Circular conjunta No. 001

Universidad de Nariño
ALMACEN y SUMINISTROS
CIRCULAR CONJUNTA No. 001
AÑO (2016)
PARA:
RECTOR,
VICERRECTORES,
SECRETARIA
GENERAL,
DECANOS,
DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS, JEFES DE DEPENDENCIAS,
COORDINADORES DE PROYECTOS Y/O CONVENIOS, PERSONAL DOCENTE,
PERSONAL ADMINISTRATIVO EN GENERAL, ESTUDIANTES DE LA SEDE
CENTRAL Y EXTENSIONES QUE TENGAN A SU CARGO LA CUSTODIA Y USO
DE BIENES DE PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
DE:
JEFATURA
DE
ALMACÉN
Y
SUMINISTROS,
ADMINISTRATIVA, CONTROL MINTERNO Y GESTION.
ASUNTO:
FECHA:
VICERRECTORIA
CUMPLIMIENTO ESTRICTO A NORMATIVIDAD EXISTENTE EN REFERENCIA A
LA CONSERVACION DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA
UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
05 DE SEPTIEMBRE DEL 2016.
Con el propósito de mantener actualizado el inventario de bienes muebles, equipos y enceres
al servicio de la Universidad de Nariño y facilitar el manejo y administración del mismo, el
Acuerdo Número 029 del 2007 expedido por el Consejo Superior de la Universidad; en el
Capítulo
III, numeral
3.1 señala:
FECHA:
TREINTA
(30) DE AGOSTO DE 2016
“Las personas al servicio de la UNIVERSIDAD DE NARIÑO en su carácter de jefes de oficinas
o dependencias, empleados, trabajadores de cualquier categoría, o contratistas que tengan a
su cargo bienes en uso, administración o custodia, deberán dar cumplimiento a lo siguiente:
b) Los funcionarios designados como jefes de oficinas o dependencias, al tomar posesión de
sus cargos exigirán, a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y
entrega de los bienes que queden a su cargo (…)
c) Cuando una de las personas definidas en los dos literales anteriores cese en sus funciones o
sea trasladada a otro empleo o sitio, tiene la obligación de devolver por inventario todos los
bienes que tenía a su cargo (…)
3.2. Responsabilidad Administrativa y Disciplinaria
La firma de los inventarios por parte de las personas a que se refiere este Acuerdo, implica
responsabilidad administrativa, disciplinaria y fiscal por razón de los bienes de los cuales se
hagan cargo y, por lo tanto, serán responsables directa e individualmente por la pérdida, daño
o deterioro de los mismos, salvo que provengan del desgaste natural que sufren las cosas y
bienes en servicio o inservibles no dados de baja. (…)
3.2.4. - Cuando por olvido u omisión del jefe de la oficina o dependencia entre en funciones o
se retire un empleado, trabajador o un contratista, sin firmar recibo o efectuar devolución de los
bienes a su cargo, o comience a trabajar o termine su compromiso cualquiera de esas
personas, no firme los inventarios ordenados, los faltantes o daños que posteriormente se
encuentren quedarán bajo la responsabilidad del jefe respectivo.
Para la expedición de finiquitos o de certificados de paz y salvo por todo concepto que
soliciten quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar otro empleo o a firmar un
contrato con la Nación, será requisito fiscal indispensable que se acredite por el interesado que
entregó a satisfacción los bienes públicos que tenía a cualquier título y bajo su responsabilidad,
mediante certificado del superior administrativo correspondiente.
Nota. Toda persona que asuma la responsabilidad para el desempeño de un nuevo cargo
(nombramiento de contrato o traslado) , como el que cesa de sus funciones , tendrán como
máximo 10 días para entregar y recibir mediante acta el inventario de la dependencia o los
bienes confiados bajo su responsabilidad. Como también se hace necesario de que los jefes de
oficinas o dependencias informen sobre los movimientos del personal a su cargo (jubilados,
fallecidos, retirados, o traslados a otras dependencias), esto con el fin de actualizar la base de
datos de los inventarios de Almacén.
7.1.2. - Obligación del Jefe de Control Interno de rendir en el informe anual la relación de
las personas que no hubieren hecho entrega oportuna de los inventarios.
El Jefe de Control Interno velará por el estricto cumplimiento de este Acuerdo, y queda
obligado a rendir en el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, una relación de las personas
que no hubieren hecho entrega oportuna de los inventarios con inclusión de los nombres y
apellidos completos, cargo que desempeñan y dependencia.
Atentamente
Original Firmada
LUIS A. ROSERO CEBALLOS
Jefe de Almacén y Suministros
Original Firmada
HUGO RUIZ ERASO
Vicerrector Administrativo
Original Firmada
MARIA A. INSUASTY CUELLAR
Control Interno y Gestión
“Los bienes públicos son sagrados, por eso el interés general prevalecerá sobre el interés particular”