proyecto de ing. software(inventarios3)

PROYECTO DE INGENIERIA DE SOFTWARE
2009
NOMBRE DEL PROYECTO: CONTROL DE INVENTARIOS Y NOMINA PARA UNA BOUTIQUE
SISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION
III SEMESTRE JORNADA NOCTURNA
LUIS ALEJANDRO CORTEZ
ASTRID YAMILE OROZCO M.
JAIR ERNESTO ORDOÑEZ
INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICA DE COMFACAUCA
SISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION III SEMESTRE
1
PROYECTO DE INGENIERIA DE SOFTWARE
2009
1-LISTA DE NECESIDADES






El cliente requiere poder controlar las existencias del almacén.
Poder consultar lo que hay en existencia real.
Hacer el descargue en tiempo real de las ventas que se hagan
Exhibir en un portal web las colecciones que se tienen y poder actualizarlas según hayan nuevas.
Crear claves de acceso para cada usuario y para que quede un registro de quien hace cada tarea
Manejo de nominas y pagos de proveedores.
2-PROBLEMA
Una boutique maneja gran cantidad de existencias en mercancías y el margen de rentabilidad de dicho
negocio está en el control de los inventarios, las ventas y todo el movimiento comercial que se tenga, pero
en este caso se ha notado que dicho control no se lleva y que todo lo que a diario se registra se lleva a mano
por lo tanto se presentan errores grandes y el tiempo y los costos son muy altos, es por eso que el cliente
requiere de un software que permita manejar las existencias de mercancía, todo el movimiento que haya de
las mismas tales como ventas, ingresos y consultas de que hay, de lo que se acaba y lo que no presenta
movimiento.
También se ha solicitado que el mismo software maneje toda la parte que tiene que ver con los empleados y
los proveedores; en resumidas cuentas manejo de nominas y de pagos.
Como es inminente que estamos ante una era en que una imagen vale más que mil palabras y que la
estrategia única para posicionar un negocio en el mercado es la publicidad el cliente necesita una aplicación
web que le permita exhibir las colecciones adquiridas al público en general.
3- ORDEN Y RAZON DE CADA REQUISITO
De acuerdo al análisis de los requisitos obtenidos en entrevista con el cliente la prioridad por importancia
que se le da los requisitos es:




Control de las existencias: incluido en el todo lo que tiene que ver con ingreso de existencias
control de ventas y consultas, ya que para poder ver la rentabilidad del negocio el control que debe
de haber sobre el movimiento comercial debe de ser el mejor y el más práctico.
Manejo de nominas y distinto pagos: por que manejar todo lo que se le paga a los trabajadores
tales como sueldos y aportes de ley es de vital importancia para el buen funcionamiento del
negocio al igual que lo es el pago oportuno a los proveedores.
Creación de aplicación web: es un proceso importante ya que se trata de publicidad comercial pero
puede esperar a que el proceso operativo este mas organizado para empezar a trabajarle.
Creación de claves de acceso: es un proceso que estaría inmerso en el primer requisito porque el
software pediría una clave para cada usuario.
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4- FLUJO DE LA INFORMACION
 Tipo de mercancía que se compra:
–Descripción
-código
 Proveedores
-Nombre
-Nit
- Dirección
-Tipo de contribuyente
-Teléfono
-Cupo de crédito
-Email
 Valores unitarios
 Precios de ventas
 Fechas de pago
 Empleados
-Nombre
-Nit
- Dirección
-Teléfono
-Fecha de ingreso
-Contrato
-Email
-Salario
-Eps
-Arp
-Caja de compensación
 Turnos de trabajo
 Ventas diarias
 Clientes
-Nombre
-Nit
- Dirección
-Teléfono
-Contrato
-Email
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PROYECTO DE INGENIERIA DE SOFTWARE





Créditos
Ganancias
Reintegros de mercancía
Gastos
Pagos
-Fechas
-Cantidades
-Descuentos
5- ESTRUCTURA DE LA INFORMACION
 Tipo de mercancía que se compra………………………………..Cadena de caracteres
–Descripción………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-código………………………………………………………………………….entero
 Proveedores…………………………………………………………………. Cadena de caracteres
-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-Nit…………………………………………………………………………………Entero
- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Tipo de contribuyente…………………………………………………….Cadena de caracteres
-Teléfono………………………………………………………………………….Entero
-Cupo de crédito……………………………………………………………….Real
-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres




Valores unitarios……………………………………………………………Real
Precios de ventas……………………………………………………………Real
Fechas de pago………………………………………………………………Date
Empleados……………………………………………………………………..Cadena de caracteres
-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-Nit…………………………………………………………………………………Entero
- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Teléfono………………………………………………………………………….Entero
-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Salario……………………………………………………………………………Real
-Eps………………………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-Arp…………………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Caja de compensación…………………………………………………...Cadena de caracteres
 Turnos de trabajo…………………………………………………………… Cadena de caracteres
 Ventas diarias…………………………………………………………………Real
 Clientes…………………………………………………………………………. Cadena de caracteres
-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-Nit…………………………………………………………………………………Entero
- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Teléfono………………………………………………………………………….Entero
-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres
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2009
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





Créditos…………………………………………………………………………..Real
Ganancias………………………………………………………………………..Real
Reintegros de mercancía………………………………………………….Date
Gastos……………………………………………………………………………..Real
Pagos……………………………………………………………………………….Real
Promociones(Outlets)
-Fechas…………………………………………………………………………..Date
-Cantidades…………………………………………………………………….Entero
-Descuentos…………………………………………………………………..Real
6- VISTAS HORIZONTALES Y VERTICALES DE LAS FUNCIONES A REALIZAR
SOFWARE
INVENTARIOS
NOMINA
APLICACIÓN WEB
E
CONTROL DE
EXISTENCIAS
CONTROL DE
VENTAS
CONSULTAS
ACTUALIZADAS.
INFORMES AL
DIA
PAGOS
EMPLEADOS
PAGOS
PROVEEDORES
APORTES DE
LEY
EXHIBICION DE
COLECCIONES
PROMOCIONES
(OUTLETS)
INFORMACION
GNRAL DE LA
EMPRESA
INFORMES A LA
DIAN
RESUMENES DE
VTAS Y GASTOS
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7- CREACION DE PROTOTIPOS
El modelo escogido para desarrollar el software que el cliente escogió es el MODELO POR COMPONENTES
ya que es el más actual, es cíclico, ahorra tiempo, costos y el código es reutilizable.
8-METODOS Y HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS
Para desarrollar este software de control de inventario existen muchos lenguajes entre los principales se
encuentran:
-Visual Basic
-Visual Fox Pro
-Visual C+
-Visual Net
-Php y MySql
De los cuales hemos decidido desarrollarlo en los últimos por ser más asequible y por ser el lenguaje que
más se conoce.
9- INTRODUCCION
Este es un proyecto para crear un software que según las necesidades del cliente deberá realizar un control
sobre los movimientos comerciales de las existencias de una boutique que en el momento lleva dicho
control de forma manual perdiendo tiempo y recursos económicos importantes, el cliente además ha
solicitado que el software también le controle la parte que tiene que ver con la nomina y el pago a los
proveedores de la mercancía.
Es también un requerimiento del cliente que se cree una aplicación web que permita que las colecciones
que cambian de acuerdo a la moda y a las temporadas sean exhibidas ya que esto permitirá darle gran
publicidad a su negocio y por supuesto se verá reflejado en sus ventas.
Escuchadas las necesidades del cliente se hizo un levantamiento de requisitos, se identifico el problema y se
establecieron las prioridades para darle paso a la recolección de información, su clasificación y posterior
elaboración de un prototipo que permita llevar a cabo este proyecto.
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10- DESCRIPCION FUNCIONAL
Mediante la aplicación MySql se elaborara una base de datos que recoja toda la información de las
existencias, asignarle un ítem a cada una de las mismas y poder elaborar el código que realizará las
funciones requeridas.
Se ingresarán las informaciones pertinentes a los aporte de ley que se deben hacer, las retenciones,
porcentajes de IVA y todo lo relacionado con el sistema de impuestos para que el sistema sea capaz de
elaborar todo lo que le sea solicitado por el usuario final.
La aplicación web se realizara en PHP y se subirán todas las imágenes de las colecciones que se tengan para
ofrecer al cliente.
11- DESCRIPCION DEL COMPORTAMIENTO
El software desarrollado deberá de estar en la capacidad de cumplir con las siguientes funciones:







Contener toda la información de las existencias codificadas.
Permitir actualizar las ventas que hayan y que a la vez se descarguen del inventario
Dar resúmenes de ventas e informes de recaudos
Consultas actualizadas de existencias
Elaboración de nomina
Relación de aportes
Relación y comprobantes de pago a proveedores
12- CASOS DE USO
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
Control de existencias
Cajero, Auxiliar contable
Vendedores, Cajero, auxiliar contable, Empresa,
Proveedores, Clientes*Que haya existencias de mercancías
*Que haya ventas
*Que exista el Hardware adecuado
*Que el personal esté capacitado
Que se cumplan las precondiciones
1-Capacitar personal en manejo de sistema
2-Hacer pedidos de mercancía
3-Inventariar las entradas a Almacén
4-Registrar las ventas y registrarlas
Cuando el sistema falle se debe:
1-Reiniciar el sistema, solicitar la recuperación de
los datos, volver al estado anterior
2- Tener varias opciones de proveedores, en el caso
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REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
2009
que uno falle se puede hacer los pedidos con otros.
3-El sistema arroja alertas de la no disponibilidad de
mercancías, para que se hagan los pedidos.
4-El sistema ofrece opciones de modificación de
precios, habilitación de documentos contables,
recuperación de documentos.
*Lector de código de barras
*Vendedores capacitados, Auxiliar Contable, técnico
que de soporte.
*Dispositivo para fijar precios
*dispositivos de medios de pagos (Datafonos)
* Lector de código de barras
*Dispositivos de medios de pagos (Datafonos)
Se usa todo el tiempo
Control de ventas
Cajero, Auxiliar contable, Administrador
Vendedores, Cajero, auxiliar contable, Empresa
*Tener ventas a lo largo de la jornada
*Existencia y disponibilidad de mercancías
*Sistema que controle las ventas
*Que el personal esté capacitado
Que se cumplan las precondiciones
1-Contablizar las ventas
2-Llevar control de los disponible en el Almacén
3-Cajero capacitado
4-persobal con experiencia en ventas y atención al
cliente
5- Asignar código a las mercancías
EXTENCIONES
Cuando el sistema falle se debe:
1-Permitir la modificación de las facturas de ventas.
2- Tener una persona que esté en capacidad de
reemplazar al cajero principal.
3-Permitir la modificación de los ítems de cada
mercancía.
REQUISITOS ESPECIALES
*Lector de código de barras
*Vendedores capacitados, Auxiliar Contable, técnico
que de soporte.
*Dispositivo para fijar precios
*dispositivos de medios de pagos (Datafonos)
*Medios de impresión
* Lector de código de barras
*Dispositivos de medios de pagos (Datafonos)
*medios de impresión
Se usa diariamente
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
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NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
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Consultas actualizadas
Administrador General del Programa
*Auxiliar Contable
*Cajero
*Que el software este programado para realizar
actualizaciones automáticas a las bases de datos
una vez se haga una venta, una compra o un pago.
*El administrador debe generar actualizaciones de
tipo manual al presentar falla en el automático de
manera rápida y eficaz sin bloquear el sistema.
*Tener acceso a las bases de datos de forma rápida
y sin complicaciones en la red o la red.
Que se cumplan las precondiciones
Una vez generada una entrad o salida de elementos
o de dinero se debe actualizar la base de datos para
que el personal que manipula el software pueda
realizar las respectivas consultas de acuerdo a los
permisos que cada dependencia tenga por parte del
administrador
 El software puede realizar actualizaciones de
forma automática o manual:
Automática:
el software la realiza
mediante
una
programación realizada
desde el código fuente
hecho
por
el
Programador.
Manual:
El
administrador
del
software
hará
esta
actualización de la base
de datos dependiendo de
la necesidad mediante
comandos.
 Las actualizaciones por ventas deben realizarse
una vez se realice una venta.
 Las actualizaciones por ingreso o salida de
mercancía deben realizarse una vez se realice
una o dos veces por día.
 Las actualizaciones por inventario
deben
realizarse una vez se realizarse a solicitud o
estipulaciones del dueño de la Boutique.
 Todo este proceso será relativo para que las
consultas no tengan problema.
El equipo que va a almacenar La base de datos debe
tener un poder procesamiento muy bueno para no
tener problemas al acceder.
Fácil accesibilidad a la base de datos
La red debe tener un muy buen flujo de datos para
no tener contratiempos al realizar consultas.
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LISTA DE TECNOLOGIAS
El equipo servidor o donde va a estar alojada la base
de datos debe tener una velocidad de
procesamiento superior a los otros equipos.
La red debe tener un flujo de datos óptimo.
FRECUENCIA
Las Actualizaciones deben ser frecuentemente de
acuerdo a lo programado.
Las consultas a cada instante.
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Informes al día
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
*Registro de compras y ventas
*Que se efectúen los pagos, notas de devolución y
demás documentos contables
*Que el sistema este funcionando bien
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
1-Registro de ventas
2-descargue de mercancías
3-registro de pagos
4-Registro de compras
EXTENCIONES
Cuando el sistema falle se debe:
1Solicitar el reinicio del sistema.
2- Revisar las ventas que se han hecho a diario
3-Comparar las existencia contra lo que hay en el
sistema
4-revisar los pagos que se han hecho contra los
soportes físicos como egresos, facturas de compra y
notas contables.
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
Se usa a diario
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
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NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Resúmenes de ventas y gastos
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
*Registro de compras y ventas
*Software de contabilización de inventario
*Realización de pagos a empleados y proveedores
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
1-Registro de ventas y compras
2-control de pagos a empleados y proveedores
3-Disponibilidad de recursos
EXTENCIONES
Cuando el sistema falle se debe:
1Hacer backup de todo el movimiento diario.
2- Revisar las ventas que se han hecho a diario
3-Llevar soportes físicos para compararlos contra el
sistemas
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
Semanal
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Pago empleados
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
 Tener novedades que haya que hacerle a la
nomina.
 El software realiza los descuentos de ley que
hay que hacerle a cada empleado.
 La base de datos disponible con los datos de
cada trabajador disponibles.
 Red libre y de flujo disponible.
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
Empleado conformes con el sueldo y dueño de la
Boutique sin problemas de ley.
EXTENCIONES



REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
Software realiza los descuentos de ley
automáticamente.
Debe realizar una búsqueda de posibles
avances que se les haya hecho a los empleados
y realizarles los descuentos.
Generar también los posibles premios o bonos
que podría hacerse acreedor cualquier
empleado y sumarlo a al sueldo.
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
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FRECUENCIA
Se usa a diario
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Pago proveedores
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Cajero
*Pedidos de mercancía hechos
*Mercancía inventariada e ingresada al sistema
*Facturas expedida por el proveedor en base a
condiciones de Ley
*contabilización
*Plazos de pago
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
1-Contablizar factura
2-Hacer descuentos de Ley
3-Elaborar soportes contables
4-Enviar información a caja
5- pagar de acuerdo a plazos
Cuando el sistema falle se debe:
1-Reportar novedades de mercancía incompleta al
proveedor
2-Sistema debe permitir habilitar cambios al
contabilizar y hacer descuentos
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
* Papelería correspondiente
LISTA DE TECNOLOGIAS
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
*Internet
Se usa de acuerdo a plazos estipulados
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Aportes de Ley
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Cajero
*Realizar los diferentes soportes de pagos
* registrarse ante la Dian.
* Tener Eps, Arp,Caja de compensación, Y registro
en el Sena
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
1-Se contabilizan todos los documentos de pago
2- Se estipulan los descuentos
3-se realizan los pagos ante las entidades
correspondientes
Cuando el sistema falle se debe:
1-Tener soportes físicos
2- Pagar en base a ellos
*Medios de impresión
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
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*Medios de Almacenamiento externo
* Papelería correspondiente
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
*internet
De acuerdo a plazos estipulados
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Exhibición de colecciones
Dueño de la Boutique
Administrador y personal de ventas
 Tener la página web elaborada y publicada en
internet.
 Capacitar al administrador para que pueda
subir a la página web lo que se requiera.
 Comunicación
constante
entre
el
Administrador, Dueño de la Boutique y el
personal de ventas
para verificar que
productos pueden ser promocionados y
ofrecidos en la página web.
 Estar
actualizando
los
productos
constantemente.
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
Clientes del almacén conformes con los productos
ofrecidos por el almacén.
EXTENCIONES



REQUISITOS ESPECIALES


LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
El software debe permitir poder publicar en la
pagina los productos que van a ser publicadas.
La página no debe quedar pesada al abrir en el
portal web.
De fácil acceso y manipulación.
Toda la información debe autorizada por el
dueño de la Boutique y el personal de ventas
quienes son los que saben que se debe subir o
los productos nuevos que se deben publicar y
cuáles se deben retirar.
El administrador debe someterse a lo que el
dueño de la Boutique y personal de ventas le
pida que suba o baje de la web.

Fácil uso para subir los productos por
consiguiente el lenguaje que se utilice en la
elaboración del portal web no debe ser muy
pesado.
 La red debe tener un flujo eficiente de datos.
La pagina al cargar no debe demorar
Una vez al mes.
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NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
2009
Promociones oulets
Asesor publicitario
Asesor comercial, asesor publicitario
* Que haya mercancía de poca salida
* estrategias publicitarias
* que se haga un estudio de los descuentos posibles
*Solicitar colaboración del proveedor
Que se cumplan las precondiciones
1-Inventario de mercancía de baja rotación
2- estipular los descuentos
3-Fechas de descuentos.
4-estrategias publicitarias
Cuando el sistema falle se debe:
1-Tener la lista de la mercancía de mas bajo costo
para hacer las promociones
2- Hacer volantes y distribuirlos
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
*Volantes
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
*internet
De acuerdo a plazos estipulados
Información general de la empresa
Asesor publicitario
Asesor publicitario, Administrador
*que se cuente con una misión, una visión y una
reseña histórica(si se tiene)
Que se cumplan las precondiciones
1-Elaboracion y montaje de Misión
2-Elaboracion y montaje de Visión
3- Elaboración de reseña histórica
4- Montaje de imágenes
Cuando el sistema falle se debe:
*Mostrar error de información no disponible
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
*internet
Una sola vez.
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