PROCEDIMIENTO DE GRUPOS

PROCEDIMIENTO DE GRUPOS
1. GENERALIDADES
Se considera negocio de grupo a la reserva de 10 o más pasajeros.
En grupos donde existan adultos viajando con menores, es mandatorio informar en la solicitud de
cotización la cantidad de menores (CHD, INF) incluidos. Ventas Grupos entregará condiciones a grupos
donde se consideren al menos 10 pasajeros como adultos.
Grupos de menores entre 2 y 11 años deben considerar la siguiente relación de acompañantes adultos:
• Grupo de menores entre 2 y 6 años: Cada 4 menores, se requiere 1 acompañante.
• Grupo de menores entre 7 y 11 años: Cada 20 menores, se requiere 1 acompañante. Sobre esta cantidad,
se requerirá 1 acompañante adicional por cada aumento de 1 a 10 menores. Ejemplo: con 21 menores se
necesitarán 2 acompañantes.
El acompañante debe ser un adulto legalmente responsable, mayor de 18 años y autónomo
En caso de grupos que incluyan pasajeros con necesidades especiales, revisar el anexo al final de este
documento con información al respecto.
2. COTIZACIÓN Y BLOQUEO
Las agencias deberán enviar la solicitud de cotización de grupos completando el formulario en Mundo LAN
(www.mundolan.com, Servicios, Grupos, Solicitudes de Grupos), especificando el cliente final si lo saben en
el nombre (ej. LABORATORIO XX). La oficina de grupos procesará la solicitud y enviará la respuesta vía mail
dentro de las 48 hs. de recibido el pedido (grupos de grandes volúmenes de pasajeros pueden demorar más
tiempo en ser cotizados, ya que su evaluación requiere validaciones adicionales). A partir de este momento,
las comunicaciones se manejarán entre la agencia y el departamento de grupos exclusivamente vía mail.
La cotización entregada es una tarifa referencial que no genera bloqueo de inventario, por lo tanto está
sujeta a disponibilidad de espacios al momento de aceptar la tarifa y solicitar la reserva del grupo. Si
aceptan la cotización, deberán enviar un mail solicitando expresamente el pedido de bloqueo. El Ejecutivo
de Grupos procesará la solicitud de bloqueo de espacios, y responderá a la agencia con confirmación o
alternativa de vuelo / precio si hubiera variado la disponibilidad.
Una vez recibida la confirmación, el ejecutivo de Grupos enviará un e-mail de aviso a la agencia en donde se
informará: código e imagen de la reserva, tarifa y condiciones confirmadas, así como la fecha del primer
vencimiento.
Las reservas de grupos sólo pueden ser creadas a través de LAN. No se evalúan reservas de grupos creadas
por agencias de viajes.
NO se evalúan grupos en Vuelos Codeshare.
Los surcharges (Q) y taxes no son parte de la tarifa negociada, el valor de estos será el vigente al momento
de la emisión.
En casos de duplicidad entre agencias, será el cliente final quien decida con quien emitirá. Para esto el
cliente deberá enviar una carta con membrete firmada informando su decisión. Mientras el pasajero no
decida con qué oficina o agencia emitirá, la dueña de la reserva para todos los efectos y única autorizada
para hacer modificaciones es la oficina LAN que tiene la responsabilidad de la reserva. Si una de las reservas
duplicadas es abonada, se entenderá que el pasajero decidió atenderse con esa agencia u oficina.
2.1.Liberados
Aplican únicamente para rutas domésticas. Se autoriza un liberado cada 15 pasajeros adultos pagos (el 16°
es free), máximo 3 por grupo. En el caso de grupos con pasajeros childs, tener en cuenta que 2 childs
equivalen a 1 adulto para este conteo.
• La reserva del TC (tour conductor) debe ir confirmada dentro de la reserva del grupo, respetando misma
clase de reserva y condiciones que el resto del grupo.
• Es requisito que el TC viaje con el grupo en ambos tramos
• La emisión de tickets de TC se realiza en oficinas de Ventas LAN. Para esto, dentro de las 48 hs. siguientes
a la emisión del grupo, la agencia de viajes deberá presentarse con: código de reserva del grupo, numero
de documento del pax free y el dinero para abonar los impuestos.
• Los impuestos son a cargo del cliente. No aplica surcharges.
