UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Labor

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
FACULTAD DE LETRAS Y CIENCIAS HUMANAS
E.A.P. DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Labor realizada en la facultad de derecho y ciencia política
de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos para
reflejar una imagen institucional
Capítulo 4. Experiencia profesional
INFORME PROFESIONAL
Para optar el Título de Licenciado en Comunicación Social
AUTOR
Victoria Gricelda Puicón Puican
LIMA – PERÚ
2005
CAPÍTULO IV: EXPERIENCIA PROFESIONAL
1. ASPECTOS GENERALES
En la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Nacional Mayor de
San Marcos desde 1999-2002; primero en la sala de Internet de la Biblioteca de la Facultad
en donde desempeñé funciones específicas de atención, apoyo y enseñanza del correcto
manejo de la Internet a los estudiantes y profesores, en temas específicos de Derecho y en
el uso del correo electrónico.
Elaboré manuales para el buen uso de herramientas
informáticas y organicé charlas informativas para mantener el uso adecuado de los
ambientes de la Biblioteca, ambos dirigidos especialmente a los estudiantes que iniciaban
sus estudios en la universidad. Posteriormente, fui asignada durante un mes a la Oficina
Administrativa de Grados y Títulos, en ella brindaba toda clase información vinculada a las
gestiones que realizaban diariamente.
Al describir la experiencia sobre las actividades comunicativas en la Facultad de
Derecho y Ciencia Política dejo en evidencia que mi labor la realicé formalmente desde
julio 2001-julio 2002, bajo el cargo de Asistente del Centro de Extensión Universitaria y
Proyección Social; no obstante, en la práctica, me encargaba de la Imagen Institucional de
la Facultad en coordinación directa con la oficina del Decanato. En esta área, se logró
hacer innumerables aportes profesionales relacionados con la carrera profesional de
comunicación social.
Inicialmente mis funciones eran limitadas, no existían funciones específicas y éstas
se iban generando de acuerdo a las necesidades comunicacionales de la organización. Las
labores que realicé involucraban aspectos de la comunicación organizacional en relación
directa con la comunicación interna. Es decir, coordinaba con las demás oficinas respecto
de las actividades que se efectuaban internamente; por ejemplo, las celebraciones de inicio
del año académico, Día del Maestro, Día del Padre, Día de la Madre y las festividades por
Navidad.
A nivel de comunicación externa, era la encargada de Imagen Institucional y
Relaciones Públicas, diseñé medios externos de información masiva tales como el Boletín
Informativo entre otros materiales publicitarios, para dar a conocer a los alumnos las
actividades que realizaba la Facultad.
Se plantearon cambios y propuestas en el Centro de Extensión Universitaria y
Proyección Social, cuando se tomó conciencia del beneficio de la Comunicación e Imagen
Institucional para alcanzar los objetivos de organizacionales.
Toda estrategia de mejoramiento para la organización del CEUPS se realizó en
tiempo récord. Se aplicó la política de comunicación descendente para establecer una
coordinación permanente con el decanato y con las demás oficinas.
Asimismo, se
aprovecharon los recursos propios de la Facultad para ejecutar las labores de organización
de los certámenes académicos y de difusión de la Imagen Institucional.
Las funciones que desempeñé eran la de organizar, conducir
y desarrollar las
acciones de comunicación necesarias a fin de proyectar la buena imagen de la Facultad,
desvirtuando cualquier compromiso político.
Cuando se implementó el plan de comunicación interna se solicitó el apoyo de todas
las oficinas para diseñar su régimen de actividades relacionadas con la comunicación e
imagen de la Facultad. El objetivo principal fue hacer que los trabajadores sintieran una
identificación y compromiso con la misión y objetivos institucionales.
2. RÉGIMEN LABORAL
Mi experiencia laboral de Imagen Institucional en la Facultad de Derecho y Ciencia
Política estaba supeditada jerárquicamente a los siguientes despachos y autoridades, cuyas
funciones se encuentran establecidas en el Manual de Organización y Funciones:
2.1.Decano
2.1.1. Funciones Específicas
ü Presidir el Consejo Académico de Facultad y representar a la Facultad de
Derecho y Ciencia Política en los actos académicos, administrativos y
públicos, tanto interno como externo.
