ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA
Rev: 1
Fecha: 21/12/06
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PO.05 (REG)
ENTRADA DE DOCUMENTOS POR
VENTANILLA
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Puesto:
Jose Manuel Ocaña Barba
Puesto:
Comisión de Revisión
Puesto:
Comisión de Expertos del Área
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha: 10-01-200
Fecha: 21-12-2006
Fecha: 18-12-2006
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TÍTULO: ENTRADA DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA
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ÍNDICE
1.
OBJETO ..................................................................... 3
2.
ALCANCE................................................................... 3
3.
PROCESO.................................................................. 3
3.1
Diagrama de Flujo ...................................................... 4
3.2
Explicación del proceso .............................................. 5
4.
INDICADORES........................................................... 7
5.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ..................... 7
6.
RESPONSABILIDADES ............................................. 8
7.
REGISTROS .............................................................. 9
8.
ANEXOS..................................................................... 9
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OBJETO
El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de
actuación rápido y eficaz en el tratamiento de la documentación
presentada por los ciudadanos personalmente en las oficinas de
Registro de la Universidad de Castilla-La Mancha.
ALCANCE
Este procedimiento afecta a la Unidad de Información y
Registro, con sede en el Rectorado, a los Registros Auxiliares de los
Vicerrectorados de los cuatro Campus y a los Registros Auxiliares de
todos los Centros, Departamentos e Institutos Universitarios.
PROCESO
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1. DIAGRAMA DE FLUJO
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EXPLICACIÓN DEL PROCESO
1. Entrada de Documentación
Los
ciudadanos
pueden
presentar
la
documentación
que
consideren oportuna en los distintos registros de la Universidad de
Castilla-La Mancha. Ante la presentación de documentos por parte
del ciudadano, el encargado de la oficina de Registro, esta
obligado a recibir dicha documentación y comprobar que se ajusta
a la petición formulada.
2. Comprobar la documentación presentada
El encargado de la oficina de registro comprueba que la
documentación entregada cumple todos los requisitos necesarios
para su registro y que esta documentación se acompaña de
documentación adjunta, se comprueba que lo consignado en el
escrito corresponde con la documentación presentada.
3. ¿Compete a la Universidad?
Si la documentación presentada por el ciudadano no es de la
competencia de la Universidad de Castilla-La Mancha, el
encargado de registro deniega la entrada de esa documentación
en el Registro de la Universidad. Ante esta circunstancia el
ciudadano puede optar por solicitar diligencia.
Ante esta petición el encargado de Registro elabora la diligencia
solicitada por el ciudadano y se dará por terminado el
procedimiento.
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4. ¿Presenta solicitud el ciudadano?
En el caso, que el ciudadano no presente junto a la
documentación la solicitud correspondiente, se le facilita por el
encargado de registro el modelo de instancia-modelo (ANX 05-04)
necesaria que debe acompañar a su documentación.
5. ¿Cumple los requisitos?
En el caso que cumpliera con todos los requisitos el encargado de
Registro registra de entrada y sella la documentación presentada
por el ciudadano.
En caso negativo,
el ciudadano subsana la documentación
presentada, asesorado por el personal de Registro. Así mismo, el
interesado entrega la documentación en ese mismo registro o en
otro para que sea comprobada de nuevo.
6. ¿Adjunta copia de la documentación?
Es recomendable que el ciudadano presente fotocopia de toda la
documentación entregada en el Registro.
Si el ciudadano presenta esta copia, el encargado de registro
procede directamente al sellado de la misma. En caso negativo, el
encargado de registro fotocopia el documento para que el
ciudadano disponga de una copia de la documentación entregada
y se sella la misma.
7. ¿Solicita certificado de presencia?
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Si el ciudadano solicita un certificado de presencia en el Registro,
el encargado de la Oficina de Registro deben expedir certificados
de presencia en el registro (ANX 05-02).
En caso de que el
ciudadano no solicita el certificado se da por terminado el
procedimiento.
4.
