativo Windows 95se, Win 98, Windows 2000
Impresora (recomendable Láser)
En caso de versión Multiusuario, sistemas operativos Windows NT (SP4),
Windows 2000 Server, Novell Network 4.21.
Es altamente recomendable seguir estos requisitos para garantizar una operatividad satisfactoria de su sistema, para cualquier duda
consulte con su distribuidor autorizado.
Instalación del sistema
EL sistema NOMIPLUS-TA es una aplicación que puede acoplar a sus necesidades empresariales, permitiendo realizar su instalación
para alguno de los siguientes esquemas.
Para que se
ejecute
su
instalación
satisfactoriamente,
asegúrese de cerrar
todas las demás
aplicaciones
abiertas.
Modo Monousuario
Para un solo usuario en una sola PC.
Modo Multiusuario
Para varios usuarios en varias PC, usando simultáneamente o al mismo tiempo el Sistema.
Soporta los siguientes Sistemas Operativos: Windows 95/98, Windows NT, Novell.
A continuación se indica el proceso de instalación para cada caso.
Instalación Monousuario
Para la Instalación del Programa de NomiPlus NOMIPLUS-TA en una PC, de modo monousuario, primero se debe de instalar el
candado al puerto paralelo de la PC, y desde ésta PC instalar el programa mediante el disco de Instalación.
PASO 1) Para realizar la instalación, inserte en el CD-ROM etiquetado como NomiPlus–
Control de Asistencia, automáticamente se ejecutará la ventana de opciones de
Instalación, como se muestra en la Fig. 1- 1.
En caso de que no se ejecute automáticamente desde el botón de Inicio (Start) .
seleccione la opción de Ejecutar (Run) y escriba : X:\INSTALAR.EXE. donde X es la
unidad de CD ROM de su computadora, como se muestra en la Fig. 1- 2
Fig. 1- 2
Seleccione la opción Instalar Producto y en ese momento aparecerá la ventana de
Instalación del programa. Presione el botón NEXT. (Fig. 1- 3)
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Fig. 1- 1
Nomiplus Control de Asistencias
Fig. 1- 3
PASO 2) Se presentará la siguiente pantalla, para que seleccione el tipo de instalación. Seleccione la primera opción: “Instalación
Completa Monousuario” (Fig. 1- 4)
Fig. 1- 4
PASO 3) Se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá indicar la ruta en la cual se instalará el Sistema.
BROWSE para especificar la ruta, y después presione el botón NEXT. ( ver Fig. 1- 5)
Haga clic al botón
Es importante tomar en cuenta que el directorio de instalación del sistema no debe de contener Espacios en Blanco, tampoco la ruta
completa donde se instale; adicionalmente se recomienda manejar directorios de no más de 8 caracteres para evitar problemas de
acceso a archivos.
Fig. 1- 5
PASO 4) Finalmente se solicitará el grupo para la instalación de los iconos del sistema en el menú Programas. (ver Fig. 1- 6). Haga clic
al botón NEXT.
19
Nomiplus Control de Asistencias
Fig. 1- 6
PASO 5) Se iniciará la grabación de datos. Inserte los discos conforme se los solicite la instalación. Una vez finalizada la grabación de
datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su PC. Confirme la reinicialización
PASO 6) Una vez reinicializada la PC, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente.
Instalación Multiusuario Red Novell
Para la Instalación del Programa de NomiPlus – Control de Asistencia en un servidor Netware, primero se debe de instalar el
Candado(color rojo) al puerto paralelo de una Estación de Trabajo, y desde ésta PC instalar el programa en el Servidor mediante el
disco de Instalación.
Instalación del Candado en Servidor Novell
Dentro del Servidor Novell se deberá de ejecutar el manejador de licencias NetHasp para servidores Novell NetWare, el cual es un
servicio que se ejecutara desde su servidor, por medio del archivo HASPSERV.NLM y activará el uso del candado.
Para cargar el manejador de licencias NetHasp:
1.
2.
3.
Conectar el Candado Rojo Hasp al equipo servidor de Novell en su puerto Paralelo
Copiar el HASPSERV.NLM al directorio de sistema del servidor de archivos (de donde se ejecutan los controladores y se
carga el sistema operativo).
Cargar el controlador a la memoria a través de la siguiente instrucción:
LOAD HASPSERV
La pantalla del manejador de licencias NetHasp se visualizará, mostrando el status actual y los detalles de la operación.
Nota: Para cargar automáticamente el manejador de licencias NetHasp, agrege la siguiente línea a el archivo Autoexec.ncf en el
directorio sys:system de Novell
LOAD HASPSERV
Para remover de memoria el manejador de licencias NetHasp escriba:
UNLOAD HASPSERV
Ya que se encuentre funcionando el candado en el servidor se procederá a instalar la aplicación en la computadora de donde se ejecutará
el sistema, primeramente se debe de hacer una instalación completa y posteriormente solo instalaciones de estación de trabajo.
PASO 1) Para realizar la instalación, inserte en el CD-ROM etiquetado como
NomiPlus–Control de Asistencia, automáticamente se ejecutará la ventana de
opciones de Instalación, como se muestra en la Fig. 1- 7.
En caso de que no se ejecute automáticamente desde el botón de Inicio (Start) .
seleccione la opción de Ejecutar (Run) y escriba : X:\INSTALAR.EXE. donde X es la
unidad de CD ROM de su computadora, como se muestra en la Fig. 1- 8
Fig. 1- 8
20
Fig. 1- 7
Nomiplus Control de Asistencias
Seleccione la opción Instalar Producto y en ese momento aparecerá la ventana de Instalación del programa. Presione el botón NEXT.
(Fig. 1- 9)
Fig. 1- 9
PASO 2) Se presentará la siguiente pantalla, para que seleccione el tipo de instalación. Seleccione la primera opción: “Instalación
Completa Monousuario” (Fig. 1- 10)
Fig. 1- 10
PASO 3) Se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá indicar la ruta del SERVIDOR (letra de unidad y nombre(s) de directorio
(s)) en el cual se instalará el Programa. Haga clic al botón BROWSE para especificar la ruta, y después presione el botón NEXT. ( ver
Fig. 1- 11)
Es importante tomar en cuenta que el directorio de instalación del sistema no debe de contener Espacios en Blanco, tampoco la ruta
completa donde se instale; adicionalmente se recomienda manejar directorios de no más de 8 caracteres para evitar problemas de
acceso a archivos.
Fig. 1- 11
PASO 4) Finalmente se solicitará la el grupo para la instalación de los iconos del sistema en el menú Programas. (ver Fig. 1- 12). Haga
clic al botón NEXT.
21
Nomiplus Control de Asistencias
Fig. 1- 12
PASO 5) Se iniciará la grabación de datos. Una vez finalizada la grabación de datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su
PC. Confirme la reinicialización
PASO 6) Una vez reinicializada la la estación de trabajo, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente, y
proceda a realizar la instalación de las estaciones de trabajo.
Instalación Multiusuario Windows NT
Para la Instalación del Programa de NomiPlus – Control de Asistencia en un servidor Windows NT, primero se debe de instalar el
Candado(color rojo) al puerto paralelo del Servidor, y desde ésta computadora instalar el programa en el Servidor mediante los discos
de Instalación. Posteriormente deberá instalar en cada una de las estaciones de trabajo, desde las cuales accesará al Sistema de
Asistencias, mediante la opción: Instalación para Estación de trabajo, a través de Windows NT. A continuación se detalla el
procedimiento:
PASO 1) Para realizar la instalación, inserte en el CD-ROM etiquetado como
NomiPlus–Control de Asistencia, automáticamente se ejecutará la ventana de
opciones de Instalación, como se muestra en la Fig. 1- 13.
En caso de que no se ejecute automáticamente desde el botón de Inicio (Start) .
seleccione la opción de Ejecutar (Run) y escriba : X:\INSTALAR.EXE. donde X es la
unidad de CD ROM de su computadora, como se muestra en la Fig. 1- 14
Fig. 1- 14
Seleccione la opción Instalar Producto y en ese momento aparecerá la ventana de
Instalación del programa. Presione el botón NEXT. (Fig. 1- 15)
Fig. 1- 15
22
Fig. 1- 13
Nomiplus Control de Asistencias
PASO 2) Se presentará la siguiente pantalla, para que seleccione el tipo de instalación. Seleccione la segunda opción: “Instalación
para Servidor MultiUsuario” (Fig. 1- 16)
Fig. 1- 16
PASO 3) Se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá indicar la ruta del SERVIDOR (letra de unidad y nombre(s) de directorio
(s)) en el cual se instalará el Programa. Haga clic al botón BROWSE para especificar la ruta, y después presione el botón NEXT. ( ver
Fig. 1- 17)
Es importante tomar en cuenta que el directorio de instalación del sistema no debe de contener Espacios en Blanco, tampoco la ruta
completa donde se instale; adicionalmente se recomienda manejar directorios de no más de 8 caracteres para evitar problemas de
acceso a archivos.
Fig. 1- 17
PASO 4) Finalmente se solicitará la el grupo para la instalación de los iconos del sistema en el menú Programas. (ver Fig. 1- 12). Haga
clic al botón NEXT.
Fig. 1- 18
PASO 5) Se iniciará la grabación de datos. Una vez finalizada la grabación de datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su
PC. Confirme la reinicialización
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Nomiplus Control de Asistencias
PASO 6) Una vez reinicializada el servidor, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente. Adicionalmente
dentro del Servidor se estará ejecutando el Programa del Manejador de Licencias para el funcionamiento del candado rojo en la red.
(Fig. 1- 19)
Fig. 1- 19
Para su comodidad podrá minimizar la ventana.
PASO 7) Una vez confirmado que el Sistema funciona, proceda a instalar el Sistema en las estaciones de trabajo correspondientes.
Instalación en la Estación de Trabajo
PASO 1) Ejecute el programa de instalación desde la estación de Trabajo como se mostró en el paso 1 de las anteriores instalaciones,
seleccione el tercer tipo de instalación: "Instalación para Estación de Trabajo, a través de Red" (Fig. 1- 20). Este tipo de instalación
configurará a la Estación de trabajo para que accese a la información del Servidor, y agregará en el escritorio de la Estación de Trabajo
un acceso directo para entrar a NOMIPLUS.
Fig. 1- 20
PASO 2) Se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá indicar la ruta desde donde se va a ejecutar el Programa (letra de unidad y
nombre(s) de directorio(s) ). Haga clic al botón BROWSE para especificar la ruta, y después presione el botón NEXT. (ver Fig. 1- 21)
Es importante tomar en cuenta que el directorio de instalación del sistema no debe de contener Espacios en Blanco, tampoco la ruta
completa donde se instale; adicionalmente se recomienda manejar directorios de no más de 8 caracteres para evitar problemas de
acceso a archivos.
Fig. 1- 21
PASO 3) Finalmente se solicitará la el grupo para la instalación de los iconos del sistema en el menú Programas. (ver Fig. 1- 22 ). Haga
clic al botón NEXT.
24
Nomiplus Control de Asistencias
Fig. 1- 22
PASO 5) Se iniciará la grabación de datos. Una vez finalizada la grabación de datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su
PC. Confirme la reinicialización
PASO 6) Una vez reinicializada la PC, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente. Tome en cuenta que
ahora se validará desde el candado instalado en el servidor, por lo que es importante haber hecho primero la instalación del Servidor.
Instalación Red Punto a Punto
Windows 95
Para la Instalación del Programa de NomiPlus – Control de Asistencia en un ambiente de red punto a punto bajo Windows 95, primero
se debe de instalar el Candado MultiUsuario (color rojo) al puerto paralelo de la PC que tendrá la función de Servidor de red, y desde
ésta computadora instalar el programa como Servidor de red mediante el disco de Instalación. Posteriormente deberá instalar en cada
una de las estaciones de trabajo, desde las cuales accesará al Sistema de Asistencias, mediante la opción: Instalación para Estación de
trabajo en Red.
Para llevar a cabo la instalación una vez seleccionada la PC que será el servidor, siga los pasos como si fuera un a instalación bajo
WINDOWS NT.
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Nomiplus Control de Asistencias
Actualización de Versiones Anteriores
Una actualización es un paquete completo del Sistema pero que Ud. adquiere a un menor precio, porque ya tiene comprado e instalado
previamente una versión anterior del Sistema NomiPlus-TA. Una actualización generalmente incorpora cambios en las estructuras de
las Bases de datos, así como cambios en las rutinas de operación del Sistema NomiPlus-TA.
A continuación se indica el proceso de instalación de una actualización.
Respalde todo su Sistema, por cualquier eventualidad, esto deberá incluir todo el directorio con su aplicación y datos.
Pág. 17
Instale el Sistema NomiPlus-TA (actualización) según los pasos descritos en la sección: Instalación del Sistema
Al terminar la copia de los archivos, se desplegará la siguiente pantalla:
Fig. 1- 23
Indique Si, y especifique las rutas origen y destino para la actualización, según la pantalla siguiente:
Fig. 1- 24
Una vez finalizada la grabación de los datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su PC. Confirme la reinicialización
Una vez reinicializada la PC, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente.
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Sistema de Control de Asistencias
Ejecutar Nomiplus Control de Asistencias
Para abrir NomiPlus Control de Asistencias realice una de las siguientes:
1. Desde menú siga los siguientes pasos:
ƒ
Haga Clic en el Botón Inicio
ƒ
Seleccione Programas y haga clic en NomiPlus Control de Asistencias
ƒ
Seleccione NomiPlus Control de Asistencias
2. Haga doble clic al icono o acceso directo, localizado en el escritorio de su PC:
Al iniciar por primera ves su sistema aparecerá la Pantalla Principal como se muestra (Fig. 1- 25).
Fig. 1- 25
Después de que defina los usuarios de su sistema se desplegará la ventana para solicitar el usuario y su clave de acceso, como se
muestra en la siguiente pantalla (Fig. 1- 26)
Fig. 1- 26
Seleccione el usuario y escriba la clave de acceso de dicho usuario para acceder al sistema, en caso de ser incorrecta le permitirá hasta
en tres ocasiones volver a intentarlo, caso contrario se cerrará el sistema.
Adicionalmente un usuario puede estar bloqueado cuando ya se encuentra trabajando dentro del sistema, esto se
denota por el icono de acceso a un costado del nombre el cual indica:
Disponible.
Indica que el usuario puede accesar.
No Disponible
Indica que el usuario ya se encuentra trabajando, o que la ultima vez que trabajo ese usuario se salió del
programa sin cerrar correctamente, en caso de que el usuario realmente no se encuentre dentro del sistema
presione el botón para cambiar al estado de Disponible, en caso de no cambiar el estado repórtelo al
encargado del sistema o consulte con su Distribuidor autorizado.
27
Sistema de Control de Asistencias
Activación del Sistema
Después de la instalación de su sistema puede optar por registrar inmediatamente su Sistema, o utilizarlo durante 30 días o 90 accesos,
condiciones que una vez cumplidas bloquearán su Sistema hasta que éste se registre. Si pasado este tiempo Usted todavía no desea
registrar su Sistema, puede también optar por solicitarnos una clave DEMO. Esta clave DEMO le proporcionará 30 accesos ó 90 días,
lo que ocurra primero, para usar el Sistema. Vencido el plazo, deberá registrar su Sistema.
A continuación se detalla lo referente a nuestro Sistema de Protección de Aplicaciones:
Como una medida de protección a nuestros Sistemas se ha implementado un mecanismo de protección, el cual consiste en:
1.
El manejo de una llave o candado HASP el cual se conecta al puerto paralelo de la PC donde se instalará el
Sistema de Asistencias. Se manejarán 2 tipos de llaves Hasp-X (monousuario y multiusuario por estación de
trabajo) y Hasp-Net (multiusuario en servidor). Cada sistema podrá funcionar con uno o con otro (el
módulo de seguridad se encarga de ello) dependiendo de la definición al momento de asignar los números
de serie. La llave Hasp-X sustituirá a la llave Hasp-memo que anteriormente se proporcionaba para
sistemas monousuario.
2.
El registro del Sistema a través del cual se otorgarán claves de activación que le permitirán al Usuario
operar el sistema adquirido, ya sea para programas DEMO o para programas COMPLETOS. Esta clave de
activación puede ser solicitada directamente vía telefónica al (999)-926-26-83, o bien a través de la forma
de registro en nuestra página web (http:\\www.siasa.com.mx\registro.htm)
La clave de activación se generará a partir de 3 factores:
¾ Número de serie del sistema
¾ Número de Versión del sistema
¾ Nombre de la empresa
Con estos datos se le asignará una clave de activación única. Los datos anteriores deberán ser tecleados en la forma de
registro, la cual se incluye en el paquete del Sistema, y también al final de este capítulo.
A partir de la fecha de instalación del sistema, se cuenta con 30 días o 90 accesos para realizar el registro del producto (Fig. 1- 27),
pasado este tiempo el sistema mostrará la forma de registro para que se proporcione la clave de activación y poder ingresar al sistema.
Sin embargo, si no desea llegar al límite de días y accesos puede accesar la pantalla de registro en el Sistema de Asistencias, desde el
menú de Archivos, opción: “Información de la empresa”
Fig. 1- 27
Las claves DEMO se otorgarán para aquellos sistemas que no cuenten con número de serie y solamente se le solicitará al cliente el
número de versión del sistema y el nombre de la empresa.
La clave DEMO también es válida para un sistema que tenga número de serie en caso de que así se requiera. Esta clave limitará el uso
del sistema en 30 accesos o 30 dias de uso (lo que ocurra primero) a partir de la fecha de instalación. Después de este límite el sistema
impedirá el acceso presentando la forma de registro para proporcionar otra clave demo y ampliar el tiempo de pruebas.
Las claves para sistemas “COMPLETOS” permitirán el funcionamiento del sistema sin ninguna restrinción. Para ello el cliente deberá
registrarse en los 30 días o 90 accesos siguientes a la fecha de instalación. Mientras el cliente no quede debidamente registrado se le
informará en cada acceso al sistema el tiempo pendiente para realizar este registro. Terminado este tiempo se presentará la forma de
registro para proporcionar la clave de activación e ingresar al sistema (ver Fig. 1- 28)
28
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 1- 28
Cuando haya transcurrido 30 días o se hayan usado los 90 accesos, sin haber registrado el Sistema, el usuario ya no podrá accesar el
Sistema hasta que registre el Sistema. Cada vez que el usuario quiera accesar el Sistema, se le presentará la siguiente pantalla:
Fig. 1- 29
La pantalla anterior indica el tiempo y accesos ya consumidos. Al presionar cualquier tecla, presentará la siguiente pantalla:
Fig. 1- 30
Al presionar el botón de OK, se presentará la pantalla de registro. La siguiente pantalla (Fig. 1- 31) es la forma de registro, en la cual
deberá teclear:
Número de Serie
Razón Social de la Empresa
Clave de Activación
El cual viene impreso en la etiqueta de sus discos de instalación del Sistema.
Es muy importante que el nombre de la empresa sea proporcionado correctamente, incluyendo puntos,
comas y espacios entre palabras, de ello depende que la clave de activación que se asigne sea válida.
Los espacios, comas y puntos entre palabras cuentan al momento de generar la clave, por otro lado las
mayúsculas / minúsculas y los acentos son indistintos. El nombre tal y como fue registrado aparecerá
impreso en reportes y demás pantallas del sistema y no podrá ser modificado a menos que se le asigne
otra clave de activación. Una vez registrado el sistema, EL NOMBRE DE LA EMPRESA NO
PODRÁ SER CAMBIADO, por lo que es importante que en la pantalla de registro se teclee de la
manera en que se desee que se muestre el nombre de la empresa en los reportes y pantallas del
sistema.
Proporcionada por su Distribuidor:
Fig. 1- 31
29
Sistema de Control de Asistencias
Tenga número de serie o no el sistema entrará en modo DEMO cuando no se detecte la llave y solicitará la clave de activación para
poder ingresar. Cuando el sistema no tenga llave, el manejador del Hasp tratará de buscarla en la máquina y al no encontrarla intentará
localizarla en la Red (aún cuando la máquina no esté en red). Lo anterior provoca que las versiones Demo que NO tengan llave tarde
unos 20 segundos en entrar al sistema.
La clave proporcionada para el registro de los clientes es válida para todas las actualizaciones del sistema registrado siempre y cuando
no haya un cambio en la revisión. Es decir si la clave de activación se asignó para un sistema con versión 5.0, podrá tener todas las
actualizaciones 5.0x sin necesidad de solicitar otra clave de actualización. Cuando la versión del sistema pase a 5.1x el sistema solicitará
otra clave de actualización para la nueva versión y poder ingresar.
Activación en Actualización del Sistema
De igual manera que los candados HASP-X, se solicitará el registro del sistema, en caso de tener un candado Hasp-Memo requiere
solicitar una actualización, para que le sea proporcionado un número de serie valido. En caso de tener un candado Hasp-memo, es
importante considerar que debe de estar activado para el sistema de Control de Asistencias.
30
Sistema de Control de Asistencias
Forma de Registro
Puede llevar a cabo el proceso de registro por cualquiera de los siguientes métodos:
‰ Internet. Accesar la pagina de SIASA en http://www.siasa.com.mx y ahí entrar al área de registro. Llene la forma que ahí se
presenta, y envíela.
‰
Por Teléfono: Puede llamar a las oficinas de Acrosoft de México en Mérida, Yucatán, México, al teléfono (52 99) 26 26 83 y
proporcionar la siguiente información:
Razón Social de la Empresa
Versión del Producto
Razón Social del distribuidor
Nombre de un contacto con el Distribuidor
‰
Vía FAX. Envíe un fax, al número (52 99) 27 96 07, con la siguiente información:
SOLICITUD DE REGISTRO
Nombre del Producto
Razón Social de la Empresa
Versión del Producto
Razón Social del distribuidor
Nombre de un contacto con el
Distribuidor
Un número de FAX para enviar la información o
bien una dirección de correo electrónico.
Fig. 1- 32
Es muy importante que el nombre de la empresa sea proporcionado correctamente, incluyendo puntos, comas y espacios entre palabras,
de ello depende que la clave de activación que se asigne sea válida. Una vez registrado el sistema, el nombre de la empresa no podrá ser
cambiado, por lo que es importante que en la pantalla de registro se teclee de la manera (mayúsculas, minúsculas, etc.) en que se desee
que se muestre el nombre de la empresa en los reportes y pantallas del sistema.
A más tardar el siguiente día hábil usted tendrá la clave de activación de su sistema. Debe almacenar estos datos en algún lugar seguro,
puesto que serán necesarios para adquirir soporte técnico para su sistema posteriormente. Para mayor seguridad, en el siguiente cuadro
puede anotar estos datos:
Información del Registro
Número de Serie
Clave de Activación
Fig. 1- 33
Cuando ya tenga la clave de activación, abra la pantalla de registro en el Sistema, en el menú Archivo, opción Información de la
Empresa, esto abrirá la pantalla de información del sistema, y presione el botón de Registro del Sistema.
Teclee en esta forma de registro, el número de serie, el nombre de la empresa tal y como los envió para registro, el número de serie y la
clave de activación que obtuvo. Presione el botón de Registrar y su sistema quedara registrado.
31
Sistema de Control de Asistencias
Capítulo
2
Archivos
Objetivos
En este capítulo el Usuario aprenderá a definir y a configurar
cada uno de los Catálogos del Sistema: Empleados, Líneas,
Puestos, Supervisores, Plantas, Departamentos, Turnos, Códigos
de pago, Usuarios y Grupos de usuarios.
Así mismo, al terminar esta sección, será capaz de importar y
exportar información, tanto de Transacciones como de
Catálogos.
32
Sistema de Control de Asistencias
Catálogo de Empleados
El sistema NomiPlus Control de Asistencia permite almacenar toda la información relativa a cada uno de los empleados activos e
inactivos en la empresa, permitiendo llevar un expediente genérico de toda la información de los empleados o solamente la información
necesario para su control de Asistencias
Para accesar esta opción seleccionar del menú de Archivos la opción Empleados y posteriormente Catálogo.
El catálogo de Empleados está conformado por pestañas o fólderes, las cuales son: General, Tarjeta de Asistencia, Residencia y
Experiencia, adicionalmente se tiene la pestaña de Defaults que se emplea al agregar mas empleados. A continuación se explican cada
uno de los datos que conforman la captura de información del empleado:
General
En esta pantalla se captura la información más específica del empleado. (Ver Fig. 2- 1
).
Pag. 54
En esta pantalla las leyendas: Credencial, Número, R.F.C., IMSSS pueden no ser las que se desplieguen en la pantalla de su sistema, ya
que éstas leyendas pueden ser modificadas por el usuario. (Para mas detalles sobre este tema, ir al tema: Información de la Empresa, de
este mismo capítulo.)
Fig. 2- 1
• Credencial.
• Número.
• Estado.
• Nombre.
Número de gafete o credencial con el cual será identificado el empleado cuando éste realice sus checadas en el
reloj. El número de credencial puede estar conformado tanto de números como de letras con una longitud
máxima de 15 caracteres, dependiendo de la cantidad de empleados de la empresa se recomienda definir una
longitud fija de dígitos, es decir si la cantidad de empleados es 1000, se recomienda 6 dígitos para su definición,
rellenando con ceros los espacios restantes, no es recomendable manejarlo a un número exactos de dígitos para
permitir un crecimiento posterior. Este dato NO puede ser omitido.
Corresponde al número con el cual se identificará al empleado, principalmente en la Nómina, al igual que el
campo de credencial, también podrá estar conformado por números y letras con una longitud máxima de 15
caracteres, el número de empleado no podrá ser modificado posteriormente, debido a que es la identificación
única en el sistema, este debe de coincidir exactamente con el de la Nomina para una correcta interfaz. Este
dato no podrá ser omitido ni cambiado posteriormente.
Corresponde al estado actual del empleado. Los estados válidos son: A)ctivo e I)nactivo.
El nombre del empleado deberá capturarse según el orden definido en la pantalla de Información de la
Empresa:
Este puede ser: Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno ó Apellido Paterno, Apellido Materno,
Nombre.
• Depto.
Para
la
Clasificación de los
empleados se puede
definir
que
conceptos usar en la
Información de la
Empresa.
En esta captura podrá ser omitido alguno de los apellidos, pero nunca el nombre.
Código del departamento al cual estará asignado el empleado. Los departamentos deberán ser definidos en la
sección de Departamentos. Cuando se modifique el departamento al que esta asignado el empleado se
preguntará si se Esta seguro de cambiar de departamento?, al contestar afirmativamente preguntará si se desea
almacenar el histórico del cambio, mostrando la siguiente pantalla (Fig. 2- 2).
33
Sistema de Control de Asistencias
• Puesto.
• Planta.
• Línea.
Fig. 2- 2
En caso de indicar que si se desea almacenar el histórico se deberá de capturar la fecha del cambio del
departamento.
Corresponde al código del puesto que tendrá el empleado dentro de la empresa. Antes de realizar esta captura
todos los puestos que se tengan en la empresa deberán ser definidos dentro de la sección de Puestos. Cuando se
modifique el puesto al que esta asignado el empleado se preguntará si se Esta seguro de cambiar de Puesto?, al
contestar afirmativamente preguntará si se desea almacenar el histórico del cambio, mostrando la siguiente
pantalla (Fig. 2- 3).
Fig. 2- 3
En caso de indicar que si se desea almacenar el histórico se deberá de capturar la fecha del cambio del puesto.
Especifica el número o código de planta a la que pertenece el empleado. Las plantas deberán ser definidas en la
sección de Plantas.
Identifica la línea de producción a la que se encuentra asignado el empleado; antes de realizar esta captura, las
líneas con las que cuenta la empresa deberán ser previamente definidas en la sección de Líneas, en caso de que
éstas no se manejen dentro de la empresa, este dato podrá ser omitido. Cuando se modifique la línea al que
esta asignado el empleado se preguntará si se Esta seguro de cambiar de Línea?, al contestar afirmativamente
preguntará si se desea almacenar el histórico del cambio, mostrando la siguiente pantalla (Fig. 2- 4).
Fig. 2- 4
En caso de indicar que si se desea almacenar el histórico se deberá de capturar la fecha del cambio de la línea.
• C.Cto.
Determina el centro de costo al que pertenecerá el empleado, los centros de costo deberán ser definidos
previamente en la sección de Centros de Costos. No podrá ser omitido este campo.
• Turno.
Identifica el código del turno en el cual va a laborar el empleado. Los turnos se deben definir en la sección de
Turnos.
• Código de pago.
Mediante este parámetro, le designaremos al empleado los parámetros, así como las restricciones o privilegios
que van directamente con las marcas de entrada o salida. En caso de tener habilitada la opción de Igualar
Código de Pago con Turno, de la Configuración General, automáticamente se asignará este código con el del
turno correspondiente, en caso de no existir un código idéntico en la Definición de Turnos se permitirá capturar
el código deseado. Se deben definir en la sección de Código de Pago.
• Supervisor.
Corresponde al código del supervisor del empleado. Este dato podrá ser omitido en caso de que no se tengan
asignados empleados a supervisores.
• Fecha Nacimiento. Fecha de nacimiento del empleado. Día, Mes y Año.
• Nacionalidad.
Nacionalidad del Empleado
• Originario.
Lugar de nacimiento del empleado.
• Estado Civil.
Estado civil, puede ser C)asado, S)oltero, D)ivorciado, U)nión Libre, V)iudo, S(E)parado.
• Hijos.
Número de hijos del empleado.
• Sexo.
Sexo del empleado M)asculino, F)emenino.
• I.M.S.S.
Número de servicio médico del empleado para el caso de México se conoce como seguro social, la etiqueta se
puede modificar en la opción de Información de la Empresa.
• R.F.C.
Registro federal de causantes, es la clave de identificación gubernamental del empleado, en el caso de México
se conoce como R.F.C
• SAR.
Número de identificación que tiene su Fondo de Ahorro para el Retiro, si se desea puede ser omitida, para el
caso de México es SAR.
• AFORE.
Es el nombre del Administrador de Fondo para el Retiro (Nombre de la Institución Bancario).
34
Sistema de Control de Asistencias
• Antigüedad.
Es la antigüedad del empleado en la empresa. Este dato se genera automáticamente. Este dato es calculado en
años por su fecha de alta o reingreso si es el caso, a la fecha actual. Ejemplo: Si el empleado tiene fecha de alta
del 03 de marzo de 2000 al 03 de marzo de 2001 tendrá 1.000 años de antigüedad.
• Alta.
• Reing.
• Baja.
Fecha de ingreso del empleado a la empresa.
Fecha de reingreso a la empresa.
Fecha de baja del empleado; cuando esta información sea capturada, el estado cambiará automáticamente a
Inactivo.
Esta fecha debe ser capturada solo si el empleado tuvo un reingreso.
Fecha en que se presenta ante el IMSS la baja del empleado, este campo puede ser manipulado.
Se registra la clave única del Registro de Población, incluyendo el dígito verificador. Aplica solo México, esta
opción puede ser omitida si no se cuenta con el sistema de Nómina-Recursos Humanos.
• Baja.
• Baja IMSS.
• C.U.R.P.
Tarjeta de Asistencias
En esta pantalla le permite consultar de manera rápida y sencilla la tarjeta de Asistencia de los empleados, con sus horas de
entrada y salida, así como las horas totales trabajadas, las horas a pagar y el total de tiempo extra. (Ver Fig. 2- 5).
Fig. 2- 5
• Del __ Al ___:
Es el rango de fechas que se esta consultando en la tarjeta de Asistencia; por omisión se despliega el rango de la
semana actual en la que se esta trabajando.
• Fecha:
Día de la asistencia que se esta consultando.
• Par1, Par2,
Muestra las entradas y las salidas para cada Par de registros de asistencias realizados por el empleado o
Par 3 y Par 4
capturado manualmente en cada uno de los días de asistencia, el formato es hora militar. En caso de aparecer un
NM indica que no existe registro de asistencia en esa casilla. La casilla en blanco indica que no es un día que
registre asistencia.
• Horas Trabajadas. Es el total de horas trabajadas según su registro de checadas.
• Ajuste.
En caso de capturar algún ajuste aplicado a las horas normales se desplegará el total de horas a ajustar, ya sea
positivo o negativo.
• Falta.
Son las horas calendarizadas para aplicar un ajuste a las horas normales.
• Cód.
Es el código de la calendarización de falta aplicada al día, en caso de tener "Flt" es una falta injustificada, en
caso de tener un "Dsc" es un día de descanso.
• Pagar.
Es el total de horas a pagar normales.
• AjExtra.
En caso de capturar algún ajuste aplicado a las horas extras se desplegara el total de horas a ajustar, ya sea
positivo o negativo.
• Extra.
Es el total de horas extras a pagar por el día de asistencia.
Adicionalmente se desplegarán los totales del periodo:
• Total de Horas Normales. Es el total de horas Normales a Pagar por el periodo que se esta consultando.
• Total de Horas Extras. Es el total de horas Extras a Pagar por el periodo que se esta consultando.
Permite indicar un nuevo rango de fechas para procesar y consultar la tarjeta de asistencia del
empleado seleccionado.
35
Sistema de Control de Asistencias
Residencia
En esta pantalla se especifica aquella información relacionada al domicilio y otra información adicional (puede ser omitida esta
información). (Ver Fig. 2- 6)
•
•
•
•
•
•
•
Domicilio.
Código Postal.
Colonia.
Teléfono.
Ciudad.
Estado.
Zona.
Domicilio actual del empleado.
Es el código postal del domicilio del empleado.
Colonia donde se encuentra el domicilio.
Número telefónico del empleado.
Ciudad de residencia del empleado.
Estado de la República Mexicana en el que reside el empleado actualmente.
Dato adicional, para ubicar mejor la dirección del empleado.
Fig. 2- 6
• Padre.
• Madre.
• Información
Adicional.
• Automóvil.
• Cartilla.
• Licencia.
• Pasaporte.
Nombre del padre completo.
Nombre de la madre completo.
En caso de requerir capturar algún dato adicional que no este contemplado dentro de la información del
empleado se podrá capturar en alguno de los 5 campos adicionales que se tiene para este fin, la longitud
máxima es de 50 caracteres.
Mediante un clic del mouse, se marcará el cuadro en caso de que el empleado tenga automóvil. Puede omitirse
este dato si se desea.
Mediante un clic del mouse, se marcará el cuadro en caso de que el empleado tenga su cartilla del Servicio
Militar Nacional. Puede omitirse este dato si se desea.
Mediante un clic del mouse, se marcará el cuadro en caso de que el empleado tenga licencia para conducir.
Puede omitirse este dato si se desea.
Mediante un clic del mouse, se marcará el cuadro en caso de que el empleado tenga Pasaporte. Puede omitirse
este dato si se desea.
Experiencia
En esta pantalla es capturada información a la experiencia laboral y los estudios del empleado. (Ver Fig. 2- 7)
36
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 7
• Experiencia en.
Define las áreas en las cuales el empleado tiene experiencia.
