universidad metropolitana latin campus antología didactica cuentas

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UNIVERSIDAD METROPOLITANA LATIN CAMPUS
ANTOLOGÍA DIDACTICA
CUENTAS DE ORDEN
VÍCTOR ARIZMENDI HERNÁNDEZ
MÉXICO DISTRITO FEDERAL
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ABRIL 2015
ELEMENTOS INTRODUCTORIOS
CUENTAS DE ORDEN
LICENCIATURA EN CONTADURÍA
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INTRODUCCIÓN GENERAL
La finalidad de este proyecto es conocer que son las cuentas de orden, así como
cada uno de los capítulos y subtemas que integran el tema de las cuentas de orden,
donde el objetivo sea tener bien definido cuál es la importancia de las cuentas de
orden dentro de una empresa, las partes de las que ésta conformado este proyecto.
Es importante mencionar que las empresas, instituciones o entidades, dentro de su
contabilidad deben de registrar las cuentas de orden. Qué son las cuentas de orden;
son las que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican
el activo, el pasivo o el capital de una empresa, pero que, a pesar de ello, es
necesario registrar en libros para consignar los derechos y obligaciones
contingentes, con fines de recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de
la administración.
El tema de este proyecto llamado cuentas de orden, se integrado por varios
capítulos y subtemas que están relacionados con las cuentas de orden que deben
de registrarse en una empresa.
Como primer capítulo son las cuentas de orden y como ya lo mencionamos que son
las cuentas de orden al inicio de esta introducción, el segundo capítulo ésta formado
por las documentos descontados o endosados, y este capítulo lo conforma el
establecer una cuenta de pasivo contingente, los casos en que tienen movimientos
las cuentas de orden y establecer cuentas de orden.
El capítulo tres son las mercancías en comisión, donde se verá el aspecto legal de
las mercancías en comisión y el aspecto contable, cuales son las cuentas que
afectan las mercancías en comisión.
El capítulo cuatro, es el de las mercancías en consignación, dentro de este capítulo
se ven los procedimientos de las mercancías en consignación, como el
procedimiento del aspecto global, el procedimiento analítico, el procedimiento de
inventarios perpetuos, establecer una cuenta complementaria de activo y establecer
cuentas de orden.
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El capítulo cinco, son las cuentas en moneda extranjera, los tipos de procedimiento
en donde se debe de aplicar, el tipo variable, el tipo fijo, el tipo fijo con cuenta
complementaria de resultados, el tipo fijo con cuenta complementaria de balance, el
tipo fijo con cuenta complementaria de balance al 1 X 1, el tipo de remesa previa de
fondos y el tipo de compra, en este capítulo se ven todos los movimientos de las
operaciones que se realizan en moneda extranjera, y en moneda nacional.
El capítulo seis, es el procedimiento del registro de las operaciones, en este capítulo
se estudian los fundamentos de los procedimientos de registro de las operaciones y
el procedimiento del diario continental.
En el capítulo siete, es el Diario mayor único y aquí veremos la primera evolución
que sufrió el diario continental, con la finalidad de simplificar el trabajo de pasar los
asientos del libro Diario al Mayor, el Diario mayor es el precursor de los rayados
columnares, impropiamente llamados tabulares, basado en la evolución del diario
continental, por el aumento de múltiples columnas.
El capítulo ocho es el Diario columnar, este es el resultado que sufrió la segunda
evolución del Diario continental, llamado también diario tabular, en este diario el
rayado es muy semejante al del Diario mayor único, ya que consta de diez a doce
columnas de valores.
El capítulo nueve, es el procedimiento de Diario y caja, aquí se verá la primera
división del diario continental, el diario de caja corrida, el diario de caja distribuida, el
diario de caja tabular, el diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo, el
diario de caja tabular con dos conceptos, el diario de caja tabular con concepto en el
centro y el diario de operaciones diversas.
En el capítulo diez es el procedimiento centralizador, aquí se estudiara la segunda
división del diario continental, el registro del diario de caja, el registro de diario de
compras, el registro de diario de ventas, el registro de diario de salidas de almacén,
el registro de diario de documentos por pagar, el registro de diario de documentos
por cobrar y el registro de diario de las operaciones diversas.
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En el capítulo once, se verá el procedimiento de pólizas, en donde veremos los
diferentes registros de acuerdo a las operaciones que la empresa requiera, también
se verá la tercera división del diario continental, el procedimiento de pólizas de
diario, el registro de pólizas de diario, el procedimiento de pólizas de diario y caja y
el procedimiento de pólizas de diarios, de entras de caja y salidas de caja.
En el capítulo doce se estudiará el procedimiento de cuentas por cobrar y cuentas
por pagar, en donde se verá que las cuentas por cobrar son expresamente los
recibos que se expiden para su pago previamente y que se refiere a las operaciones
de mercancías.
El capítulo trece se refiere a las pólizas de cheque y cuentas por pagar cheque, aquí
se ven los objetivos principales de este capítulo, donde las empresas acostumbran
a realizar los pagos con cheques nominativos, donde las pólizas al registrarse
deben de llevar el cheque y el cheque, ahí se debe de anotar el concepto por el cuál
se ésta expidiendo el cheque y la firma del beneficiario.
En el capítulo catorce se refiere a los procedimientos combinados, en este registro
las empresas deben de tener bien definido ampliamente todo lo referente a los
procedimientos que lo van a integrar, ya que de lo contrario, si no se conocen sus
ventajas, sus desventajas etc., es seguro que al combinarlos se dé por resultado un
procedimiento de registro que no es el que la empresa pueda necesitar.
En el capítulo quince se refiere al procedimiento de volantes o fichas, en este
capítulo se estudiará las características y funcionamiento, en este procedimiento se
registran los cargos y los abonos de las cuentas afectadas por cada operación que
se realiza, en hojas sueltas llamadas volantes o fichas, , este procedimiento por lo
regular se lleva por medio de registros electrónicos, sin embargo es de mucha
importancia saber las características y funcionamiento, para poder comprender con
mayor facilidad el registro electrónico que se emplea en este procedimiento.
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Todos estos capítulos ya mencionados llevan una relación con el tema principal que
son las cuentas de orden y que es de suma importancia estudiar el contenido de las
lecturas de cada concepto de los capítulos y subtemas que lo conforman, la
información de este proyecto es de lo más actualizado, y así mismo esperamos que
los objetivos principales de cada unidad sean entendibles para su mayor
comprensión en el estudio de este proyecto.
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INDICE DE CONTENIDO
Capítulo 1
Cuentas de orden Fiscalmente
Capítulo 2
Cuentas de orden
1. Introducción
2. Cuenta de orden
Capítulo 3
Documentos descontados o endosados
1. Introducción
2. Estableciendo una cuenta de pasivo de contingencia
3. Estableciendo cuentas de orden (casos en que tienen movimiento las cuentas de orden)
4. Estableciendo cuentas de orden
Capítulo 4
Mercancía en comisión
1. Aspecto legal
2. Aspecto contable
Capítulo 5
Mercancías en consignación
1. Introducción
2. Procedimiento global
3. Procedimiento analítico
4. Procedimiento de inventarios perpetuos.
5. Estableciendo una cuenta complementaria de activo
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6. Estableciendo cuentas de orden
Capítulo 6
Cuentas en monedas extranjeras
1. Introducción
2. Tipo variante
3. Tipo fijo
4. Tipo fijo con cuenta complementaria de resultados
5. Tipo fijo con cuenta complementaria de balance
6. Tipo fijo con cuenta complementaria de balance al 1x1
7. Tipo de remesa previa de fondos
8. Tipo de compra
Capítulo 7
Procedimientos de registro de operaciones
1. Fundamento de los procedimientos de registro
2. Procedimiento del diario continental
Capítulo 8
Diario mayor único
1. Primera evolución del diario continental
Capítulo 9
Diario columnar
1. Segunda evolución del diario continental
Capítulo 10
Procedimiento de diario y caja
1. Primera división del diario continental
2. Diario de caja corrida
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3. Diario de caja distribuida
4. Diario de caja tabular
5. Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo
6. Diario de caja tabular con dos conceptos
7. Diario de caja tabular con concepto en el centro
8. Diario de operaciones diversas
Capítulo 11
Procedimiento centralizador
1. Segunda división del diario continental
2. Diario de caja
3. Diario de compras
4. Diario de ventas
5. Diario de salidas de almacén
6. Diario de documentos por pagar
7. Diario de documentos por cobrar
8. Diario de operaciones diversas
Capítulo 12
Procedimiento de pólizas
1. Tercera división del diario continental
2. Procedimiento de pólizas de diario
3. Registro de pólizas de diario
4. Procedimiento de pólizas de diario y caja
5. Procedimiento de pólizas de diarios, de entradas de caja y de salida de caja
Capítulo 13
Procedimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
1. Adopción
2.
Capítulo 14
Póliza cheque y cuenta por pagar cheque
1. Objetivos principales
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Capítulo 15
Procedimientos combinados
1. Requerimientos
Capítulo 16
Procedimiento de volantes o fichas
1. Características y funcionamiento
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Capítulo 1
Cuentas de orden Fiscalmente
La que registra valores ajenos, contingentes o de simple recordatorio principio de la partida
doble, el saldo de una se compensa siempre con el de la contra cuenta y sólo contra esta se
puede tener movimiento, por lo que no es necesario que aparezcan las dos en el balance sino
sólo una de ellas. Siempre se presentan al pie del balance EJ: al recibir una mercancía en
consignación, no se registra en cuenta del balance sino de orden, ya que no se ha adquirido en
propiedad tal mercancía, por lo que el asiento puede ser balance EJ.: al recibir una mercancía
en consignación, no se registra en cuenta del balance sino de orden, ya que no se ha adquirido
en propiedad tal mercancía, por lo que el asiento puede ser:
Cargo:
Abono:
Mercancías en consignación
Mercancías recibidas en consignación
LAS CUENTAS DE ORDEN ¿Qué son?
Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores,
cuando este no afecta o modifica los estados financieros de la entidad, pero es necesaria para
consignar sus derechos o responsabilidades contingentes, establecer recordatorios en forma
contable. Se presentan a la presentación de todas las cuentas de activo, pasivo, y capital.
Las cuentas de orden fiscal comunican las diferencias de los mensajes existentes entre los
estados financieros y los denuncios rentísticos, convirtiéndose en un factor primordial en el
momento de planear y proyectar los recursos de la empresa, así como también en la toma de
decisiones, permitiendo gerenciar con eficacia y supervisar los impuestos.
¿Para qué sirven? El artículo 44 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " deben reflejar
las diferencias existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados y
las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras
puedan conciliarse.
"El artículo 110 del DR. 2649/93 que define las normas para el registro de las cuentas de orden
no menciona las fiscales; así mismo el decreto 2650/93 que es el plan único de cuentas sólo
define las cuentas mayores, que son las siguientes: 82 - Deudores Fiscales 85 - Deudores
Fiscales por contra (Cr) 92 - Acreedores Fiscales 95 - Acreedores Fiscales por contra (Db). La
Contrapartida Como todas las demás cuentas de orden, las de orden fiscal tienen su
contrapartida en las cuentas: 85 - Deudoras Fiscales por Contra (Cr) 95 - Acreedoras Fiscales
por Contra (Db). Quiere esto decir, que siempre que vamos a registrar una diferencia entre lo
contable y lo fiscal, lo primero es definir cuál es la cuenta que da origen a la diferencia, para
definir su naturaleza y de acuerdo a esto registrarlo en la cuenta 82 o en la cuenta 92.
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¿Cuál es la norma que creó estas cuentas? El DR 2649/93 como marco general de la
contabilidad en Colombia, hace obligatorio el manejo de las cuentas de orden cuando en su
artículo 34 enumera los elementos de los estados financieros así: "Son elementos de los
estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos,
la corrección monetaria y las cuentas de orden". Tal enunciado trae como consecuencia que las
cuentas de orden tienen la misma importancia que los activos, los pasivos y el patrimonio y que
por lo tanto, el no registrarlas supone que la contabilidad no se lleve en debida forma.
¿Cuál es el artículo contable que habla del tema? El DR. 2649/93, clasifica las cuentas de orden
en sus artículos 42, 43, 44 y 45 como cuentas de orden contingentes, cuentas de orden
fiduciarias, cuentas de orden fiscales y cuentas de orden de control. Hablar de cada una de ellas
es una tarea extensa, importante, pero sobre todo que gratifica, en la medida que la cuenta de
orden permite narrar sucesos, explicar situaciones y " descongelar" las cifras de los estados
financieros.
¿Cuál es el artículo tributario que habla del tema? Decreto 4980/07. Artículo 1. Modificase el
artículo 2° del Decreto 567 de 2007, el cual queda así: "Artículo 2°. Tratamiento de la deducción
por inversión en activos fijos reales productivos, en cabeza de los socios o accionistas. Para las
utilidades comerciales obtenidas por el año gravable 2007 y siguientes, cuando la sociedad
solicite la deducción por inversión en activos fijos reales productivos a que se refiere el artículo
158-3 del Estatuto Tributario tal como fue modificado por el artículo 8 de la Ley 1111 de 2006, se
adicionará al valor obtenido de conformidad con lo previsto en el numeral 1° o en el Parágrafo 1°
del artículo 49 del mismo Estatuto, el monto de dicha deducción.
El tratamiento aquí previsto también aplica cuando la deducción a que se refiere este artículo
genere pérdida fiscal o exceso de renta presuntiva. Cuando la deducción a que se refiere este
artículo genere excesos de renta presuntiva o pérdida fiscal, el exceso no reflejado en la utilidad
susceptible de distribuirse como no gravada a los socios o accionistas en la parte que
corresponda a la deducción por inversión en activos fijos reales productivos, se tratará como
ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional en los períodos gravables siguientes,
hasta agotarse.
En todos los casos la utilidad máxima susceptible de ser distribuida a título de ingreso no
constitutivo de renta ni ganancia ocasional, no puede exceder la utilidad comercial después de
impuestos. Parágrafo. La sociedad deberá llevar en cuentas de orden fiscal una cuenta
denominada "Deducción por inversiones en activos fijos reales productivos" la cual se debitará con
el monto solicitado como deducción en cada año gravable y se acreditará, en cada año con el
valor que se utilice como ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional, hasta agotar el
beneficio.
Lo previsto en este parágrafo solamente será aplicable respecto de las inversiones efectuadas
durante el año gravable 2007 y siguientes." ¿Todas las personas pueden utilizarlas? Todas las
personas naturales y jurídicas que lleven contabilidad pueden utilizarlas. ¿Qué son diferencias
permanentes? Son diferencias permanentes aquellas causadas por hecho o situaciones que no
pueden ser subsanados o revertidos en periodos futuros. Son situaciones que implican un mayor
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impuesto en un periodo, pero ese mayor impuesto pagado no se puede recuperar en ningún
periodo siguiente. O caso contrario, cuando esa diferencia implica el pago de un menor impuesto,
el cual no se debe pagar en periodos futuros. ¿Qué son diferencias temporales? En primer lugar,
es pertinente precisar que las diferencias en el tiempo, ya sean temporales o permanentes,
suceden cuando los hechos económicos sucedidos en una empresa, tienen efectos en periodos
diferentes, en varios periodos. De acuerdo a esto, las diferencias temporales son aquellas
diferencias que permiten ser subsanadas, revertidas o corregidas en periodos futuros. Una
diferencia causada por un hecho económico la cual puede ser revertida en el periodo o periodos
siguientes se considera temporal.
Con el paso del tiempo, las diferencias temporales se disminuyen a cero en la medida en que se
van revirtiendo las situaciones que causaron esa diferencia. ¿Qué son diferencias temporarias?
Las bases comprensivas de la contabilidad fiscal suelen ser diferentes de las bases comprensivas
de la contabilidad comercial. Estas diferencias dan origen a las diferencias temporarias que
finalmente cuando tienen efectos futuros se convierten en impuestos diferidos.
La base fiscal de un activo es el importe que será deducible de los beneficios económicos que,
para efectos fiscales, obtenga la entidad en el futuro, cuando recupere el importe en libros de
dicho activo. Si tales beneficios económicos no tributan, la base fiscal será igual a su importe en
libros. La base fiscal de un pasivo es igual a su importe en libros menos cualquier importe que,
eventualmente, sea deducible fiscalmente respecto de tal partida en periodos futuros. En el caso
de ingresos de actividades ordinarias que se reciben de forma anticipada, la base fiscal del pasivo
correspondiente es su importe en libros, menos cualquier eventual importe que no resulte
imponible en periodos futuros.
El tratamiento contable que se le da al patrimonio, a los ingresos, costos y gastos del
contribuyente, difiere considerablemente del tratamiento fiscal que la ley tributaria contempla. La
situación anterior, hace que la utilidad determinada según los principios de contabilidad
generalmente aceptados, sea diferente a la utilidad o renta líquida determinada según las normas
tributarias.
El impuesto de renta es uno solo, el cual se aplica sobre las utilidades o renta del contribuyente, y
al ser diferente la utilidad contable de la utilidad fiscal, se presenta una diferencia también en el
impuesto. La diferencia en el impuesto de renta, resultante de una diferencia en la utilidad
contable y fiscal, es lo que se conoce como impuesto de renta diferido. Nota: Cuando se trabaje
con las cuentas de orden fiscal ha de tenerse en cuenta lo siguiente:
Es necesario hacer un plan de cuentas que permita distinguir los tipos de diferencias que pueden
surgir entre lo contable y lo fiscal. Hay que poner en consideración y definir cómo se manejan las
diferencias cuando sean contrarios a su naturaleza; por ejemplo cuando el gasto contable es
inferior a la deducción como en el caso de las pérdidas fiscales. El itinerario lógico del
reconocimiento de los impuestos diferidos (efecto) son las diferencias temporarias (causa).
No pudiera existir un impuesto diferido que no tenga origen o mejor explicación en una diferencia
temporaria, excepto en el caso de las pérdidas fiscales. Las diferencias temporarias son las
divergencias que existen entre el importe en libros de un activo o un pasivo (contabilidad
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comercial), y el valor que constituye la base fiscal de los mismos (contabilidad fiscal). Las
diferencias temporarias pueden ser: (a) diferencias temporarias imponibles, que son aquellas
diferencias temporarias que dan lugar a cantidades imponibles al determinar la ganancia (pérdida)
fiscal correspondiente a periodos futuros, cuando el importe en libros del activo sea recuperado o
el del pasivo sea liquidado; o bien; (b) diferencias temporarias deducibles, que son aquellas
diferencias temporarias que dan lugar a cantidades que son deducibles al determinar la ganancia
(pérdida) fiscal correspondiente a periodos futuros, cuando el importe en libros del activo sea
recuperado o el del pasivo sea liquidado. El resultado del análisis de las diferencias temporarias,
se le aplica la tasa de impuesto correspondiente y da como resultado el impuesto diferido, que
pudiera resultar siendo un activo (diferencia temporaria deducible) o un pasivo (diferencia
temporaria imponible) según la naturaleza de la diferencia.
De lo anterior se infieren las definiciones siguientes: a) Pasivos por impuestos diferidos son las
cantidades de impuestos sobre las ganancias a pagar en periodos futuros, relacionadas con las
diferencias temporarias imponibles. b) Activos por impuestos diferidos son las cantidades de
impuestos sobre las ganancias a recuperar en periodos futuros, relacionadas con: (i) las
diferencias temporarias deducibles; (ii) la compensación de pérdidas obtenidas en periodos
anteriores, que todavía no hayan sido objeto de deducción fiscal; y (iii) la compensación de
créditos no utilizados procedentes de periodos anteriores.
El gasto (ingreso) por el impuesto a las ganancias comprende tanto la parte relativa al gasto
(ingreso) por el impuesto corriente como la correspondiente al gasto (ingreso) por el impuesto
diferido. La medición del impuesto diferido deberá realizarse de conformidad con lo establecido en
la NIC 12 párrafos 46 y 47. Los pasivos (activos) corrientes de tipo fiscal, ya procedan del periodo
presente o de períodos anteriores, deben ser medidos por las cantidades que se espere pagar
(recuperar) de la autoridad fiscal, utilizando la normativa y tasas impositivas que se hayan
aprobado, o cuyo proceso de aprobación esté prácticamente terminado, en la fecha de balance.
Los activos y pasivos por impuestos diferidos deben medirse empleando las tasas fiscales que se
espera sean de aplicación en el período en el que el activo se realice o el pasivo se cancele,
basándose en las tasas y leyes fiscales que a la fecha de balance hayan sido aprobadas o
prácticamente terminado el proceso de aprobación.
En Colombia por ejemplo, hasta 2006 la tasa del impuesto sobre la renta era del 35 por ciento. En
el 2007 bajó al 34 por ciento y a partir del 2008 en adelante en el 33 por ciento (ley 1111 de 2006).
Significa que los impuestos diferidos registrados al corte de diciembre de 2008, deberán ser
modificados a la nueva tasa que se aplicará en el futuro, es decir el 33 por ciento. ¿Qué es el
impuesto diferido? Aplicación del impuesto diferido. El impuesto diferido debe ser aplicado por las
empresas o personas que en primer lugar, estén obligadas a llevar contabilidad, puesto que el
objetivo del impuesto diferido, es precisamente el de reconocer en la contabilidad las diferencias
que se presenten respecto del impuesto de renta, por los diferentes tratamientos aplicados a los
hechos económicos realizados. En segundo lugar, lo deben aplicar quienes sean contribuyentes
del impuesto de renta, pues por obvias razones, solo estos pueden experimentar una diferencia en
el impuesto de renta.
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El impuesto de renta diferido puede ser débito o crédito. Dependiendo de si la diferencia del
impuesto determinado en la liquidación privada del contribuyentes es superior o menor, el
impuesto diferido puede ser débito o crédito. Impuesto diferido débito. El impuesto diferido débito
se da cuando la empresa, en un año debe pagar un mayor impuesto, pero que en los siguientes
años los puede recupera, caso en el cual se considera un activo diferido. Dice el artículo 67 del
decreto 2649 de 1993, que: Se debe contabilizar como impuesto diferido débito el efecto de las
diferencias temporales que impliquen el pago de un mayor impuesto en el año corriente, calculado
a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que se generará suficiente
renta gravable en los períodos en los cuales tales diferencias se revertirán. Impuesto diferido
crédito
El impuesto diferido crédito, se presenta cuando la empresa en un año paga menos impuesto del
que debe pagar, pero que en los periodos siguientes deberá pagar el impuesto dejado de pagar
inicialmente. En este caso, se considera un pasivo diferido, el cual deberá pagar en los próximos
años. Dice el artículo 78 del decreto 2649 de 1993: Se debe contabilizar como impuesto diferido
por pagar el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un menor impuesto en
el año corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que
tales diferencias se revertirán.
Como ilustración se presentará un ejemplo: El pago de impuesto sobre renta presuntiva como
generador del impuesto diferido débito Cuando no hay utilidad, o cuando la utilidad contable, o la
renta líquida, es inferior a la renta presuntiva, se debe pagar sobre esta última, razón por la cual
se paga un mayor impuesto, el cual se puede revertir en la medida en que dentro de los cinco
años siguientes, se puede compensar con la renta líquida, el exceso de renta presuntiva sobre la
ordinaria, en los términos del artículo 189 del estatuto tributario. Esto implica, que en los años en
los que se compense el exceso de la renta presuntiva sobre la renta líquida, se pague un menor
impuesto, puesto que esta compensación permite disminuir la base gravable.
Casos en los que se presenta el impuesto diferido crédito Cuando la utilidad contable es superior
a la fiscal, se presenta un menor impuesto a pagar como consecuencia de esta diferencia. La
aplicación de métodos de depreciación fiscales como generador del impuesto diferido crédito. La
norma tributaria prevé la utilización de métodos de depreciación diferentes a los utilizados
contablemente, lo cual permite que fiscalmente un activo se deprecie de una forma más acelerada
que contablemente, lo cual significa una mayor deducción fiscal, lo que a sus vez implica que la
renta líquida sea inferior a la utilidad fiscal.
Por ejemplo, el artículo 140 del estatuto tributario, contempla la posibilidad de incrementar la
alícuota de depreciación hasta en un 25%, por cada turno adicional del activo fijo. En este caso, el
resultado final es un menor impuesto de renta, como consecuencia de una mayor deducción. Este
mayor impuesto pagado en el año en que se utiliza la depreciación acelerada, se revierte cuando
en los años siguientes, el activo fiscalmente ya ha sido depreciado, pero contablemente no.
Esto hace que la utilidad fiscal se incremente frente a la contable, puesto que ya no se puede
deducir el gasto por depreciación del activo depreciado aceleradamente en los años anteriores de
forma acelerada, en tanto que el gasto por depreciación contable se sigue presentando. ¿A qué se
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hace referencia con el término conciliaciones? A la identificación de partidas que permitan
determinar cuál es la causa de la diferencia. Casos en los que se presentan diferencias
permanentes. Existen una serie de beneficios fiscales que permiten al contribuyente pagar un
menor impuesto, el cual representa una diferencia permanente, es decir, que no se revierte en
ningún tiempo futuro. Uno de los casos más comunes es la deducción por inversión en activos
fijos productivos contemplada en el artículo 158-3 del estatuto tributario. Esta deducción no tiene
efecto contable alguno, puesto que es diferente a la depreciación, es adicional a esta, por lo que
no es posible revertirse en periodos posteriores.
Descripciones y dinámicas 8 Cuentas de orden deudoras 82 Deudoras fiscales 8 Cuentas de
orden deudoras 85 Deudoras fiscales por contra (CR) Registra las diferencias existentes entre el
valor de las cuentas de naturaleza activa según la contabilidad y las de igual naturaleza para
propósitos de declaraciones tributarias. 9
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Capítulo 2
Cuentas de orden
Introducción
Las cuentas de orden deben de registrarse en la contabilidad de toda empresa o entidad, a pesar
de que no afecten el activo, el pasivo o el capital, es necesario llevar un control de las cuentas de
orden, ya que esto nos permite controlar algunos aspectos administrativos y, así mismo consignar
los derechos u obligaciones contingentes que se lleguen a presentar en la empresa.
Objetivos de aprendizaje
Los objetivos de aprendizaje que podemos obtener de este capítulo, nos permite conocer a fondo
para que son necesarias las cuentas de orden y porque se deben de registrar en la contabilidad
de toda empresa o entidad, a pesar de que no afectan el activo, el pasivo o el capital de cualquier
entidad. En que se clasifican las cuentas de orden, y en qué casos se deben de establecer las
cuentas de orden.
Cuenta de orden
Son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo,
el pasivo o el capital de la entidad, empresa o negocio, pero que a pesar de ello, es necesario
registrar en contabilidad, para consignar los derechos u obligaciones contingentes, con fines de
recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de la administración.
Con la idea de clarificar el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario precisar
la diferencia entre “valores reales” y “valores contingentes”.
Los valores reales son derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y del
pasivo.
Los valores contingentes son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una
“contingencia”, la cual, si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces se convierten dichos
valores en reales.
Mientras la contingencia no se realice, los valores contingentes deberán consignarse en cuentas
de orden, tales cuentas se cancelarán si la contingencia deja de ser probable.
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Como los conceptos son muy generales, conviene precisar las operaciones que determinan su
aperturaIntroducción
Es importante saber en qué casos se deben de utilizar las cuentas de orden, como veremos en
éste tema nos daremos cuenta que tan necesario es registrar las cuentas de orden, en los valores
ajenos es el importe total de los bienes que se recibe; en los contingentes todos los derechos y
obligaciones que se lleguen a presentar; en los emitidos es cuyo pago se tenga que hacer en
efectivo y por duplicado cuando para controlar el precio real así como el precio adicional en las
mercancías que se consignan.
CASOSEN QUE DEBEN USARSE LAS CUENTAS DE ORDEN
 Para registrar valores y bienes ajenos

Mercancías en comisión

Depósitos recibidos en garantía o en prenda
 Para registra derechos u obligaciones contingentes

Documentos endosados

Avales otorgados

Juicio pendientes

Seguros contratados
 Para registrar la emisión de valores o valores emitidos

Emisión de obligaciones

Emisión de billetes de banco

Emisión de billetes de lotería

Emisión de bonos

Emisión de boletos
 Para registrar operaciones por duplicado

Las depreciaciones

Las mercancías en consignación
Introducción
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En este tema nos damos cuenta la clasificación de las cuentas de orden que se reflejan en el
Balance general, como se desarrolla en el tema siguiente vemos que los valores ajenos se refiere
a los bienes que se reciben en comisión, la contingencia de algunas obligaciones que se
presenten, como los seguros contratados y juicios pendientes, en los emitidos por los pagos que
se tengan que realizar en efectivo y las de registro por el importe total de las operaciones.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE GENERAL
Las cuentas de orden, para su presentación en el balance general se clasifican en:
 Valores ajenos. A este grupo pertenece el importe total de los valores y bienes ajenos
que se reciban, por ejemplo: las mercancías en comisión y depósitos en prenda.
 Valores contingentes. Este grupo está formado por el importe total de los derechos y
obligaciones contingentes, así como la emisión de obligaciones; por ejemplo: los
documentos endosados o descontados, avales otorgados, juicios pendientes, seguros
contratados.
 Valores emitidos. Cuyo pago tenga que hacerse en efectivo o por compensación de
servicios, como en los casos de emisión de obligaciones, emisión de billetes de banco,
emisión de billetes de lotería, emisión de bonos y boletos.
 Valores de control o cuentas de registro. Este grupo está formado por el importe total
de las operaciones, las cuales ya sentadas, en su registro se duplica con fines de control
desde un punto de vista distinto; las depreciaciones desde el punto de vista contable y
fiscal; las mercancías en consignación desde el punto de vista a costo real y a precio
alzado.
Introducción
En la denominación de las cuentas de orden, debemos tener bien claro las operaciones que se
realizan, en que tipos de movimientos se deben de registrar y cuál es la importancia de los
registros correspondientes asentados en cada tipo de cuenta que corresponda.
DENOMINQCIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN
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Los nombres o títulos de las cuentas de orden deben dar una idea clara y precisa de las
operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su objetivo y movimiento.
Teniendo en consideración que las cuentas de orden se llevan con arreglo al sistema de
contabilidad por partida doble, invariablemente deben establecerse en grupos de dos, de las
cuales la primera es deudora y la segunda, acreedora.
El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora debe ser distinto del de la acreedora, pero
semejantes entre sí. Por ejemplo:
 Documentos endosados y responsabilidad por endosos.
 Mercancías en comisión y comitente cuenta de mercancías.
 Mercancías en consignación y precio alzado de mercancías en consignación.
 Garantías otorgadas y otorgante de garantías.
 Mercancías en comisión y mercancías en comisión “contra”
 Documentos endosados y documentos endosados “contra”
 Mercancías en comisión “debe” y mercancías en comisión “haber”.
 Documentos endosados “debe” y documentos endosados “haber”
Introducción
Las cuentas de orden se deben de establecer en grupos de dos en dos, los movimientos deben
compensarse y el saldo debe ser el mismo, aunque de naturaleza contraria, ya que una debe de
ser deudora y la otra debe de ser acreedora y, las dos se deben de afectar por la misma cantidad
MOVIMIENTO Y SALDO DE LAS CUENTAS DE ORDEN
Debido a que se establecen en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora, y la segunda,
acreedora, su movimiento es compensado y sus saldos iguales, a un que de naturaleza contraria,
o sea, uno deudor y el de la correlativa o contra cuenta acreedora. Si la cuenta de orden deudora
se carga por alguna cantidad, la cuenta de orden acreedora debe afectarse por la misma cantidad,
por ejemplo:
Mercancías en consignación
A precio alzado
$
Página 21 de 221
Precio alzado de mercancías
En consignación
$
Si la cuenta de orden deudora tiene movimiento deudor, la cuenta de orden acreedora tendrá
movimiento acreedor.
Introducción
Los procedimientos más utilizados en el registro de las cuentas de orden y más comunes son el
directo y el paralelo, en el paralelo tanto la cuenta de orden como la acreedora deben de ser de
orden para que se pueda llevar a cabo el movimiento, en el cruzado una cuenta deudora debe de
ser de balance y la acreedora de orden y viceversaPROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS CUENTAS DE ORDEN
Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden, y son:
 Movimiento directo o paralelo
 Movimiento cruzado
Movimiento directo o paralelo. Este procedimiento se lleva a cabo cuando en un asiento tanto la
cuenta deudora como la creedora son de orden, sin intervenir cuentas de balance o de resultados.
Por ejemplo:
Mercancías en consignación
A precio alzado
$
Precio alzado de mercancías
en consignación
$
Movimiento cruzado. Este procedimiento se realiza cuando en un asiento, como deudora, una
cuenta de balance o de resultados, y como acreedora, una cuenta de orden; y cuando en el otro
asiento aparezca como deudora una cuenta de orden, y como acreedora, una cuenta de balance o
de resultados. Por ejemplo:
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Mercancías en consignación
A precio alzado
$
Almacén
Mercancías en consignación
$
$
Precio alzado de mercancías
En consignación
$
Introducción
En este tema las reglas de valuación y de presentación deben de registrase al final el total de las
cuentas de activo y de pasivo y de capital, agrupadas en las cuentas de registro.
REGLAS DE VALUACIÓN Y DE PRESENTACIÓN
Las cuentas de orden se presentan al alcance del balance general, o sea, debajo del total del
activo y del pasivo más el capital; indicando los saldos de las cuentas de orden deudora,
agrupándolas dentro de la clasificación de: valores ajenos, valores contingentes, valores emitidos
y cuentas de registro. Por ejemplo:
Cuentas de orden
Valores ajenos
Caja del comitente
$ 1000.00
Clientes del comitente
2000.00
Mercancías en comisión
6000.00
Valores contingentes
Documentos endosados
$ 8000.00
Avales otorgados
1000.00
Juicios pendientes
2000.00
$ 9000.00
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Seguros contratados
3000.00
14 000.00
Valores emitidos
Obligaciones emitidas
Emisión de billetes
Emisión de boletos
$ 3000.00
2000.00
1000 00
6000.00
Cuentas de registro
Depreciación por aplicar
$300.00
Mercancías en consignación
a precio alzado
2000.00
Total
5000.00
$ 34 000.00
Dentro del primer grupo de las cuentas de orden en “valores ajenos” están las “mercancías en
consignación”, las cuales estudiaremos a continuación.
MERCANCÍAS EN COMISIÓN
Mercancías en comisión. Son las mercancías que recibe una persona llamada comisionista de
otra persona llamada comitente, para ser vendidas por cuenta del comitente, a cambio de una
comisión.
Comisionistas. Ejercen actos de comercio comprando y vendiendo por cuenta de una tercera
persona, o sea, aplicando el mandato al comercio. El comisionista recibe un porcentaje por el
servicio que desempeña en un contrato de mandato, el cual es un convenio por el cual una
persona llamada mandante ordena a otra, llamada mandatario, el cumplimiento de un servicio,
encargo o prestación. Este contrato aplicado a los actos de comercio se llama comisión. El
mandante toma el nombre de comitente y el mandatario se llama comisionista.
El comisionista percibe, por las ventas netas que realiza, un porcentaje llamado comisión, u
honorarios convencionales, el cual debe conferirse por escrito, aun que basta que el comisionista
ejecute algún acto o inicie el encargo del comitente para considerar que acepta las condiciones,
aunque sea en forma tácita.
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Provisión de fondos. Es la cantidad de dinero que le envía el comitente al comisionista, para que
pueda hacer los gastos que sean de indispensable necesidad y pueda conservar la mercancía
recibida en buen estado, cuando la provisión no sea suficiente para poder llevar a cabo el
mandato o encargo, los gastos que haga el comisionista serán pagados posteriormente por el
comitente.
Estado de cuenta. Se acostumbra que, periódicamente (mensual, semestral, etc.,), cuando el
comisionista concluya el mandato o encargo, le rinda al comitente un estado de cuenta del valor
de las ventas, cobros efectuados, gastos, comisión cobrada y enviarle el saldo a su favor.
Contrato. Es el acuerdo de voluntades entre dos o m.as personas para crear, modificar, transmitir
o extinguir obligaciones y derechos con estricto apego a las formalidades de la ley. El
consentimiento de las partes contratantes y la búsqueda de objetivos comunes son requisitos
indispensables para celebrar un contrato.
Contrato de comisión mercantil. Mediante este contrato, una persona, llamada comitente
(mandante), concede a otra, llamada comisionista (mandatario); que ejerza actos de comercio
comprando y vendiendo, percibiendo un porcentaje, llamado comisión. El contrato de comisión no
otorga la propiedad, ya que esta corresponde legalmente al comitente.
Se denominan formalidades a los requisitos o formas que ordena la ley para perfeccionar o dar
carácter legal a un contrato. El contrato de comisión se formaliza estipulando en sus cláusulas los
términos, las condiciones y las circunstancias a que se sujeta el contrato; mencionándose, entre
otras, las siguientes:
 Nombre y domicilio del comisionista y del comitente.
 Precisar el importe de las ventas del contrato. El comisionista no podrá, sin
autorización del comitente, vender las mercancías a crédito o recibir documentos por
cobrar que garanticen su importe.
 Estipular el porcentaje de comisión al que tendrá derecho, tanto por ventas al
contado como a crédito.
 Señalar cada cuándo enviará el estado de cuenta.
 Lugar y fecha de expedición.
 El nombre y firma del comisionista y del comitente.
Como hemos podido observar, de acuerdo con lo anterior, el comisionista, en el desempeño de su
encargo, se sujetará estrictamente a las instrucciones recibidas por el comitente.
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Cuando el comisionista desempeñe el mandato o encargo actuando por sí mismo, tendrá acción y
obligación directa con las personas con quienes contrate, sin manifestar quien es el comitente;
pero, cuando desempeñe el mandato o encargo por su comitente, tendrá que declarar quién es el
mandante.
Los comisionistas están obligados al pago del impuesto al valor agregado por prestar un servicio
independiente y pagarán un porcentaje sobre el importe de sus comisiones. Por ser personas
físicas, deberán presentar y pagar su impuesto sobre la renta, anualmente, en el mes de abril a
más tardar.
Cuentas de orden. Considerando que, tanto las mercancías que recibe el comisionista, como el
importe de las ventas efectuadas al contado y los cobros recibidos de los clientes por ventas a
crédito no son valores de su propiedad, pues le pertenecen al comitente, no los puede considerar
dentro de sus cuentas de activo, sino registrarlos en cuentas de orden.
Las cuentas de orden que se establecen corresponden al grupo de valores ajenos, por tratarse de
valores que no son propiedad del comisionista, y son:
 Mercancías en comisión y comitente, cuenta de mercancías.
 Caja del comitente y comitente, cuenta de caja.
 Cliente del comitente y comitente, cuenta de clientes.
Para registrar las mercancías que se reciben del comitente, así como las ventas y devoluciones de
las mismas, se establecen las cuentas de orden:
 Mercancías en comisión (cuenta de orden deudora).
 Comitente, cuenta de mercancías (cuenta de orden acreedora).
Cuando la cuenta de orden deudora se carga, la cuenta de orden acreedora se abona; y
viceversa. El saldo de ambas cuentas debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza
contraria: si una tiene saldo deudor, la otra tendrá saldo acreedor.
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Mercancías en comisión
Debe
Haber
Se abona
Se carga
Del
precio
de
costo
de
las Del precio de costo de las mercancías devueltas
mercancías recibidas del comitente por el comisionista al comitente
Del precio de costo de las mercancías vendidas
para su venta
Del
precio
mercancías
de
costo
devueltas
de
por
las por el comisionista
los
clientes al comisionista
El saldo representa el precio de costo de las mercancías en poder del comisionista, que son
propiedad del comitente.
Ejemplos:
1. La Compañía Mexicana, S.A., comitente, nos remitió 100 artículos a $1000 c/u.
Del precio de costo de las mercancías recibidas en comisión.
Concepto
1
Parcial
Debe
Haber
2 de enero
Mercancías
$100,000.00
En comisión
100 artículos a
$ 1000.00
$ 100,000.00
Comitente
cuenta
de
$ 100,000.00
mercancías
100 artículos a
$ 1000.00
$ 100,000.00
2. Al comitente le devolvemos cuatro artículos defectuosos. Del precio de costo de las mercancías
devueltas al comitente.
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Concepto
2
Parcial
Debe
Haber
3 de enero
Comitente
cuenta
de
$4000.00
mercancías
4 artículos a $ 1000.00
$4000.00
Mercancías en comisión
4 artículos a $ 1000.00
$4000.00
$4000.00
3. Se venden al contado riguroso 60 artículos y 20 a crédito, con un costo de $ 1000.00 c/u.
Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista.
Concepto
3
Parcial
Debe
Haber
10 de enero
Comitente
cuenta
de
$80,000.00
mercancías
80 artículos a $ 1000.00
$80,000.00
Mercancías en comisión
80 artículos a $ 1000.00
$80,000.00
$80,000.00
Recordemos que cada vez que se realice una venta, deben hacerse dos asientos; uno a precio de
venta y otro a precio de costo.
El asiento por el precio de venta al contado es el número 6 y a crédito en el número 11.
4. Los clientes nos devuelven cuatro artículos defectuosos con un costo de $ 1000.00 c/u.
Del precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.
Concepto
4
Parcial
Debe
Haber
11 de enero
Mercancías en comisión
4 artículos a $ 1000.00
Comitente
cuenta
de
$4000.00
$4000.00
$4000.00
Página 28 de 221
mercancías
4 artículos a $ 1000.00
$4000.00
Para registrar las entradas y salidas de dinero en efectivo, que originan las operaciones que ha
efectuado el comisionista por cuenta del comitente, se usan las cuentas de orden.
 Caja del comitente (cuenta de orden deudora).
 Comitente, cuenta de caja (cuenta de orden acreedora).
Cuando la cuenta de orden deudora se carga, la cuenta de orden acreedora se abona; y
viceversa. El saldo de ambas cuentas debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza
contraria; si una tiene saldo deudor, la otra tendrá saldo acreedor.
El movimiento de la cuenta de caja del comitente y comitente, cuenta de caja, es:
Caja del comitente
Debe
Haber
Se carga
Se abona
De la provisión de fondos que recibe el
De los gastos que pague el comisionista por
comisionista del comitente
cuenta del comitente
Del dinero en efectivo que recibe el
De la cuota o comisión que el comisionista
comisionista por las ventas al contado
cobre al comitente
De los cobros que hace el comisionista sobre
De las remesas en efectivo que el comisionista
las ventas a crédito
haga al comitente
El saldo representa el dinero efectivo en poder del comisionista, que es propiedad del comitente.
Página 29 de 221
Ejemplos:
Recibimos del comitente una provisión de fondos por $ 50,000.00, en efectivo.
Provisión de fondos recibida del comitente.
Concepto
5
Parcial
Debe
Haber
2 de enero
Caja del comitente
$50,000.00
Provisión de fondos
Comitente
cuenta
$50,000.00
de
$50,000.00
caja
Provisión de fondos
$50,000.00
6. Se venden al contado riguroso 60 artículos a $ 1500.00 c/u, con IVA al 15%. El asiento por el
precio de venta es:
Precio de venta (60 X 1599) = $ 90,000.00
IVA al 15%
13, 000,00
Total cobrado
= $ 103,500.00
Dinero en efectivo recibido por el comisionista por ventas al contado.
Concepto
6
Parcial
Debe
Haber
10 de enero
Caja del comitente
$103,500.00
Efectivo
Comitente
$103,500.00
cuenta
de
$103,500.00
caja
Efectivo
$103,500.00
7. Sobre las ventas a crédito efectuamos cobros a clientes por $ 5000.00. para registrar el cobro
en efectivo se hace el asiento contable siguiente:
Dinero efectivo recibido por el comisionista, por cobros al cliente.
Página 30 de 221
Parcial
Concepto
7
Debe
Haber
12 de enero
Caja del comitente
$5000.00
$5000.00
Efectivo
Comitente
cuenta
de
$5000.00
caja
Efectivo
$5000.00
8. Los artículos remitidos por el comitente originaron gastos por: cargas y descargas, desde el
domicilio del comitente hasta la bodega del comisionista $ 8000.00, que pagamos en efectivo,
más IVA al 15%.
Por los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente.
Concepto
8
Parcial
Debe
Haber
2 de enero
Comitente
cuenta
de
$9200.00
caja
$9200.00
Efectivo
Caja del comitente
$9200.00
Efectivo
$9200.00
9. Descontamos de la cuenta de caja del comitente nuestra comisión por $ 36,000.00, más IVA al
15%.
Por la comisión que el comisionista cobre o descuente al comitente.
Concepto
9
Parcial
Debe
Haber
15 de enero
Comitente
cuenta
de
$41400.00
caja
Efectivo
Caja del comitente
41400.00
$41400.00
Página 31 de 221
Efectivo
$41000.00
De Del 9-A. Para registrar en la contabilidad del comisionista el cobro o descuento de la comisión
se hará el asiento siguiente-
Concepto
9
Parcial
Debe
Haber
15 de enero
Caja
$41400.00
41400.00
Efectivo
Otros productos
$36000.00
Comisión cobrada
$36000.00
IVA traslado cobrado
IVA |5 %
5 400.00
5 400.00
10. Reembolsamos al comitente los importes de ventas y cobros, descontando los gastos hechos
por su cuenta y la comisión e IVA que ésta causó.
Primero, abrimos un esquema de mayor para caja del comitente, y determinamos lo que le
debemos remitir al comitente. Después, contabilizamos la remesa-
Caja del comitente
5) 50 000.00
9 200.00
6) 103 500.00
41 400.00 (9
7)
(8
5 500.00
MD) 158 500.00
50 600.00
(MA
SD) 107 900.00
Por la remesa en efectivo que el comisionista haga al comitente-
Página 32 de 221
Concepto
Parcial
Debe
Haber
18 de enero
10
Comitente
cuenta
de
$107
caja
900.00
$ 107 900.00
Efectivo
Caja del comitente
$107
900.00
Efectivo
$107
9000.00
Para registrar las ventas a crédito, cobros efectuados sobre las ventas a crédito y devoluciones
sobre ventas que los clientes hacen al comisionista, se establecen las cuentas de orden.
 Clientes del comitente (cuenta de orden deudora).
 Comitente, cuenta de clientes (Cuenta de orden acreedora)
Cuando la cuenta de orden deudora se carga, la cuenta de orden acreedora se abona; y
viceversa. El saldo de ambas cuentas debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza
contraria; si una tiene saldo deudor, la otra tendrá saldo acreedor.
El movimiento de la cuenta de clientes del comitente es:
Clientes del comitente
Debe
Haber
Se carga
Se abona
Del importe de las ventas
Del importe de las mercancías
Efectuadas a crédito por el
Devueltas por los clientes
comisionista
al comisionista
de los cobros efectuados por
el comisionista sobre las ventas
a crédito
Página 33 de 221
El saldo representa lo que aún deben los clientes, cuyo importe pertenece al comitente.
Ejemplos:
11. Se venden a crédito 20 artículos a $ 3000.00 c/u, el asiento por el precio de venta es:
Precio de venta (20 X $ 3000.00) = $ 60 000.00
IVA al 15%
=
9 000.00
Total de la venta
= $ 69 000.00
Por la ventas a crédito efectuadas por el comisionista
Concepto
11
Parcial
Debe
Haber
10 de enero
Clientes del comitente
$69
000.00
José Pérez
$ 69 000.00
Comitente cuenta de
$69 000.00
Clientes
20 artículos a $ 3000.00
Más IVA
$69 000.00
15%
12. Un cliente nos devolvió cuatro artículos. El asiento por la devolución, a precio de venta es:
Importe de la devolución (4 = $ 3000.00) = $ 12 000.00
IVA al 15%
=1 800.000
Total de la devolución
= $ 13 800.00
De las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.
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Concepto
12
Parcial
Debe
Haber
11 de enero
Comitente cuenta de
$13
Clientes
800.00
4 artículos a
$ 3000.00 más IVA
$ 13 800.00
15%
Clientes del comitente
José Pérez
$13 800.00
$13 800.00
13. Sobre las ventas a crédito efectuamos cobros a clientes por $ 5000.00. Para registrar la
disminución del adeudo de los clientes se hará el siguiente asiento:
De los cobros efectuados por el comisionista sobre las cuentas a crédito.
Concepto
13
Parcial
Debe
Haber
12 de enero
Comitente cuenta de
$5
Clientes
José Pérez
000.00
$ 5000.00
Clientes del comitente
José Pérez
$5000.00
$5000.00
Con la implantación de la actual Ley del impuesto al valor agregado, que entro en vigor el primero
de enero de 1980, los comisionistas deben pagar también este impuesto. Sin embargo, trabajando
por su cuenta o por cuenta de alguna persona física o moral, se pueden liberar de este impuesto
de la siguiente manera. Los artículos que recibe para su venta no son de su propiedad; por tal
motivo, el IVA lo debe pagar la persona que sea propiedad de estos artículos. Ahora bien, el
comisionista al vender los artículos dados en comisión, cobra el IVA, en su estado de cuenta debe
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devolverlo al propietario este impuesto cobrado, para que el propietario haga su declaración y
recupere este impuesto.
De esta manera se libera del pago del impuesto al valor agregado, porque propiamente el
comisionista no es causante de este impuesto, pero, para no tener problemas con el fisco, debe
solicitarle al propietario de los artículos que le extienda una carta, o que se estipule en el contrato
celebrado, que el comitente es la persona que debe pagar este impuesto y que el comisionista es
simplemente un intermediario.
Si por alguna razón al comisionista no se le puede anotar esta cláusula en su contrato, entonces
deberá cobrar el IVA en los artículos vendidos y no reintegrarlo al comitente; en este caso, deberá
pagar tanto el impuesto sobre la renta, por la comisión percibida, como el impuesto sobre el valor
agregado por el IVA cobrado, por medio de declaraciones mensuales
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Balance General
BANCO AGROPECUARIO, S.N.C. (EN LIQUIDACION)
INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO
Balance general
Miles de pesos
Balance final de
Balance final de
liquidación al 30 de
liquidación al 30 de
septiembre de 2007
septiembre de 2007
ACTIVO
PASIVO
Captación tradicional
Disponibilidades
$
10
Depósitos de exigibilidad inmediata
$
Depósitos a plazo público en general
-
Cartera de crédito vigente:
-
Créditos comerciales
1,958
Créditos a entidades financieras
246
Créditos al consumo
Préstamos interbancarios y de otros organismos
De corto plazo
2,828,906
125
Créditos a la vivienda
5,187
Créditos a entidades gubernamentales
33,317
Total de cartera de crédito vigente
Otras cuentas por pagar
Acreedores diversos y otras cuentas por pagar
104,144
40,833
Créditos diferidos
Créditos diferidos
Cartera de crédito vencida:
-
Provisión para obligaciones laborales al retiro
Créditos comerciales
674,545
Créditos a entidades financieras
-
Total del pasivo
2,933,050
803,368
Créditos al consumo
-
Total de cartera de crédito vencida
Contingencias
1,477,913
CAPITAL CONTABLE
Total cartera de crédito
1,518,746
Capital contribuido:
Menos:
Capital social
728,965
Aportaciones de capital pendientes de formalizar
Estimación preventiva para riesgos crediticios
Total de cartera de crédito -neta-
5,289
(1,502,598)
16,148
734,254
Capital ganado (déficit):
Reservas de capital
Otras cuentas por cobrar -netas-
4
9,469
Exceso (insuficiencia) en la actualización del capital
(459,589)
Resultados de ejercicios anteriores
Valores, muebles e inmuebles adjudicados netos-
7,984
(2,822,643)
Resultado neto del periodo
-
Resultado neto de la liquidación
Inmuebles, mobiliario y equipo -netos-
7,577
Otros activos, cargos diferidos e intangibles:
(3,635,581)
Total del capital contable
Inversión del fondo para beneficios laborales
Total del activo
(362,818)
$
(2,901,327)
31,723
Total del pasivo y capital contable
Balance final de
$
31,723
Página 37 de 221
liquidación al 30 de
septiembre de 2007
Cuentas de orden
Obligaciones contingentes
$
51,227
Bienes en fideicomiso o mandato
-
Bienes en custodia o administración
3,433,238
Calificación de la cartera crediticia
1,499,176
Fondo de pensiones del Banco Agropecuario
1,104,590
Otras cuentas de registro
7,244,451
Lic. Francisco Ramírez Hernández
Lic. Carlos Arias García
C.P. José Rafael Rangel Díaz
Directos Liquidador del Banco Agropecuario
, S.N.C. (En Liquidación)
Director Actividades de Cierre
Director de Operación Contable
Cuentas de orden
Al 30 de septiembre de 2007
2007
Obligaciones contingentes:
Laborales
Fiscales
Asuntos Civiles y Mercantiles
$14,812
36,415
$51,227
Valores:
Bienes en fideicomiso o mandato:
Fideicomisos de garantía
-
Fideicomisos de inversión
-
Fideicomisos de administración
-
Otros fideicomisos
-
Bienes en custodia o en administración:
Valores en garantía
$3,433,238
Bienes en custodia
-
Otros valores
-
C.P. Pedro Félix Galán Gaspariano
Coordinador de Contabilidad
Página 38 de 221
$3,433,238
Calificación de la cartera crediticia
$1,499,176
Fondo de pensiones del Banco Agropecuario
$1,104,590
Otras cuentas de registro:
Control de vencimientos de la cartera
de créditos.
$85,700
Intereses vencidos con afectación
pendiente a resultados (Vigente y
vencida)
Conceptos diversos no especificados
Otros
2,062,910
733,303
4,362,538
$7,244,451
Página 39 de 221
CUENTAS DE ORDEN
Obligaciones contingentes
Son cuentas de orden para controlar los pasivos contingentes, que derivan de obligaciones
contractuales por asuntos laborales, fiscales, civiles o mercantiles, pendientes de resolver porque
es posible, probable o remota, el pago a terceros por parte de la empresa o entidad, ya que está
sujeta a posible resoluciones o controversias legales y jurídicas.
Bienes en fideicomiso o administración.
Valores ajenos
Pasivo, provisiones, activos y pasivos, contingentes y compromisos
Los pasivos por provisiones se reconocen cuando (¡) existe una obligación presente (legal o
asumida) como resultado de un evento pasado, (¡¡) es posible que se requiera la salida de
recursos económicos como medio para liquidar dicha obligación, y (¡¡¡) la obligación pueda ser
estimada razonablemente.
Valores ajenos
Son cuentas de orden para controlar valores ajenos dejados en garantía a la entidad (por terceros)
o que esta entrega en custodia o administración incluso en garantía derivado de algún préstamo u
operación por cuenta propia o que la entidad queda en aval u obligado o coobligado solidario,
Ejemplo: bienes en fideicomiso o mandato:
Fideicomiso de garantía, fideicomiso de inversión, fideicomiso de administración otro tipo de
fideicomisos.
Bienes en custodia o en administración
Valores en garantía, (bienes en custodia, Otros valores). Calificación de la cartera crediticia,
Fondo de Pensiones,
Otras cuentas de registro
Se utilizan con la finalidad de llevar un control de cada uno de los rubros o cuentas que considere
llevar orden o se deba de revisar periódicamente conceptos o montos de los que se deba llevar
registro de ellos.
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Control de vencimientos de la cartera de crédito, intereses vencidos con afectación pendiente a
resultados (vigente, vencida); conceptos diversos no especificados, Otros.
Relacionado con la cartera de créditos; (La entidad maneja la estimación preventiva para riesgos
crediticios, derivado de la calificación de su cartera de créditos que tiene que llevar a cabo
trimestralmente y anualmente, que desde el punto de vista fiscal no debe rebasar el promedio del
2.5% del valor de su cartera.
“Estos créditos se traspasan a cartera vigente hasta el momento en que la porción vencida del
crédito es liquidada y, en el caso de amortizaciones parciales, cuando se observa la evidencia de
pago sostenido de conformidad a los criterios establecidos por la CNBV"...
NOTA : Por lo que respecta a los intereses devengados no cobrados correspondientes a
créditos considerados como cartera vencida, se deberá crear una estimación por un monto
equivalente al total de éstos; al momento del traspaso del crédito como cartera vencida, los
intereses devengados se controlan en cuentas de orden.
Intereses ganado
Los intereses ordinarios y moratorios generados por la cartera vencida, se reconocen como
ingreso en el momento en que son efectivamente cobrados. En tanto el crédito se mantenga en
cartera vencida, el control de los intereses devengados se lleva en cuentas de orden.
Actividades de aprendizaje
Como hemos visto en este capítulo, nos damos cuenta la importancia que deben de tener las
cuentas de orden, en qué casos se deben de registrar las cuentas de orden, tener bien claro que
son los valores ajenos, los valores contingentes y las cuentas de registro A continuación vamos a
elaborar unas preguntas, que se contestarán muy brevemente.
1.- Qué son las cuentas de orden?
Son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo,
el pasivo o el capital de una empresa, pero que son necesarias de registrar para el derecho u
obligaciones contingentes que se presenten.
2.- En qué se clasifican las cuentas de orden?
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Para su presentación en el Balance general, se deben de clasificar en: cuentas de valores ajenos,
cuentas de valores contingentes y cuentas de registro.
3.- Cuales son los procedimientos más comunes que se utilizan para el registro de las
cuentas de orden?
Movimiento directo o paralelo y movimiento cruzado
4.- Quienes forman los valores ajenos?
Es el importe total de los valores, y los bienes ajenos que se reciben.
5.- Quienes forman los valores contingentes?
Es el importe total de los derechos y obligaciones, así como la emisión de obligaciones.
6.- Quienes forman las cuentas de registro?
Es el importe total de las operaciones, las cuales, ya asentadas, su registro se duplica con fines
de control desde un punto de vista distinto.
Jesús García Hernández, Marcos Satías Fraudenberg, Elías Lara Flores
Bibliografía
Autor Jesús García Hernández, Marcos Sastrías Fraudenberg, Elías Lara Flores
Título del libro Contabilidad básica 2, Contabilidad dos, Segundo curso de contabilidad
Editorial Trillas, Esfinge
Edición 11 y 26
Año 2003 reimp 2006, 2008, 2010
Página 42 de 221
Capítulo 3
Documentos descontados o endosados
7. Introducción
En este capítulo veremos que son los documentos descontados y endosados, los documentos
descontados, se refiere al descuento o interés que se cobran por pagarés o letras de cambio que
se reciben con fecha de vencimiento para su cobro y al mismo tiempo se deben de endosar, que
significa ceder los derechos de los títulos de crédito, letras de cambio o pagarés.
Objetivos de aprendizaje
Es importante que se entienda el objetivo que tienen los documentos descontados o endosados,
cual es la finalidad que se tiene y los beneficios que se adquieren al realizar este procedimiento en
las instituciones, empresas o entidades; así mismo entender las responsabilidades que se
adquiere al endosar un documento.
8. Estableciendo una cuenta de pasivo de contingencia
Introducción
En este procedimiento, al endosar cualquier documento de cobro, se adquiere una
responsabilidad contingente. Las cuentas de orden que se registran deben de ser deudoras y
acreedoras, las cuales deben de ser de saldo igual pero de naturaleza contraria, si una tiene un
saldo deudor, la otra debe tener el saldo acreedor.
AFECTANDO CUENTAS DE ORDEN PARA EL ENDOSO DE DOCUMENTOS
En consideración que, al endosar un documento se adquiere una responsabilidad contingente, las
cuentas de orden que se establecen corresponden al grupo de “valores contingentes”, cuyos
nombres son:
 Documentos endosados (cuenta de orden deudora).
 Responsabilidad por endosos (cuenta de orden acreedora).
Cuando la cuenta de orden deudora se carga, la cuenta de orden acreedora se abona. El saldo de
ambas cuentas debe de ser numéricamente igual, pero de naturaleza contraria; si una tiene saldo
deudor, la otra tendrá saldo acreedor.
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La cuenta que se establece se denomina “documentos endosados”, que se emplea con descuento
o sin él, cuyo movimiento y saldo es el siguiente:
Documentos endosados
Debe
Haber
Se carga
Se abona
Al principio del ejercicio
Durante el ejercicio
Del valor nominal de los
Del valor nominal de los documentos de
Documentos endosados pendientes
crédito que se endosan a terceras
De cobro
personas
Durante el ejercicio
Al terminar el ejercicio
Del valor nominal de los documentos
De crédito endosados, que han sido
Del valor de su saldo para saldarla,
pagados
para cierre de libros
Del valor nominal de los documentos
de crédito
Endosados que sean devueltos al
endosante o cedente por no haber
sido pagados
Al terminar el ejercicio
Del valor nominal de los documentos
endosados que se consideren
incobrables
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El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe del valor nominal de los documentos de
crédito endosados que aún no han sido pagados y, a la vez, representa la responsabilidad
contingente que tiene el endosante o cedente. Se presenta al pie del balance general dentro del
grupo de “valores contingentes”.
Procedimientos para registrar las cuentas de orden
Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden, y son:

Movimiento directo o paralelo.

Movimiento cruzado.
Movimiento directo o paralelo. Este procedimiento se lleva a cabo cuando en un asiento tanto la
cuenta deudora como la acreedora son de orden, sin intervenir cuentas de balance o de
resultados. Por ejemplo:
Documentos endosados
$
Responsabilidad de endosos
$
Movimiento cruzado. Se realiza cuando en un asiento intervienen procedimiento, como deudora,
una cuenta de balance o de resultados y, como acreedora, una cuenta de orden; y cuando en el
otro asiento aparezca como deudora, una cuenta de orden y, como acreedora una cuenta de
balance o de resultados.
Ejemplo:
Se compra papelería por $200.00, endosamos una letra de cambio.
Concepto
1
Parcial
Debe
1 de agosto
Papelería
$2000.00
Compra
IVA
acreditable
$ 2000.00
no
$ 300.00
Haber
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pagado
IVA al 15%
Responsabilidad
$300.00
por
$ 2300.00
endosos
Letras de cambio
Concepto
1-A
$ 2300.00
Parcial
Debe
Haber
1 de agosto
Documentos endosados
Letra de cambio
$2300.00
$ 2300.00
Documentos por cobrar
Letra de cambio
$2300.00
$2300.00
9. Estableciendo cuentas de orden (casos en que tienen movimiento las cuentas de orden)
Introducción
Considerando que al endosar cualquier documento de cobro, se adquiere una responsabilidad
contingente, y se deben de utilizar cuentas de contingencia que son: Documentos endosados y
responsabilidad por endoso, los movimientos deben de ser iguales pero de naturaleza contraria.
CASOS EN QUE TIENEN MOVIMIENTOS LAS CUENTAS DE ORDEN, POR PROCEDIMIENTO
DIRECTO
1.- Al endosar un documento. Se carga a “documentos endosados” y se abona a
“responsabilidad por endosos”, por el valor nominal.
2.- Del valor nominal de los documentos de crédito endosados, que hayan sido pagados o
que sean devueltos por no haber sido cubiertos. Se carga a “responsabilidad por endosos”
y se abona a “documentos endosados”, por el valor nominal.
Con objeto de entender más cabalmente las explicaciones anteriores, a continuación se
resolverán las siguientes operaciones:
Ejemplos:
Página 46 de 221
Concepto
1
Parcial
Debe
Haber
1 de agosto
$2000.00
Almacén
Compra
IVA
acreditable
$ 2000.00
no
$ 300.00
pagado
IVA al 15%
$300.00
Documentos por cobrar
Letra de cambio
$ 2300.00
$ 2300.00
Para registrar el endoso, en cuentas de orden por el procedimiento “directo”, se hará el asiento
siguiente:
Concepto
1-A
Parcial
Debe
Haber
1 de agosto
Documentos endosados
Letra de cambio
Responsabilidad
$2300.00
$ 2300.00
por
$2300.00
endoso
Letra de cambio
$2300.00
2. El proveedor nos avisa haber cobrado la letra de cambio
Concepto
2
Parcial
Debe
Haber
1 de septiembre
Responsabilidad
por
$2300.00
endosos
Letra de cambio
$ 2300.00
Documentos endosados
Letra de cambio
$2300.00
$2300.00
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10. Se compra una maquinaría a la Compañía Negrete, S.A., le endosamos un pagaré con un
valor nominal de $ 6900.00 y a cargo de Pedro Duarte.
Concepto
3
Parcial
Debe
Haber
15 de agosto
Maquinaría
$6000.00
$ 6000.00
Compra
IVA
acreditable
no
900.00
pagado
15%
$900.00
Documentos por cobrar
$6900.00
Nuestra compañía a la
Compañía Negrete, S.A.,
le endosamos un pagaré
< cargo de Pedro Duarte
Para registrar el endoso, en cuentas de orden por el procedimiento “directo”, se hará el asiento
siguiente:
Concepto
3-A
Parcial
Debe
Haber
15 de agosto
Documentos endosados
Pagaré
Responsabilidad
$6900.00
$ 6900.00
por
$6900.00
endoso
Pagaré
La Compañía Negrete,
S.A., le endosamos un
pagaré a cargo de Pedro
Duarte
$6900.00
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11. La Compañía Negrete, S.A., acreedor, nos devuelve el pagaré a cargo de Pedro Duarte, por
falta de pago.
Concepto
4
Parcial
Debe
Haber
30 de agosto
Documentos por cobrar
$6900.00
$ 6900.00
Pagaré
Acreedores
$6900.00
Compañía Negrete, S:A.
$6900.00
La Compañía Negrete,
S.A., nos devuelve el
pagaré a cargo de Pedro
Duarte, por falta de pago
Para cancelar el endoso, hacemos el siguiente asiento.
Concepto
4-A
Parcial
Debe
Haber
30 de agosto
Responsabilidad
por
$6900.00
endoso
Pagaré
$ 6900.00
Documentos endosados
Pagaré
$6900.00
La Compañía Negrete,
S.A., nos devuelve el
pagaré a cargo de Pedro
Duarte,
pago.
endoso
$6900.00
por
falta
de
Cancelamos
el
Página 49 de 221
12. 1 de septiembre, se venden mercancías en $6000.00 a Petra Hernández, nos firma tres letras
de cambio por cantidades iguales, con 2% de interés mensual y vencimiento a 30, 60 y 90 días
respectivamente.
Núm.
Importes
Intereses
IVA
Valores
nominales
1/3
$ 2000.00
2/3
2000.00
80.00
312.00
2392.00
3/#
2000.00
120.00
318.00
2438.00
$ 936.00
$ 7176.00
Sumas
$
40.00
$ 6000.00
$ 240.00
$ 306.00
$ 2346.00
Para contabilizar la venta, efectuamos el siguiente asiento.
Concepto
5
Parcial
Debe
Haber
1 de septiembre
Documentos por cobrar
$7176.00
1/3 letra
$ 2346.00
2/3 letra
$ 2392.00
Ventas
$ 6000.00
Venta
$ 6000.00
Intereses cobrados por
240.00
anticipado
2% de interés mensual
IVA
trasladado
$ 240.00
no
936.00
cobrado
IVA 15%
$ 936.00
Nuestra venta a Petra
Hernández,
nos
firma
tres letras de cambio
con
2%
de
interés
Página 50 de 221
mensual y vencimiento a
30,
60
y
90
días
respectivamente
El 3 de septiembre al Banco Nacional de México le endosamos las tres letras de cambio
anteriores, las recibe con 25% de interés anual sobre el valor nominal, el importe neto lo abona en
nuestra cuenta de cheques.

Datos de la letra de cambio
$ 2346.00, vence el 30 de septiembre.
$ 2392.00, vence el 30 de octubre.
$ 2438.00, vence el 30 de noviembre.

Calculamos los días de descuento de cada documento:
Del 3 de septiembre al 30 de septiembre hay 28 días.
Del 3 de septiembre al 30 de octubre hay 58 días.
Del 3 de septiembre al 30 de noviembre hay 88 días.

