proyecto de ing. software - controlinventarios

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PROYECTO DE INGENIERIA DE SOFTWARE
2009
NOMBRE DEL PROYECTO: CONTROL DE INVENTARIOS Y
NOMINA PARA UNA BOUTIQUE
SISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION
III SEMESTRE JORNADA NOCTURNA
LUIS ALEJANDRO CORTEZ
ASTRID YAMILE OROZCO M.
INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICA DE COMFACAUCA
SISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION III SEMESTRE
1
PROYECTO DE INGENIERIA DE SOFTWARE
2009
1-LISTA DE NECESIDADES




El cliente requiere poder controlar las existencias del almacén.
Poder consultar lo que hay en existencia real.
Hacer el descargue en tiempo real de las ventas que se hagan
Exhibir en un portal web las colecciones que se tienen y poder actualizarlas según hayan
nuevas.
 Crear claves de acceso para cada usuario y para que quede un registro de quien hace cada
tarea
 Manejo de nominas y pagos de proveedores.
2-PROBLEMA
Una boutique maneja gran cantidad de existencias en mercancías y el margen de rentabilidad de
dicho negocio está en el control de los inventarios, las ventas y todo el movimiento comercial que
se tenga, pero en este caso se ha notado que dicho control no se lleva y que todo lo que a diario se
registra se lleva a mano por lo tanto se presentan errores grandes y el tiempo y los costos son
muy altos, es por eso que el cliente requiere de un software que permita manejar las existencias
de mercancía, todo el movimiento que haya de las mismas tales como ventas, ingresos y consultas
de que hay, de lo que se acaba y lo que no presenta movimiento.
También se ha solicitado que el mismo software maneje toda la parte que tiene que ver con los
empleados y los proveedores; en resumidas cuentas manejo de nominas y de pagos.
Como es inminente que estamos ante una era en que una imagen vale más que mil palabras y que
la estrategia única para posicionar un negocio en el mercado es la publicidad el cliente necesita
una aplicación web que le permita exhibir las colecciones adquiridas al público en general.
3- ORDEN Y RAZON DE CADA REQUISITO
De acuerdo al análisis de los requisitos obtenidos en entrevista con el cliente la prioridad por
importancia que se le da los requisitos es:
 Control de las existencias: incluido en el todo lo que tiene que ver con ingreso de
existencias control de ventas y consultas, ya que para poder ver la rentabilidad del negocio
el control que debe de haber sobre el movimiento comercial debe de ser el mejor y el más
práctico.
 Manejo de nominas y distinto pagos: por que manejar todo lo que se le paga a los
trabajadores tales como sueldos y aportes de ley es de vital importancia para el buen
funcionamiento del negocio al igual que lo es el pago oportuno a los proveedores.
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 Creación de aplicación web: es un proceso importante ya que se trata de publicidad
comercial pero puede esperar a que el proceso operativo este mas organizado para
empezar a trabajarle.
 Creación de claves de acceso: es un proceso que estaría inmerso en el primer requisito
porque el software pediría una clave para cada usuario.
