codigo de conducta

CODIGO DE CONDUCTA
Políticas y Obligaciones para Trabajar en Hilton
CODIGO DE CONDUCTA
Políticas y Obligaciones para Trabajar en Hilton
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION..............................................................................1
Información a Terceros................................................................................................8
Declaracion de la Política............................................................................................. 1
Medios / Red Social.......................................................................................................8
Nuestras Obligaciones Legales y Nuestras Políticas....................................... 1
Protegiendo los Bienes de Hilton............................................................................9
Creando y Manteniendo Registros precisos del Negocio............................9
NORMAS DE CONDUCTA DE LOS MIEMBROS DE EQUIPO........... 2
Archivo de Registros.....................................................................................................9
Responsabilidad Personal...........................................................................................2
Valorando y Respetando la Diversidad.................................................................2
CIUDADANÍA GLOBAL.................................................................. 10
Manteniendo un Lugar de Trabajo Libre de Acoso.........................................2
Derechos Humanos..................................................................................................... 10
Creando un Ambiente de Trabajo Saludable y Seguro.................................2
Prohibición del Tráfico de Humanos................................................................... 10
Lugar de Trabajo Libre de Alcohol y Drogas...................................................... 3
Nuestras Comunidades............................................................................................. 10
Manteniendo un Lugar de Trabajo Libre de Violencia................................... 3
Compromiso con el Medio Ambiente................................................................. 10
Conductas Inaceptables.............................................................................................. 3
Sobornos y Otras Prácticas de Corrupción.........................................................11
Quién es un “Oficial de Gobierno”?........................................................................11
ÉTICA COMERCIAL.......................................................................... 4
Sobornos Comerciales.................................................................................................11
Mercadotecnia y Publicidad......................................................................................4
Privacidad...........................................................................................................................4
Servicios Complementarios y Entretenimiento
para Oficiales de las Organizaciones Sindicales..............................................12
Conflicto de Intereses..................................................................................................4
Boicots................................................................................................................................12
Oportunidades Corporativas.....................................................................................4
Embargos Comerciales y Control de Exportaciones.....................................12
Familiares y Amistades................................................................................................ 5
Lavado de Dinero..........................................................................................................12
Intereses o Relaciones a Reportar.......................................................................... 5
Participación Política – Elecciones en los Estados Unidos.........................13
Inversiones Personales................................................................................................. 5
Elecciones Fuera de los Estados Unidos.............................................................13
Empleo y Actividades Comerciales Externas..................................................... 5
Actividad Política Individual......................................................................................13
Obligaciones Financieras............................................................................................ 5
Relaciones con el Gobierno y Cumplimiento
de la Ley de Lobbying de los Estados Unidos...................................................13
Funcionarios y Asesores de Otras Entidades..................................................... 5
Competencia Leal........................................................................................................... 5
Prácticas de Adquisición.............................................................................................. 5
Cortesías (regalos, favores y entretenimiento)................................................. 5
¿Qué son las Cortesías?............................................................................................... 5
Lineamientos para Considerar.................................................................................6
Otorgando Cortesías.................................................................................................... 7
Propinas y Gratuidades................................................................................................ 7
Competencia y Antimonopolio................................................................................ 7
Información Protegida por Ley o Confidencial,
o Secretos Comerciales o Industriales.................................................................. 7
Protegiendo la Información de Hilton..................................................................8
Ubicación Segura de la Información Confidencial..........................................8
Exactitud de la Información......................................................................................13
DIRECCIONANDO LAS DUDAS......................................................14
Asesor Legal de la Empresa......................................................................................14
Hilton Ethics Hotline....................................................................................................14
Acceso a la Información Personal..........................................................................14
Protección de la Identidad........................................................................................14
Sin Represalias................................................................................................................14
Disciplina...........................................................................................................................14
Excepciones......................................................................................................................14
Cumplimiento de la Certificación Anual.............................................................14
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
1
INTRODUCCION
Declaración de la Política
La reputación de Hilton y cada uno de nuestros
Hoteles es la clave de nuestros éxitos pasados,
presentes y futuros. Todo Miembro de Equipo
tiene la responsabilidad personal de actuar
con integridad para elevar la reputación de
Hilton así como para mantener un ambiente
de trabajo agradable. Integridad significa hacer
lo correcto todo el tiempo y estimular a otros
para que hagan lo mismo.
Este Código de Conducta proporciona una
guía acerca de cómo Hilton y los Miembros
de Equipo deben trabajar juntos para alcanzar
las normas éticas más altas en el negocio de
la hospitalidad. En algunos aspectos, el Código
de Conducta contiene reglas que deben
observarse de la manera más estricta, y en
otros aspectos proporciona guías generales.
En todos los casos, es obligatorio cumplir con
el Código de Conducta. Esperamos que los
Miembros de Equipo sustenten las normas
éticas más altas en cada acto llevado a cabo
en nombre de Hilton. Los Miembros de
Equipo no deben solamente evitar actividades
inapropiadas, sino también actividades que den
la impresión de ser inapropiadas.
Este Código de Conducta se aplica a todos
los empleados de Hilton Worldwide, Inc.
y sus subsidiarias (colectivamente,
“Hilton Worldwide”) y a los empleados
de todos los hoteles que pertenecen, son
operados o administrados por Hilton
Worldwide (colectivamente, los “Hoteles”),
sean o no empleados de Hilton Worldwide.
Los empleados de Hilton Worldwide y de
los Hoteles son colectivamente referidos en
este Código de Conducta como “Miembros
de Equipo” e individualmente como
“Miembro de Equipo.” Los términos
“su,” “sus,” “tu,” y “tus” se refieren a
un Miembro de Equipo, mientras que
los términos “Hilton,” “nosotros,”
“nuestro(a),” y “nos,” se refieren colectiva­
mente a Hilton Worldwide y a los Hoteles.
Obligaciones Legales y Políticas de Hilton
Todas las actividades de Hilton deben llevarse a
cabo de manera ética y legal. Los Miembros de
Equipo deben cumplir totalmente con las leyes
y regulaciones vigentes en los diferentes países,
localidades y comunidades en los que Hilton
otorga sus servicios. Asimismo, los Miembros
de Equipo deben conducir los asuntos de
Hilton al pie de la letra y dentro del espíritu
de dichas leyes y de este Código de Conducta.
Los Miembros de Equipo que no cumplan con
este Código de Conducta están sujetos a la
aplicación de medidas disciplinarias incluyendo
la terminación de relaciones laborales. Si
alguna cláusula de este Código de Conducta
viola las leyes locales o es de otra manera
inejecutable, las otras cláusulas de este Código
continuarán siendo aplicables en la mayor
medida posible.
Como está descrito más detalladamente
en la sección “Direccionando la Dudas,”
los Miembros de Equipo deben notificar
al supervisor inmediato, al Departamento
de Recursos Humanos o al Asesor Legal de
la empresa cualquier duda o preocupación.
Los Miembros de Equipo en los Estados Unidos
pueden también reportar observaciones
de manera confidencial a través de Hilton
Ethics Hotline en www.hiltonhotline.com
o al (877) 662-5825.
A veces, se puede requerir una guía para
comprender los aspectos específicos de
este Código de Conducta. Los Miembros de
Equipo deben comunicarse con cualquiera
de los recursos antes mencionados si tienen
preguntas o dudas acerca de este Código
de Conducta.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
2
NORMAS DE CONDUCTA DE
LOS MIEMBROS DE EQUIPO
A continuación se encuentra una lista de
aspectos relacionados con la conducta que se
espera de los Miembros de Equipo, sin importar
su puesto. Los ejemplos a continuación no son
exhaustivos. Hilton se reserva el derecho de
determinar si cierta conducta en particular
es inapropiada.
Responsabilidad Personal
Se espera que todos los Miembros de
Equipo se conduzcan de una manera que
sea consistente con los “valores” Hilton de
Hospitalidad, Integridad, Liderazgo, Trabajo en
equipo, Ownership (propiedad), y Now (Ahora,
Sentido de Urgencia). Cada día, con cada acto,
los Miembros de Equipo pueden tener un
impacto directo en la reputación de Hilton.
Nuestro éxito constante depende del hecho
de que cada Miembro de Equipo acepte la
responsabilidad para hacer lo correcto, en todo
momento, y de que acepte la responsabilidad
por los actos que lleva a cabo y por las
consecuencias de esos actos. Los Miembros
de Equipo deben evitar y prevenir actos que
dañen nuestra reputación, huéspedes, socios
comerciales y comunidades.
La responsabilidad personal también significa
reportar hechos e inquietudes. Nuestra política
de puertas abiertas invita a los Miembros
de Equipo a comunicarse, en persona si es
necesario, con sus supervisores, con sus jefes
de departamento o con su Departamento
de Recursos Humanos en caso de tener
preguntas, problemas o inquietudes. Si el
reporte es de buena fe, entonces las represalias
se prohíben y no serán toleradas.
