Entrenamiento a Proveedores de Latino América

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Entrenamiento a Proveedores
de Latino América
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Nuestro Propósito
P&G esta comprometido en proveer productos de marcas de calidad y
valor superior que mejoran la vida de los consumidores hoy, y de las
generaciones que vienen. Como resultado, los consumidores nos
recompensaran con el liderazgo en ventas, ganancias y generación de
valor, permitiendo a nuestra gente, nuestros clientes y las comunidades
en las que vivimos y trabajamos prosperen.
Introducción
Nuestros proveedores son socios vitales, y estamos comprometidos a
hacer los pagos lo más rápido y eficientemente como sea posible. El
Entrenamiento a Proveedores les servirá de guía a todas sus preguntas.
Objetivo
El Entrenamiento a Proveedores fue creado con el objetivo de proveer a
nuestros nuevos y actuales proveedores, información que les permita
entender mejor los principales procesos para una correcta facturación
en P&G.
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Cual es el país al que usted necesita facturar?
Mexico
Guatemala
Costa Rica
Panamá
Colombia
Venezuela
Ecuador
Peru
Brazil
Argentina
Chile
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Mexico Menu
Términos Comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación Electrónica.
–
Términos de Pago ( Política ).
–
Facturación en Papel.
–
Facturación Foránea en Papel .
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos .
Requerimientos de facturación.
Como actualizar la información de los
Cuando comienzan los términos de pago?.
proveedores en nuestro sistema?
Ciclo de pago y principales problemas.
–
Actualización Información General.
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización de Contratos.
Certificados de Retención.
Que es una orden de compra y como usarla?
Puntos de Contacto.
Preguntas frecuentes.
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Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor".
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. sin embargo, los términos de pago se definirán por el comprador y el suplidor según el mejor valor y
el contrato.
Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes,
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
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Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
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Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
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Proceso de recepción de facturas electrónicas
Que es una factura electrónica?
Las facturas electrónicas son documentos fiscales que pueden ser representados en un formato digital. Existen 2 tipos:
“Comprobante Fiscal Digital” (CFD)
Documento fiscal que esta representado en un formato digital como XML.
“Comprobante Fiscal Digital por Internet” (CFDi)
Las facturas CFDi o Comprobante Fiscal Digital por Internet, trabaja con el (Proveedor Autorizado de Certificación) y su
objetivo es validar, asignar el numero de folio, incorporar el sello SAT y enviar una copia del certificado de impuestos a
la SAT.
*Las facturas electrónicas son reguladas por el “Servicio de Administración Tributaria” (SAT)
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Proceso de recepción de facturas electrónicas
Donde entregar sus facturas electrónicas?
Los proveedores locales deben enviar las facturas electrónicas (XML & PDF) a través del Portal de Facturacion
Electrónica (
), con la siguiente información:
1.
Factura electrónica original (PDF & XML).
2.
La información comercial debe estar incluida en el XML o manualmente en el Editor Addenda a través del
Portal de Facturacion Electrónica.
3.
Los documentos de soporte deben estar anexos en el mismo PDF.
4.
Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P, G4P o GBP), Numero de la Orden de Compra y Moneda.
5.
Numero de la Nota de Entrega (Delivery Note). Debería estar anexa en el Edito Addenda.
6.
La fecha de recepción será la fecha de envió de las facturas en el Portal de Facturacion Electrónica en orden
de iniciar los términos de pago acordados en la negociación con el comprador.
7.
La confirmación de recepción será enviada a los proveedores indicando que la factura fue incluida en el
proceso de pago.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica y empezar a enviar sus facturas
electrónicas?
Los proveedores deberán llamar a nuestro Centro de Llamadas (01-800-1234-753), serán registrados en el Portal de
Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y contraseña para empezar a enviar sus facturas electrónicas.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas en papel
Que es una factura en papel?
“Pre foliados y Código de Barras Bidimensional” (CBB)
Documentos fiscales representados en un formato de papel.
Donde entregar sus facturas en papel?
Las facturas en papel deberán ser entregadas directamente en la Oficina General o en las Plantas a través de nuestros
(as) recepcionistas (Pre-Screening) o en nuestros buzones. Por favor buscar abajo la información de las direcciones y
contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
.
Invoice reception process for paper invoices.
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Proceso de recepción de facturas en papel
Buzones
Por favor buscar abajo la información de las direcciones donde puede entregar su factura el papel
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Proceso de recepción de facturas en papel
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
El tiempo de recepción para las facturas de papel, puede cambiar de acuerdo a los días de transito desde las Plantas a
la Oficina General.
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Líneas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Si usted es un Agente Aduanal deberá anexar todos
los soportes de los pagos a terceros.
Con Scheduling Agreement (SA)
•Numero de Scheduling Agreement
•Lineas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Numero de Delivery Note
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
•Nombre del aprobador en la factura o Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Inter Order o Cuenta
IssuedbybyCarlos
Carlos
Hernandez.c.9
|| Jun
13
Issued
Hernandez.c.9
& Paulo
Camacho.p.1
|| Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTA: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de México
de
comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la Orden de Compra con el fin de ser incluidos en la facturación
correspondiente.
• Corporate Name: Compañía Procter & Gamble Mexico S de R.L. de C.V.
• RFC Number: P&G5609219R2
• P&G Address: Calle Loma Florida No 32, Col Lomas de Vista Hermosa, Del Cuajimalpa de Morelos, Mexico, Distrito Federal C.P. 05100
• Corporate Name: Procter & Gamble Manufactura S de R.L. de C.V.
• RFC Number: P&G4803059U8
• P&G Address: Calle Loma Florida No 32, Col Lomas de Vista Hermosa, Del Cuajimalpa de Morelos, Mexico, Distrito Federal C.P. 05100
• Corporate Name: Corporativo Procter & Gamble S de R.L. de C.V.
• RFC Number: CP&881001DH4
• P&G Address: Calle Loma Florida No 32, Col Lomas de Vista Hermosa, Del Cuajimalpa de Morelos, Mexico, Distrito Federal C.P. 05100
• Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA.
• RFC Number: P&G000413AH9
• P&G Address: Calle Loma Florida No 32, Col Lomas de Vista Hermosa, Del Cuajimalpa de Morelos, Mexico, Distrito Federal C.P. 05100
• Corporate Name: Promotora de Bienes y Valores S. de R.L. de C.V.
• RFC Number: PBV770531MY2
• P&G Address: Calle Loma Florida No 32, Col Lomas de Vista Hermosa, Del Cuajimalpa de Morelos, Mexico, Distrito Federal C.P. 05100
• Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
• P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de compras para tomar las
medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
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Como es una factura electrónica?
6.
Prefijo de la Orden de Compra, Numero de Orden de Compra,
1.
Información del proveedor
2.
Numero del Folio Fiscal
3.
Información de P&G
7.
Detalles del Servicio/Bienes entregados
4.
Fecha de factura
8.
Sello digital
5.
Numero del Certificado de SAT
9.
Cálculos realizados correctamente
10.
Comentario “Este documento es una impresión de CFD/CFDi”
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Numero de Good Receipt.
Como es una nota crédito electrónica?
1.
Información del proveedor
2.
Numero del Folio Fiscal
3.
6.
Prefijo de la Orden de Compra, Numero de la Orden de Compra, Numero
de la línea o ítem, Numero de Crédito de Parqueo, Factura Original
Información de P&G
7.
Detalles del Servicio/Bienes entregados
4.
Fecha de factura
8.
Sello digital
5.
Numero del Certificado de SAT
9.
Cálculos realizados correctamente
10.
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Cuando comienzan los términos de pago?
Los
Términos
de
pago
iniciaran
dependiendo de si el suplidor es local o
Foráneo
 Para los suplidores locales con
facturación electrónica el termino de
pago iniciara de acuerdo al día de
cuando ingresan la factura al portal
electrónico.
 Para los suplidores locales con
facturación en papel el termino de pago
iniciara con el sello de recepción
 Para los suplidores foráneos los
Términos de pago iniciaran de acuerdo
a la fecha de la factura
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Devolución de
Facturas Electrónicas
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Devolución de
Facturas en Papel
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde el Portal de Facturacion Electrónica. Por
favor buscar abajo un ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 01-800-1234-753. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 01-800-1234-753. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
Paso 1: Llame gratis: 01-800-1234-753.
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 01-800-1234-753
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (01-800-1234-753), serán registrados en el
Portal de Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas
electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
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Guatemala Menu
Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación Electrónica.
–
Términos de Pago (Política).
–
Facturación en Papel.
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos.
Requerimientos de facturación.
Como actualizar la información de los
Cuando comienzan los términos de pago?.
proveedores en nuestro sistema?
Ciclo de pago y principales problemas.
–
Actualización Información General.
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización de contratos.
Certificados de Retención .
Que es una orden de compra y como usarla?
Puntos de Contacto.
Preguntas frecuentes.
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Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
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Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas electrónicas
Donde entregar sus facturas electrónicas?
Los proveedores locales deben enviar las facturas electrónicas (XML & PDF) a través del Portal de Facturacion
Electrónica (
), con la siguiente información:
1.
Factura electrónica original (PDF & XML).
2.
La información comercial debe estar incluida en el XML o manualmente en el Editor Addenda a través del
Portal de Facturacion Electrónica.
3.
Los documentos de soporte deben estar anexos en el mismo PDF.
4.
Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P, G4P o GBP), Numero de la Orden de Compra y Moneda.
5.
Numero de la Nota de Entrega (Delivery Note). Debería estar anexa en el Edito Addenda.
6.
La fecha de recepción será la fecha de envió de las facturas en el Portal de Facturacion Electrónica en orden
de iniciar los términos de pago acordados en la negociación con el comprador.
7.
La confirmación de recepción será enviada a los proveedores indicando que la factura fue incluida en el
proceso de pago.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica y empezar a enviar sus facturas
electrónicas?
Los proveedores deberán llamar a nuestro Centro de Llamadas (01-800-1234-753), serán registrados en el Portal de
Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y contraseña para empezar a enviar sus facturas electrónicas.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Las facturas en papel deberán ser entregadas directamente en la Oficina General o en las Plantas a través de nuestros
(as) recepcionistas (Pre-Screening).P
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
El tiempo de recepción para las facturas de papel, puede cambiar de acuerdo a los días de transito desde las Plantas a
la Oficina General.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun
Dec’12
13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales (Información del Proveedor)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Entidad legal de su compañía o nombre de la persona natural
NIT o Numero de Identificación Fiscal o Identificación CF si no lo sabe.
Dirección fiscal
Numero de Factura
Fecha de Emisión de Factura (Documentos con fecha de hace más de tres meses, no serán procesados )
Debe indicar el tipo de factura: Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito o de Facturas Especiales
Notas crédito y débito deben contener la referencia de la factura que se está modificando. Las notas de crédito y
débito deben ser emitidos dentro de los próximos 2 meses después de la emisión de la factura original, si no, no se
recibirá la nota de crédito/ débito.
En la parte de pie de página de la factura debe ser los siguientes datos: rango numérico autorizado, el número y
fecha de emisión de la resolución, el nombre de la imprenta, denominación y el NIT (Federal ID) que se encarga de
la impresión de documentos.
