SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Marcelo Claudio Périssé
INTRODUCCIÓN
En estos últimos años, el concepto de sistemas pasó a formar parte del pensamiento
y del vocabulario de todos los profesionales; incluidos aquellos profesionales
capacitados en administración. Es así que el pensamiento en términos de sistemas
pasó a desempeñar un papel dominante en el campo de la empresa; tanto es así, que
a través del tiempo fueron apareciendo nuevas profesiones y empleos con nombres
tales como los de proyectos de sistemas, análisis de sistemas, Ingeniería de sistemas
y muchos otros más.
Estos nuevos profesionales, conjuntamente con el desarrollo y la implementación de
la tecnología informática (hardware, software y comunicaciones), son el verdadero
núcleo de una nueva tecnocracia, que están en constante acción creando un mundo
nuevo.
La tecnología fue llevada a pensar, bajo nuevos paradigmas, ya no en términos de
máquinas o procesos aislados sino en términos de SISTEMAS. De este modo, se
volvió necesario un enfoque sistémico; según Bertalanffy este enfoque supone, dado
un cierto OBJETIVO, el descubrimiento de los medios y modos que lleven a su
relación. Este enfoque requiere de un profesional capacitado en sistemas o de un
equipo de especialistas (pues difícilmente una sola persona pueda comprender la alta
complejidad de ciertos sistemas), para examinar las soluciones posibles y elegir
aquellas que prometen tener carácter satisfactorio con máxima eficiencia y mínimo
costo en una red altamente compleja de interacción. Pues bien, todo esto requiere de
técnicas, equipamientos y de profesionales capacitados para el uso de estas
metodologías y herramientas.
Para tener una mejor compresión del tema sería bueno esclarecer los términos de:
Sistema, dato e información; pues son estos los elementos básicos que conforman el
concepto de Sistemas de Información.
SISTEMAS
Estamos pues en condiciones de definir “sistemas” como un conjunto de elementos
en interacción; tal cual fuera desarrollada por L. Von Bertalanffy.
Dado que los sistemas están integrados por un conjunto de elementos que trabajan
agrupadamente para el objetivo general del todo; el enfoque de sistemas es
simplemente una manera de pensar acerca de estos sistemas totales y de sus
componentes; por lo tanto el pensamiento tiene fundamental intervención; y el
enfoque de sistemas modificará algunos procesos mentales típicos y requerirá de
algunas modificaciones radicales del razonamiento. Por ejemplo, intente explicar el
funcionamiento de un automóvil de dos maneras diferentes: Una detallando sus
partes componentes como un conglomerado de partículas y piezas, y la segunda
describiendo o pensando para qué sirve el automóvil y acerca de su función; y podrá
notar, en esta segunda manera de pensar, una mejora del razonamiento. Lo que
queremos decir es que este proceso de pensar, en función de sus objetivos y la
relación entre las partes componentes, permite una mejor conceptualización.
Para obtener una mejor comprensión de los sistemas son presentadas algunas
apreciaciones de diferentes pensadores:
Según Dias Gazemato; los sistemas aparecen en nuestro mundo siempre
estructurados en jerarquías; por lo tanto, normalmente un sistema siempre puede ser
descompuesto en sistemas menores denominados Sub-sistemas y estos en procesos
y procedimientos (todo esto es bajo el análisis del observador). Por otro lado,
siempre es posible asociar determinados sistemas a un sistema mayor, del cual él es
parte integrante.
Rusel Ackoff, recomienda la factorización de los sistemas en tantas partes como sea
necesario para poder estudiar y comprender el sistema en análisis.
Churchmann; sugiere que, cuando se piense en sistemas, se deben tomar en cuenta
cinco consideraciones básicas:
1. - Los objetivos totales del sistema; son los que fijan los límites, o medida de
actuación, que permitirán conformar un modelo para su estudio.
2. - El ambiente del sistema; es el entorno, o lo que está afuera, del sistema.
3. - Los recursos del sistema; son los insumos que él puede tomar de sí o del medio
ambiente para atender a los objetivos.