Puesto que somos líderes globales en el
negocio de la hospitalidad, comprendemos la
importancia de tratar bien a las personas; no
solamente a nuestros huéspedes. Lo anterior
significa que todas las personas dentro de
nuestra organización sean tratadas y traten
a otras personas con respeto y dignidad
en todo momento.
Valorar y Respetar la Diversidad
Estimulamos y valoramos un ambiente de
trabajo diverso y lograremos el éxito al valorar
e impulsar la diversidad en nuestra fuerza de
trabajo, huéspedes, proveedores y socios. Al
respetar las diversas culturas contenidas en
nuestra organización global, reconoceremos
las necesidades locales de las comunidades
en las que servimos, vivimos y trabajamos en
todo el mundo. Por lo tanto, no toleraremos
ningún tipo de discriminación, acoso o
represalia en contra de ningún individuo
o grupo sobre la base de factores étnicos,
raciales, religiosos, culturales o de género
sexual, o de cualquier otra característica
protegida por las leyes vigentes. Buscaremos y
emplearemos a los Miembros de Equipo más
calificados, y proporcionaremos oportunidades
iguales para todos los Miembros de Equipo
basándonos en el mérito, las habilidades, las
certificaciones profesionales, la experiencia,
el esfuerzo y la destreza para llevar a cabo las
responsabilidades laborales.
Mantener un lugar de trabajo libre de acoso
Hilton está comprometido con un ambiente
de trabajo que no tolera ninguna forma de
acoso basada en cualquier característica
protegida por las leyes vigentes. Es inaceptable
cualquier conducta que provoque un ambiente
de trabajo intimidatorio, ofensivo, hostil o
abusivo, o que interfiera con la habilidad de
cualquier Miembro de Equipo para llevar a
cabo su trabajo.
El acoso puede tomar muchas formas que
incluyen pero que no se limitan a:
• Amenazas e insultos orales o escritos;
• Comentarios, bromas, difamaciones
o burlas de naturaleza discriminatoria
que no sean bien recibidas;
• Bromas prácticas que humillen o insulten
a alguna persona; Ignorar, aislar o segregar
a una persona;
• Material de naturaleza discriminatoria
que se exhiba de manera pública,
que circule en el área de trabajo, etc.;
• Contacto físico no deseado.
Si cualquier Miembro de Equipo considera
que está siendo acosado, puede tomar acción
inmediata notificando al supervisor o al
Departamento local de Recursos Humanos.
Se dará curso apropiado a todas las
reclamaciones por acoso. Hilton conducirá
todas las investigaciones de manera
confidencial tanto como sea posible. Se
requiere que todos los Miembros de Equipo
cooperen con cualquier investigación. Hilton
prohíbe represalias en contra de cualquier
Miembro de Equipo que presente una
reclamación por acoso de buena fe y que
coopere en las investigaciones.
Crear un Ambiente de Trabajo .
Saludable y Seguro
Hilton está comprometido con la salud y
la seguridad de nuestros huéspedes, la de
los Miembros de Equipo y la de nuestros
socios comerciales. Nuestro historial refleja
ese compromiso. La seguridad requiere
el compromiso de todos. Cada Miembro
de Equipo es responsable de comprender
y cumplir con todas las disposiciones y
regulaciones sanitarias y de seguridad vigentes.
Somos también responsables de reportar de
manera inmediata accidentes, lesiones
y prácticas y condiciones inseguras en
el lugar de trabajo.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
3
NORMAS DE CONDUCTA DE
LOS MIEMBROS DE EQUIPO
Lugares de Trabajo Libres de Alcohol .
y Drogas
Los Miembros de Equipo no pueden poseer,
comprar, vender, repartir, manufacturar,
transportar o estar bajo la influencia de
ninguna droga ilegal mientras estén trabajando
o se encuentre en las instalaciones de Hilton
por ninguna razón. Los Miembros de Equipo
no pueden estar bajo la influencia del alcohol
o consumirlo cuando se encuentre trabajando,
a excepción de los casos que se trate de un
evento patrocinado por Hilton y tengan previa
autorización. Ningún Miembro de Equipo
puede, bajo ninguna circunstancia, operar un
vehículo motorizado, o cualquier otro equipo
que pueda poner en peligro a ese Miembro de
Equipo o a otra persona, mientras se encuentre
bajo la influencia del alcohol, cualquier droga
ilegal o cualquier sustancia que afecte la
habilidad del Miembro de Equipo para operar
de manera segura vehículos o equipo.
Mantener Un Lugar de Trabajo .
Libre de Violencia
Hilton no tolerara ninguna conducta que
pueda interferir con la integridad física y con
la seguridad de los Miembros de Equipo. Para
efectos de esta política, la violencia en el lugar
de trabajo se define como cualquier conducta
que amenace, pretenda o realmente pueda
causar daño físico o trauma emocional.
Donde lo permita la ley, las regulaciones de la
licencia de bebidas alcohólicas y las normas
culturales, los Miembros de Equipo pueden
consumir, comprar, vender, distribuir, transferir
o transportar bebidas alcohólicas mientras
estén trabajando o en propiedad de Hilton
como parte de las responsabilidades de trabajo
asignadas, o si así lo autoriza la administración
de Hilton.
Hilton investigara de manera apropiada
cualquier reporte, amenaza o acto de violencia.
Todos los Miembros de Equipo deben cooperar
en cualquier investigación de violencia en el
lugar de trabajo. Se presumirá que cualquier
amenaza es la declaración de intención de
llevar a cabo la amenaza.
Donde lo permita la ley o un contrato
obligatorio, los Miembros de Equipo pueden
estar sujetos a exámenes de alcohol y
drogas como parte del proceso previo a la
contratación, revisiones periódicas o cuando
muestren signos de intoxicación.
Los ejemplos de violencia en el lugar de trabajo
incluyen pero no se limitan a:
• Conducta amenazadora como agitar los
puños, destruir propiedad, arrojar objetos,
hacer señas de disparos con las manos, etc.;
• Amenazas verbales o escritas que expresen
la intención de hacer daño;
• Abuso o ataque físico;
• Acoso;
• Cualquier acto que provoque temor en una
persona razonable en esas circunstancias.
Conducta Inaceptable
Los Miembros de Equipo deben usar
buen juicio para asegurar que observen
las normas más altas. Hilton se reserva
el derecho de afirmar cual conducta en
particular es inapropiada.
Aunque la lista a continuación no es
exhaustiva, sí constituye un ejemplo de
conductas que no serán permitidas mientras
se trabaje para Hilton:
• Usar lenguaje ofensivo u obsceno;
• Ver o descargar pornografía;
• Hurtar o hacer mal uso de cualquier
propiedad de Hilton o propiedad de otros;
• Revelar información protegida por ley,
confidencial o personal;
• Trastornar o perturbar de manera no
profesional el lugar de trabajo;
• Falsificar registros que contengan
información de empleados, reportes
de tiempo, reportes de gastos, etc.;
• Usar el puesto para obtener beneficio
inapropiado para uno mismo, para amigos
o para familiares;
• Faltar a trabajar de manera excesiva;
• Apostar u organizar juegos de azar
en el lugar de trabajo;
• Dormir en el trabajo;
• Usar o compartir sin autorización cuentas
o claves de acceso a sistemas; o
• Actuar de manera inapropiada mientras
se representa a Hilton en cualquier evento
social o en algún sitio social de internet.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
4
ÉTICA COMERCIAL
Nuestra reputación se fundamenta en
prácticas comerciales honestas. Lo anterior
significa que ningún Miembro de Equipo puede
ocultar, abusar de información confidencial
o protegida por ley, declarar de manera
inexacta hechos importantes, o cualquier otra
practica deshonesta. Lo anterior aplica sin
importar de quien se trate. Se lo debemos a
nuestros huéspedes, a nuestros competidores,
a nuestros socios comerciales y a cualquier
persona con la que nos relacionemos
al hacer negocios.
Mercadotecnia y Publicidad
Nuestras actividades de mercadotecnia y
publicidad tienen el propósito de ser verdaderas
y precisas; no engañosas, se trate de nosotros
o de nuestros competidores. Los Miembros
de Equipo encargados o responsables de las
actividades de mercadotecnia y publicidad
de Hilton deben estar familiarizados en todo
momento con las leyes vigentes relacionadas
con estas actividades y cumplirlas.
Privacidad
Protegeremos con todo cuidado cualquier
información personal que recibamos en el
desarrollo normal de los negocios. Las leyes
de privacidad pueden variar mucho de país en
país y se debe resolver de manera inmediata
cualquier inquietud relacionada con la
protección apropiada, la recopilación, el uso y
el acto de compartir la información personal
dirigiéndose al Asesor Legal de la empresa.