3. TIME LIMITS - VENCIMIENTOS
La asignación de TL de reserva y emisión estará definida según la ruta a realizar y se clasificará en función
de los negocios: Long Haul, Regional y Doméstico.
Los grupos estarán sujetos a un prepago. Los montos y vencimientos dependen de la ruta y se detallan a
continuación:
Excepciones: Para rutas regionales de tarifas menores (SCLMDZ, SCLCOR), se aplicará prepago de USD25 de
la misma forma que el doméstico.
En cada uno de los plazos detallados en el cuadro anterior, el solicitante del grupo deberá realizar un
EMD-S (a través de su GDS, para agencias BSP) o MSR (en oficina LAN, para agencias no BSP) por el
monto correspondiente, siendo los vencimientos:



1er. vencimiento “Pago de Seña”. Una vez realizado el pago de seña, se extenderá el vencimiento para
el saldo o emisión (2do vencimiento).
2do. vencimiento “Saldo”. En este vencimiento el solicitante del grupo podrá “Emitir” los pasajes si
tiene nómina 100% confirmada de pasajeros, o “Saldar” (tarifa con surcharges sin tax por pasajero
menos la seña abonada), para poder extender el vencimiento para emisión (3er vencimiento).
3er. vencimiento “Emisión”. Ultimo vencimiento para emisión del grupo, en los casos que se haya
realizado pago total. El mismo será 72 hs. hábiles antes del vuelo o 96 hs. hábiles para rutas
hacia/desde/vía USA.
En el caso de grupos mixtos (con segmentos de LAN y TAM), los pagos deben realizarse antes de las 14 hs.
del día de TL, para que se pueda prorrogar el vencimiento.
Adicionalmente, para grupos en rutas domésticas de Argentina de más de 60 pax, se solicitará un refuerzo
de seña de USD 50 por pasajero (al cambio del día de pago), 60 días antes de la salida.
En caso de cancelarse el grupo al vencimiento de “Saldo” (2do vencimiento), se retendrá la seña abonada.
En caso de cancelarse el grupo al vencimiento de “Emisión” (3er vencimiento), se retendrá la totalidad de la
seña y saldo abonados. (Ver punto 9 Cancelaciones)
4. FORMAS DE PAGO
No se aceptarán pagos de señas ni saldos con tarjeta de crédito, cheques en garantía ni cartas compromiso.
4.1. Agencias IATA
Tanto las señas (prepagos) como los saldos (pagos por el total del grupo), deben realizarse con EMD-S a
través del GDS que utilice la agencia.
El mismo debe ser realizado en el CIP correspondiente a la ruta del bloqueo: 469 para rutas de cabotaje ó
internacionales de LAN ARGENTINA (como MIA, PUJ, SAO) y 045 en rutas internacionales de LAN AIRLINES.
Los EMD-S deben emitirse en pesos al cambio BSP del día.
Los EMD-S deberán ser realizados de lunes a viernes hasta las 17 hs., excepto los itinerarios que incluyan un
tramo TAM, que deben realizarse hasta las 14 hs. Todos los EMDs emitidos luego de estos horarios, no
podrán ser procesados como garantía de pago, corriendo riesgo de cancelación de los espacios por esta el
pago fuera de plazo.
Los EMD-S pueden ser voideados solamente en el mismo día de emisión. Todo lo que fuese voideado
después de las 18 hs. no podrá ser procesado.
Las emisiones de EMD-S no están sujetas a comisión y no son reembolsables. Sólo podrán ser reembolsados
una vez que el grupo haya sido emitido y la Agencia haya solicitado la devolución del mismo en la forma y
plazo establecidos a tal efecto.
Para la emisión del EMD-S, la agencia deberá crear una reserva individual por concepto de prepago o pago
total de grupos, de la siguiente manera:
1. Se deberá crear una reserva individual (1 espacio) con 1 segmento de vuelo en clase Y en el primer
vuelo LAN del grupo.
2. El campo nombre deberá indicar EMD/Nombre del grupo Código Reserva. Ej.: 1.1EMD/GRUPO
OLMOS OAKFUA
3. Se deberá emitir el EMD-S dentro de la reserva individual considerando lo siguiente:
Código (Reason for issuance code): D
Definición: Prepago de Grupos
Sub - código (Reason for issuance subcode): 997
Remark (Comentarios): Nombre del grupo, cantidad de pasajeros (TCxx) y código de reserva.
