Documento 710161

I.E. GABRIELA MISTRAL DE BUCARAMANGA
MISIONERAS DEL DIVINO MAESTRO
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
PAGINA
P-01
ELABORADO POR
EDDY BRIGITTE DELGADO
MARIA ALEJANDRA PINO
1 de 5
APROBADO POR
FECHA DE EMISIÓN
VERSION No.
Comité de Calidad
Abril 29 de 2013
01
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
ACTUALIZACION
DD
MM
AA
VERSION
MODIFICADA
DOCUMENTO
MODIFICADO
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
I.E. GABRIELA MISTRAL DE BUCARAMANGA
MISIONERAS DEL DIVINO MAESTRO
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO:
Asegurar la adecuación, revisión, actualización, disponibilidad y
información del Instituto Gabriela Mistral de Bucaramanga.
conservación, de la
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para controlar todos los documentos electrónicos y/o físicos de
carácter interno o externo, del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Gabriela Mistral de
Bucaramanga.
3. DESCRIPCION:






a) Políticas de Operación:
Se considerarán documentos controlados únicamente los originales ubicados en:
- Aula Virtual del S.G.C.
- Rectoría: única copia de los documentos en físico.
Toda copia física o electrónica diferente a los originales, se clasificará como documento no
controlado. En lo posible las impresiones a los documentos se realizarán en papel
reciclado.
Los documentos deben ser elaborados en computador para facilitar su lectura (el uso del
computador no es requisito para diligenciar registros).
En lo referente a documentos de carácter externo, el único original será el que se reciba
proveniente de entidad y/o persona externa.
Si se tratase de un documento externo descargado de internet todos serán copias
controladas.
Las firmas de elaboración y aprobación, serán exigidas solo para los documentos originales
en físico disponibles en Rectoría.
b) Procedimiento para el control de documentos de carácter interno:
SECUENCIA
3.1 Elaborar
un
nuevo tipo de
documento
o
modificar uno ya
existente
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
3.1.1 Analizar la necesidad de emitir un nuevo
tipo de documento. Esto lo puede realizar
cualquier persona que pertenezca al proceso
inherente.
3.1.2 Justificar la necesidad de crear un nuevo
Personal del
tipo de documento.
proceso al que
3.1.3 Elaborar o actualizar el documento de
pertenezca el
acuerdo a los parámetros establecidos en el
documento
Instructivo Elaboración de Documentos I-01-ED.
3.1.4 Si se diera la necesidad de realizar un
cambio en algún documento ya existente, se
deberá presentar ante el responsable del proceso,
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3.2 Aprobación
del
documento
3.3 Actualizar
el
listado
maestro
de
documentos
3.4 Difundir
documentos
aprobados
e
informar a los
líderes
de
procesos
3.5 Revisar
la
documentació
n vigente
3.6 Modificaciones
a
los
documentos
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la propuesta de la nueva versión con la
justificación de los cambios realizados.
3.2.1 La aprobación de los documentos debe ser
realizada antes de la emisión del documento; esta
es efectuada por el responsable del proceso con
el visto bueno de la Rectoría, consignando como Responsable del
evidencia su firma en la portada del documento;
proceso
para la creación o modificación de los formatos,
se consignará la aprobación de su emisión en la
portada del procedimiento del cual se derive.
3.3.1 Las versiones vigentes de los documentos
internos deben ser actualizadas en el Listado Responsable del
Maestro de Documentos F-01-MD, por el
proceso y
encargado de cada proceso informándole al
Administrador
docente que administra el Aula Virtual del S.G.C. del Aula Virtual
para su adecuación, así mismo en el caso de
del S.G.C.
incluir algún documento nuevo.
3.4.1 El docente de informática que administra el
Aula Virtual del S.G.C., realiza la publicación del
documento en la misma, a través de la cual podrá
ser consultada por todos los funcionarios de la
Personal del
Institución.
