Términos de Referencia para la Contratación de

PROGRAMA DE ASIGNACIÓN FAMILIAR
Unidad Coordinadora de Proyectos (UCP/PRAF)
Proyecto de Protección Social en Apoyo al Programa Bono 10,000 (IDA 4774-HO)
Términos de Referencia para la Contratación de un Consultor Individual
para el Diseño, Desarrollo e Implantación del Sistema de Monitoreo
Operativo de la UCP/PRAF
I.
Antecedentes
El proyecto de Protección Social en Apoyo al Programa Bono 10,000 es financiado por el Banco Mundial, a
través del crédito IDA 4774-HO, mediante el Programa de Asignación Familiar (PRAF), el que cuenta con la
Unidad Coordinadora de Proyectos (UCP/PRAF) como ente administrador de la co-ejecución del proyecto. Este
proyecto tiene como objetivo general crear y ampliar las capacidades en educación, salud y nutrición e
incrementar el ingreso de las familias en extrema pobreza mediante la entrega de transferencias monetarias con
corresponsabilidad. El Proyecto apoyará el objetivo del Gobierno para construir un sistema de protección social
con mayor integralidad, principalmente mediante el mejoramiento de la capacidad institucional para diseñar e
implementar un programa de Transferencias Condicionadas (CCT). Dentro de este contexto, los objetivos de
desarrollo del Proyecto son: (i) fortalecer la capacidad institucional de la Secretaria de Estado del Despacho de la
Presidencia y de la agencia PRAF para administrar y manejar un programa CCT a través del desarrollo de
mecanismos e instrumentos para establecer quiénes son los beneficiarios del Programa, el cumplimiento de las
corresponsabilidades, realizar el monitoreo, otorgar las transferencias monetarias y garantizar la transparencia
en la operación del Programa; y, (ii) aumentar la asistencia escolar entre los estudiantes de los grados 1 a 6, y la
utilización de servicios de salud preventiva de las familias que participan en el Programa CCT.
Sobre el objeto de la consultoría, y con base al objetivo de desarrollo (i) del proyecto, se requiere de una
herramienta facilitadora para el monitoreo y seguimiento integral de todos los programas y proyectos
ejecutados por la agencia PRAF, sean estos financiados a través de convenios de financiamiento de fondos
externos, a saber: Banco Mundial (IDA 4774-HO), Banco Interamericano de Desarrollo (2096/BL-HO, 2372/BLHO), y Banco Centroamericano de Integración Económica (No.2540), o bien Programas y Proyectos ejecutados a
través de fondos nacionales, entre ellos, el Programa de Compensación Social y el Programa Complementario
Productivo.
La norma de un sistema de monitoreo operativo establece que el mismo deberá responder a los siguientes
objetivos: i) facilitar el monitoreo de actividades y resultados de los programas y proyectos en ejecución; ii)
proporcionar una base para la toma de decisiones sobre ajustes necesarios y mejoras de los programas y
proyectos en ejecución; iii) promover la eficacia y eficiencia en el uso de recursos (humanos, tiempo, y
logísticos, entre otros) y; iv) documentar, proporcionar consejo y diseminar las lecciones aprendidas.
La Matriz de Marco Lógico de los programas y proyectos provee los indicadores de desempeño para la
implementación de los mismos, junto con sus correspondientes medios de verificación. Esta matriz junto con los
convenios de préstamos, donde se establecen las cláusulas contractuales, procedimientos, etc., forman la base
mínima sobre la cual el sistema de monitoreo operativo se construye.
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II.
Objetivo de la Consultoría
Diseñar, desarrollar e implantar un Sistema de Monitoreo Operativo Integral para los Programas y Proyectos
ejecutados por el PRAF, que sirva como herramienta facilitadora para el seguimiento a las actividades y
productos que se derivan de los mismos.
III.
Alcance de la Consultoría
El consultor será responsable de guiar y coordinar todas las actividades inherentes al diseño, desarrollo e
implantación del sistema de monitoreo operativo integral del PRAF. Entre las actividades fundamentales del
Consultor, se encuentra la de asegurar que en el diseño del sistema se encuentren incluidos todos los
requerimientos establecidas por el PRAF, a través del Coordinador de Monitoreo y Evaluación de la UCP/PRAF,
de la Gerencia de Planificación y Monitoreo, y otros actores relevantes.
