manual de organización y funciones del dpto. de recursos humanos

SERVICIO SALUD ARAUCANIA
IX REGION AREA NORTE
HOSPITAL DR. M. HEYERMANN T.
DEPTO. RECURSOS HUMANOS
SECC. REG. PERS. Y BTAR.
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES DEL DPTO.
DE RECURSOS
HUMANOS
_____________________________MANUAL DEPTO. RR.HH. HOSPITAL ANGOL
ORGANIGRAMA DEPTO. RR.HH.
Director del Hospital
Jefe del Dpto.
Recursos Humanos
Asesor Comités
MEL
Comité Paritario
Comité Bipartito Capacitación
JEFA DE PERSONAL
Encargado de
Remuneraciones
Ofic..Administrativo
Oficial Administrativo
Registro- Capacitación
Oficial Administrativo
Contratos y Resoluciones
Ofic. Administrativo
Asistencia
Oficial Administrativo
Remuneraciones
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INTRODUCCIÓN
Considerando que los temas referidos a la gestión de las personas constituyen
una parte fundamental de las agendas programáticas de la Reforma del Sector Salud, y
que los cambios introducidos en este ámbito, deben enfatizar el trabajo en redes y los
servicios descentralizados, es necesario complementar y direccionar el cambio
institucional a través del desarrollo y liderazgo de las personas que laboran en el Sector.
A continuación se pasan a mencionar los hitos más relevantes de la Reforma en
el ámbito de la gestión y desarrollo de las personas.
La Ley 19.937/2004, que modifica el Decreto Ley 2763/79, establece las bases
para la creación de Establecimientos autogestionados, otorgando, al Director del
Establecimiento atribuciones en el ejercicio de las funciones de administración del
personal destinado a este, en materia de suplencias, capacitación, calificaciones,
comisiones de Servicio, reconocimiento de remuneraciones, etc.
Además, establece que los Establecimientos autogestionados estarán sujetos a
una evaluación anual del Subsecretario de Redes Asistenciales, para verificar el
cumplimiento de estándares determinados en diversas materias entre los que se destacan
el haber implementado satisfactoriamente sistemas o mecanismos de Gestión y
desarrollo de competencias en áreas tales como planificación y control de gestión y
gestión; administración de personal; atención y apoyo al usuario; administración
financiero-contable y auditoría interna; sistemas de cuenta pública a la comunidad, entre
otras.
Por otra parte, el nuevo Reglamento Orgánico de los Servicios de Salud (Decreto
140/2004), da una mayor relevancia al área de la gestión de recursos humanos, creando
la Subdirección de Recursos Humanos, con dependencia directa del Director de
Servicio, así como también, define dentro de la gestión administrativa de los hospitales,
específicamente, en el área de la gestión de recursos humanos, funciones que dicen
relación con la implementación de sistemas de reclutamiento, selección, inducción,
evaluación del desempeño, y formación y desarrollo de las personas, entre otras.
El Depto. de Recursos Humanos del Hospital de Angol, se crea en Mayo del año
2005, con anterioridad a este existía la Sección Registro de Personal y Bienestar.
Este Departamento cuenta con un Jefe de Depto., Ingeniero Comercial quien
posee encomendación de funciones como Jefe del mismo y como tal está bajo su
dependencia la Jefe de Sección Registro Personal y Bienestar y un encargado de
Remuneraciones, además cuenta con cuatro Oficiales Administrativos.
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Las funciones asignadas a cada uno de ellos se encuentran a continuación de este
manual.
Cabe hacer presente que este manual tiene por finalidad, entregar un marco referencia
de todas las actividades técnicas-administrativas que desarrollan los funcionarios que
conforman este Departamento.
Misión
La misión del Departamento de Recursos Humanos, es el reclutamiento, selección,
desarrollo y bienestar del personal del Establecimiento, para lograr los fines de la
Institución, cumpliendo con las normas legales que rigen la Administración Pública.
Además promover un clima laboral que facilite una verdadera integración entre todos
los funcionarios del Hospital.
