Concepto de documento

Documentación, Internet y Medios de Comunicación
Tema 1
FUNDAMENTOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Tema 1 - Concepto de Documento
1. ORÍGENES DEL DOCUMENTO
El origen del documento lo podemos situar en la aparición del hombre sobre la Tierra. Por
tanto, la historia de la documentación es paralela a la historia de la Humanidad. Antes de la
documentación, otras ciencias como la biblioteconomía, la bibliografía, la archivística o la
museología han ido aportando las ideas necesarias para que la Documentación se convierta en
una ciencia mayor.
Evolución histórica
Sumerios
Bibliotecas
Edad Media
Archivos
Edad Moderna
Archivos
Edad Contemporánea
Centro de Documentación
Bases de datos
Sistemas en línea
1.1 Primera Etapa. Antecedentes.
El libro, como documento más importante de la actual civilización, tuvo su primera
manifestación en tiempos de los sumerios, pueblo establecido en Mesopotamia en el siglo
IV a.C. Este pueblo utilizó tablillas de arcilla como soporte de la escritura cuneiforme.
Acadios, babilonios y asirios dispusieron de importantes imperios que defendieron la
cultura del libro. Precisamente, fue un monarca asirio, Asurbanipal, aficionado a las letras y
a los libros quien creó y reunió una importante colección de libros en su corte de Nínive.
•Excavaciones de EBLA: descubiertas por Giovanni Pettinato en Tell Mardikh-Ebla,
especialmente el Palacio Real que data de la segunda mitad del tercer milenio a.C. y su
Archivo Real. Se encontraron unos 2.000 documentos íntegros y más de 6.000
fragmentos textuales casi completos. Las excavaciones comenzaron en 1964 por una
Misión Arqueológica de la Universidad de Roma, dirigida por el profesor Paolo Matthiae.
La Biblioteca disponía de una clasificación perfecta de los documentos según su
información: Textos diplomáticos, jurídicos, comerciales y administrativos, manuales de
bibliotecas, etc.
•Egipto: las tablillas de arcilla dejaron paso a los papiros. El papiro, fabricado con la
médula del tallo de la planta acuática del mismo nombre que se cultiva en el Delta del
Nilo, se convirtió en el soporte por excelencia para albergar la escritura. De esta forma, el
libro egipcio tenía siempre forma de rollo, se escribía por una sola cara y se empleaban
las columnas formando un rollo que se desenvolvía al leerlo. El título se solía poner al
final del texto. Para escribir se empleaba el cálamo, una especie de caña afilada. La tinta
se fabricaba de carbón vegetal, agua y goma. Era de gran calidad. El libro egipcio está
considerado el primer libro ilustrado.
•Grecia: la materia prima para los libros fueron las pieles curtidas de ovejas y vacas,
que resultaban más fáciles de obtener que el papiro, pues éste había que importarlo.
Otro soporte que emplearon los griegos fue la óstraca. Se trata de pequeños pedazos de
cerámica que se utilizaron en textos cortos. En tiempos del dominio griego la biblioteca
más importante fue la de Alejandría que llegó a tener cerca de 100.000 fondos. Esta
biblioteca se incendió cuando Julio César en el siglo I a.C. conquistó la ciudad. Entonces,
Marco Antonio regaló a Cleopatra los fondos de la biblioteca de Pérgamo, que entonces
era rival de la de Alejandría. Por su parte, Pérgamo fue una ciudad que cultivó y trató las
pieles de animales dedicadas a la escritura, de ahí el nombre de pergamino o vitela,
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cuando la calidad de la piel es de un animal más joven. El pergamino se podía borrar,
raspar y modificar para luego rescribir, tal y como sucedió en la edad media con los
llamados palimpsestos. El pergamino se utilizó como rollo, pero su flexibilidad era
menor que la del papiro y fue sustituido por el códex, empleados en los dípticos
consulares del Imperio Romano.
