Propuesta de metodología para el cálculo del costo del No

Ingeniería Mecánica. Vol. 12. No.1, enero-abril de 2009, pag. 49-58
ISSN 1815-5944
Propuesta de metodología para el cálculo del costo del No
Mantenimiento
O. Fabelo-García, D. Sánchez-Bakhsh
Recibido el 15 de junio de 2008; aceptado el 14 de septiembre de 2008
Resumen
Si tan importante es el control de los costos del mantenimiento, es también el determinar los
costos provocados por acciones deficientes en el mismo por cualquier causa que este lo provoque,
a fin de ser considerado en los análisis de la gestión del mantenimiento y por consecuencia en la
gestión empresarial.
En la revisión de la literatura sobre este último tema, no se ha encontrado un método que permita
al menos controlar estos costos, por lo que en este trabajo se analizarán una serie de elementos,
con el objetivo de determinar los costos que están asociados al no mantenimiento y a partir de
ellos, evaluar el comportamiento del mismo.
Palabras claves: mantenimiento, costo.
Methodology proposal for the calculation of the non maintenance cost.
Abstract
The cost control of maintenance is as important as the determination of the costs caused by
inadequate maintenance actions. These should be considered in the maintenance management
analysis, and consequently in business management.
Reviewing literature related to the topic is clear that it hasn’t been found a method that allows, at
least, to control these costs. That’s why, in this research some elements will be analysed to
determine the costs associated to the non maintenance, and from that point on, to evaluate their
behaviour.
Key words: Maintenance, cost
49
Propuesta de metodología para el cálculo del costo del No Mantenimiento
1. Introducción.
La actividad de mantenimiento resulta
imprescindible para el correcto funcionamiento de
cualquier instalación, la adecuada planificación,
organización y ejecución, constituyen aspectos
importantes
para
alcanzar
resultados
satisfactorios y uno de los elementos estratégicos
para la gestión correcta, en el control de los costos
en que se incurre en este proceso.
Realizándose un enfoque en la industria turística
cubana, se puede ver que viene desarrollando
hace más de una década, un paulatino y constante
crecimiento, insertándose cada vez más en el
mercado internacional, pero el desarrollo
alcanzado en sus entidades no ha estado
aparejado a una correcta y coherente política de
mantenimiento
y
conservación
de
las
instalaciones, lo cual ha dado lugar a su deterioro
y a la pérdida de atributos, con la consecuente
afectación en la calidad del servicio brindado [5].
Esta situación se debe principalmente, a que a
pesar de los esfuerzos que realizan algunas
personas por cambiar la mentalidad que se tiene
sobre el mantenimiento, este se continúa viendo
como un mal necesario y no como lo que es, una
fuente generadora de ingresos capaz de garantizar
el sustento y desarrollo de cualquier instalación
[4].
Generalmente se trabaja en tratar de minimizar el
costo de mantenimiento, y es entonces donde se
incurre en costos mayores por el hecho de no
mantener; confundir estos dos aspectos es como
querer ganar perdiendo más [6]. De ahí la
importancia de determinar los costos que están
asociados al no mantenimiento, de forma tal que
se demuestre en términos monetarios las grandes
pérdidas en que se pueden incurrir.
Este es un hecho conocido por todos los
involucrados en este campo, pero hasta el
momento no existen estudios que reflejen con
resultados concretos estas pérdidas, lo cual
ayudaría a la toma de conciencia de todos los que
intervienen
en
garantizar
el
correcto
funcionamiento de una instalación, ya sea turística
o no. Por tal razón en este trabajo se realiza un
análisis de aquellos elementos que están
asociados al costo del no mantenimiento,
50
específicamente en el sistema de climatización de
una entidad turística cubana, incorporando los
mismos a sistemas de ecuaciones que conformen
una metodología de cálculo que se convierta a su
vez en una herramienta de análisis capaz de ser
aplicada a cualquier equipo o sistema ingenieril,
realizándole los ajustes pertinentes.
2. Identificación de los elementos
asociados al costo del no
mantenimiento.
Con la finalidad de establecer una metodología de
cálculo, es necesario primeramente identificar
aquellos elementos que están asociados al costo
del no mantenimiento, debido a que aunque
algunos de ellos se determinan en ocasiones por
los diferentes centros de costos de la instalación,
hasta el momento no han sido identificados como
una consecuencia directa de la falta de
mantenimiento.
Los elementos identificados a continuación se
corresponden solo al sistema de climatización, con
el objetivo de facilitar el proceso investigativo,
aunque los mismos se ajustan a otros sistemas de
dicha instalación y de instalaciones similares, de
ahí su aplicabilidad.
1. Costo por habitación fuera de orden (CHFO).
El precio de las habitaciones del apartotel se
distribuye de la siguiente forma:
1. Apartamento – 100 CUC/noche.
2. Apartamento Estudio – 90 CUC/noche.
3. Habitación Doble – 80 CUC/noche.
4. Habitación sencilla – 60 CUC/noche.
Cuando se presenta algún problema en la
habitación con el sistema de clima, la misma
queda fuera de orden, es decir, no se encuentra
en condiciones para ser alquilada, por lo que se
deja de percibir su valor en términos monetarios,
lo que se traduce en pérdidas. La determinación
de este costo se realiza de manera sencilla, se
basa en el cálculo de la cantidad de habitaciones
que se dejan de alquilar por presentar problemas
con el equipo que se analiza, multiplicado por el
valor de su alquiler y por el tiempo que estuvo
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fuera de orden. Aunque en esta propuesta de
metodología su cálculo no se realizará de forma
independiente y sí como parte de otro elemento
identificado con posterioridad, el costo del ciclo
de vida.
2. Costo por cambio de habitación (CCH).
El cambio de habitación de un cliente por quejas
referidas a algún problema que afecte su confort
conlleva a la pérdida del dinero que se invirtió en
la preparación de la misma, todos los insumos que
se tuvieron en cuenta para su preparación tienen
que ser desechados, e invertir en el
acondicionamiento de una nueva habitación.
Preparar una habitación en el apartotel para su
ocupación implica los siguientes costos [3]:
Tabla No.6. Costo por habitación o apartamento
realizado en el hotel.
Habitación
(CUC)
Apartamento
(CUC)
Suministro a
Huéspedes
0,62
0,62
Lavandería
1,92
1,92
Lencería
0,05
0,05
Materiales para
limpieza
0,15
0,18
Electricidad
6,30
7,50
Agua
0,82
0,82
Depreciación
0,77
3,53
10,63
14,62
2,00
2,00
12,63
16,72
Total
Gasto de personal
Ama de Llaves
Gasto total por
habitación o
apartamento
Donde:
CCH: Costo por cambio de habitación. ($)
CH: Cambio de habitaciones.
CHR: Costo de habitación realizada. ($)
CA: Cambio de apartamentos.
CAR: Costo por apartamento realizado. ($)
3. Costo del Ciclo de Vida (CCV).
El Ciclo de Vida de un Activo es todo lo que ocurre
con él, desde la idea con la cual se crea, hasta el
descarte final, reciclaje ó venta del mismo. El
costo generado por este ciclo es un elemento
indispensable en el cálculo del costo del no
mantenimiento, ya que en él se refleja el costo de
todas las acciones que se le realizan a cada equipo
durante su vida útil, como es el caso del
mantenimiento tanto correctivo como preventivo,
el cual constituye uno de los principales aspectos a
tener en cuenta en esta investigación. Además en
este elemento se incluyen las pérdidas que van a
estar asociadas directamente al funcionamiento
de cada equipo. El cálculo de este costo se
realizará con las siguientes ecuaciones [2]:
CCV = CI + N (Co + Cm + Cp)
(2)
Donde:
CCV: Costo del ciclo de vida. ($)
CI: Costo de inversión. ($)
Co: Costo de operación. ($)
Cm: Costo de mantenimiento. ($)
Cp: Costo por paradas. ($)
N: Factor de valor actual.
Siendo:
Co = CL + CE + CMP + CT + CEn
(3)
El cálculo de este costo se realizará con la
siguiente ecuación:
CCH = (CH * CHR) + (CA * CAR) … … .(1)
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Donde:
CL: Costo o salario del operador. ($)
CE: Costo de energía. ($)
CMP: Costo de materias primas. ($)
CT: Costo de transporte. ($)
CEn: Costo de entrenamiento. ($)
Siendo:
Cm= CLmc+ CMmc+ CLmp+ CMmp+ CEn. (4)
Donde:
CLmc: Salario por el mantenimiento correctivo. ($)
CMmc: Costo de material por el mantenimiento
correctivo. ($)
CLmp: Salario por el mantenimiento preventivo.
($)
CMmp: Costo de material por el mantenimiento
preventivo. ($)
Siendo:
Cp = NP * TPP * CPP
(5)
Donde:
NP: Frecuencia de paradas.
TPP: Tiempo promedio de paradas. (horas)
CPP: Costo por pérdidas de producción u otras
pérdidas debido al mantenimiento.($)
Siendo:
N=
(1 + r )n − 1
r * (1 + r )n
….(6)
Donde:
r: tasa de interés.
n: Número de años considerados.
Según plantean especialista consultados en
Inversiones y en Gestión Contable, en nuestro país
la adquisición de los equipos se realiza al contado
sin considerar alguna tasa de interés, por lo que la
ecuación (6) no será utilizada, pasando a ser el
término N el número de años que se considera en
el cálculo a realizar.
52
La deficiente coordinación y realización de las
actividades de mantenimiento, provoca la
aparición de averías con mayor frecuencia,
trayendo consigo un incremento de las
reparaciones a realizar, con sus respectivos gastos
y por consiguiente un mayor tiempo de
indisponibilidad de los equipos y sistemas que
presentan problemas.
Por otra parte cuando algún equipo se ve
obligado a trabajar durante un tiempo
prolongado, en condiciones adversas para las
cuales no fueron previstos, además de desgastarse
con mayor rapidez, aumentarán su consumo
energético y por tanto se tendrá que destinar más
capital para el pago de este indicador. Todo esto
hace que el costo del ciclo de vida real aumente
considerablemente en comparación con el
esperado, siendo precisamente esa diferencia las
pérdidas generadas por el concepto del Costo del
Ciclo de Vida.
Está claro que el cálculo del costo que debe
generar un equipo en su tiempo de vida se puede
realizar utilizando la ecuación (2), pero para poder
calcular el costo de ciclo de vida real que el mismo
equipo ha tenido desde su compra y puesta en
marcha hasta un período determinado de su vida
útil, es necesario realizarle un ajuste a la anterior
ecuación.
En este caso los términos Co, Cm y Cp van a
reflejar datos reales que se han acumulado hasta
la fecha que se ha decidido analizar, ya no serán
términos que tienen igual comportamiento todos
los años según lo planificado, por lo tanto para
reflejar el costo real del ciclo de vida del equipo
hasta la fecha establecida para el análisis, ya está
incluido el término N dentro del valor de Co, Cm y
Cp, quedando la ecuación de la siguiente forma:
CCVr = CI + Co + Cm + Cp
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4. Costo por disminución de la vida útil (CDVU).
La explotación indiscriminada de los equipos,
adicionado
a
deficientes
acciones
de
mantenimiento provoca una disminución de la
vida útil de los mismos, forzando a que sean
sustituidos en un tiempo mucho menor que el
planificado, debido al desgaste acelerado de sus
componentes, lo que implica realizar una nueva
inversión para garantizar dicha sustitución.
Todo equipo debe recorrer un camino
determinado hasta perder su capacidad de
trabajo, para esto debe contar con una estrategia
de mantenimiento adecuada que permita cubrir
esta distancia y alargarla aún más de ser posible.
Para poder evaluar económicamente los costos
que están asociados a la disminución de la vida útil
de los equipos se propone seguir los siguientes
pasos:
1. Calcular el costo del ciclo de vida del equipo
para un tiempo determinado y en condiciones
reales, utilizar para esto las ecuaciones (7), (3),
(4) y (5).
2. Calcular el costo del ciclo de vida del equipo
para el mismo período anterior pero en
*
condiciones ideales de mantenimiento, utilizar
para esto las ecuaciones de la (2) a la (5).
3. Calcular un número de años hipotéticos con la
siguiente ecuación:
Nhipot =
CCVr - CI
Coi + Cmi + Cpi
(8)
Donde:
N hipot : Número de años hipotéticos.
CCVr: Costo de Ciclo de Vida Real. ($)
CI: Costo de Inversión. ($)
Coi: Costo de operación ideal. ($)
Cmi: Costo de mantenimiento ideal. ($)
Cpi: Costo por paradas ideal. ($)
El número de años hipotéticos indica el tiempo
que el equipo hubiese estado trabajando bajo
condiciones ideales hasta alcanzar un CCV igual al
valor del CCVr.
4. Calcular el número de años perdidos con la
siguiente ecuación:
Np = Nhipot - N
……
….(9)
Donde:
Np: Número de años perdidos.
N: Número de
investigación.
años
considerado
en
la
5. Calcular en términos monetarios y no
porcentuales la depreciación perdida del
equipo, siendo esa depreciación perdida
equivalente al costo por la disminución de la
vida útil del equipo por no haberle efectuado el
debido mantenimiento. Este cálculo será
realizado con la siguiente ecuación:
Dp = CDVU = D * Np
(10)
Donde:
CDVU: Costo por Disminución de la Vida Útil. ($)
Dp: Depreciación perdida. ($)
D: Depreciación anual del equipo. ($)
5. Costo por pérdida de mercado (CPM).
Hay situaciones donde el costo del no
mantenimiento se paga, en el mejor de los casos,
con molestas afectaciones a las personas y la
consiguiente pérdida de calidad de las
instituciones [7]. Según estudios realizados por
profesores de la Escuela de Hotelería y Turismo de
la Habana (EHTH), un cliente que resulte
insatisfecho del servicio que se le brinda, es capaz
de transmitir su descontento a un número entre
11 y 20 personas, en dependencia del país. En este
caso el prestigio de la instalación se vería
afectado, provocando una pérdida de mercado
que pudiera terminar en una pérdida de categoría
del propio hotel.
El cálculo de este elemento pudiera realizarse
mediante la evaluación en términos monetarios
de la diferencia en cuanto a la cantidad de clientes
entre varios años, siendo necesario realizar un
profundo estudio de mercado, donde se pueda
delimitar entre las tantas posibles causas que
pueden provocar estas diferencias. Este estudio
no fue realizado por no contarse con el tiempo y la
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Propuesta de metodología para el cálculo del costo del No Mantenimiento
información necesaria, por lo que solo se tendrá
en cuenta de manera cualitativa y no cuantitativa,
sin dejar de reconocer la gran importancia que
este elemento tiene en la gestión empresarial.
6. Costo por resarcir daños (CRD).
Este costo está en dependencia de la política del
hotel, si se considera necesario se toman algunas
medidas para tratar de suplirle al cliente las
incomodidades causadas, esto puede consistir en
la compra de algunos obsequios o en el propio
descuento del alquiler. Aunque este elemento
generalmente resulta pequeño comparado con el
resto, es necesario tenerlo en cuenta en el
momento de determinar los costos asociados al
no mantenimiento.
3. Etapas de la metodología propuesta.
La metodología propuesta parte sobre la base de
que no existe hasta el momento algún algoritmo
de trabajo, que permita determinar los costos que
se generan por no hacer un mantenimiento con la
calidad y frecuencia que el mismo requiere, por lo
que está propensa a cambios con el objetivo de
perfeccionarla.
Esta propuesta va dirigida a aquellas instalaciones
que brindan servicio de hospedaje como es el caso
de los hoteles, por lo que hay elementos
identificados que son propios de este tipo de
instalación y otros que son comunes para todas.
En caso de aplicarse en otro tipo de instalación o
sector será necesario hacerle los ajustes
pertinentes, como pueden ser la identificación de
los propios elementos que son característicos del
tipo de instalación y que no se definieron para
este análisis.
La metodología está compuesta por tres etapas, la
primera se basa en conocer el contexto
operacional en que se desempeñan los equipos
que se van a analizar, la segunda está dirigida al
cálculo en cuestión de los elementos identificados,
y la tercera estará en dependencia de si se quiere
analizar más de un equipo. A continuación se
muestran los pasos componentes de cada etapa.
Pasos para el cumplimiento de las etapas:
54
1. Búsqueda de información.
1. Estudio de la instalación en que se encuentra el
equipo o sistema objeto de análisis, permitiendo
enmarcar el estudio en las características
específicas del sector al cual pertenece,
obteniendo además información sobre las
condiciones en que trabaja dicho equipo.
2. Estudio del expediente técnico del equipo,
primeramente para conocer las características
técnicas del mismo y su estado actual, y en
segundo lugar conocer las operaciones de
mantenimiento tanto preventivo como contra
averías que se le han realizado.
3. Revisión de las órdenes de trabajo
correspondientes al período que se analiza,
para poder determinar el costo de las acciones
de mantenimiento y el tiempo empleado por
cada operario para ejecutarlas.
4. Revisión de las facturas emitidas por las
empresas contratadas para la ejecución del
mantenimiento, ya sea preventivo o contra
averías, obteniendo también el costo de esas
acciones que se va a complementar con el
obtenido en el paso 3.
5. Análisis de las quejas ofrecidas por los clientes
en el período establecido, así como los cambios
de habitaciones realizados para determinar y
cuantificar los que mantienen alguna relación
con el equipo o sistema en que se trabaja.
6. Revisión de las medidas tomadas por la
dirección de la instalación para suplir las
molestias causadas a los clientes.
2. Cálculo del costo del no mantenimiento.
1. Calcular el costo por cambio de habitación.
Utilizar para esto la ecuación (1).
2. Calcular el costo del ciclo de vida real para un
período determinado. Cálculo que se realiza
utilizando las ecuaciones (7), (3), (4) y (5).
3. Calcular el costo del ciclo de vida ideal para el
propio período utilizando las ecuaciones de la
(2) a la (5).
4. Calcular el costo por disminución de la vida útil
según los pasos establecidos en el cuarto punto
del epígrafe 2.
5. Calcular el costo por resarcir daños, para lo cual
se suman los valores de los aspectos
mencionados en el punto número seis del
epígrafe 2.
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6. Calcular el costo del no mantenimiento (CNM)
con la siguiente ecuación:
CNM= CCVr- CCVi+ CCH+ CDVU+ CRD (11)
3. Repetir los pasos de la primera y segunda
etapa.
Esta se realiza en función de la cantidad de
equipos que se quieran analizar para determinar
el Costo del No Mantenimiento Total.
La segunda etapa de esta metodología se
introdujo en un documento con formato Excel
para facilitar así las operaciones de cálculo,
permitiendo alcanzar el resultado final a partir de
la incorporación de los datos necesarios. El mismo
estará compuesto por cinco hojas distribuidas de
la siguiente forma:
Hoja de presentación.
Hoja con las indicaciones necesarias para la
aplicación de la metodología, en la que se
muestran todas las ecuaciones utilizadas en el
cálculo, así como se describe cada término
empleado en dichas ecuaciones.
Hoja principal en la que se realiza el cálculo del
costo del no mantenimiento, en ella se
introducen los datos y se muestran los
resultados alcanzados, (ver Figura 1).
Hoja con los vínculos necesarios para el cálculo
realizado en la hoja anterior.
Hoja en la que se muestra de forma gráfica el
costo del no mantenimiento, a partir de la
diferencia entre los costos asociados a la
función mantenimiento tanto ideal como real,
así como el porciento que representa cada
elemento calculado del CNM. (ver Figura 2).
4. Aplicación de la metodología
propuesta.
El sistema de climatización de la instalación es del
tipo centralizado y está conformado por una
enfriadora de 122 TR con dos compresores de
tornillo, 164 unidades terminales fan coils y dos
sistemas de bombeo de agua con dos y diez
bombas respectivamente [1]. Debido a que esta
metodología es aplicable para cada equipo de
manera individual, es necesario hacer el cálculo de
cada uno para poder obtener finalmente el costo
del no mantenimiento de todo el sistema.
Con la aplicación de la metodología a cada uno de
los equipos que conforman el sistema de
climatización se obtuvieron los resultados que se
muestran en la Tabla 1. El período tenido en
cuenta para el análisis estuvo comprendido entre
los años 2006 y 2007, coincidiendo con el tiempo
de
explotación
de
la
instalación.