Calculamos los descuentos de cada documento:
$ 2346.00 X 0.25 X 28 días / 360 días del año = $ 45.62
$ 2392.00 X 0.25 X 58 días / 360 días del año =
96.34
$ 2438.00 X 0.25 X 88 días / 360 días del año = 148.99
Total = $ 290.85
Concepto
6
Parcial
Debe
3 de septiembre
Bancos
Banamex
$ 6885.05
$ 6885.05
Interés pagados
290.95
Poa anticipados
25 % de interés
290.95
Haber
Página 51 de 221
Documentos por
7176.00
cobrar
1/3 letra
$ 2346.00
2/3 letra
2392.00
3/3 letra
2438.00
El Banco
Nacional de
México le
endosamos 3
letras de cambio
a cargo de Petra
Hernández, las
recibe con 25 %
de interés anual
Para contabilizar el endoso en cuentas de orden por procedimiento directo, el asiento será:
Concepto
6-A
Parcial
Debe
Haber
3 de septiembre
Documentos
$ 7176.00
endosados
1/3 letra
$ 2346.00
2/3 letra
2392.00
3/3 letra
2438.00
Responsabilidad
$
por endoso
7176.00
7. 30 de septiembre. Cierre de ejercicio. Contabilizar los intereses vencidos o devengados del
inciso anterior.
Página 52 de 221
De conformidad con los principios de realización y periodo contable, registraremos los intereses
vencidos o devengados.
 Calculemos los días de vencimiento:
Del 3 al 30 de septiembre hay 28 días.
 Para calcular los intereses vencidos, los valores nominales de cada documento se
multiplicarán por la tasa de interés que aplicó el banco, por los días vencidos (de la
fecha de la operación del banco a la fecha de cierre), como en el ejemplo siguiente:
Valores
Tasa
Días
Días
Intereses
nominales
De
vencidos
Del año
Vencidos
interés
$ 2346.00 X
0.25
X
28
/
360
=
$ 45.62
2392.00 X
0.25
X
28
/
360
=
26.51
2438.00 X
0.25
X
28
/
360
=
47.41
$ 7176.00
$ 139.54
8. Contabilizar los intereses vencidos o devengados del inciso núm. 1, por la venta de mercancías
efectuadas a la señora Petra Hernández Salazar.
 Determinamos los días vencidos:
Del 1 (fecha de la operación) al 30 de septiembre (cierre de ejercicio) hay 30 días.
 Una primera opción es plantear una regla de tres por los intereses vencidos.
$ 240.00 de intereses es a 180 días como $ X es a 30 días.
 Despejamos X:
X = 240 X 30 / 180 = $ 40 X 3 documentos = $ 120.00
 Una segunda opción es calcular los intereses vencidos por cada documento.
Importes
Tasa
Días
Días
Intereses
De
vencidos
Del mes
Vencidos
interés
$
X
0.2
X
30
/
30
=
$ 40.00
X
0.2
X
30
/
30
=
40.00
2000.00
Página 53 de 221
2000.00
X
0.2
X
30
/
30
=
40.40
2000.00
$ 120.00
El asiento para contabilizar los intereses vencidos de la venta será:
Concepto
8
Parcial
Debe
Haber
30 de septiembre
Intereses
$ 120.00
cobrados por
anticipado
Intereses
$ 120.00
vencidos
Productos
$ 120.00
financieros
Intereses
$ 120.00
Vencidos
Importe de los
intereses
vencidos o
devengados por
la venta de
mercancías
efectuada a
Petra Hernández
9. 30 de septiembre. El Banco Nacional de México nos avisa haber cobrado la primera letra de
cambio.
Página 54 de 221
Concepto
9
Parcial
Debe
Haber
30 de septiembre
$ 2346.00
Responsabilidad
por endoso
1/3 letra
$ 2346.00
Documentos
$ 2346.00
endosados
1/3 letra
$ 2346.00
El Banco
Nacional de
México nos avisa
haber cobrado la
primera letra de
cambio
10. 30 de octubre. El Banco Nacional de México nos avisa haber cobrado en efectivo la segunda
letra de cambio.
Concepto
10
Parcial
Debe
Haber
30 de octubre
Responsabilidad
$ 2392.00
por endoso
2/3 letra
$ 2392.00
Documentos
$ 2392.00
endosados
2/3 letra
El Banco
Nacional de
México nos avisa
haber cobrado la
segunda letra de
cambio
$ 2392.00
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11. 30 de noviembre. El Banco Nacional de México nos devuelve la tercera letra de cambio, por
falta de pago; nos carga el 10 % de interés sobre el valor nominal; el importe total lo carga en
nuestra cuenta de cheques.
Concepto
11
Parcial
Debe
Haber
30 de noviembre
Documentos por
$ 2438.00
cobrar
3/3 letra
$ 2438.00
243.80
Gastos
financieros
10 % de interés
$ 243.80
Bancos
Banamex
$ 2681.80
$ 2681.80
El Banco
Nacional de
México nos
devuelve la
tercera letra de
cambio, por falta
de pago; nos
carga el 10 % de
interés sobre el
valor nominal
11-A. Para cancelar el endoso:
Concepto
11-A
Parcial
Debe
30 de noviembre
Responsabilidad
por endoso
$ 2438.00
Haber
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3/3 letra
$ 2438.00
$ 2438.00
Documentos
endosados
3/3 letra
$ 2438.00
El Banco
Nacional de
México nos
devuelve la
tercera letra de
cambio, por falta
de pago se
cancela el endoso
11 Si el procedimiento hubiese sido “cruzado”, tendríamos que efectuar los asientos siguientes:
Concepto
11
Parcia
Debe
Haber
30 de noviembre
Responsabilidad
$ 2438.00
por endoso
3/3 letra
$ 2438.00
Gastos
243.80
financieros
10 % de interés
243.80
Bancos
Banamex
El Banco
Nacional de
México nos
devuelve la
tercera letra de
cambio, por falta
$ 2681.80
$ 2681.80
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de pago; nos
carga el 10 % de
interés sobre el
valor nominal
11-A Para cancelar el endoso
Concepto
11-A
Parcial
Debe
Haber
30 e3 noviembre
Documentos por
$ 2438.00
cobrar
3/3 letra
$ 2438.00
Documentos
$
endosados
2438.00
3/3 letra
$ 2438.00
El Banco
Nacional de
México nos
devuelve la
tercera letra de
cambio, por falta
de pago se
cancela el endoso
Debemos seguir un criterio uniforme para registrar nuestras operaciones, por ejemplo: para el
endoso de documentos; podemos utilizar una cuenta de activo, usar el procedimiento de “pasivo
de contingencia”, o “cuentas de orden”, por el procedimiento directo o cruzado.
4 Estableciendo cuentas de orden
Página 58 de 221
Introducción
Las cuentas de orden que se establecen depende de los movimientos que se tengan que hacer,
ya sea de juicios pendientes, en donde empleados de una empresa, entidad i institución
demandan, donde el fallo de la demanda puede ser a favor o en contra, la otra es de avales
otorgados, donde el aval garantiza el cumplimiento de un adeudo, en caso de que el deudor no lo
realice.
Las cuentas de orden que se establecen son:
1.- Avales otorgados (cuenta de orden deudora).
2.- Responsabilidad por avales otorgados (cuenta de orden acreedora).
Movimientos
Los movimientos que tienen las cuentas de orden anterior son:
Avales otorgadas
Se carga
Se abona
Del importe del valor nominal
Del importe del valor nominal de los títulos
De los títulos de crédito por
De crédito que se le informe han sido
Los cuales la entidad firmo como aval
Pagados por el suscriptor del título
Del importe del valor nominal de los
Títulos de crédito que se informe que no
fueron
Liquidados por el suscriptor del título
Saldo deudor, representa la responsabilidad contingente de la entidad por los títulos de crédito en
los cuales firmo como aval.
Ejemplo:
Página 59 de 221
1. 1 de octubre. La Compañía Mercantil, S.A. compra mercancías a la Compañía Internacional,
S.A. en $ 30 000.00, firmamos cinco letras de cambio por cantidades iguales con 5% de interés
mensual, con vencimiento a uno, dos, tres, cuatro y cinco meses respectivamente. El proveedor
solicitó un aval para garantizar el crédito, el cual fue Aurelio Medina.
Calculamos los valores nominales:
Núm.
Importes
Intereses
IVA
Valores
Nominales
1/5
$ 6000.00
2/5
6000.00
3/5
$
300.00
$
945.00
$ 7245.00
600.00
990.00
7590.00
6000.00
900.00
1035.00
7935.00
4/5
6000.00
1200.00
1080.00
8280.00
5/5
6000.00
1500.00
1125.00
8625.00
Sumas $30000.00
$ 4500.00
$ 5176.00
$ 39675.00
1-B La Compañía Mercantil, S.A., registra la compra.
Concepto
1-B
Parcial
Debe
Haber
1 de octubre
$ 30 000.00
Almacén
Compra
$ 30 000.00
de mercancías
Intereses
pagados
4 500.00
por
anticipado
Intereses al 5 %
$ 4 500.00
IVA acreditado no
5175.00
pagado
IVA 15 %
Documentos
pagar
$ 5175.00
por
$
675.00
39
Página 60 de 221
1/5 letra
$ 7245.00
2/5 letra
7590.00
3/5 letra
7935.00
4/5 letra
8280.00
5/5 letra
8625.00
Nuestra compra a
la
Compañía
Internacional. Le
firmamos 5 letras
de
5%
cambio
con
de
interés
mensual,
con
vencimiento
uno,
a
dos,
tres,
y
cinco
cuatro
meses
respectivamente
1-C. El aval registra en cuentas de orden “el aval otorgado”:
Concepto
1-C
Parcial
Debe
Haber
1 de octubre
Avales otorgados
Responsabilidad
por avales
Otorgados
Aceptación como
aval
de
Compañía
Mercantil, S.A.
la
$ 39 675.00
$ 39 675.00
Página 61 de 221
2. 1 noviembre. A la Compañía Internacional, S.A., le liquidamos el valor nominal de la primera
letra de cambio con el cheque núm. 300 a cargo de Bancomer y avisamos a Aurelio Medina del
pago efectuado.
2-A. La Compañía Mercantil, S.A. registra el pago primera letra de cambio.
Concepto
2-A
Parcial
Debe
Haber
1 de noviembre
Documentos por
$ 7245.00
pagar
$ 7245.00
1/5 letra
IVA
acreditable
945.00
por pagar
IVA 15%
$ 945.00
Bancos
$ 7245.00
Bancomer
IVA
$ 7245.00
acreditable
945.00
no pagado
IVA 15%
Pago
$ 945.00
de
la
primera letra de
cambio,
con
el
cheque núm. 300
a
favor
de
la
Compañía
Internacional,
S.A.
2-B. El aval contabiliza en cuentas de orden la disminución de la responsabilidad que tiene por el
pago de la letra.
Concepto
Parcial
Debe
Haber
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2-B
1 de noviembre
$ 7245.00
Responsabilidad
por
avales
otorgados
Avales otorgados
$
7245.00
3. 1 de diciembre. Al vencimiento de la segunda letra de cambio no pagamos el valor nominal del
título de crédito. La Compañía Internacional, S.A., le informa al aval. Aurelio Medina, que la
Compañía Mercantil, S.A., no pago dicho título. El aval liquida el valor nominal de la letra de
cambio con el cheque núm. 315 a cargo de Bancomer.
3-A. El aval registra el pago.
Concepto
3-A
Parcial
Debe
Haber
1 de diciembre
Deudores
$ 7590.00
Compañía
$ 7590.00
Mercantil, S:A
Bancos
$ 7590.00
Bancomer
Pago
de
$ 7590.00
la
segunda letra de
cambio
con
el
cheque núm. 315
a cargo de la
Compañía
Mercantil, S.A.
3-B. El aval registra la disminución de la responsabilidad que contrajo.
Concepto
Parcial
Debe
Haber
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3-B
1 de diciembre
$ 7590.00
Responsabilidad
por
avales
otorgados
Avales otorgados
$
7590.00
3-C. El aval cobra a la Compañía Mercantil, S.A., el valor nominal de la segunda letra de cambio
con el cheque núm. 400, que se deposita en Bancomer.
Concepto
3-C
Parcial
Debe
Haber
1 de diciembre
Bancos
$ 7590.00
$ 7590.00
Bancomer
Deudores
$ 7590.00
$ 7590.00
Compañía
Mercantil, S.A.
de
Cobro
la
segunda letra de
cambio,
con
el
cheque núm. 400,
a
cargo
de
la
Compañía
Mercantil, S.A.
3-D. La Compañía Mercantil, S.A. registra el pago del valor nominal de la segunda letra de cambio
que hace al aval.
Concepto
3-C
Parcial
Debe
1 de diciembre
Documentos
por
pagar
2/5
letra
de $ 7590.00
$ 7590.00
Haber
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cambio
acreditable
IVA
990.00
pagado
IVA 15%
$ 990.00
acreditable
IVA
990.00
no pagado
IVA 15%
$ 990.00
Bancos
7590.00
Bancomer
$ 7590.00
Nuestro pago al
aval,
Aurelio
Medina,
con
el
cheque núm. 400
a
cargo
de
Bancomer
JUICIOS PENDIENTES
Son aquellos casos en que los empleados y funcionarios de la entidad, o terceras personas;
clientes, proveedores, deudores o acreedores, demandan a la empresa ya sea en forma laboral,
mercantil o civil. En estos casos el fallo de la demanda es contingente, no se sabe si será a favor
o en contra de la entidad, pero debido a que desde el momento de la demanda existe la
contingencia, debemos registrarla en cuentas de orden.
CUENTAS DE ORDEN
Las cuentas de orden que se establecen son:
1.- Juicios pendientes (cuentas de orden deudora).
2.- Responsabilidad por juicios (cuenta de orden acreedora).
MOVIMIENTOS
Los movimientos que tienen las cuentas de orden son:
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Juicios pendientes
Se carga
Del
Se abona
importe
de
las
demandas Del importe de la sentencia favorable
presentadas
o desfavorable, ya sea laboral, civil o
en contra de la entidad
mercantil
Saldo deudor, representa el importe del pasivo contingente por las demandas presentadas en
contra de la entidad.
Ejemplo:
1. Los trabajadores Manuel Pérez y José Balderas demandan a la Compañía Mercantil, S.A., en
un juicio laboral por $ 300 000.00 y $ 200 000.00, respectivamente.
Concepto
1
Parcial
Debe
Haber
10 de mayo
Juicios
$ 500 000.00
pendientes
Responsabilidad
por
$ 500 000.00
juicios
pendientes
Demanda laboral
por os señores,
Manuel Pérez por
$ 300 000.00 y
José
Balderas
por $ 200 000.00
2. El juicio laboral del empleado Manuel Pérez es sentenciado a su favor, por $ 250 000.00.
2-A. Cancelamos el juicio laboral por $ 300 000.00.
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Parcial
Concepto
2-A
Debe
Haber
15 de agosto
Responsabilidad
por
$ 300 000.00
juicios
pendientes
Juicios
$ 300 000.00
pendientes
Registro
de
la
sentencia
desfavorable, por
la
demanda
laboral
2-B. Registramos el pasivo real por la sentencia desfavorable.
Concepto
2-B
Parcial
Debe
Haber
15 de agosto
Otros gastos
$ 250 000.00
Gastos por juicio $ 250 000.00
laboral
Acreedores
Manuel Pérez
$ 250 000.00
$ 250 000.00
3. El juicio laboral del empleado José Balderas queda pendiente, en este caso no se hace ningún
asiento, ya que persiste la contingencia que puede ser favorable o en contra de la empresa.
4. La Compañía Mexicana, S.A. demanda a la Compañía Azteca, S.A., en un juicio civil por $ 900
000.00, más gastos del juicio por $ 100 000.00.
Concepto
4
15 de agosto
Parcial
Debe
Haber
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Juicios
$ 900 000.00
pendientes
Litigio pendiente
$ 900 000.00
Responsabilidad
$
por
000.00
juicios
900
pendientes
Demanda civil por
la
Compañía
Mexicana, S.A.
5. El fallo del juicio civil es a favor de la Compañía Mexicana, S.A., por lo que se sentencia a
pagar la cantidad de $ 900 00.00, más $ 60 000.00 de gastos de juicio.
5-A. Cancelamos el juicio civil por $ 900 000.00.
Concepto
5-A
Parcial
Debe
Haber
10 de junio
$ 900 000.00
Responsabilidad
por
juicios
pendientes
Juicios
$ 900 000.00
pendientes
Registro
de
la
sentencia
desfavorable por
la demanda civil
5-B. registramos el pasivo real por la sentencia desfavorable.
Concepto
5-B
Parcial
Debe
10 de junio
Otros gastos
$ 960 000.00
Haber
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Gastos por juicio $ 960 000.00
laboral
Acreedores
$
960
000.00
Compañía
Mexicana, S.A.
6. La Compañía Internacional, S.A., demanda a la Compañía Asesores Unidos, S.A., en el juicio
mercantil por $ 450 000.00, por varios títulos de crédito.
Concepto
Parcial
Debe
Haber
20 de agosto
6
Juicios
$ 450 000.00
pendientes
Responsabilidad
por
$ 450 000.00
juicios
pendientes
Demanda
mercantil por la
Compañía
Internacional,
S.A., por varios
títulos pendientes
7. El juicio mercantil es desfavorable a la Compañía Asesores Unidos, S.A. cancelamos en
cuentas de orden la demanda mercantil.
Concepto
7
Parcial
Debe
15 de septiembre
Responsabilidad
por
juicios
$ 450 000.00
Haber
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pendientes
$ 450 000.00
Juicios
pendientes
Registro
de
la
sentencia
favorable
SEGUROS CONTRATADOS
Otra forma de utilizar cuentas de orden es al registrar los seguros que se contratan por la entidad,
para proteger los activos con compañías aseguradoras, las cuales protegen los bienes de la
empresa por un tiempo determinado fijo, estableciendo en la póliza de seguros.
Primas de seguros y fianzas. Esta cuenta de activo registra los aumentos y disminuciones que
experimentan aquellos pagos efectuados por la empresa a las compañías de seguros y fianzas,
por las cuales adquiere el derecho de asegurar sus bienes contra siniestros como robo, incendio o
accidentes, etc. En cuentas de orden
contabilizamos la suma asegurada durante la vigencia del
seguro.
Cuentas de orden. Las cuentas de orden que se establecen son:
1.- Seguros contratados y seguros contra accidentes.
2.- Reclamaciones en trámite y reclamaciones presentadas.
Movimientos. Los movimientos que tienen las cuentas de orden anteriores son:
Seguros contratados
Se carga
Se abona
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Del importe de la suma asegurada
Del importe de la cancelación de la suma
asegurada por vencimiento de la póliza de
seguros o al hacerse efectiva
Reclamaciones en trámite
Se carga
Se abona
Del importe de las reclamaciones
Del importe de las reclamaciones
presentadas a la compañía de seguros
Presentadas a la compañía aseguradora al
momento de recibir el pago correspondiente
Saldo deudor, representa el importe de las reclamaciones presentadas a las compañías
aseguradoras al momento de ocurrir el siniestro.
Ejemplos
1. Se cancela un contrato de seguros con la Compañía aseguradora América, S.A., para asegurar
el equipo de transporte contra robo e incendio, pagando por anticipado el valor de tres primas,
a razón de $ 5000.00 mensuales; para ello, se expide el cheque número 50 a cargo del Banco
de Comercio, por una suma asegurada de $ 600 000.00.
1-A. Se registra el pago de las tres primas de seguro.
Concepto
1-A
Parcial
Debe
2 de febrero
Primas
seguros
de
y
fianzas
Tres
primas $ 15 000.00
mensuales de $
$ 15 000.00
Haber
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5000.00
IVA acreditable
2 250 .00
pagado
IVA 15%
$ 2 250.00
$ 17 250.00
Bancos
Bancomer
Pago
$ 17 250.00
de
tres
mensuales
a
razón
de
$
a
la
primas
5000.00
Compañía
de
Seguros
América, S.A.
1. B. Se contabiliza la suma asegurada por $ 600 000.00.
Concepto
1-B
Parcial
Debe
Haber
1 de marzo
Seguros contar
$ 600 000.00
Tratados
Seguros
contra
$ 600 000.00
accidentes
2. El equipo de transporte sufre un siniestro, robo e incendio, es declarado como pérdida total, la
entidad efectúo la reclamación por $ 600 000.00.
2-A. Registramos la pérdida del equipo de transporte.
Concepto
Parcial
Debe
Haber
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2-A
I de octubre
Gastos de venta
$ 600 000.00
en $ 600 000.00
Pérdida
activo fijo
de
Equipo
$ 600 000.00
transporte
Pérdida
en $ 600 000.00
activo fijo
Importe
de
la
pérdida
del
equipo
de
transporte
por
robo e incendio
2. B. Cancelamos las cuentas de orden, por la suma asegurada.
Concepto
2.B
Parcial
Debe
Haber
1 de octubre
Seguros
contra
$ 600 000.00
accidentes
Seguros
$ 600 000.00
contratados
Por la baja del
equipo
de
transporte
2-C. registramos el importe de la reclamación ante la aseguradora.
Concepto
Parcial
Debe
Haber
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2-C
I de octubre
$ 600 000.00
Reclamaciones
en trámite
Reclamaciones
$ 600 000.00
presentadas
Por el importe de
la reclamación a
la
Compañía
Aseguradora
América, S.A.
3. La Compañía Aseguradora América, S.A., paga a la entidad el importe de la reclamación, con el
cheque núm. 600, el cual se deposita en Bancomer.
3-A. Se registra el cobro.
Concepto
3-A
Parcial
Debe
Haber
1 de octubre
Bancos
$ 600 000.00
Bancomer
$ 600 000.00
Otros productos
$ 600 000.00
Utilidad
Registro
cobro
$ 600 000.00
del
a
la
Compañía
Aseguradora
América, S.A.
3-B. Cancelamos las cuentas de orden por la reclamación a la Compañía Aseguradora América,
S.A.
Concepto
3-B
1 de octubre
Parcial
Debe
Haber
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Reclamaciones
$ 600 000.00
presentadas
Reclamaciones
$ 600 000.00
en trámite
Por
la
solución
favorable
a
la
a
la
reclamación
efectuada
Compañía
Aseguradora
América, S.A.
3-C. Registramos la cancelación de las primas de seguros por $ 15 000.00.
Concepto
3-C
Parcial
Debe
Haber
1 de octubre
Gastos de venta
Primas
$ 15 000.00
de $ 15 000.00
seguros vencidos
Primas
de
seguros y fianzas
Primas
de $ 15 000.00
seguros vencidas
Importe de tres
primas
mensuales
devengadas
por
haber ocurrido el
siniestro
$ 15 000.00
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4. Se celebra un contrato de seguros con la Compañía Aseguradora América, S.A., para asegurar
el equipo de reparto, pagando por anticipado una prima de $ 4000.00 mensuales, se expide el
cheque núm. 60 a cargo del Banco de Comercio por la suma asegurada de $ 200 000.00.
4-A. Se registra el pago de la prima de seguros.
Concepto
4-A
Parcial
Debe
Haber
2 de julio
Primas
de
seguros
$ 4000.00
y
fianzas
Prima mensual
IVA
$ 4000.00
acreditable
600.00
pagado
IVA 15%
$ 600.00
Bancos
$ 4500.00
Bancomer
$ 4500.00
Pago
de
la
prima
mensual
de seguros a la
Compañía
aseguradora
América, S.A.
4-B. Se contabiliza la suma asegurada.
Concepto
4-B
Parcial
Debe
Haber
2 de julio
Seguros
$ 200 000.00
contratados
Seguros
contra
$ 200 000.00
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accidentes
Registro
de
la
suma asegurada
del
equipo
de
reparto
5. Al final del ejercicio vence la póliza del equipo de reparto sin que haya sufrido algún accidente.
5-A. Registramos las primas devengadas o vencidas.
Concepto
5-A
Parcial
Debe
Haber
31 de diciembre
Gastos de venta
$ 4000.00
de $ 4000.00
Primas
seguros
vencidos
Primas
de
seguros
$ 4000.00
y
fianzas
Primas
de $ 4000.00
seguros
vencidos
Importe de las
primas
mensuales
devengadas
5-B. Cancelamos las cuentas de orden por la terminación de la póliza del equipo de reparto.
Concepto
5-B
Parcial
Debe
31 de diciembre
Seguros
contra
$ 200 000.00
Haber
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accidente
$ 200 000.00
Seguros
contratados
Cancelación
de
las
de
cuentas
orden por haber
terminado
vigencia
la
de
la
póliza de seguros
Actividades de aprendizaje
Como hemos visto en este capítulo cuál es el procedimiento de los documentos descontados y
endosados, que tipo s de cuentas se emplean al emitir cualquier tipo de documento donde le
ceden los derechos del título y las responsabilidades que se adquieren al endosar cualquier tipo
de documento de cambio, ya sea letra de cambio o pagarés. Que tipos de procedimientos se
utilizan para el registro de las cuentas de orden, en qué casos tiene movimiento las cuentas de
orden por el procedimiento directo.
Realizaremos algunas preguntas para reforzar el conocimiento respecto a este tema.
1.- ¿Qué son los documentos descontados?
Son aquellos donde se les cobra una comisión o interés por cambiarlos.
2.- ¿Qué son los documentos endosados?
Son aquellos donde se le otorga los derechos de título a otra persona
3.- ¿Qué procedimientos se utilizan para registrar las cuentas de orden?
El movimiento directo o paralelo
El movimiento cruzado
4.- ¿Cuándo se lleva a cabo el movimiento directo o paralelo?
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Cundo en un asiento tanto la cuenta deudora como la acreedora son de orden, sin intervenir
cuentas de balance o de resultados.
5.- ¿Cuándo se lleva a cabo el movimiento cruzado?
Cuando en un asiento intervienen, como deudora, una cuenta de balance o de resultados y, como
acreedora, una cuenta de ordeno viceversa.
6.- ¿En qué casos tienen movimiento las cuentas de orden por el procedimiento directo?
a) Al endosar un documento
b) Del valor nominal de los documentos de crédito endosados, que hayan sido pagados o que
sean devueltos por no haber sido cubiertos.
Contabilidad básica 2 Jesús García Hernández Editorial trillas capítulo 8
Bibliografía
Autor Jesús García Hernández
Título del libro Contabilidad básica 2
Editorial Trillas
Año 2010
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Capítulo 4
Mercancía en comisión
Introducción
Con este nombre se designan todas aquellas operaciones en las cuales una persona, llamada
comisionista, recibe de otra, denominada comitente, mercancías, para venderlas por cuenta y
orden del primero, ajustándose a las instrucciones que al efecto haya recibido sobre las
condiciones de venta y de cobranza.
Por su intervención en la venta de estas mercancías, el comisionista cobra al comitente una cuota,
previamente estipulada, denominada comisión, la cual se calcula a razón de un porcentaje sobre
el monto de las ventas.
Objetivos de aprendizaje
Dentro de los objetivos de aprendizaje, debemos tener muy claro la actividad que desarrolla cada
uno de los involucrados en esta actividad, tanto la persona que da las mercancías a comisión
como el que las recibe para su venta, en el aspecto legal se utilizan ciertas cuentas que donde
deben de registrarse para su registro dentro de la contabilidad.
El objetivo principal en este tipo de ventas, es que tanto el que entrega las mercancías para su
venta lleve una ganancia así como el que se encarga de distribuirlas a los consumidores, y las
responsabilidades de cada uno de estas personas involucradas, y esto facilita que ambos tengan
una ganancia de utilidad conforme a su actividad correspondiente.
Introducción
En este tema queda bien reglamentado todos los derechos y obligaciones de cada de los
participantes, tanto el comitente, como el comisionista y los beneficios que cada uno de ellos
obtiene dentro de la participación de las mercancías en comisión, así mismo las cuentas que se
deben de llevar en la participación de las mercancías en comisión.
3.
Aspecto legal
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El aspecto legal en este tema es fundamental dentro de las mercancías en comisión, porque
queda bien especifico y reglamentado las responsabilidades que cada uno de las personas que
conforman, tanto el comitente, como el comisionista, y los beneficios que cada uno de ellos tiene
dentro de su participación en la distribución de las mercancías antes mencionadas.
Las cuentas que se deben de registrar en esta actividad están reglamentadas dentro de la
contabilidad, tanto para el comitente, así como para el comisionista, donde cada uno de ellos
debe asentar sus movimientos correspondientes y, dejar las cuentas que se utilizan bien
establecidas.
La comisión mercantil de acuerdo con el código de comercio es el mandato o encargo aplicado a
actos concretos de comercio, denominándose comitente a la persona que otorga o confiere la
comisión, y comisionista a quien la desempeña.
El mandato o encargo no es necesario que conste en escritura pública; es suficiente que figure por
escrito en un documento otorgado por el comitente, o de palabra, siempre que este último
supuesto se confirme por escrito antes de que el negocio concluya.
El mandato o encargo se puede referir a varios actos concretos de comercio, entre los cuales
podemos la compra y venta por cuenta ajena, y es este último al que habremos de referirnos en el
desarrollo de este capítulo.
Las mercancías que recibe el comisionista para su venta no aumentan su activo, ya que no son de
su propiedad, pues el comitente únicamente le ha conferido la facultad de negociar con dichas
mercancías, pero no su propiedad.
El comisionista puede desempeñar el mandato o encargo tratando en su propio nombre o en el de
su comitente. Cuando contrate en nombre propio, tendrá acción y obligación directamente con las
personas con quienes contrate, sin estar obligado a declarar quién es el comitente; no así cuando
contrate expresamente en nombre del comitente.
Es libre el comisionista para aceptar o rechazar el encargo del comitente; si lo rehúsa, deberá dar
aviso inmediatamente de esto.
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Si la mercancía ha sido remitida y el comisionista rehúsa el encargo, está obligado a hacer los
gastos que sean de indispensable necesidad, para conservarla en buen estado; por supuesto, el
importe de dichos gastos deberá ser pagado posteriormente al comisionista por el comitente.
En aquellos mandatos cuyo cumplimiento exige provisión de fondos, el comisionista no está
obligado a ejecutarlos mientras el comitente no se la haga en cantidad suficiente, y también podrá
suspenderlos cuando se haya terminado la provisión de fondos recibida.
El comisionista, en el desempeño de su encargo, se sujetará estrictamente a las instrucciones
recibidas del comitente, en ningún caso podrá proceder contra las disposiciones expresas de éste.
El comisionista no podrá, sin autorización del comitente, vender las mercancías a crédito o recibir
documentos por cobrar que garanticen su importe.
Por su actuación en la venta de mercancías, el comisionista cobra al comitente una cuota
denominada comisión, cuyo porcentaje, por lo regular, se calcula sobre el monto de las ventas.
Se acostumbra que, periódicamente (semanal, quincenal, mensualmente etcétera), o cuando el
comisionista concluya el mandato o encargo, le rinda al comitente una cuenta completa y
justificada del valor de las ventas, cobros efectuados, gastos, comisión cobranza e impuestos, y
por supuesto, reembolsarle el saldo a su favor.
Cuentas de orden. Considerando que, tanto las mercancías que recibe el comisionista, como el
importe de las ventas efectuadas al contado y los cobros recibidos de los clientes por ventas a
crédito no son valores de su propiedad, pues le pertenecen al comitente, no los puede considerar
dentro de sus cuentas de activo, sino registrarlos en cuentas de orden.
Las cuentas de orden que se establecen al grupo de valores ajenos, por tratarse de valores que
no son propiedad del comisionista.
Para registrar las mercancías que se reciben del comitente, así como las ventas y devoluciones de
las mismas, se establecen las cuentas de orden: Mercancías en comisión (c.o.d.) y Comitente,
cuenta de mercancías (c.o.a.).
Para registrar las entradas de salida de efectivo que originen las operaciones que ha efectuado el
comisionista, por cuenta del comitente, se abren las cuentas de orden: Caja del comitente (c.o.d.)
y Comitente cuenta de caja, cuentas de clientes (c.o.a.).
Mercancías en comisión, se carga, y Comitente, cuenta de mercancías, se abona:
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1. Del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente para su venta.
2. Del precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.
Mercancías en comisión, se abona, y Comitente, cuenta de mercancías. Se carga:
1. Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista.
2. Del precio de costo de las mercancías devueltas por el comisionista al comitente.
Saldo. El saldo de ambas cuentas siempre debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza
contraria, representa el precio de costo de las mercancías en poder del comisionista, que son
propiedad del comitente.
Caja del comitente, se carga, y Comitente, cuentas de caja, se abona:
1. De la provisión de fondos que recibe el comisionista del comitente.
2. Del dinero en efectivo que recibe el comisionista por las ventas al contado.
3. De los cobros que hace el comisionista sobre las ventas a crédito.
Caja del comitente, se abona, y Comitente, cuenta de caja, se carga:
1. De los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente.
2. De la cuota u comisión que el comisionista cobre al comitente.
3. De las remesas en efectivo que el comisionista haga al comitente.
Saldo. El saldo de estas cuentas siempre debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza
contraria, representa el dinero efectivo en poder del comisionista, que es propiedad del comitente.
Clientes del comitente, se carga, y Comitente, cuenta de clientes, se abona:
1. Del importe de las ventas efectuadas a crédito por el comisionista.
Clientes del comitente, se abona, y Comitente, cuenta del cliente, se carga:
1. De los cobros efectuados por el comisionista sobre las ventas a crédito.
2. Del importe de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.
Saldo. El saldo de ambas cuentas en cualquier momento, debe ser numéricamente igual, pero de
naturaleza contraria, representa lo que aún deben los clientes, cuyo importe pertenece al
comitente.
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Tratamiento fiscal del IVA en la comisión mercantil. La ley del IVA en su Art. 1. Fracc. II
considera que están obligados al pago del IVA las personas físicas y las morales que, territorio
nacional, presten servicios independientes.
La ley de IVA en su Art. 14 Fracc. IV, considera prestación de servicios independientes: el
mandato, la comisión, la mediación, la agencia, la representación, la correduría, la consignación
y la distribución.
Es importante señalar que en la comisión mercantil se realizan dos actividades que son
grabadas por la Ley del IVA, que son las siguientes.
1. La venta de los bienes dados en comisión.
2. La prestación del servicio que realiza el comisionista al comitente, de acuerdo al contrato de
comisión respectivo.
El tratamiento fiscal que se le dará a las actividades arriba descritas es el siguiente:
Art. 26 del RIVA, “El comisionista trasladará en su caso, el impuesto por cuenta del comitente,
aplicando el valor de los actos o actividades por los que se deba pagar el impuesto las tasas que
correspondan. El comitente considerará a su cargo el impuesto correspondiente a los actos o
actividades realizados por su comisionista, sin descontar el valor de la comisión ni los
reembolsos de gastos efectuados por cuenta del comitente y otros conceptos.
No obstante lo anterior, el mismo Art. 26, ya señalado, establece que, “El comisionista que opte
por efectuar los pagos provisionales del Impuesto Sobre la Renta mediante retención efectuada
en los términos de los artículos 80 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y 136 de su
Reglamento.” (Los cuales establecen que, mediante el consentimiento del comitente, éste podrá
retener el Impuesto Sobre la Renta correspondiente a los ingresos por comisión del comisionista
como si fueran saldos y salarios, aplicando las tablas del impuesto, subsidio y crédito al salario
correspondiente a sueldos y salarios),”…deberá pagar El Impuesto al valor Agregado mediante
retención que le efectúe su comitente.”
En este caso, el comisionista queda liberado, por las comisiones que reciba, de presentar
declaraciones y de llevar libros y registros, no pudiendo hacer acredita miento alguno; el
comitente considerará el impuesto retenido como impuesto a él traslado y lo acreditará en su
caso.
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Puede observarse entonces que existen dos tratamientos, establecidos por la ley, en la
aplicación del IVA causado por la comisión mercantil, y un tratamiento por las ventas de los
bienes dados en comisión.
En la resolución de los ejercicios subsecuentes, se ha presumido que entre el comisionista y el
comitente se ha estipulado que el IVA será cobrado por el comisionista y reintegrado al
comitente para que éste sea el que entere el impuesto a pagar.
Introducción
El aspecto contable en cualquier actividad de una empresa, siempre es fundamental, ya que todo
debe quedar registrado dentro de la contabilidad dentro de la empresa, el contrato que se celebra
para las mercancías en comisión debe estipularse correctamente para utilizar las cuentas
correspondientes y registrarlas en la contabilidad de la empresa.
Objetivos de aprendizaje
Uno de los objetivos principales, es tener bien claro cuál es la responsabilidad del comitente al
celebrarse un contrato para la venta de mercancías a comisión.
Al celebrarse un contrato de comisión, la compañía ésta obligada a cumplir con todos los
requisitos que se establecen en el contrato, el comitente tiene que remitir las mercancías con
todos los gastos pagados, y el comisionista tiene que apegarse a lo que se establece en el
contrato para que desempeñe su comisión.
4. Aspecto contable
Celebramos un contrato de comisión con la Compañía Mercantil, S.A., teniendo ésta el carácter de
comitente y nosotros, el de comisionistas. Los puntos principales de dicho contrato se condensan
a continuación.
a) El comitente nos remitirá las mercancías con gastos pagados hasta la estación del ferrocarril.
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b) El comitente nos remitirá oportunamente, por medio de giro bancario, una provisión de fondos
suficientes para pagar los gastos necesarios para transportar las mercancías desde la estación del
ferrocarril hasta nuestros almacenes o bodegas, y dichos gastos serán por cuenta suya.
c) Debemos vender las mercancías con un cargo del 50% sobre el precio de costo declarado por
el comitente.
d) Estamos autorizados para vender las mercancías a crédito.
e) Tenemos derecho a percibir una cuota o comisión del 15% sobre el monto de las ventas
efectuadas al contado riguroso y 10% sobre las ventas a crédito.
f)
Estamos obligados a reembolsar al comitente, a fin de cada mes, mediante giro bancario, los
importes de ventas y cobros, descontando los gastos hechos por su cuenta y la comisión a
nuestro favor.
Actividades de aprendizaje
En el aspecto legal, como en el contable para la venta de las mercancías en comisión, queda muy
claro cuál es la actividad que desempeña cada uno de los involucrados en el contrato, tanto el
comitente que debe de cumplir con todo lo establecido, así como el comisionista que debe de
apegarse a las cláusula que el contrato establece para su comisión. Así mismo las obligaciones
que el comitente tiene que cubrir en lo relacionado a los gastos para procedimiento de las
mercancías en comisión.
1. ¿Qué son las mercancías en comisión?
Son aquellas que son entregadas para su venta, en donde la persona que las recibe para su
venta, tiene el derecho de cobrar una comisión.
2. ¿Qué nombre recibe la persona encargada de entregar las mercancías en comisión,
para su venta?
Se llama Comitente
3. ¿Qué nombre recibe la persona encargada de recibir para su venta las mercancías en
comisión?
Se llama Comisionista
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4.- ¿Las mercancías que recibe el comisionista se ven afectadas en su activo?
No ya que no son de su propiedad, únicamente se le confiere la facultad de negociar con dichas
mercancías.
5.- ¿El mandato o encargo, es necesario que se estipule con escritura pública?
Es suficiente que se realice por escrito, en un documento otorgado por el comitente, o de palabra
siempre y cuando que en este supuesto se confirme por escrito antes de que concluya el negocio.
Autor Elías Lara Flores capítulo 3, Marcos Sastrías Fraudenberg capítulo 10
Bibliografía
Autor Elías Lara Flores capítulo 3, Marcos Sastrías Fraudenberg capítulo 10
Título del libro Segundo curso de contabilidad, Contabilidad dos
Editorial Trillas, Esfinge
Edición 11 y 26
Año 2003 reimp 2006, 2008
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Capítulo 5
Mercancías en consignación
Introducción
Uno de los procedimientos más comunes que utilizan los comerciantes para desarrollar sus
ventas, es remitir a otros comerciantes radicados en plazas distintas o en otros lugares
mercancías para que las vendan, con el propósito de aprovechar las condiciones más favorables
que pueden ofrecer otros mercados y colocarlas con más facilidad, menores gastos y, en
consecuencia con un margen mayor de utilidad.
El envío de estas mercancías a terceras personas radicadas en otras plazas plantea el problema
que veremos en este capítulo con el nombre de mercancías en consignación-
4.
Introducción
Mercancías en consignación son aquellos artículos que una persona, llamada remitente,
consignador o comitente, envía a otro comerciante, radicado en otra plaza distinta, denominado
destinatario, consignatario comisionista, para que realice dichas mercancías a nombre y por
cuenta del primero y de acuerdo con las instrucciones que previamente hubiera dado el comitente
al comisionista.
Desde el punto de vista contable, es evidente la necesidad de registrar este tipo de operaciones
por separado, de las realizadas en forma directa por el comitente con sus clientes, para saber si la
venta
de
mercancías
en
consignación
le
produce
al
comitente
utilidad
o
pérdida,
independientemente de los resultados obtenidos en las operaciones directamente efectuadas por
él.
Objetivos de aprendizaje
Las mercancías en consignación como ya vimos, son artículos enviados por una persona llamada
comitente, consignador o remitente, a otra llamada destinatario, consignatario o comisionista, para
que las distribuya de acuerdo a las condiciones que previamente el comitente le dio al
comisionista.
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Los puntos más importantes que debemos tener en claro son los siguientes:
 Identificar que son las mercancías en consignación
 Saber qué métodos se pueden utilizar para el registro en la contabilidad de estas
operaciones Y que tipos de cuentas se utilizan en los dos diferentes métodos
Introducción
El procedimiento global consiste en registrar en una cuenta llamada Mercancías en comisión, todo
tipo de operación que ésta relacionada, con el envío, administración y venta de las mercancías
consignadas a los comisionistas. Esta cuenta esta muy parecida a la cuenta de Mercancías
generales, ya que su saldo representa el inventario final de mercancías en consignación.
5. Procedimiento global
Para registrar esta clase de operaciones en la contabilidad del comitente, se pueden seguir dos
métodos distintos, que corresponden a los nombres ya conocidos para la contabilización de las
operaciones de compra y venta de mercancías, cuando éstas se efectúan directamente por el
dueño de las mismas.
Los métodos de referencia son:
 Método analítico pormenorizado
 Método de inventarios perpetuos o constantes.
Introducción
En el procedimiento analítico solo se establecen tres cuentas en la contabilidad del comitente,
donde se registra el precio de costo de las mercancías que el comitente remite a su comisionista,
así mismo se registra el precio que las mercancías iníciales, que el comitente envía al
comisionista para su venta, de igual forma se deben registrar todos los movimientos que efectúa el
comitente como el comisionista.
6. Procedimiento analítico
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Este método se basa en el establecimiento de tres cuentas que registran, en la contabilidad del
comitente, las diferentes operaciones que implica la remesa de mercancías en consignación, la
venta de las mismas y los gastos a que dichas operaciones dan lugar, tanto los efectuados por el
comitente como los pagados por el comisionista por cuenta de aquel.
Las cuentas de referencia son:
 Mercancías remitidas en Consignación.
 Venta de Mercancías en Consignación
 Gasto de Ventas de Mercancías en Consignación.
Mercancías remitidas en Consignación. Esta cuenta tiene como propósito registrar el precio de
costo de las mercancías que el comitente remite a su comisionista y, al final del ejercicio, o en las
fechas en que el comisionista rinda su liquidación al comitente, acreditarle el costo de la
mercancía vendida, para que su saldo deudor indique el Inventario de Mercancías en
Consignación en poder del comisionista.
Para efecto de Balance, el saldo de esta cuenta se presenta en el grupo del Activo Circulante.
Venta de Mercancías en Consignación. El movimiento de esta cuenta es muy semejante al de la
ya conocida con el nombre de Costos y Ventas, dentro de un sistema de Inventarios perpetuos o
constantes. En consecuencia, la cuenta que estamos explicando se acreditará del precio de venta
de las mercancías realizadas por el comisionista por cuenta de su comitente, y se cargará del
costo de dichas mercancías, dándole un carácter de Cuenta de Resultados, cuyo saldo podrá ser
deudor o acreedor y representará la pérdida o la utilidad, respectivamenteEsta cuenta como todas las de resultados, se liquidará en la contabilidad del comitente por la
Pérdida y Ganancias.
Gastos de Venta de Mercancías en Consignación. Al igual que la cuenta que lleva el nombre de
Gastos de Venta, deberá registrar todos los gastos efectuados, tanto por el comitente como por el
comisionista, que tengan relación directa en la venta de las mercancías en consignación.
En consecuencia, los gastos de transporte que el comitente liquide para remitir las mercancías al
comisionista, los de almacenaje, seguros, propaganda y cualquiera otro que el comisionista liquide
por cuenta del comitente, serán objeto de un cargo a esta cuenta.
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Su saldo deberá deudor y representará, como su nombre indica, el importe total de los gastos de
venta relacionados directamente con las mercancías en consignación-
Introducción
En este procedimiento hay que registrar las operaciones que originan las mercancías en
consignación, de tal forma que se conozca el importe del inventario final de las mercancías en
poder del comisionista, y además la utilidad o pérdida obtenida en la venta de mercancías en
consignación por parte del comisionista.
4. Procedimiento de inventarios perpetuos.
Este último método consiste en establecer dos cuentas, por medio de las cuales se registran todas
las operaciones que tanto el comitente como el comisionista puedan efectuar con las mercancías
en consignación.
La primera de dichas cuentas se denomina Mercancías en Consignación y tiene el carácter de una
cuenta de Activo, ya que se le asigna un movimiento semejante al de la cuenta de Almacén.
Tiene como propósito dar a conocer, en cualquier momento, la existencia de las mercancías en
poder del comisionista, sin que haya necesidad de hacer un inventario físico de las mismas.
El movimiento de la cuenta de Mercancías en Consignación, cuando se emplea el método que
estamos explicando, es el siguiente:
Se carga:
Del precio de costo de las mercancías remitidas por el comitente al comisionistaSe acredita:
Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista.
Del precio de costo de las mercancías que el comisionista devuelve al comitente.
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El saldo será deudor y representará el valor de las mercancías en poder del comisionista,
consideradas a precio de costo. En el Balance General se presenta en el grupo del Activo
Circulante.
La segunda cuenta que se emplea en este método lleva el nombre de Costos y Ventas de
Mercancías en Consignación. Por su naturaleza, debe considerarse como una Cuenta de
Resultados que tiene como finalidad mostrar, en cualquier momento, la utilidad o pérdida realizada
en la venta de estas mercancías.
Su movimiento es el siguiente:
Se carga:
Del precio de costo de las mercancías vendidas.
Del importe de los gastos efectuados, ya sea por el comitente o por el comisionista, que tengan
relación directa con la venta de estas mercancías.
Se acredita:
Del precio de venta de las mercancías realizadas por el comisionista.
Su saldo podrá ser deudor o acreedor. Si es deudor representará la pérdida neta; y si es acreedor,
indicará la utilidad neta realizada en la venta de mercancías en consignación.
Como toda Cuenta de Resultados, el saldo que arroje, ya sea deudor o acreedor, se traspasará
finalmente a la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Introducción
En este procedimiento se deben de manejar diferentes cuentas, unas donde se registren todos los
movimientos tanto el del comitente como el del comisionista, en el cual se debe de registrar los
precios alzados como el porcentaje que debe de registrarse por la comisión que lleva el
comisionista y la diferencia que haya entre ambos movimientos.
5. Estableciendo una cuenta complementaria de activo
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Este método consiste en manejar las cuentas de Mercancías generales, Inventario de mercancías
y Almacén, según el procedimiento que se emplee, a precio real; la de Mercancías en
consignación a precio alzado; y la diferencia entre ambos precios, registrarla en una cuenta
complementaria de activo que podría llamarse Diferencia por precio alzado.
La cuenta de Mercancías en consignación se carga y se abona de los mismos conceptos antes
vistos en cada procedimiento, pero ahora a precio alzado.
La cuenta de Diferencia por precio alzado tiene movimientos invariablemente contrario al de
Mercancías en consignación, por la diferencia entre el costo real y el precio alzado.
En el Balance general, la cuenta de Diferencia por precio alzado se presenta como cuenta
complementaria de activo, deduciendo su saldo acreedor de la cuenta de Mercancías en
consignación.
Introducción
En este procedimiento se registran el costo real de las remesas de mercancías, las ventas
efectuadas y las devoluciones realizadas por el comisionista, así mismo como en los
procedimientos anteriores, el costo real se registra en cuentas de balance y resultado y el precio
alzado en cuentas de orden.
6. Estableciendo cuentas de orden
Cuando el método establecido para el registro de las operaciones de mercancías en consignación
no es el de Inventarios Perpetuos, y concurra la circunstancia de que el comitente remita a su
comisionista las mercancías a precio alzado, en lugar de establecer la cuenta de Estimación para
Consignaciones se puede seguir el procedimiento de usar cuentas de orden para registrar las
mercancías a precio alzado o convencional y, por lo que se refiere al precio de costo real,
registrarlas conforme a los principios ya señalados al tratar, el método analítico para las
mercancías en consignación.
Las cuentas de orden que se usarán en este caso, bien podrían llevar los siguientes nombres:
 Mercancías consignadas (cuenta de orden deudora)
 Consignación de Mercancías (cuenta de orden acreedora)
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Las cuentas de orden mencionadas se usarían en el momento en que el comitente remite las
mercancías al comisionista, cargando a la primera y acreditando a la segunda por el valor
convencional que se hubiere asignado.
Además de este asiento, también se registraría el envío de las mercancías a su costo real, para lo
cual se tendría que anotar cualquiera de los asientos que a continuación se indican:
Si se sigue el método analítico:

Mercancías remitidas en Consignación a Inventario de Mercancías.
Cuando se reciba aviso del comisionista de que ha vendido cierta parte de mercancías, habrá
necesidad de ajustar las cuentas de orden al precio convencional y en proporción al número de
artículos vendidos, corriendo al efecto un asiento de:

Consignación de Mercancías a Mercancías en Consignación.
Al final del ejercicio, el saldo que arrojen estas cuentas de orden tendrá que ser igual al inventario
de mercancías en poder del comisionista, pero valuado al precio convencional, y no al costo real,
dato que figuraría en las cuentas a las que ya se ha hecho referencia al tratar el Método analítico
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Que las mercancías en consignación, son aquellas que se distribuyen a diferentes comerciantes,
con la finalidad de venderlas teniendo un mayor margen de utilidad.
Que las mercancías en consignación son entregadas a domicilio y eso reduce tiempo y gastos de
compra. Como ya se vio es necesario registrar por separado este tipo de movimientos para que el
comitente se pueda dar cuenta si las mercancías que remitió al consignatario le produjeron
pérdidas o ganancias.
En seguida realizaremos unas preguntas para que quede más definido el procedimiento de las
mercancías en consignación.
1.- ¿Qué son las mercancías en consignación?
Son aquellos artículos que una persona llamada comitente envía a otro comerciante, radicado en
otra plaza distinta, denominado destinatario, o comisionista, para que realice su venta por cuenta
del primero con las instrucciones estipuladas por el comitente.
2.- ¿Qué métodos se deben de llevar a cabo para el registro en la contabilidad del
comitente?
a) Método analítico o pormenorizado.
b) Método de inventarios perpetuos o constantes.
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3.- ¿Cuáles son las cuentas que se establecen en el método analítico?
a) Mercancías remitidas en Consignación.
b) Venta de Mercancías en Consignación.
c) Gasto de Ventas de Mercancías en Consignación.
4.- ¿Cuál es el propósito de las Mercancías remitidas en Consignación?
Registrar el precio de costo de las mercancías, que el comitente remite al comisionista para que al
final del ejercicio se vea el inventario de las mercancías en poder del comisionista.
5.- ¿En qué consiste el método de inventarios perpetuos o constantes?
En establecer dos cuentas por medio de las cuales se registren todas las operaciones que tanto el
comitente como el comisionista puedan efectuar con las mercancías en consignación.
6.- ¿Cuáles son las cuentas que se utilizan en el método de inventarios perpetuos o
constantes?
a) Mercancías en Consignación.
b) Costos y Ventas de Mercancías en Consignación.
Contabilidad dos Marcos Sastrías Fraudenberg capítulo 9
Bibliografía
Autor Marcos Sastrías Fraundenberg
Título del libro Contabilidad dos
Editorial Esfinge
Edición 26
Año 2008
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Capítulo 6
Cuentas en monedas extranjeras
Introducción
Los comerciantes industriales, agricultores, etc., por lo regular o esporádicamente necesitan
mercancías, materia prima, maquinaria, herramienta e implementos que, varios motivos, no
siempre les es posible adquirir en el mismo país en donde radican, sino en mercados extranjeros.
Importaciones. Con este nombre se conocen en el mercado internacional, las compras
efectuadas en países del extranjero.
Las importaciones que hacen los comerciantes se pueden pagar al contado riguroso o a crédito.
Importaciones al contado riguroso. Las importaciones al contado riguroso no presentan,
contablemente, ningún problema especial, pues basta con adquirir la cantidad necesaria en divisa
extranjera, pagar su equivalente en moneda nacional y remitir la primera al proveedor, con lo cual
queda concluida la operación.
Importaciones a crédito. El problema, contablemente, se presenta en las importaciones a
crédito, debido a que, entre la fecha de recepción de las mercancías y la fecha en que se paga su
importe-época futura-, el tipo de cambio de la moneda extranjera pudo haber variado, por lo que,
al adquirirla para liquidar la operación, habrá de hacerse una erogación mayor o menor que el
precio al que fue adquirida la mercancía; de ahí que la diferencia resultante redunde en utilidad o
pérdida financiera, según favorezca o perjudique al importador.
Por otra parte, si al terminar el ejercicio existen compras a crédito aún no liquidadas, su importe en
moneda extranjera deberá convertirse en moneda nacional, tomando como base, no el tipo de
cambio al que se haya concertado la operación, sino al tipo del día del balance, y considerando la
diferencia que resulte, como producto o gasto financiero, según beneficie o perjudique al
importador. Posteriormente, se verá que las utilidades por cambios que se tengan, al liquidar las
importaciones a crédito al practicar balance, es preferible abonarlas a la cuenta de Reserva para
fluctuaciones de cambios, en lugar de hacerlo a la de Gastos y productos financieros.
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Por lo expuesto antes, se puede apreciar que las compras en moneda extranjera requieren de un
tratamiento especial, por medio del cual se puede conocer, tanto el importe del pasivo en moneda
extranjera y su equivalente en moneda nacional, como el de las utilidades o pérdidas por variación
o fluctuación en los tipos de cambio.
Las compras efectuadas en el extranjero deben registrarse en moneda nacional, según marca el
Código de Comercio en su art. 37, así como la LISR en su art. 58 fracción. I Además, es necesario
llevar un auxiliar que liquide el monto adeudado en moneda extranjera y el equivalente en moneda
nacional.
Procedimiento de registro. Existen varios procedimientos para registrar las operaciones
relacionadas directamente con las compras efectuadas en mercados del extranjero y son los
principales.
 Tipo variable
 Tipo fijo
 Tipo de remesa previa de fondos
 Tipo de compra
La importación de mercancías, por ser la operación más común y frecuente en empresas
comerciales, se ha juzgado conveniente tomarla como base para explicar el desarrollo de los
procedimientos antes enunciados; a continuación se indica en qué consiste cada uno de ellos y
los casos en que es conveniente implantarlos.
Introducción
Aquí se registran los movimientos en moneda extranjera, al tipo de cambio en que se hayan
efectuado. Este procedimiento es conveniente establecerlo cuando el tipo de cambio en la
moneda sufre frecuentes variaciones, es decir cuando la moneda extranjera, no guarda con la
moneda nacional cierta estabilidad, aquí se debe de registrar la cuneta de proveedores
extranjeros, donde se deben de registrar los movimientos, tanto en moneda extranjera como en
moneda nacional.
Tipo variable
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Este procedimiento consiste en registrar las operaciones en moneda extranjera compras, gastos
de compra, devoluciones sobre compras, remesas de dinero, etc., al tipo de cambio del día en que
se hayan efectuado dichas operaciones.
El procedimiento de tipo variable es conveniente implantarlo cuando el tipo de cambio de la
moneda con la que se opera sufre frecuentes variaciones o fluctuaciones; es decir, cuando la
moneda extranjera no guarda, en relación con la moneda nacional, cierta estabilidad.
Las operaciones efectuadas con proveedores del extranjero no se deben registrar en la misma
cuenta en donde se anota las transacciones celebradas con proveedores nacionales, sino en una
cuenta colectiva determinada “Proveedores extranjeros”, cuyo movimiento es preciso
que se
lleve, tanto en moneda extranjera, como en nacional.
Para conocer simultáneamente el saldo en moneda extranjera y en moneda nacional, es
necesario que tanto la cuenta colectiva Proveedores extranjeros, como las subcuentas que formen
su mayor auxiliar, contengan dos columnas de valores, una para los importes en moneda
extranjera y, la otra, para el equivalente en moneda nacional.
En el procedimiento de tipo variable, durante el ejercicio, no se presenta ningún desajuste, debido
a que todas las operaciones en moneda extranjera se registren al mismo tipo de cambio del día en
que se efectúan, sólo al terminar el ejercicio, antes de la presentación del Balance general, es
necesario hacer un ajuste para valuar al tipo del día el monto del pasivo y, a la vez, determinar la
utilidad o pérdida por la variación o fluctuación en los tipos de cambio.
Tasas del Impuesto al Valor Agregado. A finales de 1994, el peso mexicano sufrió una
devaluación con respecto al dólar que originó una de las crisis económicas, políticas y sociales
más graves en la historia contemporánea de nuestro país. Lo anterior obligó al Gobierno Mexicano
a que a partir del 1º. de abril de 1995, la Tasa General del Impuesto al Valor Agregado, se
incrementó del 10% al 15%. No obstante lo anterior, y con el objeto de no afectar la competencia
comercial en la denominada región fronteriza, se estableció, bajo ciertas condiciones, establecer
en dicha región una tasa del 10%.
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Las importaciones también pagarán tasa especial, siempre que los bienes o servicios sean
enajenados o utilizados en las mencionadas franjas o zonas.
Introducción
Este procedimiento es conveniente implantar cuando la moneda extranjera guarda cierta
estabilidad con la moneda nacional, el tipo fijo que se estable para realizar los cargos y los abonos
a la cuenta de Proveedores extranjeros, por las compras, remesas de dinero o devoluciones sobre
compras, debe realizarse en cantidades cerradas, con el objeto del cálculo de las equivalencias,
con la finalidad de que la cuenta de Proveedores extranjeros coincida con el pasivo real.
Tipo fijo
El procedimiento de tipo fijo tiene tres variantes, que son:
 Tipo fijo con cuenta complementaria de resultados.
 Tipo fijo con cuenta complementaria de balance.
 Tipo fijo con cuenta complementaria de balance 1 X 1.
El procedimiento de tipo fijo, en todas sus variantes, consiste en abonar o cargar la cuenta de
Proveedores extranjeros a un tipo fijo arbitrario, previamente establecido, y en registrar la
diferencia entre los tipos fijo y real en una cuenta complementaria.
El procedimiento de tipo fijo es conveniente implantarlo cuando las variaciones o fluctuaciones no
sean fuertes o bruscas ni frecuentes, o sea cuando la moneda extranjera guarde con relación a
la moneda nacional cierta estabilidad.
El tipo fijo que se establece, para hacer los abonos y cargos a la cuenta de Proveedores
extranjeros, por las compras, remesas de dinero, devoluciones sobre compras, etc., debe ser
una cantidad cerrada, con el fin de que el saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros
coincida, en gran parte, con el pasivo real.
En el procedimiento de tipo fijo, la cuenta y las subcuentas de proveedores extranjeros
únicamente deben contener columnas para movimiento y saldo en moneda nacional, no así para
movimientos y saldo en moneda extranjera, ya que, para determinar este último, basta dividir el
saldo en moneda nacional entre el tipo fijo establecido.
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Saldo en moneda nacional / tipo fijo = Saldo en moneda extranjera
Por consecuencia de lo expuesto anteriormente, el procedimiento fijo tiene la ventaja, con
respecto al tipo variable, de que la cuenta y las subcuentas únicamente se llevan en moneda
nacional, lo cual representa, indudablemente, un gran ahorro de tiempo y trabajo.
El procedimiento de tipo fijo tiene el inconveniente de que, en cada operación de compra, remesa
de dinero, etc., hay que determinar la diferencia entre los tipos de cambio fijo y real, operación
que no se efectúa en el procedimiento de tipo variable, ya que en él las operaciones se registran
al tipo real, o sea al tipo del día en que se hacen.
Como ya se indicó en un principio, la diferencia entre los tipos de cambio fijo y real se debe
registrar en una cuenta complementaria de resultados, o en una cuenta complementaria de
balance, según el procedimiento que se siga.
Introducción
En este procedimiento se debe abonar y cargar la cuenta de Proveedores extranjeros, al tipo fijo
que se establecido y la diferencia entre el tipo real y este en una cuenta complementaria de
cambios, es importante que al término del ejercicio se ajusten la cuenta de proveedores
extranjeros como la de complementaria de cambios.
Tipo fijo en cuenta complementaria de resultados
Este procedimiento consiste en abonar o cargar a la cuenta de Proveedores extranjeros, al tipo
fijo establecido, y registrar la diferencia entre éste y el tipo real en una cuenta complementaria de
resultados, denominada Diferencia en cambios o simplemente cambios.
Por supuesto, al terminar el ejercicio, es necesario ajustar, tanto la cuenta de Proveedores
extranjeros como la de cambios; la de Proveedores extranjeros, para que su saldo sea
equivalente al pasivo real, la de Cambios, para que su saldo arroje la utilidad o pérdida por
fluctuación en los tipos de cambio.
Introducción
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En este procedimiento se debe abonar o cargar la cuenta de proveedores extranjeros al tipo fijo
en que se estableció, y la diferencia entre el tipo real y el tipo fijo en una cuenta complementaria
de balance, determinada complementaria de Proveedores extranjeros,
Tipo fijo con cuenta complementaria de balance
Este procedimiento consiste en abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros al tipo fijo
establecido, y la diferencia entre éste y el tipo real registrarla en una cuenta complementaria de
balance denominada Complementaria de proveedores extranjeros.
La diferencia entre el pasivo en libros y el pasivo real, representa la utilidad o pérdida en
cambios; es utilidad, cuando el pasivo en libros es mayor que el pasivo real; en caso contrario.
La utilidad por cambios se debe abonar a la cuenta de Reserva para fluctuaciones de cambios y
cargar en la Complementaria de proveedores extranjeros.
La pérdida por cambios la debe absorber la cuenta de Reserva para fluctuaciones de cambios;
en caso de que ésta no exista, se debe cargar a la de Gastos y productos financieros y abonar a
la de Complementaria de proveedores extranjeros.
Una vez ajustada la cuenta Complementaria de proveedores extranjeros, su saldo, si es
acreedor, debe aparecer en el Balance general, aumentando el saldo de la cuenta de
Proveedores extranjeros y si es deudor, disminuyéndolo; en ambos casos, el resultado debe
coincidir exactamente con el pasivo real.
La ventaja que tiene este procedimiento, con respecto al de tipo fijo con cuenta complementaria
de resultados, es que al iniciarse el nuevo ejercicio, no es necesario revertir el asiento de ajuste.
Procedimiento para determinar la utilidad o pérdida por cambios
Saldo en moneda nacional (saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros)
$ 65 000.00
Saldo en monea extranjera (saldo en moneda nacional $ 65 000.00 / el tipo fijo de $ 13.00Dls 5
000.00
Pasivo en libro (saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros $ 65 000.00 – saldo deudor de la
cuenta Complementaria de proveedores extranjeros $ 3 000.00
$ 62 000.00
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Pasivo real (saldo en moneda extranjera dólares $ 5 000.00 X el tipo de cambio del día en que se
efectúa el balance general $ 12.60)
$ 63 000.00
Pérdida por cambios (pasivo real $ 63 000.00 – pasivo en libros $ 62 000.00
$ 1 000.00
Introducción
Aquí es importante abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros a la cuenta de 1 x 1,
registrando la diferencia entre el tipo real y ésta a la cuenta Complementaria de Proveedores
extranjeros, en este procedimiento se estima que la equivalencia de la moneda nacional respecto
a la moneda extranjera es al 1 x 1, o sea que el valor de la moneda nacional es igual al de la
moneda extranjera.
Tipo con cuenta complementaria de balance 1 X 1
Este procedimiento consiste en abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros a la
equivalencia de 1 X 1, registrando la diferencia entre ésta y el tipo real en la cuenta
Complementaria de proveedores extranjeros.
En este procedimiento, se supone que la equivalencia de la moneda nacional con respecto a la
extranjera es a la par, es decir, que la unidad monetaria de nuestro país equivale a un dólar, a una
libra, a una peseta, etc., aunque el tipo de cambio de la moneda extranjera de que se trate, sea
mayor o menor que el de la nuestra. Por ejemplo, si se importan mercancías por Dls. 1 000.00, al
tipo de $ 12.50 X 1, exenta de IVA, la operación se registra así:
Mercancías en tránsito
$ 12 500.00
Dls. 1 000.00 X $ 12.50 de tipo de cambio real
Proveedores extranjeros
$ 1 000.00
Dls. 1 000.00 al tipo de cambio fijo de 1 X 1
Complementaria de proveedores extranjeros
11 500.00
Diferencia entre los tipos de cambio fijo y real.
El tipo fijo con cuenta complementaria de balance al 1 X 1 tiene la ventaja de que, para determinar
el pasivo en moneda extranjera, no es necesario hacer ninguna operación aritmética debido a que
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dicho pasivo aparece como saldo en la cuenta de Proveedores extranjeros; por tanto, basta con
sólo ver el saldo de esta cuenta, para conocer el pasivo en moneda extranjera.
Al terminar el ejercicio, para determinar el pasivo en libros y la utilidad o pérdida por cambios, se
sigue el mismo procedimiento que la variante anterior.
Procedimiento para determinar la utilidad o pérdida por cambios
Saldo en moneda extranjera (saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros)
$ 5 000.00
Pasivo en libros (saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros $ 57 000.00)
$ 62 000.00
Pasivo real (saldo en moneda extranjera Dls. 5 000.00 X el tipo de cambio vigente el día del
balance $ 12.60)
$ 63
000.00
Pérdida por cambios (pasivo real $ 63 000.00 – pasivo en libros $ 62 000.00)
$ 1 000.00
Introducción
El tipo de remesa de fondos es conveniente implantarlo cuando los proveedores extranjeros
solicitan una cantidad por anticipado a cuenta del valor por la importación de sus mercancías, este
procedimiento tiene la ventaja de disminuir las utilidades y pérdidas por cambios, ya que la
facturación de embarque se registra al mismo tipo de cambio de la remesa previa de fondos.
Tipo de remesa previa de fondos
Este procedimiento es conveniente implantarlo cuando los proveedores extranjeros solicitan
determinada cantidad de dinero anticipado a cuenta del valor de cada importación de mercancías.
El procedimiento de tipo de remesa previa de fondos consiste en valuar, tanto las mercancías
importadas, como los gastos que por las mismas haya efectuado el proveedor, por cuenta nuestra,
al mismo tipo de cambio al que se haya hecho el anticipo de dinero.
Este procedimiento tiene la ventaja de disminuir las utilidades y pérdidas por cambios, debido a
que la factura y documentos de embarque se registran al mismo tipo de cambio de la remesa
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previa de fondos, y no al del día en que se reciben, por lo que las variaciones en los tipos de
cambio afectarán únicamente al saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros.
Al terminar el ejercicio, la utilidad o pérdida en cambios se determina en forma similar que en los
casos anteriores.
Introducción
En este procedimiento se registra la compra de mercancías al tipo del día en que la misma se
haya efectuado, algunas personas malinterpretan el tipo de compra con el de remesa previa de
fondos. En el procedimiento de tipo de compra, durante el ejercicio, la utilidad o pérdida en
cambios se determina con la comparación del tipo de cambio del día en que se efectúo la compra
de mercancías con el tipo del día en que se hace cada remesa de fondos.
Tipo de compra
Este procedimiento consiste en registrar la compra de mercancías al tipo del día en que la misma
se haya efectuado, y las remesas de dinero que posteriormente se hagan, cargarlas a la cuenta
de Proveedores extranjeros, pero al mismo tipo de cambio de la compra, pasando la diferencia
que haya entre éste y el tipo del día de la remesa a la cuenta de Cambios.
Algunas personas también consideran, indebidamente, el tipo de compra con el de la remesa
previa de fondos, sin tener en cuenta que se trata de un procedimiento completamente distinto;
para demostrarlo a continuación se compran las bases principales de ambos procedimientos.
En el procedimiento de remesa previa de fondos, como su nombre lo indica, hay remese previa de
fondos, las compras se registran al mismo tipo de cambio al que se hizo la remesa previa de
fondos; las variaciones en los tipos de cambio afectan únicamente al saldo de la cuenta de
Proveedores extranjeros; en tanto que el procedimiento de tipo de compra, no hay remesa previa
de fondos; las compras se registran al tipo del día en que las mismas se efectúan; las variaciones
en los tipos de cambio se registran desde la primera remesa de fondos; estas diferencias y otras
más demuestran que realmente no se trata de un mismo procedimiento, más bien, el tipo de
compra viene siendo una combinación del procedimiento de tipo de remesa previa de fondos con
los de tipo variable y fijo.
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En el procedimiento de tipo de compra, durante el ejercicio, la utilidad o pérdida en cambios se
determina comparando el tipo de cambio del día en que se efectúo la compra de mercancías con
el tipo del día en que se hace cada remesa de fondos, si este es menor que el de la compra, la
diferencia se debe considerar como utilidad, en caso contrario, como pérdida. Naturalmente dicha
utilidad o pérdida es temporal, puesto que al concluir el ejercicio se debe ajustar al tipo que rija en
el día del balance. El ajuste se hace con dos propósitos, que el pasivo en libros coincida con el
pasivo real y valuar correctamente los resultados del ejercicio que termina.
Actividades de aprendizaje
Como hemos visto en este capítulo, de los procedimientos en moneda extranjera nos damos
cuenta las variaciones que se efectúan en cada procedimiento, y así poder escoger de acuerdo a
las necesidades de cada empresa o entidad, el procedimiento que mejor convenga de acuerdo al
tipo de operaciones que se vayan a registrar, es indispensable conocer cada uno de estos
procedimientos ya que de no hacerlo llevamos el riesgo de utilizar un procedimiento que no
beneficie las necesidades de las operaciones que la empresa requiere.
Vamos a realizar unas preguntas para reforzar el estudio de la unidad.
1.- ¿Qué tipos de cuentas se utilizan al realizar las compras efectuadas en los mercados
extranjeros?
Tipo variable, Tipo fijo, Tipo de remesa previa de fondos y Tipo de compra
2.- ¿En qué consiste en Tipo variable?
En registrar las operaciones en moneda extranjera al tipo de cambio en que se hayan efectuado
dichas operaciones.
3.- ¿En qué consiste el Tipo fijo?
En abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros a un tipo fijo arbitrario, previamente
establecido y la diferencia entre el tipo fijo y real registrarla en una cuenta complementaria.
4.-En qué consiste el procedimiento de Tipo fijo con cuenta complementaria de balance al
1x1?
En qué las operaciones de las monedas nacional y extranjera se registran a la par
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5.- ¿Qué son las importaciones?
Son las compras efectuadas en países extranjeros
6.- ¿Cómo se pueden pagar las importaciones que realizan los comerciantes?
Se pueden pagar al contado riguroso o a crédito
Segundo curso de contabilidad Elías Lara Flores capítulo 5
Bibliografía
Autor Elías Lara Flores
Título del libro Segundo curso de contabilidad
Editorial Trillas
Edición 11
Año 2003 reimp 2006
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Capítulo 7
Procedimiento de registro de operaciones
Introducción
En la actualidad los procedimientos del registro de operaciones, también llamados impropiamente
sistemas de contabilidad, tienen por fundamento la teoría de la partida doble, donde se establece
que para todo cargo debe de existir un abono, que en realidad, es el único sistema de
contabilidad. Para los principios de contabilidad, la teoría de la partida doble sigue siendo su base,
su aplicación es la que ha venido modificándose, con el propósito de encontrar un procedimiento,
el cuál permita realizar las operaciones, siendo eficaz y reduciendo costos.
Algunos programas de estudio de esta signatura, por lo regular, no contemplan el contenido del
presente y del siguiente capítulo por considerarlos obsoletos, sin tomar en cuenta que son la base
para poder comprender el aprendizaje de los procedimientos de registro de operaciones que
actualmente están en uso. Por tal motivo, se recomienda que por lo menos por medio de su
lectura sean interpretados; además, por ser de suma importancia que todo contador conozca
desde la primera evolución que sufrió el Diario continental, así como los motivos que originaron
sus diferentes transformaciones.
Los procedimientos de registro de operaciones, impropiamente llamados sistemas de contabilidad,
tienen por fundamento la teoría de la partida doble qué, en realidad, es el único sistema de
contabilidad.
Los principios de contabilidad no se han alterado, pues la teoría de la partida doble sigue siendo
su base; su aplicación es la que sí ha venido sufriendo transformaciones, debido al propósito de
encontrar procedimientos más apropiados para registrar eficaz, económica y oportunamente, las
operaciones efectuadas.
Objetivos de aprendizaje
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En este capítulo el objetivo principal es conocer el procedimiento del registro de operaciones, los
diferentes procedimientos que se tienen establecidos, saber el inicio de los procedimientos
mencionados, saber quién fue el precursor del procedimiento del diario continental y como se
desarrolla. Las divisiones del Diario continental. En qué consiste el procedimiento del Diario
continental, que origino la evolución del Diario continental.
Introducción
El procedimiento de registro del diario continental, es el primero de que se tiene noticia y expuesto
por el Fraile franciscano Luca Paccioli, en el siglo xv, 1494, y al cual se refiere nuestro Código de
Comercio desde el año de 1887, en este diario se registra en un libro denominado Diario general,
por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando, uno a uno todos los asientos,
tanto a los mayores auxiliares como al libro Mayor y obtener de este último todos los datos de los
registros para efectuar el Balance general.
Procedimiento del Diario Continental
El procedimiento de registro de operaciones llamado continental, que es el primero que se tiene
noticia, fue expuesto por el Fraile franciscano Luca Paccioli, en el siglo xv, año de 1494, y el cual
se refiere nuestro Código de Comercio desde el año de 1887, consiste en registrar en un libro
denominado Diario general, por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando;
pasar dichos asientos diariamente, uno a uno, tanto a los mayores auxiliares como el libro Mayor,
y obtener de este último los datos para hacer los estados financieros en el libro de Inventarios y
balance, o sea, el Balance general y Estado de pérdidas y ganancias.
Empresas que emplean el procedimiento de registro de Diario continental.
Este
procedimiento lo emplean únicamente aquellos negocios en que el volumen de operaciones que
efectúan no es muy grande, o en aquellos en que, por razones económicas, les es imposible
establecer uno más costoso.
Desventajas. El procedimiento de registro de Diario continental tiene varias desventajas, y son
las siguientes:
 No es posible registrar, oportunamente, en el libro Diario, un crecido volumen de
operaciones, puesto que éstas deben ser anotadas por una sola persona, ya que no
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es factible que entre dos o más las puedan sentar, simultáneamente, en un mismo
libro.
 En el Diario, por tratarse de un libro encuadernado, el registro de las operaciones se
debe hacer en forma manuscrita.
 Los asientos del Diario deben ser pasados diariamente, uno a uno, al libro Mayor,
indicando fechas, contra cuentas, folios y cantidades, lo cual hace que sea
necesariamente lento el registro.
 El pase a las subcuentas de los Mayores auxiliares se debe hacer tomando los datos
del libro Diario, y esto es causa de retraso.
Nuestro procedimiento de registro. Las desventajas del procedimiento de registro de Diario
continental, obligaron a buscar nuevos procedimientos para registrar eficaz y oportunamente las
operaciones efectuadas.
Y así, los que ahora están en uso tienen dicha finalidad, la cual se logró mediante el ahorro de
tiempo y la división del trabajo.
Ahorro de tiempo. El ahorro de tiempo se obtuvo aumentando una serie de columnas para
valores en el Diario continental.
División del trabajo. La división de trabajo se logró dividiendo el diario continental en varios
Diarios, o también registrando las operaciones en hojas sueltas llamadas pólizas, en lugar de
hacerlo, en ambos casos, en el Diario continental.
Aumento de una serie de columnas en el Diario continental. Al aumentar una serie de
columnas en el Diario continental se obtiene ahorro de tiempo, porque con ello se evita pasar
diariamente, uno a uno, los asientos del Diario al libro Mayor, ya que en dichas columnas se van
acumulando los cargos y abonos de las cuentas que tienen movimiento por las operaciones que
se han verificado, y solamente al terminar el ejercicio, por las sumas de los cargos y abonos de
cada cuenta, se hace un solo pase al libro Mayor.
El pasar, esporádicamente, un solo asiento al Mayor, que comprende todas las operaciones
efectuadas durante el ejercicio, en lugar de hacer diariamente tantos pases como asientos se
hayan hecho en el Diario continental, produce un considerable ahorro de tiempo, y se puede
disponer del necesario para que el registro de las operaciones sea más oportuno.
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División del diario continental en varios diarios. Al dividir el Diario continental en varios
Diarios, se puede también dividir el trabajo, porque una vez clasificadas las operaciones en grupos
de la misma naturaleza, por ejemplo, operaciones de caja, de ventas, de compras etc., se
distribuyen entre dos o más personas para que las registren en el Diario destinado a ellas.
La división del Diario permite asimismo la división del trabajo, con lo que se logra que el registro
de las operaciones sea más rápido y, en consecuencia, más oportuno, pues entre varias personas
lo pueden hacer simultáneamente sin que haya interferencia; lo cual no se puede efectuar cuando
el registro de las operaciones se hace en el Diario continental, ya que en él los asientos deben ser
hechos por una sola persona.
Registro de operaciones en hojas sueltas. Al registrar las operaciones en hojas sueltas también
se puede dividir el trabajo, porque una vez clasificadas las operaciones por grupos de la misma
naturaleza, se reparten entre varias personas para que las registren en pólizas u hojas sueltas
destinadas a ellas.
Al hacer los asientos en hojas sueltas, se consigue que el registro de las operaciones sea más
rápido y, por tanto, más oportuno, debido a la división del trabajo, pues entre varias personas lo
pueden hacer al mismo tiempo, sin que haya interferencia; lo cual no se puede efectuar cuando el
registro de las operaciones se hace en el Diario continental, ya que en él las anotaciones deben
ser hechas por una misma persona.
Evolución del Diario continental. De acuerdo con lo expuesto antes, la evolución del Diario
continental la originó tanto el ahorro de tiempo como la división del trabajo; objetivo que se logró
aumentándole columnas, dividiéndolo en varios Diarios o registrando las operaciones en hojas
sueltas.
Los procedimientos de registro de operaciones que hasta la fecha se han puesto en práctica
teniendo por base la evolución o transformación del Diario continental por el aumento de
columnas, por su división en varios Diarios o por registrar las operaciones en hojas sueltas, son
los siguientes:
 Procedimiento de Diario mayor único.
 Procedimiento de Diario columnar.
 Procedimiento de Diario y caja.
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 Procedimiento centralizador.
 Procedimiento de pólizas.
 Procedimiento de cuentas por cobrar.
 Procedimiento de cuentas por pagar.
 Procedimiento de volantes, o fichas.
 Procedimientos combinados.
Actividades de aprendizaje
Como ya hemos visto en esta unidad el procedimiento de registro de operaciones, también
llamado impropiamente sistemas de contabilidad, tienen por fundamento la teoría de la partida
doble, así también es el inicio de la división de Diario continental dividido en otros diarios y siendo
el fundador del procedimiento del Diario continental el fraile franciscano Luca Paccioli. Para que el
estudio de esta unidad quede más entendido, vamos a hacer algunas preguntas que se
contestarán brevemente.
1.- ¿Qué otro nombre impropiamente recibe el procedimiento de registro de operaciones?
Sistemas de contabilidad.
2.- ¿Quién fue el precursor del Procedimiento del Diario continental y en qué año?
El fraile Luca Paccioli, en el año 1494.
3.- ¿Cómo se dividió el Diario continental?
Se dividió en varios diarios.
4.- Cómo se obtuvo el ahorro de tiempo en el Diario continental?
Aumentando una serie de columnas para valores.
5.- Cuales son las empresas que emplean el procedimiento de registro de Diario
continental?
Lo emplean aquellos negocios en que el volumen de operaciones que efectúan no es muy grande.
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6.- En qué beneficio el aumento de una serie de columnas en el Diario continental?
En el ahorro de tiempo, evitando pasar uno a uno los asientos del Diario al libro Mayor.
Segundo curso de contabilidad Elías Lara Flores capítulo 6
Bibliografía
Autor Elías Lara Flores
Título del libro Segundo curso de contabilidad
Editorial Trillas
Edición 11
Año 2003 reimp 2006
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Capítulo 8
Diario mayor único
Introducción
Desde épocas remotas, todas las operaciones realizadas se han asentado o registrado en libro
denominados de contabilidad, estos libros se conocen como el Libro Diario, el Libro Mayor y el
Libro de Inventarios y Balance, en estos libros se realizan todos los registros que lleva la
contabilidad y nos permite llevar las anotaciones en un orden adecuado y cronológico.
Objetivos de aprendizaje
Los objetivos principales en esta unidad es saber cómo se registran las operaciones en el Diario,
ver cuáles son los procedimientos y las ventajas de que se registren las operaciones en el diario y
cuáles son las cuentas que se utilizan.
Desde épocas muy remotas ha existido la costumbre de registrar las operaciones celebradas por
los comerciantes, empresarios y entidades de índole comercial o industrial cualquiera que sea su
giro en unos libros denominados de contabilidad. Las anotaciones en ellos constituyen la
verdadera historia de las operaciones realizadas. El primer sistema de que se tiene noticia y al
cual se refiere nuestro Código de Comercio de 1887, es el conocido con el nombre de continental.
Consiste en llevar tres libros principales, a los que nuestra legislación mercantil ha dado el
carácter de obligatorios. Estos libros se conocen con los nombres de Libro Diario, Libro Mayor y
Libro de Inventarios y Balance.
De los tres libros mencionados, el que sirve para registrar las operaciones, conforme se van
realizando, es el Libro Diario, por lo que antiguamente se le llamaba Libro de Primera Anotación.
Según la forma continental, en el Diario se van registrando las operaciones siguiendo un orden
cronológico, y las anotaciones que en él se hacen se conocen con el nombre de asientos. Para
formularse, deberán éstos seguir determinadas reglas, que son la aplicación del postulado básico
de las Normas de Información Financiera (NIF) que rige actualmente, conocido como Dualidad
Económica, que menciona “La estructura financiera de una entidad económica está constituida por
los recursos de las que dispone para la consecución de sus fines y por las fuentes para obtener
dichos recursos, ya que sean propios o ajenos.
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Antes este sistema continental cubría las necesidades de los negocios comerciales, pues el
número de operaciones que se realizaban era bastante reducido y además no existían muchas
variantes en las mismas. Por limitarse éstas a las de compra y venta de mercancías, derivándose
de ello los cobros y pagos de efectivo y la recepción y suscripción de los documentos.
En estas condiciones, la contabilidad del comerciante o empresa podía llevarla una sola persona,
conocida en aquella época con el nombre de tenedor de libros, que se encargaba de efectuar los
asientos en el Libro Diario, hacer los pases al Libro Mayor y, al final del año, confeccionar, en
forma muy rudimentaria, los estados financiero, o sea, el Balance General y el Estado de
Resultados, así como las relaciones auxiliares del Balance.
Con el transcurso del tiempo, el número de las operaciones fue aumentando y su naturaleza se
hizo cada vez más variada y compleja, como resultado lógico del desarrollo de la actividad
mercantil industrial o empresarial. Como consecuencia de lo anterior, se empezó a observar que
el Libro Diario, donde originalmente se anotaban las operaciones, resultaba insuficiente, ya que el
registro de operaciones tenía que hacerse por una sola
persona y siguiendo un orden
cronológico. Esta dificultad que con el transcurso del tiempo se fue acrecentando, hizo que se
proyectaran otros métodos de registro. Estos son los que actualmente se denominan sistemas de
contabilidad, de hecho se trata de nuevos procedimientos de registro.
Introducción
En la evolución del diario continental, se divide en varios diario, con la finalidad de que varias
personas al mismo tiempo puedan registrar las operaciones, así mismo aumentan el número de
columnas de valores para diferentes cuentas que permitan el funcionamiento de los registros en
el diario.
2. Primera evolución del diario continental
Por la forma en que las operaciones se registran en el Diario, se pueden advertir con facilidad
algunos inconvenientes, que se sintetizan en los puntos siguientes.
 Por tratarse de un libro encuadernado, las anotaciones deberán hacerse en forma manual.
 Solamente una persona puede anotar los asientos en este libro; queda descartada la
posibilidad de que dos o más individuos, simultáneamente, hagan anotaciones en él.
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Este aspecto constituye un serio inconveniente para el trabajo contable en empresas de
importancia mediana o grande, en las cuales se requiere implantar el trabajo en equipo y la
división de trabajo, para llevar un registro oportuno y detallado de las operaciones efectuadas.
El libro Diario emplea un rayado (formato), que cada empresa adapta según sus necesidades,
pero que básicamente contiene los siguientes datos.

Una columna para anotar la fecha de la operación registrada.

Una columna para anotar el número de folio al mayor.

Una columna de concepto donde se anotarán los datos siguientes.

Nombre de la cuenta de cargo.

Nombre de la subcuenta.

Nombre de la cuenta de abono.

Nombre de la subcuenta.

Redacción.

Una columna para parciales.

Columna donde se anotan las cantidades de cargo de las operaciones.

