Informe Final de Gestión 2011-2014

Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
Informe Final de Gestión
Periodo:
Funcionario:
Dirección:
Puesto:
01 de setiembre 2011 – 30 de abril 2014
Franklin I. Ríos Vindas
Dirección Administrativa Financiera
Director Administrativo Financiero
El presente informe se realiza en cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 inciso
e de la Ley General de Control Interno y la Directriz R-CO-61 del 21 de junio del 2005
emitida por la Contraloría General de la República.
Introducción:
La Dirección Administrativa Financiera, al igual que las distintas oficinas de la
Administración, le corresponde planificar, organizar, dirigir, controlar procesos; así
como aplicar políticas y normativa, cumplir con los Planes Estratégicos Institucionales,
Planes Anuales Operativos, lineamientos y directrices emitidas por los distintos entes
rectores, entre otros.
Al contar con un equipo de trabajo con conocimientos y desempeño en sus áreas,
permitió llevar a cabo en buen término, diferentes proyectos, actividades,
contrataciones, entro otros.
Organigrama de la Dirección Administrativa Financiera
Dirección
Administrativa
Financiera
Gestión de
Recursos
Humanos
Sección Médica
Subproceso de
obras y Mejoras
Gestión de
Recursos
Financieros
Proveeduría
Institucional
Gestión de
Servicios de
Apoyo
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Resultados de la gestión:
1. Objetivo General de la Dirección Administrativa Financiera:
Asegurar el adecuado aprovechamiento de los recursos financieros y administrativos,
mediante el apoyo oportuno de las áreas sustantivas de la Institución en la ejecución
de las funciones, con el acatamiento de los principios y normas que rigen la materia.
2. Objetivo Estratégico de la Dirección Administrativa Financiera:
Maximizar el uso de los recursos de la Institución a través de la optimización de los
procesos de trabajo y la definición de una estructura que permita el desarrollo
adecuado del quehacer Institucional.
3. Labor Sustantiva de la Dirección Administrativa Financiera:

Participar en la formulación, planificación, distribución y ejecución del
presupuesto anual ordinario y extraordinario de la Dirección General de
Migración y Extranjería, por partidas y subpartidas.

Brindar el apoyo logístico que requieren las diferentes áreas sustantivas de la
Institución.

Formular, planear, dirigir, coordinar, desarrollar, implementar, supervisar y
evaluar proyectos, convenios, investigaciones y análisis de temas
administrativos financieros, para llevar a cabo en la Dirección General de
Migración y Extranjería y de esta manera propiciar los procesos de
modernización Institucional.

Dirigir, supervisar y controlar en materia administrativa, lo relacionado con
construcciones, remodelaciones, y reparaciones en la planta física de la
Institución.

Formular, evaluar y
administrativa, en lo
proyectos propuestos
Dirección, así como los

Velar por la aplicación estricta de la legislación vigente, disposiciones o
lineamientos girados por las autoridades superiores, políticas o resoluciones,
supervisar la eficiencia y eficacia de la gestión
referente a objetivos, planes, metas, programas y
en el Plan Anual Operativo correspondiente a esta
propuestos por los departamentos a su cargo.
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manuales de normas y procedimientos alusivos al ámbito administrativo
financiero de la Dirección General de Migración y Extranjería.

Formular y proponer políticas, normas y procedimientos que rijan la gestión
interna en la asignación y utilización de los recursos institucionales, desde una
perspectiva estratégica.

Administrar en forma óptima los recursos humanos, financieros y materiales.

Dirigir, revisar, corregir, aprobar y supervisar la programación y desarrollo de
proyectos y convenios, vinculados con aspectos administrativos y financieros,
que se requieren para ejecutar las estrategias, políticas y objetivos de la
Institución, dentro del marco de la política general del Estado, dictada por el
Poder Ejecutivo y el Plan Nacional de Desarrollo.

Coordinar y supervisar la definición y ejecución del presupuesto de conformidad
con el Plan Anual Operativo y las normas legales y técnicas que rijan la materia.

Velar por la dirección, supervisión y control de las funciones y responsabilidades
que tienen los departamentos a cargo de la Dirección Administrativa: Gestión
Financiera, Proveeduría Institucional, Gestión de Apoyo, Enfermería, Gestión de
Recursos Humanos.

Formular, planear, dirigir, coordinar, desarrollar, implementar, supervisar y
evaluar proyectos, convenios, investigaciones y análisis de temas
administrativos financieros para llevar a cabo en la D.G.M.E. y así propiciar los
procesos de modernización Institucional.

Preparar planes o programas de trabajo para ser ejecutados por las Gestiones
que dependen de la Dirección Administrativa: Gestión Financiera, Gestión de
Apoyo, Proveeduría Institucional, Recursos Humanos, Sección Médica y Obras y
Mejoras.

Dirigir, supervisar y controlar en materia Administrativa lo relacionado con la
construcción, remodelación y reparación de la planta física de la Institución.

Formular, evaluar y supervisar la eficiencia y eficacia en la gestión
administrativa, en cuanto a los objetivos, planes, metas, programas y proyectos
propuestos en el Plan Anual Operativo de la Dirección Administrativa y los
propuestos por los departamentos a cargo de esta dirección (Gestión
Financiera, Proveeduría Institucional, Gestión de Apoyo, enfermería y Recursos
Humanos).

Velar por la aplicación estricta de la legislación vigente, disposiciones o
lineamientos girados por las autoridades superiores, políticas o resoluciones,
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manuales de normas y procedimientos alusivos al ámbito administrativo
financiero de la D.G.M.E.

Colaborar con la elaboración de reglamentos, resoluciones, normas, circulares
y otros instrumentos técnicos relacionados con la materia administrativa.

Remitir los informes al Departamento Legal para iniciar el procedimiento
administrativo y así cumplir con el debido proceso, ante incumplimientos de
diversos tipos (pago de zonajes, por deudas que tengan los funcionarios o ex
funcionarios de deberes, procedimientos incorrectos, entre otros).

Realizar investigaciones sobre los avances de las recomendaciones vertidas por
la Auditoría Interna del Ministerio de Gobernación y la Contraloría General de la
República, sobre el área administrativa financiera.
4. Cambios en el entorno durante el periodo de gestión incluyendo los del
ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional y
administrativo:
a) Directriz Presidencial 40-H: Es una directriz emanada por la
Presidencia de la República, en donde se le comunica al Poder Ejecutivo
la restricción de nombramientos y congelamiento de plazas. El efecto
sobre la organización se presentó por cuanto muchas personas que
dejaron plazas no pudieron ser sustituidas y a la vez la implementación
de la nueva Ley General de Migración y Extranjería demanda recursos
adicionales tanto humanos como tecnológicos, financieros y de
infraestructura.
b) Multas Migratorias: Mediante artículo 33 inciso 3, de la ley General de
Migración y Extranjería se establece el cobro de multas migratorias por
la suma de $100 por cada mes de estancia irregular en el país. La
Institución no dispone de una data que nos permita a la fecha poder
determinar qué magnitud de personas salen del país en estado irregular;
lo anterior, ha sido un desestimulo para el recaudador en virtud de la
inversión que debe realizar. Se han adelantado conversaciones con el
señor Neftalí Garita, funcionario del Banco Crédito Agrícola de Cartago,
para que sean estos quienes lleven a cabo la recaudación a través de
cajeros humanos y cajeros inteligentes. Se requiere continuar con las
negociaciones ya que esta normativa entra en vigencia a partir del 01 de
agosto de 2014, dado que actualmente está suspendida por medio del
Decreto Nº 37990-G del 22 de octubre de 2013
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5. Estado de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno
Institucional o de la Unidad al inicio y al final de su gestión, según
corresponda el jerarca o titular subordinado:
La Dirección Administrativa Financiera ha venido cumpliendo con los siguientes
puntos:

Presentación del Informe de Autoevaluación del Sistema de Control Interno.

Presentación de matrices del Sistema Específico de Valoración de Riesgos
Institucionales (SEVRI).

Presentación de Guías de Autoevaluación de Control Interno.

Respectivos seguimientos.
6. Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y
evaluar el Sistema de Control Interno Institucional o de la Unidad, al
menos durante el último año, según corresponda al jerarca o titular
subordinado:
Se ha venido dando los seguimientos pertinentes a las evaluaciones y resultados del
Sistema de Control Interno de esta Dirección Administrativa. Con respecto a mejorías
podemos indicar la incorporación del Sistema SIGAF con interfaz en Comprared, el cual
nos permite información en tiempo real sobre el estado de nuestra ejecución de
presupuesto para la toma de decisiones. Por otra parte nos encontramos con la
implementación de las Normas NICSP, las cuales también han permitido el ejercicio del
control interno en los aspectos contables de la información financiera de la Institución.
7. Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la
Planificación Institucional o de la Unidad, según corresponda:
a) Dirección Administrativa Financiera
Es importante indicar que esta Dirección Administrativa realiza múltiples actividades en
el quehacer diario de nuestra Institución; sin embargo, en el presente informe, se hace
mención de actividades que contribuyeron a lograr objetivos contemplados dentro del
Plan Anual Operativo Institucional.
En materia de contratación durante el periodo comprendido en este informe, la
Dirección Administrativa Financiera llevó a cabo los siguientes procesos ante la
Proveeduría Institucional:

Dar continuidad al Contrato Nº 003-2012-JADGME-PI, denominado
“Servicio de Manejo de Desechos Especiales “Contratación para el
Manejo de Desechos Especiales: De conformidad con los lineamientos
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emitidos por el Ministerio de Salud, es imprescindible contar con dicho
servicio, ya que en la actualidad nuestra Institución cuenta con dos
Consultorios Médicos en los cuales existe gran cantidad de desechos
altamente peligrosos y que requieren de un tratamiento especial y
adecuado. Este contrato tiene una vigencia al mes de junio del año 2016,
razón por la que cada año esta Dirección Administrativa, debe efectuar los
trámites que correspondan según los plazos establecidos, para la prórroga
del mismo.

Concesión Soda Institucional: Luego de que esta Dirección
Administrativa lograra culminar con éxito los trámites correspondientes
ante las autoridades competentes, para la subsanación de la diferencia
detectada en el plano catastrado, avalúos del inmueble y permiso ante la
Contraloría General de la República para realizar una contratación directa
por escasa cuantía; salió a concurso la Contratación Directa 2013CD000098-20300, denominada “Concesión de Instalación Pública para la
Explotación del Servicio de Soda en la Dirección General de Migración y
Extranjería”, cuyo servicio se restableció en el mes de octubre del año
2013, con una vigencia de 1 año, sin posibilidad de prórroga, según
criterio Nº DCA-0463, emitido por la División de Contratación
Administrativa de la Contraloría General de la República.
En paralelo a dicha contratación, se iniciaron los trámites correspondientes
(estudio de mercado, confección de cartel, cuadros comparativos, entre
otros), para el proceso ordinario de Licitación Pública, con el fin de dar
continuidad a este servicio. Dicho trámite se encuentra en proceso en la
Proveeduría Institucional.

Adquisición de Productos Farmacéuticos, Equipo e Instrumentos
Médicos: Mediante Contratación Directa Nº 2013CD-000209-20300, se
adquirieron materiales tales como, termómetros digitales, básculas,
esfigmomanómetros, guantes, algodón, gasas curitas, martillo de reflejos,
espejos bucales, jeringas, tiras reactivas para la determinación de la
glucosa, entre otros, los cuales eran requeridos por los Consultorios
Médicos de nuestra Institución, con el fin de que los mismos se
encuentren abastecidos de materiales e instrumentos básicos para la
atención de pacientes. De esta manera se brinda un tratamiento oportuno,
efectivo y eficaz a nuestros funcionarios.

Alquiler de Sala de Conferencias y Adquisición de Servicios de
Alimentación, para Taller de Jefaturas: Se efectuaron los trámites
correspondientes para la adquisición de los servicios necesarios para la
continuación de los citados talleres.
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Actualmente, la Dirección General de Migración y Extranjería tiene suscrito
contrato con el Hotel Bougainvillea, según trámite Nº 2014CD-00006120300, cuyo objeto es la adquisición de los servicios de alimentación,
alquiler de equipo audio-visual y de sala de conferencias, requeridos para
los próximos talleres programados para los meses de junio, agosto y
noviembre de 2014, así como para la fecha tentativa en el mes de mayo
de 2014.

Alquiler de Sala de Conferencias, adquisición de servicios de
alimentación y adquisición del servicio de traducción simultánea,
para la Conferencia Regional sobre Migración (CRM), Seminario de
la Comunidad de los Estados Latinoamericanos y el Caribe (CELAC)
sobre Migración y Congreso de la Red Iberoamericana de
Autoridades Migratorias (RIAM): Esta Dirección Administrativa, brindó
colaboración a la Unidad de Planificación Institucional y a la Dirección
General, otorgando los contenidos presupuestarios necesarios para llevar
a cabo estos seminarios, cuyo costo fue de aproximadamente de ¢41,5
millones. Aunado a lo anterior, colaboró en la confección de los carteles
licitatorios, orden de inicio, remisión de los trámites a la Proveeduría,
análisis de ofertas, entre otros.

Ampliación compra de Fotocopiadoras Digitales: Dicha ampliación se
realizó con vista en que varias Unidades de la Dirección General de
Migración y Extranjería externaron su necesidad de contar con este tipo
de equipo, el cual facilita el desarrollo de sus actividades laborales.

Compra de Hornos Microondas: Dicho equipo se adquirió en virtud de
que el mismo era necesario para que los funcionarios de esta Dirección
General, puedan utilizarlos para calentar sus alimentos, durante el tiempo
de desayuno y almuerzo y de esta forma, minimizar los olores a comida
dentro de nuestras oficinas y evitando derrames de alimentos. Los mismos
están ubicados en la Soda Institucional.
b) Gestión de Recursos Humanos
Dentro de los principales logros durante la gestión 2011 – 2014, podemos destacar los
siguientes:
Financiamiento Manual Policía Profesional de Migración
La Dirección General de Migración y Extranjería en cumplimiento con su ley 8764
procedió en los períodos económicos 2013 y 2014 a reestructurar la policía profesional
de Migración, y se planteó como objetivo otorgarle el financiamiento respectivo al
proyecto. La Gestión de Recursos Humanos procedió con la elaboración del manual en
un período de noviembre 2013 a Febrero 2014; concluida esta primera etapa, de
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conformidad con los acuerdos tomados con la Dirección General de Migración, el
Ministerio de Gobernación, ANEP Policía Profesional de Migración y el Ministerio de
Hacienda, se le otorgó un financiamiento inicial de ¢550 millones y se acordó que
conforme evolucionara la revisión del Manual y cuando se tuvieran las cifras finales
aceptadas por la Secretaría Técnica Presupuestaria se incorporarían los recursos
complementarios para el Manual.
La segunda acción de financiamiento estaba programada para el 7 de abril 2014, no
obstante, para esa fecha no se tenía aprobado el Manual y se propuso como fecha
definitiva el 22 de abril, para presentar el proyecto de modificación de presupuesto
ante la Dirección de Presupuesto Nacional el 23 de abril . En la sesión de la Junta
Administrativa del 22 de abril se discutió la situación del Manual y se concluyó que ya
no era posible para la presente administración continuar con el proyecto ya que según
la planificación inicial para la semana del 21 de abril se estaría presentando el Manual
de la Policía Profesional de Migración ante la Secretaría Técnica de la Autoridad
Presupuestaria para la respectiva aprobación y que este se aplicara a partir del 01 de
mayo del año en curso.
Sin embargo, a esa fecha el Manual no se encontraba en la Secretaría Técnica, por lo
cual hacía imposible su aprobación y por ende se suspendía la continuidad de
financiamiento; por parte de la Dirección General de Migración y Extranjería. Ante
este escenario entonces se replantea que los ¢550 millones incorporados y los
remanentes de ejecución de la Relación de Puestos durante el primer cuatrimestre
faculta los recursos suficientes para el período 2014.
Realizando unas acciones
aceleradas tendríamos:
Semana del 8 de mayo al 31 de mayo, las nuevas autoridades analizan el
Manual de la Policía Profesional de Migración y Extranjería y el nuevo
Decreto Ejecutivo del nuevo Reglamento de la Policía Profesional de
Migración.
El período de los meses de Junio y Julio 2014 la Secretaria Técnica de la
Autoridad Presupuestaria analiza y autoriza el Manual de la Policía
Profesional de Migración y Extranjería
A partir de Agosto del 2014 sería el rige del nuevo Manual de la Policía
Profesional de Migración y Extranjería. Es importante indicar que para la
implementación del manual se tendría solamente 5 meses para la conclusión
de este proceso ya que para el período económico del 2015 no se estaría
incluyendo recursos para financiar gastos de la Relación de Puestos del año
2014.
En lo que respecta a los períodos económicos siguientes, estos recursos que fueron
tomadas de los gastos operativos de la Dirección General serán cubiertos con recursos
del superávit y también se tendrán recursos disponibles para atender proyectos de
interés para la Institución a través del Fideicomiso del Fondo Especial que para el año
2014 tendría recursos cercanos a los ¢4,794.0 millones de colones.
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Todo lo anterior implica que la Dirección General de Migración y Extranjería no se
expone ante ningún tipo de riesgos en sus operaciones y su plan estratégico, el llevar
a cabo el financiamiento del Manual de la Policía Profesional de Migración y Extranjería
con sus propios recursos.
De los logros más importantes de la Gestión de Recursos Humanos en coordinación la
Dirección Administrativa Financiera y la Dirección General, está la conclusión del
Manual de la Policía Profesional de Migración y Extranjería. Este tuvo dos versiones,
una primera presentada en diciembre del 2012 por la otrora Gestora Olga Nidia Vega
Barrantes y una nueva versión presentada a mediados de febrero del 2014, elaborada
por Yesenia Naranjo Morales y coordinada por el Gestor Célimo Rodríguez Pagani, este
último proyecto se le asignó financiamiento por ¢550,0 millones para que se continúe
con los trámites ante las nuevas autoridades durante el segundo semestre del 2014.
Aporte Patronal de cesantía a la Asociación Solidarista de Empleados de la
Dirección General de Migración y Extranjería:
Otro aspecto importante está relacionado con el aumento del aporte patronal a la
Asociación de Empleados de la Dirección General de Migración y Extranjería, este pasó
del 3% al 5%. Esta mejoría en el aporte patronal a la cesantía tiene como objetivo
mejorar la condición de los trabajadores al momento de su jubilación, al realizar una
ruptura del límite de cesantía en un período más corto, lo que en el largo plazo
beneficia a los trabajadores. Como ejemplo tenemos que los aportes patronales de
cesantía al 3% le tomarían 15 años y 6 meses acumular los derechos de 8 años de
cesantía; mientras que el aporte patronal de cesantía al 5% le tomaría 9 años y 4
meses acumular los derechos de 8 años. Sin embargo, es importante indicar que a la
fecha se presenta un faltante para el período 2014 y se debe a que se arrastraron
gastos del 2013 al 2014, y para financiar este faltante que se inició con la
incorporación de recursos a través de modificaciones presupuestarias. La Gestión de
Recursos Humanos está al tanto sobre la incorporación de recursos adicionales.
Financiamiento de Tiempo Extraordinario:
Debido a la implementación y prórroga de los transitorios, la Dirección General de
Migración requirió de la incorporación de recursos adicionales en tiempo extraordinario
para atender estas obligaciones emanadas de la Ley No. 8764 de Migración y
Extranjería. Dada la situación fiscal del país, durante este cuatrienio y según la
Directriz Presidencial 40-H, no se le permitió a la Dirección General de Migración la
incorporación de recurso humano adicional con carácter administrativo que le
permitiera atender las nuevas responsabilidades emanadas por la implementación de
la nueva ley; es por ello que tuvo que incrementar el gasto en tiempo extraordinario
para solventar parcialmente esas necesidades.
De igual manera la Gestión de Recursos Humanos, debe darle seguimiento al gasto a
efectos de incorporar los recursos adicionales para concluir las operaciones del periodo
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2014. Las modificaciones de presupuesto están programadas para el 30 de mayo y 14
de setiembre del presente año.
c) Gestión de Recursos Financieros
Dentro de los logros alcanzados durante esta gestión, podemos destacar:
SIGAF: En el mes de julio de 2012 se dio inicio al uso del sistema SIGAF en vivo al
100%. Previo a esa fecha, la Gestión de Recursos Financieros venía trabajando bajo la
metodología de réplicas.
Aunado a lo anterior, en el mes de marzo del presente año, se recibió capacitación en
SAP-FI Financial Accounting, el cual viene a ser un relevante complemento para el uso
de dicha herramienta informática.
Recurso Humano: Sobre este tema podemos indicar que existe un cambio sustantivo
en la Gestión de Recursos Financieros, al estar incorporando profesional altamente
competitivo para desarrollar las actividades complejas de esta Gestión, ya que
requieren de los conocimientos de su propia actividad profesional, así como de los
sistemas informáticos que se utilizan en esta área. Es por ello que tenemos que a
partir del año 2012, se reasignó una plaza de Oficinista a Profesional; asimismo, a
finales del año 2012 se contrató en un puesto vacante de esa Gestión, un profesional
en Contaduría Pública, a fin de reforzar el área Contable.
A inicios del año 2013, se hizo un intercambio entre una plaza de Misceláneo de la
Gestión de Recursos Financieros y una de Profesional de la PI, reforzándose con ello la
Unidad de Devoluciones.
Aunado a lo anterior, en el mes de marzo de 2013, y a raíz de varios movimientos de
personal a nivel de esta Dirección General, se intercambió una plaza de Profesional 3
por una de Jefe 1 y se nombró a un funcionario del Ministerio de Hacienda, experto
funcional en SIGAF. Además, se asignó una plaza de Oficinista, proveniente de la
Gestión de Trata, la cual fue reasignada en el año 2013, a Profesional
Sistemas Informáticos: En el 2013 se inició con el estudio preliminar del sistema de
viáticos. Además, para el presente año, queda en proceso la contratación del desarrollo
informático de los sistemas para la Gestión de Recursos Financieros.
NICSP: Sobre este tema podemos mencionar que se recibieron los entregables de la
contratación, salvo lo relativo a los manuales de procedimientos de la Gestión de
Recursos Financiero y de la Proveeduría Institucional, así como los Estados Financieros
de Apertura.
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Adicionalmente, en el año 2013, se tuvo una capacitación por parte de la Contabilidad
Nacional en temas NICSP.
Capacitación: Se autorizó la participación de la Gestora de Financiero en Seminarios
Internacionales de Presupuesto Público en Uruguay y CLAD en Colombia, además, se
autorizó la participación del Coordinador de la Unidad Contable en el Seminario
Internacional Contable, llevado a cabo en Uruguay.
Asimismo, se han recibido cursos a nivel nacional, en temas de Presupuesto Público,
reajustes de precios, entre otros.
Otros: A partir del 2014 se trasladó el estudio de reajustes de precios a las Unidades
Fiscalizadores de los contratos.
d) Proveeduría Institucional
El objetivo primordial de esta Gestión, es dotar eficiente y eficazmente, dentro del
marco normativo, los materiales, suministros y equipo, así como llevar el registro y
control de bienes, que requiere la Institución para prestar a la comunidad nacional y
extranjera el mejor servicio.
En ese marco filosófico, desde el 01 de setiembre de 2011 al 30 de abril de 2014, la
Dirección Administrativa Financiera, cumplió un rol significativo para alcanzar los
objetivos propuestos en la Gestión de Proveeduría.
En el ejercicio 2011 se presentaron retos importantes para el personal, en particular el
del área de compras en el cambio del sistema Comprared: de la versión uno
transaccional a la versión 2 en línea. Además, de los cambios de procedimientos y el
reentrenamiento del personal, se presentaron inconvenientes en la conectividad de la
red de internet, causando atrasos en el proceso de compra.
La versión 2 de Comprared introduce un nuevo reto organizacional como es la
reducción paulatina de expedientes físicos por expedientes electrónicos y en línea; la
estandarización u homologación de formatos en carteles y resoluciones,
recomendaciones de adjudicación y el uso de la firma digital.
Al no operar satisfactoriamente la implementación de SIGAF respecto a la carga de
datos, en lo que se refiere a la materia de contratación, a partir de setiembre de 2011
se designó a un colaborador para realizar carga manual de solicitudes de pedidos.
Finalmente y con la asistencia de la experta en MM Licda. Lilliana Bolaños,
colaboradora de la Dirección General de Bienes del Ministerio de Hacienda, en el mes
de diciembre de 2011, un grupo ampliado de colaboradores completó el 100% la carga
de solicitudes de pedido, pedidos y entradas de mercancías del ejercicio 2011.
En todo ese complejo proceso de implementación de sistemas y cambios de
procedimientos, la Dirección Administrativa Financiera, con su presencia y participación
activa en las reuniones para atender incidentes y conflictos entre las Gestiones,
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propias de la tensión del cambio, lideró y se avocó a mejorar las relaciones
interpersonales de los diferentes equipos de trabajo, para la obtención de la meta final.
La marca que dejó el cambio, implementación y ajustes entre los sistemas financieros
y Comprared versión 2, se reflejó directamente en la ejecución presupuestaria de ese
año.
Cabe indicar que por fuerza mayor se tuvo un impacto severo en la ejecución del
presupuesto por razones ajenas a la Institución, como lo fue el Tsunami en Japón que
afecto entregas de equipos de cómputo, adquisición de vehículos, que se arrastraron
del ejercicio económico 2011 al 2012.
Durante el ejercicio siguiente, la Dirección Administrativa Financiera, coordinó
rigurosamente la asignación de los recursos presupuestarios necesarios para todas
esas contrataciones arrastradas del 2011 al 2012, de forma tal que no se
interrumpiera la continuidad de las compras y los objetivos sustantivos de la
Institución.
Internamente, la Proveeduría no estuvo ajena a dificultades organizacionales producto
de la rotación de personal y del clima organizacional que imperó durante ese 20112012; sin embargo, por el liderazgo ejercido por la Dirección Administrativa Financiera,
se hizo presente en cada uno de los conflictos de la Gestión al punto de apoyar durante
todos estos años, las acciones realizadas en la Proveeduría Institucional para
completar procesos de formación, desarrollo y actualización de conocimientos en las
áreas de compras, gestión de bienes y otras áreas administrativas; y elevar el nivel
profesional de las estructura organizacional de los colaboradores de la Gestión.
En los años siguientes, el reforzamiento de liderazgos en la Gestión, la reconformación
la estructura organizacional con nuevo personal, la reorganización de procedimientos
de trabajo, la conformación de un equipo de trabajo más competitivo y dinámico ha
contado con el sostén de la Dirección Administrativa Financiera preocupada por el
desarrollo de las personas, sus valores personales versus los profesionales y/o
laborales.
El mejoramiento continuo de la personas, de los procesos y procedimientos, se
complementa con el impulso que la Dirección Administrativa dio al proyecto de
infraestructura, para la dotación de un inmueble y digno para el personal de la
Proveeduría. Este edificio en su parte funcional, cuenta con los espacios necesarios
para realizar el trabajo en las mejores condiciones física, ambientales y sobre todo de
convivencia armoniosa y focalizada del personal, que encuentra agradable presentarse
a laborar a un espacio físico significativamente diferente y distinguido de la
Administración Pública.
Para el periodo económico 2014 podemos indicar que la Gestión de Proveeduría
Institucional ha tramitado para pago ¢1.941.0 millones de colones, en proceso de
adjudicar ¢1.392.4 millones de colones, para un total de ¢3.333.4 que equivale a un
51% de las operaciones, quedando un pendiente de compras por presentar por parte
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de los ejecutores y fiscalizadores, por la suma de ¢3.213.3 millones de colones, para
un total de operaciones de ¢6.546.8 millones de colones según el programa de
compras. Se anexa cuadro informativo detallado.
e) Gestión de Servicios de Apoyo
Esta Gestión tiene por objetivo, apoyar la gestión de la Dirección General de
Migración y Extranjería, garantizando a los usuarios el traslado oportuno a su
destino, en asuntos oficiales de la Institución y el trámite inmediato de sus
requerimientos de transporte. Asimismo, dar seguimiento a las órdenes de inicio y
de contratos tanto de compras de bienes y materiales, como de servicios continuos
tales como mantenimientos; garantizar la entrega y recepción de la
correspondencia oficial, dar seguimiento a la realización de proyectos y
reparaciones en una forma más expedita; así como brindar seguridad interna a la
Institución. Para lograr este objetivo, se dará una atención personalizada, haciendo
uso eficiente de los recursos disponibles.
Acciones desarrolladas durante el periodo de gestión:
En soporte a la Dirección General de Migración y Extranjería hacia las distintas
Direcciones que la conforman, se tiene en ejecución los siguientes contratos:
1. Contrato Nº001-2013- 2012LA-000055-20300, para el Servicio de fumigación
de las Oficinas Centrales y el CATECI, y todas las Regionales. Proveedor
Empresa Bio Seguridad Global S.A.
2. Contrato Nº006-2014-JADGME- 2013LA-000023-20300, “Servicio de Limpieza
de Tanques o Cámaras Sépticos y destaqueo de tubería y cañería del CATECI”,
el mismo consta de 10 Visitas a dos tanques ubicados frente a Agencia BCR en
Oficinas Centrales, 3 visitas a 5 tanques ubicados en las oficinas centrales
DGME en la Uruca, 3 visitas para el destaqueo de cañerías en el CATECI, 1
visita en la Regional de Liberia y Upala, y 10 visitas a la Regional de Peñas
Blancas. Proveedor Empresa Moto Servicio Grecia.
3. Contrato Nº005-2014 JADGME-2013LN-000004-20300, para el "Mantenimiento
y Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina" el cual consiste de 4 visitas al
año, para los equipos ubicados en Oficinas Centrales y Regionales. Este
contrato incluye la subpartida 1.04.06. para lo que corresponde al
mantenimiento preventivo y correctivo de faxes. Proveedor KOAGUI A Y H S.A.
4. Contrato Nº05-2013 JADGME-PI- Licitación Nº2013 LN-000001-20300, para el
Mantenimiento y/o Reparación de los equipos
Acondicionado, el mismo consta de 6 Visitas al año.
de
Sistemas
de
Aire
13
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
5. Contrato DGABCA-005-2009- 2013CD-000225-20300, para la Limpieza de
Oficinas Centrales y el CATECI, por medio de "Convenio Marco". Proveedor
Distribuidora y Envasadora de Químicos S.A. "DEQUISA".
6. Contrato DGABCA-006-2009- 2013-CD-000225-20300, para el Servicio de
Limpieza, Jardinería, corta de césped y hacer orillas, en las Oficinas Centrales
en la Uruca. Proveedor Servicios Múltiples Especializados Sermules S.A.
"Sermules".
7. Compra e Instalación de Láminas de Policarbonato para el techo de los pasillos
de la DGME, monto asignado ¢50,000,000.00. Contratación 2013 LA00002020300.
8. Remodelación de techo de segunda planta edificio operativo, Monto asignado
¢50,000,000.00. Contratación 2013LA-000009-20300.
9. Compra de Camión mediante Licitación Pública 2013LA-000013-20300, cuyo
objeto es la “Compra Camión de Carga”. Monto $41.150 USD.
10. Compra de vehículos según licitación pública 2012LN-000116-20300. Monto de
inversión $866.300,00 (¢441 millones). Durante el año 2013 ingresaron 27
vehículos nuevos y 3 motocicletas. Dentro de estos 16 fueron pick-up marca
Toyota Hi-Lux, 5 sedan marca Toyota Corolla, 5 microbuses para 14 pasajeros
marca Toyota y un vehículo especial para el traslado de personas
indocumentadas, marca Toyota. Producto de esta adquisición se dieron como
parte del pago, 22 vehículos institucionales modelo 1999 – 2000,
mayoritariamente, los cuales ya habían cumplido su vida útil.
Con relación a la distribución de estos vehículos, se detalla de la siguiente
forma:
Vehículos nuevos
Tipo de vehículo
Microbús (14 pasajeros)
Automóvil
Pick-Up
Pick-Up (especial) Centro
Detención
Motocicletas
Total por Oficina
Dirección
Regional
2
Policía de
Migración
3
4
8
Oficina
Gestión
Apoyo
Gestión
Trata
Asesoría
Legal
1
8
1
1
11
1
9
8
1
1
1
A raíz de lo anterior, se realizó un contrato adicional de la 2013CD-00023020300 denominada Compra de vehículos, $ 433.150,00 (¢232 millones), para a
compra de 4 microbuses, 8 pick up y 2 sedan.
14
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
Durante el periodo de gestión se adquirieron 34 unidades nuevas y actualmente
la Institución dispone de una flotilla vehicular nueva de aproximadamente 55
unidades, todas propiedad de la Dirección General de Migración y Extranjería.
Los nuevos vehículos están orientados a reforzar las Oficinas Regionales, Policía
Profesional de Migración y Oficinas Centrales. Esta inversión es relevante para
la Institución en virtud de que también dispone de una ley contra la trata y
tráfico ilícito de personas, por lo tanto requiere de estos activos para combatir
este flagelo y la atención del estado irregular de ciudadanos extranjeros y sus
respectivas deportaciones, tanto a nivel terrestre como aéreo, así como para
las gestiones propias de la Administración.
f) Subproceso de Obras y Mejoras
Dentro de los principales proyectos desarrollados por este subproceso, se destacan:
2011-2012

Construcción y remodelación de más de 4.000 metros cuadrados en la oficina
regional de Peñas Blancas, por un monto de ¢771,0 millones.
La Dirección General de Migración y Extranjería, promovió concurso licitatorio
en el año 2011, siendo que en una primera etapa y con un valor de ¢438,5
millones, remodeló el puesto fronterizo en Peñas Blancas en su parte externa y
aproximadamente 300 metros cuadrados dentro del edificio.
En virtud de la situación del puesto fronterizo, a partir del mes de enero del año
2013, se incorporó una inversión adicional por un monto de ¢332,5 millones, lo
que permitió una remodelación completa del inmueble.
Adicionalmente, se invirtió en un circuito cerrado de cámaras, el cual fue
donado por la Organización Internacional para las Migraciones (O.I.M).
Es importante recalcar que el 25 de julio de 2012, la señora Presidenta de la
República y otros jerarcas de COMEX, Ministerio de Seguridad Pública y esta
Dirección General, hicieron la inauguración del respectivo inmueble.
15
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
2012
 Construcción de la segunda planta donde se
ubica la Proveeduría Institucional y la
Gestión
de
Recursos
Humanos,
y
remodelación de la planta baja.
Se hizo una inversión cercana a los ¢ 400
millones de colones, para satisfacer una
necesidad urgente de hacinamiento de
personal en el edificio operativo.

Construcción de dos ascensores en edificio administrativo y edificio donde se
ubica la Gestión de Recursos Humanos, Proveeduría Institucional y Dirección
Administrativa Financiera.

Remodelación de la Gestión de Extranjería en Documentación y Archivo.
En lo que respecta a la remodelación efectuada en el Subproceso de
Documentación, la inversión alcanzó la suma de ¢140 millones de colones, en la
misma se destaca la remodelación del archivo que permite organizar toda la
documentación y expedientes migratorios.
2013-2014

Cambio de fachadas en el edificio administrativo
por un monto de ¢17,9 millones.
 Sustitución de cubierta de techo de la
segunda planta del edificio operativo, con
instalación de 29 domos traga luces y cambio
de las precintas y aleros en la fachada sur, cuya
inversión asciende a la suma de ¢48,8 millones.
16
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
Estas acciones vienen a brindarle un mejor mantenimiento al inmueble de la
Institución.

Construcción de caño para agua pluvial en el acceso
este e instalación de topes de parqueo por un monto
de ¢14,9 millones.
Esta inversión reviste de gran importancia en virtud
de que en los periodos de lluvia, el parqueo se
inundaba completamente. Con esta construcción, se
evita este tipo de situaciones.
 Remodelación de la Oficina Regional de Sixaola
en un área aproximada de 40 metros cuadrados, con
recursos y mano de obra propios del Subproceso de
Obras y Mejoras.
Es importante indicar que la Dirección Regional y la
Dirección General de Migración, propiciaron la firma de
un convenio con el Ministerio de Hacienda, con el
propósito de que nos cediera 35 metros cuadrados de
su edificio, ya que el espacio que disponía la Dirección
General
de
Migración
inicialmente,
era
aproximadamente de 8 metros cuadrados, en donde se
tenía que atender todos los trámites migratorios, y en
el mismo laboraban 4 personas. Hoy la situación es
distinta para este puesto fronterizo.

Sustitución de láminas de Policarbonato y
hojalatería de todos los pasillos de la Institución
en oficinas centrales.
17
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014




Mejora eléctrica en la acometida principal. ¢15,0 millones.
Levantamiento de planos eléctricos de todos los edificios, lo cual era relevante, en virtud
de que la Institución no disponía de ellos. Lo anterior en cumplimiento a informes de la
Auditoría Interna. Costo ¢5,0 millones.
Instalación nueva de todo el sistema de telefonía convencional en oficinas centrales.
Instalación de plantas de emergencia en el Centro de Aprehensión y Los Chiles.
g) Sección Médica
Esta Unidad tiene como objetivo principal, el garantizar el bienestar y buen estado de
salud de todos los colaboradores de la D.G.M.E, así como brindar apoyo, mejorando
las condiciones laborales del trabajador, disminuir las tasas de ausentismo,
enfermedad, optimizando la productividad de la mano de obra y los estándares de
producción de la empresa.
Logros periodo 2011-2014 Sección Médica
Las mejoras alcanzadas en el Consultorio Institucional, se han dado gracias al apoyo
de los jerarcas, en donde durante el periodo en mención se llevaron a cabo:

Campañas preventivas y médicas enfocadas en los padecimientos de mayor
dolencia en nuestra población trabajadora, tanto en oficinas centrales como
regionales, así mismo, se trabajo en la implementación de programas
ergonómicos que ayuden a minimizar las dolencias producto del trabajo.

Se efectuaron en Oficinas Regionales programas para crear Brigadas de
Emergencia que ayuden a brindar una primer respuesta en caso de presentarse
eventos adversos.

Se brindó continuidad y apoyo al programa de capacitación de la Brigada de
Emergencia de Oficinas Centrales, así como dotación de equipo.

Así mismo, se doto de presupuesto para llevar a cabo durante el periodo 2014
una vacunación institucional contra el Virus de la Influenza.

Se aprobó la contratación para el mantenimiento de equipos del consultorio
institucional, garantizando la prestación de servicios.

Se otorgó presupuesto para la adquisición de equipos y materiales médicos
para el adecuado funcionamiento de los Consultorios Médicos.

Se logró llegar a una solución satisfactoria para la compra mensual de
recetarios y papelería médica por medio del Fondo de Caja Chica.
18
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
Asimismo, en el Consultorio Médico ubicado en las instalaciones del Centro de
Aprehensión, podemos destacar los siguientes logros:

Adquisición del permiso de funcionamiento dado por el Ministerio de Salud.

Compra de Equipo Médico y mobiliario.

Atención integral de primer ingreso a la llegada de los extranjeros al Centro.

Gestión para convenio con la Clínica Solón Nuñez para la vacunación del
personal contra Hepatitis y Tétano.

Incorporación de funcionarios del CATECI al proceso de reclutamiento de la
Brigada Institucional.

Inicio del trámite para convenio entre el Centro de Aprehensión para el
abastecimiento de medicamentos y papelería.
8. Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito Institucional o de
la Unidad, existentes al inicio de su gestión y de los que dejó
pendientes de concluir:
Los proyectos a los que se les debe dar continuidad, dada la relevancia que los mismos
tienen para esta Dirección General, podemos mencionar:

Proyecto de construcción de las Oficinas Regionales de Liberia y Upala por un
monto de ¢800,0 millones. Actualmente el Subproceso de Obras y Mejoras se
encuentra realizando una actualización del estudio de mercado de la
construcción en Liberia, a fin de trasladar el expediente a la Proveeduría
Institucional a afectos de que desarrolle el proceso licitatorio. Con respecto a la
construcción de la Oficina Regional en Upala, esta se encuentra suspendida,
hasta tanto se concluya el respectivo convenio de donación de terreno por parte
de la Municipalidad de Upala.

La suscripción de un convenio con la Caja Costarricense del Seguro Social, para
brindar la debida atención médica a los aprehendidos en el CATECI.

La adquisición de edificio y terreno para la Oficina Regional en San Carlos, por
un monto de ¢576,5 millones, este monto es avalado por el Ministerio de
Hacienda. La DGME, a través de la Comisión Institucional de Lotes e
Infraestructura, inició las gestiones para la compra de un terreno con edificio en
San Carlos; esta Oficina Regional es sumamente importante porque atiende una
zona donde se utiliza mucho recurso humano extranjero en actividades
agrícolas y de construcción. Esta oficina tiene bajo su supervisión los puestos
fronterizos de Los Chiles, Upala y próximamente el nuevo puesto fronterizo de
19
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
Tablillas. Tal como se indicó, ya se cuenta con el avalúo del inmueble y nos
encontramos en la fase final de aceptación del avaluó por parte del oferente,
para continuar con los trámites ante la Contraloría General de la República.

FIDEICOMISOS
La Dirección General de Migración y Extranjería, tiene autorizado por medio de su Ley
Nº 8764, la creación del Fondo Especial de Migración, Fondo Social Migratorio y el
Fondo Nacional contra la Trata y Tráfico Ilícito de Personas. A continuación de detalla
el estado de los fondos en Caja única del Estado, a partir del año 2011, periodo en que
iniciamos los requerimientos de los recursos:
DETALLE DE TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LOS FONDOS DE FIDEICOMISOS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE MIGRACIÓN Y EXTRANJERÍA
COMPRENDIDO DEL 2012 AL 2014
(Monto en millones de colones)
FIDEICOMISOS
Fondo Especial
Fondo Social
FONATT
2012
2013
2014
Totales
0
813.59
0
2,350.0
863.90
733.20
1,222.0
449.23
496.10
Totales
3,572.0
2,126.72
1,229.30
Disp.
Presupuestario
1,222.0
449.23
496.10
Saldo Caja
Única
3,572.0
2,126.72
1,229.30
6,928.02
2,167.33
6,928.02
Es importante indicar que para el periodo económico 2013, la Dirección General de
Migración y Extranjería obtuvo una recaudación por cédulas de residencia por un
monto de ¢7,159.18 millones de colones y para pasaportes ¢5,118.0 millones de
colones, para un total de recaudación de ¢12,277.24 millones de colones, de los cuales
le corresponden al fideicomiso del Fondo Especial aproximadamente el 40% de estos
recursos; sin embargo, el Ministerio de Hacienda solamente presupuesto y transfirió la
suma de ¢2,350.0 millones de colones. Es importante lo anterior a fin de seguir
perseverando a efectos de que la Institución reciba la cantidad de recursos asignados
en la Ley General de Migración y Extranjería.
9. Administración de los recursos financieros asignados durante su
gestión a la Institución o a la Unidad, según corresponda:
Recursos asignados a la Dirección Administrativa Financiera, según periodo:
Periodo económico 2012
Subpartida
1.02.99
Objeto
Manejo de
desechos
Monto
¢2.900.000,00
Ejecutado
¢220.000,00
Proveedor
Observaciones
Manejo
Profesional de
El monto anual del contrato asciende
a la suma de ¢220.000,00, por lo
que el remanente del recurso se
reasignó a través de modificación
20
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
especiales
Desechos, S.A.
1.03.01
Publicaciones
¢15.000.000,00
¢9.000.000,00
Imprenta
Nacional
1.04.99
Traducciones
¢500.000,00
-
-
1.06
Seguros
¢2.300.000,00
¢2.300.000,00
INS
1.07.01
Alimentos
para
capacitaciones
1.07.02
Actividades
Protocolarias
¢5.000.000,00
¢5.000.000,00
Varios
¢5.000.000,00
-
-
2.01.02
Productos
Farmacéuticos
¢4.000.000,00
¢4.000.000,00
Corporación
Rucavado
2.04.01
Equipo
quirúrgico
¢5.800.000,00
-
-
2.99.02
Materiales
médicos
¢4.000.000,00
¢4.000.000,00
Corporación
Rucavado
5.01.99
Microondas
¢300.000,00
¢206.400,00
Edificio Shalei,
S.A
presupuestaria,
para
otras
necesidades.
Para ese periodo hubo menor
cantidad
de
solicitudes
de
publicaciones, razón por la que
quedaron remanentes en la reserva.
No fue necesaria la utilización de
dichos recursos, en virtud de que la
Institución contó con la colaboración
de organismos u otros entes.
Recursos ejecutados 100%
Se asignaron recursos a las distintas
Unidades que requerían del servicio
de
catering,
en
las
diversas
actividades
de
capacitación,
seminarios y talleres que se llevaron
a cabo durante el periodo; así como
en el Taller de Jefaturas.
No fue necesaria la utilización de
estos recursos, aunado a que la
Institución contuvo el gasto en la
subpartida de conformidad con los
lineamientos dictados por la STAP.
Se ejecutó el 100% de los recursos
asignados
para
tal
fin,
de
conformidad con lo establecido en el
contrato por demanda que la DGME
tenía
suscrito
con
el
citado
proveedor.
No fue necesaria la utilización de
estos recursos, razón por la que se
trasladaron mediante modificación
presupuestaria a otras subpartidas,
para suplir diferentes necesidades.
Se ejecutó el 100% de los recursos
asignados
para
tal
fin,
de
conformidad con lo establecido en el
contrato por demanda que la DGME
tenía
suscrito
con
el
citado
proveedor.
El valor de los microondas resultó
ser menor del estimado por la
Administración, razón por la que
quedaron recursos remanentes en la
subpartida.
Periodo económico 2013
Subpartida
Objeto
Monto
1.02.99
Manejo de
desechos
especiales
¢1.500.000,00
1.03.01
Publicaciones
¢9.500.000,00
Ejecutado
¢220.000,00
¢3.600.000,00
Proveedor
Manejo
Profesional de
Desechos, S.A.
Imprenta
Nacional
Observaciones
El monto anual del contrato asciende
a la suma de ¢220.000,00, por lo
que el remanente del recurso se
reasignó a través de modificación
presupuestaria,
para
otras
necesidades.
Para ese periodo hubo menor
cantidad
de
solicitudes
de
publicaciones, razón por la que
quedaron remanentes en la reserva.
21
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
1.06
1.07.01
1.07.02
Seguros
Alimentos
para
capacitaciones
Actividades
Protocolarias
¢2.500.000,00
¢5.000.000,00
¢2.500.000,00
¢5.000.000,00
INS
Varios
¢4.500.000,00
-
-
2.01.02
Productos
Farmacéuticos
¢4.000.000,00
¢130.000,00
Varios
2.99.02
Materiales
médicos
¢4.000.000,00
¢1.600.000,00
Varios
Recursos ejecutados 100%
Se asignaron recursos a las distintas
Unidades que requerían del servicio
de
catering,
en
las
diversas
actividades
de
capacitación,
seminarios y talleres que se llevaron
a cabo durante el periodo; así como
en el Taller de Jefaturas.
No fue necesaria la utilización de
estos recursos, aunado a que la
Institución contuvo el gasto en la
subpartida de conformidad con los
lineamientos dictados por la STAP.
Con vista en la restricción con la que
cuenta esta Dirección General para
efectuar la compra de productos
farmacéuticos, según disposiciones
del Ministerio de Salud, se procedió
únicamente a adquirir productos
tales como alcohol, espíritu de
azahar, yodo y sueros. El remanente
de los recursos se puso a disposición
de la Administración.
Para dicho periodo, la Sección
Médica realizó un inventario de los
materiales y las cantidades con las
que contaban a la fecha, siendo que
de dicho inventario se desprendió
que tenían existencias suficientes,
por lo que se efectuó una compra de
menor cantidad, con los materiales
que se requerían. El remanente de
los recursos se puso a disposición de
la Administración.
Periodo económico 2014
Subpartida
Objeto
¢300.000,00
1.02.99
Manejo de
desechos
especiales
Monto
Ejecutado
Proveedor
1.03.01
Publicaciones
¢8.000.000,00
1.04.01
Vacunación
¢4.000.000,00
-
-
Se está en la etapa de confección de
las condiciones cartelarias.
1.04.04
Auditoría
Externa
¢10.000.000,00
-
-
Se está en la etapa de confección de
las condiciones cartelarias.
Manejo
Profesional de
Desechos, S.A.
Imprenta
Nacional
INS
1.06
Seguros
¢2.800.000,00
Observaciones
Contrato en ejecución
En ejecución
En ejecución. En virtud de los
arrastres del periodo económico
2013, esta subpartida se
vio
afectada, razón por la que efectuó
una modificación de presupuesto
para cancelar los compromisos
económicos adquiridos con el INS.
22
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
Alimentos
para
capacitaciones
1.07.01
1.07.02
¢5.000.000,00
Cursos
Especializados
¢30.000.000,00
Taller de
Jefaturas
¢10.000.000,00
Actividades
Protocolarias
¢1.100.000,00
En ejecución
Se
tiene
proyectado
brindar
capacitación a los Gestores de la
DAF, en temas como Gerencia con
Liderazgo, Alta Gerencia y otros a
fin.
¢8.500.000,00
Hotel
Bougainvillea
Se encuentra en ejecución
contrato con el proveedor.
el
En ejecución.
Se están efectuando las valoraciones
correspondientes con la CCAF y la
Comisión NICSP, entorno a esta
contratación.
1.08.08
Mantenimiento
SIGAF
¢10.000.000,00
2.01.02
Productos
Farmacéuticos
¢1.000.000,00
Se están efectuando los estudios de
mercado correspondientes.
2.99.02
Materiales
Médicos
¢2.200.000,00
Se están efectuando los estudios de
mercado correspondientes.
10.Sugerencias para la buena marcha de la Institución o de la Unidad,
según corresponda, si el funcionario que rinde el informe lo estima
necesario:
Uno de los aspectos relevantes está vinculado a la ejecución presupuestaria de la
Institución. Existe una Comisión de Presupuesto que valora los recursos asignados en
el PAO y que están vinculados al Plan Estratégico Institucional; sin embargo, se
requiere de mayor rigurosidad al momento de asignar recursos a proyectos, en el
sentido de que estos deben estar dirigidos hacia aquellos proyectos que se encentren
completamente desarrollados con su respetivo cartel licitatorio completo, dado que al
iniciar el periodo económico se requiere de aproximadamente 6 meses de tramitología,
por lo tanto para mitigar riesgos de concursos infructuosos, la no presentación de
oferentes, entre otros, es conveniente tener todos estos aspectos listos al momento de
asignar el presupuesto.
Por otra parte, en estos 2 años de evolución, la Dirección General de Migración y
Extranjería se está dirigiendo a constituirse en una organización más planificada,
requiriendo también de la integración de sus sistemas informáticos, una data con datos
estadísticos de todas sus actividades, que permitan la toma de decisiones en forma
oportuna y en tiempo real, así como ver su evolución de su Plan Estratégico en el
tiempo.
23
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
24
11.Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su
gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República:
Actualmente tenemos los resultados de la aplicación de la Herramienta de Medición del
Desempeño de la Administración Financiera, presentado el 19 de marzo de 2014, oficio
DFOE-SAF-0115. La Dirección Administrativa Financiera ha atendido algunos aspectos
y otros requieren de tramitología de concursos licitatorios, los cuales se desarrollaran
durante este año.
12. Estado
actual
del
cumplimiento
de
las
disposiciones
o
recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro
órgano de control externo, según la actividad propia de cada
administración:
Se ha cumplido con la remisión trimestral a la Secretaría Técnica de la Autoridad
Presupuestaria, de los informes correspondientes a la aplicación de lo dispuesto en la
Directriz Presidencial Nº 40-H.
12.Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su
gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna:
Informe
Recomendación
Estado
Observaciones
AI-0254-2010
4.5
Parcial
cumplida
Esta condición se mantiene hasta tanto no se
elaboren los manuales para el Subproceso de
Tesorería. Se deberá dar seguimiento a las
acciones realizadas, a fin de concluir con dicho
proceso, las cuales constan en el respectivo
expediente.
AI-0897-2009
4.5
Parcial
Cumplida
Se han enviado reiterados oficios a la Gestión de
Recursos Humanos, a fin de que suministre la
información requerida; situación de la cual la
Auditoría Interna tiene pleno conocimiento. Se
deberá dar seguimiento a las acciones realizadas
que constan en el respectivo expediente, a fin de
dar por cumplida esta recomendación.
AI-0813-2009
4.2
Parcial
cumplida
Esta condición se mantiene hasta tanto no se
elaboren los manuales para el Subproceso de
Tesorería. Se deberá dar seguimiento a las
acciones realizadas que constan en el respectivo
expediente, a fin de concluir con dicho proceso.
AI-0592-2009
4.18
Parcial
cumplida
Se deberá dar seguimiento a las acciones
realizadas que constan en el respectivo, a fin de
dar por cumplida esta recomendación.
AI-0568-2008
4.1.2
Parcial
Se
deberá
dar
seguimiento
a
las
acciones
Dirección Administrativa Financiera
Informe Final de Gestión 2011-2014
AI-0581-2009
4.7
4.9
4.10
4.11
cumplida
realizadas, a fin de dar por cumplida esta
recomendación.
Parcial
cumplida
Se deberá dar seguimiento a las acciones
realizadas entorno a estas recomendaciones, a
fin de dar por cumplida esta recomendación.
Anexos:





25
Lista de contratos vigentes por subpartida presupuestaria.
Estado de trámites en proceso en la Proveeduría al 05 de mayo de 2014.
Fotocopia oficio DFOE-SAF-0115.
Ejecución Presupuestaria al 05 de mayo de 2014.
Presupuesto Ordinario para el Ejercicio Económico 2014.