Diseño organizacional

DISEÑO DE
ORGANIZACIONES
COMPETITIVAS
T ransformamos ideas en LOGROS...
Ing. Carlos A. Conti – 2008
www.estrategiza.com.ar
¿Qué es una Organización?
Es un ‘grupo de personas’
con un propósito determinado,
y que cooperan consciente
y deliberadamente para lograrlo.
Su función es añadir ‘valor’
y crear ‘riqueza’ ...
haciendo productivos
los conocimientos.
Ing. Carlos A. Conti - 2008
2
Visión horizontal de la empresa como un sistema
Municipalidad
Gobie
rn
vinc
o Pro
rno
e
i
b
o
G
Na
ial
l
ciona
add
e
i
c
o
S
blica
u
P
n
ó
Opini
Economia
Variables macro
Bancos
Servicios
Públicos
Grupos Políticos
Gremios
Cám
a
pre ras
sa
ON riales
G’s
Em
PROVEEDORES
“ Toda empresa se comporta como un sistema,
Ing Carlos A. Conti
con independencia de cómo se esté gestionado ”
3
Marco conceptual previo
Cómo estamos,
hacia donde vamos,
y como lograrlo.
VISIÓN
Estrategia
Estrategia
que satisface a las Partes
Interesadas (clientes, empleados,
accionistas y proveedores).
Procesos
Procesos
Recursos
Tangibles
adecuados para
desarrollar
los procesos,
los productos
y los servicios.
Recursos
tangibles
que permiten la entrega
de productos y servicios
en forma efectiva
(eficaz y eficiente).
RR.HH.
Estructura
Capacitación
y desarrollo Organizacional
Organizaci onal
Recursos Humanos capacitados
Ing. Carlos A. Conti - 2008
y motivados para llevar a cabo
todos los procesos
Estructura
Organizacional
que inte
integ
g re los
recursos
Involucrados y
defina
4
su interacción.
LA EMPRESA
COMO
ORGANIZACIÓN
5
Ing Carlos A. Conti
La arquitectura organizacional
de una organización,
y la forma en que ésta coordina
a las personas y los procesos,
es la llave que permite lograr
una creciente competitividad
a través del tiempo...
sin importar los cambios continuos
del ambiente competitivo en que se encuentra
6
Ing Carlos A. Conti
Los Ambientes de la Organización
7
Ing Carlos A. Conti
Modelo de las 7 ‘S’ de Peters & Waterman
Version Hard= armazón visible = estrategia - cultura- estructura
Estrategia
(strategy)
Estructura
(structure)
RR.HH.
(staff )
Valores
compartidos
(Share
values)
Cultura
Estilo
(Style)
Sistemas
( systems )
E
N
T
O
R
N
O
Habilidades
( skills )
Version Soft= médula= RR.HH. / Procesos y Sistemas /
Competencias (skills) / Management (estilo).
8
Ing Carlos A. Conti
Interrelación Estrategia – Estructura - Cultura
Búsqueda de la competitividad como resultado
Estrategia: cómo estamos, hacia donde vamos, y como lograrlo.
Estructura: para llevar a cabo las estrategias eficaz y eficientemente.
Cultura: para motivar a ‘la gente’ y dinamizar la organización.9
Ing Carlos A. Conti
ESTRATEGIA, ESTRUCTURA
ESTRUCTURA yy CULTURA
CULTURA
ESTRATEGIA,
ESTRATEGIA
Objetivos estratégicos
Indicadores
ESTRUCTURA
Responsabilidades
Dependencias
Habilidades
Conocimientos
CULTURA
Valores
Comportamientos
Actitudes
Factores claves de éxito
10
Ing Carlos A. Conti
Interrelación Estrategia- Estructura- Cultura
Búsqueda de la competitividad como resultado
El Management de la
Cía comunica que uno
de sus impulsores de
la estrategia será la
‘Calidad en la
Atención’.
Se arma una
nueva estructura
con nuevos
procesos para
recibir información
de cómo se está
atendiendo al
Cliente
Management
Integral
La Cultura
empieza a tomar
en cuenta, y a
valorar, la
‘Atención al
Cliente’.
Ninguna estrategia va a tener éxito si no es consistente
con la estructura y la capacidad cultural de la organización.
11
Ing Carlos A. Conti
EL MODELO a RECORDAR
DIRECCION
DIRECCION
HABILIDADES
HABILIDADES Y
Y
COMPROMISO
COMPROMISO
PERSONAL
ESTRATEGIA
ESTRATEGIA
COORDINACION
COORDINACION
ESTRUCTURA
ESTRUCTURA
MOTIVACION
MOTIVACION
RECOMPENSAS
INFORMACION
INFORMACION
PROCESOS
PROCESOS
12
Ing Carlos A. Conti
La Organización de la empresa
La cuestión no es el tamaño... es la organización!
q La función de organizar NO es controlar.
q Organizar es brindar a las personas que
conforman la empresa:
los medios, recursos y procesos adecuados
para llevar a cabo las tareas previstas
con el fin de lograr un fin predeterminado.
13
Ing Carlos A. Conti
¿Qué administra el Management?
•Recursos Humanos
•Recursos Financieros
•Recursos Tecnológicos
•Recursos Físicos
•Tiempo
Personas
Capitales
Tecnología
Planta, Equipos,
Insumos
Contexto-EntornoMicroambiente
14
Ing Carlos A. Conti
LA CLAVE es la coordinación
de los RR.HH
Coordinar: lograr que las personas trabajen en función del mismo objetivo
15
Ing Carlos A. Conti
Uno no dirige una empresa,
una filial, una fábrica,
ó un área departamental,
gestionando los recursos...
Uno sólo dirige
personas !