• Escolaridad.
En esta opción podrá escoger los estudios que tiene el empleado, los niveles que están establecidos son:
Primaria, Secundaria, Preparatoria, Profesional, Maestría y Doctorado.
• Comentarios.
Permite hacer cualquier tipo de anotaciones con respecto a la experiencia del empleado y su escolaridad.
Esta información puede ser omitida.
• Carrera Terminada. Define la carrera que el empleado curso en su totalidad, ya sea de nivel técnico o profesional. Esta
información puede ser omitida.
• Idiomas que domina
y dominio.
Idiomas que el empleado habla y su porcentaje de dominio que tiene del lenguaje tanto hablado como escrito.
• Capacitación.
Cursos de actualización que ha tomado el empleado.
Históricos.
Nos muestra la carrera laboral del empleado dentro de la empresa, en los diferentes departamentos, líneas y puestos, desde su ingreso a
la empresa. Seleccionando alguna de las opciones se desplegará la ventana correspondiente del histórico (Fig. 2- 8). Para salir de la
ventana presione [ESC].
Fig. 2- 8
Defaults
Define los parámetros que se desplegarán por defáults o por omisión cuando es agregado un empleado; esto evita que en capturas
masivas se tecleen datos que son similares para diferentes empleados, evitando con esto menor margen de error de captura. Los datos
que pueden ser definidos por defáult son los siguientes: Línea, Puesto, Turno, Centro de Costo, Departamento, Supervisor, Planta,
Ciudad, Estado y Escolaridad. (Ver Fig. 2- 9)
37
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 9
38
Sistema de Control de Asistencias
Centros de Costos
Un Centro de Costo es un tipo de clasificación que puede aplicar a su catálogo de Empleados.
El Centro de Costo por lo regular refleja el tipo de costo que implica el sueldo de un empleado, señalando si es de tipo Administrativo,
Directo o Indirecto, aunque se puede aplicar para otros tipos de clasificación. En caso de que no se maneje el concepto de Centros de
Costo en la empresa, éste podrá ser omitido.
Para definir Centros de Costo deberá seleccionar de la sección de Archivos el menú de Empleados y posteriormente la opción de
Centros de Costo.
Cuando se selecciona esta opción aparece una tabla, desplegando los Centros de Costo que ya han sido capturadas o grabadas. (Ver Fig.
2- 10)
Código.
Define el código con el cual se identificará el Centros de Costo, se pueden capturar tanto números como letras y su
longitud máxima es de 6 caracteres.
Descripción. En este campo se determina la descripción que llevará el centros de costo, su longitud máxima es de 30 caracteres.
Fig. 2- 10
39
Sistema de Control de Asistencias
Líneas
Una Línea es un tipo de clasificación que puede aplicar a su catálogo de Empleados.
Normalmente una Línea determina una subdivisión de un departamento; el definirlas permite que los reportes se puedan presentar
divididos por departamento y por línea. En caso de que no se maneje el concepto de líneas en la empresa, éstas podrán ser omitidas.
Para definir Líneas deberá seleccionar de la sección de Archivos el menú de Empleados y posteriormente la opción de Líneas.
Cuando se selecciona esta opción aparece una tabla, desplegando las líneas que ya han sido capturadas o grabadas. (Ver Fig. 2- 11)
Código.
Define el código con el cual se identificará la línea, se pueden capturar tanto números como letras y su longitud máxima
es de 6 caracteres.
Descripción. En este campo se determina la descripción que llevará la línea, su longitud máxima es de 30 caracteres.
Fig. 2- 11
40
Sistema de Control de Asistencias
Puestos
Es utilizada para definir los Puestos que se tienen dentro de la empresa, esto permitirá asignar un puesto a cada uno de los empleados
que laboren en la misma.
Para capturar Puestos seleccionar de la sección de Archivos el menú de Empleados y posteriormente la opción Puestos. (Ver Fig. 2- 12)
Código.
Define el código con el cual se identificará el puesto, se pueden capturar tanto números como letras y su longitud
máxima es de 6 caracteres.
Descripción. En este campo se determina la descripción que llevará el puesto, su longitud máxima es de 30 caracteres.
Fig. 2- 12
41
Sistema de Control de Asistencias
Supervisores
Esta definición se utiliza para asignar un código de jefe inmediato a un empleado, esta captura puede omitirse en caso de que no se
deseen asignar supervisores.
Para definir Supervisores seleccionar de la sección de Archivos la opción Empleados y posteriormente Supervisores. (Ver Fig. 2- 13)
Código.
Define el código con el cual se identificará al supervisor, se pueden capturar tanto números como letras y su longitud
máxima es de 10 caracteres.
Descripción.
En este campo se determina la descripción que llevará el código del supervisor, su longitud máxima es de 20
caracteres.
No. Empleado. Determina el número del empleado que se asignará como supervisor. Es importante considerar que los empleados que
serán Supervisores deben primero darse de alta, desde el módulo de Catálogo de Empleados
Nombre.
Este dato será desplegado automáticamente por el sistema al introducir el número del empleado (siempre y cuando
este exista).
Fig. 2- 13
42
Sistema de Control de Asistencias
Plantas
Se utiliza para especificar la Planta a la que pertenecerán los empleados que existen dentro de la empresa, esto permitirá obtener los
reportes de los empleados por una o varias plantas.
Para definir las plantas seleccionar de la sección de Archivos la opción Plantas. (Ver Fig. 2- 14).
Código.
Define el código con el cual se identificará a la planta, se pueden capturar tanto números como letras y su longitud
máxima es de 3 caracteres.
Descripción. En este campo se determina la descripción que llevará el código de la planta, su longitud máxima es de 40 caracteres.
Fig. 2- 14
43
Sistema de Control de Asistencias
Departamentos
Se utiliza para especificar la división de Departamentos que existen dentro de la empresa, esto permitirá obtener los reportes de los
empleados por uno o varios departamentos.
Para definir los Departamentos seleccione de la sección de Archivos la opción Departamentos. (Ver Fig. 2- 15)
Código.
Define el código con el cual se identificará al departamento, se pueden capturar tanto números como letras y su longitud
máxima es de 6 caracteres.
Descripción. En este campo se determina la descripción que llevará el código del departamento, su longitud máxima es de 20
caracteres.
Fig. 2- 15
44
Sistema de Control de Asistencias
Turnos
Determina los Turnos de trabajo que se tienen en la empresa. Esta información es utilizada para administrar las checadas de los
empleados que estén asignados a cada uno de los turnos.
Para definir los turnos seleccionar de la sección de Archivos la opción Turnos. Se desplegará la pantalla de la Fig. 2- 16
El sistema Nomiplus Control de Asistencia le permite definir tres tipos de turnos:
¾ Normal
¾ Abierto
¾ Flotante.
Los cuales pueden ser empleados en conjunto para definir todos los turnos necesarios para el mejor control de los empleados.
Los turnos Normales, son los que comúnmente se emplean para definir el turno semanal que los empleados van a estar asistiendo,
permitiendo indicar de domingo a sábado las entradas y salidas que realicen, permitiéndose hasta 4 pares por día.
Los turnos Abiertos, son aquellos en que se desconoce la hora de entrada y salida de cada día de labor, por lo que solo se indica el inicio
del día y el fin del día, permitiendo al empleado checar su asistencia en cualquier horario.
El turno Flotante, son aquellos casos donde una empresa no pueda determinar de manera fija el horario –de los definidos para controlaren que se presentarán a laborar los empleados, asignándose dinámicamente el horario a partir de la primera checada del día.
El uso de los turnos Normal y Abierto se llevará de manera normal en caso de requerirlo. Para usar los turnos flotantes deberá primero
activar su uso, a través de los siguientes pasos:
1.
2.
3.
Entrar a la opción Configuración General del menú Archivo.
Activar la casilla de Turnos Flotantes
Presionar Aceptar.
Ya una vez activada esta opción se podrá definir los turnos flotantes y se asignarán a los empleados que les aplique turnos flotantes.
Cuando se habilita la opción de Turnos Flotantes, se agregará a la pantalla de Definición de Horario para Turno, un cuadro de selección,
con las opciones: 1) Normal, 2) Flotante. (Ver Fig. 2- 16 )
A continuación se explican las opciones dentro de cada una de las pantallas correspondientes a Turno Normal, y Turno Flotante.
Turno Normal
Turno. Define el código con el cual se identificará al turno, se pueden capturar tanto
números como letras y su longitud máxima es de 2 caracteres.
Fig. 2- 16
Descripción. En este campo se determina la descripción que llevará el código del turno, su longitud máxima es de
20 caracteres.
Tipo de turno. Especifique 1 para Turno Normal y Abierto, ó 2 para Turno Flotante. En esta sección supondremos
que desea Turno normal, ya que los campos que se explican a continuación son propios de este
turno. En caso de que desee Turno Abierto y Turno Flotante, por favor vea las siguientes secciones:
Turno Abierto y Turno Flotante.
45
Sistema de Control de Asistencias
Empezar día. Define la hora mínima a la que pudiera marcar la primera entrada el empleado - lo mas temprano
que fuera posible. Este parámetro separa un día de otro, es decir, señala el inicio de otro día.
Normalmente, se aconseja poner 2 horas antes de la checada de entrada programada.
Hasta que hora puede trabajar. Determina la hora máxima que tiene para trabajar un empleado después de su hora de salida. Debe
considerar tanto las horas normales como las horas extras. Normalmente, se aconseja adicionar 8 o
10 horas más a la hora programada de salida, para cubrir una segunda jornada completa de labor.
Sig. Día. (Siguiente Día). Define si la hora hasta la cual puede trabajar un empleado pertenece al siguiente día.
Tiempo para acumular extra. Tiempo que poseen los empleados después de checar su salida para poder volver a checar entrada y
acumular tiempo extra en ese mismo día. Este caso aplica cuando existe un descanso al final del
tiempo laborable normal y los empleados checan salida y van a regresar a checar entrada para su
jornada de tiempo extra. En la mayoría de los casos los empleados checan su salida hasta el final de
la jornada.
Días de Descanso. Determina los días de descanso del empleado. Se muestran 7 casillas para cada día de la semana, de
Domingo a Sábado. Marque la casilla correspondiente a cada día, desplegando una X, con un clic
izquierdo del mouse. Para desmarcar, haga clic de nuevo.
Pagar como. Define la forma de calcular el pago de horas para un empleado para cada día de la semana, de
Domingo a Sábado, indicando una R para los días que se calculan como Regular y una E para días
que se calculan como Extra. Por ejemplo si de lunes a viernes son considerados como días normales
de trabajo, y sábado y domingo como días de descanso, para este concepto se deberá definir la
siguiente configuración: ERRRRRE. Marque la casilla con un clic izquierdo del mouse para
cambiar. Cada vez que haga clic a la casilla esta cambiará de estado, es decir si el estado es E al
hacer clic cambiará a R, y así sucesivamente.
Programación de pares de checadas.
Define la programación de pares de checadas para cada día de la semana, de Domingo a Sábado. Los
pares de checadas son utilizados para determinar las horas de entrada y salida durante el día, y se
pueden indicar hasta 4 pares, los cuales pueden contener la entrada y salida global, las salidas y
entradas a comer e inclusive descansos fijos.
Emparejar con la salida. Este parámetro solo se activa para
Por ejemplo:
En el turno se definió como hora de entrada a las 00:00 hrs. y la salida a las 06:00 hrs, de lunes a
viernes. El trabajador el lunes marca su entrada a las 00:00 hrs y su salida a las 06:00, ese mismo
día, checa su entrada a las 23:45 hrs. para el día martes, pero en realidad lo esta haciendo el lunes,
pero emparejar con la salida verifica que ya existe una marca del día lunes y le pone una entrada
como del martes. Y así sucesivamente para completar sus checadas de la semana.
Turno Abierto
Los Turnos Abiertos son aquellos donde no existe un control exacto de la hora de entrada y salida de los empleados, permitiendo
registrar a cualquier hora y el sistema se encargará de almacenar la información conforme los empleados registren. Comúnmente este
tipo de Turnos están enfocados a realizar el cálculo de las horas trabajadas, no importando un horario estricto para calcular retardos o
salidas antes.
Para definir este tipo de turnos se deben de indicar solo la cabecera del turno y dejar en blanco los horarios de los pares de checada,
como se muestra en la pantalla siguiente (Fig. 2- 17)
46
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 17
Se explican a continuación cada uno de estos campos que componen a la pantalla anterior:
Turno. Define el código con el cual se identificará al turno, se pueden capturar tanto números como letras y
su longitud máxima es de 2 caracteres.
Descripción. En este campo se determina la descripción que llevará el código del turno, su longitud máxima es de
20 caracteres.
Tipo de turno. Especifique 1 para Turno Normal y Abierto, ó 2 para Turno Flotante. En esta sección supondremos
que desea Turno Abierto, ya que los campos que se explican a continuación son propios de este
turno. En caso de que desee Turno Normal o Turno Flotante, por favor vea las siguientes secciones:
Turno Normal o Turno Flotante.
Empezar día. Define la hora mínima a la que pudiera marcar la primera entrada el empleado -lo mas temprano que
fuera posible. Este parámetro separa un día de otro, es decir, señala el inicio de otro día.
Normalmente, se aconseja poner 1 hora antes de la checada más temprana que pudiese existir, por
ejemplo si el primer empleado que se presenta en este turno es a las 08:00, se indicará 07:00 hrs.
Hasta que hora puede trabajar. Determina la hora máxima que tiene para trabajar un empleado para registrar su hora de salida. Debe
considerar tanto las horas normales como las horas extras. En este caso se puede indicar hasta un
minuto antes de la hora de empezar día, para cubrir todo un día entero.
Sig. Día. (Siguiente Día). Define si la hora hasta la cual puede trabajar un empleado pertenece al siguiente día.
Tiempo para acumular extra. Tiempo que poseen los empleados después de checar su salida para poder volver a checar y
acumular tiempo extra en ese mismo día. Este caso aplica cuando existe un descanso al final del
tiempo laborable normal y los empleados checan salida y van a regresar a checar entrada para su
jornada de tiempo o extra. En la mayoría de los casos los empleados checan su salida hasta el final
de la jornada.
Días de Descanso. Determina los días de descanso del empleado. Se muestran 7 casillas para cada día de la semana, de
Domingo a Sábado. Marque la casilla correspondiente a cada día, desplegando una X, con un clic
izquierdo del mouse. Para desmarcar, haga clic de nuevo.
Pagar como. Define la forma de calcular el pago de horas para un empleado para cada día de la semana, de
Domingo a Sábado, indicando una R para los días que se calculan como regular y una E para días
que se se calculan como extra. Por ejemplo si de lunes a viernes son considerados como días
normales de trabajo, y sábado y domingo como días de descanso, para este concepto se deberá
definir la siguiente configuración: ERRRRRE. Marque la casilla con un clic izquierdo del mouse
para cambiar. Cada vez que haga clic a la casilla esta cambiará de estado, es decir si el estado es E
al hacer clic cambiará a R, y así sucesivamente.
Turno Flotante
En caso de desear manejar Turnos Flotantes, deberá entonces seleccionar desde la pantalla de turnos, explicada anteriormente, la
opción: 2.-Flotante. Al seleccionar esta opción se desplegará una pantalla solicitando su confirmación. En caso de confirmar, se
desplegará la siguiente pantalla: (Fig. 2- 18)
47
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 18
Se explican a continuación cada uno de estos campos que componen a la pantalla anterior:
Turno. Define el código con el cual se identificará al turno flotante, se pueden capturar tanto números como
letras y su longitud máxima es de 2 caracteres.
Descripción. En este campo se determina la descripción que llevará el código del turno, su longitud máxima es de
20 caracteres.
Tipo de turno. Especifique 1 para turno normal o abierto, ó 2 para Turno Flotante. En esta sección supondremos
que desea Turno Flotante, ya que los campos que se explican a continuación son propios de este
turno. En caso de que desee Turno Normal o Abierto, vaya a la anterior sección: Turno Normal o
Turno Abierto.
Empezar día. Es la hora a partir de la cual se considera un día laborable, tomando como base que a partir de esta se
empezarán a considerar los horarios. Se recomienda por lo menos una hora antes del inicio del
horario más temprano que se tenga definido.
Máx. Omisión de Chec. Es el tiempo que puede pasar para tomar una checada como del mismo turno.
(Máximo Omisión de Checadas)
Tiempo Max. entre Chec. Es el tiempo que debe pasar después de haber completado una jornada (Entrada y Salida) para que
Tiempo Máximo entre Checadas se considere un nuevo turno.
Días de Descanso. Determina los días de descanso del empleado. Se muestran 7 casillas para cada día de la semana, de
Domingo a Sábado. Marque la casilla correspondiente a cada día, desplegando una X, con un clic
izquierdo del mouse. Para desmarcar, haga clic de nuevo.
Pagar como. Define la forma de calcular el pago de horas para un empleado para cada día de la semana, de
Domingo a Sábado, indicando una R para los días que se calculan como regular y una E para días
que se se calculan como extra. Por ejemplo si de lunes a viernes son considerados como días
normales de trabajo, y sábado y domingo como días de descanso, para este concepto se deberá
definir la siguiente configuración: ERRRRRE. Marque la casilla con un clic izquierdo del mouse
para cambiar. Cada vez que haga clic a la casilla esta cambiará de estado, es decir si el estado es E
al hacer clic cambiará a R, y así sucesivamente.
Horarios de checadas
Es la definición de los horarios disponibles en los días de labor, en este se podrá indicar hasta 8
pares de checadas de entrada y salidas según los horarios requeridos. Adicionalmente, se deberá de
indicar la Hora Máxima de Entrada ( Max. Ent ), la cual indicará hasta qué hora se podrá presentar
un empleado a laborar para que se le considere como de ese horario.
Finalmente se debe de indicar el Código de Pago que le corresponde a ese horario, es decir según el
caso del horario a laborar pueden variar las condiciones de pago de horas. Se deberá de definir con
anterioridad los códigos de pago a usar.
Para revisar un ejemplo de los tipos de turnos y su implementación revisar el apéndice CUESTIONARIO CONTROL DE
ASISTENCIAS
48
Sistema de Control de Asistencias
Definición de Códigos de Pago
El Código de Pago permite evaluar cada una de las checadas que llegan al Sistema y así asignarlas correctamente a los empleados. Esto
es, define las restricciones para horarios, factores de redondeo para checadas, horas máximas por período, tiempo extra, entre otras
opciones.
Para definir Códigos de Pago seleccionar de la sección de Archivos Empleados y Códigos de Pago. (Ver Fig. 2- 19)
Fig. 2- 19
Código. Determina el código con el cual se va a identificar el Código de Pago, se puede formar tanto de
números como de letras y su longitud máxima es de 2 caracteres.
Descripción. Descripción que corresponderá al código de pago, su longitud máxima será de 20 caracteres.
Días del período. Números de días que cubrirá el período.
Cambiar en. Define si para uno o varios días de la semana se va a requerir cambiar a otro código de pago. Se
debe especificar el código de pago que se va a aplicar para el día deseado, según la casilla que
corresponda, según el día de la semana, de domingo a sábado. En caso de no existir el código se le
indicará, por lo que deberá definirlo antes de indicar el Cambiar en.
Horas Normales
Mín. Diario. Es el tiempo mínimo requerido para empezar a considerar el tiempo normal trabajado a pagar. Se
define en horas. Se deberá definir por lo menos cuantas horas deberá trabajar un empleado para que
se empiece a pagar horas normales, según las políticas de la empresa. En caso de que se pague desde
el primer minuto laborado se definirá como cero.
Máx. Diario. Es la jornada máxima de labor de un empleado en su tiempo normal que se pagará, no incluyendo
tiempos de descanso o tiempo de comida no pagable. Se define en horas.
Ajuste. Define si se le aplicará algún ajuste de incremento o decremento al tiempo trabajado del empleado,
es decir, se puede restar o agregar tiempo según sea las necesidades de la empresa. Se define en
horas. Por ejemplo si en la empresa los empleados laboran 9 horas, registrando solo su entrada y su
salida, pero dentro de la jornada toman sus alimentos durante 1 hora, la cual es controlada por el
supervisor, automáticamente se le podrá hacer un ajuste de menos una hora (-1.00), para que le
pague solo las 8 horas máximas del día.
Horas Req.
Horas requeridas para aplicar el ajuste definido. Especifica después de cuántas horas trabajadas se
hará el ajuste. Se define en horas.
; Antes de Turno. Determina si un empleado que haya checado tiempo antes de su hora programada de entrada se le
acumulará ese tiempo como parte de su jornada diaria normal de trabajo o como Tiempo Extra.
; Después de Turno. Determina si un empleado que haya checado después de su hora programada de salida se le
acumulará ese tiempo como parte de su jornada diaria normal de trabajo o como Tiempo Extra.
Tolerancia. Define el tiempo en minutos de la tolerancia permitida después de la entrada, antes de generar un
Retardo Menor (RT). Indique en este parámetro el tiempo de tolerancia que tendrá el empleado antes
de marcarle un retardo menor. Al generarse un retardo se mostrará la excepción RT, y no se
49
Sistema de Control de Asistencias
descontará el tiempo de retardo que acumule el empleado, pero sí se reportará y se desplegará dicho
retardo para todas las entradas de los pares de checadas que lo tengan. Es importante tomar en
cuenta que este parámetro debe ser menor a el Rango para Redondear a Programado después de la
entrada. Ver Rangos más adelante.
Tiempo para comer. Cuando se determine que el personal deberá checar entrada y salida a comer, y el tiempo de comida
es pagable por parte de la empresa, en esta opción se establecerá el tiempo con el que cuentan para
comer en minutos.
Tiempo de gracia. Definirá el tiempo de gracia que tiene el empleado para checar su regreso de comer, en caso de que
cheque después del tiempo de gracia establecido se le descontará el tiempo total que se ausentado.
Tiempo Extra.
Mín. Diario. Tiempo mínimo, en horas, requerido para considerarlo como tiempo extra trabajado. Sirve para
validad por lo menos
Máx. Diario. Horas extras máximas por día.
Máx. Dob./período. Máximo de horas dobles por período.
Máx./período. Máximo de horas por período.
Rangos
Máximo permitido. Define los límites máximos en minutos antes y después de la entrada y salida, permitidos para
acomodar un registro según las horas programadas . Se recomienda que se capture la cantidad de
minutos en que un empleado pudiera marcar su entrada o salida lo más temprano posible, de acuerdo
a su turno. De igual forma, los minutos que algún empleado pudiera marcar su entrada o salida lo
más tarde posible. Se sugiere manejar 120 minutos en cada una de las 4 casillas. Cuando el
empleado registra dentro de los rangos, en la casilla donde se almacene la checada se almacenara la
hora programada en el turno. Para mayor referencia vea la sección de Asistencias.
Ejemplo:
Si el turno esta definido como entrada a las 08:00 y salida a las 16:00, y los Máximos Permitidos se
definen como:
Máximo Permitido
Antes de...
Después de ...
Entrada
120
120
Salida
120
120
Fig. 2- 20
Cualquier registro entre las 06:00 y las 10:00 se tomará como entrada y asignará como hora
programada las 08:00 y cualquier registro entre las 14:00 y las 18:00 será tomado como salida y
asignará como hora programada las 16:00, de tal modo que el sistema acomodará de manera correcta
las checadas según el horario definido.
Rangos para redondear Es el tiempo antes y después del horario de entrada y salida para que un registro sea redondeado a la
a programado. hora programada, en minutos. Si el empleado marca dentro de este rango se redondeará la checada a
la hora programada por el turno, tomando en cuenta que el sistema siempre hará el cálculo de horas
trabajadas a partir de la hora redondeada. Para información del cálculo de horas refiérase a la
sección: Asistencias.
Cuando el empleado registra fuera de los Rangos para Redondear a Programado, el sistema tomara
como hora redondeada la hora en que se halla registrado el movimiento, realizando el calculo de
horas a partir de ese horario. Si el registro se encuentra dentro de los Máximos Permitidos, se tendrá
una hora programada, sí registra fuera de los Rangos para Redondear a Programado se generarán las
siguientes excepciones:
EA: Entrada Antes de la hora programada
SA: Salida Antes de la hora programada
50
ED: Entrada Después de la hora programada
SD: Salida Después de la hora programada
Sistema de Control de Asistencias
En el caso de la Entrada Después (ED) el sistema tomará como retardo mayor, y descontará todo el
tiempo de retraso. Es importante considerar que el parámetro de Después de la entrada debe ser
mayor a la tolerancia –ver Tolerancia, en sección anterior-.
Ejemplo:
Si tiene programado entrar a las 08:00 hrs. y el rango antes de son 60 minutos y de 30 minutos
después de la hora de entrada, las checadas que se efectúen entre las 07:45 y las 08:05 serán
redondeadas a las 08:00.
Rangos para Redondear a Prog.
Antes de...
Después de ...
Entrada
60
30
Salida
0
60
Fig. 2- 21
Adicionalmente si se define la Tolerancia como 15 minutos, las checadas que se efectúen
entre las 08:15 y las 08:30 serán redondeadas a las 08:00 pero generaran la excepción
Retardo Menor (RT).
Fig. 2- 22
Redondeo
Define parámetros para el redondeo de checadas, si se especifican estos campos, se aplicará un segundo redondeo a las horas de entrada
y salida registradas.
Mins. por intervalo. Define los minutos que constituyen un intervalo o periodo para que se redonde las checadas, este
debera ser divisible de 60. Por ejemplo 6, 10, 15, 30.
Período. Define los minutos para cambiar al intervalo inmediato anterior o al intervalo inmediato superior,
este número debe ser menor al número de intervalo.
Ejemplo:
Redondeo
Mins. por Intervalo:
Periodo:
15
7
Con estos parámetros de Redondeo el sistema redondeará las checadas a intervalos de 15 minutos,
utilizando periodos de corte de 7 minutos. Cualquier marca será redondeada al cuarto de hora mas
cercano. Si la marca aparece a los 23 minutos después de la hora, se redondeara a los 15 minutos
mas cercanos, en este caso a los 30. La gráfica siguiente ilustra lo anterior:
51
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 23
Si checo:
07:08
07:06
07:40
Redondea
07:15
07:00
07:45
Redondeo Tiempo Extra
Define parámetros para el redondeo de las horas Extras a pagar, si se especifican estos campos, se aplicará redondeo a las horas
calculadas de tiempo extra para que solo refleje las horas a pagar por parte de la empresa.
Mins. por intervalo. Define los minutos que constituyen un intervalo o periodo para que se redondee las horas, este
deberá ser divisible o múltiplo de 60. Por ejemplo 15, 30, 60, 120.
Período. Define los minutos para cambiar al intervalo inmediato anterior o al intervalo inmediato superior,
este número debe ser menor al número de intervalo.
Ejemplo:
Redondeo
Mins. por Intervalo:
60
Periodo:
30
Con estos parámetros de Redondeo de Tiempo Extra el sistema redondeará las horas de
tiempo extra a intervalos de 60 minutos (1 hora), utilizando periodos de corte de 30
minutos. Si el empleado labora 25 minutos de tiempo extra se redondeará al intervalo
anterior, si el empleado labora 50 minutos de tiempo extra se redondeará al intervalo
superior.
Para revisar un ejemplo de los conceptos que aplican a Códigos de Pago y su implementación revisar el apéndice CUESTIONARIO
CONTROL DE ASISTENCIAS
52
Sistema de Control de Asistencias
Grupo de Usuarios
Esta sección permite establecer Grupos de Usuarios y las opciones a las que podrá accesar cada uno de los usuarios que pertenezcan al
grupo definido.
Si desea establecer Grupos de Usuarios, seleccione del menú de Archivos la opción Usuarios., y posteriormente haga clic a la opción
Grupos. Ver Fig. 2- 24.
Fig. 2- 24
Grupo.
Identifica el código o nombre con el cual se va a identificar el grupo. Pueden introducirse tanto números
como letras y su longitud máxima es de 3 caracteres.
Descripción.
Especifica la descripción del grupo. Su longitud máxima será de 20 caracteres.
Opciones:
Posteriormente se debe seleccionar las opciones a las que podrá tener acceso, mediante la marcación de
las casillas correspondientes en cada sección.
Archivos:
Corresponde a las opciones disponibles del menú de archivos.
Asistencias:
Indica las opciones disponibles para trabajar con asistencias.
Reportes:
Agrupas las opciones que se tienen disponibles en el menú de Reportes.
Definición:
Define si el grupo puede modificar la información de las empresas y su configuración general.
Importación y Exportación : Indica si el grupo definido puede trabajar con las opciones de Importación y Exportación.
Cafetería:
Permite definir las opciones disponibles en el modulo de cafetería.
En las opciones donde tenga la casilla con puntos suspensivos
funciones de la opción.
se podrá revisar más opciones disponibles para activar o desactivar
El Sistema cuenta con un par de botones para modificar la configuración del grupo a definir:
TODOS. Permite habilitar todas las casillas de opciones disponibles en un grupo.
NADA. Permite deshabilitar todas las casillas de acceso.
Usted puede seleccionar una de estas opciones y marcar o desmarcar las casillas de acceso según desee.
53
Sistema de Control de Asistencias
Definición de Usuarios
Esta opción permite definir a los Usuarios que tendrán acceso al sistema así como sus respectivas claves de acceso.
Si desea definir a los usuarios del Sistema, seleccione del menú de Archivos la opción Usuarios, y posteriormente haga clic a la opción
Definición de (ver Fig. 2- 25).
Fig. 2- 25
Código.
Define el código o identificador del usuario.
Nombre.
Especifica el nombre del usuario.
Password.
Determina la clave de acceso que tendrá el usuario, y la cual deberá capturar cada vez que entre al
sistema. Esta clave no podrá ser vacía. Cuando escriba la clave aparecerá una ventana de confirmación
donde deberá volver a escribir el password.
Grupo.
Determina el código del grupo al que estará asignado el usuario; si no es manejada la opción de
Grupos, este dato puede ser omitido.
Iniciales.
Especifica las iniciales del nombre del usuario. Este dato puede ser omitido.
Fecha límite.
Determina la fecha hasta la cual un usuario podrá tener acceso al sistema. Este dato puede ser omitido.
Archivo de recursos.
Este dato es generado automáticamente por el sistema, especifica el archivo en el cual se encuentran
definidos los recursos con los que el usuario trabajará.
Acceso exclusivo al sistema.
Establece que el usuario accesara de manera exclusiva, sin permitir accesar a otros usuarios.
Permitiéndole desarrollar tareas de manera independiente necesarias dentro del sistema como
Mantenimiento a Archivos, Respaldos, Procesos Especiales de Actualización de la información y toda
aquella tarea donde solo ese usuario deba estar trabajando en el sistema.
Al definir a los Usuarios, se le puede habilitar la opción de Acceso Exclusivo, para que de este modo el usuario de acceso exclusivo
pueda entrar al módulo de Mantenimiento de archivos, sin que haya otro usuario en el Sistema. En caso de que un usuario exclusivo
intente accesar al Sistema y haya otros usuarios trabajando se le permitirá accesar, pero se desplegará un mensaje indicándole que
existen otros usuarios, mostrando la lista de quienes son; de este modo el usuario Exclusivo estará enterado de que hay otros usuarios
trabajando y será responsabilidad de él avisarles a los usuarios para que se salgan del Sistema para que se pueda dar el mantenimiento
a los archivos de Bases de Datos.
Si ya esta un usuario exclusivo dentro del Sistema, entonces ya no podrán accesar el Sistema otros usuarios, informándoles de que
usuario de Acceso exclusivo se encuentra dentro.
Es recomendable no definir más de un usuario exclusivo, ya que si hay un usuario exclusivo trabajando en el sistema, y otro usuario
exclusivo quiere entrar entonces el Sistema no le permitirá su acceso.
Administrador del sistema.
Cuando se determina un usuario para el sistema, y se marca Administrador del Sistema, todas las
opciones de que se conforma el sistema estarán disponibles para él, además del control de la definición
de grupos y usuarios.
Según el tipo de usuarios que se defina se mostrará un icono que lo identificará, teniendo como opción
alguno de los siguientes:
54
Sistema de Control de Asistencias
Usuario Normal
Usuario de Acceso Exclusivo
Usuario Administrador
Usuario de Acceso Exclusivo y Administrador
Adicionalmente la pantalla de Definición de Usuarios cuenta con un botón indicador de la presencia o
ausencia, dentro del Sistema, del Usuario que se esté consultado en ese momento:
Cada vez que accesa un usuario dentro del sistema le desplegará la ventana de acceso, seleccionándose
el usuario, y se deberá de escribir la clave correspondiente, ya que se acceso al sistema, en la barra de
estado se mostrará del lado derecho el usuario que acceso y el icono del tipo de usuario, como se
muestra:
55
Sistema de Control de Asistencias
Importar checadas
Por medio de esta opción el Sistema podrá leer archivos de tipo texto (ASCII), previamente configurados, que contengan registros de
información de un reloj checador. El sistema proporciona interfases para las siguientes terminales:
•
•
•
•
•
CA500
HandPunch
LINX
CRONOS (TEMPUS)
OTRAS -CONFIGURABLE
Para accesar la opción de Importar Checadas, seleccione del menú Archivos la opción Importación y Exportación, y del menú
desplegado seleccione Importar Checadas. Ver Fig. 2- 26.
Fig. 2- 26
Al entrar a esta opción se desplegará una lista de los formatos disponibles de terminales predefinidos por el sistema, así como los
siguientes botones:
Aceptar:
Al presionar Aceptar, le indicamos al Sistema que inicie la Importación del Archivo que contiene las
transacciones o checadas del reloj.
Cancelar:
Al presionar Cancelar, le indicamos al Sistema que se aborte la operación de Importar checadas. Se cierra
la pantalla sin realizar algún proceso.
Mostrar /Ocultar: Configuración del Formato: Este botón nos permite especificar la información necesaria, a través de una
pantalla con opciones de configuración (Ver Fig. 2- 27), para que el archivo con las checadas del reloj
pueda ser procesado correctamente por el Sistema.
Este botón no estará accesible si se selecciona el formato CA500, ya que el Sistema trabaja en línea con la
terminal CA500. Los formatos restantes podrán ser parametrizados.
56
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 27
Formato de Transacciones:
Esta casilla indicará la estructura de la checada para su importación. Este formato debe ser de tipo fijo, puesto que tal y como se indique
el orden, de ese modo se leerá cada registro del archivo. Para formar la estructura de la cadena, se emplearán caracteres que indiquen la
posición de los datos que se podrán importar de las checadas. Los caracteres válidos son:
9999:
Número de gafete o credencial. Se indicarán tantos nueves para indicar la longitud de la credencial.
DD:
Es el día de la fecha de la checada. Es importante considerar que es sensitivo a mayúsculas y minúsculas, por lo que se debe
de indicar en mayúsculas.
MM:
Es el mes de la fecha de la checada. Es importante considerar que es sensitivo a mayúsculas y minúsculas, por lo que se debe
de indicar en mayúsculas.
