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FACULTAD DE INGENIERÍA CIVIL PROGRAMA DE INGENIERÍA CIVIL COMITÉ DE GRADOS CONTENIDO BÁSICO Y MÍNIMO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROYECTOS DE GRADO NORMAS ICONTEC VIGENTE A PARTIR DE MAYO DE 2015 1 INTRODUCCIÓN Esta cartilla contiene los lineamientos básicos y mínimos que debe seguir el proceso de documentación de los Trabajos de Grado desarrollados por Estudiantes que desean obtener su Título Profesional de pregrado de Ingeniería Civil. Este escrito está basado: .- En el Reglamento de la Facultad de Ingeniería Civil, vigente desde hace más de treinta años que se puede consultar en la página web de la Facultad y en la Coordinación de Proyectos de Grado, .- En los Procedimientos y Funciones elaborados por el Comité de Grados ”Opciones de Grado para optar al Título Profesional de Ingeniero Civil”, aprobado el 14 de marzo de 2013 por el Honorable Consejo Académico de la Facultad, que se puede consultar en la página web de la Facultad y en la Coordinación de Proyectos de Grado, y .- En las normas ICONTEC 1486, 1075,1487, 1160, 1308, 1307 y 4490, cuyo Compendio se puede consultar y/o adquirir en ICONTEC, en la Biblioteca de la Universidad, o en las librerías de la ciudad. Esta cartilla contiene como anexos al final: .- El “Instructivo para documentación y presentación de Trabajos de Grado – normas ICONTEC”, escrito hace un año por el Comité de Grados, para ayudar a los graduandos en la preparación y ensamble de la documentación inherente al desarrollo de sus Trabajos de Grado, y .- El texto del Convenio Interinstitucional que, en ocasiones, suscribe la Universidad con las Empresas y Entidades involucradas a través del Proyecto de Grado de sus Estudiantes. A continuación se presentan: .- El Contenido básico y mínimo de la Documentación de los Trabajos de Grado, y .- Los Formatos que deben ser utilizados para tal fin, desde cuando el Estudiante decide presentar su propuesta de Opción de Grado al Comité de Grados de la Facultad, hasta cuando el Graduando concluye completamente la ejecución de su Trabajo de Grado y queda listo para recibir su Título Profesional. CAPÍTULO 1.- PLANEACIÓN DEL PROYECTO 2 1. SOLICITUD DE APROBACIÓN DE LA OPCIÓN DE GRADO: Primer formato: contiene la idea inicial del trabajo de grado. 1.1 Fecha de la solicitud: 1.2 Apellidos y nombres del estudiante: __________________________________________________________________ Código Cédula Celular Teléfono fijo ___________ _________________ ________________________ ____________ E-mail institucional E-mail personal __________________________________ _______________________________ 1.3 Información Académica: Semestres aprobados: ___ Créditos aprobados:_____ Promedio acumulado:____ 1.4 Tema / Título propuesto: máximo veinte (20) palabras __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 1.5 Modalidad del Trabajo de Grado: ______________________________________ 1.6 Áreas Académicas involucradas: ______________________________________ ________________________________ _______________________________ 1.7 Entidades involucradas: Nombre Dirección Teléfono _____________________________ _______________________ _____________ _____________________________ _______________________ _____________ 1.8 Breve descripción del Proyecto: ________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 1.9 Justificación inicial: __________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 1.10 Objetivo provisional: _________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 1.11 Director y/ó Asesores propuestos: Nombre Celular ______________________________________________ ___________________ ______________________________________________ ___________________ 1.12 1.13 Firma del Estudiante: ________________________________________________ Concepto del Comité de Grados: ____ / ____ / ____ ____ / ____ / ____ año año mes mes día día 3 1.13.1 Solicitud: Aprobada: ___ Aplazada: ___ Negada: ___ 1.13.1.1 Para Solicitud aprobada: Designaciones: Nombre Celular Director: __________________________________________________ ___________________ Par Académico: ____________________________________________ ___________________ En la Opción de Pasantía: El Representante Legal de la Empresa Patrocinadora: a) Suscribirá (si no hay uno vigente) el Convenio Interinstitucional con la Universidad, (ver instrucciones adelante), b) Designará un Ingeniero Civil (cuya hoja de vida se debe adjuntar) como Director del Trabajo de Grado del Pasante, y c) Asignará por escrito las funciones que desarrollará el Practicante durante el periodo de la Pasantía. La Pasantía se inicia tan pronto el Comité de Grados apruebe el Anteproyecto. 1.13.1.2 Para Solicitud aplazada: Motivo: _______________________________________________________________________ Procedimiento de habilitación: _____________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 1.13.1.3 Para Solicitud negada: Motivo: _______________________________________________________________________ Firma del Coordinador de Proyectos de Grado: ____________________________ 2. ANTEPROYECTO: 4 Segundo formato: contiene la estructura formal de la propuesta para poder iniciar el trabajo de grado. 