El EMD-S se debe crear en estatus OPEN y en el campo Endosos/Restricciones de deberá indicar
NON REF
4. El Agente de Viajes será responsable de cancelar la reserva individual dentro de las 2 horas de
emitido el EMD-S, y enviar la imagen del PNR cancelado a su Ejecutivo de Grupos. En el asunto del
mail es mandatorio indicar: Código de PNR de grupo, nombre de grupo y cantidad de pasajeros. Ej.
RT YXBJAQ, GRP BHP VERANO, TC25.
Ej.:
OAKFUA
1.1EMD/ GRUPO OLMOS OAKFUA
NO ITIN
TKT/TIME LIMIT
1. T-27JUN-EGR5FE7
2. TE 0452119052798 EMD/G EGR5FE7 1519/27J
El pago (prepago o pago total) se considerará efectivo sólo cuando el Ejecutivo de Grupos reciba imagen
EMD y print de reserva individual cancelada. En los casos donde dicha información no sea enviada por la
agencia en los plazos estipulados, o si se enviara la información incompleta, la reserva de grupos se
cancelará por vencimiento.
No se aceptarán los EMD-S como forma de pago para ningún otro concepto en el resto de oficinas LAN,
Contact Center o Aeropuertos.
El EMD-S no aplica para el pago de tasas o impuestos.
4.2. Agencias NO IATA
Para realizar los pagos de seña y saldo, la agencia deberá presentarse en la fecha indicada por el Ejecutivo
de Grupos, en oficina LAN para emitir el MSR correspondiente. Deberá presentar el comprobante de
depósito o transferencia bancaria y las facturas de comisión y over (si las hubiera).
El horario de atención es de Lunes a Viernes de 9 hs. a 13 hs. para la emisión de grupos. Para el resto de los
trámites es de Lunes a Viernes de 9 hs. a 16 hs.
Las facturas de comisión/over y los cheques deberán estar a nombre de: LAN AIRLINES S.A. (internacional045) o LAN ARGENTINA S.A. (cabotaje-469) o LAN ARGENTINA S.A (en el caso de vuelos internacionales 4M469), y deben tener la fecha del día que se realizará la emisión.
Las formas de pago: son efectivo, depósito, transferencia o cheque al día. En la fecha de vencimiento
deberán presentarse en las oficinas de LAN con el dinero o comprobante original de pago para emitir el
MSR correspondiente.
- Efectivo:
El monto máximo de recepción de dinero efectivo en nuestras oficinas es ARS 25.000. En caso de superar
dicho importe, deberán realizar depósito o transferencia bancaria.
- Depósito o transferencia bancaria:
Deben realizarse a cuentas Citibank que se detallan debajo (cualquier sucursal) según corresponda, con 48
hs. de anticipación al vencimiento (ya que el pago debe estar acreditado para procesar la emisión).
LAN ARGENTINA S.A
CTA EN PESOS 0-821107-024 CBU 0168888-1 00008211070243
CTA EN DOLARES 2-821107-019 CBU 0168888- 1 00028211070197
LAN AIRLINES S.A
CTA EN PESOS 0-807329-022 CBU 0168888-1 00008073290229
CTA EN DOLARES 0-807329-033 CBU 0168888-1 000028073290333
- Cheque:
Al día (no pago diferido) y a nombre de Lan Argentina S.A. o Lan Airlines S.A., según corresponda (no de
terceros endosados).
El día de cumplimiento del vencimiento de emisión, deberán presentarse en la oficina LAN con los MSR de
seña y saldo originales, que serán utilizados como forma de pago de los tickets. Al menos 72 hs. antes de la
fecha de emisión del grupo, la agencia deberá enviar la nómina completa junto con los números de
documentos/pasaporte a su Ejecutivo de Grupos para ser ingresada en la reserva.
El día de la emisión, la agencia deberá abonar tasas e impuestos (que son variables a la fecha de emisión),
junto con la diferencia de cambio (si la hubiera). La diferencia de cambio puede surgir en grupos
internacionales con tarifas en USD y dependerá del valor de cambio entre el día de emisión de los MSR
seña/saldo y el día de emisión de los tickets. También pueden surgir diferencias a abonar si existieran
variaciones entre el tipo de cambio de la fecha de realización del depósito/transferencia y la de
acreditación del mismo.
