Informe Ejecutivo Anual MECI 2011

EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA - ERU
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO - MECI VIGENCIA 2011
Radicado No:
1868
Subsistema de Control Estratégico
Avances
La empresa durante la vigencia de 2011 revisó y actualizó los elementos de este subsistema para
fortalecer sus componentes, para el efecto realizó las siguientes actuaciones administrativas:
Ambiente De Control
• Expidió la Resolución No. 215 de 2011 que actualizó el Código de Ética versión 2.0 con la
participación activa de los funcionarios y contratistas;
• A través de la Resolución 074 del 24 de marzo de 2011 se actualizó el Grupo de Gestores de
Ética de la empresa;
• Suscribió la Resolución 210 de 2011 que adoptó el Plan de Capacitación Institucional para las
vigencias 2011- 2012 y se desarrollaron varias actividades contempladas en el mismo;
• Se adoptó el Plan de Bienestar y desarrolló las actividades programadas mediante la
Resolución 209 de 2011;
• En el campo de la Salud ocupacional realizó varias actividades para promover y proteger la
salud de los servidores y lograr un ambiente de trabajo seguro;
• Los directivos mostraron sentido de pertenencia con las políticas y objetivos del sistema de
control interno de la empresa;
• Se realizaron acciones para fortalecer el proceso de Atención al ciudadano, sistemas de
información y atención de peticiones, quejas y reclamos y sugerencias;
• La Gerencia General suscribió la Convención Colectiva de Trabajo con el Sindicato de
Empleados Distritales de Bogotá SINDISTRITALES y estableció reuniones con el personal
denominado “ CAFÉ CON LA GERENTE” , como un estilo de dirección para facilitar la
comunicación, retroalimentación y participación de los servidores públicos en los diferentes
procesos que ejecuta la empresa.
Direccionamiento Estratégico
• Por medio de la Resolución 112 de 2011 se adoptó la versión 4 del plan estratégico de la
empresa 2008-2012, reformulando la Visión, Misión, Objetivos estratégicos, específicos y líneas
de acción.
• Se estableció la metodología para la formulación del plan estratégico y los planes de acción;
• Mediante la Resolución 113 del 03 de junio de 2011 se adoptó el mapa de procesos de la
empresa y se socializó por medio del comité operativo del Sistema Integrado de Gestión;
• La empresa adelantó un estudio de cargas de trabajo, con el fin de identificar las necesidades
reales de personal;
• Con la Resolución 207 del 28 de septiembre del 2011, se adoptó y ajustó la caracterización de
los procesos de la empresa;
• Por medio de la Resolución 060 de 2011, se ajustó el Manual de Funciones y Competencias
Laborales para los cargos Directivos.
Administración de Riesgos
• Se realizó capacitación sobre la Metodología de Gestión del Riesgo con las áreas de la
empresa y se trabajó en el proceso de identificación y valoración de riesgos;
• Mediante la Resolución 196 de 2011 se adoptó el procedimiento de gestión del riesgo de la
empresa, el cual contiene las políticas, roles y responsabilidades y la descripción de actividades y
con la Resolución 308 de 2011 se aprobaran las actas de identificación y valoración del riesgo.
Dificultades
• No se ha logrado fortalecer la estructura organizacional lo que ha impedido contar con el
número adecuado de funcionarios para atender todas las necesidades de la empresa.
NOTA: Se aclara que las preguntas contenidas en el aplicativo para la evaluación independiente
y relacionadas con el sistema de evaluación de desempeño, fueron contestadas positivamente
dado que no contempla la opción de no aplica. Al respecto se aclara que la entidad es una
Empresa Industrial y Comercial del Estado y sus funcionarios no son de carrera administrativa
sino trabajadores oficiales los cuales son vinculados por medio de un contrato de trabajo y por lo
tanto no le rige la Ley 909.
En cuanto a la pregunta relacionada con la estructura organizacional se procedió a registrar como
valoración “ en proceso de articulación” , dado que la empresa actualmente realiza un estudio de
cargas de trabajo para fortalecer la estructura organizacional y establecer el número adecuado de
funcionarios para atender las necesidades de la entidad; sin embargo el aplicativo no permitió
valorar las demás preguntas de este elemento y le dio una calificación de avance de 10 a pesar de
que la empresa cumple con tener los niveles de autoridad y responsabilidad que facilitan la toma
de decisiones, realiza jornadas de socialización del mapa de procesos a los servidores, los niveles
de autoridad y responsabilidad que se tiene establecidos han contribuido al logro de los objetivos
y los servidores entienden su participación en los procesos en el ejercicio de las funciones de su
cargo y de su nivel jerárquico.