•Roma: Julio César que conocía el amor por los libros de los egipcios, fue el primero en
pensar en una biblioteca. Fue, sin embargo, Asinio Polión quien hizo la primera biblioteca
en el templo de la Libertad, en el año 39 a.C. Gobernando Augusto se abrieron dos
bibliotecas más: Octaviana y Palatina, destruidas luego por el fuego.
•Asia: frente a la cultural occidental, China había avanzado considerablemente. El papel
es un invento de los chinos y se atribuye su invención a T´sai Lung, quien lo fabricó con
cortezas vegetales y restos de tejidos de algodón. Fueron los árabes quienes
introdujeron en Europa el papel, después de casi siete siglos de uso por parte de los
chinos.
•Edad Media: la Iglesia es quien tiene el acceso y el control de la cultura. Por este motivo,
el saber de la antigüedad clásica se ha conservado. Se considera un impulsor a
Casiodoro, quien fundó en el siglo VI el Monasterio de Vivarium. En este monasterio,
leer y copiar textos era una manera de servir a Dios. También la orden benedictina
contaba en sus monasterios con un scriptorium donde se copiaban e iluminaban los
manuscritos. Había un monje encargado de la biblioteca y del trabajo que en ella se
llevaba a cabo.
Un paso importante fueron las escrituras nacionales -visigoda, merovingia, italiana,
beneventiana...- que permitió generalizar el uso de otras lenguas frente al latín. El siglo
XIII introdujo las Universidades, que se convierten en centro de poder frente al
monasterio. La demanda de libros para los estudiantes obliga a crear estacionarios o
libreros que se encargan de depositar los libros que se estudian en la Universidad y
copian los cuadernillos o pecias.
La Edad Media da paso al Humanismo en el que se retoma la búsqueda de las grandes
obras clásicas de la antigüedad. Gracias a la imprenta, atribuida a Johann Gensfleisch Gutenberg- la civilización avanza de forma considerable, a pesar de que los índices de
lectura eran casi inexistentes. Su obra más importante la "Biblia de las 42 líneas", de
1462, está considerada hoy en día una de las grandes joyas bibliográficas.
•Siglos XVI y XVII: aportan importantes impresores como Manucio, Estienne o
Cristóbal Plantino, pues hicieron de la composición del libro un arte. También se
incluyen mejoras en el papel y en las tintas. El siglo XVIII ofrece la creación de las
Bibliotecas Nacionales como centros de saber, si bien tienen su origen en Bibliotecas
Reales que ya disponían de importantes fondos. Aparece también el papel continuo en el
siglo XIX y una serie de inventos en el siglo XX como la linotipia o el fotograbado.
•Siglo XIX: a finales de este siglo la Bibliografía había logrado ya la madurez conceptual.
En este sentido, Otlet considera que aporta los siguientes aspectos:
1.Permite el registro de la producción intelectual de la ciencia con el fin de establecer
un inventario.
2.Aporta un sistema de indización para recuperar la producción mundial.
3.Logra el conocimiento rápido de los avances científicos para evitar que se
dupliquen las investigaciones. Así, se consiguen avances importantes porque los
científicos trabajan sobre ideas ya conocidas.
4.Avisa a los interesados a cerca de la aparición de obras de su interés.
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5.Revaloriza las colecciones actuales de libros y publicaciones periódicas.
1.2 Los Trabajos De Otlet Y La Fontaine
El concepto de documentación tal y como lo conocemos actualmente parte de los trabajos
de Paul Otlet y Henry La Fontaine. Muchos de estos trabajos se llevaron a cabo en la
Societé des Etudes Sociales et Politiques. Otlet identifica la bibliología con la
documentología que sería: "ciencia general que recoge y clasifica sistemáticamente, el
conjunto de los datos referidos a la producción, la conservación y la utilización de los
escritos y de los documentos de toda especie".
En 1895 crean el Instituto Internacional de Bibliografía (IIB) y comienzan a estudiar la
Clasificación Decimal de Dewey, con el fin de aplicarla a la realidad europea. El IIB quiere
llevar a cabo el Repertorio Bibliográfico Universal, es decir, una bibliografía de todo el
mundo para que los científicos puedan consultarla en cualquier país. Se pretendía crear
una Unión Bibliográfica Universal y consolidar el Depósito Legal. El Repertorio no se llegó a
terminar por la escasez de medios técnicos y humanos, pero los trabajos fueron el origen
de los sistemas clasificatorios y de normalización, además de la elaboración de
bibliografías actuales y retrospectivas.
