Code of Conduct - Spanish
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Ganar confianza La esencia de nuestro negocio Nuestro Código de Conducta nos ayuda a mantenernos fieles a nuestros principios en cualquier situación Acerca de AEGON* AEGON es una compañía internacional de seguros de vida, pensiones y gestión de activos. Nos comprometemos a observar este código de conducta, el cual incluye nuestras aspiraciones, valores, principios comerciales y normas de conducta. Estas normas de conducta son aplicables a todos los empleados de AEGON de todo el mundo. * Para que el uso interno por parte de nuestros empleados sea más sencillo, en este Código de Conducta, AEGON N.V. y las empresas de AEGON son referidas de manera conjunta como “AEGON”, “Grupo”, “nosotros” o la “compañía”. Consulte a su director del departamento legal, de compliance o de comunicaciones acerca del uso adecuado de la denominación AEGON en otros contextos. 2 Código de Conducta Carta del CEO Queridos compañeros: El éxito de la actividad de AEGON se debe a un factor esencial: La confianza. Como sociedad de servicios financieros, cuya misión es ayudar a las personas y a sus familias a asumir la responsabilidad de su seguridad financiera, nuestra responsabilidad es ganarnos cada día la confianza de nuestros numerosos clientes, socios comerciales y otros stakeholders en todo el mundo. Es de vital importancia realizar nuestra actividad con integridad, franqueza y transparencia en el exigente entorno actual. La grave crisis en los mercados financieros mundiales en los últimos años ha reducido la confianza en los servicios financieros, que antes se daba por sentada. Hemos definido una clara ambición para los próximos años: ser líder en todos nuestros mercados elegidos. Esto significa ser el proveedor preferente de seguridad financiera, el socio preferido entre nuestros distribuidores, y la empresa de elección entre nuestros trabajadores. En consecuencia, no existe un factor más crucial para nuestro éxito que el que cada uno de los integrantes de nuestra organización trabajen con esmero, con el fin de distinguir a AEGON entre nuestros stakeholders por lo que hacemos y cómo lo hacemos. El Código de Conducta de AEGON no es tanto un código de normas, como un marco que define las actitudes y las conductas cotidianas que esperamos que adopten todos los empleados como parte de la familia ONE AEGON. Respaldado por nuestros Valores de Trabajar Unidos, Aportar Claridad y Superar Expectativas, el Código pone de manifiesto, en términos específicos, dos aspectos: lo que representamos como empresa y la conducta exigida en el lugar de trabajo. El segundo se refiere al modo en que tratamos con socios comerciales, servimos a nuestros clientes, y las responsabilidades generales que tenemos para con las comunidades en las que trabajamos y vivimos. En esta versión actualizada de nuestro Código hemos integrado estos nuevos Valores y hemos aprovechado también la ocasión para realizar algunos ajustes a fin de reflejar las circunstancias actuales. 3 Pese a que cumplir con el Código de Conducta de AEGON es responsabilidad de todos los empleados, a aquellos con cargos directivos se les exige particularmente liderar con el ejemplo. Si usted es responsable de la supervisión de otros empleados, además de promover de manera activa el cumplimiento de los principios definidos por el Código, también se espera que identifique aquellas áreas en las que debemos mejorar. Asimismo, cuando los miembros de sus equipos se enfrenten a situaciones que vayan en contra del espíritu y el texto del Código de Conducta, no puede haber prioridad más importante para el negocio que ofrecer la orientación y el respaldo necesarios para garantizar que ninguna persona tema comunicar una conducta profesional o personal inapropiada. Le agradezco su continuo compromiso por realizar nuestras actividades con la mayor integridad, claridad de propósito y responsabilidad personal. Aceptaré con agrado cualquier sugerencia sobre cómo seguir mejorando a medida que trabajamos juntos para proteger la confianza de los stakeholders en los próximos años. Alex Wynaendts CEO AEGON N.V 4 Código de Conducta El marco estratégico de AEGON El marco estratégico de AEGON reúne las aspiraciones, valores, objetivos estratégicos y ambiciones de la compañía. Este Código de conducta nos guía en nuestro trabajo diario. Nos ayuda a mantenernos fieles a nuestros principios y a cumplir nuestro propósito. Objetivo Valores Ayudar a la gente a responsabilizarse de su futuro financiero Trabajar Unidos Aportar Claridad Superar Expectativas Objetivos estratégicos Ambición Por qué Cómo Qué Líder en todos los mercados elegidos en 2015 Dónde 1 5 El Código de Conducta Nuestro objetivo 8 Nuestros valores 9 Nuestros principios comerciales 10 Compañía10 Gobierno10 El mercado 11 El lugar de trabajo 12 La comunidad más amplia 13 Nuestras normas de conducta 14 Compañía y gestión 14 Cumplimiento de las leyes y normativas 14 Registro de operaciones financieras 14 Operaciones realizadas por personas que tienen acceso a información privilegiada 6 Comunicación en AEGON 15 15 Mercado 16 Trato justo de los stakeholders 16 Proporcionar productos y servicios claros 17 Relaciones con los socios comerciales 17 Soborno y corrupción 18 Prevención de los conflictos de intereses 19 Evitar prácticas comerciales desleales 20 Prevención del blanqueo de capitales 20 Disuasión del comportamiento contrario a la competencia 21 Confidencialidad y derechos de propiedad de terceras partes 22 Código de Conducta Lugar de trabajo 22 No discriminación 22 Protección de la información personal 23 Utilización adecuada de los activos y equipos de AEGON 23 Cooperación con investigaciones externas e internas 24 Notificación de conductas ilegales o poco éticas 24 La comunidad más amplia 26 Actividad comunitaria 26 Inversión responsable 26 Respaldo y protección de los derechos humanos 27 ¿Quién debe observar estas normas de conducta? 