ü Presidir las sesiones del Comité Académico Administrativo.
ü Dirigir la Gestión Académico−Administrativa y es responsable del programa
presupuestal asignado a la Facultad.
ü Presentar la Memoria Anual ante el Consejo Académico de Facultad en
actos públicos al iniciar el año Académico
ü Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la alta Dirección y del Consejo
Académico de Facultad.
ü Cumplir y hacer cumplir el plan de trabajo Institucional y el Plan de trabajo
Interno de la Facultad
ü Proponer el Proyecto de Presupuesto consolidado de la Facultad y coordinar
su ejecución con las Instancias respectivas.
ü Autorizar los gastos y controlar la ejecución de presupuesto de la Facultad.
ü Coordinar las actividades académico-profesionales con el Director de la
Escuela Académico Profesional y demás órganos de la Facultad.
ü Supervisar y controlar el cumplimiento de las actividades académicas y
administrativas de la Facultad.
ü Firmar conjuntamente con el Rector, los diplomas de Grados Académicos y
Títulos Profesionales.
ü Cumplir y hacer cumplir la Ley Universitaria, el Estatuto, el Reglamento de
de la Universidad y otras normas universitarias.
ü Firmar los Certificados de Estudios, Constancias y otros documentos.
ü Proponer al Consejo Académico de Facultad el nombramiento de las
Comisiones Permanentes y otras que establezca el Reglamento General y las
que por ley le correspondan.
2.1.2. Líneas de Autoridad, Responsabilidad y Coordinación
El Decanato, dentro de la estructura Orgánica y Funcional de la Facultad de
Derecho y Ciencia Política, depende del Consejo Académico de Facultad, y a nivel
jerárquico, dentro de la estructura orgánica y funcional, depende del Rectorado.
Ejerce autoridad sobre los demás órganos de Facultad.
El Decano es responsable ante el Consejo Académico de Facultad de su
misión y funciones.
Coordina internamente con los Órganos que conforman la
Facultad de Derecho y Ciencia Política y externamente con los diferentes órganos y
unidades operativas de la Universidad.
2.2.Centro de Extensión Universitaria y Proyección Social (CEUPS)
Es el órgano de línea encargado de integrar a la Facultad de Derecho y Ciencia
Política con la comunidad, a través de la organización de actividades de Cultura General,
carácter profesional no escolarizado y prestación de servicios, con el apoyo de docentes y
estudiantes. Sus principales funciones son:
ü Participar en la elaboración y ejecución de Planes de Desarrollo de la
comunidad a través de la Asesoría Profesional.
ü Organizar la producción de bienes y servicios de la Facultad.
ü Prestar servicios a la comunidad en áreas de las Ciencias Jurídicas.
ü Opinar sobre las suscripciones de convenios y prestación de servicios con
instituciones públicas o privadas en áreas de su competencia y asesorar
sobre la obtención de becas en otras Instituciones.
ü Proponer la creación y funcionamiento de centros de producción en el área
de su especialidad.
ü Administrar el Centro de Prácticas Pre-Profesionales de la Facultad y velar
porque éstas se realicen de manera efectiva.
Estructura Orgánica del Centro de Extensión Universitaria y Proyección
Social (CEUPS) de la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos
DECANATO
COMITÉ DIRECTIVO
DIRECCIÓN DEL CEUPS
2.2.1. Líneas de autoridad, Responsabilidad y coordinación del CEUPS
El Centro de Extensión Universitaria y Proyección Social ejerce autoridad
sobre las sesiones y personal que conforman su organización.
ü Es responsable ante el Decanato y el Consejo Académico de la Facultad del
cumplimiento de sus funciones.
ü Coordina internamente con la Escuela de Derecho, Departamento
Académico de la Facultad, el cumplimiento de sus funciones.