(las cuales SÍ gestionan
los recursos).
Ing. Carlos A. Conti - 2008
16
ESTRUCTURA y ORGANIZACIÓN
• La base para lograr la compatibilización
entre los objetivos empresariales y
personales se ubica en:
• la coordinación
• la cooperación
• la ejecutividad
que deben existir en la Organización.
17
Ing Carlos A. Conti
ESTRUCTURA y ORGANIZACIÓN
•Las relaciones humanas en una organización son
Ø de amistad
Ø de
Ø de
Ø de
comunicación
poder
autoridad
Dichas relaciones influyen en los
Procesos claves de coordinación y cooperación
que se producen entre las personas.
Ing Carlos A. Conti
18
ESTRUCTURA y ORGANIZACIÓN
• La coordinación depende de las cuatro relaciones:
amistad, comunicación, poder y autoridad.
• La cooperación depende de sólo dos de ellas:
amistad y comunicación.
• La coordinación y cooperación influyen en
la toma y ejecución de decisiones (ejecutividad).
• La toma y ejecución de decisiones influye en
el logro de los objetivos.
19
Ing Carlos A. Conti
Las personas... NO SON
el activo más importante
de una organización...
Las personas correctas
(con sus valores y cultura,
actitud y habilidades adecuadas)
en el puesto adecuado ...
SÍ SON el activo más importante
de una organización. Jim Collins
20
Ing. Carlos A. Conti - 2008
No es el capital el combustible
que se requiere para el viaje al futuro,
sino la energía emocional e intelectual
de las personas que hacen la organización.
Prahalad & Hammel
Hammel.. 1997
21
Ing Carlos A. Conti
ESTRATEGIA - PROCESOS - ESTRUCTURA
ü Toda estructura debe ser consecuencia de la estrategia y
posicionamiento estratégico elegido.
ü Toda estructura debe permitir el libre desarrollo de los
procesos, nacidos del posicionamiento estratégico y
enfocados al logro de satisfacción de los Clientes.
ü Toda estructura debe facilitar una adecuada selección,
motivación y entrenamiento del personal.
ü “La estructura es contingente” = depende de la estrategia.
Si cambia la estrategia debería cambiar la estructura.
22
Ing Carlos A. Conti
DISEÑO ORGANIZACIONAL
Implica contestar dos preguntas basicas
1. ¿Cómo divido el trabajo?
2. ¿Cómo coordino?
23
Ing Carlos A. Conti
4 conceptos básicos de organización
Ø División del trabajo
Dividir la carga entera de trabajo en tareas a ejecutarse en forma
especializada.
Ø Departamentalización
Agrupar las tareas en forma lógica y eficiente.
Ø Jerarquía
Especificar ‘quién depende de quien’ en la organización.
Ø Coordinación del trabajo
Establecer mecanismos para integrar las actividades de las
24
personas en un todo congruente .
Ing Carlos A. Conti
ETAPAS DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN
DEFINICIÓN
DEFINICIÓN DE
DE LA
LA
MISIÓN
Y
MISIÓN Y
EL
EL NEGOCIO
NEGOCIO
FUNCIONES
FUNCIONES
NIVELES
NIVELES
ORGANIZACIONALES
ORGANIZACIONALES
INTEGRACION
INTEGRACION
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD INDIVIDUAL
INDIVIDUAL
Ing Carlos A. Conti
ESTRATEGIA - VISION –
PLAN ESTRATÉGICO
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
DEPARTAMENTALIZACION
PROCESOS Y SISTEMAS
NIVELES JERÁRQUICOS
DISTRIBUCIÓN DE PODER
Y RESPONSABILIDADES
TOMA DE DECISIONESDESCENTRALIZACIÓN
MECANISMOS DE COORDINACIÓN
CONEXIONES ESTRUCTURALES
SISTEMAS DE INFORMACION
DESCRIPCIÓN PUESTO DE TRABAJO
DIVISIÓN DE TAREAS
ASIGNACION DE RECURSOS
SISTEMA de RETRIBUCION Y
25
RECOMPENSAS
Metodología del proceso de organización
ANALISIS
• Partes de la Organización
• Mecanismos de Coordinación
• Componentes de la Organización
• Modelos organizacionales
• Criterios de diseño
• Factores de Contingencia
Ing Carlos A. Conti
26
Las seis partes básicas
de una Organización
HENRY
MINTZBERG
•
•
•
•
•
•
El ápice ó vértice estratégico.
El núcleo operativo.
La línea media de autoridad.
La tecnoestructura.
El staff de apoyo.
La cultura ó ideología.