28 AEGON refrenda estas normas de conducta 29 Garantía y responsabilidad de los empleados 30 Palabras finales de AEGON 31 Datos de contacto de la línea de ética global de AEGON 32 Datos de contacto con AEGON N.V. Group Compliance Officer 33 7 Nuestro objetivo El principal objetivo de AEGON es ayudar a la gente a responsabilizarse de su futuro financiero. Esto no es una mera declaración, sino una creencia firme en que las personas tienen derecho de comprender y sentirse seguras sobre su futuro financiero. Como empleados de AEGON, estamos personalmente comprometidos con cumplir estas aspiraciones. Todo lo que hacemos y decimos debe contribuir a que nuestros clientes tomen mejores decisiones financieras y a ayudarles a sentirse confiados de estar creando un futuro financiero más prometedor para ellos mismos y sus familias. 8 Código de Conducta Nuestros valores Trabajar Unidos, Aportar Claridad y Superar expectativas constituyen los valores de AEGON. AEGON mantiene un esfuerzo continuo por satisfacer las necesidades cambiantes de sus clientes, socios, accionistas, empleados y las numerosas comunidades en las que operamos. Aspiramos a ser un empleador de primera elección. Nos guiamos para ofrecer nuevas perspectivas, y nuestra ambición es que AEGON sea líder en todos sus mercados elegidos. Nuestros valores • Trabajar Unidos: Funcionar como un equipo nos hace más fuertes, más audaces y mejores. Creamos relaciones a medida que trabajamos juntos a través de la cadena de valor en todas las disciplinas, traspasando fronteras y con los socios. Acogemos nuevas perspectivas, y aprovechamos totalmente el gran conocimiento y experiencia profesional que existe en la organización AEGON. • Aportar claridad: Asegurándonos de que nuestros productos y servicios son relevantes para nuestros clientes y que estos comprenden lo que ofrecemos y cómo lo hacemos, demostramos integridad y tenemos la posibilidad de ganar su confianza. Utilizamos nuestra experiencia para desarrollar soluciones acordes a las necesidades específicas de nuestros clientes, y estamos también comprometidos en ofrecer comunicaciones claras. Somos transparentes, afrontamos la complejidad, y trabajamos para mantener un diálogo abierto y continuo con nuestros stakeholders. • Superar expectativas: Nuestra atención hacia los clientes y el compromiso que demostramos por prestar un servicio excepcional, dará lugar a la fidelidad y a la recomendación sincera por parte de los clientes. Nos aseguramos en todo momento de que comprendemos las expectativas de nuestros clientes y perseguimos formas innovadoras de superarlas. Nos comprometemos a superarnos permanentemente y somos responsables de lo que hacemos y de cómo lo hacemos. 9 Qué puede esperar de AEGON: Nuestros principios comerciales La Compañía La estrategia corporativa de AEGON pone de relieve la importancia del conocimiento local y el empowerment, dentro de un grupo global en expansión. • Conferimos plenos poderes a nuestras unidades de negocio locales para identificar y ofrecer soluciones diseñadas para contribuir a satisfacer las necesidades a largo plazo de nuestros clientes, utilizando canales de distribución adaptados a los mercados locales. • Estamos orgullosos de mantener un equilibrio entre un enfoque que tiene en cuenta las particularidades locales con el poder de un negocio global en expansión. Gobierno El funcionamiento de nuestra compañía es el de una compañía responsable en un entorno comercial en continuo desarrollo. • Ofrecemos una sólida base de capital para atender a nuestras obligaciones financieras a largo plazo. • • Tomamos decisiones por el interés de nuestros stakeholders. Nos comprometemos ante nuestros stakeholders a divulgar de forma clara y transparente nuestras prácticas de gestión, políticas y resultados. • • Identificamos los riesgos y los gestionamos con precaución. Proporcionamos información exacta y puntual a nuestros clientes, accionistas, empleados, reguladores y socios comerciales. 