DIPOA-PG-023 Control documental

DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE
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DIPOA-PG-023
Control Documental
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Revisado por: Coordinador de Calidad SENASA
Aprobado por: Director DIPOA
1. Objetivo:
Establecer los lineamientos que permitan administrar y conservar los documentos oficiales que se desprenden de las
actividades propias de la DIPOA.
2. Alcance:
Aplica tanto a sistemas manuales de control como a sistemas de control digital que se llevan en oficinas centrales,
Unidades Periféricas y oficina de la DIPOA en instalaciones del INCOPESCA.
3. Responsabilidad y autoridad
3.1
3.2
3.3
3.4
Director DIPOA
Apoyar los lineamientos estipulados por la UGC en el control documental para su cumplimiento y ejecución en
la DIPOA.
Unidad de Gestión de Calidad
Emitir los lineamientos que debe seguir el personal de la DIPOA para asegurar la adecuada custodia de la
documentación.
Mantener la documentación vigente disponible en la web
-
Secretarias
Acatar las pautas emitidas por la UGC de la DIPOA
Enviar informes mensuales a la UGC que se llevan en la DIPOA para asegurar el control documental
-
Personal DIPOA
Cumplir con las directrices pautadas en este procedimiento por la UGC para asegurar el control documental.
4. Definiciones
-
Ver DIPOA-MC-001-RE-004
5. Abreviaturas y/o Siglas
-
Ver DIPOA-MC-001-RE-003
6. Referencias y/o Bibliografía
-
Ver DIPOA-MC-001-RE-002
Ver DIPOA-MC-001-RE-005
7. Descripción del procedimiento
a. Archivo
Cada año, el personal de la DIPOA de oficinas centrales (unidad de Gestión de Calidad, Jefaturas y Coordinadores de
área) debe enviar en el mes de noviembre un correo electrónico, dirigido a la secretaria encargada de archivo, en
donde le indique los nombres de los establecimientos a su cargo, así como la inclusión o exclusión de alguna carpeta
que requiera para realizar sus funciones de forma programada en el año siguiente.
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Una vez recibida toda la información, la secretaria debe solicitar a la bodega, los materiales necesarios para montar el
archivo, estos son: goma, tijeras, plástico adhesivo, papel tipo cartulina, tinta de colores, cinta adhesiva, folders,
carpetas colgantes, prensas, ampos, archiveros y cualquier otro insumo que así considere necesario.
La secretaria de acuerdo al número de establecimientos por área, asigna el espacio en el archivero y procede a
realizar la distribución de cada carpeta. Además de esto, se designa un archivero para el manejo de la documentación
dirigida a otras instancias del mismo SENASA, o, para instituciones gubernamentales y no gubernamentales que
tienen relación con la DIPOA.
Dentro del apartado concerniente al archivo interno las carpetas que deben ser contempladas como mínimo son:
MAG
Control de marcas DMV
DIPOA
Dirección General
LANASEVE
DAF
Informe
mensual Salud Reproductiva
LANASEVE
DIPOA
Plantilla
verificación
DCA
de DO
DAA
RRHH
Informática
Unidad
comunicación
notificación
Asesoría Legal
de Comisión
de
y evaluación
y
equivalencia
Programas
Nacionales:
EEB,
Salud acuícola, PNR,
Salmonella
de Epidemiología
y
Unidad
cooperación
protocolo
Auditoría Interna
PROMESAFI
Unidad
de Direcciones
Planificación
Regionales
El archivo relacionado a las entidades externas debe contemplar como mínimo las siguientes:
MINSA
COMEX
MEIC
Hacienda
Defensoría de los habitantes
Servicio Civil
Cámara productores de leche
CNP
CACIA
CANAVI
CANEPP
CORFOGA
Cámara de Porcicultores
CINPE
CMV
ECA
Embajadas
FAO
IICA
INA
INCOPESCA
OIRSA
UCR
UNA
UTN
Codex Alimentarius
Otros
Los colores establecidos para cada archivo son escogidos por la secretaria.