Columna de abonos, donde se registran las cantidades correspondientes.
Por la razón anterior, el Diario Continental por sí solo nulifica toda división del trabajo.
Por lo que se refiere a la naturaleza de operaciones que registran, los sistemas anotados en el
Diario no siguen un orden lógico, sino solamente cronológico. Ello da lugar a que después de una
compra de mercancías, por ejemplo, el asiento siguiente incluya una venta, y las subsecuentes
operaciones sean totalmente distintas las unas de las otras.
Los asientos formulados en el Libro Diario deberán pasarse diariamente al Libro Mayor. Por eso
cuando el número de asientos es numeroso, la labor de pase al Mayor es complicada y con
demasiado tiempo invertido.
Con relación a los pases de los asientos de Diario al Libro Mayor, se repiten varios datos, como
fecha, número de asiento del Diario de folio en el Libro Diario. Ello ocasiona un trabajo que puede
calificarse de innecesario.
Actividades de aprendizaje
Página 115 de 221
Cómo ya vimos en este capítulo, podemos darnos cuenta los cambios que sufrió la evolución del
Diario continental, y las ventajas que se tienen para poder registrar las operaciones con el
aumento de las columnas de valores y ver que en las empresas que se llevan un volumen de
registro de operaciones no sería muy adecuado ya que en ellas se requiere un sistema más
compacto.
1.- Cual es el libro donde se van realizando los registros de las operaciones conforme se
van realizando?
El Libro Diario
2.- Con qué nombre se conocen las operaciones que siguiendo un orden cronológico se
registran en el Diario?
Asientos
3.- Cuales son los inconvenientes que se advierten por la forma en que las operaciones se
registran en el Diario?
Como es un libro encuadernado, las anotaciones deberán realizarse de forma manual.
Solo una persona puede anotar los asientos en el libro, dos personas al mismo tiempo no pueden
realizar los asientos.
4.- Porque se proyectaron los actualmente métodos de registro, denominados Sistemas de
Contabilidad?
Por el aumento de operaciones que hizo que el libro Diario fuera insuficiente
5.- Cuales fueron las tendencias que se destacaron, al proyectarse nuevos métodos?
Se subdividió el Diario Continental en varios Diarios.
Se aumento el número de columnas de valores.
Contabilidad dos Marcos Sastrías Fraudenberg capítulo 1
Bibliografías
Autor Marcos sastrías Fraudenderg
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Título del libro Contabilidad dos
Editorial Trillas
Edición 26
Año 208
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Capítulo 9
Diario columnar
Introducción
El Diario columna es el resultado de la evolución que sufrió el Diario continental, por el aumento
de varias columnas de valores, el rayado de este libro es muy parecido al del Diario mayor donde
por lo regular consta de diez a doce columnas de valores, que conforman, la fecha, el número de
partida, concepto subcuenta, columnas especiales, columnas de varias cuentas, la forma de
registrar las operaciones, donde existen dos formas e registrar las operaciones en el Diario
tabular, esto permite tener una herramienta más completa para poder realizar los registros de
operaciones dentro de una empresa.
Objetivos de aprendizaje
Como nos vamos a dar cuenta en el estudio de este capítulo el Diario columnar al sufrir estas
modificaciones, nos permite poder aumentar varias columnas de valores para poder realizar
movimientos que ayude a realizar los asientos correspondientes, dependiendo de las cuentas que
vayamos a necesitar, o de las necesidades que la empresa requiera. Que nos quede claro cuales
el significado de concentración, con que se forma la concentración, como se forma el resumen de
varias cuentas etc.
2.
Segunda evolución del diario continental
El Diario columnar, llamado también tabular, y que más bien debiera llamarse columnar, es el
resultado de la segunda evolución que sufrió el Diario continental por aumento de múltiples
columnas de valores.
Concepto. Para anotar principalmente el nombre y el número del documento que ampara la
operación y además todos aquellos datos que puedan ser necesarios posteriormente para
cualquier aclaración; se pueden emplear varios renglones, si fuera necesario, pero no hay que
olvidar que la redacción debe ser clara y concisa.
Subcuenta. Para anotar el nombre de la subcuenta de las cuentas colectivas que se afectan.
√ En la columna marcada con este signo se debe anotar el número de la subcuenta, o
simplemente la contraseña √, lo cual indica que ya se hizo el pase al Mayor auxiliar en la
subcuenta correspondiente.
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Cuando el Diario tabular no se anotan los nombres de las subcuentas afectadas, el pase a los
Mayores auxiliares es más laborioso y, en consecuencia, más tardado, pues para hacerlo es
necesario tomar los importes y los nombres de las subcuentas de diferentes documentos, como
son; facturas, notas, recibos, etcétera.
Parcial. Para asentar las diversas cantidades que forman el total cargado o abonado en una
cuenta.
Columnas especiales. De las cuales se destinan dos para cada una de las cuentas que tienen
movimiento constante de cargo y abono, como las de caja, Clientes, documentos por cobrar,
Proveedores, etc., en cambio a cuentas como Gastos de venta, Gastos de administración,
compras etc., que únicamente tienen movimiento constante de cargo y rara vez de abono, se les
asigna una sola columna para sentar cargos, los abonos, si los hubiere, se escribirán en el
espacio denominado varias cuentas; los mismo se aplica a cuentas que solamente tienen
movimiento frecuente de abono y esporádicamente de cargo, como Ventas, Devoluciones sobre
compras, etc., a ellas basta destinarles únicamente una columna para sentar abonos; los cargos
que llegasen a tener se anotarán en el espacio de varias cuentas.
Columnas de varias cuentas. En estas columnas se anotan los cargos y los abonos de las
cuentas que tienen poco movimiento, tales como: mobiliario, Equipo de reparto, Otros gastos y
productos etc., en la primera de ellas, de izquierda a derecha, se anotan los cargos; en la
segunda, los abonos, y en la tercera el nombre de las cuentas.
Forma de registrar las operaciones. Existen dos formas de registrar las operaciones en el Diario
tabular, la primera, consiste en emplear tantos renglones como cuentas afecte la operación, o sea
tal como se hace el registro el registro en el Diario continental; la segunda, consiste en suprimir en
el espacio de concepto, los nombres de las cuentas afectadas, y tan solo emplear de él, para
redactar cada operación, uno o varios renglones, si fuera necesario.
El hecho de suprimir, en el espacio de concepto, los nombres de las cuentas, no resta claridad al
registro, ya que si se trata de saber las cuentas que afecto determinada operación, basta localizar
las columnas en las cuales se hizo el cargo y el abono.
La segunda forma de registrar las operaciones en el Diario tabular tiene, en relación con la
primera, las siguientes ventajas:
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 Mayor rapidez en el registro de operaciones, debido a que no se nota el nombre de las
cuentas afectadas Las operaciones se registran en menos renglones, lo cual hace caber mayor número de
asientos en cada hoja del Diario tabular.
Actividades de aprendizaje
Vamos a reforzar el conocimiento de esta unidad para que nos quede un poco más claro cuál fue
la modificación que sufrió el Diario columnar, las ventajas de registrar las operaciones en el Diario
tabular, las formas de registro de las operaciones en el Diario tabular, así mismo realizaremos
unas preguntas que nos ayude a tener más claro los conceptos de las modificaciones realizadas
en el Diario columnar.
1.- Cómo es llamado también el diario columnar?
Diario tabular.
2.- Cuales fueron las modificaciones que sufrió el Diario columnar?
El aumento de varias columnas de valores.
3.- A qué rayado es semejante el Diario continental?
Es semejante al Diario Mayor único.
4.- En qué consiste la forma del registro de operaciones?
En emplear tantos renglones como cuentas afecte la operación, y suprimir en el espacio de
concepto, los nombres de las cuentas afectadas.
5.- Qué significa la Concentración?
Es el asiento que, al terminar el ejercicio, pasa del Diario tabular a las cuentas del Mayor, y que
comprende todos los asientos efectuados durante uno o varios días.
6.- Qué es el Periodo de concentración?
El espacio de tiempo que se tome para concentrar los asientos del Diario tabular a las cuentas de
Mayor, que por lo regular es de un mes.
Segundo curso de contabilidad Elías Lara Flores capítulo 8
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Bibliografía
Autor Elías Lara Flores
Título del libro Segundo curso de contabilidad
Editorial Trillas
Edición 11
Año 2003 reimp 2006
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Capítulo 10
Procedimiento de diario y caja
Introducción
En este procedimiento podemos simplificar el registro de las operaciones, lo cual representa un
considerable ahorro de tiempo, es importante implantarlo donde las operaciones no tengan tanta
actividad empresarial, porque tiene el inconveniente de que los registros de operaciones debe
realizarse por una sola persona, y esta no podría realizarlo entiempo y forma en empresas donde
se tenga que efectuar un gran número de operaciones.
Objetivos de aprendizaje
Este capítulo nos permite darnos cuenta para que nos sirve el procedimiento de Diario y caja,
donde nos debe quedar bien claro que no se puede utilizar este procedimiento en empresas
donde se tengan que realizar un gran número de operaciones, debido a que el procedimiento en
mención es realizado únicamente por una sola persona, por eso es importante que tengamos bien
definido este concepto, tener en cuenta como se clasifican las operaciones en el procedimiento de
Diario y caja, las operaciones con descuento, cual es su procedimiento, cuando se puede
implantar el procedimiento de Diario de caja corrida etc.
Primera división del diario continental
El procedimiento del Diario tabular, del que se ha hablado en el capítulo anterior, no obstante que
tiene la ventaja de simplificar el registro de las operaciones, debido a que evita los pases
constantes a las cuentas del libro Mayor, lo cual representa un considerable ahorro de tiempo,
sólo conviene implantarlo en empresas de limitado campo de actividad comercial, por tener el
inconveniente de que el registro debe ser hecho por una sola persona, ésta no podría hacerlo
oportunamente en aquellas que efectúan un gran número de operaciones.
En tal caso, se requiere de procedimientos que, además de simplificar el registro, permitan repartir
entre dos o más personas según sea necesario, el trabajo de hacerlo.
En este capítulo, vamos a estudiar el procedimiento de Diario y caja, el cual permite distribuir,
entre dos personas, el trabajo contable que requiere el registro de las operaciones.
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El procedimiento de Diario y caja, precursor de la distribución del trabajo, es el resultado de la
primera evolución que tuvo el Diario continental al dividirse en dos Diarios.
Introducción
El Diario de caja corrida se debe de implementar en empresas donde cuya situación económica
no permita contar con una persona que tenga conocimientos de contabilidad, y además en donde
el volumen de operaciones en efectivo no sea muy voluminoso. Las operaciones en efectivo se
deben de registrarse en el Diario de caja de acuerdo al orden en que se vayan realizando, y la
información para efectuar los registros de operaciones, se debe tomar de los comprobantes de
salidas de dinero, como son las facturas, recibos, notas, etc.
Diario de caja corrida
El Diario de caja en forma corrida sólo se debe implantar en aquellas empresas cuya situación
económica no les permita tener un cajero con conocimientos de contabilidad y, además, en las
cuales el volumen de operaciones en efectivo no sea muy grande.
Rayado de caja corrida con dos conceptos. El rayado de este Diario es idéntico al de dos
páginas del libro Mayor; la página que queda en el lado izquierdo, al abrir el libro, se destina para
anotar las entradas de dinero, y la que queda en el lado derecho, para asentar las salidas.
Las operaciones en dinero efectivo se deben registrar en el Diario de caja, por el mismo orden en
que se vayan efectuando; los datos para hacer dicho registro se deben tomar directamente de los
comprobantes de entrada y salida de dinero, tales como facturas, recibos, notas, etcétera.
Cada asiento debe contener los siguientes datos: fecha de la operación, una breve redacción que
explique el motivo de la entrada o salida de dinero, importe, nombre o número de las contra
cuentas, o sea el de las cuentas en que se deben abonar las entradas de dinero, o el de las
cuentas en que deben cargarse las salidas de dinero, y el número de las subcuentas.
Al cajero le encumbre únicamente la tarea de anotar, de los datos que hemos enumerado, la
fecha, la redacción y el importe, la aplicación de las cuentas la debe hacer posteriormente el
contador para que, por medio de ella, se pueda formular el asiento de concentración, el número
de las subcuentas los debe anotar la persona encargada de hacer diariamente los pases a los
mayores auxiliares; partida por partida, para que aquellas den a conocer al momento con todo
detalle el movimiento habido, así como el saldo actual.
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Introducción
Este procedimiento es adecuado para implantarse en empresas donde haya un cajero con
conocimientos de contabilidad y en donde el volumen de operaciones en efectivo no sea
demasiado grande. La forma de registrar las operaciones es semejante a la caja corrida, la
diferencia es que la aplicación de las cuentas las hace el cajero, en vez del contador, donde al
contador únicamente debe de realizar uno o dos asientos de concentración por las entradas y
salidas de dinero
Diario de caja distribuida
Esta forma de llevar el Diario de caja sólo debe implantarse en empresas en las que el cajero
tiene conocimiento de contabilidad y en las que el volumen de operaciones en efectivo no sea
demasiado grande.
La caja distribuida se puede llevar en un libro con rayado de Mayor, del cual se emplea, para
registrar las operaciones, una o dos páginas; también se puede llevar en las hojas sueltas.
La forma de registrar las operaciones es muy semejante a la expuesta para la caja corrida; la
única diferencia está en que la aplicación de las cuentas la hace el cajero, en vez del contador;
por tanto, a este último solamente le encumbre hacer, en el Diario general uno o dos asientos de
concentración por las entradas y salidas de caja.
Introducción
Este procedimiento es importante implementarlo en empresas donde el cajero tiene conocimientos
de contabilidad, y además en donde las empresas tengan cierta cantidad de operaciones
establecidas, de igual forma también se puede implantar en empresas donde el cajero no tiene
suficientes conocimientos de contabilidad, porque en este caso el contador puede llevarlo,
tomando en cuenta la caja corrida, o de la información de las entradas y salidas de dinero.
Diario de caja tabular
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Esta forma de llevar el Diario de caja sólo conviene implantarse en empresas en las que el cajero
tiene conocimientos de contabilidad, y en las cuales, además, el volumen de operaciones en
efectivo llega a ser de cierta importancia; pero también se puede implantar cuando el cajero no
tenga suficientes conocimientos de contabilidad; en tal caso, el contador lo llevará, tomando los
datos de la caja corrida que lleva el cajero, o directamente de los comprobantes de entradas y
salidas que éste le proporcione.
Rayado de Diario de caja tabular. El Diario de caja, además de las columnas de fecha y número
de asiento, así como de los espacios de concepto y subcuentas, debe contener varias columnas
de valores, para sentar los cargos y abonos de las cuentas que reciban constante movimiento por
las entradas y salidas de dinero en efectivo, y espacio de varias cuentas, para anotar los cargos y
abonos de las que reciban poco movimiento por las entradas y salidas de dinero efectivo.
Las cuentas que, casi siempre, reciben cargos constante por salidas de dinero efectivo, son las de
compras o Almacén, IVA acreditable, Proveedores, Documentos por pagar, Gastos de venta y
Gastos de administración; a cada una de ellas se les destina una columna especial de valores; los
abonos que llegasen a recibir, por ser esporádicos, se anotarán en el espacio de varias cuentas.
Por supuesto, de las cuentas anteriores, puede haber algunas que, en determinadas empresas,
no tengan movimiento constante; en el caso, sus cargos y abonos se anotarán en el espacio de
varias cuentas.
Por tanto, para saber a qué cuentas se les deben destinar columnas especiales de valores, es
necesario conocer cuáles son las operaciones en efectivo que, en forma habitual, practica la
empresa; conocido esto, se asignan columnas especiales de valores para las cuentas que reciban
movimiento por dichas operaciones.
Formas que puede adoptar el diario de caja tabular. El Diario de caja tabular puede adoptar
tres formas distintas al distribuir las columnas y espacios que constituyen su rayado, las cuales se
denominan:
 Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo.
 Diario de caja tabular con dos conceptos.
 Diario de caja tabular con concepto en el centro.
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Introducción
En este Diario de caja tabular, las columnas y espacios se distribuyen en una sola hoja. El registro
de las operaciones se realiza de la misma forma que en el Diario tabular, o sea el registro de los
asientos de las entradas y salidas de dinero, se van acumulando en las columnas de las cuentas
correspondientes y al término del ejercicio, se realiza por todos ellos en el Diario general un
asiento de concentración.
Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo
En el Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo, las columnas y espacios se
distribuyen en una sola hoja, en el siguiente orden; fecha, concepto, subcuenta, parciales, varias
columnas de valores y espacios de varias cuentas. De las columnas de valores, las dos primeras
se dedican para la cuenta de caja, y las demás, para las cuentas que reciban abonos o cargos
constantes por las entradas y salidas de dinero efectivo. En el espacio de varias cuentas, se
anotan los cargos y abonos de las cuentas que, por tener movimiento esporádico, no necesitan
que se les asignen columnas especiales.
Registro de las operaciones. El registro de las operaciones se hace en la misma forma que en el
Diario tabular, o sea que los asientos por las entradas y salidas de dinero efectivo se van
acumulando en las columnas de las cuentas correspondientes y, al terminar el ejercicio, por todos
ellos se hace en el Diario general en un solo asiento de concentración.
Asiento de concentración. El asiento de concentración que, por lo regular, se hace
mensualmente, se forma con las sumas de los cargos y abonos de las cuentas que tengan o no
columnas especiales.
La suma de los cargos y abonos de las cuentas que tengan columnas especiales se anotan
después del último asiento, y las de los cargos y abonos de las que no las tengan se anotan al pie
del espacio de varias cuentas, con el título de resumen.
Antes de pasar el asiento de concentración al Diario general, es preciso comprobar lo siguiente:
 Que las sumas del resumen coincidan con las sumas de los cargos y abonos de las
columnas de varias cuentas.
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 Que las sumas de los movimientos deudores de todas las cuentas, incluyendo el de las
que aparecen en el resumen de varias cuentas, coincida con la de los movimientos
acreedores de todas las cuentas.
Introducción
En este Diario las operaciones en efectivo, simples y compuestas, se anotan en la página
izquierda o derecha, según sean de entradas o salidas, las operaciones con descuento primero se
asientan por el importe total, sin considerar el descuento y, después, en la página contraria, se
registra el descuento, para en la cuenta de Caja quede como saldo el importe neto recibido, o
pagado, según sea el caso.
Diario tabular con dos conceptos
En el Diario de caja tabular con dos conceptos, se emplean dos páginas, en cada una de las
cuales se distribuyen las columnas y espacios por el orden siguiente: fecha, concepto,
subcuentas, parciales, varias columnas de valores y espacios de varias cuentas. La primera
columna de valores de la página que queda en el lado izquierdo, se destina para los cargos de
cuenta de Caja, y las demás, para las cuentas que reciban cargos frecuentes por las entradas de
dinero efectivo. El espacio de varias cuentas que hay del lado izquierdo, se emplea para anotar
los abonos de las cuentas que no tienen movimiento constante, y el que queda en el lado derecho,
para asentar los cargos de las cuentas de poco movimiento.
Registro de las operaciones. Las operaciones en efectivo, simples y compuestas, se anotan en
la página izquierda o derecha, según sean de entradas o salidas; las operaciones con descuento
primero se asientan por el importe total, o sea, sin considerar el descuento, y después, en la
página contraria, se registra el descuento, para que en la cuenta de Caja quede como saldo el
importe neto recibido o pagado, según sea el caso.
Introducción
En este Diario las operaciones simples, compuestas y con descuento, se registran de la misma
manera que en el Diario de caja con dos conceptos, las operaciones con descuento, si así se
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desea, pueden registrarse en un solo asiento de concentración, ya que si se realizará uno por las
entradas y otro por las salidas no sumarían lo mismo, por encontrarse los descuentos en el lado
contrario.
Diario de caja con concepto en el centro
En el Diario de caja tabular con concepto en el centro, las columnas y espacios se distribuyen, de
izquierda a derecha, por el siguiente orden: espacio de varias cuentas, varias columnas de
valores, fecha, concepto, parciales, varias columnas de valores y espacio de varias cuentas. La
primera columna de valores que queda en el lado izquierdo de la fecha, se destina para los cargos
de la cuenta de Caja, y la primera columna que queda en el lado derecho de la de parciales, se
destina para los abonos de la cuenta de Caja, y las restantes, para las cuentas que reciben cargos
frecuentes por las salidas de dinero efectivo. El espacio de varias cuentas que está en el lado
izquierdo, se emplea para anotar los abonos de las cuentas que tienen poco movimiento, y el de la
derecha, para los cargos de las cuentas que tienen movimiento esporádico.
Introducción
En el Diario de operaciones diversas, es el que se emplea para registrar las operaciones de diario,
las que no promueven movimientos de dinero en efectivo, puede adoptar la forma de Diario
continental o la de Diario tabular. Es conveniente llevarlo en forma continental cuando funciona
como Diario principal, y en forma tabular, cuando se usa como Diario auxiliar.
Diario de operaciones diversas
El diario de operaciones diversas que, como sabemos, es el que se emplea para registrar las
operaciones de diario, o sea las que no promueven movimientos de dinero efectivo, puede adoptar
la forma de Diario continental o la de Diario tabular. Es conveniente llevarlo en forma continental
cuando funciona como Diario principal, y en forma tabular, cuando se usa como Diario auxiliar.
Si el Diario de operaciones diversas sirve de Diario principal, en él, además de registrar las
operaciones de diario, se deben asentar las concentraciones del Diario de caja. En este caso, del
Diario de operaciones diversas se hacen los pases a las cuentas del Mayor.
Si el Diario de operaciones diversas se usa como Diario auxiliar, es necesario llevar además un
Diario general de forma continental, para pasar a él tanto las concentraciones del Diario de
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operaciones diversas, como las de Diario de caja. En este caso se hacen los pases del Diario
general a las cuentas del Mayor.
Cabe indicar aquí la diferencia que hay entre el Diario principal y los Diarios auxiliares.
Diario principal. El Diario principal, también conocido con el nombre de Diario general, es aquel
en el cual quedan registradas todas las operaciones efectuadas por la empresa; de él se hacen
los pases a las cuentas del Mayor.
Diario auxiliares. Son aquellos en los cuales se registran determinados grupos de operaciones;
de ellos, por conducto de Diario general, se hacen los pases a las cuentas del libro Mayor; en
México, cuando la empresa tiene establecido el sistema de registro electrónico, los pases a las
cuentas del libro Mayor se hacen de manera automática e instantánea.
Actividades de aprendizaje
Como hemos visto en este capítulo el procedimiento de diario y caja, nos podemos dar cuenta la
aplicación de los diferentes diarios de caja, en los cuales se pueden aplicar dependiendo de las
necesidades de cada empresa y del tipo de operaciones que se realicen. Es conveniente saber
los procedimientos más importantes, la clasificación de las operaciones, las operaciones con
descuento, el Diario de caja distribuida y tabular.
Se aplicarán unas preguntas para dejar bien definido los conceptos y la aplicación de estos
diarios de Caja.
1.- En dónde es conveniente implementar el Diario de caja corrida?
En empresas cuya situación económica no les permita tener un cajero con conocimientos de
contabilidad.
2.- En dónde es conveniente implementar el Diario de caja distribuida?
En empresas en las que el cajero tiene conocimientos de contabilidad y en las que el volumen de
operaciones no sea demasiado grande.
3.- En dónde es conveniente implementar el Diario de caja tabular?
En empresas donde el cajero tenga conocimientos de contabilidad y donde el volumen de
operaciones en efectivo llegue a ser de gran importancia.
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4.- Cómo fue la primera distribución del trabajo contable que requiere el registro de las
operaciones?
Esta se realizó entre dos personas, a una se le encomendó el registro de las operaciones de
caja; y a la otra, el de las de diario.
5.- Qué son las Operaciones de caja?
Son las que originan ingresos o egresos de dinero efectivo, tales como ventas y compras al
contado riguroso, abonos recibidos de clientes, pagos por sueldos etc.,
6.- Qué son las Operaciones de diario?
Son las que no promueven movimiento de dinero efectivo, tales como ventas y compras a
crédito, ventas y compras garantizadas con documentos etc.,
Segundo curso de contabilidad Elías Lara Flores capítulo 9
Bibliografía
Autor Elías Lara Flores
Título del libro Segundo curso de contabilidad
Editorial Trillas
Edición 11
Año 2003 reimp 2006
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Capítulo 11
Procedimiento centralizador
Introducción
Este procedimiento permite distribuir entre dos o más personas, el trabajo contable que requiere el
registro de operaciones. El procedimiento centralizador es el resultado de la segunda división que
sufrió el Diario continental al dividirse en varios diarios, este procedimiento se basa en asignar un
diario especial a cada clase de operaciones que se efectúen repetidas veces. Por tanto, en el
procedimiento Centralizador, el número de diarios especiales es limitado, debido a que se fija con
relación al número de grupo de operaciones que se efectúan con más frecuencia.
Objetivos de aprendizaje
Es importante que se tenga bien definido los conceptos de esta unidad, cuales son los
procedimientos de los diferentes diarios que se estudiarán, cada uno de los diarios tienen
diferentes aplicaciones debido a los movimientos que se aplican con las cuentas que su concepto
lo determina, debemos tener en cuenta que las cuentas que se aplican están destinadas al tipo de
operación que la empresa así lo requiere.
Segunda división del diario continental
El procedimiento de Diario y caja, estudiado en el capítulo anterior, aunque tiene la ventaja de que
hace posible repartir entre las personas el trabajo de registro de operaciones, solamente debe
implantarse en aquellas empresas que efectúen un bajo número de operaciones puesto que la
división del trabajo que permite, no es suficiente para registrar, oportunamente, un volumen muy
alto de operaciones.
Para poder registrar eficaz y oportunamente un gran número de operaciones, se requiere de
procedimientos por los cuales se puede dividir aún más el trabajo de registro de dichas
operaciones.
En este capítulo vamos a estudiar el procedimiento Centralizador, el cual permite distribuir, entre
más de dos personas, el trabajo contable que requiere el registro de operaciones.
El procedimiento Centralizador es el resultado de la segunda evolución que sufrió el Diario
continental al dividirse en varios diarios.
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El procedimiento Centralizador se basa en asignar un diario especial a cada clase de operaciones
que se efectúan repetidas veces.
Para fijar el número de diarios especiales que deben establecerse al implantar este procedimiento,
es preciso determinar cuales los grupos de operaciones que se repiten frecuentemente, hecho lo
cual, se establecen tantos diarios especiales como grupos de operaciones se encuentren en las
condiciones antes señaladas.
Por tanto, en el procedimiento Centralizador, el número de diarios especiales es ilimitado, debido
a que se fija con relación al número de grupos de operaciones que se efectúan con más
frecuencia.
Grupos de operaciones que se efectúan con más frecuencia. Los grupos de operaciones que
se efectúan repetidas veces, por lo general, en empresas importantes, son los siguientes:
 Cobros y pagos en efectivo.
 Compras de mercancías al contado, a crédito y con garantía documental.
 Ventas de mercancías al contado, a crédito y con garantía documental.
 Venta de mercancías a precios de costo.
 Expedición o aceptación y pago de documentos que garantizan compras de mercancías u
otros conceptos.
 Recepción, cobro y endoso de documentos que garantizan ventas de mercancías u otros
conceptos.
Diarios especiales. De acuerdo con los grupos de operaciones anteriores, los diarios especiales
que se deben establecer al implantar el procedimiento de registro centralizador, son:

Diario de caja.

Diario de compras.

Diario de ventas.

Diario de salidas de almacén.

Diario de documentos por pagar.

Diario de documentos por cobrar.

Diario de operaciones diversas.
Introducción
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En este Diario se deben de anotar únicamente las entradas y salidas de dinero en efectivo, las
operaciones que afectan el Diario de caja se registran de igual forma que en el de procedimiento
de Diario y caja que se estudió el capítulo anterior, así mismo las operaciones que afectan el
Diario de caja afectan a otro diario, deben de registrarse en ambos diarios, por medio de cuentas
puente de cuentas de enlace.
Diario de caja
En este diario, que puede adoptar la forma corrida, distribuida o tabular, se deben anotar
únicamente operaciones que originan movimientos de numerario, o sea de entradas y salidas de
dinero efectivo. En lugar de este diario se puede llevar el de bancos, con fondo de caja chica.
Las operaciones que únicamente afectan al Diario de caja se registran en igual forma que en el de
procedimiento de Diario y caja estudiando en el capítulo anterior; en cambio, las que además de
afectar al Diario de caja afectan a otro diario, se deben registrar en ambos diarios, por medio de
cuentas puente o de enlace.
De los grupos de operaciones que se efectúan constantemente, por lo general en empresas
mercantiles importantes hay algunos que además de afectar al Diario de caja afectan a otro diario;
entre ellos, están los de compras y ventas de mercancías al contado.
Introducción
Este Diario se efectúa cuando una empresa realiza compras de mercancías con frecuencia, se
deben de registrar las adquisiciones de las mercancías, los gastos de compras, las devoluciones y
descuentos sobre compras. En este Diario aparte de que se registren las cuentas antes
mencionadas, se registran con el objeto de que proporcione, en cualquier momento, el importe de
las compras netas. En el Diario de compras no deben de registrarse las compras, los gastos de
compras y las devoluciones y descuentos sobre compras de bienes distintos de las mercancías.
Diario de compras
El Diario de compras se establece cuando la empresa efectúa compras de mercancías con
frecuencia; en él se debe registrar las adquisiciones de mercancías, los gastos de compra, las
devoluciones y descuentos sobre compras.
En el Diario de compras no sólo se registran las adquisiciones de mercancías, sino también los
gastos de compra y las devoluciones y descuentos sobre compras, con el objeto de que
proporcione, en cualquier momento, el importe de las compras netas.
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Por supuesto, en el Diario de compras no deben registrarse las compras, los gastos de compra y
las devoluciones sobre compras de bienes distintos de las mercancías; por ejemplo, de mobiliario,
de equipo de reparto, de papelería, etc., sino en otros que veremos posteriormente.
Rayado del diario de compras. El rayado de este libero debe contener columnas de valores
suficientes para registrar los cargos y abonos de las cunetas que se vean afectadas por las
compras,, gastos de compra, devoluciones y descuentos sobre compras, y además, columnas y
espacios apropiados para anotar fecha de la operación, número de partida, número de factura o
nota y nombre del proveedor.
Desde luego, si además de los datos informativos antes indicados, se desea conocer otros; tales
como compras de mayoreo, compras de menudeo; compras clasificadas por departamentos; por
ejemplo, compras del departamento para damas, compras del departamento para caballeros, etc.,
compras clasificadas por líneas de artículos; por ejemplo, compras de ropa, compras de calzado,
compras de juguetería, etc., proveedores clasificados por zonas, estados o países; por ejemplo,
proveedores locales, proveedores foráneos, proveedores nacionales, proveedores extranjeros,
etc., basta agregar en el Diario de compras tantas columnas como datos informativos se deseen
conocer.
Por tanto, el rayado del Diario de compras varía con relación en las operaciones que en él se
registren y a los datos informativos que de ella se deseen conocer.
Registro de operaciones. A continuación se presentan los asientos que producen las compras,
los gastos de compras y las devoluciones y descuentos sobre compras, se cargan en la cuenta de
Almacén y se abonan en a de Compras; además, en el Diario de baja, se cargan en la cuenta de
Compras al contado y se abonan en la de Caja.
Compras al contado. En el Diario de compras, se cargan en la cuenta de Almacén y se abonan
en la de Compras al contado; además, en el Diario de caja, se cargan en la cuenta de Compras al
contado y se abonan en la de Caja.
Compras a crédito. En el diario de compras se cargan en la cuenta de Almacén y se abonan en
la colectiva de Proveedores. No afectan a otro Diario.
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Compras con garantía documental. En el Diario de compras se cargan en la cuenta de Almacén
y se abonan en la de Proveedores-Cuenta puente; además, en el Diario de documentos por pagar
se cargan en la de Acreedores diversos-Cuenta puente; además, en el Diario de caja se cargan en
la de Acreedores diversos-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.
Gastos de compra a crédito. En el Diario de compras se cargan en la cuenta de Almacén y se
abonan en la colectiva de Acreedores diversos. No afectan a otro Diario.
Devoluciones sobre compras en efectivo. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de
Almacén y se cargan en la de Proveedores-Cuenta puente; además, en el Diario de caja se
cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la de proveedores-Cuenta-puente.
Devoluciones sobre compras a crédito. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de
Almacén y se cargan en la colectiva de Proveedores. No afectan a otro Diario.
Documentos sobre compras en efectivo. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de
Almacén y se cargan en la de Proveedores-Cuenta puente; además, en el Diario de caja se
cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la de Proveedores-Cuenta puente.
Descuentos sobre compras a crédito. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de
Almacén y se cargan en la colectiva de Proveedores. No afectan a otro Diario.
El IVA acreditable. Se registra en el Diario de compras, en todos los casos.
Introducción
Este Diario se establece cuando una empresa efectúa venta de mercancías con frecuencia, en él
se deben de registrar las ventas y las devoluciones y descuentos sobre ventas, en este Diario no
sólo se registran las ventas de mercancías, sino también las devoluciones y descuentos sobre
ventas, con el propósito de que proporcione en cualquier momento el importe de las ventas netas.
En este Diario no se deben de registrar las ventas, las devoluciones y descuentos sobre ventas de
bienes distintos de las mercancías, por ejemplo; de terrenos, de equipo de oficina, de equipos de
reparto, etc.
Diario de ventas
El Diario de ventas se establece cuando la empresa efectúa ventas de mercancías con frecuencia;
en él se deben registrar las ventas y las devoluciones y descuentos sobre ventas.
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En el Diario de ventas no sólo se registran las ventas de mercancías, sino también las
devoluciones y descuentos sobre ventas, con objeto de que proporcione, en cualquier momento,
el importe de las ventas netas.
En el Diario de ventas, no deben registrarse las ventas, las devoluciones y descuentos sobre
ventas de bienes distintos de las mercancías; por ejemplo, de terrenos, de equipo de oficina, de
equipo de reparto, etc., sino en otros Diarios que veremos más adelante.
Rayado de Diario de ventas. El rayado de este Diario debe contener suficientes columnas de
valores para asentar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por las ventas, las
devoluciones y descuentos sobre ventas, y además, columnas y espacios apropiados para anotar;
fecha de la operación, número de partida, número de factura o nota y nombre del cliente.
Si además de los datos informativos antes dichos, se desea conocer otros como, por ejemplo,
ventas de mayoreo, ventas de menudeo; ventas clasificadas por departamento o por línea de
artículos; o clientes clasificados por zonas, estados o países, basta agregar en el Diario de ventas
columnas como nuevos datos informativos se deseen conocer.
Por lo tanto, el rayado del Diario de ventas varía con relación a las operaciones que en él se
registran y a los datos informativos que de ellas se deseen conocer.
Registro de operaciones. A continuación se presentan los asientos que producen las ventas, las
devoluciones y descuentos sobre ventas, así como su registro en el Diario de ventas.
Ventas al contado. En el Diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se cargan en la de
ventas al contado; además, en el Diario de caja, se cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la
de Ventas al contado.
Ventas a crédito. En el diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se cargan en la
colectiva de Clientes. No afectan a otro Diario.
Ventas con garantía documental. En el Diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se
cargan en la de Clientes-Cuenta puente; además, en el Diario de documentos por cobrar, se
cargan en la cuenta de Documentos por cobrar y se abonan en la de Clientes-Cuenta puente.
Devoluciones sobre ventas en efectivo. En el Diario de ventas se cargan en la cuenta de
Ventas y se abonan en la de Clientes-Cuenta puente; además, en el Diario de caja, se cargan en
la de Clientes-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.
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Devoluciones sobre ventas a crédito. En el Diario de Ventas se cargan en la cuenta de Ventas
y se abonan en la cuenta de Clientes. No afectan otro Diario.
Descuentos sobre ventas en efectivo. En el Diario de Ventas se cargan en la cuenta de Ventas
y se abonan en la de Clientes-Cuenta puente; además, en el Diario de caja, se cargan en la de
Clientes-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.
Descuentos sobre ventas a crédito. En el Diario de ventas se cargan en la cuenta de Ventas y
se abonan en la colectiva de Clientes. No afectan otro Diario.
El IVA por pagar. Se registra en el diario de ventas, en todos los casos.
Introducción
En este Diario se registran las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio de costo, es
importante que siempre exista el Diario de ventas y que además el procedimiento que se lleve
para el registro de las operaciones de mercancías sea el de inventarios perpetuos. Este Diario
debe de contener suficientes columnas de valores donde se anoten los cargos y los abonos de las
diferentes cuentas que se vean afectadas por las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio
de costo.
Diario de salidas de almacén
El Diario de salidas de almacén, llamado con más propiedad de costo de ventas, puesto que en él
se registran las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio de costo, se debe establecer
siempre que exista el Diario de ventas y que, además, el procedimiento que se lleve para registrar
las operaciones de mercancías sea el de inventarios perpetuos.
Rayado del diario de salidas de almacén. El rayado de este diario debe contener suficientes
columnas de valores para anotar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por
las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio de costo, y además, columnas y espacios
apropiados para sentar: fecha de la operación, número de partida, número de nota de salida o
entrada, cantidad, nombre y costo unitario de los artículos que salen del almacén o entran el él.
La cantidad, el nombre y el costo unitario, se deben asentar únicamente cuando las notas de
salida o entrada contengan una reducida variedad de artículos, y no deben registrarse cuando la
variedad de ellos sea numerosa; en el primer caso, el costo de las ventas y el de las devoluciones
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sobre ventas se determina en el Diario; en el segundo, se determina en las notas de salida o
entrada, y en el Diario únicamente se anota el resultado.
Registro de operaciones. A continuación se presentan los asientos que producen las ventas y
las devoluciones sobre ventas, por lo que respecta a su precio de costo, pues el de ventas ya se
trató ampliamente al estudiar el Diario de ventas.
Ventas a precio de costo. En el Diario de salidas de almacén se cargan en la cuenta de Costo de
ventas y se abonan en la de Almacén. No afectan a otro diario.
Devoluciones sobre ventas a precio de costo. En el Diario de salidas de almacén se cargan en
la cuenta de Almacén y se abonan en la de Costo de ventas. No afectan a otro diario.
En el Diario de salidas de almacén también se debe anotar el costo de las remesas y el de las
ventas de mercancías en consignación, para que por medio de él se conozca el costo de las
ventas en consignación; además, en este Diario se debe registrar el costo de los artículos que se
retiran del almacén no para venderlos, sino para su uso particular del propietario, para
propaganda, para mantenimiento y conservación de alguno de los bienes del Activo fijo, por
defectuosos, etc., desde luego, el costo de estos artículos no debe cargarse en la cuenta de Costo
de ventas, sino en la de Gastos que proceda en cada caso; por ejemplo, xi fueron retirados para
uso personal del propietario, su costo se carga en la de Gastos personales; si para propaganda,
en la de Gastos de venta; si para mantenimiento y conservación del equipo de oficina, en la de
Gastos de administración; etcétera.
Costo de las mercancías remitidas en consignación. En el Diario de salidas de almacén se
carga en la cuenta de Mercancías en consignación y se abona en la de Almacén. No afectan a
otro diario.
Costo de las ventas en consignación. En el Diario de salidas de almacén se carga en la cuenta
de Costos y ventas de mercancías en consignación y se abona en la de Mercancías en
consignación. No afecta a otro diario.
Por supuesto, el precio de venta de estas mercancías se debe anotar en el Diario de ventas para
lo cual es preciso que se le aumenten dos columnas de valores; una de ellas, para la cuenta de
Comisionistas; y la otra, para la de Costo y ventas de mercancías en consignación.
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Artículos retirados del almacén para no venderlos. En el Diario de salidas de almacén, el costo
de estos artículos se carga en la cuenta de Gastos que proceda y se abona en la de Almacén. No
afecta a otro diario.
Introducción
En este Diario se debe establecer cuando las empresas expidan o acepten documentos para su
pago con frecuencia, aquí se registran todos los títulos de crédito que se expidan o se acepten,
como los que se pagan, cancelen o sustituyan. En este Diario se debe de contener espacios para
notar la fecha de la operación, el número de la operación, número del documento y columnas de
valores suficientes para registrar los cargos y los abonos de las cuentas que se vean afectadas
por la expedición, aceptación, pago, cancelación y sustitución de documentos a cargo de la
empresa.
Diario de documentos por pagar
Este Diario se debe establecer sólo cuando la empresa expide o acepte documentos para su pago
con bastante frecuencia; en él se deben registrar tanto los títulos de crédito (letras de cambio y
pagarés) que se expiden o aceptan, como los que se pagan, cancelan o sustituyan.
En el Diario de documentos por pagar no sólo se deben anotar los documentos que se expiden o
acepten, sino también los que se pagan, cancelan o sustituyan para que proporcione, en cualquier
momento, el saldo de documentos por pagar.
Rayado del Diario de documentos por pagar. El rayado de este Diario debe contener espacio
para anotar fecha de la operación, número de la operación, número del documento y columnas de
valores suficientes para registrar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por la
expedición, aceptación, pago, cancelación y sustitución de documentos a cargo de la empresa;
además, se pueden establecer columnas y espacios para anotar: clase, y serie del documento,
nombre de la persona a favor de quien se expida el documento, fecha del vencimiento, fecha de
pago, fecha de cancelación o sustitución, etc., sin embargo, es preferible que todos estos datos de
carácter informativo los contenga el Registro de documentos por pagar, y no el Diario, para que en
este último el registro de las operaciones sea menos laborioso y, en consecuencia más rápido.
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Registro de operaciones. A continuación, se indican los asientos que produce la expedición o
aceptación, el pago y cancelación de documentos a cargo de la empresa, así como su registro en
el Diario de documentos por pagar.
Expedición o aceptación de documentos sin intereses. En el Diario de documentos por pagar,
el valor nominal de los títulos de crédito que se expiden o acepten se abona en la cuenta de
Documentos por pagar y se carga en la de Proveedores-Cuenta puente, así los documentos
proceden de compras de mercancías, o en la de Acreedores diversos-Cuenta puente, si proceden
de operaciones distintas de la compra de mercancías.
Expedición o aceptación de documentos con intereses. En el Diario de documentos por pagar,
si en los títulos de crédito que se expiden se incluyen intereses, el registro se hace así: en la
cuenta puente que proceda en cada caso se carga el importe de la operación más el del IVA, en
caso de que la operación lo cause; en la de Gastos y productos financieros se carga el importe de
los intereses; en la de IVA acreditable se carga el IVA de los intereses; y en la de Documentos por
pagar se abona la suma de los importes cargados.
La expedición o aceptación de títulos de crédito, además de afectar el Diario de documentos por
pagar, afecta el de compras si las letras de cambio o pagarés proceden de adquisiciones de
mercancías; al de caja, si proceden de préstamos de dinero efectivo; o al de operaciones diversas,
si proceden de otras operaciones.
Pago de documentos. En el Diario de documentos por pagar, el valor nominal de los títulos de
créditos que se pagan se carga en la cuenta de Documentos por pagar y se abona en la de
Proveedores-Cuenta puente, si los documentos proceden de la compra de mercancía o en la
Acreedores-Cuenta puente, si proceden de otras operaciones.
Pago de documentos con intereses. En el Diario de documentos por pagar, el pago de títulos de
crédito con intereses se registra así; en la cuenta de Documentos por pagar se carga el valor
nominal de las letras de cambio o pagarés; en la de Gastos y productos financieros se carga el
importe de los intereses; en la del IVA acreditable se carga el importe del IVA de los intereses; y
en la cuenta puente que proceda en cada caso, se abona la cantidad total que se paga.
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Pago de documentos con descuento. En el Diario de documentos por pagar, el pago de títulos
de crédito con descuento se registra de este modo; en la cuenta de Documentos por pagar se
carga el valor nominal de las letras de cambio o pagarés; en la de Gastos y productos financieros
se abona el valor del descuento; y en la cuenta puente que proceda en cada caso se abona la
cantidad neta que se paga.
Pago de documentos con descuento cuando su valor nominal tiene incluido el IVA.
Recuerde que en estas operaciones parte del descuento corresponde a producto financiero y, el
resto, a IVA acreditable, su registro en el Diario de documentos por pagar se hace de esta
manera: en la cuenta de Documentos por pagar se carga el valor nominal de las letras de cambio
o pagarés; en la de Gastos y productos financieros se abona el producto financiero; en la de IVA
acreditable se abona el importe del IVA que se recupera; y, en la cuenta puente que proceda en
cada caso se abona la cantidad neta que se paga.
El pago de documentos, ya sea con intereses, ya sea con descuento o sin ambos, además de
asentarse en el Diario de documentos por pagar, se debe anotar en el de caja.
En el Diario de caja, el pago de documentos se abona en la cuenta de Caja y se carga en la
cuenta puente que proceda en cada caso.
Cancelación de documentos. La cancelación de títulos de crédito se hace cuando la operación
que origino su expedición o aceptación se anule; no debe confundirse con la sustitución de
documentos, pues ésta se hace sin que la operación se anule, o sea que simplemente se expiden
o se aceptan pagar nuevos documentos en cambio de otros.
Tanto la cancelación como la sustitución de documentos se deben registrar en el Diario de
documentos por pagar.
El valor nominal de los documentos a cargo del negocio que se cancelan se carga en la cuenta de
Documentos por pagar y se abona en la de Proveedores-Cuenta puente si los títulos de crédito
proceden de la compra de mercancías, o en la de Acreedores diversos-Cuenta puente, si
proceden de operaciones distintas de la compra de mercancías.
El valor nominal de los documentos a cargo del negocio que se sustituyen por otros se carga en la
cuenta de Documentos por pagar, y el de los nuevos documentos se abona en la propia cuenta de
Documentos por pagar. Si los nuevos documentos causan intereses, entonces el importe de ellos
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se carga en la cuenta de Gastos y productos financieros, y por lo tanto el IVA de los intereses se
carga en la cuenta de IVA acreditable.
Introducción
En este Diario solo se establece cuando la empresa recibe documentos a su favor con bastante
frecuencia, en él se registran, tanto los títulos de crédito, letras de cambio y pagarés que se
reciben para el cobro, como os que se cobran, endosan, cancelen o sustituyan. El rayado de este
Diario debe de contener espacio para anotar la fecha de la operación, número del documento y
columnas de valores suficientes para registrar los cargos y los abonos de las cuentas que se vean
afectadas por la recepción, cobro, endoso, cancelación o sustitución de documentos a favor de la
empresa.
Diario de documentos por cobrar
Este Diario se debe establecer sólo cuando la empresa recibe documentos a su favor con
bastante frecuencia; en él se deben registrar, tanto los títulos de crédito, letras de cambio y
pagarés, que se reciben para su cobro, como los que se cobran, endosan, cancelan o sustituyen.
En el Diario de documentos por cobrar, no sólo se registra la recepción de títulos de crédito a
favor del negocio, sino también los que se cobran, endosan y cancelan, para que proporcione, en
cualquier momento, el saldo de documentos por cobrar.
Rayado de documentos por cobrar. El rayado de este Diario debe contener espacio para notar
fecha de la operación, número de la operación, número del documento y columnas de valores
suficientes para registrar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por la
recepción, cobro, endoso, cancelación y sustitución de documentos a favor de la empresa;
además, se pueden establecer columnas y espacios para anotar: clase y serie del documento,
nombre de la persona a cuyo cargo está el documento, valor nominal, fecha de vencimiento, fecha
de cobro, endoso, cancelación o sustitución, etc., sin embargo, es preferible que todos estos datos
de carácter informativo los contenga el Registro de documentos por cobrar, y no el Diario, para
que en este último el registro de las operaciones sea menos laborioso y, en consecuencia, más
rápido.
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Registro de operaciones. A continuación se indican los asientos que producen la recepción,
cobro, endoso, cancelación y sustitución de documentos a favor de la empresa, así como su
registro del Diario de documentos por cobrar.
Recepción de documentos sin intereses. En el Diario de documentos por cobrar, el valor
nominal de los títulos de crédito que se reciben se carga en la cuenta de Documentos por cobrar y
se abona en la de Clientes-Cuenta puente, si los documentos proceden de ventas de mercancías,
o en la de Deudores diversos-Cuenta puente, si proceden de operaciones diferentes de la venta
de mercancías.
Recepción de documentos con intereses. En el Diario de documentos por cobrar, el cobro de
títulos de crédito con descuento se registra de este modo: en la cuenta de Documentos por cobrar
se abona el valor nominal de las letras de cambio o pagarés; en la de Gastos y productos
financieros se carga el importe del descuento; y en la cuenta puente que produce en cada caso se
carga la cantidad neta que se cobra.
Cobro de documentos con descuento cuando su valor nominal tiene incluido IVA. Recuerde
que en estas operaciones parte del descuento corresponde a pagos financieros y, el resto, a IVA
por pagar, su registro en el Diario de documentos por cobrar se hace de esta manera: en la cuenta
de Documentos por cobrar se abona el valor nominal de las letras de cambio o pagarés; en la de
Gastos y productos financieros se carga el gasto financiero; en la de IVA por pagar se carga el
IVA que se registra; y, en la cuenta puente que proceda en cada caso se carga la cantidad neta
que se cobra.
El cobro de documentos, ya sea con intereses, ya sea con descuento o sin ambos, además de
asentarse en el Diario de documentos por cobrar, se debe anotar en el de caja.
En el Diario de caja, el cobro de documentos se carga en la cuenta de Caja y se abona en la
cuenta puente que produce en cada caso.
Cancelación de documentos. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de las
letras de cambio y pagarés a favor de la empresa que se cancelan se abona en la cuenta de
Documentos por cobrar y se carga en la de Clientes-Cuenta puente, si los documentos proceden
de la venta de mercancías, o en la de Deudores diversos-Cuenta puente, si proceden de
operaciones diferentes de la venta de mercancías.
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Sustitución de documentos. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de las
letras de cambio y pagarés a favor de la empresa que se sustituyen por otros se abona en la
cuenta de Documentos por cobrar, y el de los nuevos títulos se carga en la propia cuenta de
Documentos por cobrar. Si los nuevos documentos causan intereses, el importe de ellos se abona
en la cuenta de Gastos y productos financieros, y el IVA de los intereses se abona en la cuenta de
IVA por pagar.
Endoso de documentos de crédito. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de
las letras de cambio y pagarés que la empresa endosa se abona en la cuenta de Documentos por
cobrar en la de Documentos endosados, y si se carga en la cuenta puente en cada caso. Si la
persona o institución a quien se endosan los títulos de crédito descuenta intereses y comisión de
cobro, el importe de ambos se carga en la cuenta de gastos y productos financieros; en la de IVA
acreditable se carga el IVA de la comisión de cobro; y el importe neto que por ellos paga se carga
en la cuenta puente correspondiente.
Cuando el valor nominal de los documentos que se endosan se abona en la cuenta de
documentos por cobrar, a la vez es necesario registrar en el Diario de operaciones diversas la
responsabilidad contingente, por medio del asiento siguiente: se carga a Documentos endosados,
con abono a Responsabilidad por endosos.
Introducción
En este Diario se anotan las operaciones que por poca frecuencia, no hace necesario el uso de un
diario especial, como son: compras y ventas de terrenos, de edificios, de mobiliario etc. El rayado
de operaciones diversas es igual al del Diario columnar o tabular, existen diferentes cuentas que
se aplicar en este procedimiento para el registro de las operaciones, las cuales son de necesidad
para el funcionamiento de la empresa.
Diario de operaciones diversas
En el Diario de operaciones diversas, se deben anotar las operaciones que, por ser poco
frecuentes no hacen necesario el uso de un Diario especial; tales como compras y ventas de
terrenos, de edificios, de mobiliario, etcétera.
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Se debe llevar en forma tabular, para que en él se vayan acumulando las operaciones efectuadas
durante el ejercicio, y al terminar éste se pasen en un solo asiento de concentración al Diario
general.
El rayado del Diario de operaciones diversas es igual al Diario columnar o tabular presentado en el
capítulo 8.
Diario general. En el Diario general se debe registrar el asiento de apertura, los asientos de
concentración de los Diarios auxiliares, los asientos de ajuste, los asientos de Pérdidas y
ganancias y el asiento de cierre.
Se debe llevar en forma de Diario continental, para que sus asientos pasen uno a uno a las
cuentas del Mayor correspondiente.
Libro mayor. Del libro mayor se obtienen los datos para la formación de la Balanza de
comprobación, de la Balanza de saldos ajustados y de la Balanza previa al Balance general.
Mayores auxiliares. Las subcuentas de los Mayores reciben pases constantes de los Diarios
auxiliares y del Diario general, cada vez que en ellos tengan movimientos, cuentas colectivas o de
control.
La suma de los saldos de las subcuentas de cada Mayor auxiliar debe coincidir con el saldo de la
de los Diarios auxiliares.
Balanza de comprobación. Los datos para la formación de la Balanza de comprobación se
obtienen del libro Mayor, una vez que a él han sido pasados el asiento de apertura y los asientos
de concentración de los Diarios auxiliares.
Balanza de saldos ajustados. Para la formación de esta balanza, se toman los datos del libro
Mayor, una vez que a él han sido pasados los asientos de ajuste.
Balanza previa. Los datos para su formación se toman del libro Mayor, una vez que a él han sido
pasados los asientos de pérdidas y ganancias.
Balance general. Este documento se hace con las cuentas que integran la balanza previa; sus
anexos, relaciones o pormenores, se forman con los datos que proporcionan los Mayores
auxiliares.
Estado de pérdidas y ganancias. Para la formación del Estado de pérdidas y ganancias, se
toman los datos de la Balanza de comprobación, de la Balanza ajustada y de los Mayores
auxiliares.
Actividades de aprendizaje
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En este capítulo se estudió la división del Diario continental en varios diarios, en donde
dependiendo de las características de cada empresa se pueden poner en práctica los diferentes
Diarios ya mencionados, por ejemplo en el Diario de cuentas por pagar, en donde una empresa
acepta documentos para su pago con frecuencia, en donde s registran todos los documentos por
pagar que se aceptan o se expida. En el Diario de las cuentas por cobrar, se utiliza solo cuando
una empresa recibe documentos a su favor con frecuencia, en el Diario no sólo la recepción de
títulos de crédito si no también los que se cobran, endosan y cancelan, para que proporcione, en
cualquier momento requerido el saldo de documentos por cobrar.
1.- Para que nos sirve el procedimiento Centralizador?
Nos permite distribuir entre más de dos personas, el trabajo contable que requiere el registro de
operaciones.
2.- En que se basa el procedimiento Centralizador?
En asignar un diario especial a cada clase de operaciones que se efectúan varias veces.
3.- Cuales son los diarios especiales que se deben de establecer al implantar el
procedimiento de registro centralizador?
a) Diario de caja.
b) Diario de compras.
c) Diario de ventas.
d) Diario de salidas de almacén.
e) Diario de documentos por pagar.
f) Diario de documentos por cobrar.
g) Diario de operaciones diversas.
4.- Cuando debe de establecerse el Diario de compras?
Cuando la empresa efectúa compras de mercancías con frecuencia, en el se deben registrar las
adquisiciones de mercancías, los gastos de compras, las devoluciones y descuentos sobre
compras.
5.- Cuando se debe de establecer el Diario de ventas?
Cuando la empresa efectúa ventas de mercancías con frecuencia, en el se deben registrar las
ventas y las devoluciones y descuentos sobre ventas.
6.- Cuando se debe de establecer el Diario de documentos por pagar?
Cuando la empresa expida o acepte documentos para su pago con bastante frecuencia, en el se
deben de registrar los títulos de crédito, que se expiden o acepten, como los que se pagan,
cancelen o sustituyan.
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7.- Cuando se debe de establecer el Diario de documentos por cobrar?
Cuando la empresa reciba documentos a su favor con bastante frecuencia, en el se deben de
registrar, tanto los títulos de crédito, letras de cambio y pagarés que se reciban para su cobro,
como los que se cobran, endosa, cancelan o sustituyan.
Segundo curso de contabilidad Elías Lara Flores capítulo 10
Bibliografía
Autor Elías Lara Flores
Título del libro Segundo curso de contabilidad
Editorial Trillas
Edición 11
Año 2003 reimp 2006
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Capítulo 12
Procedimiento de pólizas
Introducción
Las pólizas son documentos, en los cuales se anotan las operaciones bien detallas y
ordenadamente, tal como se registran en el Diario continental, las pólizas se hacen por duplicado,
al original se le anexan los documentos facturas, notas, recibos, etc., que comprueben las
operaciones registradas. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que
intervienen en su formulación y autorización, a fin de delimitar responsabilidades, las personas
encargadas de formular las pólizas, toman los datos directamente de los documentos para hacer
los asientos respectivos.
Objetivos de aprendizaje
El objetivo principal de este capítulo es definir los conceptos del procedimiento de pólizas, darnos
cuenta como se realiza cada uno de los registros d operaciones en los diferentes sistemas
establecidos, identificar cuando se ésta aplicando el procedimiento de pólizas de diario, quienes
son las personas que intervienen en la formulación de cada una de las pólizas y saber cuáles son
los documentos que soportan la aplicación de las pólizas.
6. Tercera división del diario continental
Como ya se indicó, el procedimiento manual es el que emplea el esfuerzo de la persona para la
captación, cálculo, registro y síntesis de las operaciones que se realizan en una entidad
económica.
Los sistemas que funcionan con procedimientos manuales son:

Diario continental.