10 Código de Conducta • Cumplimos las leyes y reglamentos aplicables y tomamos la iniciativa para fomentar este cumplimiento. • Establecemos directrices y políticas internas claras en relación con el modo de comportarnos como una compañía responsable con alcance global. El mercado Nos esforzamos por establecer relaciones duraderas con nuestros clientes, socios comerciales y reguladores sobre la base de principios comerciales abiertos, honestos y claros. • • Tratamos a nuestros clientes de manera justa. Ofrecemos soluciones que son justas, claras y que satisfacen las necesidades cambiantes a largo plazo de nuestros clientes. • Ofrecemos soluciones que proporcionan los mejores rendimientos posibles a largo plazo, ajustados por el riesgo, de forma coherente con las necesidades de cada cliente. • • Intentamos consolidar relaciones duraderas con nuestros clientes. Nos esforzamos por ofrecer a nuestros clientes la información que precisan para tomar las decisiones financieras adecuadas tanto para ellos como para su familia. Apoyamos también iniciativas de formación financiera e intentamos promover una mayor comprensión de la industria de los servicios financieros. • Nos esforzamos en relacionarnos con socios comerciales que comparten nuestros valores. • • Estamos comprometidos con la competencia justa. Reconocemos la importancia de la confidencialidad y adoptamos medidas para mantener la información personal relativa a nuestros clientes, empleados, socios comerciales y accionistas en la más absoluta confidencialidad. 11 El lugar de trabajo Nuestro objetivo consiste en conseguir que la gente quiera trabajar con nosotros, crear un entorno laboral en el que las personas puedan desarrollar su potencial y en el que se respeten tanto la individualidad como la diversidad. • Fomentamos la conducta ética y alentamos la denuncia de comportamientos ilegales o poco éticos. • • Promovemos el respeto por las personas y su entorno laboral. Aplicamos activamente políticas que fomentan la no discriminación en el lugar de trabajo y promovemos la diversidad. • Contratamos, promocionamos y pagamos a nuestros empleados de forma justa y lo hacemos en función de su preparación y experiencia, así como de su capacidad a la hora de desempeñar un trabajo. • Proporcionamos formación para ayudar a nuestros empleados a desarrollar su potencial. • En el marco de sus actividades profesionales en la compañía, exigimos a nuestros empleados que actúen persiguiendo lo mejor para nuestros stakeholders y que observen principios comerciales que fomenten nuestros valores: Trabajar Unidos, Aportar Claridad y Superar Expectativas. • • • 12 Proporcionamos a nuestros empleados un lugar seguro para trabajar. Fomentamos el desarrollo personal y profesional. Permitimos a nuestros empleados el libre derecho de asociación. Código de Conducta La comunidad más amplia Mantenemos un compromiso a largo plazo con las comunidades en las que operamos, creando oportunidades de empleo y contribuyendo a mantener un crecimiento económico sostenible. Apoyamos las buenas causas. Contribuimos a proteger y fomentar los derechos humanos en los países en los que estamos presentes. • • Somos ciudadanos corporativos activos en las comunidades en las que actuamos. Apoyamos y respetamos activamente la protección de los derechos humanos internacionalmente reconocidos y nos aseguramos de no ser cómplices de abusos contra estos derechos. • Asumimos un enfoque responsable de inversión que combina la necesidad de rendimiento con la consideración más general del bienestar y el desarrollo social. • Nos esforzamos por respetar el entorno y emprendemos iniciativas para promover una mayor responsabilidad medioambiental. 13 Lo que AEGON espera de usted: Nuestras normas de conducta Nuestras normas de conducta son aplicables a los empleados de AEGON. En ellas se recogen las reglas sobre cómo AEGON espera que nos comportemos como empleados responsables y cómo AEGON espera que se lleven a la práctica sus principios y objetivos comerciales. Compañía y Gobierno 1 Cumplimiento de las leyes y normativas Los empleados deben observar las leyes y normativas aplicables, así como las reglas y reglamentos internos de la compañía, entre las que se incluyen estas normas de conducta. ¿Qué implica esto? AEGON atiende a más de 40 millones de clientes en más de veinte países de todo el mundo. Cumplir las leyes y normativas aplicables no es sólo un requisito legal, sino que también es esencial si queremos conservar nuestra reputación como una compañía fiable y responsable. 2 Registro de operaciones financieras Los empleados deberán registrar correcta e imparcialmente todas las operaciones financieras en los libros de contables destinados a tal efecto, los cuales estarán disponibles para su inspección por parte de directivos de la sociedad, funcionarios públicos y auditores designados por la compañía. 14 Código de Conducta ¿Qué implica esto? La confianza de todos los stakeholders en nuestra compañía, a saber, clientes, accionistas, empleados y la comunidad general, se basa en nuestra reputación de integridad y transparencia. Los empleados no deben utilizar cuentas secretas ni emitir documentos que no reflejen adecuadamente las operaciones a las que hacen referencia. 