AAAA:
Es el año de la fecha de la checada. Este dato puede ser de 2 ó 4 dígitos. En caso de ser de 2 se tomara desde 1926 a 1999 y
desde 2000 al 2025, de manera automática. Es importante considerar que es sensitivo a mayúsculas y minúsculas, por lo que
se debe de indicar en mayúsculas.
hh:
Es la hora de la checada. Es importante considerar que es sensitivo a mayúsculas y minúsculas, por lo que se debe de indicar
en minúsculas.
mm:
Es el minuto de la checada. Es importante considerar que es sensitivo a mayúsculas y minúsculas, por lo que se debe de
indicar en minúsculas
TT:
Es el número de la terminal. El número máximo de caracteres que se puede tomar es de 2. Es importante considerar que es
sensitivo a mayúsculas y minúsculas, por lo que se debe de indicar en mayúsculas.
F:
El tipo de checada o función que se procesa, en este caso sólo se podrá recibir alguno de los siguientes tipos:
Tipo
?
*
#
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9
Función
Swipe &Go
Entrada
Salida
Número de función
Cualquier otro carácter no válido no se tomará en cuenta. Para el caso de checadas de funciones, toda la información se almacenará en
registros de la tabla Funcione.dbf
Ejecuta Programa de Comunicación.
Esta casilla permite indicar si desde el Sistema de Control de Asistencia se ejecuta el programa de comunicación de las terminales. Al
activar la casilla permite indicar la ruta y el nombre del programa de comunicación que debe de ejecutar. Cuando se presiona el botón
de aceptar, el sistema desplegará una ventana de confirmación para ejecutar el Programa de Comunicación (Ver Fig. 2- 28).
57
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 28
Es importante tomar en cuenta que cuando se ejecuta el programa de comunicaciones, este podría tomar el control de la computadora y
hacer cambios del entorno al estar ejecutándose, como lo es el directorio de trabajo actual, por lo que se recomienda verificar su
finalización y restaurar a las mismas condiciones de ejecución, como es regresar el Windows al directorio de trabajo con el Nomiplus
Control de Asistencia .
Al seleccionar esta opción, se ejecutará primero la línea de comando y se continuará la ejecución normal del Nomiplus Control de
Asistencia , por lo que se recomienda verificar primero la finalización del programa de comunicación para continuar con la siguiente
pantalla del sistema (Fig. 2- 29), la cual solicita el archivo de enlace a procesar.
Fig. 2- 29
Archivo de Enlace.
Es el archivo de tipo texto (ASCII) que contiene toda la información de los registros de asistencia de la terminal que van a ser
importados dentro del sistema. Este archivo al ser importado dentro del sistema es almacenado dentro del Histórico de Transacciones,
adicionando un registro con la fecha y hora de importación y el usuario que lo realizó, permitiendo llevar el control de las importaciones
realizadas, además de poder reprocesar la información posteriormente.
Nombre de Archivo Fijo:
Se debe de indicar las opciones del nombre del archivo que se va a leer, primeramente si el nombre del
archivo es fijo o es variable. En caso de ser fijo se activa la casilla y se indica el nombre del archivo que
se va a leer. Si es variable se deberá especificar el nombre del archivo cada vez que se procesen las
checadas, teniendo la alternativa de buscarlos por medio del botón Examinar.
Extensión del Archivo:
Se debe indicar la extensión por omisión de los archivos a importar.
Borrar Archivo de
Enlace al Finalizar:
Si marca la casilla el archivo que contiene las checadas será borrado después de importar las checadas.
Procesos.
El sistema permite ejecutar procesos o acciones Antes de, Durante la y al Finalizar la Importación de Checadas, permitiendo realizar
alguna acción al realizar la importación, así como la validación de los registros de asistencias a importar:
Preproceso:
Se ejecuta antes de empezar la lectura del archivo a importar, lo cual permite actualizar su
contenido o realizar respaldos antes empezar el proceso. Al presionarlo aparece una ventana de
edición del código del proceso, en la cual se escribirán las líneas a ejecutar.
Valida Registro: Se ejecuta por cada registro leído, y permite realizar alguna validación o actualización del registro
que se esta leyendo, por lo que deberá de modificar la variable de memoria STR. En caso de que
la validación indique que se deba de saltar el registro deberá borrar el contenido de la variable, por
medio de la línea de comando:
STR = ""
Al presionarlo aparece una ventana de edición del código del proceso, en la cual se escribirán las
líneas a ejecutar, como se muestra en la Fig. 2- 30
Posproceso:
58
Se ejecuta al final la lectura de todo el archivo y de haber procesado la información de asistencia,
de empezar la lectura del archivo a importar, lo cual permite actualizar su contenido o realizar
respaldos antes empezar el proceso. Al presionarlo aparece una ventana de edición del código del
proceso, en la cual se escribirán las líneas a ejecutar.
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 30
Los formatos definidos de las terminales listadas, se obtuvieron de la documentación correspondiente, y pueden variar según los
fabricantes de las mismas, se recomienda verificar la documentación para cualquier cambio o duda.
El formato Otras-Configurable le permite definir las características de otras terminales no listadas, permitiendo tener mas opciones al
momento de importar.
59
Sistema de Control de Asistencias
Archivo SUA
Por medio de ésta opción se puede realizar la importación de movimientos del Nomiplus Control de Asistencia al Sistema del SUA, el
cual es el sistema de Información del Instituto Mexicano del Seguro Social en Méxcio. Al ejecutar este proceso el Sistema buscará
todos los ausentismos para reportar las faltas o incapacidades generadas. Para la determinación de los tipos de movimientos el Sistema
considera que se dieron de alta todos los códigos de Ausencia necesarios dentro del Sistema, además de haber marcado la opción Aplica
para SUA en la definición de los códigos de ausencia. En caso de ser una incapacidad el sistema espera que se haya capturado
correctamente dentro de la definición de Códigos de Ausencia (dentro de Configuración General), y que además se aplicó la
incapacidad en la Calendarización de Faltas; para los casos de ausentismo se toma la ausencia completa del empleado, o en su caso si
tiene una calendarización de falta, que el código que se está indicando tenga activado la opción Aplica para SUA.
Pag.55
Para accesar la opción de Archivo SUA, seleccione del menú Archivos la opción Importación y Exportación, y del menú desplegado
seleccione Archivo SUA. Ver Fig. 2- 31.
Fig. 2- 31
Rango: Especifique la clave del empleado a considerar para este proceso, o bien filtre a determinados empleados por medio de la
especificación de: Departamento, Turno, Planta. En caso de que un campo se deje en blanco o se llene con asteriscos el
Sistema considerará para ese campo a todos los elementos que lo conforman. Por ejemplo. Si los campos de Empleado,
Depto, y Planta se deja con asteriscos, y en el campo de Turno se especifica: 02 , entonces el Sistema asumirá el siguiente
filtro: Todos los empleados de todos los departamentos y de todas las plantas pero que cumplan la condición de estar en el
turno 02.
Inicio: Fecha de inicio a considerar para los movimientos del SUA
Fin: Fecha final a considerar para los movimientos del SUA
Destino: Se debe indicar el nombre del archivo que contendrá los movimientos que se exportarán al SUA. Este es almacenado dentro
del directorio \CBDS del Sistema.
El formato de salida del archivo es el siguiente:
Campo
REGISTRO PATRONAL IMSS DE LA EMPRESA
Tipo
Carácter
Longitud
11
NUMERO DE SEGURO SOCIAL DEL TRABAJADOR
Numérico
11
TIPO DE MOVIMIENTO
11- Ausentismo
12- Incapacidad
FECHA DE MOVIMIENTO
Carácter
2
11,12
12
Numérico
8
DDMMAAAA
29101999
FOLIO DE INCAPACIDAD
Numérico
8
CC000000
AA123456
NUMERO DE DIAS DE LA INCIDENCIA
Numérico
2
SALARIO DIARIO INTEGRADO O APORTACION VOLUNTARIA
Numérico
5,2
60
Formato
Ejemplo
010-51129-10-2
51-91-71-0225-6
42
0002345
Sistema de Control de Asistencias
Exportar a Nóminas
Esta opción permite la exportación de la información de Asistencia a Sistemas de Nómina de mayor uso en el mercado. Estas interfases
ya se incluyen en el Sistema para su uso.
Para accesar la opción de Exportar Nóminas, seleccione del menú Archivos la opción Importación y Exportación, y del menú
desplegado seleccione Exportar a Nóminas. Ver Fig. 2- 32.
Fig. 2- 32
Como primer paso debe seleccionar de los formatos listados:
9
9
9
9
9
9
9
ASPEL-NOI
MACRO PRO
NOMIPAQ 7.2.2 WINDOWS,
NOMIPAQ 4.5.5 DOS,
PROCESA,
RAMSAL
SAPR R/3
Para configurar la exportación marque la casilla de “Visualizar Pantalla de Configuración”. Al presionar el botón Aceptar aparecerán
las opciones disponibles para el formato de nómina seleccionado.
Posteriormente se pedirá la selección de empleados y el rango de fechas que se considerará para la exportación. Y se ejecutará la
exportación dejando el archivo de texto con el formato solicitado para cada Nómina.
A continuación se describe la configuración para cada tipo de Nómina.
ASPEL-NOI
Para el uso de esta interfase se deberán definir las Percepciones, Deducciones y Faltas que se exportarán a la nómina, estas estarán en
función a claves ya definidas en el Sistema de Asistencias y los códigos de ausencia definidos.
Al indicar la opción de Visualizar la Pantalla de Configuración se muestra la tabla de las “Percepciones, Deducciones y Faltas
Definidas” (ver Fig. 2- 33). Para dar de alta algún concepto (percepción, deducción, falta) se presiona el botón de Agregar, y en la
columna Perc/Deduc se escribe una cadena que empiece con ‘ P ’ para percepción, ‘ D ‘ para una deducción o ‘ F ’ para falta, seguida
de un número de 3 posiciones para indicar el número que le corresponda, según los definidos en el ASPEL NOI. Por ejemplo: el caso de
la percepción de horas extras : P099; para la determinación de las faltas, se puede indicar el número de la falta desde 1 a 9 indicándolo
de la misma manera, por ejemplo la falta número 1 de ausentismo sería: F001.
Después de que se indicó la clave y la descripción correspondiente al sistema de nómina, debe indicarse el código que le corresponda,
según el Sistema de Asistencias:
Los códigos válidos internos que se manejan en el Sistema de Asistencias son:
Código de Ausencia
AUS
DOE
DOG
Descripción
Ausentismo
Horas Extras Dobles
Horas Extras Dobles Gravables o Integrables
61
Sistema de Control de Asistencias
TRI
DOM
RET
RTT
SAB
FES
MEN
Horas Extras Triples
Domingos Laborados (prima dominical)
Retardos
Tiempo de retardo en horas
Sábados laborados o trabajados
Tiempo festivo (trabajado)
Horas menos de labor.
Estos códigos anteriores no necesitan ser dados de alta en el módulo de códigos de ausencia, puesto que son de control interno.
El usuario dará de alta todos códigos de ausencia necesarios, y posteriormente indicarlos en la configuración general del Sistema
dentro de las opciones correspondientes : Códigos válidos para registrar ausentismos, Códigos de ausencia que generen asistencia,
Códigos para el Acumulado: Vac, Fes, según corresponda., para que estos códigos sean tomados en cuenta en la exportación de la
información para la nómina.
La exportación mandará los movimientos correspondientes con la opción S (si aplica destajo), así mismo estará enviando para los
conceptos de percepciones y deducciones los totales acumulados, tomando como día de aplicación el último día de la nómina, (esto es la
fecha final del período indicado al momento de realizar el proceso de Importación-Exportación hacia NOI)
El archivo ASCII que se genera en el proceso de exportación generará las unidades según corresponda el concepto.
Ejemplo: El concepto de Domingos trabajados (clave DOM, en Sistema de Control de Asistencias) únicamente mandará el número
total de domingos trabajados. No mandará el resultado de la fórmula ( SD * 0.25). Esta fórmula se debe de aplicar en el
sistema de nómina NOI, ya que es el usuario de NOI quien tendrá la responsabilidad de configurar su percepción de Prima
dominical. Esta percepción debe ser un concepto de percepción definido como Destajo dentro de NOI, el cual permite
escribir un valor cuando se captura esta percepción, y en este caso el valor que está mandando el sistema de control de
asistencias, el cual se multiplicará con la fórmula declarada.
Ejemplo: 3 días de vacaciones de los días 3,4, y 5 de enero del 2000.
El archivo ASCII generará la percepción Vacaciones (P009) con el valor de 3, y con fecha de aplicación 15 de enero del
2000. (S) si aplica destajo.
Otro punto muy importante es que se configure correctamente las percepciones /deducciones. El usuario configurará estos conceptos
según su propio catálogo. Según el catálogo estándar de NOI es el siguiente: (el usuario podrá definir sus propios conceptos, lo único
que tiene que considerar es relacionar los conceptos de percepción y de deducción correspondientes de NOI con las claves
correspondientes del sistema de asistencias)
F001 INCAPACIDAD
F002 AUSENTISMO
P003 HORAS DOBLES EXENTAS
P009 VACACION
P019 HORAS EN DOMINGO
P098 HORAS TRIPLES
D080 RETARDOS
(Los conceptos anteriores son un ejemplo. El usuario debe finalmente definir su catálogo según sus conceptos que maneje en la nómina
de la empresa).
Fig. 2- 33
Dentro de la pantalla de configuración la Clave de Empleado, permite seleccionar el modo de justificación de la clave del empleado al
grabarse en el archivo ASCII. Existen dos tipos:
62
Sistema de Control de Asistencias
Alfanumérico:
Numérico:
La clave del empleado se justificará a la izquierda.
La clave del empleado se justificará a la derecha, eliminando los ceros a la izquierda.
Finalmente en la opción de Archivo de Enlace se debe de indicar el nombre del archivo que guardará la información que se exportará;
este archivo se grabará dentro del directorio \CBDS del Sistema.
El formato del archivo está contenido en la documentación del programa ASPEL –NOI.
Macro Pro:
Esta interfase exporta un archivo con los movimientos de Asistencia para su procesamiento propio, es importante recalcar que estas
checadas se toman de la información ya redondeada por el sistema, incluyendo las recibidas por el reloj, así como las capturadas por el
usuario. La pantalla de configuración que se muestra permite configurar el nombre del archivo de enlace –el cual es almacenado en el
directorio \CBDS del Sistema-, la leyenda que se empleará para las checadas de Entrada y Salida y si se emplean las horas reales en vez
de las redondeadas (ver Fig. 2- 34). El formato del archivo esta contenido en la documentación del programa Macro Pro.
Fig. 2- 34
Al final del registro se indica el número de checada del día, según lo siguiente:
002,10:00,09-11-1999 E1
002,12:30,09-11-1999 S1
002,13:00,09-11-1999 E2
002,19:30,09-11-1999 S2
Nomipaq 4.5.5.
Esta interfase exporta un archivo con los movimientos de Asistencia para su procesamiento en la nómina Nomipaq de la empresa
Computación en Acción. Al aparecer la ventana seleccionar la opción de Nomipaq 4.5.5.
La pantalla de configuración que se muestra permite configurar los conceptos a exportar.
El formato del archivo generado está contenido en la documentación del programa Nomipaq.
Para la exportación al sistema Nomipaq se tomarán en cuenta los siguientes conceptos del sistema Nomiplus Control de Asistencia:
Concepto
Falta
Tiempo Extra Doble
Tiempo Extra Triple
Permisos Con Goce de Sueldo
Permisos Sin Goce de Sueldo
Accidente de Trabajo
Accidente de Trayecto
Enfermedad General
Incapacidad Pagada P/Empresa
Incapacidad de Maternidad
Castigo
Vacaciones
Retardos
Jornada de Labor del Empleado
Tipo de Concepto
© Control interno
© Control interno
© Control interno
~ Configurable
~ Configurable
~ Configurable
~ Configurable
~ Configurable
~ Configurable
~ Configurable
~ Configurable
© Control interno
© Control interno
© Control interno
Los cuales se obtendrán a partir de la asistencia generada por los empleados y por las calendarizaciones de faltas (Incidencias) que se
capturen.
63
Sistema de Control de Asistencias
Para configurar la interfase se deberán de definir en los Códigos de Ausencia aquellos requeridos para la importación –desde la opción
ArchivosÆCatálogoÆ Códigos de Ausencia.
Y para cada caso de incidencia se capturaran las Calendarizaciones de Faltas correspondientes.
Cuando se ejecuta la exportación se deberá por única vez definir los conceptos que se desean exportar, indicando el código de ausencia
que le corresponda. Para ver la pantalla de Configuración al entrar a la opción de Exportación seleccionar la casilla Visualiza Pantalla
de Configuración y presionar aceptar y mostrará la pantalla, como se muestra en la siguiente pantalla (Fig. 2- 35):
Fig. 2- 35
En esta pantalla se deberá de indicar el código de ausencia que le corresponda a cada concepto que se desea exportar. Adicional a los
códigos se podrá indicar de qué tipo será la Clave de Empleado: N: Numérico / A: Alfanumérico, y el nombre del Archivo de Enlace
que se generará.
Ya que se definió la configuración de las claves para cada concepto se podrá generar la información.
Al salir de la configuración o presionar Aceptar desde la selección de Exportación de Nóminas, aparecerá la ventana de filtro de
selección (ver Fig. 2- 36), permitiendo indicar de quién o quiénes se desea la información y el rango de fechas a procesar.
Fig. 2- 36
Para continuar presione Aceptar o Cancelar para salir. Al presionar Aceptar aparecerá una ventana con una barra de avance, y al
finalizar se habrá generado el archivo indicado en el directorio CBDS del sistema.
El formato del archivo esta contenido en la documentación del programa Nomipaq.
Nomipaq 7.2.2. Windows
Para la exportación al sistema Nomipaq 7.2.2. Windows de la empresa Computación en Acción, se tomaran en cuenta los siguientes
conceptos del sistema Nomiplus Control de Asistencia, además de los códigos de Ausencia que se determinen para la calendarización
de faltas, según el concepto que se maneje:
64
Sistema de Control de Asistencias
Clave Nomipaq
FINJ
HE2
HE3
PCS
PSS
ATRB
ATRY
ENFG
INC
MAT
CAST
VAC
RET
Concepto
Clave NomiPlus
Falta
Tiempo Extra Doble
Tiempo Extra Triple
Permisos Con Goce de Sueldo
Permisos Sin Goce de Sueldo
Accidente de Trabajo
Accidente de Trayecto
Enfermedad General/ Acc. Fuera Trab.
Incapacidad Pagada P/Empresa
Incapacidad de Maternidad
Castigo
Vacaciones
Retardos
AUS
DOB
TRI
PCG Ó
PSG Ó
ACT Ó
ATY Ó
Ó
INC Ó
MAT Ó
CAS Ó
VAC Ó
RTT
Unidad
(
Días
Horas
Horas
Días
Días
Días
Días
Días
Días
Días
Días
Días
Horas
Ó Parametrizable
)
La información a Exportar se obtendrá a partir de la asistencia generada por los empleados y por las calendarizaciones de faltas
(Incidencias) que se capturen.
Para configurar la interface se deberán de definir en los Códigos de Ausencia aquellos requeridos para la importación –desde la opción
ArchivosÆCatálogoÆ Códigos de Ausencia.
Y para cada caso de incidencia se capturaran las Calendarizaciones de Faltas correspondientes.
Cuando se ejecuta la exportacion se deberá, por unica vez, definir los conceptos que se desean exportar, indicando el código de ausencia
que le correponda, para ver la pantalla de Configuración al entrar a la opcion de Exportación seleccionar la casilla Visualiza Pantalla de
Configuración y presionar aceptar y se mostrará la pantalla, como se muestra en la siguiente pantalla (Fig. 2- 37) :
Fig. 2- 37
En esta pantalla se debera de indicar el codigo de ausencia que le corresponda a cada concepto que se desea exportar. Adicional a los
codigos se podra indicar de que tipo sera la Clave de Empleado: N:Numerico / A:Alfanumerico, y el nombre del Archivo de Enlace que
se generará. En el caso de los codigos fijos, marcados en la tabla, NO sera necesario darlos de alta en los Codigos de Ausencia.
Ya que se definio la configuración de las claves para cada concepto se podrá generar la información.
Al salir de la configuracion o presionar Aceptar desde la seleccion de Exportacion de Nóminas, aparecera la ventana de filtro de
seleccion de quien o quienes se desea la informacion y el rango de fechas a procesar.
65
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 38
Para continuar presione Aceptar ó Cancelar para salir. Al presionar Aceptar aparecerá una ventana solicitando dos datos adicionales,
necesarios para la importación en la nómina Nomipaq, los cuales son:
Fig. 2- 39
en estos deberá indicar el número de Período que se esta procesando en la nómina y año del Ejercicio en que se esta trabajando.
Finalmente al presionar Aceptar se mostrará una barra de avance, y al finalizar se habrá generado el archivo indicado en el directorio
CBDS del sistema.
Ramsal Windows
Para la exportación al sistema RAMSAL se tomarán en cuenta los siguientes conceptos del sistema Nomiplus Control de Asistencia,
además de los códigos de Ausencia que se determinen para la calendarización de faltas, la clave de RAMSAL podrá ser determinada en
función a las claves dentro de la Nómina:
Clave
Ramsal
004
005
006
040
041
042
043
044
045
050
051
052
065
070
Concepto
Falta
Accidente de Trabajo
Incapacidad Enfermedad General
Retardos Tiempo Acumulado
Retardos Días
Vacaciones
Prima Dominical
Sábados Laborados
Festivos Tiempo Trabajado
Total Extra Doble
Total Extra Triple
Total doble gravable
Extras por semana
(clave inicial para cada semana de tiempo extra)
Extras Diarias
(clave inicial para día con tiempo extra)
Clave
NomiPlus
Unidad
Aplica
Ausentismo
AUS
IRT Ó
IEG Ó
RTT
RET
VAC Ó
DOM
SAB
FES
DOB
TRI
DOG
EXS
Días
Días
Días
Horas
Días
Días
Días
Días
Horas
Horas
Horas
Horas
Horas
001
003
002
EDX
Horas
(
Donde:
Clave Ramsal:
Concepto:
Clave Nomiplus:
66
Ó Parametrizable
)
Clave definida en la nómina para su identificación en la exportación.
Descripción del concepto a Exportar
Clave de identificación dentro de NomiPlus para generar la información; los códigos parametrizables se definen
desde códigos de Ausencia, y se capturaran las incidencias desde Calendarización de Faltas. En el caso de los
códigos fijos, NO será necesario darlos de alta en los Códigos de Ausencia.
Sistema de Control de Asistencias
Unidad:
El concepto se enviara en horas o días según sea el caso.
Aplica Ausentismo: Para la creación del archivo de ausentismo se deberá de definir esta variable, así como la clave del concepto que
afecta.
La información a Exportar se obtendrá a partir de la asistencia generada por los empleados y por las calendarizaciones de faltas
(Incidencias) que se capturen. Para la exportación de las Horas Extras se podrán manejar tres conceptos, los cuales son:
Tiempo Extra Acumulado: Se realizaran los cálculos del tiempo extra a pagar y se emplearan los topes para la determinación de las
horas extras dobles, triples y en su caso las gravables dobles. Para este caso se indicaran las claves: DOB,
TRI, DOG.
Tiempo Extra Semanal:
El tiempo extra se acumulará por semana, reportando el total de horas extras trabajadas por semana, según
el periodo procesado. En este caso solo se deberá de indicar la clave que se aplica a la primera semana,
conforme se generan más semana el sistema incrementara este código de manera secuencial para definir las
claves correspondiente. Por Ejemplo.
Si se procesa 2 semanas y el código inicial es 060.
Semana 1 = 060
Semana 2 = 061
Para este caso se indicara la clave: EXS.
Tiempo Extra Diario:
El tiempo extra se exportará día por día, según el periodo procesado. En este caso solo se deberá de indicar
la clave que se aplica a el primer día y conforme se presente tiempo extra el sistema incrementará este
código de manera secuencial para definir las claves correspondientes a cada día, saltando los días que no se
tenga tiempo extra. Por Ejemplo.
Si se procesa 7 días y el código inicial es 070
Día 1 = 070
Día 2 = 071
Día 3 = 072
Día 4 = 073
Día 5 = 074
Día 6 = 076
Día 7 = 076
Para este caso se indicara la clave: EDX
Para configurar la interfase se deberán de definir en los Códigos de Ausencia aquellos requeridos para la importación –desde la opción
ArchivosÆCatalogoÆ Códigos de Ausencia.
Y para cada caso de incidencia se capturaran las Calendarizaciones de Faltas correspondientes.
Cuando se ejecuta la exportación se deberá, por única vez, definir los conceptos que se desean exportar, indicando el código de ausencia
que le corresponda; para ver la pantalla de Configuración al entrar a la opción de Exportación seleccionar la casilla Visualiza Pantalla
de Configuración, presionar aceptar y se mostrara la pantalla, como se muestra en la siguiente pantalla (Fig. 2- 40):
Fig. 2- 40
En esta pantalla se deberá de indicar el código de ausencia que le corresponda a cada concepto que se desea exportar. Y adicionalmente
se podrá indicar de que tipo será la Clave de Empleado: N: Numérico / A: Alfanumérico, y el nombre del Archivo de Enlace que se
generará. Los Archivos generados llevaran el nombre indicado en la interfase, con un prefijo según el tipo: "A", para el archivo de
ausentismo y "M" para el archivo de movimientos.
Ya que se definió la configuración de las claves para cada concepto se podrá generar la información.
Al salir de la configuración o presionar Aceptar desde la selección de Exportación de Nóminas, aparecerá la ventana de filtro de
selección de quien o quienes se desea la información y el rango de fechas a procesar.
67
Sistema de Control de Asistencias
Finalmente se mostrara una barra de avance, y al finalizar se habrán generado los archivos indicados en el directorio CBDS del sistema.
La estructura del archivo esta contenido en la documentación del programa Ramsal.
68
Sistema de Control de Asistencias
Mantenimiento de Archivos.
Esta opción permite ejecutar una serie de acciones de Mantenimiento sobre los archivos del sistema.
Para accesar esta opción se debe seleccionar del menú de Archivos, la opción Mantenimiento de ( ver Fig. 2- 41).
Seleccione la
categoría del
archivo
Lista de archivos
según la categoría
seleccionada
Fig. 2- 41
Al accesar al módulo de Mantenimiento de Archivos debe seleccionar una categoría, para que en el listado se desplieguen los archivos
correspondientes, y entonces podrá Usted seleccionar el archivo (con un clic izquierdo del mouse), para posteriormente seleccionar la
herramienta que se aplicará al archivo. Esto se hace por archivo, aunque si desea realizar un mantenimiento del mismo tipo a todos los
archivos, entonces, marque la casilla Selecciona Todos, la cual se encuentra en la parte inferior de la ventana.
Las categorías disponibles son: Todos, Archivos Generales, Control de Asistencias, Archivos de Programas.
A continuación se explica cada una de las herramientas:
Inicializar: Borra toda la información de una base de datos, es decir la deja vacía; sin ninguna información.
Comprimir: Borra la información que alguna vez fue borrada, es decir, cuando se borra información por error, aun
es posible recuperarla; pero, cuando se ejecuta esta opción, ya no se podrá recuperar.
Crear Índices: Genera los índices definidos para la tabla que ya existían. Es decir, reordena de las diferentes formas
que ya previamente se tenían.
Reindexar: Reordena la información de acuerdo a los índices de la tabla.
Índices: Son diferentes formas de ordenar la información. Al aceptar esta opción, se desplegará la siguiente
pantalla: (ver Fig. 2- 42)
69
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 42
Dentro de esta ventana podrá administrar los índices con los que trabajan las diversas tablas del
sistema, es recomendable no modificar los índices existentes para no alterar la operatividad del
sistema. A continuación se presentan las opciones disponibles.
Agregar: Al aceptar esta opción, se desplegará la siguiente pantalla: (ver Fig. 2- 43). Esta
opción añade nuevas formas de ordenación, esto es, por medio de un código y
descripción, para identificarlo. La ordenación se hace por medio de una condición.
Fig. 2- 43
Los parámetros necesarios para la definición de índices son.
Nombre.
Descripción.
; Índice Virtual.
Llave.
Opciones
; Único.
< Para... >.
Localizar.
Identificador del índice con el que podrá ser referenciado para
programación. Caracteres válidos son las letras de la A hasta la Z y
los números del 0 al 9.
Descripción del índice, puede tener una longitud máxima de 20
caracteres, esta descripción será utilizada para referenciar al índice
dentro del ambiente del sistema.
Define si un índice es virtual o no. Un índice virtual no existe
físicamente sólo es utilizado para buscar información en relación a
un índice ya definido.
Define la condición de indexación para el índice.
Orden para el índice:
~ Ascendente
| Descendente
Si es marcado serán ignorados los registros o información que se
encuentre duplicada.
Define la condición para los registros que integran el índice.
Especifica el código para la opción de búsqueda.
Borrar: Borra la forma de ordenación seleccionada.
70
Sistema de Control de Asistencias
Modificar: Es la forma de cambiar los parámetros definidos de la forma de ordenación de
un archivo. Se muestra la ventana empleada para agregar, ver Fig. 2- 43, contemplando
los mismos conceptos de uso.
Aceptar: Cuando ya se han hecho los cambios, al presionar Aceptar, le indicamos que los
cambios se graben, y sale de esa pantalla.
Archivar: Almacena la información de cierta base de datos, de acuerdo a las condiciones que le especifiquemos.
Esta información se borra de la base de datos y se almacena en otra con el nombre igual pero al final
tendrá un signo de pesos ($), indicando que es información archivada. Esta opción es muy útil, en las
bases de datos que se guardan cálculos ya que al archivar, se agilizan los procesos.
Ejemplo:
Para archivar la base de datos en donde se almacenan las marcas de entrada y salida, debemos
seleccionar “Asistencias”, luego la opción de Archivar, la información archivada se almacenará en la
tabla independiente PUNCH$.DBF.
Si deseamos archivar las marcas de todo el año 2001 debemos de poner en Condición para archivar
fuente:
Fecha <={31/12/2001}
y en la opción de Condición para archivar destino :
Fecha >={01/01/2001}.
Aquí le indicamos que archive todos los registros con fecha anterior al 31 de diciembre de 2001 y que
elimine todos los anteriores a 01 de enero de 2001
Dearchivar: Regresa la información que fue archivada a la base de datos actual. Especificando por medio de una
condición cual es la información que recuperará.
Ejemplo:
Si deseamos recuperar del archivo de Asistencias, toda la información podemos poner en Condición
para dearchivar fuente :
Fecha < {31/12/2001},
Aquí le indicamos que dearchive todos los registros que tengan Fecha menor al treinta y uno de
diciembre del 2001, sabiendo de antemano que todas las fechas archivadas son menores.
Respaldar: Restaurar archivos: Saca un respaldo en la forma de Windows, así como también lo puede recuperar.
Para ejecutar ésta opción deberá tener instalado el BackUp de Windows 95.
Reparar Archivos: El sistema contiene una utilería para revisar los archivos con extensión DBF. Esta función repara
algunos de los daños mas frecuentes que tienen las bases de datos. Cuando se ejecuta el proceso se
pide confirmar la acción y al responder afirmativamente entonces se verifica el estado del archivo
informando al usuario si el archivo esta correcto. En caso de tener algún problema el archivo se
informará vía pantalla. Es recomendable apuntar el fallo para su consulta con el área de Soporte
Técnico. Finalmente debe presionar ACEPTAR para corregir los daños reportados.
Orden por default: Mediante ésta opción podemos elegir el orden en que aparecerá la información. Este orden será por
omisión hasta que se vuelva a cambiar en ésta misma opción. El orden Default especifica el orden por
omisión por el que va a ser editada la base de datos; es decir, el orden en el que va a ser desplegada la
información. Para poner un nuevo orden por Default deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar el nuevo índice
2. Seleccionar la opción <Default>
3. Para salir de esta pantalla seleccionar la opción << Ok >>
4. Para cancelar el índice seleccionado y salir de esta pantalla seleccionar la opción <Cancela>.
Exportar: Baja la información del archivo especificado, utilizando como delimitador (separador de cada dato )
un espacio, un tabulador, o cualquier carácter que le especifiquemos. Los tipos de archivos a los que se
puede exportar son :
71
Sistema de Control de Asistencias
Archivo Texto
Data Interchange Format (DIF)
Microsoft Multiplan V. 4.01
System Data Format (SDF)
Symbolic Link Interchange Format (SYLK)
Lotus 1-2-3 rev 2.x (.WK1)
Lotus 1-2-3 rev. 1-A (.WKS)
Lotus Symphony rev 1.1 o 1.2 (.WR1)
Lotus Symphony rev 1.0 (.WR1)
Microsoft Excel versión 2.0 (.XLS)
Microsoft Excel versión 5.0 (.XL5)
Importar: Carga la información de un archivo que sea de tipo:
Archivo Texto
Data Interchange Format (DIF)
Microsoft Multiplan V. 4.01
System Data Format (SDF)
Symbolic Link Interchange Format (SYLK)
Lotus 1-2-3 rev 2.x (.WK1)
Lotus 1-2-3 rev. 1-A (.WKS)
Lotus Symphony rev 1.1 o 1.2 (.WR1)
Lotus Symphony rev 1.0 (.WR1)
Microsoft Excel versión 2.0 (.XLS)
Microsoft Excel versión 5.0 (.XL5)
Los textos pueden tener como delimitador ( para separar cada dato ), un espacio, un Tabulador, o
cualquier carácter que le especifiquemos.
El formato de éstos tipos de archivos, debe ser igual al formato en se bajan, es decir en el formato de
exportación, debe quedar igual para importación. El inconveniente es que al importar, borra la
información existente, y coloca la nueva. Antes de ejecutar por completo pregunta: Esta seguro que
desea Inicializar ? Debemos contestar Si, para que lo importe, ó No para cancelar.
Se recomienda que el Catálogo de Empleados se actualice desde la opción Importar Empleados en
el menú correspondiente.
Consultas: Muestra la información en forma tabular contenida en el archivo seleccionado.
Bajas: Muestra la información que borramos con la barra de control. Esta información ahí permanecerá
mientras no utilicemos la opción de Comprimir . Ejemplo: borramos un departamento, ya no aparece
en la pantalla de catálogo de departamentos, y ya no es tomado en cuenta para nada, pero si deseamos
consultar, cual fue el que borramos, podemos utilizar esta opción para consultarlo.
Cuando se selecciona esta opción el procedimiento se realizará para todos los archivos como respaldar,
comprimir, inicializar, Reindexar, y demás.
72
Sistema de Control de Asistencias
Información de la Empresa
Esta opción permite capturar los datos de su empresa, los cuales serán desplegados en la pantalla principal del sistema y en los reportes
que sean impresos. Adicionalmente podrá definir las Opciones del sistema.