2.1 Fecha de Radicación: 2.2 Tema / Título definitivo: máximo veinte (20) palabras __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2.3 Formulación del Problema: ____________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ____ / ____ / ____ año mes día Adicione los renglones que requiera 2.4 Descripción detallada del Proyecto: ( explicación de la logística para desarrollar el proyecto) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.5 Justificación: (desde dos puntos de vista: del Estudiante y del desarrollo del proyecto) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.6 Objetivos: (desde dos puntos de vista: del Estudiante y del desarrollo del proyecto) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.6.1 Generales: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.6.2 Específicos: 1°________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 5 2°________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3°________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.7 Marco Referencial: 2.7.1 Científico: ______________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.7.2 Teórico: ________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.7.3 Conceptual: _____________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.7.4 Tecnológico: ____________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.7.5 Metodológico: ___________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.7.6 Histórico (Estado del Arte): ________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.7.7 Normatividad aplicable: ___________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.8 Recursos para ejecutar el trabajo de grado: (con los que cuenta el Estudiante) 6 2.8.1 Materiales: _____________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.8.2 Institucionales: __________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.8.3 2.9 Financieros: ____________________________________________________ Metodología: (mediante cuya aplicación se desarrollará cada uno de los objetivos) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Adicione los renglones que requiera 2.10 FLUJOGRAMA 2.11 CRONOGRAMA 2.12 CONTROL DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO: (esquematización de las metodologías de cada actividad) (Project: tiempos y logística para desarrollar las actividades) 7 2.12.1 REGISTRO DE CONSULTAS (Formato para registrar y controlar las consultas del estudiante durante la ejecución del proyecto; se adjunta con cada Informe) CONTROL DE CONSULTAS NOMBRE DEL PROYECTO: __________________________________________________ ________________________________________________________________________ Fecha y hora de la Consulta: ___________________________ Duración: ____________ Tema tratado: ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Conclusiones y acuerdos: __________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Próxima consulta: ____________________________ Nombres y firmas: Estudiante: _________________________________ _________________________ Asesor: ____________________________________ _________________________ 2.12.2 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 8 (Formato para que el Director del Proyecto califique al Estudiante durante el correspondiente periodo de ejecución del proyecto; se adjunta con cada Informe) EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL ESTUDIANTE NOMBRE DEL PROYECTO: __________________________________________________ ________________________________________________________________________ PERIODO EVALUADO: DEL ______ - _______ - _______ CALIFICACIONES: E (excelente) AL _______ - _______ - ________ B (bueno) ACTITUD _____ APTITUD _____ INTERÉS _____ COMPROMISO _____ RESPONSABILIDAD _____ CUMPLIMIENTO _____ CONDUCTA _____ RESPETO _____ ETICA _____ A (aceptable) D (deficiente) Nombres y firmas: Asesor: ____________________________________ _________________________ Estudiante: _________________________________ _________________________ 2.13 DECLARACIÓN DE SOMETIMIENTO A LAS NORMAS DE LA UNIVERSIDAD 9 La(s) persona(s) abajo firmante(s), ciudadano(s) mayor(es) de edad, en su propia representación, voluntariamente y en su calidad de Estudiante(s) de la Facultad de Ingeniería Civil de la Universidad Santo Tomás de Bogotá D.C, me(nos) comprometo(emos) a observar y respetar las normas y Reglamentos de la Universidad y de la Facultad, las que conocemos y aceptamos, durante la elaboración del Proyecto de Grado escogido por mí(nosotros) y aprobado por el Comité de Grados, como uno de los requisitos para optar al título Profesional de Ingeniero(s) Civil(es). En desarrollo de éste Trabajo de Grado haré(mos) uso de todos los conocimientos académicos recibidos en las clases y observaré(mos) la caridad cristiana y las conductas morales y sociales, inculcadas durante la Carrera, por los Profesores de la Universidad. Declaro(amos) que conozco(cemos) y acepto(amos) las Leyes gubernamentales colombianas aplicables a los diseños y construcciones de obras de Ingeniería Civil, en beneficio y para seguridad y bienestar de la Comunidad Colombiana. Rechazo(amos) las conductas punibles y toda actitud anormal, por fuera de las leyes y las buenas costumbres, que pudieran utilizarse para obtener beneficio propio con este Proyecto de Grado, con detrimento de los derechos de autor y del patrimonio de terceras personas. Libero(amos) a la UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS de la responsabilidad en cualquier problema que pueda derivarse del desarrollo de mi(nuestro) Proyecto de Grado. Me(nos) comprometo(temos) a cumplir el cronograma propuesto y a poner de mi(nuestra) parte todo el interés