Tabular.

Centralizador.

Pólizas.
Estos últimos son los que ofrecen mayor flexibilidad en su operación, así como facilidad en los
cambios que pudieran surgir en un momento dado; sin embargo, por lo general se tornan en
rutinarios y lentos para empresas de cierta magnitud, de igual forma no permiten una verdadera
división del trabajo y lógicamente no existe una simplificación en el registro de las operaciones.
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Podemos mencionar que el Sistema Tabular ha representado prácticamente la evolución del
Sistema Diario Continental; sin embargo, con el Sistema Centralizador se abren más posibilidades
de mejoramiento y flexibilidad del registro contable.
Por último el Sistema de Pólizas, así como sistemas derivados de éste como son: cuentas por
cobrar y cuentas por pagar, traen consigo todavía más ventajas tanto de ahorro de tiempo,
división de trabajo y con la gran oportunidad de anexar a dichas pólizas los comprobantes de las
operaciones realizadas, convirtiéndose en un gran respaldo de control que requiere la
contabilidad.
Los sistemas de contabilidad mencionados, son utilizados por entidades comerciales que tienen
cierto número de movimientos a registrar; es decir, aprovechan una mayor división del trabajo y
mayor control en la documentación fuente y la de registro.
Introducción
Este procedimiento consiste en registrar, en una sola clase de pólizas, cualquier operación que la
empresa efectúe, o sea que no se hace ninguna clasificación de las operaciones, en este
procedimiento se aplican varios registros que debe de llevar la póliza. El registro de pólizas de
diario es un libro de rayado tabular, en el cual se deben anotar, por orden progresivo de fechas,
cada una de las pólizas que han sido revisadas y autorizadas, en el registro de pólizas de diario,
las columnas de valores para cargos y abonos se distribuyen en forma corrida o separada; de las
formas citadas la segunda es la más conveniente, pues evita cargar en vez de abonar o viceversa.
7. Procedimiento de pólizas de diario
Existen diversos sistemas de registros que su complejidad han resultado obsoletos, pero el que
tiene más aceptación en la actualidad y que se han generalizado dentro de las empresas
comerciales, industriales y de servicio dentro del ámbito de registro contable, es el conocido como
Sistema de Pólizas en el que profundizaremos en nuestro estudio.
Como veremos en seguida, todos los sistemas de pólizas permiten una mayor división del trabajo
y, sobre todo, tienen como característica principal la de lograr un aspecto muy importante en la
contabilidad: la comprobación de las operaciones efectuadas.
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Estos sistemas revolucionaron el antiguo procedimiento de registrar las operaciones en forma
manuscrita y en libros empastados y encuadernados.
En cierto aspecto, los sistemas de pólizas fueron los iniciadores de la contabilidad que
actualmente ha dado en llamarse electrónica; es decir, aquélla en la que las anotaciones, en lugar
de hacerse en forma manuscrita, se ejecutan mediante el uso de computadoras y paquetería
especializada (software).
Por las circunstancias anteriores, se comprenderá la aceptación que desde un principio tuvieron
éstos sistemas y porque, no obstante los años transcurridos, todavía se siguen empleando con
bastante éxito.
El nombre con que se les designa genéricamente, deriva de un documento de carácter interno
denominado póliza. Esta palabra nada tiene que ver con el contrato que se celebra con las
compañías de seguros para proteger las propiedades de una persona contra algún riesgo o para
asegurar la vida de una persona a favor de un tercero.
Su aplicación se inició en Estado Unidos de América, designándosele con el nombre de sistema
de vouchers, cuya traducción al español es sistema de pólizas.
Contablemente, la póliza es la base de los sistemas que llevan este nombre, y se define como el
documento de carácter interno en el que se registran las operaciones y se
anexan los
documentos o comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades en ella registradas,
tomando como base el rayado del Diario Continental.
Cabe mencionar que a diferencia del Diario en los registros de pólizas, se emplea una póliza por
operación que afecte a la empresa, facilitando así la organización del trabajo contable.
Introducción
El registro de pólizas de diario es un libro de rayado tabular, en el cual se deben anotar, por orden
progresivo de fechas, cada una de las pólizas que han sido revisadas y autorizadas, en este
registro las columnas de valores para cargos y abonos se distribuyen en forma corrida o separada;
de las formas citadas la segunda es la más conveniente, pues evita cargar en vez de abonar o
viceversa.
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8. Registro de pólizas de diario
Una vez que las póliza han sido registradas con las firmas de las personas que intervinieron en su
formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de Registro
de Pólizas, que tienen un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de
más movimientos y el espacio de Varias Cunetas acostumbrado en esta clase de registros.
La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al Registro de
pólizas, está en que en este último se incluye, dentro del rayado, una pequeña columna destinada
a anotar el número de cada póliza registrada.
Respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que éste se asigna cuando la póliza
se registra, siguiendo para esto un orden progresivo.
De lo anterior se deduce que si una póliza carece de número, éste solo hecho indicará que no se
ha anotado en el Registro de pólizas y por tanto, que la operación asentada en ella aún no ha
quedado contabilizada en los libros.
Al final del periodo de concentración, deberán obtenerse las sumas de cada una de las columnas
de valores del rayado, así como también analizar el espacio de Varias Cuentas, para formular con
esos totales un asiento de concentración en el Diario general, de los comúnmente expresados
como de:

Varios

A varios
Errores y contrapartidas. Cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al
registrar una operación, deberán, en principio, observarse las reglas generales para llevar a cabo
la corrección por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los
sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en éstas y que después las mismas se
asientan en el Registro, los errores presentan ciertas formas especiales que siguen determinados
procedimientos para su corrección.
Errores en las pólizas. Los errores localizados solamente en las pólizas pueden dos aspectos:
 Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea
registrado.
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 Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa, misma forma, se pase al registro de
póliza.
En el primer caso, debido a que la póliza no se ha registrado, bastará con cancelar o destruir la
póliza equivocada e, inmediatamente después, formular la correcta, que será la que se anote en el
Registro.
En el segundo caso (o sea, cuando la póliza ésta equivocada y el error se advierte después de
haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una nueva
póliza, en el que asentado la contrapartida que proceda, y anotándola después en el Registro de
pólizas, con lo cual quedará corregido el error que se hubiere cometido.
Supongamos que por el cobro de un documento de $50 000. Se formuló incorrectamente una
póliza con el asiento siguiente:
Caja
a Documentos por Pagar
$50 000
$50 000
Esta póliza equivocada se anotó en el registro y después se advirtió el error, procediéndose a
formular una nueva póliza por el asiento de contrapartida en los términos siguientes:
Documentos por Pagar
a Documentos por Cobrar
$50 000
$50 000
Esta segunda póliza se registraría inmediatamente, quedando cancelado el crédito indebido a la
cuenta de Documentos por Pagar y figurando como crédito correcto el de Documentos por Cobrar.
Errores en el registro, cuándo se ha formulado una póliza correctamente, pero al registrarse se
cometió el error, ya sea en los cargos o abonos a las cuentas o en el importe de los mismos, la
corrección deberá hacerse solamente en el Registro, anotando, con tinta roja, en la columna de la
cuenta o cuentas equivocadas, el importe asentado incorrectamente y con tinta obscura las
cantidades en las columnas de las cuentas correctas.
Estas anotaciones deberán precedidas de una leyenda en el espacio de redacción, expresando en
los términos siguientes: “Cambio de columna póliza núm.…” o, bien, “Corrección a la póliza
núm.…”
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Ventajas y desventajas del sistema. Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de
pólizas pueden sintetizarse de la manera siguiente:
Ventajas. Por las características del sistema, se logra una mayor división en la ejecución del
trabajo de contabilidad, debido a que, anotándose los asientos en hojas sueltas, es posible
producir simultáneamente varios asientos, situación que no se logra con la misma facilidad cuando
se tienen establecidos Diarios empastados, en los que las anotaciones se hacen en forma
manuscrita.
Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a la
póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las firmas de las personas que
intervinieron en la preparación, revisión y autorización de las pólizas.
El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable, ya que evidentemente resultan
más manejables las hojas sueltas (pólizas) que los libros Diarios.
Puede tenerse un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo que permite su fácil y
rápida localización, debido a que las pólizas se archivan por el mes a que corresponde y, dentro
de esa clasificación, por orden progresivo de su numeración.
Desventajas. Como el registro de pólizas se lleva de manera tabular, es relativamente fácil
cometer errores, como hacer cargos o abonos a cuentas que no corresponden o que se cargue a
una cuenta en lugar de abonarla o viceversa.
Introducción
La subdivisión de las pólizas de diario y de pólizas de caja, hacen necesario establecer dos
registros uno, para pasar a él los asientos de las pólizas de diario, y el otro, para anotar en él los
asientos de las pólizas de caja, las pólizas de diario y las de caja se deben pasar a su registro
correspondiente una vez que se hayan sido revisadas y autorizadas, el rayado del registro de
pólizas de caja es idéntico al del registro de pólizas de diario; la distribución de las columnas de
valores también se pueden hacer de forma corrida o en forma separada.
9. Procedimiento de pólizas de diario y caja
Por la existencia de dos clases de pólizas, es necesario establecer dos registros: uno destinado al
de las pólizas de Caja, llamado Registro de Pólizas de Caja, y el otro a las de Diario, que lleva el
nombre de Registro de Pólizas de Diario.
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Ambos registros contienen un rayado idéntico; es decir, a base de múltiples columnas, con su
respectivo espacio de Varias cuentas.
Se sigue el procedimiento que, una vez registrada la póliza (ya sea de Caja o de Diario) con las
firmas de las personas que intervinieron y con los comprobantes de la operación anexos a la
misma, ésta se anota en el registro que le corresponde, según su naturaleza, asignándosele en
ese momento el número correspondiente.
Respecto al número que debe tener cada póliza, se sigue la costumbre de no asignar una
numeración corrida a las pólizas de Diario y de Caja, sino que teniendo en cuenta la naturaleza
distinta de unas y de otras, así como la existencia de registros destinados a cada tipo de póliza, el
número será corrido dentro de la clase de póliza de que se trate con el propósito de facilitar su
identificación y rápida localización.
Tanto el Registro de Pólizas de Caja como el de Pólizas de Diario, producen periódicamente un
asiento de concentración al Diario General en los siguientes términos:
REGISTRO DE PÓLIZAS DE CAJA
Por los ingresos o entradas de Caja:
Caja y Bancos
a Varios
Por los ingresos o salidas de Caja y Bancos:
Varios
A Caja y Bancos
REGISTRO DE PÓLIZAS DE DIARIO
Varios
a Varios
Ambos registros de pólizas deberán contener, formando parte de su rayado, una pequeña
columna destinada al número de la póliza.
De hecho, el Registro de Pólizas de Caja equivale al Diario de Caja llevado bajo la forma tabular,
y el Registro de Pólizas de Diario hace las veces de un Diario de Operaciones Diversas, también
bajo la forma tabular, cuando este Diario funge como auxiliar de un Diario General llevado en su
forma continental.
Funcionamiento del sistema. Conforme se van celebrando las operaciones, éstas se clasifican
en los dos grupos bases de este sistema, registrando en pólizas de Caja las entradas y salidas
egresos de efectivo; y en pólizas de Diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de
fondos.
Tanto las pólizas de Caja, como las de Diario, deberán llevar anexos los documentos que
comprueban la operación en ellas registradas, así como las firmas de quienes formularon,
revisaron y autorizaron la póliza.
Después se anotarán en sus respectivos registros y será en ese momento cuando se les asigne el
número que les corresponda, siguiendo un orden progresivo.
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Registrada la póliza se guardará en el archivo, juntando todas las que correspondan a un
determinado mes y ordenándolas por número progresivo.
Cuando la contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares, es recomendable cada
vez que se haga una póliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de ella al
carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados que llevan los auxiliares y facilitarles, en
esa forma, el registro oportuno de las operaciones.
Registro de operaciones. En el registro de operaciones en este sistema, surge el problema para
las operaciones mixtas; es decir, aquellas que las intervienen parte de movimiento de efectivo y
otra parte de valores que no son en efectivo.
En este caso, deberá observarse la regla de que la operación quede registrada, por su totalidad,
en una póliza de diario, mediante el uso de una cuenta puente y anotar en póliza de Caja
solamente la parte de la operación que se haya cobrado o pagado en efectivo.
Ejemplos
Se venden mercancías por valor de $500 000, que nos liquidan del siguiente modo; con
documentos, $200 000; con cheque $100 000, cancelando un documento a nuestro cargo por
$500 000, y quedando pendiente el resto.
Póliza de Diario
Documentos por Cobrar
Documentos por Pagar
Clientes
Ventas
En Póliza de Caja
Caja y Bancos
a Clientes
$200 000
$50 000
$250 000
$500 000
$100 000
$100 000
Las operaciones efectuadas íntegramente en efectivo solamente se registrarán en póliza de Caja,
y las demás operaciones íntegramente registradas en valores distintos al efectivo, solamente se
anotarán en póliza de Diario.
Se compran a contado muebles y mobiliario de oficina, que importaron $2 000 000 (con cheque).
Póliza de Caja. Egresos
Equipo de Oficina a
Bancos
$2 000 000
$2 000 000
Se vende un terreno en la cantidad de $15 000 000, por el que se recibe en pago mercancías por
valor de $6 000 000 y documentos a nuestro favor por $4 000 000, quedando
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Póliza de Diario
Compras
Documentos por Cobrar
Documentos Diversos
a Terrenos
$6 000 000
$4 000 000
$5 000 000
$15 000 000
Errores y Contrapartidas. Todo lo mencionado en el sistema de póliza única relativo a este
punto, es aplicable al sistema que estamos estudiando, con algunas diferencias que, más que de
fondo, son de procedimiento, ya que en este caso existen dos clases de pólizas y, por
consiguiente, los errores se pueden producir en las pólizas de Diario o en las pólizas de Caja, y,
del mismo modo, estos errores pueden advertirse antes de que la póliza sea registrada o después
de que ésta se haya anotado en el registro que le corresponda.
Para que los procedimientos de corrección resulten más accesibles, se tratarán por separado los
errores que se cometan en cada una de las pólizas que se emplean en este sistema.
Pólizas de Diario. Si el error existe en la póliza y se advierte antes de ser registrada, propiamente
no se hace corrección, sino que se destruye o cancela la póliza equivocada y se procede a
formular otra póliza de Diario con el asiento correcto.
Si hay error en la póliza y se advierte después de haberse registrado, se formula una segunda
póliza de Diario en que aparezca el asiento de contrapartida correspondiente y, como explicación,
la referencia a la póliza equivocada. Se registra esta segunda póliza y, automáticamente queda
corregido el error.
Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser registrada se comete el error, ya sea cargando o
abonando una cuenta por otra, o cargando o abonando por una cantidad distinta a la correcta, la
corrección se ejecuta solamente en el Registro, en la forma que ya se ha tratado para estos casos
en el sistema de póliza única.
Póliza de Caja. Los errores en esta póliza pueden presentar varios aspectos, que se sintetizan en
los puntos siguientes:
 Que las cuentas de cargo y de crédito que se mencionan en la póliza sean correctas, pero
los cargos o abonos se hayan anotado por una cantidad menor o mayor que la debida.
 Que la póliza se haya formulado con algún cargo o crédito a una cuenta incorrecta.
 Que la póliza esté bien formulada, pero que al ser registrada se haya cometido el error.
Los tres casos anteriores se desarrollarán suponiendo que los errores se advierten después de
haberse registrado la póliza, ya que de lo contrario, bastará con destruir o cancelar la póliza
equivocada.
En el primer caso (cuando el error consiste en que la póliza se formulo por una cantidad menor a
la correcta), se procederá a preparar otra póliza por la cantidad complementaria y anotarla en el
Registro de Pólizas de Caja.
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Ejemplo
Bancos
$50 000
a Ventas
$50 000
Se advierte el error después de haberse registrado y para corregirlo se procede a formular una
segunda póliza que se indica:
Bancos
a Ventas
$450 000
$450 000
Si, por el contrario, el error consistió en haber considerado una cantidad mayor a la correcta, la
corrección se llevará a cabo formulando otra póliza de Caja por la diferencia; pero, en este caso,
escrita la cantidad con números rojos y anotados en la misma forma en el Registro de Pólizas de
Caja.
Ejemplo
Por el cobro de un documento de $100 000, se formuló equivocadamente una póliza de Caja con
el asiento siguiente:
Caja y Bancos
Documentos por cobrar
$1 000 000
$1 000 000
Al advertirse el error, se hace con otra póliza por la diferencia de 900 000, escrito con números
rojos el importe del cargo y del crédito, según se indica a continuación:
Caja y Bancos
a Documentos por cobrar
($900 000)
($900 000)
Al anotar esta póliza en su registro correspondiente, tanto en la columna de Caja, como en la de
Documentos por Cobrar, se escribirá la cantidad de $900 000 con tinta roja y, en esta forma,
queda corregido el error.
El último caso es cuando la póliza se formula correctamente, pero el error se comete al
registrarse, se procede en la forma ya señalada en el sistema de póliza única.
Ventajas e inconvenientes
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Ventajas. La división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a la preparación de las
pólizas, debido a la clasificación que se hace de las operaciones en los dos grupos en que se
basa este sistema.
El Departamento de Tesorería es el indicado para formular las pólizas que amparan las entradas y
salidas en efectivo, de acuerdo con los comprobantes que le hayan servido de base para efectuar
los cobros o pagos diarios.
Lo anterior permite llevar en el Departamento de Tesorería un archivo completo de todos sus
comprobantes, lo que facilitará cualquier investigación que tuviere que hacer (auditoría).
La existencia de pólizas especiales para registrar el movimiento de fondos permite un control más
efectivo de parte de los administradores o gerentes, sobre las causas que dieron origen al mismo.
Desventajas. Por existir dos diferentes tipos de pólizas, puede cometerse el error de usar
equivocadamente una en lugar de otra.
Esta clase de error puede vitarse con la impresión de las pólizas en papeles de colores distintos.
Se requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de Caja,
y se maneja en el Departamento de Tesorería, y el otro a las pólizas de Diario que, normalmente,
debe llevar el Departamento de Contabilidad.
Existe también la posibilidad de que al registrarse las pólizas se cometan errores, debido a los
rayados tabulares que para esos libros se usan.
Este inconveniente es común en todos los sistemas de pólizas y en cualquier otro en que se
empleen libros o registros de base de rayados de múltiples columnas.
Introducción
En este procedimiento las operaciones se dividen en tres grupos, operaciones donde no interviene
el dinero en efectivo, operaciones que originan entradas de dinero en efectivo y operaciones que
originan salidas de dinero en efectivo, esta división origina que se elaboren tres tipos de pólizas,
pólizas, pólizas de diario, pólizas de entradas de caja y pólizas de salidas de caja.
Las pólizas de Diario se anotan las operaciones que se efectúan en dinero efectivo, en las
entradas de caja se registran las operaciones de salidas de dinero en efectivo y las pólizas que se
registran son las de ingresos; en las salidas de dinero las pólizas que se registran son las de
egresos.
10. Procedimiento de pólizas de diarios, de entradas de caja y de salida de caja
No se trata, en este caso, de un nuevo sistema de pólizas, sino más bien de una modalidad del
que acabamos de estudiar
con el nombre de Sistema de Pólizas de Diario y de Caja. Las
características de este sistema consisten en que la Póliza de Caja se subdivide en dos:
1.- Una, destinada a registrar únicamente los ingresos.
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2.- Otra, destinada a registrar los egresos.
Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas en las que se
registran todas las operaciones, ya sean de manejo de dinero o de Diario.
Las pólizas que se emplean son las siguientes:
 Póliza de Diario.
 Póliza de Ingresos.
 Póliza de Egresos-Póliza Cheque.
Esta clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres registros para su
debida anotación, los cuales se llaman:
A) Registro de Póliza de Diario.
B) Registro de Póliza de Ingreso.
C) Registro de Póliza de Egresos.
Debido a la existencia de tres registros para notar las pólizas, el sistema que estamos estudiando
se le conoce como Sistema de Pólizas de tres Registros.
Las Pólizas de Diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado que vimos en el sistema
de pólizas de Diario de Caja.
Pólizas de Ingresos. Como en estas pólizas solamente se registrarán las entradas de efectivo, sea
cual fuere el origen de las mismas, se sobreentiende que invariablemente la cuenta de cargo es la
de Bancos y, por tanto, puede omitirse el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a
la cuenta o cuentas que daban acreditarse por la recepción de dinero.
La Póliza de Ingresos se compone de tres partes: el encabezado, el cuerpo de la póliza y el pie (la
parte inferior).
En el adverso, el encabezado deberá contener: nombre del negocio o empresa, nombre de la
póliza (Póliza de Ingresos) y un espacio para anotar el número que se asigne a la póliza.
El cuerpo o parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción
para notar solamente la cuenta o cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la
operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera para cantidades parciales y la
segunda para totales.
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Por último, en la parte inferior aparecerán también cuando menos, los espacios para anotar las
firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron.
Pólizas de Egresos. El rayado y datos que estas pólizas contienen, son iguales a los explicados
para la Póliza de Ingresos, con la única diferencia de que, utilizándose solamente para el registro
de operaciones que den lugar a salidas de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o
cuentas de cargo, ya que debe entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe
acreditarse en la de Bancos.
La práctica de distinguir las pólizas por el color del papel en que se imprimen, es más necesaria
en este sistema, debido a la existencia de tres pólizas distintas fácilmente identificables si se
adopta la práctica antes señalada.
Actividades de aprendizaje
Cómo ya hemos visto en este capítulo la división que sufrió el Diario continental, sólo se estudió lo
referente al procedimiento de pólizas y registro de pólizas, en los cuales pudimos darnos cuenta el
concepto de una póliza y la documentación que deben de soportar las pólizas referente a las
operaciones por las cuales se elaboran las pólizasPara reforzar un poco el estudio de esta unidad, se realizarán unas preguntas que nos ayudaran a
reafirmar los conceptos de esta unidad.
1.- Cuál es el procedimiento de las pólizas de diario?
Es el registro en una clase de póliza, cualquiera que sea el movimiento que efectúa una empresa.
2.- Qué es el registro de las pólizas de diario?
Es donde se anotan por orden progresivo, de fechas, cada una de las pólizas que han sido
revisadas y autorizadas.
3.- En qué consiste el procedimiento de pólizas de diario y caja?
En las de diario se deben de anotar las operaciones que no causen movimientos de dinero en
efectivo, como las compras y ventas a crédito, compras y ventas garantizadas con documentos y
en la de caja, sólo se deben de anotar operaciones que originen entras y salidas de efectivo.
4.-En qué consiste el procedimiento de las pólizas de diario, de entras de caja y salidas de
caja?
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En este procedimiento se dividen en tres grupos, en operaciones donde no interviene la entrada o
salida de efectivo, en donde, en operaciones que originan salidas de dinero y en las que originan
únicamente entras de dinero.
5.- Cuales son los errores de las pólizas?
a) Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que de que sea
registrada.
b) Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.
6.- Cual es el funcionamiento del sistema de pólizas?
Que conforme se van celebrando las operaciones, éstas se clasifican en los dos grupos base de
este sistema, registrando en pólizas de Caja las entradas ingresos y salidas egresos; y en pólizas
de Diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de fondos.
Contabilidad dos Marcos Sastrías fraudenberg capítulo 4
Bibliografía
Autor Marcos Sastrías Fraudenberg
Título del libro Contabilidad dos
Editorial esfinge
Edición 26
Año 2008
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Capítulo 13
Procedimiento de cuentas por cobrar y cuentas
por pagar
Introducción
Este procedimiento lo pueden aplicar empresas que para cobrar cierta cantidad de dinero, antes
tienen que expedir un recibo, el recibo que se expide, en términos de contabilidad se conoce como
cuentas por cobrar. En un negocio donde el giro principal es la venta de mercancías, el
procedimiento de cuentas por cobrar tiene muy poca aplicación, sobre doto cuando la mayoría de
las operaciones se efectúan a crédito. En el procedimiento de las cuentas por pagar, este lo puede
aplicar cualquier clase de empresa, tiene menor aplicación cuando la mayoría de las operaciones
se efectúan a crédito, no debe de implantarse cuando el costo de mantenimiento de los registros
de contabilidad representa una carga excesiva para la empresa.
Objetivos de aprendizaje
En este capítulo donde se verán los procedimientos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar,
debemos de tener bien claro cuál es el propósito de utilizar estas cuentas, en dónde es preferible
utilizarlas y para qué se utilizan, una de las finalidades donde se emplea el procedimiento de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar, es reducir el empleo de subcuentas personales, y otro de
llevar un control adecuado sobre cada una de las entradas y salidas de dinero.
3. Adopción
Sistema de Cuentas por Cobrar
Este sistema corresponde al grupo de los denominados sistemas de pólizas. No obstante, se ha
separado de ese grupo debido a que el sistema que vamos a ver ofrece ciertas características
peculiares que lo diferencian de los otros sistemas de pólizas.
La base del sistema de cuentas por cobrar es el establecimiento, en la contabilidad, de una cuenta
de activo, denominada precisamente Cuentas por Cobrar. Para conocer su finalidad y naturaleza,
se indicará a continuación el movimiento que tiene:
 Se carga del importe de todos los ingresos que se tenga derecho a percibir, cualquiera que
sea el origen de los mismos.
 Se abona del importe de los cobros efectuados.
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 Su saldo será deudor y representará el importe de los ingresos ya devengados, pero que aún
no se han cobrado.
 En el Balance General, su saldo se clasifica en el grupo del Activo Circulante.
Finalidades
El establecimiento de este sistema persigue tres objetivos:

Eliminar, o cuando menos, reducir el uso de las cuentas personales en la contabilidad auxiliar.

Registrar las operaciones que produzcan los ingresos, en la fecha en que éstos se devengan,
independientemente de que ellas se cobren en fecha posterior.

Ejercer un efectivo control sobre todos los ingresos a que se tenga derecho.
Ampliaremos cada uno de estos puntos, con el propósito de comprender la naturaleza del sistema
y sus diferencias respecto de otros sistemas de pólizas tratados.
Eliminación de las cuentas personales
Quizá uno de los aspectos que ofrece mayores dificultades en negocios que manejan una gran
cantidad de clientes, es el de llevar un registro oportuno de las operaciones que con ellos se
celebran, y comprobar cada mes la correspondencia que debe haber entre el saldo que arroje el
Auxiliar y el que indique la cuenta de control respectiva.
Como es bien conocido, los saldos de los Auxiliares deberán coincidir con el saldo que arroje la
correspondiente cuenta de control. No obstante, cuando el número de cuentas auxiliares es muy
numeroso, puede darse el caso de que se presenten errores por mala anotación u omisiones.
Tales errores, en definitiva, vienen a resolverse en una diferencia de mayor o menor cuantía.
La localización y debida corrección de estas diferencias, puede significar en ciertos casos un
trabajo de revisión muy laborioso, cuyas dificultades estarán en relación directa con el número de
cuentas personales que se manejen.
Entre otros propósitos, el sistema de Cuentas por Cobrar tiene el de eliminar las cuentas
personales, lo que no deja de constituir una ventaja, pues se ahorra el trabajo que se requiere
para manejar y comprobar periódicamente el auxiliar de cuentas personales.
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Para que pueda precisarse en qué forma se logra este objetivo, supongamos una venta a crédito
al seños Juan Rodríguez, por la cantidad de $500 000.
En cualquier otro de los sistemas estudiados, la operación anterior produciría el siguiente asiento.
Cliente
$500 000.
Juan Rodríguez
Ventas
$500 000.
Registrado este sistema, habría necesidad de pasar a la tarjeta que se lleve del señor Juan
Rodríguez, en el Auxiliar de clientes, el importe del cargo por venta efectuada, y así, se procederá
para todos los demás casos de ventas a otros clientes, que efectuarán a sus respectivas cuentas
personales.
Si suponemos también que al finalizar el plazo otorgado al señor Juan Rodríguez liquida el
importe de la venta, el asiento que se producirá sería:
Bancos
$500 000.
Clientes
$500 000.
Juan Rodríguez
Este pago también se anotaría en la tarjeta del señor Juan Rodríguez, con el propósito de que su
saldo presente la situación correcta.
En el sistema de Cuentas por Cobrar, la operación anterior se registraría como sigue:
Al efectuarse la venta de mercancías:
Cuentas por Cobrar
$500 000.
Ventas
$500 000.
Al efectuarse el cobro:
Bancos
a Cuentas por Cobrar
$500000.
$500 000.
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Como podrá apreciarse, la cuenta de Cuentas por Cobrar queda saldada sin que se haya afectado
ninguna cuenta personal.
Base de registro de Operaciones
En términos generales, el registro de las operaciones en la contabilidad puede efectuarse sobre
dos bases:
 Base de efectivo.
 Base de devengado.
Base de efectivo. El registro contable de la operación se efectúa precisamente cuando se hace el
cobro o el pago que corresponda. Por ejemplo, este procedimiento se aplica en los sistemas de
pólizas de Diario y Caja en el de Diario, Entradas y Salidas de Caja, en los que las pólizas se
formulan, precisamente, en la fecha de recepción o en la de pago de efectivo que liquide la
operación de que se trate.
El segundo procedimiento se aplica en el sistema que estamos estudiando, y consiste en anotar la
operación, en la contabilidad, precisamente en la fecha en que se devenga; es decir, en el
momento en que nace el derecho de cobrar una determinada cosa.
Este último procedimiento se considera el correcto, ya que las operaciones se registran en la
contabilidad en la fecha en que se celebran, independientemente de que se efectúen los cobros
en fechas posteriores.
Base de devengado. Los ingresos quedan registrados dentro del mes al que corresponden y, por
tanto, los resultados que se obtengan al final del ejercicio son los correctos.
Las Cuentas por Cobrar son pólizas que, al expedirse, invariablemente representan un cargo a la
cuenta de Cuentas por Cobrar, acreditándose a la cuenta de Balance o de Resultados que hubiere
dado lugar al ingreso que se tenga derecho a percibir.
La base de este sistema permite que la contabilidad arroje los resultados verdaderos,
considerando los ingresos en la fecha en que fueron devengados, y no en la que fueron cobrados.
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Para que pueda apreciarse en forma más clara lo que se indica en el párrafo anterior, vamos a
considerar que un negocio tiene derecho a cobrar intereses en diciembre del presente año por la
cantidad de $500 000. Pero que no efectúa el cobro hasta enero del siguiente año.
Si se sigue el criterio de registrar la operación sobre la base de efectivo, aquella no quedaría
asentada hasta enero del siguiente año. Ello daría lugar a que los resultados del ejercicio anterior
no incluyeran una ganancia de $500 000, por concepto de intereses; y, en cambio, en el ejercicio
siguiente, los resultados del negocio se verían aumentados en la cantidad de $500 000,
correspondientes a un ingreso que pertenece al año anterior, pero que se contabilizó en el
siguiente.
Este criterio de asentar las operaciones en una fecha distinta a la que realmente corresponden,
puede presentar en algunos casos situaciones inconvenientes, como en las sociedades
mercantiles donde las utilidades se reparten anualmente entre los socios. El registro equivocado
de las partidas que dan origen a las ganancias, se puede traducir en pagar a los socios mayores
cantidades que a las que tienen derecho, con perjuicio del capital de la sociedad.
Control de ingresos. El empleo de las Cuentas por Cobrar permite a los dueños o directores de
empresas ejercer un control sobre todas aquellas partidas que producen los ingresos del negocio.
Este control se ejerce considerando que las Cuentas por Cobrar se deben expedir antes de que
materialmente se efectúe el cobro. Y como esta clase de pólizas también deben ser autorizadas
por el gerente o administrador, esta circunstancia permite a dichas personas autorizar las
operaciones antes de ser cobradas, lo que equivale a una supervisión efectiva de los ingresos a
que se tenga derecho.
Funcionamiento del sistema. Para su mejor comprensión, vamos a explicarla:
Todos los ingresos que se tenga derecho de percibir, deberán registrase, en la fecha en que se
devengan, en una póliza que lleva el nombre de Cuentas por Cobrar.
Por su naturaleza, la Cuenta por Cobrar representa un cargo a la cuenta de Activo llamada
Cuentas por Cobrar y, por esta razón, en la póliza se anota solamente el nombre de la cuenta de
crédito.
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Las Cuentas por Cobrar expedidas deberán estar firmadas por la persona que la hizo, por quien la
revisó y, finalmente por quien la autorizó.
Satisfecho este trámite, las Cuentas por Cobrar deberán anotarse en un libro que lleva el nombre
de Registro de Cuentas por Cobrar, y es, en ese momento, cuando a la póliza se le asigna el
número de orden que le corresponda.
Cuando se efectúe el cobro del concepto que aparece registrado en la Cuenta por Cobrar, deberá
anotarse la recepción del dinero en otro libro llamado Diario de caja, a cuyas características nos
referimos más adelante.
Tanto el registro de Cuentas por Cobrar como el Diario de Caja, producen asientos de
concentración a un diario general, los cuales son:
Cuentas por Cobrar
$500 000.
Varios
$500 000.
El Diario de Caja, por los ingresos cobrados.
Bancos
Cuantas por Cobrar
Los asientos de concentración asentados en el Diario General se pasarían, al Mayor en la forma
acostumbrada y, de este último libro, se obtendrían los datos para formular los estados
financieros.
Por último, es costumbre obtener copias de las Cuentas por Cobrar expedidas, con la finalidad de
que en aquellos casos en que se afecten cuentas colectivas, las copias correspondientes se
pasen al personal encargado de los auxiliares.
Póliza de Diario. El sistema de Cuentas por Cobrar requiere el uso de otro tipo de pólizas, que son
precisamente las que llevan el nombre de este párrafo, en las cuales se anotan todas las demás
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operaciones que no representan ingresos, como pueden ser las compras a crédito, la suscripción
de documentos, etcétera.
Como ya se ha indicado varias veces, estas pólizas de Diario deberán anotarse en in libro
denominado registro de pólizas de diario, el que, a su vez, produce un asiento de concentración al
Diario General de Varios a Varios.
Formas y rayados. Por lo que se refiere a su rayado, las Cuentas por Cobrar pueden equiparse a
las pólizas de entrada, con la única diferencia de que las Cuentas por cobrar siempre deberán
expedirse a cargo de una persona, que será la que tenga que cubrir el ingreso que se está
registrando con la póliza que lleva este nombre.
Según lo anterior, los datos que normalmente debe contener este tipo de pólizas son:

Nombre de la empresa o dueño del negocio.

Indicación de que se trata de una Cuenta por Cobrar.

Nombre de la persona a cargo de quien se expide la Cuenta por Cobrar.

Número que se le asigne.

Datos anteriores figurarán como encabezado en el adverso de la póliza.