4- FLUJO DE LA INFORMACION
 Tipo de mercancía que se compra:
–Descripción
-código
 Proveedores
-Nombre
-Nit
- Dirección
-Tipo de contribuyente
-Teléfono
-Cupo de crédito
-Email
 Valores unitarios
 Precios de ventas
 Fechas de pago
 Empleados
-Nombre
-Nit
- Dirección
-Teléfono
-Fecha de ingreso
-Contrato
-Email
-Salario
-Eps
-Arp
-Caja de compensación
 Turnos de trabajo
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 Ventas diarias
 Clientes
-Nombre
-Nit
- Dirección
-Teléfono
-Contrato
-Email





Créditos
Ganancias
Reintegros de mercancía
Gastos
Pagos
-Fechas
-Cantidades
-Descuentos
5- ESTRUCTURA DE LA INFORMACION
 Tipo de mercancía que se compra………………………………..Cadena de caracteres
–Descripción………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-código………………………………………………………………………….entero
 Proveedores…………………………………………………………………. Cadena de caracteres
-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-Nit…………………………………………………………………………………Entero
- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Tipo de contribuyente…………………………………………………….Cadena de caracteres
-Teléfono………………………………………………………………………….Entero
-Cupo de crédito……………………………………………………………….Real
-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres




Valores unitarios……………………………………………………………Real
Precios de ventas……………………………………………………………Real
Fechas de pago………………………………………………………………Date
Empleados……………………………………………………………………..Cadena de caracteres
-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-Nit…………………………………………………………………………………Entero
- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Teléfono………………………………………………………………………….Entero
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-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Salario……………………………………………………………………………Real
-Eps………………………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-Arp…………………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Caja de compensación…………………………………………………...Cadena de caracteres
 Turnos de trabajo…………………………………………………………… Cadena de caracteres
 Ventas diarias…………………………………………………………………Real
 Clientes…………………………………………………………………………. Cadena de caracteres
-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres
-Nit…………………………………………………………………………………Entero
- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres
-Teléfono………………………………………………………………………….Entero
-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres






Créditos…………………………………………………………………………..Real
Ganancias………………………………………………………………………..Real
Reintegros de mercancía………………………………………………….Date
Gastos……………………………………………………………………………..Real
Pagos……………………………………………………………………………….Real
Promociones(Outlets)
-Fechas…………………………………………………………………………..Date
-Cantidades…………………………………………………………………….Entero
-Descuentos…………………………………………………………………..Real
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6- VISTAS HORIZONTALES Y VERTICALES DE LAS FUNCIONES A REALIZAR
SOFWARE
INVENTARIOS
NOMINA
APLICACIÓN WEB
E
CONTROL DE
EXISTENCIAS
CONTROL DE
VENTAS
CONSULTAS
ACTUALIZADAS.
INFORMES AL
DIA
PAGOS
EMPLEADOS
PAGOS
PROVEEDORES
APORTES DE
LEY
EXHIBICION DE
COLECCIONES
PROMOCIONES
(OUTLETS)
INFORMACION
GNRAL DE LA
EMPRESA
INFORMES A LA
DIAN
RESUMENES DE
VTAS Y GASTOS
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7- CREACION DE PROTOTIPOS
El modelo escogido para desarrollar el software que el cliente escogió es el MODELO POR
COMPONENTES ya que es el más actual, es cíclico, ahorra tiempo, costos y el código es
reutilizable.
8-METODOS Y HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS
Para desarrollar este software de control de inventario existen muchos lenguajes entre los
principales se encuentran:
-Visual Basic
-Visual Fox Pro
-Visual C+
-Visual Net
-Php y MySql
De los cuales hemos decidido desarrollarlo en los últimos por ser más asequible y por ser el
lenguaje que más se conoce.
9- INTRODUCCION
Este es un proyecto para crear un software que según las necesidades del cliente deberá realizar
un control sobre los movimientos comerciales de las existencias de una boutique que en el
momento lleva dicho control de forma manual perdiendo tiempo y recursos económicos
importantes, el cliente además ha solicitado que el software también le controle la parte que tiene
que ver con la nomina y el pago a los proveedores de la mercancía.
Es también un requerimiento del cliente que se cree una aplicación web que permita que las
colecciones que cambian de acuerdo a la moda y a las temporadas sean exhibidas ya que esto
permitirá darle gran publicidad a su negocio y por supuesto se verá reflejado en sus ventas.
Escuchadas las necesidades del cliente se hizo un levantamiento de requisitos, se identifico el
problema y se establecieron las prioridades para darle paso a la recolección de información, su
clasificación y posterior elaboración de un prototipo que permita llevar a cabo este proyecto.