4. - Los componentes del sistema; son los elementos que conforman el sistema, sus
actividades, sus finalidades y sus medidas de rendimiento.
5. - la administración del sistema; engloba a los métodos, a las personas y a los
componentes, que los recursos del sistema utilizan para atender a sus objetivos.
Estas apreciaciones tienden a buscar que la conformación de un sistema sea una
entidad investigable o que según sea el caso actúe como modelo; y que Según Sowa
, el propósito de todo modelo es el de relacionar las cosas y al pensar en ellas,
nuestro pensamiento comienza a estructurarse y es así que podremos describir el
funcionamiento de un sistema.
CLASIFICACIÓN.
Una manera de clasificar a los sistemas puede ser en dos categorías:
1. Sistemas naturales y;
2. Sistemas hechos por el hombre.
Los sistemas naturales son encontrados en la naturaleza, y en general, sirven a sus
propios propósitos, propósitos estos que cuando el observador no alcanza a
conocerlos debe como mínimo definir su comportamiento (El sistema circulatorio es
de objetivos conocido, el sistema solar es de objetivo desconocido). Estos sistemas
pueden ser divididos en dos categorías básicas: sistemas físicos y sistemas vivos. Los
sistemas físicos como el sistema estelar, el sistema geológico o el sistema molecular
son constantemente estudiados por el hombre y para alcanzar su comprensión debe
desarrollar otros sistemas. Los sistemas vivos, como los sistemas animales y los
sistemas vegetales, pueden ser utilizados para una mejor compresión de los sistemas
hechos por el hombre a través de analogías (pájaros- avión, sol – lámpara,
inteligencia artificial – redes neuronales).
Dentro de los sistemas hechos por el hombre encontramos, entre otros a: los
sistemas sociales (organizaciones de leyes, doctrina, costumbres); los sistemas de
transporte (redes ferroviarias, canales, líneas aéreas, petroleros); los sistemas de
comunicaciones (teléfono, Internet, señales de comunicación manual de operadores
de bolsa), los sistemas financieros(contabilidad, inventario, control de stock).
Hoy la mayoría de esos sistemas usan computadoras y en verdad difícilmente se
puede pensar que estos sistemas puedan evolucionar en ausencia del computador, es
casi imposible penar en un sistema bancario eficiente sin la utilización de
computadores. Y esto lleva a otra subclasificación de los sistemas hechos por el
hombre, que son los sistemas automatizados; siendo estos sistemas lo que
interactúan o son controlados por uno o mas computadores.
Otro criterio utilizado para la clasificación de los sistemas, está basado en el
conocimiento que se tenga sobre su comportamiento y es el de:
1. Sistemas deterministas y;
2. Sistemas probabilistas.
Un sistema determinista es aquel en el cual las partes interactúan en forma
perfectamente predecible; nunca hay dudas sobre el comportamiento del sistema.
Dado un último estado del sistema y el programa de información, por definición de su
estructura dinámica, siempre se puede predecir, sin ningún peligro a equivocarse, su
estado siguiente.
Un sistema probabilista, por otra parte, es uno acerca del cual no puede precisarse
con predicción exacta y detallada, ni su comportamiento ni su estado siguiente.
Cuando tanto el comportamiento como los resultados de un sistema responden a
algún algoritmo con una distribución de probabilidades conocida, el sistema es
denominado de riesgo. A diferencia de lo anterior, si se carece de esta probabilidad
asociada serán predicciones ante incertidumbre.
DATO E INFORMACIÓN
Muy frecuentemente es confundido el concepto de dato y el de información, utilizando
indistintamente el concepto de uno u otro.
Consideremos pues a un dato, como la representación simbólica de un hecho; el dato
es el elemento fundamental que al ser procesado se transforma en información.
Dado que un hecho no es la observación de un evento por casualidad, sino, una
afirmación empíricamente verificable; es preciso representarlo a fin de poder medir y
evaluar los acontecimientos.
