664.752-M385p-CAPITULO II

CAPITULO II
MARCO TEORICO SOBRE SISTEMA DE PLANEACION SINERGICO Y CAPITAL
DE TRABAJO.
En el presente marco teórico se desarrollarán cada uno de los términos a los que el
tema de investigación hace alusión, señalando sus generalidades, conceptos,
características e importancia, además de otros aspectos relevantes y necesarios
para esclarecerlos y así dejar de lado los vacíos que por el desconocimiento se
puedan tener, además de proveer a los involucrados en la industria de la panificación
y específicamente a los pequeños empresarios una perspectiva teórica del sistema
de planeación sinérgico que se propone.
A. SISTEMA
Para muchos administradores de negocios la palabra "sistema" posee una
connotación aburrida, de ajetreo y de administración intermedia. No obstante, resulta
sorprendente ver cómo los cambios en los sistemas pueden reforzar tan
poderosamente la efectividad organizacional.
1. CONCEPTO DE SISTEMA
Existen diversos conceptos de sistema entre los que podemos mencionar se
encuentran: 16
•
Un conjunto de procedimientos formales e informales que hacen que la
organización cumpla con sus objetivos.
•
Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un
procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas
comunes, mediante la manipulación de datos, energía o materia.
16
Guillermo Gómez Ceja., Sistemas Administrativos, McGraw-Hill, p.3-4.
34
•
Sistema es el resultado de un conjunto de procedimientos previamente
coordinados, destinados a un objetivo común.
Según el análisis del concepto para el grupo, sistema se entiende como una serie de
procedimientos relacionados entre si, los cuales desarrollados
correcta y
ordenadamente se obtienen un mejor resultado en la empresa.
2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA
Para entender mejor los sistemas se vuelve importante saber reconocer ciertos
elementos característicos indispensables en ellos, por lo tanto se mencionan
aquellos que en todas las definiciones se implican:
a. Conjunto o combinación de actividades.
b. Integradas e interdependientes.
c. Cuyas relaciones entre sí y con sus atributos, las hacen formar un todo unitario y
organizado.
d. Que cumple con un propósito o realiza determinada función.
Lo anterior lleva a inferir que el funcionamiento del sistema es un conjunto complejo
de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran, que
abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente.
Si, además, el sistema es concebido como una entidad en la que influyen intereses
humanos, actividades y cometidos, se puede concluir que sistema es una concepción
unitaria de un conjunto que funciona como un todo debido a la interdependencia de
sus partes.
3. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS
Dentro de la variedad de los sistemas, existe una diversidad de criterios para su
clasificación; sin embargo, para fines de
estudio de sistemas dentro de un
35
organismo social, para ello se enunciarán a continuación para que exista claridad en
el tipo de sistema al que se hará alusión dentro de la investigación en curso. 17
3.1 SISTEMAS NATURALES Y SISTEMAS CREADOS O HECHOS POR EL
HOMBRE.
Indudablemente que las organizaciones públicas y privadas constituyen sistemas
creados o hechos por el hombre.
3.2 SISTEMAS PROBABILISTICOS Y DETERMINISTICOS
Considerando el número y complejidad de los elementos y sus relaciones, y la
posibilidad de predecir su comportamiento, los sistemas pueden ser simples,
complejos y muy complejos; y deterministas y probabilistas.
Esto permite una clasificación dicotómica que arrojará luz sobre estos conceptos. Sin
duda, las organizaciones constituyen sistemas muy complejos y simultáneamente
probabilísticas.
3.3 SISTEMAS ABIERTOS O CERRADOS
Otra clasificación de los sistemas distingue a los cerrados de los abiertos. La mayor
parte de los sistemas orgánicos son abiertos; esto quiere decir que hay un
intercambio de energía con sus integrantes. Se dice que un sistema es cerrado
cuando no hay aportación o expedición de información, de calor o de materiales
físicos, y por lo tanto no se verifica ningún cambio en sus componentes.
Además, la característica de sistema abierto está dada por la influencia recíproca del
contexto o suprasistema. El comportamiento de las instituciones públicas y su
relación con el medio o ecología, demuestra fácilmente que son sistemas abiertos.
17
Guillermo Gómez Ceja, Planeación y Organización de Empresas, Editorial Mc Graw Hill, 8ª Edición,
México 1995 p. 328
36
3.4 SISTEMAS MECANICOS O NO VIVIENTES Y SISTEMAS VIVIENTES.
Es de fácil comprensión que los organismos públicos son sistemas vivientes, puesto
que su principal componente es el ser humano como ente individual y como miembro
de un grupo social.
