Tabio, Enero 3 de 2014.

E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO
Nit: 899.999.164-9
Tabio, Enero 3 de 2014.
ESTUDIO PREVIO DE NECESIDAD, OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA
En cumplimiento de lo dispuesto en el Acuerdo de Junta N° 020 del 15 de enero de 2010,
por medio del cual se aprobó el estatuto de contratación y en virtud del objeto contractual
y la modalidad de invitación al público; y teniendo en cuenta que mediante Resolución 055
de 2013, la Gerente del Hospital y por ende el ordenador del gasto, delega el análisis de
conveniencia, necesidad y oportunidad en la Subgerente Administrativa, se plantea la
necesidad y oportunidad de la realización del siguiente proceso contractual, para la
prestación de servicios profesionales en la organización del fondo documental y la
digitalización de documentos de la ese hospital nuestra señora del Carmen de Tabio de
conformidad con la normatividad vigente y garantizando la integridad y conservación de
los documentos que reposan en la entidad, en pro del adecuado cumplimiento de los
objetivos y funciones de la E.S.E. y que se plasma a continuación:
1.
DETERMINACIÓN Y DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD
Se debe realizar la Invitación al público con el fin de adjudicar la PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
Y LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA
DEL CARMEN DE TABIO, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 1) Que la
auditoria de la vigencia 2009, realizada por la Contraloría a la ESE Hospital Nuestra
Señora del Carmen de Tabio, se evidencio un hallazgo en el que se señala el
incumplimiento respecto a lo establecido en la ley 594 de 2000, Ley General de archivos,
que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente, como tampoco se maneja el proceso de la tabla de retención
documental, se observa además un manejo muy desordenado de las carpetas y del
archivo en general que posee la entidad, razón por la cual es necesario contratar los
servicios básicos de organización técnica de documentos con el fin de Organizar,
clasificar y realizar la depuración del Archivo inactivo de la Institución. 2) en pro del
adecuado cumplimiento de los objetivos y funciones de la E.S.E., en virtud a que el art. 58
de la Ley 1438 de 2011, que hace referencia a la habilitación de prestadores de servicios
de salud, indica que las Entidades promotoras de salud, los prestadores de servicio de
salud, las administradores de Riesgos profesionales deberán contar con las condiciones
necesarias para prestar un servicio de calidad.
2. CONDICIONES DE LA CONTRATACION A CELEBRAR
OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ORGANIZACIÓN
DEL FONDO DOCUMENTAL Y LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ESE
HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO
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LUGAR DE LA EJECUCION: E.S.E. Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio.
DURACION: 5 Meses
VALOR: TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ 300. 000.000)
FORMA DE PAGO: Se pagará al contratista el valor del contrato de la siguiente forma: a)
El 35% del valor del contrato, con posterioridad a la entrega del primer producto, esto es:
1. Un (1) cronograma y plan de trabajo que deberá ser entregado al supervisor del
contrato sobre la organización e intervención del Fondo Documental Acumulado y de los
Archivos de Gestión. Un (1) Informe sobre la implementación de las tablas de Retención
Documental tanto de los Fondos Documentales Acumulados, como en los Archivos de
Gestión Un (1) informe sobre el primer avance de actividades objeto del Contrato, esto es
sobre la ejecución de la primera fase del proceso de gestión documental, intervención de
los Fondos Documentales Acumulados en Cien metros lineales (100 ml). Los informes
deberán ser entregados al supervisor y aprobado por éste. El pago se efectuará dentro de
los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura, y estará sujeto a la
certificación de cumplimiento en el pago de aportes parafiscales y al SGSS, certificación
de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato y existencia de PAC. b) El 35%,
una vez se haga entrega del Segundo Producto, esto es: Un (1) Informe sobre la
organización e intervención de Ciento Cincuenta metros lineales (150 ml) de los Fondos
Documentales Acumulados, teniendo en cuenta las tablas de retención y entrega de Actas
sobre las reuniones efectuadas para la conformación del Comité de Archivo de la ESE
HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO. Los informes deberán ser
entregados al supervisor y aprobado por éste. El pago se efectuará dentro de los treinta
(30) días siguientes a la presentación de la factura, certificación de cumplimiento en el
pago de aportes parafiscales y al SGSS, certificación de cumplimiento expedida por el
supervisor del contrato y existencia de PAC. c) El 30%, una vez se suscriba acta de
recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato, culminado al 100% de la
ejecución del contrato, con la entrega del tercer Producto, esto es: 1. Un (1) Informe sobre
la trasferencia del Fondo Documental Acumulado efectuado al archivo Central. 2.