Optimizar efectivamente el Recurso Humano, en las distintas áreas Médico, Profesional,
Técnico, Administrativo y Auxiliar del Hospital de Angol, orientando su accionar a una
constante mejora en la calidad de los servicios que presta al usuario interno y externo.
Ser un Departamento de Recursos Humanos, que sirva de referencia para la red
asistencial, caracterizado por su innovación, ética, eficacia, eficiencia, honestidad,
experticia profesional, compromiso y completa satisfacción se sus usuarios.
Objetivo del Dpto. RR.HH
Promover e impulsar una gestión descentralizada, participativa y motivadora de
sus recursos humanos, que fortalezca el compromiso institucional del Servicio y su
Establecimiento, y una clara orientación hacia la satisfacción de sus usuarios
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NOMBRE
CARGO
: RENE MANUEL LOPETEGUI CARRASCO
: PROFESIONAL ( INGENIERO COMERCIAL) GR. 8 ° E.U.S.
Funciones del Jefe de Recursos Humanos
1- Crear en el establecimiento las condiciones organizacionales para lograr una cultura
de responsabilidad y de evaluación permanente, conjugando la calidad del desempeño
con la productividad de sus recursos humanos.
2- Aplicar y velar por el cumplimiento de normas técnicas en la gestión de los recursos
humanos del servicio, así como las disposiciones legales, reglamentarias e instrucciones
a que ella deba sujetarse
3- Velar por una eficiente y participativa gestión descentralizada del personal, realizar
directamente las actividades de administración de este, manteniendo actualizado los
registros de datos personales y debida funcionaria de su dotación.
4- Promover la capacitación y el desarrollo laboral permanente del personal vinculado a
la carrera funcionaria en el establecimiento, con el objeto de que los funcionarios
cuenten con más y mejores herramientas para cumplir sus funciones de modo eficiente y
eficaz.
5- Llevar el control de los cargos de la planta esquemática asignados al establecimiento
y estudiar, analizar y proponer las modificaciones o redistribuciones de recurso humano
de esa misma planta según las necesidades del establecimiento; con la participación del
Director (a).
6- Elaborar los informes que sean requeridos y, en general cumplir todas las funciones y
actividades referentes a derechos, obligaciones, responsabilidades y bienestar de los
funcionarios.
7- Administrar el sistema de remuneraciones.
8- Velar por la aplicación de estudios de carga de trabajo de manera de ajustar la
dotación a los requerimientos de atención.
9- Planificar los procesos de contratación, reconversión y alejamiento del personal de
acuerdo a los requerimientos asistenciales del establecimiento.
10- Distribuir las funciones y tareas de la unidad de recursos humanos.
11- Implementar y dar cumplimiento a las políticas y directrices generales que dicte el
ministerio de salud.
12- Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por el director del
establecimiento.
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RESPONSABILIDADES
1- Supervisión del personal: ejerce supervisión directa sobre el jefe de personal. El
numero total de personas que conforman el área administrativa dentro del departamento.
2- Por los resultados del área administrativa: debe responder personalmente ante el
Director.
3- Por información confidencial: maneja información confidencial respecto del personal
(calificaciones, medidas disciplinarias, etc.)
4- Por valores: es responsable por la administración de los recursos humanos y
materiales del departamento.
5- Atención de público: en el desempeño de las funciones propias del cargo
normalmente tendrá que atender a los funcionarios del hospital.
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NOMBRE
CARGO
: SRA. IRIS SALGADO VEGA
: JEFE SECC. REG. PERS. Y BTAR.
GR. 12° E.U.S.
-
POYAR AL JEFE DEL DEPTO. DE RR.HH. EN LA PARTE TÉCNICA
ADMINISTRATIVA EN MATERIA DE PERSONAL
-
ORIENTAR E INFORMAR AL PERSONAL EN MATERIA DE DERECHOS
Y OBLIGACIONES
-
REUNIR ANTECEDENTES E INFORMACIONES EN LAS MATERIAS DE
PERSONAL, CUYA RESOLUCIÓN CORRESPONDA A LA DIRECCIÓN
DEL HOSPITAL Y PREPARAR LAS RESOLUCIONES RESPECTIVAS.
