Procedimiento de identificación de potenciales conflictos de

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y
DOCUMENTACIÓN DE POTENCIALES CONFLICTOS DE
INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS.
PR-1.6-04
Versión 02
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y
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INTERES CON ORGANISMOS RELACIONADOS.
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ELABORO: 2013-07-25
REVISÓ: 2013-08-05
APROBO: 2013-09-26
CONSEJO DIRECTIVO
EQUIPO PROYECTO DE MEJORA
MERCEDES CASTRO B.
FERNEY CHAPARRO D.
GESTIÓN Y CONOCIMIENTO
LUIS FELIPE TORRES
Presidente
FRANCISCO PIEDRAHITA DIAZ
Director Ejecutivo
GIOVANNI NAVARRETE
Secretario
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5. VINCULACIÓN DEL DOCUMENTO CON LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
RELACIÓN DE INSTRUCTIVOS Y FORMATOS.
CONTROL DE REGISTROS.
AUTORÍA.
CONTROL DE CAMBIOS.
ANEXOS
.
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1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y actividades que se deben seguir para la identificación, análisis,
documentación y gestión de potenciales conflictos de interés de ONAC con sus grupos de interés y
en particular con los organismos relacionados. Con el fin de asegurar que las actividades de dichos
organismos no comprometen la confidencialidad, objetividad e imparcialidad de las acreditaciones.
2. ALCANCE
El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC, con la participación de las partes
interesadas representadas en el Consejo Directivo, debe identificar, analizar y documentar la relación
con los organismos relacionados para determinar potenciales conflictos de interés, tanto si surgen
dentro del organismo de acreditación como de las actividades de los organismos relacionados, para
tomar las acciones apropiadas donde se identifiquen conflictos.
Nota 1: Las normas y procedimientos del sistema de gestión referenciados en este documento, se
entienden como la última versión de ellos o como la versión en período de transición, cuando
aplique.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Se siguen las definiciones generales de las normas y documentos referenciados en el numeral 3.1 y
4 y abreviaturas descritas en la Guía de términos usados por el Organismo Nacional de Acreditación
de Colombia –ONAC GU-1.3-02, y el R-AC-01.





Organismos relacionados: es una entidad legal separada, que está vinculada al organismo
de acreditación por propiedad común o acuerdos contractuales. (según la nota 1 del
numeral 4.3.7 de la ISO/IEC 17011)
Partes interesadas: partes con interés directo o indirecto en la acreditación (según la
definición de 3.14 de la ISO/IEC 17011), por ejemplo: Consejo Directivo.
Los intereses directos: tienen interés directo en la acreditación aquellas personas que
desarrollan actividades de evaluación de la conformidad, se hayan sometido o no a la
acreditación, así como los organismos de carácter gremial o corporativo cuyo objeto
principal sea representar intereses de organismos de evaluación de la conformidad.
Tiene interés indirecto todo aquel, distinto de los anteriores, que usa o confía en los
servicios de evaluación de la conformidad y los organismos gremiales cuyo objeto principal
sea diferente al de la representación de organismos de evaluación de la conformidad.;
Grupos de Interés: Los grupos de interés se refieren a:
 Organismo relacionado (según la nota 1 del numeral 4.3.7 de la ISO/IEC 17011)
 Potencial organismo relacionado (Organización que de acuerdo a los estudios sobre la
acreditación se pueda convertir en un organismo relacionado).
 Partes interesadas (según la definición de 3.14 de la ISO/IEC 17011)
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1.1 Documentos de definición
NTC-ISO/IEC 17011 Evaluación de la conformidad. Requisitos Generales para los Organismos de
Acreditación que realizan la acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad.
NTC-ISO/IEC 17000 Evaluación de la Conformidad. Vocabulario y Principios Generales.
NTC-ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
Guía de términos usados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia GU-1.3-02
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Documentos relacionados
 IAAC MD002 Políticas y Procedimientos para Acuerdos de Reconocimiento Multilateral
entre Organismos de Acreditación.

IAF/ILAC A5 IAF/ILAC Multi-Lateral Mutual Recognition Arrangement: Application of ISO/IEC
17011

ONAC R-AC-01 Reglas del servicio de Acreditación.

ONAC PR-2.4-01 Procedimiento para el diseño, desarrollo e implementación de servicios de
acreditación

ONAC PR.4.2-01 Procedimiento de evaluación de organismos de evaluación de la
conformidad

ONAC PR-4.3-01 Procedimiento de decisión

ONAC PR-3.3-02 Procedimiento de apelaciones

ONAC PR-1.3-02.Procedimiento de control de registros

ONAC PR-3.3-01 Procedimiento para manejo de quejas formuladas por terceros contra
organismos acreditados por ONAC

ONAC IN-4.2.6-01Instructivo, Control y seguimiento del proceso de evaluación

ONAC PR-5.7-03 Procedimiento para el mantenimiento de la calificación de expertos
técnicos, evaluadores y evaluadores líderes

ONAC PR-3.3-03 Procedimiento para evaluar la satisfacción del cliente.
5. VINCULACIÓN DEL DOCUMENTO CON LOS PROCESOS DE SISTEMA DE GESTIÓN
En la tabla No. 1 y en la figura No. 1 se relacionan las actividades a las que se aplica el enfoque
funcional, se muestra la vinculación de este documento con los procesos del sistema de gestión y se
establece la Dirección responsable de su implementación.
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Tabla No. 1
RELACIÓN ENFOQUE FUNCIONAL
D
S
Definición de
conflictos de interés
para la prestación
de servicios de
acreditación.
R
A
UBICACIÓN DENTRO DE LA GESTIÓN POR
PROCESOS
1 Nivel
N/A
N/A
N/A
2 Nivel
3 Nivel
1. Dirección.
1.4 Posicionamiento de
imagen.
N/A
S: Selección D: Determinación R: Revisión A: Atestación
Figura No. 1 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS PROCESOS DE PRIMER NIVEL
DIRECCIÓN
RESPONSABLE
DEL
PROCEDIMIENTO
Dirección Ejecutiva
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Figura No. 2 REPRESENTACIÓN GRÁFICA PROCESO DE SEGUNDO NIVEL.
ENTIDADES REGULADORAS Y S.N.C
ASOCIADOS
PLAN ESTRATEGICO
DIRECCION ESTRATEGICA
1.1
RESULTADOS
PLAN ESTRATEGICO
PLANEACIÓN
ESTRATEGICO
IMAGEN
ESTRUCTURA Y
PROCESOS 1.3
GESTIÓN DE PROYECTOS
ESTRATEGICOS 1.2
PÚBLICO EN
GENERAL
POSICIONAMIENTO DE
IMAGEN 1.4
ESTRUCTURA
ORG.
NECESIDADES
S.N.C.
GESTIÓN DE ONAC 1.5
MARCO REGULATORIO DE
LA ACREDITACIÓN
NIVEL DE
SATISFACCIÓN
CONTROL ORGANIZACIONAL
1.6
CLIENTES
BENEFICIOS
ASOCIADOS
NECESIDADES
RESULTADOS
EVALUACIÓN DE
GESTIÓN
ORGANISMOS
ACREDITADOS
GESTIÓN
CONFIANZA
PROCESO 2,3,4,5
ENTIDADES
REGULADORAS
6. PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES.
PARTICIPANTE
Consejo Directivo
RESPONSABILIDAD
1.
2.
Director Ejecutivo
1.
Participar en la identificación, análisis y documentación de la relación de ONAC
con los organismos relacionados para determinar potenciales conflictos de
interés, tanto si surgen dentro de nuestra Corporación, como de las actividades
de los organismos relacionados.
Donde se identifiquen conflictos, tomar las acciones apropiadas.
Identificar y si es necesario, presentar las propuestas de actualización al Consejo
Directivo a las directrices del análisis de conflicto de interés, en la medida en que
haya cambios en el entorno que impliquen nuevos organismos relacionados o
modificación de las condiciones de los actuales.
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Comité de conflicto
de Interés
1.
Estudiar las propuestas de incorporación de Organismos Relacionados e
identificar y analizar los potenciales conflictos de interés, en representación del
Consejo Directivo.
Responsable
Sistema Gestión
1.
Asegurar la adecuada implementación del presente procedimiento en todos los
niveles de la organización.
Mantener actualizadas a las partes interesadas de las diferentes modificaciones
que se realicen al análisis de organismos relacionados y conflicto de interés.
Informar a las partes interesadas las decisiones del comité de conflicto de interés
y en particular las relacionadas con la actuación de ONAC, para mantener la
imparcialidad de las decisiones.
2.
3.
Personal Directivo y
operativo de las
áreas administrativa
y técnica, internos o
contratados bajo
cualquier modalidad.
7.
1.
2.
Acatar e implementar en sus labores diarias las disposiciones y orientaciones del