En 1934, Otlet publica "Tratado de documentación", que se puede considerar como el
primer libro en el que se proclaman los principios de la documentación moderna, desde un
punto de vista universal. Así pues, Documentación, Documentología y Bibliología son tres
formas de llamar a un nuevo concepto que engloba a las tres y que termina por
denominarse: Ciencia de la Documentación.
El profesor López Yepes, uno de los que más han estudiado la figura de Otlet, considera
que la documentación trabaja en el análisis y elaboración de la información científicotécnica con el fin de permitir:
1.El registro del pensamiento humano y la realidad en los documentos.
2.La conservación, circulación, uso, descripción y análisis de esos documentos.
3.La elaboración de nuevos documentos a partir de los anteriores.
4.El perfeccionamiento de los medios de registro, haciéndolos más rápidos, directos,
exactos, analíticos-sintéticos, dentro de un plan universal, enciclopédico y mundial.
En definitiva: el documentalista trabaja desde una doble perspectiva:
- Como experto en el contenido de las materias sobre las que informa.
- Como puente de enlace entre el producto de la información y el usuario.
1.3 Segunda Etapa. Situación Actual.
Desde finales del siglo XIX y a lo largo del siglo XX, el concepto de documento ha
trabajado en tres corrientes fundamentales:
1.Etapa etimológica: aquella que nos recuerda que documento proviene del latín
(documentatum o del verbo docere- enseñar, mostrar).
2.Corriente antropológica: considera al documento como un soporte físico más un
contenido.
3.Etapa actual: es igual a la anterior, pero hay que añadir el análisis y valoración de
cada uno de los documentos.
El profesor Moreiro González parte de una etapa predocumental, que va desde los
orígenes hasta el siglo XX y una etapa documental, centrada en tres fechas importantes en
el siglo XX:
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1.Etapa de consolidación: que abarcaría desde algunos trabajos de Otlet hasta la II
Guerra Mundial. Durante estos años se consiguen los siguientes objetivos:
- Aceptación internacional de sistemas normalizados, como la CDU.
- Aparición de los organismos internacionales en el campo de la
documentación, como FID, IFLA o ISO.
2.Etapa de evolución: desde la 2ª G.M. hasta los años sesenta:
- Los años 50 ofrecen los primeros estudios de lingüística documental, la
indización coordinada y unitérminos.
- Uso de tarjetas perforadas y primeros sistemas de recuperación
documental encaminados a la automatización.
3.Etapa de la revolución del "Information Sciences”: en la que el concepto de
documentación deja de tener fuerza en algunas partes del mundo para convertirse
en uno más global, como es el de Ciencias de la Información o Ciencias de la
Comunicación. Los principales objetivos serían:
- Se aplican otras ciencias en beneficio de la documentación, a las que
también sirve, como son las ciencias del comportamiento.
- El concepto de información adquiere cada vez más importancia frente al de
documentación.
- Aparecen estudios científicos de la información, sobre todo la bibliometría.
- El uso de los ordenadores como elemento reproductor de información.
A lo largo de esta tercera etapa van apareciendo una serie de escuelas que trabajan dentro
de la documentación. En realidad, estas escuelas están agrupadas en torno a trabajos que
se publicaron en estos años y que presentaban una serie de ideas comunes entre autores
influenciados por las mismas bibliografías.
El profesor José López Yepes fue el introductor en España de estas corrientes. Parte de
sus trabajos están basados en los que llevó a cabo Loosjes, quien agrupó las definiciones
de documentación basadas en la superposición, yuxtaposición o subordinación de la
biblioteconomía con la documentación. López Yepes parte de: Perspectiva
Biblioteconómica y Perspectiva Documental.