Cuando la secretaria dispone para archivar, debe clasificar la correspondencia por temas y aquellas que se
encuentran en papel de fax, deben ser fotocopiadas (ya que el papel térmico pierde visibilidad con el tiempo).
Posteriormente la secretaria debe asegurar sacar las copias del documento que sean necesarias para asegurar su
respaldo en:
1. El expediente
2. En el control de consecutivos
3. En el país
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b. Asignación de oficios
Los oficios, son aquellas numeraciones asignadas a la documentación que se crea en la DIPOA, tanto en oficinas
centrales, como en Unidades Periféricas o en otras oficinas de esta Dirección, como la ubicada en las instalaciones
de INCOPESCA en Puntarenas.
En el caso de oficinas centrales el oficio se compone de las siglas en mayúscula del nombre de la Entidad, seguida
por un guión, en mayúscula el nombre de la Dirección, guión, las siglas en mayúscula del área de donde se originó el
oficio seguida de un guión, y finalmente, un guión con los dos últimos dígitos del año respectivo, por ejemplo:
SENASA-DIPOA-RGI-# consecutivo-año.
Cuando el oficio provenga del Director de la DIPOA, únicamente se coloca de la siguiente forma: SENASA-DIPOA#consecutivo-año.
En el caso de las Unidades Periféricas, la asignación del número de oficio debe incluir el número del establecimiento
en donde se encuentra ubicada la UP, como se detalla en el ejemplo siguiente: SENASA-DIPOA-#UP- #consecutivoaño.
En la oficina de la DIPOA ubicada en el Pacífico Central, se debe nombrar de la siguiente forma: SENASA-DIPOAPC-# consecutivo-año.
Cuando los oficios deban ser firmados por la Dirección General, se hará de la siguiente forma: SENASA-DG#Consecutivo-#año.
El formato de las cartas debe incluir las directrices o lineamientos que la Unidad de Comunicación y notificación del
SENASA así lo indiquen, utilizando los formatos establecidos por el MAG.
Para evitar errores en la asignación de consecutivos, las UP deben llevar un libro de actas, que sirva de control,
indicando a quién se dirige la nota, la fecha y forma de envío (email, fax, personal).
En el caso de oficinas centrales y la oficina de la DIPOA en el pacífico central, se debe llevar el control de la
asignación de los números consecutivos, utilizando el sistema SADOC (Sistema de Administración de Documentos),
para lo cual es necesario seguir los pasos expuestos en el Anexo N°1 de este documento.
En el caso de no contar con clave para accesar al sistema SADOC, se debe coordinar con el Departamento de
Tecnología Informática (DTI) del SENASA a través de un ticket y así solicitar la asignación de un usuario y un número
de clave.
En el sistema SADOC se puede agregar dando un doble click a la pantalla en blanco para colocar o adjuntar el
documento que se elaboró o el borrador del mismo.
Los documentos creados, se deben imprimir, una vez impresos, se deben de firmar en tinta color azul, y deben
contener el sello oficial de la DIPOA (también de tinta azul).
Cuando el documento se tiene listo, se debe sacar copia al mismo y, este puede ser enviado por la secretaria a sus
destinatarios de forma física, por email o por fax. Cuando se envíe por correo electrónico, este debe ser utilizando el
correo referenciado, y además, utilizando el modo de “opciones” (ver figura 1) y posteriormente señalar, “solicitar una
confirmación de lectura” (ver figura 2). Cuando se envía por fax, se debe llamar y consultar el nombre de la persona
que recibió el documento, indicando la fecha del día que se recibió el mismo. Si el envío es personal, el mismo debe
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ser recibido a través de un sello de la entidad respectiva, y, cuando no se cuente con sello es válido la utilización del
recibido escrito a puño y letra de la persona que recibe.
Figura N°1
Figura N°2
Una vez entregado y recibido, el documento se debe colocar en la bandeja de archivo manual de la secretaria. El
envío por email cuando no es confirmado de forma electrónica debe llamarse al interesado por teléfono y solicitar
confirmación de recibido.