Las facturas emitidas por el portal electrónico deberá contener una leyenda que refleja lo siguiente: 1) Número de
Resolución aprobado por las autoridades fiscales 2) Autorizado rango de número de factura.
Debe ser un documento original, salvo si se trata de una factura especial.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos de P&G (Producto o Servicio Facturado)
• Nombre correcto y completo de P&G
• Dirección fiscal correcta y completa de P&G. Por favor revisar la sección: Cuál es el nombre correcto de P&G?
Con Orden de Compra
• Orden de Compra de 13 dígitos, por ejemplo G4P4500000000
• Numero del ítem de la Orden de Compra que esta facturando
• Ítems o productos deben ser los mismos de la orden de compra en términos de: precio, cantidad, unidad de medida
y moneda. Mes de servicio prestado (en los casos de servicios).
• Descripción de producto entregado o servicio vendido. La naturaleza de la operación debe ser igual a la
mencionada en la orden de compra. Para los servicios proporcionados por proveedores extranjeros, incluya el lugar
donde se presta el servicio.
• Precio por unidad, la cantidad total de cada producto y el valor de la factura se debe indicar en números y letras, y
debe ser la misma que la orden de compra menciona
• Descuentos.
• Precio de la operación total, con el complemento de impuestos.
• Adjunte una copia de la orden de compra
• Si es un Agente personalizados deben adjuntar todos los soportes de pagos de terceros.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos de P&G (Producto o Servicio Facturado)
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
• Nombre del aprobador en la factura o
• Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Internal Order o Cuenta.
Notas Importantes
• Cada factura de un proveedor local se deberá presentar en los lugares de recepción y/o el buzón situado en la
planta o oficinas generales, si se le da la factura a un contacto P&G o presentarlo en otro lugar las condiciones de
pago se verá afectado y existe el riesgo de perder la factura .
• Si el proveedor es Gran Régimen tendrá que indicar en la factura de acuerdo con la indicación: "Sin perjuicio de los
pagos trimestrales" para que no se le aplica la retención correspondiente en caso contrario se supone que viene la
retención normalmente.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTE: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Guatemala
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la Orden de Compra con el
fin de ser incluidos en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter & Gamble Interamericas de Guatemala Ltda.
•NIT Number: 8.528.098
•P&G Address: Diagonal 6, 10-65, Zona 10, Centro Gerencial Las Margaritas, Torre I Piso 16
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de compras para
tomar las medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una factura electrónica?
6.
Prefijo de la Orden de Compra, Numero de Orden de Compra,
1.
Información del proveedor
2.
Numero del Folio Fiscal
3.
Información de P&G
7.
Detalles del Servicio/Bienes entregados
4.
Fecha de factura
8.
Sello digital
5.
Numero del Certificado de SAT
9.
Cálculos realizados correctamente
10.
Comentario “Este documento es una impresión de CFD/CFDi”
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Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Numero de Good Receipt.
Como es una nota crédito electrónica?
1.
Información del Proveedor.
2.
Numero de la Factura.
3.
Información de P&G.
4.
Fecha de Factura.
5.
Numero de Certificado de SAT.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
6.
Prefijo Orden de Compra, Numero de Orden de Compra,
Numero de Good Receipt. Línea o Ítem de la Orden de
Compra, Numero de Parqueo, Numero de la Factura Original.
7.
Detalles de Servicios/Bienes vendidos.
8.
Cálculos realizados correctamente
.
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los Términos de pago iniciaran dependiendo de si
el suplidor es local o Foráneo
 Para los suplidores locales con facturación
electrónica el termino de pago iniciara de
acuerdo al día de cuando ingresan la factura al
portal electrónico.
 Para los suplidores locales con facturación en
papel el termino de pago iniciara con el sello
de recepción
 Para los suplidores foráneos los Términos de
pago iniciaran de acuerdo a la fecha de la
factura
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Devolución de
Facturas Electrónicas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Devolución de
Facturas en Papel
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde el Portal de Facturacion Electrónica. Por
favor buscar abajo un ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 01-800-423-0031. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 01-800-423-0031. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
Paso 1: Llame gratis: 01-800-423-0031.
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 01-800-423-0031
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (01-800-1234-753), serán registrados en el
Portal de Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas
electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Costa Rica Menu
Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación en Papel.
–
Términos de Pago (Política) .
–
Facturación Foránea en Papel .
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos
Requerimientos de facturación.
Cuando comienzan los términos de pago?.
Como actualizar la información de los
Ciclo de pago y principales problemas .
proveedores en nuestro sistema?
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización Información General .
Certificados de Retención.
–
Actualización de Contratos.
Puntos de Contacto.
Que es una orden de compra y como usarla?
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Preguntas frecuentes.
Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
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Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
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Descripción del
servicio o Producto
Anterior
Siguiente
Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Las facturas en papel deberán ser entregadas directamente en la Oficina General o en las Plantas a través de nuestros
(as) recepcionistas (Pre-Screening).
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales (Información del Proveedor)
•
•
•
•
•
•
•
Entidad legal de su compañía o nombre de la persona natural
Numero de cedula jurídica o de identidad.
Dirección fiscal
Numero de Factura
Fecha de Emisión de Factura.
Los comprobantes deben tener numeración pre-impresa y consecutiva
Identificación y nombre de la imprenta. El pie de imprenta debe decir “Autorizado mediante oficio No____ del
(Fecha) de la Administración Tributaria de (Lugar)
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos de P&G (Producto o Servicio Facturado)
•
•
Nombre correcto y completo de P&G
Dirección fiscal correcta y completa de P&G. Por favor revisar la sección: Cuál es el nombre correcto de P&G?
Con Orden de Compra
•
•
•
•
•
•
•
•
Orden de Compra de 13 dígitos, por ejemplo G4P4500000000
Numero del ítem de la Orden de Compra que esta facturando
Ítems o productos deben ser los mismos de la orden de compra en términos de: precio, cantidad, unidad de medida
y moneda. Mes de servicio prestado (en los casos de servicios).
Descripción de producto entregado o servicio vendido. La naturaleza de la operación debe ser igual a la
mencionada en la orden de compra. Para los servicios proporcionados por proveedores extranjeros, incluya el lugar
donde se presta el servicio.
Precio por unidad, la cantidad total de cada producto y el valor de la factura se debe indicar en números y letras, y
debe ser la misma que la orden de compra menciona
Subtotal, monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio de venta con la indicación “Impuesto
de Ventas” o siglas “IVA”.
Adjunte una copia de la orden de compra
Si es un Agente personalizados deben adjuntar todos los soportes de pagos de terceros.
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos de P&G (Producto o Servicio Facturado)
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
• Nombre del aprobador en la factura o Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Inter Order o Cuenta
Notas Importantes
• Cada factura de un proveedor local se deberá presentar en los lugares de recepción y/o el buzón situado en la
planta o oficinas generales, si se le da la factura a un contacto P&G o presentarlo en otro lugar las condiciones de
pago se verá afectado y existe el riesgo de perder la factura.
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTA: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Costa Rica
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la Orden
de Compra con el fin de ser incluidos en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter & Gamble Interaméricas de Costa Rica Ltda.
•Legal Identity Number: 3-102-16551231
•P&G Address: Parque Empresarial Forum Pozos de Santa Ana, San Jose Costa Rica.
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations S.A.
•Legal Identity Number: 3-012-624563
•P&G Address: Parque Empresarial Forum Pozos de Santa Ana, San Jose Costa Rica.
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de compras
para tomar las medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los Términos de pago iniciaran dependiendo de
si el suplidor es local o Foráneo
 Para los suplidores locales con facturación en
papel el termino de pago iniciara con el sello
de recepción
 Para los suplidores foráneos los Términos de
pago iniciaran de acuerdo a la fecha de la
factura
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 2204-1222. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de llamadas,
por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
Paso 1: Llame gratis: 2204-1222.
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 2204-1222.
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G ( 2204-1222.), serán registrados en el Portal de
Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
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Panamá Menu
Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación en Papel.
–
Términos de Pago ( Política) .
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos.
Requerimientos de facturación.
Cuando comienzan los términos de pago?.
Como actualizar la información de los
Ciclo de pago y principales problemas .
proveedores en nuestro sistema?
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización Información General.
Certificados de Retención.
–
Actualización de Contratos.
Puntos de Contacto.
Que es una orden de compra y como usarla?
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Preguntas frecuentes.
Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
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Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales (Información del Proveedor)
• Entidad legal de su compañía o nombre de la persona natural
• Numero de RUC o ID
• Dirección fiscal
• Numero de factura según consecutivo
• Fecha de Emisión de Factura. (Entregar con fecha dentro del mes de emisión)
• Debe ser documento original
• Nombre del tipo de documento (Factura, crédito, nota debido, etc.)
• Numero de registro de equipo fiscal cuando aplique (Código alfanumérico de 13 dígitos)
• Sello de equipo fiscal (DGI)
• Comisión o Descuentos aplicado.
• Condiciones de la venta: al contacto, crédito, etc.
• Monto sujeto a impuesto o base exenta.
• Retenciones o cualquier otro impuesto debe ser señalado en la factura.
• Monto total del impuesto
• Valor total de la factura.
• En el caso de que la factura no sea emitida bajo el régimen de equipo fiscal, presentar la documentación que lo
autoriza a no facturar bajo el régimen mencionado anteriormente.
IssuedbybyCarlos
Carlos
Hernandez.c.9
|| Jun
13
Issued
Hernandez.c.9
& Paulo
Camacho.p.1
|| Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos de P&G (Producto o Servicio Facturado)
• Nombre correcto y completo de P&G
• Dirección fiscal correcta y completa de P&G. Por favor revisar la sección: Cuál es el nombre correcto de P&G?
Con Orden de Compra
• Orden de Compra de 13 dígitos, por ejemplo G4P4500000000
• Numero del ítem de la Orden de Compra que esta facturando
• Ítems o productos deben ser los mismos de la orden de compra en términos de: precio, cantidad, unidad de medida
y moneda. Mes de servicio prestado (en los casos de servicios).
• Descripción de producto entregado o servicio vendido. La naturaleza de la operación debe ser igual a la
mencionada en la orden de compra. Para los servicios proporcionados por proveedores extranjeros, incluya el lugar
donde se presta el servicio.
• Precio por unidad, la cantidad total de cada producto y el valor de la factura se debe indicar en números y letras, y
debe ser la misma que la orden de compra menciona
• Adjunte una copia de la orden de compra.
• Si es un Agente personalizados deben adjuntar todos los soportes de pagos de terceros
IssuedbybyCarlos
Carlos
Hernandez.c.9
|| Jun
13
Issued
Hernandez.c.9
& Paulo
Camacho.p.1
|| Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos de P&G (Producto o Servicio Facturado)
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
• Nombre del aprobador en la factura o
• Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Internal Order o Cuenta.
Notas Importantes
• Cada factura de un proveedor local se deberá presentar en los lugares de recepción y/o el buzón situado en la
planta o oficinas generales, si se le da la factura a un contacto P&G o presentarlo en otro lugar las condiciones de
pago se verá afectado y existe el riesgo de perder la factura.