proceso al que
3.4.2 El Responsable del proceso debe mantener
pertenezca el
actualizada la copia controlada de los
documento y
procedimientos ubicada en la oficina de Rectoría.
docente de
3.4.3 El Responsable del proceso debe informar
informática
a través del correo electrónico acerca de las
nuevas versiones o tipos de documentos emitidos,
a los funcionarios correspondientes.
3.5.1 Los documentos del SGC serán revisados
periódicamente a través de su uso en donde se
Personal del
determina su adecuación con respecto a las
proceso al que
actividades desarrolladas.
Si es necesario
pertenezca el
efectuar modificaciones, éstas son propuestas y
documento
realizadas como se indica en el siguiente numeral
3.6 Realizar Modificaciones a los Documentos.
3.6.1 Las modificaciones deben ser propuestas al
responsable del proceso al que corresponda el
documento para solicitar su aprobación.
Responsable del
3.6.2 Los documentos que no sean aprobados,
proceso
no podrán ser considerados dentro del SGC y no
se podrán utilizar para ningún efecto.
3.6.3 Si el cambio es aprobado, se diligencia la
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descripción de la modificación en el espacio de la
portada para control de cambios al documento, se
modifica la fecha de emisión y la versión del
documento y se envía al administrador del Aula
Virtual del S.G.C para que éste realice la
actualización de la misma.
3.6.4 No se conservarán documentos internos
obsoletos.
c) Procedimiento para el control de documentos de carácter externo:
Son aquellos emitidos por entidades externas al Instituto Gabriela Mistral, que incidan en el
funcionamiento de su Sistema de Gestión de Calidad - S.G.C. -, tales como:
 Normas y documentos técnicos.
 Documentos legales.
 Comunicados de clientes o entidad certificadora, entre otros documentos.
SECUENCIA
3.1 Recibir
documento o
actualizar uno
ya existente
3.2 Identificar
documentos
3.3 Difundir
documento
ACTIVIDADES
3.1.1 Los documentos podrán ser recibidos en la
secretaria o portería de la institución; estos
deberán ser remitidos al área a la cual están
dirigidos.
3.1.2 Las
actualizaciones
de
documentos
externos disponibles en internet deberán ser
descargadas de las páginas web de las entidades
emisoras.
3.2.1 Los documentos de origen externo se
identifican a través de su nombre, número (si
aplica) y entidad que lo emite, consignando esta
información en el Listado de Documentos
Externos F-01-DE, el cual es elaborado por el
responsable de cada proceso al cual corresponde
el documento.
3.3.1 El responsable del proceso debe difundir el
documento externo (última actualización), a las
personas involucradas, dejando constancia de la
entrega en un acta de reunión o a través del
registro de envío por correo electrónico.
3.3.2 Es responsabilidad de cada funcionario
actualizar la información obsoleta por la vigente,
de acuerdo a la información otorgada por el
Responsable del Proceso.
RESPONSABLE
Secretaría
Vigilancia
Responsable del
Proceso
Responsable del
Proceso
Responsable del
Proceso
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3.4 Controlar
vigencia del
documento
3.4.1 El responsable del proceso debe mantener
actualizada la información de origen externa
relacionada con el proceso a su cargo; una vez la
información pierda vigencia se deberá:
 Si se conservan versiones obsoletas de los
documentos externos, estas son identificadas
de manera visible con la palabra OBSOLETO;
así mismo se mantiene en el Listado de
Documentos Externos F-01-DE el registro de
este documento indicándolo con la palabra
OBSOLETO.
 Los documentos que no sean necesarios
conservar, se deberán eliminar y realizar la
correspondiente actualización en el Listado de
Documentos Externos F-01-DE.
4. ANEXOS:



Instructivo Elaboración de Documentos I-01-ED
Listado Maestro de Documentos F-01-MD
Listado de Documentos Externos F-01-DE
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Personal del
proceso al que
pertenezca el
área a la cual fue
dirigido el
documento