3.5 SISTEMAS ADAPTABLES Y NO ADAPTABLES.
Las organizaciones son sistemas adaptables, puesto que reaccionan o responden a
cambios del contexto, produciéndose una nueva situación del sistema frente a la
reacción o respuesta; mediante el análisis se pueden establecer en el tiempo los
diferentes estados del sistema.
Para fines de la investigación se hace la aclaración que al sistema al que se hará
mención está clasificado como un sistema probabilista simple porque al considerar el
número y complejidad de los elementos y sus relaciones se hace notar que son
específicos los componentes que se analizarán.
4. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
El campo de los sistemas es parte integral del trabajo de todo ejecutivo, o sea que
cada persona que supervisa, dirige o administra las actividades de subordinados (sin
importar su número) tiene en su trabajo una responsabilidad inherente de los
sistemas, procedimientos o métodos que emplean él y sus subordinados. Por lo
tanto, deben considerarse los sistemas como un campo de actividades que se
identifica con las labores de todo supervisor. 18
La ubicación de los sistemas y procedimientos de trabajo se halla en el elemento
administrativo de la planeación, que es el momento donde se definen cómo se van a
hacer las cosas.
18
Ibidem, p. 329
37
Considerando lo anterior, no se puede imaginar cualquier unidad de trabajo o
cualquier institución, ya sea pública o privada, que no tenga algún sistema de trabajo,
ya que como se dijo en incisos anteriores, éstas pertenecen a los elementos técnicos
que regulan y controlan, los elementos humanos y materiales que reglamentan.
Sin embargo, el problema no consiste en tener o no sistemas ya que es ilógico
pensar su ausencia, sino en que éstos cubran plenamente los objetivos para los que
fueron implantados, y además que se desarrollen sobre bases técnicas que permitan
un aprovechamiento óptimo de los recursos con que se cuenta.
La frase de sistemas y procedimientos ha adquirido, en muy pocos años, un
significado importante en la dirección de los negocios y en la administración pública.
El número de los especialistas en sistemas y de los departamentos de sistemas y
procedimientos, bajo diversos títulos o designaciones, han venido aumentando
considerablemente, y esto se debe al reconocimiento de su importancia dentro de
cualquier organismo social.
Por lo tanto, se debe identificar y definir un campo específico de sistemas y
procedimientos al igual que existen campos de ventas, compras, producción.
En realidad, es un campo con el que el hombre común no está bastante familiarizado
como lo puede estar con los anteriores, porque ha llegado a su bien ganada
prominencia en los últimos años, a tal grado que algunos autores lo usan como base
para la atinada administración de un organismo por medio de lo que se ha llamado
"administración por sistemas".
De todo lo anterior, se desprende la atención tan marcada que el administrador debe
tener en la proyección y coordinación de sus métodos, procedimientos o sistema de
trabajo.
38
5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS
La característica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que
ejercen interacción, cada una de las cuales reviste intereses propios, sin esas
interacciones el estudio de sistemas sería relativamente poco interesante, pues son
ellos los que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de su
análisis una tarea muy compleja. 19
Los componentes de un sistema están integrados por subpartes y, a su vez, éstas
están ligadas mediante diversas interfases.
La descripción completa del comportamiento del sistema exige la descripción del
comportamiento de cada componente, así como las interrelaciones de esos
componentes.
Los límites de un sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama de la
jerarquía de un sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo.
En resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres
características básicas:
a. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en
otros sistemas de carácter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapié en la
idea, una auténtica categorización de suprasistemas, sistemas y subsistemas.
b. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y
operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir que los
objetivos constituyen el factor o elemento que disecciona todas las partes del
conjunto.
19
ibidem pag. 9
39
c. La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las
demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras
características, ésta constituye uno de los soportes básicos para la construcción del
modelo o matriz de análisis administrativo.
B. PLANEACION
1. GENERALIDADES
La planeación
se relaciona con las necesidades de los distintos niveles de la
organización. El sistema de planeación de la organización es la estructura que une a
los distintos planes y niveles. Este sistema asegura que los planes a corto plazo
estén de acuerdo con los planes a largo plazo y que los de niveles distintos
concuerden en un esfuerzo por lograr las metas de la organización como un todo, y
no sólo como parte de ella.
