Evaluación y decisión de propuestas de CTeI

CODIGO M301PR02
Versión: 06
Este procedimiento rige a partir de su
liberación en GINA
PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN Y DECISIÓN DE PROPUESTAS DE CONVOCATORIAS DE CTeI
IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento
Estructura
Procedimiento:
Este procedimiento se compone de tres capítulos, cada uno en una pestaña diferente:
Capítulo 1. Disposiciones Generales: Este capítulo se compone de objetivo, alcance, disposiciones generales sobre el procedimiento, definiciones y documentos asociados.
Capítulo 2. Descriptivo: Este capítulo da una descripción detallada de las actividades del procedimiento, divididas en actividades genéricas y particularidades según las modalidades a desarrollar.
del
Se encuentra el detalle de cada actividad, tiempos, responsables, registros e identificación de controles. Para dar lectura, siempre se debe iniciar con las actividades genéricas y posteriormente se
revisa si existen particularidades adicionales para cada camino o modalidad con lo cual se complementa la lectura.
Capítulo 3. Registro de aprobación: Este capítulo es administrado por el Equipo Calidad, donde consigna los cambios que se efectúan en cada versión y se registra el nombre y cargo de quien
elabora, revisa y aprueba el procedimiento.
Convenciones
descriptivo:
Actividades genéricas
del
(aplica a las diferentes
modalidades de evaluación)
i
R
v
Evaluación mediante pánel de evaluadores expertos
Evaluación mediante pares evaluadores
Puntos de Control:
Implican verificaciones,
revisiones y toma de
decisiones.
Cómo hacer lectura del
Procedimiento = Descripción General + Modalidad Específica
descriptivo
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Describir las actividades a seguir necesarias para evaluar las propuestas de convocatorias de CTeI, acorde con Este procedimiento inicia con la elaboración del cronograma de actividades de evaluación y finaliza con el inicio los procedimientos
lo determinado en la Ley 1286 de 2009, mediante páneles de evaluadores expertos y pares evaluadores.
de Gestión Contractual.
3. DISPOSICIONES GENERALES
Definición de la metodología de evaluación
Con base en el número de propuestas recibidas, la complejidad y especificidad de la temática a evaluar o directrices emitidas por las instancias competentes, identifica la estrategia y la metodología
de evaluación: Panel de Evaluadores Expertos y/o Pares evaluadores.
Tiempos para realizar la evaluación de las propuestas
Los tiempos establecidos en el presente procedimiento pueden variar dependiendo de las características propias de la convocatoria y lo establecido en los términos de referencia.
Medios para ejecución de los páneles de evaluación
La Entidad, conforme con la disposición de recursos y las consideraciones técnicas que establezca, puede llevar a cabo la metodología de evaluación por páneles de expertos bien sea de manera
presencial o virtual. Para tal fin, dispondrá de todos los medios que garanticen la ejecución de dichos páneles guardando la rigurosidad requerida par la obtención de la evaluación de las propuestas.
4.
DEFINICIONES
CONCEPTO CONSENSUADO
Reporte del concepto sobre el programa, proyecto y/o propuesta evaluada, que resulta del análisis colegiado del panel de expertos. El reporte debe sustentarse en los criterios de evaluación
definidos en los términos de referencia de la respectiva convocatoria.
CONFIDENCIALIDAD
La confidencialidad se refiere a la seguridad de la información, definida por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) en la norma ISO-17799 como "garantía de que la información es
accesible sólo para aquellos autorizados a tener acceso". En este procedimiento la confidencialidad es además un principio ético que cobija: i) la información contenida en los Programas y
proyectos, incluidos sus anexos, ii) la identidad de los proponentes, iii) la identidad del evaluador y iv) el desarrollo de los paneles. Cada uno de los evaluadores expertos debe comprometerse por
escrito con este principio mediante certificación y devolver o destruir toda información impresa o disponible en medio magnético, asociada a los programas y/o proyectos evaluados a solicitud de
Colciencias.
