La Cuenta

La Cuenta
La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir, por consiguiente, todo lo
que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo.
Las operaciones comerciales se relacionan con una cuenta en particular, las que
presentan movimiento débito y movimiento crédito y como resultado el saldo que
implica:
Disponibilidad (caja general, bancos, fondos).
Inversiones a corto plazo (títulos, acciones, cuotas, partes de interés social). Valores a
recaudar (clientes, ingresos por cobrar). Materias primas (inventarios de materias,
materiales). Mercancías (Productos no elaborados por la empresa). Valores con
capacidad de ser realizable (inventarios).
Valores capitalizados en activos (propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles
y enseres, etc.).
Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, nacionales o
municipales).
Obligaciones laborales (sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales,
parafiscales).
Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios).
Cuentas por pagar (gastos a terceros).
Deudas con instituciones financieras (Obligaciones financieras). Valor a reembolsar o
restituir a sus dueños (patrimonio). Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio,
acumuladas, dividendos o participaciones).
Superávit por realizar (valoración económica de activos pendiente de realizar en el
momento de la enajenación). (Fierro, 2011)
Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios, donde
se guarda y se saca los valores comunes a él, para mostrar al final un saldo y elaborar el
balance, el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo.
Clasificación de las cuentas
Según su naturaleza:
> Naturaleza débito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los registros
que se hagan al débito y disminuyen con registros al crédito, su saldo siempre
representa derechos y bienes controlados por la empresa.
Naturaleza crédito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con registros que
se hacen en el crédito y disminuye con registros al débito, su saldo representa las
obligaciones que tiene la empresa surgida de unos sucesos pasados. (Fierro, 2011)
Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir y las cuentas de
naturaleza crédito son las que consumen el trabajo.
Según los estados financieros
Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de resultados, se
clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden.
Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y
corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio.
> Activo: son derechos y bienes que controla el ente económico al servicio de la actividad,
tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e inversiones, diferidas
todas ellas aumentan su saldo con los registros en el débito y disminuyen su saldo con
registros en el crédito.
ARTÍCULO 35: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el
ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que
fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. (Decreto 2649, 1993)
Por ejemplo:
-
Caja.
Bancos.
Deudores.
Inversiones.
Inventarios.
> Pasivo: son las obligaciones contraídas por el ente económico con terceras personas,
porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus operaciones e
inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crédito y disminuye con registros
en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.
"Un pasivo es una obligación presente en la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al
vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que
incorporan beneficios económicos." (Fundación IASC, 2009)
Por ejemplo:
-
Obligaciones financieras.
Proveedores.
Impuestos por pagar.
Cuentas por pagar.
> Patrimonio: son los aportes llevados por los dueños al fondo común de la empresa para
desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se alimentan
con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y se llaman
reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de dividendos o
participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social. Estas cuentas
aumentan con registros en el crédito y disminuyen con registros en el débito, su saldo
siempre será de naturaleza crédito.
Es la participación residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus
pasivos." (Fundación IASC, 2009)
Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas durante un
ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Compras y 7
Costos de producción u operación.
Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestación de servicios y
se disminuyen con las devoluciones o anulación de los contratos. Hacen parte los
grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su vez tienen múltiples
conceptos.
Nominales de gasto: son todos los gastos de administración y de distribución y
venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen parte los grupos 5
Operacionales de administración, 52 Operacionales de ventas, 53 No operacionales,
54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y pérdidas. (Fierro, 2011)
> Nominales de costo: son los costos de la mercancía vencida, no fabricada por la empresa
y tratándose de empresas de fabricación, está compuesta por los costos de producción y
venta. Hacen parte los grupos 61 Costo de venta y prestación de servicios, cuando se
maneja el sistema de inventario permanente y la 62 Compras cuando se maneja el sistema
de inventario periódico.
> Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera, debe utilizar
cuentas apropiadas para la producción, antes de llevar los productos a los inventarios, los
que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la mercancía vendida y
fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos 71 Materia prima, 72 Mano de obra
directa, 73 Costos indirectos y 74 Contratos de servicios.