En la Perspectiva Biblioteconómica habría que incluir a:
- Bradford: considera que "la documentación no es otra cosa que un aspecto de ese
arte mayor que es la biblioteconomía y su tarea consiste en hacer disponible la
información original registrada en libros, revistas..."
- Shera: cree que, hasta finales del siglo XIX, Biblioteconomía y Documentación
son la misma cosa, pero con posterioridad los documentalistas perfeccionan y
amplían sus funciones.
- Mohrhardt: fue partidario de una postura de equilibrio entre la biblioteconomía y la
documentación.
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- Liebaers: un bibliotecario belga, creía que no había diferencia entre ambas. Para
él, el bibliotecario se preocupa más de la ficha bibliográfica, mientras que el
documentalista se preocupa de encontrar la mejor información.
En la Perspectiva Documental se incluirían:
- Ditmas: señala que le campo de la documentación es más amplio que el de la
biblioteconomía.
- Coblans: afirma que Biblioteconomía y Documentación tienen el mismo objeto
pero llegan a él por caminos separados. "La biblioteconomía es el factor estático y
la documentación el dinámico porque extrae el contenido intelectual para la
elaboración de otros documentos".
- Pietsch: piensa en la documentación como el acto de "reunir, abrir y hacer útiles
los documentos sistemáticamente".
En definitiva, la actuación del documentalista es integradora, pues es archivero,
bibliotecario, conservador de la colección y documentalista. Todo al mismo tiempo.
Tres son las Escuelas que más han aportado a la documentación moderna: Information
Science, Informations und Dokumentationswissenschaft e Informatika.
- Information Science: tiene su origen en el Georgia Institute of Technology en los
años 60. Trabaja con la Teoría de la Información formulada por Shanon y Weaver y
emplea otras ciencias como las matemáticas, lingüística, psicología,
biblioteconomía... Según esta escuela los "procesos -documentales- comprenden
la elaboración, diseminación, recopilación, organización, almacenaje, recuperación
interpretación y uso de la información".. Taylor y Borko fueron los pioneros en
trabajar para esta escuela, que cuenta con otros autores como Hayes y Debons.
- Informations und Dokumentationswissenchaft: recoge los trabajos y
publicaciones de Alwin Diemer y Wersig. Este último sitúa la base de la teoría de la
información dentro de la comunidad científica y parte de teorías que ya se han
contrastado en la práctica. Otro autor significativo es Koblitz quien defiende el
concepto de Ciencia de la Información y de la Documentación como una forma de
dar importancia a la actividad informativa.
- Informatika: surge en 1966 gracias a los trabajos de Mijailov, Cherney y
Guiliaresky que se basan en las leyes internas del desarrollo de la propia ciencia y
en las necesidades de la actividad social, todo ello desde el punto de vista científico
informativo.
Se puede hablar de otras escuelas dentro del área francófona, belga y francesa, pero
también de trabajos llevados a cabo en España. En este sentido, el "padre" de la
documentación española es Javier Lasso de la Vega, pues aportó algunas ideas prácticas
a muchas de las corrientes que esas otras escuelas estaban debatiendo, además de
realizar una actividad bibliotecaria y documental de muy alto nivel. Además de Lasso de la
Vega hay que citar los trabajos de Simón Díaz, García Ejarque y García Morales.
También habría que incluir los de Sagredo Fernández, García Gutiérrez, Mercedes
Caridad, José Antonio Moreiro, Alfonso López Yepes, Félix del Valle y José López Yepes.
Este último publicó en 1978 "Teoría de la Documentación" que es el libro que ha servido
como guía de muchas generaciones de documentalistas. Otros autores destacados serían
Mari Luz Terrada, Coll Vinent, Bernal Cruz, María Eulalia Fuentes y Pujol, Nuria Amat,
Emilia Currás...
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2. CONCEPTO DE DOCUMENTO
Un documento es un soporte material que contiene información (prácticamente sería todo).
Lo que interesa es la función del documento: comportarse como un elemento de observación
y transmisión de la información. Un documento es una herramienta indispensable que tiene
como fin transmitir conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite, además, la
comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia. También puede
materializar todos los conocimientos humanos, constituyendo así una memoria colectiva.