CONFLICTO DE INTERESES
Son aquellas situaciones en las que el juicio del individuo y la integridad de su evaluación pueden estar indebidamente influenciadas por un interés o beneficio secundario, de tipo generalmente
económico o personal que afecta la aplicación de los criterios con los cuales deben ser evaluadas los programas y/o proyectos. Puede haber conflicto de interés cuando: i) el evaluador está o ha
estado afiliado de alguna manera (empleado, accionista, consultor, entre otros) o ha recibido beneficios (viajes, servicios) a una de las instituciones que participan en el programa y/o proyecto en los
últimos doce meses, ii) ha mantenido algún tipo de relación (asesor, tutor, laboral, entre otras) con alguno de los miembros que hacen parte de la propuesta en los últimos doce meses o iii)
mantiene un parentesco familiar o amistad personal con algún miembro de la institución o con quienes presentan el programa o proyecto, iv) es beneficiada la posición laboral o área de trabajo del
experto evaluador por ayudas de una de las instituciones que integran la red hacia la entidad para la cual trabaja.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Conceptos e indicadores que definen “qué evaluar” en las propuestas. Los criterios de evaluación así como sus definiciones y pesos relativos pueden variar en función del objetivo de las
Convocatorias, por lo cual se especifican en los términos de referencia de cada una.
DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD Y
NO CONFLICTO DE INTERESES
Manifestación por escrito en la que cada evaluador declara que i) no tiene conflictos de intereses y ii) se acoge a las normas sobre confidencialidad establecidas. Esta declaración debe ser firmada y
entregada a Colciencias antes de iniciar el proceso de evaluación.
En el caso de los paneles, el evaluador que identifique una situación de conflicto de intereses durante el desarrollo de un panel, deberá comunicarla a Colciencias, y abstenerse de participar en la
evaluación del programa y/o proyecto objeto de conflicto.
EVALUACIÓN
Refiere al proceso de conceptualización o valoración de un programa, un proyecto, un documento, una información (entre otros), el cual implica obligatoriamente la revisión por parte de un par
científico/académico quien como evaluador deberá presentar un concepto escrito de la evaluación, acorde con criterios previamente establecidos – la asistencia al panel (de ser el caso), la
sustentación del concepto respectivo en dicho panel y la posterior atención por parte del evaluado en relación a las solicitudes de revisión que se presenten, derivadas del concepto emitido.
FACILITADORES DE LOS PANELES
Personal de Colciencias (Gestores, asesores, profesionales) encargado de apoyar a los panelistas en el suministro de información estructurada y pertinente para el proceso de evaluación.
NORMALIZACIÓN DE PUNTAJES
Proceso de aislamiento de error estadístico de repetir los datos medidos. La normalización permite ajustar los datos que se encuentran distribuidos sin ninguna regla hasta obtener una distribución
de propuestas cuyos valores de evaluación son contiguos.
PAR EVALUADOR
Personal natural, de reconocida trayectoria y amplia experiencia y conocimiento, reconocido por Colciencias como Investigador Junior, Asociado o Senior; o en los casos que lo amerite, personas
con reconocida trayectoria específica en la temática a evaluar que cumplan con los requisitos establecidos por Colciencias.
Es una instancia compuesta por el grupo de evaluadores con reconocida experiencia en los campos relacionados con el (los) tema(s) de los programas y/o proyectos que se van a someter a su
consideración. Su concepto debe ser consensuado.
PANEL DE EXPERTOS
A los expertos que integran el panel se les asigna un rol en particular (presidente, relator, tercer concepto) de acuerdo a la función a desempeñar durante su desarrollo. La secretaría técnica estará
a cargo de Colciencias.
PERFIL DE LOS PANELISTAS
Conjunto de criterios que definen la formación y experticia que se requiere para conformar cada panel. La formación y experticia se definen con base en los objetivos de las Convocatorias, las
temáticas de los programas o proyectos sujetos de evaluación, los criterios de evaluación establecidos, especificidad y complejidad de los programas y/o proyectos a evaluar.
