manual de operaciones c6 2015
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Proyecto Conservación de Cuencas Costeras en el Contexto de Cambio Climático Manual de Operaciones 2015 Versión del 12 de diciembre de 2014. PRIMERA SECCIÓN: ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO ................10 1. Antecedentes .................................................................................................10 2. Estructura del Proyecto ................................................................................11 2.1 OBJETIVO DE C6 ............................................................................................. 11 2.2 COMPONENTES DE C6 ..................................................................................... 12 2.3 REASIGNACIÓN DE RECURSOS ENTRE CUENCAS SELECCIONADAS ........................ 14 2.4 ARREGLOS INSTITUCIONALES PARA LA EJECUCIÓN DE C6 .................................... 14 2.5 DESCRIPCIÓN DEL FMCN ................................................................................ 15 2.6 DESCRIPCIÓN DEL FPB EN CONAFOR ............................................................ 16 2.7 DESCRIPCIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DEL PROYECTO (CTP)................................ 17 2.8 COORDINACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................ 18 2.9 COORDINACIÓN REGIONAL ............................................................................... 19 2.10 PARTICIPACIÓN LOCAL ................................................................................... 20 2.11 CONFLICTO DE INTERESES ............................................................................. 21 3. Salvaguardas ambientales y sociales .........................................................22 3.1 EL MARCO DE GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL .................................................... 22 3.2 EL MARCO DE PLANIFICACIÓN DE PUEBLOS INDÍGENAS....................................... 24 3.3 MARCO DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................... 29 3.4 RESPONSABILIDADES DE LOS DIRECTORES DE LAS ANP ..................................... 30 3.5 ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CONSEJOS ASESORES EN LAS ANP ..... 30 3.6 RECURSOS PARA LA ESTRATEGIA SOCIAL .......................................................... 32 4. Gestión Financiera ........................................................................................32 4.1 FLUJO DE FONDOS........................................................................................... 32 4.2 DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DEL PROGRAMA ............................................. 34 4.3 DESEMBOLSOS ................................................................................................ 35 4.4 REPORTES FINANCIEROS Y AUDITORÍA EXTERNA............................................... 36 4.5 CONTABILIDAD................................................................................................. 37 4.6. CONTROL INTERNO ......................................................................................... 39 4.7 PRESUPUESTO ................................................................................................ 43 4.8 FONDO DE EMERGENCIA .................................................................................. 45 5. Adquisiciones y contrataciones ..................................................................46 5.1 ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DISTINTOS A LOS DE CONSULTORÍA47 5.2 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE CONSULTORES ............................................... 49 5.3 SUB-PROYECTOS............................................................................................. 51 SEGUNDA SECCIÓN: PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DE LOS RECURSOS DEL FMCN VÍA PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA) Y SUBPROYECTOS ......................................................................................................53 6. Aplicación de fondos para los POA.............................................................53 6.1 CICLO DE PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS POA .................................. 53 6.2 REQUISITOS PARA APROBACIÓN DE LOS POA .................................................... 55 6.3 REPORTES ...................................................................................................... 56 6.4 CALENDARIO DE REPORTES Y DESEMBOLSOS ..................................................... 58 MANUAL DE OPERACIONES C6 7. Monitoreo y seguimiento técnico de los POA ............................................60 7.1 IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ................................................. 60 7.2 LA METODOLOGÍA ZOPP EN LOS PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES ................ 60 7.3 REPORTES SEMESTRALES ................................................................................ 62 7.4 MARCO LÓGICO GENERAL DEL PROYECTO ........................................................ 63 8. Procedimientos administrativos para los POA ..........................................67 8.1 CUENTAS BANCARIAS PARA LOS POA................................................................ 67 8.2 EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS ......................................................................... 67 8.3 PERSONAL COMPLEMENTARIO .......................................................................... 69 8.4 GASTOS DE CAMPO .......................................................................................... 69 8.5 GASTOS DE CAPACITACIÓN ............................................................................... 70 8.6 ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DISTINTOS A LOS DE CONSULTORÍA70 8.7 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE CONSULTORES ................................................ 72 8.8 PLAN DE ADQUISICIONES .................................................................................. 74 8.9 ARRENDAMIENTO ............................................................................................. 74 8.10 PLAN DE NECESIDADES SEMANAL .................................................................... 74 8.11 FORMAS Y PLAZOS DE PAGOS ......................................................................... 75 8.12 CAJA CHICA ................................................................................................... 75 8.13 FRAUDE Y CORRUPCIÓN ................................................................................. 77 8.14 LINEAMIENTOS Y REPORTES............................................................................ 77 8.15 CATÁLOGO DE CUENTAS ................................................................................. 78 8.16 TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES............................................................... 79 8.17 CONTENIDO DE LAS CARPETAS MENSUALES ..................................................... 79 8.18 SUBEJERCICIO ............................................................................................... 80 8.19 FONDOS DE EMERGENCIA ............................................................................... 80 8.20 CALENDARIO DE REQUISITOS ADMINISTRATIVOS PARA POA ............................... 80 9. Aplicación de los fondos para sub-proyectos ............................................84 9.1. BASES PARA LA CONVOCATORIA ....................................................................... 84 9.2. CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS..................................................................... 85 9.3 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS .......................................................................... 86 9.4 NOTIFICACIÓN DEL RESULTADO A LOS PROPONENTES ......................................... 88 9.5 ELABORACIÓN DE CONTRATOS PARA SUB-PROYECTOS APROBADOS ..................... 89 9.6. PARTES DEL CONTRATO .................................................................................. 89 9.7 CRONOGRAMA PARA CONVOCATORIA Y SELECCIÓN DE SUB-PROYECTOS .............. 91 10. Monitoreo y seguimiento técnico-administrativo de los sub-proyectos 92 10.1 REPORTES DE LOS SUB-PROYECTOS ............................................................... 92 10.2 PRÓRROGAS PARA REPORTES O EJECUCIÓN DE LOS SUB-PROYECTOS ............... 93 10.3 DESEMBOLSOS .............................................................................................. 93 10.4 VISITAS DE SUPERVISIÓN ................................................................................ 94 10.5 TERMINACIÓN DEL SUB-PROYECTO .................................................................. 94 10.6. CANCELACIÓN DE SUB-PROYECTO .................................................................. 94 11. Procedimientos administrativos para los sub-proyectos ........................96 3 MANUAL DE OPERACIONES C6 11.1 CUENTAS BANCARIAS ..................................................................................... 96 11.2 CONTROLES INTERNOS .................................................................................. 96 11.3 PERSONAL COMPLEMENTARIO ........................................................................ 97 11.4 ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DISTINTOS A LOS DE CONSULTORÍA97 11.5 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE CONSULTORES .............................................. 99 11.6 PLAN DE ADQUISICIONES .............................................................................. 101 11.7 FRAUDE Y CORRUPCIÓN ............................................................................... 101 11.8 CATÁLOGO DE CUENTAS ............................................................................... 101 11.9 TRANSFERENCIAS ........................................................................................ 103 11.10 INFORMES FINANCIEROS Y SUPERVISIÓN ADMINISTRATIVA.............................. 103 12. Formatos a utilizar por el FMCN ..............................................................105 12.1 ESTADO DE GASTOS PERSONALIZADO (SOE) ................................................. 105 12.2 SOLICITUD DEL FONDO DE EMERGENCIAS ...................................................... 105 12.3 PLAN DE ADQUISICIONES .............................................................................. 105 12.4 FORMATOS PARA ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES .................................... 105 12.4.1 INVITACIÓN A COTIZAR, ORDEN DE COMPRA, TÉRMINOS Y CONDICIONES ......... 105 12.4.2 EXPRESIÓN DE INTERÉS ............................................................................ 105 12.4.3 INSTRUCCIONES A LOS CONSULTORES ........................................................ 105 12.4.4 CONTRATO SUMA MENOR CON FIRMAS ........................................................ 105 12.4.5 CONTRATO DE SERVICIOS DE NO CONSULTORÍA ........................................... 105 12.4.6 CONTRATO PARA CONSULTOR INDIVIDUAL ................................................... 105 12.4.7 TÉRMINOS DE REFERENCIA ........................................................................ 105 12.5 ELABORACIÓN DEL POA (SISEP)* ............................................................... 105 12.6 REPORTES SEMESTRALES (SISEP)* ............................................................. 105 12.7 PLAN DE NECESIDADES SEMANAL .................................................................. 105 12.8 CONTROL ADMINISTRATIVO DE RECURSOS ..................................................... 105 12.9 TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL (SISEP)* ................................................... 105 12.10 CONVOCATORIA DE SUB-PROYECTOS .......................................................... 105 12.11 PROPUESTA DE SUB-PROYECTO (TÉCNICA) (SISEP)* ................................... 105 12.12 PROPUESTA DE SUB-PROYECTO (ADMINISTRATIVA) (SISEP)* ........................ 105 12.13 CARTA INVITACIÓN A EVALUADORES DE SUB-PROYECTOS .............................. 105 12.14 LINEAMIENTOS PARA EVALUADORES EXTERNOS ............................................ 105 12.15 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS DE SUB-PROYECTOS ...................................... 105 12.16 RETROALIMENTACIÓN DE EVALUADORES ...................................................... 105 12.17 NOTIFICACIÓN DE RECHAZO A PROPUESTAS POR NO CALIFICAR ...................... 105 12.18 NOTIFICACIÓN DE RECHAZO DESPUÉS DE EVALUACIÓN .................................. 105 12.19 NOTIFICACIÓN DE FINANCIAMIENTO.............................................................. 105 12.20 CUESTIONARIO FINANCIERO Y LEGAL PARA OSC (SISEP)* ........................... 105 12.21 CONTRATO ESTÁNDAR PARA SUB-PROYECTOS ............................................. 105 12.22 APÉNDICE 1 DEL CONTRATO ESTÁNDAR ....................................................... 105 12.23 APÉNDICE 2 DEL CONTRATO ESTÁNDAR ....................................................... 105 12.24 REPORTES DE SUB-PROYECTOS (SISEP)*................................................... 105 12.25 MODIFICACIÓN DEL MARCO LÓGICO ............................................................. 105 12.26 ADDENDUM A CONTRATOS PARA SUB-PROYECTOS ........................................ 105 12.27 REPORTE DE VISITA A CAMPO...................................................................... 105 4 MANUAL DE OPERACIONES C6 12.28 CARTA DE CONCLUSIÓN DEL SUB-PROYECTO ................................................ 105 12.29 EVALUACIÓN DEL FR ................................................................................. 105 12.30 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA OSC ................................................... 105 TERCERA SECCIÓN: MANUAL OPERATIVO DEL FONDO PATRIMONIAL DE BIODIVERSIDAD ..............................................................................................106 13. Apéndices ..................................................................................................107 13.1 REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ TÉCNICO DEL PROYECTO (CTP) .............. 107 13.2 MARCO DE GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL .................................................... 107 13.3 MARCO DE PLANIFICACIÓN DE PUEBLOS INDÍGENAS ....................................... 107 13.4 MARCO DE PLANIFICACIÓN PARA LOS PUEBLOS INDÍGENAS DEL PROYECTO: BOSQUES Y CAMBIO CLIMÁTICO DE CONAFOR ...................................................................... 107 13.5 MARCO DE PROCEDIMIENTO ......................................................................... 107 13.6 POLÍTICA DE INVERSIÓN ............................................................................... 107 13.7 MANUAL OPERATIVO DEL FONDO PATRIMONIAL DE BIODIVERSIDAD ................. 107 5 MANUAL DE OPERACIONES C6 Presentación Este Manual de Operaciones tiene como objetivo ser una herramienta de consulta útil y de fácil acceso para entender la operación del proyecto Conservación de Cuencas Costeras en el Contexto de Cambio Climático (C6). Es resultado del trabajo de la Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas (CONANP), la Comisión Nacional Forestal (CONAFOR), el Instituto Nacional de Ecología y Cambio Climático (INECC) y el Fondo Mexicano para la Conservación de la Naturaleza, A. C. (FMCN). Cuenta con la valiosa retroalimentación del Banco Mundial (BM) y construye sobre los Manuales de Operación del Fondo para Áreas Naturales Protegidas (FANP) y del Fondo Patrimonial de Biodiversidad (FPB). El primero fue aprobado en 1997 por el BM, así como sus versiones subsecuentes, mientras que el segundo fue aprobado en 2008 y también cuenta con versiones recientes. El Manual de C6 cuenta con tres secciones. La primera contempla los aspectos generales del proyecto como sus antecedentes, estructura, el manejo y el uso financiero de su patrimonio. La segunda integra los procedimientos para la aplicación de recurso vía Planes Operativos Anuales (POA) y sub-proyectos por el FMCN, mientras que la tercera corresponde a la última versión del Manual del FPB por CONAFOR. De enero a noviembre de cada año, los participantes del proyecto C6 podrán aportar por escrito al Coordinador Regional del Proyecto (CRP) correspondiente sus observaciones y recomendaciones sobre el Manual de Operaciones. La Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) incorporará los comentarios generalizados, siempre y cuando reciban la aprobación del Comité Técnico del Proyecto (CTP). La versión actualizada del Manual de Operaciones se someterá a la no objeción del BM. Los CRP distribuirán la nueva versión en enero de cada año. 6 MANUAL DE OPERACIONES C6 Lista de acrónimos ANP Áreas Naturales Protegidas BM Banco Mundial CCDS Consejo Consultivo de Desarrollo Sustentable CDI Comisión Nacional de Pueblos Indígenas CONABIO Comisión Nacional para el Conocimiento y Uso de la Biodiversidad CONAFOR Comisión Nacional Forestal CONAGUA Comisión Nacional del Agua CONANP Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas CRP Coordinador Regional del Proyecto CTP Comité Técnico del Proyecto DW DynaWare (sistema contable utilizado por el FMCN) EPJ Estudio Previo Justificativo FANP Fondo para Áreas Naturales Protegidas FPB Fondo Patrimonial de Biodiversidad (sub-cuenta del Fondo Forestal Mexicano en CONAFOR) FCC Fondo Cuencas Costeras (cuenta de inversión del FMCN) FGM Fondo Golfo de México, A.C. FMCN Fondo Mexicano para la Conservación de la Naturaleza A.C. FR Fondo regional (FGM o FONNOR) GEF Global Environment Facility – Fondo para el Medio Ambiente Mundial GOM Gobierno de México IFR Interim Financial Reports – Reportes Financieros Intermedios 7 MANUAL DE OPERACIONES C6 INAH Instituto Nacional de Antropología e Historia INECC Instituto Nacional de Ecología y Cambio Climático LDRS Ley de Desarrollo Rural Sustentable LGEEPA Ley General del Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente LGDFS Ley General de Desarrollo Forestal Sustentable LGVS Ley General de Vida Silvestre MGAS Marco de Gestión Ambiental y Social MP Marco de Procedimiento MPPI Marco de Planificación de Pueblos Indígenas NAFIN Nacional Financiera, S.N.C. NOM Norma Oficial Mexicana OIC Órgano Interno de Control PAD Plan de Acción de Desarrollo Sustentable PAG y PC Plan Anual de Gasto y Presupuesto Consolidado PAMIC Planes de Acción para el Manejo Integral de Cuencas POA Programa Operativo Anual PPI Planes de Pueblos Indígenas PSA Pago por Servicios Ambientales RMANP Reglamento de la LGEEPA en materia de Áreas Naturales Protegidas SAGARPA Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación SEDESOL Secretaría de Desarrollo Social SFP Secretaría de la Función Pública 8 MANUAL DE OPERACIONES C6 SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público SEMARNAT Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales SIIF Sistema Integral de Información Financiera SIL Proyecto: Bosques y Cambio Climático SINAP Sistema Nacional de Áreas Naturales Protegidas SINAP 2 Proyecto “Consolidación del Sistema Nacional de Áreas Naturales Protegidas” SISEP Sistema de Seguimiento a Proyectos (utilizado por el FMCN) SOE Estado de gastos TDR Términos de Referencia UCP Unidad Coordinadora del Proyecto URP Unidad Regional del Proyecto 9 MANUAL DE OPERACIONES C6 PRIMERA SECCIÓN: ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO 1. Antecedentes De acuerdo con recientes evaluaciones, en México los impactos del cambio climático (intensidad de huracanes, sequía e incendios) afectarán particularmente a las áreas costeras del sur continental del Golfo de California y del Golfo de México. El proyecto busca conservar los ecosistemas de algunas cuencas costeras prioritarias por su importancia global en biodiversidad. Estas cuencas han servido de refugios naturales desde tiempos geológicos. El proyecto tiene como antecedentes los importantes avances del sector ambiental en México y se basa en un esfuerzo sin precedentes para coordinar actividades de cuatro instituciones con amplia experiencia en la conservación. La Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas (CONANP) fortalecerá áreas naturales protegidas (ANP) existentes y creará dos nuevas en las cuencas de enfoque del proyecto. La Comisión Nacional Forestal (CONAFOR) apoyará las acciones de mitigación del cambio climático a través de la conservación de bosques a través del Pago por Servicios Ambientales (PSA) en las cuencas seleccionadas para el proyecto, así como sub-proyectos para el manejo sustentable de bosques y contra la degradación del suelo. El Instituto Nacional de Ecología y Cambio Climático (INECC), junto con la CONANP y la CONAFOR, desarrollará planes de acción para el manejo integral de cuencas (PAMIC) alimentados por los resultados de un monitoreo de las cuencas enfocándose en el seguimiento a cambios en el uso del suelo, degradación de ecosistemas, reducción en emisiones de carbono y factores socioeconómicos. Por su parte, el Fondo Mexicano para la Conservación de la Naturaleza, A.C. (FMCN) aportará su experiencia en el manejo y canalización de recursos financieros, asignación a sub-proyectos por convocatoria, procuración de fondos y sus relaciones con la sociedad civil. La acción coordinada de dichas instituciones asegurará la efectiva protección de áreas con una superficie de 1,134,586 hectáreas (incluyendo 258,199 hectáreas de áreas marinas) y permitirá incrementar la conectividad biológica a través de la conservación y el manejo sostenible de seis cuencas en el Golfo de México con una población estimada de 2.75 millones de habitantes. La aportación del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF) vía el BM será canalizada principalmente a las seis cuencas seleccionadas en el Golfo de México. Principalmente con recursos de contrapartida el proyecto apoyará algunas de las diez cuencas consideradas prioritarias en el sur de la parte continental del Golfo de California. Por medio de los PAMIC y mecanismos de participación social el proyecto detonará la coordinación de inversiones de otros actores para mejorar el manejo integral de las cuencas. 10 MANUAL DE OPERACIONES C6 2. Estructura del Proyecto 2.1 Objetivo de C6 El objetivo del proyecto es promover el manejo integral de las cuencas costeras seleccionadas como un medio para conservar la biodiversidad, contribuir a la mitigación del cambio climático y aumentar la sustentabilidad en el uso de suelo. Para el Golfo de México las instituciones seleccionaron seis cuencas con nueve ANP comprendidas dentro de ellas, incluyendo dos de nueva creación. Para el Golfo de California los responsables del proyecto identificaron diez cuencas prioritarias. Las cuencas que serán apoyadas dentro de las diez seleccionadas para el Golfo de California dependerán de la preferencia de los donantes que proporcionarán la contrapartida. La Tabla 1 presenta las cuencas seleccionadas con sus respectivas ANP y las superficies correspondientes: Tabla 1. Cuencas, sub-cuencas y áreas naturales protegidas incluidas en el proyecto en las regiones Golfo de México y Golfo de California. 11 MANUAL DE OPERACIONES C6 2.2 Componentes de C6 El proyecto consta de cinco componentes. El Componente 1, que consiste en la creación y consolidación de áreas naturales protegidas (ANP), será ejecutado por la CONANP y el FMCN (apoyado por los fondos regionales (FR)) siguiendo el modelo desarrollado en los anteriores proyectos SINAP apoyados por el Banco Mundial (BM). El Componente 2 apoyará pagos por servicios ambientales (PSA) a través de CONAFOR, y, a través del FMCN, sub-proyectos forestales y agro-ecológicos para el manejo sustentable de tierras y bosques. El INECC será el líder del Componente 3, incorporado a las comunidades locales y coordinándose con agencias nacionales para colectar y manejar los datos en cuanto a la salud de las cuencas elaborando planes de acción de manejo integral de cuencas (PAMIC), que permitirán priorizar sitios, acciones e inversiones para mejorar el manejo de las cuencas. El Componente 4 incluye el manejo del proyecto, así como el monitoreo y la evaluación de actividades. También asegurará la participación de las cuatro agencias implementadoras en el fortalecimiento 12 MANUAL DE OPERACIONES C6 y desarrollo de canales para la coordinación y el aprendizaje. Finalmente, el Componente 5 consiste en el manejo financiero del capital, auditorías y supervisión por parte del FMCN. Los componentes del proyecto están resumidos a continuación: Componente 1. Creación y consolidación de áreas naturales protegidas. Subcomponente 1.1. Ejecución de la capitalización del Fondo para Cuencas Costeras (FCC). Subcomponente 1.2. Apoyo a la creación de nuevas ANP y fortalecimiento de la efectividad en el manejo de las ANP nuevas y existentes a través del financiamiento de actividades para la conservación de la biodiversidad incluidas en los Planes Operativos Anuales (POA). Subcomponente 1.3. Ejecución de actividades de procuración de fondos encaminadas a obtener recursos adicionales a los del GEF, que sean depositados en el FCC con el fin de financiar actividades de la conservación de la biodiversidad en las ANP y cuencas seleccionadas. Componente 2. Promoción de la sustentabilidad de las cuencas. Subcomponente 2.1. Llevar a cabo la capitalización del Fondo Patrimonial de Biodiversidad para generar suficiente ingreso que financie el suministro de PSA. Subcomponente 2.2. Ejecución de sub-proyectos para agro-ecosistemas. Subcomponente 2.3. Ejecución de sub-proyectos para el manejo forestal sustentable. Componente 3. Habilitar el manejo adaptativo a través del fortalecimiento en las capacidades de monitoreo. Fortalecimiento de los sistemas de monitoreo en las cuencas seleccionadas, incluyendo, entre otros: (i) el desarrollo de modelos de las cuencas y sus servicios ecosistémicos con el fin de establecer sitios prioritarios para la ejecución del proyecto y para producir planes de acción de manejo integral de cuencas o sub-cuencas; y (ii) llevar a cabo, dentro de las ANP o dentro de los sitios prioritarios de las cuencas: (a) el monitoreo de la deforestación y degradación ecosistémica; (b) monitoreo hidrológico por las comunidades; (c) monitoreo de la biodiversidad; (d) monitoreo de carbono; y (e) talleres para analizar resultados, datos y compartir experiencias a nivel de cuencas. Componente 4. Mecanismos innovadores para la colaboración interinstitucional y la promoción de la participación social. Ejecución de actividades de coordinación inter-institucional (incluyendo redes, foros y comunidades de aprendizaje) en los niveles regional y local, involucrando a los 13 MANUAL DE OPERACIONES C6 gobiernos estatales y municipales, a la sociedad civil y a las instituciones académicas para promover la coordinación entre los sectores, así como la participación y supervisión de los planes de acción para el manejo integral de las cuencas o subcuencas. Componente 5. Manejo del proyecto. Proveer apoyo a los beneficiarios, al Comité Técnico del Proyecto (CTP), al FGM y al FONNOR para la implementación y supervisión de los proyectos, incluyendo la adquisición de bienes, asistencia técnica y entrenamiento requerido. 2.3 Reasignación de recursos entre cuencas seleccionadas Los recursos del GEF se canalizarán a las seis cuencas seleccionados en el Golfo de México y la contrapartida de otras fuentes se concentrará en el Golfo de California. Sin embargo, es posible que en los esfuerzos de procuración de fondos de contrapartida las instituciones participantes aseguren suficientes recursos para alguna de las cuencas del Golfo de México. En este caso, el Comité Técnico del Proyecto (CTP), que es el órgano directivo del C6, podrá canalizar los recursos GEF a alguna de las cuencas del proyecto (ver Tabla 1) a lo largo del Golfo de California previa justificación y no objeción del BM. Previo al desembolso a estas cuencas las actividades en las cuencas tendrán que cumplir con las salvaguardas sociales y ambientales, que describe este Manual de Operaciones. Será requisito que el BM otorgue su no objeción al Plan Anual de Gasto y Presupuesto Consolidado (PAGyPC), que describa el cumplimiento de las salvaguardas en las actividades a financiar. 