Para el diseño del sistema, el consultor deberá considerar el monitoreo operativo a los Programas y Proyectos
actualmente en ejecución por el PRAF, a saber: 1)Programa de Compensación Social, que incluye los Proyectos
de: i) Bolsón Escolar, ii) Bono Tercera Edad, iii) Primer Programa de Apoyo Integral a la Red de Protección Social
(2096/BL-HO), iv) Segunda Operación para el Programa de Apoyo Integral a la Red de Protección Social (2372/BLHO), v) Proyecto de Protección Social en Apoyo al Programa Bono 10,000 (IDA 4774-HO), vi) Programa
Multisectorial de Emergencia: Fortalecimiento Fiscal y Equidad Social (No. 2540). 2) Programa Complementario
Productivo, que incluye los Proyectos: i) Desarrollo Integral de la Familia, ii) Mano Amiga, iii) Desarrollo Integral
de la Mujer, iv) Comedores Solidarios. Es fundamental que el consultor considere que nuevos Programas o
Proyectos sean incorporados como parte del Sistema Operativo Integral una vez este haya sido implantado.
El consultor deberá desarrollar un sistema, en ambiente web, que almenos cumpla con: asignar
responsabilidades y visibilizar el tiempo de cumplimiento de metas y costos asociados, cuando aplique; Integrar
en el sistema un conjunto de “Alarmas” de manera que se reflejen las desviaciones del cumplimiento de metas;
Diseñar un esquema de sistematización para la recopilación de lecciones aprendidas y mejores prácticas del
proyecto. El consultor además deberá asegurar que el sistema cumpla con las siguientes características: 1)
Integridad: Todos los datos deben tener mecanismos para reducir la posibilidad de que sean manipulados
deliberadamente por razones políticas o personales; 2) Precisión: Los datos deben ser suficientemente precisos
para habilitar la administración y la toma de decisiones. También, los datos deben minimizar el margen de error;
3) Fiabilidad: Los datos deben reflejar procesos estables y consistentes en la recolección y análisis de
información. El progreso hacia los objetivos deben reflejar los cambios reales en lugar de las variaciones en los
métodos de recopilación de datos; y 4) Puntualidad: Los datos deben ser oportunos para informar y soportar la
toma de decisiones.
El consultor deberá asegurar una implantación efectiva del sistema, por lo que se deberá capacitar en su uso a la
totalidad de los usuarios del sistema, y la presentación de los distintos manuales de usuario según los perfiles
definidos. El consultor además deberá definir las especificaciones técnicas del hardware requerido para el
correcto funcionamiento del sistema, y deberá proveer un adecuado soporte técnico del sistema por un período
de tres meses, efectivos a partir de la implementación del sistema. Durante dicho período, el consultor deberá
proporcionar de manera oportuna el soporte técnico requerido por el PRAF relacionado al correcto
funcionamiento del sistema, conforme haya sido establecido en el documento de especificaciones del mismo.
El consultor deberá tener especial consideración en lo siguiente:
 La información, datos y conocimiento de los procesos propios de PRAF son de carácter confidencial, y no
podrá ser divulgado en ninguna instancia diferente a dicha institución.
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 La propiedad de todos los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual con respecto a
cualquier recopilación de datos, investigación, hojas de cálculo, gráficos, informes, diseños, productos de
trabajo, código de programación, software o cualquier otro documento desarrollado en relación con este
proyecto (“la propiedad intelectual”) será exclusiva del PRAF, y por lo tanto tendrá todos los derechos de
propiedad, aunque el consultor sea el autor. Todo documento relacionado con la propiedad intelectual o
conectado de otra manera con este proyecto, los servicios u obligaciones deben ser devueltos o entregados
al PRAF al momento de la terminación del mismo.
IV.
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Actividades a Realizar
El consultor deberá realizar al menos las siguientes actividades para llevar a cabo la consultoría:
Coordinar las definiciones técnicas del Sistema de Monitoreo Operativo Integral con la contraparte asignada
por el cliente. Para tales fines el consultor deberá realizar diferentes reuniones con el cliente para informarse
sobre las principales necesidades y requerimientos que deberá cumplir el sistema. En ese sentido el consultor
deberá:
i.