En caso de no emitirse el grupo, los MSRs de seña/saldo no son reembolsables y tampoco reutilizables
para otro grupo.
5. EMISIÓN
Toda emisión deberá ser electrónica, excepto pasajeros con INF en itinerarios interlineales aún no
habilitados para emisión electrónica.
Tanto la emisión de grupo como el ingreso de elementos en la reserva, deberá hacerse de forma separada
en no más de 5 elementos por vez; cerrando el PNR entre cada ingreso. Ejemplo: ingresar 5 FOID, cerrar
PNR y repetir acción con la información restante. Este criterio aplica para todos los componentes de la
reserva y para su emisión, excepto para la asignación de asientos, donde se pueden asignar todos de una
vez.
Todo grupo LAN emitido o reemitido tanto por el canal de venta directa como indirecta, deberá incluir la
sigla GRP de forma mandatoria en Endosos/Restricciones del ticket y el número de negocio en el casillero
tour code. Los tickets de pasajeros de grupos que no cuenten con estas siglas serán auditados como
pasajeros individuales sujetos a toda la regulación de la tarifa emitida. Cualquier tour code asociado a la
emisión no exime de estas condiciones al grupo, sólo respalda la tarifa neta negociada. Para grupos
emitidos con valores netos de tarifas publicadas será mandatorio incluir además “SQ” junto a GRP. Ej.: GRP
SQ
Independiente que usen tarifas de ADT en la reserva para emitir pax CHD, estos pax deben ir identificados
como CHD (conservando el código CHD junto al nombre), para cumplir con los protocolos de seguridad y
aeropuerto.
Los grupos deberán ser emitidos con tarifa y fare basis vigente al momento de la emisión. Si la tarifa
confirmada de grupo sufre alguna modificación por cambios tarifarios (alza o baja) se respetará el neto
acordado sin Q, cambiando la clase o compensándose con over si fuese necesario. Q y tax se abonarán
vigentes a la fecha de emisión, y no se compensarán diferencias si hubiese.
Los tipos de emisión existentes son:
- Grupos emitidos sobre tarifas publicadas (con valor facial). Los tickets de estos grupos se tarifican en
base la tarifa publicada más surcharges vigentes a la fecha de emisión. Las condiciones comerciales
(descuento, over, etc.) no quedan reflejadas en el FARE del ticket, se entregará un tour code para aplicar %
de descuento.
- Grupos emitidos con “valores netos” de tarifas publicadas (con o sin valor facial). Implica reflejar las
condiciones (descuento u over) directamente sobre la tarifa negociada (excluyendo Q) y el FARE BASIS del
ticket (Fare Basis seguido de “GG” y el porcentaje de descuento respecto a la tarifa publicada). Se entregará
un tour code informativo “N” para que estas condiciones queden respaldadas.
- Grupos emitidos sobre tarifas privadas netas (con o sin valor facial). Aplican para la venta desde agentes
específicos (tour operadores) que tienen acceso a tarifas netas cargadas en su sistema por contrato para un
negocio específico. No están afectas a sobre-descuento. El ticket se emite con o sin valor facial (con fare BT,
IT) por Tour operador.
En caso que la agencia sea BSP, la emisión del grupo deberá efectuarse en la agencia sin excepción. En caso
de que la agencia sea NO BSP, la emisión se efectuará en oficinas LAN de lunes a viernes de 9 a 13 hs.
Hay dos formas operativas de emisión para agencias BSP:
5.1. Con segmentos pasivos o PK (nómina parcial)
La agencia (con Amadeus, Sabre y otros GDS) deberá enviar la información de los pasajeros (nombres
completos y DNI) para que LAN los ingrese en la reserva. Luego la agencia deberá crear una reserva con
segmentos pasivos para efectuar la emisión de los tickets. Finalmente, la agencia deberá informar a LAN los
tickets emitidos, para que el Ejecutivo de Grupos los ingrese en reserva.
5.2. Haciendo CLAIM de la reserva (nómina total)
Cuando la agencia realiza CLAIM de la reserva, está tomando la responsabilidad de la misma. Una vez que
haya realizado CLAIM, podrán ingresar la nómina y máscara para emitir. Se aconseja hacer CLAIM de la
reserva de grupo sólo cuando se esté listo para la emisión, ya que luego no se podrán procesar extensiones
de vencimiento.