Generalmente, una persona que planea la organización o un departamento de
planeación se usa con el propósito de dirigir el sistema de planeación de la
organización. En organizaciones muy pequeñas, un asesor a medio tiempo o un
consultor visitante podrían cubrir el papel. Muchos piensan que es un error tener un
empleado de tiempo completo trabajando en la planeación de la organización
además de tener otros deberes y responsabilidades. La razón es que los problemas
de cada día a menudo parecen más urgentes que los problemas a más largo plazo y
por esto tienen prioridad. El resultado final a menudo es que el que trabaja en
planear la organización a medio tiempo lo emplea todo con problemas cotidianos y
raramente planea para largo plazo.
Aunque la práctica de la planeación puede variar de industria en industria, compañía
a compañía, y aún dentro de los distintos componentes de la misma organización, se
deben seguir ciertos pasos para desarrollar y llevar a cabo todos los planes, sin
importar el nivel de la unidad de organización que los prepare. La atención relativa
dedicada a cada paso puede variar pero no variará el valor de su presencia.
40
2. CONCEPTOS DE LA PLANEACION
Planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su
realización. 20
Gotees ha dicho que planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no
habrían ocurrido”. Equivale a trazar planos para fijar dentro de ellos la futura acción.
En el fondo consiste en tomar decisiones hoy, sobre lo que habrá de lograrse en el
futuro. Por eso Anthony afirma que planear “consiste en el proceso para decidir las
acciones que deben realizarse en el futuro”.
3. IMPORTANCIA DE LA PLANEACION
En las empresas, la planeación es importante debido a que sin planes , los gerentes
no pueden saber como organizar a su personal ni a sus recursos debidamente, sin
un plan no se puede dirigir con confianza ni esperar que otros lo sigan, sin planear no
tienen muchas posibilidades de lograr las metas. 21
Planear es tan importante como hacer, porque:
a. La eficiencia, obra de orden, no puede venir del ocaso a la improvisación.
b. Así como en la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es
planear; si la administración es “hacer a través de otros”, se necesita primero hacer
planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse.
20
21
Rue y Bejars (1998) Administración teoría y aplicaciones Editado alfa y homega México DF p. 245
Stoner, Freeman, Gilbert Jr, Administración Sexta edición pag. 290.
41
c. El objetivo (señalado en la previsión) sería infecundo si los planes no lo detallaran,
para que pueda ser realizado íntegra y eficazmente; lo que en la previsión se
descubrió como posible y conveniente, se afina y corrige en la planeación.
d. Todo plan tiende a ser económico; desafortunadamente, no siempre lo parece,
porque todo plan consume tiempo que, por lo distante de su realización, puede
parecer innecesario.
e. Todo control es imposible si no se compara con el plan previo. Sin planes se
trabaja a ciegas.
f. La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presenten con las
mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.
4. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
Los principios juegan un papel primordial en todo aspecto administrativo y es por eso
que la planeación cuenta con los suyos, a saber:
4.1 EL PRINCIPIO DE LA PRECISION
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor
exactitud posible, porque van a regir acciones concretas.
4.2. EL PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD
Dentro de la precisión establecida en el principio anterior todo plan debe dejar
margen para los cambios que surgen en éste, ya sea en razón de la parte
imprevisible, o de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.
Este principio podrá parecer contradictorio a primera vista con el anterior, pero no lo
es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a los cambios accidentales; lo rígido; lo
que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible es lo que tiene una dirección
42
básica pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después
volver a su dirección inicial.
4.3 EL PRINCIPIO DE UNIDAD DE DIRECCION
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para
cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar coordinados e
integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
4.4 EL PRINCIPIO DE CONSISTENCIA
Todo plan deberá estar preferentemente integrado al resto de los planes, para que
todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos,
funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Este principio está en realidad implícito en el principio de unidad de dirección. Sin
embargo, enfatiza la necesidad de una relación lo más perfecta que sea posible entre
todos los planes, para que éstos logren mejor sus resultados; pudiera decirse que
implica una especie de “planeación de los planes”.
4.5 EL PRINCIPIO DE RENTABILIDAD
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con
respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de
los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible.
4.6 EL PRINCIPIO DE PARTICIPACION
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de
estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.
La elaboración en grupo asegura un resultado más objetivamente eficiente, puesto
que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios.