Así como Galileo cambió el concepto de “Fuerza” de Aristóteles, así como el cálculo
diferencial de Newton y sus leyes evolucionó las afirmaciones de Galileo; también en
la administración fue necesaria, para el estudio de la productividad, la representación
simbólica; siendo que el mismo hecho fue observado y medido de distintas formas en
cada una de las escuelas de administración: Tal fue el caso de Taylor, estandarizando
los movimientos de los obreros; Fayol observando los eventos y dictando normas o
principios para garantizar su comportamiento futuro dentro de parámetros
establecidos; Elton Mayo en la búsqueda de indicadores que permitan medir la
motivación, detectando a la variable de atención a la persona y al grupo; Ackoff con
la utilización de la Investigación operativo y H. Simon con los procesos para la toma
de decisiones y sus aspectos motivacionales. O sea, un mismo símbolo puede tener
mas de un significado, dependiendo de quien lo esté analizando.
Sin querer extenderme demasiado sobre el tema, solamente pensemos en las dos
maneras más conocidas de interactuar con un computador; una es a través del
sistema MS-DOS, por el cual se deben recordar reglas (Copy a:, Rename, Print, etc.);
y la otra es a través del Windows, en la cual se deben interpretar metáforas (para
cada operación existe un botón).Y para la mayoría de los usuarios es más fácil
interpretar una metáfora que recordar una regla y es mas fácil señalar que escribir.
Mientras tanto, la información también consiste en símbolos que representan hechos,
pero que se diferencian de los datos en su utilidad. O sea que la diferencia entre dato
e información no es estructural sino funcional, y como el concepto de utilidad es
relativo en función de lo que puede ser útil para una persona no lo es para otra, se le
asigna a la información los siguientes atributos:
• Origen o conocimiento de la fuente de datos;
• Temporalidad u horizonte de tiempo (presente o futuro).
• Forma o nivel de detalle apropiado a su uso y precisión.
• Exactitud o conocimiento del intervalo de confianza.
Estos atributos le asignan a la información las siguientes propiedades:
• Relevancia; propiedad de satisfacer algún tipo de necesidad y quien le asignará una
unidad de medida de útil
• Oportunidad; propiedad de poder mantener su grado de utilidad en un período de
tiempo dado;
• Integridad; propiedad de mantener su utilidad en función de su completitud.
Con el fin de demostrar la importancia de saber comprender los significados de dato e
información y su utilización en los estudios de investigación bajo el enfoque (método
de estudio) sistémico, se presenta la opinión de dos notables Investigadores.
Albert Einstein solía decir que “LA EXPLICACIÓN INTUITIVA MAS OBVIA ES CON
FRECUENCIA LA EXPLICAICÓN EQUIVOCADA”.
Compartiendo estos conceptos Ackoff decía que “ EN LA MAYORÍA DE LOS
PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS EXISTEN ALTAS POSIBILIDADES PARA ESPERAR
QUE EXPEIENCIA, MAS BUEN TINO, MAS INTUICIÓN, IMPLIQUEN BUENAS
ADIVINACIONES, ASÍ SE CUENTE CON LA INFORMACIÓN PERFECTA".
SITEMAS DE INFORMACIÓN.
Un sistema de información es cualquier sistema que maneje datos, observando el
aprovisionamiento de informaciones (con el fin de proveer información).
Según Mason y Mitroff observan que la definición mas genérica de información viene
de la filosofía: Información es el conocimiento con el propósito de tomar una acción
efectiva. A partir de esto propone la siguiente definición para sistemas de
información: Un sistema de información consiste de por lo menos una persona, con
un cierto TIPO PSICOLOÓGICO en fase de un PROBLEMA dentro de un CONTEXTO
ORGANIZACIONAL que necesita de un sistema generador de EVIDENCIA para llegar a
una solución (esto es, para seleccionar algún tipo de acción), y que esa evidencia es
disponible para él a través de algún MODO de presentación. Las palabras en énfasis
(negrita), dada por los autores, muestran las palabras - llaves que comprenden un
sistema de información.
