Instructivo para la elaboración de informes de fin de gestión

RH-IN-03: Instructivo para la elaboración de
los informes de fin de gestión
1. Propósito
Establecer las actividades necesarias para la elaboración de los informes de fin de gestión que deben
presentar el jerarca superior administrativo y los titulares subordinados de la Administración, como parte
de la rendición de cuentas, de conformidad con el artículo 12 de la Ley General de Control Interno, con
lo que se busca garantizar la transparencia y continuidad de las funciones de la institución.
2. Alcance
Este documento aplica para todos los funcionarios de la institución que deben presentar el informe de
fin de gestión al finalizar su nombramiento en el puesto por la razón que fuere: miembros de la Junta
Directiva, Regulador General, Regulador General Adjunto (a), intendentes, directores generales,
directores y jefaturas. Aplica también para la Dirección de Recursos Humanos como responsable de
prevenir por escrito, así como asegurar que el informe sea accesible al sucesor y al público en general.
3. Documentos relacionados

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Directriz R-CO61 de la Contraloría General de la República: Directrices que deben observar los
funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión
Ley N°8292: Ley General de Control Interno
4. Responsabilidades
Es responsabilidad del Regulador General aprobar lo estipulado en este documento. Es responsabilidad
del Director (a) General de Operaciones y el Director (a) de Recursos Humanos velar por el
cumplimiento de lo establecido en este procedimiento.
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos prevenir por escrito a los jerarcas o titulares
subordinados sobre la obligación de cumplir con la directriz R-CO61 de la Contraloría General de la
República, realizar la entrega de los informes a los sucesores y asegurar el acceso público al compendio
de los informes de gestión anteriores.
Es responsabilidad de los funcionarios que deben presentar el informe de fin de gestión, cumplir con
todos los lineamientos establecidos en este instructivo.
5. Términos
Fin de gestión: Cese de la ejecución de determinado puesto por cualesquiera razones (promoción,
permuta, renuncia, despido).
Versión 1 10 de junio de 2015│ p.1/6
RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión
Informe de fin de gestión: Es un documento mediante el cual el jerarca o titular subordinado rinde
cuentas, al concluir su gestión, sobre los resultados relevantes alcanzados, el estado de las principales
actividades propias de sus funciones y el manejo de los recursos a su cargo.
Jerarca: superior jerárquico del ente y que ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, ya sea
unipersonal o colegiado. En el caso de la institución se refiere a los miembros de la Junta Directiva.
Sucesor: Se refiere a los nuevos jerarcas y titulares subordinados designados para asumir los puestos
de los funcionarios respectivos que dejan su cargo, indistintamente de la causa de la finalización.
Titular subordinado: Es el funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con
autoridad para ordenar y tomar decisiones. Para la institución, los titulares subordinados son los
intendentes, directores generales, directores y jefaturas.
6. Abreviaturas y acrónimos
ARESEP: Autoridad Reguladora de Servicios Públicos
DECI: Departamento de Comunicación Institucional
DRH: Dirección de Recursos Humanos
RG: Regulador General
7. Descripción del instructivo
El fundamento para que los jerarcas y titulares subordinados presenten el informe de fin de gestión, se
encuentra en el artículo 12 de la Ley General de Control Interno (Ley N°8292), como se muestra a
continuación:
Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno.
En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre
otros, los siguientes deberes:
a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.
b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o
irregularidades.
c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas
por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás
instituciones de control y fiscalización que correspondan.
d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas
en el artículo 7 de esta Ley.
e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor,
de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y
órganos competentes de la administración activa.
Dentro de los principales elementos que considera la Directriz R-CO-61 de la Contraloría General de la
República (CGR), se encuentran los siguientes:
Períodos de gestión menores a un año. Cuando la gestión del jerarca o del titular subordinado no
sobrepase un año, los plazos mencionados en la directriz anterior se ajustarán al periodo dentro del
cual ejerció su cargo.
Resguardo del principio de confidencialidad de la información. En el informe de fin de gestión se
deberá respetar el deber de confidencialidad sobre aquellos documentos, asuntos, hechos e información
que posean ese carácter por disposición constitucional o legal.
Versión 1 10 de junio de 2015│ p.2/6
RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión
Destinatarios. Los jerarcas y titulares subordinados deben presentar el respectivo informe de fin de
gestión de manera impresa y en formato digital ante los destinatarios que seguidamente se indican,
según corresponda:
 En el caso del jerarca, el informe de fin de gestión lo debe presentar ante quien lo nombró o
designó, con una copia para quien vaya a sucederlo en el cargo. En los casos en que el jerarca
sea un órgano colegiado, cada uno de sus integrantes presentará individualmente ese
documento.
 En el caso de un titular subordinado, el informe de fin de gestión lo debe presentar a su superior
jerárquico inmediato, con una copia para su sucesor.
 En todos los casos anteriores se deberá remitir copia del informe a la respectiva unidad
institucional encargada de la gestión de recursos humanos.
Plazo para la presentación del informe de fin de gestión. Los jerarcas y titulares subordinados deben
presentar el informe de fin de gestión al respectivo destinatario a más tardar el último día hábil de
labores, indistintamente de la causa por la que deja el cargo. En caso de que la salida del funcionario
se produzca en forma repentina deberá presentar el informe diez días hábiles contados a partir del
último día en que estuvo en el cargo.
7.1 Elaboración y presentación del informe de fin de gestión
Actividad
Responsable
1. Comunica mediante oficio al Director (a) de Recursos
Humanos la finalización de los nombramientos de los puestos de
miembros de la Junta Directiva (SJD), e intendentes, directores
generales, directores y jefaturas (Regulador General). Esto se
debe realizar con una anticipación no menor a un mes calendario
al movimiento.
2. Comunica mediante oficio al jerarca o titular subordinado
saliente, la responsabilidad de presentar el Informe de fin de
gestión según lo dispuesto en el inciso “e” del artículo 12 de la Ley
de Control Interno, el cual debe ser entregado a más tardar el
último día hábil de labores, excepto si se trata de una salida
repentina, para lo cual contará con diez días hábiles posteriores
al último día en el que estuvo en el cargo.
3. Elabora el Informe de fin de gestión, de acuerdo con los
aspectos establecidos en la directriz R-CO-61 de la Contraloría
General de la República:
 Presentación: contiene la presentación del documento al
destinatario, mediante un resumen ejecutivo del
contenido del informe.
 Resultados de la gestión: debe contener al menos lo
indicado en Listado de resultados de la gestión (Anexo 1)
4. Entrega el Informe de fin de gestión debidamente firmado,
impreso y en versión digital, al superior jerárquico y remite una
copia a la Dirección de Recursos Humanos (DRH). En el caso de
jerarcas, como los miembros de Junta Directiva y el Regulador
SJD
Registro
Oficio emitido
Regulador
General
Director
Recursos
Humanos
(a)
Oficio emitido
Funcionario
saliente
Informe de fin
de gestión
Funcionario
saliente
Informe de fin
de gestión
Versión 1 10 de junio de 2015│ p.3/6
RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión
General, el destinario de su informe es quién lo designó, es decir
la Asamblea Legislativa y el Consejo de Gobierno.
5. Revisa que el Informe de fin de gestión del funcionario saliente
haya sido efectivamente entregado y cumpla con los lineamientos
establecidos en la Directriz R-CO-61 de la Contraloría General de
la República (CGR). En caso que no haya sido entregado o haya
incumplimientos con la directriz, comunica mediante oficio al
superior jerárquico del funcionario saliente la situación, con copia
al mismo funcionario.
6. Solicita al Departamento de Comunicación Institucional (DECI),
la publicación del Informe de fin de gestión en la sección
respectiva en la página web institucional, de manera que se
facilite el acceso al mismo, por parte de cualquier ciudadano
interesado.
7. Una vez que los sucesores de los jerarcas o titulares
subordinados asuman el puesto, les entrega una copia digital del
Informe de fin de gestión de su antecesor. También se deben
mantener disponibles las copias de los informes para efectos de
consultas de ciudadanos interesados, así como de cualquier
órgano de control externo o interno, utilizando los medios que
disponga el Departamento de Gestión Documental (DEGD)
8. Mantiene el registro actualizado de los jerarcas y titulares
subordinados que al final de su gestión cumplieron o no, con la
presentación del Informe de fin de gestión, el cual debe estar a
disposición para consultas de quien lo requiera.
Funcionario
DRH
Informe de fin
de gestión
Funcionario
DRH
Funcionario
DRH
Funcionario
DRH
5. Control de cambios
Fecha
Apartado
Descripción
Justificación
Versión 1 10 de junio de 2015│ p.4/6
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6. Aprobaciones
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
[Original impreso firmado]
[Original impreso firmado]
Firma / Fecha
Paolo Varela Brenes
Especialista
Dirección General de Estrategia y
Evaluación (DGEE)
Firma / Fecha
Rodolfo González Blanco
Director General
Dirección General de Operaciones
(DGO)
[Original impreso firmado]
[Original impreso firmado]
Firma / Fecha
Carlos Luis Salazar Padilla
Profesional
Dirección de Recursos Humanos
(DRH)
[Original impreso firmado]
Firma / Fecha
Mayela Sequeira Castillo
Directora
Dirección de Recursos Humanos
(DRH)
Firma / Fecha
Ricardo Matarrita Venegas
Director General
Director General de Estrategia y
Evaluación (DGEE)
[Original impreso firmado]
Firma / Fecha
Dennis Meléndez Howell
Regulador General
Versión 1 10 de junio de 2015│ p.5/6
RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión
7. Anexos
Anexo 1: Listado de resultados de la gestión
Resultados de la gestión. Esta sección del informe deberá contener, al menos, información relativa a
los siguientes aspectos:
• Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la unidad a su cargo, según
corresponda al jerarca o titular subordinado.
• Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión, incluyendo los principales
cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la unidad,
según corresponda al jerarca o titular subordinado.
• Estado de la auto evaluación del sistema de control interno institucional o de la unidad al
inicio y al final de su gestión, según corresponda al jerarca o titular subordinado.
• Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de
control interno institucional o de la unidad, al menos durante el último año, según corresponda
al jerarca o titular subordinado.
• Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación
institucional o de la unidad, según corresponda.
• Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la unidad, existentes
al inicio de su gestión y de los que dejó pendientes de concluir.
• Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión a la institución o a
la unidad, según corresponda.
• Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la unidad, según corresponda, si el
funcionario que rinde el informe lo estima necesario.
• Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a criterio del funcionario que rinde el
informe la instancia correspondiente enfrenta o debería aprovechar, si lo estima necesario.
• Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado
la Contraloría General de la República.
• Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su
gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de
cada administración.
• Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera
formulado la respectiva Auditoría Interna.
Versión 1 10 de junio de 2015│ p.6/6
RH-IN-03 / Instructivo para la elaboración de los informes de fin de gestión