INSTRUCTIVO FICHA MÍNIMA DE REGISTRO DE PROYECTO

INSTRUCTIVO FICHA MÍNIMA DE REGISTRO DE PROYECTO
La ficha Mínima de Proyecto es un resumen de los aspectos más relevantes del proyecto,
brinda la información mínima necesaria para llevar a cabo el proceso de ejecución y para
el seguimiento y control de los proyectos. Este primer ejercicio consiste en llenar
manualmente el formato “Ficha Mínima de Proyectos” (Anexo), de acuerdo con las
instrucciones definidas en este documento.
En el mes de Enero de 2002 la información ingresará al sistema QUIPU.
La Ficha Mínima de Proyecto está dividida en dos partes:
1. Información Académico- Administrativa
2. Información Financiera.
Diligenciamiento de la Información Académico- Administrativa
1.
Información General del Proyecto
Código del Proyecto 1: Este código debe ser diligenciado hasta los 7 primeros dígitos
(de acuerdo con la clasificación de la Tabla 1), ya que los cuatro últimos corresponden al
consecutivo del proyecto, el cual se dará automáticamente en el sistema QUIPÚ. El primer
dígito corresponde al tipo de proyecto que se quiere identificar así: 1 si es de docencia, 2
Proyectos de Investigación, 3 si es un proyecto de extensión y 4 si es un proyecto de
soporte institucional. Los siguientes dos dígitos corresponden a la modalidad de proyecto
dentro de cada uno de los tipos anteriores (en la tabla 1 corresponde a los títulos con tres
dígitos); los dos siguientes dígitos corresponden a la submodalidad de los proyectos; y los
dos últimos códigos a la clase del proyecto. Cuando no existe submodalidad y/o clase de
proyecto, igual se asigna código como si existieran, aunque el nombre sea el mismo.
Ejemplo un proyecto de investigación aplicada, se diligenciará de la siguiente manera:
2 0 2 0 0 0 0
Tipo: Proyecto de Investigación
Modalidad: Proyectos de Investigación aplicada
Submodalidad: Investigación aplicada
Clase: Investigación aplicada
Un proyecto de mantenimiento de algún edificio de aulas, se diligenciará de la siguiente
manera, considerando que se diferencia el tipo, la modalidad, submodalidad y clase:
4 0 1 0 1 0 3
Tipo: Proyecto de Soporte Institucional
Modalidad: Proyectos de Infraestructura
Submodalidad: Infraestructura Física
Clase: Mantenimiento
1
La clasificación de proyectos por tipo ha sido tomada de la propuesta de la Oficina Nacional de Planeación.
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Un proyecto de extensión, de diligenciará de la siguiente manera:
3 0 1 0 2 0 0
Tipo: Proyecto de Extensión
Modalidad: Educación no formal
Submodalidad: Cursos de Extensión
Clase: Cursos de Extensión
Tabla 1
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Título del Proyecto: se debe escribir el nombre completo del proyecto.
Dependencia responsable del proyecto: corresponde a la dependencia que tendrá
bajo su cargo la ejecución de proyecto (área de responsabilidad). El registro de esta
dependencia responsable será automática en el sistema.
Director del Proyecto: Se debe escribir el nombre completo del docente, funcionario
administrativo o persona que va a ser el director del proyecto y al frente el número de
identificación.
Dependencias Relacionadas: Se deben registrar todas las dependencias que participan
en el proyecto, sea con recursos financieros o con otra clase de recursos. Dentro de este
campo se identifican las áreas de responsabilidad como son las unidades, grupos de
investigación o Comités de Investigación de las facultades, por ejemplo.
Antecedentes del Proyecto: En este ítem se deben registrar las razones y
circunstancias por las cuales se piensa acometer el proyecto. Razones y circunstancias de
orden institucional, económico, social, científico, técnico.
Objetivo General del Proyecto: Se debe identificar la direccionalidad del proyecto, en
el cual siempre se busca la transformación de una situación.
Objetivos específicos del Proyecto: Se deben identificar de forma concreta los
cambios o transformaciones formuladas.
Resultados del Proyecto: Se deben
cuantificables, producidos por el proyecto.
2.
determinar
los
efectos,
preferiblemente
Clasificación del Proyecto
Área Temática Principal del Proyecto 2: Para este ítem se ha propuesto acoger el
sistema de clasificación de la UNESCO, con un nivel de agregación hasta 4 dígitos. Dicha
clasificación estará en forma de tabla automática en el sistema QUIPU. Se deberá elegir
un área principal para registrar el proyecto. Esta clasificación está organizada en cuatro
niveles: nivel 0, nivel 1, nivel 2 y nivel 3. Para el registro de los proyectos en el QUIPU se
utilizará esta clasificación hasta el nivel 2. Cabe precisar que este campo en el sistema
estará disponible sólo cuando se trate de un proyecto académico (Formación,
Investigación, Extensión). No aplica para los proyectos de Soporte Institucional.
El nivel 0 (nivel de agregación del nivel 1) corresponde a las grandes áreas de la ciencia y
la tecnología:
1. Ciencias Exactas y naturales
2. Tecnologías y Ciencias de la Ingeniería
2
Esta clasificación de áreas temáticas ha sido concertada con la Dirección Nacional de Investigaciones y con la Coordinación
Nacional de Extensión.