presente procedimiento y las establecidas en la matriz de conflicto de interés y
organismos relacionados.
Informar sobre los potenciales conflictos de interés, tanto si surgen dentro de
ONAC como de las actividades de los organismos relacionados.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
7.1 Identificar grupos de interés.
Los grupos de interés con los cuales ONAC interactúa se identifican en el formato “Identificación de
grupos de interés ONAC y matriz de análisis de conflictos de interés" (FR-1.6-12), en ella se
categorizan los grupos de interés y se describen las relaciones con los mismos. Las categorías de
los grupos de interés son:
- Organismo relacionado
- Potencial organismo relacionado
- Partes interesadas
7.2 Designar miembros Comité de Conflicto de Interés
Cuando se identifica la necesidad de establecer relaciones contractuales con nuevas personas
naturales o jurídicas, la Dirección Ejecutiva evalúa la necesidad de definir condiciones adicionales
para la relación con la nueva entidad o de vincularla a una categoría ya creada.
En caso que ONAC requiera establecer nuevas categorías, el Director Ejecutivo convoca al Comité
de Conflicto de Interés, para realizar el análisis y documentar las relaciones y los potenciales
conflictos de interés.
El Comité de conflictos de interés está conformado por integrantes del Consejo Directivo, que a su
vez forman parte de sus Comité Administrativo y Técnico, según lo define el reglamento del comité
de conflicto de interés.
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7.3 Identificación y calificación de potenciales conflictos de interés.
Los potenciales conflictos de interés se determinan en el formato “Identificación de grupos de interés
ONAC y matriz de análisis de conflictos de interés" (FR-1.6-12). El Comité de Conflicto de Interés
realiza el análisis de potenciales conflictos de interés, calificando con “1” (uno) cuando identifica que
existe un posible conflicto y con “0” (cero) cuando no existe. Los criterios de evaluación para
determinar potenciales conflictos de interés son:
 Que la alta dirección de ONAC u otras formas comunes de administración, se compartan
con el grupo de interés.
Ejemplo: Que ONAC cuente con un centro de formación para los OEC y la Dirección sea la
misma que la del Organismo de Acreditación.
 Personal común con el grupo de interés.
Ejemplo: Que exista personal de los evaluadores o expertos, pertenecientes a los OEC.
 Que el grupo de interés tenga influencia en las políticas o actividades de ONAC.
Ejemplo: Consejo Directivo
 Que el grupo de interés tenga influencia en las decisiones de acreditación.
Ejemplo: Comité de acreditación y de apelación
 Que el grupo de interés tenga influencia en el resultado de una evaluación para la
acreditación.
Ejemplo: Evaluadores lideres
 Excedentes financieros compartidos.
Ejemplo: Que se realice seminarios donde se debe contratar un operador logístico que
organice dicho evento.
 Que el grupo de interés comparta el mismo nombre y/o logo.
Ejemplo: Realización de cursos foros, seminarios donde el logo de ONAC o su nombre esté
en la publicidad del evento. Los certificados, reportes o informes de los OEC, donde se
utilice el logo del ONAC.
Se realiza la sumatoria de los siete criterios evaluados, lo cual puede oscilar entre “0” (cero) y “7”
(Siete). En el caso que el total sea “0” es porque no se identifican potenciales conflictos de interés, si
es igual o superior a “1” (uno) se señala como grupo de interés con el cual se identifica un potencial
conflicto de interés y se definen acciones para salvaguardar la confidencialidad, objetividad e
imparcialidad de las acreditaciones. En la medida que el total sea igual a “7” o esté cerca a este valor
significa que el potencial conflicto de interés es mayor.
 Cuando el potencial conflicto de interés sea 3 o mayor a 3, se deben establecer salvaguardas para
proteger la imparcialidad, en este caso en la matriz FR.1.6-12 se da identifica esta condición como
NO ACEPTABLE.
 Cuando el valor sea menor a 3 no requiere definir salvaguardas dentro de ONAC, para protegerlo de
un potencial conflicto de interés. Situación que se identifica en la matriz FR.1.6-12 como
ACEPTABLE.
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7.4 Acciones para controlar los conflictos de interés.
En los casos que se identifiquen potenciales conflictos de interés se deben establecer las acciones
que eviten la materialización de tal conflicto. Estas acciones se registran en el formato “Identificación
de grupos de interés ONAC y matriz de análisis de conflictos de interés" (FR-1.6-12).
Como una acción preventivas se puede aplicar el procedimiento para la gestión del riesgo PR-1.6-05,
especialmente en aquellos casos de potenciales conflictos de interés calificados por encima de “4”
(Cuatro).
ONAC establece medidas de prevención de conflictos de interés y afectación de la imparcialidad, en
la aplicación de:
 Estatutos,
 Código de Actuación Ética (D-ORG-004)
 Código de Buen Gobierno de ONAC (capítulo 2 del Título VI “Control de los Órganos de
Dirección”).
 Acuerdo confidencialidad personal interno ONAC (FR-1.5-01).
 Acuerdos de confidencialidad para externos (FR-1.5-02).
 Acuerdos de confidencialidad Grupos Técnicos Asesores - GTA
7.5 Revisión y aprobación.
Una vez establecida matriz de análisis de conflictos de interés o cada vez que se identifique un
nuevo grupo de interés, el Director Ejecutivo, realiza lo indicado en el numeral 7.2 del presente
procedimiento y cita a una reunión conjunta del Comité Técnico y Administrativo del Consejo
Directivo, con el fin que estén representados todos los intereses, para la aprobación de la inclusión
del grupo de interés.
En caso que el Director Ejecutivo presente directamente al Consejo Directivo la identificación de un
grupo de interés, no se requerirá análisis y aprobación previa del Comité de Conflicto de Interés, ni
del comité conjunto administrativo y técnico, porque ésta la realizará el Consejo Directivo en la
reunión ordinaria o extraordinaria.
7.6 Socialización y divulgación.
El documento “Identificación de grupos de interés ONAC y matriz de análisis de conflictos de interés"
(FR-1.6-12) se divulga internamente para que todas las personas involucradas tengan conocimiento
y sean conscientes de los potenciales conflictos de interés y las acciones que se han establecido
para evitarlos. Así mismo se publica en el portal web de ONAC y en los casos que aplique se envía a
los organismos relacionados para recibir alguna retroalimentación al respecto.
8. CONTROL DE REGISTROS
Todos los registros generados por la aplicación de este procedimiento se deben controlar de acuerdo
con lo establecido en el procedimiento PR-5.5-01 “Procedimiento para el control de registros”.
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9. DOCUMENTOS POR CONSULTAR
-
El Análisis de Organismos Relacionados: es el documento que contiene el análisis de
realiza ONAC con el propósito de mantener la debida IMPARCIALIDAD, lo cual exige
asegurar que las actividades de los organismos relacionados no comprometen la
confidencialidad, objetividad e imparcialidad de las acreditaciones de ONAC. Los
documentos asociados al análisis de organismos relacionados, son el Código de actuación
ética y el Código de Buen Gobierno.
10. RELACIÓN DE ANEXOS Y FORMATOS






FR-1.6.12 Matriz de análisis de conflictos de interés del ONAC y sus grupos de interés
Acuerdo confidencialidad personal interno ONAC (FR-1.5-01)
Acuerdos de confidencialidad para externos (FR-1.5-02)
Código de Actuación Ética (D-ORG-004)
Acuerdos de confidencialidad Grupos Técnicos Asesores
Reglamento del Comité Administrativo del Consejo Directivo
Versión
Fecha de aprobación
1
2012-08-08
2
2013-09-26
Resumen de cambios
Creación del procedimiento para la identificación, análisis y
documentación de potenciales conflictos de interés con organismos
relacionados
Revisión, corrección y aprobación de la estructura general del
procedimiento, por parte del Consejo Directivo.