ü Coordina externamente con los CEUPS de las otras Facultades y Oficina
General de Relaciones Públicas.
2.2.2. Funciones del Director
ü Dirigir las actividades de Extensión Universitaria y Proyección Social de la
Facultad.
ü Ejercer la representación del CEUPS en el Consejo Académico de la
Facultad.
ü Integrar el Comité de Extensión Universitaria y Proyección Social de la
Universidad
Durante mi experiencia, la oficina del CEUPS tenía la siguiente estructura
jerárquica:
a) Director: Contaba con un contrato permanente y un horario establecido de
acuerdo a su disponibilidad.
b) Secretaria: Se encargaba de los archivos y de la información interna de la
oficina. Tenía un horario establecido de 8 horas al día bajo la modalidad de
contrato de servicios no personales.
c) Asistente del Centro de Extensión Universitaria y Proyección Social: Con un
contrato por servicios no personales de 12 horas al día de lunes a viernes y
sábados de 8am-1pm.
2.3.Ambiente de Trabajo
La Oficina del Centro de Extensión Universitaria y Proyección Social de la
Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos
es la encargada de organizar cursos y certámenes de la especialidad, y desde allí se
coordina con el Decanato para aprobar su ejecución la oficina estaba integrada por un
Director; un Abogado, que era el Coordinador, y una Secretaria.
Ellos eran los
encargados de la organización de los certámenes académicos; tenían mucha experiencia.,
pero lamentablemente el Coordinador desarrollaba
otros cargos administrativos que
impedían el normal trámite de la documentación administrativa y de los certificados,
diplomas y constancias de participación en los certámenes académicos.
La poca
participación del público y de los estudiantes a dichos certámenes, respondía
precisamente a falta de coordinación para la entrega de los diplomas y certificados. La
imagen que transmitía el CEUPS tenía que cambiar radicalmente.
A esto se añadía un ambiente desfavorable a nivel interpersonal que llevaron a
realizar cambios de los trabajadores, mientras se recibían constantes reclamos por parte
de los estudiantes frente a la dilación de las gestiones administrativas.
Cuando se sucedieron los cambios administrativos en la oficina del CEUPS, la
responsabilidad de comunicadora que asumí fue la de organizar
los certámenes
académicos en coordinación directa con el Director y la secretaria, y bajo consultas
previas con el Decano.
La participación de los expositores en los certámenes académicos estaba bajo
nuestra responsabilidad. Debía contactarse a través de cartas, faxes o por teléfono, les
indicaba el tema de su disertación, la fecha, la hora y el lugar del evento. Una vez
confirmadas su participación, nos enviaban su currículo para elaborar una hoja de
presentación, que era leída antes de su exposición.
Coordinaba anticipadamente con la Oficina de Revista e Impresiones de la
Facultad lo referente a los diplomas que serían entregados al finalizar el evento. Para la
difusión de los certámenes académicos de interés público, se recurrían a los medios de
comunicación escrito para publicar un aviso en los diarios: El Comercio, El Peruano y La
República.
En el diseño de los diplomas y afiches se tenía un especial cuidado con el color
distintivo de la Facultad (color corporativo), la elección de la fotografía y el contenido
temático del material.
El mismo cuidado se tenía con los volantes, los trípticos y
cualquier nota informativa referida a las actividades de la Facultad (anexo 1)
La elaboración de banderolas y pizarras, con la información completa de los
certámenes académicos, se realizaban con el apoyo de los alumnos, ellos se encargaban de
repartir la publicidad impresa, elaborar las notas de prensa y enviarlas vía fax a los medios
de comunicación. Por ejemplo, el “rebote” de una nota de prensa en un canal de televisión,
respecto del Ciclo de Conferencias sobre el Anteproyecto de la Constitución, se logró en
coordinación con la Oficina Central de Relaciones Públicas, a través de la Página web de la
Universidad.(anexo 2)
3. RELACIONES PÚBLICAS E INFORMACIÓN AL PÚBLICO
Las Relaciones Públicas en la Facultad de Derecho y Ciencia Política se
desarrollaban en paralelo y bajo la coordinación y supervisión directa del Decano. Las
actividades que se desarrollaban en conjunto eran:
3.1.Atención y Protocolo
Bienvenida y atención preferencial a los profesores visitantes nacionales y
extranjeros (Italia, España, Argentina, Venezuela, Uruguay, Suiza, Perú; entre otros). Las
Conferencias Magistrales eran coordinadas directamente por el Decanato, su despacho
seleccionaba a los expositores; La organización de este tipo de actividades demandaba un
trabajo intenso de difusión y publicidad, en tiempo record se preparaba el material
publicitario (diseño e impresión), para luego publicarlas en pizarras y vitrinas de la
Facultad, posteriormente su procedía a inscribir a los alumnos y público interesado en
participar de las charlas y/o conferencias.