INDICADORES
Indicador
Nº
de
presentada
Responsable del
Control
Frecuencia
de Control
Responsable
de Registro
Diario
Responsable de
Registro
Diario
documentación
Nº de Solicitudes tramitadas
5.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
−
Ley Orgánica 4/2001, de 12 de noviembre, reguladora
del derecho de petición.
−
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común. Real Decreto 772/1999, de 7 de
Mayo, por el que se regula la presentación de
solicitudes,
escritos
y
comunicaciones
ante
la
Administración General del Estado, la expedición de
copias de documentos y devolución de originales y el
régimen de las oficinas de registro
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Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se
regulan los Servicios de Información Administrativa y
Atención al Ciudadano.
−
Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se
regula
la
utilización
de
técnicas
informáticas
y
telemáticas por la Administración General del Estado.
−
Resolución del Secretario General de la UCLM de 28 de
mayo de 2002.
−
Orden de 27 de septiembre de 1999, por la que se
aprueba el Manual de Imagen Institucional de la
Administración General del Estado y se dictan normas
de desarrollo del Real Decreto 1465/1999, por el que se
establecen criterios de Imagen Institucional y se regula la
producción documental y el material impreso de la
Administración General del Estado.
6.
RESPONSABILIDADES
−
Subdirector de la Unidad de Información y Registro,
como responsable de la Unidad encargada de la gestión
diaria de la documentación, así como responsable del
Registro del Rectorado .
−
Directores de la Unidad de Gestión Administrativa y
Servicios de cada Campus, en lo concerniente a los
Registros Auxiliares existentes en los Vicerrectorados de
Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Toledo.
−
Secretarios de Centros, Departamentos e Institutos
Universitarios en lo relativo a los Registros Auxiliares de
sus respectivas dependencias.
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7. REGISTROS
Responsable
Lugar de
Archivo
Tiempo
Mínimo
Subdirector
Unidad
Soporte
Informático
Permanente
Ejecutivo/Auxiliar
Archivo Excel
Mensual
Archivo Unidad
Subdirector
Unidad
Soporte Papel
5 años
Archivo Unidad
Subdirector
Unidad
Soporte Digital
Permanente
Registro
SiGRES
Panel de Actividad
8. ANEXOS
ANX-05-01
Certificado acreditativo de la presentación de
un documento de Entrada en cualquiera de las
oficinas de Registro de la UCLM.
ANX-05-02
Certificado de presencia de ciudadanos en
cualquiera de las oficinas de Registro de la
UCLM.
ANX-05-03
Modelo de documento adelantando a la Unidad
competente para resolver, de una solicitud
presentada en cualquiera de los Registros de la
UCLM.
ANX-05-04
Instancia Modelo-Estándar para uso común en
la presentación de solicitudes en los Registros
de la UCLM.
ANX-05-05
Modelos normalizados de solicitudes cuando se
trate de procedimientos que impliquen la
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posibilidad
de
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concurrencia
masiva
de
ciudadanos.
ANX-05-06
Modelo de oficio de remisión de documentación
registrada de Entrada con destino a otras
Administraciones Públicas.
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ANEXO 05-01
Certificado acreditativo de la presentación de un documento de
Entrada en cualquiera de las oficinas de Registro de la
Universidad de Castilla-La Mancha
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ANEXO 05-02
Certificado de presencia de ciudadanos en cualquiera de las
oficinas de Registro de la Universidad de Castilla-La Mancha
ANEXO III
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ANEXO 05-03
Modelo de documento adelantando a la Unidad competente
para resolver, de una solicitud presentada en cualquiera de los
Registros de la Universidad de Castilla-La Mancha
ANEXO IV
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ANEXO 05-04
Instancia Modelo-Estándar para uso común en la
presentación de solicitudes en los Registros de la Universidad
de Castilla-La Mancha.
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ANEXO 05-05
Modelos normalizados de solicitudes cuando se trate de
procedimientos que impliquen la posibilidad de concurrencia
masiva de ciudadanos.
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ANEXO 05-06
Modelo de oficio de remisión de documentación registrada de
Entrada con destino a otras Administraciones Públicos