El concepto de “información personal” incluye
cualquier información que pueda usarse
(sola o cuando se use en combinación con
otra información bajo control de Hilton)
para identificar, localizar o comunicarse con
un individuo, o que pertenezca de cualquier
manera a un individuo identificable e
identificado. Los ejemplos de información
personal incluyen (pero no se limitan a)
elementos obvios de información tales
como nombre, dirección, dirección de correo
electrónico (e-mail); asimismo información
menos obvia tal como preferencias personales,
información relacionada con la estancia
en el hotel, e información de la cuenta de
los huéspedes. La información personal
particularmente delicada incluye número de
identificación emitido por el gobierno, número
de tarjeta de crédito, información relativa
a la condición médica o la discapacidad de
alguna persona, creencias religiosas, la postura
política, el origen étnico o racial, o la vida
sexual. La información personal puede hallarse
en cualquier medio o formato como registros
computarizados o electrónicos o archivos
de papel.
Conflicto de Intereses
Un “conflicto de intereses” ocurre cuando los
intereses personales propios de un Miembro de
Equipo interfieren o parecen interferir con los
intereses de Hilton. Es política de Hilton llevar
a cabo nuestros negocios libre de la influencia
de tales conflictos.
Ésta política requiere que nunca se use o
pretenda usarse el puesto en Hilton para
obtener un beneficio inapropiado para el
Miembro de Equipo, sus familiares o ninguna
otra persona. Además, se deben evitar
inversiones o cualquier otra relación que pueda
afectar el ejercicio del libre criterio a nombre
de Hilton. Ninguna operación con ninguna
organización comercial externa que provea,
adquiera o rente bienes (muebles e inmuebles),
derechos o servicios de o hacia Hilton deberá
verse influenciada, o razonablemente parecer
estar influenciada por sus intereses o
relaciones personales.
En consecuencia, no se deben tener intereses
directos o indirectos, familiares o relaciones
con ninguna organización que pueda, de
manera concebible, interferir con la objetividad,
el libre criterio o la libre conducta al llevar a
cabo las responsabilidades a nombre de Hilton,
o avergonzar a Hilton a causa de la apariencia
de un conflicto de intereses. Por lo tanto,
cualquier Miembro de Equipo debe evitar
colocarse en una posición en la que pueda
surgir un conflicto de intereses, o que pueda,
de manera justificable, sospecharse.
La apariencia de un conflicto de esa
naturaleza puede ser tan dañina como
un conflicto verdadero.
Si un Miembro de Equipo se da cuenta de un
conflicto de intereses o de la posibilidad de
que pueda surgir un conflicto de intereses, la
administración espera que se discuta el asunto
de manera inmediata con el supervisor, con el
Departamento de Recursos Humanos o con el
Asesor Legal de la empresa. Cualquier conflicto
de intereses potencial debe ser analizado y
aprobado por el Asesor Legal de la empresa.
A continuación se muestra una guía que
presenta algunas situaciones que pueden
crean un conflicto de intereses.
Oportunidades Corporativas
Como Miembro de Equipo, no debes usar
activos o información de Hilton o tu puesto
con Hilton para obtener ganancia personal. No
puedes competir contra Hilton. Los Miembros
de Equipo tienen el deber de favorecer los
intereses comerciales de Hilton siempre que
surja la oportunidad. Por lo tanto, no debes
obtener ventaja personal (o ventaja directa
para una tercera persona) de una oportunidad
comercial que descubras a través de tu puesto
o tu uso de la propiedad o información de
Hilton; a menos que Hilton ya haya recibido
la oportunidad y la haya rechazado.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
5
ÉTICA COMERCIAL
Familiares y Amistades
Hacer negocios con o competir contra
empresas que emplean o son propiedad parcial
o total de familiares o amistades personales
de los Miembros de Equipo, puede dar lugar
a dudas con respecto a la honestidad y la
objetividad, y puede crear la percepción de
un conflicto de intereses, aún cuando éste
no exista. Del mismo modo, los Miembros de
Equipo deben evitar alentar a las compañías
que hacen negocios con Hilton a que compren
productos o servicios de sus familiares o
amistades personales. Aunque hacer negocios
con familiares o amigos cercanos de los
Miembros de Equipo no está absolutamente
prohibido, se deben notificar todos los
pormenores al Asesor Legal de la empresa. No
se debe, de manera directa o indirecta, a través
del cónyuge, de un familiar, de un amigo, de un
socio o asociado, tener intereses o dedicarse a
ninguna actividad que pueda violar éste Código
de Conducta. En caso de existir un interés de
esa naturaleza, se debe notificar al Asesor
Legal de la empresa.
No es la intención ni el deseo de Hilton
interferir con, o regular relaciones personales
entre los Miembros de Equipo fuera del lugar
de trabajo. Sin embargo, Hilton se compromete
a asegurar que las relaciones personales
entre los Miembros de Equipo no afecten
negativamente el entorno de trabajo mediante
la creación de conflictos de interés reales o
percibidos, la interrupción de los servicios a los
huéspedes o al negocio de Hilton, o la creación
de responsabilidad potencial para Hilton o
su personal. En general, Hilton no permite
que Miembros de Equipo que están en una
relación personal tengan una relación directa
o indirecta de supervisión/subordinación
en el trabajo. Igualmente, Hilton en general
no permite que Miembros de Equipo que
están en relaciones personales tengan
una posición donde se pueda influenciar
el empleo, la compensación o las condiciones
de trabajo del otro, o donde la confidencialidad
u otras consideraciones empresariales
son importantes.
Intereses o Relaciones a reportar
Todos los Miembros de Equipo que tengan
cualquier interés financiero o comercial con
cualquier proveedor, franquicia, otro socio
comercial, competidor o cliente importante,
deben presentar un reporte escrito al Asesor
Legal de la empresa mencionando la existencia
de cualquier “Interés o relación a reportar”.
Dicho reporte debe incluir el nombre de la
entidad con quien se tiene la relación y la
naturaleza y cantidad del interés financiero.
Inversiones Personales
Los Miembros de Equipo deben evitar invertir
en cualquier compañía que compita con Hilton;
o con cualquier compañía que haga negocios o
pretenda hacer negocios con nosotros.
Empleo y Actividades Comerciales Externas
Los Miembros de Equipo no deben dedicarse
a actividades comerciales externas si (a) se
contraponen a los deberes y responsabilidades
hacia Hilton, (b) afectan la objetividad y
ejercicio del libre criterio o conducta para llevar
a cabo dichas responsabilidades a nombre
de Hilton, o (c) avergüenzan a Hilton por la
apariencia de un conflicto de intereses. El
supervisor debe aprobar cualquier empleo
remunerado o consultoría.
Obligaciones Financieras
Ningún Miembro de Equipo puede pedir
dinero prestado o endeudarse con ninguna
compañía o particular que haga negocios o
pretenda hacer negocios con Hilton ya que al
hacerlo podría generar el riesgo, o inclusive la
apariencia de una situación inapropiada; o de
la falta de objetividad con respecto al mismo
Miembro de Equipo o a las transacciones
con Hilton.
Funcionarios y Asesores de Otras Entidades
Ningún Miembro de Equipo puede trabajar
como funcionario o asesor de ninguna
compañía u otra entidad comercial no afiliada
con Hilton, sin notificarlo previamente y
obtener la autorización escrita del Asesor
Legal de la empresa.
Competencia Leal
Hilton posee una amplia historia de éxitos
conseguidos por medio de una competencia
comercial honesta. Competimos por
oportunidades de negocios sobre la base
del precio, el servicio y la calidad; y, otorgamos
oportunidades de negocios sobre la
misma base.
Prácticas de Adquisición
Nos esforzamos por ser justos e imparciales
en nuestro trato con los proveedores y
contratistas externos. Se debe otorgar una
oportunidad a los proveedores interesados
y capacitados para participar en la entrega
de cotizaciones y propuestas para productos
y servicios. Las decisiones de adquisición se
deben basar en criterios legítimos y definidos
que incluyan calidad, niveles de servicio
y precio. Cumplimos con los términos
y condiciones de contratos, realizamos
los pagos de manera oportuna y cuidamos
la confidencialidad de la información
protegida por ley de los proveedores
y los contratistas externos.
Cortesías (regalos, favores y
entretenimiento)
Uno de los aspectos más delicados en la
industria de la hospitalidad es asegurar la
relación ética con los socios comerciales en
lo que respecta al otorgamiento de regalos,
favores y entretenimiento (“cortesías”).
¿Qué son las Cortesías?
Cualquier objeto de valor que tenga el
potencial de provocar que se tomen
decisiones comerciales basadas en algo
ajeno a su mérito puede considerarse una
cortesía. Algunos ejemplos son: regalos,
invitaciones a comer, a beber, a presenciar
algún espectáculo (como boletos y pases), a
pasar un rato de esparcimiento (como pagar
el costo de una partida de golf o tenis), el
pago de transportación, descuentos, artículos
promocionales, o el uso personal del tiempo del
otorgante, de sus instalaciones o equipo. Las
cortesías pueden ayudar a crear un ambiente
de buena voluntad y relaciones funcionales.
