Sistemas de Información Gerencial

Sistemas de Información para la Gestión
UNIDAD 2: RECURSOS DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN
Información
TEMA 2: Toma de decisiones y sistemas de información
U.N.Sa. – Facultad de Cs.Económicas – SIG 2016
UNIDAD 2: RECURSOS DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN
Información
1. La Información: Propiedades de la Información. Sistemas
de Información. Bases de Datos.
2. Toma de decisiones y sistemas de información. Sistemas e
apoyo a la toma de decisiones. Sistemas de apoyo a
ejecutivos y en grupos
3. Bases de datos e información: Entorno tradicional de
archivos. Bases de datos y toma de decisiones.
4. Impacto ético, social y legal en la gestión de los sistemas
de información. Políticas de Información y aseguramiento
de la calidad de datos. Impactos legales en los Sistemas de
Información.
BIBLIOGRAFIA GENERAL
Programa Unidad
2
MC
LyL Parte I Cap 4
CyS
P-Presentaciones
Práctica
LyL 20-21
LyL 32 – 33
LyL 55 – 56
LyL 74 – 75-76
LyL 101 – 102
LyL 118 – 119-120
LyL 159 – 160 – 161
BIBLIOGRAFIA ESPECIFICA
Sistemas de Información Gerencial – Gordon B.Davis / Margrethe H.Olson – McGraw Hill – Capitulos 1 y 2
Arquitectura de Información de una Organización
Niveles de Toma de Decisión
Procesos
Sist.Estratégicos
Estado
Nivel Estratégico
Objetivos de largo plazo;
recursos; políticas
Nivel Gerencial
Procesos
Seguimiento del uso
de recursos y del
desempeño
Sistemas de Inf.Gerencial
Nivel de
Conocimiento
Procesos
Sistemas de Gestión del Conocimiento
Proveedores
Evalúa nuevas
ideas; conocimiento
Cómo llevar a
cabo las tareas
específicas
Sistemas Transaccionales
INFRAESTRUCTURA
Ventas y
Marketing
Hardware
Producción
Software
Finanzas
Clientes
Nivel Operativo
Procesos
Competidores
Comunidad
Contabilidad
Recursos
Humanos
Tecnología de Datos
Comunicaciones
y Alamacenamiento
Y Redes
Fisco
Sistemas de Información
Información Según el Nivel Organizacional
Planeación Estratégica: Especificación de la estrategia, objetivos de la organización y la
asignación de recursos para su ejecución. Definición de Objetivos, Políticas, Criterios Generales para
planear el curso de la Organización
Control Administrativo: Asegurar que se obtengan los recursos y se empleen en forma eficaz y
eficiente. Adquisición de Recursos, Tácticas para la Adquisición, Localización de Plantas, Nuevos
Productos, Establecimiento y Seguimiento de Presupuestos.
Control Operativo: Asegurar que las tareas específicas se lleven a cabo de manera eficaz y
eficiente. Uso Efectivo de los Recursos para Ejecutar las Operaciones con las Restricciones del
Presupuesto.
Nivel
Responsabilidad
Requerimientos
Estratégico
Planeación estratégica
Más datos externos y
subjetivos
Táctico
Control administrativo
Algunos datos externos y
subjetivos
Operacional
Control operativo
Más datos internos y
objetivos
Sistemas de Información
S.I. para Actividades Administrativas y Funciones
Organizacionales
RECURSOS
HUMANOS
ALTA GERENCIA
PROCESAMIENTO
INFORMACIÓN
FINANZAS Y
CONTABILIDAD
SOFTWARE PARA
LOGÍSTICA
FUNCIONES
PROGRAMAS
COMUNES
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SABD
CONTROL ADMINISTRATIVO Y
PLANEACIÓN TÁCTICA
PLANEAMIENTO OPERACIONAL
Y CONTROL
ARCHIVOS EXCLUSIVOS
ARCHIVOS DE DATOS
COMUNES
BASE DE DATOS
Sistemas de Información
Interrelaciones entre Distintos Tipos de Sistemas
Sistema de
Soporte
Ejecutivo
SSE
Sistema de
Información
Gerencial
Sistema de
Apoyo a
Decisiones
SIG
SSD
Sistema de
Trabajo de
Conocimiento
STC
Sistema de
Procesam. de
Transacciones
SPO
Desarrollo de los Distintos Tipos
de Sistemas de Información
Perspectiva de los Usuarios
Sistema de Información Gerencial (SIG)
Concepto
Es un sistema integrado usuario-máquina para
proveer información que apoye en una
organización:
o Las operaciones,
o La administración, y
o Las funciones de toma de decisiones
Sistema de Información Gerencial (SIG)
Sistema - Usuario
Conceptualmente un SIG puede existir sin computadores, pero
es la potencia de las computadoras lo que hace factible el SIG.
En el diseño se debe atender a las necesidades del Usuario, sin
que el mismo sea experto en computación.
Sistema de Información Gerencial (SIG)
Sistema Integrado / Bases de Datos
El SIG suministra la base para la integración del procesamiento
de información en la organización.
Si no existe integración de los procesos las aplicaciones
individuales pueden ser inconsistentes e incompatibles.
Podrían darse desarrollos redundantes en aplicaciones
separadas, dado que una aplicación puede servir para más de
una necesidad.
Se requiere una planeación conjunta del SIG.
Se deben estandarizar datos y procedimientos, facilitando la
auditoría y el control.
Separar las aplicaciones de las Bases de Datos.
Sistema de Información Gerencial (SIG)
Relación con Otras Disciplinas
Contabilidad Financiera:
• Objetivo:
Estados Contables
• Orientada a: Inversionistas
• Decisiones:
Administrativas
Contabilidad Gerencial:
• Objetivo:
Costos y Presupuestos
• Orientada a: Control Administrativo (Gerentes)
• Decisiones:
Gerenciales
Sistema de Información Gerencial (SIG)
Relación con Otras Disciplinas
Investigación de Operaciones:
Es la aplicación del método científico y de las técnicas
de análisis cuantitativo a los problemas
administrativos.
• Enfasis en enfoques sistémicos para la resolución de
problemas
• Uso de modelos matemáticos y estadísticos en el
análisis
• Búsqueda de decisiones óptimas o políticas de
optimización
Sistema de Información Gerencial (SIG)
Relación con Otras Disciplinas
Teoría de la Administración y Organización:
• Teoría del comportamiento de la organización y de las
personas en la toma de decisiones
• Motivación individual
• Procesos en grupo y toma de decisiones en grupo
• Técnicas de liderazgo
• Procesos de cambio organizacional
• Estructura organizacional y diseño
Sistema de Información Gerencial (SIG)
Relación con Otras Disciplinas
Computación:
• Algoritmos
• Hardware
• Software
• Estructuras de datos
Sistema de Información Gerencial (SIG)
Relación con Otras Disciplinas
Los Sistemas de Información no son una
extensión de la ciencia de la computación,
sino una extensión de la teoría de la
administración y de la organización.
Los procesos fundamentales de los SI están
mas relacionados con los procesos
organizacionales y la efectividad
organizacional que con los algoritmos
computacionales.
Sistemas de Procesamiento de Operaciones
(Transaccionales)