Fig. 2- 44
Datos de la Empresa:
En esta pestaña se podrá escribir todos los datos relacionándoos a la empresa, los cuales son:
Empresa.
Dirección.
Ciudad.
Estado.
Apoderado Legal.
Giro de la empresa.
Infonavit.
Afiliación IMSS.
Fonacot.
R.F.C.
SAR.
No. de serie.
Nombre o denominación social de la empresa. Ya que se registro el sistema no se podrá modificar dicho dato.
Domicilio de la empresa.
Ciudad en la que se encuentra establecida la empresa.
Estado en el que se encuentra la ciudad.
Nombre del apoderado legal (en caso de que la empresa cuente con él).
Actividad a la que se dedica la empresa.
Registro del Infonavit.
Número de afiliación al IMSS de la Empresa.
Registro de Fonacot.
Registro Federal de Causantes de la empresa.
Registro del SAR.
Número de serie del sistema que fue adquirido.
Adicionalmente el botón Registra Sistema le permite accesar a la ventana de Forma de Registro, en la cual podrá
proporcionar los datos de registro del sistema. Para mayor información consulte la sección Activación del sistema en el Capítulo 1.
Fig. 2- 45
Opciones del Sistema:
Dentro de las Opciones del Sistema se podrán definir algunas características referentes a el funcionamiento del sistema. Al seleccionar
esta pestaña se mostrara la siguiente ventana (Fig. 2- 46):
73
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 46
Generales
Etiqueta de Clave del Empleado:
Etiqueta de Clave de Credencial:
Etiqueta Registro de Empleado:
Etiqueta del Servicio Médico:
Formato de Captura del Nombre:
[Nombre, Apellidos] [Apellidos, Nombre]
Esta casilla permitirá definir cual será la etiqueta que se aplicará para la
descripción de la clave de identificación del empleado, la cual se desplegará en
todas las pantallas y reportes como identificación del empleado. Por ejemplo:
Número.
Indica cual será la etiqueta para la descripción de la Credencial, la cual se
desplegará en todas las pantallas y reportes del sistema. Por ejemplo: Credencial.
Se refiere a la descripción que se emplea para identificar el registro gubernamental
de los empleados, este se definirá en función de los requisitos del país, por ejemplo
para el caso de México se define como: R.F.C.
Se refiere a la etiqueta que indica el nombre del servicio médico que recibe el
empleado, para el caso de México es: I.M.S.S.
Permite indicar el orden de captura del nombre del empleado, ya sea en: Nombre /
Apellidos ó Apellidos/ Nombre.
Opciones de Clasificación
A través de esta opción el usuario podrá definir que opciones desea emplear para clasificar a los empleados, lo cual va modificar la vista
de la captura de empleados para que solo muestre las seleccionadas por el usuario.
Esta opción es útil cuando solo se maneja específicamente algún tipo de clasificación, evitando que los usuarios vena mas opciones que
no requieren, por ejemplo si solo maneja Departamentos, basta con solo indicar esa opción y el sistema siempre solo mostrará
Departamentos en la alta de empleados y en la selección de filtros de reportes.
74
Sistema de Control de Asistencias
Configuración General
Esta opción le permite definir las características generales para la operación del sistema, indicando al inicio de la implementación las
opciones que apliquen a las necesidades de la empresa. Es importante definir correctamente los conceptos de cada opción, debido a que
el funcionamiento correcto de su sistema depende de las opciones definidas.
Para realizar la configuración del sistema seleccione del menú de Archivos la opción Configuración General. Ver Fig. 2- 47.
Fig. 2- 47
Tiempo para eliminar checadas.
Especifica el tiempo en minutos, que el sistema borrará las checadas duplicadas. Si un empleado registra a una hora cualquier
checada dentro los siguientes minutos indicados en esta opción será omita hasta que sobrepase este tiempo, se recomienda
analizar cuanto es el menor tiempo en el que un empleado pueda volver a registrar alguna checada.
Proceso inmediato después de jalar relojes.
En el caso de que exista un proceso o un reporte especial, o que requiera las checadas en alguna otra base de datos, o se
guarden de forma diferente a la acostumbrada, se deberá escribir aquí el nombre del proceso que se desea que se ejecute al
finalizar el procesamiento de la información, este proceso deberá estar dado de alta en la lista de procesos especiales. Ver
Procesos Especiales en el capítulo 3 Procesos Especiales.
Códigos válidos para registrar ausentismo
Son los Códigos de Ausencia que se tomarán en cuenta para generar un ausentismo en el Acumulado de Ausentismo. Deberá
de definir todos los que apliquen a sus ausentismos. Estos códigos se aplicarán cuando se capturen calendarizaciones de Faltas
a los empleados.
podrá seleccionar de la lista existente cuando se despliegue la siguiente ventana (Fig. 2- 48),
Por medio del botón
activando la casilla de selección:
Fig. 2- 48
Códigos de ausencia que generan asistencia.
Son los Códigos de Ausencia que se tomarán en cuenta para justifica un ausentismo, aplicándose como una Asistencia
Justificada, estos serán diferentes de los definidos para Vacaciones y Días Festivos. Estos códigos se aplicarán cuando se
capturen calendarizaciones de Faltas a los empleados, para justificar sus ausentismos.
Por medio del botón
podrá seleccionar de la lista existente cuando se despliegue la siguiente ventana (Fig. 2- 49),
activando la casilla de selección:
75
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 2- 49
Códigos de ausencia en el acumulado : VAC / FES
Se deberá de especificar los códigos que se utilizarán para los conceptos de Vacaciones y Días Festivos. Los cuales se deben de
definir dentro del catálogo de Códigos de Ausencia. Estos conceptos se deberán de aplicar por medio de calendarizaciones de
Faltas a los empleados, para indicar los días de asueto y las vacaciones de los empleados.
Horarios del poleo automático.
Especifican una serie de horarios en los cuales se jalaran los relojes en forma automática, para lo cual, el sistema deberá
permanecer en la pantalla de POLEANDO, dentro del menú de POLEO AUTOMATICO en ASISTENCIAS. Estos horarios se
deberán de capturar en formato militar separados por comas. Por ejemplo: 02:00, 08:20, 14:30.
Proceso alterno para registrar funciones.
Permite indicar el nombre del procedimiento para el registro o almacenamiento de las transacciones de tipo función. Cuando se
utilizan las teclas de función del reloj, las cuales pueden ser de la tecla 0 a la 9, se pueden programar para una acción o captura
específica, y la información que se capture se puede procesar según las necesidades. Para el desarrollo del proceso o alguna
implementación particular contacte a su Distribuidor Autorizado.
Procesa Buffer de Asistencia. Archivo
Esta opción permite que automáticamente cuando se inicialice el sistema o se cambie de empresa el sistema verificará si existe
el archivo indicado, en caso de existir automáticamente agregará dicho archivo al Histórico de Transacciones y procesará toda
la información de asistencia contenida.
Su uso principalmente se basa en el manejo de multiempresas, donde se tendrá que procesar la información para cada empresa
después de jalar relojes de la empresa uno, esto es, para cada empresa se deberá de activar esta opción para indicar donde se
deberá de almacenar las checadas correspondientes de dicha empresa, consulte la sección Manejo de Multiempresa.
En la parte de Archivo deberá de indicar el nombre del archivo que contendrá la información de transacciones a procesar.
Permite Duplicar Número de Empleado y Credencial entre empresas.
Cuando se maneja el esquema de Multiempresas, se indica si se pueden tener duplicados los números de empleados y
credenciales entre las empresas, su uso depende de las terminales de registro de asistencia que se manejen, en el caso de que
cada empresa tenga su propia terminal se podrá utilizar mismos números en cada empresa, ya que no se combinara la
información, en caso de que se tengan terminales compartidas entre empresas, se deberá de controlar no repetir los mismos
números entre empresas, para evitar confusiones con la información.
Activar Módulo de Cafetería (si esta disponible).
Permite activar o desactivar la opción de cafetería que se encuentra en el menú de ASISTENCIAS. Se debe de adquirir la
licencia de uso del módulo de cafetería.
Jalar relojes antes de reprogramar .
Cuando ésta opción se encuentra activada cuando se desee PROGRAMAR una terminal, dentro del módulo de RELOJES,
preguntará inicialmente si desea jalar relojes antes de programar, de lo contrario omitirá la pregunta. Es recomendable utilizar
esta opción cuando constantemente se programa la terminal, debido a que la terminal al ser programada perderá la información
contenida de asistencia.
Acumular a Hrs. Extras las Hrs. Festivas.
Permite indicar al sistema que en los días festivos si el empleado tiene tiempo laborado, el cual se toma como Horas Festivas
Trabajadas se tomen como Horas Extras.
Acumular a Hrs. Extras las Hrs. de Descanso.
Permite indicar al sistema que en los días de descanso si el empleado tiene tiempo laborado, el cual se toma como Horas de
Descanso Trabajadas se tomen como Horas Extras.
En Tarjeta Checadora mostrar Horas Reales
El reporte de Tarjeta Checadora por omisión reporta las horas de registro redondeadas, en función de los criterios definidos en
el código de pago, en caso de requerir se muestre la hora real del registro de asistencia se activará esta casilla.
Captura de Motivo de Ajuste en Asistencias
Permite definir la captura de un motivo de ajuste en la pantalla de asistencias, esto es, cuando se modifique alguna checada
dentro de la pantalla de Asistencias de empleados, se solicite el motivo de ajuste que aplique al cambio. Ver Motivo de Ajuste
en Asistencias de Empleados, capítulo 2.
Usa Históricos de Empleados.
76
Sistema de Control de Asistencias
Indica si al procesar la información de asistencia o los reportes, se verifica los cambios que haya tenido los empleados en
Departamentos o Líneas, los cuales se almacenan al modificar el catalogo de Empleados, en caso de no emplear la opción se
tomará siempre el código indicado en el catálogo de empleados.
Prima Dominical si lo indica su turno.
Se activará cuando solo se desee contabilizar los domingos trabajados (prima dominical) cuando en el turno asignado al
empleado tenga como pago Regular el día Domingo. En caso de que no se active siempre que un empleado labore en domingo
se contabilizará el día para prima dominical.
Ignorar parámetros de tiempo extra.
En este parámetro especificamos si deseamos ignorar los parámetros del tiempo extra indicados en el código de pago al
momento de generar el archivo de horas. Se emplea solo cuando no se desea hacer ningún calculo de tiempo extra.
Ignorar parámetros de tolerancia.
Con este parámetro, sí es señalado, nos permite evitar el calculo de excepciones, producto de exceder las tolerancias. Se
emplea solo cuando no se desea hacer ningún cálculo de tolerancia.
No compensar tiempo normal con horas extras.
Esta opción nos permite decidir si las checadas que se efectúen antes o después del turno serán parte de su jornada normal
hasta completarla, y de ahí en delante será considerado tiempo extra, o en su caso calcular dependiendo de la hora de checada
si es tiempo extra o regular. Esta opción se usa para hacer la aplicación de manera global, se recomienda definirlo en el código
de pago, con las opciones Antes de Turno y Después de Turno según las necesidades que se requieran.
Uso de Turnos Flotantes.
Esta opción nos permite habilitar el manejo de Turnos flotantes dentro de la definición de Turnos del Sistema. Ver Turnos en
las secciones anteriores.
Igualar Código de Pago con Turno
Permite indicar al sistema que al capturar el código de turno asignado al empleado verifique si existe un codito de pago con la
misma clave y se lo asigna, igualando los códigos de ambos conceptos. En caso de no existir permitirá capturar el código
correspondiente. Ver Empleados en secciones anteriores.
Validar Si Existe Calend. de Falta en Asist.
Al realizar el procesamiento de la información se permite validar que no agregue registros en días que ya tienen una
Calendarización de Falta capturada, evitando que se agregue información a lo ya definido, adicionalmente en caso de agregar asistencia
automática o asistencias en la parte de Asistencias de Empleados no se permitirá. En caso de ser transacciones vía reloj se enviaran a
checadas invalidas para su revisión.
77
Sistema de Control de Asistencias
Códigos de Ausencia.
Los códigos de ausencia se utilizan para definir los tipos de faltas que se presentan en la empresa, por ejemplo, por vacaciones,
maternidad, permiso con goce de sueldo, defunción, matrimonio, entre otros.
Para definir los códigos de ausencia seleccionar de la sección de Archivos el menú de Empleados y posteriormente Códigos de
Ausencia, se desplegará la pantalla de la Fig. 2- 50.
Código.
Corresponde al código con el cual se va a identificar el tipo de ausencia. Se pueden capturar tanto números como
letras y su longitud máxima es de 3 caracteres.
Descripción.
Descripción que se le asignará al código de ausencia.
Aplica SUA.
Por medio de 1 (SI aplica) o 0 (No aplica) indicamos si el código de ausencia que se da de alta se considera para
generar un movimiento a la exportación del Archivo SUA
Fig. 2- 50
78
Sistema de Control de Asistencias
Importar Empleados
Esta opción es muy útil para llenar la base de datos de empleados permitiendo agregar nuevos o modificar datos cuando ya se tienen los
empleados capturados.
Para realizar este proceso seleccionar de la sección de Archivos, empleados, importar empleados.
Se presentará la siguiente pantalla, en la cual se debe indicar el nombre del archivo ASCII a importar, y los campos que se desean
actualizar, y para los cuales deberá indicarse el inicio o posición del campo, su longitud , y los decimales, en caso de que se requiera.
En caso de los campos de tipo fecha deberá de indicar el formato global de todas las fechas a importar.
Primeramente deberá de presionar el botón de Visualiza para que verifique la información a procesar, la cual le será desplegada en un
ventana con los campos indicados, en caso de no coincidir la información con lo definido verifique la posición de los campos.
Ya una vez verificado cada campo a importar, pulse el botón Procesar para iniciar el proceso de importación de datos al catalogo de
empleados.
Fig. 2- 51
El archivo debe ser un archivo en formato ASCII, de posiciones fijas debido a que la importación trabaja por posición y no por
separador de campos.
Es importante que al realizar la importación se cuide de campos importantes para el catalogo de empleados, el estado del empleado se
debe de especificar con una “A” se el empleado sigue Activo o una “I” si esta Inactivo, referente al turno, es el horario en que laborará
el empleado de acuerdo a los definidos en control de asistencias. La fecha de ata es altamente recomendable se agregue para la correcta
definición del empleado.
79
Sistema de Control de Asistencias
Empresas
Cuando usted registra sistema como multiempresas esta opción esta disponible para su uso, la cual le permitirá definir las empresas con
las que va a trabajar y la cantidad que tiene disponibles segur el numero de serie que le hayan proporcionado.
Alta de la empresa
Cambio de Empresa
Esta opción le permite cambiar dinámicamente de la empresa en la que esta trabajando, accesando a la información de la empresa con la
que desea trabajar.
80
Sistema de Control de Asistencias
Manejo de Multiempresas.
81
Sistema de Control de Asistencias
Capítulo
3
Asistencias
Objetivos
En este capítulo el Usuario encontrará todo lo relacionado al
proceso de jalar, procesar , modificar y eliminar las checadas o
transacciones de los empleados, ya sea que estas hayan sido
registradas a través del Reloj Checador, o
capturadas
manualmente
por el Usuario del Sistema de Asistencias
(generalmente el Usuario Supervisor)
82
Sistema de Control de Asistencias
Calendarización de Asistencias
Es utilizada para definir un Horario Temporal de Asistencia especificando para un rango de fechas, los horarios que se especifiquen en
la calendarización tendrán prioridad sobre los establecidos en el turno del empleado o en la calendarización de cambio de turno.
Es importante considerar que una calendarización de asistencia es solo para
La calendarización se puede aplicar para un grupo de empleados en particular o a un filtro en específico como los empleados de un
departamento, de un turno, línea, supervisor o planta.
Cuando se desea hacer una calendarización seleccionar del menú de Asistencias el submenú de Calendarizar y posteriormente
Asistencias. (Fig. 3- 1)
Fig. 3- 1
Para definir la calendarización se emplean los siguientes conceptos:
Número.
Número de empleado para el que se va a realizar la calendarización .Si el dato de número se deja en blanco o
bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se
descartan los demás filtros.
Planta.
Define para qué planta se realizará la calendarización. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se
llene con asteriscos, aplicará la calendarización para todas las plantas.
Departamento.
Departamento para el cual se requiere hacer la calendarización. Si este dato se deja en blanco o se llena con
asteriscos se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Define el turno de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se deje en
blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se
deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Centro de Costo.
Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se
deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Línea.
Línea para la cual se desea hacer la calendarización. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene
con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Se hará la calendarización para todos los empleados que estén bajo órdenes del código del supervisor definido.
Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.
Periodo
Inicio.
Fin.
Fecha de inicio de la calendarización.
Fecha de fin de la calendarización.
Horarios de
Entrada / Salida
Permite capturar hasta cuatro pares de checadas, indicando su hora de inicio y fin de cada par , el cual será
asignado al rango de empleados, en el periodo de fechas definido por los campos de inicio y fin.
83
Sistema de Control de Asistencias
Pagar como.
Define la forma de pago para cada día de la semana de Domingo a Sábado, el cual puede ser de tipo Regular o
Extra, para indicarlo presione el botón y cambiará a R para regular o E para Extra.
Esta opcion permite consultar el empleado que hizo la captura o modificacion de la calendarización Al
presionar el botón va a desplegar la información de la persona, la fecha y la hora, ver Fig. 3- 2.
Fig. 3- 2
84
Sistema de Control de Asistencias
Calendarización de Faltas
Esta opción permite a la empresa capturar todas la incidencias de los empleados para justificar las ausencias de los empleados, se
permite programar para uno empleado a partir de su número de empleado o a varios empleados ya sea por un filtro definido. Esta
programación se puede realizar para un día en particular o para un rango de fechas, además permite especificar la cantidad de horas a
pagar por dicha calendarización.
Para llevar a cabo la calendarización de faltas accesar de la sección Asistencias el menú de Calendarizar y posteriormente Faltas. Ver
Fig. 3- 3
Fig. 3- 3
Para definir la calendarización se emplean los siguientes conceptos:
Número.
Número de empleado para el que se va a realizar la calendarización .Si el dato de número se deja en blanco o
bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se
descartan los demás filtros.
Planta.
Define para qué planta se realizará la calendarización. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se
llene con asteriscos, aplicará la calendarización para todas las plantas.
Departamento.
Departamento para el cual se requiere hacer la calendarización. Si este dato se deja en blanco o se llena con
asteriscos se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Define el turno de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se deje en
blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se
deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los códigos de pago.
Centro de Costo.
Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se
deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Línea para la cual se desea hacer la calendarización. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene
con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Se hará la calendarización para todos los empleados que estén bajo órdenes del código del supervisor definido.
Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.
Periodo
Inicio.
Fin.
Fecha de inicio de la calendarización.
Fecha de fin de la calendarización.
Tipo de falta.
Define el tipo de falta que va a ser programada, los tipos válidos son los definidos en Códigos de Ausencias.
Hrs. por día.
Determina la cantidad de horas por día que se le pagarán al empleado durante el período de la calendarización
de falta, las cuales se sumaran a las ya existentes en el día si el empleado hubiese laborado parte del día.
85
Sistema de Control de Asistencias
Esta opcion permite consultar el empleado que hizo la captura o modificacion de la calendarización Al
presionar el botón va a desplegar la información de la persona, la fecha y la hora, ver Fig. 3- 4
Fig. 3- 4
86
Sistema de Control de Asistencias
Calendarización de Cambios de Turno
Por medio de esta opción podrá realizar cambios temporales de las asignaciones de los empleados, logrando transferir a un empleado o
a un grupo de empleados asignado a una Planta, Departamento, Turno, Código de Pago, Centro de costo, Línea o Supervisor en un
rango de fechas especifica o abierta hacia una nueva asignación.
Para llevar a cabo los cambios de turnos accesar de la sección Asistencias el menú de Calendarizar y posteriormente Cambios de
Turnos. Ver Fig. 3- 5
Fig. 3- 5
Para definir la calendarización se emplean los siguientes conceptos:
Número.
Número de empleado para el que se va a programar un cambio de turno o asignación. Si el dato de número se
deja en blanco o bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número
de empleado se descartan los demás filtros.
Planta.
Define para qué planta se requiere programar cambio de turno. En caso de que este dato se deje en blanco o
bien, se llene con asteriscos, aplicará la calendarización para todas las plantas.
Departamento.
Departamento para el cual se requiere programar cambio de turno. Si este dato se deja en blanco o se llena con
asteriscos se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Se indica el Turno para el cual se quiere programar el cambio de turno. En caso de que este dato se deje en
blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere programar cambio de turno.. En caso de que
este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los códigos de pago.
Centro de Costo.
Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere programar cambio de turno.. En caso de
que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Determina la línea sobre la cual se quiere programar el cambio de turno. En caso de que este dato se deje en
blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Define el código del supervisor sobre la cual se quiere programar el cambio de turno. La Calendarización
aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en
blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.
Calendarizar a partir de.
Define el inicio del periodo en que se va a realizar el cambio de turno.
Finalizar el.
Aquí se define la fecha en que termina la Calendarización del turno, si en caso de que dicha Calendarización
dure por un tiempo indeterminado, solo basta dejar en blanco esta opción.
Planta.
Indica el código de la planta que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de
fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.
87
Sistema de Control de Asistencias
Departamento.
Define el código del departamento que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo
de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.
Turno.
Define el código del turno que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas.
En caso de omitir toma el original del empleado.
Código de Pago.
Define el código de pago que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas.
En caso de omitir toma el original del empleado.
Centro de Costo.
Define el código del Centro de Costo que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el
periodo de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.
Linea.
Define el código la líinea que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas.
En caso de omitir toma el original del empleado.
Supervisor.
Define el código del supervisor que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de
fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.
Esta opcion permite consultar el empleado que hizo la captura o modificacion de la calendarización Al
presionar el botón va a desplegar la información de la persona, la fecha y la hora, ver Fig. 3- 6
Fig. 3- 6
88
Sistema de Control de Asistencias
Jalar Relojes
Este proceso es utilizado para extraer la información de los relojes checadores a un archivo en disco y se procese para obtener la
información de Asistencia. Al realizar la extracción de los relojes se debe de realizar por medio de un usuario de acceso exclusivo, o en
su caso un usuario normal pero sin que nadie este trabajando en ese momento en el sistema, en caso de que algún usuario este dentro del
sistema se le avisara y no permitirá la extracción de la información.
Para realizar este proceso seleccionar de la sección de Asistencias la opción Jalar Relojes.
Cuando es seleccionada la opción de Jalar Relojes es desplegada la siguiente pantalla (Fig. 3- 7)
Fig. 3- 7
A partir de esta pantalla se deberá de seleccionar que terminales son las que desea vaciar su información.
Todos.
Selecciona todos los relojes definidos en el sistema de acuerdo a la siguiente selección:
; Locales
Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la
información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP.
; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada
telefónica para lograr la comunicación con ellos.
Uno.
Selecciona solamente el reloj que se especifique, este puede ser Local o Externo, realizándose el enlace en función de los
parámetros definidos.
Grupo.
Selecciona todos los relojes que tienen asignado el número de grupo especificado en el catalogo de Definición de Relojes
(vea capítulo 4, mas adelante), para este concepto no existe una lista definida, pero se tomara a partir de los asignados.
Lista.
Selecciona una lista de relojes, deberán indicarse los números de los relojes separados por comas. Por ejemplo: 1,4,7,9;.
estos puede ser Locales o Externos, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos.
Por configuración.
Selecciona todos los relojes que tienen una configuración similar de acuerdo a la siguiente selección:
; Locales
Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la
información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP.
; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada
telefónica para lograr la comunicación con ellos.
Al indicar la selección de relojes a extraer se presionará Aceptar, inmediatamente se desplegará la venta de comunicaciones con la
terminal dependiente del tipo de terminal que se tenga implementado:
TERMINAL CA500
Para el caso de la terminal CA500 se desplegará la ventana de comunicaciones del programa SIASACOM indicando el proceso de
extracción de la terminal, para las terminales conectadas directamente solo se desplegara la ventana indicando el enlace y el resultado de
las comunicaciones, como se muestra en la siguiente pantalla (Fig. 3- 8). En dicha ventana se desplegara la terminal y las transacciones
recibidas asi como la transmisión exitosa de la misma.
89
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 3- 8
Si no se logra realizar la comunicación se desplegará la siguientes ventana (Fig. 3- 9), la cual indica que se aborto la comunicación, para
esto se deberá de verificar que la terminal este conectada correctamente y que no existen problemas en el cableado de comunicación .
Fig. 3- 9
En las terminales de tipo externas las comunicaciones se realizan a través del MODEM de la computadora, para su correcta
comunicación verificar los parámetros en la definición de Relojes. Si la comunicación es asistida por operadora, en la definición del
reloj se definirá como número telefónico la letra “M”, en esta situación al realizar la extracción se solicitará realiza la llamada
manualmente, al lograr llamar a la terminal se escuchará que la terminal contesta a lo que se presionará Aceptar para generar el enlace y
extraer la información.(Fig. 3- 10)
Fig. 3- 10
TERMINAL HANDPUNCH
En el caso de las terminales de HandPunch, al momento de realizar la comunicación el sistema desplegará la ventana de las
comunicaciones actuales, indicando la cantidad de información extraída.
Fig. 3- 11
Por medio de esta casilla, cuando se tienen terminales HandPunch, se podrá actualizar la imagen
de la plantilla de la mano del empleado en el sistema. Primeramente se extraerá la información de la terminal y se procesará, al finalizar
se extraerá las plantillas de los empleados de la terminal, obteniéndose la más actualizada de las terminales disponibles. Es
recomendable periódicamente bajar las plantillas de los empleados para tener un respaldo en la computadora.
Al finalizar la comunicación con las terminales indicadas, el sistema desplegará la ventana de aviso de que se esta procesando la
información, adicionalmente, en la barra de estado se desplegará el porcentaje de avance del procesamiento como se muestra a
continuación. (Fig. 3- 12)
90
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 3- 12
En caso de que se presente algún problema para extraer la información el sistema le desplegará las terminales con las que tuvo
problemas y la posible causa de la falla.
Fig. 3- 13
Fig. 3- 14
Cuando se presenten problemas verifique los siguientes puntos para determinar el posible origen de la falla.
9
9
9
9
9
9
Verificar que la terminal este encendida
Verificar que el cable de comunicación este conectado
Verificar que este conectado el cable de comunicaciones a la PC
Verificar que le numero de identificación coincida con el de la terminal que esta extrayendo.
Verificar que el tipo de comunicación que esta realizando sea la correcta.
Verificar que se los parámetros de conexión sean los correctos
En caso de que los puntos mencionados se encuentren de manera correcta, favor de avisar a su departamento de sistemas o a su
distribuidor autorizado.
91
Sistema de Control de Asistencias
Poleo Automático
Esta es una de las opciones que hace más productivo el uso del sistema, ya que usted puede realizar otras tareas, mientras el sistema se
encarga de jalar la información de las terminales en un horario indicado, como por ejemplo: a la hora de la comida, o por la noche.
Poleando
En ésta opción aparece una pantalla como se muestra en la Fig. 3- 15, en la cual deberá permanecer el sistema para que se efectúen los
poleos automáticos a la hora señalada en la opción de Configuración General del Sistema.
Es importante primeramente definir la o las terminales con las que se comunicará el sistema.
Fig. 3- 15
Parámetros
Aquí se especificaran cuales terminales serán extraídos automáticamente. Aquí aparece la pantalla habitual para jalar relojes como se
muestra en la siguiente pantalla. (Fig. 3- 16) , es importante tomar en cuenta que se comunicara con todas a todas las terminales
indicadas.
Fig. 3- 16
Al presionar Aceptar, se almacenará los cambios indicados, si cancela la opción respetará la configuración anteriormente definida o
siempre se extraerán todas las terminales.
Ver Errores
Muestra un catálogo de las veces que se ha generado un error cuando se ha extraído la información de forma automática, especificando
la fecha, la hora, el reloj y las posibles fallas. Ver figura 3-6
92
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 3- 17
Para consultar las fallas presione Doble Clic en la palabra Memo del registro deseado y se desplegara las terminales con las que no se
pudo comunicarse y la posible causa, como se muestra a continuación (Fig. 3- 18)
Fig. 3- 18
93
Sistema de Control de Asistencias
Transacciones
Muestra un histórico de las veces que se ha extraído la información del reloj, aun cuando haya existido algún error o no existan
checadas en el reloj será almacenado el usuario, la fecha y la hora en que se realizo la extracción de la información.
Seleccionar de la sección de Asistencias la opción de Transacciones. Cuando se selecciona esta opción se desplegará la siguiente
pantalla (Fig. 3- 19).
Fig. 3- 19
Cada vez que se realiza el proceso de “Jalar Relojes” es agregado un nuevo renglón a la pantalla de Transacciones, cada renglón se
conforma de cuatro datos los cuales son:
Fecha. Corresponde a la fecha en la que se realizó el proceso de “Jalar Relojes”.
Día.
Corresponde al día de la semana: Lunes, Martes, etc.
Hora. Determina la hora exacta en la que se jalaron relojes.
Usuario.Determina el nombre de la persona que llevó a cabo el proceso.
Procesar. Permite reprocesar las checadas obtenidas de los relojes. aquí se selecciona un periodo de fecha (Fig. 3- 20) en
la cual se reprocesará la información. Si desea especificar a cuáles empleados desea específicamente aplicar
el reproceso, marque entonces la casilla de Filtro de selección , de la pantalla de selección de rangos de fechas.
Seguidamente el sistema desplegará la pantalla de Selección de Rango (Figura 3-10). Este proceso es
equivalente a volver a jalar la información de la terminal, y procesar las asistencias.
Fig. 3- 20
Fecha Inicial.
Indica a partir de que fecha se desea volver a Procesar la información.
Fecha Final.
Indica hasta que fecha se desea volver a Procesar la información.
Filtro de Selección. Indica si se desea procesar la información de un empleado o un grupo de empleados,
indicándose el rango de empleados por medio de la ventana de selección de rangos (Fig.
3- 21).
94
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 3- 21
Los datos que se solicitan en la Selección del Rango son:
Número.
Especifica el número del empleado para el cual se desea el reproceso. Si
es capturado este dato los demás serán ignorados. En caso de que se
deje en blanco o se llene con asteriscos, el reproceso será para todos los
empleados.
Planta.
Especifica el código de la planta para la cual se desea sacar el
reproceso, si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos el
reproceso aplicará para todas las plantas.
Departamento. Determina el código del departamento. En caso de que se deje en
blanco o se llene con asteriscos, el reproceso aplicará para todos los
departamentos.
Turno.
Código del turno deseado para el reproceso. Si este dato se deja en
blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas los
turnos.
Código de Pago. Código de pago deseado para el reproceso. Si este dato se deja en
blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas los
códigos de pago.
Centro Costo. Código del centro de costo deseado para el reproceso. Si este dato se
deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas
los centros de costo.
Línea:
Clave de la línea que se desee incluir en el reproceso. si este dato se
deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas
las líneas.
Puesto.
Clave del puesto que se desee incluir en el reproceso. si este dato se
deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas
los puestos.
Superv:
Clave del Supervisor que deseamos incluir en el reproceso. Si este dato
se deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para
todos los supervisores.
Una vez especificado el filtro deseado, se presentará una pantalla de confirmación para el reproceso.
Fig. 3- 22
Al finalizar regresará a la misma ventana, indicando que el proceso fue finalizado.
95
Sistema de Control de Asistencias
Localizar.
Nos permite hacer la búsqueda de la fecha que deseamos ver la información.
Mostrar.
Nos despliega la información como es extraída del reloj, antes de ser procesada. Por medio de esta opción
podemos confirmar si fue extraída toda la información con éxito. Cuando se realiza el proceso de “Jalar
Relojes” es posible verificar si la información de los relojes fue extraída con éxito al sistema, este paso se puede
realizar seleccionando de la pantalla de Transacciones el renglón con la fecha deseada y posteriormente
presionando el icono Mostrar. En la siguiente imagen (Fig. 3- 23) se muestra un ejemplo de la pantalla que
será mostrada cuando se seleccione esta opción.
Fig. 3- 23
Donde:
1Æ Es el número de identificación del reloj del cual extrajo la información.
2Æ Es la fecha en la cual se realizaron las marcas que vienen en los siguientes renglones.
3Æ Es la hora en la que se realizó la checada, esta viene expresada en HHMMSS en formato militar.
4Æ Es la fuente por la que se introdujo la transacción.
1. Teclado.
2. Lector de Código de barra.
3. Lector de Cinta Magnética.
5Æ Es el número de credencial que realizó la checada.
Consultar.
Transacciones Capturadas. Esta opción nos permite consultar todas aquellas transacciones que sean capturadas
manualmente por parte del usuarios. Las transacciones mostradas en la pantalla siguiente son aquellas
capturadas a través de la pantalla de Asistencias de Empleados, Captura de Asistencias de Emp., Ajustes en
Tarjeta Checadora.
Fig. 3- 24
96
Sistema de Control de Asistencias
Asistencias
Esta opción permite visualizar las checadas que realizaron los empleados para cualquier día o periodo de información, además de poder
capturar ajustes tanto para horas normales como para horas extras, hacer correcciones en las marcas, agregar nuevas checadas.
Asistencias de Empleados
Permite consultar la información de las asistencias de los empleados día por día, además de poder capturar ajustes en la información de
asistencias, para seleccionar esta opción entre al menú de Asistencias – Asistencias y después la opción Asistencias de Empleados. Ver
Fig. 3- 25
Fig. 3- 25
Cada vez que se ejecute el proceso de “Jalar Relojes” se va generando para cada empleado, y para cada día en que ellos laboren, un
registro de asistencia, el cual se mostrará como en la pantalla de Asistencias, en ellas se desplegaran los siguientes datos:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Fecha.
Orden.
Número.
Credencial.
Nombre.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
C.Costo.
Depto.
Línea.
Código de Pago.
Superv.
Turno.
Fecha correspondiente al día de trabajo del empleado.
Especifica los datos por los cuales se va a realizar la búsqueda de información.
Número de empleado.
Credencial con la que registro el empleado en la terminal de asistencia.
Nombre del empleado. Su orden será el que tenga definido en la sección Opciones del Sistema de la
Información de la empresa.
Centro de costo al que está asignado el empleado.
Departamento en el que laboró ese día.
Línea a la que estuvo asignado en el día.
Código de pago al que está asignado el empleado en ese día de labor.
Supervisor del empleado (si es manejada la opción de supervisores).
Turno de trabajo al que estuvo asignado el empleado en ese día de labor.
Recuerde que las etiquetas de Número y Credencial serán las que tenga definido en la sección Opciones del Sistema de la Información
de la empresa.
Cada empleado podrá tener hasta 4 pares de checadas de Entrada / Salida (4 entradas y 4 salidas). Estos pares se usarán según políticas
de la Empresa.