Pero no deben usarse para obtener una ventaja
deshonesta o influir de manera impropia
en las decisiones de negocios. Al mismo
tiempo que las cortesías se han extendido
substancialmente, también pueden provocar
riesgos éticos muy serios, y en algunos casos,
situaciones que pueden estar prohibidas por las
leyes locales. Inclusive en los lugares en los que
las cortesías pueden ser permitidas de manera
ética y legal, los regalos y el entretenimiento
pueden crear la apariencia de una conducta
no adecuada.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
6
ÉTICA COMERCIAL
Lineamientos para Considerar
Los Miembros de Equipo deben actuar de
manera justa e imparcial en acuerdos de
negocio a nombre de Hilton -esto significa
utilizar su sentido común y evitar ni siquiera
la percepción de que nuestras cortesías están
influenciando o pueden influir en nuestro juicio.
• Aceptar la oferta de pago de gastos de viaje
por placer de personas o firmas con quien
Hilton mantiene relaciones comerciales; o
• Aceptar algo que sabes o razonablemente
podría ser la causa de una violación en los
estándares o políticas de la compañía de la
persona que está ofreciendo la cortesía.
Puedes aceptar algo dado como cortesía
cuando:
• Se promueva una exitosa relación y buena
intención con personas o firmas con
quiénes Hilton mantiene o podría mantener
relaciones comerciales;
• De acuerdo a las leyes locales, así como a
las practicas éticas razonables del mercado,
como por ejemplo, flores, frutas y otros
presentes modestos, que conmemoran
ocasiones especiales, o el pago de gastos
razonables que están directamente
relacionados a un propósito de negocios,
(por ejemplo seminarios o conferencias
relativas al puesto desempeñado en
la compañía, y con la aprobación previa
del supervisor); y
• No crea ningún conflicto de intereses
o lealtad dividida.
Con el cumplimiento de estos lineamientos
mencionados anteriormente, los Miembros de
Equipo tienen permitido recibir obsequios o
entretenimiento (por ejemplo, tickets) con el
objetivo de darle uso personal, no de negocio,
siempre que no exceda de $200 en un año
calendario (proveniente de la misma compañía,
aunque vengan de diferentes personas de
esa compañía los regalos o entretenimiento).
Individuales o unidades geográficas podrán
establecer límites inferiores para sus Miembros
de Equipo, pero no podrán establecer límites
superiores. Estos límites generalmente no
aplican a comida, bebida o entretenimiento
que esté relacionado con las reuniones de
negocios y con nuestros socios de negocios,
siempre y cuando todos de los lineamientos
anteriormente mencionados se cumplan.
No debes:
• Recibir dinero en efectivo o equivalente
a dinero en efectivo;
• Recibir cortesías ilegales;
• Solicitar cortesías;
• Aceptar cortesías como condición de algo
a cambio. Entonces, si una cortesía obliga
o parece obligarte a dar o a proveer algo a
cambio, es impropia;
• Recibir cortesías que puedan ser señaladas
como soborno o como compensación;
• Aceptar ofensivas e impropias cortesías;
Adicionalmente:
• Excepciones requieren la aprobación
del Asesor Legal de la empresa y del
representante de Recursos Humanos;
• Si tu eres responsable de seleccionar el
proceso de contratos, influenciar en el
negocio, crear especificaciones que pueden
resultar en la designación de un negocio,
o en la participación en negociaciones
de contrato, debes ser particularmente
cuidadoso de evitar acciones que puedan
dar la idea de favoritismo o influencia injusta,
o que pueda afectar de manera adversa
la reputación de Hilton en imparcialidad
y justicia en sus acuerdos. La mejor acción
en esas instancias es rechazar la cortesía del
proveedor cuando Hilton está involucrado
en escoger o reconfirmar un proveedor;
• Debes evitar el patrón de aceptar cortesías
frecuentes de las mismas personas o
empresas;
• Debes reconsiderar aceptar cortesías con la
que no te sientas cómodo de hablar con tus
gerentes o con tus compañeros de trabajo;
• Si no es apropiado, de una manera política
puedes rechazar la cortesía cuando te sea
ofrecida o regresarla con una carta de
explicación de la política de Hilton. Cuando
sea necesario escribir este tipo de carta, una
copia debe reenviarse a tu supervisor y a
tu Asesor Legal de la empresa, quien podrá
asistirte en preparar dicha carta; Si tienes
alguna duda de aceptar alguna cortesía
contacta a tu supervisor o al asesor legal
de la empresa.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
7
ÉTICA COMERCIAL
Otorgando Cortesías
No debes darle regalos u obsequios a nadie
si dichas cortesías fuesen inaceptables para
ti recibirlas, de acuerdo a los lineamientos
y expectativas descritos anteriormente.
Cualquier excepción requerirá la aprobación
del Asesor Legal de la empresa. De igual forma
no debes dar obsequios o entretenimientoaunque sean permitidos dentro de la políticasi estas cortesías pueden violar las leyes
locales o las políticas del patrón de quien
las recibe. Siempre debes utilizar el buen
juicio para evitar la percepción que cualquier
obsequio o entretenimiento-incluso regalos de
entretenimiento que están permitidos dentro
de esta política-tienen influencia o tiene la
intención de influir en el juicio de negocio
de quien lo recibe. Si tienes alguna duda con
respecto a otorgar cortesías, contacta a tu
supervisor o al Asesor Legal de la empresa.
Propinas y Gratuidades
Podrás aceptar propina y gratuidades
de los huéspedes y clientes si está conectado
con el desempeño de las funciones de tu
trabajo (por ejemplo, Valet Parking, Botones,
Meseros, Camaristas). Ningún Miembro de
Equipo que tenga control en los términos de
la negociación con el donante podrá aceptar
propinas o gratuidades.
Competencia y Antimonopolio
Nosotros creemos en competir agresivamente
en el mercado, pero debemos competir de una
manera justa, ética, y cumpliendo todas las
leyes y regulaciones que apliquen. Esas leyes y
regulaciones, que incluyen las leyes federales
y estatales de antimonopolio en los Estados
Unidos, así como las leyes de competencia en
otros países donde nosotros hacemos negocio,
están destinadas a garantizar una competencia
justa y abierta.
Sin embargo, estas leyes son largas y
complejas, existen muchos elementos
claves que debemos entender:
Las leyes de antimonopolio les prohíben a
las compañías entre otras cosas, compartir
información o establecer acuerdos formales e
informales o compromisos (orales o escritos,
implícitos o explícitos) con los competidores o
potenciales competidores en asuntos relativos
al precio, términos de venta, distribución,
ubicación, productos, clientes o proveedores.
Consecuentemente, bajo ninguna circunstancia
se podrá tener acceso a la información de la
competencia, o cualquier otra información,
de una manera que pueda sugerir un acuerdo
entre Hilton y cualquier competidor para:
establecer, estabilizar o controlar los precios;
ubicar productos, mercados o territorios;
boicotear ciertos clientes o proveedores; o
abstenerse de vender algún producto.
Nunca debes comprometerte en discusiones,
acuerdos (sean por teléfono, correspondencia,
reuniones o cualquier otro medio) con
competidores actuales o potenciales, con
respecto a tarifas, niveles de ocupación, precios,
ubicación, clientes o ventas, como no sea en
estricto cumplimiento de una política escrita
aprobada por el Asesor Legal de la empresa.
Información, como tarifas, niveles de ocupación
y datos similares podrán ser compartidos con
grupos de consultores terceros si el consultor
acumula dicha información de otras cadenas
hoteleras y no asocia los datos de forma
específica con Hilton.
Una buena regla es preguntarnos a nosotros
mismos si lo que estamos compartiendo,
discutiendo o acordando con el competidor
es el tipo de cosas que generalmente
consideraríamos discutir con alguien cuya
meta y objetivo sea quitarnos el negocio.
Si la respuesta es no, evita la discusión. Si no
estás seguro, pregúntale al Asesor Legal de
la empresa. El equivocarnos al cumplir con
las leyes de antimonopolio puede generar
acciones disciplinarias para los Miembros
de Equipo incluyendo la terminación
de la relación laboral.
Información Protegida por Ley .
o Confidencial, o Secretos Comerciales .
o Industriales
Hilton tiene cero tolerancias a la política que
concierne la adquisición, posesión o uso de
información protegida por ley o confidencial,
o secretos comerciales o industriales de los
competidores de Hilton u otras compañías.