Consiste en un sistema que ejecuta y registra las transacciones
ordinarias cotidianas que se requieren para la operación de la
empresa.

Son sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de
transacciones rutinarias.

Simplifican y Agilizan el proceso de las transacciones.

Son sistemas que traspasan sistemas y que permiten que la
organización interactue con ambientes externos.

Debido a que los administradores consultan los datos generados por el
SPO para información al minuto acerca de lo que está pasando en sus
compañías, es esencial para las operaciones diarias que estos sistemas
funcionen ágilmente y sin interrupción.
Sistemas de Procesamiento de Operaciones





Nivel operativo
Inputs: transacciones, eventos
Procesamiento: actualización
Outputs: informes detallados, consultas
Usuarios: personal de operaciones
Ejemplos de SPO:
Marketing / Ventas / Producción / Logística / Contabilidad /
Finanzas / Compras / Recursos Humanos.
Ej.Universidad: Inscripciones – Inscripción por Materias –
Registro de Notas de Examen - Registro de Materias –
Préstamo de Libros.
Sistemas de Procesamiento de Operaciones
Planificación de Recursos de Empresa (ERP)
 Colección de sistemas que integra las distintas
funciones de una organización: administración,
finanzas, producción, ventas, recursos humanos, …)
en una base de datos única y consistente.
 Actualiza archivos, acelera las acciones, reduce los
costos.
 Este software también provee de herramientas para
analizar datos para planear la producción, pronosticar
las ventas, analizar la calidad, …
 Incorpora Controles Operativos para mejorar la
eficiencia de las operaciones
Control Operativo
Control Operativo:

Proceso por medio del cual se asegura que las actividades operativas se
lleven a cabo en forma efectiva y eficiente

Usa procedimientos y reglas de decisiones preestablecidos.

Gran porcentaje de las decisiones son programables.

Procedimientos muy estables.

Las decisiones operativas y las acciones que resultan de las mismas son
de corto plazo.

Las transacciones individuales son importantes.