Inventario de la documentación (Inventario Documental), de los Fondos Documentales
Acumulados, basándose en el formato único de inventario documental autorizado por la
Ley 594 de 2000, el cual deberá ser entregado en un archivo formato Excel, en medio
magnético y escrito. 3. Un (1) Informe sobre la organización e intervención de los
restantes Cien metros (100 ml) lineales de los Fondos Documentales y teniendo en
cuenta las tablas de retención.” 4. Inventario de la documentación (Inventario Documental)
del Archivo de Gestión intervenido, basándose en el formato único de inventario
documental autorizado por la Ley 594 de 2000. 5. Informe de resultado sobre la
digitalización Novecientos mil Folios de Imagen (900.000) del Fondo Documental
Acumulado de conformidad con la prioridad que determine el Comité de Archivo. La
entregará se hará archivo plano. 6. Informe final sobre el 100% de ejecución del contrato.
Cada pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la
factura, certificación de cumplimiento en el pago de aportes parafiscales y al SGSS,
certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato y existencia de PAC.
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PARÁGRAFO 1: El Contratista pagará todos los impuestos, tasas y/o contribuciones que
se deriven de la ejecución del contrato, de conformidad con la Ley colombiana.
3.
FUNDAMENTO JURIDICO:
Que el régimen de las Empresas Sociales del Estado esta normado por el régimen
privado al tenor de la ley 100 de 1993 articulo 195 y su decreto reglamentario 1916 de
1994. Que el acuerdo N° 020 de enero 15 de 2010, por el cual se adopta el manual de
contratación de la ESE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, establece como
modo de contratación la invitación al público cuando el monto a contratar supere los 100
SMMLV, de tal suerte que la presente contratación se realizara por este modo de
contratación. Que mediante acuerdo 017 del 8 de Noviembre del 2013, la junta autoriza a
la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, a contratar por más
de 100 SMMLV.
4. FICHA TECNICA
5.

Implementación de las tablas de Retención Documental para los Fondos
Documentales Acumulados, que posee la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA
DEL CARMEN DE TABIO y que se encuentran debidamente aprobadas.

Organización e intervención del Fondo Documental Acumulado en una cantidad
aproximada de 350 metros lineales.

Digitalización en formato PDF o TIFF de 900.000 folios de imagen que contienen
distintos documentos de la entidad.
SOPORTE TÉCNICO Y ECONÓMICO:
5.1. SOPORTE TÉCNICO

Se debe realizar la Invitación al público con el fin de adjudicar la PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO
DOCUMENTAL Y LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA
ESE
HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, teniendo en cuenta
las siguientes consideraciones: 1) Que la auditoria de la vigencia 2009, realizada
por la Contraloría a la ESE Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio, se
evidencio un hallazgo en el que se señala el incumplimiento respecto a lo
establecido en la ley 594 de 2000, Ley General de archivos, que comprenden
desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
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permanente, como tampoco se maneja el proceso de la tabla de retención
documental, se observa además un manejo muy desordenado de las carpetas y
del archivo en general que posee la entidad, razón por la cual es necesario
contratar los servicios básicos de organización técnica de documentos con el fin
de Organizar, clasificar y realizar la depuración del Archivo inactivo de la
Institución. Recopilación de información institucional y análisis de la situación
actual, por lo anterior es de suma importancia alcanzar los siguientes objetivos
específicos 1.Análisis, interpretación y procesamiento de la información 2.
Revisión e implementación de las tablas de retención documental 3. Conformación
y/o reuniones con el Comité de Archivo 4. Programa de selección y descarte de
documentos. 5. Clasificación y ordenación de la documentación Inventario
definitivo y sistematización.
5.2. SOPORTE ECONÓMICO
Que mediante convenio interadministrativo de desempeño Nº 000859 de 2013 suscrito
entre el Departamento de Cundinamarca, Secretaria de Salud y La ESE Hospital Nuestra
Señora del Carmen de Tabio, cuyo objeto es “Apalancar financieramente a la ESE
Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio, a fin de garantizar recursos para financiar
la implementación del proceso de gestión documental y coadyuvar en el restablecimiento
de las condiciones para el buen desempeño de la ESE en pro de sus objetivos y
funciones.
Rubro Presupuestal: 063
Código Presupuestal: 22404
6.