Las anteriores situaciones fueron puestas en conocimiento a la Dirección de Control Interno y
Racionalización de Trámites del DAFP y enviadas al correo electrónico [email protected]
con el fin de que se le realicen los correctivos al aplicativo.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
La empresa durante la vigencia de 2011 revisó y actualizó los elementos de este subsistema para
fortalecer sus componentes, realizando las siguientes actuaciones administrativas:
Actividades de Control
• La empresa cuenta con la Resolución 125 de 2009 que estableció el Sistema Integrado de
Gestión de la ERU, a través del cual se articulan en cabeza del Representante de la Alta
Dirección el Sistema de Gestión de la Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno, Gestión
Documental, y el Plan de Gestión Ambiental;
• Se adoptó la Guía para la elaboración y formalización de documentos de la empresa mediante
la Resolución 115 del 08 de junio de 2011, lo cual ha permitido la unificación y el
establecimiento de lineamientos de contenido, elaboración modificación y control de los
documentos de la empresa;
• Mediante la Resolución 057 del 9 de marzo de 2011 se conformó el Comité de archivo, para la
definición de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos y gestión documental de la empresa;
• Mediante la Resolución 143 del 12 de julio de 2011 se estableció el Comité Directivo de la
Empresa como órgano de apoyo a la Gerencia General y de coordinación de los objetivos,
políticas, planes y programas de la entidad;
• Mediante la Resolución 050 del 3 de marzo de 2011 se designó un funcionario del nivel
directivo para desarrollas las funciones del defensor del ciudadano;
• Se expidió la Resolución 213 del 30 de septiembre de 2011 sobre medidas de austeridad en el
gasto público de la empresa, conllevando a la utilización eficiente de los recursos presupuestales
y la racionalización del gasto con criterios de economía y eficacia;
• Mediante la Resolución 211 del 30 de septiembre de 2011 se adoptó el manual de
contratación;
• La empresa implementó un plan de choque que permitió la liquidación de los contratos que se
encontraban pendientes de este trámite al 31 de diciembre de 2011;
• Mediante Resolución 214 del 30 de septiembre del 2011 se adoptaron los procedimientos para
el Subproceso de Control Disciplinario;
• La empresa elaboró la Guía “ Como Mejoro la Atención al ciudadano y a las Instituciones” ,
herramienta que contribuye a indicarles a los servidores públicos, trabajadores ofíciales y los
particulares que ejercen funciones públicas, la estructura interna, bajo la cual la empresa procede
a emitir las respuestas a las peticiones, quejas, reclamos, entre otras y con ocasión al Sistema
Distrital de Quejas y Soluciones en la ERU - SDQS” ;
• La empresa participó en el premio distrital realizado por la Veeduría Distrital para el proceso
del Sistema, Distrital de Quejas y Soluciones, con el fin de mantener en mejoramiento continuo
dicho proceso;
• Mensualmente como mecanismo de control se dan lineamientos a los funcionarios para la
Rendición de la Cuenta a través del SIVICOF a la Contraloría de Bogotá;
• Se avanzó en la ejecución del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, demostrando
liderazgo y compromiso con el cumplimiento de las políticas ambientales, la empresa participó
en el evento denominado, RECLICLATON convocado por el Sector del Hábitat, donde se
recopiló más de una tonelada de material para reciclaje;
• Mediante acto administrativo se designó al funcionario responsable de ejecutar las funciones
de Gestor Ambiental, designando al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la empresa;
• Mediante la Resolución 142 del 12 de julio de 2011 se adoptaron los procedimientos para el
ahorro y uso eficiente de agua, manejo de residuos sólidos, y ahorro y uso eficiente de energía;
• Para el control y trámite de la correspondencia se dispone de un software que permite la
radicación de entrada y salida de los documentos;
• La empresa viene trabajando en la consolidación de un Sistema Integrado de Información
Financiera denominado “ Apoteosis” , como apoyo a la gestión y control.
Información
• Para fortalecer los canales de información, la empresa cuenta con el procedimiento para el
manejo de las Comunicaciones Internas y Externas de la entidad;
• Se implementaron encuestas de Atención al ciudadano, con el fin realizar análisis de la
información y del servicio prestado por nuestros funcionarios;
• La empresa realizó la adición de chat en la página web, con el fin de estar en comunicación
permanente con los ciudadanos;
Comunicación
• Mediante la Resolución 119 del 16 de junio de 2011 se creó el Comité Editorial de
Comunicaciones, como mecanismos de mejoramiento continuo para las publicaciones y diseño
de propuestas que atiendan los contenidos en la página web y la intranet y la proyección de la
línea editorial para las diferentes piezas de comunicación que debe adelantar la empresa;
• Se elaboró el plan estratégico de comunicaciones para la vigencia 2011 para fortalecer las
comunicaciones internas y externas;
• Se reforzó la representatividad de la empresa ante los medios de comunicación, como la
Radio, Prensa, TV canal capital;
• La entidad cuenta con página web, boletín informativo interno, correo electrónico
institucional, boletín informativo sectorial, carteleras, video institucional y Oficina Asesora de
Comunicaciones;
• Se realizó diagnostico, rediseño de la imagen y contenido de la página web de la empresa. Por
lo que se incluyo un player para el programa actual de canal capital y un link especial para las
bases de datos de los últimos propietarios de los proyectos de Manzana 5 y Estación Central, así
como la actualización de la información de cada uno de los proyectos y sus fotografías.
