INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE LA REGIÓN CARBONÍFERA C Dr. Rogelio Montemayor Seguy “2014, Año de las y los Jóvenes Coahuilenses” PROCEDIMIENTO INTERNO PARA CONTROL DE CAJA CHICA OBJETIVO. Establecer los controles necesarios para el manejo de fondos, que faciliten y agilicen las operaciones de compras imprevistas y de menor cuantía monetaria que no amerite la emisión de un cheque. El fondo se denominara “caja chica” y será asignado por un mo monto fijo. RESPONSABILIDAD La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica es responsabilidad de la persona que lo tienen bajo su custodia y el departamento de recursos financieros debe vigilar para que todos los gastos realizados por caja chica estén de acuerdo con los procedimientos aquí establecidos. PROCEDIMIENTO. 1.- la caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo fijo,, sujeto a reembolso contra presentación de justificantes o comprobantes de pago. El monto máximo de cada gasto será de $ 1,000.00. Los comprobantes deben de acompañarse de una solicitud de pago o reembolso, firmada por el jefe del departamento solicitante y con visto bueno de la dirección general y subdirección administrativa. 2.- Se prohíbe destinar fondos de caja chica para efectuar préstamos personales, compra de combustible para vehículos oficiales, compra de herramientas o equipos menores, viáticos o cualquier operación cuyo monto sea superior a $ 1,000.00. 3.- Cuando un funcionario reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deberá firmar un documento de resguardo al recibir el fondo, el responsable de este fondo no deberá mantener en la caja ch chica ica documentos que sean propiedad personal o particular. 4.- todos los pagos que se hagan deberán ser aprobados por el jefe inmediato del responsable de caja chica. 5.- El encargado de la caja chica debe solicitar al jefe de recursos financieros el reembolso so de los gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior a los $ 2,500.00, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición. 6.- Las facturas o comprobantes, deben estar debidamente membretados, y cumplir con los requ requisitos isitos fiscales. No se deban admitir facturas o comprobantes con borrones o tachaduras. Carretera 57 Km. 120 C.P. 26950 Agujita, Coahuila. Tels. (861) 6 13 36 07 y 6 13 31 24 www.itesrc.edu.mx [email protected] INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE LA REGIÓN CARBONÍFERA C Dr. Rogelio Montemayor Seguy “2014, Año de las y los Jóvenes Coahuilenses” Es obligación del encargado de caja chica utilizar el “vale provisional de caja 7.-Es chica”, para cualquier adelanto de dinero utilizado para compra de algún material rial o servicio menor a $ 1,000.00. Estos vales deben ser cancelados a más tardar 48 horas después de haber sido entregado el fondo. 8.- Es obligación del encargado de caja chica, cada vez que solicite un reembolso, balancear el fondo para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos mas el efectivo en caja, es igual al fondo fijo asignado. 9.- Cuando algún arqueo sorpresivo por parte de algún miembro de la subdirección administrativa, recursos financieros o auditoria, al encargado de caja chica resulte ulte en algún faltante, deberá ser repuesto inmediatamente, para así completar el monto del fondo fijo. Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo será depositado en la caja. 10.- Cuando el encargado del fondo fijo de caja, cese en sus funciones o se ausente te de su trabajo por cualquier motivo, deberá su jefe inmediato traspasar el fondo a la persona que asigne para responsabilizarse de los mismos. 11.- los comprobantes de gastos deberán ser presentados para su reembolso antes de transcurridos 60 días de su fecha de emisión. Los documentos que incumplan esta disposición serán rechazados y no se autorizara su respectivo reembolso. 12.- El cheque que se gire para el reembolso de los gastos a través de caja chica debe ser a nombre del encargado o custodio del fo fondo ndo para establecer responsabilidad en cuanto a su buen manejo y custodia. ELABORÓ Carretera 57 Km. 120 C.P. 26950 Agujita, Coahuila. Tels. (861) 6 13 36 07 y 6 13 31 24 www.itesrc.edu.mx [email protected] REVISÓ AUTORIZÓ C.P. GRICELDA CHAVEZ C.P. SILVIA CÓRDOVA M. MC SERGIO VILLARREAL JEFA REC FINANCIEROS SUBD. ADMINISTRATIVA DIRECTOR GENERAL