Proporcionar asesoría técnica para la revisión de indicadores de los programas y proyectos en
ejecución, cláusulas contractuales, programación presupuestaria, programaciones físicas de
ejecución, planes operativos, planes de acción derivados de visitas fiduciarias y auditorías
externas, y otros temas que deban ser considerados para el sistema de monitoreo operativo.
ii.
Examinar junto con la Unidad de Monitoreo y Evaluación de la UCP/PRAF, la Gerencia de
Planificación y Evaluación, y los distintos Coordinadores de Programas y Proyectos, los formatos
y estructuras de los distintos informes que generan, con el fin de que los más relevantes sean
incorporados al Sistema de Monitoreo Operativo.
Presentar ante la UCP/PRAF los Documentos de Especificaciones y de Diseño del Sistema de Monitoreo
Operativo Integral para aprobación previo al desarrollo e implantación del mismo.
Definir las especificaciones técnicas de hardware requerido para el correcto funcionamiento del sistema
Proporcionar oportunamente las directrices necesarias así como el acompañamiento técnico para la
ejecución de las fases de homologación/pruebas y producción de sistema, y la generación de los reportes
correspondientes, acorde a los requerimientos relacionados en el Documento de Especificaciones y
Documento de Diseño aprobados.
Coordinar la definición y construcción del plan de homologación/pruebas del sistema a ser aplicado, y
coordinar y monitorear la ejecución del mismo.
Realizar los ajustes y correcciones al sistema desarrollado, producto de la ejecución de la
homologación/pruebas
Apoyar la definición del plan de puesta en marcha/producción del sistema desarrollado
Diseñar manuales de usuario conforme a los distintos perfiles de los usuarios del sistema
Coordinar conjuntamente con el cliente y ejecutar el plan de capacitación a usuarios del sistema, para cada
uno de los perfiles definidos
Garantizar la efectiva implantación del sistema
Asegurar el correcto cumplimiento del soporte técnico del sistema implementado
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V.
Productos a Entregar
 Plan de Trabajo, a los 5 días de haber firmado el contrato
 Documentos de Especificaciones y Diseño del Sistema de Monitoreo Operativo, y Especificaciones Técnicas
de hardware requerido para la implantación del sistema, a los treinta días de haber firmado el contrato
 Informes de Avance:
i. Plan de homologación/pruebas, a los 60 días de haber firmado el contrato
ii. Seguimiento a la implementación de los ajustes y correcciones al sistema desarrollado, a los 80 días de
haber firmado el contrato
iii. Plan de capacitación, a los 80 días de haber firmado el contrato
iv. Plan de implantación, a los 80 días de haber firmado el contrato
 Informe final del sistema implantado, a los 90 días de haber firmado el contrato, conteniendo:
i. Informe de Capacitación de Usuarios
ii. Manuales de Usuarios del sistema (conforme a perfiles definidos)
Todos los productos, con excepción de los manuales de usuario, deberán ser presentados en una copia
original impresa y una copia digital en CD, con sus respectivas carátulas. Los manuales de usuario deberán ser
presentados en dos copias originales impresas a color y dos copias digitales en CD. Los archivos deberán ser
presentados en formato Word y formato PDF.
VI.
Duración de la consultoría y Soporte Técnico
 La consultoría tendrá una duración de tres meses, contados a partir de la firma del contrato.
 El consultor deberá proveer un soporte técnico al sistema de monitoreo operativo por un período de 3
meses, contados a partir de la fecha de implantación del mismo.
VII.
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Perfil del consultor
Para la ejecución de la consultoría, se requiere de un consultor con la siguiente experiencia:
Grado universitario en las áreas de ingeniería, administrativas-financieras u otras afines
Al menos 5 años de experiencia en el uso de marcos lógicos y otras estrategias de planificación
Al menos 5 años de experiencia en mecanismos de ejecución de proyectos sociales o públicos
Un mínimo de 5 años de experiencia en el análisis y diseño de sistemas y programación web
Experiencia diseñando, desarrollando e implementando un mínimo de 2 sistemas de monitoreo operativo,
para proyectos de carácter social o públicos.
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