43
5. TÉCNICAS DE LA PLANEACION
Las técnicas para formular planes y para presentarlos, explicarlos, discutirlos,
etcétera, suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas
de la administración. La razón es obvia: hay casi tantas técnicas como formas
diversas de planes. Sin embargo, quizá las más usadas son las siguientes:
a. Manuales de objetivos y políticas.
b. Diagramas de procesos y de flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar
y/o explicar un procedimiento.
c. Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de
varias actividades que se realizan de manera coordinada.
d. Programas de muy diversas formas, pero especialmente los que se presentan bajo
la característica ya explicada de presupuestos no financieros, presupuestos
financieros y pronósticos.
e. Los sistemas conocidos con los nombres de PERT (Program of Evaluation and
Review Technique), CPM ( Critical Path Method), y RAMPS (Resource Allocation and
Multi Project Scheduling), todos los cuales suelen conocerse con el nombre genérico
de técnicas de Trayectoria Crítica porque buscan planear y programar, en forma
gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades
simultáneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis
principalmente en la duración, costo, etcétera, de aquella secuencia de operaciones
que resulte más larga y costosa, ya que de nada serviría acordar otras secuencias
necesarias y colaterales a la primera, si ésta detiene y dificulta el avance general.
44
C. SINERGIA
1. GENERALIDADES
El origen de la palabra sinergia proviene del griego “Synergia”, que significa
cooperación, concurso. El diccionario Everest Corona de la lengua española, en su
edición de 1984, define sinergia como la “acción activa y concertada de varios
órganos para realizar una función”. Muchos dicen que es un antiguo término médico
utilizado
para
describir
la
forma
como
las
partes
del
cuerpo
trabajan
armoniosamente, en tanto que otros dicen que es una palabra artificial. Su sentido en
lenguaje gerencial, es claro: Sinergia es el producto de un trabajo en equipo en el
cual el resultado es mayor que cada uno de los insumos tomados separadamente y
también mayor que la suma total de los insumos. Dos más dos es igual a cinco o
siete o nueve o quince en sinergia.
El término sinergia adquiere mayor desarrollo conceptual gracias a la Teoría General
de los Sistemas, la idea de la teoría general de sistemas fue desarrollada por Ludwig
Von Bertalanffy alrededor de 1930, posteriormente un grupo de personas unieron sus
inquietudes en lo que se llamó la Sociedad para la Investigación de Sistemas
Generales, establecidas en 1954 junto con Anatol Rapoport, Kenneth Boulding,
Ralph Gerard y otros.
2. CONCEPTOS DE SINERGIA
Podríamos decir, de manera informal, que sinergia es el efecto producido por la
interacción entre los componentes de un sistema que hace que “el todo sea más que
la suma de las partes individuales”.22
ƒ
El término sinergia, muy utilizado en medicina, representa el efecto adicional que
dos órganos producen al trabajar asociados. Este fenómeno permite que haya la
mayor unión de fuerzas en la solución de cada problema.
22
Stephen R. Covey, Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, Editorial Paidós, México,
1995,p.339
45
ƒ
Es la suma de energías individuales que se multiplica progresivamente,
reflejándose sobre la totalidad del grupo.
3. ASPECTOS QUE PROMUEVE LA SINERGIA.
La idea de la sinergia en el trabajo en equipo, es un concepto clave donde se suele
promover la colaboración, el consenso, el conflicto creativo y el triunfo del equipo.
a. Colaboración en la planeación de mejoras de la calidad, en nuevos sistemas, en la
documentación de los procesos o en la solución de problemas. Este método es más
efectivo que la competencia disfuncional, la cual promueve libretos de ganar-perder,
donde los perdedores tienen una forma de hacer el precio de ganar muy alto para los
que triunfan. Prevalece un enfoque ganar-ganar.
b. Consenso para tratar puntos de vista en conflicto. Lograr un acuerdo sustancial, si
no un acuerdo unánime, es mejor que dividir el grupo en campos mayoritarios y
minoritarios.
c. Conflicto creativo: El conflicto creativo puede tener consecuencias positivas y
negativas. Puede estimular la innovación organizacional y la creatividad. Las
diferencias de opiniones en equipos gerenciales, si se manejan sensatamente,
pueden llevar a decisiones efectivas entusiastas. Muchos de los mejores anuncios
provienen de un gran conflicto de ideas. Aunque cierta cantidad de conflicto creativo
es benéfica, muchas veces el conflicto produce malas consecuencias. Si una junta
directiva está en desacuerdo radicalmente sobre la estrategia futura de la compañía,
pueden seguir la acción divisiva y el desalojo de miembros claves. Desde un punto
de vista sinergético, el conflicto es un activo, no un pasivo. Puede conducir a una
gran creatividad de grupo.
d. Equipo ganador: Más que aplausos individuales, ganar es un logro de equipo. El
46
reconocimiento para todo el equipo y sus miembros queda incorporado en los
proyectos de mejora de calidad.
