Reducción del riesgo de cuellos de botella de conocimiento en

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Reducción del riesgo de cuellos de
botella de conocimiento en el embalaje
Los cuellos de botella se asocian generalmente con un flujo
de trabajo deficiente en la planta de producción. Sin embargo,
un cuello de botella aún más perjudicial podría esconderse
donde menos lo espera...
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REDUCCIÓN DEL RIESGO DE CUELLOS DE BOTELLA DE CONOCIMIENTO
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...en el conocimiento que poseen los mejores y más brillantes
empleados en el flujo de trabajo de preproducción... desde
cotizaciones en desarrollo, hasta tratar con estimados complejos
y manejar los cambios inevitables a medida que los trabajos
se preparan.
Si puede relacionarse con cualquiera de las siguientes situaciones,
debería empezar a pensar en la forma en que podrá mejorar su
posición para sacar ventaja de los nuevos requisitos del sector.
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Los tiempos de espera cada vez más reducidos y más procesos RFQ son
nubes negras sobre su flujo de trabajo de planeación, cotización y estimación
Es un logro en sí obtener un nuevo trabajo en el área
de producción que haya sido desarrollado y aprobado
por el cliente y, además, que se haya planeado de
manera eficiente y rentable. Actualmente obtiene cada
vez más solicitudes de cotización y sus clientes esperan
que todos sus pedidos sean una prioridad, además de
que se entreguen en tiempo récord.
¿Cómo se trata su equipo de preproducción con
estos requisitos y qué tan rentable es el equilibrio que
encuentra entre trabajar lo más rápido que se pueda y
mantener un plan de producción bien desarrollado?
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¿Qué puede hacer?
• Convertir la reducción de los tiempos de entrega en una
oportunidad. Una vez que haya sido capaz de mejorar
el flujo de trabajo para adaptarse a ellos, trabajará de
manera más rápida y esto implicará la aceleración de la
productividad.
• ¡Tener más procesos RFQ es algo bueno! Con un
flujo de trabajo acelerado, será capaz de responder a
una solicitud con una cotización precisa en cuestión
de minutos y eso mejorará en gran medida sus
oportunidades de obtener cada trabajo. Con frecuencia,
podrá negociar dicha cotización para que se acepte y
mandarla a producción antes de que sus competidores
puedan responder.
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Está jugando con un riesgo futuro al contar con la disponibilidad
de sus mejores expertos a largo plazo
Su grupo central de expertos puede funcionar como
una máquina bien aceitada, obteniendo de manera
rápida y rentable la aceptación de sus cotizaciones y
trabajos en el área de producción. Pero, ¿qué es lo que
garantiza que dichos empleados seguirán disponibles
en los próximos 2, 5 o 10 años? Si está construyendo
un proceso para capturar su experiencia e integrarla en
su flujo de trabajo para reducir este riesgo, ¿qué es lo
que pasará mientras que un cambio inevitable amenaza
su éxito prolongado en el camino? O si piensa más
a corto plazo, ¿qué impacto tienen las vacaciones o
enfermedades de un experto en su empresa?
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¿Qué puede hacer?
• Este es el momento de recopilar y capturar el
conocimiento de sus expertos.
• Sus mejores empleados no estarán con usted para
siempre. Cuando se vayan, podrá retener la inversión
que depositó en su experiencia al mantenerla dentro
de la empresa para que todos se beneficien de ella.
• Obtenga flexibilidad con el personal que ya posee,
ya sea si permite que los empleados menos
experimentados sustituyan a los expertos cuando no
están disponibles o incluso si hace que los empleados
sean más adaptables, y sean capaz de agregar más valor
al impactar múltiples áreas de su empresa.
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Tiene dificultad para encontrar nuevos empleados calificados y le
toma bastante tiempo que se vuelvan productivos
Se solicita: Un estimador experimentado que entienda
el negocio único de la transformación de embalaje y los
procesos de producción.