2.4 Arreglos institucionales para la ejecución de C6 El C6 representa un esfuerzo sin precedente para conjuntar las acciones de cuatro instituciones con amplia experiencia en su ámbito de acción que vienen realizando actividades clave para la conservación en México y para atender los impactos del cambio climático. Estas instituciones han definido sus responsabilidades en el C6 a través de un convenio de concertación. La descripción siguiente resume las responsabilidades principales de cada institución participante: La Comisión de Áreas Naturales Protegidas (CONANP): La CONANP es la institución líder que coordina el esfuerzo del Gobierno de México ante el GEF para este proyecto. Su papel es también relevante por la incorporación al proyecto de nueve ANP en el Golfo de México y otras por definir en el Golfo de California, en las cuales la CONANP llevará a cabo las actividades de conservación más estratégicas asegurando un uso eficaz y eficiente de los recursos. Los Consejos Asesores y Sub-consejos de las ANP serán foros clave para la movilización de los actores que requiere el trabajo en las cuencas. La Comisión Nacional Forestal (CONAFOR): CONAFOR apoyará la mitigación de impactos del cambio climático a través de actividades orientadas a reducir la deforestación, la degradación y la promoción del uso sostenible de los bosques 14 MANUAL DE OPERACIONES C6 mediante su programa de Pago por Servicios Ambientales (PSA). Además, la CONAFOR manejará los recursos del proyecto para el Fondo Patrimonial de Biodiversidad (FPB) con los cuales apoyará directamente a los propietarios de bosques en los sitios donde no aplica el PSA hidrológico. Estos apoyos se aplicarán dentro de las cuencas en remanentes de bosque estratégicos para el manejo y conectividad de la cuenca. El Instituto Nacional de Ecología y Cambio Climático (INECC): El INECC establecerá el sistema de monitoreo del proyecto con un enfoque en cuencas. Con base en esta tarea propondrá orientaciones para la estrategia de intervención del proyecto y recomendaciones para mejorar resultados a través de planes de acción para manejo integral de cuencas (PAMIC). El Fondo Mexicano para la Conservación de la Naturaleza (FMCN): El FMCN aportará su experiencia administrativa, así como sus relaciones con la sociedad civil. El FMCN será responsable del manejo del Fondo para Cuencas Costeras (FCC) y también de los recursos extinguibles (no patrimoniales) del proyecto. Dentro del proyecto tendrá a su cargo las siguientes tareas: (i) establecimiento y supervisión de la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y de las Unidades Regionales del Proyecto (URP); (ii) la administración de los recursos para el financiamiento de los Planes Operativos Anuales elaborados por las ANP del proyecto; (iii) la administración de los sub-proyectos de sistemas agro-ecológicos y manejo forestal sustentable seleccionados competitivamente a través de convocatorias; y (iv) el manejo de fondos para el monitoreo y la comunidad de aprendizaje. Gran parte de la administración de los recursos la realizará a través de dos fondos regionales (FR), el Fondo Golfo de México, A.C. y FONNOR, A.C., creados con este fin para la región del Golfo de México y del Golfo de California, respectivamente, y bajo supervisión constante del FMCN. El personal contratado por estos fondos para el proyecto constituirá las Unidades Regionales del Proyecto (URP). El C6 será dirigido por representantes de las cuatro instituciones que conformarán el Comité Técnico del Proyecto (CTP). Operativamente el FMCN, a través de la UCP coordinará a una URP en el Golfo de México y otra en el Golfo de California. Los Coordinadores de cada URP reportarán al CTP. Los recursos financieros del C6 provenientes del GEF estarán a cargo del FMCN y de CONAFOR. CONAFOR será responsable de los recursos del subcomponente 2.2, que será financiado por su Fondo Patrimonial para la Biodiversidad (FPB) y el FMCN estará a cargo del resto del financiamiento. 2.5 Descripción del FMCN El FMCN es una organización privada no lucrativa establecida en 1994 y capitalizada inicialmente por el Gobierno de México (GOM) y la Agencia de Desarrollo Internacional de Estados Unidos. Su misión es financiar y fortalecer esfuerzos para la conservación y uso sustentable de la biodiversidad de México. El FMCN ha financiado más de 1,000 15 MANUAL DE OPERACIONES C6 proyectos y canalizado a la conservación más de US$60 millones en sus 19 años de operación. El FMCN está dirigido por un Consejo Directivo, que se apoya en cinco comités técnicos: a) Comité de Conservación; b) Comité Técnico del Fondo para Áreas Naturales Protegidas (CTFANP); c) Comité de Inversiones (CI) ; d) Comité del Fondo para el Golfo de California e) Comité Técnico del Proyecto (CTP) C6. La responsabilidad de la dirección del FMCN recae sobre el Director General, quien es asistido por un equipo organizado en dos Áreas: a) Finanzas y Soporte Operativo; b) Conservación. El Área de Conservación está a cargo de los Programas de Conservación de Áreas Naturales Protegidas, Bosques y Cuencas, Mares y Costas, así como del proyecto C6. El proyecto C6 incorpora lecciones y tiene vínculo con todos los programas del FMCN en el Área de Conservación. El CTP de C6 será apoyado por el Consejo Directivo y el personal del FMCN en su labor de aplicar los recursos del C6 a cargo del FMCN. La Directora del Área de Conservación será responsable de la supervisión diaria del proyecto C6 con el apoyo de su Directora Administrativa y un contador contratado para el C6. La Directora del Área de Finanzas y Soporte Operativo será responsable del manejo financiero y contable, así como de las auditorias correspondientes a los recursos del C6 a cargo del FMCN. Los recursos de C6 que estarán a cargo del FMCN incluyen fondos patrimoniales y fondos que deberán aplicarse en cinco años (extinguibles). Los recursos patrimoniales serán invertidos en una cuenta del FMCN llamada Fondo de Cuencas Costeras (FCC). La inversión del FCC será responsabilidad del Comité de Inversiones, al cual reporta el Área de Finanzas y Soporte Operativo del FMCN. Además de los gastos operativos de la UCP y de las URP, así como consultorías, el FMCN canalizará recursos para apoyar los Planes Operativos Anuales (POA) de las ANP y sub-proyectos para agroecología y manejo forestal sustentable. Los procedimientos y lineamientos para la aplicación de los recursos del FMCN para los POA y sub-proyectos están contenidos en la Segunda Sección de este Manual Operativo. 2.6 Descripción del FPB en CONAFOR Como una de las estrategias del Programa de Servicios Ambientales de la CONAFOR, se estableció de un Fondo Patrimonial de Biodiversidad (FPB), para convertir el financiamiento de corto plazo en un flujo de fondos en el largo plazo que permita 16 MANUAL DE OPERACIONES C6 financiar esquemas de Pago por Servicios Ambientales (PSA), con el propósito de conservar la biodiversidad de importancia global, en los casos donde otros pagos son insuficientes o la posibilidad de financiamiento es prácticamente inexistente. El FPB tiene como objetivo primordial proveer financiamiento de largo plazo para el pago de servicios ambientales con el propósito de asegurar la conservación de ecosistemas forestales con biodiversidad de importancia global. Con este FPB se podrán fortalecer iniciativas de conservación como son las ANP, sus zonas de influencia, corredores biológicos, entre otras. Para lo anterior del FPB únicamente se utilizan los intereses generados por el capital para la asignación de recursos a los dueños o poseedores de terrenos forestales. Considerando lo anterior la estrategia de capitalización del fondo contempla la formación de paquetes de inversión para atender un área elegible con cada paquete que vaya generando productos financieros. Actualmente el fondo cuenta con dos paquetes de inversión de aproximadamente 120 millones de pesos cada uno. En C6 los recursos aportados por el GEF vía el BM y la contrapartida correpondiente del Gobierno de México (GOM) apoyarán dos paquetes de inversión en dos de las cuencas seleccionadas. En el año 2011 se realizó la primera convocatoria del FPB para la asignación de los recursos, identificándose como área elegible una zona en el estado de Jalisco, reconocida por su relevancia en términos de biodiversidad. Se trata de un bosque mesófilo que juega un papel importante de conectividad entre dos ANP: Reserva de la Biósfera Sierra de Manantlán y la Zona de Protección Forestal de las subcuencas del Río Ameca, Atenguillo, Bolaños y Grande de Santiago. En enero de 2012 se asignó el recurso quedando como sigue: Número de solicitudes recibidas 31 Número de beneficiarios con recursos asignados Superficie asignada con recurso (hectáreas) Monto total asignado para el primer periodo renovable de 5 años (incluye PSA y asistencia técnica) 15 6,440.08 23,003,280 pesos Con el FPB se pretende lograr un desarrollo regional sustentable en cada área elegible de atención a través de promover la conservación y el manejo adecuado de los recursos. Se busca que el recurso del FPB sea detonante de procesos para el manejo integral del territorio como el desarrollo forestal, el fortalecimiento de capacidades, etc. Los procedimientos del FPB están descritos en la Tercera Sección de este Manual. 2.7 Descripción del Comité Técnico del Proyecto (CTP) 17 MANUAL DE OPERACIONES C6 El CTP es el Comité que supervisa y dirige la operación del C6 en su conjunto. Está integrado por ocho miembros que son nombrados por CONANP, CONAFOR, INECC y FMCN, así como por los Coordinadores Regionales del proyecto. Se rige por su Reglamento Interno (Apéndice 13.1). El CTP se coordinará a través de CONAFOR con el Comité Técnico del FPB para asegurar el alineamiento de la aplicación de los recursos del FPB con los demás componentes del proyecto. El CTP promoverá y apoyará la aplicación de los principios de las políticas de salvaguarda aplicables al proyecto, como explica este Manual. El CTP establecerá un vínculo con otras dependencias relacionadas con el proyecto como la SEDESOL, CDI, CONAGUA y SAGARPA, para permitir la alineación de las inversiones y la cooperación en el sector rural. 2.8 Coordinación del Proyecto La Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y dos Unidades Regionales del Proyecto (URP), una en el Golfo de México y otra en el Golfo de California, tendrán la responsabilidad de la operación diaria del proyecto, incluyendo el apoyo técnico y logístico para que el CTP pueda funcionar de manera efectiva. El FMCN estará a cargo de la administración de los sub-proyectos y supervisará la operación de las URP a través de contratos de donación con los dos fondos regionales, el Fondo Golfo de México, A.C. (FGM) y el FONNOR, A.C. El personal de la UCP en FMCN incluye el tiempo parcial del Director del Área de Conservación y de la Dirección Administrativa, así como un especialista en adquisiciones. La URP en el Golfo de México, la cual estará en Xalapa, Veracruz, contratada por el FGM, estará compuesta por siete personas, entre ellas el Coordinador Regional del Proyecto (CRP), un especialista en salvaguardas, tres técnicos y dos contadores. El CRP tendrá la responsabilidad de la supervisión de la operación del proyecto en la región, el vínculo con entidades relevantes para el C6 en la región, y la revisión del cumplimiento de las salvaguardas. Esta revisión consiste en asegurar los insumos para el análisis social, verificar cumplimiento de las salvaguardas en los POA, preparar los Planes de Pueblos Indígenas (PPI), recibir y procesar quejas. El especialista para abordar los temas de salvaguardas prestará asistencia técnica a los proponentes en la preparación de los POA, los sub-proyectos y sus correspondientes PPI, así como en su ejecución, para cumplir con las salvaguardas y elaborar los reportes respectivos. A nivel operativo, este especialista se apoyará en los equipos de salvaguardas ambientales y sociales de CONANP, CONAFOR e INECC vía sus puntos focales en las oficinas centrales de estas instituciones, las cuales podrán contribuir en el proceso de evaluación ambiental y social de las intervenciones. Los tres técnicos de la URP servirán de enlace con CONANP, CONAFOR e INECC. Apoyarán a CONANP en la elaboración y seguimiento a los POA; asegurarán la difusión adecuada para los PSA en los sitios de C6, así como la elaboración y ejecución de los sub-proyectos; y apoyarán en la elaboración y los procesos de participación para la elaboración de los Planes de Acción para el Manejo Integral de Cuencas (PAMIC). Los tres técnicos elaborarán los reportes respectivos. Los contadores asegurarán la correcta aplicación de los intereses del FCC 18 MANUAL DE OPERACIONES C6 y de los recursos no patrimoniales (para aplicación en cinco años), y elaborarán los reportes administrativos respectivos. El proyecto buscará fondos patrimoniales para establecer el personal equivalente en la URP para la región del Golfo de California e iniciará con la contratación del CRP y un técnico contratado por FONNOR, A.C. La URP del proyecto en el Golfo de California se espera que estará basada en Guadalajara, donde se encuentran las oficinas centrales de CONAFOR, o en otro sitio estratégico para la administración efectiva del proyecto. Además de procurar fondos para esa región, el CRP será el enlace oficial del proyecto con las actividades relacionadas al FPB, participando en las sesiones del Comité Técnico del FPB y apoyando a la CONAFOR en la operación del sub-componente 2.1 del proyecto. Mantendrá informado al CRP en el Golfo de México y reportará al CTP, asegurando sinergias entre los componentes del proyecto. También vinculará el proyecto con otros programas de CONAFOR vía el técnico que estará en las oficinas de CONAFOR. Las principales funciones de las URP bajo la supervisión de la UCP son las siguientes: a) Asegurar que las actividades y ejercicio de los recursos alcanzan sus objetivos de acuerdo con el Manual de Operaciones del proyecto; b) Reportar al CTP y a los donantes en tiempo y forma; c) Asegurar la adecuada aplicación de las salvaguardas ambientales y sociales aplicables al proyecto, apoyando técnicamente a los actores involucrados en la ejecución; d) Asegurar la aplicación de las normas de adquisiciones y contrataciones del Banco Mundial por los ejecutores de los sub-proyectos; e) Identificar subsidios, actividades o inversiones en las cuencas que presentan obstáculos u oportunidades para sinergias con el apoyo del CTP; f) Promover la coordinación inter-institucional y los acuerdos con instituciones susceptibles de apoyar los objetivos del proyecto; g) Apoyar y fortalecer las comunidades de aprendizaje; h) Participar en la procuración de fondos para el proyecto. 2.9 Coordinación Regional Los Comités Regionales se establecerán en cada región. Darán soporte a los esfuerzos de cada URP para asegurar que las actividades de C6 en las cuencas estén alineadas con otros proyectos y actividades de actores regionales. Los Comités Regionales incluirán representantes de CONAGUA y de las secretarías ambientales estatales, así como miembros de otras instituciones de acuerdo a lo requerido en el proyecto, tales como SAGARPA, CDI y otros. Los Comités Regionales tendrán funciones de asesor vinculando las actividades del proyecto con iniciativas regionales complementarias. 19 MANUAL DE OPERACIONES C6 Apoyarán la alineación de inversiones en las cuencas y apoyarán a las UCR en la procuración de fondos. Las UCR serán responsables de organizar y dar seguimiento a las sesiones de su Comité Regional respectivo. Las responsabilidades del Comité Regional incluyen: a) Asesorar a la URP respectiva en la ejecución de las actividades del proyecto en la región. b) Vincular las actividades del proyecto con las iniciativas regionales similares o complementarias. c) Apoyar las inversiones de integración en las cuencas. d) Apoyar a la URP respectiva en la procuración de fondos para el proyecto. e) Apoyar a la URP respectiva a través de enlaces con los actores locales en las cuencas. El Comité Regional tendrá un reglamento interno que establezca que el Presidente convocará a los integrantes a las reuniones. 2.10 Participación local Los mecanismos adicionales de participación social a nivel de cuenca o sub-cuenca permitirán: a) Coordinación y construcción de consenso entre diferentes actores para el mejor manejo de cada cuenca y su gobernanza. b) Promoción de participación social y transparencia institucional en la toma de decisiones. c) Integración de planes de acción para el manejo integral de cada cuenca (PAMIC) con la participación de los diferentes actores. d) Supervisión de la ejecución de las actividades financiadas y coordinación con otras actividades relacionadas con los PAMIC. e) Supervisión de las acciones del proyecto y coordinación de otras actividades relacionadas con los PAMIC. f) Intercambios de experiencias entre cuencas y sub-cuencas. g) Identificación de necesidades de construcción de capacidades a nivel de cuenca, y búsqueda de recursos para financiamiento. Figura 1. Estructuras involucradas en la gobernanza del proyecto. El CTP dirige el proyecto; la UCP dentro del FMCN asegura la ejecución general del proyecto y vincula al CTP con las UCR en el FGM y FONNOR. Los Comités Regionales en el Golfo de México y en el Golfo de California asegurarán la coordinación con otras instituciones, mientras que redes u otro tipo de foros locales facilitarán la participación a nivel de cuenca o sub-cuenca. Las UCR en cada región reportarán a la UCP dentro del FMCN, la cual supervisará las actividades financiadas por el proyecto documentadas en los acuerdos de donación. 20 MANUAL DE OPERACIONES C6 CTP UCP en FMCN Comité Regional del Golfo de California URP en FONNOR Comité Regional del Golfo de México URP en FGM 2.11 Conflicto de Intereses Esta política de conflicto de intereses está dirigida a las personas de las cuatro instituciones participantes en el proyecto (CONANP, CONAFOR, INECC, FMCN), de la UCP y de las URP que participan en C6. Un conflicto puede existir cuando los intereses particulares de alguna persona o algún familiar cercano sean antagónicos a los intereses del programa, o bien cuando: 1. La persona se encuentre directamente involucrada en el proyecto, contrato, acuerdo o conflicto que se tenga que resolver, o bien tenga interés directo en el asunto encomendado. 2. Se encuentren involucrados en el proyecto, actividad o resolución: su cónyuge, parientes consanguíneos en línea directa sin limitación de grados, colaterales dentro del cuarto grado o los afines dentro del segundo. 3. Tenga o haya tenido relación profesional con la persona física o moral involucrada en el proyecto, actividad, resolución o asunto encomendado. 4. En cualquier situación en la que haya sesgo en un juicio que deba tomar cualquier integrante del proyecto. Cuando exista un conflicto de intereses, éste deberá informarse por escrito al CTP a través del URP, UCP, o, en su caso, al Director General del FMCN. Éste podrá apoyarse en el Consejo Directivo del FMCN. El CTP o el Director General del FMCN tendrán la obligación de analizar el caso y recomendar la decisión más apropiada de acuerdo a los intereses del C6. 21 MANUAL DE OPERACIONES C6 3. Salvaguardas ambientales y sociales 3.1 El Marco de Gestión Ambiental y Social El Marco de Gestión Ambiental y Social (MGAS) contenido en el Apéndice 13.2 es un instrumento para atender los impactos asociados al proyecto. El MGAS incluye una serie de principios y procedimientos para la evaluación de impactos ambientales y sociales de estas actividades. Estos lineamientos están enfocados en medidas para desarrollar planes para reducir, mitigar y/o compensar impactos adversos y potenciar impactos positivos. El MGAS de este proyecto incluye un Marco de Planificación de Pueblos Indígenas (MPPI) (Apéndice 13.3) para los recursos a cargo del FMCN, así como el MPPI del proyecto Bosques y Cambio Climático para el PSA a cargo de CONAFOR (Apéndice 13.4) y un Marco de Procedimiento (MP) (Apéndice 13.5) como documentos adicionales. La aplicación de los lineamientos descritos en estos cuatro apéndices es obligatoria para todas las actividades del proyecto y se resume en términos operativos en los sub-capítulos siguientes de este Manual de Operaciones. Los MPPI son utilizados para las actividades que el proyecto desarrollará en poblaciones con pueblos indígenas. El MP busca apoyar a poblaciones que habitan en áreas naturales protegidas (ANP), cuyo acceso a los recursos naturales se pueda ver limitado por las restricciones al uso de estos recursos por los Programas de Manejo enfocados a la conservación de la biodiversidad y los servicios ambientales de estos espacios. Ambientalmente el proyecto se considera como benéfico desde el punto de vista ambiental, particularmente porque promueve la conservación de la biodiversidad. Por lo tanto, no se espera que el proyecto tenga impactos negativos importantes sobre el medio ambiente. Sin embargo, es posible que haya impactos poco significativos generados por actividades productivas e iniciativas de desarrollo sustentable promovidas a través de los sub-proyectos incluidos en el Componente 2. La Ley General de Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente (LGEEPA) y su reglamento en materia de impacto ambiental establecen el procedimiento a que se sujetan proyectos que inciden en el cambio de uso de suelo en hábitat naturales, pero los sub-proyectos del Componente 2 no apoyarán actividades en este sentido. Para asegurar que los impactos ambientales, aún cuando sean poco significativos, sean completamente mitigados, la URP bajo la supervisión de la UCP será responsable de asegurar que los sub-proyectos cumplen con las salvaguardas. El proceso para la calificación y selección de los sub-proyectos propuestos (descritos en el Apéndice 13.2) incluye la evaluación de los impactos ambientales posibles y la adopción de medidas de mitigación. Una vez que la URP en el Golfo de México (y en el Golfo de California cuando se consigan los fondos respectivos) reciban las propuestas para los sub-proyectos en respuesta a las convocatorias publicadas por el FMCN, organizarán la calificación de las mismas por evaluadores externos. Estos evaluadores revisarán las propuestas con base a una serie de criterios, que además de permitir la calificación para su elegibilidad a ser financiadas, permitirá identificar posibles impactos ambientales negativos y la aplicación de medidas de mitigación. Los evaluadores independientes recibirán capacitación para la aplicación de estos criterios de impacto. La aplicación y 22 MANUAL DE OPERACIONES C6 seguimiento de estas medidas se incluirán como condiciones para el financiamiento de los sub-proyectos en los contratos respectivos a cargo del FMCN o del fondo regional bajo su supervisión. La UCP mantendrá al CTP informado sobre el cumplimiento de estas medidas con base en la revisión de los reportes de las organizaciones a cargo de los sub-proyectos, así como los informes de las visitas de la UCP a los sub-proyectos en campo. La UCP en FMCN hará un control de calidad de los informes, presupuesto y, además se encargará de la capacitación en salvaguardas en las URP regionales. La URP en el Fondo Golfo de México contará con un especialista para abordar los temas de salvaguardas y prestar asistencia técnica a los proponentes en la preparación de los sub-proyectos. A nivel operativo, este especialista se apoyarán en los equipos de salvaguardas ambientales y sociales de CONANP, CONAFOR e INECC vía sus puntos focales en oficinas centrales, quienes podrán contribuir en el proceso de evaluación ambiental y social de las intervenciones. La revisión (“screening”) del cumplimiento de las salvaguardas será responsabilidad de la URP. Consistirá en asegurar los insumos para el análisis social, verificar cumplimiento de las salvaguardas en los POA, preparar los Planes de Pueblos Indígenas (PPI), recibir y procesar quejas. El especialista en salvaguardas se asegurará que los informes de progreso a ser presentados al BM incluyen información desagregada por género. El Apéndice 13.2 presenta una lista preliminar de actividades elegibles para los subproyectos en apoyo de sistemas agro-ecológicos y manejo forestal sustentable. Se basa en la experiencia de sub-proyectos semejantes que fueron seleccionados por el proyecto SINAP 2 apoyado por el GEF y a cargo de la CONANP y el FMCN. Con el objetivo de apoyar a los evaluadores en su revisión de las propuestas de sub-proyectos para detectar impactos ambientales y medidas para atenderlos, el Apéndice 13.2 presenta también una guía preliminar de potenciales riesgos ambientales, posibles acciones de mitigación e indicadores de monitoreo para los sub-proyectos. Esta guía será actualizada con base en la experiencia de los sub-proyectos evaluados anualmente. Finalmente, el Apéndice 13.2 también presenta un cuestionario que los evaluadores llenarán al momento de calificar los sub-proyectos. Este cuestionario permite identificar los riesgos ambientales y sociales de cada sub-proyecto con el fin de guiar la factibilidad de financiar o no estas propuestas, así como la necesidad de diseñar medidas para mitigar estos riesgos. El Apéndice 13.2 contempla el “Plan para Manejo de Plagas” que deberá seguir el proyecto en el financiamiento de los sub-proyectos. Para lograr este propósito, las reglas de operación para el PSA, así como el apoyo a sub-proyectos, junto con las disposiciones legales para permitir los aprovechamientos forestales maderables y no maderables, contienen mecanismos y disposiciones que aseguran las siguientes condiciones: a) Todas las actividades de manejo forestal que sean apoyadas por el proyecto deberán contar con su respectivo programa de manejo forestal. Este deberá incluir los mecanismos de prevención, control y combate de plagas y 23 MANUAL DE OPERACIONES C6 enfermedades apropiados a las condiciones ecológicas de cada predio que sea apoyado. b) Todas las acciones de control fitosanitario deberán apegarse a lo establecido en las normas oficiales mexicanas que rigen la materia, excepto cuando se cuente con la autorización expresa de la SEMARNAT para utilizar procedimientos alternativos. c) Los beneficiarios del proyecto o los responsables de las ANP deberán dar aviso a la SEMARNAT dentro de un plazo de 10 días hábiles de la detección de plagas o enfermedades en sus predios. d) La compra y uso de cualquier sustancia relacionada con el manejo de plagas deberá contar con la no-objeción del BM antes de ser adquirida con recursos del proyecto. Esta no objeción será solicitada al incluir estas sustancias en el Plan Anual de Gasto y Presupuesto Consolidado, que incluirá la lista de los sub-proyectos seleccionados y la identificación de estas sustancias. Finalmente, el Apéndice 13.2 integra el Mecanismo para el Manejo de Quejas en el proyecto tanto por los receptores como por los participantes de C6. 3.2 El Marco de Planificación de Pueblos Indígenas El propósito del Marco de Planificación para los Pueblos Indígenas (MPPI) (Apéndice 13.3) y, para el sub-componente 2.2, del MPPI del proyecto de Bosques y Cambio Climático a cargo de CONAFOR (Apéndice 13.4) es proporcionar una guía para las personas que participen en el proyecto C6 con respecto a cómo identificar y evitar los impactos negativos y maximizar los beneficios potenciales del trabajo con pueblos indígenas en las actividades que se llevarán a cabo como parte de este proyecto. Los objetivos específicos del MPPI son: a. Asegurar el acceso y la participación amplia de los pueblos indígenas para el desarrollo sustentable. b. Evitar, prevenir, mitigar posibles impactos adversos a la población indígena. c. Reconocer los derechos basados en las costumbres o tradiciones de los pueblos y comunidades indígenas y no indígenas, respecto a las tierras y territorios tradicionalmente ocupados y usados. d. Proveer las directrices y procedimientos claros para el desarrollo de Planes para Pueblos Indígenas (PPI), en los casos que sean necesarios. El MPPI es pertinente para ambas regiones del C6 e incluye: (a) procesos para beneficiar a las comunidades indígenas en actividades y sub-proyectos con objetivos en pro de la conservación de los recursos naturales; (b) apoyo para facilitar el acceso de las comunidades al financiamiento de pagos por servicios ambientales (PSA) y subproyectos; y para su fortalecimiento a través de organizaciones de la sociedad civil; (c) participación de los grupos indígenas en el monitoreo de sus recursos naturales a través de los sub-proyectos; y (d) vínculo con la Comisión Nacional para el Desarrollo 24 MANUAL DE OPERACIONES C6 de los Pueblos Indígenas (CDI) y otras entidades que apoyan a los pueblos indígenas. El monitoreo y evaluación del proyecto incluirá indicadores específicos para registrar la participación y beneficios a estos grupos. En las ANP y sitios en las cuencas en los que haya pueblos indígenas el proyecto desarrollará Planes de Pueblos Indígenas (PPI). Hay pueblos indígenas en cuatro de las cuencas seleccionadas para el Golfo de México, mientras que también hay pueblos indígenas en dos de las cuencas elegibles en el Golfo de California, las cuales que pueden llegar a tener recursos de contrapartida al proyecto. Si estas cuencas con pueblos indígenas son seleccionadas para recibir el financiamiento de contrapartida, se llevará a cabo un diagnóstico social (como tuvo lugar en el Golfo de México) y se prepararán los PPI, según sea necesario. El proyecto incluirá la elaboración e implementación de PPI en las ANP y en los sitios de enfoque dentro de las cuencas en los que haya poblaciones indígenas. Los sitios de enfoque serán sub-cuencas o micro-cuencas seleccionadas a partir de la información ambiental y social, que el INECC priorizará. De acuerdo a la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI) la tipología de municipios permite la identificación de municipios indígenas (40% y más de pueblos indígenas), con presencia de población indígena (menos de 40% de población indígena y más de 5,000 indígenas, así como municipios con presencia importante de hablantes de lengua minoritaria) y municipios con población indígena dispersa (menos de 40% de población indígena). El desarrollo de PPI en los sitios de enfoque para el Componente 2 del proyecto tendrá lugar cuando los municipios correspondientes estén clasificados como indígenas o con presencia de población indígena (tipología A, B, C y D de CDI). Se reconocerá la presencia indígena y se aplicarán las previsiones de este MPPI en las comunidades cuando éstas presenten las siguientes características: a) Su propia identificación como miembros de un grupo determinado de cultura indígena y el reconocimiento de su identidad por otros; b) Un apego colectivo a hábitats geográficamente definidos o territorios ancestrales en la zona del proyecto y a los recursos naturales de esos hábitats o territorios; c) Instituciones basadas en las costumbres o tradiciones culturales, económicas, sociales o políticas distintas de las de la sociedad y cultura dominantes, y d) Una lengua indígena, con frecuencia distinta de la lengua oficial del país o región. En el caso de las ANP, las comunidades indígenas que serán consideradas por el proyecto serán las que habiten dentro de los límites del ANP o utilicen recursos naturales dentro del ANP. Como se explica a continuación en el Componente 1, que es el que incide en las ANP, por medio de la participación en los Consejos o Sub-consejos Asesores, la CONANP y los representantes indígenas prepararán Planes de Pueblos Indígenas (PPI), que reflejarán las adaptaciones o los esfuerzos adicionales que se tomarán para asegurarse de que ellos también se beneficiarán de las inversiones realizadas en el proyecto y que los efectos adversos serán mitigados de forma culturalmente apropiada y adecuada. 25 MANUAL DE OPERACIONES C6 El Componente 1 se basa en la implementación de Planes de Acción de Desarrollo Sustentable (PADS), que son parte medular del Marco de Procedimientos (MP), y de Planes de Pueblos Indígenas (PPI), que son parte del MPPI y que estarán incluidos en los Planes Operativos Anuales (POA). Las ANP pueden restringir el acceso a cierto tipo de uso de suelo, de acuerdo a las restricciones de los Programas de Manejo. Por lo tanto, los Consejos Asesores, los cuales incluyen a los grupos indígenas, participarán en la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) a cargo de la CONANP. Los POA incluirán los PPI con actividades y presupuesto específicos para el apoyo a pueblos indígenas en las ANP. Construyendo sobre los 16 años de experiencia de apoyo del GEF vía BM a 24 ANP en México, el personal de la CONANP desarrollará planes estratégicos a 5 años con resultados e indicadores derivados del Programa de Manejo. A partir de estos planes estratégicos la CONANP elaborará los POA para un año específico con la participación de los Consejos Asesores. En estos últimos estarán representados los grupos indígenas, como marca la LGEEPA en su Reglamento en Materia de ANP. Los POA incluirán actividades con metas y presupuesto, que mitiguen las restricciones en los grupos afectados por su acceso a los recursos naturales. Estas actividades son los PADS. Las actividades con metas y presupuesto que beneficien a los grupos indígenas constituirán los PPI. Como los recursos que apoyarán a las ANP por parte del proyecto serán patrimoniales, el FMCN dará manejo financiero por un año antes de canalizar los intereses a los POA. Esto permitirá que la planeación estratégica de las ANP que entren al proyecto gradualmente tenga lugar a más tardar en junio del año anterior al ejercicio. El Comité de Inversiones del FMCN determinará en julio de cada año el flujo de recursos para el año siguiente con base en proyecciones financieras. El FMCN comunicará a la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) la disponibilidad de estos recursos en julio con la solicitud de que inicie la elaboración de los POA con base en este presupuesto. A su vez, con base en la distribución que acuerde el Comité Técnico del Proyecto (CTP) la UCP, vía las URP, informará a los Directores de las ANP incluidas en C6 sobre el presupuesto disponible para que elaboren los POA respectivos. Para que los POA sean aprobados por el Comité Técnico del Proyecto (CTP) para ser financiados, la URP revisará la evidencia presentada por la CONANP que muestre la participación de los Consejos Asesores en la elaboración de los POA con la inclusión de los PADS y PPI (septiembre de cada año). El resumen de cómo se atendieron estos requisitos estará incluido en el Plan Anual de Gasto y Presupuesto Consolidado (PAGyPC), que la UCP entregará al BM (noviembre de cada año) con el programa de gasto del año siguiente una vez que el PAGyPC haya sido aprobado por el CTP (octubre de cada año). Con la no objeción del BM, el PAGyPC será presentado al Consejo Directivo del FMCN en diciembre de cada año para asegurar que el flujo financiero esté disponible a partir de enero de cada año. 26 MANUAL DE OPERACIONES C6 Una vez que inicie la ejecución de los POA, la CONANP entregará reportes semestrales sobre la ejecución de los POA a las URP. Será un requisito para el siguiente desembolso que los reportes vayan acompañados de la evidencia de que los reportes anteriores fueron compartidos con el Consejo Asesor. El ciclo de proyecto, así como los procedimientos detallados y las responsabilidades de las diferentes instituciones está en la Segunda Sección de este Manual de Operaciones. El Componente 2 del proyecto, el cual se enfoca en la sustentabilidad de las cuencas, no involucra restricciones, ya que se basa en la participación voluntaria de los interesados en el pago por servicios ambientales (PSA) y en sub-proyectos enfocados en agro-ecosistemas y manejo forestal sustentable. La estrategia social y ambiental será la que ha sido construida por CONAFOR para la operación del proyecto de Bosques y Cambio Climático (SIL) para el PSA, mientras que el FMCN utilizará sus 19 años de experiencia en convocatorias, que han apoyado más de 1,000 proyectos. El MPPI para el proyecto Bosques y Cambio Climático se actualizó en el año 2012 y se utilizará para el Componente 2 en el subcomponente de PSA. Se encuentra en el Apéndice 13.4. En el caso del sub-componente para PSA el apoyo se dará con base en los lineamientos que la CONAFOR publique anualmente tanto para el PSA hidrológicos como PSA por biodiversidad. El Programa de Pago por Servicios Ambientales está enmarcado también en el proyecto Bosques y Cambio Climático, el cual está dirigido a comunidades y ejidos forestales, en muchos de los cuales existe presencia indígena1 y contará con un Plan General de Pueblos Indígenas, el cual propone las líneas de acción y actividades para garantizar una participación activa, informada y culturalmente apropiada de los pueblos indígenas en dicho Programa y sus beneficios. En el caso del sub-componente enfocado en sub-proyectos del componente 2, el INECC determinará los sitios de enfoque en cada cuenca antes de que los recursos para esta cuenca estén disponibles. Si los sitios de enfoque tienen poblaciones indígenas, la URP diseñará un PPI acorde con el presupuesto en el primer trimestre del año. El desarrollo de PPI en los sitios de enfoque para el Componente 2 del proyecto tendrá lugar cuando los municipios correspondientes estén clasificados como indígenas o con presencia de población indígena (tipología A, B, C y D de CDI). Este PPI será presentado al CTP en marzo de cada año junto con la propuesta de convocatoria para los sub-proyectos. El PPI contendrá la identificación de las comunidades indígenas en los sitios de enfoque, las actividades necesarias para asegurar la difusión de la convocatoria en los sitios de enfoque, considerando los medios más adecuados para las poblaciones indígenas, la identificación de las organizaciones que pudieran apoyar a estos grupos en la elaboración de las propuestas, cómo van a participar en el desarrollo del PPI y la evidencia de su amplio apoyo comunitario para la versión final de la PPI, así como las metas y presupuesto correspondiente. Una vez aprobadas por el CTP, la convocatoria para sub-proyectos y el PPI serán enviados al BM por la UCP, la 1 Del total de beneficiarios de los Programas de la CONAFOR, 25% son población indígena. 27 MANUAL DE OPERACIONES C6 cual solicitará su no-objeción en abril. En julio las cuatro instituciones del proyecto publicarán la convocatoria y la URP se encargará de su difusión y del apoyo a grupos indígenas de acuerdo al PPI aprobado por el BM. Las propuestas serán entregadas en septiembre de cada año siguiendo el ciclo de proyecto que el FMCN tiene para todas sus convocatorias y que ha sido resultado de 19 años de experiencia en convocatorias. La URP revisará que las propuestas recibidas cumplan con los requisitos mínimos y enviará las que cumplan a evaluadores externos. Estos evaluadores serán al menos tres y al menos uno de ellos será experto en trabajo con comunidades indígenas. En octubre los evaluadores calificarán las propuestas con base en los criterios contenidos en la convocatoria, así como el cuestionario incluido en el Marco de Gestión Ambiental y Social (MGAS) (Apéndice 13.2) del proyecto. En octubre, el CTP revisará los resultados de la evaluación externa y seleccionará con base en las calificaciones a los sub-proyectos que serán financiados. Una vez que los proponentes de las propuestas seleccionadas integren las recomendaciones de los evaluadores externos y del CTP, la URP las integrará en el Plan Anual de Gasto y Presupuesto Consolidado (PAGyPC), que será enviado al BM en noviembre para su no objeción. Una vez que el BM haya aprobado el PAGyPC, éste será presentado al Consejo Directivo del FMCN. Con su aprobación, el FMCN canalizará los recursos correspondientes para que el desembolso a los sub-proyectos inicie en enero siguiente. Estos procedimientos están descritos a detalle en la Segunda Sección de este Manual de Operaciones del proyecto. El Componente 3 se enfoca en el fortalecimiento de capacidades para el monitoreo de cambio de uso de suelo, biodiversidad, agua y cambio climático. Las organizaciones y comunidades apoyadas por el PSA y por sub-proyectos en los sitios específicos seleccionados en las cuencas serán invitadas a participar en el monitoreo. Las convocatorias para sub-proyectos publicadas por el FMCN (Componente 2) especificarán que las comunidades seleccionadas, incluyendo las indígenas, recibirán entrenamiento y fondos para llevar a cabo el monitoreo, lo cual estará incluido en el PPI (ver descripción del Componente 2). El monitoreo ha mostrado ser una herramienta para empoderar a las comunidades en relación a sus recursos naturales. El Componente 4 está dirigido a fortalecer la colaboración inter-institucional y la participación social. De particular importancia para los pueblos indígenas será la coordinación con las inversiones de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI), que el diagnóstico social determinó como una de las instituciones clave por sus inversiones en comunidades indígenas en las cuencas seleccionadas por el proyecto. Con el apoyo de las redes locales y los Comités Regionales, la URP promoverá la alineación de inversiones de otras entidades en pro del manejo integral de la cuenca a través de los PAMIC. Adicionalmente, los recursos del proyecto y de contrapartida apoyarán a la construcción de una Comunidad de Aprendizaje que permitirá el intercambio de experiencias entre organizaciones trabajando en las diferentes cuencas, incluyendo a los grupos indígenas. Las actividades de las que se beneficiarán los participantes de la Comunidad de 28 MANUAL DE OPERACIONES C6 Aprendizaje, incluyendo a sus integrantes indígenas, incluye visitas a otros subproyectos, asesoría especializada en temas que la Comunidad de Aprendizaje considere relevante y acceso a información de experiencias afines. 3.3 Marco de Procedimientos El Marco de Procedimientos (MP) (Apéndice 13.5) describe los requisitos a atender por el C6 para mitigar los posibles impactos sociales por las restricciones de acceso a los recursos naturales en las áreas naturales protegidas (ANP) federales incluidas en el proyecto conforme a la Política Operacional de Reasentamiento Involuntario del BM (OP 4.12). El MP tiene como objetivo apoyar a las comunidades que pudieran verse limitadas en su acceso a los recursos naturales por los lineamientos del decreto del ANP o su Programa de Manejo. Este Marco aplica exclusivamente al Componente 1 del proyecto, que tendrá lugar en ANP y la ejecución será supervisada por la URP. Se espera que el proyecto tenga efectos positivos en la conservación de las cuencas y sus recursos y contribuya de esta manera al desarrollo regional y al bienestar de sus habitantes. La estrategia de conservación en las cuencas se basa en una participación voluntaria en diversos programas que proporcionan incentivos y transferencias para propiciar el manejo adecuado de los recursos. No incluye ningún reasentamiento físico. Sin embargo, dentro de las ANP, las medidas de conservación de sitios vulnerables o que requieren protección por su riqueza biológica, pueden restringir el acceso a los recursos naturales para el logro de sus objetivos de conservación. Estas limitaciones están establecidas en el decreto de las ANP y sus Programas de Manejo. Para atender estas restricciones el MP integra dos instrumentos que han sido utilizados en México con éxito en los últimos 15 años en dos proyectos financiados por GEF vía el BM enfocados en la consolidación del Sistema Nacional de ANP, conocidos como SINAP 1 y 2. Estos instrumentos son los Planes de Acción de Desarrollo Sustentable (PAD) y, en las ANP con pueblos indígenas, los Planes para Pueblos Indígenas (PPI). Estos últimos están descritos en la sección anterior y a detalle en el documento Marco de Planificación para Pueblos Indígenas (MPPI) (Apéndices 13.3 y 13.4). Tanto los PAD como los PPI en el Componente 1 formarán parte de los Planes Operativos Anuales (POA) de las ANP, que son materia de la Segunda Sección de este Manual de Operaciones. La CONANP, a través de los Directores de las ANP, será responsable de la implementación de los procesos consultivos requeridos para el establecimiento de nuevas ANP, y de la aprobación de los Planes Operativos Anuales (POA). En general, estos últimos incluyen la divulgación, revisión y consenso por parte de los Consejos Asesores representativos de las comunidades, incluyendo las indígenas, y residentes del área protegida y su zona de influencia, como una condición necesaria para la aprobación de los POA y el desembolso de fondos. Los POA integran los PPI y los Planes de Acción de Desarrollo Sustentable (PAD), los cuales forman parte del Marco de Procedimientos. Su elaboración está descrita a detalle en la Segunda Sección de este Manual de Operaciones. 29 MANUAL DE OPERACIONES C6 3.4 Responsabilidades de los Directores de las ANP El Director del ANP tiene como atribuciones administrar, manejar y ejecutar acciones para preservar los ecosistemas y sus elementos del ANP correspondiente, conforme a los objetivos y lineamientos establecidos en el Programa de Manejo, así como el decreto del ANP respectiva. Con relación a C6, el Director del ANP es responsable de: a) elaborar el POA del ANP para el gasto corriente con la participación de los Consejos Asesores (CA), asegurándose de incluir actividades que cumplan con las salvaguardas ambientales y sociales descritas en los marcos lógicos de cada ANP. El POA deberá ajustarse al formato presentado en este Manual y cumplir con los requisitos para su aprobación señalados en este documento; b) someter oportunamente el POA y documentación asociada a la consideración de la URP; c) elaborar un plan de necesidades semanal basado en las actividades del POA correspondiente; d) asegurarse del cumplimiento del POA propuesto, a fin de que los recursos que opere el FR se utilicen para las actividades aprobadas; e) cumplir con los reportes técnicos y con los documentos asociados con las actividades de monitoreo especificados en este Manual en forma oportuna, a fin que el FR pueda realizar el reporte administrativo correspondiente; f) informar por escrito a la URP inmediatamente de cualquier desastre natural en la reserva, así como elaborar y enviar al FR un plan de necesidades inmediatas, que requiera del uso del Fondo de Emergencia; g) supervisar al personal del ANP a su cargo; h) obtener recursos complementarios para el ANP a su cargo, con el objetivo final de lograr la autosuficiencia financiera del ANP por medio de recursos alternativos a C6; i) cooperar con auditores y consultores relacionados con el monitoreo del programa; j) cumplir con las obligaciones que la CONANP le confiera. 3.5 Estructura y Funcionamiento de los Consejos Asesores en las ANP Los Consejos Asesores (CA) son órganos de participación social local, de consulta, concertación y planeación, de los sectores público, social, académico y privado, cuyo fin es la coordinación de acciones para la conservación y aprovechamiento sustentable de los recursos del ANP, teniendo como marco el decreto de creación y el Programa de Manejo del ANP. Los CA tienen como objetivo emitir recomendaciones, asesorar y apoyar a las Direcciones de las ANP, en el manejo y administración de la misma (para la regulación y funcionamiento de los CA, remitirse al Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en Materia de Áreas Naturales Protegidas). 30 MANUAL DE OPERACIONES C6 Entre sus funciones principales, destaca la participación directa en los procesos de planeación para alcanzar el desarrollo sustentable del ANP; en la elaboración, aplicación y/o evaluación del Programa Manejo del ANP; y emitir opinión sobre los proyectos y actividades que se incorporan al POA del ANP. Cada CA se integra por un Presidente Honorario, que recae en el Gobernador Constitucional del Estado en que se ubica el ANP; un Presidente Ejecutivo, electo en reunión del Consejo de entre sus miembros; el Secretario Técnico, que será el Director del ANP; el Presidente(s) Municipal(es) en que se ubica el ANP; y representantes de instituciones académicas, organizaciones sociales, ejidos y comunidades, organismos empresariales o privados, organismos de la sociedad civil (OSC). Cada CA podrá funcionar a través de sub-consejos, pudiendo establecer, entre otros, los sub-consejos microregionales, sectoriales y/o temáticos. En general, los sub-consejos tienen como funciones principales, Revisar y proponer las estrategias del ANP, conforme al Programa de Manejo. Coadyuvar en los mecanismos de gestión y apoyo financiero de los proyectos. Coadyuvar en la difusión nacional e internacional de las diversas actividades del ANP. Proponer medidas específicas de conservación y desarrollo sustentable. En lo particular, se tienen funciones específicas para los diferentes tipos de subconsejos: a) Sub-consejo(s) microregionales: integrado por los propietarios, habitantes y usuarios del área; estos pueden ser a nivel micro-regional, sectorial o comunitario, entre otras formas de organización propias del área. Funciones específicas: Promover y fomentar la participación de las comunidades, organizaciones e instituciones, en la identificación y aplicación de proyectos microregionales de desarrollo sustentable. Participar en los procesos de planeación de las acciones y proyectos de conservación y desarrollo sustentable, con apego al Programa de Manejo del ANP, bajo un esquema integral de región y microregión. b) Sub-consejo(s) Sectoriales: se refieren a asuntos de un sólo grupo de interés del ANP. (p.e. pescadores, ganaderos, mineros, prestadores de servicios turísticos, etc.). Funciones específicas: Asesorar e impulsar conjuntamente con la Dirección del ANP, la instrumentación de proyectos sectoriales, para la conservación y el aprovechamiento sustentable de los recursos naturales del ANP. Detectar cualquier actividad o problema relacionado con el sector, que pudiera 31 MANUAL DE OPERACIONES C6 afectar la integridad de los recursos naturales y la salud de los pobladores locales, coadyuvando en su solución. c) Sub-consejos temáticos, integrado con las personas responsables de emitir opiniones y proporcionar capacitación técnica (p. e. científico-académico, grupos indígenas, deforestación, ordenamiento del territorio, etc.). Funciones específicas: Revisar y proponer los fundamentos de las estrategias y medidas de conservación del ANP dentro de su área temática. Proporcionar asesoría y asistencia a los Sub-consejos sectoriales y/o microregionales que integran el Consejo Asesor del ANP. 3.6 Recursos para la Estrategia Social Las actividades enfocadas a atender los marcos de salvaguardas, que son el MGAS, los MPPI y el MP, deberán contar con presupuesto de cada componente. El Coordinador Regional del Proyecto (CRP) deberá señalar en el PAGyPC las actividades y presupuesto que atienden los marcos. Este PAGyPC será sometido al BM para su no objeción después de haber sido revisado y aprobado por el CTP. Con respecto al Componente 1 del C6, la planeación estratégica de cada ANP permitirá derivar un marco lógico como instrumento de planeación, el cual será la base de los POA. Esos POA cada año establecerán actividades técnicas enfocadas al cumplimiento de la estrategia social que se presupuestarán de acuerdo a los procedimientos de salvaguarda descritos en este Manual de Operaciones. En la Segunda Sección de este Manual de Operaciones están descritos los Requisitos para la aprobación de los POA. En las ANP en que proceda la implementación de PPI, se espera que del 20 al 30% de los recursos sean destinados a actividades técnicas (como parte de la estrategia social) que se desarrollen en comunidades indígenas. Estos recursos podrán provenir de fuentes alternativas al C6. 4. Gestión Financiera 4.1 Flujo de Fondos El proyecto va a utilizar los siguientes dos métodos de desembolso: (i) pago directo para la capitalización de los dos fondos patrimoniales; (ii) anticipo a la cuenta designada, que será administrada por el FMCN, para el total de gastos corrientes. El proyecto tendrá una sola cuenta designada, misma que será una cuenta concentradora (pooled) en dólares del FMCN. Por parte del FMCN El capital del C6, que es el Fondo Cuencas Costeras (FCC), estará invertido con una institución financiera independiente como en el proyecto SINAP 1 y 2 a cargo del FMCN. 32 MANUAL DE OPERACIONES C6 Los criterios de selección de esta institución financiera consideraron la calidad de los servicios, experiencia, reputación, así como la seguridad y estabilidad que ofrece sobre el capital invertido. El FMCN invertirá el capital del FCC en una cuenta exclusiva con la institución financiera. Los intereses generados anualmente serán transferidos a una cuenta concentradora de inversión del FMCN en pesos. De acuerdo a los requerimientos, el FMCN transferirá los recursos de la cuenta de inversión a una cuenta concentradora operativa. En esta cuenta operativa los recursos de C6 estarán segregados por centro de costos por medio del sistema financiero que el FMCN utiliza para todos sus proyectos, que es DynaWare (DW). Los recursos no patrimoniales serán depositados por el BM en una cuenta concentradora de inversión en dólares con la institución financiera. De acuerdo a las necesidades operativas, el FMCN transferirá los montos requeridos a la cuenta concentradora de inversión del FMCN en pesos y de ahí a la cuenta concentradora operativa. En esta cuenta operativa los recursos de C6 estarán segregados por centro de costos por medio del sistema financiero DW que el FMCN utiliza para todos sus proyectos. El Comité de Inversiones (CI) del FMCN proporciona su apoyo al CTP para la supervisión técnica de la institución financiera. El CI define la estrategia de inversión, recomienda los cambios en la misma e instruye a la institución financiera través de un asesor financiero para que invierta en los diferentes valores, considerando la política de inversión (Apéndice 13.6) acordada con el BM. El CI podrá recomendar cambios a la política de inversión, que tendrán que ser aprobados por el Consejo del FMCN para su aplicación. Adicionalmente, será necesaria la no objeción del BM. El CI mantendrá al CTP informado de estos cambios a través de su Presidente. El FMCN cuenta con un asesor financiero que reporta al CI, da seguimiento diario a las inversiones, asesora en temas referentes a cambios en estrategia de inversión, verifica desembolsos enviados y recibidos, así como necesidades de flujo de efectivo del programa y desempeño de la institución financiera. Si el desempeño de la institución financiera no es considerado satisfactorio, el CI tendrá la responsabilidad de cambiarlo y de dirigir el proceso de selección de acuerdo a los procedimientos señalados en este Manual de Operaciones. El proceso de elección deberá contar con la no objeción del BM y la autorización del Consejo del FMCN antes de la contratación correspondiente. El CI determinará el nivel de gasto del proyecto de acuerdo al rendimiento de las inversiones. Si por fluctuaciones del mercado de valores el proyecto necesitara tomar parte del capital además de los rendimientos anuales, la invasión del capital deberá ser una decisión conjunta entre el CTP y el CI, que deberá contar con la no objeción del BM y la aprobación del Consejo del FMCN antes de proceder a su ejecución. 33 MANUAL DE OPERACIONES C6 Por parte de CONAFOR El flujo para el manejo de los recursos que conformen los paquetes de inversión del FPB se realizará a través de Nacional Financiera, S.C. (NAFIN), quien depositará los recursos del donativo al Fondo Forestal Mexicano para enviarse a la subcuenta en FID BANORTE Mandato No. 744793 MEX, quien lo operará a través de su portafolio de inversión, considerando las salvaguardas y los lineamientos del Comité Mixto del Fondo Forestal Mexicano. Una vez que se tengan los productos financieros suficientes, la CONAFOR podrá solicitar la disposición de los intereses de la inversión del paquete de inversión que corresponda con el fin de asignar dichos recursos a través de una Convocatoria. BANORTE, como agente de inversión de las subcuentas que conformen el FPB, deberá cumplir con la normatividad aplicable y los criterios establecidos en el “Acuerdo por el que se expiden los lineamientos para el manejo de las disponibilidades financieras de las entidades paraestatales de la Administración Pública Federal”, conforme a lo que indica el Apéndice 13.7 a este Manual. 4.2 Distribución de los Recursos del Programa El BM depositará los recursos del proyecto en dos fondos patrimoniales y una cuenta designada. Los recursos del FCC y la cuenta designada serán depositados en el FMCN, mientras que NAFIN recibirá los recursos del FPB. El rendimiento anual del FCC será aplicado en la siguiente proporción de cada uno de los cinco componentes con sus respectivos subcomponentes: Componente y subcomponente Porcentaje de aplicación de los intereses del FCC 1.2 Creación y consolidación de ANP vía Planes Operativos Anuales 54% 2.2 Sub-proyectos en agro-ecosistemas 14% 3. Habilitar el manejo adaptativo a través del fortalecimiento de las capacidades de monitoreo 14% 4. Mecanismos innovadores para colaboración interinstitucional y promoción de la participación social 11% 5. Manejo del proyecto la la 6% 34 MANUAL DE OPERACIONES C6 En el caso de los POA financiados por el Componente 1, el CTP definirá el presupuesto total a asignar a cada una de las ANP en C6 siguiendo la metodología que el mismo CTP elabore para este caso. Esta metodología deberá contar con la no objeción del BM previo a su aplicación. CONAFOR canalizará el rendimiento anual del FPB vía pagos por servicios ambientales (PSA) a los dueños de los bosques que cumplan con los lineamientos de la convocatoria publicada por CONAFOR y que hayan resultado elegidos. El recurso no patrimonial será depositado en su totalidad en FMCN. El FMCN ejecutará una parte y transferirá a los Fondos Regionales, FGM y FONNOR, el apoyo a los costos operativos correspondientes para la supervisión del proyecto. El recurso no patrimonial podrá tener manejo financiero. Los rendimientos que se generen podrán ser utilizados para el proyecto y el uso de los mismos se tendrá que mencionar en una nota dentro de los estados financieros auditados del proyecto. El FMCN transferirá parte de los recursos derivados del patrimonio y recursos no patrimoniales al FGM a través de un Convenio de Donación para realizar actividades de apoyo técnico de los componentes 1, 2, 3 y 4 para lo cual únicamente ejercerá recursos de gastos operativos mediante entregas parciales con base en presupuestos anuales. El Convenio contemplará la obligación del FGM de cumplir toda la normatividad del Proyecto incluyendo las normas de adquisiciones y contrataciones, así como la supervisión del cumplimiento de esta norma por parte del FMCN. De la parte del proyecto correspondiente a Golfo de California, la donación del FMCN al FONNOR de recursos provenientes del BM únicamente financiará al Coordinador Regional del Proyecto y un asistente técnico, junto con sus gastos operativos, bajo los mismos términos y condiciones que para el FGM. 4.3 Desembolsos Los desembolsos al FCC y al FPB los efectuará el BM cada vez que FMCN y la CONAFOR, respectivamente, comprueben el depósito de la contrapartida correspondiente. El monto del desembolso será por la misma cantidad que el monto de la contrapartida recibida hasta llegar al monto total del donativo patrimonial. En el caso del FMCN, una vez generados los intereses anuales de los recursos patrimoniales, el FMCN efectuará desembolsos semestrales al FGM y al FONNOR para la coordinación operativa y administrativa de los POA. El primer desembolso será a la firma del Contrato de Donación a celebrar por 12 meses; el segundo desembolso estarán condicionado a la liberación de los reportes técnicos y administrativos de los POA. En cuanto a los desembolso de los recursos no patrimoniales a la cuenta designada, el BM efectuará el primer desembolso a FMCN por aproximadamente el 20% del total del donativo no patrimonial. Los desembolsos subsecuentes se efectuarán conforme al ejercicio del recurso y presupuesto. 35 MANUAL DE OPERACIONES C6 Los desembolsos de recursos no patrimoniales que el FMCN efectúe a entidades ejecutoras por concepto de sub-proyectos, podrán efectuarse de manera trimestral o semestral. Esto dependerá del desempeño técnico y administrativo de la entidad ejecutora en proyectos apoyados por FMCN. Para las entidades ejecutoras que reciban por primera vez apoyo de FMCN, la programación de reportes y desembolsos será de manera trimestral. La comprobación de los gastos para efectos de desembolso a la cuenta designada será mediante la presentación de Estados de Gastos (SOE, por sus siglas en inglés). El proyecto contará con dos tipos de SOE: (i) personalizado para gastos proveniente de financiamiento de sub-proyectos (Formato 12.1); (ii) tradicional para todos los demás gastos. 