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10- DESCRIPCION FUNCIONAL
Mediante la aplicación MySql se elaborara una base de datos que recoja toda la información de
las existencias, asignarle un ítem a cada una de las mismas y poder elaborar el código que realizará
las funciones requeridas.
Se ingresarán las informaciones pertinentes a los aporte de ley que se deben hacer, las
retenciones, porcentajes de IVA y todo lo relacionado con el sistema de impuestos para que el
sistema sea capaz de elaborar todo lo que le sea solicitado por el usuario final.
La aplicación web se realizara en PHP y se subirán todas las imágenes de las colecciones que se
tengan para ofrecer al cliente.
11- DESCRIPCION DEL COMPORTAMIENTO
El software desarrollado deberá de estar en la capacidad de cumplir con las siguientes funciones:







Contener toda la información de las existencias codificadas.
Permitir actualizar las ventas que hayan y que a la vez se descarguen del inventario
Dar resúmenes de ventas e informes de recaudos
Consultas actualizadas de existencias
Elaboración de nomina
Relación de aportes
Relación y comprobantes de pago a proveedores
12- CASOS DE USO
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Control de existencias
Cajero, Auxiliar contable
Vendedores, Cajero, auxiliar contable,
Empresa, Proveedores, Clientes*Que haya existencias de mercancías
*Que haya ventas
*Que exista el Hardware adecuado
*Que el personal esté capacitado
Que se cumplan las precondiciones
1-Capacitar personal en manejo de sistema
2-Hacer pedidos de mercancía
3-Inventariar las entradas a Almacén
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4-Registrar las ventas y registrarlas
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
Cuando el sistema falle se debe:
1-Reiniciar el sistema, solicitar la recuperación
de los datos, volver al estado anterior
2- Tener varias opciones de proveedores, en el
caso que uno falle se puede hacer los pedidos
con otros.
3-El sistema arroja alertas de la no
disponibilidad de mercancías, para que se
hagan los pedidos.
4-El sistema ofrece opciones de modificación
de precios, habilitación de documentos
contables, recuperación de documentos.
*Lector de código de barras
*Vendedores capacitados, Auxiliar Contable,
técnico que de soporte.
*Dispositivo para fijar precios
*dispositivos de medios de pagos (Datafonos)
* Lector de código de barras
*Dispositivos de medios de pagos (Datafonos)
Se usa todo el tiempo
Control de ventas
Cajero, Auxiliar contable, Administrador
Vendedores, Cajero, auxiliar contable, Empresa
*Tener ventas a lo largo de la jornada
*Existencia y disponibilidad de mercancías
*Sistema que controle las ventas
*Que el personal esté capacitado
Que se cumplan las precondiciones
1-Contablizar las ventas
2-Llevar control de los disponible en el
Almacén
3-Cajero capacitado
4-persobal con experiencia en ventas y
atención al cliente
5- Asignar código a las mercancías
Cuando el sistema falle se debe:
1-Permitir la modificación de las facturas de
ventas.
2- Tener una persona que esté en capacidad de
reemplazar al cajero principal.
3-Permitir la modificación de los ítems de cada
mercancía.
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REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
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*Lector de código de barras
*Vendedores capacitados, Auxiliar Contable,
técnico que de soporte.
*Dispositivo para fijar precios
*dispositivos de medios de pagos (Datafonos)
*Medios de impresión
* Lector de código de barras
*Dispositivos de medios de pagos (Datafonos)
*medios de impresión
Se usa diariamente
Consultas actualizadas
Que se cumplan las precondiciones
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Informes al día
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
*Registro de compras y ventas
*Que se efectúen los pagos, notas de
devolución y demás documentos contables
*Que el sistema este funcionando bien
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
1-Registro de ventas
2-descargue de mercancías
3-registro de pagos
4-Registro de compras
EXTENCIONES
Cuando el sistema falle se debe:
1Solicitar el reinicio del sistema.