Cuentas de orden: recoge los hechos económicos que no comprometen directamente
la estructura financiera del balance o del estado de resultados y se clasifican en las
clases de cuentas, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de orden acreedoras.
(Fierro, 2011)
De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden
afectar la estructura financiera, también se incluyen registros de control interno de activos,
información general o control de futuras situaciones, así como las diferencias en las
conciliaciones tributarias. Son de naturaleza débito.
> De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles
obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los registros de
control interno de pasivos y patrimonio, como también las diferencias en conciliaciones
tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de renta. Son de naturaleza
débito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91 Responsabilidades contingentes,
92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y son de naturaleza crédito, 94
Responsabilidades contingentes por el contrario, 95 Acreedoras fiscales por el contra y 96
Acreedoras de control por el contra.
La característica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir que no se
combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y cancelan cruzando
sus saldos cuando han cumplido su objetivo.
Método de la cuenta T
Existe la forma gráfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz que se
inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la persona que
observa:
En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la cuenta
nominal o de ingresos, egresos , etc.; en la parte izquierda de la persona que observa se
registra o escriben los movimientos débitos (valores que recibe) y en la parte derecha los
movimientos créditos (valores que entrega), para saldar o calcular el saldo de la cuenta
se traza una línea inferior y se suman los movimientos, los que no son iguales;
enseguida se coloca el saldo por diferencia entre los dos movimientos, por ejemplo, si
los movimientos débitos son superiores a los créditos la diferencia se coloca al crédito
para mostrar finalmente sumas iguales, caso contrario si los movimientos créditos son
superiores a los débitos la diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales,
como se puede observar a continuación:
Método de la cuenta T Cabeza:
nombre de la cuenta
Izquierda
Derecha
Débitos con efectos contrarios
Créditos con efecto contrarios según la
según la naturaleza de la cuenta:
naturaleza de la cuenta:
• De naturaleza débito su saldo
• De naturaleza débito su saldo
aumenta.
disminuye.
• De naturaleza crédito su saldo
• De naturaleza crédito su saldo
disminuye.
aumenta.
Activos
Aumentan
Pasivos
Aumentan
Aumentan
Patrimonio
Gastos Costos
Aumentan
Pasivos
Aumentan
Ingresos Activos Aumentan
Patrimonio
Disminuyen
Gastos Costos
Disminuyen
Ingresos
Disminuyen
Disminuyen
Disminuyen
Disminuyen
Suma de movimiento débito Saldo
Suma de movimiento crédito Saldo de
de la cuenta crédito
la cuenta crédito
Sumas iguales
Dinámica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma didáctica algunos autores
recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificación del soporte en forma de reporte; no
solamente con el nombre de la cuenta y el registro débito y crédito, sin embargo, para nadie es
un secreto que este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad manual, las cuales
son reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve a su vez para la elaboración del
comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos en vía de extinción, por la
presencia de los computadores que realizan ese trabajo. (Fierro, 2011)
a) Método de la partida doble
La partida doble es considerado el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone
que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta
que entrega para una operación sencilla, pero pueden suceder operaciones múltiples donde
sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se acreditan), como
si fuera una balanza.
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores
entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada
transacción tendrá un doble registro como mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro
a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple o múltiple. El saldo de cada
cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para
elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se
guarda el equilibrio de la partida doble.
b) Método de la ecuación contable
A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación
contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el
patrimonio:
Activos = Pasivo + Patrimonio
Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la primera
ecuación:
Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos Activos = Pasivos +
Patrimonio + (Ingreso - Costos - gastos) Activos - Pasivos = Patrimonio +
(Ingresos - costos - gastos) (Fierro, 2011)
Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de transacción para identificar
que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan dichos bienes o
derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la ecuación que contribuye a el
objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros del balance general y el estado de
resultados.
c) Ajustes contables
Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, así esté sistematizada
la contabilidad, el carácter humano del operador en uno y otro sistema hace que se omitan
registros que se requieren del consecuente ajuste de las
operaciones, por esta razón y antes de emitir estados financieros se debe consultar las normas
básicas y técnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para reconocer
hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisión de los estados financieros.
Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos:
Hechos económicos no reconocidos.
> Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría.
> Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR.
Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías recibidas con orden de
remisión y que en el momento no se conoce la factura, gastos por transporte de carga sin
conocimiento de factura de transporte, nómina de empleados al igual que las prestaciones
sociales sin causar. Los errores involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error
en la codificación y por último los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y
agotamiento.
Cierre: el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar cualquier estado
financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y egresos operacionales, de ingresos
y egresos no operacionales, para mostrar el resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del
patrimonio, como única cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Pérdidas del ejercicio,
que se obtienen del estado de resultados.
El cierre contable o cierre del ejercicio está previsto hacerlo mensualmente, cuando los estados
financieros son intermedios o anualmente cuando solamente se presentan al finalizar el ejercicio
contable, cuando el sistema es manual, en cambio cuando es por computador no requiere este
proceso para emitir un estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o
pérdidas. (Fierro, 2011)
d) Ejercicio de aplicación
1. Consignación o depósito en entidades financieras
De acuerdo con los principios de auditoría, el dinero que recibe la empresa debe
consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorro. Al efectuarse pagos
se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que se cancelan por
caja menor.
Consignación en el Banco de América por $ 1.000.000
Se consigna en el Banco, código 1110. El dinero sale de la
caja de la empresa, código 1105.
Bancos: Cuenta del Activo, al consignar Aumenta = Débito. Caja:
Cuenta de Activo, al retirar dinero Disminuye = Crédito.
Código
1110
1102
Cuenta
Bancos
Caja
Debe
1.000.000
Haber
1.000.000
2. Compra de mercancía
Compra de mercancía al contado por $ 500.000, valor cancelado con cheque del Banco
de América.
Código
6205
1110
Cuenta
De mercancía
Bancos
Haber
500.000
500.000
3. Venta de mercancía al contado
Venta de mercancía al contado por valor de $ 2.000.000
1105
Caja
4135
Comercio al por mayor y al por menor
2.000.000
2.000.000
4. Venta de mercancías a crédito
Venta de mercancías a crédito por $ 700.000
Código
1305
4135
Cuenta
Clientes
Comercio al por mayor y al por
menor
Haber
700.000
700.000
(Universidad del Quindío, s.f.) 5.
Compra a crédito de activos diferentes de mercancía
Compra a crédito muebles para la oficina por valor de $ 3.500.000
Código
1524
2205
Cuenta
Equipo de oficina
Bancos
Debe
3.500.000
Haber
3.500.000
Préstamos recibidos por la empresa
La empresa obtiene un préstamo del Banco de América por $ 35.000.000 y lo consigna en la
cuenta corriente.
Código
1110
2105
Cuenta
Bancos
Bancos Nacionales
(pagares)
Debe
35.000.000
Haber
35.000.000
6. Abono de clientes
Un cliente abonó $ 400.000 a la deuda por la venta de mercancías a crédito y giró un cheque a
favor de la empresa.
Código
1105
1305
Cuenta
Caja
Clientes
Debe
400.000
Haber
400.000
7. Se abona a un proveedor
La empresa gira cheque por $ 1.000.000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por
mercancía.
Código
2205
1110
Cuenta
Nacionales
Bancos
Debe
1.000.000
Haber
1.000.000
8. Gastos
La empresa gira un cheque por $ 900.000 por concepto de arrendamiento de oficina por un
mes.
Código
5120
1110
Cuenta
Arrendamientos
Bancos
Debe
900.000
Haber
900.000
9. Gastos pagados por anticipado
La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondientes a tres meses de
honorarios anticipados.
Código
1705
1110
Cuenta
Gastos pagados por
anticipado
Bancos
Debe
Haber
300.000
300.000
10. Ingresos
La empresa recibe consignación por $ 100.000 por concepto de arriendo del parqueadero.
Código
1110
4220
Cuenta
Bancos
Arrendamientos
Debe
100.000
Haber
100.000