PRESIDENTE DEL PANEL
Es la persona que preside y orienta el desarrollo del panel, vela por el correcto diligenciamiento de los formatos empleados en la evaluación y recopila los productos del panel.
PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN,
DESARROLLO E INNOVACION (I+D+I)
Conjunto articulado y coherente de proyectos y actividades de CTeI orientado a dar respuesta a las necesidades y problemas nacionales e internacionales complejos, desde una perspectiva
interdisciplinaria, interinstitucional y/o intersectorial.
PROPONENTE
Persona natural o jurídica que presenta una propuesta.
PROPUESTA
Documento que describe las actividades de investigación, desarrollo tecnológico o innovación que están llevando a cabo o que pretenden llevar a cabo personas naturales o jurídicas presentado a
través de una convocatoria.
PROYECTO DE CTeI
Es un conjunto coherente e integral de actividades de ciencia, tecnología e innovación, que buscan alcanzar un fin último a través de objetivos específicos utilizando de manera coordinada e
interrelacionada una metodología definida en un periodo de tiempo determinado, con herramientas y recursos humanos, tecnológicos y financieros previamente estimados. Un proyecto de CTeI
busca generar nuevo conocimiento, mejorar una situación, aprovechar una oportunidad, responder o solucionar una necesidad o un problema existente.
5.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos Internos de Referencia
Procedimientos Apertura y cierre de convocatorias, Procedimiento Verificación de requisitos de convocatorias (ver GINA).
Documentos Externos Controlados
No aplica
Normatividad Legal Asociada
Ver en GINA: documentos/consultar/documentos asociados
DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN Y
DECISIÓN DE PROPUESTAS
DE CONVOCATORIAS
DE CTeI
N°
6. DESCRIPCIÓN GENERAL EVALUACIÓN Y DECISIÓN DE PROPUESTAS DE
CONVOCATORIAS DE CTeI
RESPONSABLE
TIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
1
ELABORAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
De acuerdo a las fechas comprometidas en GINA para el desarrollo de la evaluación, elabora
el cronograma de actividades en donde se identifican las tareas necesarias para el desarrollo
de la evaluación de las propuestas.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
1 día
Modelo Cronograma de
actividades (ver GINA)
2
R Evaluación mediante panel de evaluadores expertos
CLASIFICAR LAS PROPUESTAS A EVALUAR POR TEMÁTICAS
Clasifica por temáticas y sub temáticas las propuestas a evaluar.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
Min 5 días
CODIGO: M301PR02
VERSIÓN: 06
N.A
v Evaluación mediante pares evaluadores
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Define el número de páneles a realizar de acuerdo con las
propuestas recibidas, asignando máximo 9 propuestas por día
o hasta 6 para media jornada. Cada panel debe contar con 5
panelistas o 3 en casos de paneles con mínimo 3 propuestas.
Define el número de evaluadores y de propuestas a
asignar para cada uno de éstos.
Estructura el panel con 4 evaluadores temáticos y 1
transversal o 2 temáticos y 1 transversal.
Aplica igual que el descriptivo general.
Una vez seleccionados, contacta los expertos para conformar
el panel de evaluación.
Una vez seleccionados, contacta los pares evaluadores.
Max 10 días
3
DEFINIR EL PERFIL DE EVALUADORES
Define el perfil de los evaluadores de acuerdo con las áreas temáticas establecidas en la
convocatoria y sus objetivos.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
Modelo Matriz de Perfiles
de evaluadores (ver GINA)
SELECCIONAR Y CONTACTAR EVALUADORES
De acuerdo con la temática a evaluar, selecciona los expertos de la base de datos única de
pares evaluadores (Resolución 1037 de 2014 emitida por la Dirección General).