A continuación se explican cada uno de los datos que conforman las checadas del empleado:
Prog. Hora en la que se espera cheque el empleado , a partir del turno asignado. Esta
hora se determinara a partir de que el empleado registre su checada dentro de los
rangos máximos permitidos, definidos en el Código de Pago.
Real. Hora en la que el empleado checa realmente en la terminal, esta será la que se
obtenga de la terminal, en caso de desear modificar la hora se deberá de escribir la
nueva hora en este campo.
Redond. Hora redondeada por el sistema a partir de la hora Real, el sistema al tener una
hora programada, verificará si el empleado registro dentro de los Rangos para
Redondear a programado, en caso de ser así la hora redondeada será igual a la
Programada, si el empleado registra fuera de estos rangos, o de los rangos de
97
Sistema de Control de Asistencias
St.
Sup.
Código de Excepciones por checada.
Tiempo de Ausencia.
máximo permitido la hora redondeada será igual a la real. Siempre el calculo de
horas se realizara a partir de horas redondeadas.
Identificación de la terminal en el que se realizó la checada el empleado. Para las
transacciones capturadas manualmente se tendrá como terminal de origen la letra
K, permitiendo conocer por parte del usuario que checadas fueron de terminal y
cuales vía teclado.
Indica si la checada fue capturada por el supervisor.
Es una columna posterior a la de supervisor, en ella se indica si tuvo alguna
excepción sobre la checada el empleado, la cual puede ser: EA –Entrada Antes, ED
–Entrada Después, SA –Salida Antes y SD –Salida después, estas excepciones solo
se generan si el empleados tiene hora programada en la checada y esta fuera de los
rangos para redondear a programado.
Determina el tiempo de ausencia que pudo tener el empleado, esto se determina de
acuerdo a las checadas intermedias de salida y entradas que haya realizado el
empleado.
Finalmente en la parte inferior de la pantalla se muestra el total de horas trabajadas en el día, el total de horas normales y horas extras,
así como las excepciones generadas para ese día.
Total Hrs. Define el total de horas trabajadas, es decir el acumulado de horas a partir de sus
registros o checadas. Siempre el calculo de horas se realizará a partir de horas
redondeadas, contabilizando en el tiempo de una entrada contra su correspondiente
salida.
Ajuste. Se contempla el uso de dos ajustes a las horas trabajadas, los cuales pueden ser
Ajuste Capturado por el usuario aplicado a horas normales y Ajuste por
Calendarización generado por el sistema debido a una falta calenda rizada. Ver
Calendarización de Faltas en este capítulo.
Hrs. Norm. Total de horas normales que se pagan por ese día. Las cuales se determinan a partir
de las condiciones definidas en el código de pago.
Hrs. Extras. Muestra el Ajuste capturado por el usuario aplicado a horas extras y el total de
Horas Extras, el cálculo se determina a partir de las condiciones del código de
pago asignado.
Excepciones. Excepciones generadas en el día. Las cuales indican alguna situación sobre el día
de asistencia, las cuales pueden ser: EA –Entrada Antes, ED –Entrada Después,
SA –Salida Antes, SD –Salida después, CU –Cambio de Usuario, HM –Horas
laboradas menos, HE –Horas extras laboradas, FT –Día de Calendarización de
Falta Trabajada,
~ Normal | Extra Estos parámetros determinan la forma de pago de las horas trabajadas del día ya
sean Normales o Extras Si se marca Normal, se hace el cálculo de las horas
normales hasta cubrir las del día y posteriormente las horas extras; si se marca
Extras, todas las horas se toman como extras. Se calcula a partir del Código de
Pago.
< Editado > Este mensaje indica que se ha realizado alguna alteración a la información original
de la asistencia del empleado, ya sea que se le haya capturado manualmente la
checada o que se le modifique la hora de entrada o salida o las horas a pagar.
Motivo de Ajuste
Si en la Configuración General se activo la casilla de Captura de Motivo de Ajuste, cada vez que modifique una checada real extraída
de la terminal se desplegará la ventana de Motivo de Ajuste para indicar el motivo por el cual se esta modificando la checada y se pueda
llevar un control de los cambios realizados.
Cuando se despliegue la ventana se tendrá seleccionado el último motivo de Ajuste, presione aceptar para continuar. En caso de requerir
emplear otro motivo podrá seleccionar de la lista.
Para dar de Alta uno nuevo, solo escriba el nombre del motivo y presione Aceptar, le indicará que no existe y si lo desea agregar, a lo
que deberá de indicar que Si, y automáticamente se adicionará y será asignado a la modificación.
98
Sistema de Control de Asistencias
Dentro de la ventana de Asistencias de Empleados se podrá dar de alta días de asistencias completos que le falten a los empleados, los
cuales serán tomados como asistencias manuales, y justificaran un día completo de asistencia.
Captura de Asistencias de Empleados. Por medio de este botón podrá acceder directamente a la ventana de captura
masiva de asistencias de empleados, permitiendo agregar toda una lista de
asistencias y posteriormente procesarlas al sistema.
Más información
En el fólder de Más información nos muestra la información que el reloj vació al sistema, es decir, muestra las checadas que el
empleado hizo realmente, además permite verificar quien hizo la ultima alteración a los datos, en qué fecha y por quien fue realizada la
modificación;. Ver Fig. 3- 26.
Fig. 3- 26
99
Sistema de Control de Asistencias
Captura de Asistencia de Emp.
Esta opción permite captura de manera masiva asistencias faltantes por parte de los empleados, permitiendo capturar aquellas checadas
omitidas por los empleados, logrando con esto llevar un histórico de la información. Además de poder procesar esta información las
veces que requiera.
Para accesar a esta opción entre al menú de Asistencias – Asistencias y después la opción Captura de Asistencia de Emp. Ver Fig. 3- 27
Fig. 3- 27
Para el alta de las checadas se contemplan los siguientes datos:
‰
‰
‰
‰
‰
‰
‰
Numero
Credencial
Clasificación
Nombre
Fecha
Hora
Función
Numero de empleado al que se le agrega la checada.
Credencial asignada al empleado.
Asignación del empleado, indicando el departamento, puesto, planta, línea, centro de costo y supervisor.
Nombre del empleado.
Fecha que se esta aplicando la nueva checada. En formato dd/mm/aaaa
Hora de la checada que se esta capturando, esta debe ser en formato militar.
Indica el tipo de checada que se esta agregando al empleado, esta puede ser:
?
–Función Swipe & Go
IN
–Entrada
OUT –Salida
Al ir agregando las checadas se mostrarán en la lista, las cuales serán checadas que no han sido procesadas, y que se procesarán al salir
la ventana, el sistema confirmara si desea procesar las checadas, como se muestra a continuación, en caso de no procesar se tendran
almacenadas hasta que se procesen para las asistencias.
Fig. 3- 28
Todas las transacciones agregadas en el sistema se podrán visualizar en la pantalla de transacciones. Ver Transacciones en este mismo
capítulo.
En caso de que las transacciones sean a la misma hora de una real o este dentro del rango de tiempo para omitir checadas (ver
Configuración General) no se mostraran las checadas en el sistema, pero se mantendrán en el histórico de transacciones.
100
Sistema de Control de Asistencias
Ajustes en Tarjeta Checadora
A partir de la Tarjeta Checadora es posible consultar de manera más rápida la información de asistencia, ya que presenta la información
de todo un periodo, además de los acumulados generados por el empleado, adicionalmente esta opción permite realizar ajustes
directamente desde esta Tarjeta Checadora, permitiendo realizar de una manera rápida y sencilla esta operación.
Adicionalmente todas las modificaciones capturadas, así como las adiciones de información son almacenadas para su uso posterior.
Para accesar a esta opción entre al menú de Asistencias – Asistencias y después la opción Ajustes en Tarjeta Checadora. Ver Fig. 3- 29
Fig. 3- 29
Al entrar a esta opción se desplegará el primer empleado del catálogo, mostrando 15 días de información a partir del día actual. En caso
de necesitar modificar otro periodo se podrá por medio del botón de Capturar Otro Periodo.
ƒ Número
Numero del empleado que se esta modificando, desplegándose su nombre completo.
ƒ Del ___ Al ___ Es el rango de fechas que se esta consultando en la pantalla en ese momento.
ƒ Fecha
ƒ Ent.
ƒ Sal.
ƒ Hrs. Tra
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Ajuste
Falta
Cód.
Pagar
ƒ AjExtra
ƒ Extra
Por medio de este boton podra indicar un nuevo rango de fechas a consultar.
Indica la Fecha de asistencia que se va a modificar.
Indica los 4 pares de checadas de entradas y salidas de la asistencia de un empleado en una fecha, las cuales se
pueden modificar o eliminar, según los ajustes necesarios. Esta hora se considera como la hora real de la asistencia
del empleado.
Es la cantidad de horas trabajadas que se calcularan a partir de las horas redondeadas, las cuales se determinan de
las horas reales en función del código de pago.
En caso de requerir aplicar un ajuste fijo a las horas trabajadas se podrá capturar dicho ajuste.
Son las horas de ajuste aplicadas por una calendarización de falta capturada para el empleado.
Es el código que se aplica para una calendarización de falta en el día de asistencia del empleado.
Total de horas normales que se pagan por ese día. Las cuales se determinan a partir de las condiciones definidas en
el código de pago.
Es la aplicación de un ajuste de horas extras a las que se calculan para el empleado en el día.
Total de horas extras que se pagan por ese día. Las cuales se determinan a partir de las condiciones definidas en el
código de pago.
Al finalizar las modificaciones en el empleado le desplegará una ventana para confirmar los cambios.
Fig. 3- 30
Las checadas capturadas nuevas se almacenarán en el histórico de transacciones para su posible uso posterior.
101
Sistema de Control de Asistencias
Poner Asistencia Automática
Esta opción pone asistencia de acuerdo a la entrada y salida de cada turno asignado a todos los empleados. Un ejemplo de su uso es
cuando no hay luz eléctrica por lo que cierto turno no pudo registrar su asistencia, pero si se le pagará.
Esta opción nos permite poner la asistencia automática a un solo empleado por su número o a un grupo de empleados seleccionaos por
un filtro, para esto debemos especificar la fecha en que se le pondrá su asistencia automática, ya que puede ser por un día o por varios
días. Ver Fig. 3- 31.
Fig. 3- 31
Para generar la asistencia automática se emplean los siguientes conceptos:
Número.
Número de empleado para el que se va a generar su asistencia automática. Si el dato de número se deja en
blanco o bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de
empleado se descartan los demás filtros.
Planta.
Define para qué planta se requiere generar la asistencia automática. En caso de que este dato se deje en blanco o
bien, se llene con asteriscos, aplicará para todas las plantas.
Departamento.
Departamento para el cual se requiere generar la asistencia automática. Si este dato se deja en blanco o se llena
con asteriscos se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Se indica el Turno para el cual se requiere generar la asistencia automática. En caso de que este dato se deje en
blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere generar la asistencia automática. En caso de
que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago
Centro de Costo.
Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere generar la asistencia automática. En caso de
que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Determina la línea sobre la cual se requiere generar la asistencia automática. En caso de que este dato se deje en
blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Define el código del supervisor sobre la cual se requiere generar la asistencia automática. La cual aplicará para
todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena
con asteriscos se refiere a todos los supervisores.
Periodo
Inicio.
Fin.
Indica a partir de que fecha se generará la asistencia automática.
Indica hasta que fecha se generará la asistencia automática.
Al generar la asistencia automática el sistema en los días que no exista una asistencia generara el registro para ese día, aplicando los
horarios definidos para ese empleado en esa fecha, en caso de que ya exista el registro de asistencia, el sistema aplicara el criterio
definido por el usuarios, los cuales pueden ser:
102
Sistema de Control de Asistencias
Asistencias existentes
~ Remplaza las Asistencias Existentes.
| Completa las Asistencias Faltantes.
Indica que remplace completamente todas las asistencias, descartando las que ya tenga
existentes, es importante tomar en cuenta que las checadas serán remplazadas y en caso de
que se reprocese la información se volverá a tener la información original de las terminales,
Señala que no deberá de modificar las asistencias actuales, completando solo las que falten
al empleado por registrar, esto permite se genere la asistencia completa del empleado de
manera correcta.
103
Sistema de Control de Asistencias
Transportar
La opción de Transportar permite cambiar un día trabajado hacia cualquier día que sea especificado por el usuario, se puede realizar ya
sea para uno o varios empleados, dependiendo del filtro seleccionado.
Seleccionar de la sección de Asistencias la opción Transportar. Ver Fig. 3- 32
Fig. 3- 32
Para la transportación de las checadas, se deben de indicar los siguientes datos
• Número.
Número de empleado para el que se requiere transportar la asistencia, en caso de que se especifique un número de
empleado se ignorarán los demás datos.
• Depto.
Departamento deseado para efectuar la transportación de asistencia. Si este dato se deja en blanco o se llena con
asteriscos aplicará para todos los departamentos.
• Turno.
Define el turno de los empleados para el cual se requiere transportar. Si se deja en blanco o se llena con asteriscos
aplicará para todos los turnos.
• Planta.
Determina el código de la planta para la cual se hará la transportación. Si este dato se deja en blanco aplicará para
todas las plantas.
• Fecha.
Especifica la fecha que contiene la información a ser transportada.
• Nuevo Día.
Fecha. Determina la fecha en la que se va a dejar la información.
• Pagar como. Determina si el día se va a pagar como Normal o Extra. Marque Normal o Extra según corresponda.
Es muy importante que al terminar la opción, se ejecute el proceso de Recalcular, esto permitirá que se obtengan los nuevos totales de
horas trabajadas para el día al que se transportó.
104
Sistema de Control de Asistencias
Checadas Inválidas
Permite mostrar en pantalla y reprocesar las checadas inválidas generadas al efectuarse el proceso de “Jalar Relojes”. Estas checadas
corresponden a las credenciales que fueron registradas en las terminales de asistencias pero que no son identificados en la información
de empleados, o que el empleado no se encuentre como estado activo.
Para mostrar en pantalla las checadas inválidas seleccione de la sección de Asistencias el menú Checadas Inválidas y posteriormente la
opción Mostrar. Ver Fig. 3- 33
Fig. 3- 33
La información contenida es:
• Fecha
• Credencial
•
•
•
•
Hora
Tipo
Supervisor
Datos
Fecha en la que se realizo el registro en la terminal.
Número de Credencial o Gafete que fue registrado en la terminal , el cual no se encuentra en el catalogo de
empleados, o si el empleado no esta Activo.
Indica la hora en que se registro la checada.
Es el tipo de función que se registro, el cual puede ser ? – Swipe & Go o alguna función de la terminal.
Mostrara una T de verdadero en los casos de que la transacción haya sido capturada por un supervisor.
Despliega la línea de la transacción del archivo de enlace.
Ya que se consulto la lista de las checadas invalidas se podrá evaluar la razón de por que las despliega en esta parte, para su eliminación
de esta lista se deberá de capturar las credenciales en el catalogo de empleados o modificar el estado de los empleados a Activos, al
finalizar la captura de credenciales deberá ejecutarse la opción de Procesar para así eliminar todas las checadas inválidas. Cuando se
haya seleccionado esta opción se mostrará la pantalla de Fig. 3- 34.
Fig. 3- 34
Al finalizar el procesamiento se tendrán las asistencias completas.
105
Sistema de Control de Asistencias
Recalcular
Esta opción se debe ejecutar cada vez que se realice una modificación en los Códigos de Pago o se desee Transportar la información
hacia otro día. Su función primordial el volver a realizar los cálculos de horas trabajadas, determinando el total de horas normales y
horas extras a pagar en función de las condiciones de pago.
Seleccionar del menú de Asistencias la opción Recalcular, ver Fig. 3- 35.
Fig. 3- 35
Para el proceso de recalcular se deben de indicar los siguientes conceptos.
Datos del empleado
•
Número.
•
Depto.
•
Turno.
•
Línea.
•
Superv.
•
Planta.
Número de empleado para el que se va a recalcular; en caso de que se especifique este dato, serán ignorados los
parámetros de departamento y turno, o bien, en caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará
para todos los empleados.
Departamento para el cual se quiere recalcular asistencias. En caso de que se deje en blanco o bien se llene con
asteriscos aplicará para todos los departamentos.
Define el turno de los empleados para el cual se desea recalcular asistencias. En caso de que se deje en blanco o
bien se llene con asteriscos se refiere a todos los turnos.
Línea para la cual se quiere recalcular asistencias. En caso de que se deje en blanco o bien se llene con asteriscos
aplicará para todos las líneas.
Supervisor para el cual se quiere recalcular existencias. . En caso de que se deje en blanco o bien se llene con
asteriscos aplicará para todos los supervisores.
Planta para la cual se quiere recalcular existencias. En caso de que se deje en blanco o bien se llene con asteriscos
aplicará para todas las plantas.
Periodo
•
•
106
Fecha Inicial. Fecha de inicio para recalcular asistencias.
Fecha Final. Fecha de fin para recalcular asistencias.
Sistema de Control de Asistencias
Acumular Asistencias
Este proceso se encarga de acumular el tiempo trabajado de los empleados para un rango de fechas. Permite preparar la información que
se habrá de transmitir posteriormente al sistema de nómina. La información se almacenara en un archivo de tipo texto, o se podra enviar
a una base de datos de tipo Visual Fox 6.0
Seleccionar de la sección de Asistencias la opción de Acumular Asistencias. Ver Fig. 3- 36
Fig. 3- 36
Empleado
Número de empleado para el que se va a acumular asistencias; en caso de que se especifique este dato, serán
ignorados los de departamento, turno y planta; o bien, en caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos
aplicará para todos los empleados.
Planta.
Especifica el código de la planta, si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todas las
plantas.
Depto.
Departamento para el cual se quiere acumular asistencias. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene
con asteriscos se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Define el turno de los empleados para el cual se quiere acumular asistencias. En caso de que se deje en blanco o se
llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se quiere acumular asistencias. En caso de que este dato se
deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago
Centro de Costo. Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se quiere acumular asistencias. En caso de que este dato se
deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Determina la línea sobre la cual se quiere acumular asistencias. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se
llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Define el código del supervisor sobre la cual se quiere acumular asistencias. La cual aplicará para todos los
empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos
se refiere a todos los supervisores.
Inicio.
Fecha de inicio del periodo a acumular asistencias.
Fin.
Fecha de fin del periodo a acumular asistencias.
107
Sistema de Control de Asistencias
; Detallado:
Si marca esta opción se generara un archivo detallado por día que incluirá la información seleccionada para el
acumulado y cada una de las 4 checadas de Entrada y 4 checadas de Salida, permitiendo conocer por día toda la
información requerida. Esta opción solo genera la opción en base de datos de Visual Fox y se grabara en el archivo
HRS_DET.DBF dentro del directorio \CBDS.
Destino.
Todo el concentrado de información se almacenará en un Archivo definido en esta casilla, por omisión se llamará
HORAS y éste se pueden presentar de dos formas, ya sea en Base de Datos o Archivo Texto. (.DBF, .TXT) Ud.
Puede modificar el nombre del archivo. Este archivo será almacenado en el directorio \CBDS.
Por medio de esta opción podrá configurar los conceptos que desea importar en el acumulado de horas, al
seleccionar se desplegara la siguiente ventana (Fig. 3- 37):
Fig. 3- 37
Dentro de esta ventana aparecerá la lista de los conceptos disponibles para la generación del acumulado de horas, solo debera de
presionar la casilla de aplica de los conceptos que desee, en la columna de orden aparecerá la posición en que sera colocado ese campo,
la lista de campos disponibles son:
Campo
Tipo de Dato
Empleado número
Turno
Horas Normales
Horas Extras totales
Horas extras dobles
Horas extras dobles integrables
Horas extras triples
Horas Laboradas en Días Festivos
Horas Laboradas en Días de Descanso
Horas Laboradas en Días Sábado
Horas Laboradas en Días Domingo
Horas de ausencia totales
Días Laborados en Días Festivos
Días Laborados en Días de Descanso
Días Laborados en Días Sábado
Días Laborados en Días Domingo
Horas de Festivos no Laborados
Días de Festivos no Laborados
Días Festivos totales
Días de goce de Vacaciones
Numero de asistencias
Horas de Retardos en Entradas
Numero de Retardos en Entradas
Horas de Retardos menores
Numero de Retardos menores
Numero de Salidas Antes
Horas de Salidas Antes
Dias con Tiempo de Ausencia
Horas de Tiempo de Ausencia
Horas Trabajadas efectivas
Texto de 10
Texto de 2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Numérico 5,0
Numérico 5,0
Numérico 5,0
Numérico 5,0
Numérico 8,2
Numérico 5,0
Numérico 5,0
Numérico 5,0
Numérico 5,0
Numérico 8,2
Numérico 5,0
Numérico 8,2
Numérico 5,0
Numérico 5,0
Numérico 8,2
Numérico 5,0
Numérico 8,2
Numérico 8,2
Fig. 3- 37
108
Sistema de Control de Asistencias
Al generar el sistema el acumulado lo almacenara en un archivo ASCII con el carácter coma (,) como elemento de separación entre
campos, y este archivo podrá ser enviado a cualquier sistema de nómina :
Adicionalmente si indica el uso de detallado se genera \CBDShrs_det.dbf, que es una tabla con la información detallada, día por día, y
su estructura es la misma información de acumulado general mas los campos siguientes.
Campo
Checada de entrada 1
Checada de salida 1
Checada de entrada 2
Checada de salida 2
Checada de entrada 3
Checada de salida 3
Checada de entrada 4
Checada de salida 4
Tipo de Dato
Texto de 8
Texto de 8
Texto de 8
Texto de 8
Texto de 8
Texto de 8
Texto de 8
Texto de 8
Fig. 3- 38
109
Sistema de Control de Asistencias
Registrar Ausentismo
Esta opción determina y acumula los ausentismos y las incidencias que generan ausentismo que han tenido los empleados en un rango
de fechas dado. Esta opción permite preparar la información que se transmitirá al sistema de nómina. Este proceso considera
únicamente aquellos códigos que generan ausentismo (parámetros que se definen en Configuración General del Sistema).
Seleccionar de la sección de Asistencias la opción Registrar Ausentismo. Ver Fig. 3- 39.
Fig. 3- 39
Empleado
Número de empleado para el que se desea registrar ausentismo; en caso de que se especifique este dato, serán
ignorados los demas conceptos; o bien, en caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para
todos los empleados.
Planta.
Especifica el código de la planta, si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todas las
plantas.
Depto.
Departamento para el cual se desea registrar ausentismo. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene
con asteriscos se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Define el turno de los empleados para el cual se desea registrar ausentismo. En caso de que se deje en blanco o se
llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se desea registrar ausentismo. En caso de que este dato se
deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago
Centro de Costo. Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se desea registrar ausentismo. En caso de que este dato se
deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Determina la línea sobre la cual se desea registrar ausentismo. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se
llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Define el código del supervisor sobre la cual se desea registrar ausentismo. La cual aplicará para todos los
empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos
se refiere a todos los supervisores.
Inicio.
Fecha de inicio que se considerará para revisar los ausentismos.
Fin.
Fecha de terminación que se considerará para revisar los ausentismos.
110
Sistema de Control de Asistencias
Destino.
Determina el destino o archivo al que se mandará la información. Por omisión el sistema grabará la información en
un archivo de tipo texto o base de datos con el nombre RAUSENT
El Sistema genera un archivo ASCII el cual contendrá los ausentismos en el período, el formato del archivo es el siguiente:
Camp
o
Empleado número
Fecha del ausentismo
Código del ausentismo
Tipo de Dato
Texto de 10
Fecha 8
Texto de 3
111
Sistema de Control de Asistencias
Procesos
Esta opción permite accesar a los procesos especiales que se van agregando conforme los va requiriendo la empresa.
Seleccionar de la sección de Asistencias la opción Procesos. Ver Fig. 3- 40. Conforme se vayan adicionando procesos al sistema se
irán agregando en esta pantalla los nombres de cada uno de ellos. Si desea correr algún proceso selecciónelo y dé un clic en la
instrucción [ Ejecutar ].
Fig. 3- 40
Para agregar o modificar un proceso entrar a la opción <Editar>, aparecerá la ventana de Edición (Ver Fig. 3- 41)
Descripción. Nombre del proceso que se ejecuta.
Proceso.
Código del proceso que se va a ejecutar, este código debe de cumplir con las especificaciones del lenguaje de
programación visual fox pro, y no se podrá ejecutar sentencias de bloques como IF ELSE ENDIF, ni bloques de
ciclos como SCAN.. ENDSCAN O DO LOOP.
Fig. 3- 41
112
Sistema de Control de Asistencias
Cafetería
El módulo de cafetería solo estará disponible si usted adquiere la licencia de uso del producto.
Para mayor información consulte el Manual de Usuario del Módulo de Cafetería y/o contacte a su distribuidor.
113
Sistema de Control de Asistencias
Capítulo
4
Relojes
Objetivos
En este capítulo el Usuario aprenderá a definir y a configurar las
Terminales de Datos ( Relojes Checadores) para su adecuado
funcionamiento.
Encontrará información sobre cómo crear
perfiles de acceso, y cómo desplegar en la pantalla del reloj
checador mensajes personalizados para los Empleados.
114
Sistema de Control de Asistencias
El sistema Nomiplus Control de Asistencias opera en conjunción de Terminales de Registro de las asistencias realizadas por los
empleados, las cuales operan con diversas opciones según la programación asignada a las mismas. Dentro del sistema se pueden
programar y administrar 3 tipos de terminales las cuales son:
CA500
Time América
HandPunch
Dentro del Nomiplus Control de Asistencias, para acceder al menú de Relojes, seleccione primero Asistencias del menú principal y
seguidamente seleccione la opción de Relojes. (Ver Figura 4-1).
Fig. 4- 1
A continuación se describen las funciones de cada uno de estos módulos que componen al menú Relojes.
115
Sistema de Control de Asistencias
Definición de relojes
Esta opción permitirá al usuario definir los relojes con los que cuenta la empresa, así como especificar las características generales de
estos. Al seleccionar esta opción, se le presentará la pantalla de configuración.. Ver Fig. 4- 2
Fig. 4- 2
En la pantalla de Configuración se deberán de definir el numero de identificación de la terminal así como su tipo para su correcta
configuración.
Terminal.
Es el número o letra con el cual será identificada la terminal, este identificador es utilizado para acceder a la información
del reloj. En el reloj CA500 y TimeAmerica, este número se captura manualmente usando el gafete de configuración, el
número de identificación puede ser un número del 1 al 9, o una letra de la “A” hasta la “Z”. En el caso de las terminales
HandPunch se deberá de definir por medio de un supervisor dado de alta, y esta será de tipo numérico.
Clase.
Este dato indica la clase del reloj. Puede ser alguno de los siguientes:
0001 –Reloj CA500
0002 –Reloj Time América
0003 –Terminal HandPunch
Es sumamente importante especificar correctamente este dato, puesto que se usa para hacer posible la comunicación con
los diferentes tipos de reloj que soporta el sistema.
Tipo.
Permite especificar de qué tipo será el reloj definido, las opciones válidas son: ACC: Accesos, AST: Control de
Asistencias, CAM: Campanas, COM: Comedor, INA: Inactivo y PER: Perfiles. Es importante considerar que desde la
opción jalar relojes solo se extraerá la información de las terminales tipo AST, y desde el módulo Nomiplus Control de
Cafetería solo los tipo COM.
Grupo.
Este dato permite agrupar varios relojes con el objetivo de ser manipulados conjuntamente tanto en la programación como
en el proceso de “Jalar Relojes”. Se podrá indicar por medio de un digito.
Las demás propiedades se agrupan en tres tipos las cuales indicaran las propiedades dependiendo de la clase de Terminal que se
seleccione:
Configuración:
Son los parámetros que determinaran el funcionamiento de las terminales con las que se están trabajando, dependiendo de la Clase se
desplegará en la pantalla los correspondientes:
TERMINAL CA500 Y TIME AMÉRICA
116
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 3
Configuración.
Especifique en el nombre de la configuración que determinará la configuración que va a tener el
reloj (esta configuración deberá ser previamente definida en la opción de Configuración).
; Activar Semáforos.
Indica si se activa el uso de la caja de semáforos, el cual es una indicación visible de la aceptación o
rechazo de una checada, verde indicara aceptado y rojo rechazado.
Duración de Semáforo.
Es la duración en segundos que estará prendido el foco del semáforo.
Validación de Huellas Digitales. Permite activar el uso del lector de huellas (FIU) para la validación de la persona que realiza la
checada. El empleado deslizará su credencial o digitara su numero de empleado y le solicitara
coloque su dedo en el lector, al ser valido se aceptara la checada, caso contrario se rechazara.
Nivel de Validación.
Indica el nivel de confirmación para la lectura de la huella, el cual
determina la precisión para identificar la huella, solo se pueden manejar
valores de 1 a 5, donde 1 es el mas bajo y 5 el mas alto, se recomiendo
el uso intermedio de 3 para una mejor operatividad.
Máximo de Huellas.
Es el numero máximo de huellas que se van a almacenar en el lector de
huellas, este parámetro tiene un máximo de 1000, por lo que no se
podrá exceder de esta cantidad de huellas en el lector.
Huellas por Empleado.
Por omisión se tiene el uso de una huella por empleado, pero se puede
tener mas de una para posibles problemas con el dedo que se tenia
grabado, pudiéndose tener hasta 3 huellas por persona en el lector. Es
importante considerar que el numero máximo de huellas totales son
1000, por lo que si se contemplan 3 huellas por empleado, solo se podrá
tener un promedio de 333 empleados asignados a lector y a la terminal.
Prefijo de supervisor para Por medio de este código se podrán definir credenciales con este prefijo
Alta de Huellas.
las cuales servirán para dar de alta las huellas de los empleados que
podrán registrar en el terminal. Estas credenciales serán diferentes de
las que se tienen definidas para supervisor en la terminal.
Código de Seguridad.
Es el código que identificará a un lector de huella con una terminal para
evitar sea conectado el lector a otra terminal, en caso de que se pierda la
seguridad en la terminal se deberá de deslizar la credencial de
configuración al iniciar la terminal en la lectora magnética.
Usa Biosensor.
Indica si se emplea
TERMINAL HANDPUNCH
117
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 4
Longitud Cred.
Se indica la longitud de las identificación en la terminal HandPunch, el cual al bajar la información
de la terminal siempre el número de identificación será de esta longitud con relleno de ceros a la
izquierda.
Reintentos
Es la cantidad de veces que podrá un usuario intentar leer su mano si es rechazado, después de estos
reintentos si no se valida la mano se bloqueará la clave por 10 minutos.
Nivel de Validación.
Es el nivel de confirmación para la validación de una mano, los valores posibles son de 40 a 200,
siendo 125 el por omisión para una mejor operatividad.
Horario de Verano
Indica las fechas de inicio y termino del ajuste de horario de verano. En dichas fechas se moverá
automáticamente la hora de la terminal a las 02:00am.
Tiempo en Formato Militar
Define si la hora que despliega la terminal es en formato de 24 horas o en AM/PM.
Claves de Acceso.
Para permitir el acceso a los menús de configuración de la terminal se definen 5 claves de acceso
dependiendo de la opción que se desee configurar.
Claves de Acceso
Clave 1 Servicio
Clave 2 Configuración
Clave 3 Mantenimiento
Clave 4 Enrolar
Clave 5 Especial
Conexión:
Permite definir las condiciones para realizar la comunicación con la terminal.
TERMINAL CA500 Y TIME AMÉRICA
Fig. 4- 5
Modo.
118
Es el tipo de conexión física que se tiene con la terminal, es importante identificar el tipo de terminal que se tiene para su
correcta configuración. Los Modos disponible son:
LAN Network: El reloj forma parte de una red de relojes a través de comunicación serial 485. Este tipo de red
se realizan cuando se tienen mas de un reloj o una distancia mayor a 50 metros de la
computadora a la terminal.
Sistema de Control de Asistencias
Serial:
Serial-LAN:
TCP/IP:
Es accesado directamente por un puerto serial de la computadora a través de comunicación 232,
en el caso de las comunicaciones con módem se deberá de indicar este modo.
Es una combinación de un módem conectado a una Red de relojes, lo cual permite tener una
Red Lan en una localidad remota y por medio del módem extraer la información.
Permite hacer la comunicación con una terminal por medio de la Red de datos a través del
protocolo TCP/IP. Para este tipo de comunicación se debe de indicar la dirección IP valida que
tiene configurada la terminal para poder accesar a ella, adicionalmente se debe de indicar la
diirecion del puerto definido en la terminal para su correcta comunicación.
Puerto.
En el caso de las comunicaciones seriales, se especifica por cual puerto será accesado el reloj (COM1...COM4). Otro
modo de indicar el puerto por el cual será accesado el reloj, es especificando el número de puerto.
Teléfono.
En caso de que el reloj sea externo, es decir, que deba ser accesado vía módem, deberá especificarse el número telefónico
al cual está conectada la línea del reloj. Este numero deberá de contener todos los dígitos para marcar, incluyendo los
necesarios para tomar línea de la calle, en caso de requerir que la conexión sea asistida por operador, se deberá de indicar
solo la letra “M” en vez del número a marcar.
TERMINAL HANDPUNCH
Fig. 4- 6
Modo.
Es el tipo de conexión física que se tiene con la terminal, es importante identificar el tipo de terminal que se tiene para
su correcta configuración. Los Modos disponible son:
Serial:
TCP/IP:
Es accesado directamente por un puerto serial de la computadora a través de comunicación 232, en
el caso de las comunicaciones con módem se deberá de indicar este modo.
Permite hacer la comunicación con una terminal por medio de la Red de datos a través del
protocolo TCP/IP. Para este tipo de comunicación se debe de indicar la dirección IP valida que
tiene configurada la terminal para poder accesar a ella, adicionalmente se debe de indicar la
diirecion del puerto definido en la terminal para su correcta comunicación.
Puerto.
En el caso de las comunicaciones seriales, se especifica por cual puerto será accesado el reloj (COM1...COM4). Otro
modo de indicar el puerto por el cual será accesado el reloj, es especificando el número de puerto.
Baudios.
Indica la velocidad a la que se debe de conectar la computadora con la terminal, puede ser desde 1200 hasta 19200.
Teléfono.
En caso de que el reloj sea externo, es decir, que deba ser accesado vía módem, deberá especificarse el número
telefónico al cual está conectada la línea del reloj.
Modem Init. Es la cadena de inicialización del módem que se tiene en la computadora para las comunicaciones con la terminal, en
este caso dependiendo del tipo de módem se debe de escribir la cadena que le corresponda.
Tablas:
Las terminales permiten el manejo de características adicionales según la implementación que se este realizando, a partir de las diversas
tablas se enviara la programación necesaria para el funcionamiento de las terminales.
TERMINAL CA500 Y TIME AMÉRICA
119
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 7
Perfiles.