REQUISITOS HABILITANTES O DOCUMENTOS NECESARIOS QUE DEBEN
ACOMPAÑAR LAS OFERTAS
El oferente requiere adjuntar a la propuesta los siguientes documentos:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Acreditar experiencia relacionada no inferior a 5 años: Las personas naturales
y jurídicas acreditaran la experiencia relacionada con certificaciones de
trabajos realizados directamente.
El objeto social registrado en Cámara de comercio debe ser acorde con el
objeto de la presente contratación.
Registro Único de Proponentes (RUP)
El perfil del proponente (persona natural) o del Director del Proyecto (persona
jurídica) debe ser
profesionales en el área de Archivo y/o Gestión
Documental.
No hallarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad indicadas en la Constitución y en la Ley.
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vi.
vii.
Elaborar la propuesta técnica y económica de acuerdo con lo establecido en
estos términos de referencia.
Anexar la documentación exigida.
7. RECHAZO DE PROPUESTAS
Será motivo de rechazo de la propuesta la que adolezca de alguna de las siguientes
irregularidades:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo
el mismo nombre o con nombres diferentes.
Cuando estén incompletas, en cuanto a que no cumplen lo especificado o no
incluyen algún documento que, de acuerdo con los términos de referencia, se
requiera adjuntar a las propuestas, y dicha deficiencia impida la comparación
objetiva de las mismas.
Cuando el representante o representantes legales de una persona jurídica
ostenten igual condición en otra u otras firmas diferentes, que también estén
participando en el presente proceso de contratación directa.
Cuando algún proponente tenga intereses patrimoniales en una persona
jurídica que concurse, es decir, cuando se trate de propuestas que
correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se
trate de sociedades anónimas.
Cuando se compruebe que la propuesta contiene información o documentos
que no se ajustan a la verdad.
Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por parte de la
persona natural proponente o del representante legal del proponente.
DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO
a) Fotocopia legible de Declaración de Renta del último año fiscal vigente. Se
solicita únicamente con el objeto de verificar el cumplimiento de dicha
obligación tributaria.
b) Rup
8. SOLUCION DE CONTROVERSIAS
La solución de las controversias será dirigida a través de la conciliación, transacción o
amigable composición de los términos de ley.
9. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
El oferente bajo gravedad de juramento que se entiende prestado con la aceptación de la
orden, declara que no se halla incurso en ninguna causal de inhabilidad e
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incompatibilidad, previstas en la Ley 80 de 1.993 y demás normas concordantes, para
efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 1º de la ley 190 de
1.995.
10. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
El oferente tendrá como obligaciones dentro de la orden las siguientes:




















Además de las inherentes a la ejecución contractual, el contratista deberá:
Disponer lo necesario para que el objeto de este contrato se cumpla a cabalidad,
de conformidad con la descripción técnica contenida en la propuesta presentada.
Tener en cuenta las instrucciones de orden técnico que para el desarrollo del
objeto del contrato le puede sugerir la ESE.
Recopilación de información institucional y análisis de la situación actual
Análisis, interpretación y procesamiento de la información
Revisión e implementación de las tablas de retención documental
Conformación y/o reuniones con el Comité de Archivo
Programa de selección y descarte de documentos
Clasificación y ordenación de la documentación Inventario definitivo y
sistematización.
Rendir los informes de gestión de manera oportuna que le sean requeridos por la
Entidad.
Implementación de las tablas de Retención Documental para los Fondos
Documentales Acumulados, que posee la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA
DEL CARMEN DE TABIO y que se encuentran debidamente aprobadas.
Organización e intervención del Fondo Documental Acumulado en una cantidad
aproximada de 350 metros lineales.
Digitalización en formato PDF o TIFF de 900.000 folios de imagen que contienen
distintos documentos de la entidad.
Recopilación de información institucional y análisis de la situación actual
Análisis, interpretación y procesamiento de la información
Revisión e implementación de las tablas de retención documental
Conformación y/o reuniones con el Comité de Archivo
Programa de selección y descarte de documentos
Clasificación y ordenación de la documentación Inventario definitivo y
sistematización.
El Contratista presentará un cronograma de actividades, en el cual incluirá cada
fase de ejecución, teniendo presente la necesidad de tiempo por cada actividad y
la coordinación con la Subgerencia Administrativa la ESE HOSPITAL NUESTRA
SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO quien ejercerá las funciones de Supervisión
del contrato a celebrar.
7,
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11. OBLIGACIONES DE LA E.S.E.