4. IMPORTANCIA DE LA SINERGIA
La sinergia se vuelve importante en cualquiera de las áreas en las que se utilice,
debido a que se manifiesta el logro de mayores beneficios, así por ejemplo, en la
naturaleza si uno planta dos vegetales juntos, las raíces se entremezclan y mejoran
la calidad del suelo, de modo que las dos plantas crecen mejor que si estuvieran
separadas.
Si adosamos dos trozos de madera, podrán sostener un peso mucho mayor que la
suma de los pesos que sostienen ambos trozos separadamente. Uno más uno es
igual a tres o más.
La esencia de la sinergia consiste en valorar las diferencias: respetarlas, compensar
las debilidades, construir sobre las fuerzas.
De ahí la importancia de la sinergia y mayor aún aplicada a la administración en
donde la sinergia crea un nuevo guión más adecuado para una contribución menos
egoísta, más generosa y confiada.
5. AREAS DE ACCION DE LA SINERGIA
El término sinergia es utilizado en varias disciplinas es por eso que a continuación se
mencionan algunas de ellas:
•
Sinergia
en
la
empresa
es
trabajo
en
equipo,
con
espontánea
complementación, participación de ideas, mostrando todos empatía, respeto
mutuo, creatividad.
•
En comunicación dentro de la empresa se dice que cuando uno se comunica con
sinergia, simplemente abre su mente, su corazón y sus expresiones a nuevas
posibilidades, nuevas alternativas, nuevas opciones. Las personas inefectivas
viven día tras día con un potencial sin usar.
47
•
Sinergia en el equipo de trabajo es casi como si un grupo estuviera de acuerdo
colectivamente a abandonar viejos guiones y redactar uno nuevo.
D. SISTEMA DE PLANEACION SINERGICO
1. GENERALIDADES
El sistema de planeación sinérgico es un instrumento importante dentro de las
empresas, es aplicable a diferentes áreas dentro de ellas, es una serie de elementos
interrelacionados, con los que se plantean metas para realizarse en el futuro que
individualmente no alcanzaría, siendo cada uno de estos elementos indispensables
para el mejor funcionamiento de la empresa.
Este sistema se enfocará específicamente en el área financiera agrupando las
diferentes cuentas que conforman el capital de trabajo (efectivo, valores negociables,
cuentas por cobrar e inventarios), auxiliando al empresario en el logro de los
propósitos trazados en esta área. A medida que este sistema se aplique dentro de
las empresas, éstas tendrán mayor éxito, porque, si bien aplican cada uno de estos
términos (sistema, planeación y sinergia) de forma individual, unificándolos verán los
resultados eficaces que obtendrán.
2. CONCEPTOS DE SISTEMA DE PLANEACION SINERGICO
Si se parte de los conceptos individuales de sistema, planeación y sinergia se
pueden conjugar y conformar el concepto:
Sistema: conjunto de componentes que interactúan entre si para lograr uno o más
propósitos.
Planeación: fijar un curso de acción concreto que ha de seguirse.
Sinergia: el todo es mayor que la suma de sus partes.
48
• Sistema de planeación sinérgico: Conjunto de componentes que interactúan entre si
fijando un curso de acción a seguir para conseguir un resultado superior a los
aportes que cada una de sus partes generarían individualmente.
• Es un procedimiento ordenado de las diferentes actividades de una empresa las
cuales se realizan de forma sincronizada, desarrollando lineamientos específicos
para que la obtención de metas sea efectiva.
3. IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE PLANEACION SINERGICO
Es importante entender que un sistema de planeación sinérgico como una
herramienta o
una función, es aplicable en todo los campos de trabajo de una
empresa. Dentro de ellas, específicamente en el área financiera este sistema se
vuelve importante, ya que si realizamos el procedimiento en una forma ordenada
mejorará la relación existente en el proceso de producir y vender, entre activos y
pasivos circulantes volviéndolos sistemáticamente armoniosos a la eficiencia en el
manejo del capital de trabajo, debido a que con la implementación de este sistema
las cuentas que conforman dicho capital estarán equilibradamente relacionadas para
poder desarrollar las actividades correspondientes en esa área, ya que si cada
cuenta hace su función individualmente no será igual el resultado que obtendrán.
El sistema de planeación sinérgico hará que las empresas sean más competitivas,
para poder enfrentarse a las diferentes dificultades que actualmente afrontan, esta
implementación ayudará a que las empresas utilicen los pronósticos de ventas para
que prevean los ingresos, además de cómo controlar el activo; he ahí la importancia
del sistema aplicado a las empresas
en donde este crea una nueva visión para
lograr en una forma efectiva los propósitos de la empresa.