27
Ing Carlos A. Conti
LOS ELEMENTOS BASICOS
DE UNA ORGANIZACIÓN
(ALTA
DIRECCIÓN)
APICE
ESTRATEGICO
(SOPORTE ASESOR
Y PERIFÉRICO)
(ESPECIALISTAS)
TECNOESTRUCTURA
LINEA
MEDIA
STAFF DE
APOYO
(GRUPO DIRECTIVO)
(EMPLEADOS DE BASE)
NUCLEO DE OPERACIONES
28
Ing Carlos A. Conti
CONSEJO DE ADMINISTRACION
PRESIDENTE
COMITE
EJECUTIVO
"STAFF" DEL
PRESIDENTE
PLANIFICACION
ESTRATEGICA
ASESORAMIENTO
RELACIONES
PUBLICAS
CONTROLADOR
PREPARACION
DEL PERSONAL
DIRECTOR DIRECTOR
OPERACIONESMARKETING
INVESTIGACION
OPERATIVA
INVESTIGACION
Y DESARROLLO
ESTABLECIMIENTO DE
PRECIOS
PROGRAMACION DE LA
PRODUCCION
ESTUDIO DE
TRABAJO
RELACIONES
LABORALES
JEFES DE
FABRICA
JEFES DE
VENTAS
REGIONALES
"STAFF" TECNICO
ADMINISTRATIVO
OFICINA DE
PAGOS
RECEPCION
CANTINA
CORREOS
ENCARGADOS
JEFES DE VENTAS DE
DISTRITO
AGENTES DE OPERARIOS DE
COMPRA
MAQUINARIA MONTADORES VENDEDORES TRANSPORTISTAS
29
Ing Carlos A. Conti
Metodología del proceso de organización
ANALISIS
• Partes de la Organización
• Componentes de la Organización
• Mecanismos de Coordinación
• Modelos organizacionales
•Criterios de diseño
• Factores de Contingencia
Ing Carlos A. Conti
30
Organización = sistema técnico + sistema social
SISTEMA SOCIAL
SISTEMA TÉCNICO
Organización formal
Infraestructura fisica
Equipo y tecnologia
disponible
Tareas y Procesos de trabajo
Sistemas asociados
Sistema de relaciones entre
las personas
Valores y Politicas
Cultura
Organización informal
Clima laboral
31
Ing. Carlos A. Conti - 2007
Organización =
sistema técnico + sistema social
Sistema
Técnico
Sistema
Social
32
Ing Carlos A. Conti
Organización = 4 componentes
Organización
Organización
Formal
Formal
El
El
Trabajo
Trabajo
RR
.HH..
RR.HH
‘La
‘La
Ge
nte’’
Gente
Organizacion
Informal
33
Ing Carlos A. Conti
Metodología del proceso de organización
ANALISIS
• Partes de la Organización
• Componentes de la Organización
• Mecanismos de Coordinación
• Modelos organizacionales
• Criterios de diseño
• Factores de Contingencia
Ing Carlos A. Conti
34
Coordinación mediante
ADAPTACIÓN MUTUA
• La coordinación del trabajo se produce
mediante la
simple comunicación informal.
• El control del trabajo corre a cargo de los que lo
realizan.
• Se utiliza: en organizaciones sencillas y en organizaciones
muy complejas.
• Son dispositivos informales incorporados a la estructura
formal.
35
Ing Carlos A. Conti
Coordinación mediante
mediante
Coordinación
Supervisión directa
directa oo autoridad
autoridad formal
formal
Supervisión
• Es la forma más simple de coordinación
• Distribuye formalmente el poder y la autoridad
• El jefe sirve de canal de información y control entre los
grupos
• Ventajas: es imprescindible y se combina con otros
mecanismos más complejos.
• Inconvenientes: sobrecarga con facilidad al directivo.
36
Ing Carlos A. Conti
Coordinación mediante Normalización
de los procesos de trabajo
• Concepto: describir y especificar de forma detallada los
procesos de trabajo de cada persona y la manera en que
los procesos individuales se interrelacionan entre sí.
• Variable utilizada para normalizar el trabajo:
formalización del comportamiento
37
Ing Carlos A. Conti
Coordinación mediante Normalización de los
‘outputs’ o resultados del trabajo
• Concepto: especificación del resultado de un
determinado proceso de trabajo.
• Variables utilizadas para normalizar los resultados
(salidas): planificación y control. Los planes especifican
el resultado deseado y el control determina si se han
cumplido los planes.
38
Ing Carlos A. Conti
Coordinación mediante Normalización
de conocimientos o habilidades
• Concepto: especificar y definir el tipo de preparación
requerida para la realización del trabajo. Ejemplo:
médicos, ingenieros, entrenadores de elite, etc.
• Variable utilizada para normalizar las habilidades y
conocimientos: formación (proceso mediante el cual se
enseñan las habilidades y conocimientos relacionados
con
39
el puesto a desempeñar).
Ing Carlos A. Conti
Coordinación mediante
Normalización de reglas
40
Ing Carlos A. Conti
Metodologia del proceso de organización
ANALISIS
• Partes de la Organización
• Componentes de la Organización
• Mecanismos de Coordinación
• Modelos organizacionales
• Criterios de diseño
• Factores de Contingencia
Ing Carlos A. Conti
41
HENRY MINTZBERG
• Los
• modelos
• Organizacionales
42
Ing Carlos A. Conti
ESTRUCTURA EMPRESARIAL SIMPLE
PARTE FUNDAMENTAL :
• Estructura
• Contexto
• Estrategia
• Pros y Contras
Ing Carlos A. Conti
ÁPICE ESTRATÉGICO
• Simple, informal, flexible
• Director general ejerce control personal por
supervisión directa. Centralizada e intuitiva
• Entorno sencillo y dinámico
• Fuerte liderazgo carismático / autocrático
• Organizaciones pequeñas
• Iniciación, crisis y cambio
• Proceso visionario, deliberado en líneas
generales pero emergente y flexible en los
detalles.
• El líder coloca a la organización maleable en
nichos protegidos
• Responsable, sentido de misión
• Vulnerable, restrictiva, poco participativa
• Riesgo de desequilibrio entre lo estrategico y lo
operativo
43
• Dependencia de una persona
ESTRUCTURA MAQUINAL
PARTE FUNDAMENTAL : TECNOESTRUCTURA
• Estructura
• Contexto
• Estrategia
• Pros y Contras
Ing Carlos A. Conti
• Burocracia centralizada,
• Procedimientos formales, trabajo especializado,
estandarizado. Concepción mecanicista
• Gran División del trabajo, agrupaciones
funcionales, amplia jerarquía y formalizada
• El ‘controller’ normaliza el trabajo separado de
la línea media
• Entorno simple y estable. Gran tamaño
• Control externo, instrumental
• Organizaciones grandes y maduras
• Producción de bienes o servicios masivos,
gobiernos
• Proceso de planificación ostensible
• Resistencia al cambio. Períodos estables con
estallidos ocasionales de revolución estratégica
• Eficiente,confiable, precisa,coherente
• Obsesión por el control. Problemas humanos
44
• Adaptación lenta y con serias dificultades
ESTRUCTURA PROFESIONAL
PARTE FUNDAMENTAL : NUCLEO DE OPERACIONES
• Estructura
• Contexto
• Estrategia
• Pros y Contras
Ing Carlos A. Conti
• Burocracia descentralizada. Normalización de
habilidades de profesionales operativos
• Profesionales individuales autónomos y capaces.