para obtener al final un Proyecto de Grado óptimo que no solo sirva para cumplir el compromiso académico, sino para el bienestar de la sociedad de la que hago(cemos) parte. Acepto(amos) de antemano las normas e indicaciones que al respecto del desarrollo de este Proyecto de Grado me(nos) haga(n) los Asesores, los Jurados y el Comité de Grados. En constancia de lo anterior, firmo(amos), Atentamente, Nombre (s) __________________________ _________________________ Firma (s) __________________________ _________________________ Código (s) __________________________ _________________________ 10 2.14 ACEPTACIÓN DE LAS NORMAS PARA SUSTENTACIÓN DEL PROYECTO 1. REQUISITOS 1.1 Los informes parciales del proyecto (1º, 2º, 3º y final) deben haberse entregado cada dos meses, aprobados por los asesores; así como el informe final, incluyendo las evaluaciones y el cronograma cumplido, firmados por los asesores y la carta de recepción y aprobación del proyecto, si se involucró a alguna entidad, 1.2 Los trabajos que se refieran a proyectos de construcción, deberán además incluir los estudios de suelos y los de mitigación del impacto ambiental, con el visto bueno de los Profesores de esas Materias, 1.3 Si la entrega del Informe Final tomó más de doce (12) meses, la sustentación debe ser autorizada además por el Comité de Grados, ante quien se debe justificar la demora, y 1.4 El(los) interesado(s) debe(n) haber terminado y aprobado todas las materias del pensum vigente y debe(n) haber asistido al menos a dos(2) sustentaciones anteriores de proyectos de grado. 2. PROGRAMACIÓN 2.1 El(los) estudiante(s) interesado(s), conjuntamente con la Coordinación de Proyectos de Grado, debe(n) programar la presentación de la sustentación, en armonía con el tiempo disponible de los estudiantes de primer semestre, ojalá en el horario de Introducción a la Ingeniería; pero si el tema reviste algún interés especial para un grupo selecto de interesados, la Coordinación de Proyectos de Grado podrá solicitar la sustentación ante ese grupo de personas. 2.2 Las sustentaciones solo se harán en tiempo lectivo, es decir, ni en vacaciones, ni durante tiempo de exámenes. 3. AYUDAS 3.1 La Secretaría de la Decanatura apoyará, y los interesados solicitarán, el permiso del uso del auditorio que escojan y la utilización de los audiovisuales necesarios y coordinarán la asistencia de los invitados, y 3.2 El correcto funcionamiento y acople de los elementos audiovisuales deben haber sido oportunamente comprobados, minutos antes de la presentación, so pena de ser aplazada. 4. PUBLICIDAD 11 La fecha, hora, lugar y demás datos de la presentación programada, deben ser oportunamente comunicados por los interesados a la Coordinación de Proyectos de Grado, para que la invitación correspondiente sea publicitada antes de la sustentación, en la cartelera de la Facultad. 5. ASISTENTES 5.1 Es indispensable la asistencia de el(los) estudiante(s) interesado(s); es muy importante la asistencia de al menos uno de los Profesores Asesores del Proyecto de Grado, o su delegado y de al menos uno de los Jurados cuando los hubo, del Profesor de la Materia que se dicta en el horario escogido y del Coordinador de Proyectos de Grado, o su Delegado, y 5.2 Es conveniente la asistencia de los compañeros de los expositores, de sus padres, acudientes e invitados y de los delegados de la entidad involucrada. 6. TIEMPO Y MODALIDAD DE LA PRESENTACIÓN 6.1 Las ayudas audiovisuales preparadas y el salón programado para la presentación, deben estar listos quince (15) minutos antes de la hora prevista para la sustentación, 6.2 La presentación deberá empezar exactamente a la hora señalada, con las personas que hayan llegado, 6.3 Para la presentación se dispone de un tiempo máximo de 20 minutos y se podrán proyectar hasta 20 imágenes principales; en casos excepcionales se autorizará más tiempo y/o más proyecciones, 6.4 Las proyecciones escritas no se deberán leer (los asistentes saben); tan solo se hará un comentario de aclaración, las demás imágenes y cuadros si serán explicados brevemente, y 6.5 Finalmente se absolverán las preguntas de los asistentes de manera directa y concisa. Enterados, aceptamos FIRMA 2.15 __________________________ __________________________ Aprobación del Anteproyecto: ____ / ____ / ____ año mes día 12 Anteproyecto: Aprobado: ___ Aprobado con condiciones: ___ Negado: ___ Condiciones de aprobación: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Motivos de reprobación: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Firma del Par Académico designado: ____________________________ Ratificación del Comité de Grados: El Comité de Grados en su sesión del ____ de _______________________ de 2015 ratifica la decisión tomada por el Par Académico designado. Firma del Secretario del Comité: ______________________________ En caso de aprobación del Anteproyecto, el Proyecto de Grado toma vigencia desde esta fecha. En caso negativo, el Estudiante regresará con el Par Académico para proponer y convenir las soluciones necesarias. Firma del Coordinador de Proyectos de Grado: ____________________________ 2.16 CARTA REMISORIA DE CADA INFORME 13 (para ser diligenciada y suscrita por el Director del Proyecto) Ciudad, día … mes … año Señores Comité de Grados Facultad de Ingeniería Civil UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS Bogotá D. C. Asunto: Remisión del ___ Informe de avance del Proyecto de Grado del Estudiante _________________________________________ Apreciados señores: En mi calidad de Director del Proyecto de Grado titulado “ ________________ ______ _____________ __________________” desarrollado por el estudiante de la referencia, con mucho gusto les remito el citado informe, previamente revisado, corregido, evaluado y aprobado por mí; se adjuntan los formatos de control de consultas y de calificación del comportamiento del Estudiante durante este periodo. Atentamente, ________________________________________ Nombre y firma del Director Vo. Bo. En mi calidad de Par de este Proyecto, debidamente designado por el Comité de Grados, manifiesto que he revisado, evaluado y aprobado este Informe de Avance de este Proyecto de Grado. Atentamente, ________________________________________ Nombre y firma del Par que avala el Informe 2.17 CALIFICACIÓN FINAL DEL PROYECTO 14 (formato para ser diligenciado y suscrito por el Jurado del Proyecto) Ciudad, día … mes … año Señores Comité de Grados Facultad de Ingeniería Civil UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS Bogotá D. C. Asunto: Evaluación del Informe Final del Proyecto de Grado del Estudiante _________________________________ Apreciados señores: En mi calidad de Jurado Calificador del Proyecto de Grado titulado “ ________________ ______ _____________ __________________”, debidamente designado por el Comité de Grados, documento elaborado por el estudiante de la referencia, con mucho gusto les remito mi evaluación y concepto: Aprobado con condiciones ___ Aprobado ___ Meritorio ___ Laureado ___ Condiciones de aprobación __________________________________________________ Reprobado ___ Motivos de la reprobación ___________________________________________________ Atentamente, ________________________________________ Nombre y firma del Jurado Calificador 2.18 CALIFICACIÓN DE LA SUSTENTACIÓN DEL PROYECTO 15 (formato para ser diligenciado y suscrito por el Jurado del Proyecto) Ciudad, día … mes … año Señores Comité de Grados Facultad de Ingeniería Civil UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS Bogotá D. C. Asunto: Evaluación de la Sustentación del Proyecto de Grado del Estudiante __________________________________ Apreciados señores: En mi calidad de Jurado Calificador de la sustentación del Proyecto de Grado titulado “ ________________ ______ _____________ __________________”, debidamente designado por el Comité de Grados, documento elaborado por el estudiante de la referencia, con mucho gusto les remito mi evaluación y concepto: Aprobado con condiciones ___ Aprobado ___ Meritorio ___ Laureado ___ Condiciones de aprobación __________________________________________________ Reprobado ___ Motivos de la reprobación ___________________________________________________ Atentamente, ________________________________________ Nombre y firma del Jurado Calificador CAPÍTULO 2.- DESARROLLO DEL PROYECTO 16 De conformidad con lo establecido en el numeral 3.2 de la norma ICONTEC 1486, inmediatamente que el Comité de Grados declara que el Anteproyecto ha sido aprobado, se inicia la vigencia del plazo para desarrollar el respectivo Proyecto. No es otra cosa que la ejecución de las actividades previstas en el Anteproyecto, como objetivos del trabajo de grado, previamente programadas en el Cronograma respectivo, lo cual genera documentos de toda índole que empiezan a hacer parte de los Informes de Avance del desarrollo del Proyecto, los cuales tienen como destino final la Carpeta de Documentación del Trabajo de Grado. Según el numeral 3.3 de la misma norma ICONTEC 1486, cada uno de los dos o tres Informes parciales de Avance del Proyecto tiene como propósito informar a la Universidad, y a las empresas involucradas: el trabajo realizado hasta la fecha, el trabajo que aún falta por hacer, y el estado del trabajo de grado. Las características, los elementos y los requisitos de los Informes de Avance y del Documento Final del desarrollo del Proyecto de Grado, los indican la normas ICONTEC 1486 y posteriores, en los numerales 3.3.1, 3.3.2, 3.4, 4 y sucesivos; los estudiantes darán estricta aplicación y cumplimiento a tales normas y con ello satisfarán la producción de la documentación que paulatinamente colmará su Carpeta. A continuación se adjunta como primer Anexo el Instructivo preparado por el Comité de Grados en ayuda de los Graduandos. Cuando se trata de una Pasantía, o cuando alguna empresa o entidad externa a la Universidad queda involucrada en el proceso de desarrollo del Trabajo de Grado del Estudiante, se debe suscribir el correspondiente Convenio, cuyo texto se adjunta a continuación como segundo Anexo. Para estudiar y aprobar el Convenio, la Decanatura de la Facultad de Ingeniería Civil y la Dirección de la Oficina Jurídica de la Universidad, exigen a la empresa o entidad que lo ha de suscribir: Certificado de Existencia y Representación de la entidad, expedido por la Cámara de Comercio, Fotocopia de la cédula de ciudadanía de quien lo suscribirá como Representante Legal de la empresa o entidad, RUT y RUP de la empresa, expedidos por la DIAN y la Cámara de Comercio, y Hoja de Vida de la empresa o entidad, en la que aparece la relación de sus principales experiencias. PRIMER ANEXO INSTRUCTIVO PARA DOCUMENTACIÓN Y PRESENTACIÓN 17 DE TRABAJOS DE GRADO - NORMAS ICONTEC Antecedentes: El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, desarrolló hace un tiempo algunas normas, para ayudar a los Estudiantes a documentar y presentar sus Trabajos de Grado: NTC NTC NTC NTC NTC NTC NTC 1486 1075 1487 1160 1308 1307 4490 Documentación y Presentación de Trabajos de Grado, Numeración de Divisiones y subdivisiones de documentos escritos, Documentación, citas y notas de pie de página, Referencias bibliográficas para libros, folletos, e informes, Referencias bibliográficas para publicaciones seriadas, Referencias bibliográficas para Normas, Referencias documentales para Fuentes de Información Electrónicas. Aplicación: Basados en ellas, el Comité de Grados exige a los Estudiantes que desarrollan Trabajos de Grado, el deber de documentarlos y presentarlos, cumpliendo estrictamente la aplicación de tales normas. 