SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
MACROPROCESO: ADMINISTRAR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO: ADMINISTRAR EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME
CODIGO:
APP-80117-PD-10
VERSION:1.0
Fecha:
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OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la identificación y tratamiento de los productos no
conformes aplicables a los procesos en el Sistema Integrado de Gestión y Control de calidad (SIGCC),
con la finalidad de dar solución atacando las causas que lo originan para prevenir y/o reducir el
impacto en el resultado.
DESARROLLO
1.
IDENTIFICACION
Se considera Producto No conforme (PNC) cuando no se cumplan las actividades y
especificaciones definidas en los planes de calidad de los macroprocesos o bien, cuando se
identifiquen incumplimientos en las actividades programadas en los procesos o procedimientos
que integran (SIGCC).
La identificación se puede aplicar durante el proceso o posterior a la entrega del producto o
prestación del servicio.
El servidor público de la CGR, que identifique el PNC, informará al responsable del proceso de
dicha NC.
Los Productos No Conformes pueden ser detectados por
relacionado con las actividades propias de cada proceso.
cualquier servidor público
Cuando el PNC se identifica después de su entrega y se considera que la situación
representa un problema mayor o cuando la desviación a los requisitos de aceptación sea
recurrente en la prestación del servicio, se puede optar por aplicar medidas para eliminar las
causas del PNC, realizando las acciones con base en el Procedimiento de acciones correctivas,
acciones preventivas y de mejora http://200.93.128.215/cdisc/
2. TRATAMIENTO
Los Productos o servicios No Conformes dependiendo de su razón de ser se podrán tratar de las
siguientes maneras:
Todos los incumplimientos detectados en los procesos, o procedimientos deberán tratarse de tal
forma que se evite afectar negativamente las operaciones subsiguientes, a las especificaciones o
a las prestaciones del servicio o producto.
Realizar acciones para evitar que en el futuro se presenten No Conformidades en los productos o
servicios.
Autorizando su uso bajo concesión por una persona con la autoridad necesaria o pertinente.
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PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME
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Tomando acciones para impedir el uso.
Al igual que con las acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento, debe quedar
evidencia del producto no conforme y de la acción tomada.
Luego de tomar las correcciones o tratamientos al producto no conforme, debe verificarse de
nuevo para demostrar la conformidad con los respectivos requisitos .
Las Acciones deben ser aprobadas por la Oficina de Planeaciòn y registradas en el
aplicativo del PMI, para seguimiento.
3. CONTROL
Diligenciar el Formato vigente de acción correctiva o preventiva
Diligenciar el Formato Control de Producto No Conforme
Una vez se declare el PNC, se deberá reportar a la Oficina de Planeación mediante oficio
Anexando copia del formato.
Registro en el aplicativo PMI
El Responsable de la Dependencia deberá realizar seguimiento a las acciones propuestas.
La Oficina de Planeación llevará control y registro de todos los PNC y tomará esta información
como insumo para evaluación del SIGCC.
GLOSARIO
Acciones a tomar: Son el conjunto de actuaciones que sugiere el funcionario responsable de la
coordinación y/o dirección sobre providencias proferidas por los funcionarios sustanciadores
encaminadas subsanarlas y/o corregirlas.
Concesión: Autorización para utilizar, liberar o aceptar un producto que no es conforme con los
requisitos especificados
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
No Conformidad: Es el incumplimiento de un requisito especificado.
Macroprocesos: Constituye el primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la entidad
debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la misión fijada y la visión
proyectada.
Producto: Resultado de un proceso, (puede significar también servicio).
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PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME
CODIGO:
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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Conjunto de especificaciones relaciones y ordenamiento de las tareas para cumplir
con las actividades de un proceso.
PMI: plan de mejoramiento institucional.
Responsable: Funcionario ejecutor.
Registro: Documento donde se describe la NC (formato).
ANEXOS
Procedimiento de acciones correctivas y acciones preventivas.
Formato de acción correctiva o preventiva (ver aplicativo: procedimiento de acciones correctivas, acciones
preventivas y de mejora http://200.93.128.215/cdisc/
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PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
1. Se procede a verificar el
producto.
INICIO
1. Verificación del
producto
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RESPONSABLE
Servidor Publico
2. Se evalúa si el producto es
conforme con los requisitos
establecidos.
Servidor Publico
2. El producto
es conforme?
NO
3. Si el producto es conforme
se procede a liberarlo.
4. Se corrige y
se verifica
nuevamente
SI
5. Se corrige
4. Si el producto no cumple
los
requerimientos,
se
devuelve al responsable de la
elaboración.
5. Se corrige por parte del
responsable y se verifica por
quien
lo observo. Si se
aprueba se entrega al cliente
o parte interesada.
El producto
es
conforme?
Servidor Publico
Servidor Publico
Servidor Publico
NO
6. Se retiene y
se registra
como NC
6. Si no se aprueba se retiene
y se registra
la NC,
reportando a Planeaciòn.
Servidor Publico
7.
Si el producto no es conforme
con
los
requerimientos,
se
registra como corrección en el PMI
Servidor Publico
8. Se pasa a desarrollo y se corrige el
producto, siendo verificado y validado
nuevamente.
Servidor Publico
6. Hacer entrega al cliente
o parte Interesada
Fin
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PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME
APROBADO POR: ZORAIDA RINCON ARDILA
Directora
FECHA:
12/12 de 2011
CODIGO:
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Fecha:
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