4.4 Reportes Financieros y Auditoría Externa El FMCN (para los componentes 1, 2.2., 2.3, 3, 4 y 5) entregará al BM a más tardar el 15 de febrero y 15 de agosto los Reportes Financieros Intermedios (IFR por sus siglas en inglés), así como los estados financieros anuales del C6. Dichos reportes incluirán la información correspondiente al FGM y FONNOR, así como a los recursos no patrimoniales depositados en la cuenta designada. Los reportes del C6 estarán disponibles para que cualquier participante del proyecto pueda consultarlos. El CTP analizará estos reportes dentro de sus reuniones ordinarias. Los reportes financieros contendrán los gastos de cada componente del C6 y de los sub-proyectos por el periodo. Los estados financieros anuales del proyecto estarán basados en los modelos preparados como parte del IFR correspondiente al segundo semestre de año. Dichos estados financieros deberán ser auditados por un auditor externo elegible para el BM con base en los Términos de Referencia específicos, basados, a su vez, en los “Términos Generales de Referencia para auditorías a proyectos financiados por Organismos Financieros Internacionales” acordados entre el BM, el Banco Interamericano de Desarrollo y la Secretaría de la Función Pública (SFP). Los informes de auditoría deberán ser entregados en original en las oficinas del BM a más tardar el 30 de junio de cada año, es decir 6 meses después del término del período auditado. Los intereses generados por la cuenta designada del proyecto pertenecerán al FMCN y al proyecto, por lo que deberán ser utilizados en gastos directamente asociados con el proyecto. Asimismo, el BM recomienda incluir en los estados financieros del proyecto una nota informativa sobre el uso de dichos recursos. Adicionalmente, el FMCN deberá contar con los estados financieros dictaminados FCC, mismos que deberán incluir un informe de desempeño anual de la inversión FCC elaborado por el asesor financiero contratado por el FMCN bajo la supervisión CI. Dichos estados financieros podrán formar parte del informe de auditoría anual propio FMCN y podrán ser solicitados por el BM. del del del del 36 MANUAL DE OPERACIONES C6 A su vez, CONAFOR (para el sub-componente 2.1) deberá contar con los estados financieros anuales de los fondos invertidos en el FPB. De igual manera, dichos estados financieros deberán estar dictaminados por un auditor elegible para el Banco Mundial y estar disponibles para su entrega al BM. A continuación, se resumen los arreglos del proyecto en materia de reportes financieros y auditoría: Reporte Reportes Financieros Intermedios (IFR) Informe auditoría recursos no patrimoniales Estados financieros dictaminados del FCC Estados financieros dictaminados del FPB Fecha límite Comentarios de entrega 15 de febrero y 15 de Obligatorio agosto Entidad Periodicidad FMCN Semestral FMCN Anual 30 de junio FMCN Anual 30 de junio CONAFOR Anual 30 de junio Obligatorio A solicitud del Banco Mundial A solicitud del Banco Mundial 4.5 Contabilidad Del FMCN El FMCN se basa en las Normas Internacionales de Información Financiera para llevar a cabo su contabilidad, ya que estas además de tener aprobación de nuestras autoridades fiscales para implementarlas en México, contribuyen al desarrollo y adopción de principios de contabilidad relevantes, balanceados e internacionalmente comparables, fomentando su observación en la presentación de estados financieros. Para complementar el seguimiento contable, financiero, presupuestal, fiscal y de auditoría, el FMCN cuenta con una herramienta de alto desempeño para el seguimiento de estos temas, además de proporcionar la información para la elaboración de reportes a donantes. Esta herramienta, llamada DynaWare (DW), permite controlar, de manera segregada y a un detalle muy fino, el ejercicio presupuestal. DW da seguimiento puntual a cada uno de los recursos con los que opera el FMCN, de manera precisa, consistente y oportuna. A partir de 2012 el FMCN consolidó todas sus cuentas bancarias en una única cuenta obteniendo la segregación correspondiente para cada programa, proyecto y donante a través de los centros de costos y proyectos que se manejan en DW. El proceso de control interno que se implementa con esta herramienta para el seguimiento de los proyectos que tiene FMCN a su cargo, es como sigue: 37 MANUAL DE OPERACIONES C6 1. DW cuenta con cuatro niveles de registro para el seguimiento preciso de cada proyecto: a. Centro de costos b. Proyecto c. Cuenta contable d. Materiales 4.5.1 Centro de costos El centro de costos es el nivel que establece a qué programa y subprograma corresponde el presupuesto y ejercicio del gasto del proyecto. El centro de costos para C6 será: Cta. de registro Nombre PIP-C6 CUENCAS COSTERAS PIP-C6 FONDO CUENCAS COSTERAS (PATRIMONIAL) PIP-C6 CUENCAS COSTERAS CUENTA DESIGNADA PATRIMONIAL) PIP-C6 CUENTA DESIGNADA BIENES PIP-C6 CUENTA DESIGNADA OBRAS PIP-C6 CUENTA DESIGNADA CONSULTORIAS PIP-C6 CUENTA DESIGNADA CAPACITACIÓN ENTRENAMIENTO PIP-C6 CUENTA DESIGNADA COSTOS OPERATIVOS PIP-C6 CUENTA DESIGNADA NO CONSULTORÍAS PIP-C6 CUENTA DESIGNADA SUBPROYECTOS PIP-C6 CUENTA DESIGNADA INTERESES R (NO Y R R R R R R R R 4.5.2 Proyecto En este nivel se registran todos los donantes que aportan dinero a los proyectos. Este nivel permite segregar cada partida presupuestal y gasto de acuerdo al donante. Se complementa directamente con el centro de costos permitiendo tener un fácil control de todas y cada una de las transacciones que se generan en cada proyecto. 4.5.3 Cuenta contable Este registro permite dar de alta el presupuesto para cada proyecto, asignándolo al centro de costos y proyecto (donante) correspondiente. También asigna el gasto para el registro de la contabilidad y procesamiento de la auditoría de estados financieros y auditorías especiales. La estructura del catálogo de cuentas contables de FMCN está integrado como sigue: Cuenta 1 Nombre ACTIVO 38 MANUAL DE OPERACIONES C6 2 3 4 5 6 7 PASIVO PATRIMONIO INGRESOS APOYO A PROYECTOS CAMPO COSTOS Y GASTOS CUENTAS VERIFICADORAS EN 4.5.4 Materiales Cada proyecto cuenta con un presupuesto anual autorizado, el cual se registra en DW a nivel cuenta contable. Cada cuenta contable está integrada por materiales, los cuales permiten distinguir el gasto acumulado de cada cuenta contable, o bien, los gastos de manera individual. Este registro también permite llevar el control detallado de los subproyectos dentro del proyecto. De CONAFOR CONAFOR utilizará su Sistema Integral de Información Financiera (SIIF), el cual también es un sistema integral de información tecnológica utilizado para presupuestos, contabilidad y pagos. 4.6. Control interno Del FMCN El FMCN cuenta con una estructura de control interno la cual fomenta la eficiencia y eficacia de las operaciones, garantiza la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes, normas y lineamientos vigentes. Las funciones de manejo financiero están claramente segregadas. El FMCN lleva a cabo acciones de control interno bajo la implementación de manuales operativos institucionales y de proyectos, guías de procedimientos administrativos y de recursos humanos y reglamentos de comités técnicos de programas. 4.6.1 Guía de procedimientos administrativos FMCN Esta guía tiene por objetivo los lineamientos y las responsabilidades de cada procedimiento administrativo. 1. Puntualiza el procedimiento para su revisión, renovación y relación con otros documentos de control interno. 2. Describe de manera general las funciones y responsabilidades de las áreas del FMCN. Presenta el organigrama operativo. 3. Detalla las políticas, procedimientos y responsabilidades referentes a la entrada 39 MANUAL DE OPERACIONES C6 de recursos, a la elaboración de presupuestos, al ejercicio presupuestal y a los procesos de auditoría. 4. Establece las políticas, procedimientos y responsabilidades referentes a temas diversos como la adquisición de activos y bienes de consumo, la gestión de seguros, el manejo de oficinas y el control de archivos, entre otros. 5. Indica el procedimiento a seguir para la correcta utilización de la herramienta DW. 6. Facilita los procesos de contabilidad financiera y administrativa hacia el interior del FMCN. 4.6.2 Guía de recursos humanos Esta guía tiene el propósito de alinear las capacidades del personal con la estrategia institucional. Examina y promueve una mejora continua en los Recursos Humanos y los procesos organizacionales. Asimismo, establece las políticas de personal para los temas que a continuación se mencionan: 1. Reclutamiento y selección, contratación e inducción de personal2. 2. Movimientos de personal, compensaciones, transferencias y promociones. 3. Terminación de las relaciones de trabajo. 4. Prestaciones y servicios, desarrollo social y desarrollo institucional. 4.6.3 Manuales de operación de proyectos Este tipo de manuales tienen como objetivo ser una herramienta de consulta útil y de fácil acceso para entender la operación de los proyectos que así lo requieren. Estos documentos incluyen las consideraciones generales de los donantes, sus lineamientos detallados y demás políticas que son necesarias para la ejecución del proyecto. Por ejemplo, el Manual de Operaciones del FANP, el Manual de Operaciones para los proyectos de los programas Mares y Costas y Bosques, así como el Manual de Operaciones del Fondo Monarca. 4.6.4 Reglamentos de comités técnicos El FMCN cuenta con Comités Técnicos, que asesoran al personal a cargo de los proyectos de la institución. Estos reglamentos establecen la integración del mismo comité, así como sus facultades, responsabilidades y funciones. Dentro de las principales responsabilidades de los comités se pueden listar las siguientes: 1. Revisar y aprobar los manuales administrativos y de procedimientos para aplicar los recursos provenientes de las diferentes fuentes, así como las políticas y normatividad aplicables a las licitaciones, subcontrataciones y adquisiciones. 2 La contratación del personal relacionada con recursos del Fondo para el Medio Ambiente Mundial seguirán las normas del Banco Mundial. 40 MANUAL DE OPERACIONES C6 2. Revisar y dar su visto bueno al presupuesto anual de los proyectos, para pasarlo a aprobación del Consejo Directivo del FMCN. 3. Conocer y mantener al día la información sobre la disponibilidad y ejercicio de los recursos de los proyectos. 4. Coordinar y evaluar los programas de trabajo y los reportes de actividades de los proyectos. 5. Resolver cualquier situación o conflicto que pudiera presentarse con respecto a la aplicación de los recursos y, en su caso, solicitar la intervención del Consejo Directivo del FMCN. 6. Decidir sobre la suspensión de los pagos o ministraciones a los sub-proyectos. 4.6.5 Sistema de Seguimiento a Proyectos del FMCN (SISEP) El SISEP es la base de datos en línea de los proyectos financiados por el FMCN. Está disponible para las organizaciones cuyas propuestas son apoyadas por el ingresando a la página http://sisep.org.mx. Éstas pueden ingresar las versiones aprobadas de sus propuestas para ser financiadas. Asimismo, los proponentes proporcionan su información legal en la sección de “formalización” para generar en automático el contrato a celebrar. El SISEP además permite dar seguimiento a los proyectos financiados, albergando sus reportes técnicos y administrativos en línea. El SISEP incluye la información de los proyectos que han sido financiados desde los inicios del FMCN. Tanto la UCP como las URP utilizarán el SISEP para el seguimiento a POA y sub-proyectos. El catálogo de cuentas para la elaboración de presupuestos y para el seguimiento administrativo, tanto de los POA como de los sub-proyectos, es el siguiente: 1000 Personal Técnico y de Campo 1001 Sueldos y salarios brutos 1002 Honorarios asimilables a salarios (brutos) y/o profesionales (brutos más IVA) 1003 Jornales 1004 Prestaciones 1005 Impuesto sobre nómina 2000 Servicios Profesionales (externos a la institución) 2001 Consultorías 2002 Servicios contables 2003 Servicios legales 2004 Otros servicios profesionales (especificar) 3000 Adquisiciones 3001 Equipo de cómputo y software 3002 Mobiliario y equipo de oficina 41 MANUAL DE OPERACIONES C6 3003 Equipo técnico (mayor a $5,000.00) 3004 Medios de transporte 4000 Costos Directos 4001 Papelería, insumos de cómputo y artículos de oficina 4002 Mensajería y correo 4003 Gastos de representación 4004 Comisiones bancarias 4005 Otros (especificar) 5000 Gastos del Personal de la Institución Ejecutora 5001 Viáticos para participación en talleres y seminarios (transportación terrestre, hospedaje y alimentos) 5002 Transportación aérea 5003 Cuotas de inscripción a talleres y seminarios 6000 Gastos de campo 6001 Viáticos de campo (hospedaje, alimentación, transportación terrestre) 6002 Transportación aérea 6003 Materiales e insumos de cómputo 6004 Comunicación, difusión y promoción 6005 Mantenimiento de vehículos y de equipo técnico 6006 Otros (especificar) taxis, combustible, 7000 Costos Indirectos 8000 Impuestos generales De CONAFOR El objetivo de las auditorías es verificar el cumplimiento de los objetivos del donativo, para tal fin la SFP emite los “Términos de Referencia para Auditorías de Proyectos Financiados por el Banco Mundial” a través de los cuales establece los lineamientos básicos a que habrán de apegarse los ejecutores de las Dependencias, Entidades Paraestatales y Órganos Desconcentrados, los auditores externos (firmas de Contadores Públicos), los Órganos Internos de Control en las dependencias así como los Agentes Financieros; en virtud de que consideran las expectativas de cumplimientos legales, normativos, de calidad y utilidad de la información requerida por el BM y la SFP. El FPB deberá ser auditado a fin de tener la seguridad de que los recursos se utilizan únicamente para los fines para los cuales fueron concedidos, teniendo en cuenta la economía, eficacia y consecución sostenible de los objetivos del FPB. Como parte de esta revisión, el BM solicita a CONAFOR, a través de NAFIN, presente los estados financieros para el seguimiento y la evaluación eficaz del Fondo. 42 MANUAL DE OPERACIONES C6 Adicionalmente, la CONAFOR presentará una auditoria externa de los recursos del Fondo, de forma anual. La auditoría debe incluir una planeación adecuada, la evaluación y prueba de la estructura y de los sistemas de control interno y la obtención de evidencia objetiva y suficiente para permitir a los auditores alcanzar conclusiones razonables sobre las cuales basar sus opiniones. Al realizar su trabajo, los auditores deben prestar atención especial a los siguientes requisitos: (i) Si todos los fondos han sido utilizados de acuerdo con el Convenio de Donación, con la debida atención a los factores de economía, eficacia y eficiencia y, solamente para los propósitos para los cuales fue proporcionado el financiamiento. (ii) Si los fondos de contraparte han sido proporcionados de acuerdo con los términos del Convenio de Donación. (iii) Si la CONAFOR mantiene todos los documentos de respaldo, registros y cuentas que sean necesarios. Si existen enlaces claros entre los registros contables y los informes presentados al BM. Los informes resultantes de la auditoría del fondo serán elaborados en los formatos y con base en los lineamientos establecidos al efecto en los Términos Generales de Referencia para Auditoria de proyectos financiados por el BM, dichos formatos son actualizados periódicamente y publicados en la página de internet http://www.funcionpublica.gob.mx (siguiendo la ruta: Quienes somos, organigrama, dirección general de auditorías externas, servicios que proporciona). La CONAFOR contratará a un Despacho de Auditores independientes que le asigne la SFP, de conformidad con los procedimientos y criterios de la misma Secretaría, para llevar a cabo la auditoría de las cuentas relativas al FPB. La auditoría del proyecto será realizada por la firma auditora, una vez emitido el dictamen del despacho auditor, éste entregará a NAFIN, el informe de auditoría para hacerlo llegar al BM. CONAFOR también tiene un Órgano Interno de Control (OIC), que informa a la SFP. El OIC está a cargo de conducir la revisión de las operaciones de CONAFOR, y en particular la auditoría física del programa. Los resultados del trabajo del OIC serán integrados con los informes de supervisión del Banco para mayor eficacia. 4.7 Presupuesto Del FMCN El presupuesto de cada programa y proyecto del FMCN tienen un proceso de elaboración, ejecución y seguimiento. Este proceso se lleva a cabo con el apoyo de la herramienta DW. 4.7.1 Diseño y registro del presupuesto a cargo del FMCN 1. En el mes de julio, la Directora de Tesorería, envía a los Directores de Área y Administradores de Proyectos los flujos disponibles del siguiente año calendario 43 MANUAL DE OPERACIONES C6 2. 3. 4. 5. 6. para cada programa, detallado a nivel proyecto y donante. La Directora de Conservación informará a los URP de la disponibilidad de fondos para C6. Durante los meses de julio, agosto y primer quincena de septiembre, los Administradores de Programas y Coordinadores de Proyectos, incluyendo los URP, programan las actividades que cada proyecto ejecutará el siguiente año calendario. Una vez hecha la programación, los Administradores de Programas determinan y detallan los gastos que deberán presupuestar para cada actividad programada. Para la segunda quincena de septiembre, la Directora Administrativa del Área de Conservación, revisa y consolida el presupuesto de toda el área, uniendo los presupuestos de los programas operantes. En la primera quincena de octubre los Directores y Coordinadores de Programas, incluyendo los URP, presentan a sus Comités Técnicos, incluyendo al CTP, los presupuestos terminados con la finalidad de ser evaluados y aprobados para presentar al Consejo Directivo de FMCN. Una vez aprobado por los Comités y el Consejo, se procede el registro en DW para su ejecución a partir del 1 de enero del año de calendario vigente. 4.7.2 Ejecución y seguimiento del presupuesto en el FMCN 1. Una vez cargado el presupuesto en DW, será responsabilidad del administrador, contratado como parte de la UCP por el FMCN, registrar correctamente, en cada centro de costos y proyecto, los gastos incurridos por cada actividad desempeñada. 2. En caso de no tener presupuesto para algún gasto, el cual se puede dar porque el proyecto haya cambiado de estrategia y por lo consiguiente de actividades, se pedirá autorización a la Directora de Tesorería y Control Presupuestal para abrir la llave presupuestal que no tenga recurso asignado. 3. El administrador de Programa tiene la responsabilidad de vigilar que el presupuesto se ejerza eficientemente y no se tenga un déficit. De CONAFOR La contratación de los recursos de financiamiento externo considera la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (LFPRH), específicamente Artículo 36, y la Ley General de Deuda Pública (LGDP), Artículo 17, así como la legislación complementaria que aplica en la contratación y uso de recursos financieros internacionales. El ejercicio de los recursos del C6 considera también las directrices operacionales del Banco y la normatividad específica que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), la SFP y NAFIN. Como se mencionó anteriormente, el presupuesto a cargo de CONAFOR tendrá el seguimiento por medio de su SIIF. Todos los intereses de la aportación al FPB se canalizarán a los dueños de los bosques por medio del Pago por Servicios Ambientales 44 MANUAL DE OPERACIONES C6 (PSA). 4.8 Fondo de Emergencia El CTP formula y emite la descripción de la operación del Fondo de Emergencia ante desastres naturales del FCC, mismo que estará a disposición de los Directores de las ANP beneficiarias de los recursos C6. El Fondo de Emergencia tiene como propósito el proveer recursos extraordinarios (i.e. adicionales a los que canaliza para cubrir el POA) para la atención de las necesidades excepcionales que las ANP puedan requerir como consecuencia de desastres naturales. Los fondos para este propósito provendrán de la reserva de capital del FCC destinado a las ANP (Componente 1 de C6). El acceso a los recursos del Fondo de Emergencia estará abierto a las ANP beneficiarias de los apoyos del GEF, en todo momento y cuantas veces sea necesario hasta alcanzar un límite del 10% del ejercicio previsto para todos los POA del año en curso. De acuerdo a lo establecido en el documento de actividades elegibles, sólo serán cubiertas actividades que son obviamente impredecibles e imprevisibles, cuya necesidad sea consecuencia de una contingencia (desastre natural) comprobable y cuya atención se estime crítica para la continuidad de la operación del ANP y la salvaguarda de los recursos que ésta contiene. No serán cubiertas otras actividades no previstas o no presupuestadas que a lo largo del desarrollo del POA se presenten como oportunidades. El ejercicio de estos fondos seguirá las mismas reglas que se sigan para el ejercicio del presupuesto regular del ANP. En la comprobación de gastos se señalará en las pólizas que el origen de los recursos corresponde al Fondo de Emergencia. En la eventualidad de una contingencia, conforme a los términos antes descritos, se seguirá el siguiente procedimiento para el empleo de los recursos del Fondo de Emergencia: 1.- El Director del ANP planteará por escrito al CRP, con copia a la Dirección Administrativa del Área de Conservación del FMCN, la necesidad inmediata de atender una emergencia comprobable, describiendo la naturaleza de la misma, el presupuesto requerido y las actividades a realizar usando el formato incluido en el Formato 12.2. 2.- El CRP someterá la solicitud al CTP para su evaluación y aprobación, misma que podrá otorgar el Presidente del CTP (o a quien éste designe) junto con cuando menos uno de sus miembros. Recabada la autorización, el CRP lo comunicará al Director del ANP y al FMCN, el cual procederá a transferir los fondos autorizados al FR, en uno o varios desembolsos dependiendo del monto en cuestión. 3.- Con la autorización y aún cuando no haya recibido los fondos, el FR podrá hacer los gastos a que haya lugar y reembolsarlos a partir de los recursos que reciba del Fondo de Emergencia. 45 MANUAL DE OPERACIONES C6 4.- El Director del ANP enviará un informe técnico al CRP sobre el ejercicio de los fondos recibidos a más tardar 60 días después de la fecha de recepción del último desembolso. El FR elaborará el reporte administrativo correspondiente en el mismo periodo. 5.- El CRP incluirá un resumen del informe presentado en el reporte técnico semestral del periodo en que ocurra la contingencia. Las únicas actividades que podrán ser financiadas a través del FE son: a) control y combate de incendios que sobrepasen la capacidad de combate prevista en el POA. b) tareas de rescate en caso de inundaciones o incendios. c) gastos hospitalarios y médicos mayores para el personal que participe directamente en la resolución de la contingencia. d) acordonamiento y señalización de una zona que sobrepasen la capacidad de acción de acuerdo al POA autorizado. e) reparaciones a instalaciones o equipo resultado de un desastre natural. f) todos aquellos gastos adicionales extraordinarios que requieran de un desembolso inmediato y que estén directamente relacionados con un desastre natural. 5. Adquisiciones y contrataciones Las adquisiciones y contrataciones se llevarán a cabo de conformidad con las Normas de Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios Distintos a los de Consultoría, con Préstamos del BIRF, Créditos de la AIF y Donaciones por Prestatarios del BM y las Normas de Selección y Contratación de Consultores , con Préstamos del BIRF, Créditos de la AIF y Donaciones por Prestatarios del BM, publicadas por el BM en enero de 2011. Cada contrato financiado por el proyecto, los métodos de adquisición o métodos de selección de consultores, la necesidad de pre-calificación, los costos estimados, los requisitos de revisión previa y los plazos que se acuerden entre el FMCN y el BM, deben estar contenidos en el Plan de Adquisiciones (Formato 12.3). El Plan de Adquisiciones se actualizará al menos cada año o según sea necesario para reflejar las necesidades reales de ejecución del proyecto y las mejoras en la capacidad institucional. El FMCN integrará el Plan de Adquisiciones en el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA) del BM y obtendrá su no objeción antes de la ejecución del Plan de Adquisiciones. El FMCN será el único organismo de ejecución responsable en materia de contratación y adquisición e implementará los procedimientos de adquisiciones y contrataciones del BM. Los recursos a cargo de CONAFOR serán canalizados únicamente a pagos por servicios ambientales (PSA) de acuerdo a los procedimientos descritos en al Manual 46 MANUAL DE OPERACIONES C6 del FPB. Éste último forma parte de este Manual como Apéndice a la Tercera Sección (Apéndice 13.7). Dentro el FMCN los recursos para gastos de supervisión de sub-proyectos en la zona del Golfo de México serán transferidos a la UCR en el FGM y las actividades que desempeñe esta última estarán estrechamente supervisadas por el FMCN. El FMCN transferirá parte de los recursos al FGM a través de un Contrato de Donación para realizar actividades de apoyo técnico de los componentes 1, 2, 3 y 4, para lo cual únicamente ejercerá recursos de gastos operativos (con excepción de los intereses del FCC) mediante entregas parciales con base en presupuestos anuales. El Contrato de Donación contemplará la obligación del FGM de cumplir toda la normatividad del proyecto incluyendo las normas de adquisiciones y contrataciones, así como la supervisión del cumplimiento de esta norma por parte del FMCN. De la parte del proyecto correspondiente al Golfo de California, la donación del GEF vía BM únicamente financiará al CRP y un asistente técnico, con sus respectivos gastos para su operación, bajo los mismos términos y condiciones que para el FGM. El receptor de los recursos será FONNOR, A.C. vía un Contrato de Donación, como en el caso del FGM. Los fondos regionales (FR), FGM y FONNOR, incluirán personal responsable de implementar los aspectos técnicos del proyecto. El personal de las UCR se pondrá en contacto con el administrador de la UCP dentro del FMCN para cualquier duda referente a adquisiciones y contrataciones. El FMCN ha desarrollado a lo largo de su experiencia un sistema para el seguimiento de gastos operativos, adquisiciones y contrataciones, así como selección de sub-proyectos (Sistema de Seguimiento a Proyectos SISEP), incluyendo las actividades de adquisiciones y contrataciones de los mismos. 5.1 Adquisiciones de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría En general los requisitos para la adquisición de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría están orientados por las siguientes consideraciones: a) atender a criterios de economía y eficiencia en la ejecución del proyecto; b) dar a todos los licitantes elegibles, la misma información e igual oportunidad de competir en el suministro de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría; c) fomentar el progreso de los contratistas y fabricantes del país; d) el proceso de contratación deberá ser transparente; e) no deberá existir conflicto de interés en un proceso de adquisiciones. Los bienes adquiridos para C6 incluirán vehículos, tecnología de la información, equipos electrónicos y equipo de oficina, entre otros. Se espera que la mayoría de los bienes sean de poco valor (menores a US$100,000). Adicionalmente el proyecto 47 MANUAL DE OPERACIONES C6 financiará servicios de no consultoría, tales como la capacitación, comunicación y divulgación, entre otros. Las pequeñas compras de bienes y servicios de no consultoría para contratos individuales y con firmas mayores a $5,000 y menores a $100,000 dólares podrán ser adquiridos por el FMCN a través del método de comparación de precios.. El procedimiento de adquisiciones consta de las siguientes etapas: a. Invitación a cotizar (formato 12.4.1), cuando el valor sea mayor a US$5,000. b. Solicitar al menos tres cotizaciones, cuando el valor sea mayor a US$5,000 c. Junto con las cotizaciones el FR, el FMCN o la organización apoyada para subproyectos, incluirá una breve explicación que indique las razones de selección de uno de los tres proveedores. Cumplidas las especificaciones técnicas el contrato se debe adjudicar a la oferta más baja. d. Anexar la orden de compra (formato 12.41), cuando el valor sea mayor a US$5,000. e. Anexar el CFDI (formato PDF y XML) del proveedor seleccionado y correspondiente a la adquisición del bien y/o servicio de no consultoría. f. En caso de ser un servicio de no consultoría el contrato a utilizar podrá ser el formato del proyecto (formato 12.4.5) o el contrato propuesto por el prestador de servicio, incluyendo en este último las cláusulas relativas a fraude y corrupción. Si no se reciben al menos tres cotizaciones se justificará la comparación de dos cotizaciones cuando exista evidencia suficiente de que sólo hay dos ofertas confiables o dos proveedores en la región. Por último, el contrato directo, de una sola fuente, podrá utilizarse cuando, a) exista una justificación conforme a las Normas del BM, como que el bien requerido sólo lo distribuye un proveedor, b) cuando es ampliación de un contrato anterior adjudicado con procedimientos aceptables al BM y que existan razones para que un proceso competitivo no sea el posible c) cuando se requieren repuestos o piezas compatibles con equipo anteriormente adquirido, d) el equipo es patentado o de marca registrada y sólo puede obtenerse de una fuente, e) su adquisición es esencial para obtener cierta garantía, o f) cuando se requiera tomar medidas rápidas después de una catástrofe natural. En estos casos la compra podrá hacerse como compra directa cuando se cuente con la no objeción del BM, la cual el FMCN tramitará a través de la UCP antes de la compra. Para tramitar la solicitud de la no objeción el FMCN requiere la justificación escrita explicando las razones para la compra directa. Para adquisiciones de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría menores a US$5,000 se deberá contar con la justificación escrita para la compra directa, pero no será necesaria la no objeción del BM. Dicha justificación será revisada por el FMCN de manera posterior a la adquisición. Estas compras no deben tener un valor agregado mayor a los US$10,000. 48 MANUAL DE OPERACIONES C6 La donación únicamente financiará pequeñas obras dentro de los sub-proyectos o POA como veredas, casetas y adecuaciones a pequeñas construcciones ya existentes. 