Preguntas frecuentes sobre cómo presentar una

(Proveedor de beneficios para los empleados, que tienen derecho
a participar, de las subsidiarias de The Schwan Food Company)
Preguntas frecuentes sobre cómo presentar una
reclamación de subsidios por Incapacidad de
Corto Plazo o una licencia de ausencia por la FMLA
El Departamento de Beneficios se ha asociado con Standard
Insurance Company para administrar los subsidios de
Incapacidad de Corto Plazo (STD, por sus siglas en inglés),
los subsidios de Incapacidad de Largo Plazo (LTD, por sus
siglas en inglés) y las licencias por la Ley de Ausencia Familiar
y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés) que no están
relacionados con el trabajo. Los empleados pueden llamar a
The Standard para dar aviso de ausencia debido a lesiones
o enfermedades personales no relacionadas con el trabajo.
También pueden comunicarse con The Standard para dar
aviso de ausencia por motivos de vinculación emocional con
un recién nacido, adoptivo o acogido; de brindar cuidados a un
miembro de la familia que reúne las condiciones necesarias;
o de satisfacer alguna necesidad relacionada con actividades
militares, que reúna las condiciones necesarias, según la
FMLA. Las siguientes preguntas y respuestas le guiarán para
solicitar una licencia por la FMLA o subsidios por STD.
¿Cuándo debo dar aviso de una licencia por la FMLA
o presentar una reclamación por STD debido a una
enfermedad o lesión no relacionada con el trabajo?
Dé aviso de ausencia tan pronto como usted crea que su
ausencia del trabajo se debe a un estado médico grave que
podría prolongarse a más de unos días, o desde el primer día si
va a pedir licencia de forma intermitente debido a un trastorno
médico grave continuo. También puede dar aviso de ausencia
desde el primer día si cree que su estado de salud le impedirá
presentarse a trabajar por más de tres días. Si la ausencia está
programada, como en caso de hospitalización o de licencia
por maternidad, debe dar aviso de ausencia al Departamento
de Beneficios de su empresa y llamar a The Standard para
empezar a tramitar la licencia por la FMLA cuando sepa cuál
será el primer día en que no se presentará al trabajo.
¿Cómo doy aviso de una ausencia intermitente?
Cuando pierde tiempo asociado con una licencia de ausencia
intermitente abierta y aprobada, usted puede dar aviso de
ausencias de forma rápida y fácil a través del sistema telefónico
autoservicio de The Standard. Cuando nos llame, diga “report
an absence” (dar aviso de ausencia) cuando se le pregunte, y
entonces podrá dar aviso de su ausencia sin tener que hablar
con un representante. Este servicio está disponible a cualquier
hora del día o la noche.
Para usar el sistema necesitará proporcionar:
• Su número de ausencia. Su número de ausencia se
encuentra en la correspondencia que le hemos enviado
después de que aprobáramos su ausencia intermitente.
• Su fecha de nacimiento.
• La fecha de la ausencia. Usted puede dar aviso de múltiples
ausencias durante una llamada. Las fechas de las mismas
pueden ser para hoy, o en el pasado o el futuro, pero en
cualquier caso, cada ausencia se tratará como una entrada
por separado durante la misma llamada.
• El tipo de ausencia. Usted deberá comunicar al sistema si su
ausencia está relacionada con un problema de salud o si es
para asistir a una cita médica.
• El número de horas que usted tuviera programadas para
trabajar, y el número de horas de ausencia tomadas, para
cada día que usted esté dando aviso.
• Un número al que le podamos llamar. Se le solicitará que
proporcione un número al que le podamos llamar, por si
necesitamos ponernos en comunicación con usted para
obtener más información.
Una vez que el ingreso automático de la información se haya
completado, usted recibirá un número de confirmación para
dejarle saber que su aviso de ausencia se ha enviado con éxito.
No olvide avisar a su supervisor/gerente y siga el proceso
normal de avisos de ausencias de su empleador.
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¿Cuándo debo dar aviso de ausencia por la FMLA debido
a motivos que no sean mi propia lesión o enfermedad?
Debe llamar a The Standard si está ausente del trabajo por
cualquier espacio de tiempo para cuidar a su hijo recién nacido
o recibir en su hogar un hijo adoptivo o acogido; para brindar
cuidados a un miembro de la familia que se encuentre en un
estado de salud grave y que reúne las condiciones necesarias;
para cuidar a un miembro de las fuerzas armadas que resulte
lesionado o enfermo durante su cumplimiento de servicio, o por
una necesidad relacionada con actividades militares que reúnan
las condiciones necesarias. Por favor comuníquese con nosotros
tan pronto como sepa que necesita licencia o cuando crea que
su ausencia podría prolongarse a más de unos días. Si su licencia
está programada, debe dar aviso de ausencia al Departamento
de Beneficios de su empresa y llamar a The Standard para
empezar a tramitar la licencia por la FMLA cuando sepa cuál
será el primer día en que no se presentará al trabajo.
¿Qué debo hacer si mi trastorno médico está
relacionado con el trabajo?
Si su trastorno médico está relacionado con el trabajo, deberá
comunicarse con el equipo de Compensación de Trabajadores
de su empresa al 800-421-9234. El equipo de Compensación
de Trabajadores le avisará a The Standard de su ausencia.
The Standard, entonces, decidirá si su licencia se clasifica
como una licencia por la FMLA. Specialty Risk Services (SRS)
seguirá administrando todas las reclamaciones relacionadas
con el trabajo.
¿Cómo pongo en marcha el trámite de licencia?
Para iniciar el trámite de una licencia puede llamar al Servicio
de Avisos de Incapacidad o de licencia por la FMLA, de The
Standard, al 866-829-8860, o puede presentar su reclamación
en línea. Para presentarla en línea, visite https://absence.
standard.com/selfservice. Esta opción lo llevará a la página
donde podrá ingresar al sistema. Si ésta es la primera vez
que da un aviso de ausencia, deberá escribir su número de
identificación de empleado de su compañía, la razón social
(o nombre empresarial) de Schwans y la palabra 'password'
como su contraseña. El sistema le solicitará que escoja una
contraseña individual para que pueda poner en marcha el
trámite de licencia por la FMLA o de reclamación por STD
con The Standard.
¿Cuál es el horario del Servicio para dar aviso de
incapacidad o de licencia por la FMLA?
Los especialistas de admisiones y de licencias de ausencia por
la FMLA están disponibles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a
8:00 p.m., hora del Este. Si llama en horas diferentes, puede
dejar un mensaje detallado, con su nombre y número de
teléfono, y un representante de atención al cliente le devolverá
la llamada el siguiente día hábil en horas de oficina. Por favor
identifíquese como empleado de Schwans.
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¿Qué preguntas se me harán cuando llame para dar
aviso de ausencia o solicitar licencia?
Además de otras preguntas sobre su solicitud de licencia de
ausencia, le pedirán la siguiente información:
Empleador: Schwans
Su nombre y número de identificación de empleado
Último día en que estuvo presente en el trabajo
Motivo de la reclamación: por qué faltará al trabajo
Datos del médico*
(Debe incluir nombre, dirección, número de teléfono y
número de fax)
¿Quién se encarga de notificar de mi ausencia a mi
supervisor o gerente?
Es responsabilidad de usted notificar de su ausencia a su
supervisor o gerente, así como aportar las notas del médico
cuando sea necesario.
¿Recibiré confirmación después de presentar
una reclamación?
Cuando usted presente una solicitud de licencia por la FMLA
o una reclamación por STD, The Standard le enviará una
carta para acusar recibo de su reclamación. Además, si está
presentando una reclamación por STD por su propia lesión o
enfermedad, The Standard le enviará por fax a su médico una
Declaración del médico tratante para que la llene. Se le enviará
a usted por correo un formulario de Autorización para obtener
información, que usted deberá firmar y devolver. Si su ausencia
es sólo por licencia por la FMLA, se le enviará por correo un
formulario de Certificación de proveedor de servicios médicos.
Estos formularios deberán ser devueltos a The Standard no más
tarde que en la fecha de entrega indicada en su carta.
¿A dónde envío los formularios llenos?
Para cualquier licencia por la FMLA o reclamación por STD:
Standard Insurance Company
Departamento de beneficios para empleados
PO Box 3877
Portland OR 97208
Si lo prefiere, puede enviar por fax los formularios llenos
al 866-751-5174.
Para los empleados de Nueva York que solicitan subsidios por la
Ley de Subsidios por Incapacidad (DBL por sus siglas en inglés):
The Standard Life Insurance Company of New York
PO Box 4160
Portland OR 97208
Si lo prefiere, puede enviar por fax los formularios llenos
al 866-752-4237.
* Se le darán los formularios de atención médica que sean pertinentes para su
tipo de ausencia. Es responsabilidad de usted reunir toda la información médica
necesaria para tramitar su licencia de ausencia.
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¿Cuánto tiempo suele tardar la decisión sobre
una reclamación por STD?
Una vez que hayamos recibido su solicitud de reclamación
debidamente llenada, tardaremos aproximadamente una
semana en llegar a una decisión. Si no hemos llegado a
una decisión en una semana, le informaremos sobre los
pormenores.
Si se autoriza mi reclamación de subsidios por STD,
¿cuánto tiempo pasará antes de que reciba mi
primer cheque?
Los pagos de subsidios los hace el departamento de nómina de
Schwan's Shared Services, LLC. Los subsidios se pagan a plazo
vencido siguiendo el calendario de pago normal. Los cheques
estarán disponibles en su lugar de trabajo normal, se enviarán
directamente a su domicilio, o se depositarán en su cuenta
bancaria si usted usa el depósito directo.
¿A quién debo llamar si tengo preguntas acerca de mi
reclamación por STD o de mi licencia por la FMLA?
Para preguntas generales sobre su licencia por la FMLA o su
reclamación por STD, puede llamar al número gratuito de
Subsidios por incapacidad, de The Standard, al 866-829-8860.
Un eficiente representante tendrá el placer de ayudarle.
Cómo presentar una solicitud de
licencia de ausencia por la FMLA
o una reclamación por Incapacidad
de Corto Plazo
Si está incapacitado o necesita solicitar una licencia de la
FMLA, favor de llamar a The Standard entre la semana durante
las 8:00 a. m. y 8:00 p. m., hora del Este al 866-829-8860.Deberá
presentar la siguiente información:
Schwans
• Nombre y número de
identificación del empleado
• Motivo de la reclamación
N.º de póliza colectiva: 644030
• Último día que estuvo
presente en el trabajo
• Datos del médico
¿De qué otros servicios dispongo?
The Standard ofrece a los empleados un servicio de apoyo a
la salud a través de una sociedad con Health Advocate*. Éste
es un servicio sumamente personalizado que abarca desde el
manejo de una multitud de cuestiones clínicas y de seguros
hasta una ayuda personalizada para mejorar la salud y el
bienestar. Entre estos numerosos servicios se incluyen:
• Ayuda clínica: Consiga los médicos y hospitales más
adecuados; localice e investigue opciones de tratamiento
para diversas enfermedades; tenga la seguridad de
obtener segundas opiniones y ayuda para programar
consultas con especialistas de difícil acceso.
• Ayuda administrativa: Ayuda para resolver reclamaciones
de seguro, guía para moverse dentro de la estructura de
una compañía de seguros, y ayuda para corregir errores
de facturación.
• Ayuda de información y recursos: Ayuda con cuestiones de
geriatría para sus padres o suegros; llenado de solicitudes
que den derecho a participar en programas financiados por
la comunidad, el estado o el gobierno federal; identificación
de servicios de bienestar y ayuda para coordinarlos.
• Asesoría médica: Ayuda para que se prepare para las
consultas con médicos y otros proveedores de servicios
médicos; ayuda para entender mejor las enfermedades
graves o crónicas, los términos médicos, análisis,
medicamentos y tratamientos.
Health Advocate está disponible para todos los empleados y sus
familias, con cónyuges, hijos dependientes, padres y suegros
inclusive. Los empleados que necesiten ayuda pueden llamar
al 1-866-695-8622 o enviar un correo electrónico a
[email protected] para comunicarse con un asesor
personal de Health Advocate.
Tenga en cuenta que no tiene que estar en licencia de
ausencia para poder usar estos servicios. Este servicio está a su
disposición mientras siga usted siendo un empleado en trabajo
activo de las subsidiarias de The Schwan Food Company, y
cumpliendo con los requisitos.
¿Dónde puedo obtener más información sobre la
cobertura y los servicios que se ofrecen a través
de The Standard?
Puede visitar el sitio web: www.standard.com/mybenefits/
schwans, el cual tiene información específica de la cobertura y
los servicios que se le ofrecen a través de The Standard.
* Health Advocate, Inc. es una compañía independiente sin afiliación con
ninguna aseguradora ni proveedores a terceros. Health Advocate no
reemplaza la cobertura del seguro médico, ni ofrece servicios médicos,
ni recomienda tratamientos.
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Schwan’s Shared Services LLC
PO Box 100
Marshall MN 56258
SI 12725-644030-SP (1/15)
AVISO: Todos los programas y planes
analizados en este folleto informativo están
disponibles para todos los empleados,
que cumplan con los requisitos, de
las subsidiarias de The Schwan Food
Company. Si tiene dudas, comuníquese
con Schwan’s Shared Services, LLC
(“Shared Services” o “compañía”).