Lo más probable es que cuando tenga que adquirir
talento con el fin de cubrir vacantes o mantener el
crecimiento de su empresa, no podrá elegir de entre una
pila de currículos calificados. Por tanto, a menos que
tenga mucha suerte, necesitará dedicar bastante tiempo
a capacitar nuevos empleados y a hacerlos productivos.
Y en estos días, la productividad puede no ser suficiente.
Necesitará un equipo que trabaje más rápido y de manera
más inteligente que la competencia.
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¿Qué puede hacer?
• Planee situaciones complicadas en la adquisición
de talentos con la creación de un entorno
cómodo para que las personas menos calificadas
puedan unirse.
• Con reglas empresariales y de producción ligadas
a un flujo de trabajo que las usa para automatizar
mucho del trabajo manual tradicional y teórico
involucrado en los trabajos de estimación y
planeación, la capacitación será más rápida y
económica.
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El crecimiento futuro de la empresa será costoso debido a que
carece de automatización adecuada para la adaptabilidad
Para usted, ¿qué significa el “crecimiento”? ¿Expandirse
a ubicaciones adicionales? ¿Ofrecer nuevos productos?
¿Comprar nuevo equipo digital? ¿Contratar nuevos
empleados para manejar una cantidad de trabajo
creciente?
Va a crecer o dejará de ser. Adoptar cada uno de los
ejemplos anteriores requiere grandes costos y esfuerzo
para avanzar o incluso mantener la eficiencia y
rentabilidad. Sin un plan de transición fluido, es probable
que agregar cualquiera de estas cosas lo retrase y dañe
los beneficios hasta que haya examinado todos los
problemas imprevistos.
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¿Qué puede hacer?
• Estandariza los procesos de manera que cuando agregue
instalaciones adicionales, podrán empezar a producir más
rápido y la información se podrá compartir entre ellas.
• Antes de comprar equipo nuevo, use el flujo de trabajo
para probar el retorno de la inversión. Ingrese las
especificaciones prospectivas del equipo y analice sus
efectos si sus trabajos actuales pudieran llegar a utilizarlo.
• Sus clientes buscan una oficina centralizadora para
todas sus necesidades de embalaje e impresión y,
además, un flujo de trabajo diseñado para manejar
cualquier tipo de producto industrial acelerará su
capacidad para controlar nuevas oportunidades.
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Los requisitos de productos cada vez más complejos se vuelven
más complicados de manejar y son más frecuentes
¿Un nuevo pedido de un producto es muy similar a
uno que fabrica de manera regular? No hay problema.
Pero, ¿qué hay de un pedido de algo que es novedoso
para usted? ¿Requiere un nuevo proceso o lo obliga a
externalizar ciertos pasos?
El porcentaje de pedidos de productos no tradicionales
está en aumento y confiar en los mismos procesos
antiguos de preproducción lo retrasará, hará que las
ganancias sean potencialmente inestables y quizás
incluso lo obligue a limitar sus oportunidades de
generar productos más simples y de margen reducido.
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¿Qué puede hacer?
• Diseñe un flujo de trabajo a prueba de balas que
identifique lo que es capaz de producir y pueda
mostrarle la mejor manera de hacerlo. Su equipo
necesita comprender exactamente lo que necesita
el cliente, pero ¿también debería conocer todas las
opciones y restricciones del equipo y los procesos
que están disponibles para empezar a fabricarlo?
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Hay poco tiempo para retroceder y explorar los materiales y rutas
de producción menos costosos para cada trabajo
Las personas tienden a dirigirse hacia las cosas con
las que se sienten más cómodas. Con una bandeja de
entrada llena de procesos RFQ, problemas, preguntas,
solicitudes de actualización y más, ¿qué tan seguido
sus trabajos obtienen la atención que merecen? ¿Se
toman en consideración todas las opciones posibles
de materiales al mismo tiempo que las opciones de
producción? ¿O sus opciones dispuestas y “cómodas” se
usan con demasiada regularidad? Incluso con algo de
énfasis adicional en asegurarse de que se usen la mayoría
de los materiales y rutas de producción rentables, es
probable que no pueda visualizar de manera efectiva
todas las combinaciones de diferentes opciones.