Controles de la profesión. Pocos niveles
• Importancia clave del nivel operativo profesional.
Staff de apoyo grande a disposición
• Entorno complejo pero estable
• Organizaciones del sector servicios
• Muchas estrategias fragmentadas, pero
cohesionadas
• Elaboradas y validadas con la opinión de los
profesionales
• Estrategia global estable con cambios continuos
en detalles
• Democracia y autonomía
• Mal uso de la libertad por los profesionales
• Problemas de coordinación con el staf
• Resistencia a innovar. Falta de innovacion 45
ESTRUCTURA DIVISIONALIZADA
PARTE FUNDAMENTAL :
• Estructura
• Contexto
• Estrategia
• Pros y Contras
Ing Carlos A. Conti
LINEA MEDIA
• Divisiones basadas en el mercado bajo una
central administrativa
• Descentralización limitada.Cada division con su
propia estructura
• Normalización de outputs
• Diversidad de mercados, productos y servicios,
regiones o clientes
• Organizaciones grandes, maduras, gobiernos,
educación
• Estrategia corporativa centralizada. Estrategia de
negocios individuales delegados, bajo el
paraguas corporativo. Formación de gerentes
• Dispersión del riesgo, movilidad del capital,
adición y eliminación de negocios.
• Enmascaramiento de subvenciones. Limitación
de la innovación
• Control de resultados con criterios cortoplacistas
46
de rendimientos cuantitativos
ESTRUCTURA INNOVADORA O ADHOCRACIA
PARTE FUNDAMENTAL : STAFF DE APOYO
Y EL NUCLEO OPERATIVO
• Estructura
• Contexto
• Estrategia
• Pros y Contras
Ing Carlos A. Conti
• Organización fluida,orgánica,selectivamente
descentralizada
• Formada por especialistas,expertos funcionales
desplegados en equipos multidisciplinarios
• Coordinación por adaptación mutua y personal de
enlace
• Entorno compejo y dinámico (alta tecnología,
cambios frecuentes, proyectos temporales y
gigantescos)
• Industrias jóvenes, proyectos de desarrollo
• Proceso de aprendizaje. Estrategias generadas
de abajo hacia arriba a partir de los equipos
• Democrática, participativa
• Eficaz para la innovación
• Eficacia obtenida al precio de la ineficiencia. Poco
estable. Riesgos derivados de la ambigüedad para
la transición
47
MINTZBERG – MODELOS ORGANIZACIONALES
CONFIGURACIÓN
COORDINACIÓN
PARTE
CLAVE
DESCENTRALIZACIÓN
EMPRESARIAL
Supervisión directa
Apice
estratégice
Centralización vertical
y horizontal
MAQUINAL
Normalización de
procesos
Tecnoestructura
Descentralización
horizontal limitada
PROFESIONAL
Normalización de
habilidaes
Descentralización
horizontal
DIVERSIFICADA
Normalización de
outputs
Núcleo de
Operaciones
Núcleo operativo
INNOVADORA
Adaptación mutua
Staff de apoyo
Descentralización
selectiva
MISIONERA
Normalización de
reglas
Ideología/dogma
Descentralización
POLÍTICA
Ninguno
Ninguna
Amplia
Descentralización
vertical limitada
48
Ing Carlos A. Conti
Metodologia del proceso de organización
ANALISIS
• Partes de la Organización
• Componentes de la Organización
• Mecanismos de Coordinación
• Modelos organizacionales
• Criterios de diseño
• Factores de Contingencia
Ing Carlos A. Conti
49
Teoría para el diseño de
organizacionesde Jay Galbraith
“LAS ORGANIZACIONES SON
SISTEMAS DE PROCESAMIENTO
DE INFORMACIÓN”
Por medio de procesos y sistemas,
las organizaciones trasladan la información
para que ‘la gente’ pueda tomar decisiones
al realizar las tareas del trabajo .