3. TIPOS DE DOCUMENTOS. CARACTERÍSTICAS.
3.1 Según La Naturaleza De La Información
-
Documentos numéricos
Sonoros
Textuales
Icónicos
Gráficos
Audiovisuales
Multimedia
Braille
Perfume
Mímica...
3.2 Según La Naturaleza Del Soporte
Consideremos antes que hay soportes que terminan por desaparecer, porque ya no existen
reproductores.
-
Documentos en papel impreso.
Fotográficos.
Plásticos.
Magnéticos: destacamos los sonoros (casetes, discos...), de vídeo, digitales...
3.3 Según El Modo De Difusión
- Documentos inéditos (no se han publicado)
- Documentos publicados
- Documentos reservados: aunque se dieran a conocer no tienen una gran
trascendencia o repercusión.
- Documentos restringidos: estos sí que suponen un cambio político, económico, etc,
importante.
- Literatura gris (working papers): aquellos documentos que no siguen los circuitos
normales de edición y distribución. Tienen valor porque si necesitamos saber algo
diferente hay que acudir a estos documentos. Presentan un carácter monográfico y la
mayoría una periodicidad irregular. Recogen información especializada, puntual y
actual sobre las distintas líneas de investigación, estando elaborados por profesionales,
investigadores y profesores universitarios. Curiosamente su accesibilidad (a texto
completo electrónico) se ha visto favorecida gracias a Internet.
- Folletos comerciales: el problema es de espacio. Solo los centros de documentación
especializados y las empresas son responsables del contenido. Ambos son quienes
tienen que guardarlos.
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- Documentos instantáneos: se publican en Internet o cualquier otro sistema en línea y
posibilitan recibir la información al mismo tiempo que se están elaborando, o escasos
segundos después de haber sido introducidos.
3.4 Documentos Según Su Nivel Informativo O De Contenido
- Documentos iniciales: primeras manifestaciones del hombre para fijar el
conocimiento, el saber, etc. Sirven como punto de partida para cualquier investigación.
- Documentos primarios u originales: suministran información directa sobre un hecho,
es decir, aquellos que contienen nuevas informaciones científicas o también nuevas
interpretaciones de hechos ya conocidos. El documento científico primario es una
información que se genera tras una investigación original fijada en un soporte que se
puede trasmitir a numerosos usuarios.
- Documentos secundarios o referenciales: aquellos que contienen datos e
información referente a documentos primarios. Los documentos científicos secundarios
son elaboraciones técnicas de documentos con el fin de hacerlos más identificables y
accesibles. En estos documentos no hay creación ni investigación original porque
estamos hablando de documentos ya resumidos.
- Documentos terciarios: son el resultado del cambio efectuado a la información
primaria y secundaria. Se trata de un resumen de contenido y análisis descriptivo.
Ejemplo: Libro (doc. primario), ficha bibliográfica (doc. secundario), listas de referencias
bibliográficas (doc.terciario).
3.5 Características Del Documento
1.En primer lugar un documento tiene que ser original, es decir, aportar algo novedoso,
ser fruto de una investigación previa o nuevas interpretaciones de enfoques que ya han
sido contrastados.
2.Debe ser fiable, suministrar datos comprobados y comprobables. Los autores deben
ser fácilmente identificables así como sus referencias. Siempre hay que contrastar la
fiabilidad de una fuente y de sus referencias.
3.Tiene que ser accesible en el sentido de difundirlo y utilizarlo por una gran mayoría de
usuarios.
4.El documento ha de ser rápido en su entrega, ofreciéndoselo al usuario en el menor
tiempo y espacio posible.
5.Económico, procurando que el exceso de información que el usuario recibe sea la más
económica posible.
4.SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Se le está prestando cada vez más atención a la protección de las propiedades físicas y la
integridad del contenido de los documentos. Guardar es importante, pero preservar lo es
mucho más. Por ejemplo: ¿Qué pasaría si se incendiara o se inundara el centro de
documentación de un periódico?¿Cómo trabajarían?¿Dónde acudirían a recabar datos sobre el
personaje que quieren entrevistar? Lo mismo se puede aplicar a cualquier otro centro de
información: ¿Qué sucedería si una empresa pierde su listado de clientes?