5.2 Selección y contratación de consultores En general los requisitos en el proceso de selección de consultores están orientados por las siguientes consideraciones: a) contar con servicios de alta calidad, b) la necesidad de economía y eficiencia, c) dar a los consultores elegibles la oportunidad de competir, d) fomentar el desarrollo y empleo de consultores nacionales, e) la necesidad de que el proceso de selección sea transparente, y f) no deberá existir conflicto de interés en un proceso de selección de consultores. Los servicios de consultoría de empresas e individuos adquiridos en el marco de este proyecto incluyen la preparación de los planes de acción de manejo integrado de la cuenca, estudios de tenencia de la tierra, supervisión de monitoreo, planes de comunicación, estudios de financiamiento para la conservación y el desarrollo de mecanismos de financiamiento de conservación, asesoría legal, auditoría y consultores para procuración de fondos o monitoreo. No se espera que tengan lugar servicios de consultorías mayores a US$500,000 (que requieran de lista corta internacional) en el marco del proyecto. Las listas cortas de consultores para servicios cuyo costo estimado sea inferior a US$500,000 por contrato, pueden estar compuestas exclusivamente por consultores nacionales. Universidades, instituciones gubernamentales de investigación, instituciones públicas de formación y organizaciones de la sociedad civil en algunos campos especializados de conocimientos, podrán participar en la prestación de servicios de consultoría de acuerdo con las normas y políticas del BM. En cuanto a la intervención del BM previa a la contratación, todo servicio superior a US$200,000 por contrato, así como la selección de fuente única de empresas consultoras y selección de fuente única de consultores individuales, estarán sujetos a la no objeción del BM. Ésta será tramitada por el FMCN de manera previa a la contratación. El acuerdo final sobre los procesos sujetos a revisión previa del BM se regirá por el Plan de Adquisiciones. Uno de los métodos que el FMCN puede utilizar para selección de empresas es el método de selección basado en la calidad y costo. Éste es un proceso competitivo entre las firmas incluidas en la lista corta. Para seleccionar la empresa a la que se adjudicará el contrato, se tienen en cuenta la calidad de la propuesta y el costo de los servicios. El costo como un factor de selección debe utilizarse juiciosamente. La ponderación que se 49 MANUAL DE OPERACIONES C6 asigne a la calidad y al costo se determinará en cada caso de acuerdo a la naturaleza del trabajo que se ha de realizar. El proceso de selección para empresas consta de las etapas siguientes: a) preparación de los términos de referencia (TDR) (formato 12.4.7); b) preparación de la estimación de costos y el presupuesto y los criterios para la preparación de la lista corta; c) publicación de la solicitud de expresión de interés (formato 12.4.2); d) preparación de la lista corta de consultores; e) preparación y emisión del pedido de propuestas (que debe incluir: invitación a cotizar (formato 12.4.1), instrucciones a los Consultores (formato12.4.3), TDR (formato12.4.7) y borrador de contrato propuesto) (formato 12.4.4); f) recepción de propuestas; g) evaluación de las propuestas técnicas: consideración de la calidad; i) apertura pública de las propuestas financieras; j) evaluación de la propuesta financiera; k) evaluación final de calidad y costo; y l) negociación y adjudicación del contrato a la firma seleccionada. Cuando un contrato sea para servicios menores o situaciones de emergencia y no exceda de los US$100,000, podrá usarse el método de selección basada en las calificaciones de la empresa: Este método incluye: 1. La preparación de los términos de referencia (formato 12.4.7). 2. Obtención de expresiones de interés ( formato 12.4.2) de al menos tres firmas calificadas con experiencia relevante. 3. Evaluación y comparación de las firmas. 4. Selección de la firma con mejor calificación y experiencia. 5. La firma seleccionada presentará de manera combinada la propuesta técnica y financiera para la negociación. La selección fuente única puede resultar apropiada en los siguientes casos y sólo si se presenta una clara ventaja sobre el proceso competitivo conforme a las justificaciones aceptables en las Normas del BM como: a) en el caso de servicios que constituyen una continuación natural de servicios realizados anteriormente por la firma, b) en casos excepcionales tales como, pero no limitados a, operaciones de emergencia en respuesta a desastres naturales y situaciones de emergencia declaradas por el FMCN y reconocidas por el BM, c) para servicios muy pequeños (menores a US$100,000), o d) cuando solamente una firma está calificada o tiene experiencia de valor excepcional para los servicios. En cualquiera de estos casos, no es necesario que el FMCN emita un pedido de propuesta, sino que debe presentar al BM para su revisión y no objeción, los TDR del trabajo junto con una justificación suficientemente detallada que incluya las razones 50 MANUAL DE OPERACIONES C6 para utilizar contratación directa en vez de un proceso competitivo de selección. La no objeción se solicitará al BM siempre y cuando el importe de la consultoría rebase los US$5,000, de lo contrario será el FMCN el que dé su visto bueno. La solicitud de no objeción deberá ir acompañada de la propuesta técnica y económica, así como de los TDR. La no objeción es un requisito previo a la contratación. El contrato negociado también deberá ser enviado al BM previo a la contratación. Los consultores individuales (personas físicas) serán contratados para proporcionar asesoramiento técnico y apoyo al monitoreo, capacitación o procuración de fondos. Normalmente se emplea consultores individuales para servicios para los que (a) no se necesitan equipos de personal, (b) no se necesita el apoyo profesional adicional externo de una oficina central, (c) la experiencia y las calificaciones de la persona son los requisitos primordiales. La selección de consultores individuales se hace teniendo en cuenta su experiencia relevante, calificaciones y capacidad para realizar el trabajo. El consultor individual se selecciona sobre la base de la comparación de las calificaciones y capacidad general relevante de por los menos tres candidatos calificados. Las personas que se seleccionen para ser contratadas deben ser los que tengan mayor experiencia, sean mejor calificados y sean plenamente capaces de realizar el trabajo. Los pasos a seguir para contratación de consultores individuales son los siguientes: a. Elaboración de TDR (formato 12.4.7) b. Evaluación de al menos tres CV c. Carta que justifique la selección con base en calificaciones d. Firma del contrato (formato 12.4.6) Para contratos mayores a US$50,000 es necesario publicar la solicitud de expresión de interés (formato 12.4.2) de interés previo a la recepción de los CV. El FMCN deberá obtener la no objeción del BM cuando el importe del contrato rebase los US$5,000 y/o cuando no haya podido comparar al menos tres candidatos calificados antes de realizar la contratación, en cuyo caso debe proveer los TDR y una justificación para la selección directa. Los consultores pueden ser seleccionados por contratación directa siempre que se justifique en casos excepcionales, como: (a) servicios que son una continuación de un trabajo previo que el consultor ha desempeñado y para el cual el consultor fue seleccionado competitivamente; (b) servicios cuya duración total estimada es menor a los seis meses, (c) en situaciones de urgencia, y (d) cuando la persona es el único calificado para la tarea. 5.3 Sub-proyectos La descripción detallada de los procesos de adquisiciones y contrataciones de los subproyectos está incluida en la Segunda sección de este Manual. Los recursos correspondientes al sub-componente 2.2 serán depositados en el FCC y los intereses 51 MANUAL DE OPERACIONES C6 generados financiarán sub-proyectos agro-ecológicos. El sub-componente 2.3, que se refiere a sub-proyectos en manejo forestal sustentable, se llevará a cabo directamente por organizaciones de la sociedad civil (OSC) y comunidades legalmente establecidas. Los sub-proyectos contemplados en este sub-componente tendrán diferentes actividades como asistencia técnica, capacitación, adquisición de bienes y otros servicios geográficamente dispersos dentro de la zona del proyecto. Por lo tanto, los procedimientos para estas OSC o comunidades se adaptarán debidamente para reflejar la naturaleza de estas actividades, el entorno en el que se llevarán a cabo, las condiciones y su capacidad, siempre que estos procedimientos sean eficientes y aceptables para el BM. Estas actividades serán supervisadas por el FMCN, el cual también será responsable de la capacitación de los beneficiarios en este tema. Las organizaciones beneficiarias de los sub-proyectos serán seleccionadas por FMCN bajo procesos bien definidos, transparentes, equitativos y claros, observando los procedimientos establecidos en este Manual de Operaciones. Los beneficiarios firmarán un Contrato con el FMCN. Bajo estos contratos, las organizaciones podrán realizar actividades como la compra de equipos, asistencia, actividades de fortalecimiento institucional, evaluación rural participativa, seminarios de comunidad a comunidad, el ordenamiento territorial, evaluación económica de potencial de los recursos naturales, el diseño y la ejecución de las actividades productivas, entre otros. Pequeñas obras podrán ser contratadas por las organizaciones que firmen un contrato de sub-proyecto con el FMCN. Estos trabajos incluyen la mejora de las instalaciones, reparaciones menores y trabajos de mantenimiento, entre otros, siempre y cuando estén relacionados con el logro del objetivo del sub-proyecto. La contratación se realizará mediante los documentos acordados para solicitar cotizaciones de contratistas, siguiendo los procedimientos establecidos por el BM. 52 MANUAL DE OPERACIONES C6 SEGUNDA SECCIÓN: PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DE LOS RECURSOS DEL FMCN VÍA PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA) Y SUBPROYECTOS 6. Aplicación de fondos para los POA La canalización de los recursos para la operación y manejo de las ANP seleccionadas en C6 será a través de Planes Operativos Anuales (POA) elaborados por los Directores de las ANP contratados por la CONANP. 6.1 Ciclo de proyecto para la elaboración de los POA El apoyo a las actividades elegibles dentro de los POA se llevará a cabo de acuerdo al ciclo de proyecto que iniciará en la primera quincena de julio de cada año. Con base en el flujo financiero estimado por el Comité de Inversiones del FMCN para el año siguiente, el CTP determinará los montos por componente. Con respecto a los POA, el CTP procederá a notificar a través de los CRP a los Directores de las ANP incluidas en C6 sobre los fondos disponibles para los POA de cada ANP. Esta disponibilidad de fondos se basará en el ingreso estimado generado de la inversión y la metodología de asignación por ANP desarrollada por el CTP. Después de la determinación de los techos presupuestales, el FMCN elaborará el contrato con el Fondo Golfo de México, A.C. (FGM) para que éste brinde la asistencia técnica en la ejecución y elaboración de los reportes; la contabilidad del ejercicio; y la contratación del personal complementario en apoyo al trabajo que se realiza en las ANP. Este contrato será elaborado de -manera anual para reflejar los cambios en el plan de trabajo. Los Directores de las ANP, en colaboración con sus CA, prepararán los POA respectivos para su revisión por la URP. Éste compartirá los POA con las áreas interesadas en su análisis en CONANP. Después de incorporar los comentarios de la URP y de la CONANP, los Directores de las ANP enviarán la versión final del POA a la URP. Una vez aprobados los POA, el CRP integrará los POA de las ANP apoyadas por el proyecto y el POA de la URP en un solo paquete, que contendrá adicionalmente un análisis del cumplimiento de los requisitos de aprobación (siguiente sección en este Manual de Operaciones) y la verificación de que cada POA no rebase el techo presupuestal. La CONANP se asegurará que ninguna de las actividades propuestas en los POA sea contraria a la conservación de los recursos naturales. La URP elaborará su POA integrando las actividades de monitoreo y coordinación interinstitucional correspondientes a los Componente 3 y 4 de C6. La URP trabajará con el contador del FMCN asignado al proyecto para definir las consultorías y sub-proyectos que el FMCN contratará como parte del C6 y que serán financiados con recursos de C6. El CRP consolidará la información integrada y elaborará un Plan Anual de Gasto y Presupuesto Consolidado (PAGyPC). La Directora del Área de Conservación del FMCN integrará en el PAGyPC los POA de los componentes a cargo del FMCN (1.2 y 5), así como el POA del FONNOR, A.C. elaborado por el UCR correspondiente. Se asegurará 53 MANUAL DE OPERACIONES C6 que todas las partes se encuentran debidamente integradas en el PAGyPC de acuerdo al convenio de donación firmado con el BM. El CTP evaluará el PAGyPC de acuerdo a las actividades elegibles, los mecanismos de salvaguarda y el presupuesto disponible. Una vez aprobado por el CTP, el PAGyPC será enviado al BM por el CRP para solicitar la no objeción correspondiente. Una vez autorizado el PAGyPC por el BM, la Directora del Área de Conservación lo someterá al Consejo Directivo del FMCN para su autorización en su reunión de diciembre. Con esta autorización los recursos correspondientes al primer semestre del año siguiente serán depositados por el FMCN en el FGM. Tabla 2. Calendarización para la aplicación de fondos vía POA. Periodo Julio 1-10 Descripción El CI del FMCN informa al CTP sobre la disponibilidad de ingresos para el siguiente año Julio 10-15 El CTP, a través del CRP, informa de la disponibilidad y monto de los recursos a los Directores de las ANP y solicita la elaboración de los POA individuales correspondientes Julio 15- Agosto 31 Los Directores de las ANP elaboran los POA en coordinación con los CA tomando en cuenta el MGAS, MPPI y MP Septiembre 1-15 Los Directores de las ANP someten los POA a la consideración de la URP y de la CONANP para su revisión. Septiembre 15-30 La URP y la CONANP revisan los POA y envían sus comentarios a los Directores de las ANP Octubre 1-15 Los Directores de las ANP reformulan los POA y los vuelven a someter a la URP Octubre 15-25 La URP revisa que las versiones finales atiendan los comentarios de la URP y CONANP Octubre 25La URP integra los POA de las ANP, el POA de la URP, Noviembre 5 actividades y sub-proyectos del Componente 3 y 4 más gastos del FMCN y elabora un PAGyPC, que revisa el Área de Conservación del FMCN Noviembre 5- 15 El CTP se asegura que en el PAGyPC aplique la normatividad del Manual de Operaciones y lo somete a la consideración del oficial del BM encargado del proyecto Noviembre 15-30 El BM revisa el PAGyPC e informa al CTP de su no objeción Diciembre 1-15 La UCP entrega al BM la versión actualizada del Manual de Operaciones para su no objeción a los cambios Diciembre 1-15 La Directora del Área de Conservación del FMCN somete el PAGyPC a la consideración y aprobación del Consejo Directivo del FMCN Diciembre 15-30 El FMCN gira instrucciones al agente financiero para la liberación de los fondos correspondientes El BM otorga su no objeción a la versión actualizada del Manual 54 MANUAL DE OPERACIONES C6 Enero de Operaciones La URP distribuye la versión actualizada del Manual de Operaciones a los Directores de las ANP y demás participantes de C6 Se inicia la ejecución del PAGyPC de acuerdo aplicando el Manual de Operaciones vigente 6.2 Requisitos para aprobación de los POA Es requisito que los POA sean elaborados con base en las instrucciones y Formato 12.5. Una vez aprobados por la UCP, el personal de las ANP deberá incluir los POA en el Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos (SISEP) (sisep.org.mx) disponible en línea por el FMCN (www.fmcn.org). Para que los POA sean financiados deben cumplir con dos requisitos: 1. que sean resultado de un proceso de planeación participativa y consulta con el CA y/o sub-consejos, garantizando se incluyan acciones, metas y presupuesto que respondan al MGAS, MPPI y MP en cuatro líneas: a) PPI: dirigida a asegurar que la población indígena se beneficia y participa en el proyecto; b) Planes de acción de desarrollo sostenible (PADS): que tiene como objetivo mitigar el posible impacto social en la restricción en el acceso y/o uso de los recursos naturales mediante actividades productivas sostenibles; c) Estrategia de participación: con el fin de asegurar amplia participación de los actores fortaleciendo sus organizaciones y mecanismos de participación; así como desarrollar asociaciones con el sector privado y promover sinergias institucionales; d) Comunicación: con el objetivo de promover la apreciación de la biodiversidad como un patrimonio y la necesidad de conservarlo; incentivar la participación y difundir los resultados positivos. El POA se basará en un marco lógico, como lo explica el siguiente capítulo. El marco lógico deberá incluir una diferenciación clara de los resultados enfocados al cumplimiento de PPI y PADS, con sus correspondientes actividades y presupuesto (ya sea de C6 o de otra fuente). Para cumplir con este primer requisito, el Director del ANP realizará, en el primer semestre del año, por lo menos un taller de planificación con el CA o sub-consejos para la formulación del POA del año siguiente. Los proyectos que surjan de este proceso como propuestas consensuadas, serán considerados por el Director del ANP en la integración del POA con base en los siguientes criterios: a) El apego al decreto de creación y el Programa de Manejo del ANP; b) Cuando se trate de proyectos corresponsabilidad en el manejo; y de preocupación generalizada y 55 MANUAL DE OPERACIONES C6 c) Cuando exista la suficiencia presupuestal para su ejecución. Lo anterior deberá ser documentado por el Director del ANP mediante minutas, actas memorias de los talleres y/o acuerdos firmados que podrán ser verificados mediante evaluaciones de campo realizados por la URP. Las actividades técnicas contenidas en el POA serán presentadas al CA en una reunión previa a la entrega de la primera versión del POA al CRP. Una copia de la minuta de esta reunión será entregada con el POA a la URP. Como alternativa para el cumplimiento de este requisito, se podrán incluir minutas de los Sub-CA, la memoria del taller de planeación estratégica o bien, una carta del CA señalando los mecanismos de participación para la definición de las actividades del ANP y elaboración del POA. 2. Presupuesto fiscal para cubrir sueldos y prestaciones del personal básico por ANP, gastos básicos de operación, equipo básico de operación y preparación de Programas de Conservación y Manejo. Este apoyo fiscal requerirá de una carta de la CONANP que muestre que el presupuesto fiscal de contrapartida reflejado en los POA se encuentra en el paquete sometido a la aprobación del Congreso de la Unión. Como se indica en el ciclo de proyecto, la URP evaluará estos dos criterios para la aprobación de los POA. Al emitir su aprobación turnará los POA aprobados junto con el análisis al CTP, el cual se asegurará que la normatividad de este Manual esté reflejada en los POA antes de solicitar la no objeción del BM y la autorización del Consejo del FMCN al PAGyPC. 6.3 Reportes Con el objeto de facilitar el manejo de la información y la elaboración de reportes técnicos y administrativos se presentan a continuación tres apartados que resumen los calendarios, responsables y contenido de los reportes correspondientes. 6.3.1 Reportes administrativos mensuales de las ANP La URP con el apoyo de la CONANP reunirá en los primeros cinco días de cada mes la comprobación de gastos del ejercicio de los POA. Esta comprobación seguirá los procedimientos administrativos contenidos en este Manual. A su vez, el FGM y el FONNOR, como organizaciones a cargo de la contabilidad y/o contratación de personal complementario, enviarán los reportes correspondientes al FMCN de acuerdo a los términos del contrato con el FMCN. 6.3.2 Reportes técnicos de las ANP Los Directores de las ANP y la URP llenarán en el SISEP en línea los reportes técnicos y financieros semestrales respectivamente en los primeros quince días de los meses de enero y julio. Estos reportes semestrales (Formato 12.6) contienen: - una matriz de resultados (con los indicadores de cada resultado, la valoración de avance acumulado de este indicador), el presupuesto asignado y ejercido acumulado 56 MANUAL DE OPERACIONES C6 en el año para cada resultado, así como una columna de comentarios dónde se incluye la información cualitativa y cuantitativa en el avance de los indicadores, - una matriz de actividades con la meta anual, su valoración de avance acumulado en porcentaje y obstáculos para alcanzar la meta, - un texto explicativo, obstáculos que no permitieron alcanzar metas cuando proceda, la manera en que se van a atender las desviaciones y cualquier observación adicional que se considere relevante, - desglose de los gastos de acuerdo al catálogo de cuentas (a cargo del FR). El reporte de enero es un reporte anual, que indica en las tres primeras secciones anteriores cuáles han sido los avances del POA elaborado por la CONANP en el año. En este reporte se deberán incluir las otras fuentes de financiamiento que apoyaron la ejecución de las actividades incluidas en el POA, así como la información de los indicadores presentada en los formatos respectivos. La URP revisará los reportes técnicos de las ANP apoyándose en su personal técnico y el personal administrativo de la URP generará el reporte administrativo. A fin de autorizar el siguiente desembolso, el reporte técnico y administrativo tendrá que ser aprobado por el FMCN. Una vez autorizado por la URP, el reporte técnico semestral será entregado por el Director del ANP al CA. El Director del ANP a más tardar un mes después del desembolso enviará a la URP el acuse de recibido del CA de este reporte o la minuta de la reunión en la que haya presentado los avances del periodo correspondiente. Será requisito para el siguiente desembolso contar con el acuse de recibido o minuta mencionados. El FMCN se reserva el derecho de aumentar la periodicidad de los reportes si el desempeño del receptor así lo requiere. 6.3.3 Reporte semestral del FMCN al BM El FMCN entregará al BM en los primeros quince días de agosto y febrero el reporte semestral y anual del C6. Los reportes del C6 estarán disponibles para que cualquier participante del proyecto pueda consultarlos. El CTP analizará estos reportes dentro de sus reuniones ordinarias. Los reportes contendrán las siguientes secciones en cuanto a los POA: - el reporte técnico de cada ANP en el programa, el reporte técnico de la URP y de las actividades del Componente 3 y 4, así como de los sub-proyectos (ver apartados más adelante en este Manual de Operaciones), - los gastos de cada componente del C6 (por categoría de gasto de acuerdo al catálogo de cuentas) y de los sub-proyectos por periodo. El reporte de febrero será un reporte anual de actividades de todo el C6. En este reporte se anexará el reporte de desempeño del agente financiero (elaborado por el consultor financiero contratado por el FMCN) y opinión del CI sobre el mismo. Adicionalmente, el 57 MANUAL DE OPERACIONES C6 FMCN proporcionará un reporte sobre los intereses locales generados durante el año inmediatamente anterior. 6.3.4 Reporte de los “Tracking Tools” El GEF cuenta con una batería de indicadores para los proyectos que financia que se conocen como “Tracking Tools”. La línea base de los mismos ha sido elaborada para el C6 y la frecuencia de medición de los indicadores es anual, bianual o a la mitad y final del proyecto. La URP se encargará de enviar a las diferentes áreas de la CONANP, CONAFOR e INECC el borrador de dicho reporte la segunda quincena de febrero. A principios de marzo las diferentes áreas de la CONANP habrán enviado sus comentarios, a fin de que la URP los incorpore. En la última semana de marzo, la URP entregará al CTP la evaluación de los indicadores que correspondan a ese año. Esta evaluación será analizada por el CTP y estará disponible para los participantes del proyecto, incluyendo al BM durante sus visitas de supervisión. 6.4 Calendario de reportes y desembolsos Tabla 3. Calendario de reportes y desembolsos. Enero -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de enero -El Director del ANP llena en línea el reporte técnico del año anterior durante los primeros diez días de enero -El FMCN realiza el desembolso al FGM y FONNOR para cubrir los gastos del primer semestre a los Directores de las ANP y de la URP previa aprobación del reporte técnico y financiero del POA del año anterior en los primeros 20 días del mes de enero Febrero -E - La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de febrero -E – La URP envía el borrador del reporte anual de monitoreo a las diferentes áreas de CONANP, CONAFOR e INECC en la segunda quincena de febrero, a fin de recabar sus comentarios - Marzo El FMCN vía la URP envía el 15 de febrero el reporte anual técnico financiero a BM - La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de marzo - Las diferentes áreas de la CONANP, CONAFOR e INECC envían sus comentarios sobre el reporte de monitoreo a la URP en los primeros 58 MANUAL DE OPERACIONES C6 quince días de marzo Abril -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de abril Mayo -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de mayo Junio -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de junio Julio -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de julio El Director del ANP llena en línea el reporte técnico del primer semestre durante los primeros diez días de julio -El FMCN realiza el desembolso al FGM y FONNOR para cubrir los gastos del segundo semestre del POA y de la URP previa aprobación del reporte técnico y financiero del primer semestre en los primeros 20 días del mes de julio Agosto -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de agosto Septiembre -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de septiembre Octubre -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de octubre Noviembre -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de noviembre Diciembre -La URP reunirá la comprobación de gastos del mes anterior durante los primeros cinco días de diciembre 59 MANUAL DE OPERACIONES C6 7. Monitoreo y seguimiento técnico de los POA 7.1 Importancia del Seguimiento y Evaluación A fin de determinar los avances hacia el objetivo del proyecto es esencial contar con un sistema de monitoreo y evaluación que permita evaluar el progreso, obtener retroalimentación y adaptar el manejo con base en la experiencia que se va adquiriendo. Por su habitual uso entre agencias de desarrollo y dentro del GOM, el C6 adopta una simplificación de la metodología alemana denominada "Planificación de Proyectos Orientada a Objetivos", conocida como ZOPP por sus siglas en alemán (Ziel Orientierte Projekt Plannung), que fue desarrollada durante el proyecto SINAP 2. En el presente capítulo se describe únicamente el sistema de monitoreo y evaluación general del proyecto, así como la forma de reportar por cada componente. La aplicación del sistema de monitoreo y evaluación, así como su seguimiento y mejoramiento, son responsabilidad de CONAFOR en cuanto al subcomponente 2.2 y del FMCN en el resto del proyecto. Ambos serán apoyados por las URP para el seguimiento y reporte de la operación del proyecto. 