3 Operaciones realizadas por personas que tienen acceso a información privilegiada Los empleados que tienen acceso a información interna no pueden llevar a cabo operaciones de valores basadas en i) información interna o ii) un uso inadecuado de información confidencial. Además, los empleados no deben revelar información interna de ningún tipo a otras personas, excepto a aquellas que necesiten conocerla por razones relacionadas con la compañía por razones comerciales. ¿Qué implica esto? Las operaciones realizadas por personas que tienen acceso a información privilegiada implican la utilización de información que no se ha hecho pública con el fin de lucrarse, ya sea de forma directa o indirecta, mediante la adquisición o la venta de las acciones de una sociedad u otros valores. Esto incluye también la divulgación de información a personas no autorizadas. La ley prohíbe estrictamente estas prácticas. Lógicamente, los empleados deben cumplir todas las leyes y normativas relativas a las operaciones realizadas por personas que tienen acceso a información privilegiada, así como las reglas y reglamentos internos de la compañía que prohíben terminantemente estas actividades. 4 Comunicación en AEGON • Los empleados deben procurar en todo momento cumplir las obligaciones pertinentes de información a través de informes, presentaciones y comunicados que sean imparciales, oportunos, precisos, comprensibles y completos. Al mismo tiempo, estas comunicaciones deberán salvaguardar la confidencialidad y los intereses de AEGON. 15 • Únicamente los empleados con autorización específica pueden actuar como portavoces de AEGON ante los medios de comunicación. Las preguntas de los medios relacionadas con AEGON se deben dirigir al portavoz de AEGON designado para ello. Esto abarca desde la comunicación verbal y escrita con los medios hasta las llamadas telefónicas no solicitadas de periodistas. • Los empleados tienen prohibido revelar información en nombre de AEGON que sea falsa, perjudicial para la reputación de la compañía y/o opuesta a estas normas de conducta. ¿Qué implica esto? La forma en que los medios nos presenten puede tener una influencia importante sobre nuestra reputación y sobre la cotización de nuestras acciones. Puede influir sobre el modo en el que nos percibe no sólo el público en general, sino también nuestros clientes, accionistas, empleados y la comunidad general. Por consiguiente, resulta imprescindible que todos los empleados observen las condiciones de estas normas de conducta. Para lograr resultados eficaces y satisfactorios, la comunicación en nombre de AEGON debe estar en la línea de las estrategias y objetivos generales de la compañía. Mercado 5 Trato justo de los stakeholders Todos y cada uno de los empleados, en el marco de su actividad profesional en relación con la compañía, harán todo lo posible por tratar justamente a clientes, accionistas, empleados, socios comerciales y competidores. Ninguno de ellos deberá aprovecharse de manera desleal mediante la manipulación, la ocultación, el uso inadecuado de información privilegiada, la distorsión de hechos materiales u otra práctica desleal. 16 Código de Conducta ¿Qué implica esto? Al ser uno de los principales proveedores mundiales de productos y servicios financieros a largo plazo, AEGON realiza promesas sostenidas en el tiempo a un amplio abanico de clientes, accionistas, empleados y la comunidad general. El compromiso de tratar a todos ellos de forma justa ayudará a AEGON a mantener sus promesas mediante prácticas comerciales sanas y responsables, y ofreciendo productos y servicios íntegros que satisfagan las necesidades de nuestros clientes. 6 Proporcionar productos y servicios claros Los empleados, en el marco de su actividad profesional en relación con la compañía, harán todo lo posible por proporcionar productos y servicios que sean justos, claros y que satisfagan las necesidades cambiantes de nuestros clientes a largo plazo. ¿Qué implica esto? AEGON se esfuerza siempre por actuar conforme a los intereses de los stakeholders, proporcionando productos y servicios diseñados para contribuir a satisfacer las necesidades en continua evolución de nuestros clientes. Esto implica proporcionar productos y servicios que sean justos, claros y que satisfagan las necesidades cambiantes de nuestros clientes a largo plazo. Las prácticas comerciales sanas y responsables, y los servicios transparentes y orientados hacia el usuario contribuyen a que AEGON se mantenga fiel a estos compromisos y cree relaciones a largo plazo con nuestros clientes. 7 Relaciones con los socios comerciales AEGON está comprometido a relacionarse con socios comerciales que compartan sus mismos valores y principios comerciales. Todos nuestros empleados deben perseguir este objetivo en el ámbito de su actividad profesional relacionada con la compañía. Además, los empleados deben aplicar nuestras normas de conducta en sus tratos con socios comerciales. 17 ¿Qué implica esto? AEGON procura establecer relaciones duraderas con socios comerciales que compartan valores y principios comerciales similares. Entre estos socios se incluye a los agentes, corredores, proveedores y joint ventures. Hacemos lo posible por mantenernos fieles a este objetivo siempre que podemos. A nuestro juicio, esto es esencial para mantener la calidad de los productos y servicios que ofrecemos. AEGON delega en sus empleados la responsabilidad de fomentar y mantener estos valores, principios y normas de conducta siempre que sea posible en sus relaciones con nuestros socios comerciales. 