1. Planeación: Cuando un Estudiante decide desarrollar un Trabajo de Grado, para optar al Título Profesional de Ingeniero Civil, empieza por planearlo, etapa que puede generar los siguientes Documentos: 1.1 Propuesta (primer formato) Es el documento que expresa la idea inicial del proyecto, y puede constar de: Tema, título provisional (20 palabras), breve descripción general del problema, justificación inicial, objetivo provisional, clase de proyecto, posibles colaboradores, recursos, bibliografía. Aprobada la propuesta por la Universidad, se procederá a presentar el anteproyecto. 1.2 Anteproyecto (segundo formato) Es un Informe más documentado que contiene la Estructura Formal de la propuesta, que se elabora para poder iniciar el desarrollo del Proyecto propuesto, y que puede constar de: Título, definición o formulación del problema, justificación, objetivos general y específicos, marco referencial (teórico, conceptual, histórico, estado actual, científico, tecnológico, entre otros), diseño metodológico preliminar (definición de hipótesis, variables e indicadores, universo, población, muestras e instrumentos, y estudio piloto si se requiere), personas que participan, recursos disponibles, flujograma, cronograma, bibliografía. Aprobado el anteproyecto por la Universidad, se procederá a desarrollar el Trabajo de Grado. 1.3 Desarrollo del Proyecto 18 La etapa de desarrollo, ejecución, o elaboración del Trabajo de Grado, es aquella en la cual se verifican, o contrastan, los presupuestos teóricos y metodológicos enunciados durante la planeación del trabajo de grado, en especial en el anteproyecto; empiezan a aparecer en esta etapa los Informes Parciales del Proyecto. 2. Desarrollo y elaboración del Trabajo de Grado: Los Informes Parciales, o de Avance (dos, o tres), permiten al Estudiante dar a conocer, y a la Universidad enterarse periódicamente, acerca del desarrollo del trabajo de grado del Estudiante: el trabajo realizado hasta la fecha, el trabajo que aún falta por hacer, y el estado del trabajo de grado convenido y aprobado. La periodicidad es pactada durante el anteproyecto; el contenido técnico, o científico, está limitado por los resultados alcanzados hasta el momento, los que mejoran en las fases posteriores. El Informe de Avance puede tener los siguientes elementos: Nombre del Proyecto y/o del Informe, Objetivos del Proyecto y/o del Informe, Programa de Actividades original y el desarrollado en el Informe, Cronograma original y el desarrollado en el Informe, Actualización del Cronograma (si es necesario), Resultados alcanzados, y Conclusiones del Informe y del Estudiante. Para la elaboración, documentación y presentación de los Informes Parciales, o de Avance, y del Informe Final, o definitivo, del Proyecto de Grado, se deben cumplir los requisitos de las Normas ICONTEC atrás enumeradas. 3. Carpeta única de archivo del Trabajo de Grado: Es responsabilidad exclusiva del Estudiante que desarrolla su Trabajo de Grado, mantener permanentemente archivado todo el expediente en una pasta de argollas: Desde cuando presenta, para aprobación de la Universidad, los documentos preliminares de planeación de su Proyecto, Después, cuando elabora y presenta el anteproyecto, para que sea evaluado y aprobado por la Universidad, y Cada vez que presenta un Informe de Avance. La pasta de argollas permite al Estudiante, como a los Profesores, una fácil inclusión y exclusión de hojas durante todo el proceso del trabajo de grado, desde su inicio y hasta llegar al momento final de su entrega definitiva a los Jurados. De esta manera cada vez que el Asesor (interno, o externo), o el Tutor, o el Par, o los Jurados, revisan el Proyecto, encuentran dentro de un único archivo (la pasta de argollas) toda la historia del Trabajo de Grado, desde cuando el Estudiante lo planeó, hasta cuando lo concluyó exitosamente. Bajo esta modalidad se salvaguarda y se agiliza el trámite de la documentación y de la Información inherente al Proyecto de Grado. 19 Aunque la correspondencia escrita, cruzada entre la Universidad, el Estudiante, la Empresa patrocinadora y los Asesores, Pares y Jurados del Proyecto pueda ser virtual, será una responsabilidad exclusiva del Estudiante imprimirla, para hacerla parte física y cronológica de su carpeta. La Coordinación de Proyectos de Grado no aceptará en adelante la radicación de hojas sueltas, ni la remisión electrónica de medios magnéticos, para los trámites de los trabajos de grado en desarrollo; se limitará a recibir, para tramitar ágilmente, de manera exclusiva, únicamente las carpetas que deban ser presentadas al Comité de Grados, y luego las devolverá de forma inmediata a los interesados para lo de rigor; así la mayoría de las carpetas permanecerá siempre en manos de los Estudiantes, bajo su exclusiva responsabilidad y control. Para que el Comité de Grados pueda emitir la carta final de aprobación del Trabajo de Grado de un Estudiante, con destino a la Secretaría de la Facultad, y a la Secretaría General de la Universidad para el proceso de Grado, una vez satisfechos todos los trámites, es necesario que se le presente la respectiva Carpeta Única y que en ella aparezcan todos los documentos, desde la propuesta de tema, hasta las calificaciones aprobatorias de los Jurados de la Sustentación del Proyecto. 