Cuando el documento se envía fax, el mismo debe confirmarse vía telefónica y la secretaria o la persona que envía el
documento debe colocar en el reverso del mismo la fecha de envío, y el nombre de la persona que lo recibió.
En la medida de lo posible, cuando el funcionario sea quien envía la nota, debe evitar guardar el documento en su
escritorio o cubículo, este debe tratar de colocarlo de forma inmediata en la bandeja de archivo. Cualquier documento
que se emita y que en un plazo de un mes no sea depositado en la bandeja de archivo, se dará por “extraviado” y
corresponderá al funcionario dar trazabilidad del documento hasta dar con él.
c. Control de oficios faltantes
La secretaria encargada de archivo, debe hacer 1 corte mensual de archivo, este lapso puede ser aumentado o
disminuido de acuerdo al volumen de trabajo de la secretaria, previo visto bueno del Director y comunicado a la UGC.
Para controlar los oficios emitidos con los oficios colocados en la bandeja de archivo, la secretaria debe imprimir un
reporte obtenido del SADOC, con el fin de cotejar que, cada número tomado se encuentre listo para archivo.
Los oficios que no se encuentren en la papelera, y que, coincidan con la fecha de corte de archivo, serán trasladados
al informe de oficios faltantes que realiza la secretaria.
Este informe, debe ser re enviado a la UGC con el fin de que la unidad se encargue de trasladar la información al
personal que no ha entregado los oficios.
El informe obtenido del SADOC se archiva en el ampo relacionado a los consecutivos por mes.
El funcionario que extravíe un documento es responsable de dar continuidad y seguimiento al mismo hasta
recuperarlo.
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d. Boletas de justificación
El funcionario de la DIPOA debe llenar a boleta de justificación de marca provista por RRHH del MAG. En caso de
que por alguna razón, el funcionario llegue tarde, salga temprano o se ausente, debe indicar las razones del porqué
en dicha boleta, la cual posteriormente es trasladada al Director de la DIPOA para su aprobación o visto bueno.
Para efectos de control cruzado, el Director de la DIPOA puede cotejar las boletas de justificación de marca, con el
control de actividades mensuales que se le presenta máximo una semana posterior al final del mes o en caso de
asistencia a reuniones con el registro SENASA PG 004 RE 001, este control queda sujeto a decisión del Director.
Una vez firmada por el Director esta se entrega a la secretaria de la DIPOA encargada de recibirlas, la otra mitad, se
entrega a la UGC para archivo en el expediente de cada funcionario a nivel de la Dirección.
La secretaria entrega las boletas a RRHH del SENASA para su respectivo análisis.
e. Combustible
Cada funcionario que haga uso de la tarjeta de combustible debe llenar el formulario brindado por la Dirección
Administrativa y Financiera, para el control de gasto. El cual debe entregarse a la secretaria de la DIPOA encargada
tanto de forma física como de forma electrónica.
El documento que se entrega de forma física, debe contar con la firma. El que se envía de forma electrónica puede
enviarse a la secretaria de la DIPOA sin la respectiva firma.
La secretaria encargada del control de vehículos debe llevar una gráfica del control de gasto, con el fin de valorar si
mensualmente se utiliza la cuota presupuestada para la Dirección.
Además el documento en forma electrónica debe ser consolidado por Dirección y re enviado a la DAF para su
respectivo análisis al igual que el documento en físico que debe ser igualmente recibido.
f.
Control de auditorías
Debido a los informes de rendición de cuentas que debe presentar el Departamento de Auditoría, la secretaria se
encarga de digitar mensualmente una base de datos para el control y ejecución de auditorías, así como la recepción
de los documentos que se derivan como respuesta a las mismas por parte del establecimiento. Las auditorías que se
controlan para dar cumplimiento a la meta anual establecida para el año 2012, son:
1.
2.
3.
4.
Médico Veterinario
Establecimiento
Revisión Documental HACCP
Auditorías Internacionales (realizadas y recibidas)
La secretaria debe enviar este documento al Jefe del Departamento de auditoria con el fin de que el mismo se
encargue de verificar que cada auditoría tiene una respuesta y que la empresa haya respondido en los plazos
establecidos por procedimiento, como forma de supervisión indirecta al coordinador de área.