3
3. Tecnologías y Ciencias Agropecuarias
4. Tecnologías y Ciencias Médicas
5. Ciencias Humanas y Sociales
El nivel 1 corresponde a la desagregación del nivel 0, apareciendo disciplinas o grupos de
disciplinas, de la siguiente forma:
1. Ciencias Exactas y naturales
11 Lógica
12 Matemáticas
21 Astronomía y Astrofísica
22 Física
23 Química
24 Ciencias de la vida
25 Ciencias de la Tierra y el espacio
2. Tecnologías y Ciencias de la Ingeniería
33 Ciencias Tecnológicas
3. Tecnologías y Ciencias Agropecuarias
31 Ciencias Agronómicas
4. Tecnologías y Ciencias Médicas
32 Ciencias Médicas
5. Ciencias Humanas y Sociales
51 Antropología
52 Demografía
53 Ciencias Económicas
54 Geografía
55 Historia
56 Ciencias Jurídicas, Leyes
57 Lingüística
58 Pedagogía
59 Ciencia Política
61 Psicología
62 Ciencias de las artes y las letras
63 Sociología
71 Ética
72 Filosofía
El nivel 2 corresponde a las divisiones al interior de las disciplinas del nivel 1, las áreas
temáticas para este nivel aparecen en la tabla 2, la cual aparecerá automáticamente en el
Sistema Quipu.
La clasificación del proyecto en el Sistema Quipú se hará de acuerdo con el nivel 2 de la
Tabla 2; por ejemplo la disciplina LOGICA aparece en el nivel 0 en la clasificación 1 de
Ciencias exactas y naturales, en el nivel 1 es el código 11 cuyo nombre es lógica, en el
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nivel 2 ya parece una clasificación de esta disciplina entre: aplicaciones de lógica con
código 1101, lógica deductiva con código 1102, lógica general con 1103, lógica inductiva
con 1104, metodología con 1105 y otras especialidades relativas a la lógica con código
1199. Los primeros dos dígitos corresponden a la disciplina del nivel 1, y los dos últimos al
consecutivo de la división de la disciplina.
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Asociación del Proyecto de Investigación o de Extensión a Programas y
Subprogramas: Pendiente por definir con las áreas respectivas.
Asociación al Plan Global de Desarrollo (Estrategias, programas y
subprogramas): Se debe diligenciar cada estrategia, programa y subprograma por
separado y el nombre respectivo al frente de cada casilla, de acuerdo con la Tabla 3. Si
por ejemplo se está registrando un proyecto que pertenezca al subprograma educación y
sociedad, se debe capturar la información de la siguiente manera:
Código de la Estrategia
Código
Código
del
del
1
Programa 1 2
Subprograma 1 2 1
Nombre: Presencia Nacional
Nombre: Promoción de la calidad y
equidad del sistema educativo
Colombiano
Nombre: Promoción de la calidad y
equidad del sistema educativo
Colombiano
La captura de esta información será automática mediante una tabla en el Sistema QUIPU.
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3.
Clasificación del Proyecto
Acto Administrativo de Aprobación: en este ítem se debe diligenciar el nombre del
Acto Administrativo sea Acuerdo o Resolución, mediante el cual se haya aprobado el
proyecto. Cada proyecto debe haber sido aprobado por la instancia respectiva:
Consejo de Facultad, Consejo de Sede, etc.
Número del Acto Administrativo de Aprobación
Fecha del Acto Administrativo de Aprobación
Nombre del Funcionario Signatario
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4.
Ejecución del Proyecto
Fecha de inicio del proyecto: Se debe diligenciar la fecha de inicio de ejecución del
proyecto.
Plazo de Ejecución del Proyecto: corresponde a la duración total del proyecto en
número de meses.
Fecha aproximada de finalización del proyecto
Valor Total Inicial del proyecto: Se debe escribir el valor total del proyecto por la
duración del mismo en pesos corrientes.
Valor del Proyecto para la vigencia actual: Se debe escribir el valor en pesos del
proyecto únicamente para la vigencia 2002.
5.
Costos Asociados al Proyecto
Docentes vinculados al proyecto a través de su Jornada de Trabajo: Se refiere
estrictamente al personal docente de planta que dentro de su jornada de trabajo
dedique horas al desarrollo del proyecto. Se debe informar el nombre y cédula de
ciudadanía de todos los docentes participantes en el proyecto, así como las horas
dedicadas al proyecto en cada semestre del año. Cuando el proyecto se desarrolle en
más de una vigencia, este campo debe ser actualizado cada año.
Diligenciamiento de la Información Financiera
1.
Fuentes de Financiación del Proyecto
A partir del registro de esta información los proyectos entrarán a ser parte del ciclo
presupuestal. La información que se debe registrar en este cuadro es exclusivamente para
la vigencia 2002. Se deben diligenciar los siguientes datos:
Valor Total en pesos corrientes del proyecto para la vigencia 2002
Valor en pesos corrientes de la financiación del proyecto con Recursos de la Nación
Valor en pesos corrientes de la financiación del proyecto con recursos propios de los
niveles centrales de Sede o de facultades. En esta parte del cuadro se deben identificar las
empresas y áreas de responsabilidad o dependencias que son fuente con este tipo de
recursos.
Valor en pesos corrientes de la financiación de entidades externas, es decir, entidades
externas que financian proyectos de la Universidad o que contratan a la Universidad para
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el desarrollo de asesorías, consultorías, interventorías, etc. En este renglón se debe
diligenciar el Nit u otra identificación de la entidad externa y en el caso de tener como
fuente un contrato o convenio se requiere precisar el valor en pesos corrientes, el número
del contrato y su fecha.
En el renglón de Total de Financiación se debe registrar la suma de los diferentes valores
de las fuentes de financiación anteriormente registradas.
2.
Plan de Gastos del Proyecto
Se registrará el valor total previsto para el proyecto, distribuido según los diferentes
conceptos de gasto. Si está previsto que un proyecto se ejecute en varias vigencias, estos
valores deben ser proyectados para cada uno de los años.
Elaborado por: Se debe registrar el nombre de la persona que ha diligenciado la “Ficha
mínima del Proyecto” y el cargo o función que desempeña.
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