La Empresa Social del Estado Hospital Nuestra Señora del Carmen de Tabio tiene como
obligaciones con el contratista las siguientes:
1.
2.
3.
4.
Ejercer la supervisión y seguimiento permanente de la ejecución del contrato.
Suscribir el acta de inicio.
Pagar el valor del contrato en los términos pactados.
Las demás inherentes a la naturaleza del contrato.
12. ANALISIS DE RIESGOS
RIESGO
TIPIFICACIÓN
RIESGO
Cambiario
Operativo
Riesgos
Tecnológico
ESTIMACIÓN
RIESGO
CONTROLES
TIPIFICACIÓN
ESTIMACIÓN
RIESGO
CONTROLES
Las variaciones de la Medio
tasa
Cuando el contratista
Medio
hace un mal cálculo
de sus costos e
incurre en perdidas
Se
refiere
a Medio
eventuales fallos en
las telecomunicaciones,
suspensión de servicios
públicos, advenimiento
de nuevos desarrollos
tecnológicos
o
estándares que deben
ser tenidos en cuenta
para la ejecución del
contrato así como la
obsolescencia
tecnológica.
DEL A CARGO DE
CON
DEL A CARGO DE
CON
Contratista
Contratista
Contratista
13. ESTIMACIÓN TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS:
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
Cada propuesta deberá presentarse con una póliza de Compañía de Seguros establecida
en Colombia por un valor equivalente al 10% del valor total del presupuesto oficial
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($3000.000). El período de vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de
validez de la propuesta (30 días calendario). Si el proponente a quien se adjudique el
contrato, rehúsa o descuida la expedición de las pólizas de que trata esta INVITACIÓN,
dentro del término señalado para tal efecto, ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL
CARMEN DE TABIO, a título de sanción, reclamará el valor de la garantía de seriedad
otorgada, sin perjuicio del ejercicio de las acciones legales con el fin de obtener
reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la precitada garantía.
La fianza de seriedad de la propuesta está destinada a garantizar el compromiso del
proponente, que en caso de adjudicársele el contrato, expedirá oportunamente las pólizas
materia de la presente Invitación.
DE CUMPLIMIENTO: El diez por ciento (10%) del valor total del contrato por el termino
del mismo y cuatro (4) meses más, a partir del perfeccionamiento del presente contrato.
PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES AL
PERSONAL: Por el 5% del valor total del contrato, por el término del mismo y tres años
más.
DE CALIDAD DEL SERVICIO: El veinte (20%) por ciento del valor total del contrato por el
término de tres años, contados a partir del acta final de contrato.
14. DEFINICIÓN DE MINUTA CONTRACTUAL
Teniendo en cuenta el objeto, el valor y el cumplimiento por parte del oferente que llegue
a salir favorecido, se realizara un contrato de obra, con precios unitarios fijos.
15. ESTIPULACIÓN DE GARANTÍAS.
Los riesgos de esta contratación por lo que se acaba de expresar y que deben ser
garantizados por el contratista deberá constituir una póliza a favor de la entidad expedida
por una compañía de seguros legalmente reconocida y establecida en Colombia, los
amparos son:
16. GARANTIAS: El contratista constituirá en favor de la ESE HOSPITAL NUESTRA
SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO, una garantía que cubrirá los siguientes
amparos.
DE CUMPLIMIENTO: El diez por ciento (10%) del valor total del contrato por el termino
del mismo y cuatro (4) meses más, a partir del perfeccionamiento del presente contrato.
PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES AL
PERSONAL: Por el 5% del valor total del contrato, por el término del mismo y tres años
más.
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DE CALIDAD DEL SERVICIO: El veinte (20%) por ciento del valor total del contrato por el
término de tres años, contados a partir del acta final de contrato.
17. VARIABLES DE EVALUACIÓN:
Se escogerá a la propuesta que cumpla con los requisitos jurídicos, técnicos y ofrezca el
menor precio.
18. CONCLUSIÓN
Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la existencia de un requerimiento
y una necesidad y resulta imprescindible adelantar el correspondiente proceso tendiente a
cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de
los cometidos de La E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO,
por consiguiente se aconseja adelantar el proceso contractual respectivo y su
perfeccionamiento.
19. MULTAS:
1.
2.
3.
Imposición de multas y sanciones
Cláusula de caducidad
Cláusula penal pecuniaria
Firma en original.
____________________________
FADYA N. VEGA ARIAS
Subgerente Administrativa y Financiera
ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE TABIO
Proy: Subgerente Administrativa, Asesora Obras de Infraestructura.
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