IssuedbybyCarlos
Carlos
Hernandez.c.9
|| Jun
13
Issued
Hernandez.c.9
& Paulo
Camacho.p.1
|| Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTE: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Panamá
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la Orden de Compra con el fin de ser incluidos
en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter & Gamble Interamericas de Panama S de R.L.
•RUC Number: 212971-1-263 DV 37
•P&G Address: Business Park 4to Piso Torre Oeste Costa del Este Cuidad de Panamá
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations S.A (Panama Branch).
•RUC Number: 1231576-1-1397
•P&G Address: Business Park 4to Piso Torre Oeste Costa del Este Cuidad de Panamá
•Corporate Name: Procter & Gamble Exports, LLC.
•RUC Number: 45-5213127
•P&G Address: One Procter & Gamble Plaza Cincinnati, Ohio 45202.
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de compras para tomar las
medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los Términos de pago iniciaran dependiendo de
si el suplidor es local o Foráneo
 Para los suplidores locales el termino de pago
iniciara con el sello de recepción
 Para los suplidores foráneos los Términos de
pago iniciaran de acuerdo a la fecha de la
factura
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 306-6291. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de llamadas,
por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
Paso 1: Llame gratis: 306-6291.
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 306-6291
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (01-800-1234-753), serán registrados en el
Portal de Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas
electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Colombia Menu
Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación en Papel.
–
Términos de Pago ( Política) .
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos.
Requerimientos de facturación.
Cuando comienzan los términos de pago?.
Como actualizar la información de los
Ciclo de pago y principales problemas.
proveedores en nuestro sistema?
Control cambiaro para Proveedores Foráneos.
–
Actualización Información General.
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización de Contratos.
Certificados de Retención.
Que es una orden de compra y como usarla?
Puntos de Contacto.
Preguntas frecuentes.
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Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
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Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
El tiempo de recepción para las facturas de papel, puede cambiar de acuerdo a los días de transito desde las Plantas a
la Oficina General.
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales (Información del Proveedor)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Estar nominada expresamente como factura de venta
Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
Dirección fiscal
Numero de factura según consecutivo
Fecha de Emisión de Factura
Fecha de su expedición
Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
Discriminación del IVA pagado de los bienes y/o servicios gravados
Precio neto de la venta (sin impuesto)
Valor total de la factura.
Términos de pago acordados
Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura
indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre ventas
La factura debe ser original o copia original
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Carlos
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos de P&G (Producto o Servicio Facturado)
• Nombre correcto y completo de P&G
• Dirección fiscal correcta y completa de P&G. Por favor revisar la sección: Cuál es el nombre correcto de P&G?
Con Orden de Compra
• Orden de Compra de 13 dígitos, por ejemplo G4P4500000000
• Numero del ítem de la Orden de Compra que esta facturando
• Items o productos deben ser los mismos de la orden de compra en términos de: precio, cantidad, unidad de medida
y moneda. Mes de servicio prestado (en los casos de servicios).
• Descripción de producto entregado o servicio vendido. La naturaleza de la operación debe ser igual a la
mencionada en la orden de compra. Para los servicios proporcionados por proveedores extranjeros, incluya el lugar
donde se presta el servicio.
• Precio por unidad, la cantidad total de cada producto y el valor de la factura se debe indicar en números y letras, y
debe ser la misma que la orden de compra menciona
• Monto del impuesto selectivo de consumo, cuando el vendedor sea también contribuyente de este impuesto y el
monto de cualquier otro tributo a los que esta afectando la venta de mercancías o servicios gravados.
• Adjunte una copia de la orden de compra.
• Si es un Agente personalizados deben adjuntar todos los soportes de pagos de terceros.
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos de P&G (Producto o Servicio Facturado)
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
• Nombre del aprobador en la factura
• Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Internal Order o Cuenta.
Documentos equivalentes a facturas
• Los tiquetes de máquinas registradoras.
• Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
• Los tiquetes de transporte de pasajeros.
• La factura electrónica.
• Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos
de valores, fondos de pensiones y de cesantías
Requisitos de los documentos equivalentes a la factura
• Nombre o razón social y NIT del vendedor.
• Número consecutivo.
• Fecha de la operación. 10. Descripción de los bienes o servicios.
• Valor total de la transacción.
• Valor de impuesto a las ventas.
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Carlos
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Notas importantes
• Toda factura original de proveedor local debe entregarse en los puestos de recepción y /o buzones de planta
destinados para ellas, ya que si se entrega en otro lugar de PG afectará el tiempo de trámite de pago y corre el
riesgo de extraviarse.
• Todas las facturas relacionadas con compras Internacionales (proveedores fuera de Colombia) tienen que ser
enviadas a la frontera correspondiente (el agente de bolsa) donde el material va a ser nacionalizado.
• Las facturas de materiales a consignación deben venir igual que el monto del reporte de consignación (Reporte de
MRKO dado por planta).
.
Proveedores de BDF
• Nuestro representante de Manpower es la única persona autorizada para reclamar las facturas correspondientes a
actividades que se realicen en el punto de venta como Exhibiciones, publicaciones, Descuentos, etc. Por favor al
momento de hacer entrega de la factura tome en cuenta las siguientes especificaciones:
• La razón social correcta es Procter & Gamble Colombia Ltda.
• El NIT es 800.000.946-4
• Las facturas deben ser mes vencido y deben ser entregadas al cobrador antes del día 20 de cada mes.
• Todas las facturas deben tener fecha de expedición y de vencimiento.
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTE: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Colombia
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la
Orden de Compra con el fin de ser incluidos en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter and Gamble Colombia Ltda.
•NIT Number: 800.000.946-4
•P&G Address: Carrera 7 No. 114-33 Piso 12, Bogotá, Colombia
•Corporate Name: Procter and Gamble Industrial Colombia Ltda.
•NIT Number: 830.080.674-7
•P&G Address: Carrera 52 N0. 7 – 72 Avenida Guayabal, Medellin, Colombia.
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de
compras para tomar las medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los Términos de pago iniciaran dependiendo de
si el suplidor es local o Foráneo
 Para los suplidores locales el termino de pago
iniciara con el sello de recepción
 Para los suplidores foráneos los Términos de
pago iniciaran de acuerdo a la fecha de la
factura
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
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Proceso de Pago para Proveedores Foráneos
con Control Cambiario
Que es el proceso de Control Cambiario?
El control de cambio regula la compra y venta de monedas extranjeras. Por lo tanto, el banco central y el gobierno
interviene directamente en el control de las entradas o salidas de capital.
Como funciona?
El Gobierno y Banco Central debe dar la aprobación para el pago de las facturas extranjeras y toda la documentación
de importación deberá ser revisada y completa.
Cuales son los países con Control Cambiario?
Argentina
Brazil
Colombia
Venezuela
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Control Cambiario para Colombia
El Control Cambiario en Colombia se centra en 2 partes, Materiales & Servicios. Es importante tener en cuenta la
siguiente información:
Control Cambiario para Materiales.
Donde entregar las facturas foráneas en papel?
Las facturas foráneas en papel deben ser enviadas con el material a las Plantas de P&G.
•Que información adicional debe ser entregada con la factura?
Bill of Lading
Declaración de Importación.
Factura Original y Copia.
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Control Cambiario para Materiales
Cual es el proceso de Control Cambiario para Materiales?
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Control Cambiario para Servicios
Control Cambiario para Servicios.
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía Courier a la Oficina General.
Que información adicional debe ser entregada con la factura?
Contrato de servicios aprobado y firmado por el departamento legal y de P & G. Debe someterse a revisión con el
comprador.
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Control Cambiario para Servicios
Cual es el proceso de Control Cambiario para Servicios?
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Importante
Recepcion de Facturas:
•Las facturas con fecha de emisión de 180 días o mas será rechazadas y devueltas al proveedor por
los Recepcionistas. (Pre-Screeners)
Notas Crédito:
•Cuando usted necesite enviarnos una nota de crédito debe ser enviada como una factura normal
explicando en la nota de crédito cual es la factura que se estará afectando.
Notas Debito:
•Que es un Nota Debito?: Las notas de débito se utilizan para pagar el costo adicional de un material o
servicio. Ejemplo: Factura con valor erróneo, los costos adicionales, tales como carga, retrasos, etc
•Debido a las regulaciones legales en el país que no pueden pagar las notas de débito, la mejor manera de
reembolsar estos documentos es para validar con su contacto de la compra con el fin de aumentar el
precio en las facturas siguientes.
Política de Devoluciones a Proveedores:
•P&G Colombia nunca volverá una factura, si hay algún problema con algún documento, deberá emitir
una nota de crédito y enviarla con el fin de aplicarlo a la factura equivocada o en futuros documentos.
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde el Portal de Facturacion Electrónica. Por
favor buscar abajo un ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 1-800-950-6012. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
Paso 1: Llame gratis: 1-800-950-6012.
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 1-800-950-6012
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (1-800-950-6012), serán registrados en el Portal
de Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas
electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Venezuela Menu
Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación en Papel .
–
Términos de Pago ( Política) .
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos
Requerimientos de facturación.
Cuando comienzan los términos de pago?.
Como actualizar la información de los
Ciclo de pago y principales problemas .
proveedores en nuestro sistema?
Control Cambiario para Proveedores Foráneos.
–
Actualización Información General.
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización de Contratos.
Certificados de Retención.
Que es una orden de compra y como usarla?
Puntos de Contacto.
Preguntas frecuentes.
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Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Las facturas en papel deberán ser entregadas directamente en la Oficina General o en las Plantas a través de nuestros (as) recepcionistas
(Pre-Screening) o en nuestros buzones.
Recepcionista (Pre-Screening)
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Buzones
Por favor buscar abajo la dirección donde usted puede entregar las facturas en papel
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna pregunta o inquietud
con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Líneas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Si usted es un Agente Aduanal deberá anexar todos
los soportes de los pagos a terceros.
Con Scheduling Agreement (SA)
•Numero de Scheduling Agreement
•Lineas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Numero de Delivery Note
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
•Nombre del aprobador en la factura o Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Inter Order o Cuenta
IssuedbybyCarlos
Carlos
Hernandez.c.9
|| Jun
13
Issued
Hernandez.c.9
& Paulo
Camacho.p.1
|| Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTE: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Venezuela
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la Orden de Compra con el fin de ser incluidos
en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter & Gamble Industrial, S.C.A.
•RIF Number: J-00348730-9
•NIT Number: 003062279
•P&G Address: Calle Alta Gracia, Edificio Procter & Gamble piso 6, Urbanización Sorokaima, La Trinidad, Caracas 1080. VENEZUELA
•Corporate Name: Procter & Gamble Servicios Latinoamerica, S.C.A.
•RIF Number: J-30712305-2
•NIT Number: 0149242058
•P&G Address: Calle Alta Gracia, Edificio Procter & Gamble piso 6, Urbanización Sorokaima, La Trinidad, Caracas 1080. VENEZUELA
•Corporate Name: Procter & Gamble de Venezuela, S.C.A.
•RIF Number: J-30810986-0
•NIT Number: 0197563869
•P&G Address: Calle Alta Gracia, Edificio Procter & Gamble piso 6, Urbanización Sorokaima, La Trinidad, Caracas 1080. VENEZUELA
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de
compras para tomar las medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los Términos de pago iniciaran dependiendo de si el suplidor es local o Foráneo
 Para los suplidores locales el termino de pago iniciara con el sello de recepción
 Para los suplidores foráneos los Términos de pago iniciaran de acuerdo a la fecha de la factura
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
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Proceso de Pago para Proveedores Foráneos
con Control Cambiario
Que es el proceso de Control Cambiario?
El control de cambio regula la compra y venta de monedas extranjeras. Por lo tanto, el banco central y el gobierno
interviene directamente en el control de las entradas o salidas de capital.
Como funciona?
El Gobierno y Banco Central debe dar la aprobación para el pago de las facturas extranjeras y toda la documentación
de importación deberá ser revisada y completa.
Cuales son los países con Control Cambiario?
Argentina
Brazil
Colombia
Venezuela
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Control Cambiario para Venezuela
El Control Cambiario en Venezuela se centra en 2 partes, Materiales & Servicios. Es importante tener en cuenta la siguiente
información:
Control Cambiario para Materiales.
Donde entregar las facturas foráneas en papel?
Las facturas foráneas en papel deben ser enviadas con el material a las Plantas de P&G.
•Que información adicional debe ser entregada con la factura?
Bill of Lading
Declaración de Importación.
Factura Original y Copia.
Control Cambiario para Servicios.
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía Courier a la Oficina General
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Control Cambiario para Materiales
Cual es el proceso de Control Cambiario para Materiales?
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Importante
Recepcion de Facturas:
•Las facturas con fecha de emisión de 180 días o mas será rechazadas y devueltas al proveedor por
los Recepcionistas. (Pre-Screeners)
Notas Crédito:
•Cuando usted necesite enviarnos una nota de crédito debe ser enviada como una factura normal
explicando en la nota de crédito cual es la factura que se estará afectando.
Notas Debito:
•Que es un Nota Debito?: Las notas de débito se utilizan para pagar el costo adicional de un material o
servicio. Ejemplo: Factura con valor erróneo, los costos adicionales, tales como carga, retrasos, etc
•Debido a las regulaciones legales en el país que no pueden pagar las notas de débito, la mejor manera de
reembolsar estos documentos es para validar con su contacto de la compra con el fin de aumentar el
precio en las facturas siguientes.
Política de Devoluciones a Proveedores:
•P&G Colombia nunca volverá una factura, si hay algún problema con algún documento, deberá emitir
una nota de crédito y enviarla con el fin de aplicarlo a la factura equivocada o en futuros documentos.
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde el Portal de Facturacion Electrónica. Por
favor buscar abajo un ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 0-800-100-4113 o 0-800-722-6836 . Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca
nuestro centro de llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
1.
Los certificados de retención estarán guardados en las Oficinas Locales (Guatire, Barquisimeto and Sorokaima)
por un periodo de 3
meses.
2.
Los certificados de retención de impuestos se generan cada quince días incluyendo la actividad de ese período,
mientras que los certificados de ingresos se generan anualmente con los detalles de retenciones anuales.
3.
Para cualquier problema relacionado con los certificados de retenciones, el proveedor deberá:
Paso 1: Llame gratis: 0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (0-800-100-4113 o 0-800-722-6836), serán
registrados en el Portal de Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a
enviar facturas electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Ecuador Menu
Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación en Papel.
–
Términos de Pago ( Política) .
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos.
Requerimientos de facturación.
Cuando comienzan los términos de pago?.
Como actualizar la información de los
Ciclo de pago y principales problemas .
Proveedores en nuestro sistema?
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización Información General.
Certificados de Retención.
–
Actualización de Contratos.
Puntos de Contacto.
Que es una orden de compra y como usarla?
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Preguntas frecuentes.
Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
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Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
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Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Las facturas en papel deberán ser entregadas directamente en la Oficina General o en las Plantas a través de nuestros
(as) recepcionistas (Pre-Screening).
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Líneas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Si usted es un Agente Aduanal deberá anexar todos
los soportes de los pagos a terceros.
Con Scheduling Agreement (SA)
•Numero de Scheduling Agreement
•Lineas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Numero de Delivery Note
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
•Nombre del aprobador en la factura o Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Inter Order o Cuenta
IssuedbybyCarlos
Carlos
Hernandez.c.9
|| Jun
13
Issued
Hernandez.c.9
& Paulo
Camacho.p.1
|| Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTE: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Ecuador
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la
Orden de Compra con el fin de ser incluidos en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter & Gamble Ecuador Cia. Ltda
•RUC Number: 1791253930001
•P&G Address: Avenida República del Salvador #734 y Portugal Edificio Athos
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de
compras para tomar las medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los Términos de pago iniciaran dependiendo
de si el suplidor es local o Foráneo
 Para los suplidores locales el termino de
pago iniciara con el sello de recepción
 Para los suplidores foráneos los Términos
de pago iniciaran de acuerdo a la fecha
de la factura
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor
enviarnos un e-mail a [email protected]. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
1.
Los certificados de retención estarán guardados en las Oficinas Locales (Guatire, Barquisimeto and Sorokaima)
por un periodo de 3
meses.
2.
Los certificados de retención de impuestos se generan cada quince días incluyendo la actividad de ese período,
mientras que los certificados de ingresos se generan anualmente con los detalles de retenciones anuales.
3.
Para cualquier problema relacionado con los certificados de retenciones, el proveedor deberá:
Paso 1: enviarnos un E-mail a [email protected]
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Enviarnos un Email a [email protected]
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (01-800-1234-753), serán registrados en el
Portal de Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas
electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
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Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación en Papel.
–
Términos de Pago ( Política) .
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos.
Requerimientos de facturación.
Cuando comienzan los términos de pago?.
Como actualizar la información de los proveedores
Ciclo de pago y principales problemas.
en nuestro sistema?
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización Información General.
Certificados de Retención.
–
Actualización de Contratos.
Puntos de Contacto.
Que es una orden de compra y como usarla?
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Preguntas frecuentes.
Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
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Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Las facturas en papel deberán ser entregadas directamente en la Oficina General o en las Plantas a través de nuestros
(as) recepcionistas (Pre-Screening). Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted
podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
El tiempo de recepción para las facturas de papel, puede cambiar de acuerdo a los días de transito desde las Plantas a
la Oficina General.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Líneas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Si usted es un Agente Aduanal deberá anexar todos
los soportes de los pagos a terceros.
Con Scheduling Agreement (SA)
•Numero de Scheduling Agreement
•Lineas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Numero de Delivery Note
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
•Nombre del aprobador en la factura o Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Inter Order o Cuenta
IssuedbybyCarlos
Carlos
Hernandez.c.9
|| Jun
13
Issued
Hernandez.c.9
& Paulo
Camacho.p.1
|| Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTA: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Peru
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la
Orden de Compra con el fin de ser incluidos en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter & Gamble Perú SRL.
•RUC Number: 20100127165
•P&G Address: Calle Las Begonias No. 415, Oficina 401, San Isidro, Lima – 27, Perú
•Corporate Name: Surfac SRL.
•RUC Number: 20100151899
•P&G Address: Calle Las Begonias No. 415, Oficina 401, San Isidro, Lima – 27, Perú
•Corporate Name: Procter & Gamble Industrial Perú SRL
•RUC Number: 20470531968
•P&G Address: Avenida Materiales 2920 Cercado, Lima Perú
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de compras para tomar las
medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los Términos de pago iniciaran
dependiendo de si el suplidor es local o
Foráneo
 Para los suplidores locales el termino
de pago iniciara con el sello de
recepción
 Para los suplidores foráneos los
Términos de pago iniciaran de
acuerdo a la fecha de la factura
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Siguiente
Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 01-800-1234-753. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
1.
Los certificados de retención estarán guardados en las Oficinas Locales (Guatire, Barquisimeto and Sorokaima)
por un periodo de 3
meses.
2.
Los certificados de retención de impuestos se generan cada quince días incluyendo la actividad de ese período,
mientras que los certificados de ingresos se generan anualmente con los detalles de retenciones anuales.
3.
Para cualquier problema relacionado con los certificados de retenciones, el proveedor deberá:
Paso 1: Llame gratis: 0-800-51000
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 0-800-51000
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (0-800-51000), serán registrados en el Portal de
Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
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Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación Electrónica.
–
Términos de Pago ( Política).
–
Facturación en Papel.
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos.
Requerimientos de facturación.
Como actualizar la información de los
Cuando comienzan los términos de pago?.
proveedores en nuestro sistema?
Ciclo de pago y principales problemas.
–
Actualización Información General.
Control cambiario para Proveedores Foráneos.
–
Actualización de Contratos .
Proceso de devolución de una factura.
Que es una orden de compra y como usarla?
Certificados de Retención.
Puntos de Contacto.
Preguntas frecuentes.
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Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
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Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
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Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
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Facturación Electrónica ( Proceso GR / IR)
Solamente aplica para suplidores locales de:
•
Materia Prima.
•
Producto Terminado.
•
Materiales consumibles o piezas.
•
Activos Fijos.
•
Materiales POP.
•
Industrialización.
•
Bienes de equipo .
•
Productos SR&A y MSA.
No aplica para suplidores locales de:
•
Fletes.
•
Devolución de Material.
•
Pagos a Suplidores Extranjeros.
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Proceso de Facturación Electrónica
Recepción y Validación del documento XML
•
El XML se carga en el website de BES o se envía a esa dirección [email protected].
•
El XML enviado se tuvo que haber aprobado anteriormente por la SEFAZ
•
nuestro sistema permite verificar si un XML ha sido aprobado o no por la SEFAZ con anterioridad.
•
P&G no recibirá materiales o podrá autorizar pagos o compras cuando un XML no ha sido anteriormente enviado
•
El suplidor debe enviar un correo por cada XML.
•
Toda la información del XML será validada con anterioridad contra la información de la orden de compra: precio,
impuestos, NCM code, descripción de material, cantidad y unidad de medida. Esta información es necesaria, para
anteriormente ser validado el documento fiscal por el Ministerio de Hacienda, resultando en el avance de los
procesos de recibo de bienes y pago a nuestros suplidores
•
Favor tome en cuenta que cualquier cambio en la información del vendor registrado en nuestro sistema se debe
de informar a fin de evitar algún problema en el recibimiento
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Proceso de Facturación Electrónica
SEPAZ
Envía
el XML
para
validación
Autorización
de SEPAZ
P&G
Suplidor
P&G
Suplidor
P&G
P&G envía la
orden
de
compra.
El suplidor envía el
XML a P&G para la
validación
P&G acepta
en el XML
El suplidor envía el
material
con
la
factura física
Planta recibe
el material y
genera el GR y
IR
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
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Proceso de recepción de facturas en papel
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
El tiempo de recepción para las facturas de papel, puede cambiar de acuerdo a los días de transito desde las Plantas a
la Oficina General.
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Líneas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Si usted es un Agente Aduanal deberá anexar todos
los soportes de los pagos a terceros.
Con Scheduling Agreement (SA)
•Numero de Scheduling Agreement
•Lineas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Numero de Delivery Note
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
•Nombre del aprobador en la factura o Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Inter Order o Cuenta
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTE: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Brasil
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la
Orden de Compra con el fin de ser incluidos en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter & Gamble do Brasil.
•CNPJ Number: According Purchase Order
•P&G Address: Avenida Maria Coelho Aguiar, 215 – BI 4º andar.São Luiz. São Paulo, Brazil.
•Corporate Name: Procter & Gamble Industrial e Comercial Ltda.
•CNPJ Number: According Purchase Order
•P&G Address: Rua Francisco Pereira Dutra – Galpão A. Estiva Louveira. São Paulo, Brazil.
•Corporate Name: Tambrands Inc. Do Brasil
•CNPJ Number: According Purchase Order
•P&G Address: Av. Maria Coelho Aguiar, 215 – Bloco E – 4o andar Jd. São Luiz - São Paulo – SP
•Corporate Name: Tambrands Ind. E Com. Ltda.
•CNPJ Number: According Purchase Order
•P&G Address: Av. Maria Coelho Aguiar, 215 – Bloco E – 4o andar Jd. São Luiz - São Paulo – SP
•Corporate Name: Iams do Brasil Com. Exp. E Imp. Ltda.
•CNPJ Number: According Purchase Order
•P&G Address: Av. Maria Coelho Aguiar, 215 – Bloco E – 4o andar Jd. São Luiz - São Paulo – SP
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de
compras para tomar las medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los términos de pago comienzan con la fecha de la factura o con la fecha de vencimiento que indique la factura
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
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Proceso de Pago para Proveedores Foráneos
con Control Cambiario
Que es el proceso de Control Cambiario?
El control de cambio regula la compra y venta de monedas extranjeras. Por lo tanto, el banco central y el gobierno
interviene directamente en el control de las entradas o salidas de capital.
Como funciona?
El Gobierno y Banco Central debe dar la aprobación para el pago de las facturas extranjeras y toda la documentación
de importación deberá ser revisada y completa.
Cuales son los países con Control Cambiario?
Argentina
Brazil
Colombia
Venezuela
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Control Cambiario para Brazil
El Control Cambiario en Brazil se centra en 2 partes, Materiales & Servicios. Es importante tener en cuenta la
siguiente información:
Control Cambiario para Materiales.
Donde entregar las facturas foráneas en papel?
Las facturas foráneas en papel deben ser enviadas con el material a las Plantas de P&G.
•Que información adicional debe ser entregada con la factura?
Bill of Lading
Declaración de Importación.
Factura Original y Copia.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Control Cambiario para Materiales
Cual es el proceso de Control Cambiario para Materiales?
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Control Cambiario para Servicios
Control Cambiario para Servicios.
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía Courier a la Oficina General.
Que información adicional debe ser entregada con la factura?
Contrato de servicios aprobado y firmado por el departamento legal y de P & G. Debe someterse a revisión con el
comprador.
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Control Cambiario para Servicios
Cual es el proceso de Control Cambiario para Servicios?
Continua
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Control Cambiario para Servicios
Cual es el proceso de Control Cambiario para Servicios?
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Importante
Recepcion de Facturas:
•Las facturas con fecha de emisión de 180 días o mas será rechazadas y devueltas al proveedor por
los Recepcionistas. (Pre-Screeners)
Notas Crédito:
•Cuando usted necesite enviarnos una nota de crédito debe ser enviada como una factura normal
explicando en la nota de crédito cual es la factura que se estará afectando.
Notas Debito:
•Que es un Nota Debito?: Las notas de débito se utilizan para pagar el costo adicional de un material o
servicio. Ejemplo: Factura con valor erróneo, los costos adicionales, tales como carga, retrasos, etc.
•Debido a las regulaciones legales en el país que no pueden pagar las notas de débito, la mejor manera de
reembolsar estos documentos es validar con su contacto de la compra con el fin de aumentar el precio en
las facturas siguientes.
Política de Devoluciones a Proveedores:
•P&G Colombia nunca volverá una factura, si hay algún problema con algún documento, deberá emitir
una nota de crédito y enviarla con el fin de aplicarlo a la factura equivocada o en futuros documentos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 0-800-51000. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
1.
Los certificados de retención estarán guardados en las Oficinas Locales (Guatire, Barquisimeto and Sorokaima)
por un periodo de 3
meses.
2.
Los certificados de retención de impuestos se generan cada quince días incluyendo la actividad de ese período,
mientras que los certificados de ingresos se generan anualmente con los detalles de retenciones anuales.
3.
Para cualquier problema relacionado con los certificados de retenciones, el proveedor deberá:
Paso 1: Llame gratis: 0-800-51000
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 0-800-51000
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (0-800-51000), serán registrados en el Portal de
Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
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Argentina Menu
Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación en Papel.
–
Términos de Pago ( Política).
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos.
Requerimientos de facturación.
Cuando comienzan los términos de pago?.
Como actualizar la información de los proveedores
Ciclo de pago y principales problemas.
en nuestro sistema?
Control cambiario para Proveedores Foráneos.
–
Actualización Información General.
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización de Contratos.
Certificados de Retención.
Que es una orden de compra y como usarla?
Puntos de Contacto.
Preguntas frecuentes.
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Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
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Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
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Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Líneas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Si usted es un Agente Aduanal deberá anexar todos
los soportes de los pagos a terceros.
Con Scheduling Agreement (SA)
•Numero de Scheduling Agreement
•Lineas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Numero de Delivery Note
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
•Nombre del aprobador en la factura o Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Inter Order o Cuenta
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTE: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Argentina
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la
Orden de Compra con el fin de ser incluidos en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter and Gamble Argentina SRL
•CUIT Number: 30-61526545-0
•P&G Address: Avenida Gobernador Ugarte 3561 Munro (1605) Buenos Aires, Argentina.
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de
compras para tomar las medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los términos de pago comienzan con la fecha de la factura o el proveedor indica la fecha de vencimiento de la factura
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
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Proceso de Pago para Proveedores Foráneos
con Control Cambiario
Que es el proceso de Control Cambiario?
El control de cambio regula la compra y venta de monedas extranjeras. Por lo tanto, el banco central y el gobierno
interviene directamente en el control de las entradas o salidas de capital.
Como funciona?
El Gobierno y Banco Central debe dar la aprobación para el pago de las facturas extranjeras y toda la documentación
de importación deberá ser revisada y completa.
Cuales son los países con Control Cambiario?
Argentina
Brazil
Colombia
Venezuela
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Control Cambiario para Argentina
El Control Cambiario en Argentina se centra en 2 partes, Materiales & Servicios. Es importante tener en cuenta la
siguiente información:
Control Cambiario para Materiales.
Donde entregar las facturas foráneas en papel?
Las facturas foráneas en papel deben ser enviadas con el material a las Plantas de P&G.
•Que información adicional debe ser entregada con la factura?
Bill of Lading
Declaración de Importación.
Factura Original y Copia.
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Control Cambiario para Materiales
Cual es el proceso de Control Cambiario para Materiales?
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Control Cambiario para Servicios
Control Cambiario para Servicios.
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía Courier a la Oficina General.
Que información adicional debe ser entregada con la factura?
Contrato de servicios aprobado y firmado por el departamento legal y de P & G. Debe someterse a revisión con el
comprador.
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Control Cambiario para Servicios
Cual es el proceso de Control Cambiario para Servicios?
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Importante
Recepcion de Facturas:
•Las facturas con fecha de emisión de 180 días o mas será rechazadas y devueltas al proveedor por
los Recepcionistas. (Pre-Screeners)
Notas Crédito:
•Cuando usted necesite enviarnos una nota de crédito debe ser enviada como una factura normal
explicando en la nota de crédito cual es la factura que se estará afectando.
Notas Debito:
•Que es un Nota Debito?: Las notas de débito se utilizan para pagar el costo adicional de un material o
servicio. Ejemplo: Factura con valor erróneo, los costos adicionales, tales como carga, retrasos, etc
•Debido a las regulaciones legales en el país que no pueden pagar las notas de débito, la mejor manera de
reembolsar estos documentos es para validar con su contacto de la compra con el fin de aumentar el
precio en las facturas siguientes.
Política de Devoluciones a Proveedores:
•P&G Colombia nunca volverá una factura, si hay algún problema con algún documento, deberá emitir
una nota de crédito y enviarla con el fin de aplicarlo a la factura equivocada o en futuros documentos.
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 800-444-9003. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de certificados de retención
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de agentes de retención y
ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención en orden de cumplir con los requerimientos
fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores para demostrar al gobierno las deducciones al momento de
pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted necesita seguir.
1. Los certificados deben solicitarse a los bancos en que los pagos se hacen (normalmente Citi). Si los pagos se efectuarán mediante
cheque, el proveedor de pago conjunto a retirar los certificados, mientras que si el pago se hace por vía electrónica, los certificados serán
emitidos 72 horas después de la transferencia se realiza y se entregan a la dirección física del proveedor.
a.
b.
c.
Si los pagos son realizados a través de Citi Connect, el proveedor podrá descargar e imprimir sus retenciones por este sistema.
Los suplidores con cuenta en Banco Citi, podrán solicitárselos mediante un tiquete vía “Citiservices”.
Adicionalmente problemas con “Citiconnect” puede ser redirigidos al teléfono 0800-444-2333 y/o 0810-444-2233.
2. Certificados de retención se almacena durante un período de tres meses en el banco, también se puede descargar desde el sistema
electrónico del banco por un período de entre 3-4 meses después de hacer los pago.
4 En caso de no retirar los certificados de retención después de la fecha límite de tres meses, el proveedor debe
Paso 1: Llame gratis: 800-444-9003
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 800-444-9003
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (800-444-9003), serán registrados en el Portal
de Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas
electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
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Chile Menu
Términos comerciales.
Recepción de facturas :
–
Información General.
–
Facturación Electrónica.
–
Términos de Pago ( Política).
–
Facturación en Papel.
–
Facturación Foránea en Papel.
Como crear a un proveedor en nuestro sistema?
–
Documentos Legales y de P&G requeridos.
Requerimientos de facturación.
Como actualizar la información de los proveedores
Cuando comienzan los términos de pago?.
en nuestro sistema?
Ciclo de pago y principales problemas.
–
Actualización Información General.
Proceso de devolución de una factura.
–
Actualización de Contratos.
Certificados de Retención.
Que es una orden de compra y como usarla?
Puntos de Contacto.
Preguntas frecuentes.
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Seleccione otro País
Términos Comerciales
¿Cuál es el proceso de contratación?
Es el proceso donde P&G inicia la relación comercial con el proveedor de materiales, servicios o partes,
basadas en las necesidades generadas por la producción del producto final.
Estas necesidades pueden ser generados en una planta de producción, centro de servicio o oficinas
generales.
El proceso de contratación es donde se establece el precio y la cantidad requerida por el comprador
estratégico que tiene a su cargo el manejo de la negociación y esta se divide en dos tipos:
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Diagrama de materiales
¿Cual es el proceso de contrato?
Raw Materials Flowchart
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Negociación de la materia prima
INCOTERMS
Incoterms es un conjunto de normas internacionales creadas por la Cámara de Comercio Internacional, que se
encarga de determinar el alcance de las cláusulas comerciales en el contrato de compraventa internacional y de
compra.
Los Incoterms son también denominadas cláusulas de precio, pues cada uno permite determinar los elementos que lo
componen.
El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la interpretación de los
términos utilizados en el comercio internacional.
INCOTERMS determina:
 El alcance del precio. ¿En qué momento y si la transferencia de riesgos se lleva a cabo en la mercancía del
vendedor hacia el comprador.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Proceso de transporte, el pago y la contratación.
 El pago seguro y el proceso de contratación.
 Documentos y sus costos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando el vendedor se encarga del transporte:
•DAP "Lugar predeterminado" (en el lado del comprador) INCOTERMS 2010.
Ejemplo
• DAP "Procter & Gamble Blois Plant, 126 Avenida de Vendome, Blois, Franco, INCOTERMS 2010
• Delivered at Place - sustituye a DDU + lugar convenido (el lado del comprador) INCOTERMS 2000.
• Nombrado Place, normalmente puede ser puerto de destino o destino final.
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, entrega la mercancía al destino convenido y paga todos los
gastos de transporte de los mismos.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando el vendedor entrega las mercancías a disposición del
comprador sobre los medios de transporte utilizados, listo para descarga.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FCA “lugar convenido” (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
• Nombrado Place, serán típicamente las instalaciones de cualquiera de vendedor o puerto origen
• Comprador despeja mercancías para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador en el lugar convenido.
Ejemplo 1
•(Las instalaciones del Vendedor) Ace Plant FCA, Kansas City, Kansas INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación y la carga en el contenedor pero el comprador organiza y
paga por el transporte desde el lugar convenido
Ejemplo 2
•FCA (puerto de origen) Puerto de Kobe, Kobe, Japón INCOTERMS 2010
• Vendedor despacha la mercancía para la exportación, cargas de contenedores y el transporta la mercancía al
lugar convenido.
• Comprador organiza y paga por la descarga del transporte del Vendedor y carga hacia el transporte del
comprador para después movilizarlo hasta el destino final
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Cuando P & G maneja el transporte:
FOB "lugar convenido (en el lado del vendedor) INCOTERMS 2010
•Libre a Bordo.
Ejemplo
• FOB Puerto de Los Ángeles, INCOTERMS 2010.
• Lugar predeterminado será normalmente el puerto origen.
• Sólo se debe utilizar para granel, los embarques marítimos.
• Vendedor despacha las mercancías para la exportación, y es responsable de la mercancía hasta ser embarcados a bordo
del buque.
• El comprador es responsable por el transporte marítimo y el transporte interior de destino.
• Comprador prepara la mercancía para la importación en el destino final.
• El riesgo de pérdida pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía ha pasado el tren barco
Nombrado lugar = punto al que el vendedor paga los costos de flete.
Para las nuevas asignaciones, se anima a los compradores a obtener citas con ambos "DAP" y "FCA", por lo que P&G
pueda elegir la mejor opción de valor.
P & G por lo general elegir la solución de bajo costo, con las siguientes excepciones:
El proveedor debe manejar el transporte / importación cuando:
Hay riesgos especiales (mercancías peligrosas) o pericia especial se requiere que el proveedor posee.
P & G se debe manejar el transporte cuando:
No es práctico para un proveedor manejar la importación debido a sus capacidades o suministros, o oportunamente
estaría en peligro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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INCOTERMS
Excepciones
odas las excepciones requieren la aprobación previa de las organizaciones de la región I-comerciales con la
concurrencia de Impuestos Indirectos.
Para los materiales incluidos en cada regulación:
Cuando los materiales / bienes son importados de fuera de la UE hacia UE que están cubiertos por el Reglamento
REACH, el proveedor deberá firmar la carta REACH apropiada.
Si un proveedor no va a firmar la carta de "Representante exclusivo" (o una letra que indica que el material está
exento de REACH o se ha vuelto a importarse en la UE), el proveedor debe firmar la carta de "importador" y el
INCOTERM "DDP [NOMBRADO ] INCOTERMS ® 2010 se debe usar el lugar de destino ".
Si el material está sujeto a los deberes y el término DDP se va a utilizar, el IMPUESTO debe ser consultado para
asegurar que los procesos están en marcha para cumplir con las regulaciones de aduanas. Si el material no está sujeto
a los derechos, no tiene por qué ser consultados por tributación.
El uso de otros INCOTERMS
Cuando P & G no quiere ser el importador (confidencialidad) Y no hay ningún beneficio financiero para aplicar los
procedimientos aduaneros económicos, el INCOTERM "DDP [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se puede usar
sólo con la aprobación IMPUESTOS
Los INCOTERMS "CFR [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" y "CPT [lugar de destino] INCOTERMS ® 2010" se
puede utilizar en algunos casos con la logística COMPRAS DE APROBACIÓN.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Diagrama de Partes y Servicios
¿Cual es el proceso de contrato?
Parts and Services Flowchart
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de Pago
Condiciones de pago
Los términos de pago son la posición inicial en la negociación del comprador con el suplidor, ya que los términos de
pago que se negocian son un factor determinante para el comprador como "el mejor valor". Los términos de pago se
definirán una vez que el contacto de compras y el suplidor logren cerrar el contrato.
Los términos de pago standard son de 75 días, esto aplica a todos los nuevos registros de proveedores efectivos desde
febrero de 2013. Por el momento las condiciones de pago a los proveedores actuales serán los siguientes:
Por favor, seleccione las condiciones de pago, según la geografía:
Importante.
Aplica este cambio para proveedores actuales?
Sí, los cambios en los proveedores existentes se llevarán a cabo por periodo de gasto. Aquellos que facturan más de 1
millón de Dólares se actualizarán a partir 01 de julio 2013 y los que facturan menos de 1 Millón de Dólares se iniciará
en abril de 2014. La comunicación con respecto a estos cambios será enviado por separado en los próximos meses.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías desarrolladas
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 50 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 45 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para geografías en vía de desarrollo
En Geografías desarrollados
P&G Trabaja con los siguientes términos de pago
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas electrónicamente.
Duración estándar = 35 días netos para las facturas electrónicas.
Fecha de emisión de la factura = el inicio de los términos de pago para todas las facturas recibidas de manera física .
Duración estándar = 30 días netos para las facturas en papel
Note: 15 días o menos condiciones de pago, es necesario que el comprador compras y cuentas por pagar autorización.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Las términos de pago son la posición de partida de la negociación del comprador con el proveedor. Los términos del
contrato se negocian y son un factor en la determinación del Comprador de "mejor valor".
Los términos del contrato se negocian y se establecen sobre la base de procesos de control cambiario.
Términos de pago para Argentina
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Términos de pago para países en desarrollo con control
cambiario
Términos de pago para Brasil
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Colombia
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Términos de pago para países en desarrollo con
control cambiario
Términos de pago para Venezuela
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Para la creación de proveedores, la siguiente documentación debe ser proporcionada por el Suplidor:
•La carta oficial de P&G tiene que contener una firma a mano por el proveedor y fecha en ella.
•La confirmación de los datos bancarios / RIB (si procede)
•El suplidor deberá incluir todos los datos básicos y los cambios que deben introducirse
•La documentación debe estar en un formato no modificable y debe tener fecha dentro de los últimos 12 meses.
Importante:
•
Si el suplidor necesita obtener alguna carta de P&G, deberá ponerse en contacto con su comprador estratégico o
contacto de compras.
•
Toda la documentación debe ser firmada por el vendedor, en papel con membrete del proveedor y fecha dentro de los
últimos 12 meses. Si el documento no es verificado por el proveedor con la empresa papelera firma, y fecha de la
solicitud será rechazada.
•
En caso de que el proveedor cambie sus datos (nombre, dirección, números de teléfono, banco, etc) que van a
necesitar ponerse en contacto con su P & G de contacto en relación con la información actualizada en nuestro sistema.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de creación de proveedores en nuestro sistema
Con el fin de registrar el
proveedor en nuestro sistema,
se solicita la documentación
de acuerdo con el país de
origen del proveedor.
Después, se envía la
documentación al contacto de
Compras, para que puedan
comprobar la información y
enviarla a para su validación y
que puedan crear el vendor
code en nuestro sistema.
Una vez que la información
se registra en el sistema, se
asigna un número de
suplidor y después de eso
podemos empezar a
generar documentos de
compra y así comenzar con
la relación comercial.
NOTA:
Si la información no esta
completa o si tiene un error, su
correspondiente contacto se lo
hará saber, y solicitar la
corrección.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Por favor, seleccione su región para conocer los
requisitos en el proceso de creación.
CEEM, WE, Russia &
Asia
America
Please select your region to know the requirements to
creation process for suppliers
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
en Canadá
•Formulario para Suplidor de P&G, Canadá
Para Suplidores foranes y propósito de impuestos se requerirá el formulario de suplidores foráneos de P&G.
Localizado
en US
Creaciones y cambios en el sistema de P&G:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Formulario W9
Para Suplidores foráneos y propósitos de impuestos se requerirá el formulario de impuestos para Foráneos P&G.
Localizado en México, Guatemala, Belice, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela,
Ecuador, Perú, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Argentina y Chile.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Dependiendo de la relación comercial y propósitos de impuestos el formulario de impuestos para Foráneos será requerido
para Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Panamá y Venezuela.
Localizado
en Brasil
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G
•Copia de Sintegra
•Copia del estado de cuenta bancario
•Formulario para Suplidor de P&G
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
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Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
P&G y Documentos Fiscales Requeridos
Localizado en
CEEM, WE & Russia
Localizado
en Asia
Localizado
en South Korea
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una factura
no mayor a un año.
• Validación del VAT
•Formulario para Suplidor de P&G
•Validación del VAT.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Creaciones:
Cambios:
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
•Licencia de negocio aunque sea mayor a un
año.
•Formulario para Suplidor de P&G o una
factura no mayor a un año.
Importante : Si usted necesita los formularios y requisitos legales y de P&G por favor contactar a su comprador
estratégico o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que se necesita para hacer una actualización en
nuestro sistema?
Información General
El proveedor debe informar al comprador de abastecimiento cuando alguno de los aspectos siguientes cambios, a
fin de actualizar nuestro sistema y evitar problemas de pago:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre social
Dirección
Teléfonos
Fax
Correos para reportes de pago
Correos para rechazos de facturas
Datos bancarios
Tax ID
Se recomienda mantener actualizado los precios en los documentos de compra, sobre todo si hay varios períodos
de validez en el mismo año, esto es una buena práctica para enviar hacer los cambios en los precios
anticipadamente .con el fin de evitar el bloqueo de facturas y pagos atrasados.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Qué hacer para actualizar los precios en nuestro
sistema?
El precio de los materiales y servicios están en constante cambio basado en el tipo de mercado en el que operan, teniendo
en cuenta las diferentes variantes, se realizan cambios en los precios ya sea mensual, trimestral, etc, dependiendo de las
necesidades del negocio, por eso le recomendamos que informe a P & G por adelantado para asegurar los documentos de
compra se actualizan, con el fin de evitar retrasos que terminarán en el retraso en los pagos debido a las diferencias de
precios.
Una vez que el proveedor comunique el cambio de precio a su contacto de compras, el proceso de actualización llevará de
5-10 días en nuestro sistema, también este dependerá del negocio que este siendo afectado.
Para el cambio de precio, el proveedor indicará el material o la descripción del servicio, la moneda y el precio unitario de
medida (por ejemplo: KG, TON, EA).
A continuación se muestra el flujo correcto de un cambio de precio:
Suplidor
Contacto de Compras o
Comprador
Actualización de documentos
de compra
Importante: los cambios de precios en el tiempo evitará problemas de pago y se asegurará un proceso de pago exitoso
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Que es una orden de compra y como usarla?
Las órdenes de compra son documentos de compras que muestra todos los detalles requeridos por el solicitante o el
comprador como el precio, la cantidad, detalles de la entrega y lo más importante es la descripción del material o
servicio requerido.
Esta información será utilizada por el proveedor para generar el pedido solicitado por P & G y entregar los servicios o
materiales estipulados anteriormente
La orden de compra al proveedor se le notifica lo siguiente:
Materia Prima:
La planta o Planeador deberá enviar un e-mail en formato PDF solicitando las características de la orden de compra
requerida para producción.
Partes y Servicios:
El suplidor esta registrado en el Supplier Portal, este enviara un E-mail con la orden requerida, y si el suplidor no esta
registrado la orden de compra será recibida a través de un E-mail de su contacto de compras o comprador especifico.
Componentes de la Orden de Compa:
Orden de Compra
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía
y dirección
Orden
de Compra
Orden
de Compra
Código de Suplidor
Página 1
Lugar de entrega
de mercancía o
servicio
INCOTERM
Numero
de de
Numero
embarque
o envío
embarque
o envío
( BOL)
( BOL)
Términos de pago
Cantidad de las
mercancía a suministrar
o descripción del
servicio prestado
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Descripción del
servicio o Producto
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Nombre Corporativo
a facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de Compañía y
dirección
Orden de Compra
Código de
Suplidor
Orden de Compra
Página 2
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Delivery Date
Fecha de Entrega
Total Amount
Monto total
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Nombre Corporativo a
facturar
Página de la Orden
de Compra
Nombre de
Compañía y
dirección
Código de
Suplidor
Página 3
Orden de Compra
Lugar de entrega de
mercancía o servicio
Nombre del Comprador
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas electrónicas
Donde entregar sus facturas electrónicas?
Los proveedores locales deben enviar las facturas electrónicas (XML & PDF) a través del Portal de Facturacion
Electrónica (P&[email protected]), con la siguiente información:
1.
Factura electrónica original (PDF & XML).
2.
La información comercial debe estar incluida en el XML o manualmente en el Editor Addenda a través del
Portal de Facturacion Electrónica.
3.
Los documentos de soporte deben estar anexos en el mismo PDF.
4.
Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P, G4P o GBP), Numero de la Orden de Compra y Moneda.
5.
Numero de la Nota de Entrega (Delivery Note). Debería estar anexa en el Edito Addenda.
6.
La fecha de recepción será la fecha de envió de las facturas en el Portal de Facturacion Electrónica en orden
de iniciar los términos de pago acordados en la negociación con el comprador.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas en papel
Donde entregar sus facturas en papel?
Por favor buscar abajo la información de las direcciones y contactos donde usted podrá entregar sus facturas en papel.
Importante:
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de recepción de facturas foráneas en papel
Donde entregar sus facturas foráneas en papel?
Las facturas deberán ser enviadas vía courier a la Oficina General.
Importante:
Si usted es un proveedor foráneo que suministra materia prima a P&G, recuerde que la factura deberá enviarse con el
material y que el Agente Aduanal en el país de destino se encargara de enviar la factura a proceso de pago.
Los contactos son solamente para su referencia y podrán ser cambiados.
Los contactos no deberán ser usados como punto de contacto para las inquietudes de pago. Si usted tiene alguna
pregunta o inquietud con sus facturas, por favor revisar la sección de “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para facturación
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Líneas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Si usted es un Agente Aduanal deberá anexar todos
los soportes de los pagos a terceros.
Con Scheduling Agreement (SA)
•Numero de Scheduling Agreement
•Lineas o ítems idénticos a la Orden de Compra
•Numero de Delivery Note
Sin Orden de Compra (Este proceso solo debe ser usado con la aprobación de Cuentas por Pagar)
•Nombre del aprobador en la factura o Centro de Costos/ Profit Center/ WBS/ Inter Order o Cuenta
IssuedbybyCarlos
Carlos
Hernandez.c.9
|| Jun
13
Issued
Hernandez.c.9
& Paulo
Camacho.p.1
|| Jun 13
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Requerimientos fiscales y de P&G para notas crédito
Cuales es la correcta información que debe tener su
Requerimientos Fiscales
•Nombre del Proveedor
•Dirección del Proveedor
•Numero de Factura
•Fecha de Factura (No futura)
•Nombre corporativo de P&G correcto y completo
•Dirección corporativa de P&G correcto y completo
•Descripción del Servicio/Cantidad de los bienes entregados
•Precio unitario de cada Servicio/Bien
•Monto total de cada Servicio/Bien
•Impuestos/Retenciones
Requerimientos P&G
Con Orden de Compra
•Numero de Orden de Compra
•Numero de Material
•Numero Línea o ítem de la Orden de Compra
•Cantidad
•Monto
•Numero de Crédito de Parqueo (si esta disponible)
•Numero de autorización de proveedor
•Numero de la factura original como referencia
Sin Orden de Compra
•Código de proveedor
•Centro de Costos/ Profit Center/ SBL ID/ WBS/ Internal
Order/ o Cuenta
•Entidad Legal (También conocido como Código Compañía)
•Nombre del contacto P&G
•Numero de la factura original como referencia
•NOTA: si usted tiene alguna duda sobre estos requerimientos por favor póngase en contacto con su comprador
o contacto de compras.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cual es el nombre correcto de P&G?
Cual es el nombre correcto para sus facturas y notas crédito?
Abajo encontrara la lista de los nombres corporativos de P&G para usar específicamente en el país de Chile
de comparar y revisar una ves el suplidor haya recibido el PDF o la información de la
Orden de Compra con el fin de ser incluidos en la facturación correspondiente.
•Corporate Name: Procter & Gamble Chile Ltda.
•RUT Number: 96.656.660-4
•P&G Address: Av. Presidente Riesco 5335, piso 17, Las Condes Santiago Chile
•Corporate Name: Procter & Gamble International Operations SA
•P&G Address: Route de Saint-Georges 47 City Petit Lancy Distric Geneva Suiza Code 1213
Importante:
Si el suplidor identifica alguna discrepancia entre la orden de compra y la factura , deberá notificar al contacto de
compras para tomar las medidas correspondientes y evitar futuras complicaciones.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una factura Electrónica?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Sello “Timbre Electrónico”
9.
Información de imprenta “
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una factura en papel?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Good Receipt o Numero Delivery Note
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Como es una nota de crédito?
1.
Información del proveedor
5.
Detalles del Servicio/Bien entregado
2.
Numero de factura y fecha de factura
6.
Numero de Parqueo y factura original
3.
Información de P&G
7.
Cálculos realizados correctamente
4.
Numero de Orden de Compra y termino de pago
8.
Información de imprenta
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando comienzan los términos de pago?.
Los Términos de pago iniciaran dependiendo de si el
suplidor es local o Foráneo
 Para los suplidores locales con facturación
electrónica el termino de pago iniciara de acuerdo
al día de cuando ingresan la factura al portal
electrónico.
 Para los suplidores locales con facturación en
papel el termino de pago iniciara con el sello de
recepción
 Para los suplidores foráneos los Términos de pago
iniciaran de acuerdo a la fecha de la factura
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Cuando seran realizados los pagos?
Cuando se cumplen los términos de pago, P&G realiza pagos de acuerdo a los días establecidos.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Ciclo de Pago
Que es el Ciclo de Pago?
A continuación usted puede encontrar nuestro ciclo de pago. Es muy importante conocerlo para saber los tiempos
durante el proceso de pago.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
1. Desde el proceso de recepción
Si las facturas o notas crédito no cumplen con los requerimientos fiscales o de P&G, estas serán devueltas al
proveedor. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor revisar la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
2. Durante el proceso de pago de facturas o notas crédito
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Principales problemas de pago con sus facturas
Cuales son los beneficios?
1.
Para evitar la devolución de facturas debido a: Diferencia de Precio y Cantidad, información incorrecta o
incompleta.
2.
Asegurar los pagos a tiempo.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas
Que es el proceso de devolución de facturas a los proveedores?
Cuando una factura o nota crédito no cumple con los requisitos fiscales ni de P&G, serán devueltas a los proveedores.
Es importante tomar en consideración la siguiente información:
1.
Si la factura o nota crédito no ha sido registrada en nuestra contabilidad, P&G podrá devolver la factura a
los proveedores.
2.
Si la factura o nota crédito se encuentra registrada en nuestra contabilidad, P&G necesita que los
proveedores envíen una nota crédito o nota debito para cancelar la factura o nota crédito.
3.
Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca de los requerimientos fiscales y de P&G, por favor revisar la
sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Devolución de
Facturas Electrónicas
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Devolución de
Facturas en Papel
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
Siguiente
Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde el Portal de Facturacion Electrónica. Por
favor buscar abajo un ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 01-800-1234-753. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito electrónicas
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
Desde el proceso de recepción.
No registrada en nuestra contabilidad.
Registrada en nuestra contabilidad.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito en papel
El proveedor será notificado a través de una comunicación vía email desde nuestro sistema. Por favor buscar abajo un
ejemplo que podrá recibir..
Importante:
La notificación será enviada al email registrado en nuestro sistema. Si usted necesita cambiar su email, por favor llamar
a nuestro centro de llamadas 800-740-247. Si usted tiene alguna duda o inquietud acerca nuestro centro de
llamadas, por favor revisar la sección “Punto de Contacto”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Proceso de devolución de facturas y notas crédito
Cuales son las razones mas comunes para devolver sus facturas?
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Withholding certificates process.
En Latina America, como parte del proceso de impuestos de retención, algunas compañías tienen la posición de
agentes de retención y ellos son los responsables de proveer a los proveedores los llamados Certificados de Retención
en orden de cumplir con los requerimientos fiscales. El certificado de retención deberá ser usado por los proveedores
para demostrar al gobierno las deducciones al momento de pagar sus impuestos.
Si usted necesita información o tiene problemas con estos documentos, abajo encontrara el proceso que usted
necesita seguir.
Paso 1: Llame gratis: 800-740-247
Paso 2: Asegurar tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del proveedor
• Numero de la factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
• Fecha de Pago
Paso 3: Los certificados de retención son creados por solicitud de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Punto de Contacto
Abajo encontrara la información relacionada con el proceso de investigación de pagos de P&G.
Primer punto de contacto – Portal de Proveedores.
Que es el Portal de Proveedores?
El portal de proveedores es un sitio de internet que provee información general acerca de nuestro negocio,
específicamente relacionado a compras y cuentas por pagar.
Esta herramienta es amigable y esta diseñada para compartir información importante con nuestros proveedores para
ayudar a mejorar nuestros procesos, comunicación y servicios.
Cuando un proveedor se registra a nuestro Portal, podrá tener acceso a información como:





Factura en proceso de pago.
Facturas pagadas.
Numero de Ordenes de Compra.
Numero de Good Received realizados.
Reporte de la información de los proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Regístrate en el Portal de proveedores
*Este sitio en internet es publico y puede ser utilizado por cualquier persona en cualquier momento.
Paso 1 Ir a https://www.pgsupplier.com y dar click en link “help” en el Portal de proveedores.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 2 Regístrate y llena el formulario de registro.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 3 Por favor completar toda la información requerida y enviar el formulario de registro. Su usuario y contraseña
deberá ser enviada por email dentro de los 3 días hábiles.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Paso 4 Entra de nuevo al Portal de proveedores y empieza a navegar
Contacto Principal
Para problemas relacionados con su cuenta en el Portal de Proveedores, por favor contactar a [email protected]
Guía de Proveedor
Es una página web de compras, donde se encuentran los principios Compras Globales, orden de los términos y
condiciones, los requisitos de privacidad y seguridad para proveedores entre otras cosas para ayudar a los posibles
nuevos proveedores.
Material de Entrenamiento para Proveedores
El portal cuenta con materiales de capacitación, tales como capacitación interactiva y guías rápidas / ayudas de trabajo
en documentos de texto disponibles.
Póngase en contacto con nosotros
La herramienta proporciona toda la información necesaria para ponerse en contacto con nosotros, para las diferentes
necesidades y servicios.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Portal de Proveedores
Beneficios de usar el Portal de Proveedores
Reportes
Los proveedores de P&G tienen acceso rápido y fácil a:





Recibir y reconocer las órdenes de compra
Ver el estado de facturas
Ver pagos realizados
Ver los datos de contacto de la empresa
Disponible online 24/7
Función Mi Orden de Compra
Permite una rápida búsqueda de las Ordenes de Compra y una manera fácil de reconocer sus detalles de los datos de
la Orden de Compra.
Función Buscar Mi Factura
Proporciona una lista de facturas pagados y pendientes, incluidos los pagos por fecha.
Función Mis Pagos
Muestra la lista de los pagos ya realizados ​y por realizar y proporciona los detalles de los comprobantes de pago.
Función Mis Facturas sin Pagar
Muestra el estado de las facturas que han sido procesados ​y aún no pagados.
Función Mis Datos
Muestra los datos de contacto de la compañía actualmente en manos de P & G.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Centro de Llamadas
Segundo punto de Contacto. – Centro de Llamadas.
Que es el Centro de Llamadas de Cuentas por Pagar?
El Centro de Llamadas es un modelo de outsourcing entre Hewlett-Packard y Procter and Gamble, que ofrece un servicio para
consultas relacionadas para todas las cuentas por pagar de P & G en América.
El Centro de Llamadas esta se divide en dos niveles, el nivel 1 es administrado por Hewlett-Packard y su son responsabilidades
recibir la llamada y resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete y
será un trabajo por el nivel 2 de P & G.
El Centro de Llamadas puede ser usado por cualquier persona y está disponible en horario de oficina (7 a.m. - 4 p.m. Hora de
México), de lunes a viernes.
Paso1: Llame Gratis: 800-740-247
Paso2: Asegúrese de tener a la mano la siguiente información:
• Nombre del Proveedor
• Numero de Factura o Nota Crédito
• Numero de la Orden de Compra
Paso3: El nivel 1 recibirán la llamada y tratar de resolver los problemas. Si el nivel 1 no puede ayudarles con preguntas de
su pago, él / ella le dará un número de reclamo o tiquete.
Paso4: Este reclamo será un trabajado por el nivel 2 de P & G y dentro de las siguientes 72 horas, los agentes le
proporcionará una actualización y se resolverá a más tardar el día 9.
Paso5: Si el reclamo no se ha actualizado en 72 horas, el proveedor debe solicitar al agente de escalar problema
inmediatamente.
Paso6: Si el reclamo no tiene una respuesta satisfactoria, el proveedor debe solicitar al agente a escalar problema
inmediatamente. La persona que llama recibirá un número de escalada nuevo ticket.
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Centro de Llamadas
Utilice los siguientes números de teléfono gratuitos por país
Américas
Pais
Numero de Telefonos
Canada
1-877-747-2963
US & Puerto Rico
1-888-839-9059
US
1-513-945-9211
Mexico
01-800-1234-753
Guatemala
1-800-423-0031
El Salvador
800-6036
Nicaragua
001-800-506-0029
Panama
306-6291
Argentina
800-444-9003
Brazil
0-800-891-8694
Peru
0-800-51000
Colombia
1-800-950-6012
Chile
800-740-247
Venezuela
0-800-100-4113 o 0-800-722-6836
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Preguntas Frecuentes
1.
Cual es la diferencia entre los requerimientos fiscales y los requerimientos de P&G?
•Los requerimientos de P&G son la información que pide a los proveedores in orden de procesar las facturas y
notas crédito y los requerimientos fiscales son la información basada en la legislación de cada país.
•Usted podrá encontrar los requerimientos de acuerdo a la legislación de cada país en la sección de
“Requerimientos de Facturacion”.
2.
Cual es el nombre correcto de P&G?
•Es el Nombre de la Compañía o la Entidad Legal de P&G que esta haciendo negocio con los proveedores.
•Usted podrá encontrar la Entidad Legal para cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
3.
Cual es el proceso para registrarse en el Portal de Facturacion Electrónica?
•Los proveedores deberán llamar al Centro de Llamadas de P&G (800-740-247), serán registrados en el Portal de
Facturacion Electrónica y se les enviara un usuario y una contraseña para empezar a enviar facturas electrónicas.
•Usted podrá encontrar los números del Centro de Llamadas para cada país en la sección de “Puntos de
Contacto”.
4.
Donde puedo entregar las facturas y notas crédito en papel?
•Las facturas y notas crédito deberán ser entregadas a los centros de recepción en las oficinas generales o en las
plantas. Si usted entrega la factura o nota crédito es un lugar no establecido por P&G o algún contacto P&G,
Cuentas por Pagar no asegurar el pago a tiempo de la factura.
•Usted podrá encontrar el proceso de recepción para facturas electrónicas, en papel y facturas foráneas para
cada país en la sección de “Requerimientos de Facturacion”.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
5.
Cuantos días tarda una factura en registrarse en nuestro sistema una vez recibida?
•Si la factura tiene la información correcta, el proceso podrá tardar 10 días para registrarse una vez es recibida
en nuestro centro de recepción.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
6.
Cuantos días tarda en liberarse el pago una factura enviada incorrectamente?
•Si la factura fue enviada incorrectamente podrá tomar ente 10 a 15 días.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del proceso de registro en la sección de Ciclo de pago y
principales problemas”.
7.
Que pasa si una factura debe ser devuelta al proveedor?
•El proceso de devolución se divide en:
1. Cuando la factura no se encuentra contabilizada en nuestro sistema, la factura podrá devolverse y el
proveedor será notificado a través de un email.
2. Cuando una factura se encuentra contabilizada en nuestro sistema, el proveedor será notificado y
deberá enviar una nota crédito o nota debito lo antes posible para cancelar la factura registrada.
8.
Que es un Orden de Compra?
•La Orden de Compra es un acuerdo en nuestro sistema de los Servicios o Bienes que son adquiridos..
•La Orden de Compra contiene::
1. Prefijo de la Orden de Compra (L6P, L7P. G4P o GBP).
2. Numero de la Orden de Compra asegurándose que tenga 10 dígitos que empiezan con 30, 45 o 55.
3. Descripción, Cantidad y Precio.
•La Orden de Compra debe estar indicada en la factura.
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Preguntas Frecuentes
9.
Que significa Good Receipt o Delivery Note?
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note es la aprobación en nuestro sistema para confirmar que
el servicio o material fue recibido de acuerdo de las especificaciones solicitadas por P&G.
•El numero de Good Receipt o numero de Delivery Note deberá ser proveído por su contacto de P&G una vez el
servicio o material es entregado. El numero debe estar indicado en la factura.
•El numero de Delivery Note deberá ser ingresado en el Edito de Addenda para las facturas electrónicas,
10. Cual es el proceso sin Orden de Compra?
•El proceso sin Orden de Compra deberá ser usado solamente con aprobación de Cuentas por Pagar.
11. Que significa un Crédito Parqueo?
•El Crédito Parqueo es una aprobación en nuestro sistema confirmando que el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo será proveído por su contacto de P&G una vez el material ha sido devuelto.
•El Crédito Parqueo deberá estar indicado en la factura.
12. Cuantos días tarda un proveedor en recibir su dinero una ves P&G realiza el pago?
•Una vez P&G realiza el pago, el proveedor recibirá el dinero en su cuenta entre 48 a 72 horas.
13. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas Electrónicas?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha de recepción en el Portal de Facturacion Electrónica.
14. Cuando comienzan los términos de pago para Facturas en Papel?
•Los términos de pago comienzan a partir de la fecha del sello de recibido.
Issued by Carlos Hernandez.c.9 & Paulo Camacho.p.1 || Jun 13
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Preguntas Frecuentes
15. Que necesita hacer cuando un proveedor cambia su información general o su cuenta bancaria?
Por favor notificar a su contacto de compras para realizar los cambios.
• Paso 1: El comprador enviara el formulario para ser llenado.
• Paso 2: Una vez el formulario esta completado deberá ser enviado a su contacto de compras.
• Paso 3: El comprador actualizara la información en nuestro sistema y le confirmara una vez este lista.
16. Que es el Punto de Contacto para las inquietudes de pago?
•Existen diferentes caminos que ofrece P&G para obtener la información de pagos.
•El primer punto de contacto es el Portal de Proveedores.
•El segundo punto de contacto es el Centro de Llamadas.
•Usted podrá encontrar mas información acerca del Punto de Contacto en la sección de “Punto de Contacto”.
17. Como es el seguimiento a mi inquietud de pago una vez llamado al Centro de Llamadas?
•Las inquietudes y problemas de pago son atendidas a través de un numero reclamo en nuestra base de datos donde
hay información de la llamada recibida y la descripción de la inquietud .
•El numero de reclamo es proveído por el agente del Centro de Llamadas al finalizar la llamada.
18. Si yo necesito un estatus o actualización de mi reclamo, Cuando podría llamar nuevamente?
•Los reclamos requieren seguimiento adicional o una mayor investigación de los servicios de pago y se actualizará cada 3
días laborales. Por favor llamar nuevamente teniendo a la mano su numero de reclamo.
19. Si los proveedores o contactos de P&G tienen inquietudes de 10 facturas o mas, cual es el proceso?
•El centro de llamadas solo podrá dar estatus para 10 facturas o menos en un llamada. Si el proveedor o contacto de
P&G necesita el estatus de mas de 10 facturas, el agente le suministrara al proveedor un numero de reclamo y un email
para que envié la información de las facturas a través de un formulario.
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