4. Procedimiento: Cuando un Estudiante inicia el desarrollo de su Trabajo de Grado, adquiere y prepara la Carpeta de Archivo de los documentos inherentes a su Proyecto. 4.1 Cubierta: De acuerdo con el numeral 4.2.1.3 de la norma ICONTEC 1486, se hace la hoja de cubierta que será introducida en la funda de la cara principal de la pasta de argollas, para marcar el Trabajo de Grado. 4.2 Separadores o apéndices: Además de la pasta de argollas, las diferentes secciones del Trabajo de Grado serán identificadas dentro del Archivo del Trabajo de Grado, mediante separadores plásticos apropiados, con los cuales se facilita la búsqueda rápida, dentro de cada etapa del proyecto: a) El primer separador anuncia la Propuesta (formato 1), junto con los documentos que sea necesario incluir en ella, como por ejemplo: carta de aceptación de alguna Empresa, carta de compromiso del Estudiante, carta de la Universidad de presentación del Estudiante, etc. b) El segundo separador anuncia el Anteproyecto (formato 3), junto con todos los documentos que sea necesario incluir con él, como por ejemplo: correspondencia entre el Estudiante, la Empresa involucrada y la Universidad; mapas, folletos, planos, fotografías, textos, etc.; también es prudente incluir apéndices, o sub-separadores duros, para delimitar las diferentes partes del Anteproyecto, con lo cual se facilita su consulta. c) El tercer separador anuncia el Convenio interinstitucional (cuando procede), junto con las copias de cédulas de ciudadanía, certificados de Cámara de Comercio, y documentos de soporte de la protocolización del Convenio entre la Universidad y la Empresa patrocinadora. d) El cuarto separador anuncia el Primer Informe de Avance del desarrollo de Proyecto de Grado, junto con los documentos, planos, fotografías y demás documentos inherentes; también es 20 prudente incluir apéndices, o sub-separadores duros, para delimitar las diferentes partes del Informe, de acuerdo con la tabla de contenido, con lo cual se facilita su localización y consulta. e) De ahí en adelante se repiten tantos separadores como Informes tenga el Proyecto, incluyendo uno para identificar un Informe Final o definitivo del Proyecto, el que será sometido a Jurados antes de ser sustentado. f) Por último habrá un separador que identifica el trámite final de calificación del Proyecto y de su sustentación ante los Jurados, con lo cual se cierra la Carpeta. SEGUNDO ANEXO 21 CONVENIO DE APOYO INTERINSTITUCIONAL PARA PRÁCTICAS ACADÉMICAS SUSCRITO ENTRE LA UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS Y NOMBRE EMPRESA Entre los suscritos: por una parte, Fr. JUAN UBALDO LÓPEZ SALAMANCA, O. P., mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía colombiana N° 79´615.728 expedida en Bogotá, quien obra como Rector General y Representante Legal de la UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS, Institución de Educación Superior, sin ánimo de lucro, domiciliada en Bogotá D. C., en la carrera 9 N° 51-11, reconocida mediante Resolución N° 3645 del 06 de agosto de 1965, expedida por el Ministerio de Justicia, con RUT 860.012.357-6, a quien en adelante se denominará LA UNIVERSIDAD, y por la otra parte, nombre del Representante Legal , mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía colombiana N° . . . . . . . . expedida en nombre ciudad, quien obra como Representante Legal de nombre empresa , Empresa de objeto social , domiciliada en la ciudad , en la ca. . . . . . . . . . . . . ., matriculada en la Cámara de Comercio de ciudad, con Matrícula Mercantil N° . . . . . . . del fecha matrícula, con RUT . . . . . . . . denominará nombre empresa, y considerando: , a quien en adelante se 1. Que LA UNIVERSIDAD y nombre empresa entienden la práctica como la aplicación de los conocimientos, valores y destrezas que han adquirido LOS ESTUDIANTES durante su formación académica en la respectiva Facultad, en un campo de actividades relacionadas con éstos y orientadas socialmente a la satisfacción de las necesidades del País. 2. Que LOS ESTUDIANTES que adelanten la práctica están debidamente matriculados en LA UNIVERSIDAD y por lo tanto se acogen a los derechos y deberes que les corresponden en calidad de tales. 3. Que este Convenio se encuentra enmarcado dentro de los Reglamentos internos que LA UNIVERSIDAD ha expedido con ocasión de las Prácticas y que se encuentran vigentes a la firma de este Convenio. 