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Para evitar estas situaciones hay tener copia o proteger de forma notoria los principales
documentos. Es difícil imaginar que los documentos tienen un valor monetario, pues
únicamente han tenido esta concepción algunos guardados en archivos, pero más que por el
valor informativo por la antigüedad del mismo. Sin embargo, es difícil imaginar que un negocio,
por ejemplo un periódico, pueda continuar operando en las mismas condiciones que antes. El
periódico podrá seguir saliendo, pero los lectores se darán cuenta de que la calidad informativa
ha bajado. De ahí, que el valor de la información que contiene un documento es incalculable.
4.1 Programa De Seguridad Para Los Documentos
Lo primero que debe hacerse es un estudio minucioso de los documentos, antes de
establecer un programa amplio de seguridad. Este estudio incluye determinar la
clasificación de los documentos, su volumen físico por clase, el espacio necesario para
guardar los documentos registrados, coste para la organización por la pérdida de cada
clase de documentos, procedimientos necesarios para el manejo de documentos y la
necesidad de un programa educativo sobre seguridad.
A. Clasificación de documentos en función de su seguridad
- Vital: son aquellos documentos esenciales para la existencia del negocio.
Son insustituibles porque ofrecen evidencia del status legal, propiedad y fondos
documentales. Se guardan generalmente en archivos de documentos activos, es
decir, lugares a prueba de fuego, bóvedas resistentes al fuego y colocación de
documentos en lugares diferentes.
- Importantes: son aquellos documentos necesarios para la existencia continua del
centro de documentación. Pueden ser sustituidos o reproducidos, pero se puede
hacer solamente con un coste considerable de tiempo y dinero. Pueden guardarse en
archivos activos o inactivos y en cajas de seguridad o bóvedas.
- Útiles: son sustituibles, a pesar de que su pérdida ocasiona incomodidad temporal.
Se guardan en gabinetes de archivos.
- No esenciales: aquellos documentos que no tienen valor presente y pueden
destruirse. Se guardan en cualquier parte.
B. Volumen físico de los documentos por clase
Hay que saber de antemano cuanto espacio va a ocupar cada documento, valorando
que los vitales han de salvarse por encima de todo y pensando en que los no
esenciales pueden ser destruidos.
C. Medidas de protección necesarias
Cualquier colección grande de documentos que no se encuentre en bóvedas, cajas de
seguridad o gabinetes con aisladores está expuesta a un peligro de fuego,
independientemente del método de almacenamiento, de la localización del
almacenamiento o del medio en que esté el documento.
La tendencia de utilizar al máximo el espacio disponible con gabinetes abiertos
presenta un peligro potencial de fuego. La proximidad de los lados opuestos de las filas
podrían expandir rápidamente el fuego y aumentar el calor. La altura de las pilas y la
estrechez de las filas, hacen más severo y rápido el desarrollo del fuego.
Los medios magnéticos y audiovisuales y sus envases presentan un problema mayor
que el del papel, ya que la cajas y carretes de poliéster son un severo peligro de fuego,
debido a que contienen sustancias químicas que se inflaman y se extienden
rápidamente, de ahí que estos documentos han de tener sistemas de almacenamiento
especiales.
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Bajo ninguna circunstancia deben dejarse los documentos fuera de su lugar durante la
noche. Menos problemas tendrá el centro si además los empleados no dejan los
documentos importantes en su escritorio durante muchos días. Han de devolverse
cuanto antes. En todo caso hay que establecer un programa educativo de seguridad
con los documentalistas, a pesar de que algunos piensen que eso no sucederá nunca.
Los desastres son imprevisibles.
Los documentalistas deben estar preparados para manejar las emergencias de una
manera planificada y cuidadosa. Deben saber dónde se encuentran los extintores de
incendios, dónde están las alarmas y cómo utilizarlas y cómo enfrentarse a una
situación de pánico general.