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¿Qué puede hacer?
• La buena noticia es que no tiene que tomar
demasiado tiempo considerando todas las
opciones. Un flujo de trabajo de calidad y basado
en las reglas de hecho le mostrará todas estas
opciones y también la combinación más rentable.
• Aquellos empleados nuevos o menos
experimentados podrán crear las mismas
estimaciones rentables que los expertos más
experimentados si sus opciones, capacidades y
reglas están bien definidas en su flujo de trabajo.
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Su mezcla de productos requiere que maneje diferentes productos
con diferentes procesos y personas
¿Cuenta con ciertos productos que no se ajustan
del todo en su flujo de trabajo habitual? Es probable
que tenga que utilizar a un grupo más grande en la
planeación de estos productos o peor; solo podrá
enviar dichos trabajos a una persona en específico
para trabajar en ellos. Como sea que lo vea, si no
puede tener preparados todos los trabajos lo antes
posible con el uso de un flujo de trabajo constante, es
probable que tenga que lidiar con alguna combinación
de errores, respaldos, falta de comunicación, pérdida
de información y, en última instancia, ganancias bajas
(o pérdidas) o clientes insatisfechos.
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¿Qué puede hacer?
• Si cuenta con hojas de cálculo llenas de información
y cálculos o algunos otros sistemas para manejar
diferentes situaciones, eso no es escalable. No
hay mejor momento que ahora para empezar a
establecer dicha información en un solo sistema.
• Confiar en individuos específicos para llevar a cabo
estimaciones y la planeación de ciertos productos
es aún más arriesgado. Si puede capturar su
conocimiento para que otros puedan ser más
productivos, reducirá el riesgo y abrirá toda clase
de oportunidades.
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Sus clientes dificultan las cosas con pedidos que siguen cambiando
hasta el punto del inicio de producción
Su presupuesto está aprobado, la estimación está
completa, el trabajo está planeado y programado.
¡Pero espere! Su cliente desea duplicar la cantidad y usar
un sustrato más grueso, por lo que primero necesita
saber cuánto le costará. Además, claro, la fecha de
vencimiento es rígida. ¿Qué tan rápido puede manejar
esto? ¿Cuántas personas necesitan involucrarse y
cuántas llamadas telefónicas y correos electrónicos serán
requeridos para asegurarse que su nueva cotización
sea correcta? ¿Entonces, qué es lo que debe pasar para
corregir la estimación y asegurarse de que no se pierda
información a medida que se actualizan los planes y
programas de trabajo?
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¿Qué puede hacer?
• No permita que los cambios lo desanimen.
Un cambio del cliente puede implicar una nueva
oportunidad de hacerlo feliz. Así que diseñe un
flujo de trabajo con una fuente única que capture
todas sus entradas, le permita realizar rápidamente
pruebas hipotéticas y registre todos los cambios
implementados en un solo lugar. De esa manera,
un cambio en cualquier punto de todo el flujo de
trabajo puede actualizarse de manera sencilla en
todas las partes importantes. Con notificaciones
y actualizaciones de estado integradas, su equipo
podría incluso no tener que contestar el teléfono.
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¿Hay alguna manera de abordar todos estos problemas?
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Las empresas de embalaje pueden integrar y administrar
de manera inteligente todo: gestión de relaciones con los
clientes <> proceso RFQ <> cotizaciones <> estimación <>
flujo de trabajo de la planeación del trabajo.
Todos estos pasos pueden converger en un solo entorno
visual bien entrelazado, donde la información no solo fluya
sin dificultades “end-to-end” sino que también se comunique
de la manera más humana y amistosa posible.
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¿Qué son las posibilidades?