7.2 La Metodología ZOPP en los Programas Operativos Anuales La metodología ZOPP consiste en identificar los problemas y objetivos de un proyecto para llevar a cabo la planificación del mismo. Esta planificación se logra por medio del marco lógico, que es una manera de presentar los objetivos, resultados y actividades de un proyecto. Asimismo como parte del esquema de planificación se establecen indicadores que se utilizan para medir los avances. En C6, por medio del sistema en línea SISEP, los directores de las ANP, los receptores de recursos para sub-proyectos (ver capítulo 7 de este Manual de Operaciones) y las URP, desarrollarán un marco lógico para el ejercicio anual de los recursos. En el caso de las ANP, el marco lógico anual en los POA será derivado de la planeación a cinco años facilitada por la URP y responderá a los problemas y objetivos identificados en el Programa de Manejo y experiencia de los equipos de manejo de cada ANP. El POA de la UCP presenta el marco lógico general del proyecto y desglosa las actividades a seguir de C6 que no son POA ni sub-proyectos, y que corresponden a los componentes 1 en procuración de fondos (a cargo del FMCN), 2 en la coordinación con CONAFOR para el seguimiento a FB, 3 en monitoreo (a cargo del INECC), 4 en coordinación inter-institucional y 5 en manejo del proyecto (a cargo del FMCN). Será tarea de la UCP con el apoyo de las URP coordinarse con las diferentes instituciones de C6 para elaborar este POA. El marco lógico contiene estrategias, indicadores y supuestos. Las estrategias son el producto del análisis de objetivos. A partir de un objetivo principal, se identifican resultados esperados que conducen a este objetivo. A fin de alcanzar resultados esperados, los responsables del proyecto deben detectar actividades, que son las acciones que llevan a un resultado particular. El objetivo, los resultados y las actividades se diferencian en alcance y tiempo. Las actividades son la serie de acciones de corto 60 MANUAL DE OPERACIONES C6 plazo, donde el nivel de responsabilidad es mayor, ya que están totalmente bajo el control de los ejecutores del proyecto. Los resultados dependen de las actividades y representan la estrategia a seguir a más largo plazo que las actividades. Finalmente, en el objetivo principal el nivel de responsabilidad es menor (ya que hay muchas variables fuera del control de los ejecutores) y el tiempo para llevarse a cabo es mayor. El grado de avance en el alcance de estas tres diferentes estrategias se mide a través de indicadores. Los indicadores son medidas sencillas que resumen el nivel de éxito a través del tiempo y señalan qué tan lejos se encuentra el estado actual del ideal. Los indicadores deben contener información de calidad, cantidad y tiempo. Idealmente, la línea base y la meta a alcanzar deben estar incluidas en el indicador. Los supuestos en el marco lógico se refieren a condiciones fuera del control de los responsables del proyecto. Es importante identificar estos supuestos, a fin de reconocer en forma previa las condiciones adversas en las que se encuentran enmarcados los objetivos, los resultados y las actividades. Estos supuestos deben ser condiciones tales, que en caso de no darse ponen en riesgo el éxito del proyecto. Los supuestos deben ser identificados al nivel de actividades, resultados y objetivo principal. Para fines del C6 el marco lógico se ha dividido en dos partes: la matriz de resultados y la matriz de actividades. La primera contiene el objetivo principal, que es la misión general del proyecto pero adaptada al ANP o sub-proyecto específico (en el caso de la UCP es el objetivo del programa), los resultados a cinco años con sus indicadores respectivos, la línea base de los indicadores, las metas para el periodo de vigencia del marco lógico, las fuentes de verificación y los supuestos correspondientes. En los POA, los Directores de las ANP, encargados de sub-proyectos y la UCP utilizan los resultados identificados a cinco años e indicadores de avance correspondientes al año que se está planificando. A continuación se presenta el diseño de la matriz de resultados integrando los elementos antes mencionados: Tabla 4. Formato del marco lógico: matriz de resultados. Matriz de Resultados Estrategia Indicadores Línea Base Metas Fuentes de Supuestos Verificación Objetivo Principal Resultados Estrategias de manejo y conservación R1 2011: 2012: 2013: 2014: 2015: Estrategia social R2 2011: 61 MANUAL DE OPERACIONES C6 2012: 2013: 2014: 2015: En la matriz de actividades se reflejan las acciones a desarrollar en un año que contribuyen a alcanzar los resultados esperados. En el caso de las actividades, que son acciones de índole más cotidiana, se utilizan metas, por ser más sencillas. Las actividades normalmente se redactan en infinitivo, como por ejemplo: "solicitar recursos para el proyecto de conservación de la tortuga", donde una posible meta sería "una propuesta entregada al FMCN". De acuerdo al marco lógico, una vez cumplidas las metas de las actividades, si se cumplen una serie de supuestos, se alcanzan los resultados. La matriz de actividades contiene el número de la actividad, su descripción, la unidad de medida y las metas anuales. Tabla 5. Formato de marco lógico: matriz de actividades. Matriz de Actividades Número de la Descripción de la Unidad de medida Metas actividad actividad R1 A1.1 A1.2 R2 A2.1 A2.2 7.3 Reportes Semestrales El reporte técnico semestral (Formato 12.6) se diseñó con base en el marco lógico y su objetivo es reportar periódicamente el avance logrado. El SISEP (sisep.org.mx) permite derivar el reporte por usuario del POA o sub-proyecto aprobado. En los reportes semestrales, los Directores de las ANP, las URP, la UCP y responsables de sub-proyectos (ver capítulo 7 de este Manual de Operaciones) y sus equipos reportan sobre los resultados, indicadores, actividades y metas, junto con los gastos respectivos a nivel de resultado. Tanto en los indicadores de los resultados, como en las metas de las actividades, el avance se evalúa de manera anual. Por lo que cada semestre los Directores de las ANP presentan porcentajes de avance acumulados, por ejemplo, se puede avanzar un 25% en el primer semestre y un 75% en el segundo para alcanzar el 100% de cumplimiento en el año. Cuando en cierta actividad no ha habido avances por tratarse de acciones que tendrán lugar en trimestres posteriores simplemente se señala que “no aplica” con el acrónimo N.A. en la columna correspondiente a “avance acumulado” de la matriz de actividades. Es muy importante reportar el avance real en el alcance de las actividades (metas) y los indicadores de cada resultado esperado para poder así evaluar el marco lógico y por ende el cumplimiento del objetivo. Sólo así se podrá hacer una reflexión profunda de las prioridades en las acciones de conservación. 62 MANUAL DE OPERACIONES C6 En el informe anual (enero) se incluyen todas las actividades del año y se reporta con base a los indicadores anuales de los resultados. Este sistema permite que el personal del ANP analice periódicamente los avances técnicos del POA y compare estos avances con su costo correspondiente. 7.4 Marco Lógico General del Proyecto El marco lógico general parte del objetivo del C6. Contiene resultados dirigidos al objetivo y resultados intermedios. La línea base de los indicadores se compone de la información de base de cada ANP, sub-proyecto y actividades adicionales del proyecto. La UCP con el apoyo de las URP se asegurará del cumplimiento de la obtención de esta información de la CONANP, CONAFOR, INECC y FMCN, así como de las licitaciones y supervisión del seguimiento técnico al proyecto. Asimismo, la UCP, con el apoyo de las URP, trabajará con el INECC y CONAFOR en la revisión continua del sistema de monitoreo y evaluación de sus componentes. Para aquellos indicadores del proyecto en que sea necesario contratar consultores externos, la UCP, con el apoyo de las URP, será responsable de seguir los procedimientos de este Manual de Operaciones. Tabla 6. Marco lógico general de C6: resultados dirigidos al objetivo (matriz de resultados). Estrategia Indicadores Responsables para los datos Objetivo Promover el manejo integral de las cuencas costeras seleccionadas para obtener beneficios para la conservación de la biodiversidad, mitigación al cambio climático y mejora en la sustentabilidad en el uso de suelo. Resultados 1. Consolidación de al menos 1.1 millones de ha de ANP incluyendo dos nuevas con una superficie estimada de 500,000 ha. Superficie en ANP mejorando el manejo a UCP y CONANP. través del proyecto. Línea base: 0 ha Año 1: 0 ha Año 2: 270,000 ha Año 3: 400,000 ha Año 4: 700,000 ha Año 5: 1,100,000 ha 63 MANUAL DE OPERACIONES C6 2. Mejora en el manejo de suelo y bosques con reducción de emisiones en sitios seleccionados en seis cuencas. Superficie con sub-proyectos UCP y CONAFOR. de manejo sustentable bajo ejecución. Línea base: 1,008,858 ha Año 1: 1,021,536 ha Año 2: 1,022,130 ha Año 3: 1,022,724 ha Año 4: 1,026,960 ha Año 5: 1,027,554 ha 3. Planes de acción de manejo integral de cuencas (PAMIC) en ejecución con la colaboración de los tres niveles de gobierno en las seis cuencas. Número de cuencas con UCP e INECC. PAMIC y colaboración en los tres niveles: Línea base: 0 Año 1: 2 Año 2: 3 Año 3: 4 Año 4: 5 Año 5: 6 Tabla 7. Marco lógico general de C6: resultados intermedios (matriz de actividades). La UCP, con el apoyo de las URP, dará seguimiento a la obtención de los datos. Indicador de resultado intermedio Metas Responsables para los datos Componente 1: Creación y consolidación de ANP. 1.1 ANP que cumplen con Línea base: 0 sus metas de efectividad. Año 1: 0 Meta: 9 ANP en el Golfo Año 2: 2 de México. Año 3: 4 Meta: 3 ANP en el Golfo Año 4: 8 de California. Año 5: 12 CONANP y FMCN 1.2 Capitalización de Línea base: US$5.2 millones CONANP y FMCN fuentes financieras 64 MANUAL DE OPERACIONES C6 permanentes. Año 1: US$5.2 millones Año 2: US$16.4 millones Año 3: US$20.5 millones Año 4: US$24.5 millones Año 5: US$28.6 millones Componente 2: Promoción de la sustentabilidad en las cuencas. 2.1. PSA, sub-proyectos de agro-ecosistemas y de manejo forestal sustentable (MFS) están en ejecución dentro de los PAMIC. Meta: 8,442 ha en PSA, 2,971 ha en agroecosistemas y 7,283 ha en MFS Línea base: 0 ha Año 1: 12,678 ha CONAFOR, INECC y FMCN. Año 2: 13,272 ha Año 3: 13,866 ha Año 4: 18,102 ha Año 5: 18,696 ha 2.2 CO2 evitado y Línea base: 0 secuestrado en las Año 3: 50% cuencas elegidas Año 5: 100% UCP, CONAFOR y FMCN. Meta: 4.015 MtCO2 (esta estimación será confirmada entre los años 1 y 2 de ejecución del proyecto). 2.3 Por lo menos un Línea base: 0 sistema de monitoreo Año 1: 0 funcionando en cada Año 2: 6 cuenca. Año 3: 6 Meta: 6 sistemas monitoreo. CONAFOR, INECC y FMCN de Año 4: 6 Año 5: 6 Componente 3: Habilitando el manejo adaptativo a través del fortalecimiento en el monitoreo. 65 MANUAL DE OPERACIONES C6 3.1 Número de cuencas/sub-cuencas con sitios prioritarios bajo monitoreo con métodos remotos y de verificación en campo. Meta: 6 cuencas. cuencas/sub- Línea base: 0 CONAFOR, INECC y FMCN. Año 1: 2 Año 2: 4 Año 3: 6 Año 4: 6 Año 5: 6 Componente 4: Mecanismos innovadores para la colaboración inter-institucional y promoción de la participación social. 4.1 Número de socios Línea base: 0 locales que han Año 1: 1 incorporado prácticas de Año 2: 2 mejor uso de suelo. Año 3: 3 CONANP, CONAFOR, INECC y FMCN. Año 4: 4 Año 5: 6 66 MANUAL DE OPERACIONES C6 8. Procedimientos administrativos para los POA El presente capítulo contiene una descripción de los procesos a seguir en cuanto a la apertura de cuentas bancarias, ejecución de los recursos, adquisiciones, contratación de consultores, arrendamientos, solicitudes de pago, formas y plazos de pago, caja chica, reportes, transferencias presupuestales, subejercicio, fondos de emergencia, información mensual, calendario y auditorias. 8.1 Cuentas bancarias para los POA A través de un contrato con el FMCN, el FGM y el FONNOR proveerán la asistencia técnica y administrativa para el ejercicio de los intereses del capital (FCC) canalizados a las ANP a través de los POA. De acuerdo a las reglas de operación que establece este Manual de Operaciones, el FGM y el FONNOR abrirán una cuenta bancaria exclusiva para la operación del gasto de las ANP. A continuación se utilizará el término fondo regional (FR) para referirse al FGM o al FONNOR de manera indistinta. Los lineamientos de la cuenta bancaria son los siguientes: El FR abrirá una cuenta bancaria productiva exclusiva para la operación del gasto corriente de las ANP apoyadas por el FCC. La cuenta bancaria exclusiva deberá tener firmas mancomunadas del personal del FR. Los recursos financieros serán depositados por el FMCN a esta cuenta bancaria de manera semestral y serán utilizados para ejecutar las actividades previstas en beneficio de las ANP, en cumplimiento de los procedimientos, descritos en este documento. Las comisiones bancarias diferentes a cheques sin fondos, por ejemplo comisiones por anualidad, por cheques expedidos, saldo mínimo, etc., serán absorbidas por los intereses que genere la cuenta productiva. Las comisiones por cheques sin fondos serán responsabilidad del FR. 8.2 Ejecución de los recursos El Director del ANP elaborará un plan de necesidades semanal, basado en el POA aprobado en beneficio de las ANP. Todos los gastos resultado del plan de necesidades requieren de la opinión técnica del Director del ANP. El plan de necesidades semanal consistirá en el Formato 12.7 debidamente llenado. El FR cubrirá estas necesidades con el depósito correspondiente a los diversos 67 MANUAL DE OPERACIONES C6 proveedores de bienes y servicios que hayan establecido en el POA, por transferencia electrónica o cheque para depósito en cuenta. El FR deberá asegurarse de contar con el CFDI y el XML correspondientes para comprobar cada pago. En caso que durante la operación del POA el FR no pueda obtener la factura original de parte del proveedor, éste deberá solicitar una copia para tramitar el pago. El FR deberá asegurar que la factura (PDF y XML) sea obtenida en el mismo mes del gasto. Los demás comprobantes que no reúnan requisitos fiscales y que respalden los pagos emitidos de las solicitudes de pago efectuadas durante un mes, deberán ser reunidos por el FR dentro de los primeros cinco días naturales del mes inmediato posterior. Los comprobantes reunidos deberán ser los originales. El FR deberá recuperar los originales de todos los registros que acrediten gastos en virtud de sus respectivas partes del proyecto: a) Contratos de prestación de servicios, renta, servicios generales, etc. b) Órdenes de compra c) CFDI (PDF y XML) d) Notas e) Recibos f) Otros documentos que soporten el gasto Todos los comprobantes deberán ser justificados y clasificados de acuerdo a la cuenta y subcuenta elegible del catálogo descrito en este Manual de Operaciones. Cuando por la naturaleza del gasto se decida prorratear esta erogación, deberá indicar el importe desglosando IVA que será contabilizado a cada subcuenta contable. Al finalizar el ejercicio fiscal, el FR que administre el POA deberá incluir en la documentación de diciembre TODA la información que respalde los gastos efectuados del año fiscal que está terminando. En caso de generar diferencias y/o no entregar algún comprobante de gasto, estos importes deberán reintegrarse en su totalidad a la cuenta bancaria del proyecto. Los comprobantes que amparen los gastos de las solicitudes efectuadas deberán contener sin excepción TODOS los requisitos fiscales que las leyes establecen. Los comprobantes correspondientes a la operación del POA que presenten datos fiscales diferentes a los del FR se considerarán como NO ELEGIBLES y deberán ser reintegrados a la cuenta bancaria del proyecto. Los gastos que técnicamente sean indispensables, pero que no sea posible que contengan todos los requisitos fiscales, por las características de la región o cualquier otro motivo, serán no deducibles y el gasto del impuesto correspondiente se descontará del presupuesto del POA del siguiente ejercicio. 68 MANUAL DE OPERACIONES C6 Serán gastos no elegibles: bebidas alcohólicas, gastos de índole personal, golosinas, vehículos automotores, impuestos excesivos, discriminatorios o irrazonables, cuando éstos no permitan usar de manera económica y eficiente los recursos del proyecto, derechos y aprovechamientos federales o estatales, artículos de higiene personal y cualquier otro tipo de erogaciones que no se encuentren dentro del POA o que por su naturaleza, no corresponda a los fines ni ayude a lograr los objetivos del C6. 8.3 Personal complementario La CONANP se encargará de que cada ANP en el proyecto tenga un director y la plantilla básica del ANP. El personal complementario será contratado por el FR. Los recursos para pago de nómina y prestaciones laborales deberán estar contemplados en el PAGyPC, los cuales, a su vez, deberán contar con la no objeción del BM. La contratación del personal complementario en las ANP se hará de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo. En caso de contingencia laboral, el FR utilizará recursos del POA para cubrir los gastos asociados y mantendrá al FMCN informado en todo momento. El FR cumplirá con los términos establecidos en el convenio con el FMCN y en el presente Manual, que le será entregado junto con el contrato firmado. El Director del ANP deberá dar su opinión técnica sobre el personal a contratar y apoyará a los FR en la búsqueda de personal con el perfil requerido. El FR solicitará al personal a contratar la documentación para su contratación en un plazo menor a 5 días hábiles antes de que este nuevo personal inicie la operación correspondiente. Dicha documentación consiste en: número de seguridad social, RFC, CURP, IFE, acta de nacimiento, comprobante de domicilio y correo electrónico. Lo anterior tiene como objetivo que el trabajador esté asegurado desde el primer día de trabajo. Es responsabilidad del FR evaluar la capacidad de pago, cuando se proceda a una nueva contratación, ya que el FR es responsable de las obligaciones adquiridas presentes y futuras dentro del plazo del convenio firmado. 8.4 Gastos de campo El personal de las ANP que realiza las actividades técnicas indicadas en el POA y que estará contratado por el FR, presentará todos los gastos que se efectúen en las comisiones como gastos de campo. Para ello, se le otorgará una tarjeta de pagos en la cual se le depositarán los anticipos para el desempeño de la comisión. Para el depósito y comprobación de los gastos, deberá cumplir con los siguientes requisitos: a. Presentar informe de comisión en el que se mencione la fecha de elaboración, el periodo de viaje, los lugares visitados, el objetivo general y una breve descripción de las actividades efectuadas. 69 MANUAL DE OPERACIONES C6 b. Los comprobantes de despensa, abarrotes y cualquier otro concepto general deberán contener anexo el documento con el desglose de cada artículo. c. En los gastos por consumo por persona que excedan de $ 250.00 (Doscientos cincuenta pesos 00/100 MN) por evento, deberá justificar el monto, indicando el número de personas que consumieron y el motivo de que se hayan reunido varias personas en ese consumo. d. Cuando el gasto de campo ampare los alimentos, hospedaje, transportación (cualquier vía) de varias personas se presentará la relación de los participantes. e. Cuando sólo se realicen pagos por transportación y consumo de alimentos, deberán pagar éstos últimos con tarjeta de pagos por cuestiones fiscales. Cuando exista también hospedaje, los consumos de alimentos podrán pagarse en efectivo. f. Los gastos de gasolina se ampararán con la bitácora de kilometraje. g. Los gastos por concepto de vales de combustible o despensa deberán respaldarse con un programa en el que se indique las actividades realizadas, fechas, lugares visitados, km recorridos, número de participantes o cualquier otra información que permita identificar la razonabilidad del gasto. El pago deberá realizarse, invariablemente, con tarjeta de pagos. 8.5 Gastos de capacitación Para la comprobación de los gastos de capacitación es necesario que el FR se asegure de cumplir con los siguientes lineamientos: a. Presentar invitación, programa o agenda del taller. b. Incluir un informe de actividades de un párrafo. c. Cuando el gasto de campo ampare los alimentos de varias personas que reciben la capacitación, se presentará relación de participantes. d. Los gastos por consumo que excedan de $ 250.00 (Doscientos cincuenta pesos 00/100 MN) por evento deberán justificar el monto, indicando el número de personas que consumieron y el motivo de que se hayan reunido varias personas en ese consumo. 8.6 Adquisiciones de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría El FR, bajo la capacitación y supervisión del FMCN, y la opinión técnica del Director del ANP, tendrá la responsabilidad de realizar y supervisar que toda adquisición se lleve a 70 MANUAL DE OPERACIONES C6 cabo de acuerdo al presupuesto del POA correspondiente, en su plan de necesidades semanal y, en general, de acuerdo a los requisitos exigidos por el BM: a) atender a criterios de economía y eficiencia en la ejecución del proyecto; b) dar a todos los licitantes elegibles, la misma información e igual oportunidad de competir en el suministro de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría; c) fomentar el progreso de los contratistas y fabricantes del país; d) el proceso de contratación deberá ser transparente; e) no deberá existir conflicto de interés en un proceso de adquisiciones. A continuación se presentan los lineamientos a seguir por parte del FR en cuanto a adquisiciones se refiere: Las adquisiciones autorizadas para el proyecto serán las incluidas en los presupuestos de los POA en la parte correspondiente del SISEP. Todas las adquisiciones deberán facturarse a nombre del FR. Para la compra de bienes y equipo mayores a US$100,0003 el FR deberá obtener, vía el FMCN, la no objeción del BM previo a la adquisición correspondiente. Este proceso tarda en promedio unos 15 días. Cuando la compra de bienes y equipo rebase los US$1,000, ésta deberá estar respaldada cuando menos por tres cotizaciones. Las cotizaciones se incluirán en los reportes administrativos. junto con la comprobación de gasto mensual. El proveedor con menor costo deberá ser seleccionado y el FR elaborará la orden de compra (formato 12.4.1) correspondiente. Cuando el proveedor con menor costo no sea el seleccionado, se deberá anexar una justificación. Cuando por la obtención de tres cotizaciones escritas no sea posible y ésta no rebase los US$5,000, la compra podrá hacerse como compra directa,. El FR deberá incorporar la justificación por este método de selección en el proceso de adjudicación y será revisado por el FMCN posterior a la adquisición. En caso que la compra directa rebasara el monto antes estipulado el FR tramitará con el apoyo del FMCN la no objeción del BM previo a la adquisición (este proceso tarda en promedio unos 15 días). El FR enviará en este caso, una carta anexa a la comprobación correspondiente explicando las razones para la compra directa. Éstas incluyen cuando a) el bien requerido sólo lo distribuye un proveedor, b) cuando es ampliación de un contrato 3 Las cifras están expresadas en USD para guardar congruencia con el BM (con excepción de las disposiciones de la SHCP). El FMCN proporcionará el tipo de cambio a las ANP antes de la elaboración de los POA. 71 MANUAL DE OPERACIONES C6 anterior adjudicado con procedimientos aceptables al BM, c) cuando se requieren repuestos o piezas compatibles con equipo anteriormente adquirido, d) el equipo es patentado o de marca registrada y sólo puede obtenerse de una fuente, e) su adquisición es esencial para obtener cierta garantía, o f) cuando se requiera tomar medidas rápidas después de una catástrofe natural. Estas compras no deben tener un valor agregado mayor a los US$10,000. En cuanto a obras, la donación únicamente financiará pequeñas obras dentro de los POA como veredas, señalética, casetas y adecuaciones a pequeñas construcciones ya existentes. Las compras de equipo efectuadas en el extranjero deberán estar respaldadas por los pedimentos que acrediten la legal importación al país. Todas las adquisiciones de bienes inventariables deberán acompañarse de documento resguardo de la persona que hará uso de dicho bien. 8.7 Selección y contratación de consultores En general los requisitos en el proceso de selección de consultores están orientados por las siguientes consideraciones: a) contar con servicios de alta calidad, b) la necesidad de economía y eficiencia, c) dar a los consultores elegibles la oportunidad de competir, d) fomentar el desarrollo y empleo de consultores nacionales, e) la necesidad de que el proceso de selección sea transparente, y f) no deberá existir conflicto de interés en un proceso de selección de consultores. 8.7.1 Consultorías con firmas No habrá contratos mayores a US$100,000. Para contrataciones de firmas consultoras por un monto mayor a los US$5,000 y menor o equivalente a US$100,000, éstas se harán con base en la selección basada en calificaciones de los consultores. El personal del ANP preparará los TDR (formato 12.4.7) para que el FR elabore las solicitudes de expresión de interés (formato 12.4.2) de al menos tres firmas calificadas y con experiencia relevante. Las solicitudes de expresiones de interés serán publicadas en la página de internet del FMCN (www.fmcn.org). El FR seleccionará a la Firma Consultora que haya expresado interés y que mejor cumpla con las calificaciones para la prestación del servicio con el visto bueno del Director del ANP. Solicitará una propuesta técnica y económica para la negociación del contrato. Si durante la negociación del contrato no se llegara a un acuerdo, el FR podrá invitar a la siguiente Firma Consultora mejor calificada a presentar propuesta técnica y económica. El FR debe solicitar al Director del ANP su 72 MANUAL DE OPERACIONES C6 opinión técnica antes de tomar esta decisión. Se debe informar al Consultor sobre las razones que terminaron con las negociaciones. Una vez solicitadas las propuestas técnicas y financieras a la siguiente firma mejor clasificada en el rango, el FR no debe abrir nuevamente las negociaciones anteriores. . La selección directa puede resultar apropiada en los siguientes casos y sólo si se presenta una clara ventaja sobre el proceso competitivo: a) en el caso de servicios que constituyen una continuación natural de servicios realizados anteriormente por la firma, b) en casos excepcionales tales como, pero no limitados a, operaciones de emergencia en respuesta a desastres naturales y situaciones de emergencia declaradas por el FMCN y reconocidas por el BM, c) para servicios muy pequeños (menores a US$10,000), o d) cuando solamente una firma está calificada o tiene experiencia de valor excepcional para los servicios. En cualquiera de estos casos, no es necesario un pedido de propuesta, sino que el Director del ANP presentará los TDR (formato 12.4.7) del trabajo al FR. El FR elaborará una justificación suficientemente detallada que incluya las razones para utilizar contratación directa en vez de un proceso competitivo con el visto bueno del Director del ANP. Cuando la contratación rebase los US$5,000 el FR tramitará vía la UCP en el FMCN la no objeción del BM. La no objeción es un requisito previo a la contratación y, en general, se trata de un trámite que tarda unos 15 días a partir de la recepción completa de la información. 8.7.2 Consultores individuales Los consultores individuales serán contratados para proporcionar asesoramiento técnico y apoyo al monitoreo, capacitación o procuración de fondos. Normalmente se emplea consultores individuales para servicios para los que (a) no se necesitan equipos de personal, (b) no se necesita el apoyo profesional adicional externo de una oficina central, (c) la experiencia y las calificaciones de la persona son los requisitos primordiales. Los pasos a seguir para contratación de consultores individuales son los siguientes: a. Elaboración de TDR (formato 12.4.7). b. Evaluación de al menos tres CV. c. Carta que justifique la selección con base en calificaciones. Las personas que se seleccionen para ser contratadas deben ser los que tengan mayor experiencia, sean mejor calificados y sean plenamente capaces de realizar el trabajo. d. Firma del contrato (formato 12.4.6). Cuando el importe del contrato sea mayor a los US$5,000 y/o no haya podido comparar al menos tres candidatos calificados, El FR deberá solicitar la no objeción del BM en cuyo caso debe proveer los TDR y una justificación para la selección directa. El FR 73 MANUAL DE OPERACIONES C6 tramitará vía la UCP en el FMCN la no objeción del BM, cuando esta contratación rebase los US$5,000. La no objeción es un requisito previo a la contratación y, en general, se trata de un trámite que tarda unos 15 días a partir de la recepción completa de la información. Los consultores pueden ser seleccionados por contratación directa siempre que se justifique en casos excepcionales, como: (a) servicios que son una continuación de un trabajo previo que el consultor ha desempeñado y para el cual el consultor fue seleccionado competitivamente; (b) servicios cuya duración total estimada es menor a los seis meses, (c) en situaciones de urgencia, y (d) cuando la persona es el único calificado para la tarea. 8.8 Plan de Adquisiciones El Director del ANP preparará un Plan de Necesidades detallado que será incluido en el POA en la parte correspondiente del SISEP. Este plan de necesidades servirá de base para la preparación del Plan de Adquisiciones por el FMCN. 8.9 Arrendamiento Cuando el área natural protegida requiera de renta de oficinas en campo, el FR deberá elaborar un contrato de arrendamiento previo a la solicitud de pago. Éste deberá obtener la siguiente documentación e información: Documentos de identificación y domicilio del arrendador Descripción del inmueble Monto negociado a pagar (considerar en el presupuesto la parte de IVA retenciones) y Esquema de pagos Recibo de arrendamiento que cumpla con todos los requisitos fiscales (CFDI y XML) 8.10 Plan de necesidades semanal El FR recibirá del ANP el plan de necesidades semanal. Este plan deberá contener: a. Fecha de elaboración b. Descripción de necesidades en la semana (concepto técnico de la necesidad) c. Importe estimado d. Posibles proveedores 74 MANUAL DE OPERACIONES C6 Para que el FR realice los pagos a proveedores, el Director del ANP deberá enviar el plan de necesidades semanal cada lunes. El FR deberá adjuntar al plan una copia del CFDI (en sus formatos PDF y XML digitales),correspondiente a los pagos que se vayan llevando a cabo. Si el pago a proveedores es mayor de US$5,000 también se incluirán las cotizaciones correspondientes a los pagos requeridos. El plan de necesidades deberá enviarse por correo electrónico al contador de la URP en el FR. Para asegurar su recepción, el ANP deberá confirmar telefónicamente con el contador del FR. 8.11 Formas y plazos de pagos El FR realizará pagos a proveedores a través de transferencia electrónica o depósito con cheque, pagando directamente a la cuenta del proveedor y/o prestador de servicios. Los gastos de campo se realizarán a través de transferencia electrónica o depósito con cheque, mediante anticipo de gastos o viáticos al personal que esté contratado por el FR para apoyar las acciones de conservación de las ANP y que efectúen el gasto. Para gastos menores en los que no sea posible obtener la cuenta bancaria del proveedor, el FR podrá utilizar el medio de caja chica; siempre y cuando los gastos individuales no sean mayores a $ 1,999.00 (UN MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS 00/100 MN). El FR tramitará los pagos de acuerdo al plan de necesidades semanal los días lunes y miércoles y realizará el pago en un plazo no mayor a 48 horas, e informará al ANP de las necesidades cubiertas. El Director del ANP deberá incluir en el plan de la semana posterior ls necesidades que no se hayan cubierto anteriormente. Es importante recordar que los depósitos en bancos diferentes al que maneja el FR tardan hasta dos días hábiles en registrar el depósito. 8.12 Caja chica El FR que opte por manejo de caja chica deberá considerar lo siguiente: Designar a la persona, dentro del FR, que será responsable del manejo, quien deberá firmar el formato de responsiva. 