8 Soborno y corrupción • Los empleados tienen absolutamente prohibido ofrecer sobornos, ya sean de dinero o de objetos de valor, a funcionarios públicos, independientemente de su valor, de las consecuencias, de las costumbres locales, de la tolerancia ante dichos pagos por parte de las autoridades locales o de la supuesta necesidad del mismo para obtener o conservar negocios u otras ventajas. • Todas las comisiones y otras tasas abonadas o acumuladas para los representantes de ventas de seguros, agentes comerciales u otros representantes de AEGON deben estar dentro de las prácticas comerciales correctas y deben ser por razones comerciales legítimas, así como representar una remuneración adecuada a los servicios prestados. • Los empleados tienen la prohibición de perseguir nuevas operaciones u otras ventajas comerciales inadecuadas permitiendo que se realicen pagos ilegítimos a los clientes, ya sea a través de los agentes o de otros representantes de AEGON. • Los empleados no deben aceptar ni solicitar pagos ilegítimos u otras ventajas inadecuadas. Los empleados pueden aceptar muestras de hospitalidad corporativa y pequeños regalos, siempre y cuando éstos sean razonables en su valor y sean acordes a la política correspondiente de la empresa AEGON. Estas ventajas se deben notificar de acuerdo con los procedimientos establecidos. Se deberán evitar en todo caso la hospitalidad o regalos que aparentemente puedan colocar a los empleados en una situación de obligación o que puedan parecer inadecuados. 18 Código de Conducta ¿Qué implica esto? Un soborno hace referencia a un pago ilegítimo, regalo o ventaja inadecuada que se ofrece directa o indirectamente a una persona, compañía, partido político o funcionario público. Por lo general, al ofrecer un soborno se persigue algún tipo de beneficio personal o ventaja ilícita, normalmente relacionado con operaciones comerciales actuales o futuras. Los sobornos pueden incluir pagos personales o corporativos dirigidos a conservar la relación comercial con un cliente o proveedor en particular. El soborno está terminantemente prohibido, ya que es totalmente opuesto a nuestros valores. Es más, el soborno puede perjudicar gravemente nuestra reputación. De la misma manera, aceptar pagos irregulares u otras ventajas inadecuadas puede tener las mismas consecuencias. AEGON no tolerará este comportamiento de ningún empleado. 9 Prevención de los conflictos de intereses Los empleados tienen la obligación de anteponer en todo momento el interés de AEGON, por lo que deben evitar los conflictos de intereses, reales o aparentes. En caso de que puedan surgir potenciales conflictos de intereses, deberán comunicarlos a la dirección o a los departamentos de recursos humanos o jurídico de la compañía. ¿Qué implica esto? Un conflicto de intereses puede surgir cuando determinadas obligaciones o intereses económicos profesionales o personales enfrentados evitan que un empleado desempeñe su función de una manera adecuada e imparcial. Un conflicto de intereses puede obstaculizar la integridad e imparcialidad de los productos y servicios que ofrece AEGON. Para garantizar que no se produzcan estas situaciones se debe hacer todo lo posible. Entre estos conflictos de intereses se pueden incluir: (a) Un interés externo que evite que un empleado se dedique completamente a sus obligaciones como tal; 19 (b) El hecho de que los empleados o sus familiares más cercanos tengan un interés material en alguno de los principales proveedores, representantes, clientes o competidores de AEGON que pueda lastrar su capacidad para tomar decisiones imparciales en representación de AEGON; (c) Representar a AEGON en una operación en la que un empleado tenga un interés personal material; (d) Revelar o utilizar información confidencial de AEGON en beneficio propio. 10 Evitar prácticas comerciales desleales Los empleados no pueden: • Lucrarse en beneficio propio de oportunidades descubiertas mediante el uso de propiedades, información o de la posición de la compañía; • Utilizar los bienes materiales, información o la posición de la compañía en beneficio propio; • Competir con AEGON. Los empleados tienen la obligación de desarrollar los intereses legítimos de AEGON siempre que se presente la oportunidad de hacerlo. ¿Qué implica esto? Supone una práctica comercial desleal utilizar información o activos corporativos en beneficio propio. Los empleados deberán esforzarse todo lo posible por mantener la confianza de los clientes. Desarrollar los intereses legítimos de AEGON cuando sea posible y no perseguir oportunidades comerciales personales resulta esencial si queremos mantener esta confianza. 11 Prevención del blanqueo de capitales Los empleados no deben participar en actividades dirigidas a blanquear capitales. Asimismo, tampoco deberán ayudar a personas u organizaciones que pretendan beneficiarse de un hecho delictivo o actividad ilegal o controlar fondos invertidos en beneficio de una organización terrorista. 20 Código de Conducta ¿Qué implica esto? Las prácticas comerciales sólidas y responsables conforman los cimientos sobre los que se construye nuestra compañía. El blanqueo de capitales implica el tratamiento de los beneficios procedentes de delitos en un intento de camuflar su origen ilegal. El blanqueo de capitales se considera un delito en sí mismo y es contrario a nuestros principios comerciales y a nuestros intereses fundamentales. Los empleados tienen absolutamente prohibido involucrarse en cualquier actividad relacionada con el blanqueo. Los empleados deben observar las normas y reglamentos corporativos internos relativos al blanqueo de capitales en su país. 12 Disuasión del comportamiento contrario a la competencia Los empleados deben evitar implicarse directa o indirectamente en debates o actividades que supongan una conducta contraria a la competencia o que infrinja de alguna manera las disposiciones antimonopolio. ¿Qué implica esto? Un comportamiento contrario a la competencia hace referencia a cualquier práctica comercial que evite y/o restrinja la libre competencia. Son muestras de este comportamiento: (a) Organizar la división de un mercado concreto con los competidores, ya sea por ventas o por número de clientes; (b) Cerrar acuerdos conjuntos de fijación de precios; o (c) Alcanzar acuerdos de compra o venta conjuntas, siempre y cuando las leyes y reglamentos locales no permitan dichos acuerdos. La conducta contraria a la competencia no es compatible con nuestro compromiso con las prácticas comerciales sólidas y responsables. Es totalmente opuesta a los intereses no sólo de nuestros clientes, socios comerciales y accionistas, sino también de los de los empleados y de la propia compañía. Los empleados tienen terminantemente prohibido implicarse en este tipo de conductas contrarias a la competencia. 21 13 Confidencialidad y derechos de propiedad de terceras partes Los empleados mantendrán en todo momento la confidencialidad de la información que les sea confiada por AEGON o por sus clientes y socios comerciales, salvo en los casos que esté permitido por ley o que ésta exija su revelación. Por información confidencial se entiende la información que no sea del dominio público y que pueda ser aprovechada por la competencia o resultar perjudicial para la compañía, sus clientes y socios comerciales en caso de ser divulgada. También se incluyen los datos personales de clientes y empleados. Estos deberán respetar los secretos comerciales, derechos de propiedad intelectual, marcas registradas y derechos de patentes. ¿Qué implica esto? En este contexto, información hace referencia a datos de compañía, clientes, socios comerciales y datos personales de empleados. La información sujeta a derechos de propiedad intelectual y otros tipos de información confidencial solamente se pueden divulgar cuando así lo permita o exija la ley. El acceso a esta información dentro de la compañía se restringe a las personas que forzosamente deben conocerla por razones comerciales. La confidencialidad es un requisito indispensable para mantener la confianza de nuestros clientes, socios comerciales y empleados. Lugar de trabajo 14 No discriminación Los empleados deben abstenerse de cualquier práctica discriminatoria en relación con la contratación, promoción, salario o bonus, o en su conducta general en el lugar de trabajo. AEGON no tolera la discriminación en el entorno laboral. 22 Código de Conducta ¿Qué implica esto? AEGON es fiel al compromiso de fomentar la no discriminación en el trabajo y de ofrecer a sus empleados un entorno laboral seguro. La no discriminación hace referencia simplemente al hecho de que los empleados se seleccionan en función de su capacidad para desempeñar el empleo y que no se haga distinción, exclusión o preferencia por otros motivos, ya sea durante el proceso de contratación o con posterioridad. Para defender este principio tan importante, AEGON debe poder apoyarse en la confianza e integridad de todos sus empleados. 15 Protección de la información personal Los empleados deben tratar toda la información con cuidado. Los datos personales, en particular, se deben proteger de conformidad con las leyes, reglamentos y normas corporativas internas aplicables. La divulgación de información personal a terceras partes está terminantemente prohibida, salvo cuando así lo permita o exija la ley. ¿Qué implica esto? AEGON tiene el firme compromiso de mantener la confianza no sólo de sus clientes, también de sus empleados. Esto implica proteger sus datos personales. Todos los empleados deben observar las normas y reglamentos corporativos internos dirigidos a garantizar que la información, los conocimientos y los datos se almacenen y protejan adecuadamente. 16 Utilización adecuada de los activos y equipos de AEGON Los empleados utilizarán los activos de AEGON únicamente para fines legítimos u otros fines siempre que hayan sido autorizados. Las herramientas de comunicación interna de la compañía como pueden ser el correo, correo electrónico, teléfono, redes informáticas, así como accesos a sitios de intranet e Internet, etc., sólo se pueden utilizar con fines corporativos legítimos. Su uso personal por parte de los empleados se puede autorizar según el criterio de los superiores, siempre y cuando no interfiera en la actividad comercial de AEGON. 23 ¿Qué implica esto? AEGON tiene el compromiso de ofrecer a sus clientes productos y servicios de la más alta calidad. Para ello, AEGON debe poder apoyarse en el respeto y la confianza de todos los empleados a la hora de utilizar los activos y las herramientas de comunicación de la compañía. 