DOCUMENTOS COMPLEMETARIOS ASOCIADOS A LA

DOCUMENTOS COMPLEMETARIOS ASOCIADOS A LA COMPROBACIÓN FINANCIERA
Número
1.
2.
3.
4.
Descripción
Copia del contrato de apertura del Fideicomiso: Corresponde al documento
que se declare en el formato F_FIDE. Con fundamento en el apartado 4.4.2
Derechos y Obligaciones, numeral 5, inciso e) punto número 1, la institución
beneficiaria con recursos del programa PIFI, tiene la obligación de remitir copia
de este documento, en formato impreso y electrónico. En caso de no cumplir con
este requerimiento, la DGESU tiene la facultad para solicitar a la institución, la
devolución del dinero otorgado.
Nota: El formato electrónico deberá ser guardado en un disco compacto,
creando una carpeta con el siguiente nombre: Fideicomiso. Este documento se
entrega una vez al año.
Estados de cuenta bancarios mensuales de la subcuenta 2011: Corresponde
al reporte de los movimientos generados en un periodo. Estos se deberán de
remitir mensualmente, en un periodo no mayor a quince días naturales después
de la conclusión de un periodo. Con base en las Reglas de Operación del PIFI,
esta obligación se debió haber cumplido a partir del primer corte mensual,
posterior a la fecha en que se apertura la subcuenta en el fideicomiso, por lo
tanto, se deberá de enviar estos documentos a la DGESU, en formato impreso y
electrónico, conforme a lo mencionado anteriormente.
Nota: El formato electrónico deberá ser guardado en el mismo disco compacto
referido en la nota del punto número 1, creando una carpeta con el siguiente
nombre: Subcuenta2011.
Registros contables mensuales de la(s) cuenta(s) de banco(s): Corresponde
a las cuenta(s) bancaria(s) en donde se deposita los montos que son retirados
de la subcuenta 2011 del fideicomiso, para efectos de pago a proveedores o
servicios. Este documento es indispensable para conciliar los movimientos del
estado de cuenta que registra el banco contra los movimientos financieros
(pagos, depósitos, intereses, comisiones, impuestos) que se realiza
institucionalmente. Este documento hace referencia al Auxiliar Contable que
genera el propio sistema contable que opera en cada institución. Por lo tanto, se
deberá enviar mensualmente este o estos documento(s), en formato impreso y
electrónico.
Nota: Los formatos electrónicos deberán ser guardado en el mismo disco
compacto referido en la nota del punto número 1, creando una carpeta con el
siguiente nombre: RegistrosContables.
Escaneo del documento de pago (factura, recibo de honorarios o recibo de
comprobación de gastos, entre otros): El nombre de la imagen escaneada de
cada documento de pago, debe coincidir con el valor numérico que se registre
en el campo NO. CONSEC del Formato Único de Registro de Documentos de
Pago, por ejemplo:
El primer comprobante de pago que se registra en el Formato Único de
Registro de Documentos de Pago se le asigna en el campo No. CONSEC el
valor numérico 1, por lo tanto, cuando se escanea este documento se le debe
asignar el valor 1, como nombre del archivo electrónico resultante.
Nota: Todas las imágenes electrónicas que se generen a partir de los
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5.
documentos de pago, deberán ser guardadas en uno o varios disco compactos
(CD), según sea el caso, para que se incorpore como parte de la entrega física
formal que se haga ante la Dirección General de Educación Superior
Universitaria (DGESU). El formato PDF será el único que será aceptado como
archivo electrónico.
Estos documentos deberán ser guardados en el mismo disco compacto referido
en la nota del punto número 1, creando una carpeta que tenga el siguiente
nombre: DocumentosdePago.
Copia de los documentos que emite la IES, para manifestar la recepción de los
recursos que le aporta el Gobierno Federal a través del programa PIFI. Estos
documentos deberán ser remitidos en formato impreso y electrónico a la
Dirección de Subsidio a Universidades, marcando copia a la Dirección de
Fortalecimiento Institucional.
Nota: El formato electrónico deberá ser guardado en el mismo disco compacto
referido en la nota del punto número 1, creando una carpeta con el siguiente
nombre: ReciboPago. Este documento se entrega una vez al año.