Proyecto No. 79305 Programa de Pequeñas Donaciones –Costa Rica

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
Proyecto No. 79305 Programa de Pequeñas Donaciones –Costa Rica
TERMINOS DE REFERENCIA
ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) JUNIOR
Contratación de Servicios: para apoyar en el manejo administrativo y financiero del Proyecto Programa de
Pequeñas Donaciones –Costa Rica. La sede del proyecto está ubicada en las oficinas centrales del PNUD, en
San José, las acciones del PPD se ejecutan a nivel nacional, y se financia con recursos del Fondo de Medio
Ambiente Mundial (FMAM, GEF por su acrónimo en inglés).
1.
NOMBRE CONSULTORÍA
Contratación de un(a) Asistente Administrativo(a) del proyecto Programa de Pequeñas Donaciones –Costa
Rica
2.
ANTECEDENTES
El PPD Costa Rica ha desarrollado en los últimos 20 años una importante experiencia en el trabajo con las
comunidades locales para la conservación y uso sostenible de la diversidad biológica en los frágiles ecosistemas
de las zonas de amortiguamiento de las AP y los corredores biológicos, en particular mediante el apoyo para el
establecimiento de nuevas áreas protegidas administrados por la comunidad. Más del 80% de sobre 500
iniciativas anteriores financiadas por el PPD en el país, se encuentran en los corredores biológicos y zonas de
amortiguamiento de las AP en varias regiones de Costa Rica. Si bien estos esfuerzos han sido exitosos, hay una
necesidad de consolidar el trabajo previo teniendo como meta un número limitado de áreas y el
fortalecimiento de mecanismos de medio ambiente y gobernabilidad que permitan una mayor participación
comunitaria en la gestión sostenible de los ecosistemas y el manejo de los recursos biológicos.
En Julio de 2011, el Programa inicia su Quinta Fase Operativa bajo la modalidad de Proyecto de tamaño grande
del GEF (FSP). El objetivo del Programa a largo plazo es "garantizar los beneficios ambientales globales a través
de iniciativas y acciones de base comunitaria que aborden la fragmentación del hábitat y mejoren la
conectividad ecológica en doce corredores biológicos que unen ocho Áreas Protegidas y sus zonas de
amortiguamiento". Esto se logrará a través de cuatro resultados: 1) Las acciones de base comunitaria
incorporan la conservación y el uso sostenible de la biodiversidad en los paisajes productivos de los corredores
biológicos y las zonas de amortiguamiento de las AP, 2) Reducidas las emisiones de gas de efecto invernadero e
incrementadas las reservas de carbono a través de acciones de base comunitaria, 3) Contribuir a la
sostenibilidad y mejora de los medios de subsistencia locales, a través de la conservación de las tierras
productivas y la restauración de tierras degradadas, y 4) replicadas y escaladas la gestión del conocimiento y el
desarrollo de las capacidades de las organizaciones comunitarias y sus miembros.
Durante un período de 4 años (julio 2011-Julio 2015), el proyecto apoya a más de 120 iniciativas comunitarias
en las zonas de amortiguamiento de las áreas protegidas y corredores biológicos seleccionados en colaboración
con un gran número de socios, incluyendo las entidades nacionales del gobierno, gobiernos locales, ONG
nacionales, el PNUD, el sector privado, la academia y otras instituciones. El Programa es implementado por el
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PNUD y ejecutado por la UNOPS con el mecanismo existente del Programa de Pequeñas Donaciones del FMAM
(PPD) en Costa Rica, incluida la aprobación de las donaciones por parte del Comité Directivo Nacional y por el
Equipo de Programa de País, la gestión cotidiana bajo la dirección del Coordinador Nacional (Gerente del
Programa de País).
En este contexto, se requiere del apoyo secretarial eficaz y eficiente para la ejecución del Programa en
coordinación con el Coordinador Nacional y la Asistente Administrativo-Técnico del Programa.