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g. Control de correos referenciados
Los correos referenciados deben ser copiados a la secretaria para que ella los imprima y archive.
En caso contrario el funcionario puede tener una carpeta en su correo oficial que sea destinada para el archivo de los
correos referenciados y a partir de ahí lleve el control de los consecutivos, sin necesidad de imprimirlos.
Cada funcionario debe llevar el control de los consecutivos que asigna a los correos y es decisión del funcionario
escoger cuáles referencia y cuales no. En caso de llevar el control manual, se debe llenar el formulario DIPOA PG
023 RE 002.
El cual se archiva a final de año en conjunto al ampo que contiene los correos referenciados.
Es importante que si en el correo referenciado se adjunta algún documento el mismo haga referencia al nombre del
adjunto con el fin de que se pueda encontrar.
Cada funcionario de cada área debe tener en cuenta la nomenclatura asignada a cada área y departamento a nivel
interno para colocar las siglas adecuadas en el mismo.
El correo referenciado debe indicarse en el extremo superior de la descripción del correo, siguiendo el siguiente
orden:
REF dd/mm/aa-siglas de la dependencia-consecutivo
Por ejemplo:
REF 24/05/2012-UGC-001
h. Control de hoja de reuniones
Cada vez que un funcionario asista a una reunión debe portar la hoja de reuniones SENASA PG 004 RE 001 y
durante la reunión valorar su llenado.
En algunas ocasiones los temas de las reuniones pueden ameritar no ser llenadas, ya que se tratan de algún asunto
confidencial o de índole personal.
Sin embargo para asuntos laborales, es preferible llenarla. Para el sistema es equivalente que en caso de que otra
institución lleve la hoja de reuniones, no se llene la de SENASA, sin embargo, es deber del funcionario conseguir la
copia de la evidencia del estar presente en la reunión y en aquellos casos en donde se utilice la hoja de firmas de otra
institución, dependencia u organización y la misma no contemple en los espacios “acuerdos” es deber del
participante, solicitar copia de la minuta o tomar nota, sacarle copia y anexarla a la hoja de reuniones.
Esta hoja de reuniones debe ser colocada en el folder amarillo ubicado en el cubículo de la UGC, con el fin de que la
gestora pueda trasladar la información a la base de datos de control de reuniones y acuerdos.
En la medida de lo posible, esta debe trasladarse a la UGC en no más de 15 días de realizada la reunión.
Para las auditorías internacionales (realizadas y recibidas) se debe llenar igualmente una hoja de reuniones,
utilizando la asignación de un número de oficio, con el fin de que la misma pueda ser contabilizada en los controles
del Departamento de auditoría que se realizan mensualmente.
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Cuando la actividad se realice a nivel interno con personal de la DIPOA es obligatorio el uso de lapicero azul.
La UGC una vez al mes, compila las hojas de reuniones colocadas en el folder, estas deben ser acomodadas por
fecha, la gestora debe revisar que las mismas vengan llenas de forma completa, en caso de que no sea así, debe
entregar la hoja al encargado de la reunión para que este coloque la información faltante. Cuando la gestora detecta
que el problema de mal llenado es re incidente, se debe enviar un correo electrónico referenciado, indicándole a la
persona que está incurriendo en un error en el llenado de las mismas.
Estas una vez acomodadas por fecha, se les debe colocar un número consecutivo que es la forma de buscar la
reunión en la base de datos.
i.
Control de Registro Anual de Exportadores
Igual que otros controles que se llevan, el Departamento de Registro gira las pautas necesarias para que la secretaria
llene el documento en mención, bajo el código DIPOA-PG-001-RE-013, el cual debe ser entregado mensualmente a
la Jefatura de dicho Departamento para su análisis y control, ya que se considera un punto crítico de control interno.
j.
Control de registros para “desecho” luego de haber cumplido los plazos establecidos
Los documentos se deben clasificar en aquellos que se guardan por dos años y aquellos que se guardan por cinco
años, utilizando una tabla de plazos.