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)
Existen diversas definiciones para un SIG, y cada una de ellas está de cierta manera
influenciada por la filosofía particular y por la estrategia del proyecto utilizado por
aquellos que son responsables del buen desempeño del SIG en una situación
particular.
Isaias custodio coloca inicialmente de manera genérica que, el proceso de
transformación de datos en información se caracteriza como un sistema de
información y cuando ese proceso está volcado para la generación de información que
es utilizada en el proceso decisorio de la empresa, se dice que ese sistema es un
Sistema de Información Gerencial (SIG).
Según A.F. King, SIG es un sistema que provee a los gerentes de todos los niveles y
de todas las funciones, informaciones de todas las fuentes relevantes que son
necesarias al gerente para tomar decisiones efectivas y oportunas en el
planeamiento, dirección y control de las actividades por las cuales ellos son
responsables.
Davis y Olson definen al sistema de información como un sistema integrado, que
utiliza un computador para proveer informaciones que den soporte a las operaciones,
al gerenciamiento y a las funciones de toma de decisión en la organización. El sistema
utiliza hardware (computadoras), software (programas de computación), base de
datos, procedimientos manuales, modelos para el análisis, para planeamiento, para el
control y para la toma de decisión.
Según Emery, las principales características de un SIG son:
Ser parte de las actividades de la organización; un SIG bien proyectado, se vuelve
parte integrante de las actividades de la organización, en todos sus niveles.
Estar basado en tecnología de computación; un SIG es ciertamente mucho mas que
un conjunto de procesos computarizados por lo tanto un SIG que no esté basado en
parte por tecnología informática, o es relativamente simple o fue proyectado
precariamente.
Ser un sistema Hombre - maquina; un SIG bien proyectado interrelaciona tareas
entre hombres y máquinas en forma eficiente.
Ser una colección de subsistemas; un SIG está compuesto por una colección de
subsistemas; y el grado de conexión entre esos subsistemas es variado (puede ser
mas fuerte o mas débil), según sea, el nivel de integración técnica y económica más
adecuado. Un sistema integrado de datos electrónicos (EDI) es útil para toda
empresa cualquiera sea la situación de su cultura organizacional.
Ser adaptable a necesidades de cambios; Un SIG bien diseñado debe responder
continuamente a las necesidades de cambios y avances tecnológicos.
CLASIFICACIÓN DE LOS SITEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL.
Una manera de clasificar a los sistemas de información gerencial (SIG), es por el nivel
jerárquico de los usuarios y tipo de decisión.
El esquema desarrollado por Anthony sobre los niveles jerárquicos de decisión en la
organización: Planeamiento Estratégico, control Gerencial y control Operacional,
provee los elementos para una clasificación de los sistemas por niveles jerárquicos y
para cada uno de ellos los sistemas se denominan de la siguiente manera:
1- Sistemas expertos.
2- Sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
3- Procesamiento de datos
Figura 1
Procesamiento de datos; son aplicables a problemas estructurados donde hay metas
bien establecidas, se pueden especificar los datos necesarios, hay procedimientos
estándar para el cálculo de una solución y no se requieren de estrategias complejas
para generar y evaluar alternativas. Los problemas totalmente estructurados son
computables y es posible decidir si se justifica proceder a computarlos, teniendo en
cuenta la suma de tiempos y recursos que se requieren.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones; A medida que nos alejamos de los
problemas totalmente estructurales, nos ponemos en contacto con los complejos
problemas que se presentan diariamente en las organizaciones. Frente a estos, los
procedimientos estándar son útiles pero no suficientes, ya que los datos pueden ser
insuficientes y sólo hay un entrenamiento parcial de las metas y las restricciones.
En estos casos la computadora ejecuta las partes bien conocidas del camino a la
solución, mientras que los seres humanos proponen metas, usan su intuición y
aplican sus conocimientos generales para formular los problemas, modificar y
controlar las vías de solución e interpretar los resultados. Los usuarios humanos
pueden introducir o modificar datos, procedimientos o metas, y usar su conocimiento
de todos esos factores para decidir acera de las estrategias para la solución de
problemas.
Sistemas expertos; es en el de que pueda codificarse lo esencial del conocimiento
necesario para una solución flexible. Los sistemas que los resuelven son los
denominados sistemas expertos. Si se utilizan las técnicas de programación de la
Inteligencia Artificial (como reglas de producción y esquemas), con los sistemas
expertos pueden codificarse algunas metas, reglas heurísticas y estrategias de la
misa forma de las que se usan habitualmente en la solución de problemas, pero que
antes eran muy difíciles de abordar con programas tradicionales de computación.
Estas técnicas permiten diseñar sistemas que no se ciñen precisamente a
procedimientos estándares, sino que siguen estrategias flexibles para la solución de
problemas, en las cuales se explora un número de alternativas posibles antes de
elegir una solución.
Otra, manera de abordar la estructura conceptual, para los sistemas de información
genrencial, es desde los trabajos de Gorry y Scott Morton , en el que relacionan el
trabajo fundamental de Herbert.A.Simon sobre la decisión estructurada y no
estructurada con el planeamiento estratégico, control gerencial y control operacional
de Anthony. Simon divide la toma de decisiones en tres fases: Inteligencia Diseño y
Elección; en una decisión estructurada las tres fases son totalmente inteligibles y
computables por el decisor humano, por lo cual esa decisión es programable. En una
decisión no estructurada no hay pleno entendimiento de una o algunas de esas fases.
Henry C. Lucas también toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos
tipos de sistemas para definir una implementación exitosa, de sistemas de
información computarizados.
La siguiente tabla muestra la estructura conceptual de Gorry y Scott Morton.
Control operacional
Control Gerencial
Planeamiento
Estratégico
Cuentas a Cobrar
Ingreso de pedidos
Estructurado
Control de
Inventarios
Análisis
presupuestario
costos proyectados
Ubicación de
depósitos y fabricas
Presupuesto a corto
plazo
Administración de
Semi-estructurado
Programación de la
Producción
fondos Preparación
del presupuesto
Análisis de Varianza
presupuesto total
Fusiones y
Absorciones
Planeamiento de
nuevos productos
No-estructurado
Sistema PERT y de
Costos
Planeamiento de
Ventas y Producción
investigación y
desarrollo
Para concluir queremos destacar que una correcta conceptualización permitirá
abordar, de forma eficaz y eficiente, todos aquellos proyectos que incluyan personas,
equipamientos de hardware y software, enfocados en obtener uno o más resultados
deseables sobre un sistema de información gerencial.
No importa el nivel del proyecto informático; tanto sea una mejora o un cambio de
programas, o bien el remplazo de un sistema, lo más importante es lograr
comprender los requerimientos de las personas que precisan de un sistema de
información determinado, a fin de cumplir correctamente con sus actividades.
BIBLIOGRAFÍA:
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• Henry C. Lucas Jr., Sloan Management Review, invierno 1978, pg. 39; The
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• Herbert Simon, A capacidade de Decisao e de Liderança
• Isaias Custodio; Avaliaçao de sistemas de informaçao
• Joa Dias de Queiros, metodologia para elaboraçao de proposta de desenvolvimento
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• Kuhn Tomas, Revolución del pensamiento científico.
• Ludwing von Bertalanffy, Teoría General de sistemas
• Martin, J. Conceptual Strucutres: Information Processing in Mind and Machine.
Addison Wesley, California 1984.
• Olga Maria Zulke de Miranda; a Implementaçao da Tecnologia da infromçao em um
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1992,segunda edición.Sistemas expertos: el próximo desafío para los gerentes, Fred
L luconi , Thomas W. Malone, Michaels s. Scott Morton, Administración de empresas
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• Yourdon E., Análise Estruturada Moderna, Editora Campus 1990
• Zwicker Ronaldo, Aprendizagem e Uso de Sistemas. Anais do XXIV Congreso
Nacional de Informática, Sao Paulo, 1991