D. Peligros en cuanto a la seguridad física
La seguridad física de un documento puede ponerse en peligro por riesgos naturales o
por los ocasionados por el hombre, es decir, el fuego, el agua, los temblores, vientos,
insectos, roedores, robo, etc.
- Fuego
Es uno de los peligros más grandes, a pesar de que cada vez que se crea un
centro de documentación, el departamento de bomberos inspecciona y aprueba
el lugar donde se va a instalar. La resistencia al fuego de los equipos utilizados
para guardar documentos varía considerablemente desde 5 minutos para
archivos o gabinetes de acero sin aisladores, hasta 6 horas para bóvedas de
puertas con aisladores.
Algunos documentos dañados por el fuego pueden reconstruirse. Después de
poner juntos todos los papeles que son legibles, los documentos de papel
pueden laminarse o fotocopiarse e incluso microfilmarse. El gas halón es
particularmente efectivo y seguro cuando se usa en ambientes donde hay
documentos. Los extintores de fuego presentan problemas especiales a los
ordenadores.
- Agua
Puede ser tan devastadora para los documentos como el fuego, por tanto deben
plantearse medidas de precaución. El papel mojado es muy frágil y debe
manejarse lo menos posible. No debe intentarse separar páginas o quitar grapas.
Debe hacerse un inventario cuidadoso cuando se transfieran los documentos.
Esto ayudará a volver a colocarlos una vez que estén secos.
Lo ideal es que los documentos se restauren secándolos por medio de
congelación, es decir, por evaporación de la humedad antes de que se convierta
en estado líquido. Ya hay varias empresas que se dedican a restaurar este tipo
de desastres en los documentos. Esta técnica se denomina liofilización.
El microfilm debe dejarse en cajas de cartón. El fango que esté fuera de las cajas
puede quitarse con un chorro suave de agua limpia y a temperatura normal.
La película debe colocarse en un envase plástico lleno de agua limpia a
temperatura normal para guardarse ahí hasta que se procese. Cada caja de
película debe colocarse debajo del agua y girarse para obligar al aire a salir de la
caja.
- Temblores, vientos y tormentas
Si la estructura donde se guardan los documentos es resistente y a prueba de
agua, no hay nada adicional que hacer para prevenir y proteger la seguridad de
los documentos. Si la localización está donde hay un historial o probabilidad de
temblores, los anaqueles deben estar bien asegurados.
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El daño causado por tormentas se relaciona directamente con inundaciones o
con filtración. Cuando existe duda, los documentos deben colocarse por lo
menos a cuatro pulgadas del piso y archivarlos en las tablillas inferiores en
envases a prueba de agua. Una precaución adicional es instalar una bomba que
trabaje automáticamente cuando haya humedad.
- Hongos y moho
Son el resultado de un control deficiente de la humedad y de los niveles de
temperatura. El microfilm es todavía más susceptible al crecimiento del hongo y
moho que el papel y es muy sensitivo a los cambios de temperatura. Las
inspecciones periódicas y una concienciación sobre el daño que ocasiona el
hongo y el moho, así como los lugares donde comúnmente pueden desarrollarse
son medidas preventivas importantes.
- Insectos y roedores
Los insectos y roedores pueden destruir documentos o inutilizarlos en un período
corto de tiempo. Las inspecciones periódicas ayudan a prevenir este daño, al
igual que fijarse si hay señales de ellos.
- Polvo
El excesivo polvo también afecta a la legibilidad y rapidez con que se deterioran
los documentos. El control adecuado del aire acondicionado reduce la cantidad
de polvo en el aire.
- Robo y vandalismo
Son necesarias medidas importantes contra el robo y vandalismo, llevadas a
cabo por la persona responsable o documentalista. Son muchos los documentos
que desaparecen lo que implica un gasto extra para el Centro de
Documentación.
- Infección por virus informático...