Esta política también se aplica a Miembros
de Equipo que traen información protegida
por ley o confidencial, o secretos comerciales
o industriales a sus puestos con Hilton que
haya sido obtenida durante el curso de
sus relaciones laborales con cualquier otro
empleador, aunque sean o no el autor o
creador de esa información. Esto aplica a
cualquier tipo de información, incluyendo pero
no limitando a documentos, e-mails, hoja
de cálculo, presentación de Power Point y
cualquier tipo de información electrónica. Si tú
tienes conocimiento o razones para creer que
alguien en Hilton está adquiriendo o usando
información protegida por ley o confidencial, o
secretos comerciales o industriales de cualquier
otra compañía debes reportarlo al Asesor
Legal de la empresa. Si tienes alguna pregunta
acerca de si la información que tu estas
utilizando entra dentro de esta clasificación,
deberás discutirlo inmediatamente con el
departamento legal de Hilton.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
8
ÉTICA COMERCIAL
Protegiendo la Información de Hilton
Nuestra información protegida por ley es
valiosa por que no es públicamente conocida.
El valor de la información protegida por ley
puede ser disminuido o perdido si está en
poder de nuestros competidores, los medios
de comunicación o algún organismo externo.
La información confidencial y protegida por ley
debe ser protegida de ser utilizada y divulgada
de forma no autorizada. Debemos mantener
la información confidencial, excepto cuando
la divulgación es autorizada o requerida
legalmente, y ha sido revisado por el Asesor
Legal de la empresa. La obligación de proteger
la información confidencial continúa aun
cuando ya no seas un Miembro de Equipo.
La información no confidencial debe ser
manejada de forma que preserve su valor
como activo corporativo.
Algunos ejemplos de información protegida
por ley incluyen:
• Información de actividades de adquisición
o desarrollo;
• Información de planes estratégicos;
• Términos y estructuras de los contratos
de Hilton y acuerdos de financiamiento;
• Información relativa a nuestro Software,
base de datos y otros sistemas, incluyendo
su estructura y contenido;
• Información personal acerca de los
huéspedes, Miembros de Equipo u otros
individuos;
• Información facilitada por clientes,
vendedores y otros organismos externos,
con los que acordamos mantenerlo
confidencial; o
• Cualquier otra información que no sea
pública y que pueda ser dañina para Hilton
o útil para competidores;
Forma de proteger la información protegida
por ley y confidencial:
• Colocar en la primera página del documento
“confidencial”;
• Mantener la información en un lugar seguro;
• Mantener bloqueada tu computadora
cuando no la estés utilizando;
• Darle a conocer a otros Miembros de
Equipo información confidencial sobre
la base de lo mínimo que necesitan saber;
• Compartir la información protegida por ley
y confidencial con externos, solo cuando
sea estrictamente necesario proporcionar
dicha información para avanzar negocios
de Hilton, siempre y cuando el asesor
legal de la compañía lo autorice, y solo si
se han dado los pasos apropiados para
proteger y preservar la confidencialidad
de la información, como obtener la firma
correspondiente, de un acuerdo por escrito
de confidencialidad antes de compartir
la información;
• Nunca reveles información designada como
“Attorney-Client Privileged” o “Confidential
Attorney Work Product” a otros Miembros
de Equipo o a terceros sin la autorización
del Asesor Legal de la compañía;
• No discutas dicha información en áreas
públicas (aeropuertos, elevadores, etc.);
• No trabajar los documentos donde pueden
ser fácilmente vistos por otras personas;
• Evitar enviar información confidencial
por e-mail fuera de Hilton; y
• Evitar utilizar dispositivos personales
para guardar o transportar información
confidencial.
Si tienes alguna razón para creer
que alguna información confidencial,
incluyendo información personal, se
ha extraviado o alguien ha tenido acceso
a ella sin autorización debes contactar
inmediatamente al Asesor Legal de la
empresa o a seguridad de la información
en [email protected]
Ubicación Segura de la Información
Confidencial
Debes ubicar la información confidencial de
una forma segura. Los documentos deben ser
desechados en tiras. Los archivos electrónicos
deben ser destruidos o eliminados, de manera
tal que su información no pueda ser leída o
reconstruida. Todo este tipo de documentación
y materiales debe ser manipulado de acuerdo
con las políticas de retención de registros y
los requerimientos legales. Si tienes alguna
pregunta de cómo desechar la información
confidencial, debes contactar al Asesor Legal
de la Empresa.
Información a Terceros
Generalmente al momento de entablar
negociaciones, podemos conocer información
confidencial acerca de otras compañías o
su personal, incluyendo actuales y futuros
proveedores o vendedores. Nosotros debemos
salvaguardar esa clase de información
confidencial en concordancia con las leyes que
puedan aplicar, las obligaciones contractuales
y nuestras políticas.
Medios/Red Social
El uso de las redes sociales por parte de los
Miembros de Equipo puede poner en riesgo
información confidencial y protegida por
ley de Hilton, la reputación y las marcas, e
incluso comprometer el cumplimiento de
Hilton con las reglas del negocio y las leyes.
Para minimizar ese riesgo legal para el
negocio, Hilton espera que los Miembros de
Equipo participen de una forma responsable
en las redes sociales. Ninguna información
confidencial de Hilton, huéspedes u otros
Miembros de Equipo podrá ser publicada
en ninguno de estos medios. Los Miembros
de Equipo no deben entablar conversiones
con asuntos relacionados a Hilton como
representantes oficiales de Hilton en
los medios sociales, a menos de que
esa responsabilidad le haya sido
específicamente asignada.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
9
ÉTICA COMERCIAL
Protegiendo los Bienes de Hilton
Es muy importante que como Miembro de
Equipo cuides los bienes de Hilton utilizándolos
de una forma responsable, eficiente y solo
con el propósito e interés de negocio. Los
bienes de Hilton incluyen elementos tangibles
como dinero, equipos, inventarios e insumos.
Computadores, Software, teléfonos y redes
son propiedad de Hilton. Los bienes de Hilton
nunca deberán ser utilizados para enviar,
recibir o tener acceso a materiales fuera de
la ley. Se debe prestar especial atención para
no recibir, enviar o dar acceso a materiales
que otros pudiesen considerar ofensivos. Los
bienes de Hilton no podrán ser utilizados para
ilegalmente hacer copias de software, música,
videos, libros o cualquier otro trabajo que este
protegido por la ley. Los bienes de Hilton deben
ser utilizados de una forma que garanticen
la seguridad e integridad de la red siempre.
Si tienes alguna pregunta acerca de cómo
proteger la seguridad e integridad de nuestras
computadoras, software, teléfonos o redes,
debes contactar al Asesor Legal de la Empresa.
Donde es permisible, nos reservamos el
derecho de revisar todas las búsquedas en
internet, e-mails y cualquier otra actividad que
el Miembro de Equipo desempeñe usando los
bienes de Hilton. Se espera que ejerzas con
buen juicio en el uso de todos los bienes de
Hilton, incluyendo pero no limitando el email e
internet. Cualquier robo, fraude o malversación
de alguna propiedad de Hilton está prohibida
y resultará en una inmediata terminación
de la relación laboral, así como con posibles
consecuencias legales.
Creando y Manteniendo Registros .
precisos del Negocio
Leyes y regulaciones obligan a Hilton a elaborar
y a mantener libros de contabilidad y registros,
los cuales se deben describir con exactitud
las naturalezas de las transacciones reflejadas
en ellos.
Específicamente, los siguientes requerimientos
aplican a Hilton y deben ser cumplidos de
acuerdo a las responsabilidades que apliquen:
• Todos los libros, registros y cuentas deben
ser elaborados con detalles, precisos y que
reflejen con precisión las transacciones y
disposiciones de los bienes de Hilton, y no
errores o falsas transacciones contables;
• Todos los desembolsos de fondos y todos los
recibos deben ser registrados inmediata y
correctamente. No se deben autorizar pagos
en nombre de Hilton sin la documentación
necesaria como soporte que describa el
motivo de dicho pago;
• Para ningún propósito se deben asignar
fondos que no estén debidamente
registrados y clasificados;
• Al momento de ser registrados los datos
deberán mantenerse claros, concisos,
exactos y veraces;
• Exageraciones, lenguaje complicado,
conjeturas, conclusiones legales y negativas
caracterizaciones de las personas o sus
motivos deben ser evitadas;
• Un sistema de auditoría y control
interno debe mantenerse y debe ser lo
suficientemente exhaustivo para garantizar
que la información de las transacciones:
- Es registrada, procesada, consolidada y
reportada oportunamente permitiendo
la preparación de los registros financieros
cumpliendo con los principios contables
generalmente aceptados y otros
requerimientos específicos establecidos
por Hilton; y
- Es registrada con la responsabilidad
de velar por los intereses de los bienes
de Hilton.
• Todos los registros de Hilton deben ser
salvaguardados y mantenidos completos
y con toda la información intacta.