Rayado conteniendo:
a) Columna para fechas.
b) Espacio de redacción
c) Dos columnas de valores, de las cuales la primera será para cantidades parciales y la
segunda para totales.
d) En la parte inferior, o pie de la póliza, aparecerán los espacios destinados a las firmas de las
personas que intervinieron en su formulario, revisión y autorización.
Registro. A medida que se van expidiendo las Cuentas por Cobrar, y una vez que han sido
revisadas y autorizadas, deberán notarse en un libro de registro que lleva el nombre de Registro
de cuentas por cobrar.
El rayado de este libro es muy semejante al del Registro de pólizas de Ingresos, salvo algunas
diferencias. Por ello, mencionaremos los datos que debe contener.
 Columna para fechas.
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 Columna para anotar el número del a Cuenta por Cobrar.
 Espacio de redacción para anotar el nombre de la persona a cargo de quien se expide la
cuenta.
 Columna de valores de naturaleza deudora destinada a la cuenta de Cuentas por Cobrar,
donde se anota el importe de la póliza que va a registrarse.
 Columna para la fecha de cobro de cada una de las Cuentas por Cobrar expedidas.
 Una serie de columnas de valores destinadas a las cuentas que normalmente deban
acreditarse por ingresos, así como un espacio de varias cuentas que se destina al uso ya
conocido.
En estas condiciones, el Diario de Caja y Bancos, para registrar los ingresos, solamente Diario de
caja y Bancos. El libro de Diario de Caja y Bancos que forma parte de este sistema de pólizas,
tiene cierta característica cuando se usan las Cuentas por Cobrar para el registro de los ingresos
de un negocio.
Cualquiera que sea el sistema de contabilidad adoptado, todo Diario de Caja registrará los
ingresos y los egresos en efectivo para controlar las existencias en poder del tesorero y obtener
los datos necesarios que sirvan para concentrar a un diario general las operaciones en él
registradas.
El aspecto particular de este Diario de Caja y Bancos, en relación con el sistema de Cuentas por
Cobrar, es que la recepción de dinero invariablemente producirá un cargo a la cuenta de caja y un
crédito a la de Cuentas por Cobrar, en virtud de que cuando se expidió la póliza, se cargo a
Cuentas por Cobrar con crédito a las cuentas que originaron el ingreso, requerirá una columna de
valores, cuyo total produciría el asiento siguiente:
Caja y Bancos
a cuentas por Cobrar
Pero como también en este Diario se deben anotar las salidas de efectivo, esto implicara que
puedan escogerse las siguientes alternativas, que en parte serán las que determinen el rayado
que el diario de caja deba tener para el registro de las salidas de fondo.
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Que todos los pagos que se hagan se anoten directamente en el Diario de Caja, en cuyo caso el
procedimiento equivaldría al que se emplea en el sistema de Diario de Caja, bien sea a base de
caja distribuida o de caja tabular.
Que para el registro de los pagos se tengan establecidas pólizas de salida, lo cual daría lugar a
que se adoptara para el Diario de Caja y Bancos un rayado semejante al del Registro de Pólizas
de Egresos.
Que el registro de los pagos se haga por medio de unas pólizas designadas con el nombre de
Cuentas por Pagar, las que, por sí solas, constituyen otro sistema de contabilidad del que
hablaremos más adelante, y cuyo uso también influiría en el rayado del Diario de Caja, en la parte
destinada a los egresos en efectivo.
Cualquiera de las alternativas que se escogiera de las tres mencionadas, de hecho daría lugar a
un sistema combinado de Cuentas por Cobrar con Diario y Caja, con pólizas de egresos o con
cuentas por pagar, respectivamente.
Cobros parciales. El sistema basado en las Cuentas por Cobrar es recomendable para aquellos
negocios cuyas operaciones se cobran íntegramente en efectivo, situación que permite eliminar
las cuentas personales y ejercer un efectivo control sobre los ingresos a que se tiene derecho.
No obstante, puede darse el caso de que habiéndose expedido una Cuenta por Cobrar por una
determinada cantidad, llegado el plazo convenido, no se hiciera efectiva por su importe total, sino
que se cobrara una cantidad a cuenta y quedara pendiente el resto para ser liquidado en un nuevo
plazo.
La dificultad que en estos casos se presenta es la anotación que en la columna de fecha de cobro
el registro de cuentas por cobrar debe hacerse, para lo cual seguirse dos procedimientos distintos.
Primer procedimiento. Cuando se efectúa el cobro parcial, se anota en el Diario de Caja y Bancos
la cantidad recibida e, inmediatamente después, en el Registro de cuentas por cobrar y en el
renglón en que aparece registrada la Cuenta por Cobrar por su importe total, se anota en la
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columna de fecha de cobro, en la columna de fecha de cobro, entrerrenglonada, la cantidad
cobrada a cuenta y la fecha.
Cuando se cobre el saldo pendiente, se anotará en el Diario de Caja y Bancos la cantidad, y en el
registro de cuentas por cobrar, en la columna de fecha de cobro, se asentará el saldo y la fecha
de cobro.
Este procedimiento adolece de dos defectos fundamentales que son:
Nuestra legislación mercantil y fiscal prohíbe borrar, raspar, enmendar o entrerrenglonar partidas
en los libros llamadas principales.
Esta disposición que expresamente se refiere a dichos libros (el Diario, el Mayor y el de
Inventarios y Balances), debe entenderse que se hace extensiva a todo libro autorizado y, por
tanto, en este caso, al registro de Cuentas por Cobrar.
Por dicha circunstancia, este procedimiento estaría en contra de las disposiciones legales y, por
consiguiente, no es recomendable su empleo.
Cuando se trata de más de dos cobros parciales, el espacio de que se dispone en la columna de
fecha de cobro es insuficiente para las anotaciones que tendrían que hacerse, razón por la cual
este procedimiento debe desecharse.
Segundo procedimiento. Al recibir un cobro parcial se expiden dos nuevas cuentas por cobrar;
por el importe del cobro recibido y por la cantidad que quedó pendiente.
Estas dos cuentas por cobrar sustituyen, de hecho, a la que originalmente se expidió por el
importe total de la operación, la cual deberá cancelarse en el registro de Cuentas por Cobrar,
anotando en la columna de fecha de cobro la palabra cancelada.
Las dos nuevas cuentas por cobrar se anotarán en el registro correspondiente, asentando en la
primera la fecha de cobro, y dejando en la segunda este dato en blanco.
Si posteriormente se cobra el importe de la segunda cuenta por cobrar, bastará con darle entrada
al dinero en el Diario de Caja y Bancos y anotar en el registro de Cuentas por Cobrar la fecha del
mismo.
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Ejemplificaremos el caso anterior para aclarar cualquier duda.
Supongamos que se vendieron a una determinada persona mercancías por el valor de $1 000
000, concediéndole un plazo de 30 días para liquidar su importe.
Cumplido el plazo, el comprador no puede liquidar la cantidad total, por lo que únicamente paga a
su cuenta $600 000 y solicita un nuevo plazo para liquidar los $400 000 restantes.
El caso anterior quedaría resuelto en la forma siguiente:
Concepto
Parcial
Debe
Haber
Cuenta por Cobrar
1
Cuentas
por
$1 000 000 00
Cobrar
$1 000 000 00
Ventas
Al recibir el cobro parcial de $600 000. 00, se expedirían dos nuevas cuentas por cobrar, las
cuales se caracterizan por llevar ambas como cuenta de crédito de la cuenta por cobrar, debido a
que en la póliza originalmente expedida ya se había acreditado la cuenta de ventas.
La primera de las pólizas se formaría por el importe del cobro parcial, o sea, $600 000.00, y la
segunda por $400 000.00, restantes.
Contablemente estas pólizas producirán el siguiente movimiento:
Cuentas por Cobrar 2
Cuentas por Cobrar
$600 000.00
Cuentas por Cobrar
$600 000.00
Cuentas por Cobrar 3
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
$400 000.00
$400 000.00
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Al recibir el depósito de la Cuenta por Cobrar, o sea el que ampara la cuenta por cobrar 2, se
haría lo siguiente:
Diario de Caja y Bancos
Bancos
$600 000.00
Cuentas por Cobrar
$600 000.00
A la vez, se anotaría en el registro de Cuentas por Cobrar la póliza 2.
Cuando se adopta esta alternativa, las Cuentas por Cobrar se emplean únicamente como
antecedente del ingreso que se va a percibir y no con la idea de suprimir totalmente las cuentas
personales.
Por esta variante, al tratar de los objetivos que se persiguen con el establecimiento de este
sistema, ya se observo que no en todos los casos se suprimen las cuentas personales, aunque sí
es posible reducirlas.
Cobros con descuento. Otro caso particular que se puede presentar es el siguiente:
Expedida la Cuenta por Cobrar por una determinada cantidad, se concede al deudor un
descuento, debido a que anticipa la fecha de cobro o por otras razones especiales. Esto da como
resultado que la cantidad que se cobra en efectivo es menor al valor nominal de la Cuenta por
Cobrar expedida en un principio.
Este caso se puede resolver por dos procedimientos distintos:

Se da ingreso en el Diario de Caja y Bancos al importe total de la Cuenta pos Cobrar, con
cargo a Caja y acreditando a Cuentas por Cobrar.

El importe del descuento se anota en el Diario de Caja y Bancos, como salida de efectivo,
con cargo a Gastos y Productos Financieros.
Ejemplo
Un documento a nuestro favor por $300 000 se cobra antes de la fecha de su vencimiento, con un
descuento del 2%.
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Al recibir el cobro anticipado del documento, se expide una Cuenta por Cobrar por el valor nominal
del mismo.
Cuenta por Cobrar
Cuenta por Cobrar
a Documentos por Cobrar
$ 300 00
$300 00
Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
$300 00
a Cuentas por Cobrar
$300 00
por el importe del descuento concedido
Diario de Caja y Bancos
Gasto y productos Financieros
Caja y Bancos
$300 00
$300 00
Se expide una nota de Crédito a favor del deudor por el importe del descuento, se registra, con
cargo a caja, la cantidad neta recibida; se carga a Gastos y Productos Financieros el importe del
descuento, y se acredita a Cuentas por Cobrar la suma de las dos cantidades anteriores.
Este procedimiento exige hacer una pequeña modificación al rayado del Diario de Caja y Bancos
en el lado de las Entradas. En él, además de tener una columna de Caja Debe, hay que adicionar
otra para la cuenta de Gastos y Productos Financieros de naturaleza deudora.
Con el procedimiento que acabamos de señalar, el registro de la operación anterior se haría como
sigue:
Al expedirse la Cuenta por Cobrar original, por el valor del documento;
Cuenta por Cobrar
Cuantas por Cobrar
$300 000
a Documentos por Cobrar
$300 000
Al recibir el cobro por la cantidad neta y expedirse la nota de Crédito por el descuento:
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Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
$294 000
Gastos y productos Financieros
$294 000
a Cuentas por Cobrar
$294 000
Índice de Pólizas. Ya hemos dicho que uno de los objetivos de este sistema era eliminar el uso
de las Cuentas Personales. Indudablemente, esto representa una ventaja, pues se evita el trabajo
de llevar y comprobar, periódicamente, los Mayores auxiliares que se destinen a las cuentas
colectivas.
Según lo anterior, cuando se tiene establecido este sistema, se cree que no es posible conocer el
saldo a cargo de un cliente, debido a que no se le lleva una cuenta particular. Pero esta situación
se ha resuelto mediante el uso del Índice de Pólizas.
Este Índice de Pólizas es un registro de las Cuentas por Cobrar expedidas a cargo de una
determinada persona o empresa, durante cierto tiempo, el cual se puede llevar en un libro
empastado con índice alfabético o en tarjetas con un rayado especial, según modelo que
presentamos a continuación.
TARJETA ÍNDICE DE CUENTAS POR COBRAR
Nombre: A Méndez y Cía.
Dirección: Puebla, Pue.
A
E
F
M
A
M
J
J
A
SE
O
N
DI
Ñ
N
E
Z
B
AY
U
U
G
PT
C
O
C
O
E
B
O
R
N
L
T
T
V
55
80
1
60
90
3
0
1
19
9
89
15
19
12
40
75
64
75
12
10
4
5
105
9
0
1
190
21
2
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90
84
5
4
193
5
5
3
0
19
91
La forma más usada para el propósito anterior, es esta última.
Es una práctica ya generalizada en cierto tipo de negocios comerciales, el remitir, a sus clientes
importantes, estados de cuenta que manifiesten el movimiento habido durante cierto tiempo,
informándoles el saldo a su cargo.
En el sistema que nos ocupa, para preparar estos estados, se destina una tarjeta de Índice de
Pólizas para cada uno de los clientes a los que se les remite mensualmente.
La tarjeta de Índice de Pólizas tiene un rayado a base de 12 columnas y varios espacios
horizontales, anotándose en las primeras el nombre de cada mes y, en los espacios, el número de
año.
Conforme se van expidiendo cuentas por Cobrar a cargo de cierto cliente, además de anotarlas en
el registro de las mismas, se registra el número de la Cuenta por Cobrar en la tarjeta del Índice de
Pólizas de cliente a que se refiere, dentro de la casilla que corresponda al mes en que fue
expedida.
Se procede así con todas las Cuentas por Cobrar expedidas a cargo de determinado cliente, de
modo que la Tarjeta de Índice indicará los números de las pólizas y los meses en que éstas se
expidieron.
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Para formular un estado de cuentas, bastará consultar la Tarjeta Índice y sacar del archivo las
Cuentas por Cobrar que correspondan a los números indicados.
Con las Cuentas por Cobrar a la vista, se pueden obtener los datos de las facturas que amparan
las mercancías vendidas, los precios a que éstas se realizaron, así como también las fechas en
que se cobraron o, en su defecto, si aún están pendientes de cobro.
Debe entenderse que las Tarjetas de Índice se destinan solamente a un grupo reducido de
clientes. De establecerse para todos, se tendría de hecho un verdadero Auxiliar de clientes,
haciendo no válidas las ventajas que se pretenden obtener con la reducción de las cuentas
personales.
Ventajas e Inconvenientes. Como en los casos anteriores, se mencionarán algunas de las
ventajas e inconvenientes de este sistema.
Ventajas. Es posible eliminar completamente las Cuentas Personales en aquellos negocios en
que las operaciones se liquiden íntegramente en efectivo.
El empleo.
El empleo de las Cuentas por Cobrar permite supervisar las operaciones que proceden ingresos
antes de la fecha en que éstos se hacen efectivos. Por tanto, las Cuentas por Cobrar deberán
siempre expedirse y autorizarse antes de la fecha en que materialmente se cobran, lo cual
constituye un sistema de control efectivo sobre los ingresos del negocio.
Las operaciones que representan ingresos se registran en la contabilidad en la fecha en que se
devengan, aunque se cobren en fecha posterior.
Esta práctica es conveniente en todos los sentidos, ya que en el Balance General se presenta la
verdadera situación, y los resultados mostrados en el Estado de Pérdidas y Ganancias
corresponden a los obtenidos en el ejercicio a que el mismo se refieren.
Inconveniente. Cuando una Cuenta por Cobrar, ya expedida, se liquida a base de varios cobros
parciales, el procedimiento a seguir para el registro de ellos es laborioso y, en cierto aspecto,
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complicado. Esto se debe al número de pólizas a usar para registrar el importe del cobro y el
importe del saldo pendiente.
Es cierto que este inconveniente se puede subsanar empleando cuentas personales y usando
solamente las Cuentas por Cobrar para el registro de los cobros.
Sin embargo, desde el punto de vista esencialmente básico del sistema, cabe pensar que esta
alternativa en cierto aspecto, lo desvirtúa, ya que no se logra del todo uno de los objetivos
principales del mismo, que es la eliminación total de las cuentas personales.
Ejemplos de registros de operaciones. Presentamos a continuación una serie de ejemplos en los
que se aplican los principales establecidos en este sistema, el uso de las formas, los Diarios y
Registros que deben emplearse, así como los asientos que se producirían en la contabilidad.
Ejemplos
Operación de Caja liquidada íntegramente en efectivo.
Se venden al contado mercancías por valor de $100 000 (precio de contado: $800 000).
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
$1 000 000
a Ventas
$1 000 000
Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
$1 000 000
a Cuentas por Cobrar
$1 000 000
Póliza de Diario
Costo de Ventas
a Almacén
Solución
$1 000 000
$1 000 000
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Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
$14 000 000
a Terrenos
$10 000 000
Otros Productos
$4 000 000
Póliza de Diario
Documentos por Cobrar
$6 000 000
Almacén
$3 000 000
a Cuentas por Cobrar
$9 000 000
Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
$5 000 000
a Cuentas por Cobrar
$5 000 000
Operación de Caja liquidad a base de cobros parciales.
Se vende al contado, a 30 días, mercancías por valor de $3 000 000 (precio de costo).
En la fecha de vencimiento el comprador entrega a cuenta $2 000 000 y un mes después liquida
en efectivo el saldo de $1 000 000 (cheque).
Solución
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
$3 000 000
a Ventas
$3 000 000
Póliza de Diario
Costo de Ventas
a Almacén
Al recibir el primer pago parcial
$3 000 000
$3 000 000
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Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
$2 000 000
a Cuentas por Cobrar
$2 000 000
Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
$2 000 000
a Cuentas por Cobrar
$2 000 000
Por el saldo que queda pendiente
Cuenta por Cobrar
Cuentas por Cobrar
$1 000 000
a Cuentas por Cobrar
$1 000 000
En la fecha en que se hace efectivo el saldo:
Diario de Caja y Bancos
Caja Y bancos
$1 000 000
a Cuentas por Cobrar
$1 000 000
El mismo ejemplo anterior se puede desarrollar en forma más concreta, evitando la expedición de
las dos Cuentas por Cobrar a que se dan lugar los cobros parciales. Para ello se usa la cuenta de
Clientes como puente y se registra la venta total en póliza de Diario, según se indica a
continuación.
A realizar la venta
Póliza de Diario
Clientes
$3 000 000
Costo de Ventas
$2 500 000
a Ventas
$3 000 000
Almacén
$2 500 000
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Al recibir el primer pago parcial
Cuenta por Cobrar
Cuentas por Cobrar
$2 000 000
a Clientes
$2 000 000
Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
$2 000 000
a Cuentas por Cobrar
$2 000 000
Al recibir el pago de liquidación
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
$1 000 000
a Clientes
$1 000 000
Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
$1 000 000
a Cuentas por Cobrar
$1 000 000
Sistema de Cuentas por Pagar
Algunos tratadistas desarrollan este sistema conjuntamente con el de Cuentas por Cobrar, debido
a que las características de uno y otro son muy semejantes, con la única diferencia de que las
Cuentas por Cobrar están destinadas al registro de los ingresos y las Cuentas por Pagar a los
egresos.
Sin embargo, aquí se estudiamos las Cuentas por Cobrar separadamente de las Cuentas por
Pagar, por Considerar que aisladamente cada una de ellas constituye un verdadero sistema.
Además, en algunos negocios puede que se haya establecido el sistema de las Cuentas por
Cobrar, pero se siga otro sistema distinto al de las Cuentas por Pagar para el registro de las
operaciones que impliquen egresos o salidas de fondo.
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Presentaremos los puntos fundamentales de este sistema, refiriéndose a ellos en forma concreta,
ya que los principios que rigen su funcionamiento son idénticos a los de las Cuentas por Cobrar.
Base del sistema. Este sistema de pólizas tiene por base el establecimiento de una cuenta de
Pasivo, denominada Cuentas por Pagar, y el uso de una póliza con datos y rayados semejante al
de las Cuentas por Cobrar, que, en este caso, se denomina Cuentas por Pagar, la cual sirve para
contabilizar todas las operaciones que den lugar, en forma inmediata o posterior, a una salida de
dinero.
El movimiento que tiene esta cuenta es el siguiente:
Se acredita:
Del importe de todas aquellas obligaciones deudas que se tengan que pagar, en la fecha en que
las mismas se devengan, cualquiera que sea el origen o naturaleza de las mismas.
Se carga:
De los pagos que se efectúan, en forma parcial o total, de las obligaciones o deudas contraídas.
Su saldo será siempre acreedor y representará el importe de las deudas, ya vencidas, pendientes
de pago.
En el Balance General el saldo de esta cuenta forma parte del grupo de Pasivo.
Objetivos. Por sus características, las Cuentas por Pagar tienden a lograr los siguientes objetivos:
 Eliminar o, en su caso, reducir el empleo de las cuentas personales.
 Contabilizar, en la fecha en que se devengan, las operaciones que implican egresos,
aunque los pagos se hagan en fechas posteriores.
 Ejercer una estrecha vigilancia 0 control sobre toda salida de dinero, que previamente
deberá aparecer en la forma ya explicada para las Cuentas por Pagar.
Supresión de las Cuentas Personales. En el comercio es bastante frecuente comprar
mercancías a ciertos proveedores con los cuales se opera en forma muy aislada, o bien, efectuar
estas compras a crédito y liquidarlas dentro de un corto tiempo, sin que se vuelvan a efectuar
operaciones con los mismos proveedores.
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A pesar de tratarse de operaciones aisladas y de que algunas se liquiden casi de inmediato, si se
usarán dentro del sistema de contabilidad cuentas personales, habría necesidad de llevar, dentro
de Auxiliar de Proveedores, una tarjeta para cada uno de ellos y comprobar mensualmente el
saldo del Auxiliar contra el que arroje la cuenta de control en el Libro Mayor.
Como ya hemos indicado, cuando esta clase de Auxiliares incluye el movimiento de un crecido
número de cuentas, es bastante laborioso este trabajo y, con frecuencia se presentan diferencias
que hay que localizar y corregir, para que la suma de los saldos del auxiliar que corresponden
exactamente al saldo de la cuenta de control correspondiente en el libro Mayor.
Con el sistema que estamos estudiando, cada vez que se tenga que liquidar una deuda, se
expedirá una Cuenta por Pagar, y se cargará a la cuenta de Balance o de Resultados que proceda
y acreditará a la cuenta de Cuentas por Pagar.
Cuando se liquide el adeudo precisamente ya contabilizado en la póliza, se carga a Cuentas por
Pagar con abono a Caja y Bancos.
En este sistema, como en el de Cuentas por Cobrar, la expedición de la Cuenta por Pagar debe
ser anterior al momento en que se liquide en efectivo el adeudo. Esto constituye la base del
sistema, ya que en otra forma ni se ejercería un verdadero control sobre los pagos ni tampoco,
quizá, las operaciones se registrarían en la fecha en que se celebran, sino en la que se pagan.
Funcionamiento del sistema. En forma gráfica se presenta el funcionamiento de este sistema, el
cual se explicará a continuación.
Tan pronto se contraiga una deuda, se registrará en una cuenta por Pagar, cargando donde
corresponda y acreditando a Cuentas por Pagar.
Se anexarán sus comprobantes a la Cuenta por Pagar en que se registro la operación; se revisará
y, en su caso, se autorizará.
Revisada y autorizada la póliza, se anotará en el Registro de Cuentas por Pagar, asignándole en
ese momento el número de orden que le corresponda.
Cuando se liquide el importe de la Cuenta por Pagar, ésta se anotará en el Diario de Caja y
Bancos, produciendo un cargo a Cuentas por Pagar con abono a Caja y Bancos.
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Hecha la anotación en el Diario de Caja y Bancos, se asentará en el Registro de Cuentas por
Pagar la fecha en que se liquidó.
Tanto el Registro de Cuentas por Pagar como el Diario de Caja y Bancos producirán,
periódicamente, asientos de concentración al Diario generan en los siguientes términos.
Registro de Cuentas por Pagar
Varios
a Cuentas por Pagar
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
a Caja y Bancos
Cuando en las Cuentas por Pagar se afectan cuentas colectivas (por ejemplo, las de Gastos de
Venta o de Administración) u otras que requieran Auxiliares de cuentas impersonales, es
conveniente obtener copias de las pólizas, para que con ellas se hagan los asientos en la
contabilidad auxiliar.
Finalmente, los asientos de concentración anotados en el Diario General se pasarán al Libro
Mayor en la forma ya conocida, y de éste se obtendrá la información necesaria para asentar en el
Libro de Inventarios y Balances los estados financieros y la relación de los mismos.
Formas y Registros. Debido a que las Cuentas por Pagar constituyen una orden de pago a favor
de una tercera persona, pueden adoptar datos y rayados muy diversos, según el uso que se les
vaya a dar.
Los datos fundamentales de las Cuentas por Pagar deben llevar son los siguientes:
 El encabezado llevará el nombre de la empresa, el de la póliza (Cuentas por Pagar), su
número y el nombre de la persona o empresa a favor de quien se expide.
 La parte media de la póliza constará de un rayado con las siguientes columnas y espacios,
columna para fechas; espacio de redacción para anotar el nombre de las cuentas de cargo
y la redacción para anotar el nombre de las cuentas de cargo y la redacción de la
operación; y dos columnas de valores (la primera para cantidades parciales y la segunda
para totales).
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En la parte inferior de la póliza se reservarán por lo menos tres espacios para las firmas de las
personas que intervinieron en su formación, revisión y autorización.
Por lo que se refiere al Libro de Registros donde se anotan todas las Cuentas por Pagar
expedidas (llamado Registro de Cuentas por Pagar), tiene un rayado idéntico al de las Cuentas
por Cobrar, con las siguientes diferencias:
Después de la columna destinada al número de la Cuenta por Pagar, deberá tener un espacio de
redacción para anotar el nombre de la persona o empresa a favor de quien se expide.
La primera columna de valores del rayado se destina a la Cuenta por Pagar, la cual será de
naturaleza acreedora.
La siguiente columna estará destinada a la fecha de pago, y las subsecuentes serán todas de
naturaleza deudora, destinándolas a las cuentas que normalmente se cargan por los egresos del
negocio.
Al final de cada mes este Registro concentrará sus operaciones al Diario General mediante el
asiento siguiente:
Varios
a Cuentas por Pagar
Diario de Caja y Bancos. Las mismas observaciones que se hicieron sobre el Diario de Caja y
Bancos en el sistema de Cuentas por Cobrar, son aplicables en éste.
Debido al principio de que, previamente a su pago, todo egreso debe registrarse en una Cuenta
por Pagar (cuya póliza por su naturaleza, representa un crédito a Cuentas por Pagar), cuando se
liquida su importe, el cargo deberá hacerse a la misma cuenta con crédito a la de Caja y Bancos.
Por esta razón, el rayado del Diario de Caja y Bancos que se destina a las salidas de efectivo
bastará con que incluya los datos siguientes:
 Columna para la fecha de pago.
 Columna para el número de la Cuenta por Pagar.
 Espacio para anotar el nombre a favor de quien se expidió la Cuenta por Pagar.
 Columna de valores para anotar el importe del efectivo pagado-
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El total que arroje esta última columna será el que se tome como base para concentrar las
operaciones al Diario General, mediante el asiento siguiente:
Cuentas por Pagar
a Caja y Bancos
El rayado para las entradas de Caja variará según las operaciones que representan ingresos se
noten directamente en este Diario o se haga por medio de una póliza de Entrada de Caja o de
Cuentas por Pagar.
La alternativa que se elija, determinará el rayado que deba usarse para este Diario.
Pagos parciales. Aunque el uso de las Cuentas por Pagar se recomienda para aquellos negocios
en los que es costumbre liquidar sus deudas íntegramente en efectivo y en sus respectivas fechas
de vencimiento, puede presentarse el caso de operaciones aisladas, que, por circunstancias
especiales, se liquiden en partidas parciales, no obstante haberse expedido ya la Cuenta por
Pagar por el adeudo total.
Como ya se indicó, es la única dificultad que presentan los pagos parciales en su anotación en la
columna de fecha de pago del Registro de Cuentas por Pagar, sobre todo cuando el número de
esos pagos a cuenta representan más de dos partidas.
Ya vimos que este caso especial se puede resolver de dos formas distintas. Omitimos aquí la
primera, o sea, la de entrerrenglonar el importe de estos pagos en la columna respectiva del
Registro, ya que este procedimiento infringe las disposiciones establecidas por la legislación
mercantil sobre la forma de hacer las anotaciones en los libros autorizados.
En consecuencia, el procedimiento a seguir es el mencionado en segundo término, el cual,
adaptado a las Cuentas por Pagar, consiste en lo siguiente:
a) Cuando después de haberse formulado una Cuenta por Pagar por una determinada cantidad
se recibe posteriormente un pago a cuenta de la misma, deberá cancelarse la Cuenta por Pagar
original, mediante la palabra cancelada, la cual se anota en la columna de fecha de pago y en el
renglón correspondiente al de la Cuenta por Pagar registrada por su importe total.
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b) Se expedirán dos nuevas Cuentas por Pagar, con cargo a la cuenta que lleva ese nombre: la
primera, por el importe del pago efectuado; y la segunda, por el saldo que quedó pendiente.
c) Ambas Cuentas por Pagar se anotarán en el Libro de Registro.
d) Se anotará en el Diario de Caja y Bancos el importe del pago parcial, que corresponde al
importe de la primera de las dos pólizas expedidas que sustituyeron a la original.
Esta anotación en el diario de Caja y Bancos deberá corresponder a otra que se haga en la
columna de Fecha de Pago del Registro de Cuentas por Pagar, en el renglón donde se haya
registrado la póliza expedida por el pago parcial.
e) En la segunda póliza (corresponde al saldo pendiente) quedará en blanco el espacio donde se
anota la fecha de pago, hasta el momento en que se efectúe éste.
Si, posteriormente, el saldo pendiente no se liquidara por su cantidad total, se procederá en la
forma ya explicada, expidiendo dos nuevas Cuentas por Pagar: la primera destinada al pago a
cuenta y la segunda al nuevo saldo pendiente. Este procedimiento se repite tantas veces como
pagos a cuenta se hagan.
Cuando las Cuentas por Pagar se establezcan, no con el propósito de eliminar el uso de las
cuentas personales, sino como una forma de control para las salidas de dinero, las dificultades
que presentan los pagos parciales prácticamente quedan eliminadas, si la operación original, en
lugar de registrarla por medio de una Cuenta por Pagar, se anota en Póliza de Diario. Para ello, se
acredita a la cuenta de Proveedores o de Acreedores Diversos, según el caso. La
Cuenta por Pagar solamente se expedirá en el momento en que se efectúen los pagos parciales,
con cargo a la cuenta puente que se hubiere usado para el registro total de la operación.
Este último procedimiento evitará la duplicación de pólizas por cada pago parcial y, por
consiguiente, es más fácil y expedito que el explicado antes.
Ilustremos con un ejemplo el caso de pagos parciales, aplicando las dos formas distintas de
resolverlo.
Ejemplo
Se compran mercancías por $5 000 000, las cuales se liquidan en tres partidas: la primera de $1
500 000; la segunda de $2 500 000, y, la última, de $1 000 000.
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Primera solución
Al efectuar la compra de mercancías:
Cuenta por Pagar
Almacén
$5 000 000
A Cuentas por Pagar
$5 000 000
Al liquidar el primer pago parcial:
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$1 500 000
a Caja y Bancos
$1 500 000
Hecha la anotación anterior, se expiden dos Cuentas por Pagar con cargo a la cuenta que lleva
ese nombre: la primera por el importe del pago y la segunda por el saldo:
Cuenta por Pagar
Cuentas por Pagar
$1 500 000
a Cuentas por Pagar
$1 500 000
Cuenta por Pagar
Cuentas por Pagar
$3 500 000
A Cuentas por Pagar
$3 500 000
Estas dos cuentas se anotarán en el Registro. La fecha de pago se asentará en el renglón que
corresponde a la Cuenta por Pagar de $1 500 000 y se dejará en blanco la fecha de pago en la de
$3 500 000.
Al efectuarse el segundo pago parcial de $2 500 000:
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
Caja y Bancos
$2 500 000
$2 500 000
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Esta anotación en el Diario de Caja y Bancos implicará lo siguiente:
a) Cancelar en el Registro la Cuenta por Pagar de $3 500 000 antes expedida.
b) Expedir dos nuevas Cuentas por Pagar: una por $2 500 000 y otra por $1 000 000.
c) Anotar en el registro la fecha de pago de la Cuenta por pagar de $2 500 000.
d) Dejar en blanco la fecha de pago de la póliza de $1 000 000.
Al efectuar el último pago de $1 000 000, saldo de la operación:
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$1 000 000
a Caja y Bancos
$ 1 000 000
En el Registro se anota la fecha de pago de la Cuenta por Pagar pendiente por la suma de $ 1000
000, con lo cual queda terminado el registro completo de esta operación.
Segunda solución
Esta segunda forma supone que las Cuentas por Pagar constituyen una orden de pago, que se
expide como antecedente de las salidas de Caja y no con la idea de suprimir las cuentas
personales.
A continuación se indican las pólizas y los asientos a que daría lugar dicha operación, cuando se
ha adoptado esta alternativa.
1. Al efectuar la compra de mercancías:
Póliza de Diario
Almacén
$5 000 000
a Proveedores
$5 000 000
2. Al efectuar el primer pago parcial:
Cuenta por Pagar
Proveedores
a Cuentas por Pagar
$1 500 000
$1 500 000
Página 189 de 221
4. a) Por el efectivo pagado: (cheque)
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$1 500 000
a Caja y Bancos
$1 500 000
5. Por el importe del segundo pago parcial:
Cuenta por Pagar
Proveedores
$2 500 000
a Cuentas por Pagar
$2 500 000
3. a) Por el pago en efectivo: (cheque)
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$2 500 000
a Caja y Bancos
$2 500 000
4. Por el importe del tercer pago, como liquidación de la compra efectuada:
Cuenta por Pagar
Proveedores
$1 000 000
a Cuentas por Pagar
$1 000 000
6. a) Por el efectivo entregado como liquidación:
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
Caja y Bancos
$1 000 000
$1 000 000
Pagos en descuento. El desarrollo contable de todas aquellas operaciones que suponen la
obtención de un descuento (bien sea porque se hayan liquidado antes de la fecha de su
Página 190 de 221
vencimiento o por otras causas) se efectúa, tratándose de las Cuentas por Pagar, por el mismo
procedimiento mencionado antes, para las Cuentas por Cobrar.
Dicho procedimiento presenta las dos formas de solución siguientes:
 Dar salida en el Diario de Caja y Bancos el importe total de la Cuenta por Pagar.
 Dar entrada en el mismo Diario al importe del descuento, cargando Caja y Bancos, con
abono a Gastos y Productos Financieros.
Ejemplo
Una Cuenta por Pagar expedida por la cantidad de $800 000 se liquida con anticipación a la fecha
de vencimiento, por lo cual se obtiene un descuento de 3%.
Solución
Por el valor nominal de la Cuenta por Pagar previamente expedida:
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar$800 000
a Caja y Bancos$800 000
Por el importe del descuento obtenido:
Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
$24 000
a Gastos y Productos Financieros
$24 000
El otro procedimiento que se puede seguir para resolver este caso, es anotar como salida, en el
Diario de Caja y Bancos, la cantidad neta pagada, expidiendo a favor del acreedor una nota de
crédito por el importe del descuento, la cual se anexará a la Cuenta por Pagar. La operación se
contabilizará en el Diario de Caja y Bancos en la forma siguiente:
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Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$800 000
a Gastos y Productos Financiera
Caja y Bancos
$24 000
$776 000
Cuando se sigue este procedimiento, hay que agregar al rayado el Diario de Caja y Bancos
destinado a las salidas una columna de valores de naturaleza acreedora para la cuenta de Gastos
y Productos Financieros. En este caso, el asiento de concentración que produciría este Diario,
sería: cargo a Cuentas por Pagar, por la suma de los totales de las columnas destinadas a las
cuentas de Gastos y Productos Financieros y la de Caja y Bancos, con crédito a Caja y Bancos
por la cantidad neta pagada y crédito a Gastos y Productos Financieros por los descuentos
obtenidos.
Índice de Pólizas. No porque el sistema de Cuentas por Pagar permita la supresión de las
cuentas personales, deja de ser posible formular, en ciertos casos, estados de cuenta analíticos
que indiquen a los proveedores, con todo detalle, las operaciones realizadas con ellos, así como
el saldo a su favor en determinada fecha.
Para obtener esta información se emplea el Índice de Pólizas. Este Índice se llevará en tarjetas con
rayado especial, destinado una para cada proveedor, en la cual se anotará el número de las
Cuentas por Pagar expedidas a su favor durante el ejercicio. Con estos datos, es posible obtener
de las pólizas correspondientes la información que se requiere, en la forma que ya se explicó.
Ventajas e Inconvenientes. El sistema de Cuentas por Pagar, ampliamente utilizado en aquellos
negocios cuyos pagos son numerosos y por cantidades importantes, presenta ciertas ventajas y
algunos inconvenientes, a los cuales nos vamos a referir a continuación.
Ventajas. Permite la supresión en algunos casos, o la eliminación parcial en otros, de las cuentas
personales que se establecen para los proveedores o acreedores.
Según este sistema, las operaciones deben registrarse en la fecha en que se devengan. Esto
permite que las operaciones se asienten cuando se celebran y no cuando se pagan.
Esta forma de contabilizar las operaciones permite que los saldos de las cuentas de Balance
presenten la verdadera situación, y que las cuentas de Resultados indiquen correctamente las
utilidades o pérdidas tenidas en el ejercicio a que corresponden.
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El hecho de que las Cuentas por Pagar se expidan antes de que se realice el pago en efectivo,
hace más fácil la vigilancia sobre las salidas de Caja, ya que éstas no se efectúan sino hasta el
momento en que las Cuentas por Pagar han sido revisadas y autorizadas por los dueños o
administradores de la empresa.
Inconvenientes. Cuando las Cuentas por Pagar se establecen con la idea de suprimir totalmente las
cuentas personales, el registro de los pagos parciales o la cuenta presenta algunas dificultades,
debido al procedimiento laborioso y un tanto complicado que debe seguirse.
Registro de Operaciones. En los ejemplos que figuran a continuación, se muestran los diversos
aspectos que pueden ofrecer las operaciones, indicando la solución en cada uno de ellos, de
acuerdo con los principios que rigen el sistema de pólizas a base de Cuentas por Pagar, y
mencionando, en cada caso, la póliza en que debe asentarse la operación del asiento que la misma
produce.
Ejemplos
Operación de Caja liquidada por su importe total
Se adquieren mercancías por la cantidad de $2 000 000 que se pagan al contado riguroso
(cheque)
Solución
Cuenta por Pagar
$2 000 000
Almacén a Cuentas por Pagar
$2 000 000
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$2 000 000
a Caja y Bancos
$2 000 000
Operación de Diario íntegramente
con valores destinados al efectivo
Por $2 500 000 y suscribiendo diversas letras de cambio por la suma de $1 500 000.Se compra
maquinaría por la cantidad de $4 000 000, que se liquida endosando documentos
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Solución
Cuentas por Pagar
Maquinaria
$4 000 000
A Cuentas por Pagar
$4 000 000
Póliza de Diario
Cuentas por Pagar
$4 000 000
a Documentos Endosados
$2 500 000
Documentos por Pagar
$1 500 000
Operación mixta liquidada con valores
de Caja y de Diario
Se compra un terreno en la cantidad de $10 000 000, la cual se liquida mediante un pago inicial en
efectivo (cheque) $3 000 000; la cancelación de documentos a cargo del vendedor del terreno por
$4 000 000, y firmando un pagaré por el resto.
Solución
Cuentas por Pagar
Terrenos
$10 000 000
A Cuentas por Pagar
$10 000 000
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$3 000 000
A Caja y Bancos
$3 000 000
Póliza de Diario
Cuentas por Pagar
$7 000 000
a Documentos por Cobrar
$4 000 000
Documentos por Pagar
$3 000 000
Operación de Caja liquidada a base de pagos parciales
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Se compran diversos muebles y máquinas de oficina que importan $3 000 000, las cuales se
liquidan mediante un pago inicial de $1 000 000 y cubriendo posteriormente el saldo en efectivo
(con cheque).
Equipo de Oficina
$3 000 000
a Cuentas por Pagar
$3 000 000
Al efectuarse el pago inicial de $1 000 000, se registra en el Diario de Caja y Bancos la salida de
esta cantidad y al mismo tiempo, se expiden dos nuevas Cuentas por Pagar en sustitución de la
primera: una, por el importe del pago parcial, o sea, $1 000 000, y la otra por $2 000 000, saldo
pendiente de la operación.
Estas dos Cuentas por Pagar se expedirían con cargo, precisamente, a la cuenta de Cuentas por
Pagar:
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$1 000 000
a Caja y Bancos
$1 000 000
Cuenta por Pagar 2
Cuentas por Pagar
$1 000 000
a Cuentas por Pagar
$1 000 000
(Esta cuenta por Pagar se anota en el Registra, llevando como fecha de pago la misma con que
se anotó la salida de dinero en el Diario de Caja y Bancos.)
Cuenta por Pagar 3
Cuentas por Pagar
a Cuentas por Pagar
$2 000 000
$2 000 000
(Esta Cuenta por Pagar se anota en el Registro, pero se deja en blanco el dato de la fecha en la
columna de fecha de pago).
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Cuando posteriormente se liquida el saldo en efectivo (cheque), se efectuará el siguiente
movimiento en la contabilidad:
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$2 000 000
a Caja y Bancos
$2 000 000
En el Registro de Cuentas por Pagar se anota, en la columna de fecha de pago, la fecha en que
se liquidó la Cuenta por Pagar 3, que era la que amparaba el saldo pendiente de la operación.
Este último ejemplo se puede resolver también en la segunda forma indicada para las Cuentas por
Cobrar, en caso de que éstas se empleen solamente para registrar los pagos en efectivo, y no con
la idea de suprimir las cuentas personales.
Siguiendo esta alternativa, la operación se registra inicialmente por su totalidad en póliza de
Diario, usando como cuentas puente, en este caso, la de Acreedores Diversos, y solamente se
expide Cuentas por Pagar por el importe de cada uno de los pagos parciales en el momento en
que éstos se efectúan.
Póliza de Diario
Equipo de oficina
$3 000 000
a Acreedores Diversos
$3 000 000
Al efectuarse el primer pago parcial:
Cuenta por Pagar
Acreedores Diversos
$1 000 000
a Cuentas por Pagar
$1 000 000
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
a Caja y Bancos
Al liquidarse el saldo de la operación:
$1 000 000
$1 000 000
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Cuenta por Pagar
Acreedores Diversos
$2 000 000
a Cuentas por Pagar
$2 000 000
Diario de Caja y bancos
Cuentas por Pagar
$2 000 000
A Caja y Bancos
$2 000 000
Actividades de aprendizaje
Como vimos en este capítulo las cuentas de cobrar y las cuentas por pagar, son muy importantes
en las empresas, para llevar un control de las operaciones que se realizan por los servicios que se
reciben o se prestan, en estas cuentas se tiene que entregar previamente un recibo el cual es
llamado cuentas por cobrar, la finalidad de utilizar estas cuentas dentro de las empresas es para
disminuir subcuentas personales y para llevar un adecuado control sobre las entradas y salidas de
dinero. Aplicaremos unas preguntas para tener más definido que son las cuentas por pagar y las
cuentas por cobrar.
1.- Que son las Cuentas por Cobrar?
Dentro de la contabilidad son los recibos que una empresa expide previamente para cobrar
determinada cantidad de dinero.
2.- Qué son las Cuentas por Pagar?
Son los documentos que una empresa recibe para su pago
3.- Cuales son las finalidades de implementar las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por
Pagar?
Reducir la cantidad de subcuentas personales, así como llevar un adecuado control de las
entradas y salidas de dinero.
4.- Cuales son las finalidades de la Cuentas de por Cobrar?
a) Eliminar o, cuando menos, reducir el uso de las cuentas personales en la contabilidad auxiliar.
b) Registrar las operaciones que produzcan los ingresos, en la fecha en que éstos se devengan,
independientemente de que ellas se cobren en fecha posterior.
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c) Ejercer un efectivo control sobre todos los ingresos a que se tenga derecho
5.- Una vez revisadas y autorizadas las Cuentas por Cobrar donde deben de anotarse?
En un libro de registro que lleva el nombre de Registro de cuentas por cobrar.
6.- Cuales son los objetivos de las Cuentas por Pagar?
a) Eliminar o, en su caso, reducir el empleo de las cuentas personales.
b) Contabilizar, en la fecha en que se devengan, las operaciones que implican egresos, aunque
los pagos se hagan en fechas posteriores.
c) Ejercer una correcta vigilancia o control sobre toda salida de dinero, que previamente deberá
aparecer registrada en una Cuenta por Pagar, sujeta a revisión en la forma ya explicada para las
Cuentas por Cobrar.
Contabilidad dos Marcos Sastrías Fraudenberg capítulo 4
Bibliografía
Autor Marcos Sastrías Fraundenberg
Título del libro Contabilidad dos
Editorial Esfinge
Edición 26
Año 2008
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Capítulo 14
Póliza cheque y cuenta por pagar cheque
Introducción
Este capítulo nos muestra el procedimiento de las pólizas de cheque, en cualquier empresa o
negocio es importante saber aplicar los asientos en las pólizas de cheques, anexar la
documentación correspondiente y autorizada a las pólizas las cuales deben de ser revisadas y
firmadas previamente autorizadas, en estas pólizas es importante describir en los asientos los
datos correspondientes que integran loa cheques expedidos por las empresas.
Objetivos de aprendizaje
Conocer cuál es el procedimiento de las pólizas de cheque, que tipos de datos debe de llevar la
póliza en el momento de registrarla, que documentación se debe de anexar a la póliza de cheque
para su revisión y autorización, conocer los principales objetivos para la elaboración de este tipo
de pólizas, conocer los pasos a seguir ya que la póliza fue elaborada y autorizada, y registrarla
en los asientos correspondientes.
2. Objetivos principales
Cuando las empresas acostumbran efectuar invariablemente todos los pagos con cheques
nominativos, el diseño o formato de las Pólizas se salidas de caja y de las Cuentas por pagar
tratadas ampliamente en capítulos anteriores, se puede distribuir de tal manera que en ellas
aparezca el cheque, el concepto por el cual se expidió éste y la firma del beneficiario.
Los objetivos principales que se logran cuando en las propias Pólizas de salida de caja o en las
Cuentas por pagar aparecen los cheques, el motivo por el cual se expidieron y la firma de los
beneficiarios, son:
 Mayor seguridad y control sobre cada uno de los cheques que la empresa expide para
pagos.
 La empresa conserva en su poder, como constancia de los pagos efectuados, copia de
cada uno de los cheques expedidos.
 A la empresa le quedan en su poder, como constancia de los pagos efectuados, las firmas
de recibo de los beneficiarios o las de las personas autorizadas por ellos para recoger los
cheques.
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Control interno
Esta variante en el diseño o distribución del formato de las Pólizas de salida de caja o Cuentas por
pagar, no altera en lo absoluto la forma de registrar contablemente las operaciones que originan la
expedición de cheques, pues como puede observarse su objetivo es exclusivamente con fines de
control interno.
La Póliza cheque o las Cuentas por pagar cheque, en algunos casos, son proporcionadas sin
costo alguno por las instituciones bancarias, pero por lo regular, son las propias empresas las que
tienen que pagar el costo de ellas; su impresión se debe hacer en papel seguridad o infalsificable,
que es el propio para cheques, con las copias que la empresa juzgue conveniente.
En caso de que el banco no proporcione las Pólizas cheque o las Cuentas por pagar cheque a la
empresa, y que ésta considere que su alto costo representa un gasto excesivo, se puede optar por
un procedimiento más económico, que no por ello deja de proporcionar el objetivo que se
persigue: mayor control interno sobre los cheques expedidos, que es el que se comenta a
continuación.
Sobre las propias Pólizas de salida de caja o Cuentas por pagar, con diseño o formato común y
corriente, se elaboran los cheques, sin olvidar anotar en éstos el mismo número que tienen
impreso para que pase o figure tanto en el original como en la copia o copias de las Pólizas o
Cuentas por pagar.
Curso que debe seguir la Póliza cheque y la Cuenta por pagar cheque
Por lo que se refiere al curso administrativo y contable que sigue la Póliza cheque o la Cuenta por
pagar cheque, una vez que ha sido elaborada, es el mismo estudiado en procedimientos
anteriores, o sea que se revisa, se autoriza, se registra, se numera, se pasa a los auxiliares, se
remite al cajero acompañada del cheque nominativo para que lo entregue al beneficiario contra la
firma de recibido, se anota en la Cuenta por pagar y en los auxiliares la fecha de pago, se archiva
etc.
Actividades de aprendizaje
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Como hemos visto en este capítulo la elaboración de las pólizas de cheque y cuenta por pagar
cheque, debemos tener definido el procedimiento que se tiene para la elaboración de estas
pólizas, cuales son los pasos que se siguen al elaborar una póliza de cheque, saber quiénes son
las personas autorizadas para firmar en la elaboración y revisión de estas pólizas, los datos más
importantes que deben de asentarse en la elaboración de las pólizas. Como refuerzo a esta
unidad se realizarán algunas preguntas para que quede un poco más claro el tema que estamos
comentando.
1.- Cuales son los objetivos principales cuando en una póliza de salida de caja o en las
Cuentas por pagar aparecen los cheques.
a) Mayor seguridad y control sobre cada uno de los cheques que la empresa expide para pagos.
b) La empresa conserva una copia del cheque entregado por el pago efectuado.
2.- Quienes son los que proporcionan las pólizas cheques o las Cuentas por pagar cheque?
En algunos casos son proporcionadas por las instituciones de crédito, pero por lo regular son las
empresas
3.- Cual es el curso que debe seguir la Póliza cheque y la Cuenta por pagar cheque?
Ya que sea revisada, se autoriza, se registra, se enumera, se pasa a los auxiliares, se remite al
cajero acompañada del cheque nominativo para que se entregue al beneficiario contra la firma de
recibido.
4.- Quienes son las personas autorizadas para firmar las pólizas cheque o Cuenta por Pagar
cheque?
Quien la elabora, quien la revisa y quien la autoriza
5.- Cuales son los datos que debe de llevar la Póliza cheque o Cuenta por pagar cheque?
El cheque, el concepto por el cual se expidió el cheque y la firma del beneficiario.
Segundo curso de contabilidad Elías Lara Flores capítulo 13
Bibliografía
Autor Elías Lara Flores
Título del libro Segundo curso de contabilidad
Editorial Trillas
Edición 11
Año 2003 reimp 2006
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Capítulo 15
Procedimientos combinados
Introducción
En los procedimientos combinados, hemos presentado en los puntos anteriores el estudio de cada
uno de los diversos sistemas de contabilidad, y hemos dado cuenta que es difícil afirmar que un
sistema sea mejor que el otro. Cada uno tiene sus ventajas que en determinado caso pueden dar
mejores resultados, sin embargo, en la práctica, se puede observar que el sistema establecido no
corresponde en absoluto en los que hasta ahora hemos visto, observando que se han tomado
parte de uno y parte de otro, tratando de encontrar en cada uno de los puntos, más convenientes,
combinarlos de manera que el resultado constituya un nuevo sistema de contabilidad.
Objetivos de aprendizaje
El objetivo principal en este capítulo es conocer los sistemas combinados donde se puede utilizar
partes diversas de varios sistemas para ajustar la contabilidad a las necesidades particulares de
cada empresa, al tratar de conformar un sistema contable, se deberá llevar una minuciosa
investigación de las operaciones, y una vez que el contador este compenetrado en ellas, tomará
en cuenta tres factores importantes, dependiendo del requerimiento de la empresa, los cuáles son:
la importancia o magnitud del negocio, la actividad o giro mercantil a que se dedique y la cantidad
de operaciones y variedad de las mismas.
Introducción
Considerando que como Sistema de Combinado, debe entenderse aquel que da resultado de
tomar ciertos aspectos favorables de un sistema y combinarlos con otros aspectos iguales
favorables de otro sistema, el número de sistemas combinados que puedan utilizarse será igual a
todas las combinaciones posibles que puedan hacerse a los sistemas ya estudiados y conocidos
con el nombre de sistemas de información. De los sistemas más comunes se han tomado como
proyección los más conocidos para un sistema combinado, debido a que son los más favorables
por sus características para el registro de las operaciones.
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2. Requerimientos
Al proyectar un sistema de contabilidad, el contador deberá tener en cuenta las características del
negocio en el que se va a aplicar; y no tratar de ajustarlas a un sistema rígido que aunque en
principio se considere bueno, puede no satisfacer las necesidades particulares del negocio de que
se trate.
Hemos presentado en otros capítulos, el estudio de cada uno de los diversos sistemas de
contabilidad, y hemos podido comprobar que es muy difícil en forma absoluta que uno sea mejor
que otro. Cada uno tiene ciertas ventajas que en un determinado caso pueden dar mejores
resultados.
Sin embargo, en la práctica es común observar que el sistema establecido no corresponde en
todos sus aspectos a los que hasta ahora hemos tratado. Más bien se observará que se ha
tomado parte de uno y parte de otro, tratando de encontrar en cada caso los puntos más
convenientes, combinándolos de tal forma que el resultado obtenido constituya un nuevo sistema
de contabilidad.
En términos generales, los sistemas combinados son el resultado de utilizar partes diversas de
varios sistemas para ajustar la contabilidad a las necesidades particulares de cada negocio.
Al tratar de establecer un sistema contable, se llevará a cabo una minuciosa investigación de las
operaciones y, una vez que el contador se encuentre debidamente compenetrado de ellas,
proyectará el sistema, considerando los tres factores siguientes.
 Importancia o magnitud del negocio.
 Actividad o giro mercantil a que se dedique.
 Número de operaciones y variedad de las mismas.
Magnitud de del negocio. Este es un dato que debe ser considerado y juzgado con amplio
criterio.
La importancia del negocio puede determinará, en parte, el sistema más adecuado a seguir, ya
que el contador no debe pasar por alto el costo que puede representar el sistema en su aspecto
de operación (ya sea por los sueldos que haya que pagar a los empleados encargados de los
libros y registros, o bien, por el gasto que represente la impresión de formas espéciales, pólizas,
registros de pólizas, Diarios, etc.).
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Debido a lo anterior, es aconsejable que el sistema de contabilidad para negocios que podrían
calificarse de modesta importancia, sea lo más sencillo posible, en lo que se refiere a las formas o
registros que se usen. Esto no debe impedir el establecimiento de las cuentas que fueran
necesarias para efectuar un análisis completo de las operaciones realizadas.
En negocios cuyo movimiento de valores y capital sea importante, el sistema deberá proyectarse
en forma más amplia. Se tendrá en cuenta, a demás de las necesidades propias del mismo, su
organismo y la subdivisión del trabajo, para que queden registradas puntual y eficazmente las
múltiples operaciones que se realicen diariamente.
Dos ejemplos ilustrarán con toda claridad el criterio que se debe seguir en la proyección de un
sistema contable, según la importancia económica del negocio.
Supóngase un negocio, cuyo capital inicial es de $3 000 000, que se dedica a la compra de tres
artículos diferentes para su venta al público. Las operaciones de compra y venta que realiza las
efectúa al rigoroso contado.
En este caso el sistema adoptar a base de un Libro Diario, un Mayor y uno de Inventarios y
Balances. Es sencillo y cubre las necesidades del negocio.
Ahora supongamos que se trata de un comercio cuyo capital inicial asciende a la cantidad de $100
000 000. Está organizado como sociedad anónima y sus operaciones son muy variadas, debido a
la gran cantidad de artículos diferentes que se compran y se venden y a las condiciones de
compra y venta (parte son al contador; otra, con documentos y una última, a crédito, sin garantía
de documentos).
En los almacenes de este negocio hay que vigilar, con frecuencia, la existencia que hay de cada
artículo para formular oportunamente pedidos de los que vayan agotando.
Por las operaciones de este supuesto negocio, vemos que no sería suficiente un sistema
continental para el registro de ellas. La gran cantidad y variedad de las mismas haría laborioso su
oportuno registro. Mejor habría que pensar en otro sistema de contabilidad, que permitiese una
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mayor división del trabajo, con el propósito de que las operaciones quedasen asentadas en la
contabilidad con la puntualidad y comprobación debidas.
Se podría considerar , por tanto, el sistema centralizador, o bien un sistema de pólizas en
cualquiera de las variantes en que los hemos estudiado; o también un sistema combinado a base
de centralizador con pólizas, para así aprovechar las características favorables de cada uno de
ellos, en beneficio de un eficiente registro contable de las operaciones.
Actividad Mercantil. El segundo punto que hay que considerar en la implantación del sistema de
contabilidad es el relativo a la actividad mercantil a que se dedique el negocio en cuestión.
Es obvio que la contabilidad de un negocio comercial es distinta de la que responde a una
empresa industrial, y que la contabilidad de una institución bancaria es diferente a la de un
negocio agrícola, minero, etc.
Esta circunstancia es muy importante al establecer un sistema de contabilidad.
Las cuentas que se usan son distintas, pero además, en ciertos casos particulares, la contabilidad
está regida por disposiciones legales que deben observarse. Esto da lugar a que se cambien o se
modifiquen ciertos registros contables de uso en negocios de tipo comercial uniforme.
El contador también debe investigar con toda acuciosidad que leyes (de carácter mercantil o
fiscal) pueden afectar el registro de las operaciones, ya sea por los datos o informes que se deben
proporcionar a las autoridades respectivas, o para facilitar la preparación de las manifestaciones
que, en el aspecto fiscal, deben presentarse en las fechas señaladas por las leyes
correspondientes.
Dentro de este mismo punto, hay que considerar el carácter legal del negocio, ya que no es lo
mismo que la empresa pertenezca en su totalidad a un solo propietario, o que esté organizada
bajo la forma de una sociedad mercantil. Ello obligará, en algunos casos, a llevar (además de los
libros principales y registros que sean necesarios) otros que tienen un carácter obligatorio para las
sociedades (como el Libro de Actas o el Registro de Acciones Nominativas, en las sociedades
anónimas, o el Registro de Ventas en Abonos en los negocios que operan de este modo).
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Estos factores son los que determinan el criterio aplicable respecto de los libros y registros que
deben constituir el sistema de contabilidad. Este debe ser eficaz y lo suficientemente flexible para
proporcionar de manera oportuna la información que requiere el negocio. Debe cumplir también
con todas las disposiciones de carácter legal que le sean aplicables, según la actividad a que se
dedique el negocio en cuestión.
Cantidad y Variedad de Operaciones
Para efectos de la sistematización de la contabilidad, también es importante considerar la cantidad
ya variedad de las operaciones que la empresa realice. En relación con estos factores, deberá
tenerse en cuenta la división del trabajo que pueda efectuarse. Esto influirá indudablemente en los
libros o registros que formarían parte del sistema contable.
Este factor es definitivo en la actualidad para algunos negocios, ya que a base de los
procedimientos manuales conocidos para el registro de operaciones, resultaría prácticamente
imposible llevar a cabo un oportuno registro de las mismas. Por esto se han venido usando con
bastante éxito los llamados sistemas mecanizados y electrónicos, que se pueden definir como
aquellos que utilizan máquinas para el registro de las operaciones en sustitución de las
anotaciones manuscritas.
Como ejemplo se pueden citar, entre otras, las empresas de servicios públicos, en las cuales hay
que facturar mensualmente el servicio prestado a un gran número de clientes.
Este tipo de compañías también aprovechan el equipo mecanizado y electrónico para elaborar los
registros contables que sirvan para concentrar las operaciones en los libros principales.
Las instituciones bancarias efectúan numerosas y variadas operaciones por los distintos servicios
que presta al público. Por esta razón, tienen que implantar ciertos procedimientos mecanizados y
electrónicos de registro y aprovechar en algunos casos, la propia documentación formulada por
sus clientes, como documentos contabilizadores.
En resumen el número de operaciones determinará la amplitud que deba darse a la división del
trabajo y a la organización y procedimiento de control que deban implantarse. Esto señalará la
fórmula ideal que se debe escoger, de acuerdo con las necesidades de la empresa.
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Combinación de Sistemas. Considerando que por Sistema de Combinado debe entenderse
aquel que resulta de tomar ciertos aspectos favorables de un sistema y combinarlos con otros
aspectos igualmente favorables de otro distinto, el número de sistemas combinados que pueden
proyectarse será igual a todas las combinaciones posibles que puedan hacerse con los sistemas
ya estudiados y conocidos con el nombre genérico de sistemas de información.
De los ya estudiados, en la práctica se han escogido dos de ellos como base para la proyección
de un sistema combinado, debido a que son los que ofrecen, por sus características, los aspectos
más ventajosos para el registro de las operaciones, la comprobación de las mismas y la división
del trabajo en la contabilidad. Estos sistemas son el centralizador y los de pólizas, en cualquiera
de las variantes que se han presentado, incluyendo el uso de las Cuentas por Cobrar y de las
Cuentas por Pagar.
A título de ejemplo, se citan otras dos combinaciones posibles, que han probado su bondad en
muchas entidades.
El acierto que se obtenga en la combinación de procedimientos y métodos, dependerá del
conocimiento que se tenga sobre las características y posibilidades que cada uno ofrece en lo
particular.
Ejemplos
Supongamos un negocio que tiene que efectuar pagos muy numerosos por cantidades
importantes, los cuales desea comprobar antes de que se liquiden en efectivo.
Los ingresos (por conceptos de ventas al contado, pagos de clientes, cobros de documentos, etc.)
también son por cantidades importantes.
Realiza, además, operaciones a crédito y otras de carácter especializado, de las cuales desean
los administradores o gerentes tener conocimiento en el momento mismo en que se realizan.
Por estas características, el sistema de contabilidad conveniente podría ser una combinación de
los sistemas de pólizas con el de Cuentas por Pagar, el cual quedaría constituido así:
 Pólizas de Diario, con su respectivo registro, para las operaciones a crédito y
especializadas.
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 Pólizas de entrada de Caja o de Ingresos, con un rayado adaptado para los ingresos en
efectivo, al igual que el Diario de Caja.
 Cuentas por Pagar, con su respectivo Registro, para los egresos devengados.
 Diario de Caja, para registrar (además de las pólizas de entradas de Caja) el importe de las
Cuentas por Pagar ya liquidadas.
Supongamos ahora un negocio comercial que tiene varios departamentos para la venta de
mercancías, las cuales se controlan por medio del método de Inventarios Perpetuos.
Se desea que cada departamento lleve un registro particular de las operaciones realizadas por el
mismo, pero, a la vez, aprovechar las ventajas que ofrecen las pólizas en lo que se refiere a la
comprobación de las operaciones y a la división del trabajo.
El sistema de contabilidad más adecuado, en este caso, probablemente sería el que resultare de
una combinación del sistema centralizador con el sistema de pólizas a base de pólizas, de Diario y
pólizas de Caja. De ingreso o de Egreso, según corresponda.
Si esta fuera la combinación escogida, el sistema contable quedaría integrado por los siguientes
Diarios y Pólizas.
Diarios:

Diario de Caja y Bancos.

Diario de Ventas.

Diario de Compras.

Diario de Salidas de Almacén.

Diario de Operaciones Diversas.
Pólizas:
Pólizas de Diario.
Pólizas de Caja, Ingreso o de Egreso.
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Las anotaciones en dichos Diarios, con excepción al de Caja, se harían por medio de pólizas de
Diario y, posteriormente, éstas se registrarían en el Diario particular a que correspondiera la
operación efectuada.
Las entradas y salidas de efectivo se anotarían en póliza de Caja, Ingreso o Egreso que a su vez
se registrarían en el Diario de Caja y Bancos bajo la formas tabular, para distribuir a las cuentas
que correspondieran los créditos por los ingresos y los cargos por los egresos.
Naturalmente que las combinaciones posibles pueden ser muy numerosas, aquí solo hemos
presentado dos ejemplos para ilustrar algunas de ellas. El problema de establecer un sistema
combinado depende fundamentalmente del conocimiento que se tenga de las características de
cada uno de los sistemas modernos. El contador, con su experiencia y buen sentido, los tendrá
que combinar en la forma más adecuada para cubrir ampliamente las necesidades comerciales,
fiscales y de carácter estadístico del negocio.
Aplicación al Registro de Operaciones. Desarrollaremos a continuación el registro de algunas
operaciones por dos sistemas combinados diferentes para que se pueda apreciar el procedimiento
que debe seguirse y los asientos que hay que formular según el sistema establecido.
Ejemplos
Se trata de un sistema combinado a base de pólizas de diario, pólizas de entrada de Caja,
Ingresos y Cuentas por Pagar, con sus Registros y Diarios correspondientes.
Las operaciones efectuadas fueron las siguientes:
 Se compraron al contado 1 000 artículos A de $5 000.
 Se vendieron 500 a $6 000. Por la venta se recibió $1 200 000 en efectivo. $1 000 000 en
documentos y el resto quedo pendiente.
Solución
1. Por el importe de la compra:
Cuentas por Pagar
Almacén
a Cuentas por Pagar
$5 000 000
$5 000 000
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2. Por el pago en efectivo:
Diario de Caja y Bancos
Cuentas por Pagar
$5 000 000
a Caja y bancos
$5 000 000
3. Por la venta de la mitad de los artículos comprados:
Póliza de Diario
Clientes
Documentos por Cobrar
$2 000 000
$1 000 000
a Ventas
$3 000 000
4. Por el cobro en efectivo:
Póliza de entrada de Caja, Ingresos
Caja y Bancos
$1 200 000
a Clientes
$1 200 000
5. Por el costo de la mercancía vendida:
Póliza de Diario
Costo de Ventas
A Almacén
$2 500 000
$2 500 000
Las mismas operaciones citadas en el ejemplo anterior, las desarrollaremos ahora por un sistema
combinado de centralizador con pólizas.
Solución
1. Por el importe de la compra:
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Pólizas de Diario de Compras
Almacén
$5 000 000
a Compras al Contado
$5 000 000
2. Por el Pago en Efectivo:
Póliza de Caja-Diario de Caja y Bancos
Compras al Contado
$5 000 000
a Caja y bancos
$ 5 000 000
3. Por la venta de 500 artículos a $6 000 cada uno:
Póliza de Diario-Diario de Ventas
Clientes
$3 000 000
a Ventas
$3 000 000
4. Por el precio de costo de la mercancía vendida:
Póliza de Diario-Diario de Salidas de Almacén
Costo de Ventas
$2 500 000
a Almacén
$2 500 000
5. Por el cobro con documentos:
Póliza de Diario-Diario de Documentos por Cobrar
Documentos por Cobrar
$1 000 000
a Clientes
$1 000 000
6. Por el cobro recibido en efectivo:
Póliza de Caja-Diario de Caja y Bancos
Caja y Bancos
a Clientes
$1 200 000
$1 200 000
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Actividades de aprendizaje
Como ya se observó en el estudio de este capítulo los sistemas combinados es el resultado de la
combinación de los factores favorables de un sistema como de otro para la realización del registro
de operaciones que las empresas requieren, dependiendo del tipo y número de registros que se
tengan dentro de la empresa, es importante que el contador tenga bien definido las características
de la entidad y las necesidades que la empresa necesita para el registro de sus operaciones
dentro de la contabilidad.
1.- En términos generales que son los Sistemas Combinados?
Es el resultado de utilizar partes diversas de varios sistemas para ajustar la contabilidad a las
necesidades principales de cada negocio.
2.- Cuales son los tres factores que se consideran en la proyección de un sistema?
a) Importancia o magnitud del negocio.
b) Actividad o giro mercantil a que se dedique.
c) Número de operaciones y variedad de las mismas3.- Porque debe considerarse la Magnitud del negocio?
La importancia del negocio puede determinar en parte, el sistema más adecuado a seguir, ya que
el contador no puede pasar en alto el costo del sistema que puede representar el sistema en su
aspecto de operación.
4.- Porque se debe tomar en cuenta la Actividad Mercantil para la implantación de un
sistema de contabilidad?
La contabilidad es diferente dependiendo del negocio en cuestión, por eso es importante toma en
cuenta la actividad mercantil a que se dedique el negocio, ya que la contabilidad está regida por
disposiciones legales que son observados y, esto da lugar a que se cambie o se modifiquen
ciertos registros contables de uso en negocios de tipo comercial uniforme.
5.- Porque se toma en cuenta la cantidad y Variedad de Operaciones?
Para efectos de la sistematización de la contabilidad, es importante considerar la cantidad y
variedad de operaciones.
6.- Cuáles son los dos sistemas que se toman como base, debido a que ofrecen los
aspectos más ventajosos para el registro de operaciones?
Contabilidad dos Capítulo 4 Marcos SastriasFreudenberg
Bibliografía
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Autor Marcos Sastrías Fraundenberg
Título del libro Contabilidad dos
Editorial Esfinge
Edición 26
Año 2008
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Capítulo 16
Procedimiento de volantes o fichas
Introducción
El procedimiento de volantes o fichas, principalmente se efectúa en instituciones bancarias o de
crédito, como son los bancos y las sociedades financieras. Por lo tanto únicamente nos vamos a
referir a las bases y principios que se observan en el registro de operaciones, debido a que los
asientos se refieren principalmente a la contabilidad comercial.
En este procedimiento solamente deberá anotarse un cargo o un abono, lo cual lo hace diferente
de las pólizas, en las que siempre se realiza un cargo así como un abono. En las operaciones en
las cuales deberán realizarse varios cargos y varios créditos, deben expedirse tantos volantes de
cargo dependiendo de las cuentas afectadas así como tantos volantes de crédito dependiendo de
las diferentes cuentas afectadas.
Objetivos de aprendizaje
Los objetivos que podemos aprender en este capítulo, son los tipos de volantes o fichas que se
utilizan en las instituciones bancarias o financieras, en los diferentes tipos de movimientos, como
se describe y como hemos comprobado algunos de nosotros al realizar algún movimiento
bancario, los diferentes tipos de fichas que nos proporcionan, dependiendo del tipo de movimiento
que hayamos realizado, es muy importante conocer el formulario que las instituciones bancarias o
financieras utilizan ya que dependiendo del tipo de operación es la cuenta que se vaya a utilizar
en el registro de operaciones de la contabilidad de una empresa
Procedimiento de volantes o fichas
El sistema de volantes tiene aplicación, principalmente, para el registro de las operaciones
efectuadas por las instituciones de crédito, como son los bancos y las sociedades financieras.
Por este motivo, en su estudio solamente nos referiremos a las bases y principios que deben
observarse en el registro de las operaciones ya que el contenido de este libro se refiere más bien
a sistemas aplicables a la contabilidad comercial.
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El vocablo volante es una traducción de la palabra inglesa slip, nombre con el cual se le designa a
este sistema en los países de habla inglesa. En nuestro medio, y en particular en los bancos, a los
volantes se les conoce usualmente con el nombre de fichas.
La base del sistema es que en este documento solamente deberá anotarse un cargo o un abono,
lo cual lo hace diferente de las pólizas, en las que siempre se registra un asiento completo; es
decir, el nombre de la cuenta de cargo y la de abono.
Según lo anterior, por ejemplo, si una operación produce un cargo a la cuenta de Caja y un abono
a la cuenta de Clientes, en este sistema dicha operación se registraría formulando un volante de
cargo para la cuenta de Caja y otro volante de crédito para la cuenta de clientes.
En aquellas operaciones que dan lugar a varios cargos y varios créditos, deberán expedirse tantos
volantes de cargo como número de cuentas de naturaleza deudora se vean afectados, y tantos
volantes de crédito como cuentas acreedoras se tengan que emplear en el registro de la
operación.
2. Características y funcionamiento
No se pretende llevar a cabo un estudio completo del funcionamiento del sistema de volantes en
los bancos, ya que sólo se trata de presentar las características del sistema. Por tanto, nos
referiremos nada más a los puntos sobresalientes que la contabilidad a base de volantes tiene en
las instituciones bancarias.
Si se atiende a la naturaleza de las operaciones que efectúa un banco, encontraremos que la
mayor parte corresponde a las denominadas operaciones de Caja; es decir, aquellas que dan
lugar a entradas o salidas de efectivo.
Por esta circunstancia, los volantes en las instituciones bancarias se clasifican en dos grupos:
 Volantes de Caja de Ingreso o de Egreso.
 Volantes de Diario (denominados también traspasos).
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Ambas clases de volantes admiten la clasificación general de volantes de cargo y volantes de
crédito, y así tenemos: Volantes de caja Debe y Volantes de Caja Haber, Traspasos Cargo y
Traspasos Crédito.
Introducción
En estos tipos de volantes solamente deben registrarse los cargos o los créditos a la Cuenta de
Caja, por las entradas y salidas de dinero respectivamente. En el sistema bancario se acostumbra
utilizar formularios por duplicado, dependiendo del tipo de movimiento que se vaya a realizar, se
utiliza un color de papel diferente para el original y para el duplicado, con el propósito de distinguir
de darnos cuenta el tipo de movimiento que se haya realizado, dependiendo el tipo de movimiento
que vayamos a realizar es el color o formulario que se utiliza para el movimiento solicitado, me
refiero si es un depósito el formulario es diferente a una solicitud de retiro de efectivo donde se
utiliza un formulario de caja.
Volantes de caja
Estos volantes por su naturaleza están destinados a registrar únicamente los cargos o los créditos
a la Cuenta de Caja, por las entradas y las salidas de efectivo, respectivamente.
No obstante, en la práctica bancaria se acostumbra formularlos por duplicado por ejemplo:
Si se trata de registrar una entrada a Caja por el cobro de un préstamo, se formularía un volante
de Caja Debe (con una copia al carbón), en el cual se anotaría como cuenta de crédito la de
Préstamos y Descuentos.
Se usa un papel de color diferente para el original y para el duplicado, con la finalidad de distinguir
a simple vista la naturaleza o clase de volantes de que se trata.
Si en lugar de un ingreso en efectivo, fuera un pago que se hace de una letra girada por algún
corresponsal, esta operación se registraría en un volante de caja Haber, en cuyo original se
anotaría como cuenta de cargo la de Corresponsales del País, operándose el original del volante
como un crédito a la cuenta de Caja y el duplicado como un cargo a dicha cuenta de
Corresponsales de País.
Esta modalidad de formular los volantes en los bancos ofrece dos ventajas:

Ahorra la mitad del trabajo en la formulación de volantes.
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
Siendo el duplicado de los volantes una copia al carbón de los originales, los datos
asentados en uno y otro ejemplar son necesariamente idénticos, evitándose de esta forma
la posibilidad de error que pudiera existir si los mismos se formulasen por separado.
Introducción
En este tipo de movimientos se realizan las operaciones de transferencia diferente ya que en este
movimiento no hay entradas ni salida de efectivo, solamente lo que hay que realizar es un
movimiento de una cuenta a otra, este movimiento da lugar para asignarles el nombre de traspaso
a los volantes que sirven para registrar esta clase de operaciones, por ejemplo si se trata de una
operación de algún préstamo directo, la operación de referencia se registraría como traspaso
Traspasos
Con este nombre se designa a los volantes que tienen como propósito registrar las operaciones
de Diario; es decir, aquellas que no implican entradas o salidas de efectivo.
Hay cierto tipo de operaciones que se hacen en los bancos que de inmediato no dan lugar a
movimientos de efectivo, sino que representan verdaderos traspasos que se hacen de una cuenta
a otra.
Esta circunstancia ha sido motivo para asignarles el nombre de Traspaso a los volantes que sirven
para registrar esta clase de operaciones.
Poe ejemplo: si se trata de un préstamo directo o de un descuento mercantil obtenido por un
cliente del banco, la operación de referencia se registraría en un Traspaso, que se formularía con
una copia. El volante original llevaría como cuenta de cargo la de Préstamo y Descuentos, y el
duplicado de operaría como crédito a la cuenta denominada Cuentas de Cheques.
También en este caso el original y el duplicado del Traspaso imprimirán en papel de color
diferente para distinguirlos con facilidad.
Hojas de Control Departamental
Teniendo en cuenta que la organización interna de un banco está constituida por varios
departamentos de servicio al público, las operaciones que cada uno de ellos celebra diariamente
deben ser motivo de comprobación. Esto se llevará a efecto mediante el establecimiento de
controles departamentales.
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En efecto, cada departamento expide durante el día los volantes de Caja o de Traspaso que sean
necesarios para contabilizar sus operaciones. Estos se clasificarán por cargos y abonos de las
cuentas afectadas.
Para que las operaciones ya registradas se consideren comprobadas, el total de los volantes de
cargo a las diferentes cuentas deberá ser igual al de los volantes de crédito a las cuentas
respectivas. Esto indicará que las operaciones han sido asentadas correctamente.
Esta operación se realizará por cada uno de los departamentos del banco que expidan volantes
para contabilizar sus operaciones.
Control General
Una vez que cada departamento ha comprobado sus operaciones deberá enviar sus controles
departamentales (adjuntos a los volantes de Caja y de Traspaso que correspondan) a otro
departamento denominado Control General, donde se centraliza la documentación contable.
La función principal de estos departamentos consiste en preparar un resumen de todas las
operaciones celebradas durante el día. Para esto se obtienen los totales generales de cargo y de
crédito a las diversas cuentas que se hubieren afectado por los departamentos que directamente
afectaron las operaciones.
Para obtener estos resúmenes se procede en la siguiente forma:

Agrupar por cuentas todos los volantes de cargo, obteniendo totales por cada una de ellas.

Clasificar por cuenta los volantes de crédito, obteniendo también los totales por cada una.

Anotar en un registro con dos columnas de valores, los totales Debe y Haber por cada una
de las cuentas que hubieran tenido movimiento en uno u otro sentido durante el día.

Obtener las sumas de los cargos y de los créditos de todas las cuentas. Estos totales
deben ser iguales, lo que constituye la comprobación final del registro de las operaciones
realizadas en el día.
GRAFICA DEL SISTEMA DE VOLANTES
OPERACIONES
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VOLANTES DE CARGO
VOLANTES DE CREDITO
REGISTRO DE VOLANTES
HOJA DE CONTROL
DEPARTAMENTAL
CONTROL GENERAL
DIARIO GENERAL
MAYOR
BALANZA DE COMPROBACION
ESTADOS FINANCIEROS
Actividades de aprendizaje
Como resumen vamos a repasar los tipos de volantes que utilizan las instituciones bancarias en
las operaciones que realizan día a día, al igual que las instituciones financieras en la ventas de
acciones y traspasos por ese tipo de movimientos. En las instituciones bancarias se utilizan
volantes de acuerdo al movimiento solicitado en ventanilla, ya sea un depósito o retiro de efectivo,
al igual de alguna transferencia, la diferencia que existe en los retiros o depósitos es la entrada y
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salida de efectivo, en las transferencias únicamente se realiza el traspaso sin afectar las entras y
salidas de dinero. En las instituciones de cambio de moneda se realizan otros movimientos como
la venta de acciones, compra de moneda extranjera y ahí los volantes que se utilizan son de
cambio de una moneda a otra.
1.- En que se clasifican los volantes en las instituciones bancarias?
Volantes de Caja de Ingreso o de Egreso
Volantes de Diario (denominados también traspasos)
2.- Cuales son los Volantes de Caja
Son los que registran únicamente los cargos o los créditos a la Cuenta de Caja, por las entradas y
las salidas de efectivo respectivamente.
3.- Qué son los traspasos?
Es el nombre que se le designa a los volantes que tienen como propósito registrar las
operaciones de Diario; es decir, aquellas que no implican entradas o salidas de efectivo.
4.- A que se le denomina hojas de control departamental?
A los registros de las operaciones que cada departamento realiza
5.- A que se le denomina Control General?
Es el que recibe las operaciones de los controles departamentales adjunto con sus volantes de
caja y de traspaso correspondientes.
6.- Cual es la función principal del Control General?
Preparar un resumen de todas las operaciones celebradas durante el día.
Contabilidad dos Capítulo 4 Marcos SastriasFreudenberg
Bibliografía
Autor Marcos Sastrías Fraundenberg
Título del libro Contabilidad dos
Editorial Esfinge
Edición 26
Año 2008
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GLOSARIO
Avales. Son las personas que firman un documento de crédito para responder por un pago en el
caso de realizarlo la persona obligada.
Balance General. Es el estado financiero de una empresa en un momento determinado.
Comisionista. Es la persona que se encarga de comercializar a cuenta de otro, recibiendo una
comisión por su trabajo.
Comitente. En el aspecto mercantil, es la persona que otorga o confiere una comisión.
Contingencia. Es un suceso imprevisto que no se tiene contemplado.
Contra Cuenta. En la contabilidad su saldo normal es opuesto al de la cuenta acompañante.
Cuenta de Reserva. Es una cuenta creada por el prestatario para depositarle al prestamista.
Cuenta
Puente.
Es
una
cuenta
en
donde
nos
permite
registrar
las
operaciones
momentáneamente para que posteriormente se registre en la cuenta que corresponde
Devengados. Es el derecho o retribución de un pago, por un trabajo realizado.
Diario auxiliares. Son aquellos en los cuales se registran determinados grupos de operaciones;
de ellos, por conducto de Diario general, se hacen los pases a las cuentas del libro Mayor; en
México, cuando la empresa tiene establecido el sistema de registro electrónico, los pases a las
cuentas del libro Mayor se hacen de manera automática e instantánea.
Diario Es el resultado de la segunda evolución que sufrió el Diario continental por aumento de
múltiples columnas de valores.
Egresos. Son las salidas de dinero de cualquier empresa o institución.
Endosados. Cesión de derechos de documentos de crédito que una persona otorga a favor de
otra, haciéndolo constar al reverso del documento.
Inventarios Perpetuos. Son los registros de inventarios de mercancías permanentes, de acuerdo
con la existencia en almacén.
Mandatario. Es la persona que mediante un contrato de mandato acepta el encargo de
representarla en la gestión de sus negocios.
Mandato. Es un contrato donde se estipula que una persona llamada mandante sea la que
gestione su negocio a nombre del mandatario.
Mercancías en Consignación. Son aquellos artículos que una persona, llamada remitente,
consignador o comitente, envía a otro comerciante, radicado en otra plaza distinta, denominado
destinatario, consignatario o comisionista, para que realice dichas mercancías a nombre y por
cuenta del primero y de acuerdo con las instrucciones que previamente hubiera dado el comitente
al comisionista.
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Mercantil. Es todo lo relacionado con el comercio.
Procedimiento Centralizador. Este procedimiento permite distribuir entre dos o más personas, el
trabajo contable que requiere el registro de operaciones. El procedimiento centralizador es el
resultado de la segunda división que sufrió el Diario continental al dividirse en varios diarios, este
procedimiento se basa en asignar un diario especial a cada clase de operaciones que se efectúen
repetidas veces. Por tanto, en el procedimiento Centralizador, el número de diarios especiales es
limitado, debido a que se fija con relación al número de grupo de operaciones que se efectúan con
más frecuencia.
Sistemas Combinados. Considerando que por Sistema de Combinado debe entenderse aquel
que resulta de tomar ciertos aspectos favorables de un sistema y combinarlos con otros aspectos
igualmente favorables
de otro distinto, el número de sistemas combinados que pueden
proyectarse será igual a todas las combinaciones posibles que puedan hacerse con los sistemas
ya estudiados y conocidos con el nombre genérico de sistemas de información