Dificultades
• No se ha logrado realizar evaluaciones de los indicadores teniendo en cuenta la oportunidad,
finalidad, claridad, practicidad, confiabilidad, entre otros aspectos con el fin de mejorar su
aplicación y utilidad;
• La integridad del sistema “ Apoteosys” no se ha conseguido dado que el aplicativo está en
proceso de ajuste;
• La implementación del programa de gestión documental de la empresa se ha visto truncado
por el incumplimiento del contratista, lo cual llevo a que de común acuerdo entre las partes se
terminara dicho contrato y por lo tanto las tablas de retención documental no se han actualizado
de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
La empresa durante la vigencia de 2011 revisó y actualizó los elementos de este subsistema para
fortalecer sus componentes, realizando las siguientes actuaciones administrativas:
Autoevaluación
• Se concientizó a los servidores públicos sobre la importancia del autocontrol como un modelo
de vida para el mejoramiento continuo mediante charlas en grupo con el acompañamiento de la
Veeduría Distrital;
• Se realizaron por las diferentes áreas los subcomités de autoevaluación establecidos mediante
la Circular 002 de 2009.
Evaluación Independiente
• El proceso de evaluación al interior de la empresa se ha realizado en cumplimiento de los
objetivos que establece la Ley 87 de 1993 y atendiendo lo contemplado en el Plan Anual de
Auditoría;
• Se realizaron auditorías interna a los procesos de Atención al Ciudadano, Sistemas de
Información y Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de los Ciudadanos,
Contratación, Participación Ciudadana y Control Social en el marco del Decreto 371 de 2010, a
la macroactividad de contabilidad y al subproceso de tesorería;
• Asimismo dando cuenta de las debilidades detectadas en el sistema de control interno y de las
fallas en su cumplimiento en los informes de control interno se realizaron recomendaciones con
el fin de minimizar el riesgo de ocurrencia de las mismas.
Planes de Mejoramiento
• Se construyeron Planes de Mejoramiento de acuerdo a los lineamientos establecidos por la
Contraloría de Bogotá y Planes de Mejoramiento para los procesos de Contratación y Atención al
Ciudadano y se avanzó en la concientización de realizar planes de mejoramiento individual.
Dificultades
• No se ha cumplido con la elaboración de los Planes de Mejoramiento Individual, dado que se
carece de la metodología para el diseño de los objetivos y metas individuales de los empelados
oficiales con relación a las funciones y competencias de cada empleo;
• No se logró el cumplimiento de la totalidad del Plan Anual de Auditoria dada la carencia de
personal capacitado para la ejecución de las auditorías de gestión y calidad en todas las áreas de
la empresa.
Estado general del Sistema de Control Interno
La empresa ha logrado consolidar y fortalecer el Sistema de Control Interno y de calidad
atendiendo los lineamientos establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno y la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública, dado el compromiso de la Gerencia General y de sus
servidores públicos.
Recomendaciones
• Continuar con los estudios técnicos necesarios que permitan fortalecer la estructura
organizacional y contar con el número adecuado de funcionarios para atender todas las
necesidades de la empresa;
• Mejorar la formulación de los indicadores de tal forma que se logre las evaluación de los
indicadores teniendo en cuenta la oportunidad, finalidad, claridad, practicidad, confiabilidad,
entre otros aspectos para su aplicación y utilidad;
• Realizar las acciones correctivas que conlleven a cumplir con integridad la implementación
del sistema “ Apoteosys” ;
• Realizar las gestiones administrativas que permitan garantizar la implementación del
programa de gestión documental de la empresa y la actualización de las tablas de retención
documental de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000;
• Diseñar la metodología para el diseño de los objetivos y metas individuales de los empelados
oficiales con relación a las funciones y competencias de cada empleo como insumo para la
construcción de los planes de mejoramiento individual;
• Establecer las acciones administrativas que permitan contar con el personal necesario para la
ejecución de las auditorías de gestión y calidad en las diferentes áreas de la organización.
Diligenciado
por:
Revisado por:
Aprobado por:
JAIME NELSON ALEJO RINCON
FRANCISCO JAVIER JACOME
LIEVANO
FRANCISCO JAVIER JACOME
LIEVANO
27/02/2012 07:54:03
p.m.
27/02/2012 07:54:28
Fecha:
p.m.
27/02/2012 07:54:41
Fecha:
p.m.
Fecha: