I.E. GABRIELA MISTRAL DE BUCARAMANGA PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS,

I.E. GABRIELA MISTRAL DE BUCARAMANGA
MISIONERAS DEL DIVINO MAESTRO
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
PAGINA
P-21
ELABORADO POR
Eddy Brigitte Delgado Tarazona
María Alejandra Pino Ortiz.
1 de 4
APROBADO POR
FECHA DE
EMISIÓN
VERSION No.
Comité de Calidad
Abril 29 de 2013
01
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE ACTUALIZACION
DD
MM
AA
VERSION
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
1. OBJETIVO
Establecer una metodología para la definición, implantación, seguimiento y cierre de las acciones
correctivas, preventivas y/o de mejora necesarias, para eliminar las causas de las no conformidades
potencialesy/o no conformidades y prevenir que estas se presenten o se vuelvan a presentar, en el
I.E Gabriela Mistral de Bucaramanga.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a partir de la detección de la situación de no conformidad, riesgo o
fortaleza hasta la verificación de la eficacia de las acciones gestionadas.
3. DESCRIPCION
3.1.
definiciones
No conformidad: Incumplimiento de los requisitos aplicables al Sistema de Gestión de Calidad, tales
como: requisitos de los clientes, requisitos legales, requisitos de la organización y requisitos de la
NTC GP 1000.
Riesgos: Situaciones negativas que podrían desencadenar una no conformidad en el Sistema de
Gestión de Calidad.
Fortalezas: Se originan cuando una situación se excede en el cumplimiento de los requisitos.
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencial no deseable Con ella se pretende minimizar o eliminar las causas que ocasionan
los riesgos detectados.
Acción de mejora: Acción tomada para mantener o incrementar un nivel de fortaleza presente en la
organización.
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3.2.
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Actividades
SECUENCIA
4.1. Detectar las no
conformidades,
riesgos o fortalezas
ACTIVIDADES
4.1.1.No Conformidades: podrán ser identificadas por
cualquier miembro de la institución, a través de las
siguientes vías:
 Resultados de auditorías internas o externas.
 Análisis de la satisfacción de los clientes.
 Revisión por la dirección.
 Reclamaciones de los clientes.
 Evaluación institucional.
 Resultados de indicadores de gestión.
 Producto no conforme (de acuerdo a su
naturaleza)
4.1.2 Riesgos:podrán ser identificados por cualquier
integrante de la comunidad educativa y las posibles
fuentes de estos son:
 Resultados de auditorías internas o externas.
 Análisis de la satisfacción de los clientes.
 Revisión por la dirección.
 Reclamaciones de los clientes.
 Evaluación institucional.
 Resultados de indicadores de gestión.
 Sugerencias de los clientes
RESPONSABLE
Comunidad educativa.
4.1.3 Fortalezas: podrán ser detectadas por cualquier
miembro de la comunidad y las posibles fuentes son:
 Evaluación Institucional
 Opiniones favorables de los clientes
 Resultados de auditorías internas o externas.
 Revisión por la dirección
 Resultados de Indicadores de gestión
4.2Realizar análisis de
causas
Siempre que se identifique una no conformidad, riesgo o
una fortaleza, deberá ser registrada por quien la detecta,
en el formato acciones correctivas, preventivas y de
mejora F-21-AC, en el espacio “situación detectada”,
especificando de qué tipo de situación se trata. Una vez se
ha diligenciado toda la información, el formato es
entregado a la autoridad del proceso involucrado para la
gestión de las correspondientes acciones.
4.2.1 Sobre la situación detectada, el responsable del
proceso o a quien asigne, realiza la identificación de las
posibles causas que la originan. Una vez detectada
la(s)causa(s) raíz, se registra en el formato F-21-AC.
Las técnicas que pueden ser utilizadas para la
identificación de causas son las siguientes:
 Experiencia.
 Técnica de los ¿Por qué?
Autoridad del Proceso
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 Diagrama causa-efecto.
 Lluvia de ideas
4.3.1. Para determinar las acciones que se clasifican de la
siguiente forma, de acuerdo a al tipo de situación que se
presente:
No conformidades
 Correcciones:
Estas
acciones
estarán
encaminadas a eliminar el problema o no
conformidad detectada, sin intervenir la causa del
mismo.
 Acciones correctivas: Estas acciones estarán
encaminadas a eliminar la causa raíz del
problema o no conformidad detectada.
Para determinar el tipo de acción que se definirá se tendrá
en cuenta como parámetro principal el impacto del
problema y la probabilidad de que se presenten nuevas no
conformidades.Una corrección puede realizarse junto con
una acción correctiva.
4.3. Definir las
acciones y plan de
acción
Riesgos
 Acciones preventivas: Se deberán emprender
este tipo de acciones cuando lo que se quiere es
intervenir la(s) causa(s) raíz del riesgo
identificado.
Autoridad del Proceso
Fortalezas
 Acciones de mejora: Se deberán emprender este
tipo de acciones cuando se ha identificado una
fortaleza y se desea aumentar la capacidad del
cumplir los requisitos, fortaleciendo las causas
que generaron la situación.
La definición del plan de acción que se llevará a cabo, será
responsabilidad del líder del proceso; éste se registra en el
espacio “plan de acción” del formato (F-21-AC), de igual
forma se definirá una plazo fijo para la implementación de
estas acciones.
4.4.1 Sera responsabilidad del líder del procesoasegurar
la implementación del plan de acción en el plazo fijado, de
forma que se pueda verificar luego de éste, la intervención
eficaz de la situación detectada.
4.4. Implementación
del plan de acción
4.5 Realizar
seguimiento y
Si durante la ejecución del plan de acción, se detecta que
las acciones no fueron eficaces, se solicitará una nueva
evaluación de la situación para establecer nuevamente las
causas o definir un nuevo plan de acción.
Estas
situaciones u otras que se presente, se deben consignar
en el espacio “observaciones de implementación” del
formato (F-21-AC).
4.5.1.
La autoridad del proceso, el auditor, un
representante del comité de calidad, elegido por rectoría o
el Representante de la dirección, realizará el seguimiento
Autoridad del Proceso
Autoridad del Proceso
Integrantes comité de
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verificar su
efectividad
a la implementación del plan de acción, con el objetivo de
evaluar si está siendo ejecutado y queesté orientado
adecuadamente a las causas de la situación intervenida.
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calidad
El cierre de las acciones, seráotorgado cuando las
acciones emprendidas hayan eliminado la(s) causa(s) del
riesgo o no conformidad y éstas no se presenten
nuevamente en los siguientes 3 meses; bajo el ideal de
mejora continua las acciones vinculadas con fortalezas no
presentarán cierre, ya que con éstas se pretendeque se
siga aumentando la capacidad del cumplir los requisitos.
4.6. Realizar
estandarización de
acciones
Las fechas de seguimiento y los resultados obtenidos,
sonregistrados en el formato F-21-AC, en el espacio
“seguimiento a la eficacia de las acciones”.
4.6.1. Las acciones que lograron eliminar la causa del
riesgo o no conformidad y las acciones de mejora que
lograron fortalecer las causas que las generaron, serán
documentadaspara su estandarización en el SGC, siempre
y cuando Rectoría las considere relevantes.
4. ANEXOS

Formato acciones correctivas, preventivas y de mejora (F-21-AC).
Autoridad del Proceso