4. Que nombre empresa reconoce el carácter académico y formativo del programa de Práctica y está dispuesta a apoyarlo en forma consecuente con dichas características. Hechas las anteriores consideraciones, las partes han convenido en suscribir el presente Convenio de Apoyo Interinstitucional, el cual se regirá por las siguientes: 22 CLÁUSULAS: PRIMERA: OBJETO. Nombre empresa se compromete para con LA UNIVERSIDAD a permitir la práctica de sus ESTUDIANTES con el fin de que éstos cumplan con los requisitos académicos, para posteriormente obtener el título o diploma correspondiente y LA UNIVERSIDAD se compromete a enviar ESTUDIANTES que, de conformidad con el Programa Académico, cumplan con los requisitos exigidos para tal efecto. SEGUNDA: OBLIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD. LA UNIVERSIDAD se obliga a: 1. Suministrar a nombre empresa la lista de LOS ESTUDIANTES de la respectiva Facultad que realizarán la práctica; 2. Realizar el seguimiento a las actividades desarrolladas por LOS ESTUDIANTES en nombre empresa, labor que llevará a cabo directamente con Docentes, o con el Coordinador de Prácticas de la respectiva Facultad de LA UNIVERSIDAD; 3. Determinar previamente las condiciones para la evaluación del ESTUDIANTE, de acuerdo con las actividades que él mismo desarrollará en nombre empresa; 4. Atender las inquietudes y requerimientos que formule nombre empresa para el buen desarrollo del programa; 5. Reemplazar a LOS ESTUDIANTES que por causa justificada no cumplan con las exigencias técnicas para prestar la práctica, o que por cualquier hecho u omisión perjudiquen el desarrollo del presente convenio, cuando nombre empresa lo solicite y siempre que LA UNIVERSIDAD cuente con LOS ESTUDIANTES disponibles; 6. Presentar a nombre empresa el Proyecto de Trabajo elaborado en conjunto con EL ESTUDIANTE y los supervisores asignados por las partes; 7. Asignar LOS ESTUDIANTES seleccionados por nombre empresa , con una intensidad horaria semanal que se acuerde en cada caso y que cumpla con las exigencias académicas de LOS ESTUDIANTES y de LA UNIVERSIDAD y con las necesidades de nombre empresa, distribuidas de común acuerdo entre supervisores y ESTUDIANTES en los días de la semana y/o según el cronograma de trabajo, durante los meses que competen al periodo académico; 8. Informar al Supervisor de nombre empresa cuando un ESTUDIANTE debe ausentarse del campo de práctica por asistir a eventos o actividades académicas en los cuales sea requerida su presencia, a través de un comunicado oficial emitido por la Decanatura de la respectiva Facultad. PARÁGRAFO: En cumplimiento del Decreto 055 del 14 de enero de 2015, por el cual se reglamenta la afiliación de LOS ESTUDIANTES al Sistema General de Riesgos Laborales, las partes aceptan cumplir cada una lo indicado en la norma, para cada caso. Cuando el Estudiante aún se encuentra debidamente matriculado, LA UNIVERSIDAD presentará a nombre empresa la copia de la Póliza de Accidentes individuales de ESTUDIANTES que cubre las contingencias por este 23 riesgo, durante el lapso que permanezcan realizando sus prácticas en nombre empresa. Cuando el Estudiante, por haber terminado y aprobado todas sus Asignaturas, ya no se encuentra matriculado, es deber de nombre empresa afiliarlo al Sistema General de Riegos Laborales, pues el estudiante de conformidad con la norma deberá contar con tal derecho. TERCERA: OBLIGACIONES DE NOMBRE EMPRESA. Nombre empresa se obliga a: 1. Aceptar, previa selección, a LOS ESTUDIANTES pasantes de acuerdo con los reglamentos, normas internas y disponibilidad de áreas específicas para las funciones relacionadas con las prácticas, durante el periodo establecido para este proceso; 2. Notificar previamente a LA UNIVERSIDAD de las actividades que EL ESTUDIANTE deba desarrollar, relacionadas con el perfil de su Carrera; 3. Proveer los recursos necesarios, como instalaciones, útiles, elementos y equipos de oficina requeridos para que LOS ESTUDIANTES puedan ejecutar su labor de manera adecuada; 4. Evaluar los resultados del ESTUDIANTE para notificarlos periódicamente a LA UNIVERSIDAD, de acuerdo con los parámetros y fechas señalados en el formato de evaluación; 5. Colaborar con el Coordinador de Prácticas, o Docente asignado por LA UNIVERSIDAD, para que ejerza su labor de asesoría y evaluación a LOS ESTUDIANTES en el área respectiva; 6. Otorgar a los practicantes autorizados el permiso de ingreso a las instalaciones de nombre empresa; 7. Al finalizar el periodo de prácticas nombre empresa certificará, por escrito, a LA UNIVERSIDAD, el cumplimiento de las mismas. CUARTA: OBLIGACIONES DE LOS ESTUDIANTES. LOS ESTUDIANTES se obligan a: 1. Cumplir con los reglamentos y normas de LA UNIVERSIDAD y de nombre empresa con relación a la práctica; 2. Cumplir con las labores en las áreas definidas por LA UNIVERSIDAD y nombre empresa en desarrollo del Programa de Prácticas; 3. Manejar correctamente la información y documentos de nombre empresa y guardar sin excepción la reserva debida; 4. Acoger las instrucciones que se les impartan en materia de ingreso a las instalaciones de nombre empresa; 5. No retirar de las instalaciones de nombre empresa ningún documento, sin previa autorización escrita; 6. Entregar a nombre empresa el documento escrito que soporte el trabajo desarrollado durante el tiempo de práctica. PARÁGRAFO: En cumplimiento del Decreto 055 del 14 de enero de 2015, por el cual se reglamenta la afiliación de LOS ESTUDIANTES al Sistema General de Riesgos Laborales, es deber 24 de LOS ESTUDIANTES: gestionar ante nombre empresa y/o LA UNIVERSIDAD su afiliación; y abstenerse de iniciar la práctica antes de haber obtenido su correcta afiliación. QUINTA: NÚMERO DE ESTUDIANTES. Nombre empresa tiene la facultad de determinar el número de ESTUDIANTES y las posiciones en las cuales realizarán sus prácticas establecidas, previo proceso de selección efectuado conjuntamente con LA