50
Ing Carlos A. Conti
Modelo de Diseño Organizacional
‘La Gente’
El
El TRABAJO
TRABAJO
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
FORMAL
FORMAL
Beneficios de escala
Beneficios de escala
Procesamiento de la
Procesamiento de la
información
información
Agrupamientos
Agrupamientos
estratégicos
estratégicos
Requisitos
de diseño
(Criterios)
AJUSTE
Capacidad
de la
estructura
Conexiones
Conexiones
estructurales
estructurales
Procesos y Sistemas
Procesos y Sistemas
Comportamiento
Comportamiento
requerido
requerido
ORGANIZACIÓN
INFORMAL
51
Ing Carlos A. Conti
Modelo de comportamiento organizacional
Diagnóstico de congruencia
Personas
Cultura
Productos
Servicios
Organización
Entorno
Estrategia
Tareas
Productividad
Formal
Mercado
Recursos
Sociedad
Insumos
Organización
Necesidades
Informal
52
Ing Carlos A. Conti
Metodologia del proceso de organización
ANALISIS
• Partes de la Organización
• Componentes de la Organización
• Mecanismos de Coordinación
• Modelos organizacionales
• Criterios de diseño
• Factores de Contingencia
Ing Carlos A. Conti
53
Factores de Contingencia
• Edad y tamaño
cuanto más antigua y más grande = más formalizada
• Sistema técnico
cuanto más complejo y más regulado = más elaborada, más
formalizada y más burocrática es la estructura
• Ambiente o entorno
cuanto más dinámico el entorno = más orgánica la estructura
cuanto más complejo = más descentralizada la estructura
• Relaciones de Poder
cuanto mayor el control externo = más formalizada la
54
estructura
Ing Carlos A. Conti
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
FORMAL
“ Es el resultado de
expresar la asignación de
funciones, responsabilidades
y ‘resultados esperados’ de cada puesto;
de acuerdo a los Objetivos surgidos de la
Visión, la Estrategia Competitiva y el Plan
Estratégico de la cía
55
Ing Carlos A. Conti
El Diseño de la Estructura formal comprende:
• La organización en sí misma: representada por el
organigrama que muestra la agrupación en los
departamentos con sus áreas o sectores,
responsabilidades y tamaño.
• El sistema de objetivos y resultados del cargo que
rige cada parte de la organización.
• El sistema de información: con sus niveles de acceso
a la información.
• El sistema de decisiones: delegación y
descentralización en cada nivel.
• El sistema de incentivos en cada nivel de la
organización.
Ing Carlos A. Conti
56
Comencemos por la siguiente pregunta…
¿CUÁNTAS DIMENSIONES
DIMENSIONES
¿CUÁNTAS
NECESITAMOS
NECESITAMOS
PARA REPRESENTAR
REPRESENTAR
PARA
UNA ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN ??
UNA
ALTO
Ing Carlos A. Conti
ANCHO
EQUILIBRIO
PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACION
EN VERTICAL
• PRINCIPIOS BASICOS
1. JERARQUÍA
2. AUTORIDAD
• PRINCIPIOS DERIVADOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
UNIDAD DE DIRECCION
UNIDAD DE MANDO
RESPONSABILIDAD
DELEGACION
DESCENTRALIZACION
ANGULO DE AUTORIDAD
Relacionan
a las personas
que se encuentran
en diferentes niveles
de la organización
58
Ing Carlos A. Conti
Conexiones estructurales: Jerarquía
59
Ing Carlos A. Conti
JERARQUÍA O
O SUPERVISIÓN
SUPERVISIÓN DIRECTA
DIRECTA
JERARQUÍA
• Es la forma más simple de coordinación
• Distribuye formalmente el poder y la autoridad
• El jefe sirve de canal de información y control
entre los grupos
• Ventajas: es imprescindible y se combina con
otros mecanismos más complejos.
• Inconvenientes: sobrecarga con facilidad al
directivo.
60
Ing Carlos A. Conti
Sigamos con las preguntas…
DADO UN
UN GRUPO
GRUPO DE
DE POSICIONES
POSICIONES EN
EN
DADO
LA ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN ...
...
LA
Cómo deben
deben ser
ser agrupadas
agrupadas en
en unidades,
unidades,
¿¿Cómo
esas posiciones?
posiciones?
esas
¿qué tamaño
tamaño debe
debe tener
tener cada
cada unidad?
unidad?
¿qué
¿qué conexiones
conexiones estructurales
estructurales usar?
usar?
¿qué
Ing Carlos A. Conti
PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACION
EN HORIZONTAL
• PRINCIPIOS BASICOS
1. DIVISION DEL TRABAJO
2. ESPECIALIZACION
• PRINCIPIOS DERIVADOS
Relacionan
a las personas
que se encuentran
en los mismos niveles
de la organización
1. FUNCIONALIDAD
2. DEPARTAMENTALIZACIÓN
3. DIVISIONALIZACIÓN
4. COORDINACIÓN
62
Ing Carlos A. Conti
FUNCIONALIDAD
FUNCIONALIDAD
• El principio de funcionalidad trata de agrupar en
una misma unidad organizativa a las personas que
realizan actividades con características
homogéneas; que tienen un nexo común de unión.
• Variables para establecer funciones:
• Actividades
• Procesos
• Conocimientos/habilidades
• Tiempo
Las pequeñas empresas no necesitan crear departamentos,
les basta con realizar agrupaciones de funciones esenciales: compras,
almacenamiento, administración, ventas, gestión de RRHH.
63
Ing Carlos A. Conti
Agrupamiento por funciones básicas
en la organización
ORGANIZACION FUNCIONAL
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordinación
de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
Punto
Puntode
devista
vistade
dela
laoferta
oferta..Son
Sonclaves
clavesla
laconducción
conducciónyyelelcontrol
control
64
Ing Carlos A. Conti
Agrupamiento por procesos de trabajo
Punto de vista de la oferta . Son claves la conducción y el control
65
Ing Carlos A. Conti
Agrupamiento por servicio
Punto de vista de la demanda
Son claves la conectividad y la colaboración
66
Ing Carlos A. Conti
Agrupamiento por necesidades
de los usuarios/Clientes
Punto de vista de la demanda
Son claves la conectividad y la colaboración
67
Ing Carlos A. Conti
DEPARTAMENTALIZACIÓN
DEPARTAMENTALIZACIÓN
• Cuando las empresas crecen, tratan de agrupar en
una misma unidad organizativa a las personas o
actividades que dirigen sus esfuerzos hacia objetivos
o metas similares, formalizando más estas
agrupaciones, con independencia de la naturaleza de
dichas actividades.
La departamentalización es la formalización
de la funcionalidad.
Las grandes empresas necesitan
departamentalizar según las variables
que dependerán de sus prioridades
organizativas o de mercado.