Solamente se podrá hacer CLAIM con agencias que tengan SABRE y AMADEUS. Para ambos casos, se
pueden emitir los free en LAN luego de que la agencia hizo CLAIM.
Condiciones:
- La reserva no se encuentre emitida
- El PNR no debe tener un CLAIM anterior
- El PNR debe tener elemento TL y contacto
- Todos los segmentos deben estar con status HK
- No debe tener segmentos OPEN
- Para agencias Amadeus, el PNR no debe contener el elemento SSR TCP (nombre del grupo/Cantidad de
Pax)
- El PNR no debe estar emitido (total o parcial)
- La entrega del record se hará 72 horas antes del vencimiento de emisión, siempre y cuando se confirme
que el negocio esté cerrado. Eso implica definida la cantidad de pasajeros, tarifa, fecha y routing
- No exista en la reserva ningún segmento aéreo volado
- No exista claim realizado por otra agencia en forma previa
- Para hacer efectivo el CLAIM a nivel de reserva, deberá incluirse por lo menos UN nombre de pasajero en
el PNR antes del traspaso.
- No existan segmentos NO aéreos involucrados
- Después del CLAIM de la reserva, la agencia es responsable de ingresar, DOCS, FOID y asientos (cuando la
tarifa lo permita) en la reserva
- No se permiten modificaciones al itinerario (fecha, vuelo o clase de reserva) desde la agencia de viajes una
vez realizado el CLAIM, ésta solo podrá ingresar información.
- Los asientos deberán ser reservados por la agencia vía PNR o a través de check-in web 48 horas antes de
la salida del vuelo.
- No se procesarán extensiones de TL una vez realizado el CLAIM.
- No está permitido hacer CLAIM de reservas tomadas como NEGO SPACE
6. ASIGNACIÓN DE ASIENTOS
Los asientos deben ser reservados una vez que los nombres estén ingresados en el PNR. Esto puede hacerlo
la agencia de viajes posee Sabre y ha realizado claim, o el Ejecutivo LAN en caso de contar con otro sistema,
siempre que la tarifa permita reserva anticipada de asientos. En caso que no permita, está habilitada la
opción de hacerlo por web check-in.
7. PASAJEROS ADICIONALES
Solicitudes de pasajeros adicionales quedarán sujetas a evaluación de Revenue Grupos. Para solicitarlos, la
agencia deberá enviar por mail la solicitud de pasajeros adicionales a su Ejecutivo de Grupos para su
evaluación. La confirmación de pasajeros adicionales y su respectiva tarifa, queda sujeta a disponibilidad de
espacios.
8. CAMBIOS
Todos los cambios de fecha, vuelo, ruta, son sujeto a disponibilidad de espacio y tarifa. Se aceptan
solicitudes de cambios fecha, vuelo o ruta en un grupo confirmado (PNR generado) sin cambiar las
condiciones del grupo, siempre que se mantenga al menos un vuelo de la cotización original. En casos
donde se solicite modificar todos los segmentos originales, se realizará una nueva solicitud de grupo, ya
que para todo efecto será un nuevo negocio.
Los cambios en el PNR deberán ser solicitados vía mail a la oficina de Grupos y se aceptarán hasta 72 hs.
antes de la partida del vuelo. Los mismos serán procesados dentro de las 72 hs. desde la solicitud. Los
cambios son evaluados por Revenue Grupos y la modificación queda con status GN.
Se permite hasta 10% de pax spliteados para modificar vuelos / fechas respecto del bloqueo grupal.
Una vez emitido el grupo, se aplica la regulación tarifaria de la clase. Se aplicara penalidad y diferencia de
tarifa si la hubiese.
8.1. Cambios de nombre
Se aceptarán cambios de nombres en ocasiones excepcionales y bajo autorización. Para reemitir los tickets,
se deberá abonar la penalidad correspondiente a la tarifa emitida. Todos los cambios deberán ser
solicitados hasta 72 hs. antes de la salida del vuelo y las respuestas le llegaran al cliente vía mail. Las
reemisiones por cambio de nombre se realizan en oficinas LAN. Después del TL de emisión, solo se acepta
hasta el 10% de cambios de nombre.