17 Cooperación con investigaciones externas e internas Los empleados tienen la obligación de cooperar con las investigaciones internas o externas que hayan sido debidamente autorizadas. Realizar declaraciones falsas o engañar de cualquier otra manera a auditores internos o externos, consejeros jurídicos, encargados de compliance, representantes de la compañía o reguladores puede tener como consecuencia sanciones graves. AEGON no tomará represalias contra los empleados que cooperen con este tipo de investigaciones. ¿Qué implica esto? AEGON tiene el compromiso de mantener la confianza y el respeto de todos los stakeholders. Por este motivo, debemos esforzarnos en todo momento por ser transparentes y honestos. Esto cobra especial importancia cuando se trata de investigaciones, ya sean internas o externas. Por consiguiente, todos los empleados tienen la obligación de colaborar con estas investigaciones y de evitar distorsionar los hechos. 18 Notificación de conductas ilegales o poco éticas De todos los empleados se espera que identifiquen infracciones reales o potenciales de estas normas de conducta y que soliciten asesoramiento si surge este tipo de cuestiones. Toda actividad sospechosa o ilícita, conducta poco ética, amenaza para el interés público o infracción de estas normas de conducta se deberá demunciar de manera inmediata a: (a) La dirección, y (b) El encargado de compliance, o (c) El consejo general, o (d) El departamento de auditoría interna. 24 Código de Conducta • En el caso de que un directivo de la compañía esté implicado o que la alta gerencia no haya tomado medidas, el asunto se pondrá inmediatamente en conocimiento de la más alta dirección. • Si se descubre que están implicados los directivos más altos en el escalafón, deberá notificarse directamente al Group Compliance Officer de AEGON N.V. (consulte la página 33 de estas normas de conducta para ver los datos de contacto). • En caso de presuntas irregularidades de los miembros del Comité de Dirección de AEGON N.V., éstas se deberán poner en conocimiento del presidente del Órgano de Vigilancia de AEGON N.V. • Si no tiene claro dónde acudir, desea mantener el anonimato o no se decide a utilizar las fuentes mencionadas anteriormente, puede recurrir a: (a) Una línea de ayuda creada por su delegación local de AEGON, o (b) La línea de ética global de AEGON. Consulte la página 32 de estas normas de conducta para ver los datos de contacto. • Toda conducta que perjudique la reputación de AEGON o que afecte a la seguridad y los derechos de los empleados de la compañía se investigará hasta las últimas consecuencias. Los empleados tienen la obligación de colaborar plenamente con investigaciones de este tipo. • La confidencialidad se mantendrá en la medida en que sea necesaria para los intereses de todas las partes implicadas y de acuerdo con las obligaciones de AEGON conforme a las leyes y normativas relevantes. • AEGON no tomará represalias ni permitirá que lo hagan otros contra aquellos empleados que denuncien de buena fe conductas ilegales o poco éticas. ¿Qué implica esto? Los valores de AEGON de Trabajar Unidos, Aportar Claridad y Superar Expectativas son el núcleo de muchas consideraciones y guían nuestras decisiones comerciales. La reputación de la que gocemos entre nuestros clientes, accionistas, empleados y socios comerciales depende en gran medida de nuestra capacidad para comportarnos de acuerdo a estos valores. AEGON fomenta de manera activa la conducta ética. Esto implica también que alentamos a todos los empleados a denunciar cualquier caso de conducta ilegal o poco ética. 25 Los denunciantes pueden llamar a la línea de ética global de AEGON de manera anónima si lo desean. Esta línea está activa las 24 horas del día y los siete días de la semana y está disponible en su idioma. La comunidad más amplia 19 Actividad comunitaria AEGON tiene el firme compromiso de desarrollar prácticas comerciales sólidas y responsables y de contribuir al bienestar permanente de las comunidades en las que viven y trabajan sus empleados. Animamos a nuestros empleados a que participen en actividades que enriquezcan su comunidad. No obstante, estos deben asegurarse de que sus actividades personales no provoquen un conflicto de intereses conforme a las políticas de la compañía. ¿Qué implica esto? AEGON tiene el compromiso de comportarse de manera responsable y de contribuir al bienestar duradero de la comunidad allí donde opera. Animamos a nuestros empleados a que participen en actividades que enriquezcan su comunidad. Esto incluye la actividad política, siempre y cuando no interfiera con su responsabilidad como empleado de AEGON. 20 Inversión responsable AEGON es un importante inversor en numerosos sectores y compañías y nos tomamos muy en serio nuestra responsabilidad como proveedor de capital. AEGON aspira a contribuir de forma amplia al bienestar y al desarrollo sostenible en el ejercicio de su actividad inversora. Creemos que integrando criterios medioambientales, sociales y de gobierno (Responsabilidad Social Empresarial) en la toma de decisiones de inversión puede tener un efecto positivo sobre el rendimiento a largo plazo. Exigimos a todos los empleados, especialmente a aquellos involucrados en actividades relacionadas con la inversión que respalden este enfoque. 26 Código de Conducta ¿Qué implica esto? Los empleados que participan en la gestión de activos deben seguir los mandatos y las instrucciones de inversión y satisfacer las exigencias de inversión de los clientes. Esto incluye gestionar cada cartera frente al perfil de riesgo acordado. AEGON pretende además incorporar aspectos medioambientales, sociales y de gobierno en las actividades de inversión y se espera de los empleados que cumplan la política de inversión responsable de AEGON. 21 Respaldo y protección de los derechos humanos AEGON está comprometido con la defensa de los derechos humanos internacionalmente reconocidos. Los empleados deben guiarse por la política de derechos humanos de AEGON. ¿Qué implica esto? En virtud de la política de derechos humanos de AEGON, todas las actividades de la compañía se guían por los artículos de la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, las normas principales de la Organización Internacional del Trabajo y los principios sobre derechos humanos y normas laborales incluidos en el Pacto Mundial de la ONU. AEGON espera que sus empleados observen estos principios y normas durante sus tratos comerciales y su trabajo para la compañía. 27 ¿Quién debe observar estas normas de conducta? Estas normas de conducta son aplicables a todos los directivos, agentes (independientemente de su relación contractual de empleo) y empleados de AEGON. Esto incluye a los miembros del Comité de Dirección, la Junta de Administración y el Órgano de Vigilancia de AEGON N.V., así como a otros empleados, ejecutivos o no, o directivos de control de AEGON. En el contexto de las presentes normas de conducta, se puede hacer referencia a todas las personas y cargos anteriores de forma conjunta como “empleado(s)”. Estas normas de conducta son aplicables asimismo a los empleados que representen a AEGON y empresas asociadas, joint ventures y otras colaboraciones. 28 Código de Conducta AEGON refrenda estas normas de conducta Todas las compañías de AEGON se han comprometido a observar estas normas de conducta. La dirección de cada una de ellas, sin embargo, se reserva el derecho a mantener o introducir normas y reglamentos adicionales según considere oportuno. 29 Garantía y responsabilidad de los empleados Todos los empleados deben actuar conforme a las normas éticas más elevadas y de acuerdo con los valores y principios comerciales de AEGON. Asimismo, todos los empleados son responsables ante AEGON de desarrollar su actividad de conformidad con estas normas de conducta, así como de observar las leyes, normas y reglamentos internos y externos. La no observación de las presentes normas de conducta puede tener como consecuencia acciones disciplinarias que pueden llegar incluso a la pérdida del empleo. La infracción de estas normas de conducta puede suponer igualmente una infracción de la ley, lo que podría dar lugar a sanciones civiles o penales. 30 Código de Conducta Palabras finales de AEGON Actuar de manera responsable es crucial para el futuro tanto de AEGON como de sus empleados en todo el mundo. Como compañía internacional de seguros de vida, pensiones y gestión de activos, confiamos en que nuestros empleados respeten nuestros valores, acaten nuestras normas de conducta y se esfuercen por comportarse siempre conforme a nuestros principios comerciales. Agradecemos a todos los empleados su compromiso con AEGON y con el éxito futuro del Grupo. 31 Datos de contacto de la línea de ética global de AEGON AEGON promueve la franqueza y, por tanto, espera que sus empleados comuniquen infracciones reales o potenciales del código de conducta de AEGON y que busquen asesoramiento si tienen dudas sobre cómo tratar con esas infracciones. Todos los informes recibidos se investigarán y se informará a quienes contactaron de cualquier novedad. Las personas que notificaron las infracciones serán contactadas en un plazo de 6 días laborables para presentar un informe. Visite la página web: www.aegonethicsline.com O marque el teléfono gratuito correspondiente a su país: Australia1-800-339276 Bermudas1-866-737-6850 Brasil0800-8911667 Canadá 1-888-396-9029 o 1-855-350-9393 Chile1230-020-5771 China (región norte) 10-800-712-1239 (norte) China (región sur) 10-800-120-1239 (sur) República Checa 800-142-550 Francia0800-902500 Alemania0800-1016582 Hong Kong 800-964214 Hungría06-800-17199 India 000-800-100-1071 o 000-800-001-6112 Irlanda1-800615403 Italia800-786907 Japón 32 0066-33-112505 o 00531-121520 Código de Conducta Corea (del Sur) 00798-14-800-6599 o 00308-110-480 México 001-800-840-7907 o 001-866-737-6850 Países Bajos 0800-0226174 Polonia0-0-800-1211571 Puerto Rico 1-888-396-9029 Rumania0808-03-4288 Singapur800-1204201 Eslovaquia0800-001-544 España900-991498 Suecia020-79-8729 Taiwán00-801-13-795-6 Tailandia001-800-12-0665204 Turquía 0811-288-0001 tras la señal marque 888-396-9029 Ucrania 0 ^ 00-11 tras la señal marque 888-396-9029 Reino Unido 0800-032-8483 Estados Unidos (S.H.A.R.E.) 1-866-263-7787 * Los números gratuitos pueden cambiar cada cierto tiempo para algunos países. Por favor visita la página www.aegonethicsline.com. ^ Indica un segundo tono de marcado. Datos de contacto con AEGON N.V. Group Compliance Officer: Group Compliance Officer AEGON N.V. P.O. Box 85 2501 CB The Hague The Netherlands E-mail: [email protected] 33 34 Código de Conducta