UNIVERSIDAD. SEXTA: DURACIÓN DE LA PASANTÍA. LOS ESTUDIANTES podrán hacer prácticas por un periodo o semestre académico. No podrá ser prorrogable por otro periodo igual, sin previa solicitud motivada y expresa de la Facultad que lo postula. SÉPTIMA: EVALUACIÓN DE LA PRÁCTICA. El resultado del proceso de la práctica se define a través de la evaluación conjunta proveniente de Informes presentados por LOS ESTUDIANTES al Coordinador de Prácticas o Docente asignado por LA UNIVERSIDAD y de los datos consignados por nombre empresa en el Formato de Evaluación de Desempeño. OCTAVA: SUPERVISIÓN Y MANEJO. La supervisión y el manejo del convenio estarán a cargo: a) de LA UNIVERSIDAD que ofrecerá a LOS ESTUDIANTES asesoría permanente a través del Coordinador de Prácticas o Docente asignado por ella; y b) de nombre empresa que establecerá para LOS ESTUDIANTES un funcionario sobre quien recaerá la dirección o conducción de éstos para el cumplimiento de las tareas encomendadas, que evaluará el desempeño de LOS ESTUDIANTES en práctica y lo comunicará a LA UNIVERSIDAD para las correspondientes evaluaciones académicas, que expedirá las certificaciones sobre la realización de las prácticas y objetará, a nombre de nombre empresa, LOS ESTUDIANTES que no cumplan con las exigencias técnicas para prestar la práctica, o por cualquier hecho u omisión que perjudique el desarrollo de la actividad académica. NOVENA: DERECHOS DE AUTOR. Cualquier tipo de desarrollo, adelanto, invención o tecnología que se produzca durante la ejecución del convenio y en virtud del mismo, será regulada conforme a la Ley de Derechos de Autor. PARÁGRAFO: Si nombre empresa requiere publicar los Informes elaborados por LOS ESTUDIANTES, previamente deberá solicitar autorización a LA UNIVERSIDAD. DÉCIMA: TERMINACIÓN. Este Convenio puede terminar en cualquiera de los siguientes eventos: 1. Por mutuo acuerdo de la partes; 2. Por decisión de las partes, o unilateralmente si alguna de ellas lo manifiesta por escrito con una antelación no menor a 30 días calendario; 3. Por el incumplimiento de las obligaciones pactadas. PARÁGRAFO PRIMERO: La carencia de ESTUDIANTES, o ausencia de cupos para su ubicación en la práctica, no generará la terminación del convenio, sino una simple suspensión del mismo hasta que sea factible reiniciarlo con nuevos ESTUDIANTES, o nuevos cupos. PARÁGRAFO SEGUNDO: Si la terminación del convenio se diera antes de finalizar la práctica que estén adelantando 25 ESTUDIANTES, éstos no se verán afectados por tal decisión, hasta tanto culminen el periodo requerido académicamente. UNDÉCIMA: DURACIÓN, REMUNERACIÓN Y LUGAR DE EJECUCIÓN. Este Convenio será totalmente gratuito para las partes, y de duración indefinida. Durante su ejecución LOS ESTUDIANTES adelantarán su práctica en las jornadas que disponga LA UNIVERSIDAD, sin exceder las jornadas laborales y/o académicas de nombre empresa, en las instalaciones de nombre empresa en Bogotá D. C. DUODÉCIMA: PROHIBICIÓN DE CESIÓN. Ninguna de la Partes podrá ceder los derechos y obligaciones que se deriven de este convenio, sin autorización expresa, previa y escrita de la otra. DÉCIMA TERCERA: SITUACIONES NO PREVISTAS. Las situaciones no previstas en el presente Convenio serán resueltas por las partes a través de los Representantes de LA UNIVERSIDAD y de nombre empresa, de común acuerdo. Cualquier modificación de la que sea objeto el presente Convenio, debe constar por escrito y ser suscrita por las partes intervinientes en el mismo. DÉCIMA CUARTA: SOLUCIONES DE CONTROVERSIAS. Los eventuales conflictos que surjan entre las partes durante el desarrollo o la terminación del presente convenio, se solucionarán por cualquier medio alternativo de solución de conflictos previstos en la Ley. DÉCIMA QUINTA: EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL. Este Convenio no implica relación laboral alguna de nombre empresa con LA UNIVERSIDAD, ni con LOS ESTUDIANTES que ésta postule para la realización de pasantías. DÉCIMA SEXTA: DOCUMENTOS ANEXOS. Hacen parte integral del presente convenio: 1. Con el fin de hacer partícipe al ESTUDIANTE que haya sido seleccionado para hacer su práctica en nombre empresa y se integre al proceso de formación extramural que se pacta, deberá suscribir, conjuntamente con LA UNIVERSIDAD y nombre empresa, el documento mediante el cual acepta las condiciones de la realización de la práctica; 2. Los certificados de existencia y representación legal de cada una de las partes, expedidos por las autoridades competentes; y 3. Fotocopias simples de los documentos de identidad de cada uno de los Representantes Legales de las dos Partes. DÉCIMA SÉPTIMA: PERFECCIONAMIENTO Y PUBLICACIÓN. El presente Convenio se perfecciona con la firma de las partes y no requiere publicación en el Diario Único de Contratación Estatal, por no tener afectación presupuestal y encontrarse por fuera de los parámetros contenidos en el Artículo 1 del Decreto 327 de 2002. En constancia de aceptación sobre el contenido de este Convenio las partes firman en Bogotá D. C., a los ____ días del mes de __________________________ de 2015. 26 LA UNIVERSIDAD NOMBRE EMPRESA Fr. JUAN UBALDO LÓPEZ SALAMANCA, O. P. NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL Rector General y Representante Legal Representante Legal Vo. Bo. Abg. Andrea del Pilar Sanabria Aranguren Vo. Bo. Ing. Mónica Yasmín Rueda Pinto Directora Departamento Jurídico Decana de la Facultad de Ingeniería Civil 27