8.2. Cambios con claim
Las reducciones de grupo (SPLITS) o cambios de nombre de última hora deberán ajustarse a la política de
grupos establecida. Si el cambio aplica dentro del marco de estas definiciones, el ejecutivo LAN deberá
autorizarlo.
Para cambios de nombre con tickets emitidos, la agencia deberá contactar a su Ejecutivo de Grupos LAN
para que este procese el cambio. Para cambios en los segmentos de vuelos para pasajeros específicos, la
agencia deberá hacer SPLIT de dichos pasajeros y en el record resultante, solicitar el nuevo segmento (sin
cancelar el segmento que tienen confirmado). El nuevo segmento quedará en status GN (pendiente
confirmación). La Agencia enviará a su Ejecutivo de Grupos el nuevo PNR con el cambio solicitado en
status GN, para que este evalúe con casa matriz si es posible confirmarlo.
9. CANCELACIONES
Cada espacio reservado y no emitido, será penalizado por el monto de prepago por pasajero establecido
para la ruta. Para aplicar la penalización de dicho importe, se deberá considerar lo siguiente:
1- Grupos señados con reducción de hasta el 10% de espacios reservados en el grupo, no aplica penalidad
sobre el prepago (seña).
• Agencias BSP: se envía el 100% del prepago a devolución posterior a la emisión del Grupo
realizada por la agencia.
• Agencias no BSP: se ocupa el 100% de MSR LAN para la emisión.
2- Grupos señados con reducción del grupo mayor al 10%, aplica penalidad sobre el prepago (seña). En
estos casos, se retendrá el monto abonado por cada espacio cancelado.
• Agencias BSP: se procesa devolución del prepago de los espacios emitidos (devolución parcial),
reteniendo los importes correspondientes a los pasajeros cancelados.
• Agencias no BSP: se reemite el MSR LAN de prepago REBAJANDO el monto USD por cada espacio
no emitido en un MSR de penalidad y la diferencia restante se traspasa a un nuevo MSR de
prepago. El nuevo MSR de prepago con el nuevo monto se usa como forma de pago para la emisión
del grupo.
3- Grupos saldados con pago total del 100% que emitan de forma parcial (reducción en cualquier %) o
cancelación total, se penalizan por la tarifa aplicable a cada espacio no emitido, es decir, las tarifas
pagadas por esos espacios NO se devuelven, ni pueden ser abonadas como parte de pago de este u otro
grupo.
Si la reducción de espacios es mayor al 10%, el área de Ventas Grupos debe evaluar nuevamente las
condiciones de grupo. Se pierden las condiciones iniciales otorgadas para el grupo cuando el mismo
termine siendo menor a 10 pasajeros.
9.1. Devoluciones EMD-S
Una vez emitido el grupo, la agencia solicita el reembolso indirecto del documento por BSP Link y éste se
devuelve de acuerdo al % de cumplimiento del grupo:
- Para cumplimiento total, devolución completa
- Para cumplimientos parciales, se descontará como multa el pago asociado a cada espacio cancelado.
- Si se desiste del negocio, el pago no está afecto a devolución o uso para otro grupo.
No se utilizará el EMD-S como forma de pago para la emisión.
La agencia debe solicitar devolución del EMD-S vía BSP Link, y notificar a su ejecutivo de grupos LAN para
autorizar la misma. Esta notificación se realiza vía e-mail, incluyendo los siguientes datos mandatorios:
CIA
NRO TKT
FECHA
EMISION
469
4134854451
13AUG
Nro.
VMPD/EMDS Seña
2016081278
Nro.
VMPD/EMDS Saldo
2016347654
Nro.
REFUND
Seña
7000755825
Nro.
REFUND
Saldo
7000785320
PNR
XXXYYY
Con esta información, el ejecutivo de grupos LAN gestionará la devolución con el sector de Administración.
La devolución deberá ser ingresada durante misma semana de emisión del grupo como reembolso
INDIRECTO. No se procesarán devoluciones previas a la emisión del grupo, ni cuando el mismo se haya
cancelado totalmente.
Únicamente se aceptan devoluciones de lunes a jueves de 9 a 17 hs. Los viernes no se procesan
devoluciones.
En caso de no haber enviado el e-mail al Ejecutivo de Grupos con la información completa, pasadas las 48
hs. se rechaza automáticamente la devolución.
Las solicitudes deben ingresarse en la compañía y número de IATA que hayan sido generados (045 o 469).
Los refund de 469 ingresados en 045 o viceversa son rechazados.
Los EMD-S tienen validez de 1 año desde la fecha de emisión, pasado ese plazo se vencen al igual que los
TKTs.
10. CHECK-IN DE GRUPOS
10.1. Check in de grupos a través de lan.com
El Ejecutivo de Grupos, deberá ingresar en la reserva, a solitud de la agencia, un remark con la información
de la persona autorizada (encargada del grupo) para realizar el check-in. Dicho remark debe tener el
siguiente formato:
RM LA TC- APELLIDO/NOMBRE/N° DE IDENTIFICACIÓN
EJEMPLO: RM LA TC-AGENCIA/LAN/11111111
El web check in puede ser realizado entre las 48hs y 3hs antes del vuelo. Para USA, Australia y Punta Cana,
solamente se permite pre-chequeo, ya que se deberá presentar igualmente en el aeropuerto la
documentación requerida en esos países.
10.2. Pre-chequeo
Los contactos para el jefe del grupo son mandatarios tanto en origen como en destino, para canalizar los
avisos a pasajeros ante cambios involuntarios de itinerarios.
Será responsabilidad de la agencia mantener al tanto a los pasajeros sobre la documentación necesaria
dependiendo del destino de viaje.
La hora de presentación en el Aeropuerto es de 3 hs. antes de la salida del vuelo en caso de vuelos
internacionales y de 2 hs. antes de la salida del vuelo en caso de vuelos de cabotaje.
11. EQUIPAJES VOLUMINOSOS
La agencia es responsable de informar a su cliente final, las condiciones para el traslado de equipajes,
dentro de los parámetros establecidos en la Política de Equipaje informada en Mundo LAN y Lan.com.
En grupos donde se prevé exceso de equipaje y/o el traslado de equipaje voluptuoso, la agencia deberá
informar al menos con 15 días de antelación a la salida a su Ejecutivo de Grupos, para coordinar si es
posible o no el despacho de dicho equipaje en función de la Política de Equipaje vigente. Si dicho equipaje
excediera las medidas y/o peso establecidos en la Política de Equipaje, se indicará a la agencia que deberá
efectuar el traslado a través de LANCARGO.
En rutas hacia/desde Argentina, Europa y Oceanía el máximo de peso permitido por pieza es de 32 kg (70
lb). Las piezas que superaran dicho peso, en las rutas mencionadas, no podrán ser transportadas como
equipaje en bodega.
Anexo: Pasajeros con necesidades especiales
Las solicitudes de grupos que incluyan pasajeros con necesidades especiales estarán sujetas a los mismos
requisitos de reservas de pasajeros individuales, además de lo siguiente:
- El Agente de Viajes al realizar la solicitud deberá advertir si entre los integrantes del grupo existen
pasajeros con necesidades especiales. Esto permitirá que el Ejecutivo de Atención Agencias LAN, considere
los requerimientos necesarios a nivel de reserva.
- El Agente de Viajes al completar los nombres de la reserva deberá incluir los códigos SSR asociados a la
necesidad especial del pasajero; es decir, para pasajeros no videntes SSR BLND, sordos SSR DEAF,
discapacitados SSR WCHS, WCHR, WCHC, WCBW, WCBD, DPNA, etc. tal como en reservas individuales.
- LAN no exige condiciones especiales para el transporte de pasajeros con necesidades especiales cuando
viajan en un grupo o en reservas individuales, siempre y cuando sean capaces de:
* Comprender y responder a las instrucciones de seguridad,
* Se auto-asistan en caso de evacuación del avión y
* Puedan trasladarse y atender sus necesidades de alimentación e higiene
Los pasajeros del grupo que no puedan cumplir con lo mencionado anteriormente deberán viajar con un
acompañante, de acuerdo a las definiciones establecidas para su transporte indicado en el ítem Pasajeros
Discapacitados o con Necesidades de Asistencia Especial en MUNDOLAN.
- En el envío de la cotización, el Ejecutivo de Atención Agencias incluirá un protocolo Informativo que
incluye estas consideraciones. Esto nos permitirá planificar con la debida anticipación la asistencia
necesaria a nuestros pasajeros cuando el solicitante del grupo lo manifieste al momento de cotizar.