La opción de perfiles es utilizada para restringir los horarios de registro al reloj, es decir, determinan
cuando y qué empleados pueden checar en la terminal y en que horarios. En caso de que el reloj cuente
con la opción de verificar tablas de perfiles, deberá especificarse el tipo de perfil que deberá ser utilizado
por este reloj.
Mensajes.
Introduzca el nombre de la tabla donde están los mensajes que se cargarán al reloj, los cuales seran
desplegados a los empleados al registrar en la terminal.
Accesos.
Introduzca el nombre de la tabla que contiene los gafetes a los que se les dará acceso por parte de la
terminal.
Campana.
Introduzca el nombre de la tabla donde estarán los horarios para campanas que se cargarán al reloj.
En las secciones posteriores se detallará la definición de cada tipo de tabla.
TERMINAL HANDPUNCH
Empleados asignados. Permite seleccionar algunos de los listados definidos de los empleados, los cuales estarán asignados
a la terminal, es importante primero definir los listados.
Zonas de tiempo.
Campanas.
Indica configuración de zona de tiempo que se enviara a la terminal, indicándose los horarios
disponibles para registrar por parte de los empleados.
Introduzca el nombre de la tabla donde estarán los horarios para campanas que se cargaran al reloj.
En las secciones posteriores se detallara la definición de cada tipo de tabla.
120
Sistema de Control de Asistencias
Perfiles
Esta opción permite asignar bloques de empleados a cada reloj, con esta característica es posible restringir el uso de los relojes a ciertos
empleados, desplegar mensajes dependiendo del horario y bloquear las terminales por períodos de tiempo. Al seleccionar esta opción
se presentará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 8
Fig. 4- 8
Perfil.
Para la correcta definición del Perfil se deben de indicar los siguientes puntos:
Perfil.
Define el nombre con el cual se va a identificar el perfil.
Horario Indefinido. Indica el mensaje y el funcionamiento de la terminal en caso de que el empleado existe en la lista de los
empleados asignados al perfil, pero que quiera registrar en la terminal fuera del horario que tiene definido.
Marque las casillas que desee que se apliquen cuando el empleado cheque en un horario no definido en el perfil.
Horario indefinido:
Aceptar.
Supervisor.
Tono.
Tiempo.
Escriba el mensaje que será desplegado cuando un empleado cheque fuera del horario,
según el perfil definido.
Determina si el reloj grabará la checada en su registro de transacciones. En caso de
marcar esta casilla, ya no será necesario que marque la casilla de supervisor.
Esta casilla determinará si el sistema aceptará la credencial del supervisor, en el
momento en que se despliegue el mensaje que se definió para horarios indefinido de
tipo Rechazado –cuando no se acepta la checada, almacenándose en el registro de
transacciones la checada realizada en un horario indefinido.
Si el mensaje es desplegado este dato determina el tipo de tono a emitir, los tonos
válidos son de A)ceptar, R)echazar, N)inguno.
Duración del mensaje en segundos.
Credencial inválida. Señala el mensaje y las condiciones que se realizaran cuando trate de registrar un empleado que no pertenece a el
perfil. Marque las casillas que desee que se apliquen cuando el empleado cheque con una credencial no definida
en el perfil.
Credencial inválida.
Aceptar.
Supervisor.
Tono.
Tiempo.
Aplicar a.
Escriba el mensaje que será desplegado para una credencial no definida en el perfil.
Determina si el reloj grabará o anexará la checada en su registro de transacciones.
En caso de marcar esta casilla, ya no será necesario que marque la casilla de
supervisor.
Esta casilla determinará si el sistema aceptará la credencial del supervisor , en el
momento en que se despliegue el mensaje que se definió para credencial inválida, para
poder grabar en el registro de transacciones la checada realizada con una credencial
no registrada en el perfil.
Si el mensaje es desplegado este dato determina el tipo de tono a emitir, los tonos
válidos son de A)ceptar, R)echazar, N)inguno.
Duración del mensaje en segundos.
Indica como se aplicará el perfil, si de manera global a todos los empleados que registren en la terminal o a la lista
de empleados que se despliega –dicha lista se define en la Definición de Empleados.
Todos los empleados:
Indica si el perfil aplica a todos los empleados que registren en la terminal, indicándose
121
Sistema de Control de Asistencias
Periodo Global
la condición de periodo global que aplicara a todas las credenciales, el periodo global
será de Domingo a Sábado, indicando el numero de periodo definido.
Lista de Empleados.
Indica que se enviará a la terminal todos los empleados mostrados en la lista de
empleados.
Creación/ Modificación de Mensajes
Dentro de la definición del perfil se deben de definir los mensajes que se van a desplegar en la terminal, en determinados horarios,
dichos mensajes además de la información que proporcionan se emplearán para indicar las acciones que se van a realizar al desplegarse
ese mensaje, como a continuación se detalla.
Definición de mensajes de los perfiles. Por medio de esta opción en la ventana de perfiles se podrá definir los mensajes del
perfil. La cantidad máxima de mensajes que se pueden definir es de 15. Al presionar el botón se desplegará la siguiente ventana. Ver
Fig. 4- 9.
Fig. 4- 9
ƒ Número.
ƒ Mensaje.
ƒ ; Aceptar.
ƒ ; Supervisor.
ƒ Tono.
ƒ Tiempo.
Define el número de mensaje a ser definido. Los caracteres válidos son números del 0 al 9, y los siguientes
caracteres: : ; < > = ?
Lo que se capture aquí aparecerá en la pantalla del reloj. Se pueden introducir tanto números como letras con un
máximo de 16 caracteres de longitud.
Determina si el reloj grabará la checada en su registro de transacciones. En caso de marcar esta casilla, ya no será
necesario que marque la casilla de supervisor.
Esta casilla determinará si el sistema aceptará la credencial del supervisor, en el momento en que se despliegue el
mensaje que se definió de tipo Rechazado –cuando no se acepta la checada, almacenándose en el registro de
transacciones la checada realizada en un horario indefinido.
Determina el sonido que emitirá el reloj cuando sea desplegado el mensaje, los tonos válidos son:
A)ceptado, R)echazado ó N)inguno.
Determina el tiempo que durará el mensaje, este debe definirse en décimas de segundo. Ejemplo 30.00 equivale a 3
segundos.
Si tiene definidas funciones, estos mensajes aparecen primero que los mensajes de funciones.
Creación / Modificación de Periodos
Ya que se tienen definidos todos los mensajes que se van a desplegar en la terminal se deberá de definir los horarios en los que podrá
registrar el empleados, estos horarios estarán agrupados en periodos los cuales se asignaran a cada empleado para los días de la semana.
Definición de períodos. Los períodos son utilizados para bloquear el reloj, desplegar advertencias, o solamente para
desplegar mensajes de acuerdo al tiempo que el empleado checo. Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 410.
122
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 10
Dentro de la definición se contemplan los siguientes datos:
ƒ Número.
Dato que identificará el período a definir. Es de un sólo carácter y son válidos las letras mayúsculas y
minúsculas, y los números. Cada periodo podrá manejar hasta 8 horarios, cada uno con su mensaje, zonas, y
horarios diferentes.
ƒ Mensaje.
Número del mensaje que será desplegado en ese período, el mensaje deberá estar definido en la tabla de
mensajes
ƒ Descripción.
Descripción del mensaje, este dato es colocado automáticamente cuando se captura el número del mensaje.
ƒ Zona de Tiempo.
Es el número de horario definido para el periodo. Determina el número de zona. Para cada período se pueden
definir un máximo de ocho zonas.
ƒ Inicio.
Define la hora de inicio para la zona de tiempo, en formato militar.
ƒ Fin.
Define la hora de fin para la zona de tiempo, en formato militar.
Definición de Empleados
Ya que se definieron los periodos disponibles en la terminal, se procede a generar la lista de empleados que podrán registrar en la
terminal, indicando para cada día de la semana el periodo que le corresponda.
Definición de Empleados. En esta tabla se definen los empleados que estarán asignados al perfil, así como los códigos
del período para cada día de la semana. Normalmente utilizamos un mínimo de 2 diferentes periodos, uno que utilizamos en los días
laborables y otro para los días de descanso, quedando como su periodos :”1222221” .
Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 11.
Fig. 4- 11
123
Sistema de Control de Asistencias
ƒ Credencial.
Define el número de credencial del empleado que va a asignarse al perfil.
ƒ Nombre.
Este dato es obtenido de la tabla de empleados y es desplegado automáticamente cuando se captura el
número de credencial.
ƒ Períodos.
Define el código de período que se asignará al empleado para cada día de la semana (Domingo... Sábado). Un
empleado puede tener durante la semana diferentes horas de acceso así como diferentes mensajes dependiendo
del día y la hora a la que se presente a trabajar.
Generación Automática del Filtro
Una manera mas rápida de definir el perfil es generándolo a partir de un filtro, el cual seleccionara a los empleados que se indiquen y
tomar las definiciones de turnos para generar las condiciones de los periodos.
Predeterminar periodos desde Filtros: A partir de esta opción podra de una manera rápida y sencilla generar la
información de los mensajes, periodos y empleados asignados a el perfil. Cuando se selecciona esta opcion se despliega una ventana de
seleccion de rango para que el usuario seleccione a quien desea asignar al perfil. (Fig. 4- 12)
Fig. 4- 12
Se podrá indicar los siguientes datos.
Empleado
Número de empleado para el que se desea generar el perfil; en caso de que se especifique este dato, serán ignorados
los demás conceptos; o bien, en caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los
empleados.
Planta.
Especifica el código de la planta, si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todas las
plantas.
Depto.
Departamento para el para el que se desea generar el perfil. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se
llene con asteriscos se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Define el turno para el que se desea generar el perfil. En caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos
aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago para el que se desea generar el perfil. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene
con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago
Centro de Costo. Define el Centro de Costo de los empleados para el que se desea generar el perfil. En caso de que este dato se deje
en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Determina la línea para la que se desea generar el perfil. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene
con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Define el código del supervisor para el que se desea generar el perfil. La cual aplicará para todos los empleados que
se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a
todos los supervisores.
Ya que se selecciono a los empleados que se van a asignar al perfil se solicitara la condiciones para generar los periodos a partir de los
turnos de los empleados, desplegándose la siguiente ventana (Fig. 4- 13):
124
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 13
Donde se deberán de indicar los siguientes parámetros.
Antes de ...
Indica los minutos antes de la hora de entrada o salida que el empleado podrá
registrar entrada o su salida, es importante considerar que la hora será definida a
partir de los turnos asignados a los empleados.
Después de ...
Indica los minutos después de la hora de entrada o salida que el empleado podrá
registrar entrada o su salida, es importante considerar que la hora será definida a
partir de los turnos asignados a los empleados.
Tolerancia:
Es el tiempo que tendra de tolerancia el empleado antes de que el sistema le
despliegue el mensaje como retardo después de las entradas.
; Permitir registro después de tolerancia
Condiciona si al registrar el empleado pasada su tolerancia después de la entrada se
registrara o no la checada.
Al finalizar el proceso, se tendrá la lista de los empleados definidos, con los periodos que se hayan determinado a partir de los turnos de
los empleados.
Resumen para definir Perfiles
Es importante contemplar este orden para definir correctamente sus perfiles.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Definir el perfil, indicando las condiciones cuando se registra Fuera de Horario, o cuando registra una credencial
que no existe en el perfil.
Definir los mensajes que se podrán desplegar en la terminal.
Definir los periodos de tiempo de los horarios que se requieran para que los empleados registren su asistencia.
Definir la lista de los empleados asignados al perfil.
En Definición de Relojes en la sección de tablas para terminal CA500, en la opción de perfiles, escribir el perfil
que le corresponde.
Activar la opción de Verificar Tabla de Perfiles que se encuentra en la parte de Definición de Funciones de la
configuración.
Programar el reloj, es muy importante mandar a programar la terminal para que se vean reflejados los cambios.
125
Sistema de Control de Asistencias
Mensajes
En esta opción se pondrá asignar mensajes individuales por empleado para que estos aparezcan en la pantalla del reloj cuando el gafete
sea deslizado. Cuando se accese a esta opción, aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 14
Fig. 4- 14
•
Código.
Se refiere al nombre de identificación de la definición de los mensajes.
•
Desplegar al checar.
En esta opción si permanece activada, el mensaje aparecerá al registrar en la terminal, r, no importando
la función que se está empleando.
•
Desplegar en Función. Cuando la opción de Desplegar al checar, se encuentra desactivada, podemos elegir que el mensaje sea
desplegado al presionar alguna de las teclas de función del reloj o cuando sea swipe and go..
•
Desplegar nombre.
Cuando se activa ésta opción nos permite elegir, si a Todos o a cierto Rango de los empleados listados
se les desplegará su nombre cuando deslicen su credencial.
Definición de Mensajes
Definición de Mensajes. Permite definir la lista de mensajes que se desplegarán a los empleados. Cuando
seleccionamos esta opción, aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 15
Fig. 4- 15
Código.
126
Define el número de mensaje a ser definido. Este puede ser de 2 letras.
Sistema de Control de Asistencias
Mensaje. Mensaje que aparecerá en la pantalla del reloj. Se pueden introducir tanto números como letras con un máximo de 16
caracteres de longitud.
Definición de Empleados
Ya que se definió los mensajes disponibles se creará la lista de los empleados.
Definición de Empleados para mensajes. Cuando escogemos esta opción nos permite definir la lista de los empleados
que se les desplegara un mensaje, aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 16.
Fig. 4- 16
Credencial.
Mensaje.
Define el número de credencial del empleado al que se le va a asignar el mensaje, apareciendo automáticamente el
nombre.
Se debe indicar la clave del mensaje, previamente definido en Definición de Mensajes, que queremos que se despliegue
cuando el empleado cheque.
Generación Automática de los mensajes
Predeterminar Mensajes desde Filtro: A partir de esta opcion podrá de una manera rápida y sencilla generar la
información de los mensajes a desplegar. Cuando se selecciona esta opción se despliega una ventana de seleccion de rango para que el
usuario seleccione a quien desea asignar el mensaje: (Fig. 4- 17)
Fig. 4- 17
Ya que se selecciono a los empleados que se van a asignar, solicitará el mensaje a desplegar: este puede ser de hasta 16 caracteres y será
el que se muestre a todos los empleados. (Fig. 4- 18)
127
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 18
En caso de que ya exista un mensaje asignado preguntará para confirmar la asignación. (Fig. 4- 19)
Fig. 4- 19
Finalmente el mensaje ya estará definido y deberá enviar la información a la terminal.
Resumen para definir Mensajes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
128
Definir el nombre del catalogo de mensajes y las condiciones en las que va a trabajar.
Definir la lista de los posibles mensajes a desplegar.
Definir los empleados
En definición de relojes en la sección de tablas de CA500, en la opción de mensajes, escribir el código del mensaje
que le corresponde.
Activar la opción de Verifica tabla de mensajes que se encuentra en la parte de definición de configuración.
Programar el reloj.
Sistema de Control de Asistencias
Accesos
Esta opción permite especificar a que empleados se les va a dar acceso al reloj, cuanto tiempo durará el acceso y si se habrán de
desplegar mensajes. Esto se emplea principalmente cuando se controla alguna puerta o torniquete por medio de relevadores.
Al seleccionar esta opción mostrará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 20.
Fig. 4- 20
•
Código.
Especifica el nombre con el cual se va a manejar la tabla de acceso.
•
Modo de Acceso.
Permite definir si la señal de acceso estará:
Desactivado. Indica que la señal estará desactivada siempre, es decir siempre estará
abierta.
Automático. Indica que la señal de acceso se activará automáticamente cuando el
empleado pase su credencial, siempre y cuando se encuentre en la tabla de
accesos.
Activado.
Indica que la señal está activada siempre, es decir siempre estará cerrado.
•
Mensajes en.
En caso de que se desee mantener la señal de acceso activada o desactivada siempre, se pueden definir
mensajes para ambos.
Activado.
Mensaje que se desplegará cuando la señal esté siempre activada. Longitud
máxima de 16 caracteres.
Desactivado. Mensaje que se desplegará cuando la señal esté siempre desactivada.
Longitud máxima de 16 caracteres.
•
Duración del Acceso.
Tiempo que durará la señal de acceso, este tiempo se determina en décimas de segundo. Si esta
utilizando semáforos, este es el tiempo que durarán encendidas las luces.
•
Ventana de Accesos
Permite definir un horario en el que siempre se activará la señal de acceso y se mantendrá abierta el
periodo de horas indicado.
Zona de Tiempo de. Horario a partir del cual se mantendrá siempre activa la señal de
acceso, este tiempo debe especificarse en formato militar: la 1:00
P.M. pasa a ser las 13:00 hrs.
Zona de Tiempo a. Hora en la que se desactivará la señal de acceso, este tiempo
también deberá especificarse en formato militar.
Días de la semana. Permite definir en qué días de la semana (Domingo,
Lunes,...,Sábado) se mantendrá siempre activa la señal de acceso en
el horario determinado en los parámetros anteriores.
Definición de Empleados
Ya que se definió las condiciones del Acceso se creará la lista de los empleados.
129
Sistema de Control de Asistencias
Definición de Empleados. Una vez que se han definido las características de los Accesos, se deberá especificar la lista
de empleados a los cuales se les va a dar acceso. Al accesar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 21
Fig. 4- 21
En esta pantalla sólo especifique el número de credencial del empleado y automáticamente aparecerá el nombre del mismo.
Generación Automática de la lista de Acceso
Predeterminar Accesos desde Filtro: A partir de esta opcion podrá de una manera rápida y sencilla generar la
información de los empleados validos para el acceso. Cuando se selecciona esta opcion se despliega una ventana de seleccion de rango
para que el usuario seleccione a quien desea asignar dentro del acceso:
Fig. 4- 22
Ya que se selecciono a los empleados que se van a asignar adicionará la lista dentro de la tabla de accesos, se presionará aceptar para
continuar, en caso de que ya existan loas accesos asignados se preguntara para confirmar la asignación.
Fig. 4- 23
Finalmente la tabla de acceso ya estará definida y deberá enviarla a la terminal.
Resumen para definir Accesos
1.
130
Definir el nombre del Acceso y las características del mismo.
Sistema de Control de Asistencias
2.
3.
4.
5.
Definir los empleados que tendrán la autorización del acceso,
En definición de relojes en la sección de tablas de CA500, en la opción de accesos, escribir el código de la tabla que le
corresponde.
Activar la opción de Verifica tabla de accesos que se encuentra en la parte de definición de configuración.
Programar el reloj.
131
Sistema de Control de Asistencias
Campanas
Está opción permite por medio del reloj checador y un relevador de señales activar timbres en los horarios y días que se especifiquen.
Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 24.
Fig. 4- 24
Cuando se deseen definir campanas seleccione la opción Agregar, a continuación teclee el nombre o código con el cual identificará la
campana, este dato puede estar compuesto tanto de números como de letras. Para eliminar una campana elija aquella que desee eliminar,
posteriormente seleccione la opción Borrar. Para modificar el nombre siga el procedimiento anterior seleccionando la opción Modificar
y posteriormente teclee la nueva descripción.
Para determinar los días y horarios en los que sonarán las campanas seleccionar la opción Campana. Se presentará la siguiente pantalla:
(Ver Fig. 4- 25)
Fig. 4- 25
•
Días.
Determina los días en que emitirá el timbre (Domingo...Sábado). La cadena NYYYYYY determina que la campana va
a sonar todos los días excepto el domingo.
•
Tiempo.
Define la hora en la que sonará el timbre, en formato militar.
•
Duración. Tiempo de duración del timbre, en segundos.
132
Sistema de Control de Asistencias
Configuración
En esta opción se definen los parámetros generales del reloj –mensajes de pantalla, configuración de puertos, configuración para
gafetes, definición de funciones. Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. VerFig. 4- 26.
Fig. 4- 26
Para dar de alta una configuración presione el botón de Agregar, a continuación teclee el nombre o código con el cual identificará el
tipo de configuración, este dato puede estar compuesto tanto de números como de letras y con una longitud de 20 caracteres.
Para eliminar una configuración elija aquella que desee eliminar, posteriormente seleccione la opción Borrar.
Para modificar siga el procedimiento anterior seleccionando la opción Modificar y posteriormente teclee la nueva descripción.
Cuando es agregada una configuración es necesario definir sus características. Existen varias secciones para determinar la funcionalidad
con la que contará el reloj checador, estas son:
9 Definición de Funciones.
9 Parámetros.
9 Tiempos de Operación.
9 Configuración de Puertos.
9 Características de los Gafetes.
9 Mensajes en Pantalla.
A continuación se explican cada una de las secciones que conforman la configuración del reloj.
Definición de Funciones
Las funciones son utilizadas para crear una aplicación que permita al empleado poder capturar información en el reloj checador de
acuerdo a las necesidades de la empresa. Pueden definirse hasta 13 funciones (las teclas del 0 al 9, las teclas IN y OUT, y la función de
Swipe & Go) con seis niveles cada una (cada nivel es el número de datos a capturar). Al seleccionar esta sección se le presentará la
siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 27.
133
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 27
• Función.
Son las teclas que deberán presionarse para realizar una marca de entrada y/o salida,
después de haber deslizado el gafete. Esta función también nos sirve cuando se desliza el
gafete de función (número mayor al definido de swipe & go) para poder determinarla como
algo diferente a entrada o salida, como por ejemplo, un cambio de departamento, línea, etc.
Las funciones válidas son:
IN: Para Entrada.
OUT Para Salida
?
Para Swipe & Go
0...9: Funciones que se pueden utilizar al deslizar el gafete de función.
• Nivel.
Es el número de instrucciones que tendrá la función. Cuando el empleado desliza su gafete
y ejecuta esta función, el reloj va mostrando instrucciones que le indican que hacer al
empleado. En cada instrucción se puede capturar un dato. El máximo número es 6.
• Mensajes.
Es el mensaje de la instrucción que aparecerá en la pantalla del reloj indicando qué tipo de
acción es requerida o qué tipo de información deberá ser capturada. Este mensaje puede ser
como máximo de 16 caracteres de longitud incluyendo espacios. Se maneja un mensaje
para cada instrucción (nivel). Si el mensaje está en blanco la función no se activará.
• Car. Min.
Especifica el número mínimo de caracteres que podrán ser capturados en este nivel. Para
solo grabar la checada se debe poner 1.
• Car. Max.
Especifica el número máximo de caracteres que podrán ser capturados en este nivel. Para
solo grabar la checada se debe poner 0.
•
; Verificar tablas de perfiles.
Determina si va a checar las tablas de perfiles asignadas, esta opción es utilizada para
validar si el empleado puede checar en ese reloj, si es un gafete válido o bien si está
checando fuera de horario.
•
; Verificar Tablas de Accesos.
Verifica si el gafete está en la tabla de accesos asignada. Si es encontrado envía una señal
en el puerto del reloj, la cual puede ser capturada por un relevador electrónico con el
propósito de abrir cerraduras electrónicas.
•
;Verificar Tablas de Mensajes.
Si está usando la capacidad de mensajes del reloj, seleccione esta opción para que al
ejecutarse esta función revise si el gafete tiene asignado algún mensaje.
•
;Usa solamente supervisor.
Determina si esta función solamente podrá ser usada para empleados con gafete de
supervisor.
•
; Imprimir esta función.
Permite imprimir en papel a través de una impresora serial o paralela la información de la
función.
• Entrada de Datos por
134
En caso de que se manejen funciones, y que se deban introducir datos para esta función,
deberá especificar por cual medio se introducirán estos datos. De los siguientes medios
listados sólo podrá seleccionar tres:
Cinta Magnética:
Significa que por medio de un gafete con Banda Magnética
introduciremos la información correspondiente al nivel actual.
Código de barras:
Significa que por medio de un gafete con Código de Barras
introduciremos la información correspondiente al nivel actual.
Teclado:
Significa que por medio del teclado del reloj introduciremos la
información correspondiente al nivel actual.
Sistema de Control de Asistencias
Proximidad
Significa que por medio de un gafete con Proximidad
introduciremos la información correspondiente al nivel actual.
Podemos habilitar 1,2 ó 3 fuentes para introducir los datos.
• Tipo de Dato
Es el tipo de dato que se va a capturar, estos datos pueden ser: Numérico, Alfabético,
Alfanumérico y Decimal
Si es seleccionado el tipo decimal deberá especificarse el número de decimales; el punto
decimal es agregado automáticamente.
• Validación.
Indica como se va a validar la entrada del dato. Seleccione entre:
No validación
Teclear Enter
Validar con tabla
Enter y tabla.
Parámetros.
La sección de parámetros nos muestra la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 28
Fig. 4- 28
•
;Tiempo en Formato Militar.
Si es marcada esta opción el tiempo será desplegado en la pantalla del reloj en formato
militar. Por ejemplo la 1:00 p.m. será desplegada como las 13:00. hrs.
•
;Accesa Solamente Reloj.
Active esta opción en caso de que se desee activar el reloj sólo para accesos. Esta función
sólo aplica para los relojes de marca Time América
•
;Modo de Configuración.
Permite que el reloj pueda entrar a modo de configuración. En modo de configuración se
puede capturar manualmente la velocidad de comunicación de la terminal, el LAN ID
(identificación del reloj) así como borrar las transacciones y programación que tenga
almacenada la terminal. Para prevenir la manipulación no autorizada de la configuración del
reloj, se requiere un gafete de configuración especial. Esta función sólo aplica para los
relojes de marca Time América
•
;Cambio de Tiempo por Temporada. Permite
definir el uso de cambio de horario de verano, adelantado un tiempo el reloj y
regresándolo a su hora original. Para esta opción se tienen varias opciones.
; Usa Estándar Internacional Indica que se debe de usar la norma internacional, la
cual es, el primer Domingo de Abril a las 2:00 AM el
reloj se adelantará automáticamente 1 hora (Cambio en
verano) y el último Domingo en octubre se atrasará 1
hora (cambio en otoño).
Fecha del ___ Al ___
En caso de no emplear la norma se puede definir la
fecha en que se realizara el adelanto en el horario y la
hora en que se regresara al horario normal. Se capturara
en formato DDMM.
Hora de Cambio.
Indica la hora en que se realizara los cambios de
horarios.
Tiempo de Ajuste.
Es la cantidad en minutos que se adelantará la terminal
al iniciar el horario de verano y el que se regresara al
concluir.
135
Sistema de Control de Asistencias
• Lectores Válidos
Especifica la fuente por la que al usuario le es permitido introducir su número de gafete.
Las fuentes válidas son: cinta magnética, Código de barras, teclado, proximidad –
permitiendo indicar en ésta última su código de identificación de área.
Tiempos de Operación.
Con esta opción se pueden determinar los tiempos en los que se desplegarán los mensajes que fueron definidos en: < Mensajes en
Pantalla >, así como los tiempos de espera para la captura de datos. Cuando es seleccionada esta sección se despliega la siguiente
pantalla. Ver Fig. 4- 29
Fig. 4- 29
• Despliega Tiempo (seg.).
Especifica el tiempo en segundos en el que el reloj desplegará la hora y fecha.
• Mensaje Fijo (seg.).
Corresponde al tiempo en segundos en el que el reloj mostrará el mensaje fijo definido.
• Espera entrada de datos
• (1/10 seg.).
Este lapso de tiempo corresponde a las décimas de segundos que el reloj esperará para que
un usuario capture un dato en el reloj. Los datos que el usuario podrá capturar son mediante
el empleo de funciones.
• Espera entrada de función
• (1/10 seg.).
Corresponde al tiempo en décimas de segundos en que el reloj esperará para que el usuario
oprima una tecla de función después de haber sido desplegado el mensaje correspondiente.
• Despliega mensajes
• (1/10 seg.).
Corresponde al tiempo empleado por el reloj para el despliegue de mensajes en las
funciones definidas para el reloj.
• Espera entrada de supervisor
• (1/10 seg.).
Especifica el tiempo que el reloj emplea para la captura de datos cuando recibe una checada
de un gafete de supervisor.
• Despliega mensajes de error
• (1/10 seg.).
Corresponde al tiempo que el reloj utiliza para desplegar mensajes de error, tales como:
credencial inválida, fuente inválida, etc.
Configuración de Puertos.
Esta opción permite definir la velocidad de comunicación de los puertos de la computadora MÓDEM, RS-232(Serial) y RS-485 (LAN).
Cuando se selecciona esta sección se despliega la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 30.
136
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 30
• Horarios para contestar módem:
Restringe al reloj para contestar el módem a determinado horario, si se deja vacío lo tomará
desde las 00:00 hasta 23:59. Los horarios colóquelos sin los dos puntos y sin guión,
ejemplo: 10001100 para que indique de las 10:00 a las 11:00, si solo se pone una hora, se
pondrá de inicio a las 00:00 hasta la hora que usted indicó. Estos horarios son para indicar
la hora de recepción del módem, si es que la línea telefónica es compartida con el reloj. Si
la línea es directa, no es necesario poner horarios.
• Timbres de Espera para el Módem.
Se refiere al número de timbres que emitirá el teléfono antes de contestar el módem. Si se
definió un horario para contestar el módem y se marca, no importa el número de veces que
timbre el teléfono, no se contestará.
• Baudios
Especifique la velocidad en Baudios, según el puerto de comunicaciones que esté usando:
Módem. Especifica la velocidad a la que va a transmitir el módem del reloj.
RS-232. Especifica la velocidad a la que va a transmitir el puerto serial de la
computadora al cual está conectado el reloj.
LAN.
Especifica la velocidad a la que va a transmitir la tarjeta RS-485
conectada a un puerto de la computadora.
Características de los Gafetes.
Esta opción es utilizada para definir las características que se utilizarán para decodificar los gafetes. Cuando se selecciona esta sección
es mostrada la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 31.
Fig. 4- 31
• Longitud.
Especifica la longitud que tendrán los gafetes y que será almacenado en la transacción.
• Longitud mínima.
Especifica la longitud mínima de los gafetes que podrán ser leídos.
• Longitud máxima
Especifica la longitud máxima de los gafetes aceptados por el reloj,. Por omisión se leen
los primeros dígitos. Adicionalmente se deberá de indicar el desplazamiento en la lectura de
la credencial, el cual indica desde que posición de la longitud máxima deberá de leerse el
número de la credencial.
137
Sistema de Control de Asistencias
• Mayor para Swipe & Go.
Determina cual es el número mayor de gafete que será utilizado para Swipe & Go (pasar el
gafete por la ranura del reloj). Para gafetes mayores a este código es necesario utilizar teclas
de función. Cuando se utiliza la función Swipe & go especificaremos el código mayor que
pudiera tener algún empleado. Ejemplo: La longitud máxima es 5. El mayor para swipe &
go podría ser : 99999 La longitud máxima es 5. Pero el mayor para swipe & go podría
ser: 98780 ( siendo éste el mayor número que se le asignara a un empleado). Si se desliza
un gafete con el numero mayor al del numero especificado, el reloj pedirá que se presione
alguna tecla, a estas credenciales se les llama “ de función”, y son útiles para registrar
movimientos diferentes a entrada y salida en el reloj ( como cambio de departamento,
cambio de línea, préstamo de empleados a otras plantas, etc ).
• Prefijo de Supervisor.
Especifica los caracteres iniciales para un gafete de supervisor.
• Prefijo de Seguridad.
Especifica los caracteres iniciales para todos los gafetes.
Mensajes en Pantalla.
Esta sección permite al usuario definir los mensajes que serán desplegados en la pantalla del reloj. La siguiente pantalla es mostrada
cuando se selecciona esta opción. Ver Fig. 4- 32.
Fig. 4- 32
• Mensaje Fijo
En condiciones normales este mensaje es mostrado siempre en las primera líneas de la
pantalla del reloj y opcionalmente intercambiándose con la hora y fecha. Consta de 2
cadenas de texto, cada una puede almacenar hasta 20 caracteres.
• Fuente inválida.
Mensaje que será desplegado cuando se trate de introducir la información de una fuente no
permitida.
• Credencial inválida.
Este mensaje es desplegado cuando el reloj recibe una checada de un gafete inválido, esto
es por ejemplo, la longitud del código del gafete está fuera del rango establecido o fuera del
perfil.
• Por favor trate otra vez.
Cuando la terminal no puede leer una checada de un gafete es desplegado este mensaje. Por
ejemplo, si el empleado checa un gafete de cinta magnética bastante lento el lector no podrá
decodificarlo.
• Introduzca Función.
Este mensaje es desplegado cuando el reloj recibe una checada de un empleado con gafete
mayor al especificado para Swipe & Go. La terminal espera que teclee una función
definida.
• Encabezados de Impresión
para Transacciones.
En caso de contar con una impresora conectada a la terminal, podrá mandar a imprimir 2
cadenas de texto : Captúrelos en los campos: 1a. Línea: 2a. Línea. Y especifique cuántas
líneas avanzará la impresora después de cada transacción, en la casilla correspondiente.
138
Sistema de Control de Asistencias
Empleados Asignados
En esta opción se podrá definir las listas de los empleados que podrán registrar en las terminales HandPunch, permitiendo controlar y
definir la zonas de tiempo a la que estará asignado el empleado.
Para accesar a esta opción desde la ventana de Definición de Relojes, en la sección de Tablas para las terminales HandPunch presione el
botón de Catálogo (
) en la lista de Empleados, le mostrara una ventana como se muestra a continuación (Fig. 4- 33)
Fig. 4- 33
Agregar:
Permite adicionar una nueva lista de empleados, primeramente escriba el nombre en la casilla de
Nueva y presione este botón para adicionarla, ya que se encuentra disponible podrá agregar
empleados a la lista
Borrar
Elimina la lista de empleados seleccionada, eliminando todos los empleados que tenga activos esta
lista, es importante considerar que no se este empleando dicha lista con ninguna otra terminal
HandPunch.
Tabla de empleados
Agregar desde Filtro
Al definir el nombre de la lista procederá a adicionar los empleados que pertenecerán a la terminal
HandPunch, indicando su número de credencial asignado para registrar. Para agregar uno colóquese
en la última casilla y presione la tecla hacia abajo para agregar una nueva línea y escriba su número
de credencial.
Credencial Indica el número de credencial del empleado que pertenecerá a la lista de
empleados. En caso de no existir le mostrará un mensaje, deberá de escribirlo
como lo tiene en su definición de empleados.
Nombre
Automáticamente se desplegara el nombre del empleado al escribir su
número de credencial.
Zona T.
Indica la zona de tiempo a la que estará asignado el empleado, este puede ser
0 para siempre disponible o 1 a 60 para indicar el número de zona de tiempo
a emplear de las definidas para la terminal.
Una manera mas rápida de adicionar empleados es por medio de un filtro de los campos del catalogo
de empleados, primeramente defina su catalogo de empleados con las clasificaciones que desea
emplear y posteriormente entre a esta opción (Fig. 4- 34) y seleccione el filtro deseado para generar
la lista de empleados que estará asignada a la terminal HandPunch.