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Cuento con una gran
inversión en el conocimiento
de mis empleados más
experimentados e inteligentes
y en nuestros estándares
y mejores prácticas
empresariales.
La solución iQuote me
permite capturar todos estos
aspectos, organizarlos e
integrarlos en mis flujos de
trabajo, de manera que todos
podamos trabajar de manera
más inteligente, más precisa y
más rentable.
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Mis estimaciones y planes de
trabajo serán más predecibles
y rentables a medida que la
precisión de la información
en ellos incremente
increíblemente.
Las maneras en que
producimos estimaciones y
las convertimos en planes de
trabajo serán más estructuradas
y consistentes basándose en
las reglas que incorporamos en
nuestro flujo de trabajo.
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Con el uso de una tecnología
inteligente de automatización,
podré eliminar muchos puntos
de contacto y acelerar todo el
proceso de pasar del proceso
RFQ a la estimación del plan de
trabajo. Podemos:
•Ganar más negocios al
responder más rápido a
los clientes
•Incrementar la rentabilidad
de cada trabajo al ser más
eficaces en función del costo
•Incrementar los ingresos
al colocar más trabajos
en producción de manera
más rápida
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Puedo capacitar a empleados
nuevos y a los menos
experimentados de manera
más rápida si trabajamos en
cosas que antes solo podían
manejar los empleados
con mayor permanencia
y experiencia.
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Puedo aportar constancia,
inteligencia y automatización
a mi flujo de trabajo con
el establecimiento de
desencadenantes dinámicos,
de modo que cosas como
los descuentos y márgenes
de ganancia de los precios
se apliquen de manera
automática a una variedad
de motivos como los tipos
de producto, las cantidades
de pedidos, las cuentas de
los clientes o las maquinarias
de producción.
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Con
Puedo
la capacidad
aportar constancia,
de probar
inteligencia
escenarios yhipotéticos
automatización
con
asolo
mi flujo
presionar
de trabajo
un botón,
con
registrar
el establecimiento
estos resultados
de y
desencadenantes
asegurar que los cambios
dinámicos,
se
reflejen
de modo
en que
otrascosas
áreascomo
de mi
flujo
los de
descuentos
trabajo, puedo
y márgenes
obtener
comentarios
de gananciainmediatos
de los precios
para
comprender
se apliquen
la manera
de manera
en que,
incluso
automática
los cambios
a una variedad
menores
me
de motivos
pueden como
ayudarlos
a satisfacer
tipos de
producto,
los requisitos
las cantidades
de un cliente,
de
pedidos,
incrementar
las cuentas
mis márgenes
de los
clientes o las
y más.
maquinarias de
producción.
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Un flujo de trabajo de
embalaje enfocado al
futuro y generador de
ganancias.
Planeación de trabajo y estimación avanzadas
Atienda situaciones del mundo real para ofrecer eficiencias
más altas, rendimiento mejorado y avance en la ganancia y el
proceso sostenible.
“Hemos sido capaces de
reemplazar múltiples sistemas
de gestión, operación,
estimación e inventario. El Suite
de embalaje lo hace todo y lo
integra todo.”
JASON SCHMEDDING, ASESOR DE EQUIPO,
TC TRANSCONTINENTAL PACKAGING
Contacto
Esta solución ampliable integra a las personas, los procesos, la
tecnología y la información como un ecosistema de embalaje
“end‑to-end” e integrado.
www.efi.com/Contáctenme
Los componentes del flujo de trabajo iQuote combinan una interfaz
ergonómica, cognitiva y visual con el motor más avanzado e
inteligente de estimación en el sector. Mediante la integración de
sus reglas y capacidades únicas en su flujo de trabajo, tendrá una
empresa más ágil y eficiente, capaz de enfocarse en actividades que
integren valor y, además, lista para adaptarse rápidamente con el fin
de capitalizar las nuevas oportunidades en el sector.
800-875-7117
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