3 .1. Formación Académica. El Auxiliar Administrativo debe tener

ANALISIS DE PUESTOS
DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES
Terminal de Transporte S.A.
Area/Departamento: Recursos Humanos
Cargo:Analista Archivo
Superior Inmediato: Jefe de Recursos Humanos
1. DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO
GRH - 501
VER - 03
01/01/2005
1.1. Objetivo general del puesto de trabajo. Organizar y controlar el Archivo General de la
Empresa aplicando de manera efectiva y responsable las tablas de retención documental.
2. DESCRIPCION DE FUNCIONES
Suministrar oportunamente la información requerida por las distintas dependencias de la entidad.
Cargar a nombre del funcionario de la Empresa los documentos o carpetas solicitados y que reposan
en el Archivo.
Ingresar al sistema toda la documentación, como correspondencia, comunicaciones, etc., que entran
y salen de la Empresa.
Direccionar la documentación de acuerdo al asunto para su trámite y darle ingreso al sistema para
tener control sobre la misma.
Archivar y responder por que la correspondencia quede en completo orden y descargada en el
sistema.
Crear y asignar códigos según la naturaleza del documento.
Manejar y supervisar el archivo inactivo y planoteca de la Empresa.
Recibir la documentación.
Hacer la programación diaria de la ruta del mensajero de la Empresa con base en las diligencias que
deba adelantar.
Emitir listados de correspondencia recibida, por departamentos, por contestar, etc.
Radicar cuentas de cobro por arrendamientos.( correspondencia enviada)
Verificar y recepcionar cuentas de cobro de energía, teléfono,administración.
Recibe correspondencia y se envía al Gerente para determinar a que dependencia va.
Elabora una relación diariamente para cada departamento de la documentación que llego.
Enviar la correspondencia por correo externo, de documento no urgentes.
Enviar correspondencia por correo express algunos oficios que lo requieren por su urgencia.
Atender el conmutador cuando se requiere
Las demas que le sean asignadas
3. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
3 .1. Formación Académica.
Preferiblemente ser bachiller como mínimo,
además tener conocimientos en manejo de
archivo. Formación en el sistema (secretaría de
hacienda), cursos alcaldía.
3.3. Habilidades y Destrezas.
El Auxiliar Administrativo debe tener habilidades
tales como, Manejo de correspondencia, manejo
de retención documental (Eliminación y archivo de
documentos), manejo de archivo, tener memoria
visual y de datos, ser organizado.
Analista Archivo
3.2. Experiencia Requerida.
Se recomienda tener como mínimo un año y
medio de experiencia en manejo de archivo y
correspondencia.
3.4. Autonomía e Iniciativa.
El nivel de autonomía que posee en su cargo es
normal. No requiere de una toma de decisiones
a un grado mayor sin embargo busca la
autorización del Jefe inmediato.
MANUAL DE FUNCIONES
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ANALISIS DE PUESTOS
DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES
Terminal de Transporte S.A.
Area/Departamento: Recursos Humanos
Cargo:Analista Archivo
Superior Inmediato: Jefe de Recursos Humanos
1. DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Por maquinaria y equipos.
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01/01/2005
4.2. Por contacto con público.
Para desarrollar de una forme eficiente su labor El contacto con el público es bajo. Su labor se
tiene a su cargo equipos como, computador, desarrolla principalmente con las personas de
impresora, entre otros.
otros departamentos.
4.3. Por información.
4.4. Por relaciones institucionales.
La información general que maneja únicamente es
la relacionada con sus funciones( Consecutivo de No aplica.
documentos Radicados).
4.5. Por manejo de dineros y valores.
4.6. Por supervisión y personal a cargo.
No maneja ninguna clase de valores ni de dineros. Supervisa al mensajero
5. NIVEL DE ESFUERZO
5.1. Esfuerzo mental.
5.2. Esfuerzo físico.
El nivel de esfuerzo mental es normal.
Concentración en la radicación de documentos.
El nivel de esfuerzo físico es alto. Permanecer
demasiado tiempo de pie, estar frente al
computador durante la mayor parte del tiempo.
7. RIESGOS.
6. CONDICIONES AMBIENTALES.
Su entorno laboral no es el apropiado, espacio
El manejo del archivo (mueble) es muy pesado
reducido, falta ventilación, ruido alto producido por
para movilizarlo.
la impresora.
8. OBSERVACIONES GENERALES
ELABORÓ:
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
VoBo. Jefe DEREH
REVISÓ:
GERENCIA DE PLANEACIÓN Y CONTROL.
VoBo. Gte PYC
APROBÓ:
Analista Archivo
JUNTA DIRECTIVA ACTA No:
MANUAL DE FUNCIONES
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