salida de documentos - Universidad de Castilla

Rev: 1
Fecha: 21/12/06
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
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PO.10 (REG)
TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS
SALIDA DE DOCUMENTOS
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Puesto:
Ana Maria de la Fuente Romero
Puesto:
Comisión de Revisión
Puesto:
Comisión de Expertos del Área
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha: 10-01-200
Fecha: 21-12-2006
Fecha: 18-12-2006
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS
Rev:1
FECHA: 21/12/06
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PO.10 (REG)
ÍNDICE
1.
OBJETO ..................................................................... 3
2.
ALCANCE................................................................... 3
3.
PROCESO.................................................................. 3
3.1
Diagrama de Flujo ...................................................... 3
3.2
Explicación del proceso .............................................. 3
4.
INDICADORES ................................................................. 8
5.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ..................... 3
6.
RESPONSABILIDADES .................................................. 9
7.
REGISTROS…………………………………………….. 9
8.
ANEXOS ..................................................................... 10
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
TÍTULO: SALIDA DE DOCUMENTOS
1.
Rev:1
FECHA: 21/12/06
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PO.10 (REG)
OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto explicar el registro de salida
de documentos.
2.
ALCANCE
Este procedimiento afecta a todas las Unidades/Órganos de
Gobierno del Rectorado y en especial a la Unidad de Información y
Registro, que es la encargada de efectuar el control de la
documentación procedente de estas Unidades/Órganos y dirigida al
exterior.
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
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3.
PROCESO
3.1
DIAGRAMA DE FLUJO
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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
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EXPLICACIÓN DEL PROCESO
1. Entrega de documentos por Unidades.
La Unidades y Órganos de Gobierno del Rectorado
remiten a la Unidad de Información y Registro los documentos
que tienen que ser registrados de salida y enviados a los
diferentes usuarios de la UCLM.
El horario de entrega de documentación por parte de las
Unidades/Órganos de Gobierno para dar registro de salida es de
9 a 14:30 h. y de 16:30 a 19:30.
2. La Unidad comprueba que los documentos pueden ser
registrados.
No pueden ser registrados:
- Documentos meramente protocolarios, como saludas,
invitaciones y otras comunicaciones no oficiales.
- La documentación complementaria que acompañe al
documento que es objeto de registro.
- Los escritos o comunicaciones internos de la Universidad
de Castilla-La Mancha, generados fuera de todo procedimiento
administrativo, con finalidad recordatoria o divulgativa, dirigidos a
los miembros de la comunidad universitaria o a un sector de los
mismos.
Se comprueba que el documento es correcto.
Si no se puede registrar o hay algún error se devuelve a la
Unidad/Órgano de Gobierno emisor para su rectificación. Una vez
corregido el documento se remite de nuevo a la Unidad de
Información y Registro.
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3. Los documentos que se van a registrar de salida pueden ser
de dos tipos:
•
Únicos: Diferente contenido y destinatario. Si es un
documento único se anota en la aplicación informática.
•
Grupos
iguales:
Mismo
contenido
y
diferentes
destinatarios. Se genera un lote de envío y se remite a los
destinatarios correspondientes (véase procedimiento de
Gestión
del
registro
de
documentos
idénticos
con
destinatarios múltiples).
4. Anotar en la aplicación informática.
Se anota el documento en la aplicación informática
SIGRES (ANX-10-01). Esta anotación incluye los siguientes
datos:
-
La
Unidad/Órgano
de
Gobierno
que
remite
el
documento.
-
El destinatario: Individual (nombre, apellido, dirección)
o institución (organismo, cargo, dirección).
-
El número de salida general de la UCLM y el número
de salida correspondiente al Rectorado o a Servicios
Generales (ambos conforman los dígitos de control del
documento).
-
La fecha y la hora del registro.
-
El tipo de documento (oficio, instancia, factura, informe,
recurso…).
-
Breve resumen del contenido.
5. Sellado.
En el documento se plasma un sello donde constan los
siguientes datos: los dígitos de control de salida, la fecha y la hora
(ANX-10-02). Se sella también la copia del documento.
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6. Introducir de originales en sobre y cierre.
Los documentos originales se guardan en sus sobres y se cierran
convenientemente.
7. Entregar originales a la Unidad de Servicios
Se remiten a la Unidad de Servicios que es la encargada de
hacerlos llegar a sus destinatarios por distintos medios: Correos o
Mensajería.
8. Deposito de copias en la Unidad de Registro
La Unidad de información y Registro archiva las copias de los
documentos registrados de salida en las carpetas de las diferentes
Unidades/Órganos de Gobierno para su posterior entrega a las
mismas.
4.
INDICADORES
Responsable
del Control
Frecuencia
de Control
Nº documentos entregados
Encargado de
Registro
Diario
Nº documentos que se pueden registrar
Encargado de
Registro
Diario
Nº documentos únicos
Encargado de
Registro
Diario
Indicador
Nº de documentos grupos
Encargado de
Registro
Diario
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DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
−
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común.
−
Resolución del Secretario General de la Universidad de
Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que
se dan instrucciones provisionales en relación con el
funcionamiento
de
los
registros
oficiales
de
la
Universidad de Castilla-La Mancha, hasta que se
apruebe el reglamento de registro de documentos.
−
Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se
regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas
y telemáticas por la Administración General del Estado.
6.
RESPONSABILIDADES
−
Subdirector de la Unidad de Información y Registro,
como responsable de la Unidad encargada de la gestión
de la documentación oficial que diariamente sale del
Registro General del Rectorado.
−
El Coordinador de la Unidad de Servicios de la UCLM,
como
responsable
de
la
gestión
diaria
de
la
documentación que se envía a través de la Oficina de
Correos y las empresas de Mensajería. Así como del
reparto de documentación a los Centros de la UCLM en
el Campus de Ciudad Real.
−
Directores de las Unidades y Órganos de Gobierno del
Rectorado como responsables de la documentación de
salida.
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REGISTROS
Responsable
Lugar de
Archivo
Tiempo
Mínimo
Subdirector
Unidad
Soporte
Informático
Permanente
Ejecutivo/Aux.
Administrativo
Archivo Excel
Mensual
Archivo Unidad
Subdirector
Unidad
Soporte Papel
5 años
Archivo Unidad
Subdirector
Unidad
Soporte Digital
Permanente
Registro
SIGRES
Panel de Actividad
8.
ANEXOS
ANX-10-01
Asiento en SIGRES de un registro de salida
único.
ANX-10-02
Sello de registro de Salida
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ANEXO-10-01
Asiento en SIGRES de un registro de salida único.
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ANEXO-10-02
Sello de registro de Salida
.
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