Los Miembros de Equipo deben tener presente
que en nuestro ambiente global conectado,
relacionado y lleno de implicaciones legales,
cualquiera de nuestros registros puede ser
utilizado como soporte en el caso de un litigio
legal, investigación del gobierno o cualquier
otro tipo de disputa. Por tanto, debes actuar
asumiendo que cada documento que elaboras
es un documento público. Considera como
la información que trabajas de forma
electrónica puede aparecer en público
si fuese publicada en un blog, impresa
en un periódico local o nacional.
Los Miembros de Equipo deben ser
especialmente cuidadosos con las
comunicaciones electrónicas acerca de Hilton.
El email combina lo casual de una conversación
diaria con lo permanente de un memorándum
formal. Esta es una combinación peligrosa. Por
esto debes tener el mismo cuidado y atención
al redactar y enviar un email como lo haces
con un documento que elaboras para hacer
público. Las mismas consideraciones aplican
a la mensajería instantánea, blogs, “tweeting”,
el uso de las redes sociales como Facebook,
MySpace o Linkedln.
Archivo de Registros
Regulaciones y requerimientos legales
establecen el tiempo en el que se deben
conservar los registros de las transacciones
del negocio tanto en papel como de forma
electrónica. Con el objetivo de cumplir con
estos requisitos, Hilton ha desarrollado un
cronograma para el archivo de que incluye
todos los registros del negocio. Cada uno
de nosotros debe conocer y cumplir con
ese cronograma.
Sin embargo, tu nunca debes destruir ni en
papel ni en electrónico documentos que
puedan ser sujetos de litigio, juicios, demandas,
investigación o auditorias, aun cuando estos
documentos sean solo copias del original.
El asunto de la conservación y destrucción
de documentos es importante, tanto Hilton
como los Miembros de Equipo pueden sufrir
consecuencias legales si no entiende y cumple
con lo establecido en la política de archivo de
documentos. Si tienes alguna pregunta acerca
de si es apropiado destruir un documento o
registro o no, asegúrate de contactar al Asesor
Legal de la Empresa.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
10
CIUDADANÍA GLOBAL
Aunque lo establecido por los Gobiernos, las
costumbres y los estándares de conducta
pueden variar a través de los países en
el mundo, los estándares de Hilton de
Honestidad, Integridad y Justicia siempre deben
ser considerados como el fundamento de
nuestros acuerdos de negocios en todos lados.
Debes conducir el negocio de Hilton de manera
que promueva el respeto y admiración por
Hilton y por la manera en que conducimos el
negocio como ciudadanos mundiales.
A continuación identificamos algunas áreas
claves que establecen la ética y cumplimiento
sobre aspectos importantes para Hilton
en nuestros acuerdos con Gobiernos y
comunidades alrededor del mundo. Las
siguientes secciones pretenden solo ayudar en
consideraciones acerca de asuntos relevantes,
pero todos los Miembros de Equipo deben
solicitar la asesoría del Asesor Legal de la
Empresa siempre que sea necesario.
Derechos Humanos
Hilton cumple con las leyes laborales de cada
país y región donde opera. Nosotros apoyamos
los derechos humanos fundamentales para
todas las personas.
Esto significa, entre otras cosas, que:
• No empleamos fuerza laboral por debajo
de los 15 años de edad o de la edad legal de
empleo (donde quiera que sea mayor) en
ningún país donde operamos. Y esperamos
que nuestros proveedores y socios de
negocio cumplan con el mismo lineamiento;
• Nosotros cumplimos con el pago de salarios
y compensaciones requeridos por las
leyes locales y regulaciones que apliquen,
incluyendo aquellas de salarios mínimos, y
beneficios básicos obligatorios establecidos
por la ley;
• No nos excedemos en el máximo de horas
laboradas estipuladas en la ley laboral
y compensamos apropiadamente el
sobretiempo;
• No empleamos fuerza laboral forzosa como
prisioneros o para pagar deudas;
• No permitiremos ningún castigo o abuso
físico en nuestros Miembros de Equipo;
• Respetamos el derecho legal de los
Miembros de Equipo de asociarse
libremente; y
• Respetamos los derechos legales de
los Miembros de Equipo de elegir o
no ser parte de contratos colectivos.
Prohibición del Tráfico de Humanos
Hilton condena toda forma de tráfico
humano y explotación comercial, incluyendo
la explotación sexual de niños, mujeres
y hombres. Estamos absolutamente
comprometidos, en cada uno y en todos los
mercados en los cuales operamos, en proteger
a los individuos de todas las formas de abuso
y explotación. Esperamos que nuestros
Miembros de Equipo así como nuestros socios
de negocio nos ayuden a cumplir con este
compromiso. El tráfico y el turismo sexual
es un amplio y creciente problema en todo
el mundo, y Hilton nunca debe permitir en
ninguna de sus propiedades, productos o
servicios el ser utilizados o el permitir de alguna
manera ningún tipo de abuso o explotación.
Si tienes alguna razón para creer que alguna
forma de explotación esta ocurriendo en el
hotel o está siendo apoyada o involucra a
algún Miembro de Equipo, huésped o socio de
negocio, te solicitamos que pronto notifiques a
tu supervisor inmediato. Es responsabilidad de
cada supervisor que recibe esa información del
Miembro de Equipo inmediatamente remitirla
al Asesor Legal de la Empresa.
Recursos para reportar sospechas .
de violaciones:
• Tu supervisor, gerente general o cualquier
miembro de tu equipo gerencial;
• Cualquier miembro de recursos humanos
incluyendo Gerente de RRHH, Director o
el Vicepresidente de Recursos Humanos;
• El Vicepresidente de Responsabilidad
Corporativa;
• El Asesor Legal de la Empresa;
• Y la línea de atención telefónica de Hilton,
Hilton Ethics (actualmente disponible para
Miembros de Equipo en los Estados Unidos).
Nuestras Comunidades
Como líder global en el negocio de la
hospitalidad, Hilton reconoce nuestra
responsabilidad como ciudadanos corporativos
en cualquier lugar donde hacemos negocio
y tenemos continuamente que demostrar
nuestro compromiso en esta área a través
del soporte activo a una amplia variedad de
causas y organizaciones. Nosotros invitamos a
nuestros Miembros de Equipo que se ofrezcan
de voluntarios o participen en el desarrollo
económico y social de nuestras comunidades
locales, así mismo respetamos el derecho de
cada quien de decidir cómo hacerlo.
Compromiso con el Medio Ambiente
Proteger nuestro medio ambiente en una
prioridad muy importante para Hilton.
Actividades de responsabilidad ambiental
son muy importantes tanto para el negocio
como para las comunidades. Hilton está
comprometido a cumplir con todas las leyes
y regulaciones locales que apliquen en todas
partes donde hagamos negocio. Por tanto
esperamos que los Miembros de Equipo: a)
hagan una manipulación correcta, almacenen
y dispongan los químicos peligrosos y
desechos; b) cumplan con todos los permisos
ambientales que apliquen a los equipos,
facilidades y operación de Hilton; c) reporten al
Asesor Legal de la Empresa cualquier sospecha
verídica o razonable de violación a las leyes y
regulaciones ambientales.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
11
CIUDADANÍA GLOBAL
Sobornos y otras prácticas de corrupción
La ley de Prácticas de Actos de Corrupción
(“FCPA”) en los Estados Unidos, la de Actos de
Sobornos (“Bribery Act”) en el Reino Unido y
otras leyes similares que existen en muchos
otros países, estrictamente limitan el pago a
funcionarios del gobierno. Específicamente,
es una violación de cualquiera de las dos leyes
anteriormente mencionadas por un Miembro
de Equipo (o un representante de un Miembro
de Equipo o de Hilton) ofrecer, pagar, prometer,
autorizar o generar pago en dinero o cualquier
bien de valor directa o indirectamente a
oficiales de gobierno con el propósito de
influenciar en sus actuaciones o decisiones
para obtener o retener negocio o ganar algo
en la negociación. Estas leyes contienen
estrictas penalidades para las compañías y
los individuos, incluyendo la posibilidad de
implicación criminal o prisión, por violaciones.
Dada la importancia de la FCPA y la Bribery
Act, Hilton ha desarrollado unos cursos para el
cumplimiento de estas leyes de anticorrupción.
Estas invitado a participar en estos cursos
si tienes alguna pregunta con respecto
a este tema.
Quién es un “Oficial de Gobierno”?
Dentro de las leyes FCPA y Bribery Act, la
definición de oficial de gobierno es amplia,
incluye cualquier persona actuando con
facultades oficiales en nombre de cualquier
gobierno, agencia, departamento, o político,
candidatos de partidos políticos, candidatos
a cargos públicos, jueces, directores o dueños
de corporaciones del gobierno. La definición
también incluye miembros de la familia o
asociados cercanos a los oficiales de gobierno.
También incluye a empleados de compañías
propiedad del gobierno.