Queda claro entonces que este sistema cobra importancia en el área financiera al
cumplir con las funciones anteriormente mencionadas, es por eso que se sugiere su
49
implementación como una herramienta útil para el desempeño de las actividades de
la empresa.
E. CAPITAL DE TRABAJO
1. GENERALIDADES
Generalmente los activos corrientes o circulantes
de una empresa industrial
comprenden el cuarenta por ciento del total de sus activos,
23
por lo anterior, una
adecuada administración de estos activos se vuelve de carácter imperante.
Los activos circulantes deben ser cuantitativamente mayores que sus obligaciones a
corto plazo con el fin de sostener un margen de seguridad básico.
El efectivo, valores negociables, las cuentas por cobrar y los inventarios son las
cuentas principales o mayormente comunes que conforman el activo circulante y
cada uno de ellos debe administrarse efectiva, eficiente y eficazmente para alcanzar
y conservar la liquidez de la empresa.
Los activos circulantes son conocidos y aceptados como fuentes de entrada de
efectivo, tanto mayor sean los activos circulantes con que cuenta la empresa mayor
será para ésta la probabilidad de convertirlos en efectivo ya sea para pagar una
deuda o reinvertirlo.
2. CONCEPTO DE CAPITAL DE TRABAJO
Para efectos de la investigación que se desarrollará, se entenderá por capital de
trabajo la siguiente definición:
•
“Es la inversión que una empresa mantiene en sus activos a corto plazo:
cuentas por cobrar, inversiones temporales e inventarios.”24
23
24
Gitman, Lawrence J., Administración Financiera, Octava Edición Pag. 491
Guajardo Cantú, Gerardo Contabilidad Financiera, Segunda Edición Pág. 596
50
Sin embargo existen otras definiciones dadas por diferentes autores que denotan
dentro de la estructura del capital de trabajo, al pasivo circulante; Por ejemplo:
Giovanny E. Gómez define capital de trabajo como:
•
“La diferencia que se presenta entre los activos y pasivos corrientes de la
empresa”.
•
Para
el grupo de trabajo el concepto se referirá a
líquidos, disponibles y realizables
todos aquellos activos
conocidos contablemente como activos
corrientes o circulantes, financiados con fondos a largo plazo con los cuales puede
la empresa hacerle frente a sus obligaciones de corto plazo para el desarrollo de
sus funciones normales.
3. TIPOS DE CAPITAL DE TRABAJO
3.1 Capital de Trabajo Neto o contable.
El capital de trabajo concebido como diferencia entre el activo circulante y el pasivo
circulante, es conocido como “capital de trabajo neto”. Representa el activo circulante
que ha sido aportado por los accionistas o el dueño de la empresa y/o el activo que
no ha sido suministrado por acreedores a corto plazo. Esta definición está dada en
base al exceso del activo circulante sobre el pasivo circulante, es decir, lo que
quedaría al cancelarse todas las deudas a corto plazo. Significa la estabilidad
financiera o margen de protección para los acreedores actuales y para futuras
operaciones normales.
3.2 Capital de trabajo bruto.
El capital de trabajo definido como el total del activo circulante, es conocido como
capital de trabajo bruto, capital de trabajo económico o capital circulante.
51
Está compuesto por el importe total de los recursos usados en las operaciones
normales, es decir el total de los rubros de caja, bancos, inventarios, y cuentas por
cobrar. Para el caso de una empresa industrial, se podría decir que el capital de
trabajo bruto representa los recursos necesarios que permiten desarrollar las
actividades propias de la empresa, tales como las adquisiciones de materia prima y
materiales en las cantidades adecuadas, la cancelación de gastos de mano de obra,
fabricación, alquileres, energía eléctrica, publicidad, impuestos, amortización de los
pasivos circulantes y otros; lo mismo que la capacidad de brindar crédito a los
clientes.
4. ESTRUCTURA DEL CAPITAL DE TRABAJO
Se menciona a continuación los elementos que conforman primordialmente el capital
de trabajo:
GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL CAPITAL DE TRABAJO
Inventarios
Cuenta de
efectivo
CAPITALDE
TRABAJO
Valores
negociables
Cuentas por
cobrar
52
4.1. EL EFECTIVO
Es el activo circulante más líquido y proporciona a la empresa capacidad técnica de
cubrir obligaciones en el corto plazo, puede convertirse en una garantía para la
empresa que sería de gran utilidad para la cobertura de los gastos imprevistos.