R
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
4
Mín. 10 días
Max. 20 días
Matriz de contacto de
panelistas
Nota: dependiendo de la especificidad de los proyectos a
evaluar, determina si es requerido enviar la propuesta a un
evaluador adicional con la experticia necesaria en el tema, el
cual no participará en el panel pero realizará una evaluación
específica de la propuesta cuyo concepto será incorporado
como un insumo para el desarrollo del panel.
Oficio o correo electrónico
5
ESTRUCTURAR LA CONFORMACIÓN DE LOS PANELES Y PREPARAR LA
INFORMACION A EVALUAR
Elabora la matriz de conformación de paneles, a partir de la selección de los expertos, asigna
máximo 3 propuestas a evaluar por experto según su perfil temático y determina sus
respectivos roles dentro del panel.
Prepara la información para disponibilidad del evaluador.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
5 días
Modelo Matriz
Conformación de
páneles
(ver GINA)
R
No aplica esta actividad.
Aplica igual que el descriptivo general.
ENVIAR RESUMEN EJECUTIVO Y FORMATO DE DECLARACIÓN CONFLICTO DE
INTERESES Y ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
Envía el resumen ejecutivo de las propuestas a los evaluadores contactados con el objetivo de
establecer posible conflicto de interés y determinar la aceptación del evaluador para hacer
parte del proceso.
Correo electrónico
6
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
1 día
Declaración conflicto de
i¿Se presenta conflicto de intereses o no aceptación?
intereses y acuerdo de
Si: Regresa a actividad 4.
confidencialidad (ver
No: continúa con actividad 7.
GINA)
Vigente a partir de su liberación en GINA
Si
No
i¿Se presenta conflicto de intereses o no aceptación?
Si: Regresa a actividad 4.
No: continúa con actividad 9.
Si
No
Pág. 4 de10
DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN Y
DECISIÓN DE PROPUESTAS
DE CONVOCATORIAS
DE CTeI
N°
6. DESCRIPCIÓN GENERAL EVALUACIÓN Y DECISIÓN DE PROPUESTAS DE
CONVOCATORIAS DE CTeI
CODIGO: M301PR02
VERSIÓN: 06
RESPONSABLE
TIEMPOS
(días hábiles)
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
De 2 a 5 días
Memorando de
requerimientos a la
Aplica igual que el descriptivo general.
Dirección Administrativa y
Financiera y/o Oficina TIC
No aplica esta actividad.
Dirección Administrativa y
Financiera
3 días
Memorando de respuesta
Aplica igual que el descriptivo general.
a requerimientos
No aplica esta actividad.
R Evaluación mediante panel de evaluadores expertos
REGISTROS
v Evaluación mediante pares evaluadores
INFORMAR REQUERIMIENTOS DE LOGÍSTICA PARA DESARROLLO DE LOS PÁNELES
Informa el número de paneles, salas, fechas de paneles, herramientas informáticas y sus
características, desplazamientos y demás recursos necesarios para el desarrollo de los
paneles.
7
Nota: en caso de que se realicen páneles virtuales, se solicita tanto a la Dirección
Administrativa y Financiera como a la Oficina TIC el apoyo necesario para llevar a cabo los
páneles. Dichas solicitudes debe realizarlas mediante memorando, en el cual se enuncien los
requerimientos técnicos y las indicaciones sobre fechas y evaluadores que participarán.
PREPARAR LA LOGÍSTICA REQUERIDA PARA EL DESARROLLO DE LOS PÁNELES
Con base en la solicitud realizada por el área técnica, prepara la logística requerida para el
desarrollo de los paneles y comunica al área técnica las condiciones decididas.
8
9
SOLICITAR CDP O CDR
Solicita el Certificado de Disponibilidad de Recursos (CDR) o el Certificado de disponibilidad
presupuestal (CDP) a la Dirección Administrativa y Financiera para que esta misma verifique
la disponibilidad de recursos y expida el CDR o el CDP, requerido para el desarrollo de los
paneles y efectuar el pago a evaluadores (Ver instructivo para el pago a evaluadores).
10
COMUNICAR A LOS PARES EVALUADORES LOS PARÁMETROS DE ACCESO PARA LA
EVALUACION
Informa a los pares evaluadores la forma de acceder a las propuestas a evaluar y a la
documentación soporte al proceso (Términos de referencia de la convocatoria, matrices de
evaluación y guía para evaluadores).
11
ELABORAR EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
Elabora y remite por correo electrónico la evaluación de las propuestas que le han sido
asignadas.
Director técnico o
responsable de la
Convocatoria
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
Par evaluador
Memorando Solicitud de
CDP (ver GINA)
1 día
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
15 días
Evaluación de propuestas Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
5 días
R
Matriz Consolidación de
conceptos previos
(ver GINA)
R
Solicitud de CDR MGI
Min 1 día
Max 8 días
Correo electrónico
RECIBIR, REVISAR Y CONSOLIDAR EVALUACIONES
Recibe conceptos previos o evaluaciones.
Recibe las evaluaciones realizadas por los pares
evaluadores y verifica su contenido.
12
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
Max 30 días
v
Evaluaciones de los
proyectos
v
Recibe, consolida los conceptos previos emitidos por los
evaluadores y envía a los panelistas 4 días antes del panel
programado. Envía los resúmenes de las propuestas que se
evaluarán en todos los paneles por día, conforme al
cronograma.
Nota: los documentos del proceso se envían a los
evaluadores virtuales 2 días antes del panel.
i¿La evaluación cumple?
Si: agradece la evaluación e informa que puede iniciar
tramite de pago (Ver instructivo para el pago a
evaluadores). Realiza la consolidación de las evaluaciones
y continúa con actividad 15.
No: solicita aclaraciones del caso, recibe y verifica
respuesta, de acuerdo con la presente actividad.
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Vigente a partir de su liberación en GINA
No
Si
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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN Y
DECISIÓN DE PROPUESTAS
DE CONVOCATORIAS
DE CTeI
N°
13
6. DESCRIPCIÓN GENERAL EVALUACIÓN Y DECISIÓN DE PROPUESTAS DE
CONVOCATORIAS DE CTeI
PREPARAR DOCUMENTACIÓN DE LOS PANELES
Prepara la documentación necesaria para el desarrollo de los paneles y los respectivos
archivos electrónicos.
RESPONSABLE
TIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
1 día
N.A
CODIGO: M301PR02
VERSIÓN: 06
R Evaluación mediante panel de evaluadores expertos
v Evaluación mediante pares evaluadores
Aplica igual que el descriptivo general.
No aplica esta actividad.
Matriz de evaluación del
Aplica igual que el descriptivo general.
panel consolidado
No aplica esta actividad.
iDESARROLLAR EL PANEL DE EVALUACIÓN
De acuerdo con la agenda, desarrolla el panel de la siguiente manera:
14
• Presentación de la metodología de evaluación.
• Presentación de la propuesta (8 minutos), el presentador debe ser uno de los evaluadores
previos de la propuesta.
• Presentación de la evaluación por parte de otro evaluador (6 minutos)
• Discusión de panel y elaboración de la relatoría a cargo de responsable del programa o
dependencia.
Secretaría Técnica del panel
• Calificación individual por propuesta.
(Colciencias)
• Consolidación del puntaje de la propuesta promediando calificaciones individuales, en
estricto orden descendente.
Panelistas
• Consolidación de la matriz de panel (comentarios-calificación).
• Lectura, Aprobación y Firma del Acta de Panel.
CONSTRUIR LA RELACIÓN DE EVALUADORES PARA PAGO
Construye la matriz de relación para pago a pares evaluadores que participaron en el
desarrollo de la evaluación de las propuestas y da inicio al trámite de pago a evaluadores. (Ver
instructivo para el pago a evaluadores).
15
16
ELABORAR BANCO PRELIMINAR DE ELEGIBLES
Elabora el banco preliminar de elegibles, organizado en estricto orden descendente según
resultados de evaluación del panel o de los pares evaluadores. De igual manera, incluye el
resultado de la verificación de requisitos mínimos de cada una de las propuestas que se
presentaron a la convocatoria. Presenta el tema al Comité de Dirección Técnica para su
respectiva revisión y visto bueno.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
Modelo Matriz de
evaluación del panel
(ver GINA)
Min 1 día
Max 3 días
Por Panel
Acta del panel
R
Matriz relación para pago
a Evaluadores Nacionales
(ver GINA)
1 día
Min 1 día
Matriz relación para pago
a Evaluadores
Internacionales (ver GINA)
Modelo para publicación
de Bancos derivados de
convocatorias
(ver GINA)
Max 4 días
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Inscripción temas Comités
Institucionales
REVISAR BANCO PRELIMINAR DE ELEGIBLES
Revisa la conformación del banco preliminar de elegibles teniendo en cuenta los resultados de
la evaluación y las condiciones establecidas en los términos de referencia.
i¿Visto bueno?
Si: el director del área técnica da visto bueno y solicita al gestor o al responsable de la
convocatoria tramitar la firma del banco con el Subdirector General. Continúa actividad 18.
17
De 30 minutos a 1
Acta de Reunión
hora
(ver GINA)
Comité de Dirección
Técnica o reunión de equipo
Aplica igual que el descriptivo general.
El comité sesiona
Banco preliminar de
de trabajo
Nota: para el caso de convocatorias que no se realicen bajo el liderazgo de una de las
mínimo 1 vez al elegibles con visto bueno
direcciones técnicas, el equipo de trabajo podrá realizar una mesa de trabajo en la cual se
mes
ejecute la presente actividad.
No: solicita las correcciones necesarias y regresa a actividad 16.
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Vigente a partir de su liberación en GINA
No
Si
No
Aplica igual que el descriptivo general.
Si
Pág. 6 de10
DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN Y
DECISIÓN DE PROPUESTAS
DE CONVOCATORIAS
DE CTeI
N°
6. DESCRIPCIÓN GENERAL EVALUACIÓN Y DECISIÓN DE PROPUESTAS DE
CONVOCATORIAS DE CTeI
CODIGO: M301PR02
VERSIÓN: 06
RESPONSABLE
TIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
Subdirector General
3 días
Banco preliminar de
elegibles firmado
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
1 día
Banco preliminar de
elegibles publicado
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
R Evaluación mediante panel de evaluadores expertos
v Evaluación mediante pares evaluadores
iFIRMAR BANCO PRELIMINAR DE ELEGIBLES
Conforme con lo revisado por el comité de dirección técnica, firma el banco preliminar de
elegibles para su publicación a la ciudadanía. Entrega al área técnica responsable de la
convocatoria para continuar con la publicación del banco preliminar.
18
19
En caso de detectar inconsistencias, solicita los ajustes requeridos y firma una vez estos son
realizados.
PUBLICAR BANCO PRELIMINAR DE ELEGIBLES
De acuerdo con lo establecido en los términos de referencia, publican el banco preliminar de
Equipo Comunicaciones y
elegibles en la página web de COLCIENCIAS.
responsable de la
convocatoria
VERIFICAR SI SE RECIBEN ACLARACIONES CON RESPECTO AL BANCO PRELIMINAR
DE ELEGIBLES
De acuerdo con lo establecido en el Manual Servicio al Ciudadano y en los términos de
referencia de la convocatoria, verifica si se reciben reclamaciones con respecto a los
resultados de la convocatoria.
i¿Se reciben reclamaciones?
20
Si: Ejecuta el Manual de Servicio al Ciudadano, tomando las decisiones del caso, las cuales
pueden contemplar el ajuste del banco preliminar de elegibles cuando se trate de una
reclamación a favor del peticionario. Continúa con actividad 21.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
Si
Si
8 días
Soportes de respuesta a
Aplica igual que el descriptivo general.
reclamaciones
Aplica igual que el descriptivo general.
No: Continúa actividad 21.
Nota: para la atención de aclaraciones se debe tener en cuenta el tiempo estipulado en el
cronograma de la convocatoria.
No
No
ENVIAR MEMORANDO DE SOLICITUD PARA ELABORACION DE RESOLUCIÓN DEL
BANCO DEFINITIVO DE ELEGIBLES
Con mínimo 5 días hábiles antes de la fecha que deba surtirse la publicación del banco
definitivo de elegibles, radica en Secretaría General el memorando para solicitar la elaboración
de la resolución de dicho banco.
21
22
El memorando deberá certificar el cumplimiento del cronograma, el procedimiento de
evaluación, el orden de publicación del listado definitivo según lo establecido en los términos
de referencia, la atención a las reclamaciones y posibles efectos de las mismas sobre el banco
definitivo de elegibles. El banco definitivo de elegibles debe llevar visto bueno del director del
área técnica, con el espacio para la firma del Subdirector General.
ELABORAR RESOLUCIÓN DEL BANCO DEFINITIVO DE ELEGIBLES Y TRAMITAR
FIRMA
Elabora la resolución que contiene el banco definitivo de elegibles y tramita firma del
Subdirector General. Fecha, numera la resolución y entrega a la respectiva área técnica los
documentos para proceder a la publicación del banco.
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
1 día
Secretaría General
De 2 a 5 días
Memorando Solicitud
Elaboración Resolución
Banco Definitivo de
Elegibles (ver GINA)
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Banco definitivo de
elegibles
Resolución firmada,
fechada y numerada
Vigente a partir de su liberación en GINA
Pág. 7 de10
DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN Y
DECISIÓN DE PROPUESTAS
DE CONVOCATORIAS
DE CTeI
N°
23
6. DESCRIPCIÓN GENERAL EVALUACIÓN Y DECISIÓN DE PROPUESTAS DE
CONVOCATORIAS DE CTeI
CODIGO: M301PR02
VERSIÓN: 06
TIEMPOS
(días hábiles)
REGISTROS
1 día
Resolución y banco
definitivo publicados
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Dirección Técnica
o
Responsable de
convocatoria
De 3 a 15 días
Banco de financiables
publicado
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Gestor de programa y/o
responsable de la
convocatoria
De 1 a 3 días
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
Aplica igual que el descriptivo general.
RESPONSABLE
PUBLICAR RESOLUCIÓN Y BANCO DEFINITIVO DE ELEGIBLES
De acuerdo con lo establecido en los términos de referencia, publica resolución y el banco
definitivo de elegibles en la página web de COLCIENCIAS.
Equipo Comunicaciones y
responsable de la
convocatoria
R Evaluación mediante panel de evaluadores expertos
v Evaluación mediante pares evaluadores
ELABORAR Y PUBLICAR BANCO DE FINANCIABLES
Cuando se requiera, elabora el banco de financiables y lo somete a revisión por parte del
comité de dirección técnica o reunión de equipo. Una vez revisado, tramita la firma del banco
por parte del Subdirector General y gestiona su publicación con el Equipo de Comunicaciones.
24
Nota 1: el banco de financiables deberá ser publicado cuando el monto que representan las
propuestas que conforman el banco definitivo de elegibles, es superior al monto disponible
para la convocatoria.
Nota 2: para dicha publicación, podrá utilizar el modelo de banco de financiables, incluido en el
modelo de bancos disponible en GINA.
COMUNICAR AL PROPONENTE APROBACIÓN DE LA PROPUESTA
Comunica al proponente mediante correo electrónico u oficio, que su propuesta ha sido
aprobada, tal como lo soporta el banco definitivo de elegibles. En dicha comunicación solicita
al proponente indicar su intención de contratar o no con la Entidad, los documentos requeridos
para realizar el trámite con Colciencias y el tiempo límite para allegar la documentación.