En algunas muy limitadas circunstancias,
regalarles pequeños obsequios o dinero puede
ser permitido, siempre que esos pagos tengan
el objetivo de facilitar o hacer más expedito
el desempeño de las acciones; se considera
legal dentro de algunas leyes locales cuando
se cumplen ciertas condiciones. Sin embargo,
esta es una excepción muy estrecha en la
FCPA y no existe en algunas leyes como la Ley
Bribery Act. Errores de comprensión en estos
aspectos pueden generar serios problemas
legales. Debes contactar al Asesor Legal de
la Empresa antes de hacer cualquier pago
u ofrecer algo a un oficial de gobierno.
Cualquier pago debe aparecer correctamente
reflejado en los libros y registros contables
de Hilton.
Siempre debes evitar situaciones que puedan
parecer que Hilton no está cumpliendo con
los altos estándares de ética y conducta.
Algunas de estas situaciones son:
• Obsequios y Pagos a oficiales de gobierno;
• Pago indirectos (a través de agentes o
consultores) a oficiales de gobierno;
• Entretenimiento a oficiales de gobierno;
• Contratar consultores quienes tienen una
relación personal, familiar o financiera con
oficiales de gobierno, para obtener ventaja
de esa relación;
• Permitirle el uso de las instalaciones de
Hilton de manera gratuita o con descuentos
(incluyendo estadías y/o consumos gratis o
con descuentos) a los oficiales de gobierno;
• Pagos por considerables sumas de dinero
más altas que las generalmente establecidas
por servicios prestados por oficiales de
gobierno; y
• Pago a los oficiales de gobierno fuera del
ámbito normal de una operación.
Sobornos Comerciales
Dar o aceptar sobornos, mordidas, o cualquier
pago similar que pretenda influenciar o
recompensar decisiones o acciones de
individuos (sobornos comerciales) es
ampliamente prohibido incluso por las leyes
americanas y por la Bribery Act. Ningún
Miembro de Equipo podrá ofrecer, prometer,
entregar, solicitar o aceptar, directa o
indirectamente recompensas o sobornos de
ningún valor (incluyendo dinero, descuentos,
entretenimiento, estadías, comidas o cualquier
otro objeto de valor) a nadie con el propósito
de influenciar o recompensar acciones
favorables, o influir en que una persona se
desempeñe de forma ilegal.
Más allá de los sobornos o recompensas,
cualquier actividad o comportamiento que
esconda o evidencie un abuso legal, de poder
o situación de corrupción que permita dejar
entrever que hay algo ilegal, puede perjudicar
seriamente la reputación de Hilton y por
supuesto el negocio. Este tipo de acciones
también expone a Hilton y a los Miembros de
Equipo a riesgos legales y acciones judiciales.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
12
CIUDADANÍA GLOBAL
Servicios Complementarios y
Entretenimiento para Oficiales .
de las Organizaciones Sindicales
En los Estados Unidos, las leyes Federales
prohíben a todas las compañías (aunque
estén ubicadas dentro del país o no) ofrecerles
a las Organizaciones Sindicales Americanas,
incluyendo sus representantes y sus traba­
jadores, dinero o bienes de valor. Esta
prohibición se extiende a cualquier regalo
o dinero efectuado a cuentas personales.
Ejemplos de estas posibles situaciones incluye:
• Habitaciones complementarias a individuos
asociados o empleados del sindicato;
• Descuento en habitaciones a cualquier
individuo asociado o empleado por
el sindicato;
• Certificados de Regalo;
• Comida de Negocios;
• Entretenimiento (Ejemplo: golf, eventos
deportivos);
• Amenidades en las habitaciones; o
• Dinero.
Las leyes al respecto son complejas;
y las consecuencias de violarlas son muy
serias. Por tanto, debes contactar al
Vicepresidente Senior de Relaciones Laborales
antes de hacer un pago u ofrecer algo
a un funcionario o empleado de un sindicato
de los Estados Unidos.
Boicots
Las leyes y regulaciones en los Estados Unidos
para las compañías Americanas o sus filiales
fuera del país, imponen sanciones en impuestos
por participar o cooperar en boicots que no
han sido aprobados por el Gobierno. Ejemplos
de boicots extranjeros son el de los Estados de
la Liga Árabe a Israel, el boicot de Pakistán a
India, o el de la Republica de China a Taiwán.
La ley estipula que se reporte al gobierno
Americano cualquier solicitud de boicot que
se reciba. Por ejemplo, esa solicitud puede ser
algo como una pregunta si nosotros hacemos
negocio con compañías de Israel. El Miembro
de Equipo debe notificar de inmediato al
Asesor Legal de la Empresa si recibe alguna
pregunta de esta naturaleza y nunca deberá
responderla sin previa autorización por escrito
del mismo.
Embargos Comerciales y Control .
de Exportaciones
Muchos países tienen acuerdos de restricciones
con ciertos países y personas, y de manera
similar restringen las exportaciones a otros.
Estas restricciones pueden ser unilaterales
o fundamentadas en las Naciones Unidas o
cualquier otro acuerdo regional, como por
ejemplo las sanciones de la Unión Europea.
Por ejemplo, los Estados Unidos han
establecido las siguientes restricciones:
• Embargos comerciales (sanciones) que en
términos generales prohíbe a las compañías
y a sus empleados el comprometerse
en transacciones financieras directa o
indirectamente, con algunos países en
específico. La lista varia, y las sanciones de
los Estados Unidos para casa país también.
La lista de sanciones está disponible en
http://www.treas.gov/offices/
enforcement/ofac/programs/
• Prohibición de hacer negociaciones con
terroristas, narcotraficantes, o fabricantes
de armas de destrucción masiva.
• Restricción de exportar ciertos bienes,
insumos, software y tecnología que se han
creado en los Estados Unidos o contiene
componentes de origen Americano.
La violación de esas leyes puede resultar en
importantes penalidades, incluyendo fuertes
multas y prisión. Debemos tener cuidado de no
hacer nada que pueda posiblemente constituir
una violación en lo concerniente a regulaciones
y leyes en embargos comerciales o control
de exportaciones.
Contra el Lavado de Dinero
Los Miembros de Equipo tienen prohibido
hacer acuerdos o facilitar transacciones en
cualquier parte del mundo que involucre
fondos que provengan de actividades ilícitas.
Hilton debe cumplir con todas las leyes contra
el lavado de dinero, reglas o regulaciones en
los Estados Unidos o en cualquier otro país
donde hagamos negocio. Por tanto, debemos
revisar con detenimiento todos los pagos y
transacciones de los clientes, vendedores,
socios de negocio, agentes y afiliados. No
aceptaremos ningún fondo o haremos ningún
pago que parezca derivado de actividades
ilícitas. Involucrarnos en actividades del lavado
de dinero puede dañar seriamente nuestra
buena reputación, y puede exponer a Hilton y
a los Miembros de Equipo a serias penalidades
como multas o prisión.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
13
CIUDADANÍA GLOBAL
La Participación Política
Elecciones en los Estados Unidos
De acuerdo a las leyes de los Estados Unidos,
las compañías no tienen permitido hacer de
manera directa o indirecta contribuciones
a ninguna campaña Federal Americana.
Muchos Estados y Leyes locales en los Estados
Unidos tiene limitaciones similares en las
contribuciones políticas por parte de las
corporaciones, así como estrictas regulaciones
de cómo los oficiales deben reportar esas
contribuciones. Violaciones a esta ley pueden
resultar en significativas penalidades, multas
y prisión. Por consiguiente, a menos que
recibas autorización por escrito del Asesor
Legal de la empresa no podrás contribuir o
hacer uso, directo o indirecto (vea abajo), por
o en nombre de Hilton, de ningún fondo de
Hilton; tiempo pagado por Hilton o vehículos,
servicios, propiedades o activos de Hilton para
darle apoyo a ningún partido político, o la
campaña de ningún candidato de estados u
oficinas locales. Adicionalmente, Hilton no te
reembolsara por ningún tipo de contribuciones.
Contribuciones indirectas podrían incluir
gastos indirectos en nombre de candidatos u
oficiales electos, como la provisión de celulares,
computadores, mensajes de voz, email, redes,
fotocopiadoras, vehículos de Hilton, y cualquier
otro equipo propiedad de Hilton. Esto incluiría
el uso por un Miembro de Equipo de alguno
de esos activos en apoyo al candidato
u oficial elegido.
Mientras que las leyes federales no permiten
hacerles contribuciones a los candidatos a
oficinas federales, los Miembros de Equipo
tienen permitido hacer contribuciones
individuales haciendo uso de sus fondos
personales. Esas contribuciones no serán
reembolsadas por Hilton. Adicionalmente,
ejecutivos y ciertos Miembros de Equipo
administrativos (definido por la Ley Federal
de Elecciones como empleados de clase
restringida) podrán brindar soporte a los
candidatos a cargos federales involucrarse
indirectamente a través de Comité de Acciones
Políticas de Hilton Worldwide (“Hilton PAC”).