139
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 34
Al regresar a la ventana de Definición de relojes podrá seleccionar la tabla que le corresponda a la terminal.
140
Sistema de Control de Asistencias
Zonas de Tiempo
Permite definir los horarios que se podrán asignar a los empleados en la terminal HandPunch, por medio de esta ventana podrá definir
hasta 60 zonas de tiempo y posteriormente asignarla a los empleados.
Para accesar a esta opción desde la ventana de Definición de Relojes, en la sección de Tablas para las terminales HandPunch presione el
botón de Catálogo (
) en la lista de Zonas de Tiempo, le mostrará la ventana como se despliega a continuación (Fig. 4- 35)
Fig. 4- 35
Agregar:
Permite adicionar una nueva zona de tiempo, primeramente escriba el nombre en la casilla de Nueva
y presione este botón para adicionarla, ya que se encuentra disponible podrá definir los horarios para
cada zona.
Borrar
Elimina la zona de tiempo seleccionada, eliminando todos los horarios que tenga definidos esta lista,
es importante considerar que no se este empleando dicha zona con ninguna terminal HandPunch.
Tabla de Horarios
Días Festivos
Permite indicar alguno de los 60 horarios disponibles para los empleados. Para cada horario podrá
definir hasta 4 periodos de tiempo para poder registrar el empleado, además de poder indicar que
días de la semana podrá registrar o si puede registrar en días festivos.
Zona
Es el número de horario de la zona de tiempo de tiempo que
se esta definiendo, se tienen disponibles desde la 1 hasta la
60.
Inicia
Indica la hora de inicio del horario del periodo de tiempo a
definir, por zona podrá definir hasta 4 periodos. Se captura en
formato militar.
Fin
Indica la hora de termino del horario del periodo de tiempo a
definir, por zona podrá definir hasta 4 periodos. Se captura en
formato militar.
Do, Lu, Ma, Mi, Ju, Vi,, Sa, Fes. Son los 7 días de la semana los cuales se marcaran para
indicar que días de la semana podrá registrar en ese horario el
empleado, Adicionalmente se indica si en un día festivo el
empleado podrá checar en la terminal.
Permite definir la lista de zonas de tiempo que aplicaran para la terminal HandPunch, esta es una
lista unica para todas las terminales. Para definirla presione este boton y se desplegara una ventana
como se muestra a continuación. (Fig. 4- 36)
141
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 36
Para adicionar un día colóquese en la ultima línea definida y presiono la flecha hacia abajo y se
agregará el espacio para capturarlo. El día lo deberá de indicar con año, por lo que debe de actualizar
cada año la lista de días festivos.
142
Sistema de Control de Asistencias
Empleados
Esta opción permite capturar los datos de los empleados que checaran en los relojes. Esta opción es viable únicamente en caso se que
solo se cuente con el módulo de relojes. Al seleccionar esta opción se desplegará una pantalla similar a la siguiente. Ver Fig. 4- 37.
Fig. 4- 37
Donde:
•
Credencial.
Número de gafete o credencial con el cual será identificado el empleado cuando éste efectúe checadas en el
reloj. El número de credencial puede estar conformado tanto de números como de letras con una longitud
máxima de 10 caracteres.
•
Nombre.
Nombre del empleado.
•
Apellido paterno.
Apellido paterno del empleado.
•
Apellido materno.
Apellido materno.
143
Sistema de Control de Asistencias
Archivos
Esta opción permite ejecutar una serie de acciones de mantenimiento únicamente sobre los archivos de este módulo de Relojes. Al
accesar esta opción se presentará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 38
Cada una de sus aplicaciones se mencionan en el Capítulo 2 en la parte de Mantenimiento de.
Fig. 4- 38
144
Sistema de Control de Asistencias
Programar
Esta opción se utiliza para mandar a los relojes checadores las características que tendrán los mismos y que fueron previamente
establecidas en las opciones de Definición y Configuración; así mismo, permite cambiar la hora y fecha de la computadora y
posteriormente actualizar los relojes. Al seleccionar esta opción mostrará la siguientes pantallas. Ver Fig. 4- 39.
Fig. 4- 39
En caso de que el reloj, o los relojes a los cuales se les va a mandar la programación contengan información de checadas, es muy
importante que antes de reprogramar sea extraída dicha información al sistema.
Cuando se van a jalar relojes es desplegada la pantalla de selección de relojes en donde se habrá de especificar a qué relojes se les va a
extraer la información. Cuando finalice el proceso de ‘Jalar Relojes’ será desplegada la siguiente pantalla de la Fig. 4- 40
Fig. 4- 40
Cuando se elige regenerar los archivos de programación es necesario especificar a qué relojes se les mandará la nueva programación,
para lo cual será desplegada la pantalla de selección de relojes como se muestra a continuación (Fig. 4- 41)
Fig. 4- 41
En esta ventana podrá seleccionar alguna de las siguientes opciones:
Todos.
Selecciona todos los relojes definidos en el sistema de acuerdo a la siguiente selección:
Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la
información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP.
; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada
telefónica para lograr la comunicación con ellos.
; Locales
Uno.
Selecciona solamente el reloj que se especifique, este puede ser Local o Externo, realizándose el enlace en función de los
parámetros definidos.
Grupo.
Selecciona todos los relojes que tienen asignado el número de grupo especificado en el catalogo de Definición de Relojes,
para este concepto no existe una lista definida, pero se tomará a partir de los asignados.
145
Sistema de Control de Asistencias
Lista.
Selecciona una lista de relojes, deberán indicarse los números de los relojes separados por comas. Por ejemplo: 1,4,7,9;.
estos puede ser Locales o Externos, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos.
Por configuración.
Selecciona todos los relojes que tienen una configuración similar de acuerdo a la siguiente selección:
; Locales
Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la
información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP.
; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada
telefónica para lograr la comunicación con ellos.
Se debe de seleccionar Regenerar Archivos de Programación para volver a crear el archivo con las instrucciones que recibirá el reloj, en
caso de no haber hecho ningún cambio no se requiere regenerar, posteriormente el Sistema preguntará qué relojes se va a programar.
En el caso de terminales HandPunch se tendrá disponible la siguiente opción:
Cargar Plantillas de los Empleados. Por medio de esta opción se podrá enviar a la terminal HandPunch la plantilla de las manos de
los empleados que tenga disponible en el sistema, primeramente debió haber obtenido dicha
plantilla de alguna otra terminal al Jalar la información. Esta opción es muy útil cuando se
tienen varias terminales HandPunch, ya que solo tendrá que capturar las manos de los
empleados en una sola terminal y posteriormente enviarlas a las demás terminales.
146
Sistema de Control de Asistencias
Poner a Tiempo
Pag. 63
Con esta opción se manda el tiempo y fecha que actualmente tiene la computadora a los relojes checadores, ya
sea a todos o a un rango de ellos. Al seleccionar esta opción, se desplegará la pantalla de selección de relojes en donde se podrá
introducir el rango de relojes deseados. (Fig. 4- 42)
Fig. 4- 42
En esta ventana podrá seleccionar alguna de las siguientes opciones:
Todos.
Selecciona todos los relojes definidos en el sistema de acuerdo a la siguiente selección:
Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la
información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP.
; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada
telefónica para lograr la comunicación con ellos.
; Locales
Uno.
Selecciona solamente el reloj que se especifique, este puede ser Local o Externo, realizándose el enlace en función de los
parámetros definidos.
Grupo.
Selecciona todos los relojes que tienen asignado el número de grupo especificado en el catalogo de Definición de Relojes,
para este concepto no existe una lista definida, pero se tomará a partir de los asignados.
Lista.
Selecciona una lista de relojes, deberán indicarse los números de los relojes separados por comas. Por ejemplo: 1,4,7,9;.
estos puede ser Locales o Externos, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos.
Por configuración.
Selecciona todos los relojes que tienen una configuración similar de acuerdo a la siguiente selección:
; Locales
Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la
información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP.
; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada
telefónica para lograr la comunicación con ellos.
147
Sistema de Control de Asistencias
Programa de Comunicaciones: TACOMM
Tacomm es un programa utilizado para establecer comunicación con los relojes checadores Modelo Time
América. Algunas de las acciones que se pueden realizar con el programa son: extracción de la información, borrar las transacciones,
actualizar fecha y hora, programar el reloj, etc. El usuario rara vez tendrá la necesidad de usar este programa ya que la gran mayoría de
sus características son proporcionadas en el sistema de Control de Asistencias en un ambiente mas amigable. Al accesar esta opción la
irán apareciendo varias preguntas:
1- Que tipo de comunicación se va a establecer
Communication type, S = RS232, L = RS485, default RS232(S) :
2- Seleccionar el puerto al cual está conectado el reloj.
Input port #, 1 = COM1, 2 = COM2, etc., default COM1.(#) :
3- Seleccionar la velocidad adecuada de transmisión.
Input desired baud rate, default 9600.(####) :
Dar <ENTER> a las siguientes preguntas
Save all interactions to COMM.DAT default no.
Print and save diagnostics. default n. (y/n):
Display communications protocol (y/n)?
Comunicate with a TASC clock (y/n)?
(y/n)?
Después de indicarle al programa de qué forma se va a establecer la comunicación se desplegarán las acciones con las cuales se pueden
manipular los relojes. A continuación se explican cada una de ellas.
m-Modem #. Esta opción es usada para marcar un número telefónico por medio del módem de la computadora y así comunicarse con un
reloj externo. El módem del reloj y el módem de la computadora deben de transferir a la misma velocidad para que la comunicación sea
la adecuada.
r-Reset. Borra todas las transacciones (checadas) del reloj.
p-Program. Permite programar el reloj de acuerdo a las necesidades de la empresa. Mientras la terminal está siendo programada es
recomendable evitar que se realicen transacciones sobre ésta ya que la programación podría ser ignorada.
c - Configuración. Permite poner al reloj en modo de configuración
u - Serial nUmber. Retorna el número de serie del reloj
d - Dump. Vacía las transacciones del reloj al archivo que se especifique con la opción eXport La información del reloj será enviada a la
computadora.
t - Time set. Actualiza el tiempo y fecha del reloj con el que tenga la computadora
a - Access size. Retorna las particiones de la memoria del reloj.
x - eXport. Asigna un archivo para la operación de vaciar la terminal.
q - Quit. Abandona TACOMM
Cuando la comunicación se establece con una red de relojes (RS485), la opción m-Modem es reemplazada por la opción i - LAN id.
i - LAN id. Esta opción permite especificarle al TACOMM4 con qué número de reloj se desea establecer la comunicación.
148
Sistema de Control de Asistencias
Configuración del SIASACOM
Independientemente de su forma de uso, el SIASACOM necesita ser configurado para su uso, puesto que puede
comunicarse con relojes conectados en cualquiera de las siguientes formas:
•
•
•
•
Un solo reloj conectado directamente a la computadora por un puerto serial.
Un solo reloj conectado a la computadora a través de módem.
Una red de relojes conectada directamente al puerto serial de la computadora.
Una red de relojes conectada a la computadora a través de módem.
Como solo puede trabajar con un solo tipo de conexión a la vez, debe indicársele en un archivo de configuración estas condiciones. Las
instrucciones que forman el archivo de configuración para el PROGRAMA son las siguientes:
Instrucción
MODEM
BAUDIOS
PUERTO
ESPERA
R
S
Identificaciones
Descripción
Le indica al PROGRAMA que la conexión se hará a través de un módem
número Se le indica la velocidad de transmisión de datos que debe emplear. Donde número debe ser
cualquiera de los siguientes: 1200, 2400, 4800 9600,19200.
número Se le indica por cual puerto debe funcionar. Puede ser cualquiera de los siguientes:
1 para COM1,
2 para COM2,
3 para COM3,
4 para COM4.
tiempo
Se le indica cuanto tiempo (en segundos) debe esperar para recibir una respuesta del RELOJ después
de mandar una orden
Le indica al programa que la conexión será una red de relojes
Le indica al programa que la conexión se hará con un solo reloj.
Lista de las identificaciones de los relojes, le indican al programa, la identificación que tiene cada reloj. Deben
estar formadas por el carácter que identifica a cada reloj, precedida por el carácter # (ASCII 35) o bien, por el
número ASCII del carácter, encerrado entre corchetes cuadrados ([número])
Los valores por default para estas variables son los siguientes:
BAUDIOS 9600
PUERTO 1
ESPERA 4
S
#1
lo cual indica un solo reloj conectado a la computadora por el puerto serial (no módem).
Por ejemplo, si nuestro sistema está formado por una red de 5 relojes conectados a través de un módem
conectado al puerto COM2, el archivo de configuración será:
; Para indicar que es a través de módem
MODEM
; Correspondiente al puerto serial COM2
PUERTO 2
; Le indica que es una red.
R
; Identificaciones de los relojes
#1
#2
; Números ASCII del carácter 3 y 4.
[51]
[52]
#5
Nótese que no se indican los BAUDIOS porque estos toman el valor por default de 9600.
No hay límite en el número de relojes conectados a la red, pero todas las identificaciones de los relojes deben estar contenidas en el
archivo de configuración para evitar un mal funcionamiento de las comunicaciones. Igualmente, no se deben repetir identificaciones
puesto que la identificación del reloj se utiliza como su dirección lógica de comunicaciones.
El archivo que contenga la configuración debe indicársele al programa por medio del operador @, siempre en la primera posición de los
parámetros. Si no se indica este archivo, el programa buscará un archivo que se llame SIASACOM.INI, y si aún no existe ese archivo,
tomará los valores por default.
149
Sistema de Control de Asistencias
Programa de Comunicaciones SIASACOM
El SIASACOM es el programa que permite la comunicación entre el RELOJ y el usuario, sin este programa no se
puede comunicar el RELOJ con ninguna otra entidad. Las funciones que realiza el SIASACOM son las siguientes:
9
9
9
9
9
Extraer las TRANSACCIONES que el reloj almacena,
Extraer información relacionada a las transacciones dentro del RELOJ.
Inicializar la memoria del RELOJ,
Transmitirle al RELOJ los valores de configuración que este usará para funcionar.
Actualización de la Hora y Fecha del RELOJ.
El SIASACOM es usado únicamente para hacer pruebas y diagnóstico, el SIASACOM es usado automáticamente por el Sistema.
Al seleccionar esta opción y si la configuración del SIASACOM es sin módem se desplegará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 43
Fig. 4- 43
Parámetros
Archivo de Transacciones.
El programa cuando extrae las transacciones, puede destinarlas a dos lugares; a la pantalla o a un archivo especifico. Cuando se
selecciona esta opción, el programa solicitará el nombre del archivo destino de transacciones. Si no se da ningún nombre, se toma el
destino por default. Ver Fig. 4- 44.
Fig. 4- 44
Cambiar Archivo fuente de Instrucciones.
Las instrucciones, son los valores de configuración que se le mandarán al reloj. Estas se deben leer del archivo especificado aquí.
Cuando quiera cambiar el nombre de este archivo. Si no se proporciona un nombre de archivo, el programa tomará las instrucciones del
teclado. Ver Fig. 4- 45
150
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 4- 45
Comunicación.
Esta opción nos permite configurar el modo en que nos vamos a comunicar con el reloj, las opciones disponibles son en forma serial y
por vía módem. En un futuro se habilitara la opción de TCP, que es la vía de comunicación por Internet. Ver Fig. 4- 46
Fig. 4- 46
Acciones
Seleccionar Reloj.
Para hacer posible la comunicación de varios relojes conectados a través de una misma línea, se requiere que los relojes funcionen en
dos estados:
ACTIVO:
El reloj que está activo, lee la información del puerto, la procesa y envía respuestas a la
computadora.
DORMIDO:
El reloj que está dormido, lee la información del puerto, pero la ignora, solo la analiza para
ver si entre esa información viene la orden de despertar que sea para él.
De inicio, todos los relojes están en estado DORMIDO, por eso, cuando se selecciona la opción Seleccionar, se le envía al reloj la orden
de DESPERTAR para iniciar comunicación con él.
Esto también incluye como seguridad, enviar a todos los relojes conectados a la red y cuya identificación está en el archivo de
configuración la orden de DORMIR.
Al seleccionar esta opción el programa solicitará la identificación del reloj que se desea activar. La entrada forzosamente debe ser un
carácter válido como identificación de reloj. Ver Fig. 4- 47.
Fig. 4- 47
Extraer.
Esta opción enviará al Reloj Seleccionado Actual, la orden de TRANSMITIR, así el reloj transmitirá las transacciones, la computadora
las leerá y las mandará al destino especificado en Destino de Transacciones.
Programar.
151
Sistema de Control de Asistencias
Esta opción leerá las instrucciones o valores de configuración del archivo especificado en fuente de instrucciones, las verificará y las
enviará al Reloj seleccionado Actual. Si no se especifica archivo fuente de instrucciones. El programa desplegará un cursor para
solicitarlas del Teclado. Se debe seguir en ambos modos el formato de las instrucciones. Si hay una instrucción que el programa no
conozca, la ignorará.
Información.
Esta instrucción está agregada en el programa como información adicional del estado del reloj. Esta función solicita al RELOJ que le
envíe diferente información dependiendo del tipo de RELOJ con el que se esta comunicando. La información solicitada en forma de
cadena se desplegará en la pantalla.
Inicializar.
Cuando se ejecute esta instrucción, debe estar seguro de que se han extraído las transacciones del reloj exitosamente. Esta función le
indica al RELOJ que borre todas las transacciones que tenga almacenadas.
El programa primero solicitará una confirmación antes de enviar la instrucción de inicializar.
Actualizar Tiempo.
Cuando se ejecute esta instrucción se le mandara al reloj la hora y la fecha que tiene la computadora en ese momento.
Configuración con Módem.
Si el programa se configuró para comunicarse con módem, las opciones serán las siguientes acciones:
Seleccionar
Marcar a Módem.
Borrar Pantalla
Al seleccionar la opción Marcar Módem, para marcar a un módem e intentar hacer comunicación, se solicitará el número de teléfono
que se desea marcar. Para dar este número, se deben seguir las reglas estándares para el uso del módem. Ver Fig. 4- 48.
Fig. 4- 48
Cuando se logre hacer comunicación con el módem, aparecerá un nuevo menú, el cual contendrá todas las opciones descritas
anteriormente más la opción siguiente que aparecerá como primera opción:
Colgar Módem.
La cual sirve para colgar la línea de teléfono y poder abandonar el programa si se desea. Después de colgar la línea, desplegará el menú
descrito al inicio de esta sección.
152
Sistema de Control de Asistencias
Capítulo
5
Reportes
Objetivos
En este capítulo el Usuario conocerá los diferentes reportes del
Sistema, los cuales se encuentran clasificados en varias
categorías para un uso más sencillo.
153
Sistema de Control de Asistencias
Reportes
Cuando es seleccionada la opción de Reportes se mostrará la siguiente pantalla. (Ver Fig. 5- 1). La parte izquierda de la pantalla
muestra la lista de los reportes disponibles. En el recuadro de la parte superior derecha se muestra el tipo o categoría de reportes
seleccionado.
Fig. 5- 1
Los reportes que se encuentran disponibles en el sistema son los siguientes:
Reportes Generales
Reportes de control de asistencias
Catalogo de Centros de Costos
Catálogo de Departamentos
Catálogo de Empleados
Catálogo de Líneas
Catálogo de Plantas
Catálogo de Puestos
Catálogo de Supervisores
Códigos de Ausencia
Códigos de Pago
Definición de turnos
Listado de Bajas
Acumulado de horas
Calendarización de turnos
Calendarización de asistencias
Calendarización de faltas
Personal que llegó antes
Personal que llegó tarde
Quién está en la Planta Hoy?
Reporte de Ausentismos
Reporte de Excepciones
Reporte de Tiempos de Ausencia
Reporte de Tiempo Extra
Reporte de Transacciones
Retardos Menores
Tarjeta Anual
Tarjeta Checadora
Reportes de relojes
Reportes de Cafetería
Definición de accesos
Definición de campanas
Definición de perfiles
Definición de relojes
Empleados asignados en Perfiles
Acumulado de cafetería
Detalle diario de cafetería
Transacciones de cafetería
Reportes Especiales
Reportes que el Usuario solicite de manera Especial
154
Sistema de Control de Asistencias
Reportes Generales
Dentro de los reportes Generales se encuentran los siguientes:
Catálogo de Centros de Costos
Listado de los Centros de costos definidos en la Empresa. Los datos que se muestran en este reporte son:
•
•
Código: Código del centro de costo.
Descripción: Descripción del centro de costo.
Fig. 5- 2
Catálogo de Departamentos
Listado de los departamentos en la Empresa. Los datos que se muestran en este reporte son:
•
•
Código: código del departamento.
Descripción: descripción del departamento.
Fig. 5- 3
Catálogo de Empleados.
Listado de los empleados activos e inactivos en la Empresa organizados por departamento, turno y/o planta. En la Fig. 5- 4 se muestra
la pantalla de selección de rango que será desplegada al seleccionar esta opción:
Los datos que se solicitan en la Selección del Rango son:
155
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 4
Número.
Número de empleado para el que se va a generar el reporte. Si el dato de número se deja en blanco o bien se
llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan
los demás filtros.
Planta.
Define para qué planta se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene
con asteriscos, aplicará para todas las plantas.
Departamento.
Departamento para el cual se requiere generar el reporte. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos
se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Se indica el Turno para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o se
llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato
se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago
Centro de Costo.
Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato
se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Determina la línea sobre la cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o bien
se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Define el código del supervisor sobre la cual se requiere generar el reporte. La cual aplicará para todos los
empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con
asteriscos se refiere a todos los supervisores.
; Ordena.
Permite definir el orden en que se requiere desplegar el reporte, de tal forma que se puede ordenar según las
necesidades del usuario.
; Agrupa.
Al indicar un orden se desplegara esta casilla para indicar si se desea que se genere una agrupación de dicho
concepto, generándose el encabezado del grupo y el final del mismo, el cual puede contener un total del reporte.
Después de seleccionar el rango se imprimirá un reporte similar a este:
156
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 5
Donde:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Credencial. Número de credencial del empleado.
Número. Número de empleado.
Nombre. Nombre del empleado.
Fecha de nacimiento. Fecha de nacimiento.
Estado. Estado actual del empleado.
Fecha de alta. Fecha de ingreso a la empresa.
R.F.C. Registro Federal de causantes.
I.M.S.S. Registro de seguro social.
Fecha de baja. Fecha de baja del empleado.
Catálogo de Líneas.
Listado de las líneas definidas en la Empresa. Este reporte está compuesto de los siguientes campos:
•
•
Código. Código de la línea.
Descripción. Descripción de la línea.
Fig. 5- 6
Catálogo de Plantas
Listado de las Plantas definidas en la Empresa. Este reporte está compuesto de los siguientes campos:
•
•
Código: Código de la planta.
Descripción: Descripción de la planta.
157
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 7
Catálogo de Puestos.
Listado de puestos organizados por código. Este reporte está compuesto de los siguientes campos:
•
•
Código: Código del puesto
Descripción: Descripción del puesto.
Fig. 5- 8
Catálogo de Supervisores.
Listado de los supervisores definidos en el sistema. Está compuesto por los siguientes campos:
•
•
•
•
Código. Código del supervisor.
Descripción. Descripción del supervisor.
Número. Número de empleado asignado.
Nombre. Nombre del empleado asignado.
Fig. 5- 9
Códigos de Ausencia
Listado de los diferentes códigos de ausencia definidos en el Sistema. Está compuesto por los siguientes campos:
•
•
158
Código: Clave del código de ausencia.
Descripción: Descripción del código de ausencia.
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 10
Códigos de Pago
Listado de los diferentes códigos de Pago definidos en el Sistema. Está compuesto por los siguientes campos:
•
•
Código: Clave del código de Pago
Descripción: Descripción del código de Pago.
Este reporte lista la información o configuración aplicada para cada uno de los códigos de pago para cada uno de los siguientes rubros:
Horas Normales, Ajuste de Horas Normales, Tiempo Extra, Tiempo de gracia, y redondeo.
Fig. 5- 11
Definición de Turnos
Listado de los diferentes Turnos definidos en el Sistema. Está compuesto por los siguientes campos:
•
•
Código: Clave del Turno.
Descripción: Descripción del Turno.
Este reporte lista la información o configuración aplicada para cada uno de los Turnos definidos en la Empresa , en lo referente a la
entrada y la salida y el tipo de jornada, normal o extraordinario, para cada día de la semana.
159
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 12
Listado de Bajas
Listado de los empleados que tengan el Estado de Inactivo(N) en el Sistema, esto es que no están activos en la Empresa. En la Fig. 5- 13
se muestra la pantalla de selección de rango que será desplegada al seleccionar esta opción:
Está compuesto por los siguientes campos:
•
•
•
•
•
•
Código: Clave del Empleado Inactivo
Nombre: Nombre del Empleado Inactivo.
Departamento: Descripción del departamento del empleado Inactivo.
Fecha de Ingreso: Fecha de Ingreso del empleado Inactivo.
Puesto: Descripción del puesto del empleado Inactivo.
Fecha de Baja: Fecha de baja del empleado Inactivo.
Fig. 5- 13
Al
momento
de
capturar
una
fecha
puede
indicar 00 para
referirse al año
2000.
Fig. 5- 14
160
Sistema de Control de Asistencias
Reportes de Control de Asistencias
Estos reportes, son resultado del análisis y proceso de la información de checadas de los empleados.
Cuando selecciona la opción de reportes, en la parte superior derecha de la pantalla aparece un cuadro de selección, haga ‘clic’ en él y
seleccione la opción ‘Reportes de Control de Asistencias, y aparecerá un listado con los diferentes reportes para esta categoría.
Después de seleccionar el reporte que desea imprimir, en la mayoría de los reportes, aparecerá la pantalla de selección de rango como se
muestra a continuación (Fig. 5- 15)
Fig. 5- 15
Número.
Número de empleado para el que se va a generar el reporte. Si el dato de número se deja en blanco o bien se
llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan
los demás filtros.
Planta.
Define para qué planta se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene
con asteriscos, aplicará para todas las plantas.
Departamento.
Departamento para el cual se requiere generar el reporte. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos
se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Se indica el Turno para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o se
llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato
se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago
Centro de Costo.
Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato
se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Determina la línea sobre la cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o bien
se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Define el código del supervisor sobre la cual se requiere generar el reporte. La cual aplicará para todos los
empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con
asteriscos se refiere a todos los supervisores.
Inicia.
Fecha de inicio de la información que se desea consultar
Fin.
Fecha de termino de la información que se desea consultar
; Ordena.
Permite definir el orden en que se requiere desplegar el reporte, de tal forma que se puede ordenar según las
necesidades del usuario.
; Agrupa.
Al indicar un orden se desplegara esta casilla para indicar si se desea que se genere una agrupación de dicho
concepto, generándose el encabezado del grupo y el final del mismo, el cual puede contener un total del reporte.
Acumulado de Horas
El reporte de acumulado de horas permite obtener un listado de las horas trabajadas en el período por cada uno de los empleados, así
como los totales de horas por Planta, departamento y línea.
161
Sistema de Control de Asistencias
Este reporte puede ser impreso para cierto rango de empleados y de fechas, los cuales son definidos cada vez que recalcula horas.
A continuación se muestra un ejemplo del reporte de acumulado de horas
Fig. 5- 16
Calendarización de Asistencias
El reporte de calendarización de asistencias muestra la programación de las asistencias registradas en el sistema. Un ejemplo del reporte
de calendarización de asistencias se muestra a continuación.
Fig. 5- 17
Calendarización de Faltas
El reporte de calendarización de faltas o ausencias muestra las calendarizaciones de faltas registradas en el sistema al momento de la
impresión del reporte.
Fig. 5- 18
Calendarización de Turnos
El reporte de calendarización de Turnos muestra las calendarizaciones de turnos registrados en el sistema, tanto el turno inicialmente
asignado como el turno al cual se cambia el empleado.
162
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 19
Personal que Llegó Antes
Este reporte muestra la lista del personal que llegó antes de su hora de entrada programada. Este reporte es impreso para un rango de
fechas y empleados.
Fig. 5- 20
Personal que Llegó Tarde
Este reporte muestra la lista del personal que llegó después de su hora de entrada programada. Este reporte es impreso para un rango de
fechas y empleados.
Fig. 5- 21
Quién está en la planta hoy?
Este reporte lista todos los empleados, del día actual, que checaron para entrada y no han checado para salida de; además se muestra la
hora en la que checa el empleado y la hora programada.
163
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 22
Reporte de Ausentismo
El reporte de ausentismo muestra los empleados que no fueron a trabajar durante un periodo de fechas. Este reporte puede ser obtenido
para un rango de empleados.
Fig. 5- 23
Reporte de Excepciones.
164
Sistema de Control de Asistencias
El reporte de excepciones tiene como objetivo imprimir de la base de datos de asistencias todos los registros que tengan excepciones
para ciertos empleados en determinado rango de fechas. Este reporte muestra información relativa a la hora real en que checo un
empleado, la hora programada y la hora redondeada; además muestra información relativa a quien editó el registro.
Fig. 5- 24
Reporte de Tiempo de Ausencia
Este reporte informa sobre el tiempo que transcurrió entre la checada de salida del trabajador hasta la otra checada de entrada, cuando el
turno tiene definido mas de 1 par de checadas para el mismo día.
Fig. 5- 25
Reporte de Tiempo Extra
Este reporte tiene como propósito imprimir un listado del personal que trabajó tiempo extra durante un periodo determinado, además
son impresos totales por línea, departamento y centro de costo.
Fig. 5- 26
165
Sistema de Control de Asistencias
Reporte de Transacciones
Este reporte informa sobre el histórico de transacciones o checadas de cada uno de los empleados. De esta información se toma la
información a pasarse o procesarse en el Sistema de Asistencias, según la configuración general especificada en el Sistema. El reporte
es el siguiente:
Fig. 5- 27
Retardos Menores
Este reporte muestra todos los retardos menores y el tiempo de retardo que tuvo cada empleado en la fecha seleccionada.
Pag.37
166
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 28
Tarjeta Anual
Este reporte nos muestra las horas que trabajo diarias a través de todo el año.. Si en algunas no aparece dato quiere decir que el
empleado fue dado de baja, o fue un ingreso. Aunque se dice que es una tarjeta anual, puede imprimirla para cualquier rango de fechas.
Fig. 5- 29
Tarjeta Checadora
Este reporte muestra todas las checadas y las horas normales y extras para cada empleado para el rango de fechas seleccionado. Este
reporte debe estar libre de checadas inválidas u omisiones de estas.
Pag. 110
167
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 30
168
Sistema de Control de Asistencias
Reportes de Relojes
Definición de Accesos
El reporte de Definición de Accesos, nos indica las limitantes que controla cada acceso así como los empleados que estén designados
con estas limitantes.
Fig. 5- 31
Definición de Campanas
Este reporte despliega la información de cada uno de los timbres que emite el Reloj a determinadas horas, y los días en que estas se
escucharán así como el tiempo de duración.
Fig. 5- 32
Definición de Perfiles
El reporte de Definición e Perfiles muestra al usuario los mensajes que están definidos en cada Terminal, así como el inicio y el fin de
estos.
Fig. 5- 33
Definición de Relojes
Este reporte nos muestra el número total de terminales(Relojes), que controla el sistema, así como el modo en que están operando y la
información de mensajes que despliega la terminal. En general es un listado de los relojes del sistemas y la configuración de cada uno
de ellos.
169
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 34
Empleados Asignados en Perfiles
Este reporte nos muestra a todo el personal que esta designado a cada perfil ya antes definido.
Fig. 5- 35
170
Sistema de Control de Asistencias
Reportes especiales.
El sistema, reserva este espacio para programar reportes especiales que su empresa requiera y que no están dentro de los reportes de
control de asistencias. Estos se programan a solicitud con los requerimientos y diseño de su empresa.
171
Sistema de Control de Asistencias
Gráficas
El sistema Nomiplus Control de Asistencias es una herramienta que le permite, además de procesar la información de asistencia para su
nomina, analizar el comportamiento de la información de asistencia para la toma de decisiones de su empresa, a través de gráficas
estadísticas que permiten realizar un análisis del comportamiento de la información de asistencias.
Para seleccionar esta opción entre al menú Reportes y después Gráficas, se despleara la siguiente ventana: (Fig. 5- 36)
Fig. 5- 36
Dentro de esta ventana podrá seleccionar el tipo de Grafica que desea emitir, la cual pude ser:
•
ÍNDICE DE AUSENTISMOS
Permite conocer el comparativo de la cantidad de ausentismos que se presentan por la
selección indicada.
•
HORAS NORMALES Y EXTRAS
Nos muestra un comparativo de las horas que se hayan trabajado normales contra las
horas extras que presenten la misma clasificación seleccionada.
•
PUNTUALIDAD
Muestra la cantidad de personas que cumplen puntualidad de la clasificación
seleccionada.
•
IMPUNTUALIDAD
Muestra la cantidad de personas que NO cumplen puntualidad de la clasificación
seleccionada.
•
ÍNDICE DE ROTACIÓN
Indica la cantidad de personas que entran contra la cantidad de personas que se dan de
baja de la clasificación seleccionada.
Ya que se selecciono la grafica se procede a emitirla, adicionalmente podrá entrar a las opciones de configuración para definir como se
desea se muestre la grafica:
Fig. 5- 37
•
172
Tipo
Indica el tipo de Grafica que se desea desplegar, puede ser de Barras, Líneas, Área y Pastel.
Adicionalmente se indica si se desea en 3D o en 2D.
Sistema de Control de Asistencias
•
Apila Series
Permite apilar los montos de las diversas series que se generen para cada periodo de información
seleccionada.
•
Marcas.
Indica que se despliegue una marca en el valor de cada punto a desplegar.
•
Borde
Permite desplegar un borde al área de la grafica.
•
Sombra
Muestra una sombra al área de la grafica.
•
Muestra Leyendas
Indica si se desea desplegar las leyendas de color de cada serie de la grafica.
Borde
Muestra un borde al área de la leyenda
Sombra Muestra una sombra al área de la leyenda.
Fuente: Indica la fuente con que se va a desplegar la leyenda, al seleccionar se desplegara la
ventana de selección de fuente.
•
Eje X
Permite definir la etiqueta que se desplegará para los datos del eje X
Gradilla Indica si se desplegara una gradilla para clasificar el eje de las X’s
•
Eje Y
Permite definir la etiqueta que se desplegará para los datos del eje Y
Gradilla Indica si se desplegara una gradilla para clasificar el eje de las Y’s
•
Fuente
Indica la fuente con que se va a desplegar las etiquetas de los ejes, al seleccionar se desplegara la
ventana de selección de fuente.
•
Muestra tabla de Datos
Indica si se desplegara la tabla de datos de la información de la grafica.
Al indicar los parámetros de la grafica o continuar con su despliegue se presentara la grafica de la información que se desea consultar.