-
ASESORAR A LAS JEFATURAS DE SERVICIOS EN LAS MATERIAS
ESPECIFICAS DE PERSONAL.
-
SUBROGAR AL JEFE DE RECURSOS HUMANOS EN SUS AUSENCIAS
-
DESEMPEÑAR LAS DEMÁS FUNCIONES Y TAREAS QUE LE
ENCOMIENDA EL DIRECTOR DEL HOSPITAL
-
SUPERVISAR Y CONTROLAR LA OFICINA DE PERSONAL Y SUELDOS
-
REPORTAR INFORMES MENSUALES AL JEFE DEL DPTO DE RR.HH.
-
ELABORACION DE PRESUPUESTO TRIMESTRAL
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Tareas Asignadas en Oficina de Personal
NOMBRE : CAROLINA NAVARESES ERICES
CARGO
: OF. ADMINISTRATIVO GR. 23° E.U.S.
HORARIO : Lunes a Jueves 8.00 a 17.00 - Viernes 8.00 a 16.00
Ø RESOLUCIONES EXENTA
· Bienios
· Trienios
· Asignaciones Familiares
· Prórrogas Asignaciones
· Sumarios Administrativos
· Permisos Sin Sueldo
· Fijación horaria
· Devolución tiempo libre
· Permisos Gremiales
· Asignación Pérdida de Caja
· Encomendaciones / Designaciones
· Comités
· Compras de Servicio
· Horas extraordinarias
· Asignación de Turnos
· Bono Escolar
· Asignación de Desempeño
· Acreditación
· Asignación de Responsabilidad
Ø RESOLUCIÓN T. RAZON:
· Contratos
· Renuncias
· Otros
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
ORDINARIOS VARIOS
MEMOS
CIRCULARES
CERTIFICADOS
ACTAS
RESERVADOS
FORMULARIOS
CALIFICACIONES
INGRESAR INFORMACIÓN AL SIRH
REVISIÓN ATRASOS
** Ingreso de contratos nuevos en programa SIRH,
Antes del cierre de proceso SIRH por
definición y provisión de cargos.
INDRA, 12 o 13 de cada mes.
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NOMBRE
CARGO
HORARIO
: NATALIA URRA URRUTIA
: OF. ADMINISTRATIVO GR. 23° E.U.S.
: 22 HORAS DE 08:00 a 12:24 hrs.
Recibir y tramitar licencias medicas
Certificar Cargas Familiares
Resoluciones
Anotar Cursos y/o Talleres
Boletas
Atención a Funcionario
Atención de Teléfono
Confección de Documentos en forma
ocasional según necesidad de Oficina
Realizar Asignación Perdida De Caja
Coordinar Actividades de Capacitación
Coordinar Capacitación 22 Horas
· Completar Licencia medica
· Realizar oficio a Compin o Isapre.
Fecha de entrega 72 Horas a contar del
Reposo.
· Verificar cada certificado con Hoja de Vida
del funcionario.
· Realizar Oficio para Asistente Social con
los Certificados timbrados anteriormente
· Asistencia a Cursos
· Timbrar y anotar en la hoja de vida del
funcionario.
· PAD
· Consultorías de Llamadas
· Según Necesidad de Oficina.
· Según Necesidad de Oficina
· Memos
· Oficios
· Resoluciones
· Citaciones, circulares y Certificados
· Verificar en hoja de Vida
· Realizar oficio para Of. De Sueldo.
· Supervisar el PAC del hospital de Angol
· Informar periódicamente los temas que
respectan a la capacitación de los
funcionarios.
· Coordinación de Cursos Hospital Angol.
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NOMBRE
CARGO
HORARIO
: MARCIA RAILAF SAEZ
: OF. ADMINISTRATIVO GR. 23° E.U.S.
: Lunes a Jueves 8.30 a 17.30 - Viernes 8.30 a 16.30
1.
Horas Extraordinarias
Confección de planillas de horas extraordinarias para
envió a los Servicios.
Sacar Formulario de marcaje – tres veces al mes de reloj
control.
2.-
Resoluciones
-
3.-
Correspondencia
Control
4.-
-
-
Dictar resoluciones por Licencias Médicas.