• Finanzas
• Marketing
• Producción
68
Ing Carlos A. Conti
DIVISIONALIZACIÓN
DIVISIONALIZACIÓN
• Las divisiones son cuasi empresas dotadas de una
gran autonomía en la toma de decisiones,
excepto las de tipo estratégico.
• Una empresa puede divisionalizarse por productos,
por clientes, por áreas geográficas o por funciones.
EMPRESA "H"
Punto de vista de la demanda
Son claves la conectividad y la colaboración
Ing Carlos A. Conti
69
DIVISIONALIZACIÓN -- MOLINOS
MOLINOS en
en los
los 70’s
70’s
DIVISIONALIZACIÓN
GERENTE
GENERAL
DIV. HARINAS
DIV. ACEITES
REC.
HUMANOS
PLANTAS
DIV.
COMESTIBLES
ADMINISTRACIÓN
INV. &
DESARROLLO
INGENIERÍA
PLANTAS
DISTRIBUCIÓN
PLANTAS
SUCURSALES
70
Ing Carlos A. Conti
Agrupamiento Geográfico
por mercados
for Apple Computer
CEO
Steve Jobs
Apple
Products
Apple
Americas
Apple
Europe
Apple
Pacific
Canada
France
Australia
Latin
America/
Caribbean
Sales
Service and
Marketing
to Regions
Japan
Asia
71
Ing Carlos A. Conti
72
Ing Carlos A. Conti
Organización agrupada por
región geográfica, producto, función, proceso.
73
Ing Carlos A. Conti
FUNCIÓN DE ENLACE
• Permite una estrecha coordinación entre varias unidades
organizativas.
• La resolución de problemas es más intensa entre dos o
más personas de enlace.
• Las funciones se enmarcan en un "enlace formal" ; sin
embargo, los puestos de enlace no suelen tener
autoridad formal.
• Los puestos de enlace no suelen ser a tiempo completo.
74
Ing Carlos A. Conti
GRUPO INTER UNIDAD
• Subunidades organizativas o grupos de trabajo que se
encargan de determinados problemas, productos,
servicios o clientes.
• Comparten intereses y objetivos.
• Dan salida a los proyectos que no están localizados en
una unidad concreta.
• Tipos: Comités temporales y permanentes
• Es una forma más amplia que los papeles de enlace
CLIENTE X
Ing Carlos A. Conti
75
Posiciones integradoras
76
Ing Carlos A. Conti
El agrupamiento matricial
o de enfoque múltiple
El qué... y ... el como
Presidente
Director de
Operaciones
Manufactura
Diseño
Vice
Vice
Presidente Presidente
Marketing
Vice
Presidente
Controller
Procurement
Manager
Product
Manager A
Product
Manager B
Product
Manager C
Product
Manager D
77
Ing Carlos A. Conti
Organización
Matricial Fuerte
ORGANIZACION MATRIZ FUERTE
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Project
Managers
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Personal afectado a Proyectos
Coordinación
de Proyectos
78
Ing Carlos A. Conti
CASO de ESTUDIO:
SWATCH crea el orden a partir del caos.
79
Ing Carlos A. Conti
Capacidades de procesamiento de la información
Costo
Jerarquía
Dependencia de la
Capacidad de
organización
procesamiento de
informal
la información
Bajo
Baja
Baja
Alto
Alta
Alta
Enlace
Grupo de unidades
cruzadas
Funciones
integradoras
Conexión matricial
80
Ing Carlos A. Conti
El Sistema de decisiones
Delegación
• Objetivo: descentralizar la toma de decisiones
• ¿para qué?
– Motivación
– Desarrollo de habilidades
– Liberación de tiempo
– Mayor eficiencia
81
Ing Carlos A. Conti
¿qué los detiene para delegar...?
• Los administradores se sienten más
cómodos tomando decisiones rutinarias.
• Sienten que pierden estatus al delegar.
• Creen que ejecutan las tareas
mejor que los demás.
• Tienen aversión al riesgo.
82
Ing Carlos A. Conti
Recomendaciones para delegar
1.
2.
3.
4.
Delegue la tarea total, no fragmentada
Seleccione a la persona adecuada
Delegue autoridad y responsabilidad
Asegúrese que el subordinado entiende
“qué, cómo, por qué, cuándo y quién”
5. Mantenga la retroalimentación.
6. Evalúe y recompense el desempeño
83
Ing Carlos A. Conti
Centralización y descentralización
Toma de decisiones centralizada
gerente general
gerente producción
gerente administración y finanzas
gerente de ventas
sub gerente producción
sub gerente adm. y finanzas
sub gerente de ventas
secretaria
secretaria
supervisor
administrativo
operario 2
supervisor de ventas
operario 1
secretaria
junior
vendedor 1
vendedor 2
84
Ing Carlos A. Conti
Centralización y descentralización
Toma de decisiones descentralizada
gerente general
gerente producción
gerente administración y finanzas
gerente de ventas
sub gerente producción
sub gerente adm. y finanzas
sub gerente de ventas
secretaria
secretaria
supervisor
administrativo
operario 2
supervisor de ventas
operario 1
secretaria
junior
vendedor 1
vendedor 2
85
Ing Carlos A. Conti
Organización Informal
86
Ing Carlos A. Conti
Cuando nos enfrentamos
a los problemas
socioculturales,
como los de la gerencia,
nos damos cuenta que
son mucho más
complejos que los
fenómenos físicos.
Y así, ya no es nada fácil
separarlos en partes,
ni siquiera saber si la
separación o reducción
son válidas.
87
Ing Carlos A. Conti
PRESIDENTE
ADMINISTRADOR
CONTADOR
JEFE DE
OFICINA
DACTILOGRAFA
DACTILOGRAFA
GERENTE DE
PRODUCCIÓN
QUIMICO
GERENTE DE
VENTAS
MEZCLADOR
DE MAT.
JEFFE DE
OPERACIONES
DE EMPAQUE
OPERADOR
VENDEDOR
EMPAQUE Y
DESPACHO
ORG. FORMAL
ORG. INFORMAL
88
Ing Carlos A. Conti
Flujo de comunicación informal
89
Ing Carlos A. Conti
La ‘estructura Informal’ comprende
q Las relaciones de Poder (formal e informal)
ü
ü
ü
guías no escritas - cultura organizacional
clima, poder, normas, valores, liderazgo
normas aceptables de comportamiento
q Las expectativas mutuas de los miembros
de la organización.
ü
patrones de procesos prácticos y relaciones políticas
q La interacción de sus comportamientos y
relaciones.
ü
organización informal puede suplantar la formal cuando pierde
relevancia a la nueva realidad de trabajo.
90
Ing Carlos A. Conti
Conexiones estructurales
mediante procesos y sistemas
Agrupamientos
AgrupamientosEstratégicos
Estratégicos
(departamentalización)
(departamentalización)
Conexiones
Conexiones
estructurales
estructurales
formales
formales
Procesosyy
Procesos
Sistemas
Sistemas
Conexiones
Conexiones
informales
informales
Organización
Organización
informal
informal
91
Ing Carlos A. Conti
Los procesos de la organización = tres categorías
I.
Procesos gerenciales estratégicos y sus flujos de control
Procesos relacionados con dirigir, estructurar, gestionar y controlar la
actividad de la organización como un sistema y su relación con el
entorno. Se visualizan como flechas verticales.
II.
Procesos gerenciales de negocios y sus flujos de trabajo
Coordinan los flujos de trabajo transversales a través de los límites de
los agrupamientos, a fin de crear una ‘oferta de valor’ para el Cliente.
Se visualizan como flechas transversales
III.
Procesos administrativos de apoyo y sus flujos de informaci ón y
asesoramiento
Establecen las políticas y prácticas y coordinan los flujos de
información y asesoramiento. Se visualizan como flechas horizontales.
92
Ing Carlos A. Conti
red de procesos estratégicos, de negocio y de apoyo,
con sus flujos regulados:
93
Ing Carlos A. Conti
el flujo de autoridad formal
94
Ing Carlos A. Conti
Sistema de constelaciones de trabajo
95
Ing Carlos A. Conti
sistema flexible de procesos de toma de
decisiones ‘ad hoc’.
96
Ing Carlos A. Conti
Visión global del funcionamiento de la organización
97
Ing Carlos A. Conti
98
Ing Carlos A. Conti
DIAGNOSTICO
• No existen
estructuras
organizacionales
buenas o malas;
• Sólo existen
organizaciones
apropiadas o
inapropiadas
99
Ing Carlos A. Conti
DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Es un proceso para ver la organización
en todo su alcance como sistema,
y la relación entre las personas, sus tareas,
la estructura formal, las prácticas informales
y los comportamientos.
Ø
Ø
Ø
Ø
Describir sistema
análisis preliminar
identificar síntomas y problemas
determinar las causas de los problemas (donde no encaja)
100
Ing Carlos A. Conti
ANALISIS DE LAS ORGANIZACIONES
JERARQUIZADAS O PIRAMIDALES
"ALTA DIRECCION"
•
MERCADO
“MANDOS
INTERMEDIOS”
"BASE
OPERATIVA"
UN DISEÑO BASADO EN:
•
•
•
Ing Carlos A. Conti •
LA JERARQUIA
EL PRINCIPIO DE AUTORIDAD
LA NORMALIZACION DEL PROCESO
ORIENTACION AL PRODUCTO
"BUROCRACIA"
101
ANALISIS
ANALISIS DE
DE LAS
LAS ORGANIZACIONES
ORGANIZACIONES
JERARQUIZADAS
JERARQUIZADAS O
O PIRAMIDALES
PIRAMIDALES
AMENAZAS E IMPACTOS DEL ENTORNO DINÁMICO Y COMPLEJO
"PERDIDA DE VISION"
ENTORNO
"CRISIS DE AUTORIDAD"
“CONFLICTOS
LABORALES”
ENTORNO
•
LA EMPRESA ENTRA EN CRISIS
•
Ing Carlos A. Conti
NECESIDAD DE REESTRUCTURACION
102
• NUEVA ESTRATEGIA Y ORGANIZACION
LAS ORGANIZACIONES FUNCIONALES-VERTICALES
§ ESTRUCTURAS VERTICALES:
– tareas fragmentadas y sub-especilistas
– empresa busca mejor persona para realizar tarea, evalúa y recompensa.
– Burocracia departamental funcional – negocio estable – predecible
103
Ing Carlos A. Conti
La estructura
jerárquica
tradicional...
Sólo perjudica.
104
Ing Carlos A. Conti
Proceso
integral
de diseño
estrategico
de la
organización
105
Ing Carlos A. Conti
El diseño de las organizaciones necesita
realizarse en ambos sentidos.
DISEÑO
ESTRATÉGICO
ORGANIZACIONAL
DISEÑO
OPERATIVO
ORGANIZACIONAL
106
Ing Carlos A. Conti
Diseño organizacional
q
Organización estratégica
ü composición estructura de unidades
ü relación entre unidades
ü sistemas de información, control, medición
ü Procesos con sus métodos y procedimientos
ü tecnología de trabajo
q
Organización operacional
ü recursos de trabajo
ü sistemas de recompensas
ü sistema físico de trabajo
ü diseño de posiciones individuales
107
Ing Carlos A. Conti
¿Si los procesos son horizontales,
porque la administración es vertical?