E. Reconstrucción de los documentos
Los documentos que sobreviven a los desastres naturales, puede que no sobrevivan a
los esfuerzos que hacen los especialistas para salvarlos. Cuando el causante del
desastre es el fuego, resulta muy difícil que se puedan restaurar los documentos que
ya están chamuscados. Lo mejor es laminarlos o duplicar los pedazos restantes. Sin
embargo, es difícil que los papeles que están bien prensados sufran daño por el fuego,
aún cuando el envase se chamusque o se queme. En el caso del agua, ya hemos
comentado el proceso de la congelación y posterior secado. Los teóricos de la
documentación consideran que la razón fundamental para proteger los documentos
pasa por una duplicación, es decir, hacer una copia del original y guardarlo en otro
lugar.
1.¿Todos los documentos se pueden duplicar? Los duplicados pueden hacerse
sobre papel, rollo de microfilm, cintas magnéticas u otros medios. La selección
debe hacerse en base a las necesidades de la organización y del equipo y
facilidades disponibles. El problema está en el espacio, ya que aumentará con el
duplicado.
2.¿Cuándo deben hacerse? ¿En el momento en que se crea el documento o
en el momento programado? En el primer caso, se necesitan controles para
asegurar que hagan los duplicados normalmente en papel. Esta decisión se toma
de distinta forma en cada centro.
3.¿Dónde deben hacerse? Es conveniente hacerlos en el mismo centro y por
personal especializado. En algunos centros conviene tener un pequeño equipo
de reproducción de documentos.
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4.¿Cada cuánto se deben actualizar? Hay que crear un programa para actualizar
la información contenida en un documento. La cantidad de tiempo entre los
períodos de actualización afectaría la reconstrucción de los documentos después
de un desastre. Si la actualización de los documentos se programa anualmente,
los datos tendrían que recopilarse durante un período de 12 meses para poder
reconstruir ese documento y actualizarlo.
En consecuencia, ¿es mejor poner al servicio del usuario el documento original o el
duplicado? Hemos de pensar que si los documentos son activos, si son vitales, el
usuario generalmente trabaja con el documento original. Los duplicados,
independientemente de la forma en que se haga, se archivan en otra localización
donde puedan protegerse. Los documentos inactivos en originales se archivan para
que estén protegidos y se utilizan los duplicados cuando surge la necesidad.
Otro de los datos a tener en cuenta es el lugar donde hemos de guardar los
documentos para su protección. Por ejemplo, los documentos financieros de Wall
Street se microfilman y se envían para su protección a un almacén en Utath, donde se
guardan en bóvedas bajo tierra.
Cuando se va a elegir el lugar donde se guardan los documentos hay que considerar el
volumen total de lo que se va a guardar, la temperatura, humedad, tamaño y forma de
los documentos.
De todas formas, ya sabemos que duplicar un documento es muy costoso para el
centro, de ahí que tan sólo se lleguen a duplicar un 10% del total del mismo,
generalmente son los llamados documentos vitales.
F. Nuevos soportes del documento: documento electrónico, virtual e hipertextual
- Documento electrónico: es aquel que se elabora, prepara y edita con sistemas
informáticos, pero cuyo producto final se ofrece de forma impresa.
- Documento virtual: es aquel que se elabora, prepara y edita por sistemas
informáticos pero su recuperación es a través de sistemas en línea como Internet
y otros que aparecerán en el futuro.
- Documento hipertextual: es aquel que se prepara, elabora y edita por sistemas
informáticos, pero además posibilita enlaces entre diferentes contenidos de un
mismo documento con la posibilidad de respuesta a través de la interactividad.
VER ANEXO II Y III (Y EL ESQUEMA DE ESTE ÚLTIMO EN PDF)
BIBLIOGRAFÍA
Coll-Vinnet, R.: Teoría y práctica de la documentación. Barcelona: ATE, 1978.
Coll-Vinent, R.: Ciencia documental, principios y sistemas. Barcelona: Mitre, 1984.
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1985.
Izquierdo Arroyo, José María. La organización documental del conocimiento. Madrid: Tecnidoc,
1995.
Liebaers, H.: Les Bibliotheques et la Documentation. Point de vue europeen. En Libri, (1966).
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Ampliar apuntes en: http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm
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