El soporte de procesamiento para el Control Operacional consta de:




Procesamiento de Transacciones
Procesamiento de Informes
Procesamiento de Consultas
La base de datos para el control operacional y para la toma de decisiones
operativas contiene datos internos generados a partir de las
transacciones.
Control Operativo

Los datos deben grabarse oportunamente, en lo posible en tiempo
real, ya que la disponibilidad de los mismos es determinante para la
toma de decisiones en este nivel.
Se debe tratar de automatizar la captura de datos (lectoras de
códigos de barra) para minimizar errores de carga. Son importantes
los controles de consistencia y congruencia en la carga de datos.
Ejemplos de controles operativos:

Un vendedor de una farmacia ingresa en línea los datos de la receta de un cliente. El
sistema consulta el stock y en caso de no haber stock, se aplican reglas de decisión
programadas y el sistema muestra en la pantalla medicamentos sustitutos de los que
hay stock.
Una venta produce una baja de inventario y se emite un documento sobre ella. El
programa correspondiente debe analizar el stock disponible y decidir con criterios
preestablecidos) si se debe hacer un pedido de compra para reabastecimiento. Si es
así, la cantidad del pedido se calcula con un algoritmo apropiado y se emite un
documento del pedido. El usuario (analista de inventarios) puede aceptar el pedido
como está o ajustar la cantidad del pedido o cancelar la decisión programada.
Una regla de decisión programada puede ser la emisión de un informe de medicamentos
próximos a vencerse, el cual se produce diariamente sobre los datos de fecha de
ingreso al stock de cada partida.
Sistemas de Gestión del Conocimiento
 Nivel: Expertos
 Inputs: Especificaciones de Diseño
 Procesamiento: Modelado
 Outputs: Diseños, Graficos
 Usuarios: Asesores
Técnicos
Ejemplo de STC: Terminales de Ingenieria
Sistemas de Gestión del Conocimiento
Sistemas de Calidad
 Dirigidos a documentar las Normas, Procedimientos y Descriptivos de
Puestos de una organización.
 Procesamiento: Actualización de Normas, Procedimientos,
Descripciones de Puestos. Workflow para actualización de
documentos.
 Usuarios: Toda la Organización
Sistema de Automatización de Oficinas
 Dirigidos A Una “Oficina Sin Papeles”
 Rediseña el Flujo de Trabajo
 Software Integrado
Ejemplos de SAO: Presentaciones Gráficas, Hojas de Cálculo, Gestores de
Bases de Datos, Procesadores de Textos, Correo Electrónico.
Sistemas de Información para la Administración
(S.I.G.)
Los requerimientos de procesamiento para apoyar las actividades de
control administrativos son:

Modelo de Control Administrativo: proceso por medio del cual
los directivos de los departamentos/centros de costos o
resultado, miden el rendimiento del sector a cargo, deciden
sobre operaciones de control, formulan nuevas reglas de
decisión a aplicar en las operaciones y asignan recursos.

Usa modelos de análisis para la toma de decisiones.

Pocas decisiones programables.

Las decisiones son de mediano plazo.

Las transacciones individuales no son tan relevantes. Se necesita
información resumida que muestre tendencias y explique
variaciones de funcionamiento y sugiera las soluciones.
Sistemas de Información para la Administración
(S.I.G.)
El proceso para el Control Administrativo requiere las siguientes clases
de información:

Funcionamiento planeado (normas, metas, presupuestos)

Desviaciones observadas

Explicación de las desviaciones

Análisis de los posibles cursos de acción (posibles decisiones)
La base de datos para el control administrativo consta de dos elementos
principales:

Base de datos operacional

Los planes, stándares y presupuestos que definen las
expectativas de desempeño.

Pueden incluirse datos externos para benchmarking (índices de
costo, participación de mercado, tasas de interés, etc.)
Sistemas de Información para la Administración
(S.I.G.)








Nivel:
Gerencial
Inputs:
Gran volumen de datos
Outputs:
Informes Resumidos orientados al control
Usuarios:
Gerentes Medios
Datos:
Pasados y Presentes
Decisiones: Estructuradas y Semi Estructuradas
Orientación: Interna
Lento Proceso de Diseño
Ejemplo SIG: Presupuesto Anual
Sistemas de Información para la Administración
(S.I.G.)
SPO
Procesamiento de
Ordenes
Archivo de Ordenes
SIG / SIA
Datos de
Ventas
Costo
Unitario
Planeamiento de
Materiales
Maestro de Producción
Contabilidad
General
Movimiento Contables
SIG
INFORME
Cambios de
Productos
Gastos
Archivos SIG
Datawarehousing
Business Inteligence
GERENTES
S.I. para la Planificación Estratégica

Requiere de información resumida, principalmente externa
(perspectivas económicas de la organización, actualidad y
perspectiva del medio ambiente político, Competidores, Mercado,
Sustitutos, etc.)