4.1.1 Estrategias básicas en la administración del efectivo
a. Retardo de cuentas por pagar.
Se debe hacer uso de este tipo de estrategias sin dañar la reputación crediticia y es
que esto consiste en pagar las deudas en el tiempo previamente acordado; sin
embargo esto podría traer como consecuencia grave, una falta de parte de la
empresa con sus proveedores en los acuerdos tomados entre ambos.
b. Administración eficiente de los inventarios
Esta es otra forma de reducir los requerimientos de caja y los costos de operación
aumentando la rotación de los inventarios de materia prima y productos terminados
mediante el uso de técnicas mas eficientes como la cantidad económica de pedido
(CEP) en el control de inventarios, que le ocasionan a la empresa los menores
costos de pedido, recepción y mantenimiento, uso de pronósticos de venta,
planificación, programación y técnicas de control de la producción.
c. Políticas de recuperación de crédito
Este procedimiento debe efectuarse sin afectar negativamente a los clientes
pudiendo
emplearse
técnicas
como
descuentos
por
pronto
pago
procedimientos de cobranza. Es necesario tomar en consideración
en
los
que estas
cuentas son un costo necesario para las empresas ya que debido a la existencia de
la cartera de clientes al crédito, se debe el incremento en el total de las ventas, en
comparación con las ventas estrictamente en efectivo.
El periodo de cobranza se ve afectado por las condiciones del crédito y por las
políticas del mismo.
53
4.2. VALORES NEGOCIABLES
Los valores negociables son instrumentos a corto plazo que pueden convertirse
fácilmente en efectivo o son valores que pueden convertirse en efectivo en un lapso
corto, por lo regular algunos días.
4.2.1 Características de los Valores Negociables
a. Un mercado accesible: para que un valor negociable pueda desenvolverse en el
mercado, éste debe tener amplitud y profundidad teniendo como objetivo minimizar la
cantidad de tiempo requerido para convertirlo en efectivo; teniendo en cuenta que la
amplitud del mercado se refiere a la cantidad de personas que lo integran y la
profundidad a la capacidad de absorber la compra o venta de una gran cantidad de
valores; Sin embargo es preferible que un mercado tenga profundidad que amplitud.
b. Probabilidad mínima de pérdida del valor: Esta consiste en establecer un precio
de mercado recibido cuando se liquida un valor, difiere de la cantidad invertida. Debe
haber poca o ninguna pérdida en el precio de un valor negociable en el tiempo.
4.3. CUENTAS POR COBRAR
Uno de los objetivos principales de los empresarios es abrir una cuenta a sus
clientes antiguos y reclutar nuevos. Un gran porcentaje de las empresas industriales
consideran necesario ofrecer crédito para ver incrementadas sus ventas. La inversión
que los empresarios realizan en este tipo de activos es alta.
4.3.1. Elementos que afectan a los créditos.
a. Políticas de créditos.
Son líneas que siguen las empresas para determinar a quien pueden o deben
extenderle crédito.
b. Normas de crédito.
Son aspectos que definen los criterios básicos para conceder crédito a los clientes.
54
Entre los criterios básicos más comunes que se pueden mencionar están: el historial
crediticio del cliente, período de pago promedio, índices financieros. Todo lo anterior
es un refuerzo a los patrones que sirven como base cuantitativa para otorgar
créditos; las variables que deben considerarse al evaluar los cambios propuestos en
las normas de créditos son:
•
El volumen de ventas.
Si se flexibilizan las restricciones para obtener un crédito las ventas tendrán una
tendencia incremental; caso contrario si las restricciones son menos flexibles la
tendencia será descendente.
•
Gastos por cuentas incobrables.
Si se disminuye la rigidez de las normas de crédito se incrementará la posibilidad o
riesgo de que aumente la cartera de clientes incobrables; por el contrario a medida
que las normas de crédito se vuelven más estrictas habrá menos riesgo de que la
cartera de clientes se vuelva incobrable.
•
Inversión en cuentas por cobrar.
Cuanto más alto sea el promedio de las cuentas por cobrar más costoso es
mantenerlas. A medida que se incrementan las ventas es mayor la inversión y los
costos de mantenimiento.
c. Análisis del crédito.
Frecuentemente la empresa debe determinar la solvencia de un cliente y estimar la
cantidad de crédito que pueda o deba dársele; en el momento de otorgarle un crédito
a un cliente los procedimientos básicos son los mismos la diferencia radica en la
profundidad del análisis. Pasos elementales en el proceso de investigación crediticia:
•
Obtención de la información del crédito.