3. Responsabilidades Generales
Bajo la supervisión directa de la Coordinación del Programa de Pequeñas Donaciones (CN), con base en las
oficinas del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, el propósito de la contratación consiste en
brindar apoyo en labores de administración propias de los procesos asociados al proyecto, particularmente, la
administración del Programa, mantenimiento de archivos, comunicaciones con las partes, apoyo logístico,
manejo de documentos, y bases de datos
4. Deberes específicos
La (el) Asistente Administrativa(o) junior tendrá los siguientes deberes específicos:
a) Redactar correspondencia de rutina en los idiomas español y en inglés.
b) Responder llamadas y correspondencia sobre el PPD y atención a organizaciones socias.
c) Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones del proyecto (técnicas,
financieras compras; otras), tanto impresos como electrónicos.
d) Asistir en la preparación de presentaciones e informes relacionados con el Proyecto.
e) Hacer arreglos de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera.
f) Mantener registros apropiados de las contrataciones de bienes y servicios y procesar la cancelación
de obligaciones no liquidadas.
g) Asegurar que la contratación de consultores del Proyecto, la compra de bienes y servicios y el
desembolso de fondos se lleven a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos del
PNUD para el Proyecto.
h) Iniciar acciones en ATLAS según sea apropiado y procesarlas
i) Asistir al Coordinador Nacional en el manejo de los fondos del presupuesto (preparación,
revisiones, modificaciones, informes del presupuesto).
j) Verificar que los gastos del proyecto se ejecuten hasta que hayan sido autorizados.
k) Actualizar el Sistema de Archivo del PPD (http://app.cr.undp.org/sgp/login) se mantenga
actualizado y que los archivos y la documentación este en buen estado
l) Mantener registros del proceso de compra para asegurar total transparencia y rendición de
cuentas.
m) Desempeñar otros deberes relacionados con la ejecución del Proyecto según sean asignados por el
Coordinador Nacional.
5. CALIFICACIONES ACADÉMICAS / EXPERIENCIA / IDIOMAS
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Académicas: Bachiller en educación secundaría. Preferible grado universitario en administración de
empresas, negocios, o un área afín para el desempeño del puesto.
Al menos 5 años de experiencia profesional relevante, en asistencia administrativa.
Extensa experiencia y conocimiento en procesos de compras, y contrataciones de bienes y servicios y
preparación de presupuestos, gestión y monitoreo financiero.
Deseable experiencia con proyectos de cooperación internacional y con agencias del SNU.
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Destrezas: Excelentes destrezas de comunicación; competente en programas de computación para
procesamiento de palabras, hojas electrónicas y manejo de bases de datos;
Capacidad demostrada en redacción de comunicaciones escritas.
Capacidad de trabajar en equipo y tener tacto y discreción en las relaciones con los distintos actores
del proyecto.
Conocimiento demostrado de las normas, reglas y reglamentos del PNUD y el FMAM
Capacidad de organizar y usar el tiempo de manera eficiente y efectiva.
Idioma(s): Español como lengua materna, deseable dominio del inglés.
Otros: Excelentes relaciones interpersonales
Altamente motivado/a; disponibilidad de viajar fuera de San José a los sitios del proyecto si es que así
se requiere.
Disponibilidad Inmediata.
Las personas que deseen participar no deben haber ejercido como funcionarios públicos en los últimos
seis meses.
7. PERIODO DE LA CONSULTORÍA
La Consultoría tendrá una duración inicial de seis meses, y con posibilidad de prórrogas anuales, sujetas a la
vigencia del proyecto y al desempeño. Disponibilidad inmediata.
8. CONDICIONES DEL CONTRATO
El (la) consultor(a) trabajará tiempo completo y responderá al Coordinador Nacional quien para los efectos es
su supervisor. Los pagos se efectuarán mensualmente.
9. HONORARIOS
Los honorarios se definirán de acuerdo con la experiencia y calificaciones del profesional y de acuerdo con la
tabla de remuneración para la contratación de servicios del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
en Costa Rica.
10. REQUISITOS DE LA APLICACIÓN
Las personas que deseen postularse para este puesto deben presentar la siguiente documentación:
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Carta de interés (máximo 2 páginas)
Hoja de vida actualizada del (la) consultor(a), en un máximo de cuatro páginas.
Formulario P11. Los interesados deberán llenar el formulario P11 disponible en www.pnud.or.cr/ Centro de
servicios/ Formularios/ Formularios contratos/ P11.
La no presentación de alguno de estos documentos deja la aplicación descartada.
Dicha documentación (archivos electrónicos separados) deberá ser remitida, vía correo electrónico a la
siguiente dirección: [email protected]
La fecha límite para aplicar a esta consultoría es el día viernes 7 de febrero de 2014.
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Las personas postulantes, no deben ser funcionarios(as) del Estado costarricense, ya sea efectivos,
contratados(as) en actividad o con licencia, y no haberse desempeñado como funcionario efectivo o
contratado(a) del Estado en los últimos 6 meses.
Se invita a las mujeres a presentar su candidatura
Solamente se contactarán las personas convocadas para entrevista.
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