Para el año 2013 este proceso iniciará ya que se está levantando una lista de documentos para valorarlos de acuerdo
a la Ley de archivos.
k. Control de vehículos
Anualmente la DIPOA valora si la distribución de los vehículos asignados continúa como se ha venido realizando o si
es necesario re distribuir algún vehículo.
Los carros independientemente de que se encuentren asignados a un funcionario deben llenar el control de vehículos
de la DIPOA, que se ubica en el cubículo de la UGC. Debe apartar el día de uso e indicar la ruta o destino, con el fin
de saber hacia donde se dirigía el funcionario.
Antes de sacar el vehículo el funcionario debe llenar además la boleta de salida de vehículos DAF PG 006 RE 001,
para hacerlo requiere averiguar el número de consecutivo asignado por el encargado de control de vehículos, así
como las firmas y sellos de la unidad administrativa y del jefe directo o jefes de departamento que dan el aval de la
salida del vehículo.
Al salir de la institución el funcionario debe entregar la boleta “A” al guarda de seguridad y al ingresar a la misma
entregar debidamente llena la boleta “B” junto con las llaves.
En algunas ocasiones la boleta B y las llaves pueden no entregarse al guarda (ingreso en horas de la noche) pero al
día siguiente las mismas deben entregarse a primera hora.
En caso de que estas no sean entregadas a la Unidad de Control de Vehículos de la DAF, ellos enviarán una lista con
las personas “morosas” las cuales no tendrán visto bueno de sacar ningún vehículo hasta que entregue las mismas.
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Informe de actividades mensuales
Cada funcionario debe presentar a la UGC el control de actividades diarias que se encuentran en el cubículo de la
gestoría en un folder amarillo.
Este informe se debe presentar a la UGC una semana después de finalizado el mes.
Los informes en conjunto son presentados al Director, que se encarga de dar el visto bueno a las actividades que
realiza el personal de su Dirección. Si el Director está de acuerdo, procede a colocar una firma y fecha en el
documento.
Este informe debe ser colocado en la bandeja de documentos para archivar.
En caso de que el funcionario no entregue su informe, debe conversarlo con el Director para que él justifique o no su
llenado.
m. Custodia y control de equipos tecnológicos
Cuando un funcionario requiera algún equipo sea por daño o por carencia, debe coordinar con el Departamento de
Tecnología Informática para buscar una solución.
En el caso de aquellos funcionarios que se evalúen durante las auditorías internas, y se detectara que algún equipo
no se tiene es deber del auditor y experto técnico reportar esto en el informe, con el fin de que en oficinas centrales se
realicen las gestiones necesarias para solucionar el problema.
Todo equipo que ingrese o egrese de la DIPOA debe llenar el formulario establecido por la DAF para el control del
patrimonio público de acuerdo a la Norma de Control Interno.
n. Ingreso de correspondencia
El ingreso de correspondencia está supeditado a las secretarias, sin embargo, en el caso de que alguna se ausente o
ambas, el personal de la DIPOA se encuentra autorizado para sustituirlas, siempre y cuando cumpla todos los
lineamientos que se estipulan en este procedimiento.
Las secretarias constituyen el primer filtro de recepción de documentos que ingresan a la DIPOA en aquellos casos
cuando no exista un médico veterinario inspector oficial en el establecimiento.
La documentación que ingresa puede ser de varios tipos:
1. Resúmenes de embarque para la elaboración y/o revisión de certificados.
2. Respuestas de cronogramas DIPOA PG 002 RE 008
3. Cartas internas del mismo SENASA o externas sea de otras instituciones, empresas e incluso internacionales.
La correspondencia puede ingresar vía fax, vía correo electrónico, vía ticket o personalmente.
En aquellos casos de que la información se envíe vía fax, el usuario o la persona que envía el documento debe llamar
a la DIPOA y confirmar la recepción del mismo, para lo cual el funcionario que recibió debe sacarle copia al
documento y colocarle el sello de recibido colocando el nombre a puño y letra, utilizando lapicero color azul.