El protocolo consistía en coordinar las actividades relacionadas a la presentación
del expositor: tener elaborada su hoja de vida, elaborar un diploma de agradecimiento y
entregar un recordatorio de la Facultad. La mayoría de estas conferencias fueron
registradas en videos y fotografías.
3.2.Edición de Materiales de Difusión: Boletín Informativo “El Derecho por
Dentro”, Brochures y Trípticos
Elaboré y diseñé el material publicitario para que sea difundida en los diversos
medios externos, respetando un cronograma asignado a los expositores que participaban
en las diferentes actividades de la facultad.
El Boletín Informativo “El Derecho por Dentro” cumplía el objetivo de difundir
las actividades que se realizaban en la Facultad de Derecho y Ciencia Política de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos: Acuerdos del Consejo de Facultad,
convocatorias de becas, servicios que brindaba la Facultad, a través de sus diferentes
unidades administrativas,), entre múltiples actividades. (anexo 4)
Se editaron brochures, materiales de difusión cuyo propósito era informar sobre la
historia, trayectoria, metas y objetivos que plantea la carrera profesional en Derecho y
Ciencia Política. Más de 1000 ejemplares se repartieron a los visitantes (Ver anexo 3).
3.3.Organización de Charlas Vocacionales en Derecho
Los estudiantes visitantes de Lima y provincias, que cursaban el quinto año de
secundaria, tenían acceso a toda la información académica que alentara cualquier
expectativa por ingresar a la universidad y estudiar la carrera profesional de Derecho.
Para la realización de estas charlas, se coordinaba con la Oficina Central de Relaciones
Públicas de la Universidad y se establecían los días y los horarios para que los docentes
de la Facultad brindaran las charlas sobre la especialidad.
Un libro de visitas,
acondicionado para la ocasión, contenía el registro de los datos personales de los
aspirantes.
3.4.Información y Orientación Académica
Se brindaba información y orientación sobre los cursos, seminarios y certámenes
académicos que realizaba la Facultad a través de su Centro de Extensión Universitaria y
de Proyección Social. Dichos certámenes estaban dirigidos a personas e instituciones
interesadas en participar y obtener una certificación oficial.
Se trabajó con público interno y externo, recurriendo al apoyo de los medios, con
el afán de proyectar una Imagen Institucional eficiente. El contacto con el público era
personal y, en determinados casos, se ofrecía información por teléfono.
3.5.Información sobre Prácticas Pre-Profesionales
Aplicando esta definición Universidad –Empresa (relación cada vez más estrecha
indispensable para el
mercado laboral del egresado). Las relaciones públicas se
canalizaban a través de la oficina de Decanato.
Mi labor consistía en publicar las
convocatorias que hacían las empresas, solicitando practicantes y profesionales, y
coordinar la participación del alumnado, que cumpliese con el perfil de dicha
convocatoria.
Para mantener el binomio Universidad-Empresa se dependía en gran medida de
un permanente monitoreo del desenvolvimiento de los alumnos que se encontraban
practicando en las empresas. Era importante hacer un seguimiento del desempeño de
estos alumnos pues habían recibido previamente una carta de recomendación de la
Facultad.