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Figura 1. Hoja de cálculo del Costo del No Mantenimiento
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Figura. 2. Hoja con gráficos asociados al costo del no mantenimiento
Tabla No. 1. Costo del No Mantenimiento por
equipos.
Equipos
CNM (CUC)
Enfriadora
48.893,34
Fan Coils
678,68
Bombas
0,00
Sistema de climatización
49.572,02
En los cálculos realizados a los fan coils se dejaron
de procesar 107 acciones de mantenimiento que
fueron realizadas contra averías, éstas acciones no
se pudieron reflejar en términos monetarios
producto a las propias deficiencias en el llenado
de las órdenes de trabajo, las cuales no reflejaban
el costo de la realización de las mismas,
dificultándose la realización de ésta investigación.
En el caso de las bombas centrífugas, la condición
de redundancia de las mismas hace posible que se
mantengan trabajando con poca ocurrencia de
fallas, por lo que el período de dos años no fue
suficiente para que se generasen pérdidas
asociadas a estos equipos.
La metodología propuesta se intentó aplicar en
otra instalación hotelera con diferente tipo de
sistema de clima, de esta forma se podría
demostrar su aplicabilidad en cualquiera de estos
sistemas, contribuyendo con la validación de los
resultados de esta investigación. Finalmente eso
no fue posible por no contarse con la información
necesaria para la realización de todos los cálculos.
El correcto llenado de las órdenes de trabajo con
los materiales consumidos, su costo, las
descripción clara de las acciones realizadas y el
tiempo que se demora el personal en la ejecución
de esas tareas, conjuntamente con la información
de los expedientes técnicos, las quejas de los
clientes, la relación de las habitaciones fuera de
orden y las facturas de los contratos a terceros,
son aspectos necesarios para la correcta
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Propuesta de metodología para el cálculo del costo del No Mantenimiento
aplicación de la metodología propuesta. Si se
cuenta con esa información se podrá entonces
conocer aquellas pérdidas ocasionadas por un
mantenimiento deficiente.
5. Conclusiones.
control de los gastos asociados a la función
mantenimiento, así como en la propia gestión
económica y empresarial de la instalación.
6. Referencias.
1. Expediente de Liquidación de Inversión. SSTT.
El cálculo del costo del no mantenimiento del
sistema de climatización de la instalación,
permitió cuantificar la extraordinaria suma de
dinero que se perdió por este concepto en un
período de dos años, correspondiente
solamente a un sistema de la instalación.
La metodología propuesta, constituye una
herramienta que permite un análisis cualitativo
y cuantitativo de los costos asociados al no
mantenimiento de cualquier equipo o sistema
ingenieril, realizándole los ajustes
correspondientes a sus características
individuales.
Se requiere para la aplicación eficaz de esta
propuesta de metodología, de una correcta
organización del mantenimiento.
El costo del no mantenimiento resulta un
elemento indispensable a considerar en el
2. FABRYCKY, W. J. Análisis del coste del ciclo de
vida de los sistemas. Biblioteca EHTH. 1997
3. Ficha de costo por habitación o apartamento.
SSTT.
4. MESA DÍAZ, F. E. Propuesta de Centro de
Referencia para la capacitación de los Servicios
Técnicos. Biblioteca EHTH. 2005
5. Resolución No 64 del 2005. Política de Servicios
Técnicos del Ministerio de Turismo. MINTUR.
2005.
6. Sexto Cabrera, L. F. El costo de disminuir las
pérdidas. Biblioteca CEIM/ISPJAE.
7. TAVARES LOURIVAL, A. Administración
Moderna de Mantenimiento. Biblioteca EHTH.
O. Fabelo-García1, D. Sánchez-Bakhsh2
1. Departamento Prototipo. Facultad de Ingeniería Eléctrica
E-mail: [email protected]
Instituto Superior Politécnico “José Antonio Echeverría” – CUJAE
Calle 114 #11901 e/119 y 127. Marianao. La Habana. CP 19390. Cuba.
2. Escuela de Hotelería y Turismo de La Habana.
Ave 3 y calle 84. Hotel Comodoro. Playa. Ciudad Habana, Cuba.
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