Acumulación Feriados Legales.
Reconocimiento bonos escolaridad y especial.
Prórrogas Asignaciones Familiares.
Horas Extraordinarias semestral a funcionarios.
Destinaciones.
Recibir correspondencia que llega a la Oficina.
Digitar - Ordinarios – Memos, Fax y Reservados.
Confeccionar certificados antigüedad y FONASA.
Realizar pedidos de Escritorio.
Tramitar Feriados Legales y Permisos
Administrativos.
Confeccionar Planillas marcaje horario médicos.
Atención de público y funcionarios.
Libro de Investigaciones y Sumarios Administrativos
Honorarios
Permisos Gremiales
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NOMBRE
CARGO
HORARIO
: LORENA LOPEZ RIVEROS
: OF. ADMINISTRATIVO GR. 23° E.U.S.
: Lunes a Jueves 8.00 a 17.00 - Viernes 8.00 a 16.00
v Recepcionar, registrar, distribuir y archivar correspondencia
según corresponda.
v Registrar en Hoja de Vida los:
ü Datos contractuales de funcionarios
v Confeccionar documentos:
ü Ordinarios
ü Memos
ü Circulares
ü Certificados
v Reservados
v Atención del teléfono y público
v Realizar:
Certificados de Antigüedad – Relación de Servicio
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OFICINA DE REMUNERACIONES
NOMBRE
CARGO
HORARIO
: CLAUDIA BRAVO URRA
: OF. ADMINISTRATIVO GR. 23° E.U.S.
: 44 HORAS DE 08:00 a 17:00 Hrs.
** Revisión Planillas horas extraordinarias
del 29 c/mes hasta fecha entregada por
(Revisar y corregir)
calendario INDRA. (Ej.:09 mayo 05)
** Ausentismo MINSAL
Antes del 10 de cada mes, según
(Contabilizar Feriados, P.Adm, Lic.Med., cursos)
disponibilidad de tiempo.
** Cargar datos Previsionales en PREVIRED.COM e
Antes del 07 de cada mes según
imprimir Planillas AFP – ISAPRES – INP, Ley 19490
disponibilidad de tiempo.
y 19937.
** Revisión y corrección por pantalla de los datos
Antes del cierre de proceso SIRH por
ingresados o modificados en modulo sueldos
INDRA, 12 o 13 de cada mes.
Recepción Correspondencia, atención publico y
Según necesidad de la oficina.
citófono.
Digitar Oficios, Resoluciones (ocasionalmente),
Según necesidad de la oficina.
cuadros estadísticos.
En caso de producirse ausencias y dependiendo de la fecha debo reemplazar en las siguientes tareas:
v Informe de rentas por Licencias Medicas e ingreso de las mismas.
v Digitar cuadraturas – Informes de gastos.
** Cabe señalar que estas tareas deben realizarse dentro de los 10 primeros días del mes
como plazo promedio máximo.
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NOMBRE
CARGO
HORARIO
: HECTOR NÚÑEZ RATHGEB
: OF. ADMINISTRATIVO GR.14° E.U.S.
: Lunes a Jueves 8.15 a 17.15 - Viernes 8.15 a 16.15
Nº1
1. Trabajos
_
2.-
Informes liquidaciones A.F.P. Isapre, para entregar a
Contabilidad para su pago.
Modificaciones de Remuneraciones e ingreso de
información – desctos. – cambio A.F.P., e Isapre.
Informe de Licencias Médicas diario –valorización
mensual.
Estadística horas extraordinarias y asignación de turno por
Servicio.
Planillas Accesorias cuando correspondan.
Cuadratura Planillas de Sueldos y Plan de Cuentas.
Informe fondos de tercero para contabilidad y para su
pago, Seguros, Bienestar – Caja Ahorro, Coopeuch
acciones.
Sumatorias horas extraordinarias y revisión una vez
digitadas e impresas.
Valorización de ley 19490, revisión de ley 19.937
Valorización Licencias T-5, para cobro subsidio INP.
Otros
-
Atención a público y funcionarios en consultas de Sueldos.
Colaborar con Oficina de Personal.