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MONICASANDI LIZANO
La carta debe ser trasladada a la persona a la que viene dirigida la nota. En algunos casos la correspondencia que
ingresa puede venir dirigida al Director o a un Jefe de Departamento y estos pueden delegar la respuesta en alguno
de los coordinadores de área o sobre otro jefe, pero que finalmente el que coloca la firma es para quien iba dirigida en
un inicio.
Es importante recordar que en las instituciones públicas se cuenta con diez días hábiles para dar respuesta a lo que
el usuario solicita.
En caso de que la correspondencia ingrese personalmente, esta debe ser recibida (colocando el nombre de la
persona que recibe) e igualmente trasladada a quien viene dirigida procediendo a dar respuesta en aquellos casos
que se solicite.
Cuando ingrese vía correo electrónico, esta debe confirmarse como recibida cuando se solicite vía electrónica o vía
telefónica. Quien reciba el correo debe trasladar la carta a quien corresponda para dar tramite a la respuesta. Siempre
debe tomarse en cuenta que las notas que se envían por correo electrónico personal del SENASA deben ser
impresas y colocadas en las bandejas de archivo para su resguardo. Bajo ninguna circunstancia las notas de índole
laboral recibidas por correo electrónico deben almacenarse en la computadora del receptor, siempre deben imprimirse
y trasladarse a archivo, ya que esto genera memoria institucional y sobre todo asegura que la información esté
disponible para todos en cualquier momento.
Los cronogramas que se reciban deben ser trasladados a la secretaria para que ella les de un “ingreso” en la base de
datos de auditoría, posteriormente estas deben trasladarse al jefe de Auditoría con el fin de que él supervise que
todas las empresas que fueron auditadas están respondiendo y a la vez cuantificar el tiempo que demora un
establecimiento en contestar después de realizada la auditoría.
Las secretarias al recibir los cronogramas deben verificar que los mismos vengan firmados en color azul, estén
completos y que cumplan con los formatos vigentes disponibles en la web. En caso de que alguno de estos tres
puntos no se cumpla, es deber de la secretaria, informar a la UGC y al jefe del Depto de auditoría para que se tome la
decisión de recibir la información o devolverla.
En caso de que la información recibida se encuentre incompleta, es deber del funcionario público, indicarle qué
información está faltando y que tiene diez días hábiles para hacerla llegar, de lo contrario, el expediente se archiva.
Esta notificación de que se encuentra incompleta, se puede hacer antes de los tres días hábiles de recibida la nota,
en caso contrario de que haya transcurrido ya ese tiempo, el funcionario debe proceder a dar inicio al trámite aún
faltando la información, por lo que se considera crítico para este procedimiento el control de los tiempos de recepción
de la documentación y respuesta.
Una vez revisados por el jefe de auditoría, los cronogramas son trasladados al coordinador de área para que le de
seguimiento a las no conformidades.
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o. Vacaciones
El funcionario debe solicitar a RRHH de la DAF el estudio de vacaciones para poder partir del número correcto de
vacaciones disponibles.
Las vacaciones deben ser solicitadas a las secretarias con el fin de que ellas lleven el control del rebajo de las
mismas.
Estas deben ser firmadas por el Director, y entregadas a recursos humanos para su descuento.
Estas deben archivarse en el ampo denominado “Control de vacaciones”.
p. Viáticos
Una vez realizada la gira, el funcionario debe valorar si cumple los requisitos para el pago de viáticos por parte de la
DAF.
Si los cumple, debe realizar la boleta y entregarla a la secretaria o directamente al Director para que la revisen y la
firmen, una vez firmada la boleta, la secretaria es quien se encarga de sacar copia a la misma y entregarla a la DAF
para su recibido.
Una vez recibida, la secretaria procede a entregar la misma al funcionario para que este la guarde.
q. Pedimentos
Los pedimentos deben llenarse utilizando el formato provisto por la DAF. El cual debe ser llenado por la secretaria de
acuerdo a la necesidad de insumos de trabajo o de acuerdo a la necesidad de algún funcionario.
Este control debe ser firmado por las personas autorizadas a firmar, registradas en la DAF.
Una vez firmado debe sacarle copia y entregarlo en la Administración para que le coloquen el sello de recibido para
posteriormente proceder a archivarla.
r. Uso de equipo tecnológico
El equipo tecnológico de la DIPOA es el siguiente:
1. Dos cámaras fotográficas (una roja y una gris).
2. Tres computadoras personales
3. Dos video proyectores (uno gris y uno blanco).
Para hacer uso de alguno de estos insumos, la persona debe llenar el control: “custodia y control de equipos
tecnológicos” DIPOA PG 023 RE 001.
Una vez utilizado el equipo debe presentarlo a la UGC o a alguna de las secretarias para que se revise que este esté
completo y se haya devuelto en buenas condiciones.
Si todo está completo y en buen estado, se debe colocar la fecha en que se recibe el equipo de vuelta y las iniciales
de la firma de quien recibe.
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El equipo se puede prestar únicamente cuando nadie de la DIPOA va a hacer uso de los equipos.
En caso de daño del mismo, este debe ser reportado al Departamento de tecnología informático (DTI) para su revisión
y arreglo.
Si la Gestora o secretarias no se encuentran para recibir el equipo, este puede ser recibido por cualquier funcionario
de la DIPOA siempre y cuando cumpla lo dispuesto en este procedimiento.
s. Archivo de certificados de exportación
Los médicos veterinarios asignados a unidades periféricas deben asegurar que la copia DIPOA se haga llegar a
oficinas centrales.
Cuando los certificados se firman en oficinas centrales, las secretarias deben apartar el certificado “copia DIPOA“ y
engraparlo junto al resumen de embarque original.
Estos deben colocarse en la bandeja de archivo de la secretaria que esté destinada a la custodia de los certificados.
El archivo se realiza de acuerdo a necesidad de la secretaria mas el máximo de tiempo es mensual.
Los certificados firmados deben ser tabulados en una base de datos que lleva la secretaria encargada de la custodia
de estos y se deben enviar a la UGC mensualmente para realizar el informe de revisión por la Dirección. Cabe
destacar que este control únicamente representa los certificados firmados en las oficinas centrales y no en las
unidades periféricas ni puertos de inspección fronterizo.
Las unidades periféricas y establecimientos en general (cuando hay MVI Regente) deben presentar mensualmente al
Departamento de Regulatorio, el informe de exportaciones. El cual es tabulado por el Departamento de Regulatorio
para rendir el informe del Plan Nacional de Desarrollo.
Los PIF de la Dirección de Cuarentena Animal deben llenar la base de datos provista por la DIPOA y enviar el informe
mensual al Depto. De Regulatorio.
Estos tres insumos dan un total de los certificados emitidos en la Dirección, parámetro que como se mencionó
anteriormente hay que presentarlo en el informe de revisión por la Dirección ya que es un parámetro del Plan
Nacional de Desarrollo.
t.
Base de datos de auditorías de socios comerciales
Cada auditoria que reciba el técnico de la DIPOA a partir del julio del 2012 en adelante debe ser inmediatamente
introducida en la base de datos de control de auditorías de socios comerciales, ya que esta permite evaluar el tiempo
de aprobación a un país, el estatus de cada establecimiento en relación a un socio comercial y el tiempo de respuesta
de las no conformidades de la planta al país.
Los resultados de la base de datos deben presentarse en el informe de revisión por la Dirección.
Una vez utilizada la información por parte del digitador, la misma debe ser trasladada a la secretaria encargada de
archivo para su respectiva y adecuada custodia.
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE
ORIGEN ANIMAL
Rige a partir de:
28/05/2012
Código:
DIPOA-PG-023
Control Documental
Versión 02
Página 12 de 13
Elaborado por: Unidad de Gestión de Calidad
Revisado por: Coordinador de Calidad SENASA
Aprobado por: Director DIPOA
u. Envío del Informe de inspección de decomiso de órganos, canales y animales íntegros consumo local
y exportación
Todas las unidades periféricas de bovinos deben enviar mensualmente al coordinador de área en formato protegido o
PDF los informes de inspección debidamente firmados y sellados por el MVIO. Antes de enviar el informe, es
responsabilidad del MVIO revisar que la información plasmada en los mismos concuerde con la información de otros
registros, con el fin de minimizar la posibilidad de error y que el formato que se envíe sea el vigente y el que se
encuentra disponible en la hoja web del SENASA.