2- Revisar las ventas que se han hecho a diario
3-Comparar las existencia contra lo que hay en
el sistema
4-revisar los pagos que se han hecho contra los
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REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
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soportes físicos como egresos, facturas de
compra y notas contables.
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
Se usa a diario
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Resúmenes de ventas y gastos
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
*Registro de compras y ventas
*Software de contabilización de inventario
*Realización de pagos a empleados y
proveedores
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
1-Registro de ventas y compras
2-control de pagos a empleados y proveedores
3-Disponibilidad de recursos
EXTENCIONES
Cuando el sistema falle se debe:
1Hacer backup de todo el movimiento diario.
2- Revisar las ventas que se han hecho a diario
3-Llevar soportes físicos para compararlos
contra el sistemas
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
Semanal
Pago empleados
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
Que se cumplan las precondiciones
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
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FRECUENCIA
Se usa a diario
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Pago proveedores
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Cajero
*Pedidos de mercancía hechos
*Mercancía inventariada e ingresada al sistema
*Facturas expedida por el proveedor en base a
condiciones de Ley
*contabilización
*Plazos de pago
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
1-Contablizar factura
2-Hacer descuentos de Ley
3-Elaborar soportes contables
4-Enviar información a caja
5- pagar de acuerdo a plazos
Cuando el sistema falle se debe:
1-Reportar novedades de mercancía
incompleta al proveedor
2-Sistema debe permitir habilitar cambios al
contabilizar y hacer descuentos
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
* Papelería correspondiente
LISTA DE TECNOLOGIAS
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
*Internet
Se usa de acuerdo a plazos estipulados
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Aportes de Ley
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Cajero
*Realizar los diferentes soportes de pagos
* registrarse ante la Dian.
* Tener Eps, Arp,Caja de compensación, Y
registro en el Sena
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
Que se cumplan las precondiciones
1-Se contabilizan todos los documentos de
pago
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EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
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2- Se estipulan los descuentos
3-se realizan los pagos ante las entidades
correspondientes
Cuando el sistema falle se debe:
1-Tener soportes físicos
2- Pagar en base a ellos
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
* Papelería correspondiente
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
*internet
De acuerdo a plazos estipulados
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
Exhibición de colecciones
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
Promociones oulets
Asesor publicitario
Asesor comercial, asesor publicitario
* Que haya mercancía de poca salida
* estrategias publicitarias
* que se haga un estudio de los descuentos
posibles
*Solicitar colaboración del proveedor
Que se cumplan las precondiciones
1-Inventario de mercancía de baja rotación
2- estipular los descuentos
3-Fechas de descuentos.
4-estrategias publicitarias
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
Que se cumplan las precondiciones
Cuando el sistema falle se debe:
1-Tener la lista de la mercancía de mas bajo
costo para hacer las promociones
2- Hacer volantes y distribuirlos
*Medios de impresión
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*Medios de Almacenamiento externo
*Volantes
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE ÉXITO
ESCENARIO PPAL DE ÉXITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
*internet
De acuerdo a plazos estipulados
Información general de la empresa
Asesor publicitario
Asesor publicitario, Administrador
*que se cuente con una misión, una visión y
una reseña histórica(si se tiene)
Que se cumplan las precondiciones
1-Elaboracion y montaje de Misión
2-Elaboracion y montaje de Visión
3- Elaboración de reseña histórica
4- Montaje de imágenes
Cuando el sistema falle se debe:
*Mostrar error de información no disponible
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo
*Medios de impresión
*Medios de Almacenamiento externo)
*internet
Una sola vez.
SUBSISTEMAS
12345-
COMPRAS
VENTAS
EXISTENCIAS
NOMINA
EXHIBICION DE COLECCIONES
RESPONSABILIDADES
1- COMPRAS
*Registra las entradas a Almacén
*Contabiliza las facturas
*Registra las fechas de pago
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* registra los pedidos a los proveedores
2- VENTAS:
*Registra las ventas
*Realiza las facturas
*
*
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