Las
publicaciones de esta información en las vitrinas de la Facultad y la
retroalimentación vienen a ser la participación de los estudiantes en las convocatorias y el
seguimiento que la Facultad hacía de ellos. Diseñé un esquema de presentación para
publicar información sobre prácticas preprofesionales (Ver anexo 5).
a) Puestos Vacantes.- Describe el número de vacantes que convoca la empresa
para los estudiantes de la Facultad y también para los Profesionales y
egresados.
b) Requisitos.- Describe el perfil del estudiante o profesional que requiere la
empresa para que el estudiante acceda a su respectivo puesto de trabajo.
c) Entidad o Institución.- Describe la ubicación de los teléfonos y fechas
correspondientes donde los estudiantes deben enviar sus currículos. Para tener
un orden y promover prácticas pre-profesionales, se creó un directorio con
datos de la empresa que solicitaban practicantes, se brindaba apoyo a los
participantes con la expedición inmediata de las a la Facultad, se facilitaron
cartas de presentación a través del Decanato y, además, se realizaban
intercambios de información mediante cartas de invitación y agradecimiento
para que nos siguieran tomando en cuenta en sus próximas convocatorias
3.6.Información sobre Becas, Cursos Nacionales y Extranjeros
Al igual que los demás documentos esta información era de suma importancia
para la Imagen Institucional de la Facultad. Muchos estudiantes y profesionales buscan
una Beca para capacitarse o especializarse, en la Universidad, tenemos la Oficina de
Cooperación Interinstitucional cuyas funciones son canalizar el envío de las
convocatorias de Becas a todas las Facultades de la Universidad para su publicación. Mi
labor consistía precisamente en coordinar por fax o teléfono con la oficina de convenios
para hacer viable la participación de los estudiantes.
Por ejemplo, la Convocatoria de Becas Líder de España, cada año solicita que se
envíe a los mejores estudiantes de Derecho para realizar una pasantía en España, el
documento llegaba a mis manos, con el cargo de proveído, e inmediatamente me
contactaba con los alumnos que ocupaban lo primeros puestos promocionales para
informarles de la convocatoria. Coordinaba con ellos su participación y su elección (Ver
anexo 6).
Una de las formas de comunicación rápida que encontré para difundir la
información a tiempo es la de publicar, en las vitrinas de la Facultad, notas informativas
acerca de las convocatorias.
Un buen número de estudiantes de Derecho fueron
beneficiados en diversas convocatorias de becas (Ver anexo 7)
Para la publicación de esta información se trabajó con el siguiente esquema:
a) Agenda Académica
ü Comprende publicaciones de Becas Nacionales y Extranjeras.
ü Seminarios de la Facultad de Derecho y de otras universidades.
ü Convocatorias de cursos.
b) Agenda Estudiantil
ü Publicar los principales acuerdos y propuestas tomadas por el Consejo de
Facultad; Actas y Resoluciones del Decanato.
ü Publicación de notas informativas acerca del evento organizado, con
fotografías con los personajes que destacan en el mundo del Derecho.
ü Dar a conocer, mediante notas informativas, el nombre de los alumnos
ganadores de becas y cursos para seguir estudios en universidades e
instituciones de prestigio nacional y/o extranjero
3.7.Apreciación Visual y Propuesta de Señalización
Una de las principales dificultades que encontré durante mi desempeño
profesional en la Facultad de Derecho y Ciencia Política era la permanente
desinformación sobre dónde se ubicaban las oficinas de las dependencias de la Facultad y
las zonas de escape en caso de sismos o emergencias. El problema radicaba en la falta de
señalización que sirviera de guía al visitante y a los alumnos que iniciaban sus estudios.
Analizado el problema, presenté la siguiente propuesta como elemento estratégico para la
buena imagen de la Facultad. (Ver anexo 8):
a) Objetivo
Señalizar las Unidades
b) Institución:
Facultad de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Nacional Mayor de
San Marcos
c) Colores a utilizar en el Diseño de las Señalizaciones
Fondo:
Verde
Letras:
Blancas
Tipo de letra:
Times New Roman