1. OBJETIVO Gestionar reuniones con personas u organizaciones

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INSTRUCTIVO MANEJO DE REUNIONES
PROCESO GESTIÓN DE COMUNICACIONES
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Fecha: 24- Junio-2014
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1. OBJETIVO
Gestionar reuniones con personas u organizaciones consideradas estratégicas para
generar, afianzar y construir relaciones de mutuo beneficio para el cumplimiento de los
objetivos de la Fundación FES y los posibles aliados.
2. ALCANCE
Inicia desde la planeación de los objetivos y la agenda temática para la reunión, hasta
la logística y el desarrollo de ésta.
3. DEFINICIONES

Agenda Temática: Son temas que predominan semanalmente en los medios
masivos de información y comunicación, que están condicionados por la
coyuntura política, económica y social que atraviese el país.

Material de apoyo: En los procesos de relaciones públicas se entiende por
material de apoyo a todas las piezas de comunicación- información que sea
diseñada para facilitar, apoyar y complementar el discurso de la persona que
participa en una acción de relaciones públicas, en representación de la
Fundación Fes. En ese sentido se puede emplear blochures, presentación con
diapositivas, informes de gestión, tarjetas de presentación de material pop,
regalos corporativos entre otros.

Relaciones públicas: Las relaciones públicas son un conjunto de acciones de
comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que
tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos,
escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad
y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.
Las relaciones públicas implementan técnicas de negociación, marketing y
publicidad para complementar y reforzar su desempeño en el marco de un
entorno social particular y único que debe ser estudiado con máximo esmero
para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y aceptadas por los
distintos públicos a quiénes se dirige un programa de Relaciones Públicas.
4. RESPONSABLE
El Coordinador de Comunicaciones, el Director Ejecutivo y demás directores de la
Fundación FES.
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5. CONDICIONES

La disponibilidad por parte del Director Ejecutivo y demás directores de la
Fundación para la participación en encuentros y reuniones con actores clave de
los grupos sociales objetivos para la gestión de la Fundación.

Disponer de un presupuesto para el desarrollo de las estrategias de relaciones
públicas.

Si se requiere contratar un proveedor para el diseño y desarrollo del material de
apoyo definido en la estrategia de relaciones públicas, se debe realizar de
acuerdo con el procedimiento de Compra de bienes y servicios P-GA-1.

De acuerdo con los resultados obtenidos en las reuniones con los actores claves,
se identifica la posibilidad emprender proyectos o programas en conjunto.
Convirtiéndose en un insumo para el proceso de Gestión de Oportunidades.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
6.1 Planear las reuniones
En esta fase se establecen los objetivos de la o las reuniones, la agenda temática, las
personas que serán convocadas y establecer tres opciones de fechas tentativas para
confirmar la disponibilidad de los invitados.
6.2. Desarrollar la logística para ejecución de la estrategia de relaciones
públicas
6.2.1 Diseñar el guión para convocatoria y material de apoyo para las
reuniones.
Se diseña un guión de convocatoria de acuerdo con las personas invitadas a la
reunión, medios definidos, los objetivos y la agenda temática establecidos con el fin de
garantizar una comunicación clara y asertiva.
Se realiza el diseño de los materiales de apoyo necesarios para llevar a cabo la
reunión o se define la contratación de un proveedor para el desarrollo de la actividad.
6.2.2 Realizar convocatoria y definir la agenda
Si se requiere se actualiza la base de datos de los grupos sociales objetivo F-GC-8 y se
ejecuta la convocatoria de acuerdo con el guión y al medio de comunicación definido.
Durante el contacto con el actor clave se define la fecha de la reunión y se realiza
confirmación de asistencia previa a la reunión.
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6.2.3 Coordinar la Logística de la reunión
El Coordinador de Comunicaciones coordina los siguientes temas para la ejecución de
las reuniones:




Fecha, hora, duración, lugar.
Medios de transporte.
Alimentación.
Ayudas audiovisuales, material
requeridos.
de
apoyo,
equipos
o
demás
elementos
Si la reunión se realiza en las instalaciones de la Fundación FES se coordinan los
mismos temas de logística.
6.3 Desarrollar la reunión
Se realiza la reunión entre los actores claves y los directivos de la Fundación FES, se
exponen los temas a tratar y se definen acciones a seguir. Esta reunión puede ser
realizada por el Director Ejecutivo, Directores de Área y/o responsable del proceso
Gestión de Oportunidades.
De acuerdo con los resultados de la reunión se programan nuevas reuniones para
continuar con el fortalecimiento del vínculo con el nuevo aliado con miras hacia el
desarrollo y financiación de nuevos proyectos o programas en conjunto.
La identificación de posibilidades de emprender proyectos o programas en conjunto se
convierte en un insumo para el proceso de Gestión de Oportunidades.
6.4. Formular
Aprendidas
Acciones
Correctivas,
Preventivas,
Mejora
y
Lecciones
Periódicamente se verifica si el presente instructivo ha cumplido con sus objetivos de
manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se podrán formular
acciones correctivas, preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6;
y/o se formularán lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de
Conocimiento.
FIN.
ANEXOS
No Aplica
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión del
Documento
1
Descripción
del Cambio
Motivo del
cambio
Fecha del
cambio
Aprobado
por
Creación
______
24 de Junio de
2014
Director
Administrativo
y Financiero.
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Juan Sebastián
Bedoya García
Nombre: Olga Mildred
Charry.
Nombre: Máximo Adrián Luna.
Cargo: Coordinador de
Comunicaciones.
Cargo: Coordinadora de
Planeación y Calidad.
Cargo: Director Administrativo
y Financiero.
Firma:
Firma:
Firma: