orientacion profesional de libros de contabilidad

ORIENTACION
PROFESIONAL
SOBRE LIBROS
Y
DOCUMENTOS
DE
CONTABILIDAD
LIBROS Y DOCUMENTOS
DE CONTABILIDAD
AGOSTO DE 2009
CONSEJO TECNICO DE LA
CONTADURIA PUBLICA
RAFAEL FRANCO RUIZ
PRESIDENTE.
VERSION CUATRO (4) DE LAS 2 PM.
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA
PÚBLICA
DOCUMENTO: ORIENTACIÓN PROFESIONAL
TEMA: LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2009
PÚBLICA
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: SEPTIEMBRE 07 DE 2009
1. JUSTIFICACION ......................................................................................................................................... 6
2. OBJETIVOS................................................................................................................................................. 7
2.1.
OBJETIVO GENERAL.................................................................................................................. 7
2.2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS........................................................................................................ 7
3.- CONSIDERACIONES HISTORICAS JURIDICAS ............................................................................. 8
3.1.- ANTECEDENTES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD ........................................... 8
3.2.- PLANES DE CUENTAS.................................................................................................................. 18
3.3.- REGISTRO MERCANTIL................................................................................................................ 19
4.-ORIENTACION PROFESIONAL............................................................................................................ 24
4.1.- OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD ................................................................................ 24
4.2.-CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD........................................................................... 25
4.2.1.- TENEDURÍA DE LIBROS ........................................................................................................ 26
4.2.2. CONCEPTO SOBRE TENEDURIA DE LIBROS................................................................... 26
4.2.3.- LA CUENTA EN CONTABILIDAD ....................................................................................... 28
4.2.4.- PARTIDA DOBLE...................................................................................................................... 29
4.2.5.-CONCEPTO DE LIBRO DE CONTABILIDAD ...................................................................... 29
4.3.- CARACTERISTICAS GENERALES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD.......... 31
4.3.1.- CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJES
ELECTRÓNICOS DE DATOS............................................................................................................. 32
4. 4. - OPORTUNIDAD Y REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO. ..................................... 36
4.4.1. DE LA CAMARA DE COMERCIO.......................................................................................... 37
4.4.2. DEL REGISTRO ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
- DIAN .................................................................................................................................................... 37
4.4.3.- MINISTERIO DE PROTECCION SOCIAL- .......................................................................... 38
4.4.4.- CONSEJO NACIONAL ELECTORAL. .................................................................................. 38
4.4.5.- GOBERNACIONES O ALCALDIAS...................................................................................... 38
4.4.6 OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO ............................. 39
4.4.5 REGISTRO EXTEMPORANEO DE LIBROS ......................................................................... 39
4.4.7 DE LA DOCTRINA DE LA CAMARA DE COMERCIO ...................................................... 40
4.5.- SOPORTES ........................................................................................................................................ 41
4.5.1.-ORIGEN DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD ........................ 42
4.5.2.- REQUISITOS DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD. .............. 43
4.6.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD........................................................................................ 44
4.6.1.-REGISTRO OPORTUNO DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD EN LIBROS .. 45
4.6.2.- ASIENTOS DE CONTABILIDAD............................................................................................ 46
4.7.- LIBROS DE CONTABILIDAD........................................................................................................ 47
4.7.1.- CONFORMACION, DILIGENCIAMIENTO Y CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD .................................................................................................................................. 47
4.8.- CORRESPONDENCIA DOCUMENTAL COMO SOPORTE DE LOS HECHOS
ECOMICOS CON IMPLICACIONES DE REGISTROS CONTABLES. ........................................... 57
4.9.- CONTABILIDAD EN PROCESOS CONCURSALES .................................................................. 59
4.10.- CARÁCTER PROBATORIO DELA CONTABILIDAD............................................................. 61
4.11.- PROHIBICIONES Y SANCIONES RELACIONADAS CON PAPELES Y LIBROS DE
CONTABILIDAD. ..................................................................................................................................... 63
4.11.1.- CODIGO DE COMERCIO Y DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993................ 64
4.11.2.- SANCIONES CONTEMPLADAS EN EL ESTATUTO TRIBUTARIO........................... 66
4.11.3.- EL CODIGO PENAL LEY 599 DE 2000 Y LA RELACION CON DOCUMENTOS Y
LIBROS DE CONTABILIDAD QUE PUEDEN SERVIR DE PRUEBA ....................................... 67
4.11.4.- SANCIONES ADMINISTRATIVAS......................................................................................... 68
4.12. DERECHO DE INSPECCION DE DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD. ........... 69
4.12.1.- POR LOS SOCIOS. ................................................................................................................... 69
4.12.2.- POR EL REVISOR FISCAL ..................................................................................................... 71
4.12.3.- POR LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LAS RAMAS JURISDICCIONAL Y EJECUTIVA
.................................................................................................................................................................. 71
4.12.5.- POR LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA. ......................................................................... 72
4.13.- EXHIBICION Y EXAMEN DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD................ 72
4.13.1.- CODIGO DE COMERCIO ......................................................................................................... 72
4.13.2.- ESTATUTO TRIBUTARIO ....................................................................................................... 73
4.13.3.- JUECES DE LA REPUBLICA.................................................................................................. 73
4.13.4.- LEY 145 DE 1960 ..................................................................................................................... 74
4.13.5.- DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993 MARCO CONCEPTUAL DE LA
CONTABILIDAD.................................................................................................................................... 74
4.13.6.- CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL................................................................................. 75
4.13.7.-EXHIBICION DE LIBROS EMBARGOS JUDICIALES........................................................... 76
4.14.- RETENCION DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD .......................................... 76
5.- NORMAGRAMA DE NORMAS PRINCIPALES RELATIVAS A LOS LIBROS Y PAPELES DE
COMERCIO.................................................................................................................................................... 77
6.- GLOSARIO............................................................................................................................................... 77
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................ 88
ORIENTACIÓN PROFESIONAL DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE
CONTABILIDAD
“Pero un hecho es como un saco que
no se sostiene de pie cuando esta
vacío. para levantarse, uno tiene que
meter algo en el...”
Luigi Pirandello
1. JUSTIFICACION
Los sistemas de Información se hacen cada vez más complejos exigentes y
tecnológicamente estructurados en donde las comunicaciones e información fluye
a velocidades insospechadas; la contabilidad como sistema de información y de
control de las sociedades comerciales y civiles, no escapa al entramado del
advenimiento científico, tecnológico e innovador en la era del conocimiento dentro
del marco de la globalización.
La clave para comprender que uno de los objetivos de la contabilidad, es la de
ejercer control sobre las operaciones y hacer del reconocimiento de los hechos
económicos, elementos básicos para la obtención de evidencia la cual se concreta
cuando se deja testimonio a través del registro y diligenciamiento de los libros de
contabilidad los cuales deben reflejar la realidad económica de la persona
jurídica o natural.
Los libros cobran importancia dentro del ordenamiento jurídico colombiano al
elevarse como un referente constitucional, de acuerdo al artículo 15 de la
Constitución Política de 1991, al señalar que: “...para efectos tributarios o
judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado
podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos
privados, en términos que señale la ley...”1.
“El que no sabe llevar la contabilidad por espacio de 3000 años, se queda como
ignorante en la oscuridad y vive sólo al día.” Gaardner, citado por Suarez ( )2.
Esta cita se refiere al carácter que tiene la contabilidad como medio de prueba e
información en el tiempo y la importancia de usar los elementos que dentro del
contexto de un sistema se ofrecen. En el caso de Colombia, la regulación
contable en particular, se caracteriza por tener un alto grado forense3, según el
1
LEGIS. Constitución Política de Colombia, Bogotá.
Citado por SUAREZ, Jesús Alberto, en Arqueología e Historia de La Contabilidad, Cosmovisión Histórica
y Prospectiva de la Contabilidad, página, 4.
3
Por forense debe entenderse la aplicación de prácticas científicas dentro del proceso legal.
2
Esencialmente en investigaciones altamente especializados o criminalistas, que localizan evidencias
cual la contabilidad es el resultado de un proceso de construcción de pruebas
sobre las actividades de los comerciantes y por extensión de los demás obligados
a llevarla4. La importancia del carácter forense de la contabilidad, conlleva a que el
sistema de registro de los hechos económicos del ente económico o de las
personas jurídicas y naturales obligados a llevarla, se realice con transparencia,
objetividad, integridad, celeridad y pertinencia, para que la información se distinga
por la verificabilidad, comprensibilidad, comparabilidad, y fidedignidad.
En la actualidad las normas sobre libros y documentos de Contabilidad son
variadas y diversas, sin que exista un estudio o documento que las integre y
sistematice para bien del ejercicio profesional. El desarrollo y reglamentación de
la Ley 1314 del 13 de julio de 2009, permitirá la oportunidad de subsanar tal
dispersión.
En razón de lo anterior y con el fin de sistematizar y de aclarar diversos aspectos
relacionados con los libros y documentos de contabilidad, el Consejo Técnico de la
Contaduría Pública, basándose en las funciones otorgadas por el artículo 33 de la
ley 43 de 1990 y la facultad de expresar opiniones, criterios o conceptos, sobre la
legislación relativa a los principios de contabilidad y al ejercicio de la profesión,
que naturalmente no tienen efectos normativos vinculantes frente a terceros
considera que es necesario compilar y aclarar las diferentes disposiciones
existentes sobre libros y papeles de contabilidad, con el fin de poner a disposición
de la comunidad contable esta orientación profesional para su aplicación y
ejercicio.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Orientar la interpretación normativa, disposiciones, reglamentos, desarrollos
tecnológicos, teóricos y
otros elementos relativos a libros y papeles de
contabilidad, relacionados con procedimientos de registro, clases de libros,
llevanza o teneduría, forma, conservación, reconstrucción, perdida, destrucción,
corrección, exhibición, conformación, soportes, comprobantes y medios de prueba
en sus formas diversas.
2.2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1) Identificar un marco conceptual sobre libros de Contabilidad.
2) Describir la normatividad relativa al manejo de libros y documentos de
Contabilidad.
que sólo proporcionan prueba concluyente al ser sometidas a pruebas rigurosas. Parte de la evidencia
a menudo no puede ser observada a simple vista, a veces es hasta más pequeña.
4
Documento Rafael Franco. Ver --------------------------------
3) Orientar sobre la conformación, clases y
papeles de de Contabilidad.
características de los libros y
4) Identificar las entidades que realizan el registro de libros de contabilidad.
5) Relacionar las personas obligadas a llevar libros de contabilidad.
6) Ilustrar sobre procedimientos para el registro, manejo, conservación,
corrección de errores, destrucción, pérdida y reconstrucción de los libros,
para que tengan efectos de medio de prueba en materia comercial, civil y
tributaria.
7) Identificar las diferentes entidades que por mandato legal realizan el
registro de Libros de Contabilidad.
8) Elaborar un Nomograma relacionado con libros y documentos de
Contabilidad.
3.- CONSIDERACIONES HISTORICAS JURIDICAS
3.1.- ANTECEDENTES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD
Hacer un rastreo al pasado y conocer las fuentes en las cuales reposan los
hechos, debe ser una condición esencial para interpretar los fundamentos de una
disciplina. En el caso de la contabilidad es menester hacer una aproximación de
recurrencia de eventos relacionados con el registro contable, elemento primario
de los libros de contabilidad.
Sin desconocer los aspectos de desarrollo histórico que dan cuenta de la
existencia del registro desde las primeras civilizaciones, trataremos de desarrollar
una síntesis temática solo aplicable al caso colombiano, y que se centra en unas
prácticas impuestas por los españoles, y desarrollados durante la colonia.
En el período colonial la iglesia fue la institución económicamente más poderosa,
caracterizándose por el acaparamiento de grandes propiedades urbanas y rurales
que podrían clasificarse en misiones, haciendas y colegios. “Tanto las haciendas
como los colegios estaban sujetos a un estricto control económico, que se llevaba
a cabo por medio de libros de contabilidad minuciosamente llevados, balances
periódicos y visitas de los superiores a los administradores. Todos los bienes
debían estar inventariados en libros y cada cambio de administración implicaba un
nuevo inventario. Todo papel o recibo en que constaran títulos, obligaciones o
derechos debía ser guardado”
“…. Los libros de contabilidad, los inventarios y las visitas fueron introducidos por
primera vez en América, para el manejo de bienes no públicos. Es decir, era el
desarrollo de actividades agropecuarias con un criterio de empresa a la manera
capitalista. La interrelación de sus haciendas y misiones con miras al mercado era
una manifestación más de lo anterior. Por ser una institución y no una persona
natural, la compañía podía planear a largo plazo y así logró hacer una inversión
adecuada del excedente producido, no dedicándolo al consumo inmediato, sino
creando un proceso autogenerado de reinversión”5.
El desarrollo de los libros y papeles de contabilidad se dio por iniciativa de las
comunidades religiosas y no por exigencias de carácter estatal, situación
modificada sustancialmente en el siglo XVIII. La regulación contable inicia su
camino caracterizada por su carácter forense, según el cual la contabilidad es un
proceso de construcción de pruebas sobre las actividades de los comerciantes y
por extensión de los demás obligados a llevarla. La forma regulativa en la que se
presentaron estas tendencias fueron las Ordenanzas de Bilbao, las cuales se
aplicaron para regular actividades mercantiles en la Nueva Granada a partir de su
emisión en 1737.
En las Ordenanzas de Bilbao se insiste en el desarrollo jurídico de la contabilidad,
en su proceso de constitución como prueba, estableciendo la obligación a los
mercaderes de llevar libros de comercio, tales corno el borrador, diario, mayor y
copiador de cartas, una estructura de teneduría muy similar a la desarrollada por
la sociedad romana con el Quaderno (Mayor), Giornale (Diario) y Memoriale
(borrador o recordatorio) y el Copiador de Cartas, desarrollado por Benedetto
Cotrugli Rangeo en su obra "Della Mercatura et del Mercante Perfetto", escrita en
1458 y publicada en 1573, refiriéndose a las prescripciones de la ley Paetiela
Papiria.
Las Ordenanzas de Bilbao fueron derogadas por el artículo 1110 del primer
Código de Comercio, expedido el primero de junio de 1853 por el Congreso de la
Nueva Granada, durante el gobierno de José María Obando. Dicho código incluyó
en lo fundamental normas de comercio terrestre y marítimo, pero adoptando las
directrices establecidas por el Código de Comercio de España expedido para el
reino en 1829; estableció en las secciones segunda y tercera del título segundo
del primer libro, normas sobre contabilidad mercantil y especialmente sobre libros
y papeles de los comerciantes, sin incluir variaciones sustanciales frente a los
FRANCO RUIZ RAFAEL. Desarrollo de la educación contable en Colombia, En: Reflexiones
contables.
5
contenidos que en el mismo sentido determinaron las Ordenanzas de Bilbao, que
derogaban.
Una nueva constitución se estableció (1886), fruto de la ya tradicional lucha
entre centralistas y federalistas, definiendo a Colombia como una República
unitaria y centralizada, con una soberanía que reside en la nación, la cual será
fuente de legitimidad, en una descripción típica de democracia representativa.
Sobre la base de la nueva organización política y administrativa se acoge en
Colombia, en 1887, el Código de Comercio Terrestre del antiguo Estado de
Panamá (emitido en 1869), y el Código de Comercio Marítimo del mismo Estado
expedido en 1874, el primero de los cuales ya había sido acogido por el Estado
Soberano del Cauca antes del cambio institucional de 1886. Conviene precisar
que el código de comercio terrestre del antiguo estado de Panamá tiene sus
orígenes en el código chileno de 1867, con recurrencias al código español de
1829, al código francés de 1807 y a las Ordenanzas de Bilbao.
La orientación latina de la contabilidad como proceso documentado de
información, orientado a la constitución de pruebas, especialmente en conflictos
entre comerciantes, se mantiene y desarrolla con la expedición del decreto
legislativo número 2 de 1906, en el cual se establecen algunas funciones de las
Cámaras de Comercio, ordenando a sus secretarios rubricar cada hoja de los
libros diario, mayor e inventario, registrando en la primera hoja de cada uno, una
nota fechada y firmada por el presidente y el propio secretario, en la que se
indique e! número total de las hojas útiles y la persona a quien pertenece el libro.
Las normas hasta aquí desarrolladas son virtualmente incorporadas en el Decreto
410 de 1971, por el cual se adopta el Nuevo Código de Comercio y es
reglamentado por el decreto 1798 de 1990, cuyos contenidos se integraron en el
decreto 2649 de 1993. No se identificó en ninguna de estas normas cuales son los
libros de contabilidad indispensables, aunque de la lectura de los artículos 50, 52 y
53 del Código de Comercio se determina que el Libro Mayor es necesario para
practicar la partida doble (artículo 50), El de Inventario y Balance permite el
registro, por lo menos anual, de la verificación de afirmaciones y detalle de las
cuentas (artículo 52) y el libro diario permite el registro cronológico de las
operaciones (artículo 53). Este concepto encontró un temporal reconocimiento
gubernamental en normas tributarias que expresamente determinaron la
obligación de estos libros, pero fueron derogadas por considerarse una coartación
de la libertad de libros establecida en el artículo 48 del Código de Comercio.
La perspectiva forense de la contabilidad no estuvo exenta de dificultades. La
concepción alterna, solo interesada por la información a través de estados
financieros, tuvo emergencia influyente en la década de 1920 y gran protagonismo
en la década de 1930, para disolverse en la siguiente. El asunto surgió por la
creación de la profesión contable en 1931, por la emisión de las leyes 58 de 1931
y 73 de 1935, relativas al reconocimiento del contador juramentado y del revisor
fiscal que dinamizaron la creación, en 1938, de la Asociación Colombiana de
Contadores.
A partir de la década del sesenta (1960) la regulación de la actividad contable se
intenta subordinar a decisiones internacionales de carácter gremial, es decir
privado. La Sexta Conferencia Interamericana de Contabilidad y el Octavo
Congreso Internacional de Contadores, celebrados en Nueva York en 1962,
expresaron la conveniencia de emitir principios de contabilidad y auditoría que
homogeneizaran las prácticas informativas y de control. En desarrollo de esta
orientación se constituyó con el auspicio del Instituto Americano de Contadores
Públicos (AICPA), el Comité de Cooperación Contable Internacional, el cual inició
trabajos en Colombia en el año de 1966 a través de una comisión compuesta por
el profesor de la Universidad de Stanford Lile E. Jacobsen y el señor Salvador
Gonzales Berazueta, quienes visitaron la capital de los Estados Unidos de
América y trajeron la experiencia recién concluida por el contador público Paul
Grady que se recopiló en el texto denominado "Inventario de Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados" que inicialmente fueron publicados como
el ARS No.076 del AICPA.
Este intento reglamentario se vio obstruido en Colombia, por la expedición del
decreto 410 de 1971 mediante el cual se adopta el Nuevo Código de Comercio, en
cuyo contenido se deja claro que lo importante en el país es la concepción de la
contabilidad, como sistema documentado de información en aceptación expresa
de los enfoques latinos, y no sobre los estados financieros (como ocurre en los
países de la cultura anglosajona). Esta aseveración se soporta en los contenidos
de algunos artículos del mencionado decreto, como el 48 que prescribe: "Todo
comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y
estados financieros en general a las disposiciones de este código. Así mismo será
permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnicocontable, con el fin de asentar las operaciones, siempre que facilite el
conocimiento de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales
y el estado general de los negocios."
A partir de la concepción anterior, el Código de Comercio Colombiano considera
así al proceso contable como lo fundamental y a los informes que esta produce
(estados financieros) como lo accesorio, a tal nivel que exige a los comerciantes
como norma general, elaborar una vez al año un balance y solo en el caso de
sociedades mercantiles en que uno o varios socios se encuentren excluidos de la
administración, hace obligatorio presentar un estado de ganancias y pérdidas (hoy
denominado De Resultados).
En la década de 1970, una entidad privada, el Comité Nacional de Investigaciones
Contables reglamenta la contabilidad mercantil y una entidad gubernamental, la
Superintendencia de Sociedades, le da fuerza vinculante. Sin embargo otra
entidad gubernamental, la Junta Central de Contadores desautoriza la
6
Accounting Research Studie No. 7
reglamentación y más tarde la rama judicial del poder público a través de concepto
jurídico del Consejo de Estado respalda su determinación, desautorizando la
obligatoriedad del "Pronunciamiento No.1" y dejando jurisprudencia según la cual
las únicas normas contables obligatorias en Colombia son las contenidas en las
leyes colombianas. (Por ejemplo el Código de Comercio). La intención se dirigía a
hacer obligatoria la regulación de Estados Unidos para la presentación de estados
financieros.
La década de 1980 fue destinada a ser la de la regulación y por ello los antiguos
integrantes del Comité Nacional de Investigaciones Contables asumen la nueva
identidad de "Comité de los cincuenta"; muy pronto logran el auspicio de la
Cámara de Comercio de Bogotá y optan la vía de regular la contabilidad mercantil
como reglamentación del Código de Comercio, específicamente de los artículos 50
y 2035, logrando la emisión del Decreto 2160 de 1986 (decreto que se presentó
como un mal resumen del ARS 7 antes señalado y emitido bajo la dirección de
Paul Grady por el Instituto Americano de Contadores públicos Autorizados en
1965). Es la primera reglamentación sobre presentación de estados financieros,
ligada a la “contabilidad de reglas” desarrollada en Estados Unidos.
Uno de los temas de mayor controversia en el Decreto 2160/86, que originó su
aplazamiento fue el de las valorizaciones. Hubo pronunciamientos de diversos
sectores empresariales y gubernamentales acerca de los contradictorios
contenidos del artículo 71 que ordenaba su presentación fuera del balance. El
Decreto 2553/87 modificó esta situación y permitió su inclusión en el patrimonio,
cancelando la discusión al respecto y nadie se ha preocupado de los demás
aspectos señalados en dicha norma, pues en ella se prescriben procedimientos
específicos de valorización. Las valorizaciones de activos son de dos clases
Inversiones temporales o permanentes y propiedad planta y equipo (artículos 34,
48 y 51 del Decreto 2160/86).
En 1990, se expide el decreto 1798 (a raíz de la expedición del decreto 2160 de
1986 y como complemento de éste), mediante el cual se expidieron normas sobre
libros de comercio. En este decreto, se contempló, entre otros aspectos, el registro
de libros de contabilidad y se prescribió la utilización de códigos y nombres de las
cuentas para quienes levaren su contabilidad mecanizada o sistematizada. De
igual forma se consagraron disposiciones en materia de registro, autenticidad,
corrección de errores en libros y otras disposiciones en materia de teneduría de
libros. Es importante resaltar que las normas sobre libros de comercio fueron el
resultado del estudio de la comisión prohijada la Cámara de Comercio en la
década de 1980.
El decreto 1798 de 1990, incluyó algunos aspectos relativos a los comprobantes y
soportes de contabilidad, e hizo una especial alusión, en su articulo 18, al plan de
cuentas; los dos últimos párrafos de dicho artículo expresan la forma actual del
plan de cuentas y señalan la necesidad de la existencia de un libro auxiliar de
códigos y series cifradas, cuando afirma:
“En el plan de cuentas se establecerán los códigos o series cifradas en las
que identifiquen, las cuales deberán utilizarse con el código y su
denominación.
La modificación, sustitución o cancelación de una cuenta de resumen
deberá constar en el libro auxiliar que se llevará para el efecto”.
El decreto 2649 de 1993 es el siguiente eslabón del proceso regulativo, construido
a partir de los estándares Internacionales vigentes en la época, influidos desde
luego por el SFAC 001, emitido en 1978 por el FASB; se incluyeron algunas
adaptaciones al régimen jurídico y un capítulo sobre libros y papeles de
contabilidad mediante el cual se incorpora el texto del decreto 1798/90. Esta
norma mantiene diferencias sustanciales con la regulación fiscal y determina la
exigibilidad de conciliar tales diferencias mediante registros en cuentas de orden.
Desde el punto de vista técnico solo constituye una reproducción adaptada (o
semi-adaptada) a las condiciones jurídicas de nuestro medio. Característica
especial de esta norma es la pretensión de cobertura sobre toda la contabilidad,
aspiración fallida pues sus contenidos contradicen prescripciones establecidas
para actividades específicas como el caso gubernamental, para citar un solo
ejemplo.
Los desarrollos legales sobre libros y papeles de contabilidad aún no terminan, en
la texto de la ley 1314 de 2009, se aborda el tema, planteando la posibilidad de
llevar libros y conservar papeles mediante registros magnéticos y documentos
electrónicos e incluso el registro de libros con posterioridad a su diligenciamiento,
para estos casos.
Como síntesis de lo planteado, y considerando la rica historia legislativa, es claro
el lugar de interés de la temática y su inmersión en criterios jurídicos de la
contabilidad expresados por cuanto las prácticas contables se regulan por normas
jurídicas, al tiempo que el sistema contable se consolida como un proceso de
constitución de pruebas judiciales, teniendo en cuenta que es a partir de la década
de 1930, cuando se comienza a generar una gran preocupación por la
presentación de estados financieros primero como sustitución de las normas
tradicionales, luego como reglamentación del Código de Comercio y el nuevo
camino de convergencia que se inicia, como se resume en los siguientes los
eventos:
Conforme lo expresó este organismo en un concepto emitido en junio 9 de 1993,
respecto del libro de cuenta y razón, al parecer ha entrado en desuso.
El Código de Comercio que rigió desde el siglo XIX, hasta el año 1971, en
su artículo 27 establecía:
“Todo comerciante por mayor está obligado a llevar, a lo menos, 4 libros
para su contabilidad y correspondencia a saber":
1.- El Libro Diario.
2.- El Libro Mayor o de cuentas corrientes:
3.- El Libro de Inventario y Balances y
4.- El Libro Copiador de Cartas".
El artículo sexto de la ley 20 de 1905 permitió que se refundieran en el libro
de Cuenta y Razón, los libros Diario y Mayor. Este decreto hizo una
minuciosa descripción de la forma y el rayado del libro de cuenta y razón y
presentó un modelo para sus hojas.
El Decreto 2521 de 1950 reglamentario de las sociedades Anónimas y en
su artículo 43 dispuso: "Toda sociedad anónima está obligada a llevar los
libros para su contabilidad y correspondencia: el diario, el mayor, el de
inventarios y balances y el copiador de correspondencia. No obstante, los
libros, diario y mayor, pueden llevarse en uno solo. Podrá llevar además los
libros auxiliares de uso comercial".
Esta norma adopta para la sociedad anónima la obligación consagrada para
todo comerciante en el artículo 27 del Código del Comercio vigente de esa
época.
Como se desprende de las disposiciones anteriores la ley conjugó en el
libro de Cuenta y Razón el libro Diario y Mayor. Este libro es diario puesto
que sirve para llevar los elementos de descripción y es a la vez Mayor ya
que registra los movimientos y saldos de las cuentas.
El Código de Comercio actual que empezó a regir a partir de 1972 en su
artículo 49 indica que "para los efectos legales cuando se haga referencia a
los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley
como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo
entendimiento de aquellos”.
De otra parte el artículo 1 del Decreto 1798 de 1990 establece que: "Los
comerciantes deberán registrar en la Cámara de Comercio con jurisdicción
en el lugar de su domicilio principal los libros de contabilidad que
consideren necesarios para asentar en orden cronológico sus operaciones,
bien en forma individual o por resúmenes que no superen las operaciones
de un mes a lo sumo, y para establecer el resumen de las operaciones de
cada cuenta, sus movimientos débitos y créditos y sus saldos, por períodos
no mayores a un mes.
El nuevo Código de Comercio no indica los libros necesarios que deben
llevar los comerciantes, como sí lo establecía el anterior, sino que dejó a
una nueva ley los libros obligatorios, ley que hasta la fecha no se ha
expedido y por consiguiente, por costumbre mercantil se han venido
utilizando como esenciales los libros que establecía el anterior código de
comercio como obligatorios.
El Decreto 2521 de 1950 mencionado anteriormente en el artículo 148 indicaba
que "Al abrir su giro, toda sociedad anónima hará en el libro de inventarios y
balances una descripción exacta y completa de todos sus bienes, muebles e
inmuebles, créditos Activos y Pasivos.
En este libro se sentarán periódicamente los balances de cada ejercicio,
comprendiendo en ellos además de los activos, las deudas vencidas o pendientes
a la fecha del cierre de los mismos balances, bajo la responsabilidad que se
establece en las disposiciones sobre quiebras"
Este es un elemento determinante para aclarar el objetivo y contenido de un libro
que posteriores desarrollos han considerado inútil, en especial en entidades no
comerciales, dado que han confundido el inventario de activos y pasivos con el
inventario de mercancías. Esta reconstrucción regulativa permite el entendimiento
de una situación que por olvido originó ignorancia.
El Decreto Numero 1990 del 24 de Junio de 1986." Por el cual se reglamenta el
artículo 17 de la ley 50 de 1984 y se dictan otras disposiciones" se refiere a la
obligación que tienen las entidades sin ánimo de lucro de llevar y registrar libros
de contabilidad, modificado posteriormente por el decreto 2500 de 1986.
El decreto 1798 de 1990 tuvo la siguiente estructura: treinta y seis (36) artículos,
Cinco (5) capítulos distribuidos así:
Capítulo I Disposiciones Generales
Capítulo II Formas de llevar libros
Capítulo III Exhibición de Libros
Capítulo IV Archivos y Conservación de libros y papeles del comerciante
Capítulo V Disposiciones finales.
El anterior Decreto fue incorporado en su totalidad en el Título III del Decreto 2649
de 1993 el cual es objeto de estudio de La Orientación.
El Código del Estado de Panamá vino a regir la República de Colombia en virtud de la ley 57 de
1887 que al respecto estableció.7
Ley 57 de 1887, Artículo 1º. Regirán en la República de Colombia noventa días después de la
publicación de esta ley, con las adiciones y reformas de que ella trata, los códigos siguientes:
7
La contabilidad en Colombia La contabilidad en Colombia. Documento en línea, disponible
en: http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html (25 de julio de 2009).
….. El de Comercio del extinguido estado de Panamá, y sancionado el 12 de octubre de 1869, y el
Nacional sobre la misma materia, edición de 1884 que versa únicamente sobre comercio marítimo.
Articulo 3º. En el Código de Comercio de Panamá se entenderá República donde se habla de
Estado de panamá, y las referencias que en dicho Código se hacen a las leyes del mismo estado,
se entenderán hechas a las correspondientes disposiciones de los Códigos Nacionales.
Las disposiciones de ese Código de Comercio relacionadas con la contabilidad mercantil se
incluyeron en el Capítulo II, Tituló Segundo del Libro 1º., las que se mantuvieron en su esencia
hasta 1971 cuando, se adoptó el Código de Comercio que nos rige actualmente.
Ley 20 de 1905, art 6º. Desde la sanción de la presente ley es permitido a toda persona natural o
jurídica que ejerza legalmente funciones comerciales, levar los elementos de descripción y de
cuenta de sus operaciones, o sean respectivamente los que hoy se llevan en el Diario y en el
mayor, en el Libro General de cuenta y razón de que trata el articulo 271 del Decreto numero 1936
de 27 de Diciembre de 1904, sobre Contabilidad de la hacienda Nacional dando a la descripción y
a la cuenta de tales operaciones la forma establecida en el decreto citado, en su modelo número
14, y sujetándose en lo demás a las disposiciones respectivas del Código de Comercio.
Decreto 1936 de 1904, art 271 El libro general de cuenta y razón irá dividido en folios, y
cada página de folio en nueve columnas tanto para el debe como para el haber,
así:
1ª. Año y mes;
2ª: Día del asiento;
3ª: Numero del asiento;
4ª. Folios de las cuentas acreedoras en el debe y de las deudoras en el haber;
5ª. Nombre de las cuentas acreedoras y narración del asiento en el debe y nombre de las cuentas
deudoras, únicamente en el haber;
6ª. Partida de cada cuenta acreedora en el debe y de cada deudora en el haber;
7ª. Valor de cada asiento;
8ª. Sumas mensuales; y
9ª. Saldos débitos en el debe y saldos créditos en el haber.
Artículo 28. Los comerciantes por menor sólo están obligados a llevar dos libros o cuadernos, a
saber: uno de cuentas corrientes, en que consten sus operaciones diarias, y otro de inventarios y
balances, en que conste su situación, por lo menos cada dos años.
Se considera comerciante por menor el que vende directamente a los consumidores los objetos en
que negocian.
Artículo 29. Podrá llevar el comerciante, fuera de los libros referidos, lo demás auxiliares que
use el comercio, y que juzgue necesarios para facilitar la inteligencia de sus operaciones.
Articulo 30. El comerciante que por cualquier causa no pudiere llevar por si mismos sus libros,
encomendará a otra persona su teneduría, bajo la responsabilidad del dueño, sin perjuicio de la
que corresponda al tenedor en casos de fraude o culpable negligencia.
Artículo 31 sustituido. Ley 65 de 1890, art único. Los libros enunciados en los tres
primeros incisos del artículo 27 estarán encuadernados, forrados y foliados; sus hojas serán
rubricadas por el Juez de comercio y sus Secretarios, y en la primera de ellas se pondrá una nota
fechada y firmada por ambos , que indique el número total de hojas y la persona a quien pertenece
el libro.
En los distritos donde no haya tribunal de comercio, cumplirán estas formalidades el juez o el del
distrito y sus respectivos secretarios.
Decreto Legislativo No. 2 de 1906, art 7º. Los libros enunciados en los tres primeros
incisos del articulo 27 del Código de Comercio serán rubricados, en los lugares donde haya
cámara de Comercio, en cada una de sus hojas, por el secretario de dicha cámara, y en la primera
de ellas se pondrá una nota fechada y firmada por el presidente y el secretario de las mismas, que
indique el número total de las hojas y la persona a quien pertenecen los libros.
Artículo 32 sustituido ley 57 de 1931, art 57. Los libros que están obligados a llevar los
comerciantes de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio, deberán ser escritos en
idioma español.
Artículo 33. En el libro diario se asentarán por orden cronológico y día por día, no solamente las
operaciones mercantiles que ejercen el comerciante, sino también todas las que puedan influir de
algún modo en el estado de su fortuna y de su crédito, expresando detalladamente el carácter, las
circunstancias y los resultados de cada una de ellas.
Al igual que los artículos del 34 hasta el 57 hablaba de los libros de caja, libro mayor, las
prohibiciones da los comerciantes, errores y omisiones, la presentación de los libros, etc.
Artículos 60 y 61. Sustituidos. Ley 26 de 1922 art 1º. El libro copiador de cartas
estará encuadernado, forrado y foliado; y los comerciantes trasladarán a el íntegramente, por el
orden de sus fechas, y sin dejas folios en blanco, todas las cartas que se escriban sobre los
negocios de su giro, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia.8
Decreto 2521 de 1950. El decreto 2521, reglamentario de la superintendencia de Sociedades
Anónimas, recogió las normas vigentes del código de Comercio, precisando y mejorando algunas
de estas normas. Este decreto incorporó a la Contabilidad las cuentas de valorización y
desvalorización de activo fijo y de inversiones. Las normas pertinentes a los libros y a la
Contabilidad.
Decreto 2160 de 1986. Mediante el decreto 2160 de 1986 se reglamento la contabilidad
mercantil y se expidieron las normas de contabilidad generalmente aceptadas.
No obstante, que en la práctica la contabilidad tuvo una concepción moderna como elemento de
información a partir de la década del sesenta, la misma no tenía soporte jurídico sino que era
derivada del desarrollo internacional de normas o la adaptación de norma de otras países más
adelantados.
Con el decreto 2160 de 1986 se empezó a configurar la contabilidad como el medio más
importante y útil para preparar y dar a conocer los diferentes aspectos que integran la información
relativa a las empresas, constituyéndose en un vehículo idóneo de comunicación a los diferentes
usuarios de la información contable. Este decreto fue un ordenamiento integral de la contabilidad
mercantil que incluyó normas contables básicas, normas contables técnicas y normas sobre
presentación de los estados financieros y sus revelaciones.
La mayor bondad del decreto 2160, hoy sustituido por el decreto 2649 de 1993, es que armonizó
en el país las normas de contabilidad y la presentación de los estados financieros, pues hay que
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La contabilidad en Colombia La contabilidad en Colombia. Documento en linea, disponible
en: http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html (25 de julio de 2009).
reconocer las diferencias anteriores en la aplicación de algunas normas, pero especialmente en la
presentación de los estados financieros donde la situación era caótica, sin que hubiera una norma
legal de referencia que unificara los registros y presentaciones.
Decreto 2649 de 1993. El consejo Permanente para la Revisión de las Normas Contables,
puso a disposición del Estado un nuevo texto sobre las normas de contabilidad generalmente
aceptadas en Colombia que incluía además de las normas contables, las disposiciones sobre
ajustes por inflación y las normas sobre registros y libros, reuniendo en un cuerpo normativo lo que
se encontraba hasta entonces disperso en los decretos 2160 de 1986, 1798 de 1990 y 2112 de
1991, así como las disposiciones que los modificaron o complementaron. Este decreto se expidió
en diciembre de 1993 con vigencia a partir del 1º. De enero de 1994, el cual por ser el vigente y la
base de la presente obra se transcribe íntegramente.
Se observa, de otra parte, que la evolución jurídica del diligenciamiento de libros cobija, por
regulaciones recientes, a las entidades sin ánimo de lucro. Conforme se expresa en las
regulaciones contenidas en las siguientes normas:
•
•
•
Decreto 2500 de 1986, el cual se modifica parcialmente el Decreto 1990 de 1986
Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o
trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Decreto 427 de 1996, Por el cual se reglamentan el Capítulo II del Título I y el Capítulo XV
del Título II del Decreto 2150 de 1995
3.2.- PLANES DE CUENTAS
La emisión de Planes de Cuentas, como adaptación de prácticas del modelo
continental europeo, es un elemento a destacar en la evolución regulativa, por su
trascendencia (a veces incomprendida) en la concepción de la contabilidad, y que
se puede resumir en los siguientes factores:
1. Se genera un punto de inflexión en la regulación contable, que se flexibiliza
pasando de ser un patrimonio exclusivo de la ley a un proceso
administrativo del gobierno nacional, y que posteriormente se ampliará a
organismos de menor jerarquía como las superintendencias.
2. La administrativización del derecho constituye un proceso de convergencia
entre los enfoques anglosajón (de énfasis en los estados financieros) y
latino (con énfasis en el proceso contable).
3. Se genera un desarrollo determinante de la regulación, incluso de la teoría
contable: los conceptos de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos,
gastos, cuentas de orden, pierden su funcionalidad de estados financieros y
se consolidan como autenticas categorías contables que transversalizan el
proceso contable.
4. Los Planes de Cuentas se constituyen en el elemento central de la
captación y clasificación de datos, así como del registro en libros y de la
presentación de estados financieros, dando sentido funcional a las antiguas
normas de fidelidad de la información, integrada en el texto de los
dictámenes que sobre estos deben emitir los revisores fiscales.
5. Establece que el proceso contable, y no los estados financieros, constituye
el escenario del reconocimiento de hechos económicos y la fuente
insustituible de las revelaciones.
6. Incorpora definiciones sobre libros oficiales de comercio, eliminando
espacios grises en relación con los artículos 49 y 50 del Código de
Comercio que aluden a libros obligatorios y registrados.
7. Las consecuencias benéficas de los planes de cuentas se acompañan de
resultados no previstos, dado que el aluvión de planes de cuentas eliminó
las tradiciones de regulador único y construye un escenario de
concurrencias regulativas, concurrencias de regulaciones y concurrencias
de reguladores, generadoras de controversias técnicas y contradicciones
jurídicas que simultáneamente han incrementado las obligaciones formales
de los obligados a llevar contabilidad.
La emisión de planes de cuentas se circunscribe en el tema de la evolución
jurídica de los libros de contabilidad. Dicha evolución se dio a través de una
práctica de administrativización del derecho mediante la emisión de Planes únicos
de Cuentas, tradicionales en el sector público, pero que solo emergen con claridad
en el sector privado a partir de la década de 1990, con la emisión del decreto 2195
de 1992 (derogado) y la posterior implementación del decreto 2650 de 1993.
3.3.- REGISTRO MERCANTIL
Los antecedentes de la práctica del registro mercantil en Colombia se asocia con
los antecedentes de las cámaras de comercio; en esta temática, Rodríguez
(1995) describió de manera amplia la historia de las cámaras de comercio desde
1778 hasta 1995. En la descripción de los consulados y tribunales de comercio
Rodríguez (1995, 25) señaló:
Las organizaciones gremiales que se gestaron en Europa a partir del siglo
XII son el origen remoto de lo que se formalizaría alrededor de las cámaras
de comercio; la primera de ellas fue creada en Marsella (Francia) en el año
1599.
Como antecedentes de entidades establecidas en el territorio de la actual
Colombia, que cumplieron con algunas funciones que pueden asimilarse a
las luego estipuladas para las cámaras de comercio, debe mencionarse en
primer lugar el “Juzgado de Comercio”, establecido en Popayán mediante la
Real Cedula del 11 de junio de 1778. No se tienen mayores referencias
sobre ese juzgado y de su existencia se conoce por la mención hecha de él
cuando posteriormente fue creado el “Consulado de Cartagena”.
El Consulado de Cartagena se estableció en 1795 y se componía de dos
organismos: El tribunal de justifica con funciones de resolución de conflictos entre
comerciantes, y la Junta, encargada del fomento y protección de la actividad
comercial. Dentro de las funciones de éste consulado se destacan las de
arbitramento, el fomento a la producción y el comercio tal y como sucede en
nuestros días.
En Santa Fe de Bogotá se referencia la constitución de un “Consulado de
Comercio” para el año 1805 (solicitado desde 1803 a la Corona) el cual pretendió
generar una independencia del Consulado de Cartagena, orientado hacia “la
conformación de un cuerpo de comerciantes y hacendados, que reunidos miraran
por el fomento de uno y otro ramos con todo el interés y conocimiento que le son
propios” (Casas, por Rodríguez, 1995, 26).
Se diferenció la iniciativa del consulado de comercio de Santa Fe Bogotá, por la
consideración de la mínima influencia que ejercía el consulado de Cartagena en el
interior del país y por la orientación respecto del comercio marítimo de éste último.
El consulado de comercio que funcionaba en 1805 en Santa Fe de Bogotá incluyó
en su jurisdicción a la región de Antioquia (Rodríguez, 1995, 26) y estuvo vigente
hasta 1824 año en el cual se generó la ley 10 que derogó la cédula de creación de
Consulados de Comercio, al tiempo que instauró los “Tribunales Especiales de
Comercio” con la misma orientación de los Consulados que derogó. Este cambio
fue propiciado por un nuevo cuerpo normativo de la incipiente concepción
republicana, posterior a la Guerra de Independencia.
En 1830 se expide, por el libertador Bolívar, un decreto que derogó las normas
existentes sobre tribunales de comercio y restableciendo el Consulado de
Cartagena, en los mismos términos contenidos en la Real Cédula de 1795. Con la
nueva constitución política de la Nueva Granada (1832), se asignó todo lo relativo
al comercio a la recientemente constituida Secretaria del Interior y Relaciones
Exteriores; conforme lo señala Rodríguez (1995, 27) “La Ley de 29 de mayo de
1833 dispuso el establecimiento de “Tribunales especiales de Comercio” en las
capitales de provincia o ciudades importantes, y del fomento de la actividad
comercial fueron responsabilizadas las Cámaras Provinciales de acuerdo con la
Ley de 31 de mayo de 1833.”
El desarrollo del tribunal de Comercio de Bogotá y la conformación de la Junta de
Comercio, como antecedentes del registro mercantil, se reseñan por parte de
Rodríguez (1995) de la siguiente forma:
Entre los años de 1832 y 1847 la política comercial del país fue
decididamente proteccionista y orientada al desarrollo de las nacientes
industrias manufactureras. El viraje dado en esta política en 1847 por
Florentino González, Secretario de Hacienda, mediante la ley de 4 de julio
de ese año, implanto una amplia libertad en el campo del comercio exterior
que condujo a nuevas situaciones en las relaciones entre los comerciantes.
La libertad para producir y cambia “a la vez que multiplicó los conflictos
entre comerciantes, dada la multiplicidad de negocios, llevó también a la
aparición de un embrionario sentido de agremiación entre ellos, asociado
además al conflicto creado frente a los artesanos nacionales amenazados
por la apertura comercial”.
El sentido de agremiación se observa en la reunión realizada en febrero de
1853, en desarrollo de la ley de 4 de mayo de 1852 “sobre establecimiento
de tribunales de comercio y sobre el modo de proceder en los juicios sobre
negocios mercantiles”, en la que como juez principal del Tribunal de
Comercio del Ciucuito Judicial de Bogotá, se eligio a Narciso Sanchez. Es
importante tener en cuenta que los comerciantes se congregaron en
asamblea para elegir democráticamente una persona en la que depositaron
su confianza para que actuara como árbitro.
El 1º de junio de 1853 se expidió el Código de comercio, estableciéndose
asi la normatividad para la acción del sector. Los comerciantes continuaron
eligiendo en asamblea al juez de comercio, asi como al Sindico y al
Depositario, según lo dispuesto en la ley de 16 de junio de 1853 “sobre
Tribunales y Juicio de Comercio”.
En el proceso de formación del espíritu gremial, los comerciantes de Bogotá
continuaron congregándose no solo para la elección del juez de comercio
sin para el cubrimiento de algunas otras necesidades. A partir de abril de
1855 se empezó a reunir la “Junta de Comercio” encargada de organizar lo
referente a la vigilancia y alumbrado de las calles del sector comercial de la
ciudad, complementando la labor del “Cuerpo de Serenos” creado en enero
de ese año…”
Para el caso Colombiano, es indudable que el inicio de la práctica del registro
mercantil se instituyó con las ordenanzas de Bilbao. En este sentido, Adelaida
Sourdis Nájera en un texto electrónico denominado Sefardíes y ashkenazis en
Barranquilla en la segunda mitad del siglo XIX. Negocios y compañías
comerciales9, efectúa una reseña sobre las ordenanzas de Bilbao y del nuevo
código de comercio, que reemplazó tal ordenanza, en los términos que se
transcriben seguidamente:
Las ordenanzas de Bilbao
Las primeras asociaciones encontradas en archivos son compañías
comerciales o simples contratos para ejercer el comercio “en todas sus
ramas”, regulados por las Ordenanzas de Bilbao. Estas normas fueron el
principal derecho sobre el comercio terrestre y marítimo desde el siglo XVIII
y reglamentaron los negocios, en cuyos contratos y escrituras se
encuentran plasmadas. Se transcriben algunos artículos pertinentes porque
muestran la normatividad y el espíritu que enmarcó esas primeras
empresas de los judíos.
9
Documento en línea disponible en: http://www.ocaribe.org/revista_aguaita/10/historia_2.htm (25 de julio de
2009).
Compañía, en terminos de Comercio, es un contrato entre dos, ó mas
personas, en virtud del qual se obligan reciprocamente por cierto tiempo, y
debaxo de ciertas condiciones, y pactos, á hacer, y proseguir juntamente
varios negocios, por cuenta y riesgo comun, y de cada uno de los
compañeros respectivamente, según, y en la parte que por el caudal, ó
industria que cada uno ponga, le puedan pertenecer, asi en la perdidas,
como en las ganancias, que al cabo del tiempo que asignaren, resultaren de
la tal Compañía. (Cap. 10 No.1) (Se conserva la ortografía original).
El estatuto bilbaíno no exigía especificar en detalle el objeto social.
Tampoco limitaba la responsabilidad de los contratantes, los cuales debían
obligarse, “[a]demás del fondo, y ganancias que en ella [la compañía] les
pertenezcan, con todo el resto de sus bienes, habidos, y por haber, al
saneamiento de todas las perdidas, aunque estos tales, ó alguno de ellos
entrase sin poner caudal en la compañía” (Cap. 10, No. XIII). Para proteger
la seguridad de los negocios y la buena fe de terceros se exigía constituir
las compañías por escritura pública
donde con toda distinción declaren uniformemente sus nombre, apellidos,
vecindario, el tiempo en que empezó, ó empezare, y el en que ha de
acabar; la porción, ó porciones de caudal, efectos, ó industria que cada uno
llevare para el total capital de la Compañía; la administración, trabajo, y
cuidado en que cada uno haya de entender, para el beneficio comun de
ella; la parte, y porción de dinero que cada uno haya de sacar anualmente
para sus gastos personales, o familiares; los gastos comunes
pertenecientes al Comercio, intereses, rentas de Casa y Almacenes, y otros
que sean indispensables; las perdidas en créditos fallidos, naufragios, y
semejantes accidentes como, y de qué suerte se han de entender; las
prorratas de las pérdidas, o ganancias, que al fin de la Compañía
resultaren, cómo hayan de pertenecer, y partirse; la estimación, que se ha
de dar á las mercaderías, y efectos comunes, que existieren al fin de la
Compañía; el repartimiento que han de hacer de los créditos, y haberes que
tuvieren al tiempo de dividirse; el pagamento que deberán hacer de las
cantidades, que debieren en común: Con todas las demás circunstancias,
capitulos, y condiciones licitas, que se quisieren imponer, y pactar. (C.10,
No. IV). (Se conserva la ortografía original).
Para evitar dudas, diferencias y costosos pleitos se obligaba a las partes a
suscribir una cláusula compromisoria mediante la cual sometían sus litigios
al juicio y dictamen de dos o más personas nombradas por ellos o por los
jueces. (Cap 10, No. XVI).
El Código de Comercio de 1853
Este estatuto reguló de manera amplia el comercio, conservó muchas de
las instituciones y garantías de las Ordenanzas de Bilbao, pero estableció
nuevas categorías, requisitos y condiciones que se tradujeron en distintas
modalidades de negocios. Se exigió discriminar con precisión el objeto
social, con lo cual empezaron a surgir empresas para desarrollar negocios
específicos. Se crearon tres clases de sociedades de comercio, la regular
colectiva, la en comandita y la anónima, lo que permitió en las dos últimas
limitar la responsabilidad de los socios al valor de sus aportes, con la
ventaja de evitar comprometer los haberes personales del comerciante y de
que muchos podían reunirse para aportar un capital, lo que amplió las redes
de comercio. Igualmente se exigió a las anónimas determinar el monto del
capital aportado por cada socio y se habilitó a la mujer casada mayor de 20
años para ejercer el comercio con “autorización expresa de su marido, dada
en escritura pública, o bien estando separada legítimamente de su
cohabitación, o cuando obtenga licencia del juez para contratar conforme a
las leyes comunes” (Art. 5). Entre los judíos estas modalidades tuvieron
amplia acogida y, a partir de la segunda mitad del siglo, se diversificaron los
negocios, aumentaron los capitales y actuaron mujeres comerciantes.
El código de comercio colombiano de 1853 estipuló la legislación sobre comercio
marítimo hasta 1870, año en el cual se expidió el código nacional de comercio
marítimo. Por otra parte, el código de comercio terrestre de 1887 intentó, desde
una perspectiva racionalista, sistematizar los aspectos mercantiles en un código,
pretensión que tuvo sus dificultades tal y como lo expresa Pinzón (2001) cuando
afirma: “Basta pensar en la ley 45 de 1923, sobre establecimientos bancarios; la
ley 46 de 1923, sobre instrumentos negociables; en la ley 105 de 1927 sobre
control a la actividad aseguradora; en la ley 58 de 1931, sobre sociedades
anónimas; en la ley 124 de 1937 sobre sociedades de responsabilidad limitada; en
el decreto 750 de 1940 sobre quiebras; o en la ley 155 de 1959 sobre practicas
comerciales restrictivas en general, para confirmar como durante toda la primera
mitad del siglo XX, también fue indispensable para nosotros la expedición de leyes
en materias mercantiles básicas no contempladas o insuficientemente reguladas
en el código de comercio terrestre de 1887, que ni desde su adopción podía ni
pudo satisfacer la pretensión racionalista de abarcar en forma sistemática y
sintética la regulación correspondiente a la materia mercantil.”
Con la expedición del código de comercio de 1971, se moderniza la concepción
del registro mercantil y su evolución consideró la necesidad del registro no solo
para comerciantes, sino también para entidades que quisieran contratar con el
estado (registro de proponentes) y para otras entidades sin ánimo de lucro.
Efectivamente, el artículo 2º del Decreto 427 de 1996 estableció las personas
jurídicas sin ánimo de lucro que deben registrarse en la Cámara de Comercio de la
siguiente manera:
“Conforme a lo dispuesto por los Artículos 40 a 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 de 1995 se
registrarán en la Cámara de Comercio las siguientes personas jurídicas sin ánimo de lucro:
1. Juntas de acción comunal
2. Entidades de naturaleza cooperativa
3. Fondos de empleados
4. Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de integración.
5. Instituciones auxiliares del cooperativismo
6. Entidades ambientalistas
7. Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas
8. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y
vecinos, diferentes a los consagrados en el numeral 5º del Artículo siguiente.
9. Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.
10. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales
11. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en
comunidades indígenas.
12. Gremiales
13. De beneficencia
14. Profesionales
15. Juveniles
16. Sociales
17. De planes y programas de vivienda
18. Democráticas, participativas, cívicas y comunitarias
19. Promotoras de bienestar social
20. De egresados
21. De rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, excepto las del
numeral 1º del Artículo siguiente.
22. Asociaciones de padres de familia de cualquier grado
23. Las demás organizaciones civiles, corporaciones fundaciones y entidades privadas sin ánimo
de lucro no sujetas a excepción…”
4.-ORIENTACION PROFESIONAL
4.1.- OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD
La relevancia del sistema de información contable en el desarrollo de la
humanidad, en el discurrir histórico, es de vital importancia en el mejoramiento de
las condiciones de vida de la sociedad y de los individuos, en el caso de Colombia
es una obligación de mantener un sistema contable por imposición de la ley a las
personas naturales y jurídicas de llevar contabilidad, o para quienes sin estar
obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba; así lo
reafirma el artículo 2 del Decreto 2649 de 1993.
Llevar contabilidad es uno de los principales deberes que la ley impone a algunas
personas en especial a los comerciantes tal como lo prevé el Código de
Comercio vigente en Colombia; igualmente determina la normatividad que, la
contabilidad ha de llevarse en libros (art. 125 del Decreto 2649 de 1993), los
cuales podrán exigirse para efectos probatorios en materia tributaria y en procesos
judiciales y para casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado (Art.15
de la Constitución Política).
En conclusión todas las personas Naturales y Jurídicas obligadas a llevar
contabilidad, de igual forma están en la obligación de conformar libros y
diligenciarlos en forma tal que garanticen su autenticidad e integridad. Cada libro,
de acuerdo con su destinación, debe contener numeración sucesiva y continua.
Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libro.
Conviene precisar que la obligación de llevar contabilidad es extendida a todas las
personas jurídicas, inclusive sin ánimo de lucro, conforme se ha expresado
anteriormente, y por lo tanto, si no se está amparado en un régimen de excepción,
aquellos obligados a llevar contabilidad, deberán observar lo dispuesto en el
decreto 2649 de 1993, “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se
expiden los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, tal y
como lo señala el artículo 2º “las disposiciones de este Decreto, deben ser
aplicados a las personas naturales o jurídicas, obligadas a llevar contabilidad”.
4.2.-CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD
En la reglamentación y en la doctrina contable actual no existe de forma taxativa
un concepto de libros de contabilidad que reúna elementos y requisitos desde la
telemática, de la información y comunicación, en coherencia con las exigencias del
comercio global, de los desarrollos de la electrónica y de los avances científicos
de la disciplina contable, que permitan la generación de confianza, integridad, , y
aseguramiento de los datos (electrónicos) de hechos económicos de un ente, al
tiempo que combine aspectos relativos a la conservación y registro en dichos
libros.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública desde las atribuciones que le
confiere la ley 43 de 1990 y Sentencia de la Corte Constitucional C-0530 de Mayo
de 2.000, desarrolla orientaciones profesionales que guían el ejercicio profesional
de los contadores públicos en Colombia, por esta razón, es necesario observar
con una visión prospectiva, la construcción de un concepto que reúna las
condiciones técnicas y tecnológicas, junto con los respectivos avances regulativos
internacionales, de la ciencia contable.
En este orden de ideas en el presente capitulo se hará una aproximación al
concepto de libros de contabilidad, estructurándose a partir de una definición
documental de libro cuyo contenido tenga elementos para el registro de
operaciones en el que básicamente se pretenda la permanencia, a través del
tiempo, de evidencia suficiente y valedera de los hechos económicos del ente y, a
la vez, satisfaga las expectativas de los profesionales de la contaduría y
organismos relacionados con la verificación de la confiabilidad de la información
financiera, advirtiendo que para integrar un concepto y explicar los elementos de
los libros, es necesario entender el termino de Teneduría de libros, ejercicio que
hasta hace poco constituía como una de las funciones del Contador Público.
4.2.1.- TENEDURÍA DE LIBROS
Para tener una idea general de los libros contabilidad, y de sus elementos, es
importante hacer referencia a lo que se entiende por Teneduría de Libros desde la
legislación contable actual; En éste término, que en la actualidad toma una
connotación de digitador de tecnología informática (por desarrollos de software
contable), se desarrollan instrumentos de registros de datos electrónicos en las
redes de información, las cuales afectan la llamada arquitectura de la información
empresarial; sin embargo a la luz de la construcción del concepto de libros sigue
vigente, no sin antes advertir, que el principal elemento para el desarrollo del
trabajo del tenedor de libros, son en esencia los registros de las operaciones que
se hacen, en los libros de contabilidad.
En el presente, por el desarrollo de la tecnología y de los sistemas de información
de las organizaciones empresariales, se utilizan medios electrónicos para capturar
o procesar datos de hechos económicos, generando ello un cambio en el
procedimiento de teneduría de libros, en cumplimiento del ciclo contable; tal
teneduría, en su totalidad, se hace en tiempo real, y en algunos casos
simultáneamente desde varios puntos integrantes de una red electrónica. En
consecuencia, se entiende por ciclo contable una serie sistemática de registros de
hechos económicos de un ente u organización, que se caracterizan, entro otros,
por presentarse en forma cronológica (desde la elaboración del comprobante de
contabilidad, su registro en libros; el proceso de ajustes de cuentas; el cierre de
las cuentas de resultado, hasta la preparación y presentación de estados
financieros).
De cualquier forma que se realice el ciclo contable, ya sea que se opere en forma
manual o en forma electrónica (digitación de información contable), se tiene que
hacer el diligenciamiento de Libros de Contabilidad.
4.2.2. CONCEPTO SOBRE TENEDURIA DE LIBROS.
Tal como se ha mencionado inicialmente para establecer la importancia de los
libros de contabilidad es menester la comprensión histórica de la Teneduría de
Libros.
Para Kohler, teneduría de libros, “Es un Procedimiento que consiste en
analizar, clasificar y registrar las transacciones de acuerdo con un plan
preconcebido, con el propósito de: a) proporcionar un medio por el cual pueda
dirigirse una empresa en forma ordena y b) establecer una base para registrar y
también para conocer el estado financiero de una empresa y asimismo los
resultados de su operación”.10 En el sentido anterior, la Teneduría de Libros es un
sistema de registro de todos los hechos económicos de un ente económico u
organización, de los obligados por la ley a llevar contabilidad.
El concepto de teneduría de libros nos proporciona una base para orientar el
cumplimiento de los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados,
los cuales permiten por medio del proceso contable, identificar, medir, clasificar,
registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente
económico, en forma clara, completa y fidedigna los cuales se reconocen, se
representan y se registran mediante las codificaciones de catálogos de cuentas,
con descripciones y dinámicas contenidas en los planes únicos de cuentas.
La teneduría de libros desde la utilización tecnológica, se, realiza en dos vías: la
tradicional la que se denominaría Teneduría Manual de Libros y en las actuales
circunstancias con mecanismos acorde con los avances científicos y tecnológicos,
se realiza a través de los sistemas telemáticos que se podrían denominar
Teneduría Digital de Libros.
4.2.2.1.1 - TENEDURIA MANUAL DE LIBROS DE CONTABILIDAD
La teneduría manual de libros es una actividad realizada por una persona que
hace todo el trabajo de registros contables en forma manual en los formatos y
libros de contabilidad físicos o materiales, los cuales son necesarios para ejecutar
y materializar el ciclo contable, de las operaciones del ente económico.
4.2.2.1.2.- TENEDURIA DIGITAL DE LIBROS DE CONTABILIDAD
La teneduría digital de libros de contabilidad es una actividad realizada por una
persona con conocimientos en contabilidad y experto en sistemas electrónicos
quienes mediante la tecnología computarizada alimenta o captura datos de hechos
económicos que originan asientos contables registrados electrónicamente en
ordenadores, datos que son transformados mediante la operación de un programa
de contabilidad en cumplimiento del ciclo contable11.
10
KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edición especial para Colombia, Unión Tipografica
Editorial Hispano_ Americana, México I. D. F: 1990.
11
Según el artículo 46 del Decreto 2649: “… El ciclo contable es el proceso que debe
seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten
correctamente a los usuarios de la información”. El ciclo contable está conformado por tres eventos
que en contabilidad se reconocen, estos son la iniciación o apertura evento en el cual se desarrolla
La información que se procesa mediante acción del digitador, debe contar con la
respectiva seguridad y evidencia en el sistema, con el fin de comprobar en tiempo
real o posteriormente con técnicas electrónicas, que tengan la autenticidad y que
cumplan con los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad que
son las condiciones con las que se caracterizan los documentos y libros
constituidos por papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no
equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Por
consiguiente, tratándose de comercio electrónico y soportes de las transacciones
podrán utilizarse los mensajes de datos con las características anotadas, como
soporte de los registros en cumplimiento de la Ley 527 de 1999.
Entonces la teneduría de libros en cualquiera de sus dos formas es una
herramienta básica de registros de hechos económicos de un ente, que se van
acumulando, en lo que se ha denominado la cuenta, elemento básico de los libros
de contabilidad.
4.2.3.- LA CUENTA EN CONTABILIDAD
La cuenta la define Kohler como el registro formal de un tipo particular de
transacción expresado en dinero u otra unidad de medida, y que se lleva en un
libro mayor, cuenta corriente, cantidad de una persona debe a otra…12 ,
La cuenta desde la construcción de los planes únicos, es un componente que se
representa numéricamente por cuatro dígitos, lleva una denominación como
resultado de la identificación de un hecho económico, reconocido en un elemento
o clase de los estados financieros, con una descripción de la transacción
económica y la forma dinámica como se debita (lado Izquierdo) o acredita (lado
derecho). Los incrementos se registran en un lado y las disminuciones en el otro
La cuenta en contabilidad, se reconoce por ofrecer una estructura de elementos
homogéneos, de la misma naturaleza con la cual se identifican hechos
económicos realizados, para tal efecto se requiere que la cuenta tenga un nombre
la constitución yo registro del ente, el segundo es el relacionado con la puesta en marcha del ente
y el tercer evento es el cierre en el cual se producen y se promulgan los estados financieros.
El Ciclo Contable por lo general cumple los principios de un sistema, con entradas, procesos, y
salidas, partiendo desde la autorización de las transacciones económicas del ente, Recolección
de los documentos soportes externos e internos, Codificación de cada soporte en sus
operaciones o transacciones, Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad,
Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal, Elaboración de los estados financieros,
presentación y divulgación de los estados financieros. El ciclo es válido tanto para la
contabilidad manual o sistematizada.
12
KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edición especial para Colombia, Union Tipografica
Editorial Hispano_ Americana, México I. D. F: 1990, pgna 155.
que se ubique y forme parte de un elemento o clase, en el cual debe ser medido y
registrado, insumo natural para la producción y sistematización de los estados
financieros, tales elementos o clase son los activos, los pasivos, el patrimonio, los
ingresos, los costos, los gastos, las cuentas de orden, etc.
La acumulación de hechos económicos es otra de la características de la cuenta,
bien pueden ser de tipo debito o crédito dependiendo de las operaciones que
realice, la cuenta se utiliza para registrar los incrementos y las disminuciones que
resulten de las transacciones, el conjunto de las cuentas de un ente económico
constituyen el libro mayor y balances.
Al referirse a la cuenta es imposible desligarse de la partida doble en la actual
reglamentación de la contabilidad en Colombia, así se puede afirmar al consultar
el artículo 50 del Código de Comercio cuando señala que la contabilidad
solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en
libros registrados, de manera que registre una historia clara, completa y fidedigna
de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida
el gobierno. La norma mocionada se reafirma mediante el artículo 56 del Decreto
2649 de 1993.
4.2.4.- PARTIDA DOBLE.
En la teneduría de libros la partida doble, cada transacción u operación implica un
“asiento” en doble sentido y, por tanto, auto balanceado, … La característica del
“doble sentido” que cada transacción tiene en común con todas las demás
transacciones, puede expresarse en forma más sencilla, esto, es: a=b. es decir,
en la teneduría de libros por partida doble, después del reconocimiento de cada
una de las transacciones, da expresión a dos elementos monetarios idénticos;
puesto que los dos elementos de cada operación han de registrarse en los mismos
libros y habrá de conservarse invariablemente la idea de la igualdad, la identidad
adquiere la forma derivada de a-b = 0; por tanto, uno de los elementos es positivo
y el otro negativo. El elemento positivo se denomina debito (o cargo) (debe) y el
elemento negativo crédito (o abono) (haber)...13
4.2.5.-CONCEPTO DE LIBRO DE CONTABILIDAD
El Código de Comercio en su artículo 5614, no ofrece un concepto de lo que es un
libro de contabilidad, sin embargo expone “que los libros podrán ser de hojas
removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras
estén numeradas, pueden conservarse archivadas en orden y aparezcan
autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno”.
13
KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edición especial para Colombia, Unión Tipográfica
Editorial Hispano_ Americana, México I. D. F: 1990, pgna 506
14
LEGIS, Código de Comercio, Pgnas 34 a 36.
Según Sentencia de marzo 19 de 1999 Radicación No 9141 del Consejo de
Estado señala que "El concepto de libro de comercio en general y de libros de
contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto
el concepto tradicional de haz de hoja como también los citados cintas
magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que,
como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos
económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co. Art.
2035): Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que
deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar contabilidad"
CONCEPTO DE LIBROS PROPUESTA (PARA ANALIZAR)
• Para el Consejo Técnico de la Contaduría: Un libro de contabilidad es
un documento que contiene registros y evidencias de los hechos
económicos de una persona natural o jurídica obligada a llevar
contabilidad, los cuales se representan mediante la utilización de las
codificaciones del catalogo de cuentas, las descripciones y dinámicas
contenidas en los planes de cuentas en cumplimiento del ciclo
contable los datos escritos y/o digitados se deben llevar en hojas
continúa físicas o electrónicas debidamente foliadas y rubricadas
con las cuales se conforman los libros de contabilidad entre éstos, los
libros oficiales los que se
registran de acuerdo a las exigencias
legales, en las entidades públicas o privadas.
4.2.5.1.BASES
DECONTABILIDAD
ELECTRONICAS
DE
SOPORTES
Y
LIBROS
Como se señala en la justificación de que Los sistemas de Información se hacen
cada vez más complejos exigentes y tecnológicamente estructurados en donde las
comunicaciones e información fluye a velocidades insospechadas; la contabilidad
como sistema de información y de control de las sociedades comerciales y civiles,
no escapa al entramado del advenimiento científico, tecnológico e innovador en la
era del conocimiento dentro del marco de la globalización. Dentro de la cual se
está dando nuevas formas de reglamentación que afectan las estructuras legales
internas. Entre otras la que tiene relación con el comercio electrónico.
La comunidad internacional por intermedio de las organizaciones Supra Estados
Como es la Organización Mundial del Comercio OMC, y en especial la
Organización de Naciones Unidas ONU, se ha pronunciado en lo que tiene que
ver con Comercio Electrónico, a través de la Comisión de las Naciones Unidas
para el Derecho Mercantil Internacional CNUDMI. Que ha promulgado la
Resolución 51/162 de la ASAMBLEA GENERAL de 16 de Diciembre de 1996 en
la que contiene la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico con la
guía para su incorporación al derecho interno. En Colombia fue incorporada al
ordenamiento jurídico colombiano, con la promulgación de la Ley 527 de 1. 999 de
la cual se refiere a continuación.
La ley 527 de Agosto 18 de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta el
acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firma
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.”
En el Capítulo I, articulo 1 expone algunos casos excepcionales en los cuales se
advierte que de acuerdo a las normas legales debe ir necesariamente impresas en
cierto tipo de productos en razón del riesgo que implica su comercialización, uso
o consumo. El artículo 2 contiene los conceptos de mensaje de datos, comercio
electrónico, firma digital, intercambio electrónico de datos, y
sistema de
información
De las cuales se transcriben los siguientes:
"a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser,
entre otros, en el intercambio electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo
electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.;
b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda la relación de
índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno
o mas mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de
índole comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo
de distribución; toda operación de representación o mandato comercial; todo tipo
de operaciones financiera, bursátiles y de seguros; (...)".
El artículo 6 señala, cuando alguna norma requiera que la información sea por
escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la
información que este contiene es accesible para su posterior consulta.
4.3.- CARACTERISTICAS GENERALES DE LIBROS Y PAPELES DE
CONTABILIDAD.
PROPUESTA POR EL ESTUDIO
Los libros y papeles contabilidad tienen las siguientes características generales:
• Son la base de la información contable.
• Son la descripción y el resumen de los hechos económicos de un ente
económico.
• son la base histórica evolutiva del ente económico.
• Son una estructura de hojas de papel y/o registros en hojas electrónicas
análogos previamente numeradas y rubricadas
• Son el fundamento del sistema contable.
• Son la evidencia de los hechos económicos de una persona jurídica y/o
natural obligada a llevar contabilidad.
• Los Libros Principales deben ser registrados ante el organismo competente,
según el sector económico y/o social al cual pertenezca el obligado.
• Hacen parte de la Arquitectura de la información empresarial
4.3.1.- CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y
MENSAJES ELECTRÓNICOS DE DATOS
4.3.1.1 CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LIBROS
EL Decreto 2649 de 1993 refiere sobre Conservación y Destrucción de los
Libros. Estipula que los entes económicos están en la obligación de conservar
en forma ordenada los libros de contabilidad, actas, de registros de aportes,
los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad
y la
correspondencia relacionada con sus operaciones. Luego indica que salvo lo
dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse
pueden destruirse después de Veinte (20) años contados a partir de del último
cierre de aquellos o la fecha del último asiento documento o comprobante. No
obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico,
pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5)
años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Tratándose de comerciante, para diligenciar el acta de destrucción de los libros
y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse
ante la Cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la
reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos. El artículo
aclara, cuando se garantice su reproducción por un medio técnico de los
documentos del ente económico estos podrán ser destruidos después de diez
(10) años, exposición que está en concordancia con el artículo 60 del Código
de Comercio.
Según el artículo 13 de la Ley 57 de 1985, la reserva legal sobre cualquier
documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Modificado según
la ley 594 de 2000, al señalar que al cumplir este término, el documento por
este solo hecho no adquiere el carácter de histórico y podrá ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la
obligación de expedir a quien lo demande copias y fotocopias del mismo.
El Código del Comercio, Decreto- Ley 410 de 1971, sobre el tema hace
referencia siguiente. Establece que todo comerciante conformará su
contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros, ,
podrá autorizar el uso de sistemas que, como la micro filmación faciliten
guardar los archivos de los documentos y correspondencia de los
comerciantes, para que estos sean la historia clara completa y fidedigna de los
asientos individuales y el estado general de los negocios.
Estipula que los libros y papeles del comerciante se deberán ser conservados
por lo menos por diez años. Tomando como referencia el cierre de aquellos o
a la fecha del último asiento, documento o comprobante. Esta norma autoriza
al comerciante que después de los diez (10) años este si quiere puede
destruirlos siempre y cuando garantice su reproducción exacta por cualquier
medio técnico, llenando los requisitos de verificación por parte de la Cámara de
Comercio donde se hayan registrado los libros con el fin de constatar la
exactitud de la producción de la copia, a demás el Secretario de la Cámara de
Comercio firmará el acta en la que anotará la relación de los libros, papeles y
documentos que se destruyeron y los procedimientos para su reproducción.
Decreto 2620 de 1993, Reglamenta el procedimiento para la utilización de
medios técnicos adecuados para conservar los de archivos de los
comerciantes. El decreto en comento, indica que el comerciante podrá utilizar
cualquier medio técnico que garantice la reproducción exacta de los
documentos, entre otros medios que puede utilizar el comerciante menciona la
micro filmación, micrografía y los discos ópticos; para la reproducción de los
documentos se debe contar con la presencia de un funcionario de la Cámara
de Comercio del domicilio del comerciante quién mediante acta dejará
constancia de la relación de documentos reproducidos y la exactitud de los
mismos, además, que los jefes del registro mercantil certifiquen la exactitud de
las reproducciones de acuerdo al medio técnico utilizado.
En la doctrina de la Superintendencia de sociedades, mediante Of. OA - 25217
de diciembre 31 de 1980, hace referencia que el Decreto Legislativo 3354 de
1954, reglamentario del decreto 2527 de 1950 y la resolución 316 de 1956 de
la Superintendencia de Sociedades. "Disponen que los originales de los
documentos micro filmados no podrán ser destruidos sino hasta que haya
transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejan en cada
caso, vale decir que se permita a cada persona que haga el uso de micro
filmación destruir los originales de los documentos así reproducidos cuando
considere que ha pasado un lapso prudencial para ello, el actual Código de
Comercio en el artículo 60, suprimió para los comerciantes la facultad de
determinar el período durante el cual debe mantener sus libros y papeles y por
el contrario dispuso que, los profesionales del comercio deben conservar sus
libros y papeles cuando menos durante diez años, contados desde el cierre de
aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante.."
Falta, ley de archivo.
4.3.1.1.1.- BASE
ELECTRONICOS.
LEGAL
SOBRE
CONSERVACION
DE
DATOS
En relación a la conservación de datos y documentos electrónicos que de
acuerdo al artículo 12 de la Ley 527 de 1.999,
regla aspectos sobre la
conservación de los mensajes de datos y documentos, entre los cuales se
encuentran los libros y papeles de comercio, los cuales se podrán conservar
en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. El artículo
señala los requisitos para la conservación de ciertos documentos, registros o
informaciones cuya conservación quedará satisfecha cumpliendo las tres
condiciones mencionadas en esta disposición. En el caso particular de los
libros y papeles del comerciante indica que estos se podrán conservar en
cualquier medio técnico que garantice su reproducción.
De la norma anterior se analiza que esta no es contraria con las disposiciones
que sobre la materia reglan los artículos 55 y 60 del código de comercio y
Artículos 134 y 135 del Decreto 2649 de 1993. En este orden de ideas una
cosa es la impresión de los libros y otra cosa distinta es que para la
conservación de estos y con el objeto de reemplazar el documento en papel,
pueden reproducirse a través de cualquier medio técnico que garantice su
reproducción exacta tal como microfilmes, microfichas o cualquier otro medio
técnico que garantice su reproducción exacta; es recomendable que la
información contable se imprima de acuerdo a las necesidades de los usuarios
y aplicando los procedimientos estipulados en el artículos 125 y 126 del
decreto 2649 de 1993.
El decreto 2649 de 1993 se refiere en el articulo 123 sobre los soportes e
indica que los requisitos legales que sean aplicables a los hechos económicos
deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los
elaboren. Afirma que estos soportes deben adherirse a los comprobantes de
contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia
conservándose archivados en orden cronológico y de tal manera que sea
posible su verificación.
De lo anterior se entiende que toda persona natural o jurídica que posea la
calidad de comerciante, o que este obligada a llevar contabilidad debe regirse
por las normas que regulan la actividad mercantil y además con las que
regulan la actividad contable por su obligación de llevar contabilidad de sus
operaciones de comercio, de igual forma de todas aquellas reglamentaciones
conexas a la actividad siendo una de ellas y una obligación la de conservar
los libros , documentos y papeles de comercio sea cual fuere la fuente que dio
origen al soporte del reconocimiento, clasificación, valuación, registro y
revelación del hecho económico, orientados a mantener la integridad, la
confiabilidad, la oportunidad y la utilidad social de la información evidenciando
las operaciones de la realidad económica.
Una de las razones de la contabilidad, es el registro de los hecho económicos
originados por todas aquellas operaciones que el ente económico dentro del
cumplimiento de su objeto social debe realizar, evento que el legislador desde
el nacimiento de la ciencia contable, previo la conservación de los documentos
relacionados con los registros de la contabilidad por diferentes medios; desde
las tablillas hasta los mas sofisticados medios actuales como lo son los
electrónicos a los cuales hace referencia la ley 527 de 1999, no solo con el
objeto de guardar la historia contable de la respectiva organización económica,
sino que también sirviera de fundamento histórico a la humanidad y su
evolución social y comercial.
En nuestro ordenamiento jurídico, es el Código de Comercio que reglamenta la
necesidad de tener libros, papeles, documentos y demás elementos necesarios
con el fin de llevar la contabilidad y de conservar la información financiera no
solo para el ente sino que también sea uno de los elementos importantes como
prueba judicial en casos de controversia; Razones que sirven para señalar que
la conservación además de ser un mandato legal debe ser una obligación
social
4.3.1.2. IMPRESIÓN DE LIBROS.
Los libros oficiales, obligatorios deben llevarse impresos en los folios
registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a más
tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren
realizado. Para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales señala que quienes utilicen el
sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, entre
tantos, libros oficiales, libros auxiliares, que sirvan de soporte para conocer las
transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de
hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por
irregularidades en la contabilidad. (Concepto 39801 del 17 de junio de 1994
DIAN)
La Corte Constitucional señaló en sentencia C-662 de 2000 respecto de la ley
527 de 1999, el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual, los
mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos
consignados en papel, es decir que, debe dárseles la misma eficacia jurídica,
por cuanto comportan los mismos criterios de un documento, señalando que el
principio de los “equivalentes funcionales” se fundamenta en un análisis de los
propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel,
para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con
técnicas electrónicas, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad,
inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación
consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no
equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Por
consiguiente, tratándose de comercio electrónico y soportes de las
transacciones podrán utilizarse los mensajes de datos con las características
anotadas, como soporte de los registros.
Las normas del Código de Comercio obligan adelantar la contabilidad en libros
debidamente registrados, con el correspondiente valor probatorio, operando
para el efecto, la diligencia en papel realizada en la oficina que corresponda,
de acuerdo a la naturaleza del ente económico, de manera que hasta que no
se realice la correspondiente reforma a las normas mercantiles o exista un
pronunciamiento jurisprudencial sobre este tema, deberá continuarse con la
aplicación de los preceptos sobre el registro e impresión de libros de
contabilidad.
Ahora bien, dada la obligación de las diferentes organizaciones de remitir
información a las entidades que ejercen inspección y vigilancia y la presunción
de que dichos datos corresponden a la realidad financiera tomada de los libros
oficiales, se deduce la obligación para aquellas de registrar sus operaciones.
Lo anterior es base para toda certificación, atestación y dictamen.
4. 4. - OPORTUNIDAD Y REGISTRO DE LOS LIBROS DE
COMERCIO.
De acuerdo con decreto 2649 de l.993 Cuando la ley así lo exija, para que
puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a
su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio
principal. En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrar
ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el
establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña
del establecimiento; entendiéndose por enseña según el diccionario de la
lengua española como insignia o estandarte.
Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se
requiere que: al anterior le falten pocos folios por utilizar, que un libro deba ser
sustituido por causas ajenas al ente económico; una u otra circunstancia debe
ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal
cuando exista el cargo, o en su efecto, de un contador público, la falta de un
libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia
autentica del denuncio correspondiente.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas
de tarjetas deben ser autenticadas mediante sello de seguridad impuesto en
cada uno de ellas.
Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los
libros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) mese de su
inscripción.
4.4.1. DE LA CAMARA DE COMERCIO.
En la Cámara de Comercio, deben registra sus libros oficiales; de acuerdo al
articulo 28 del Código Mercantil las Personas Naturales, los entes económicos,
que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como
comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o
extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que
inicien actividades. De igual manera de acuerdo con lo previsto en le Articulo
42 del Decreto 2150 de 1995 las entidades sin animo de lucro tales como: Los
organismos de integración, ambientales, Científicas, Tecnológicas, Culturales
e Investigativas, Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no
nacionales, asociaciones de padres de familia, corporaciones, asociaciones y
fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades, indígena,
asociaciones gremiales, de beneficencia, de profesionales, juveniles, sociales,
democráticas, participativas, cívicas y comunitarias, promotoras de bienestar
social, de egresados, de rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos
e incapacitados, las sociedades civiles inscritas en el registro mercantil. Las
demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas
sin animo de lucro no sujetas a excepción (los clubes sociales y cajas de
compensación), Juntas de acción comunal.
De otra parte, según los artículos 143, 144 del decreto 2150 de 1995, y las
resoluciones 681 de 2000 y 2329 del 29 de enero de 2003; las cooperativas,
los fondos de empleados y asociaciones mutuales, así como los organismos de
integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo, también habrán
de tramitar su registro ante la Cámara de Comercio.
4.4.2. DEL REGISTRO ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y
ADUANAS NACIONALES - DIAN
Según el Decreto Reglamentario 2500 de 1986 y en concordancia con el articulo 45 del Decreto 2150 de
1995, y artículo 3 del Decreto 427 de 1996, deben inscribir libros en la DIAN: Las Instituciones de
educación superior; las instituciones de educación formal y no formal que se refiere la ley 115 de 1994;
las personas jurídicas que presten servicios de vigilancia privada; las iglesias , confesiones y
denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros; las
reguladas por la ley 100 de 1993 de seguridad social, cámaras de comercio y las demás personas
jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma específica su creación y
funcionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales; entidades privadas del sector
salud de que trata la ley 100 de 1993, las sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y
derechos conexos de que trata la ley 44 de 1993, las personas jurídicas extranjeras de derecho privado
sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia,
establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y
fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, r4egulados por el decret6o 3130 de
1968 y demás disposiciones pertinentes, caja de compensación familiar reguladas por la ley 21 de
1982, cabildos indígenas regulados por la ley 89 de 1890, entidades que conforman el Sistema Nacional
de Deportes de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la ley 181 de 1995 y
decreto ley 1228 de 1995, organizaciones gremiales de pensionados de que trata la ley 43 de 1984 y las
casas-cárcel de que trata la ley 655 de 1995
Adicionalmente, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una persona
jurídica de naturaleza única cuya creación e inscripción fue regulada por el decreto- Ley 2206 de 1998
de manera que se constituye en una de las excepciones a que se refiere el decreto 2150 de 1995, por lo
que no está obligada a registrar sus libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, por tanto
deberán inscribirse en la dirección de impuestos Nacionales, de conformidad a lo previsto en el articulo
774 del Estatuto Tributario15.
Es de aclarar que de acuerdo a la Ley 133 de 1994, Decreto 1396 de 1997,
Decreto 1319 de 1998. El reconocimiento de personería jurídica y registro de las
iglesias,
confesiones,
denominaciones
religiosas,
sus
federaciones,
confederaciones y asociaciones de ministros se hace ante el Ministerio del
Interior.
Lo propio habrán de hacerlo las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, los
profesionales Independientes y por ultimo aunque no existe una disposición de
carácter general que obligue también habrán de hacerlo ante esta autoridad, los
consorcios y uniones temporales, por vía de recomendación y conveniencia.
4.4.3.- MINISTERIO DE PROTECCION SOCIALLos Sindicatos por mandato de la Ley 11 de 1984 art. 18, deberán registrar los
libros de afiliación, actas de asamblea general, de junta directiva, de inventarios
y balances y de ingresos y egresos deben la Inspección del Trabajo.
4.4.4.- CONSEJO NACIONAL ELECTORAL.
Según la ley 58 de 1985, articulo 6 los partidos y movimientos políticos deben
registrar los libros de contabilidad en el Consejo Nacional Electoral.
4.4.5.- GOBERNACIONES O ALCALDIAS.
Las Juntas de Acción Comunal. Las Juntas de Vivienda Comunitaria; Asociaciones
Comunales de Juntas. Federaciones Comunales y la Confederación Comunal
Nacional, como organismos de primero, segundo, tercero y cuarto grado quedan
por fuera del ámbito de registro ante las cámaras de comercio, siendo cobijadas
por los entes territ6oriales de conformidad con el Decreto No 1774 de septiembre
111 de 2000, por la cual se reglamenta la ley 537 de 1999. Y en concordancia con
la ley 52 de 1990 y la ley 136 de 1994 articulo 143.
15
CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURÍA; Orientación Profesional No 5 Libros, mayo 13 de 2003. En
complementación del concepto DIAN 09846 de 200, referenciado en la Orientación.
4.4.6 OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO
Respecto a la oportunidad para la inscripción de libros, el numeral 4 del artículo
29, estipula que la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no
fija termino especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro no
producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.
4.4.5 REGISTRO EXTEMPORANEO DE LIBROS
La legislación vigente sobre libros de contabilidad señala que la inscripción de los
libros de comercio entre ellos los libros de contabilidad se podrá realizar en
cualquier tiempo, al no ser que exista una ley que fije el termino especial para
hacerlo, en este sentido hasta la fecha no se ha legislado sobre el asunto, solo
existe doctrina que trata el tema entre otra la de la cámara de comercio que
indica que" Los libros de comercio de una sociedad deben ser registrados para
dar cumplimiento del comerciante contenida en el artículo 19, numeral 2° del
Código de Comercio". Es decir que inscrito el comerciante en el registro mercantil
inmediatamente se debe proceder hacer de igual forma el registro de los libros.
El acto de no realizarse la inscripción oportuna de los libros, acarrea
consecuencias tales como las que los actos, operaciones, registros de hechos
económicos y los documentos derivados de estos no tengan valides ante terceros,
además de acarrear sanciones legales como por ejemplo las multas impuestas por
las superintendencias, suspensión del registro mercantil, tributarias entre otras
además de no servir de prueba en actos judiciales cuando no se inscriben
previamente.
Como no existe un plazo estipulado en la ley para realizar la respectiva inscripción
se presume que una vez realizado el registro queda subsanada la dicha omisión.
Las normas de igual forma no señalan que no se puedan registrar las
transacciones y hechos económicos del ente realizados antes del registro de los
libros, por lo tanto una vez reconstruida la información contable y financiera
debidamente soportada y sea veraz y confiable, esta información es valida y se
puede constituir en plena prueba. Excepto porque algún organismo competente
de vigilancia, inspección, control o judicial cuestione o halla cuestionado la
información.
El Código del Comercio referente al tema indica que es obligación de todo
comerciante inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. Deberán inscribirse en el
registro mercantil, Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de
actas de asamblea y juntas de socios, así como los de juntas directivas de
sociedades mercantiles.
Estipula que el registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas,
sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o los decretos
reglamentarios:
(..:)
La Inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término
especial para ello; Pero los actos y documentos sujetos a registrar no producirán
efecto respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.
La inscripción de los libros se probará con la respectiva certificación expedida por
la Cámara de Comercio o mediante inspección judicial practicada en el registro
mercantil.
Solo se podrá llevar la contabilidad en idioma castellano, por el sistema de
partida doble, en libros registrados,(el resaltado es nuestro) de manera que
suministre una historia clara, completa fidedigna de los negocios del comerciante,
con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
La Norma prohíbe actuar al comerciante sin previo registro al señalar que las
sociedades no podrán iniciar actividades en desarrollo de la empresa social sin
que se haga el registro mercantil de la escritura de constitución.
4.4.7 DE LA DOCTRINA DE LA CAMARA DE COMERCIO
Con relación al tema la Cámara de comercio mediante oficio 03- 389 de mayo 18
de 1984, oriento sobre la oportunidad del registro de libros de comercio, doctrina
citada por el libro de régimen contable al referirse. II DOCTRINA - Oportunidad del
registro. II Los libros de comercio de una sociedad deben ser registrados para dar
cumplimiento del comerciante contenida en él articulo 19, numeral 2° del Código
de Comercio.
Ahora bien, teniendo en cuenta que cuando una sociedad se constituye para
realizar actos de comercio queda sometida a las obligaciones del comerciante
colectivo, vale la pena preguntarse cuándo surge la obligación de registro aludida;
establecido como esta en la propia ley no concedió un plazo especial, resulta
lógico concluir que la carga de registro se iniciará al momento de surgir a la vida
jurídica el ente moral aunque, desde un punto de vista práctico, dicho momento se
difiera en el tiempo al efectivo ejercicio del objeto social, que al tenor de lo previsto
en el articulo 116 de la obra citada, debe estar precedido de la inscripción del
contrato social en la cámara de comercio del domicilio principal. Debe entenderse
que desde esos mismos momentos se encuentra en el deber de registrar los
libros. Por ello se puede afirmar que, inscrita la sociedad en el registro mercantil,
en forma inmediata debe presentar a éste sus libros de comercio con el fin de que
sean registrados.
Además, debe recordarse que el no registro de los libros tipifica incumplimiento de
la obligación de todo comerciante que puede acarrear sanciones a la sociedad,
como por ejemplo las multas impuestas por la Superintendencia de Sociedades, o
la suspensión del permiso de funcionamiento de una sociedad vigilada, o la
imposibilidad de acceder al concordato"
La circular externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria en relación con
los libros de contabilidad de las entidades vigiladas por esta expone lo siguiente:
(...)
" 2. Registro de libros en la cámara de comercio. Los libros de contabilidad de los
establecimientos de comercio que correspondan a los descritos en los numerales
1° y 2° del articulo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 deberán
registrase en la cámara con competencia territorial en el lugar donde funcione el
establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la
Superintendencia Bancaria, con identificación de la enseña del correspondiente
establecimiento de comercio. Los libros auxiliares necesarios para el
entendimiento de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil, sin
perjuicio del cumplimiento del articulo 128 del citado decreto.
Las entidades vigiladas que lleven libros de contabilidad en sus establecimientos
de comercio deberán registrase en la cámara del domicilio principal un libro de
resumen que permita combinar, a lo sumo, el movimiento mensual de cada una de
las cuentas de las operaciones de los establecimientos de comercio, de manera
que este libro contenga la totalidad de las operaciones de la entidad como unidad
económica que es, cuyo soporte serán los libros llevados de los respectivos
establecimientos.
4.5.- SOPORTES
Los soportes son papeles o documentos de contabilidad, que sirven para
registrar la información y hacer control de los hechos económicos de una persona
natural o jurídica obligada a llevar contabilidad. Estos tienen origen externo y/o
interno, deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan
en ellos o los elaboren16. Según la clase de empresa se elaboran manual o
electrónicamente (ley 527 de 1999) en original y tantas copias como las
necesidades lo requieran, los soportes o documentos de contabilidad son
evidencia histórica.
El soporte o documento de contabilidad es lo fundamental para la existencia del
comprobante de contabilidad que a su turno es requisito previo sine qua non del
registro de cualquier operación del ente económico, por lo tanto se puede
asegurar que el soporte contable es: el documento originario que justifica la
emisión de un comprobante de contabilidad, que explica la operación que este
representa y hace parte integral del mismo.17
16
, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA, Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993. Por el cual se
reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia. articulo 123.
17
REPUBLICA DE COLOMBIA CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PUBLICA, Soporte Contable, concepto CTCP
179 DEL 15 DE JULIO DE 1998.
La base primaria del registro y del comprobante de contabilidad como se expone,
son los soportes o documentos de contabilidad es la esencia de la historia de los
hechos económicos de una persona natural o jurídica obligados a llevar
contabilidad. Como son documentos que soportan transacciones económicas
estos deben llenar los requisitos exigidos por la ley de acuerdo a la clase de
documento expedido que origina movimientos contables.
4.5.1.-ORIGEN DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE
CONTABILIDAD
De acuerdo al artículo 123 los soportes pueden ser de origen interno o externo.
4.5.1.1.- SOPORTES O DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO.
Los soportes de origen interno son los emitidos por la persona natural o jurídica
obligados a llevar contabilidad, con el fin de organización interna de la
contabilidad, dentro de estos soportes encontramos los siguientes: reembolsos de
caja menor, notas de contabilidad, nota crédito y nota debito, depreciaciones de
propiedad planta y equipo, distribución de costos, utilidades, movimiento de
reservas entre otros.
4.5.1.2...SOPORTES O DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO.
Son aquellos que son elaborados o que emiten las personas naturales o jurídicas
obligados a llevar contabilidad como resultado de operaciones que hace con
terceros, dentro de estos soportes se clasifican los documentos o soportes de
actos escritos los que se originan según el artículo 826 de Código de Comercio
que al tenor se refiere: “Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por
escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los
suscriptores.
Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los
elementos que integren o de un signo o símbolo empleado como medio de
identificación personal.
Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo hará otra persona a su ruego,
dando fe de ello dos testigos, y se imprimirán en el documento las huellas digitales
o plantares del otorgante.
4.5.1.3 SOPORTES DE ORIGEN ELECTRONICO
Si la ley no dispone otra cosa, las cartas o telegramas equivaldrán a forma escritas
con tal que la carta o el original del telegrama estén firmados por el remitente, o
que se pruebe firmados por el remitente, o por su orden.” artículo que está en
concordancia con la ley 527 de 1999, artículos 6°, 7°, 28°, y 35°.
Entre otros soportes o documentos de contabilidad de origen externos
encontramos los siguientes: Comprobantes de Egresos, Recibos de Caja,
Ordenes de Compras, Facturas de compraventa manuales y electrónicas, notas
debito y de crédito bancarias, compras de seguros, soportes de títulos valores,
cheques, comprobantes de ventas con tarjetas debito y de crédito.
4.5.1.3.1.- FACTURA ELECTRONICA
En la legislación vigente en aspectos de comercio electrónico
Colombia ha
venido realizando la convergencia de normas y regulaciones internacionales
colocándolas a tono con las normas internas como es el caso de la ley marco de
las Naciones Unidas sobre comercio electrónico, ya mencionada en otro acápite
de esta orientación la cual fue homologada mediante la ley 527 de 1999, cuyo
contenido hace referencia y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación. Ley que es un referente, e igual que el articulo 616-1 del Estatuto
Tributario, al referirse este ultimo a la factura de venta así: “… Son documentos
equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de
ingreso a espectáculos público, la factura electrónica y los demás que señale el
Gobierno nacional…”
En el caso de la factura electrónica ha sido reglamentada mediante el Decreto
1929 de 2007. Que en el articulo 1º la define así: “Es el documento que soporta
transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada,
aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que
utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su
autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad
con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito; …”
Así la factura electrónica se convierte en uno de los documentos que debe asegurar la aplicación de los
principios básicos de autenticidad e integridad , siempre y cuando cumpla con lo expuesto en la ley 527 de
1999, en especial e los artículos 8, 9, 16, y 17 y con lo dispuesto en la ley 962 de 2005 referente al principio
de neutralidad tecnológica, así que la factura electrónica debe garantizar las transacciones comerciales, sin
perder de vista la necesidad de garantizar los derechos del consumidor, prevenir operaciones que faciliten el
lavado de activos y permitir el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias18
4.5.2.- REQUISITOS
CONTABILIDAD.
18
DE
LOS
SOPORTES
O
DOCUMENTOS
DE
REPUBLICA DE COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA,
Decreto mayo 29 de 1929 DE 2007 Por el cual se reglamenta el articulo 6116-1 del Estatuto
Tributario.
Los Soportes o Documentos de contabilidad mínimo deben contener los datos
siguientes:
• Nombre o razón social de la persona natural o jurídica obligada a llevar
contabilidad.
• Numeración ascendente del documento.
• Descripción del contenido del documento.
• Número de identificación tributaria.
• Nombre del responsable.
• Firmas del responsable de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar.
• Fecha
• Dirección de quien expide el soporte.
• Tratándose de Soportes de actos escritos generados en la aplicación del
artículo 826 de C. Co, los requisitos son los exigidos por la ley según el
caso.
En las disposiciones vigentes como es el caso del decreto 2649 de 1993
existe la obligación de que los soportes deben adherirse al comprobante de
contabilidad o, dejando constancia en estos de tal circunstancia,
conservándose archivados en orden cronológico y de tal manera que sea
posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se han otorgado, así
como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de
detalle, apunta el artículo 123 de la norma referida.
4.6.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Una de las primeras manifestaciones del comprobante de contabilidad en la
legislación actual, se referencia en el artículo 53 del Código de comercio al señalar
que “… El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número,
fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas
afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo
justifiquen.”
Para ser consecuente con el Código de Comercio el legislador complementa esta
norma a través del decreto 2649 de 1993, articulo 124 al referirse que
comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los
soportes, por cualquier medio en idioma castellano, deben tener una numeración
consecutiva, indicando el día de su preparación y de las personas que lo hubieren
elaborado y autorizados, debe indicar la fecha, el origen, la descripción y la
cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
“La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabra, códigos o
símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrase en el auxiliar respectivo el listado de
códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborase por resúmenes periódicos, a lo sumo
mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en
los libros auxiliares y en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.”
Es importante señalar que los soportes que han dado origen al comprobante de
contabilidad ya sean internos o externos según la legislación vigente se deben
adherirse a los respectivos comprobantes de contabilidad, dejando constancia en
estos de tal circunstancia, conservarse archivados en forma cronológica y de tal
manera que sea posible su verificación.
En caso en que los soportes sean capturados por medios electrónicos, estos
deben imprimirse previa verificación de su autenticidad, veracidad e integridad
aplicando los procedimientos contenidos en la ley 527 de 1999.
La descripción y registro de las operaciones económicas realizadas por los entes,
se deberán realizar de acuerdo con lo previsto en el Plan Único de Cuentas
(Decreto 2650 de 1993), para las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar
contabilidad de conformidad con el Código de comercio, o el respectivo Plan Único
de Cuentas según la actividad económica del ente.
El Comprobante de Contabilidad es un documento en el cual se resumen los
soportes de una o varias operaciones de las personas naturales y/ o jurídicas
obligadas a llevar contabilidad, es el documento por excelencia que contiene los
datos necesarios para asentar o realizar los movimientos en los libros de
contabilidad, es en sí mismo el ordenador de resúmenes de las operaciones de un
período dado, el comprobante de contabilidad es también conocido como
comprobante de diario.
4.6.1.-REGISTRO OPORTUNO DE COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD EN LIBROS
Las operaciones y los hechos económicos deben registrarse cronológicamente en
asientos respectivos los cuales deben hacerse en los libros oficiales y auxiliares
Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, a más tardar en el mes
siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado Con
fundamento en comprobantes de contabilidad debidamente soportados sean de
origen externo o interno debidamente fechados y autorizados por quienes
intervengan en ellos o los elaboren, dentro del termino previsto anteriormente se
deben resumir los movimientos debito y crédito de cada cuenta y establecer su
saldo al fin de cada mes.
Cuando se registren las operaciones a través del procesamiento electrónico de
datos, deben grabarse copias respaldo en medios magnéticos y archivarlas de
manera que garanticen su conservación.
Los comprobantes de contabilidad junto con sus soportes deben conservarse
archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que
se advirtiere.
4.6.2.- ASIENTOS DE CONTABILIDAD.
El diccionario Larousse Enciclopédico define el Asiento como una. Anotación en
un registro o libro de contabilidad.
La información contable después de ser analizada contenida en los soportes
contables y ser clasificada y resumida en los comprobantes de contabilidad, se
procede a ser trasladada para ser registrada en los diferentes libros de
contabilidad, operación que se conoce como asientos de contabilidad, que según
la norma técnica general contenida en el Artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 los
denominada ASIENTOS.
El artículo expone los procedimientos para el diligenciamiento de estos señalando
que “Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos
económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de
partida doble.”
Además anota que se pueden registrar operaciones homogéneas en forma global,
siempre que estas en su resumen no sean superiores a un mes; las operaciones
deben ser registradas en forma cronológica y hacerse en libros a más tardar en el
mes siguiente resumiendo los movimientos débitos y créditos y a la vez
estableciendo el respectivo saldo.
El Código de Comercio relaciona el Asiento contable principalmente en los
artículos 48, cuando el articulo plantea que todo comerciante conformará su
contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en
general, luego manifiesta que será permitida la utilización de otros procedimientos
de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones,
siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y
fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
Luego desde la perspectiva del artículo 53, se complementa lo planteado en el
anterior artículo afirmando que en los libros se asentaran en orden cronológico las
operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del
comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las
respalden.
El entramado contable sigue una secuencia sistemática y recurrente de los
hechos económicos hasta revertirse a través de los libros de contabilidad en los
estados financieros, por lo tanto uno de los instrumentos más importantes de la
Contabilidad a través de todos los tiempos y las civilizaciones, son los libros de
contabilidad, que de acuerdo a la época han tomado diferentes formas desde las
muescas o registros en las cortezas de los arboles, fichas contables elaboradas en
arcilla, papiros, papel, hasta los datos electrónicos realizados a través de un
software contable.
4.7.- LIBROS DE CONTABILIDAD.
En esta sección se hace una aproximación de los libros de contabilidad siguiendo
los elementos básicos descritos anteriormente en los que se plantea, y que se
vuelve a repetir que Para el Consejo Técnico de la Contaduría Un libro de
contabilidad es un documento que se asientan los datos descritos en los
comprobantes de contabilidad, contiene registros y evidencias de los hechos
económicos de una persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad, los
cuales se representan mediante la utilización de las codificaciones del catalogo
de cuentas, las descripciones y dinámicas contenidas en los planes de cuentas en
cumplimiento del ciclo contable.(PROPUESTA).
Los datos escritos y/o digitados se Deben llevar en hojas continúa físicas o
electrónicas debidamente foliadas y rubricadas con las cuales se conforman los
libros de contabilidad entre éstos, los libros principales u oficiales los que se deben
registrar acuerdo a las exigencias legales, en las entidades públicas o privada
dependiendo del sector económico que se ubique él ente.
De igual manera dentro de los libros encontramos los auxiliares y necesarios para
el registro de la información contable con el fin de lograr el máximo nivel de
confiabilidad que garantice la elaboración de información financiera que sea
compresible, transparente y comparable, pertinente y confiable, útil para tomar
decisiones económicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y
empleados de las empresas, los inversionistas, actúale y potenciales19 entre otros
usuarios de los estados financieros.
4.7.1.- CONFORMACION, DILIGENCIAMIENTO Y CLASIFICACION DE
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
19
CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 1314 DEL 13 DE JULIO DE 2009,”POR LA CUAL SE REGULAN LOS
PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD E INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE ASEGURAMIENTO DE
INFORMACIÓN ACEPTADOS EN COLOMBIA, SE SEÑALAN LAS AUTORIDADES COMPETENTES, EL
PROCEDIMIENTO PARA EXPEDICIÓN Y SE DETERMINAN LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE VIGILAR SU
CUMPLIMIENTO”, Articulo 1.
En el actual ordenamiento jurídico Colombiano, y por las distintas instituciones de
control Inspección y Vigilancia existentes desde las funciones que cumplen
otorgadas por la ley, son diferentes las exigencia a sus controlados y requisitos
dirigidos a tener y llevar libros de contabilidad, sin embargo el decreto 2649 y
2650 de 1993, apunta a generar una norma general sobre el tema.
4.7.1.1.- CONFORMACION Y DILIGENCIAMIENTO
CONTABILIDAD.
DE LOS LIBROS DE
De acuerdo al decreto 2649 de 1993, articulo 125. “…Los libros deben conformarse
y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de
acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las
hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libro.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones,
se deben llevar los libros de necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos débitos y créditos, combinando el movimiento de los diferentes
establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pasen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar,
entre otros, los auxiliares necesarios para:
a.- conocer las transacciones individuales cuando éstas se registren en
los libros
de resumen en forma global.
b..- Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias
de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la
contabilidad de sus operaciones.
c.- Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, asi como los
códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de
las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y
otras.
d.- Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos
homogéneos.
e.- Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras
bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de
dirección, administración, y control del ente económico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.”
La normativa vigente orienta que los estados financieros deben ser elaborados
con fundamento en los libros en los cuales se hubieren sentado los comprobantes.
Los comprobantes de contabilidad elaborados previamente contienen las partidas
de las operaciones del ente económico, las cuales se registran en orden
cronológico en los libros oficiales y auxiliares o cualquier otra forma de registro
que el ente económico adopte siempre y cuando garantice la veracidad e
integridad de la información.
4.7.1.2.- CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
El código de comercio y las normas contables no contienen una clasificación
rigurosa ni cuáles son los libros obligatorios que deben tener los entes obligados a
llevar contabilidad; sin embargo haremos una aproximación de acuerdo a las
disposiciones y doctrina vigente sobre los libros en uso.
Según el código de comercio uno de los requisitos para inscribirse en el registro
mercantil, es el de inscribir los libros de contabilidad, los de registro de accionistas,
los de actas de asamblea y juntas de socios, así como los de juntas directivas de
sociedades mercantiles; la norma no expresa a qué clase de libros de contabilidad
son los que debe inscribirse, solo hace una referencia en forma general.
Lo antes señalado, nos permite escoger la opción que más se ajuste al ente para
llevar sus registros, situación que está en concordancia con el artículo 48 del
mismo código al referirse en los siguientes términos:
“Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y
demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas
que, como microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así
mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor
técnico - contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el
conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos
individuales y el estado general de los negocios".
Según lo estipulado en disposiciones comerciales y tributarias existe la obligación
para los comerciantes de llevar el libro de inventarios y balances, en razón que, a
través de dicho libro, la administración de impuestos puede realizar un control
efectivo de las utilidades generadas en la enajenación de activos movibles; en el
caso de las entidades financieras no existe la obligación, en primer lugar porque
no se ha fijado un catalogo de libros obligatorios y adicionalmente, la situación
económica y financiera puede satisfacerse a través del balance mensual que
dichas entidades presentan a la Superintendencia Financiera.
Con relación a la conformación de los libros de contabilidad la sentencia de abril
30 de 1998 expediente 8790 del Consejo de Estado, sección cuarta, con ponencia
del Magistrado Daniel Manrique Guzmán expone lo siguiente: La contabilidad no
es otra cosa que el registro cifrado de la situación patrimonial de un ente
económico, de suerte que con el se refleje “la historia clara, completa y fidedigna
de los asientos individuales y el estado general de los negocios. (art. 48 y S.S. del
C. Co. Y Art. 774 de. E.T.).
El llevar la contabilidad es uno de los principales deberes que la ley le impone a
algunas personas, en especial a los comerciantes, igualmente determina la ley
que la contabilidad ha de llevarse en libros, que si bien en un comienzo la propia
ley se encargaba de determinarlos con precisión, en la actualidad se le da a los
entes económicos obligados a llevar contabilidad libertad para establecer el
número y la importancia de los mismos, a condición de que el sistema utilizado
tenga valor jurídico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la
situación económica. No sobra llamar la atención sobre el hecho de que la ley a
veces confunde la obligación de llevar contabilidad con aquella relativa al
diligenciamiento de libros. No obstante, una cosa es la obligación de llevar
contabilidad y otra distinta que dicha obligación se cumpla a través de la
confección de los libros".
En el caso de los libros específicos de contabilidad, si bien es obligatorio llevarlos,
es claro que al no haber fijado la ley de manera expresa cuáles son, estos deben
sujetarse a los delineamientos establecidos en el Decreto 2649 de 1993 y
teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 50, 52 y 53 del Código de
Comercio; de la interpretación de estas normas se concluye que es indispensable
por lo menos la apertura de los denominados Libros: Diario, Mayor y el de
Inventarios y Balances.
El problema de la clase y número de libros es una cuestión eminentemente técnica
que depende de los sistemas que autorice la ley y es susceptible de variar en la
medida en que lo hagan éstos y los adopte la ley colombiana, pues es al
legislador a quien corresponde, inclusive antes de ensayar un posible listado de
libros obligatorios de contabilidad, definir la orientación doctrinaria a favor del
sistema de libertad relativa que impera en el articulo 48 y artículo 50 del Código
de Comercio vigente.
En la realidad existe una clasificación general de libros que por costumbre se
practica que son los Libros Principal u Oficiales y los libros Auxiliares
4.7.1.2.1.- LIBROS PRINCIPALES U OFICIALES
Los Libros Principales u Oficiales son los documentos fundamentales del sistema
e información contable, son libros resumen, se utilizan para registrar forma
sintética las operaciones de los hechos económicos en forma global.
El Decreto 2650 de 1993, en el artículo 10, Hace referencia a los libros oficiales.
Indicando que los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los
códigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidas en el
Decreto.
La norma hace referencia a los libros de comercio registrados, los cuales los
denomina como los libros oficiales los que se deberán llevarse aplicando los
códigos numéricos y las denominaciones del Catálogo de Cuentas contenidas en
el Plan Único de Cuentas.
Es importante recordar que los libros de comercio se entenderán por tales los que
determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo
entendimiento de aquellos, es de aclarar que dentro de los libros de comercio se
encuentran los libros de contabilidad traducibles en cifras y en unidad de
medida, que por regla general se debe utilizar la moneda funcional la cual se
entiende como signo monetario del medio económico en el cual el ente
principalmente obtiene y usa efectiva, A los cuales hace tácitamente referencia el
articulo 10 del Decreto 2650 /93, es decir libros de contabilidad. a la vez sus
registros y diligenciamiento se hace teniendo en cuenta el Plan Unico de Cuentas
del respectivo sector económico al cual corresponda el ente.
En relación con el número libros oficiales de contabilidad que sean obligatorios
realizar el registro el legislador no se ha pronunciado mediante ley o norma por lo
tanto no existe reglamentación al respecto. Sin embargo es la costumbre de las
personas naturales y jurídicas denominadas entes económicos obligadas a llevar
contabilidad hacer el registro de los libros de contabilidad siguientes:
•
•
•
•
Libro Diario;
Mayor y Balances;
Inventarios y Balances;
De Ingresos y Egresos
4.7.1.2.1.1.- LIBRO DIARIO
Es un libro columnario en el cual se registran todas las operaciones resultantes
de los hechos económicos que el ente económico realiza en un período. Los
asientos que se hacen en estos libros son un traslado textual de los comprobantes
de contabilidad los cuales son elaborados en base a la partida doble. En este libro
por general se asientan las partidas al nivel de cuenta (Cuatro dígitos)
4.7.1.2.1.2- LIBRO MAYOR Y BALANCES.
Se registran de forma resumida las transacciones del período respectivo partiendo
de los saldos del período anterior, luego mostrando los valores del movimiento del
período actual para luego registrar los nuevos saldos del periodo actual, los que
serán base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas
corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del
mismo mes.
4.7.1.2.1.3.- LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.
Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de la
compañía lo mismo que los balances generales en forma detallada sin ninguna
explicación adicional
El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades
comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un
inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa
la situación de su patrimonio.
4.7.1.2.1.4.- LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS
En este libro se emplea para registrar todos los aumentos y todas las
disminuciones de las cuentas de efectivo.
4.7.1.2.2- LIBROS AUXILIARES
Los libros de Auxiliares son documentos en los cuales se detallan
cronológicamente las cuentas, se asientan pormenorizadamente con amplias
explicaciones las operaciones de los hechos económicos de los las personas
naturales y/o jurídicas obligadas a llevar contabilidad o de aquellas que no estén
obligadas y que quieran hacer valer la contabilidad como prueba judicial.
El decreto 2650 de 1993 hace referencia a los LIBROS AUXILIARES y la forma
como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además
que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades del ente económico.
4.7.1.2.2.1.- LIBRO DE INVENTARIO DE MERCANCIAS.
Entre los libros Auxiliares que sobresalen esta el Libro de Inventario de
Mercancías el cual es, una obligación por parte de los entes económicos cuya
actividad sea el comercio de llevar registros auxiliares de inventarios de
mercancías tal como lo refiere, el Decreto 2649 de 1993 que al tenor indica:
Articulo 129. “INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de mercancías para la
venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o
grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
1.- Clase y denominación de los artículos.
2.- fecha de la operación que se registre.
3.- Número de comprobante que respalda la operación asentada.
4.- Número de unidades en existencia, comprobadas, vendidas, consumidas,
retiradas o trasladadas.
5.- existencia en valores y unidad de medida.
6.- Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido,
trasladado.
retirado o
7.- Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la
comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de
control.
En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se
dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la
venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de
su costo unitario y total.
Cuando la cantidad y diversidad de los artículos dificulte su registro detallado, este
puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando
aparezcan discriminados en registros auxiliares.
Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito
probatorio, a menos que se lleve un libro registrado.
PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de
inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en
los numerales 5,6 y 7 de este artículo.”
4.7.1.2.4.-
LIBRO
DE
NOTAS
A
LOS
ESTADOS
FINANCIERO
PROPUESTA
Uno de los objetivos básicos de la contabilidad es la de ejercer control sobre las
operaciones del ente económico y/o las personas obligadas a llevar contabilidad
en especial a los comerciantes, que en concordancia con el artículo 48 del Código
de comercio, conformarán la contabilidad, libros, registros contables, inventarios y
estados financieros en general a las disposiciones del Código de Comercio y
demás normas en la materia.
De la interpretación del artículo 48 se deduce que en Colombia hay libertad para la
utilización, conformación de libros y para la utilización de otros procedimientos de
reconocido valor Técnico-Contable en aras de adoptar un sistema de información
y de registros de los hechos económicos, con la finalidad de que facilite el
conocimiento y prueba de la historia de los asientos individuales y el estado
general de los negocios que conserve la integridad y autenticidad de ésta.
En atención a lo anterior la Ley 222 de 1995, articulo 34 obliga a las personas que
llevan contabilidad, la de preparar y difundir estados financieros de propósito
general debidamente certificados y dictaminados, y que en concordancia con el
artículo 36 de la misma ley se complementa al determinar que los estados
financieros deben estar complementados mediantes notas con las cuales
conforman un estado Indivisible y a la vez ambos elementos se preparan y se
presentan conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En efecto, dice el artículo 114 del decreto 2649: “Notas a los estados financieros. Las notas,
como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de
todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los
administradores…
…Es de gran importancia que la persona que trata de interpretar correctamente un estado
financiero, conozca suficientemente sobre asuntos que pueden alterar significativamente los
estados financieros como son las políticas de cartera, los métodos de provisión, la razón de su
aplicación, los sistemas de inventarios utilizados, los métodos de valuación.
Igualmente es importante que en las notas se consigne lo relacionado con la depreciación de los
activos fijos, la valorización que hayan sufrido, los criterios para el manejo de los activos diferidos,
por ejemplo.
Otro punto importante que debe constar en las notas a los estados financieros, es el tratamiento de
ciertos pasivos como es el caso de las provisiones y contingencias, de ingresos para terceros u
obligaciones laborales.
Todo estado financiero que se realice, debe contener las notas explicativas respectivas, de tal
forma que la persona que los consulte, puede tener la suficiente claridad sobre ellos con el fin que
estos puedan cumplir con su verdadero objetivo, cual es el de servir de base para la toma de
decisiones, y un estado financiero que no tenga notas aclaratorias y complementarios, no tendrá
mayor utilidad.”
Así mismo el Decreto 2649 de 1993 articulo 125, es imperativo al afirmar que los
estados financieros deben ser elaborados con fundamento en libros en los cuales
se hubieren asentados los comprobantes, situación que lleva a interpretar que
esta norma es complementaria con las anteriores en especial el artículo 36 de la
ley 222 de 1995, cuando en este expone que las notas y los estados financieros
conforman un todo indivisible20, en este sentido las notas deben seguir los
parámetros con los cuales se elaboran y presentan los estados financieros, deben
20
INDIVISIBLE., LA REAL ACADEMIA ESPAÑOLA, Diccionario de la Lengua Española, define, Indivisible
como: “ … adj. Que no puede dividirse // 2. Dícese de las cosas que no admiten división, ya por ser impracticables, ya
porque impida o varié s su sustancialmente su aptitud para el destino que tenia, ya porque desmerezca mucho con la
división.
http://www.eumed.net/cursecon/dic/I.htm#indivisibilidad Diccionario de economía y finanzas: indivisibilidad.
También llamada discontinuidad, característica física o técnica de un factor de producción o mercancía que impide que se
emplee en menor cantidad que una cierta cantidad mínima. La mayor parte de la maquinaria y equipo de capital resulta, por
ejemplo, indivisible, pues no tiene sentido hablar de un tercio de una cosechadora como sí, en cambio, puede hacerse con
respecto a un tercio de un lote de terreno agrícola. A este respecto la mano de obra puede tener también resultar indivisible,
especialmente cuando la legislación restringe el trabajo a destajo o las contrataciones parciales.
El problema de la indivisibilidad resulta de interés cuando se formulan y gestionan proyectos económicos, pues obliga a
considerar ciertas proporciones de los factores productivos como dadas, so pena de caer en ineficiencias económicas
notables que surgen de la capacidad de producción que se deja ociosa; también debe ser tomado en cuenta cuando se
emplea la técnica de programación lineal, cuando se estudian los inventarios mínimos y en otros casos semejantes.
La indivisibilidad, no obstante, es un concepto relativo: si bien no puede utilizarse una fracción de una máquina es posible arrendar ésta
por un período determinado, del mismo modo en que se puede contratar mano de obra a tiempo parcial o por trabajos específicos. Por tal
motivo la indivisibilidad tiene relación estrecha con la escala de operaciones de una empresa y, por lo tanto, con las economías de escala.
[indivisibility]. (V. CAPACIDAD INSTALADA; FACTORES DE PRODUCCION; ECONOMIAS DE ESCALA;
PROGRAMACION LINEAL).
elaborarse con base a los libros de contabilidad siguiendo los parámetros del
artículo 125 del 2649 de 1993 y a la vez es menester que esas notas sean
registradas en un libro de contabilidad, con el objetivo que su contenido guarde la
integridad y autenticidad de la información.
4.7.1.2.4.-LIBROS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES.
Según la Doctrina Tributaria en Concepto 39683 del 2 de junio de 1998, ” . Los
profesionales independientes pertenecientes al régimen común del impuesto sobre
las ventas, no están obligados a llevar contabilidad mercantil, siempre y cuando no
sean comerciantes.”
Por su parte, a quienes se encuentren clasificados en el régimen simplificado se
les obliga a llevar un libro en donde se consignan las ventas diarias (Libro de
Operaciones Diarias) para efectos de control de las mismas.
En todo caso deben cumplir con las obligaciones tributarias, como llevar cuenta
corriente del impuesto sobre las ventas por pagar y el registro auxiliar de ventas y
compras.
De acuerdo con el artículo 23 del numeral 5°, del Código de Comercio, no se
considera mercantil la prestación de servicios inherentes a las profesiones
liberales, sin perjuicio de lo señalado en los numerales 14 y 15 del artículo 20 de
dicho Código. En consecuencia, por ese hecho quienes en forma exclusiva
presten dichos servicios, no están obligados a llevar contabilidad.
Ahora bien, en el artículo 509 del estatuto tributario se señala como obligación
expresa para los responsables del impuesto sobre ventas del régimen común,
llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta denominada
“impuesto a las ventas por pagar”…
Empero, los que realicen actividades mercantiles, necesariamente deben cumplir
con las disposiciones que regulan la contabilidad sin perjuicio de las normas
tributarias. Es así como el articulo 136 del Decreto 2649 de 1993, que contiene las
normas y principios que rigen la contabilidad mercantil, conceptúa que para fines
fiscales, cuando se presente incompatibilidad entre las disposiciones contables y
las de carácter tributario, prevalecen estas últimas.
En este orden de ideas, los profesionales independientes responsables del
régimen común del impuesto sobre las ventas que no sean comerciantes, no están
obligados a llevar contabilidad y por ende libros registrados en las cámaras de
comercio; pero, sí están obligados a llevar los registros auxiliares y la cuenta del
impuesto a las ventas por pagar, en forma indicada en el articulo 509 del estatuto
tributario, igualmente, a conservar las informaciones y pruebas conforme a lo
dispuesto en el articulo 632 ibídem.
4.7.1.2.5.- LIBROS DE CONTABILIDAD EN SOCIEDADES CIVILES
El artículo 15, inciso final de la Constitución Nacional prescribe que “Para efectos.- tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención
del
Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás
documentos privados, en los términos que señale la ley”.
La regulación de sociedades en materia comercial y civil se encuentra demarcada
por los Art. 2085 a 2087 del Código Civil y Art.1 de la Ley 222 de 1995, Por su
parte el contenido del Art. 2o. del Decreto 2649 de 1993 dispuso su ámbito de
aplicación para todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a
llevar contabilidad, así como para quienes sin estar obligados a llevarla, la
pretendan hacer valer como medio de prueba.
En este mismo sentido la legislación fiscal en algunos de los artículos del Estatuto
Tributario en especial los identificados con los números: 772, 773, 774 y 775 se
refiere a la contabilidad como medio de prueba, la forma y requisitos para llevar la
misma y la prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaración
4.7.1.2.6.-- LIBROS EN EMPRESAS UNIPERSONALES
La ley 222 de 1995, establece que mediante la Empresa Unipersonal una persona
natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio,
podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades
de carácter mercantil.
El acto de inscripción en el registro mercantil adquiere las obligaciones plenas de
llevar contabilidad tal como lo obliga el artículo 19 Numeral 3 y de realizar el
registro de libros en cumplimiento del artículo 28 numeral 7 del código de
comercio.
Luego, conforme a estas referencias, las normas sobre libros de comercio son
plenamente aplicables a las empresas unipersonales.
.
4.7.1.2.7.-LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES
Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que
comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen
simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en
forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por
cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado. o reemplaza los libros
de
contabilidad
a
los
que
está
obligado
todo
comerciante.
Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado..
4.7.1.2.9.-LIBROS EN ESTABLECIMIENTOS
La contabilidad de sucursales se debe consolidar en una sola con la principal; la
constitución de las mismas no conlleva a una nueva sociedad. No es necesario
que registren libros mayores o principales en forma independiente, en Cámara de
Comercio, sin embargo, si la persona natural o jurídica lo requiere, podría hacerlo.
Es dable dividir o fragmentar la información contable en diferentes libros.
4.7.1.2.10.-LIBROS EN ENTES ECONOMICOS EN LIQUIDACIÓN.
El decreto 2649 de 1993, señala que la contabilidad de las empresas en
liquidación debe valuar a su valor neto realizable los activos y los pasivos.
De igual forma deben registrarse por separado los activos que deban ser
devueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos según el
orden de prelación legal.
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción,
guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico.
4.7.1.2.11.-CODIGO PROCEDIMIENTO CIVIL
Art. 633.- Entrega de bienes, libros y archivos al liquidador. Efectuadas las
inscripciones exigidas por el artículo precedente, el administrador o gerente de la
sociedad entregará al liquidador los bienes, libros y papeles de ella, mediante
inventario suscrito por ambos. Si surgieren dificultades en la entrega, el liquidador
acudirá al juez, quien le prestará el auxilio necesario.
La renuencia del administrador o gerente a efectuar la entrega lo hará incurrir en
multas sucesivas de quinientos a cinco mil pesos, que se sujetarán a lo dispuesto
en el numeral 1 del artículo 39.
4.8.- CORRESPONDENCIA21 DOCUMENTAL COMO SOPORTE DE
LOS HECHOS ECOMICOS CON IMPLICACIONES DE REGISTROS
CONTABLES.
Una de las acciones en el intercambio comercial y desarrolla tecnológicamente a
través de los sistemas electrónicos en el actual contexto de la globalización de la
21
REAL ACADEMIA ESPAÑOLA, Diccionario de la Lengua Española, define Correspondencia. F.
Acción y efecto de corresponder o corresponderse.// 2 trato que tienen entre si los comerciantes sobre
sus negocios. // correo, conjunto de cartas que se reciben o expiden…
economía, es la generación de correspondencia de documentos
(Personas Natural o Jurídica) los cuales originan soportes contables.
entre entes
El Código de Comercio plantea que igual que los comprobantes que sirven de
respaldo a las partidas asentadas en los libros de contabilidad en forma
cronológica las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el
patrimonio del comerciante o de la persona obligada a llevar contabilidad ; igual
manera la correspondencia22 directamente relacionada con los negocios son
documentos que respondan los registros y las partidas contables asentadas en
los libros.
La correspondencia relacionada directamente con los negocios, el comerciante o
la persona obligada a llevar contabilidad y cuyas transacciones u operaciones
comerciales originen documentos y datos electrónicos, información generada,
enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o
similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos
(EDI), Internet, Correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax23.
Con relación al Comercio electrónico la ley 527 de 1999, contempla cuales son
las operaciones de las cuales pueden generar correspondencia, las que se
transcriben a continuación:
“…b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial,
sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes de datos o de
cualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas,
las siguientes operaciones: toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o
servicios; todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato comercial;
todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción de obras; de
consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias; todo acuerdo de concesión o explotación de
un servicio público; de empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial; de
transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera”24
La correspondencia de documentos se da en forma Física y/o electrónica, óptica o
similar, de todas formas cualquiera que sea el medio, este debe asegurar la
exactitud, integridad, accesibilidad, precisión, aplicabilidad y singularidad. En este
sentido el comerciante o la persona obligada a llevar contabilidad deberá dejar
copia fiel de la correspondencia que dirija en relación a los negocios y duración de
la copia. Así mismo, conservara la correspondencia que reciba en relación con
sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no
haberse dado respuesta.25
Específicamente para el caso de correspondencia mediante los
medios
electrónicos, esta para su conservación se dan las mismas condiciones que se
22
LEGIS, Código de Comercio Articulo 51” harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes
que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente
relacionada con los negocios.”
23
CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 527. De 1999. Articulo 2, literal a
24
CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 527. De 1999. Articulo 2, literal b
25
LEGIS, Código de Comercio Artículo 54 sobre el archivo de la correspondencia.
contemplan en los artículos 12 y 13 de la ley 527 de 1999, los que se transcriben a
continuación:
ARTÍCULO 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos
documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se
cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o
recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada,
enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del
mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el
envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su
reproducción exacta.
ARTÍCULO 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. El
cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se
podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas
en el artículo anterior.
4.9.- CONTABILIDAD EN PROCESOS CONCURSALES
4.9.- LIBROS Y DOCUMENTOS
CONCURSALES.
DE CONTABILIDAD EN
PROCESOS
En primer lugar es necesario determinar el concepto de procesos concursales
para ubicar en el contexto empresarial cuando ocurren mencionados hechos para
tal fin.
Según Carlos López Rodríguez26, se refiere a procesos concursales así:
“Proceso”, como enseñaba COUTURE, es una secuencia de actos que se
desenvuelven progresivamente con el objeto de resolver, mediante un juicio de
autoridad, el conflicto sometido a su decisión. El adjetivo “concursal”, aplicado a
“proceso”, distingue a éste de los procesos individuales.
Esto es: “los procesos concursales son aquellos a los cuales “concurren” varios
sujetos. Lo distintivo de estos procesos, justamente, es la concurrencia en un
único proceso, por una parte, de varios acreedores y, por la otra, de un deudor.
Los procesos concursales, entonces, constituyen una secuencia de actos,
desenvuelta progresivamente con el objeto de resolver un conflicto entre varios
acreedores y un deudor.”
26
Documento disponible en. http://www.derechocomercial.edu.uy/ClaseProcesosConcursales00.htm#_ftnref1
En nuestro contexto se presentan procesos concursales expuestos algunos en el
Código de Comercio, en los Capítulos IX, sobre Disolución de Sociedades y el X,
al referirse a la liquidación del Patrimonio Social
OPERACIONES DESCONTINUADAS Y EMPRESAS EN LIQUIDACIÓN
En el Decreto reglamentario 2649 de 1993, por el carácter especial en las operaciones se
pondría ubicar como procesos concursales los determinados como operaciones descontinúas y
empresas en liquidación en caso de procesos concursales, expuestos en los artículos 111 y 112.
“Art. 111. Operaciones descontinuadas. Se denominan operaciones descontinuadas las secciones
de un negocio, claramente identificables, que se han liquidado o se van a liquidar.
Cuando se disponga la liquidación, se deben identificar los activos respectivos, el método contable
que se va a usar, el período de liquidación y los resultados de las operaciones que se van a
descontinuar, estimados hasta la fecha de cesación de funcionamiento del segmento.
Cuando se estime que de la liquidación de un segmento del negocio resultara una pérdida, esta
debe reconocerse en la fecha en la cual los administradores del ente económico adopten
formalmente la decisión de proceder a dicha liquidación.
En el caso de una ganancia, esta no se reconoce hasta que se convierta en efectivo o en otras
especies fácilmente convertibles en efectivo.
La determinación de la ganancia o pérdida en la liquidación de un segmento debe hacerse con
relación al valor neto de realización de los activos y pasivos respectivos.
Art. 112. Contabilidad de las empresas en liquidación. Los activos y pasivos de las empresas en
liquidación se deben valuar a su valor neto realizable.
No es apropiado asignar el costo de los activos a través de su depreciación, agotamiento o
amortización. Tampoco es apropiado diferir ingresos, gastos, cargos e impuestos.
Deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a los propietarios
del ente y clasificar los pasivos según su orden de prelación legal.
En el momento en que conforme a la ley o al contrato sea obligatoria la liquidación de un ente
económico, se deben reconocer todas las contingencias de pérdida que se deriven de la nueva
situación. Cuando la ley así lo ordene se deben reconocer con cargo a las cuentas de resultado, en
adición a las contingencias probables, las eventuales o remotas.
Por regla general no es admisible el reconocimiento de hechos económicos con base en
estimaciones estadísticas.
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y
destrucción de los libros y papeles del ente económico.”
El decreto 2649 de 1993, ARTICULO 112, señala que la contabilidad de las empresas en
liquidación debe valuar a su valor neto realizable los activos y los pasivos.
De igual forma deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a
los propietarios del ente y clasificar los pasivos según el orden de prelación legal.
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y
destrucción de los libros y papeles del ente económico.”
En complementación de lo anterior la ley 222 de 1995, en el artículo 166 que fija
las funciones del liquidador referente a la contabilidad y a libros, indican en los
numerares 2, 3, 4 y 5 lo siguiente:
“… 2. Gestionar el recaudo de los dineros y la recuperación de los bienes que por cualquier
circunstancia deban ingresar al activo a liquidar, incluso los que correspondan a capital suscrito y
no pagado en su integridad, así como las prestaciones accesorias y las aportaciones
suplementarias. Igualmente, exigir de acuerdo al tipo societario las obligaciones que correspondan
a los socios.
3. Elaborar el inventario de los activos que conforman el patrimonio a liquidar, el cual deberá
presentar a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los treinta días siguientes a la
aceptación del cargo.
4. Ejecutar los actos necesarios para la conservación de los activos y celebrar todos los actos y
contratos requeridos para el desarrollo de la liquidación, con las limitaciones aquí establecidas,
incluidos los negocios o encargos fiduciarios que faciliten la cancelación del pasivo.
5. Continuar con la contabilidad del deudor en los mismos libros, siempre y cuando se encuentren
debidamente registrados. En caso de no ser posible, deberá proveer a su reconstrucción e iniciar la
contabilidad de la liquidación, en libros que deberá registrar en la Cámara de Comercio.”
Según lo indicado anteriormente en caso del ente a liquidar no tenga un sistema de contabilidad y
de registro de operaciones, el liquidador debe registrar nuevos libros de contabilidad en la Camara
de Comercio.
4.10.- CARÁCTER PROBATORIO DELA CONTABILIDAD
El Estatuto Tributario estipula que los libros del contribuyente constituyen prueba a
su favor, siempre que se lleven en debida forma. Por su parte el Art. 68 del Código
de Comercio también le atribuye plena prueba a los libros de comercio en las
cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o
extrajudicialmente, así mismo es dable que en materia civil, aún entre
comerciantes dichos libros y papeles solo tendrán valor contra su propietario, en lo
que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no
los rechace en lo que le sea desfavorable, cuando los libros están mal llevados.
Por su parte, en las cuestiones mercantiles con personas no comerciantes, los
libros sólo constituirán un principio de prueba a favor del comerciante, que
necesitará ser completado con otras pruebas legales. (Art.69 ídem).
En materia tributaria el Estado podrá exigir la presentación de libros de
contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.
Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no sólo a favor
del comerciante sino también en contra, cuando exista contradicción entre la
declaración tributaria y los asientos de contabilidad, la administración tributaria
considera probados los hechos que aparecen en los asientos contables y si existe
contradicción entre los asientos contables referentes a costos, deducciones,
exenciones especiales y pasivos y, los comprobantes externos de contabilidad, la
administración considera probados los costos, deducciones, exenciones
especiales y pasivos, hasta el valor que aparece en los comprobantes externos.
Es importante precisar, que en las diferencias surgidas entre comerciantes, el
valor probatorio de sus libros y papeles se determina según las reglas previstas
por el Art. 70 del Estatuto Mercantil.
Finalmente debe señalarse que la fuerza probatoria atribuida por la ley a los
mensajes de datos es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título
XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre
que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del
documento.( Art. 4º Decreto 266 del 2000)
Para efectos de su valoración se tendrá en cuenta las reglas de la sana crítica y
especialmente, la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado
o comunicado el mensaje, que se haya conservado la integridad de la información
y la forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente, de
suerte que todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, tendrá
plena eficacia, validez o fuerza probatoria tal como lo dispone la Ley 527 de 1999,(
Art. 10 Ley 527 de 1999.) Como soporte contable.
El artículo 2 del Decreto 2649 de 1993, indica que no solo las personas obligadas
por ley de llevar contabilidad, sino que también aquellas que no estén obligadas a
llevar contabilidad lo podrán hacer, cuando lo pretendan hacer valer como plena
prueba
El Estatuto Tributario- estipula que los libros del contribuyente
prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma
constituyen
En materia tributaria el Estado podrá exigir la presentación de libros de
contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. No
todos los documentos hacen parte de la contabilidad del comerciante, así tenemos
que los conceptos de los profesionales y los planes a mediano y largo plazo tienen
la calidad de documentos privados que podría exigir la administración de
impuestos, incluyendo los papeles de trabajo de los auditores, a fin de verificar la
exactitud de las declaraciones y establecer la existencia de hechos gravables
declarados o no.
Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no sólo a favor
del comerciante sino también en contra, cuando exista contradicción entre la
declaración tributaria y los asientos de contabilidad, la administración tributaria
considera probados los hechos que aparecen en los asientos contables. y si existe
contradicción entre los asientos contables referentes a costos, deducciones,
exenciones especiales y pasivos y, los comprobantes externos de contabilidad, la
administración considera probados los costos, deducciones, exenciones
especiales y pasivos, hasta el valor que aparece en los comprobantes externos.
Sin embargo la prueba contable tiene efectos relativos porque no la considera
prueba suficiente para desvirtuar las presunciones de los artículos 756 y
siguientes del estatuto tributario, relacionados con la Prevalencia de los
comprobantes sobre los asientos de contabilidad, la certificación de contador
público y revisor fiscal, inspección tributaria y los casos en los cuales el carácter
probatorio de la contabilidad debe respaldarse con otros medios.
En relación El certificado de contador público. es, stricto sensu, una prueba
documental. Sin embargo, está condicionada a los libros de contabilidad que le
sirven de base, de tal manera que si éstos pierden eficacia probatoria igual suerte
corre el certificado de contador público.
En cuanto a los certificados de contador público, la doctrina los ha clasificado en:
1. El certificado general: Este se materializa con la firma del contador público en la
declaración tributaria) y produce los efectos legales que señalan las normas que
han exigido dicho requisito en la declaración tributaria; se cumple de esta manera,
con uno de los requisitos legales del deber formal de declarar.
2. El certificado individualizado: Es el documento que elabora el contador con el fin
específico de probar un hecho. Este certificado siempre está condicionado a los
libros de contabilidad. El contenido del certificado debe corresponder a las
exigencias expresadas en la norma legal ya las necesidades probatorias del
contribuyente. El certificado debe identificar y describir en forma clara los hechos
que pretende probar y no requiere cumplir con requisitos que la ley no ordena y,
por lo tanto, no es necesario anexar copias de los comprobantes de contabilidad
para que el certificado tenga eficacia probatoria. El certificado individualizado goza
de presunción de veracidad, ésta origina la eficacia probatoria.
En consecuencia, la administración tributaria debe desvirtuar la presunción de
veracidad con otras pruebas de igual fuerza probatoria o de mayor idoneidad, por
ejemplo, la inspección sobre los libros de contabilidad. La certificación
individualizada como medio probatorio que es documento privado- debe ser
auténtico. Un documento privado es auténtico cuando existe certeza sobre la
persona que lo ha firmado o elaborado. y existe certeza cuando el documento ha
sido reconocido ante funcionario administrativo, notario o juez y cuando se
presentan las circunstancias que enumera el artículo 252 del Código de
Procedimiento Civil.
4.11.- PROHIBICIONES Y SANCIONES RELACIONADAS CON
PAPELES Y LIBROS DE CONTABILIDAD.
Las prohibiciones
y Las sanciones
fijadas en el régimen jurídico
colombiano relacionadas con papeles y libros de contabilidad son diversas
de las cuales se mencionarán a continuación.
4.11.1.- CODIGO DE COMERCIO Y DECRETO REGLAMENTARIO 2649
DE 1993.
Prohibición con Relaciona los Libros de Comercio.
El código de comercio identifica los libros como de comercio dentro de los
cuales encontramos específicamente los libros de contabilidad como ya se
ha explicado en esta orientación, es el artículo 57 del código el que describe
las prohibiciones con relación a los libros de contabilidad se pueden dar en
especial cuando se trata de realizar Teneduría de Libros en forma Manual
sobre libros físicamente representados, son las siguientes:
“…1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que
estos se refieren;
2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuación de los mismos;
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en
que se adviertiere;
4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.”.
El texto anterior esta en concordancia con el artículo 128 de del Decreto 2649 de
1993, adicionado algunos numerales así: en el Numeral 2 adiciona lo
correspondiente a libros producidos por medios mecanizados o electrónicos
y que al referente textualmente se refiere así: “… En los libros de
contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se
consideran “espacios en blancos” los renglones que no es posible utilizar,
siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la
integridad de las partidas que se han contabilizado.” Además de indicar que
sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los
auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se3 hayan
cometido los actos prohibidos por este articulo.”.
El legislador Colombiano en aras de proteger la confidencialidad, la
integridad y la disponibilidad y de los sistemas informáticos; el Congreso
de la República ha expedido la Ley 1273 del 5 de enero de 2009, “ Por medio
de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo Bien jurídico
Tutelado, - con el titulo VII BIS denominado “De la protección de la
Información y Datos” y se preservan íntegramente los sistemas que utilicen
las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras
disposiciones” dentro de los cuales se encuentran los datos originados por
el Comercio Electrónico, reglamentados mediante la Ley 527 de 1999, Y la
Factura electrónica, Decreto 1929 de 2007, entre otros los cuales originan
datos que que son pertinentes al sistema de información contable, entre otros
elementos los registros de asientos, comprobantes de contabilidad, soportes y por
razones técnicas los libros de contabilidad operados y diligenciados mediante
software contable.
La Ley expone las sanciones penales y la clase de delitos que se pueden
determinar así:
• Acceso Abusivo a un Sistema Informático
• Obstaculización Ilegitima de Sistema informativo o red de comunicación
• Interceptación de datos informáticos
• Daño informático
• Uso de Software malicioso
• Violación de datos personales
• Suplantación de sitios WEB para capturar datos
• Circunstancias para agravación punitiva
• Hurto por medios informáticos y semejantes
• Transferencias no consentidas de activos
Para ver las sanciones penales referentes a los delitos enunciados puede
consultar, LEY 1273 DE Enero 5 de 2009 Diario Oficial No. 47.223 de 5 de
enero de 2009.
4.11.1.1.- VIOLACION DE LA RESERVA DE LOS LIBROS.
El Código de Comercio contempla sanciones frente a la violación de la
Reserva por libros en el articulo 62 al indicar que: “El revisor fiscal, el
contador o el tenedor de los libros regulados en este título (IV) que violen la
reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal en
cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las
sanciones disciplinarias del caso”. En concordancia con el artículo 194 del
Código Penal.
4.11.1.2.- SANCIONES POR DOBLE CONTABILIDAD.
La legislación prevé sanciones por las irregularidades que se presentan al
tenerse doble sistema de información contable que sean iguales pero que
contenga información registrada en forma diferente de los mismos hechos
económicos al referirse en el artículo 74 al señalar que: “Si un comerciante
lleva doble contabilidad o incurre en cualq1uier otro fraude de tal naturaleza,
sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra.
Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros
iguales en los que registre en forma diferente las operaciones, o cuando
tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.”
4.11.2.- SANCIONES CONTEMPLADAS EN EL ESTATUTO TRIBUTARIO.
El artículo 654 del Actual Estatuto Tributario expone cuales son los hechos
irregulares en la contabilidad que tiene impacto en la aplicación de
sanciones por libros en los siguientes casos:
•
•
“a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación
de registrarlos.
• c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo
exigieren.
• d. Llevar doble contabilidad.
•
e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar
los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o
retenciones.
• f Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el
ultimo dia del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan más
de cuatro (4) meses de atraso.”
El articulo expone las causales para las sanciones que por razones de libros de contabilidad
se puede sancionar a las personas jurídicas o naturales obligadas a llevar contabilidad,
sanciones que están contempladas el artículo 655 del mismo Estatuto del cual se transcribe
a continuación:
“Articulo 655. Sanción por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de
los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y
demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente
comprobados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de
contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor entre el patrimonio liquido y los
ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de veinte millones de pesos
($20.000.000) (valor base 1987).
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución
independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a
sanciona, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.
PARAGRAFO. No se podrá imponer más de una sanción pecunaria por libros de
contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto al mismo año
gravable.”
Las sanciones previstas en el anterior artículo se podrán reducir de acuerdo en lo previsto
en el artículo 656 del Estatuto Tributario.
4.11.3.- EL CODIGO PENAL LEY 599 DE 2000 Y LA RELACION CON
DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD QUE PUEDEN SERVIR
DE PRUEBA
El Código Penal contiene normas que penalizan prácticas ilegales que en
forma directa e indirectamente se pueden relacionar
con documentos,
libros o el sistema de información contable. Es el propósito de este aparte
ilustrar al lector para que tenga conocimiento de mencionadas normas.
Expuestas en los artículos del Código Penal en especial Del Título III así:
4.11.3.1.- FALSEDAD EN DOCUMENTOS PRIVADOS Y LAS IMPLICACIONES
PENALES
FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO
Artículo 289. Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que
pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años. (Ley 599
de 2009, Artículo 289)
Penas aumentadas de acuerdo a la Ley 890 de 2005 de de dieciséis (16) a ciento
ocho (108) meses.
CIRCUNSTANCIA DE AGRAVACIÓN PUNITIVA. Artículo 290. Circunstancia de
agravación punitiva. La pena se aumentará hasta en la mitad para el copartícipe en la
realización de cualesquiera de las conductas descritas en los artículos anteriores que usare
el documento, salvo en el evento del artículo 289 de este código. (Ley 599 de 2009,)
Artículo modificado por el artículo 53 de la ley 1142 de 2007. Si la conducta recae
sobre documentos relacionados con medios motorizados, la pena se incrementará
en las tres cuartas partes.
USO DE DOCUMENTO FALSO
Artículo 291 Uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la falsificación
hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en
prisión de dos (2) a ocho (8) años. .( Ley 599 de 2009,)
Artículo modificado por el artículo 54 de la ley 1142 de 2007. El, incurrirá en
prisión de cuatro (4) a doce (12) años. si la conducta recae sobre documentos
relacionados con medios motorizados, el mínimo de la pena se incrementará en la
mitad.
4.11.3.2.- DESTRUCCIÓN, SUPRESIÓN U OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO
PÚBLICO.
Artículo 292. Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. El que
destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de
prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.
Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se
impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y
funciones públicas por el mismo término.
Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena se
aumentará de una tercera parte a la mitad.
Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de
enero de 2005., incurrirá en prisión de treinta y dos (32) a ciento cuarenta y cuatro
(144) meses.
Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus
funciones, se impondrá prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ochenta (180)
meses e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el
mismo término.
4.11.3.3.- DESTRUCCIÓN, SUPRESIÓN Y OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO
PRIVADO
Artículo 293. Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que
destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de
prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.( Ley 599 de 2000).
Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de
2005. de dieciséis (16) a ciento ocho (108) mes.
DOCUMENTO.
Artículo 294. Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de
persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o
técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan
capacidad probatoria.
4.11.3.4.- FALSEDAD PARA OBTENER PRUEBA DE HECHO VERDADERO
Artículo 295. Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice una de las
conductas descritas en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro medio de
prueba de hecho verdadero, incurrirá en multa.
4.11.4.- SANCIONES ADMINISTRATIVAS
La ley 43 de 1990. “Por la cual se adiciona la ley 145 de 1960, reglamentaria
de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones”.
Contempla en el artículo 25 las razones por sanciones relacionadas con los
sistemas de información contable, del cual se describirá a continuación:
“Articulo 25.- DE LA SUSPENSION. Son causales de suspensión de la
inscripción de un Contador Público, hasta por el término de un (1) año, las
siguientes:
1.- La enajenación mental, embriaguez habitual u otro vicio o incapacidad
grave judicialmente declarado, que lo inhabilite temporalmente para el
correcto ejercicio de la profesión.
2,.- la violación(manifiesta)27 de las normas de ética profesional.
3.- actuar con (manifiesto) quebrantamiento de las normas de auditoría
generalmente aceptadas.
4.- desconocer (flagrantemente) las normas jurídicas vigentes sobre la
manera de ejercer la profesión.
5.- desconocer (flagrantemente) los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia como fuente de registro e información contable.
6.- incurrir en la violación de reserva comercial de los libros, papeles e
informaciones que hubiere conocido en el ejercicio de la profesión.
7.- Reincidir…” Los numerales 5 y 6, están directamente relacionados con
los libros y documentos de contabilidad.
El artículo 67 de la ley 43 de 1990, hace referencia a que: “El Contador
Público está obligado a mantener la reserva comercial de libros, papeles o
informaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los que
hubiere tenido conocimiento por razón del ejercicio del cargo o funciones
públicas, salvo en caso contemplados por disposiciones legales.”
4.12. DERECHO DE INSPECCION DE DOCUMENTOS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD.
4.12.1.- POR LOS SOCIOS.
Los socios podrán ejercer el derecho de inspección, de acuerdo al artículo
48 de la ley 222 de 1995, al referirse que “los socios podrán ejercer el
derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los
términos establecidos por la ley, en las oficinas de la administración que
funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este
derecho se extenderá a los documentos que versen sobre industriales o
cuando se trate de datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en
detrimento de la sociedad…”. En concordancia con los artículos 369 y 447
del Código de Comercio.
En el caso de las sociedades en Comandita, el comanditario tendrá la
facultad de inspeccionar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un
representante, los libros y documentos de la sociedad.
27
Las palabras que aparecen entre paréntesis fueron declaradas inexequibles por la Corte Constitucional en
Sentencia C- 530 de Mayo 10 de 2000.
Pero si tiene un establecimiento dedicado a la misma actividad del
establecimiento de la sociedad o si forma parte de una compañía dedicada a
las mismas actividades, perderá el derecho a examinar los libros
sociales.(art. 328 del C.Co).
El derecho de Inspección en el caso de los socios va dirigido a que cada
individuo resuelva las inquietudes frente a la confiabilidad de la información
financiera y a la gestión de los administradores.
Los libros y documentos de contabilidad que con frecuencia se colocan para
inspección de los socios de las diferentes sociedades según el artículo 446
del C.Co entre otros son:
1) El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente
ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de
depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles;
2) Un proyecto de distribución de utilidades repartibles con la deducción de la
suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios
por el correspondiente ejercicio gravable;
3) El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la
sociedad, que contendrá además de los datos contables y estadísticos
pertinentes, los que a continuación se enumeran:
• Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastos
de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie,
erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de
remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la
sociedad;
• b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal
anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores vinculados
o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función
que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o
privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales
tramitaciones;
• c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a
cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de
personas naturales o jurídicas;
• d) Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y
otros;
• e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las
obligaciones en moneda extranjera, y
• f) Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades,
nacionales o extranjeras;
4) Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado
a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea, y
5) El informe escrito del revisor fiscal.
Los documentos relacionados anteriormente, los demás que consideren los
administradores junto con los estados financieros son en si en términos generales
los documentos que la Junta Directiva y el representante legal presentarán a la
asamblea general.
El término de exposición de documentos y libros de contabilidad es de quince (15)
días hábiles precedentes a la asamblea.
4.12.2.- POR EL REVISOR FISCAL
Según el artículo 213 del Código de Comercio el revisor fiscal “… Tendrá
asimismo derecho a inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad,
libros de actas, correspondencia, comprobantes de las cuentas demás papeles de la
sociedad.”
La ley le ha otorgado esta potestad al revisor fiscal por lo tanto éste no tiene porque
pedir autorización para desempeñar las funciones fijadas en el artículo 207 del
mismo código y las demás que le ha otorgado la ley en el tiempo.
4.12.3.- POR LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LAS RAMAS JURISDICCIONAL Y
EJECUTIVA
Estos servidores Públicos de acuerdo al artículo 63 del Código de Comercio
solo podrán ordenar mediante oficio la presentación o examen de los libros
y papeles del comerciante en los casos siguientes.
1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las
declaraciones;
2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y
las instituciones de utilidad común;
3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de
Procedimiento Penal, y
4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.
4.12.4.- POR LOS ORGANISMOS DE CONTROL INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
Las superintendencias según el sector económico mediante normas legales
tiene la facultad si así lo determinan mediante acto administrativo de
inspeccionar los documentos y libros de contabilidad.
En el caso de la Superintendencia de Sociedades la ley 222 de 1995, articulo
83 expone la atribución cuando señala que:
“La inspección consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades
para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en la forma, detalle y
términos que ella determine, la información que requiera sobre la situación
jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no
vigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones específicas de la
misma. La Superintendencia de Sociedades, de oficio, podrá practicar
investigaciones administrativas a estas sociedades.”
4.12.5.- POR LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.
ARTICULO 782. INSPECCIÓN CONTABLE. Artículo modificado por el artículo
138 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente: La Administración podrá
ordenar la práctica de la inspección contable al contribuyente como a terceros
legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud de las
declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para
verificar el cumplimiento de obligaciones formales.
De la diligencia de inspección contable, se extenderá un acta de la cual deberá
entregarse copia una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y las
partes intervinientes.
Cuando alguna de las partes intervinientes, se niegue a firmarla, su omisión no
afectará el valor probatorio de la diligencia. En todo caso se dejará constancia en
el acta.
Se considera que los datos consignados en ella, están fielmente tomados de los
libros, salvo que el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad.
Cuando de la práctica de la inspección contable, se derive una actuación
administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o
declarante, o de un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dicha
actuación.
4.13.- EXHIBICION Y EXAMEN
CONTABILIDAD
DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE
A continuación se relacionan las normas que obligan a las personas
obligadas a llevar contabilidad la exhibición de libros, en los casos que sea
solicitado por autoridad competente.
4.13.1.- CODIGO DE COMERCIO
Referente a la exhibición de Libros y Documentos de contabilidad el Código
Mercantil contiene las normas que a continuación se transcriben:
ARTÍCULO 63. EXHIBICIÓN O EXAMEN DE LIBROS DE COMERCIO
ORDENADO DE OFICIO. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva
del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen
de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes:
1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las
declaraciones;
2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles
y las instituciones de utilidad común;
3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de
Procedimiento Penal, y
4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento
Civil.
ARTÍCULO 64. EXHIBICIÓN Y EXAMEN GENERAL DE LIBROS. Los tribunales
o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y
examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra
y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades.
ARTÍCULO 65. EXHIBICIÓN PARCIAL DE LIBROS. En situaciones distintas de
las contempladas en los artículos anteriores, solamente podrán ser examinados
los libros y papeles de comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunales
o jueces, a petición de parte legítima, pero la exhibición y examen se limitarán a
los libros y papeles que se relacionen con la controversia.
La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de
preconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará la
calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos.
ARTÍCULO 66. FORMA DE PRACTICAR LA EXHIBICIÓN. El examen de los
libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en
presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará
constar los hechos y asientos verificados y, además, del estado general de la
contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y
en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.
ARTÍCULO 67. RENUENCIA A LA EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS. Si el
comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta
alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los
hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible
la confesión.
Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante, se entiende
que pone a disposición del juez los propios.
4.13.2.- ESTATUTO TRIBUTARIO
ARTICULO 684. FACULTADES DE FISCALIZACIÓN E INVESTIGACIÓN.
“…d. Exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos que
registren sus operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar libros
registrados.
e. Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y
documentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a
llevar contabilidad. …”
4.13.3.- JUECES DE LA REPUBLICA
El Código de Comercio en los: Artículo 63
JURISDICCIONAL Y LOS LIBROS
FUNCIONARIOS DE LA RAMA
Los funcionarios de las ramas judiriccional y ejecutiva del poder público,
solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y
papeles del comerciante en los casos siguientes:
1.- Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las
declaraciones.
2.- Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades
mercantiles y las instituciones de utilidad común.
3.- En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de
procedimiento penal, y
4.- En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento
Civil." y
Articulo. 64. INSTANCIAS ORDENADORAS PARA QUE SE EXHIBAN LOS LIBROS
Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la
exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los
casos de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades."
4.13.4.- LEY 145 DE 1960
(Diciembre 30) “Por la cual se reglamenta el ejercicio de la profesión de contador Público”
Actos en que deben intervenir Contadores Públicos:
ARTÍCULO 8°. Se necesitará la calidad de contador público en todos los casos en
que las leyes lo exijan y además en los siguientes:
“…4) Para actuar como perito en carácter de controversias de carácter técnico
contable,
especialmente en diligencias sobre exhibición de libros, juicios de rendición de
cuentas y avalúo de intangibles patrimoniales;…”
4.13.5.- DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993 MARCO CONCEPTUAL DE
LA CONTABILIDAD.
Con relación a la Exhibición de libros y Documentos de la Contabilidad el Decreto
2649 de 1993: se refiere al tema en los artículos siguientes:
El artículo 133 se describe la EXHIBICION DE LIBROS. Así: “Salvo lo dispuesto
en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o
establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su
propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el
efecto.
Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los
activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada
establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el
mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.
Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta,
se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga
demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca
probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.
Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas
o establecimiento del ente económico, este puede demostrar la causa que
justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada
para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el
funcionario señale. En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:
1. Lo que se pretende probar.
2. La fecha aproximada de la operación.
3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas
las operaciones.
En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y
soportes del asiento que se examine.
La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante
previstos en el artículo 64 del Código de Comercio también procederá en el caso
de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges
tengan la calidad de comerciante.
El artículo 127. Indica El lugar donde deben exhibirse los libros de contabilidad
haciendo referencia que estos deben exhibirse en el domicilio principal del ente
económico.
El artículo anterior esta en concordancia con el artículo 780 del Estatuto tributario
al señalar que el lugar presentación de los libros de contabilidad deberá
cumplirse en las oficinas o establecimientos del contribuyente obligado a llevarlos.
En complementación la doctrina contable planteada por el Consejo Técnico de la
Contaduría expone que los libros de contabilidad deben exhibirse en el domicilio
principal, independientemente de que la contabilidad sea llevada por outsourcing
En razón a la normatividad vigente.
4.13.6.- CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL.
Artículo 288.- EXHIBICIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE LOS COMERCIANTE.
Podrá ordenarse de oficio o a solicitud de parte la exhibición parcial de los libros y
papeles del comerciante. La diligencia se practicará ante el juez del lugar en que
los libros se lleven y se limitará a los asientos y papeles que tenga relación
necesaria con el objeto del proceso y la comprobación de que aquellos cumplen
con las prescripciones legales.
El comerciante que no presente alguno de sus libros a pesar de habérsele
ordenado la exhibición, quedará sujeto a los libros de su contraparte que estén
llevados en forma legal, sin admitírsele prueba en contrario, salvo que aparezca
probada y justificada la pérdida o destrucción de ellos o que habiendo demostrado
siquiera sumariamente una causa justificativa de su renuencia, dentro de los tres
días siguientes a la fecha señalada para la exhibición, presente los libros en la
nueva oportunidad que el Juez señale
4.13.7.-EXHIBICION DE LIBROS EMBARGOS JUDICIALES.
Ley 794 de 200328. Artículo 67, numeral 6.
“…Los embargos previstos en este numeral se extienden a los dividendos,
utilidades, intereses y demás beneficios que al derecho embargado correspondan,
que se consignarán oportunamente por la persona a quien se comunicó el
embargo, a órdenes del juzgado en la cuenta de depósitos judiciales, so pena de
hacerse responsable de dichos valores y de incurrir en multa de dos a cinco
salarios mínimos mensuales.
El secuestre podrá adelantar el cobro judicial, exigir rendición de cuentas y
promover cualesquiera otras medidas autorizadas por la ley con dicho fin, tendrá
acceso a los libros o comprobantes de la sociedad y podrá solicitar exhibición de
ellos…”
4.14.- RETENCION DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD
La Junta Central de Contadores, mediante Circular Externa 046 de abril 6 de
2006., Sobre el tema concluye lo siguiente:
“…1. Nuestro ordenamiento legal no permite a los Contadores Públicos ni a las
Sociedades de Contadores Públicos, retener los libros y documentos contables de
sus clientes, aduciendo la falta de pago de sus honorarios, porque en el evento de
mora en la cancelación de los mismos, se pueden iniciar las acciones judiciales
que permitan su cobro a través del proceso correspondiente. Adicionalmente, el
retener libros y documentos puede exponer al usuario de sus servicios
profesionales a riesgos injustificados y, en consecuencia, el Contador o la
28
EL CONGRESO DE COLOMBIA, LEY 794 DE 2003 (enero 8) , Por la cual se modifica el
Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras
disposiciones. Diario Oficial No. 45.058
Sociedad de Contadores, asumirá bajo su responsabilidad las acciones
disciplinarias y civiles que se puedan generar en su contra, derivadas de dicha
actuación.
2. Se recuerda el cumplimiento a lo previsto en el artículo 46 de Ley 43 de 1990,
donde se reconoce el derecho a la retribución económica del Contador Público,
fijando sus honorarios de acuerdo con su capacidad técnica y científica y en
relación con la circunstancia de cada uno de los casos que le corresponda cumplir,
pero siempre previo acuerdo escrito entre el Contador y el usuario de sus
servicios. Plasmar en un contrato escrito la prestación de los servicios
profesionales, comporta beneficio para las partes intervinientes porque evita
discrepancias hacia el futuro acerca del monto de los honorarios, los términos de
pago y las actividades específicas a las que se compromete el profesional de la
contaduría, entre otros aspectos.”
La presente Orientación sustituye la Orientación Profesional 05 del 13 de Mayo de
2003
5.- NORMAGRAMA DE NORMAS PRINCIPALES RELATIVAS A LOS
LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO.
(VER ANEXO)
6.- GLOSARIO.
En este numeral se transcriben de varios documentos entre otros del Código
Penal, Glosario contable de autor desconocido, De Wikipedia, la enciclopedia
libre, algunas definiciones relacionadas con los libros y documentos de
contabilidad con el fin de dar claridad conceptual de algunos elementos
Arquitectura de la información
De Wikipedia, la enciclopedia libre
La Arquitectura de la Información (AI) es la disciplina y arte encargada del
estudio, análisis, organización, disposición y estructuración de la información en
espacios de información, y de la selección y presentación de los datos en los
sistemas de información interactivos y no interactivos.
En relación con la
el Information Architecture Institute, define la Arquitectura de la Información como:
1. El diseño estructural en entornos de información compartida.
2. El arte y la ciencia de organizar y rotular sitios web, intranets, comunidades en
línea y software para promover la usabilidad y encontrabilidad.
3. Una comunidad emergente orientada a aplicar los principios del diseño y la
arquitectura en el entorno digital.
La Arquitectura de la Información trata indistintamente del diseño de: sitios web,
interfaces de dispositivos móviles o gadgets (como los iPod), CDs interactivos,
videoclips digitales, relojes, tableros de instrumentos de aviones de combate o
civiles, interfaces de máquinas dispensadoras, interfaces de juegos electrónicos,
etc. Su principal objetivo es facilitar al máximo los procesos de comprensión y
asimilación de la información, así como las tareas que ejecutan los usuarios en un
espacio de información definido.
El término "Arquitectura de la Información" (AI) fue utilizado por primera vez por
Richard Saul Wurman en 1975, quién la define como:
El estudio de la organización de la información con el objetivo de permitir al
usuario encontrar su vía de navegación hacia el conocimiento y la comprensión de
la información
Si nos ceñimos exclusivamente a la AI en el campo de la Web, una de las
definiciones que Louis Rosenfeld y Peter Morville ofrecen en su libro "Information
Architecture for the World Wide Web 2nd Edición", puede sernos de más fácil
comprensión:
El arte y la ciencia de estructurar y clasificar sitios web e intranets con el fin de
ayudar a los usuarios a encontrar y manejar la información.
El concepto "Arquitectura de la Información" no solo engloba la actividad de
organizar información, sino también el resultado de dicha actividad.
La arquitectura de la información de un sitio web, como resultado de la actividad,
comprende los sistemas de organización y estructuración de los contenidos, los
sistemas de rotulado o etiquetado de dichos contenidos, y los sistemas de
recuperación de información y navegación que provea el sitio web.
Acceso abusivo a un sistema informático. El que, sin autorización o por fuera de
lo acordado, acceda en todo o en parte a un sistema informático protegido o no
con una medida de seguridad, o se mantenga dentro del mismo en contra de la
voluntad de quien tenga el legítimo derecho a excluirlo, incurrirá en pena de
prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a
1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. . (Artículo 269A, ley 1273
2009).
Asentar los libros. Registrar las transacciones en los libros de contabilidad.
Asiento. Registro de una transacción en los libros o documentos de contabilidad
Asiento de cierre. Registro elaborado al final del período contable, con el fin
de cancelar temporalmente las cuentas de ingresos, costos y gastos y trasladar
sus saldos a resultados.
Asiento diario. Registro de una o varias transacciones en el libro diario de
contabilidad.
Cámara de comercio. Institución conformada con los comerciantes inscritos
en su respectivo registro mercantil, de carácter legal, creada por el Gobierno
para fomentar el desarrollo comercial, llevar el registro mercantil y dar las
certificaciones sobre los actos y documentos que en ella estén inscritos.
Cargo. Realización de un asiento débito.
Cargos diferidos. Valor de los costos y gastos desembolsados
anticipadamente para el suministro de bienes o prestación de servicios, que
con razonable seguridad proveerán beneficios futuros, en desarrollo de su
función administrativa o cometido estatal del ente público. Los cargos diferidos
deben amortizarse durante los períodos en los cuales se espera percibir los
beneficios de los costos y gastos incurridos, o la vigencia de los respectivos
contratos.
Carta de crédito. Documento originado en el contrato de préstamo
documentario mediante el cual, a petición y de conformidad con las
instrucciones del cliente, un banco se compromete directamente, o por
intermedio de un banco corresponsal, a pagar a un beneficiario hasta una
suma determinada de dinero; también se compromete el banco a pagar,
aceptar o negociar letras de cambio giradas por el beneficiario, contra la
presentación de los documentos estipulados, de conformidad con los términos
y condiciones establecidos.
Cheque. Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de
los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco.
Cheque al portador. Mandato escrito de pago que se hace efectivo sin más
requisitos.
Cheque cruzado. Mandato escrito de pago en cuyo anverso se indica,entre
dos líneas diagonales paralelas, el nombre del banquero o sociedad por medio
de los cuales ha de hacerse efectivo.
Cheque en blanco. Mandato escrito de pago que extiende el expedidor sin
señalar la cantidad que cobrará el destinatario.
Cheque nominativo. Mandato escrito de pago que eleva el nombre de la
persona autorizada para cobrarlo.
Cheque viajero. Mandato escrito de pago que extiende un banco u otra
entidad a nombre de una persona y va provisto de la firma de ésta.
Chequear. Examinar, verificar, controlar.
Chequera. Talonario de cheques.
Ciclo económico. Cambios o comportamientos fluctuantes en la actividad
económica caracterizados por períodos o fases de crecimiento o auge,
alternado por períodos o fases de descenso o contracción
Circunstancias de agravación punitiva: Las penas imponibles de acuerdo con
los artículos descritos en este título, se aumentarán de la mitad a las tres cuartas
partes si la conducta se cometiere:
1. Sobre redes o sistemas informáticos o de comunicaciones estatales u oficiales o
del sector financiero, nacionales o extranjeros.
2. Por servidor público en ejercicio de sus funciones.
3. Aprovechando la confianza depositada por el poseedor de la información o por
quien tuviere un vínculo contractual con este.
4. Revelando o dando a conocer el contenido de la información en perjuicio de
otro.
5. Obteniendo provecho para sí o para un tercero.
6. Con fines terroristas o generando riesgo para la seguridad o defensa nacional.
7. Utilizando como instrumento a un tercero de buena fe.
8. Si quien incurre en estas conductas es el responsable de la administración,
manejo o control de dicha información, además se le impondrá hasta por tres
años, la pena de inhabilitación para el ejercicio de profesión relacionada con
sistemas de información procesada con equipos computacionales. (Artículo 269H)
Comprensible. Característica de la información contable pública que indica
que es accesible a todos los usuarios con el fin de asegurar una adecuada
utilización en función de los principales objetivos que debe cumplir el
Estado, según lo disponen las leyes, normas y procedimientos vigentes.
Comprobación. Búsqueda la veracidad o exactitud de un resultado o
conocimiento obtenido antes.
Comprobante. Documento utilizado como evidencia para el registro de una
operación.
Comprobante de contabilidad. Documento de origen interno y externo en
el cual se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del
ente público y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro
correspondiente. Debe elaborarse en idioma castellano con base en los
documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de
las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificación se hará
de acuerdo con el catálogo de cuentas del ente público. Los comprobantes
de contabilidad pueden elaborarse por medios manual, mecánico o
electrónico y conservarse de manera que sea posible su verificación
posterior. Los entes públicos elaborarán, entre otros, los comprobantes de
ingreso, egreso y general.
Comprobante de ingreso. Resumen de las operaciones relacionadas con la
recepción de efectivo o documento que lo represente.
Comprobante de egreso. Resumen de las operaciones relacionadas con el
pago o desembolso de efectivo o documento que lo represente.
Comprobante general. Resumen de las operaciones relacionadas con
movimientos globales o de integración, tales como, ajustes, correcciones y
otras operaciones en las que no intervenga el efectivo o el documento que lo
represente. Podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las
diversas áreas del ente público.
Contrato. Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre
materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas.
Contrato de futuro. Pacto o convenio por el cual el vendedor promete vender
al comprador una cantidad de divisas en un momento futuro.
Contratos de arrendamiento financiero. Cuenta que representa el valor de
las obligaciones contractuales originadas en la adquisición de bienes bajo la
modalidad de contratos leasing, que puede incidir en períodos futuros.
Contratos de servicios. Cuenta que representa el valor de los costos de
servicios recibidos en desarrollo de contratos celebrados por el ente público
con personas naturales o jurídicas, con el fin de ejecutar labores relacionadas
con la producción de bienes o la prestación de servicios.
Cuenta. Registro formal de una clase particular de transacción expresada en
dinero u otra unidad de medida. 2. Elemento del sistema de información
contable utilizado para registrar de forma sistemática y homogénea las
operaciones.
Cuenta corriente. Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de
los fondos.2. Parte de la balanza de pagos que registra las transacciones
corrientes de mercaderías y servicios reales y financieros.
Cuenta de capital. Parte de la balanza de pagos de un país que contabiliza el
monto de la inversión privada extranjera y de los donativos y préstamos
públicos que fluyen hacia adentro y hacia afuera de un país en un período de
tiempo dado, generalmente de un año.
Cuenta de efectivo. Parte de la balanza de pagos de un país, que representa
los cambios de los saldos en efectivo (reservas extranjeras) y los créditos
financieros a corto plazo, como respuesta a las transacciones contabilizadas
en la cuenta corriente y en la cuenta de capital.
Cuenta de orden. Valor de aquellos bienes y derechos que no pertenecen al
ente público, pero que pueden afectarlos y que por alguna eventualidad se
encuentran temporalmente bajo su tutela o manejo en la fecha de presentación
del balance. Adicionalmente se agrupan bajo esta denominación contratos o
valores cuya referencia histórica debe ser tenida en cuenta en la contabilidad.
Entre los principales rubros que se agrupan bajo esta denominación se
encuentran los siguientes: Mercancías recibidas en consignación, pedidos que
han sido contratados pero que están pendientes de entrega, contratos
pendientes, cartas de crédito abiertas, garantías otorgadas para respaldar
mercancías vendidas, demandas judiciales, promesas de compraventa no
legalizadas, entre otras. 2. Operaciones que tienen por objeto identificar los
derechos y obligaciones contingentes, que pueden afectar la situación
financiera, económica y social del ente público, o informar aspectos que por su
importancia requieren de seguimiento y control.
Igualmente, las cuentas de orden deben ser utilizadas con propósitos de
control de situaciones o circunstancias específicas que lo requieran, y para
registrar el flujo de operaciones que no puedan representarse en términos
monetarios, porque no son susceptibles de cuantificación, mediante el registro
de los flujos físicos medibles, expresados por un valor monetario simbólico,
cuando sea pertinente su incorporación.
En las cuentas de orden de carácter fiduciario debe registrarse y reconocerse
la información financiera y económica de los patrimonios autónomos
constituidos en procesos de fiducia, de acuerdo con las normas vigentes sobre
el particular.
Las cuentas de orden deben reconocerse, registrarse y clasificarse de acuerdo
con su naturaleza, utilizando como contrapartida, para su registro, la respectiva
cuenta de orden deudora o acreedora por contra.
Las cuentas de orden no podrán ser utilizadas para sustituir u omitir el registro
de pérdidas contingentes que por su misma condición requieren o exigen la
creación de provisiones, de acuerdo con las normas técnicas pertinentes.
Cuenta de orden acreedoras. Incluye las cuentas de registro utilizadas para
efectos de control de pasivos y patrimonio o control de futuras situaciones
financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables
de los pasivos y patrimonios y la información tributaria. 2. Lo constituyen las
cuentas representativas de los compromisos o contratos que se relacionan con
posibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructura
financiera del ente público. Se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas
para efectos de control de pasivos y patrimonio o control de futuras situaciones
financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables
de los pasivos y patrimonio y la información tributaria.
Cuenta de orden acreedoras fiduciarias. Representa las operaciones con
terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera del
fideicomiso. Son cuentas de registro utilizadas para ejercer control interno.
Cuenta de orden acreedoras fiscales por contra (Db). Registro de la
contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo de acreedoras fiscales.
Cuenta de orden acreedoras ingresos. Registro que representa el saldo de
los rubros que conforman los beneficios económicos percibidos por el
fideicomiso en el desarrollo del giro normal de su actividad, durante el período
contable
Cuenta de orden acreedoras pasivo. Registro que representa el saldo de los
rubros que conforman las obligaciones contraídas en desarrollo del
giroordinario del negocio. Comprende los pactos de recompra, créditos de
bancos y otras obligaciones financieras, cuentas por pagar, pasivos estimados,
provisiones y otros pasivos, de acuerdo con las características propias del
Fideicomiso.
Cuenta de orden acreedoras por contra (Db). Agrupación de los registros
que conforman la contrapartida de las cuentas de orden acreedoras de
responsabilidades contingentes, fiscales, de control y fiduciarias.
Cuenta de orden acreedoras responsabilidades contingentes contra (Db).
Registro de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo
responsabilidades contingentes.
Cuenta de orden deudoras. Incluye los registros utilizados para el control
interno de activos y de futuras situaciones financieras, así como las necesarias
para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y la
información tributaria.
Cuenta de orden deudoras de control. Registran de las operaciones
realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera
del ente público, así como aquellas que permiten ejercer un mayor control.
Cuenta de orden deudoras fiduciarias. Agrupación de los registros que
representan contratos suscritos por el fideicomiso que puedan derivar en
posibles derechos, o que puedan ser utilizadas por el ente público para ejercer
control interno.
Cuenta de orden deudoras fiduciarias activo. Registro que representa el
saldo de los rubros que conforman los bienes y derechos tangibles e
intangibles, objeto de un negocio fiduciario. Comprende el Disponible, Pactos
de reventa, Inversiones, Cartera de crédito, Derivados, Cuentas por cobrar,
Bienes realizables y recibidos en pago, Propiedades y equipo y Otros activos,
dependiendo de las características propias del fideicomiso.
Los rubros que integran esta cuenta tendrán siempre saldos débito, con
excepción de las provisiones para protección de activos y las depreciaciones,
que serán deducidas de los correspondientes rubros.
Cuenta de orden deudoras fiduciarias costo y gastos. Registro que
representa el saldo de los rubros que conforman las erogaciones por los
cargos financieros y operativos en que incurre el fideicomiso en el desarrollo
del giro normal de su actividad, durante el período contable.
Cuenta de orden deudoras fiduciarias cuentas contingentes deudoras.
Registro que representa el saldo de aquellos contratos suscritos por el
fideicomiso que pueden derivar en posibles derechos, cuyo surgimiento está
condicionado a que un hecho se produzca o no, dependiendo de factores
eventuales o remotos.
Cuenta de orden deudoras fiscales. Registros de las diferencias entre el
valor de las cuentas de naturaleza activa según la contabilidad y las de igual
naturaleza, utilizadas para propósitos de información tributaria.
Daño Informático. El que, sin estar facultado para ello, destruya, dañe, borre,
deteriore, altere o suprima datos informáticos, o un sistema de tratamiento de
información o sus partes o componentes lógicos, incurrirá en pena de prisión de
cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000
salarios mínimos legales mensuales vigentes. .( Artículo 269D, ley 1273 2009).
Documento. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún
otro hecho.2. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptible de ser
empleados como tales para probar algo. 3. Escritos, impresos, planos, dibujos,
cuadros, fotografías, cintas cinematográficas,
discos,
grabaciones
magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos,
y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o
declarativo, y las inscripciones en lápidas monumentarias, edificios o similares.
Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de
persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico
o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos,
que tengan capacidad probatoria.(ley 599 de 2000, Artículo 294.)
Documento negociable. Escritos que con diferente denominación se le ha
dado a los bienes de naturaleza mercantil. 2. Títulos valores.
Documentos soporte. Relaciones o escritos que respaldan los registros
contables de las operaciones que realice el ente público. Deben adjuntarse
a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma
en que se hayan expedido. Pueden ser de origen interno o externo.
Son documentos soporte de origen interno aquellos que contienen
operaciones que no afectan directamente a terceros, tales como,
provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, asientos de cierre.
Son de origen externo aquellos que contienen operaciones que involucran a
un tercero, tales como, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas,
contratos o actos administrativos que generen el registro de una operación.
Factura. Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las
mercancías vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de
cada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc.
Factura pro–forma. Prefactura entregada por el vendedor al comprador,
para que éste pueda conocer exactamente el precio que deberá pagar por
la entrega o para que pueda efectuar los trámites de solicitud de licencias y
permisos de importación ante las autoridades del país de destino.
Haber. Parte de una cuenta en la cual se anota los aumentos de las
obligaciones, si ella es de pasivo o de patrimonio; los ingresos, ganancias o
utilidades, si es de resultado y las disminuciones si es de activo.
Hoja electrónica. Programa para realizar funciones como cálculos, gestión
de información y gráficos, útil para la presentación de la información
contable.
Hurto por medios informáticos y semejantes. El que, superando medidas de
seguridad informáticas, realice la conducta señalada en el artículo 239
manipulando un sistema informático, una red de sistema electrónico, telemático u
otro medio semejante, o suplantando a un usuario ante los sistemas de
autenticación y de autorización establecidos, incurrirá en las penas señaladas en
el artículo 240 de este Código. .( Artículo 269I, ley 1273 2009).
Metodología. Conjunto de métodos que se siguen en una investigación
científica o en una exposición doctrinal. 2. Estudio de los principios que
guían, o deberían guiar, la investigación científica.
Nota crédito. Documento que expresa un abono en la cuenta de un tercero
y el concepto respectivo.
Nota débito. Documento que expresa un cargo en la cuenta de un tercero y
el concepto respectivo.
Nota de contabilidad. Documento interno utilizado para respaldar
movimientos en la contabilidad.
Ojo mirar desde lo privado
Notas a los estados FINANCIEROS
Operaciones. Compras o ventas en que hay paso de dinero de una
persona o entidad a otra, con ganancia de dinero o beneficio para las
partes.
Operaciones comerciales. Recursos provenientes de la comercialización
de productos adquiridos en el mercado nacional o extranjero.
Pagaré. Título valor que contiene una promesa incondicional de pagar una
suma determinada de dinero, en el cual debe indicarse si es pagadero a la
orden o al portador, y la forma de vencimiento; son aplicables al pagaré en
lo conducente, las disposiciones relativas a la letra de cambio.
Partida doble. Forma de registro mediante la cual cada transacción
involucra al menos una anotación en el débito y otra en el crédito, de una o
varias cuentas, por valores iguales, lo cual permite que se cumpla la
ecuación contable y se detecte fácilmente cierto tipo de errores.
Partida simple. Forma de registro según la cual la información del ente
contable se asienta en orden completo y cronológico utilizando una sola
columna o partida.
Partidas monetarias. Rubros del balance general cuyo valor nominal no
varía por la pérdida de poder adquisitivo de la moneda y representan una
cantidad fija en moneda corriente. Corresponde a los activos y pasivos que
indican disponibilidades líquidas y exigibilidades inmediatas, expresados en
sumas fijas en monedas de curso legal, como es le caso de los saldos en
caja, importes por cobrar o pagar en moneda nacional y los pasivos a
cancelar mediante una suma fija de dinero, entre otros. Estas partidas no
son objeto de ajuste.
Partidas no monetarias. Corresponde a aquellos que manteniendo su
valor económico adquieren un valor mayor nominal por efecto de la pérdida
de poder adquisitivo de la moneda. Estas cuentas deben ser ajustadas para
reconocer el efecto de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda
entre la fecha del estado contable y la fecha en que los activos fueron
adquiridos e incurridos los pasivos. Además, tiene dicho carácter aquellos
activos y pasivos con una forma particular de ajuste, como los
representados en moneda extranjera, en UPAC o pacto de reajuste.
Se consideran partidas no monetarias los inventarios, las construcciones en
curso, las propiedades, planta y equipo, y las inversiones de renta variable
cuando no se valoran a precios de mercado.
Partidas. Cuentas deudoras o acreedoras que intervienen en un registro y que
hacen parte de los estados contables
Período contable. Lapso comprendido entre el 1º de enero al 31 de
diciembre, al final del cual, debe realizarse el proceso de cierre.
Persona natural. Individuo de la especie humana, cualquiera sea su edad,
estirpe, sexo o condición
Personas jurídicas o naturales. Usuarios de la información contable
pública entre las cuales están las bolsas de valores, investigadores,
proveedores, inversionistas y ciudadanía en general. 2. Ente capaz de
ejercer derechos, contraer obligaciones civiles y ser representado judicial y
extrajudicialmente.
Registro. Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una
unidad.
Registro contable. Asiento o anotación contable que debe ser realizada
para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte
al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia.
Esta puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de
partida doble
Teneduría de libros. Actividad que tiene por objeto analizar, clasificar y
registrar las operaciones del ente contable.
Obstaculización ilegítima de sistema informático o red de telecomunicación. El
que, sin estar facultado para ello, impida u obstaculice el funcionamiento o el
acceso normal a un sistema informático, a los datos informáticos allí contenidos, o
a una red de telecomunicaciones, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho
(48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos
legales mensuales vigentes, siempre que la conducta no constituya delito
sancionado con una pena mayor.( Artículo 269B, ley 1273 2009).
Interceptación de datos informáticos. El que, sin orden judicial previa intercepte
datos informáticos en su origen, destino o en el interior de un sistema informático,
o las emisiones electromagnéticas provenientes de un sistema informático que los
transporte incurrirá en pena de prisión de treinta y seis (36) a setenta y dos (72)
meses. .( Artículo 269C, ley 1273 2009).
Suplantación de sitios web para capturar datos personales. El que con objeto ilícito
y sin estar facultado para ello, diseñe, desarrolle, trafique, venda, ejecute,
programe o envíe páginas electrónicas, enlaces o ventanas emergentes, incurrirá
en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa
de 100 a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, siempre que la
conducta no constituya delito sancionado con pena más grave. .( Artículo 269G,
ley 1273 2009).En la misma sanción incurrirá el que modifique el sistema de
resolución de nombres de dominio, de tal manera que haga entrar al usuario a una
IP diferente en la creencia de que acceda a su banco o a otro sitio personal o de
confianza, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena más
grave.
La pena señalada en los dos incisos anteriores se agravará de una tercera parte a
la mitad, si para consumarlo el agente ha reclutado víctimas en la cadena del
delito.
De los atentados informáticos y otras infracciones
Transferencia no consentida de activos. El que, con ánimo de lucro y valiéndose
de alguna manipulación informática o artificio semejante, consiga la transferencia
no consentida de cualquier activo en perjuicio de un tercero, siempre que la
conducta no constituya delito sancionado con pena más grave, incurrirá en pena
de prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento veinte (120) meses y en multa de 200 a
1.500 salarios mínimos legales mensuales vigentes. La misma sanción se le
impondrá a quien fabrique, introduzca, posea o facilite programa de computador
destinado a la comisión del delito descrito en el inciso anterior, o de una estafa.
Si la conducta descrita en los dos incisos anteriores tuviere una cuantía superior a
200 salarios mínimos legales mensuales, la sanción allí señalada se incrementará
en la mitad. .( Artículo 269J, ley 1273 2009).
Violación de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provecho
propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie,
envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos
personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes,
incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y
en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. .( Artículo
269F, ley 1273 2009).
Uso de software malicioso. El que, sin estar facultado para ello, produzca, trafique,
adquiera, distribuya, venda, envíe, introduzca o extraiga del territorio nacional
software malicioso u otros programas de computación de efectos dañinos, incurrirá
en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa
de 100 a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. .( Artículo 269E, ley
1273 2009).
BIBLIOGRAFIA
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y se Dictan otras disposiciones”.
CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 527. De 1999. “Por medio de la cual se
define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación
y se dictan otras disposiciones. Hace referencia a que los libros y papeles de
comercio podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su
reproducción exacta.”
CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 1314 DEL 13 DE JULIO DE 2009,”POR LA
CUAL SE REGULAN LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD E
INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE ASEGURAMIENTO DE
INFORMACIÓN ACEPTADOS EN COLOMBIA, SE SEÑALAN LAS
AUTORIDADES COMPETENTES, EL PROCEDIMIENTO PARA EXPEDICIÓN Y
SE DETERMINAN LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE VIGILAR SU
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LEGISLACIÓN ECONÓMICA. Constitución Política de Colombia, Bogotá.
LEGISLACIÓN ECONÓMICA. Régimen Contable. 2002
LEGISLACIÓN ECONÓMICA. Código Procedimiento Civil
LEGISLACIÓN ECONÓMICA. El Código de Comercio Decreto 410 de 1971
FRANCO RUIZ RAFAEL Proyecto de Concepto Borrador, Proyecto de Ley
165/2007
Cámara,
203/2008
Senado.
ADOPCIÓN
DE
NORMAS
INTERNACIONALES
DE
INFORMACIÓN
FINANCIERA
PARA
LA
PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTABLES, Pgnas, 23, 24. 28 y 29.
GRUPO EDITORIAL NUEVA LEGISLACIÓN LTDA Manual del Contador Público,
Concordado Doctrina- Jurisprudencia. 2006, Bogotá.
TORRES A LUIS M Y MURILLO FRANCISCO L, elementos de Contabilidad, ,
Colección “LA SALLE” , quinta edición 1960, Bogotá.
FERNANDEZ CENTENO ELISEO Y VELEZ RESTREPO, Contabilidad al alcance
de todos, Editorial Norma 1970 Colombia.
GERTZ MANERO FEDERICO, Origen y evolución de la Contabilidad, Editorial
Trillas, cuarta reimpresión julio de 1997, impreso en México.
CLARKE, Alfred C. Historia de la Contabilidad en Colombia 1923 a 1966.
Barranquilla. 1967.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo. Dirección de Regulación. 2003.
ORGANIZACIONES DE NACIONES UNIDAS,COMISION DE LAS NACIONES
UNIDAS PARA EL DESARROLLO DEL DERECHO MERCANTIL, Ley Modelo de
la CNUDMI sobre Comercio Electrónico con la Guía para incorporación al derecho
interno 1996, con el nuevo artículo 5 bis aprobada en 1998,Publicacion Naciones
Unidas, ISBN 92-333278- 5
REPUBLICA DE COLOMBIA, CORTE CONSTITUCIONAL,
Sentencia No C. -662, Expediente No. D-2693 de Junio 8 de 200029. Temas
tratados: El reconocimiento jurídico de la validez plena y del valor probatorio de los
mensajes de datos, El Comercio Electrónico, La Firma Digital, y las entidades de
certificación y emisión de certificados sobre autenticidad de los mensajes de datos
y las firmas digitales, artículos demandados 10, 11, 12, 13, 14, 15, 27, 28, 29, 30,
32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, y 45. Artículos que fueron
declarados exequibles.
---------------------La Sentencia C-831/2001, Expediente D-3371 del 8 de agosto de
200, por la cual se demanda la inconstitucionalidad del artículo 6 de la Ley 527 de
1999
REPUBLICA DE COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
PRESIDENCIA, Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993. Por el cual se
reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
---------------------------- Decreto 2650 de Diciembre de 1993. Por el cual se modifica
el Plan Único de de cuentas para los comerciantes.
---------------------------------CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PUBLICA,
Orientación Profesional No 5 Libros, 23 de septiembre de 2003.
-----------------------------DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DE
LA
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, DECRETO 4400 30/12/2004 DIARIO
OFICIAL 45.777 por el cual se reglamenta el artículo 19 y el Título VI, Libro I del
Estatuto Tributario referente al Régimen Tributario Especial y se dictan otras
disposiciones.
----------------------------------- DECRETO REGLAMENTARIO 2851 DE 1984
Asociaciones de Juntas de Acción Comunal.
-------------------------------------- EL DECRETO 2500 DE 1986.POR EL CUAL
MODIFICA PARCIALMENTE EL DECRETO 1990 DE 1986.
-----------------------------DIRECCION DE IMPUESTOS NACIONALES Y ADUANAS
DIAN. Estatuto Tributario Decreto 624 del 30 de marzo de 1989, por el cual se
expiden los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos Nacionales
SUAREZ, Jesús Alberto y otros, en Arqueología e Historia de La Contabilidad,
Cosmovisión Histórica y Prospectiva de la Contabilidad. Unidad editorial
UNINCCA, 2004, Bogotá. SUAREZ, Jesús Alberto, en Arqueología e Historia de
La Contabilidad, Cosmovisión Histórica y Prospectiva de la Contabilidad.