75 MANUAL DE OPERACIONES C6 La caja chica tiene un monto máximo de $10,000.00 pesos por POA que podrá reembolsarse tan frecuentemente como se requiera. Deberá utilizarse el mecanismo de fondo fijo de Caja Chica para la compra de artículos o servicios cuyos montos sean cantidades pequeñas. Generalmente se utilizará para cubrir gastos de logística. La Caja Chica debe contener siempre el monto máximo de apertura (hasta $10,000.00 pesos, ya sea en dinero en efectivo o en documentos (notas, PDF, etc.). Los gastos de caja chica no deberán ser mayores a $ 1,999.00 (Un mil novecientos noventa y nueve pesos 00/100 MN). En gastos menores relativos a caja chica, de los cuales no pueda emitirse CFDI (por ejemplo transporte de taxis y gastos de naturaleza análoga) se utilizará la forma de vale de caja. Los gastos justificados a través de vales de caja no deben exceder de $2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100 M.N.) mensuales por POA. La Caja Chica en ningún caso se utilizará para préstamos, anticipos salariales o cambios de cheques personales. El reembolso a caja chica se efectuará con la periodicidad que sea necesaria, y todas las veces en que así lo necesite la operación del POA. Los reembolsos se podrán depositar a la cuenta personal o a la tarjeta de pago con que cuente el encargado del manejo de la caja chica. Este depósito se hará mediante cheque. En cualquier momento y sin previo aviso, el contador de la URP dentro del FR podrá realizar arqueos de caja para cerciorarse del correcto manejo de los recursos de la caja chica. Al finalizar el ejercicio fiscal, el responsable dentro del FR, que maneje caja chica deberá efectuar el cierre correspondiente, presentando al contador de la URP dentro del FR, la totalidad de comprobantes, con reintegro de recursos o combinación de ambos. Para un nuevo ejercicio fiscal se iniciará el proceso de apertura de caja chica. 76 MANUAL DE OPERACIONES C6 8.13 Fraude y corrupción El FR, FMCN y beneficiarios directos del proyecto deberán seguir las más elevadas normas de ética durante el proceso de contrataciones y la ejecución de los contratos financiados por el BM, evitando las prácticas siguientes: a) Práctica corrupta.- significa el ofrecimiento, suministro, aceptación o solicitud, directa o indirectamente, de cualquier cosa de valor con el fin de influir impropiamente en la actuación de otra persona. b) Práctica fraudulenta.- significa cualquier actuación u omisión, incluyendo una tergiversación de los hechos que, astuta o descuidadamente, desorienta o intenta desorientar a otra persona con el fin de obtener un beneficio financiero o de otra índole, o para evitar una obligación. c) Práctica de colusión.- significa un arreglo de dos o más personas diseñado para lograr un propósito impropio, incluyendo influenciar impropiamente las acciones de otra persona. d) Práctica coercitiva.- significa el daño o amenazas para dañar, directa o indirectamente a cualquier personal, o las propiedades de una persona, para influenciar impropiamente sus actuaciones. e) Práctica de obstrucción.- significa la destrucción, falsificación, alteración o escondimiento deliberados de evidencia material relativa a una investigación o brindar testimonios falsos a los investigadores para impedir materialmente una investigación por parte del BM, de alegaciones de prácticas corruptas, fraudulentas, coercitivas o de colusión; o/o la amenaza, persecución o intimidación de cualquier persona para evitar que pueda revelar lo que conoce sobre asuntos relevantes a la investigación o lleve a cabo la misma. 8.14 Lineamientos y reportes El FR elaborará un control administrativo de recursos (Formato 12.8) en el que identificará de manera secuencial los pagos a proveedores realizados y los comprobantes que amparan los gastos. La información mensual la deberá reunir el contador de la URP dentro del FR durante el mes en que se ejecutan los gastos. Si el personal complementario en apoyo a las actividades del ANP no entregase los comprobantes debidos en el transcurso de los cinco días del mes siguiente, se detendrán la operación del POA correspondiente. 77 MANUAL DE OPERACIONES C6 Los gastos pagados durante el ejercicio fiscal que no sean comprobados al 31 de diciembre deberán reintegrarse en su totalidad de manera inmediata. 8.15 Catálogo de cuentas Cada gasto efectuado por el proyecto debe estar amparado por un recibo o factura, que deberá ser clasificado de acuerdo a la cuenta y subcuenta elegible. El catálogo de cuentas aprobado por el BM se divide en cuentas (subrayado) y éstas a su vez se dividen en subcuentas. A continuación se presenta el catálogo de cuentas correspondiente: 1000 Personal Técnico y de Campo 1001 Sueldos y salarios brutos 1002 Honorarios asimilables a salarios (brutos incluyen ISR) y/o profesionales (brutos más IVA) 1003 Jornales (se sugiere sea por asimilables a salarios) 1004 Prestaciones (IMSS, Infonavit, crédito al salario, etc.) 1005 Impuestos (únicamente el porcentaje sobre nómina que aplique para cada estado) 2000 Servicios Profesionales (externos a la institución) 2001 Consultorías 2002 Servicios legales 2003 Otros servicios profesionales (especificar) 3000 Adquisiciones 3001 Equipo de cómputo y software 3002 Mobiliario y equipo de oficina 3003 Equipo técnico (mayor a $5,000.00) 3004 Medios de transporte (excepto vehículos automotores) 3005 Obras de infraestructura menor 4000 Costos Directos 4001 Papelería, insumos de cómputo y artículos de oficina 4002 Mensajería y correo 4003 Gastos de representación 78 MANUAL DE OPERACIONES C6 4004 Comisiones bancarias 4005 Otros (especificar) 5000 Gastos del Personal de la OSC 5001 Viáticos para participación en talleres y seminarios (transportación terrestre, hospedaje y alimentos) 5002 Transportación aérea 5003 Cuotas de inscripción a talleres y seminarios 6000 Gastos de campo 6001 Viáticos de campo transportación terrestre) (hospedaje, alimentación, taxis, combustible, 6002 Transportación aérea 6003 Materiales e insumos de campo 6004 Comunicación, difusión y promoción 6005 Mantenimiento de vehículos y de equipo técnico 6006 Otros (especificar) 7000 Costos Indirectos 8.16 Transferencias presupuestales El FR podrá efectuar los cambios que el POA requiera dentro de su presupuesto entre actividades y sub-actividades, siempre y cuando no rebasen el 10% de su presupuesto de gasto corriente. De lo contrario deberán llenar en el SISEP la solicitud de transferencia para su aprobación correspondiente (Formato 12.9). El Director del ANP emitirá su opinión técnica previo a estos movimientos por vía electrónica. El FR podrá realizar cambios en la cuenta 7000 Costos Indirectos (renta, luz, agua, teléfono, internet, asistencia contable, etc.) siempre y cuando estén en el plan de necesidades semanal. Estos cambios deberán indicar la necesidad técnica de efectuar el cambio y de qué manera afecta el desarrollo del POA. 8.17 Contenido de las carpetas mensuales El FR deberá tener una carpeta mensual que contenga: Los planes de necesidades semanales Todos los contratos de arrendamiento o cualquier otro documento legal que esté relacionado con las actividades financiadas con recursos del proyecto. 79 MANUAL DE OPERACIONES C6 Las cotizaciones y criterios de selección de proveedor en los casos señalados de acuerdo a la descripción del apartado de “Adquisiciones”, y los documentos soporte descritos en el apartado de “Contratación de Consultores” y “Arrendamiento”. Todos los documentos que amparen los gastos deben estar a nombre del FR (PDF, XML y vales). El periodo máximo para el reembolso de un gasto es de dos meses de antigüedad, de lo contrario será un gasto no reembolsable. Esto incluye también las comprobaciones por concepto de salidas a campo y/o viáticos. 8.18 Subejercicio Si al finalizar el año existiese un subejercicio igual o mayor al 10% del gasto corriente destinado al POA de un ANP, el FR devolverá el monto correspondiente al subejercicio al FMCN para que lo regrese al FCC. En caso de que el subejercicio sea menor al 10%, este ahorro deberá ser justificado y presentar un nuevo plan de necesidades semestral que incluya las actividades técnicas en las que se aplicarán estos recursos. Una vez justificado, el ahorro podrá ser aplicado a alguna actividad elegible durante el primer semestre del año inmediato posterior. La comprobación correspondiente deberá ser enviada al FR en la carpeta respectiva con su clasificación por actividad elegible y una explicación breve del gasto, que haga referencia al subejercicio. 8.19 Fondos de emergencia En caso de que se presente alguna contingencia (desastre natural), El Director del ANP presentará un plan de necesidades inmediatas a cubrir. El FR se encargará de efectuar los pagos para cubrir este plan. El FR recabará comprobantes de proveedores locales en caso de que la comprobación no la pueda obtener el FR por vía electrónica. Estos fondos serán financiados por la cuenta patrimonial. El techo para Fondos de emergencia será del 10% del monto total con que cuentan los POA de las ANP en conjunto. 8.20 Calendario de requisitos administrativos para POA Tabla 8. Calendario de procesos para cumplir los requisitos administrativos para el financiamiento de los POA. 80 MANUAL DE OPERACIONES C6 Inicio Conclu- Descripción sión Ene. 1 Ene. 15 El FMCN realiza el desembolso para POA correspondiente al 1er. semestre al FR previa firma del contrato, apertura de cuenta bancaria y entrega del recibo correspondiente. Feb 1 Feb 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de enero. Feb 6 Feb 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio de mes de enero. Mar 1 Mar. 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de febrero. Mar 6 Mar 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio de mes de febrero. Abr 1 Abr. 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de marzo. Abr 6 Abr 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de marzo. May 1 May 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de abril. May 6 May 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de abril.. Jun 1 Jun 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de mayo. Jun 6 Jun 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de mayo. Jul 1 Jul 15 El FMCN lleva a cabo la visita de supervisión a las oficinas del FR para la revisión de los comprobantes del primer semestre. Jul 1 Jul 15 Una vez solventadas las observaciones levantadas durante la visita de supervisión, el FMCN procede a efectuar el desembolso 81 MANUAL DE OPERACIONES C6 correspondiente al 2º semestre del año (incluye operación del POA y complemento para la asesoría técnica y administrativa correspondiente). Jul 1 Jul 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de junio. Jul 6 Jul 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de junio. Ago 1 Ago 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de julio. Ago 1 Ago 5 El FR envía al FMCN en formato electrónico el primer reporte semestral de cada POA y de los gastos generales de C6. Ago 5 Ago 10 FMCN revisa los reportes financieros semestral y anual del FR y lo integra al reporte general de FMCN para BM. Ago 15 Ago 6 FMCN envía a BM los reportes semestral y anual del proyecto C6. Ago 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de julio. Sep 1 Sep 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de agosto. Sep 6 Sep 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de agosto. Oct 1 Oct 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de septiembre. Oct 6 Oct 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de septiembre. Nov 1 Nov 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de octubre. Nov 6 Nov 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de octubre. Dic 1 Dic 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto 82 MANUAL DE OPERACIONES C6 del mes de noviembre. Dic 6 Dic. 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de noviembre. Ene 1 Ene 5 El FR reúne los comprobantes originales correspondientes al gasto del mes de diciembre. Ene 6 Ene 20 El FR registra contablemente el gasto correspondiente al ejercicio del mes de diciembre. Ene 21 Ene 30 El FR envía al FMCN en formato electrónico el segundo reporte semestral y el reporte anual correspondiente a los POA del proyecto C6. Feb 1 Feb 5 El FMCN lleva a cabo la visita de supervisión a las oficinas de FR para la revisión de los comprobantes del segundo semestre. Feb 6 Feb 10 El FMCN revisa los reportes financieros semestral y anual del FR y lo integra al reporte general de FMCN para BM. Feb 15 Feb 15 FMCN envía a BM los reportes semestral y anual del proyecto C6. Feb 28 Una vez solventadas las observaciones levantadas durante la visita de supervisión al FR, el FMCN procede a efectuar el desembolso correspondiente al 10% final del complemento de asistencia técnica y administrativa. 83 MANUAL DE OPERACIONES C6 9. Aplicación de los fondos para sub-proyectos El Componente 2 del proyecto C6 contempla el apoyo a sub-proyectos en los temas de agro-ecología en áreas degradadas y de manejo forestal sustentable. Asimismo, el Componente 3 contempla que estos sub-proyectos podrán ampliarse para incluir el monitoreo local de biodiversidad y carbono. Los responsables de los sub-proyectos recibirán entrenamiento para este monitoreo, así como también para monitoreo estandarizado de la calidad del agua en las cuencas. Los sub-proyectos se localizarán en sitios prioritarios dentro de las cuencas/sub-cuencas de acuerdo a los planes de manejo integral de cuenca (PAMIC) elaborados por el INECC. Estarán a cargo de organizaciones de la sociedad civil (OSC), comunidades, ejidos o cualquier grupo legalmente constituido que tenga la capacidad para llevar a cabo los subproyectos a nivel local. El presente capítulo describe el proceso de convocatoria, evaluación, selección y adjudicación de contratos para estos sub-proyectos, así como los tiempos que requieren estos procedimientos. 9.1. Bases para la convocatoria Durante el primer trimestre del año la URP, con apoyo del INECC, desarrollará el PAMIC de cada cuenca, el cual definirá los sitios de atención en los cuales deberá enfocarse la convocatoria para sub-proyectos. Si los sitios de enfoque tienen poblaciones indígenas, la URP diseñará un PPI acorde con el presupuesto en el primer trimestre del (ver capítulo de MPPI en este Manual) . El desarrollo de PPI en los sitios de enfoque para el Componente 2 del proyecto tendrá lugar cuando los municipios correspondientes estén clasificados como indígenas o con presencia de población indígena (tipología A, B, C y D de CDI). Este PPI será presentado al CTP en marzo de cada año junto con la propuesta de convocatoria para los sub-proyectos. El PPI contendrá la identificación de las comunidades indígenas en los sitios de enfoque, las actividades necesarias para asegurar la difusión de la convocatoria en los sitios de enfoque, considerando los medios más adecuados para las poblaciones indígenas, la identificación de las organizaciones que pudieran apoyar a estos grupos en la elaboración de las propuestas, cómo van a participar en el desarrollo del PPI y la evidencia de su amplio apoyo comunitario para la versión final de la PPI, así como las metas y presupuesto correspondiente. Una vez aprobadas por el CTP, en abril la convocatoria para sub-proyectos y el PPI serán enviados al BM por la URP, la cual solicitará su no-objeción a través del FMCN. En julio las cuatro instituciones del proyecto publicarán la convocatoria y la URP se encargará de su difusión y del apoyo a grupos indígenas de acuerdo al PPI aprobado por el BM. El Formato 12.10 presenta las bases para la convocatoria. La convocatoria cerrará oficialmente en septiembre del mismo año. Las bases de convocatoria indicarán que los proponentes recibirán el aviso de la URP sobre la aceptación o rechazo de la 84 MANUAL DE OPERACIONES C6 propuesta en octubre. En caso de aceptación, a partir de octubre la URP empezará un intercambio de información con el proponente con miras a recibir el primer desembolso en la segunda quincena de enero del año siguiente. 9.2. Contenido de las propuestas La sección técnica de la propuesta deberá contar con los incisos mencionados al calce y que están descritos a detalle en el SISEP en línea (sisep.org.mx o www.fmcn.org) del FMCN o en el Formato 12.11: a) Portada: ficha técnica del proyecto y de la institución proponente b) Resumen de la propuesta: incluye la descripción del problema que atiende el proyecto, su objetivo, resultados esperados, las instituciones y/o comunidades involucradas, y la visión de largo plazo. c) Propuesta técnica: I. Descripción de la propuesta: incluye el problema, la solución, la metodología, los resultados esperados con las actividades que conlleva para alcanzar los objetivos propuestos, así como las circunstancias que harán posible el éxito el proyecto. Asimismo especifica cómo el proyecto contribuye a los objetivos de la convocatoria. II. Planeación del proyecto: incluye la tabla con la descripción del marco lógico del proyecto: objetivo, resultados esperados, indicadores, actividades, metas y cronograma. d) Antecedentes de la organización ejecutora: describe las actividades que ha desarrollado la organización relacionadas con los objetivos del proyecto. En caso de haber sido beneficiado anteriormente por apoyos del FMCN, el proponente deberá especificar el número de contrato del proyecto, describir sus avances y la articulación de éstos con la nueva propuesta. e) Anexos a la propuesta: incluye información curricular de la institución y de los participantes en el proyecto, documentación legal y cartas de apoyo de otras instituciones. La sección administrativa descrita a detalle en el SISEP y en el Formato 12.12 contiene el presupuesto de la propuesta con el desglose por categoría de gasto de cada resultado planeado. 85 MANUAL DE OPERACIONES C6 9.3 Evaluación de propuestas Las propuestas serán analizadas por la URP con el fin de verificar que cumplan con las calificaciones establecidas en las bases de la convocatoria. Este análisis se llevará a cabo durante las siguientes dos semanas al cierre de la convocatoria. Aquellas organizaciones cuya propuesta no cumpla con las calificaciones serán notificadas como se indica más adelante en este capítulo. En la segunda quincena de septiembre se llevará a cabo una sesión de evaluación externa de las propuestas. De manera previa, durante la sesión de marzo del CTP, el CTP habrá identificado a expertos en los temas incluidos en la misma para que evalúen las propuestas (el Formato 12.13 corresponde a la invitación a los evaluadores). El número de expertos invitados variará entre tres y cuatro expertos por región geográfica o tema (según decida el CTP), considerando que un evaluador podrá revisar un máximo de seis propuestas por día. El FMCN ha integrado un catálogo de expertos en distintas áreas de conocimiento en la conservación de recursos naturales. Esta “Lista de evaluadores potenciales” la actualizará el FMCN cada año y el CTP la usará en su reunión de marzo como punto de partida para definir a los evaluadores potenciales de las propuestas de sub-proyectos. Por sus servicios de evaluación, el FR a través de la URP canalizará a cada experto un apoyo por cada día dedicado al proceso, a excepción de aquellos evaluadores que son funcionarios públicos, ya que ellos están impedidos por Ley de recibir remuneraciones distintas a su pago por el cargo que ostentan en la función pública. La URP determinará el monto de los honorarios tomando como base un apoyo de $700 (setecientos pesos) por día. Adicionalmente, la URP cubrirá los viáticos de los expertos invitados con recursos de su POA. El Formato 12.14 incluye los “Lineamientos para evaluadores externos” como un documento de apoyo para que el evaluador sepa lo que se espera de su participación. Asimismo, la URP decidirá sobre la conveniencia de tener una plática de un experto al inicio de la sesión de evaluación de propuestas, que ayude a dar el marco de referencia de la evaluación. La URP también decidirá sobre la conveniencia de enviar las propuestas impresas a los evaluadores antes de la reunión presencial. El Formato 12.15 muestra el “Formato de evaluación propuestas” que cada evaluador deberá llenar por propuesta evaluada. Los criterios a evaluar deberán corresponder con los publicados en la convocatoria. Adicionalmente, los evaluadores tendrán que llenar el formato incluido en el MGAS (Apéndice 13.2) para detectar posibles actividades que requieran mitigación por su impacto en el medio ambiente. Al término de la sesión de evaluación, cada evaluador alimentará el Formato 12.16 “Formato de retroalimentación de evaluadores”, en el cual se solicitan los comentarios del evaluador en cuanto a la organización y desempeño del proceso de selección, con el fin de mejorar el proceso en años posteriores. 86 MANUAL DE OPERACIONES C6 Los evaluadores se reunirán en la fecha y hora acordadas con el personal de la URP, a más tardar en la segunda quincena de septiembre. A continuación se lista la información y arreglos logísticos necesarios antes, durante y al término de la evaluación externa: Previo a la reunión de evaluadores la URP preparará lo siguiente: 1. Reservar espacio físico (sala de juntas o salón de hotel) con servicio de café. 2. Preparar paquete de información para cada evaluador (decidir si conviene enviar las propuestas a los evaluadores antes del taller de evaluación, en este caso, las propuestas deberán estar impresas y acompañadas de una nota indicando que el evaluador debe mantenerlas confidenciales). 3. Preparar los formatos de evaluación de propuestas que se entregarán a los evaluadores al momento de entregarle su paquete de evaluación. 4. Tener papel, lápices y calculadoras disponibles. 5. Contar con un proyector para mostrar los resultados de la evaluación para la discusión entre los evaluadores. 6. Reservar espacio en un restaurante cercano para los evaluadores. El paquete para cada evaluador deberá ir personalizado y contener: 1. Orden del día para la sesión de evaluación. 2. Convocatoria que dio origen al proceso de evaluación en el que están participando. 3. Lineamientos para evaluadores externos (Formato 12.14). 4. Propuestas impresas en modo económico (usando ambos lados de la hoja y en papel reciclado). 5. Formato de evaluación de propuestas (Formato 12.15). 6. Formato de retroalimentación de evaluadores (Formato 12.16). Los evaluadores deberán devolver todo el paquete al personal del FMCN al término de la sesión de evaluación. Los formatos de evaluación se pondrán en un sobre junto con la tabla de calificaciones final, la cual será firmada por cada evaluador. El personal del FANP cerrará el sobre y la URP lo abrirá hasta el momento en que integre los resultados finales. 87 MANUAL DE OPERACIONES C6 Al término de la sesión de evaluación el personal de la UCP entregará a cada evaluador: 1. Carta de agradecimiento. 2. Cheque, en sobre cerrado y personalizado a excepción de aquellos evaluadores que son funcionarios públicos, quienes sólo recibirán la carta de agradecimiento. 3. Recibo de honorarios asimilables a salarios para comprobación del FR (original y copia) para recabar la firma en el momento de entrega. Una vez que la URP haya compilado las calificaciones, observaciones y sugerencias de los evaluadores externos para cada una de las propuestas, las presentará al CTP en septiembre. El número de propuestas a ser financiadas dependerá de la calidad de las propuestas y del presupuesto total disponible. Para la selección final el CTP se basará en las recomendaciones de los evaluadores externos. 9.4 Notificación del resultado a los proponentes Después de verificar el cumplimiento de las propuestas con las calificaciones de la convocatoria, en septiembre la URP notificará a los proponentes que fueron descalificados siguiendo el Formato 12.17 “Notificación de rechazo por no calificar”. En cuanto el CTP haya seleccionado las propuestas a financiar, la UCP informará por escrito a cada proponente la decisión del CTP. En caso de rechazo, la URP utilizará el Formato 12.18 “Notificación de rechazo después de evaluación”. En caso de aprobación, la URP utilizará el Formato 12.19 “Notificación de financiamiento”. La carta de aprobación incluirá las observaciones técnicas de los evaluadores externos y administrativas de la URP. Solicitará al proponente que modifique la propuesta de acuerdo a estas observaciones. Con el fin de elaborar el contrato respectivo la carta también solicitará al proponente responder el Formato 12.20 “Cuestionario financiero y legal para OSC”. La URP dará prioridad a las cartas de aprobación sobre las de rechazo, con el fin de dar inicio a los trámites de elaboración de contratos. Los proponentes contarán con tres semanas para entregar la propuesta que atienda las observaciones técnicas y administrativas. En caso de que el proponente no cumpla con el plazo establecido para la entrega de documentos, el FR podrá dar por cancelado el proyecto y notificará a la siguiente propuesta en la lista de calificaciones que podrá acceder al financiamiento. La URP incluirá las propuestas finales que serán financiadas, junto con la minuta de la sesión del CTP que seleccionó estas propuestas, en el Plan Anual de Gasto y 88 MANUAL DE OPERACIONES C6 Presupuesto Consolidado mencionado en el capítulo 5. La no objeción del BM será necesaria para financiar los sub-proyectos. 9.5 Elaboración de contratos para sub-proyectos aprobados Con base en la información contenida en el Formato 12.20 “Cuestionario financiero y legal para OSC” que el proponente entregará a la URP en octubre vía el SISEP, la URP elaborará un contrato para el sub-proyecto respectivo. La URP elaborará un contrato siguiendo el Formato 12.21 “Contrato estándar para sub-proyectos” en caso de que la organización de la sociedad civil (OSC) cuente con la deducibilidad de impuestos. En caso de que la OSC no tenga esta autorización de la SHCP, la UCP utilizará el Formato 12.22 “Apéndice 1 del contrato estándar para sub-proyectos” o el Formato 12.23 “Apéndice 2 del contrato estándar para sub-proyectos”. La URP elaborará los contratos entre noviembre y diciembre a partir del SISEP. La URP solicitará dos originales de cada contrato. Uno será para la OSC y el otro será para el FMCN. El FR deberá contar con el contrato firmado por la OSC ejecutora y su respectivo comprobante fiscal para solicitar al FMCN que efectúe el primer desembolso de cada proyecto, que tendrá lugar a más tardar en la segunda quincena de enero, cuando deberá iniciar la ejecución de las actividades de los sub-proyectos. El FMCN incluirá la lista de los sub-proyectos aprobados en el PAGyPC, que será sometido a la no objeción del BM de acuerdo a este Manual. El detalle de cada subproyecto, sus reportes, así como los contratos respectivos estarán disponibles al BM a través del SISEP. El FMCN asegurará el acceso del BM a esta información vía el SISEP. Toda transferencia al presupuesto, adenda por extensión de tiempo o por cambios en las actividades serán autorizados por FMCM y podrán ser visualizadas por el BM en el SISEP. En los reportes semestrales del proyecto el FMCN enviará al BM un resumen de los adenda que ha habido en contratos de los sub-proyectos. La información de los sub-proyectos estará disponible en todo momento para el personal del BM. 9.6. Partes del contrato Los contratos constan de: a) Cuerpo del contrato, en el que se declaran las partes, el objeto, los derechos, obligaciones y demás condiciones del contrato, con dos variantes, en su caso: Apéndice 1: Cláusulas especiales para recursos otorgados por prestación de servicios. 89 MANUAL DE OPERACIONES C6 Apéndice 2: Cláusulas especiales para recursos otorgados por mandato. b) Anexo A: Descripción del proyecto, en este anexo se incorpora la propuesta técnica final de la organización ejecutora. c) Anexo B: Presupuesto del proyecto, se refiere al presupuesto que elaboró la OSC al incorporar las observaciones administrativas de la URP. d) Anexo C: Calendario de reportes y pagos parciales. Las fechas de reporte y montos de desembolso son estipulados por la URP, considerando que el primer desembolso se hará a la firma de contrato y correspondiente entrega del comprobante fiscal correspondiente. El FMCN retendrá al menos un 10% del monto total del proyecto para desembolsarse contra entrega del reporte final del proyecto a satisfacción de la URP. Los pagos parciales mostrarán congruencia con el presupuesto aprobado del proyecto y dependerán de la entrega y aprobación de reportes parciales. 90 MANUAL DE OPERACIONES C6 9.7 Cronograma para convocatoria y selección de sub-proyectos 91 MANUAL DE OPERACIONES C6 10. Monitoreo y seguimiento técnico-administrativo de los sub-proyectos 10.1 Reportes de los sub-proyectos La OSC o comunidad cuyo sub-proyecto sea financiado con recursos de C6 enviará reportes de avance del proyecto a la URP utilizando el SISEP en línea del FMCN (sisep.org.mx), el cual utiliza el Formato 12.24 “Reportes de sub-proyectos”. Asimismo, enviará reportes de seguimiento administrativo al FGM de acuerdo a los lineamientos y formatos incluidos en el capítulo 10, los cuales forman parte de la guía de procedimientos anexa al contrato con la OSC. Los lineamientos para entrega de reportes se resumen a continuación: 1. Los reportes se deberán entregar en la fecha establecida en su calendario de reportes contenido en el contrato. Los reportes técnico y administrativo deberán ser presentados por la vía del SISEP. 2. El FR revisará los reportes en un plazo máximo de 15 días naturales debiendo informar al responsable del proyecto si ha sido aprobado tanto técnica como administrativamente o, en su caso, enviar las observaciones correspondientes. 3. Las observaciones que en su caso genere la revisión de los reportes deberán ser solventadas por los ejecutores en un plazo máximo de 15 días naturales. 4. En caso de requerir un plazo mayor para la entrega del reporte, el responsable del proyecto deberá comunicarse con la URP, exponiendo las razones del retraso y las fechas que proponen entregar los reportes o las observaciones. 