55
El cliente al solicitar un crédito llena varias formas de solicitudes que precisan
informes, referencias financieras y crediticias.
•
Análisis de la información crediticia.
Si la empresa a la que solicita el crédito ya tiene un dato histórico del cliente, lo que
se evaluará en este caso es el comportamiento de pago del solicitante.
d. Condiciones de crédito.
En éstas se especifican los términos de pago, establecidos para todos los clientes al
crédito.
e. Políticas de cobranza.
Son aquellos procedimientos que las empresas mantienen para cobrar su cartera de
clientes al crédito cuando éstas están vencidas. Algunos ejemplos de los
procedimientos son los siguientes:
•
Notificaciones por escrito.
Después de cierto periodo de vencimiento de la cuenta, la empresa envía una carta
en términos corteses recordándole al cliente su mora.
•
Llamada telefónica.
El propietario de la empresa puede tomar la decisión de llamar personalmente vía
telefónica al cliente y exigirle el pago de inmediato.
•
Visita personal.
Se envía al vendedor encargado de ver la ruta a requerirle al cliente el pronto pago
de su deuda; este procedimiento es de los más eficaces.
•
Agencias de cobro.
56
Se puede tomar la decisión de transferir las cuentas incobrables ya sea a una
agencia o a un abogado para que sean ellos quienes se encarguen del cobro
respectivo.
•
Recurso legal.
Este es el último de los procedimientos de cobro, es caro en términos económicos y
no garantiza el pago de la deuda ya que el cliente deudor puede declararse en
quiebra y por lo tanto no tiene responsabilidad legal de pago.
4.4. LOS INVENTARIOS
Representan dentro de los activos de la empresa una inversión bastante significativa.
4.3.1 Elementos importantes para la administración de los inventarios
a. Tipos de inventario.
Los inventarios comúnmente diferenciados son:
•
Inventario de materia prima.
En él están comprendidos los insumos básicos que compra la empresa. La cantidad
que se mantenga de estos insumos dependerá tanto del tiempo de entrega de los
productos finales, de su uso, de la inversión que se realice y de las características
físicas del insumo.
•
Inventario de productos en proceso.
El inventario trata de los productos parcialmente terminados, es decir, éstos están en
una fase intermedia de su elaboración.
•
Inventario de productos terminados.
Este trata de los artículos ya producidos o terminados. Las empresas que trabajan
sólo sobre pedidos manejan estos inventarios en niveles bien bajos ya que todo lo
manufacturado esta prácticamente vendido.
57
b. Técnicas de administración de los inventarios.
Estos son métodos comúnmente utilizados en el manejo de los inventarios.
•
Sistema ABC
Con este método la empresa divide sus inventarios según la inversión efectuada en
tres grupos.
•
Modelo básico de cantidad económica de pedido (CEP).
Este modelo puede utilizarse para controlar los inventarios por artículos ya que toma
en cuenta los costos operacionales y financieros, determinando entonces la cantidad
de pedido que disminuya los costos totales.
5. RENTABILIDAD Y RIESGO EN EL CAPITAL DE TRABAJO
La rentabilidad y el riesgo son dos variables importantes dentro de lo que es la
administración del capital de trabajo, debido a que la rentabilidad financieramente es
la medición de los ingresos menos los costos y el riesgo es una probabilidad de que
ocurra un resultado distinto al esperado.
Si una empresa desea incrementar o hacer crecer su rentabilidad, debe aumentar
también sus riesgos basado en la administración del capital de trabajo, al medir la
rentabilidad por medio de utilidades después de gastos, frente al riesgo que es
determinado por la insolvencia que posiblemente tenga la empresa para pagar sus
obligaciones.
Generalmente se conoce que las utilidades de una empresa pueden aumentarse de
dos maneras 1) acrecentando los ingresos por medio de las ventas 2) reduciendo los
costos pagando menos por materias primas o por servicios que reciben, estas dos
formas
se vuelven
indispensables para comprender como la relación entre
rentabilidad y riesgo se unen a la de una eficaz dirección y ejecución del capital de
trabajo.
58
Cuanto mayor sea la cuantía del capital de trabajo menor será el riesgo de que éste
sea insolvente, esto basado
en la relación que existe entre liquidez, capital de
trabajo y riesgo que si se aumenta el capital de trabajo o la liquidez, disminuye el
nivel de riesgo de la empresa y viceversa.
59