25
Nota: en caso que en los términos de referencia se hayan incluido requisitos para la
contratación, en la comunicación se debe solicitar los soportes de estos requisitos para poder
efectuar la contratación.
Oficio o Correo electrónico
SOLICITAR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL O CERTIFICADO DE
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS PARA PROPUESTAS
Solicita a la Dirección Administrativa y Financiera el Certificado de disponibilidad presupuestal
(CDP) o Certificado de disponibilidad de recursos (CDR), que soporta la disponibilidad de
recursos para las propuestas a financiar.
26
Ver procedimiento de Gestión presupuestal y pagos (ver GINA).
Ver en GINA documentación asociada al Fondo Francisco José de Caldas, proceso Gestión
de Recursos Financieros.
INICIAR PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN CONTRACTUAL
De acuerdo a los resultados de la evaluación, inicia con los procedimientos de Gestión
Contractual, disponibles en GINA.
27
Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Memorando Solicitud de
CDP (ver GINA)
Director técnico
o
Responsable de la
Convocatoria
1 día
Ver proceso Gestión
Contractual
(Ver GINA)
Ver proceso
Gestión
Contractual
(Ver GINA)
Solicitud de CDR MGI
Ver proceso Gestión
Contractual
(Ver GINA)
Vigente a partir de su liberación en GINA
Pág. 8 de10
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
0
Fecha
2010-05
1
2011-03
2
2012-04-25
Numerales
Todos
6,8
Todos
Descripción de la modificación
Se crea el documento
Se excluyen anteproyectos de las actividades y el numeral de indicadores.
Se cambia el título del procedimiento.
Se actualizan consideraciones generales.
Se incorporan definiciones.
Se actualizan los documentos de referencia.
Se ajusta el diagrama de flujo.
Se estructura el procedimiento en dos capítulos: evaluación por paneles de evaluadores expertos y
evaluación por pares evaluadores.
Se ajustan los puntos de control, responsables y se incluyen tiempos.
Se elimina el numeral de registros
Se incluye disposición general para aclarar los tiempos del procedimiento.
Se actualizan las actividades del procedimiento.
Se actualiza el diagrama de flujo.
Se ajustan los puntos de control.
3
2012-08-21
3,6,7 y 8
4
2014-05-30
Encabezado
7
Se cambia el código del procedimiento y de los formatos relacionados por nuevo mapa de
procesos.
1
2
4y5
6
Se modifica el nombre del procedimiento y el logo institucional.
Se ajusta el alcance de acuerdo a las actividades del procedimiento.
Se actualizan las definiciones y la normatividad relacionada al procedimiento.
Se ajustan todas las actividades, responsables, tiempos, registros y puntos de control del
procedimiento.
5
2015-05-29
2
3
5
6
V
6
Rige a partir de su liberación
en GINA
6
Se ajusta el alcance del procedimiento conforme con las actividades establecidas.
Se incluyó en las disposiciones generales una aclaración sobre los medios para realizar los páneles
de evaluadores expertos.
Se incorpora normatividad como el Decreto 849 de 2016 y Resolución 429 de 2016.
Se ajustan las actividades relacionadas con la firma del banco preliminar de elegibles y de
financiables por parte del Subdirector General, conforme con lo establecido en la Resolución 429
de 2016.
Se actualizan las denominaciones de las dependencias, de acuerdo con la reorganización de la
Entidad, definida mediante el Decreto 849 de 2016.
Se incluye el Anexo Flujograma de actividades.
Elaboró
Nombre:
Fabio Iván Monroy Ramírez
María Cristina Bermúdez Buelvas
Gloria Rocío Pereira Oviedo
Revisó
Nombre:
Alejandro Olaya Dávila
Adriana Prieto Alzate
Liliana Zapata Bustamante
Cargo:
Asesor Dirección General
Contratistas OAP-Equipo Calidad
Cargo:
Subdirector General
Jefe OAP
Secretaria General
Aprobó
Nombre:
Alejandro Olaya Dávila
Cargo:
Subdirector General