Michael Hammer
Padre de la Reingeniería de procesos
108
Ing Carlos A. Conti
Organización
tradicional
Organización
basada
en Procesos
109
Ing Carlos A. Conti
El conjunto de mejora = 9 variables de Actividad
Los
Los Tres
Tres Factores
Factores de
de Actividad
Actividad
Los
Los
OBJETIVOS
OBJETIVOS
ESTRUCTURACIÓN
ESTRUCTURACIÓN
GESTIÓN
GESTIÓN
11-- NIVEL
NIVEL DE
DE
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
Objetivos
Objetivos
Estratégicos
Estratégicos de
de
la
Organización
la Organización
Estructura
Estructura
Organizacional
Organizacional
Gestión
Gestión de
de la
la
Organización
Organización
22 -- NIVEL
NIVEL DE
DE
PROCESOS
PROCESOS
Objetivos
Objetivos de
de
los
los Procesos
Procesos
Estructuración
Estructuración
de
de los
los Procesos
Procesos
Gestión
Gestión de
de
los
Procesos
los Procesos
33 -- NIVEL
NIVEL DE
DE
PUESTO
PUESTO
DE
DE TRABAJO/
TRABAJO/
EJECUTOR
EJECUTOR
Objetivos
Objetivos del
del
Puesto
Puesto de
de
Trabajo/
Trabajo/
Ejecutor
Ejecutor
Estructuración
Estructuración
del
del Puesto
Puesto de
de Trabajo/
Trabajo/
/Ejecutor
/Ejecutor
Gestión
Gestión del
del
Puesto
Puesto de
de Trabajo
Trabajo
// Ejecutor
Ejecutor
Tres
Tres
Niveles
Niveles
De
De
Actividad
Actividad
110
Ing. Carlos A. Conti - 2007
Están cambiando los modelos
de organización...
MODELO ANTIGUO
Oficina
Central
MODELO ACTUAL
Centro
Corporativo
Servicios
Compartidos
UN
UN
UN
UN
UN
UN
UN
UN
UN
UN
111
Desintermediando a
la organización tradicional
ORGANIZACION DE EMPRESA
IMPLICACIONES
Diseño
Diseño de
de la
la
Organización
Organización
de
de afuera
afuera
hacia
hacia adentro
adentro
• Red extendida de unidades de
negocio “naturales”
• Procesos y tecnologías
enfocados al cliente de
principio a fin
• Nuevas medidas de control y
recompensas
• Nuevas capacidades y
comportamientos 112
Ing Carlos A. Conti
la empresa red
Innovación
Socio
desarrollo
Cliente
Gestión cadena
suministro
Empresa
red
• tipos de empresa
red
Gestión de
relaciones
– internas
– estables
– dinámicas
Infraestructura
Proveedor
Filial
Estándares
Servicios de
soporte
Servicios básicos
características
Servicios de
proceso
tipos de red
permeabilización de
fronteras
redes de proveedores
redes de productores
gestión menos
jerárquica
tareas orientadas a
proyectos
redes de clientes
coaliciones de normalización
redes de cooperación
tecnológica
comunicación inter e
intra empresarial
mediante canales
113
Ing Carlos A. Conti
Caso de estudio – Empresa NEC
Análisis de la cadena de valor antes y después del proceso de cambio
Almacenes y expedición
P
R
O
D
U
C
T
O
Administración y Finanzas
RRHH
Antes
Abastecimiento
Administración de contratos
Marketing
Comercial
Ingeniería
C
L
I
E
N
T
E
Implementaciones y
servicio técnico
Administración y Finanzas
RRHH
Marketing
Ahora
Project Management Office (PMO)
Comercial
Ingeniería
Logística,
Abastecimiento y
Comercio exterior
Implementaciones y
servicio técnico
P
R
O
D
U
C
T
O
114
Ing Carlos A. Conti
TRANSFORMACION de ESQUEMAS del PENSAMIENTO GERENCIAL
DIRECCION FUNCIONAL
DIRECCION POR
PROCESOS
COMPETENCIA AGRESIVA
COOPERACION
EMPRESARIAL
EMPRESAS VENDEDORAS
EMPRESAS COMPRADORAS
DE DINERO DEL CLIENTE
IMITACION Y COPIA
COMERCIAL
CREATIVIDAD E
INNOVACION
ESTRUCTURAS
VERTICALES
ESTRUCTURAS
HORIZONTALES
GESTION BASADA
EN PERFIL y CARGOS
GESTION BASADA EN PERFIL
POR COMPETENCIAS
CONCENTRACION EN
TOMA DE DECISIONES
AUTONOMIA EN TOMA
DE DECISIONES
115
Conceptos importantes para la organización
v El Diseño organizacional le da dirección
a la conducta de los individuos y
a la información que se procesa.
v La Estructura estará determinada por
el ambiente en que opera la organización
y por la estrategia elegida
v Integración –
es el grado de colaboración entre los departamentos.
v Los Resultados futuros que se van a lograr serán
por la estructura, la gente, sus procesos y
los elementos fundamentales del diseño. 116
Ing Carlos A. Conti
“Mil nuevas estrategias
no funcionan
sin un cambio de mentalidad”
“En una organización,
podemos despedir a la mayoría de las personas
e ingresar nuevas,
pero si les enseñamos los mismos paradigmas...
no habremos cambiado nada”.
117
Ing Carlos A. Conti
¡Muchas
Gracias...
por
vuestra
atención!
ESTRATEGIZA – Transformamos ideas en LOGROS ...
Ing Carlos Conti – www.estrategiza.com.ar
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