Indicándose el periodo y la clasificación a aplicar. Ver Fig. 5- 38
Fig. 5- 38
Dentro de los datos a consultar se tiene:
•
Periodo a consultar
Indica el periodo de información que se desea consultar para graficar, en el se indicara el rango de
fechas. Adicionalmente se indicara como se desea que se genere los periodos de la información, es
decir se podrá indicar la generación de periodos de información para poder hacer un comparativo por
ese tiempo, los conceptos disponibles son:
Acumulado Total
Indica que se generara la información de todo el rango de fechas
Diario
Indica que se definan periodos diarios dentro del rango de fechas.
Semanal
Indica que se definan periodos semanales dentro del rango de fechas.
Quincenal
Indica que se definan periodos Quincenales para consultar la información
dentro del rango de fechas.
Mensual
Indica que se genere la información por mes para consultar dentro del rango
de fechas, este será a partir de meses reales.
Quincenal
Indica que se defina como Anual el periodo a consultar del rango de fechas.
•
Clasificar por:
Indica como se debe de clasificar a los empleados al momento de generar el reporte. Si se indica por
Empleado se tomara a todos los empleados seleccionados y se graficara su información, en caso de
seleccionar alguno de las clasificaciones el sistema determinara todos los existentes para el concepto
y clasificara la grafica por cada uno de ellos de forma que le permitirá consultar el comparativo de la
clasificación seleccionada, por ejemplo si selecciono departamento y si se tienen 3 departamentos se
desplegara la información de cada departamento en los periodos generados por el rango de fechas.
Ya que se indico los datos a consultar se indica el filtro de los empleados que se desea consultar, indicando la selección deseada, como
se muestra en la siguiente ventana (Fig. 5- 39)
173
Sistema de Control de Asistencias
Fig. 5- 39
Los datos a indicar son:
Número.
Al
Indica el rango de empleados para el que se va a generar la gráfica . Si el dato de número se deja en blanco o se
llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan
los demás filtros.
Planta.
Define para qué planta se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene
con asteriscos, aplicará para todas las plantas.
Departamento.
Departamento para el cual se requiere generar la gráfica. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos
se refiere a todos los departamentos.
Turno.
Se indica el Turno para el cual se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato se deje en blanco o se
llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.
Código de Pago.
Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato
se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago
Centro de Costo.
Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato
se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.
Línea.
Determina la línea sobre la cual se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato se deje en blanco o bien
se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.
Supervisor.
Define el código del supervisor sobre la cual se requiere generar la gráfica. La cual aplicará para todos los
empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con
asteriscos se refiere a todos los supervisores.
Al presionar finalizar se generaran los cálculos de la grafica que haya seleccionado y se desplegará en una ventana como se muestra a
continuación. (Fig. 5- 40)
Fig. 5- 40
Según el tipo de grafica que se haya seleccionado se desplegara la información, además la sección de leyendas que le permiten conocer
según su clasificación seleccionada el color de cada concepto desplegado, en la parte del eje de las X se desplegara la información en
función del rango de fechas seleccionado y el corte de los periodos indicados como puede ser semanal, quincenal y demás.
174
Sistema de Control de Asistencias
En la parte inferior se despliega la tabla de datos, en caso de haber señalado que se despliegue, conteniendo toda la información
seleccionada.
Se tienen dos opciones disponibles en la emisión de la grafica:
Copiar
Permite Copiar la tabla de datos y la imagen de la grafica al portapapeles para pegarlos en alguna otra aplicación.
Imprimir Reporte
Permite enviar la grafica a un reporte y así poderlo enviar a papel, incluye la grafica en una pagina
completa como se muestra en la siguiente pantalla (Fig. 5- 41) y en caso de haber indicado los datos se desplegarán.
Fig. 5- 41
175
Sistema de Control de Asistencias
Reporteador
El Reporteador de Nomiplus, lo podemos encontrar en el menú REPORTES, REPORTEADOR
Al seleccionarlo nos desplegara la siguiente ventana (Fig. 5- 42) donde se seleccionara la tabla genérica a partir de la cual se definirá el
reporte, en caso de no indicar ninguna se tomara la de empleados por omisión.
Fig. 5- 42
Al presionar siguiente se desplegará el diseñador del Reporteador, donde por medio del mouse iremos generando el reporte. (Fig. 5- 43)
Fig. 5- 43
Se tienen 2 barras de Herramientas que nos sirven para generar los reportes:
•
•
Barra de Diseño de Reporte.
Barra de Archivo
Barra Diseño de Reportes:
Fig. 5- 44
Este es el CURSOR para poder mover las expresiones u objetos que peguemos en nuestro reporte
Este icono nos sirve para poder agregar ETIQUETAS FIJAS (Texto Fijo) que necesitemos se desplieguen en todas las
hojas como encabezados.
Este icono es el mas importante ya que con el creamos todas las expresiones que aparecen en el reporte.
Con este icono podemos insertar imágenes fijas que necesitemos en el reporte.
176
Sistema de Control de Asistencias
Este icono nos sirve para dibujar líneas, en distintos colores, grosores y punteados.
Barra de archivo.
Fig. 5- 45
Este icono nos sirve para hacer un Reporte Nuevo.
Este icono nos sirve para Abrir un Reporte Existe.
Este nos sirve para Guardar un Reporte ya sea nuevo o de nueva creación.
Este icono nos sirve para imprimir el reporte.
Este icono nos sirve para tener una vista preliminar del reporte.
Con este icono nos salimos de la parte de diseño del reporte.
Área de Diseño
Fig. 5- 46
El Reporteador esta compuesto por 3 secciones las cuales son las siguientes
• Encabezado de Pagina. En el encabezado de página se insertaran las etiquetas fijas o texto fijo que necesitemos que estén en
todas las hojas, al igual que las imágenes.
• Detalle.
En esta sección se agregaran todos los campos que son variables que se van a desplegar para el reporte.
• Pie de Pagina.
Se Agregaran todos los datos que se desean desplegar para el pie de pagina, imprimiéndose todos estos
en todas las páginas.
177
Sistema de Control de Asistencias
178
Sistema de Control de Asistencias
Apéndice A
Soluciones a Eventos Diarios
En muy repetidas ocasiones se presentan casos, en donde el usuario directo del sistema, tendrá que evaluar cada una de las situaciones
que se vayan presentando, a continuación, se enumeran ciertos eventos en las que el usuario tendrá que llegar a una solución.
1.- ¿Que hacer cuando un empleado tenga problemas al registrar su entrada o su salida en la terminal de datos?
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Revisar, si la terminal de datos (reloj Checador ) está encendida, y que despliegue el nombre de la empresa y la hora.
En caso contrario, revisar si la conexión del reloj no tiene ningún problema para recibir electricidad. Si la Terminal de datos
muestra " Terminal CA500 " , esto quiere decir que la terminal por alguna razón fue desprogramada , y lo más conveniente
es reprogramar la terminal.
Si en la clavija de electricidad si hay corriente, y de todos modos el reloj no prende , quitar el adaptador de corriente, y
probar con uno nuevo.
Si aún así, la terminal no enciende, quiere decir que la terminal ha sufrido un daño mayor, y será necesario reportarlo a su
distribuidor.
Determinar si el gafete o credencial del empleado está en buenas condiciones.
El código de barras no debe estar bloqueado por ningún tipo de pegamento y/o estampilla.
No debe presentar ningún raspón y/o alteración en el código de barras.
Acompañar al empleado al reloj, para observar si en realidad está registrando las checadas de la forma adecuada.
Si aún así , la terminal no responde a la transacción, probar con uno o varios gafetes , para descartar la posibilidad , de que el
lector de la terminal esté sucio. Si es así,(sucio) reportar el problema a su distribuidor autorizado.
Si al estar realizando la prueba, nota usted que la terminal sí esta aceptando más de 2 gafetes, será necesario reponer el
gafete al empleado.
En caso de llegar hasta el punto anterior , revisar las cintas de su impresora, ya que la calidad de impresión está afectado la
impresión del código de barras.
2.- ¿Que hacer cuando no hay comunicación con la terminal de datos?
Este problema no es muy común, pero el mensaje que despliega es el siguiente :
179
Sistema de Control de Asistencias
El usuario tendrá que revisar las conexiones siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Revise cada una de sus terminales de datos si se encuentran encendidas.
En la parte trasera de la máquina, se encuentra un convertidor de señal que esta instalado en uno de sus COMS ( Puertos de
Comunicación ) , éste a su vez lleva conectado un cable telefónico que a su vez va conectado a un registro en la pared, revise
si de esta forma están conectados sus cables.
Revise en la terminal de datos, si el cable telefónico esta bien conectado y no presenta ningún pedazo de cable trozado o
dañado, si es así desconecte el cable de ambas partes y consiga un cable exactamente igual y pruebe nuevamente jalar
relojes.
Si se tiene más de una terminal de datos, realicé el punto anterior en todas sus terminales.
Si aún así tiene problemas para jalar relojes, pruebe la continuidad del cable desde la terminal hasta su máquina, o bien llame
a su distribuidor autorizado y mencione las pruebas que ha realizado.
Si cuenta con un convertidor extra, haga el reemplazo.
3.- ¿ Que hacer en caso de que marque errores al momento de jalar la terminal de datos ?
1- No intente realizar el proceso de jalar relojes, ya que su información puede llegar a perderse. A continuación se muestran algunos de
los tipos de errores que arrojaría el sistema :
Esta ventana significa un error del sistema, es necesario , antes de elegir la opción de cancelar, copiar la ventana presionando las
siguientes teclas [Alt] + [PrintScrn] al mismo tiempo, después cree un documento en Microsof Word, en blanco y ejecute la opción de
Pegar (Paste), esto para que quede documentado el error , después, redacte brevemente las causas que provocaron este error y mándela
imprimir. Una vez que termine de redactar , vuelva al sistema y elija la opción de cancelar, esta opción cerrará todo el Sistema.
Entonces llame inmediatamente a su distribuidor para comentarle y enviarle por fax la hoja que documenta el error que muestra el
sistema.
Es muy importante que no intente entrar al sistema , ya que el daño puede ser mayor.
Las ventanas de errores son muy similares, así es que no ponga en duda la integridad de su información.
4.- ¿Que hacer en caso de bloquearse la PC. ?
Si usted esta procesando información dentro del sistema y se bloquea su máquina, siga las siguientes recomendaciones :
a) Apague y vuelva a encender su PC.
b) Al volver a llamar el sistema, va a mostrar la siguiente pantalla :
Haga clic en esta parte de aquí para
liberar la clave de acceso.
Solamente haga clic en el recuadro de la puerta de acceso, y teclee su clave de acceso.
Realice un reconocimiento general al sistema , para revisar la integridad de la información, en caso de que llegue a mostrar un error el
sistema , siga las recomendaciones de la pregunta # 3.
5.- ¿Que hacer cuando los trabajadores no checaron porque la terminal no funcionó?
180
Sistema de Control de Asistencias
Una de las Ventajas de Nomiplus "NOMIPLUS-TA" es la de generar un proceso de asistencia automática para estos casos. Solo tienes
que elegir esta opción, que esta debajo de Asistencias y darle " Clic " . Lo puedes hacer individual o en grupo. Si por alguna razón,
realizaste una edición para ese día , estas transacciones serán borradas y el sistema agregará la nueva entrada y salida correspondiente
al turno automáticamente.
6.- ¿Que hacer cuando un empleado tiene Vacaciones o esta Incapacitado?
Es una tarea de lo más común dentro de Nomiplus "NOMIPLUS-TA". Sigua estos pasos para realizar una "Calendarización de Faltas "
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Haga Clic en Calendarización de Faltas
Agregue un registro en blanco
Capture el número del empleado o el grupo
Indique el periodo de Ausencia y recuerde el formato es dd/mm/aaaa
Si es incapacidad capture el numero de papeleta que trae la incapacidad.
En el campo de Código capture el tipo de ausencia
Si ese día, lo va apagar la empresa, indique la cantidad de horas diarias, si no es así la cantidad es cero.
7.- ¿Que debo hacer cuando la empresa paga días de descanso por días hábiles del mes de Diciembre (por ejemplo)?
NomiPlus-TA Le ofrece la ventaja de permutar días de descanso, por días laborables, evitándote cambiar la fecha del reloj Checador.
Sigue las siguientes instrucciones :
Vamos a determinar , que la fecha que vamos a trabajar es " X " y la fecha que vamos a permutar va ser "Y".
•
•
•
•
Se debe realizar una " Calendarización de Asistencias " para el día " X ", como un día (•) NORMAL. Recuerda que esta
calendarización, debe ser antes de ese día y si la gente va a registrar su checada de acuerdo a su turno, es necesario crear un
registro para cada turno y especificar la hora de entrada y salida.
Una vez que la gente registro su checada, (Entrada-Salida) ejecuta el proceso de "Jalar Relojes". (No importa que sea al día
siguiente).
Ejecute la opción de " Transportar " que se encuentra debajo de Asistencias.
Captura la fecha "X" donde dice Fecha en el primer cuadrante, y captura la fecha "Y" donde dice Nuevo día, después indica si las
checadas son (•) Normales o (•)Extras, como lo indica en la siguiente figura.
Captura
la
fecha " X ”
Captura
la
fecha " Y ”
8.- ¿Que hacer cuando se acerca un día Festivo ?
En ocasiones al acercarse un día festivo hay quien obviamente no trabaja , pero en ocasiones hay gente que sí labora. Siga estas
indicaciones para calendarizar un día festivo.
a) Al igual que en la pregunta no. 6, sigue los mismos pasos para generar una "Calendarización de Faltas”.
b) Recuerda: un registro por turno si se van a pagar por sistema esas horas.
c) También se debe generar una "Calendarización de Asistencias" para la gente que en dado caso llegue a trabajar tiempo
Extra, dentro de esta calendarización NO es necesario agregar un registro por turno, ya que mucha gente no labora sus
horas de acuerdo a su turno y solamente se tendrá que generar un registro por ese día y pagado como (•)Tiempo Extra, de lo
contrario , tendrás que generar un registro por turno e indicándole las horas de entrada y salida.
181
Sistema de Control de Asistencias
9. ¿ En la configuración del reloj computarizado se puede utilizar realmente las opciones: lector de banda magnética, lector de
código de barra y lector externo, simultáneamente o hay alguna restricción, especifique cuales son ?
Se pueden utilizar los lectores interno y externo de código de barras, y el de cinta magnética simultáneamente, pero la capacidad de
reconocimiento de gafetes se disminuye considerablemente, es decir, reconoce gafetes magnéticos deslizados a mas baja velocidad y en
una sola dirección , de abajo hacia arriba es mas eficiente, y reconoce códigos de barra solo los que cumplen con las zonas de silencio
en ambos lados del código y es muy difícil que lea códigos de barras que están mal definidas. Es mejor que se habilite solo un tipo de
lector a la vez, ya sea código de barras o cinta magnética, si se habilitan los 2 lectores de código de barras (interno y externo) no hay
ningún problema.
10. Describa la falla y la solución cuando el reloj computarizado no permite la comunicación:
- Cuando se desea enviar datos hacia el reloj computarizado
- Cuando se desea extraer datos del reloj computarizado
Nota: descartar falso contacto de las conexiones o que el convertidor requiera cable reverse o estándar.
La principal falla que se nos reporta de este tipo es debido a los cables telefónicos que no están correctos para el tipo de comunicación,
si eso no es el problema, entonces es problema de configuración de la computadora, que generalmente es a prueba y error para
solucionarlo.
Los siguientes son tips que mas usamos:
• La computadora no puede tener 3 puertas seriales funcionando simultáneamente, es decir, no debe tener módem
interno y mouse serial.
• Asegurarse de que el puerto serial tiene un IRQ exclusivo.
• Asegurarse de que el convertidor RS232 a RS485, funcione y que se este accesando el puerto correcto.
• Ajustar el tiempo de respuesta en Lan de los relojes con la instrucción TL= a un número en milesimas de
segundo. Se puede incrementar desde 500 hasta donde sea necesario. El default es 750.
• Cerciorarse de que el puerto del reloj este funcionando.
• Resertear el reloj.
182
Sistema de Control de Asistencias
Apéndice B
PROCESO DIARIO DE OPERACIÓN
Debido al constante cambio de información que se presenta en las empresas es necesario que el Sistema de Control de Asistencias se
encuentre lo más actualizado posible. En la presente sección se describirán los pasos a seguir para el proceso diario de operación.
Actualización de la base de datos de empleados.
El objetivo de este proceso es mantener la base de datos de empleados actualizada, esto es, registrar todas las altas, bajas y
modificaciones que se efectuaron el día anterior.El proceso de actualización de la base de datos de empleados se puede llevar a cabo de
dos maneras:
1.
2.
Realizar altas, bajas y modificaciones manualmente en el NOMIPLUS-TA.
En caso de que esté usando el NomiPlus de SIASA únicamente deberá registrar los cambios en uno de los sistemas, ya sea en
el de Control de Asistencias o en el de Nómina y los cambios se verán reflejados en ambos sistemas.
Si usted no tiene el sistema de nómina de SIASA deberá registrar el mantenimiento en su sistema de Nómina y después
importar la información al Sistema de Control de Asistencias o viceversa. Esto lo lograra por medio de la opción de
importación de empleados de la opción catalogo del menú Archivos.
Efectuar el proceso de “Jalar relojes”
Seleccione de la pantalla principal el menú de Asistencias.
Seleccione la opción Jalar Relojes del menú de Asistencias presionando la letra “J” o bien moviendo el cursor a la opción Jalar relojes
del menú de asistencias con las teclas de flecha.
Procesar checadas inválidas.
Cuando se ejecuta el proceso de ‘Jalar Relojes’ la información de los relojes es vaciada y asignada a cada empleado en el sistema, si por
algún motivo el sistema no pudo acomodar gafetes éstos se desplegarán en la opción Mostrar de Checadas Inválidas cuando esto suceda
el primer paso es dar de alta en el Catálogo de Empleados los gafetes que no fueron acomodados y posteriormente seleccionar la opción
Procesar de Checadas Inválidas. Con esta última opción se le indica al sistema volver a acomodar la información.
Impresión del reporte de ausentismo.
Este reporte le permitirá verificar a las personas que por alguna razón no checaron su hora de entrada.
El reporte puede ser entregado a los supervisores o jefes de área para que especifiquen el motivo de la ausencia de los empleados, ya
sea que aparezcan ausentes porque no se presentaron a trabajar, no checaron por pérdida de gafete, etc.
Impresión del reporte de excepciones.
Este reporte tiene como objetivo el detectar entre otras excepciones quien llegó tarde, salió antes, trabajó en día festivo, no checó
entrada ó salida, etc.
Ajustes a base de datos de asistencias.
Los reportes de ausentismo y de excepciones permiten detectar anomalías en cuanto a las asistencias de los empleados, cuando esto
sucede es necesario capturar información, corregir la existente o bien capturar ajustes a los totales de horas trabajadas.
183
Sistema de Control de Asistencias
Apéndice C
CUESTIONARIO CONTROL DE
ASISTENCIAS
Definición de Turnos.
Turno Normal
1.- Especifique la hora en que el empleado puede checar lo más temprano posible, y la hora en que pudiese marcar su salida, lo más
tarde posible.
Mínima hora de entrada: ________ Hasta que hora puede Trabajar:_________ [ ] Día sig.
Ejemplo 1:
El turno empieza a la 15:00 hrs, pero es posible que alguno de mis empleados pueda llegar a las 12:00 hrs y checar su
entrada, independientemente si se le paga o no.
En éste mismo turno la salida normal es a las 01:45 hrs. pero como existe el tiempo extra, es posible que un empleado pueda salir hasta
las 09:00 hrs de la mañana del día siguiente.
Mínima hora de entrada: 12:00 Hasta que hora puede Trabajar:
09:00 [ X] Día sig.
2.- Cuanto es el tiempo que tiene para empezar a trabajar tiempo extra, después de su hora de salida ? _____________.
Ejemplo 2:
El turno termina a la 01:45 hrs. pero se les da un descanso máximo de 20 minutos para que se despejen y vuelvan a su área
de trabajo.
3.- Marque con una “X” cuales son los días de descanso para éste turno:
Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[ ]
Ejemplo 3:
En éste turno los días de descanso son Sábados y Domingos. Por lo tanto:
Domingo[X] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[X]
4.- De los días que venga a trabajar el empleado, Cómo se le pagará cada día, Regular o Extra? Márquelos con “R”
Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[ ]
o “E”
Ejemplo 4:
Como los días de descanso son Sábados y Domingos, si viene a trabajar cualquiera de esos dos días, le serán pagados como
Extra. Por lo tanto:
Domingo[E] Lunes[R] Martes [R] Miércoles [R] Jueves [R] Viernes[R] Sábado[E]
5.- Ahora especifique la hora de entrada y la hora de salida para cada día de la semana, Puede definir hasta 4 pares..
Día
Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
Entrada
Par 1
Salida
Par 2
Entrada
Salida
Par 3
Entrada
Par 4
Salida
Entrada
Salida
Ejemplo 5:
Existe un turno administrativo, en el cual se trabaja de lunes a viernes de las 08:00 a las 14:00hrs, luego tienen 2 hrs para
comer, y regresan a las 16:00hrs. y salen a las 18:00. Los sábados únicamente de 09:00 a 14:00. Por lo que el horario quedaría :
Día
Domingo
184
Entrada
Par 1
Salida
Par 2
Entrada
Salida
Par 3
Entrada
Par 4
Salida
Entrada
Salida
Sistema de Control de Asistencias
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
09:00
14:00
14:00
14:00
14:00
14:00
14:00
16:00
16:00
16:00
16:00
16:00
18:00
18:00
18:00
18:00
18:00
Turno Flotante
1.- Especifique la hora en que el empleado puede checar lo más temprano posible en el día laboral, considerando como si viniera al
primer turno.
Mínima hora de entrada: ________
Ejemplo 1:
El primer horario empieza a las 06:00 hrs, pero es posible que alguno de los empleados pueda llegar a las 05:00 hrs y
checar su entrada, independientemente si se le paga o no.
Mínima hora de entrada: 05:00
2.- Cuanto es el tiempo máximo que el empleado puede permanecer laborando antes de cambiar a un nuevo día ? Max. Omisión de
Chec. _____________.
Ejemplo 2:
El empleado checo su entrada a las 12:00, y se puede quedar a laborar hasta las 02:00 del día siguiente, por lo que puede
estar hasta 14:00 hrs después de su entrada.
3.- Cuanto es el tiempo que puede pasar después de haber completado un par de asistencia antes de que empiece un nuevo día?
Tiempo Max. entre Chec. _____________.
Ejemplo 3:
El empleado checo su entrada y salida a las 14:00 y 22:00 correspondientemente, y puede pasar 06:00 hrs para realizar un
nuevo par de checadas y acumular tiempo en el mismo día.
4.- Marque con una “X” cuales son los días de descanso para éste turno:
Domingo [ ] Lunes [ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes [ ] Sábado [ ]
Ejemplo 4:
En éste turno los días de descanso son Sábados y Domingos. Por lo tanto:
Domingo[X] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[X]
5.- De los días que venga a trabajar el empleado, Cómo se le pagará cada día, Regular o Extra? Márquelos con “R”
Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[ ]
o “E”
Ejemplo 5:
Como los días de descanso son Sábados y Domingos, si viene a trabajar cualquiera de esos dos días, le serán pagados como
Extra. Por lo tanto:
Domingo[E] Lunes[R] Martes [R] Miércoles [R] Jueves [R] Viernes[R] Sábado[E]
6.- Ahora especifique los horarios de entrada y salida en que se podrán presentar a laborar los empleados, indicando la hora máxima en
que se puede presentar para que se asigne ese horario, puede definir hasta 4 pares y el código de pago con el que se evaluará el turno.
Par 1
Día
Horario 1
Horario 2
Horario 3
Horario 4
Entrada
Salida
Max. Ent.
Par 2
Entrada
Salida
Par 3
Entrada
Par 4
Salida
Entrada
Salida
Cód. Pag.
Ejemplo 6:
En una planta donde los empleados se pueden presentar a laborar en 3 horarios diferentes se puede manejar de la siguiente
manera:
Par 1
Día
Horario 1
Horario 2
Horario 3
Entrada
06:00
14:00
22:00
Salida
14:00
22:00
06:00
Max. Ent.
11:00
16:00
23:59
Par 2
Entrada
Salida
Par 3
Entrada
Par 4
Salida
Entrada
Salida
Cód. Pag.
01
01
02
185
Sistema de Control de Asistencias
Horario 4
Donde, para los empleados que marquen su entrada antes de las 11:00AM, se les asignará el Horario 1 como horario de trabajo,
tomando la hora de entrada y salida como las 06:00 y las 14:00; para los que marquen su entrada entre las 11:01 y las 16:00, se les
asignará el Horario 2, y así sucesivamente.
Definición de Códigos de pago:
1.- Especifique la cantidad de días del período de pago: ____________ ?
Ejemplo 1.
Se les paga cada Viernes. Por lo tanto mi período es de 7 días.
También puede ser de 14, 15, 30, etc.
2.- Especifique la cantidad mínima de horas que deberá trabajar un empleado para que se le puedan pagar en un día. ___________ .
Ejemplo 2 .
Si un empleado, checa su entrada normal, pero a las 2 horas, tuvo un compromiso y sale, y ya no regresa en el transcurso del
día, yo no le voy a pagar esas 2 horas del día, porque mi política empresarial, dice que debe estar un mínimo de 3 horas para pagarle 3
horas de ese día. Por lo tanto serían 3 , el mínimo diario a pagar. Pero si solo trabajó 1 hora, esa hora no se le pagará.
3.- Especifique la cantidad máxima de tiempo normal, diario: ___________.
Ejemplo 3 .
La jornada máxima de tiempo normal en mi empresa es 9 hrs, ya que ese es el tiempo que permanece el empleado
trabajando, de las cuales, se le descuentan 30 minutos de desayuno y 30 minutos de comida, pagándole solo 8hrs. Así que el tiempo
máximo normal será de 9 horas.
4.- Especifique la tolerancia a la entrada: ___________.
Ejemplo 4 .
Si un empleado marca su entrada después de la tolerancia se generará un Retardo menor pero NO se descontará del tiempo
laborable.
5.- De las horas que hemos puesto como máximas diarias, debemos aclarar si tendrá un ajuste y si será negativo o positivo. ( En
cantidad de Horas ) _________.
Ejemplo 5.
Anteriormente especificamos que el tiempo normal fue de 9hrs. pero a esas horas se le restará una hora por comidas, tiempo
que no es pagado. Por lo tanto mi ajuste es de
-1:00 hora.
6.- Mencione las horas requeridas para hacer el ajuste. Esto es por si el empleado trabajó medio turno de su jornada, y no salió a
comer, no se le descuente la hora. de las dos comidas.
Ejemplo 6.
Siguiendo con el turno Anterior de 9 hrs. Diaria. Hay un empleado que se le otorgó un permiso para salir temprano 1 hora.
Pero si alcanzó a desayunar y a comer. Por lo que su jornada del día de hoy, solo obtuvo 8 hrs, de las cuales utilizó 1 hora para sus
comidas, y se le debe de descontar; en cambio, a otro empleado que pidió un permiso de 5 horas, y solo ha trabajado 4 horas no se les
descontara la hora del tiempo de comidas. Ya que el tiempo requerido para realizar el ajuste según mi empresa es de 5hrs.
7.- Ahora especifique si SI o si NO se puede acumular el tiempo de la jornada diaria normal si el empleado marca su entrada antes del
inicio del turno. ___________
Ejemplo 7.
Si la hora de entrada normal es a las 08:00 a.m. pero si se quiere salir 2 hrs. temprano, pueda llegar a trabajar desde las 06:00
a.m. y empezar desde ahí a contar mi jornada de 9 horas normales diarias y salir temprano o si salgo a la misma hora, tendré 2 horas de
tiempo extra. En este caso la respuesta es de SI.
8.- Especifique si SI o si NO se puede acumular el tiempo de la jornada diaria si el empleado marca su salida después de l ahora que
termina el turno : _________.
Ejemplo 8.
Es el mismo caso anterior, solo que ahora se llega tarde 2 horas, y para que no las descuenten, se queda 2 horas después de la
hora de salida, recuperando la jornada. De lo contrario, mi jornada estaría con 6 horas normales y 2 horas extras, y no las 8 horas
normales.
186
Sistema de Control de Asistencias
9.- En caso de que se checará la entrada y salida a comer, especificaremos el tiempo de duración de la comida y el tiempo adicional
que se considerara para regresar de comer.
[ ] Checar a comer Tiempo de comida: _________ Tiempo de gracia : __________
Ejemplo 9 :
[ X ] Checar a comer Tiempo de comida: 60 mins Tiempo de gracia : 10 mins
Aquí estamos especificando que sí se checará el tiempo de comida, que dura una hora y que el empleado tiene 10 minutos mas de gracia
para marcar su regreso de comida, mismos que no se le deducirán de su tiempo trabajado.
10.- En caso de que el código de pago sea diferente uno o mas días de la semana, debemos cambiar su jornada, así como los
privilegios de éstos. Marque los días que son diferentes:
Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[ ]
Ejemplo 10.
En el turno administrativo, la jornada diaria es de 8 horas de lunes a viernes y el sábado de 5 horas. Por lo tanto, el día
diferente es el Sábado.
Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[02]
11.- El tiempo mínimo adicional a la jornada normal para que sea considerado ( o pagado ) como tiempo extra es de: __________.
Ejemplo 11.
Cuando un empleado ha cumplido con su jornada diaria, o cuando se queda tiempo después de su hora de salida, puede
considerarse como tiempo extra, pero existe un mínimo para que le sea pagado. En este caso habrá que considerarse, que muchas veces,
los empleados no checan su salida, y primero van al baño, se quedan a platicar, etc. y luego checan su salida, por lo que si han pasado
20 ó 30 minutos, para el reloj ese tiempo es considerado como tiempo extra, pero usted lo puede controlar mediante ésta opción. Puede
ser de 1 hora, o 30 minutos.
12.- Máximo diario de tiempo extra : __________.
Ejemplo 12.
Esto es, para que usted controle si no desea que doblen el turno, o que se limite el tiempo extra diario. Por lo que podrá
poner un máximo de 2 horas diarias, ó mas.
Por ejemplo, el máximo diario de tiempo extra sea de 2 horas.
13.- Máximas Dobles por período. Será el total de horas máximas extras diarias multiplicada por los días que comprenden el período
de pago.
Máximas Dobles por periodo :___________.
Ejemplo 13 .
Las que marca la ley mexicana son 9, y a partir de ahí se pagan como triples. Por lo que 9 es una opción.
14.- Máximas de horas extra por período: __________.
Ejemplo 14.
Como en cierta empresa no hay un máximo para trabajar tiempo extra, por lo que considera un 99.99 horas.
15.- Defina el máximo de tiempo en que se espera que un empleado marque, antes y después de la hora de entrada.: (En minutos )
Antes :___________ Después : ___________
16.- Defina el máximo de tiempo en que se espera que un empleado marque antes y después de la hora de salida.: ( En minutos )
Antes: __________ Después : ___________
Ejemplo 15 y 16 :
Las anteriores definiciones, nos sirven para acomodar una checada en entrada o salida, es decir, mi hora de entrada es a las
08:00 a.m. pero puedo checar a las 06:00 de la mañana, y si mi máximo Antes es de 120 minutos el reloj automáticamente me lo pone
como una entrada, aún cuando me haya faltado checar la salida de ayer. Pero si mi máximo Antes es de 60 minutos, y me faltó checar
la salida de ayer, me colocará la checada en el primer lugar que encuentre vacío, en este caso como una salida.
De igual forma pasa con la Salida.
17.- Ahora definamos un rango para el redondeo de checadas para la entrada y la salida. Este es el tiempo que se permite que se
marque antes y después de la hora indicada para que la checada se redondee hacia la hora indicada.
( En minutos )
Entrada : --> Antes :___________ Después: __________
Salida : --> Antes :___________ Después: __________
Ejemplo 17 :
Para la entrada se tiene especificado 15 minutos Antes y el turno empieza a las 08:00 a.m. por lo que todas las personas que
chequen desde las 07:45 a las 08:00 el reloj les redondeará la entrada a las 08:00 a.m. En Después se especificaron 15 minutos por lo
187
Sistema de Control de Asistencias
que todas las personas que chequen entre las 08:00 a.m. y las 08:15 a.m. el reloj les redondeará su checada a las 08:00 a.m. Así el reloj
no tomará como un retardo a las personas que llegaron entre las 08:01 y las 08:14. De igual forma funciona en la Salida.
18.- Defina un redondeo general para todas las checadas, es decir para las checadas que no se hagan en los intervalos definidos de
entradas y salidas, aplicara el redondeo general. El intervalo es el minuto hacia el cual se redondeará la checada, y el período son los
minutos después del intervalo en que se redondeará hacia el intervalo anterior,.
Para intervalo : 30 minutos, 15 minutos, 06 minutos, 1 minuto.
Intervalo : ___________
Período : ___________
Ejemplo 18.
Todas las checadas que se redondearan con el redondeo general;, aparecerán en intervalos de 15 en 15 minutos . A las 09:00,
09:15, 09:30, 09:45, etc. ( Si se especificó por 15 minutos ). Si una persona checa a las 09:33 y el periodo es de 7 minutos tenemos que
los intervalos donde quedaría la checada serian 9:30 y 9:45, como el periodo es de 7 minutos, indica que de 9:30 hasta 9:37 se
redondean hacia el intervalo anterior y de 9:38 hasta 9:44 se redondean al intervalo siguiente, por lo cual la checada de las 9:33 se
redondeará a las 9:30. Si hubiera una checada a las 08:38 se redondeara a las 9:45.
Máximos Permitidos
Máximos Permitidos
Después de...
Después de...
Antes de...
Antes de...
Entrada
08:00
06:00
(120 min)
07:00
(60 min)
08:10
(10)
Tolerancia
Salida
16:00
10:00
(120 min)
14:00
(120)
08:30
(30 min)
18:00
(120)
Antes de...
Antes de...
Después de...
Después de...
Rango para
Redondear a Prog.
Rango para
Redondear a Prog.
08:00
09:00
00:15
00:07
188
17:00
(60 min)
16:00
(0 min)
00:30
00:22
00:45
00:37
00:52
Sistema de Control de Asistencias
Máximos Permitidos
Después de...
Antes de...
Entrada
08:00
Máximos Permitidos
Después de...
Antes de...
Salida
16:00
06:00
(120 min)
10:00
(120 min)
14:00
(120)
Entrada
08:00
18:00
(120)
Salida
16:00
07:00
(60 min)
08:30
(30 min)
Antes de...
Después de...
Rango para
Redondear a Prog.
16:00
(0 min)
17:00
(60 min)
Antes de...
Después de...
Rango para
Redondear a Prog.
Entrada
08:00
08:10
(10)
Tolerancia
08:30
(30 min)
Después de...
Rango para
Redondear a Prog.
189