CONCEPTO TÉCNICO – ATENCIÓN DERECHO DE PETICIÓN

CONCEPTO TÉCNICO – ATENCIÓN DERECHO DE PETICIÓN
“APLICACIÓN PROTOCOLO PARA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CON FINES
PROBATORIOS”
Para responder la petición, es importante reiterar lo establecido en el artículo 1° de la Ley
594 de 2000 – Ley General de Archivos, el cual faculta al Archivo General de la Nación
para fijar los principios y reglas generales que regulan la función archivística del Estado y
trazar la política archivística nacional, toda vez que su naturaleza jurídica se enmarca en
señalar, de forma general, el cumplimiento de las disposiciones que se debe acatar las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en los correspondientes
procesos y normativa de la función archivística y gestión documental.
Con base en lo anteriormente expuesto, procedemos a resolver su pregunta: ¿hace parte
integral del alcance de la aplicación del citado protocolo en la labor de digitalización, la
realización de las labores de partición de las imágenes del expediente por tipo documental
y la tipificación de los mismos de conformidad con los tipos documentales especificados
en la Tabla de Retención Documental de la serie a la cual corresponde el expediente?
En primer lugar hay que tener en cuenta que el “Protocolo de digitalización de
documentos con fines Probatorios” es una GUIA, publicada por el Archivo General de la
Nación, la cual fue preparada por el Comité de Reprografía en el año 2011 y que tiene
como objetivo que: “la imagen del documento copiado llevase consigo la autenticidad
y fuerza probatoria del original, para así contar cuando se requiera, con una copia
que represente los atributos del documento físico.”1; lo anterior implica que dicho
documento no tiene carácter jurídico y por ende obligatorio, sino que es una mirada
técnica a cómo realizar el procedimiento de digitalización, atendiendo los requisitos
previstos en las normas jurídicas colombianas.
De otra parte, el Protocolo de Digitalización con Fines Probatorios, plantea en todos sus
componentes el respeto a los procesos asociados al Programa de Gestión Documental,
que es obligatorio para todas las entidades del estado y demás organizaciones que se
tengan que acoger a la Ley 594 de 2000; entre ellos la actividad de foliación, que permite
identificar claramente cada hoja de la documentación que pertenece a cada expediente,
por lo que lo ideal sería que se mantuviera dicha organización, una vez se digitalice el
expediente, y esto se logra mediante una digitalización mediante la producción de ficheros
simples que corresponden cada uno a la imagen de una cara de cada folio o mediante la
elaboración de un fichero tipo multipágina donde queda claro donde comienza y donde
termina cada folio y cuantos folios componen el expediente. Situación que será difícil
reflejar en “una única imagen que contenga la totalidad de los folios que conforman
el expediente”2, lo anterior, sin olvidar que las Tablas de retención Documental solo listan
series y subseries documentales, con sus respectivas disposiciones finales, determinadas
por la valoración documental.
1
Tomado de la página 5 del Protocolo de Digitalización con fines probatorios.
2
Transcrito de la solicitud del Doctor Erik Rincón
La presente petición se expide a solicitud del interesado y bajo el alcance señalado en el
artículo 28 de la Ley 1437 de Enero 18 de 2011.
Cordialmente,
JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ
Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos: N/A
Proyectó: Carlos Enrique Rojas Neira, Profesional Especializado Subdirección TIADE
Jorge William Triana Torres, Profesional Especializado
Revisó: Jhon Alexander González Flórez. Subdirector TIADE.
Archivado en: PQR.