El envío en formato protegido no exenta al profesional de enviar al coordinador una copia en formato no protegido,
con el fin de que la información pueda ser tabulada en la base de datos general llevada por el coordinador de área.
Este formato debe ser enviado vía electrónica al coordinador, con copia a la gestora de calidad. Y el coordinador de
área debe imprimirlos, sellarlos como recibidos y colocarlos en la bandeja de la secretaria para su archivo en el
expediente del establecimiento.
v. Publicación de documentos en la web
Los documentos que se requieran subir a la web, deben ser enviados vía ticket al DTI por medio de la gestora de
calidad. En momentos de ausencia de la gestora, le sustituyen el Director o los jefes de Departamento para poder
enviarlo a subir a la hoja web.
La gestora de calidad debe revisar que los documentos estén cumpliendo los lineamientos pautados en el
procedimiento general SENASA PG 001 antes de dar el aval para solicitar subirse en la web.
La gestora de calidad envía el documento vía correo electrónico al personal de la DIPOA incluyendo al Director,
indicando un tiempo para realizar observaciones, si después de la fecha indicada en el correo no se reciben
observaciones, este se asume aprobado por la contraparte técnica y el Director y se envía para subir a la web.
En algunas ocasiones, en donde se requiere un visto bueno de un documento, más que todo del aspecto técnico, la
gestoría de calidad puede solicitar una reunión a las partes interesadas para revisar el documento y darlo por
aprobado.
w. Base de datos para control de capacitación
La capacitación que reciba cada funcionario debe ser notificada a la UGC con el fin de poder retroalimentar la base de
datos de control de capacitaciones y presentar la evidencia de la capacitación recibida al finalizar el año o de forma
inmediata al recibirla, con el fin de archivar la copia en el expediente del funcionario y actualizar la hoja de
competencia técnica que se encuentra en la web.
La gestora debe actualizar la información y enviarla al DTI para que sea actualizada en la hoja web.
En aquellas capacitaciones que no se cuente con evidencia, debe tratar de anexar una copia de la hoja de asistencia,
si esto no se puede, avisar a la gestoría de calidad, y colocarlo dentro del control de actividades diarias y en la base
de datos.
Es importante que cuando se cuente con la agenda de la capacitación, esta se adjunte como evidencia.
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DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE
ORIGEN ANIMAL
Rige a partir de:
28/05/2012
Código:
DIPOA-PG-023
Control Documental
Versión 02
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Elaborado por: Unidad de Gestión de Calidad
Revisado por: Coordinador de Calidad SENASA
Aprobado por: Director DIPOA
x. Evaluación de desempeño
A final de cada año, el Director debe aplicar la evaluación del desempeño, establecida por la Dirección General del
Servicio Civil (DGSC). Esta debe realizarse bajo los lineamientos establecidos por esta Institución.
Una vez aplicada, esta debe fotocopiarse (2 copias), una copia se entrega a la persona y otra se archiva en el
expediente de gestión.
En este si el Director solicita que algún funcionario reciba capacitación en algún tema en particular, esta debe
notificarse a la UGC para incluirla en el plan de capacitación que se entrega a RRHH.
Es deber de la secretaria conocer los procedimientos indicados por la DGSC para el llenado de las calificaciones, por
lo que el Director debe asegurarse de que en caso de cualquier variación en el procedimiento, los cambios sean
notificados a las secretarias que llenan la información en digital.
y. Otros
Todas las cartas que se emitan de la DIPOA deben ser firmadas y selladas. La tinta de ambos debe ser color azul. La
carta debe tener a la par de la firma, el sello de la DIPOA, el cual es el siguiente:
8. Anexos
NA
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