Existe dificultad para estandarizar los datos a captar.

Decisiones no programables (no estructuradas).

Las decisiones son de mediano y largo plazo.
Requiere de bases de datos tales como:




Evaluación de capacidades actuales de la organización: se basa
en datos internos con base en los requerimientos operativos.
Información resumida.
Proyecciones de las capacidades futuras: en base al análisis de
datos históricos
Datos del mercado sobre la industria y los competidores.
Bancos de datos públicos sobre la industria, los competidores, la
economía nacional, etc.
Actividades que soportan los Distintos Tipos
de Sistemas de Información
Perspectiva Funcional
Subsistemas de Marketing y Ventas
Actividades relacionadas con la promoción y venta de productos
Nivel
Funciones
Operativo/Transaccional
 Ordenes de promociones
 Ordenes de Venta
Control Operativo




Control Administrativo
 Control de ejecución del presupuesto de ventas
 Control de participación de mercado
 Control de efectividad de promociones
Planeamiento Estratégico
 Consideración de nuevos mercados
 Consideración de nuevos productos
Contratación y entrenamiento de la fuerza de ventas
Programación diaria de ventas
Programación diaria de promociones
Análisis rutinario de ventas por región, producto, cliente, etc.
Subsistemas de Producción
Ingeniería de productos, instalaciones de producción, operación de plantas,
capacitación del personal, control de calidad.
Nivel
Funciones
Operativo/Transaccional
 Ordenes de producción
 Informes de tiempos / productividad
 Informes de Control de calidad
Control Operativo
 Cumplimiento de planes de producción
 Rendimiento de líneas
 Identificación de cuellos de botella
Control Administrativo
 Informes de productividad
 Informes de calidad
 Rendimiento de plantas
Planeamiento Estratégico




Metodología de producción
Alternativas de automatización
Apertura de plantas
Consideración de nuevos productos
Subsistemas de Logística
Compras, Recepción, Control de Inventario, Distribución de Insumos y Productos
Terminados
Nivel
Funciones
Operativo/Transaccional




Control Operativo
 Análisis de productos fuera de stock
 Análisis de productos vencidos/ mermas
 Eficiencia y eficacia de la flota de distribución
Control Administrativo




Planeamiento Estratégico
 Análisis de canales de distribución
 Evaluación de conveniencia de producir/comprar
 Políticas de compra
Ordenes de compra
Recepción de materiales
Inventario Permanente
Remitos
Análisis de stocks planeados y ejecutados
Costos de compra
Rotación de productos
Prácticas tendientes a la disminución de mermas
Subsistemas de Recursos Humanos
Contratación, entrenamiento, seguimiento de personal. Liquidación de haberes.
Capacitación.
Nivel
Funciones
Operativo/Transaccional





Solicitudes de empleo / Descripciones de puestos
Especificaciones de entrenamiento
Legajos de personal / Escalas salariales
Liquidaciones de sueldos (recibos, Registro Unico, etc.)
Tarjas
Control Operativo




Procedimientos de contratación
Procedimientos de inducción, entrenamiento.
Modificaciones de convenios colectivos
Procedimientos para liquidación de haberes
Control Administrativo




Evolución de dotaciones/costo laboral vs.presupuesto
Evaluación de clima laboral
Programas de incentivo y motivación.
Cumplimiento de legislación laboral
Planeamiento Estratégico
 Estrategias de contratación
 Políticas de beneficios al personal
 Evaluación del mercado laboral interno y externo
Subsistemas de Contabilidad y Finanzas
Asegurar el financiamiento adecuado al menor costo: Otorgamiento de crédito a
clientes, Captación de fondos, Administración de caja.
Clasificación de transacciones financieras y su resumen en informes financieros
estándares, Costeo, Presupuestos
Nivel
Funciones
Operativo/Transaccional
 Ordenes de pagos / Cheques
 Minutas Contables / Conciliaciones de cuentas
 Balances
Control Operativo




Control Administrativo
 Variaciones de costos
 Seguimiento de flujo de caja
 Seguimiento de liquidaciones impositivas
Planeamiento Estratégico
 Política de financiamiento
 Política de cumplimiento fiscal
 Planeamiento de sistemas para contabilidad de costos y
presupuestos
Registros de transacciones pendientes de procesar
Asientos de ajustes de cuentas
Conciliaciones bancarias
Cash flow