Hilton PAC ofrece a los empleados de clase
restringida con asesoría legal y orientación
para brindar apoyo colectivo a candidatos a la
Cámara de Representantes y al Senado quienes
promuevan políticas que puedan expandir
las oportunidades de negocio de Hilton. Los
empleados de clase restringida que deseen
participar en Hilton PAC deberán informarse
contactando al Vicepresidente Senior o
Asesor Legal de la empresa. Hilton PAC no
solicita, ni puede solicitar, contribuciones de
los empleados que no estén dentro de los
Empleados de Clase Restringida de acuerdo a
lo establecido en la Comisión Electoral Federal.
Elecciones fuera de los Estados Unidos
La posición de Hilton en el pago o provisión
o cualquier cosa de valor a un gobierno o
candidato político fuera de los Estados Unidos
quedan enmarcadas dentro de las leyes FCPA
y Bribery Act.
Actividad Política Individual
Respetamos el derecho de cada uno de
nuestros Miembros de Equipo de participar
en procesos políticos y comprometerse en
actividades de su elección. Haciendo eso,
sin embargo, debes estar claro que en todo
momento son tus puntos de vista y acciones
y no los de Hilton. Adicionalmente, no deberás
utilizar recursos de Hilton para darle soporte
a tus preferencias personales por partidos
políticos, causas o candidatos.
Relaciones con el Gobierno y .
Cumplimiento de la Ley de Lobbying .
de los Estados Unidos
Hilton y los Miembros de Equipo deben
ajustarse a todas los requerimientos y reglas
de la Ley de Lobbying. Ninguna actividad
de Lobbying debe conducirse sin el debido
registro requerido por la ley. Todos estos
tipos de actividades deben estar completa y
correctamente reportadas cumpliendo con
los lineamientos establecidos en la ley. El
equivocarse en registrar el involucramiento
de un Miembro de Equipo en Lobbying y
de reportar sus actividades de acuerdo a
lo que aplica en las leyes citadas expone a
esas personas y a Hilton a multas o prisión.
Cualquier Miembro de Equipo cuyas funciones
incluyen a) comunicarse con empleados del
gobierno y oficiales a cualquier nivel y en
cualquier jurisdicción en asuntos que afecten
Hilton o b) comprometerse a que cualquier
partido o agente que actúe en nombre de
Hilton debe consultar al Asesor Legal de la
Empresa para garantizar que dichas actividades
cumplan con todas las leyes que aplican y que
todos los esfuerzos de Lobbying de Hilton
están siendo bien coordinados.
Exactitud de la Información
Siempre debemos proveer información
actualizada, completa y precisa a todas
las agencias de gobierno. Información falsa,
incompleta o poco precisa puede resultar
en serios problemas legales para ambos
tanto para el Miembro de Equipo involucrado
como para Hilton.
CODIGO DE CONDUCTA Marzo 2012
14
DIRECCIONANDO LAS DUDAS
Estamos comprometidos en ayudarte a cumplir
con las expectativas de los temas abordados
en este Código de Conducta. Si tú tienes razón
para creer que cualquiera que está actuando
en nombre de Hilton ha violado este Código
de Conducta, ha tenido un comportamiento
que no se corresponde a la Ética aquí señalada,
o ha expuesto Hilton a riegos legales o que
puedan perjudicar su reputación, debes
reportarlo inmediatamente a través de los
canales que se mencionan a continuación.
Es responsabilidad de cada supervisor quien
recibe esa información de su Miembro
de Equipo direccionarla inmediatamente
con el Asesor Legal de la Empresa.
Medios para reportar sospechas de violaciones
al Código de Conducta:
• Tu supervisor, Gerente General o cualquier
Miembro de Equipo gerencial;
• Cualquier miembro de recursos humanos
incluyendo Gerente de Recursos Humanos,
Consultor, Vicepresidente, Relaciones
Laborales;
• El Vicepresidente de Responsabilidad
Corporativa,
• El Asesor Legal de la Empresa, o
• La Línea “Hilton Ethics Hotline” descrita
a continuación.
Asesor Legal de la Empresa
Cualquier duda o pregunta con respecto a
un tema de este código de conducta puede
dirigirse al Asesor Legal de la Empresa bien
oralmente o por escrito. Comunicaciones
escritas deberán dirigirse al Asesor Legal de
la Empresa por correo, a la dirección Hilton
Worldwide, Inc., 7930 Jones Branch Drive,
McLean, Virginia, 22102. Aunque nosotros
te invitamos a identificarte, entendemos
que en algunas situaciones no será sencillo
o apropiado. En esos casos específicos,
puedes comunicarte de forma anónima.
Toda esa comunicación se mantendrá de
forma confidencial en la medida que los
requerimientos legales y éticos lo permitan.
Hilton Ethics Hotline
Para incentivar a los Miembros de Equipo
dentro de los Estados Unidos que reporten
hechos o sospechas de violaciones a este
Código de Conducta, especialmente asuntos
con respecto a contabilidad, controles o
auditorias u otras conductas al margen de
la ley, Hilton tiene como recurso un servicio
externo (“Hilton Ethics Hotline”) para asistir
a Hilton en la recaudación de la información
necesaria e investigación de los asuntos
reportados. La Hilton Ethics Hotline puede
ser utilizada en todo momento en los Estados
Unidos llamando al 1 (877) 662-5825 o visitando
en internet www.hiltonhotline.com. Para
los Miembros de Equipo fuera de los Estados
Unidos, por favor contactar a su equipo de
Recursos Humanos.
Acceso a la Información Personal
Si has hecho un reporte acerca de alguien, o
si alguien ha hecho un reporte de ti en Hilton
Ethics Hotline, tu puedes tener acceso a la
información que sea permitida de acuerdo a
las leyes locales, y el ver si está incompleta o
poco precisa, se eliminaran o corregirán esos
datos. Para hacer uso de ese derecho, se debe
contactar al Asesor Legal de la empresa. Toda
la información reportada a través de Hilton
Ethics Hotline será procesada, transferida o
retenida de acuerdo a lo establecido en la ley
de protección de la información que aplique.
Protección de la Identidad
Hilton tomará medidas razonablemente
prácticas para proteger la identidad o
anonimato de cualquier Miembro de Equipo
que de buena fe haya reportado una sospecha
o hecho de violación de este Código de
Conducta, o cualquier otra conducta impropia
o al margen de la ley. Sin embargo, también
se tomarán las acciones que correspondan si
alguien efectúa una falsa acusación o entrega
información falsa alegando violaciones al
Código de Conducta.
Sin Represalias
Ningún Miembro de Equipo podrá tomar
represalias directas o indirectas contra otro
Miembro de Equipo quien de buena fe haya
reportado sospechas o hechos de violación
a este Código de Conducta, o cualquier otra
conducta impropia o al margen de la ley o
haya brindado apoyo a la investigación sin
importar quién sea el sujeto de la investigación.
Si alguien ejerce represalias será sujeto de
acciones disciplinarias, que podría considerarse
hasta la terminación de la relación laboral.
Disciplina
Cualquier violación a la conducta o leyes
expresadas en esta Política, o cualquier
otra acción impropia o al margen de la
ley, hará sujeto al Miembro de Equipo a
acciones disciplinarias, que podrían llegar
a la terminación de la relación laboral y
posibles acciones legales, dependiendo
de las circunstancias. También se podrán
aplicar medidas disciplinarias a Gerentes o
Supervisores, que directamente aprueben o
condonen violaciones, o tienen conocimiento
de ellas y no las reportan de inmediato o
actúan para corregirlas. Adicionalmente,
también se iniciarán acciones disciplinarias
contra los jefes de los infractores, siempre
y cuando la infracción refleje negligencia
o falta de supervisión.
Excepciones
En algunas ocasiones, Hilton podrá hacer
excepciones con respecto a algunos de
los aspectos abordados en este Código de
Conducta. Si un Miembro de Equipo considera
que debe solicitar esa excepción deberá
contactar al Asesor Legal de la Empresa,
y no deberá comprometerse con ninguna
acción fuera del Código de Conducta sin
previa autorización por escrito.
Cumplimiento de la Certificación Anual
Todos los Ejecutivos de Hilton, todos los
Gerentes Generales de los Hoteles, y todos
los Miembros de Equipo clave designados
por el Asesor Legal de la Empresa, deben
certificar anualmente que han recibido
y entienden el Código de Conducta, y que
están de acuerdo en darle cumplimiento.
Se espera que todos los Miembros de
Equipo lean, entiendan y cumplan el Código
de Conducta. Cualquier desviación en
el cumplimiento de lo aquí establecido
generará acciones disciplinarias que
podrían incluir la terminación de
la relación laboral.