5. La aprobación técnica y administrativa permitirá que el FR informe al FMCN que el reporte técnico – administrativo ha sido liberado y puede realizar el desembolso correspondiente en un plazo máximo de una semana. Los responsables del sub-proyecto mantendrán informado al FR de cualquier situación que pueda impactar o atrasar la consecución de los objetivos del proyecto y/o el ejercicio del financiamiento en tiempo y forma. En caso de que la consecución de dichos objetivos requiera alguna modificación en el diseño del sub-proyecto y/o en la distribución del presupuesto, los responsables de proyecto solicitarán autorización por escrito al FR, antes de realizar los cambios, utilizando el Formato 12.25. En caso de que el FR no reciba los reportes o atención a observaciones a los mismos en el tiempo estipulado, el FR enviará un recordatorio y esperará quince días. Al término de este plazo el proyecto podrá ser sujeto a cancelación previa consulta con el CTP. Los reportes técnicos se presentarán vía el SISEP en línea, a excepción de aquellos que por su naturaleza sea imposible mandarlos en electrónico. Las partes del Informe técnico son: 1. Una carátula 2. Un reporte narrativo que describe los principales resultados, impactos y en su caso obstáculos en el desempeño del proyecto. Este puede ser parcial o final. 92 MANUAL DE OPERACIONES C6 3. El “Reporte de sub-proyectos” incluido en el Formato 12.24 deberá ser completado y presentado únicamente como parte del reporte final del proyecto en adición al “Reporte de actividades”. 4. El “Reporte de avance de actividades” es presentado como parte de cada reporte. 5. Anexos, lo cuales deben incluir copia o registro fotográfico de los productos del proyecto. El periodo del reporte(s) intermedio(s) y final es acumulativo, es decir, comprende desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha del reporte que corresponda con base en el contrato. En éste están establecidas las fechas en las que deberán ser entregados los reportes técnicos. 10.2 Prórrogas para reportes o ejecución de los sub-proyectos La OSC o comunidad a cargo de la ejecución del sub-proyecto podrá pedir prórroga para presentar sus reportes técnicos/administrativos o para ejecutar el proyecto mismo, siempre y cuando justifique la causa. La OSC deberá enviar la solicitud para la prórroga a más tardar una semana antes de la fecha estipulada en el contrato para entregar el reporte en cuestión o para iniciar la ejecución del proyecto. Esta solicitud deberá enviarla a la UCR por escrito vía correo electrónico o fax y confirmar vía telefónica. La UCR contestará por escrito a través de los mismos medios antes mencionados, después de consultar el estado del proyecto con los contadores del FR. La respuesta podrá ser afirmativa o negativa. En caso de que la prórroga sea para la entrega del reporte final o requiera modificar alguna parte del contrato, además de la respuesta por escrito, el FR preparará un addendum al contrato de acuerdo al Formato 12.26, que la URP llenará en el SISEP. La organización ejecutora podrá pedir cuantas prórrogas necesite siempre que esté justificado. El FR tendrá siempre la posibilidad de negar la prórroga si la justificación de la OSC no está debidamente sustentada, en cuyo caso mantendrá al CTP informado al respecto. 10.3 Desembolsos Los desembolsos los hará directamente el FMCN a las OSC seleccionadas. El FMCN será el encargado de firmar el contrato con la OSC o comunidad beneficiara del subproyecto, mientras que el FR proveerá el seguimiento y asesoría técnica a los subproyectos. El primer desembolso o depósito al proyecto se hará a la firma del contrato entre FMCN y el beneficiario del sub-proyecto. Los desembolsos subsecuentes se efectuarán de acuerdo al calendario de pagos incluido en el contrato contra la entrega de reportes, una vez que las observaciones técnicas y administrativas hayan sido atendidas y el FR haya enviado su aprobación para desembolso a FMCN vía correo electrónico. El FMCN, hará el desembolso correspondiente, el cual no deberá tardar más de una semana después de la recepción del comprobante fiscal en original. El 93 MANUAL DE OPERACIONES C6 comprobante fiscal de los depósitos del FMCN a la OSC o comunidad deberá estar a nombre de FMCN. 10.4 Visitas de supervisión El personal del FR realizará supervisiones técnicas y administrativas periódicas a la OSC para asegurar el seguimiento de los lineamientos establecidos en el contrato y en el presente Manual, en cualquier etapa de ejecución con previo aviso a la OSC. En caso de ser necesario el apoyo de FMCN en la supervisión, ésta se dará con previa programación y conocimiento de la situación. Con respecto a las visitas en campo, el POA de la URP especificará el número de visitas a los sub-proyectos que llevará a cabo. Con base en los comentarios de los evaluadores y los resultados reportados, la URP elegirá una muestra de los sub-proyectos para ser visitados por año. Previo a la visita al sub-proyecto seleccionado, la fecha y la agenda serán acordadas entre la OSC y la URP. La URP podrá apoyarse para la supervisión en personal de las instituciones participantes en el proyecto (CONANP, CONFOR, INECC o FMCN). Posterior a la visita de campo, en un plazo máximo de 15 días, la URP enviará a la OSC a cargo del sub-proyecto el reporte de la visita de supervisión en el que incluirá sugerencias para mejorar el seguimiento y desempeño del proyecto. Para estos reportes la URP utilizará el formato contenido en el Formato 12.27 “Reporte de visita a campo”. 10.5 Terminación del sub-proyecto Al concluir un sub-proyecto satisfactoriamente, la URP enviará a la OSC una carta de conclusión de proyecto (Formato 12.28 “Carta de conclusión del sub-proyecto”) y solicitará a la OSC que responda el “Evaluación del FR” (Formato 12.29). El FMCN depositará el saldo del proyecto a la OSC cuando el FR le envíe vía correo electrónico la aprobación del reporte técnico – administrativo final y cuando haya recibido el recibo original correspondiente al último desembolso. Asimismo la URP deberá llenar el Formato 12.30 “Evaluación del desempeño de la OSC” con la finalidad de crear el historial de desempeño de las OSC que el C6 está financiado. 10.6. Cancelación de sub-proyecto Los motivos de cancelación de un contrato incluyen los siguientes casos: a) La OSC no envía los documentos necesarios para la firma del contrato en los plazos establecidos. b) La OSC no envía su reporte de avance dentro de los plazos establecidos. c) La OSC no envía su reporte con las observaciones atendidas dentro de los plazos establecidos. d) La OSC no cumple con los plazos estipulados en el contrato. 94 MANUAL DE OPERACIONES C6 e) La OSC muestra malversación de fondos. f) La OSC no cumple con las actividades propuestas. g) La OSC no sigue los procedimientos que son parte del contrato y que están incluidos en este Manual. En caso de que se cancele un proyecto, el FR informará al FMCN de la decisión para su aprobación e informará por escrito a la OSC las razones de la cancelación y, en caso necesario, el FMCN, previo conocimiento, solicitará el reembolso de los fondos no ejercidos y/o no aprobados. La URP mantendrá informado al CTP en todo momento. 95 MANUAL DE OPERACIONES C6 11. Procedimientos administrativos para los sub-proyectos 11.1 Cuentas bancarias La OSC abrirá una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos provistos por el FMCN para el sub-proyecto. Cuando el monto total del proyecto sea superior a $300,000 (trescientos mil pesos 00/100 M.N.), ésta deberá ser una cuenta productiva y los intereses generados podrán ser usados para el mismo proyecto, previa autorización de FMCN a través del FR. Si el costo de tener una cuenta productiva que genere intereses es mayor a los $5,000 pesos, la OSC pedirá autorización al FMCN a través del FR para abrir una cuenta de cheques sencilla. La cuenta bancaria a nombre de la OSC será para el ejercicio del gasto programado en el presupuesto aprobado. Esta cuenta contará con firmas mancomunadas, tanto del responsable del proyecto (o Director General de la OSC) como del responsable administrativo y deberá estar a nombre de la OSC. La primera comisión bancaria por concepto de cheque rebotado y/o manejo de cuenta en la vida del proyecto afectará al presupuesto del sub-proyecto. Las posteriores serán responsabilidad de la OSC. 11.2 Controles internos Los controles internos mínimos requeridos son: Las transacciones que realice la OSC (pagos por servicio y/o bienes) deben contar con la autorización administrativa correspondiente y con pleno conocimiento del responsable técnico. Los cheques deberán ser expedidos a nombre del proveedor de bienes o servicios, siempre y cuando sean igual o mayor a $2,000.00 pesos y deberán incluir la leyenda “para abono en cuenta del beneficiario”, de lo contrario no se considerarán deducibles. Deberá utilizarse el mecanismo de fondo fijo de caja chica para la compra de artículos o servicios cuyos montos sean menores a $1,999.00 (Un mil novecientos noventa y nueve pesos 00/100 M.N.) Los documentos que amparen las salidas de dinero deben estar a nombre de la OSC, con la justificación propia del gasto y clasificado con la clave del catálogo de cuenta a la que se asignará dicho gasto. Todos los documentos originales generados por el desarrollo del proyecto se guardan y resguardan en las oficinas de la OSC, así mismo se deberá conservará una fotocopia de todos y cada uno de los documentos enviados al FR. La OSC mantendrá los registros y reportes de forma tal que reflejen sus operaciones y la condición financiera de acuerdo a prácticas de contabilidad 96 MANUAL DE OPERACIONES C6 generalmente aceptadas en la República Mexicana, contabilizando por separado los registros, operaciones y cuentas del proyecto. El periodo máximo para el reembolso de un gasto será de dos meses de antigüedad, de lo contrario será un gasto no reembolsable. No se aceptarán gastos previos a la firma del contrato o posteriores a la conclusión del mismo, a menos que exista aprobación previa por escrito del FMCN. Ningún empleado de la OSC podrá participar en la selección, adjudicación o administración de un contrato de prestación de servicios profesionales o adquisición de bienes, si pudiera existir un conflicto de interés aparente o real. Toda adquisición de bienes deberá estar inventariada. 11.3 Personal complementario En cuanto a la contratación de personal contratado con recursos del proyecto, la OSC implementará lo siguiente: La contratación de personal deberá cumplir con la Ley Federal del Trabajo y demás leyes aplicables, así como con los montos especificados en la propuesta. En relación al pago de impuestos federales y estatales y prestaciones (Infonavit e IMSS) no está permitido asignar al gasto del proyecto ni al pago de multas, recargos ni actualizaciones. Para los honorarios profesionales y los asimilados a salarios, la OSC deberá hacer las retenciones de ley correspondientes. La opción de elegir la contratación del personal es responsabilidad de la OSC. El FMCN y el FR se deslindan de cualquier responsabilidad laboral. 11.4 Adquisiciones de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría El FR, bajo la capacitación y supervisión del FMCN, tendrá la responsabilidad de supervisar que toda adquisición se lleve a cabo de acuerdo al presupuesto del subproyecto correspondiente y en general de acuerdo a los requisitos exigidos por el BM: a) atender a criterios de economía y eficiencia en la ejecución del proyecto; b) dar a todos los licitantes elegibles, la misma información e igual oportunidad de competir en el suministro de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría; c) fomentar el progreso de los contratistas y fabricantes del país; d) el proceso de contratación deberá ser transparente; e) no deberá existir conflicto de interés en un proceso de adquisiciones. 97 MANUAL DE OPERACIONES C6 A continuación se presentan los lineamientos a seguir por parte de las OSC o comunidades responsables de los sub-proyectos en cuanto a adquisiciones se refiere: Las adquisiciones autorizadas serán las incluidas en los presupuestos aprobados de los sub-proyectos en la parte correspondiente del SISEP. Todas las adquisiciones deberán facturarse a nombre de la OSC. Para la compra de bienes y equipo mayores a US$100,0004 la OSC deberá obtener vía el FMCN la no objeción del BM previo a la adquisición correspondiente. Este proceso tarda en promedio unos 15 días. Cuando la compra de bienes y equipo supere los US5,000, ésta deberá estar respaldada cuando menos por tres cotizaciones. Estas cotizaciones se incluirán en los reportes administrativos . Las tres cotizaciones se anexarán en la comprobación de gastos mensual. El proveedor con menor costo deberá ser seleccionado. Cuando no sea el caso se deberá anexar una justificación. En todo caso se anexará la comprobación correspondiente. Cuando por la obtención de tres cotizaciones escritas no sea posible hacer la compra y el importe no rebase los US$5,000, ésta podrá hacerse como compra directa, anexando la justificación para su revisión posterior del FR. Si la compra supera los US$5,000 el FR tramitará con el apoyo del FMCN la no objeción del BM previo a la adquisición (este proceso tarda en promedio unos 15 días). La OSC o comunidad enviará en este caso una carta anexa a la comprobación correspondiente explicando las razones para la compra directa. Éstas incluyen cuando a) el bien requerido sólo lo distribuye un proveedor, b) cuando es ampliación de un contrato anterior adjudicado con procedimientos aceptables al BM, c) cuando se requieren repuestos o piezas compatibles con equipo anteriormente adquirido, d) el equipo es patentado o de marca registrada y sólo puede obtenerse de una fuente, e) su adquisición es esencial para obtener cierta garantía, o d) cuando se requiera tomar medidas rápidas después de una catástrofe natural. Estas compras no deben tener un valor agregado mayor a los US$10,000. En cuanto a obras, la donación únicamente financiará pequeñas obras dentro de los sub-proyectos como veredas, señalética, casetas y adecuaciones a pequeñas construcciones ya existentes. Las compras de equipo efectuadas en el extranjero deberán estar respaldadas por los pedimentos que acrediten la legal importación al país. 4 Las cifras están expresadas en USD para guardar congruencia con el BM (con excepción de las disposiciones de la SHCP). El FMCN proporcionará el tipo de cambio a las OSC o comunidades antes de la elaboración de las propuestas. 98 MANUAL DE OPERACIONES C6 Todas las adquisiciones de bienes inventariables deberán acompañarse de documento resguardo de la persona que hará uso de dicho bien. 11.5 Selección y contratación de consultores En general los requisitos en el proceso de selección de consultores están orientados por las siguientes consideraciones: a) contar con servicios de alta calidad, b) la necesidad de economía y eficiencia, c) dar a los consultores elegibles la oportunidad de competir, d) fomentar el desarrollo y empleo de consultores nacionales, e) la necesidad de que el proceso de selección sea transparente, y f) no deberá existir conflicto de interés en un proceso de selección de consultores. 11.5.1 Consultorías con firmas No habrá contratos mayores a US$100,000. Para contrataciones de consultores por un monto mayor a los US$5,000 y menor o equivalente a US$100,000, éstas se harán con base en la selección basada en las calificaciones de los consultores. La OSC o comunidad preparará los TDR (formato 12.4.1) para obtener las expresiones de interés (formato 12.4.2) de al menos tres firmas calificadas y con experiencia relevante. La OSC o comunidad seleccionará a la Firma Consultora que haya expresado interés y que mejor cumpla con las calificaciones para la prestación del servicio. La OSC solicitará a esta Firma Consultora una propuesta técnica y económica para la negociación del contrato. Si durante la negociación del contrato no se llegara a un acuerdo, la OSC o comunidad podrá invitar a la siguiente Firma Consultora mejor calificada a presentar propuesta técnica y económica. La OSC o comunidad debe consultar al FR antes de tomar esta decisión. Se debe informar al primer Consultor sobre las razones que terminaron con las negociaciones. Una vez solicitadas propuestas técnicas y financieras a la siguiente firma mejor clasificada en el rango, la OSC o comunidad no debe abrir nuevamente las negociaciones anteriores. La selección directa puede resultar apropiada en los siguientes casos y sólo si se presenta una clara ventaja sobre el proceso competitivo: a) en el caso de servicios que constituyen una continuación natural de servicios realizados anteriormente por la firma, b) en casos excepcionales tales como, pero no limitados a, operaciones de emergencia en respuesta a desastres naturales y situaciones de emergencia declaradas por el FMCN y reconocidas por el BM, c) para servicios muy pequeños (menores a US$10,000), o d) cuando solamente una firma está calificada o tiene experiencia de valor excepcional para los servicios. 99 MANUAL DE OPERACIONES C6 En cualquiera de estos casos, no es necesario un pedido de propuesta, sino que la OSC o comunidad debe presentar al FR los TDR del trabajo junto con una justificación suficientemente detallada que incluya las razones para utilizar contratación directa en vez de un proceso competitivo. Cuando la contratación rebase los US$5,000 el FR tramitará vía la UCP en el FMCN la no objeción del BM. La no objeción es un requisito previo a la contratación y, en general, se trata de un trámite que tarda unos 15 días a partir de la recepción completa de la información. 11.5.2 Consultores individuales Los consultores individuales serán contratados para proporcionar asesoramiento técnico y apoyo al monitoreo, capacitación o procuración de fondos. Normalmente se emplean consultores individuales para servicios para los que (a) no se necesitan equipos de personal, (b) no se necesita el apoyo profesional adicional externo de una oficina central, (c) la experiencia y las calificaciones de la persona son los requisitos primordiales. Los pasos a seguir para contratación de consultores individuales son los siguientes: e. Elaboración de términos de referencia (TDR) (formato 12.4.1) f. Evaluación de al menos tres CV g. Carta que justifique la selección con base en calificaciones. Las personas que se seleccionen para ser contratadas deben ser los que tengan mayor experiencia, sean mejor calificados y sean plenamente capaces de realizar el trabajo. Cuando el importe del contrato sea mayor a los US$5,000 y/o no haya podido comparar al menos tres candidatos calificados, la OSC o comunidad deberá solicitar al FR la no objeción del BM antes de realizar las contratación, en cuyo caso debe proveer los TDR y una justificación para la selección directa. El FR tramitará vía la UCP en el FMCN la no objeción del BM. La no objeción es un requisito previo a la contratación y, en general, se trata de un trámite que tarda unos 15 días a partir de la recepción completa de la información. Cuando el contrato sea menor a US$5,000 el FR podrá dar la autorización y se asegurará de contar con la documentación correspondiente para revisión posterior del BM. Los consultores pueden ser seleccionados por contratación directa siempre que se justifique en casos excepcionales, como: (a) servicios que son una continuación de un trabajo previo que el consultor ha desempeñado y para el cual el consultor fue seleccionado competitivamente; (b) servicios cuya duración total estimada es menor a los seis meses, (c) en situaciones de urgencia (como catástrofes naturales), y (d) cuando la persona es el único calificado para la tarea. 100 MANUAL DE OPERACIONES C6 11.6 Plan de Adquisiciones La OSC o comunidad deberá preparar un Plan de Adquisiciones anual, el cual detallarán en el presupuesto de la propuesta del sub-proyecto. Este Plan estará en la parte correspondiente de la propuesta del sub-proyecto en el SISEP. 11.7 Fraude y corrupción La OSC, FR y FMCN, así como todo beneficiario directo del proyecto deberán seguir las más elevadas normas de ética durante el proceso de contrataciones y la ejecución de los contratos financiados por el BM, evitando las prácticas siguientes: a) Práctica corrupta.- significa el ofrecimiento, suministro, aceptación o solicitud, directa o indirectamente, de cualquier cosa de valor con el fin de influir impropiamente en la actuación de otra persona. b) Práctica fraudulenta.- significa cualquier actuación u omisión, incluyendo una tergiversación de los hechos que, astuta o descuidadamente, desorienta o intenta desorientar a otra persona con el fin de obtener un beneficio financiero o de otra índole, o para evitar una obligación. c) Práctica de colusión.- significa un arreglo de dos o más personas diseñado para lograr un propósito impropio, incluyendo influenciar impropiamente las acciones de otra persona. d) Práctica coercitiva.- significa el daño o amenazas para dañar, directa o indirectamente a cualquier personal, o las propiedades de una persona, para influenciar impropiamente sus actuaciones. e) Práctica de obstrucción.- significa la destrucción, falsificación, alteración o escondimiento deliberados de evidencia material relativa a una investigación o brindar testimonios falsos a los investigadores para impedir materialmente una investigación por parte del BM, de alegaciones de prácticas corruptas, faudulentas, coercitivas o de colusión; y/o la amenaza, persecución o intimidación de cualquier persona para evitar que pueda revelar lo que conoce sobre asuntos relevantes a la investigación o a quien lleve a cabo la misma. 11.8 Catálogo de cuentas Cada gasto efectuado por el proyecto debe estar amparado por un recibo o factura a nombre de la OSC, que deberá ser clasificado de acuerdo a la cuenta y subcuenta elegible. El catálogo de cuentas aprobado por el FMCN se divide en cuentas (subrayado) y éstas a su vez se dividen en subcuentas. A continuación se presenta el catálogo de cuentas correspondiente: 1000 Personal Técnico y de Campo 1001 Sueldos y salarios brutos 101 MANUAL DE OPERACIONES C6 1002 Honorarios asimilables a salarios (brutos incluyen ISR) y/o profesionales (brutos más IVA) 1003 Jornales (se sugiere sea por asimilables a salarios) 1004 Prestaciones (IMSS, Infonavit, crédito al salario, etc.) 1005 Impuestos (únicamente el porcentaje sobre nómina que aplique para cada estado) 2000 Servicios Profesionales (externos a la institución) 2001 Consultorías 2002 Servicios legales 2003 Otros servicios profesionales (especificar) 3000 Adquisiciones 3001 Equipo de cómputo y software 3002 Mobiliario y equipo de oficina 3003 Equipo técnico (mayor a $5,000.00) 3004 Medios de transporte (excepto automotores) 3005 Obras de infraestructura menor 4000 Costos Directos 4001 Papelería, insumos de cómputo y artículos de oficina 4002 Mensajería y correo 4003 Gastos de representación 4004 Comisiones bancarias 4005 Otros (especificar) 5000 Gastos del Personal de la OSC 5001 Viáticos para participación en talleres y seminarios (transportación terrestre, hospedaje y alimentos) 5002 Transportación aérea 5003 Cuotas de inscripción a talleres y seminarios 102 MANUAL DE OPERACIONES C6 6000 Gastos de campo 6001 Viáticos de campo transportación terrestre) (hospedaje, alimentación, taxis, combustible, 6002 Transportación aérea 6003 Materiales e insumos de campo 6004 Comunicación, difusión y promoción 6005 Mantenimiento de vehículos y de equipo técnico 6006 Otros (especificar) 7000 Costos Indirectos 8000 Impuestos 11.9 Transferencias Los responsables de sub-proyectos podrán solicitar transferencias (Formato 12.9 incluido en SISEP) entre las cuentas y subcuentas del presupuesto aprobado al responsable administrativo dentro de la UCP, atendiendo las siguientes reglas: 1. Se deberá solicitar transferencia de recursos cuando la transferencia se efectúe a nivel de cuenta por cualquier monto y previo a la realización del gasto. 2. Las solicitudes deberán efectuarse antes de incurrir en el gasto, de lo contrario, dicho gasto no se considerará ni elegible, ni reembolsable. 3. Las transferencias se autorizarán por escrito, a través de un comunicado por parte de la UCP. Sólo una vez que se tenga este documento podrá considerarse que la transferencia ha sido aprobada. 4. No se podrá solicitar transferencia para el aumento de los costos indirectos. El tope de los mismos es del 15% del presupuesto total. 11.10 Informes financieros y supervisión administrativa El informe financiero tiene por objeto mostrar el avance de los gastos erogados del subproyecto contra los recursos presupuestados. El informe financiero que deberá entregarse vía el SISEP, éste se integra por los siguientes documentos: 1. Relación de cheques 2. Reporte financiero consolidado 3. Conciliación bancaria del proyecto 103 MANUAL DE OPERACIONES C6 4. Copia de los estados de cuenta bancarios del periodo Los informes financieros deberán entregarse en las fechas establecidas en el contrato. El personal de la URP podrá realizar supervisiones técnico administrativas periódicas a la OSC y/o comunidad para asegurar el seguimiento de los lineamientos establecidos en el contrato y en el presente Manual, en cualquier etapa de ejecución con previo aviso a la OSC y/o comunidad. 104 12. Formatos a utilizar por el FMCN 12.1 Estado de gastos personalizado (SOE) 12.2 Solicitud del Fondo de Emergencias 12.3 Plan de Adquisiciones 12.4 Formatos para adquisiciones y contrataciones 12.4.1 Invitación a cotizar, orden de compra, términos y condiciones 12.4.2 Expresión de interés 12.4.3 Instrucciones a los consultores 12.4.4 Contrato suma menor con firmas 12.4.5 Contrato de servicios de no consultoría 12.4.6 Contrato para consultor individual 12.4.7 Términos de referencia 12.5 Elaboración del POA (SISEP)* 12.6 Reportes semestrales (SISEP)* 12.7 Plan de necesidades semanal 12.8 Control administrativo de recursos 12.9 Transferencia presupuestal (SISEP)* 12.10 Convocatoria de sub-proyectos 12.11 Propuesta de sub-proyecto (técnica) (SISEP)* 12.12 Propuesta de sub-proyecto (administrativa) (SISEP)* 12.13 Carta invitación a evaluadores de sub-proyectos 12.14 Lineamientos para evaluadores externos 12.15 Evaluación de propuestas de sub-proyectos 12.16 Retroalimentación de evaluadores 12.17 Notificación de rechazo a propuestas por no calificar 12.18 Notificación de rechazo después de evaluación 12.19 Notificación de financiamiento 12.20 Cuestionario financiero y legal para OSC (SISEP)* 12.21 Contrato estándar para sub-proyectos 12.22 Apéndice 1 del contrato estándar 12.23 Apéndice 2 del contrato estándar 12.24 Reportes de sub-proyectos (SISEP)* 12.25 Modificación del marco lógico 12.26 Addendum a contratos para sub-proyectos 12.27 Reporte de visita a campo 12.28 Carta de conclusión del sub-proyecto 12.29 Evaluación del FR 12.30 Evaluación del desempeño de la OSC * Los Formatos identificados con el paréntesis (SISEP) se encuentran disponibles en la base de datos de sub-proyectos a cargo del FMCN en http://sisep.org.mx/ TERCERA SECCIÓN: MANUAL OPERATIVO DEL FONDO PATRIMONIAL DE BIODIVERSIDAD Como una de las estrategias del Programa de Servicios Ambientales de la CONAFOR, se estableció de un Fondo Patrimonial de Biodiversidad (FPB), para convertir el financiamiento de corto plazo en un flujo de fondos en el largo plazo que permita financiar esquemas de Pago por Servicios Ambientales (PSA), con el propósito de conservar la biodiversidad de importancia global, en los casos donde otros pagos son insuficientes o la posibilidad de financiamiento es prácticamente inexistente. El FPB tiene como objetivo primordial proveer financiamiento de largo plazo para el pago de servicios ambientales con el propósito de asegurar la conservación de ecosistemas forestales con biodiversidad de importancia global. Con este FPB se podrán fortalecer iniciativas de conservación como son las ANP, sus zonas de influencia, corredores biológicos, entre otras. Para lo anterior del FPB únicamente se utilizan los intereses generados por el capital para la asignación de recursos a los dueños o poseedores de terrenos forestales. Considerando lo anterior la estrategia de capitalización del fondo contempla la formación de paquetes de inversión para atender un área elegible con cada paquete que vaya generando productos financieros. Actualmente el fondo cuenta con dos paquetes de inversión de aproximadamente 120 millones de pesos cada uno. En C6 los recursos aportados por el GEF vía el BM y la contrapartida correpondiente del Gobierno de México (GOM) apoyarán dos paquetes de inversión en dos de las cuencas seleccionadas. En el año 2011 se realizó la primera convocatoria del FPB para la asignación de los recursos, identificándose como área elegible una zona en el estado de Jalisco, reconocida por su relevancia en términos de biodiversidad. Se trata de un bosque mesófilo que juega un papel importante de conectividad entre dos ANP: Reserva de la Biósfera Sierra de Manantlán y la Zona de Protección Forestal de las subcuencas del Río Ameca, Atenguillo, Bolaños y Grande de Santiago. En enero de 2012 se asignó el recurso quedando como sigue: Número de solicitudes recibidas 31 Número de beneficiarios con recursos asignados Superficie asignada con recurso (hectáreas) Monto total asignado para el primer periodo renovable de 5 años (incluye PSA y asistencia técnica) 15 6,440.08 23,003,280 pesos Con el FPB se pretende lograr un desarrollo regional sustentable en cada área elegible de atención a través de promover la conservación y el manejo adecuado de los recursos. Se busca que el recurso del FPB sea detonante de procesos para el manejo integral del territorio como el desarrollo forestal, el fortalecimiento de capacidades, etc. Su Manual Operativo se encuentra en el Apéndice 13.7. 13. Apéndices 13.1 Reglamento Interno del Comité Técnico del Proyecto (CTP) 13.2 Marco de Gestión Ambiental y Social 13.3 Marco de Planificación de Pueblos Indígenas 13.4 Marco de Planificación para los Pueblos Indígenas del Proyecto: Bosques y Cambio Climático de CONAFOR 13.5 Marco de Procedimiento 13.6 Política de Inversión 13.7 Manual Operativo del Fondo Patrimonial de Biodiversidad
